Xây dựng phần mềm quản lý nhân sự của công ty kinh doanh tổng hợp thanh trì

Lời mở đầuCông tác Quản lý nhân sự của mỗi cơ quan hoặc doanh nghiệp từ trớc tớinay luôn có một tầm quan trọng rất lớn, bởi vì công tác này quản lý về hồ sơ cán bộ - công nhân viên, tiền

Lời mở đầu

Công tác Quản lý nhân sự của mỗi cơ quan hoặc doanh nghiệp từ trớc tớinay luôn có một tầm quan trọng rất lớn, bởi vì công tác này quản lý về hồ sơ cán

bộ - công nhân viên, tiền lơng, số lợng lao động và thời gian lao động

Hiện nay đứng trớc yêu cầu đòi hỏi cập nhật thông tin một cách nhanhchóng với độ chính xác cao, thay thế hình thức lao động thủ công bằng máy mócthì việc tin học hoá cho các công việc nói chung và công tác Quản lý nhân sự nóiriêng là một điều dễ hiểu

Với đề tài: "Xây dựng phần mềm Quản lý nhân sự của công ty kinh doanhtổng hợp Thanh Trì" Tôi đã tiến hành khảo sát thực tế tại cong ty để xây dựngbài toán quản lý nhân sự, sau đó tiến hành phân tích, thiết kế hệ thống và cài đặtchơng trình

Tuy nhiên vì trình độ còn hạn chế, thời gian tiếp xúc với thực tế có hạnkhông tránh khỏi những thiếu sót, tôi rất mong nhận đợc ý kiến đóng góp củacác Thầy Cô và những ngời quan tâm để chơng trình này đợc hoàn thiện hơn

Xin chân thành cảm ơn!

Hà nội, ngày 27 tháng 9 năm 2010

Sinh viên thực hiện

Lờ thu Hằng

Phần I GIỚI THIỆU QUẢN Lí NHÂN SỰ

CễNG TY KINH DOANH TỔNG HỢP THANH TRè

I.1- Tìm hiểu bài toán

I.1.1 Giới thiệu về công ty

Công ty kinh doanh tổng hợp Thanh Trì là một chi nhánh trực thuộc tổngcông ty Thơng Mại và Dịch Vụ Tràng Thi.

Địa chỉ: Văn Điển – Thanh Trì - Hà Nội

I.1.1.2.- Cơ cấu tổ chức của công ty:

a- Ban giám đốc:

Giám đốc: Phụ trách chung tất cả các mặt hoạt động sản xuất kinh doanh

của nhà máy, là ngời chịu trách nhiệm cao nhất trớc nhà nớc và cơ quan quản lýcấp trên Đồng thời là ngời đại diện quyền lợi cho toàn thể CB-CNV trong côngty

Phó giám đốc kinh doanh: Phụ trách công tác kinh doanh và công tác kế

hoạch, có nhiệm vụ tham mu giúp việc cho giám đốc, theo dõi và điều hành kếhoạch ngắn hạn, các hợp đồng sản xuất và tiêu thụ sản phẩm và các hợp đồngnhập - xuất nguyên vật liệu với khách hàng

Phó giám đốc kỹ thuật: Phụ trách công tác quản lý kỹ thuật công nghệ, có

nhiệm tham mu giúp việc cho giám đốc và điều hành toàn bộ quá trình sản xuấtsản phẩm

Phó giám đốc chính trị: Phụ trách công tác Đảng, công tác hành chính

hậu cần, có nhiệm vụ tham mu giúp việc cho giám đốc về việc quy hoạch tổ chức

bộ máy quản lý hoạt động của công ty, công tác đối ngoại và đời sống vật chất,tinh thần cho CB-CNV

b- Các phòng ban chức năng:

Phòng kế hoạch vật t: có nhiệm vụ nghiên cứu lập kế hoạch và theo dõi

việc thực hiện theo kế hoạch của tất cả các bộ phận trong công ty, lập kế hoạchgiá thành sản phẩm, đề xuất hớng sản xuất kinh doanh khả thi nhất, chịu tráchnhiệm theo dõi việc cung ứng và quản lý toàn bộ hệ thống kho nguyên vật liệu,hàng hoá, thành phẩm Ngoài ra còn có nhiệm vụ vận chuyển nguyên vật liệu,hàng hoá, thành phẩm theo kế hoạch của công ty

Phòng khoa học công nghệ: có nhiệm vụ quản lý, theo dõi toàn bộ quá

trình sản xuất sản phẩm để xử lý các tình huống phát sinh có liên quan đến kỹthuật công nghệ do quá trình sản xuất sản phẩm tạo ra

Phòng chính trị: Chịu trách nhiệm về công tác Đảng công tác chính trị,

lãnh đạo sự hoạt động của các tổ chức quần chúng nh: Công đoàn, Phụ nữ, Thanhniên

Phòng hành chính - hậu cần: Có nhiệm vụ đảm bảo công tác văn th lu

trữ, soạn thảo văn bản, thông tin liên lạc, an ninh cho đơn vị

Phòng tài chính - Kế toán: Có nhiệm vụ quản lý tài chính, tổ chức hạch

toán kế toán toàn bộ các hoạt động trong công ty, tổng hợp và phân tích cả về sốlợng và giá trị của quá trình sản xuất sản phẩm, trên cơ sở đó lập các báo cáo tàichính và kết quả sản xuất kinh doanh của toàn công ty

Phòng tổ chức lao động: Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc công ty,

là bộ phận nghiệp vụ giúp việc giám đốc xây dựng và quản lý bộ máy tổ chứccủa công ty: Tuyển dụng, quản lý, giáo dục, bồi dỡng đào tạo, chính sách chế độ,lơng thởng và quản lý lao động

Nhiệm vụ: Thực hiện việc quản lý lao động, điều chỉnh phân bố lao độngtrên cơ sở kế hoạch sản xuất kinh doanh giúp giám đốc bố trí xây dựng bộ máy

và bố trí sử dụng lao động hợp lý

Tổ chức tuyển dụng, đào tạo, ký kết hợp đồng lao động, thực hiện các chế

độ chính sách đối với ngời lao động theo luật định Thực hiện nâng lơng, nângbậc, hu trí, thôi việc, xây dựng

Thực hiện việc theo dõi và điều chỉnh mức lao động, quản lý hồ sản phẩm

lý lịch của cán bộ công nhân viên chức trong công ty Giúp giám đốc ra cácquyết định khen thởng hoặc kỷ luật đối với các cán bộ công nhân viên trong lĩnhvực lao động

I.2.1- Thực trạng quản lý cán bộ công nhân viên hiện nay:

Với số lợng cán bộ công nhân viên cũng không phải là lớn nhng công tácquản lý nhân sự là một vấn đề đợc đặt ra hàng đầu Công việc quản lý CB-CNVhiện nay của công ty chủ yếu bao gồm các công việc sau:

+ Lập danh sách CB-CNV của công ty

+ Lu hồ sơ của từng ngời

+ Căn cứ vào số ngời của các đơn vị và số công làm việc hàng tháng củatừng cá nhân để lập bảng lơng rồi gửi lên phòng kế toán của công ty

+ Hàng năm nhà máy phải cập nhật hồ sơ CB-CNV một lần và lập bảngthống kê tình hình thay đổi nhân sự trong công ty

+ Mỗi kỳ nâng bậc lơng phải kiểm tra ngày nâng bậc lơng hiện tại và ràsoát các tiêu chuẩn khác của CB-CNV để lập ra danh sách các cán bộ đủ tiêuchuẩn thi nâng bậc

+ Theo dõi lơng và các khoản phụ cấp, ghi nhận xét cuối năm đề nghị khenthởng, kỷ luật, chuyển, thôi công tác cho các CB-CNV

+ Ngày công làm việc trong một tháng là: 22 ngày

I.2.2- Các nhợc điểm của hệ thống cũ:

+ Việc cập nhật lý lịch của cán bộ công - nhân viên còn làm bằng tay tốnkém nhiều thời gian và đôi khi thiếu chính xác

+ Khi có các yêu cầu cho việc báo cáo hay tìm kiếm thông tin liên quan

đến một hoặc nhiều CB-CNV thì tốn nhiều thời gian công sức và giấy tờ

Tóm lại: Việc quản lý theo phơng thức thủ công rất tốn kém về thời gian,

nhân lực, hơn nữa độ chính xác lại không cao, tốc độ xử lý chậm do vậy ch a đáp

ứng kịp thời các yêu cầu của lãnh đạo Vì vậy phải có một hệ thống quản lý bằngmáy tính trong công ty để đáp ứng tốt nhất cho các nhu cầu nói trên

I.2.3- Nghiên cứu xây dựng chơng trình

Để đa tin học vào quản lý có hiệu quả, sử dụng tốt các thiết bị thì cần phải

có sự hiểu biết chuyên môn nghiệp vụ đảm bảo đúng các quy định của đơn vịcũng nh của ngành, đờng lối chính sách của Đảng, pháp luật của nhà nớc

Hiệu quả của phần mềm quản lý phụ thuộc nhiều vào khả năng hiểu biếtcủa ngời phân tích và thiết kế chơng trình Phân tích và thiết kế hệ thống thôngtin là phơng pháp lựa chọn để đa ra giải pháp thích hợp với thực tiễn trong việc đakhoa học công nghệ thông tin vào công tác quản lý Nó làm tiền đề cho việc xâydựng chơng trình, vì vậy công việc phân tích phải tỉ mỉ, thận trọng, chi tiết, chínhxác Qua đó sẽ thấy đợc sự lu chuyển các lồng dữ liệu mà hệ thống thực hiện

Nh vậy việc phân tích và thiết kế hệ thống là phần quan trọng đầu tiên chohiệu quả hoạt động của chơng trình sau này

Trong quá trình phân tích hệ thống ta thấy:

Sơ đồ luồng dữ liệu cho ta biết đợc yêu cầu của ngời sử dụng, mô hình của

hệ thống luồng thông tin lu chuyển từ quá trình này qua quá trình khác Sự liênkết của dữ liệu từ đầu vào qua quá trình xử lý sẽ cho ta những thông tin của dữliệu đầu ra

I.2.4- ứng dụng của tin học trong công tác quản lý

Ngày nay với sự phát triển hết sức mạnh mẽ của cuộc cách mạng khoa học

kỹ thuật Ngành công nghệ thông tin phát triển một cách vợt bậc, ngành ngành sửdụng tin học ngời ngời sử dụng tin học Nó là động lực thúc đẩy nhiều ngànhkhoa học khác phát triển, tham gia vào hầu hết các hoạt động kinh tế của toàncầu ở nớc ta trong những thập kỷ cuối của thế kỷ XX và đặc biệt những năm đầucủa thế kỷ XXI tin học đã đi vào ngõ ngách của cuộc sống góp phần giải phóng

đáng kể sức lao động của con ngời Cùng với việc triển khai rộng rãi các ứngdụng tin học và truyền thông cho các tổ chức trải trên quy mô và địa bàn rộng.Nhu cầu ứng dụng công nghệ thông tin cũng không ngừng phát triển và phù hợpvới nhiều ngành nghề

Đặc biệt trong công việc quản lý nó không thể tách rời việc tìm hiểu hoạt

động của các cơ quan xí nghiệp và cách thức xử lý thông tin của các bộ phậntrong đơn vị đó, máy tính đang dần thay thế con ngời trong một số lĩnh vực côngviệc Ngày nay tin học đã và đang khẳng định đợc mình và ngày càng đứng vữngvì nó có những u thế sau:

+ Có khả năng lu trữ và xử lý thông tin lớn

+ Thông tin đợc xử lý chính xác, nhanh chóng theo yêu cầu của con ngờithời gian xử lý nhanh trình bày đẹp

+Lu trữ dữ liệu khoa học, gọn nhẹ, thuận lợi, an toàn và tiết kiệm

+ Chi phí nhỏ, ít tốn kém

Ngày nay máy tính đợc xem nh là một công cụ để quản lý rất có hiệu quả

Để có đợc điều đó không chỉ cần kiến thức nhất định về chuyên môn mà cần phải

có kiến thức cơ bản về quản lý và nghiệp vụ hiểu rõ các chức năng, các bộ phậncần nghiên cứu

Mức độ hiệu quả của việc ứng dụng máy tính nhanh hay chậm còn phụthuộc vào sự hiểu biết của ngời phân tích và thiết kế hệ thống Trong hệ thốngquản lý của ngành Ngân hàng nói chung hệ thống quản lý nhân sự nói riêng ứngdụng của máy tính nh là một công cụ để thu thập, xử lý, cung cấp các thông tincần thiết cho các nhà quản lý trong công việc

I.3- bài toán quản lý nhân sự của công ty:

Công tác Quản lý nhân sự của công ty có rất nhiều công việc đặt ra đòi hỏiphải có những hiểu biết sâu sắc về mọi mặt cũng nh đầu t nhiều về thời gian,công sức Nhiệm vụ của công tác Quản lý nhân sự là yêu cầu xử lý các thông tinbằng máy, giải phóng công tác quản lý thủ công Bởi vậy qua thời gian ngắn thựctập khảo sát tại công ty do trình độ còn hạn chế nên trong phạm vi bài tập này emchỉ đặt ra vấn đề xây dựng hệ thống quản lý nhân sự của công ty này ở mức độ

đơn giản:

Khi cán bộ, công nhân viên đợc tuyển dụng vào nhà máy làm việc phải cómột bộ hồ sơ nộp cho Phòng Tổ chức của công ty, sau đó từ bộ hồ sơ này cácthông tin về cán bộ công nhân viên sẽ đợc lu lại

Khi có yêu cầu đa ra danh sách CB-CNV của công ty thì cán bộ phụ tráchcông tác này sẽ cung cấp một cách nhanh chóng và chính xác

Hàng năm đến thời hạn nâng bậc lơng thì phải đa ra đợc danh sách nhữngcán bộ công nhân viên đủ tiêu chuẩn thi nâng bậc ( dựa vào số năm hởng bậchiện tại và thoả mãn những quy định khác nh: không vi phạm bất kỳ hình thức kỷluật nào trong thời gian hởng bậc)

Khi có bất kỳ sự thay đổi nào trong trong quá trình công tác của cán bộcông nhân viên đều đợc cập nhật kịp thời

Đối với trờng hợp chuyển công tác khỏi nhà máy, bị buộc thôi việc do viphạm kỷ luật, về nghỉ chế độ thì sẽ lu những thông tin cần thiết về cán bộ côngnhân viên lu vào hồ sơ lu và xoá tên cán bộ công nhân viên đó ra khỏi biên chếnhà máy

Hàng năm khi nhà máy xét khen thởng, kỷ luật thì bổ xung kịp thời vào hồsơ của các cán bộ, nhân viên đợc khen thởng, kỷ luật.

Thống kê ngày công để tính lơng cho các cán bộ công nhân viên

Lu trữ tất cả các thông tin chuẩn của cán bộ công nhân viên để tiện tra cứulại sau này

+ Thực hiện quá trình quản lý cán bộ - CNV của công ty

+ Lu trữ các thông tin liên quan đến CNV đã và đang làm việc tại đơn vị + Cập nhật sửa đổi các thông tin liên quan đến nhân sự: lý lịch, hệ số lơng,ngày công, ngày nghỉ của cán bộ công chức viên chức

+ Tạo, cập nhật sửa đổi các thông tin về nhân sự của đơn vị

+ In danh sách CNV của từng phòng, bộ phận theo các thông số cần thiết,theo sự yêu cầu và kiểm tra của cấp trên

+ Kiết xuất các biểu mẫu báo cáo một cách đầy đủ, chi tiết, khoa học theoyêu cầu của ngời sử dụng theo từng tháng, quý, năm hay một yêu cầu cụ thể khác

nh giới tính, trình độ chuyên môn, ngoại ngữ, tin học,

I.3.1 Thông tin

I.3.1.1-Thông tin đầu vào:

+ Thông tin từ CB-CNV : Đó là các thông tin rút ra từ hồ sơ của cán bộ khivào nhà máy

+ Thông tin về các hoạt động hàng tháng, hàng quý

+ Thông tin về các quy định của chức danh, ngạch và bậc lơng

+ Thông tin từ các danh mục chuẩn (nh: danh mục ngạch, bậc )

I.3.1.2- Thông tin đầu ra:

+ Thông tin về hồ sơ cán bộ công nhân viên

+ Các báo cáo, thống kê những yêu cầu khác nhau

+ Các thông tin tìm kiếm, tra cứu theo yêu cầu

I.3.2 Các chức năng cơ bản của hệ thống

I.3.2.1- Chức năng cập nhật

Để hệ thống có nguồn gốc dữ liệu thống nhất phục vụ cho việc quản lý, trớchết phải cung cấp cho hệ thống một số thông tin chung, để thuận tiện cho quátrình xử lý, các thông tin này đợc truy xuất thông qua mã của chúng và phải nhậpvào hồ sơ nh sau:

+ Cập nhật danh sách cán bộ - CNV (theo hồ sơ)

+ Nhập vào hồ sơ CNV mới chuyển đến hay mới tuyển dụng

+ Nhập danh sách các phòng ban

* Chức năng tìm kiếm

Tìm kiếm thông tin theo yêu cầu của ngời sử dụng nh:

+ Tìm kiếm CB - CNV theo cấp bậc, chức vụ

+ Tìm kiếm CB - CNV theo giới tính

+ Tìm kiếm CB - CNV theo tên

+ Tìm kiếm CB - CNV theo phòng ban

+ Tìm kiếm CB - CNV theo cùng dân tộc

* Chức năng báo cáo cáo

Từ những nguồn dữ liệu đã cập nhật nh trên hệ thống sẽ đa ra các bảng báocáo thống kê tổng quát hay chi tiết về nhân sự của công ty tuỳ theo yêu cầu lựachọn Cụ thể là :

+ Lập danh sách CB - CNV toàn cơ quan

+ Lập danh sách CB - CNV của từng phòng , bộ phận

+ Lập danh sách CB - CNV là Đảng viên

+ Lập danh sách CB - CNV là Đoàn viên

+ Tính lơng cho từng cá nhân, từng phòng, toàn đơn vị

+ In danh sách lơng theo tháng cho từng phòng, đơn vị

I.3.2.3- Yêu cầu đối với hệ thống

Hệ thống phải quản lý đợc toàn bộ các hồ sơ nhân sự của CB - CNV trong

đơn vị bảo đảm tính toàn vẹn dữ liệu

Hệ thống cho phép tìm kiếm nhân sự theo một tiêu chí nhất định theo giớitính, mã nhân viên, theo trình độ chuyên môn,

Cho phép sửa đổi, cập nhật dữ liệu, đảm bảo có sàng lọc dữ liệu

Nhập sửa đổi thông tin về thay đổi lơng, bậc thợ, nhập sửa ngày công hàngtháng

I.4- Các bớc xây dựng hệ thống thông tin quản lý

Việc xây dựng hệ thống này thờng đợc thực hiện qua 5 giai đoạn sau:

I.4.1 Nghiên cứu sơ bộ và lập dự án

Khi tiến hành tìm hiểu, khảo sát hệ thống cũ ta phải phát hiện ra những

nh-ợc điểm còn tồn động, đề xuất ý tởng cho giải pháp mới

Cần tham khảo ý kiến lãnh đạo của cơ quan để biết đợc yêu cầu của họnhằm định hớng cho hệ thống mới

Phải nêu ra đợc tính khả thi của bài toán và có định hớng cho giai đoạntiếp theo

I.4.4 Thiết kế chi tiết

- Thiết kế các công việc thủ công để giải quyết việc xử lý thông tin trớc khi

đa vào máy tính và một số công việc sau khi đợc máy tính xử lý đa ra

- Thiết kế các tệp dữ liệu

- Thiết kế các thủ tục thông tin trên máy tính

- Thiết kế giao diện với ngời sử dụng

- Thiết kế các modul chơng trình

- Thiết kế mẫu thử và chạy thử chơng trình

- Hớng dẫn sử dụng làm việc với chơng trình, cài đặt chơng trình khi có sự

cố, bảo quản dữ liệu

- Đánh giá đợc các mặt u điểm, nhợc điểm của hệ thống mới

I.4.5 Cài đặt, lập trình

- Chọn ngôn ngữ lập trình

- Cài đặt các tệp, viết các đoạn chơng trình chung

- Soạn thảo chơng trình cho từng đơn vị xử lý

- Khai thác và bảo trì:

- Song song với quá trình khai thác thì chúng ta cần phải bảo trì hệ thống

(Đảm bảo công tác an toàn và phát triển)

- Sửa các lỗi

- Điều chỉnh theo yêu cầu mới

- Cải thiện hiệu năng của hệ thống

đáp ứng và nâng cao hiệu quả sử dụng, giao diện của hệ thống cần:

- Sáng sủa, dễ nhìn, dễ đọc

- Thuận tiện, thân thiện với ngời sử dụng

- Rành mạch, có khoa học

- Không yêu cầu ngời sử dụng phải có trình độ tin học cao

Phần II: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG

II.1- Sơ đồ phân cấp chức năng

Biểu đồ phân cấp chức năng sẽ chia các chức năng của hệ thống thành cáccấp khác nhau theo kiểu topdow Qua đó thấy rõ đợc nhiệm vụ của từng bộ phậnbao gồm các chức năng chính: Quản lý nhân viên, tìm kiếm, báo cáo và hệ thống.Mỗi chức năng lại đợc phân chia nhỏ

- Xem/In hồ sơ cán bộ - công nhân viên

 Chức năng: Tìm kiếm

- Cho phép tìm kiếm trong hồ sơ một ngời nào đó theo một hoặc nhiều

điều kiện kết hợp nh tìm kiếm các nhân viên theo tên, theo chức danh, chức vụ,cấp bậc, dân tộc, giới tính, trình độ

- Xem và in kết quả tìm kiếm khi có nhu cầu của cấp trên

In kết quả

ThoátMật khẩu

hệ thống

In báo cáo

In hồ sơ

- Đặt mật khẩu để bảo vệ dữ liệu khỏi mất mát.

II.2.- Biểu đồ luồng dữ liệu :

II.2.1- Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh

Các yêu cầuCác thông tin

Tác nhân ngoài: Ban lãnh đạo và nhân viên

Ban lãnh đạo: Là ngời trực tiếp quản lý và sử dụng hệ thống quản lý

Nhân viên là đối tợng đợc quản lý

II.2.2- Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh

Hệ thống quản lý nhân

sự

Quản lý nhân sự

Báo cáo

Ngời sử dụng

Tìm kiếm

Ph©n r· chøc n¨ng 1: Qu¶n lý nh©n viªn

Yªu cÇu

Nh©n viªn

KiÓm tra

CËp nhËt hå s¬

t×m thÊy