5s hỗ trợ Lean như thế nào? - Báo cáo Đại Học Bách Khoa

Đề tài được thực hiện bởi "Sinh viên Đại Học Bách Khoa" Việc ứng dúng 5s ngày càng được áp dụng rộng rãi ở các doanh nghiệp ở Việt Nam. 5s cũng là công cụ hỗ trợ đặc cho việc ứng dụng lean vào quá trình hoạt động sản xuất của doanh nghiệp. 5S kết hợp với tiêu chuẩn hóa tạo thành nên tảng phải thực hiện đầu tiên khi áp dụng lean

1 5S _ 1

1.1 Khái Niệm _ 1 1.2 Các bước triển khai thực hiện 5S 2

1.2.1 Bước 1 – Chuẩn bị _ 3 Sau khi đánh giá thực trạng 5S, Công ty lập kế hoạch triển khai 5S để đạt các mục tiêu đề ra trong khoảng thời gian cho trước. 3 1.2.2 Bước 2 – Phát động chương trình 5S _ 3 1.2.3 Bước 3 – Tiến hành tổng vệ sinh 4 1.2.4 Bước 4 – Tiến hành sàng lọc ban đầu 4 1.2.5 Bước 5 – Duy trì sàng lọc, sắp xếp và sạch sẽ 4 1.2.5.1 Bước 1: Sàng lọc _ 4 1.2.5.2 Bước 2: Sắp xếp 5 1.2.5.3 Bước 3: Sạch sẽ _ 5 1.2.5.4 Bước 4: Chuẩn hóa 5 1.2.5.5 Bước 5: Sẵn sàng 6 1.2.5.6 Bước 6: Tiến hành đánh giá nội bộ 5S _ 6

1 LEAN _ 6

2.1 Khái niệm _ 6 2.2 Tác dụng của lean _ 7 2.3 5S HỖ TRỢ CHO VIỆC THỰC HIỆN LEAN Error! Bookmark not defined

2.3.1 5S GIÚP GIẢM CÁC LÃNG PHÍ _ 8 5S Là bước đầu tiên trong thực hiện Lean, là nền tảng quan trọng trong việc thực hiện Lean 8 2.3.1.1 5S giúp giảm lãng phí do chờ đợi _ 8 2.3.1.2 5S giúp giảm lãng phí do vận chuyển _ 9 2.3.1.3 5S làm giảm lãng phí do tồn kho _ 9 2.3.2 5S để tăng năng suất 9 2.3.3 5S để giảm chi phí 10 2.3.4 Thông qua các yếu tố cơ bản để thực hiện thành công chương trình thực hành 5S hỗ trợ cho việc thực hiện Lean được tốt _ 11

3 THỰC TẾ CÔNG TY THỰC HIỆN 5S: CÔNG TY YAKULT VIỆT NAM _ 12

3.1 Sàng lọc 12 3.2 Sắp xếp _ 13 3.3 Sạch sẽ _ 13 3.4 Săn sóc _ 13

4 KHÓ KHĂN TRONG VIỆC TRIỂN KHAI THỰC TẾ 5S 14

4.1 Khó khăn về nhận thức _ 14 4.2 Khó khăn khi triển khai _ 15 4.3 Khó khăn về duy trì 16

5 TỔNG KẾT _ 16

6 TÀI LIỆU THAM KHẢO 17

1.1 Khái Niệm

5S là một phương pháp quản lý nhằm mục đích cung cấp một quy trình chuẩn mực có thứ

tự để sắp xếp và duy trì sự ngăn nắp, sạch sẽ tại nơi làm việc

5S tạo 1 nền tảng cơ bản cho chương trình cải tiến thành công

5S được viết tắt của 5 từ trong tiếng Nhật gồm:

Seiri (Sàng lọc), Seiton (Sắp xếp), Seiso (Sạch sẽ), Seiketsu (Săn sóc), Shitsuke (Sẵn sàng)

Hình 1.1: mô hình 5s

Sàng lọc: Seiri hay Sàng lọc có nghĩa là phân loại, tổ chức các vật dụng theo trật tự Đây

chính là bước đầu tiên doanh nghiệp cần làm trong thực hành 5S Nội dung chính của S1

là phân loại, di dời những thứ không cần thiết, có thể bán đi hoặc tái sử dụng

Sắp xếp: Sau khi đã loại bỏ các vật dụng không cần thiết thì công việc tiếp theo là tổ

chức các vật dụng còn lại một cách hiệu quả theo tiêu chí dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ trả

lại

Sạch sẽ: Thường xuyên vệ sinh,giữ gìn nơi làm việc sạch sẽ thông qua việc tổ chức vệ

sinh tổng thể và tổ chức vệ sinh hàng ngày máy móc vật dụng và khu làm việc S3 hướng

tới cải thiện môi trường làm việc, giảm thiểu rủi ro, tai nạn đồng thời nâng cao tính chính

xác của máy móc thiết bị (do ảnh hưởng của bụi bẩn)

Săn sóc: Luôn luôn kiểm tra, duy trì 3S ở trên Bằng việc phát triển S4, các hoạt động 3S

sẽ được cải tiến dần dựa theo tiêu chuẩn (chuẩn hóa) đã đặt ra và tiến tới hoàn thiện 5S trong doanh nghiệp

Sẵn sàng: Nghĩa là rèn luyện, tạo nên một thói quen, nề nếp, tác phong cho mọi người

trong thực hiện 5S

Từ văn phòng, nhà kho cho đến công trường xây dựng, hay nhà xưởng công nghiệp hoặc nông nghiệp Nơi nào có hoạt động thì nơi đó cần sắp xếp, cần phân loại, cần sạch sẽ Không có hoạt động 5S thì không thể bàn đến việc quản lý và cải tiến

5S ngăn chặn sự xuống cấp của nhà xưởng, tạo sự thông thoáng cho nơi làm việc, đỡ mất thời gian cho việc tìm kiếm vật tư, hồ sơ cũng như tránh sự nhầm lẫn Người làm việc cảm thấy thoải mái, làm việc có năng suất cao và tránh được sai sót Các thiết bị sản xuất hoạt động trong môi trường phù hợp với tiêu chuẩn chất lượng an toàn

1.2 Các bước triển khai thực hiện 5S

Trong một chu kì, 5S được triển khai thông qua các bước sau đây:

1.2.1 Bước 1 – Chuẩn bị

Sau khi đánh giá thực trạng 5S, Công ty lập kế hoạch triển khai 5S để đạt các mục tiêu đề

ra trong khoảng thời gian cho trước

Kế hoạch trong giai đoạn chuẩn bị bao gồm các việc thành lập Ban chỉ đạo 5S với chức

năng hỗ trợ, giám sát, đánh giá và cải tiến việc triển khai 5S Ban chỉ đạo sẽ chịu trách nhiệm việc ban hành chính sách (mang tính định hướng) và mục tiêu 5S (mang tính cụ thể) cho từng giai đoạn

Trong bước này, sơ đồ phân công trách nhiệm vệ sinh tại các khu vực trong Công ty cũng được hoàn thiện để chuẩn bị cho bước 3 Ngoài ra, các cán bộ công nhân viên cần được đào tạo căn bản về khái niệm và lợi ích của 5S

1.2.2 Bước 2 – Phát động chương trình 5S

Đại diện Lãnh đạo phát biểu trước toàn thể cán bộ công nhân viên về ý nghĩa, tầm quan trọng và mong muốn nhằm thể hiện cam kết đối với sự thành công của chương trình 5S

Hình 1.2: Các bước triển khai thực hiện 5S

1.2.3 Bước 3 – Tiến hành tổng vệ sinh

Toàn thể cán bộ công nhân viên sử dụng một hoặc nửa ngày làm việc để tiến hành vệ sinh nơi làm việc của mình (theo sơ đồ phân công trách nhiệm đã có ở bước 1)

1.2.4 Bước 4 – Tiến hành sàng lọc ban đầu

Ngay trong ngày Tổng vệ sinh, các CBCNV không chỉ vệ sinh mà còn tiến hành sàng lọc

sơ bộ để loại bỏ các thứ không cần thiết tại nơi làm việc của mình Trước đó, Ban 5S cần chuẩn bị khu vực để tạm các thứ đã được sàng lọc trước khi tiến hành xử lý (loại bỏ/lưu trữ) Các đồ vật xác định được lưu trữ cần phải có dấu hiệu nhận biết rõ ràng sau khi sàng lọc

1.2.5 Bước 5 – Duy trì sàng lọc, sắp xếp và sạch sẽ

Việc tiến hành, triển khai và duy trì 5S được dựa trên các quy định/hướng dẫn về Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ tại các khu vực Quy định/hướng dẫn này thông thường do Ban chỉ đạo 5S biên soạn và sẽ được thay đổi nội dung theo hướng cải tiến để phù hợp và hiệu quả hơn Tại bước này, các thông tin 5S thường được cập nhật và tuyên truyền thông qua góc 5S tại từng đơn vị Nội dung trong quy định/hướng dẫn thường hướng về các vấn đề liên quan đến việc đảm bảo tính an toàn trong sản xuất, giảm lãng phí trong các hoạt động và các hướng dẫn/quy định công việc mang tính trực quan (sử dụng hình ảnh, màu sắc, âm thanh)

1.2.5.1 Bước 1: Sàng lọc

• Phân loại các vật dụng cần và thừa thãi và loại bỏ các thứ thừa thãi

Thường xuyên quan sát khu vực làm việc và tự hỏi:“ Cái này có thực sự cần cho công việc hằng ngày của tôi không?”

• Với những thứ thừa thãi và không biết sắp xếp ở nơi nào cần thiết, dán nhãn đỏ và

để ở khu vực tạm giữ

1.2.5.2 Bước 2: Sắp xếp

• Sắp xếp dụng cụ theo tiêu chí:

Vị trí an toàn

Tần xuất sử dụng

Khoảng cách di chuyển cần lấy dụng cụ

Dụng cụ có dễ lấy hay không…

• Hình ảnh hóa bằng đường ranh,hình của vật dụng

…

1.2.5.3 Bước 3: Sạch sẽ

• Chia nhỏ khu vực làm việc

• Thực hiện la chùi tại từng khu vực

Lau chùi đồng nghĩa với kiểm tra

• Thực hiện cải tiến để giảm thời gian lau chùi

• Xác định điểm nào cần phải chuẩn hóa cho việc lau chùi

1.2.5.4 Bước 4: Chuẩn hóa

• Chuẩn hóa không phải là một hoạt động của 5S mà 1 tiêu chuẩn sẽ đạt được khi duy trì 3 chữ S trước

• Mặt khác duy trì được 3 chữ S trước là hiển nhiên sẽ đạt được an toàn, chất lượng, sản lượng và cải tiến liên tục

• Để làm được việc đó cơ bản là mỗi thành viên phải có trách nhiệm rõ ràng trong việc chăm sóc khu vực của mình

Là công cụ hữu hiệu để duy trì tiêu chuẩn 5S

1.2.5.5 Bước 5: Sẵn sàng

• Điểm quan trọng trong 5S là sẵn sàng đó là:

“Tạo 1 thói quen duy trì các tiêu chuẩn đã đề ra - nó thể hiện tính kỉ luật của chúng ta”

1.2.5.6 Bước 6: Tiến hành đánh giá nội bộ 5S

Dựa trên tần suất hợp lý, Ban chỉ đạo 5S đánh giá hoạt động 5S tại các khu vực để xem xét hiệu quả duy trì và triển khai 5S Hoạt động đánh giá nội bộ dựa trên quy định/quy trình đánh giá nội bộ và bộ tiêu chí đánh giá 5S tại các khu vực Kết quả đánh giá thông thường được thể hiện qua hình ảnh và điểm số đánh giá Kết quả này sẽ là căn cứ để Ban chỉ đạo đưa ra các kế hoạch cải tiến cho thời gian tiếp theo cũng như các hình thức khen thưởng các cá nhân/đơn vị làm 5S tốt Sau khi một hoạt động đánh giá kết thúc, đó sẽ là đầu vào để các cán bộ công nhân viên tiếp tục các hoạt động Sàng lọc, Sắp xếp và Sạch sẽ tốt hơn

2.1 Khái niệm

3 (TopMantuvanIso, 2013)

Lean (Tinh gọn) là phương pháp cải tiến có hệ thống, liên tục và tập trung vào việc tạo thêm giá trị cho khách hàng cùng lúc với việc loại bỏ các lãng phí (wastes) trong quá trình sản xuất/ cung cấp dịch vụ của một tổ chức, từ đó giúp cắt giảm chi phí (đồng nghĩa với việc tăng lợi nhuận), tối ưu hóa việc sử dụng các nguồn lực, rút ngắn thời gian chu trình

sản xuất/ cung cấp dịch vụ, đồng thời tăng khả năng đáp ứng một cách linh hoạt các yêu cầu không ngừng biến động và ngày càng khắt khe của khách hàng

3.1 Tác dụng của lean

Theo nguyên lý trên, Lean tập trung vào việc nhận diện và loại bỏ các hoạt động không tạo thêm giá trị (Non Value-Added) cho khách hàng nhưng lại làm tăng chi phítrong chuỗi các hoạt động sản xuất, cung cấp dịch vụ của một tổ chức

Lean Thinking

Hoạt động tạo giá trị (Value added):

Chuyển đổi hình dạng, kích thước, chức năng của nguyên vật liệu hay bán thành phẩm để tạo ra thành phẩm

Làm đúng ngay lần đầu, nếu hoạt động này là hoạt động làm chuyển đổi nguyên vật liệu hay bán thành phẩm nhưng nó là hoạt động sửa chữa lại do lúc đầu làm chưa đúng (rework) thì nó không phải là hoạt động tạo ra giá trị

Khách hàng phải sẵn sàng trả tiền cho hoạt động này, việc biến đổi này đối với họ là có giá trị

Hoạt động không tạo ra giá trị là những hoạt động tiêu tốn thời gian, nguồn lực, không gian nhưng không mang lại thêm giá trị cho bản thân sản phẩm gồm có:

Hoạt động không tạo ra giá trị và không cần thiết (Non-value added): thực hiện Lean

để loại bỏ

Hoạt động không tạo ra giá trị nhưng cần thiết (Required non-value added) là các hoạt động như kiểm tra chất lượng sản phẩm, nguyên vật liệu đầu vào… là những hoạt độngkhông tạo ra giá trị cho khách hàng nhưng cần thiết

3.1.1 5S GIÚP GIẢM CÁC LÃNG PHÍ

5S Là bước đầu tiên trong thực hiện Lean, là nền tảng quan trọng trong việc thực hiện

Lean

3.1.1.1 5S giúp giảm lãng phí do chờ đợi

Thực hiện sắp xếp (seiton) các công cụ sản xuất một cách gọn gàng, ngay ngắn, phân loại chúng theo từng chức năng cụ thể  dễ tìm kiếm sử dụng hơn

Sàng lọc (seiri) những thứ cần thiết và những thứ không cần thiết, phân loại, đưa những

thứ không cần thiết ra bên ngoài (để không chiếm không gian)

Từ đây sẽ giúp giảm lãng phí thời gian do tìm kiếm các chi tiết trong nhà máy

3.1.1.2 5S giúp giảm lãng phí do vận chuyển

Thực hiện tốt 5S, mặt bằng trong khu vực sản xuất được sắp xếp ngay ngắn, sạch sẽ, bố trí mặt bằng hợp lí dùng vạch kẻ để phân chia ranh giới giúp việc di chuyển trong nhà máy được thực hiện trôi chảy, hạn chế thời gian trong khi di chuyển sản phẩm hay nguyên vật liệu từ nơi này sang nơi khác

3.1.1.3 5S làm giảm lãng phí do tồn kho

Sử dụng kết hợp sàng lọc (seiri) và sắp xếp (seiton) để tách loại NVL nào cần thiết, không cần thiết nhằm giảm lãng phí do tồn kho NVL và tiết kiệm thời gian trong việc tìm kiếm

3.1.2 5S để tăng năng suất

Hiệu suất: Kết quả lao động biểu hiện bằng khối lượng công việc làm được trong một thời gian nhất định

Năng suất:

Sản xuất= hiệu suất x thời gian làm việc

Hiệu suất:

Máy móc

Đảm bào tiến độ sản xuất bảo dưỡng tốt seiso (sạch sẽ)

Không lãng phí lao động sắp xếp nơi làm việc hợp lí Seiri, Seiton (sàng lọc, sắp xếp)

Thời gian làm việc:

Máy móc

Không hỏng hóc bảo dưỡng tốt seiso

Rút ngắn thời gian chuẩn bị sắp xếp hợp lí seiri, seiton

Không mất thời gian chờ đợi sắp xếp nơi làm việc hợp lí seiri, seiton

3.1.3 5S để giảm chi phí

Giảm phế phẩm

Tồn kho chết/lâu ngày:

Seiri (nhãn đỏ/vàng) là bước đầu tiên để nhận biết tồn kho

Seiton là chìa khóa để giảm tồn kho không vào sổ (tồn kho tại kho nhưngkhông ghi vào

sổ sách) và ngăn ngừa sản xuất thừa

Seiton bằng nhãn (màu) ghi tháng sản xuất rất hiệu quả để kiểm tra tồn kho lâu ngày hàng tháng giúp nhận biết nguyên nhân và đưa ra hành động ngăn ngừa

3.1.4 Thông qua các yếu tố cơ bản để thực hiện thành công chương trình thực hành

5S hỗ trợ cho việc thực hiện Lean được tốt

 Việc áp dụng Thực hành 5S đòi hỏi sự cam kết và ủng hộ của Lãnh đạo cao nhất thông qua việc chỉ đạo thực hiện, tập trung nguồn lực, kinh phí và thời gian

 Tạo điều kiện cho quá trình LM được thực hiện trôi chảy từ bước đầu vào

Đầu vào LM đòi hỏi tư duy sẵn sàng thay đổi ở mọi bộ phận trong công ty, trước hết là lãnh đạo cấp cao phải có tầm nhìn và cam kết rõ ràng cho mục tiêu doanh nghiệp

 Đào tạo và hướng dẫn mọi cán bộ nhân viên trong tổ chức/công ty hiểu rõ mục tiêu, ý nghĩa cũng như phương pháp để thực hiện Từ đó mỗi phòng ban/phân xưởng có thể chủ động đưa ra kế hoạch thực hiện tại đơn vị của mình

 Góp phần cho công tác trao quyền cho công nhân trở nên dễ dàng hơn trong việc thực hiện LM, tạo sự đồng bộ trên dây chuyền sản xuất, giảm lãng phí và đáp ứng nhanh với các vấn đề (nếu có) trong hệ thống

Hình 3.1: Tác dụng của việc thực hiện 5S

 Sự tham gia của tất cả mọi người – Bí quyết thành công của chương trình thực hành 5S là tạo một môi trường khuyến khích mọi người tích cực tham gia, phát huy sáng kiến và duy trì môi trường làm việc sạch sẽ, thuận lợi và an toàn

 Duy trì và cải tiến không ngừng, tạo nên một nguyên tắc hoạt động trong tổ chức/doanh nghiệp để đảm bảo tính hiệu quả trong quản lý và kinh doanh

 Thực hành 5S có thể tạo điều kiện cho việc thực hiện LM thuận lợi, hiệu quả hơn vì

có sử dụng những cách thức, phương thức tương đồng như Kaizen, chú trọng nâng cao chất lượng…

Triết lý của 5S phải gắn liền với triết lý của hệ thống sản xuất tinh gọn/tinh giản là loại bỏ lãng phí và bất hợp lý trong tất cả các quá trình, và là nền tảng của một văn hóa cải tiến liên tục tại doanh nghiệp, khi triển khai 5S nên gắn liền với các công cụ hỗ trợ để 5S thành công như hệ thống quản lý hiển thị và kiểm soát trực quan,…

Một lợi ích khác, thường bị bỏ qua khi triển khai 5S là “Chuẩn hóa” và “Duy trì” tương ứng với S4 và S5 nó bắt buộc các tổ chức áp dụng các nguyên tắc của công việc được chuẩn hóa và kèm theo là mức độ kỷ luật và tính tuân thủ cao để thực hiện 5S thành công

Vì vậy 5S và tiêu chuẩn hóa công việc/thao tác không thể nào tách rời, tiêu chuẩn hóa là sản phẩm của quá trình thực hiện 5S

Đây cũng chính là yêu cầu thiết yếu khi muốn thực hiện LM, nhằm tránh các loại lãng phí như lãng phí do sửa sai, do chờ đợi, công đoạn thừa, tồn kho…

5S là 1 trong những phương pháp thực hiện LM

4 THỰC TẾ CÔNG TY THỰC HIỆN 5S: CÔNG TY YAKULT VIỆT NAM

4.1 Sàng lọc

Các sản phẩm không cần thiết gần như không có tại Yakult