XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH QUẢN lý NHÂN sự tại CÔNG TY APATIT VIỆT NAM lào CAI

Về tin học hoá công tác quản lý sốliệu về cán bộ đã đợc triển khai tại các cơ quan tổ chức cán bộ ở nhiều bộnghành, của công ty mà xây dựng các phần mềm riêng để để quản lý cho phùhợp, t

Lời Giới thiệu

Cùng với sự phát triển mạnh mẽ và không ngừng của xã hội, thông tinngày càng trở nên phong phú đa dạng và phức tạp Công nghệ thông tin ra đờinhằm đáp ứng những vấn đề to lớn và quan trọng đó

Hiện nay Công nghệ thông tin đã và đang trở thành một công cụ trợgiúp rất đắc lực cho con ngời trong mọi lĩnh vực, nghành nghề

Một trong những lĩnh vực mà Công nghệ thông tin thâm nhập vào sâu

và thu đợc những thành tựu to lớn đó là lĩnh vực quản lý Các phần mềm nối

tiếp ra đời nhằm quản lý, xử lý thông tin trên máy tính đối với nhiều vấn đềnh: kế hoạch, nhân sự, kế toán, tài vụ, quản lý hàng hoá đến việc bán hàng Tin học trong lĩnh vực này đã góp phần đáng kể làm giảm nhẹ công sức, thờigian chi phí của các tổ chức cá nhân, giúp cho các nhà lãnh đạo đa ra nhữngquyết định chiến lợc đúng đắn ở tầm vĩ mô cũng nh vi mô.

ở nớc ta trong những năm gần đây, lĩnh vực quản lý này đã đợc nhiềucông ty phần mềm quan tâm giải quyết Về tin học hoá công tác quản lý sốliệu về cán bộ đã đợc triển khai tại các cơ quan tổ chức cán bộ ở nhiều bộnghành, của công ty mà xây dựng các phần mềm riêng để để quản lý cho phùhợp, trớc xu thế hiện nay, ngoài việc ứng dụng công nghệ trong công tác sảnxuất, công ty APATIT việt nam –Lào cai thấy rằng cần thiết phảinhanh chóng xây dựng một phần mềm nhằm quản lý tổ chức và cán bộ trongtoàn công ty Chính vì vậy mà tôi chọn đề tài tốt nghiệp của mình là “Xâydựng chơng trình quản lý thông tin về tổ chức, cán bộ của công ty APATITviệt nam –Lào cai” là một phần trong kế hoạch trên Sự thành công của

đề tài này sẽ tạo tiền đề, cơ sở cho việc xây dựng hệ thống quản lý số liệu về

tổ chức và cán bộ trong toàn công ty

Trong giới hạn thời gian cho phép, tôi đã cố gắng vận dụng lý thuyết đãhọc để giải quyết yêu cầu của bài toán đặt ra Tuy nhiên vì trình độ có hạn và

sự nhìn nhận cha đầy đủ, nên hệ thống khó tránh khỏi những hạn chế và thiếtsót nhất định Với tinh thần cầu thị học hỏi, tôi rất mong nhận đợc sự góp ýchỉ bảo của các thầy cô giáo và các bạn bè, đồng nghiệp để chơng trình ngàymột hoàn thiện hơn

Tôi xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ của các thầy cô giáo trong khoaCông nghệ thông tin trờng Đại học Bách Khoa – Hà nội đã truyền đạt kiếnthức cho tôi trong thời gian học tại trờng, đặc biệt là thầy Nguyễn Linh Giang

đã tận tình hớng dẫn, giúp đỡ tôi trong suốt quá trình thực tập và hoàn thiện đồ

Mục lục

Lời Giới thiệu 1

Chơng 1: Phân tích yêu cầu và khảo sát 5

1 Tính cấp thiết của đề tài 5

2 Yêu cầu của hệ thống quản lý nhân sự 6

2.1 Yêu cầu về quản lý hồ sơ 6

2.2 Yêu cầu về tìm kiếm, tra cứu dữ liệu 6

2.3 Yêu cầu về thống kê báo cáo 6

3 Khảo sát công tác quản lý nhân sự tại Công ty APATIT Việt Nam - Lào Cai 6

3.1 Cấu trúc của công ty: 6

3.2 Thực trạng công tác quản lý nhân sự tại công ty hiện nay: 6

4 Hoạt động của hệ thống hiện tại và những thông tin đang quản lý 7

4.1 Những thông tin hiện đang quản lý: 7

4.2 Cách thức thực hiện: 7

4.3 Trang thiết bị và con ngời: 8

4.4 Đánh giá chung về hệ thống hiện tại: 9

5 Xây dựng hệ thống quản lý nhân sự mới: 9

Chơng 2: phân tích thiết kế hệ thống quản lý nhân sự 10

1 Biểu đồ phân cấp chức năng: 10

2 Biểu đồ luồng dữ liệu: 13

2 1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh 13

2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh 14

2.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dới đỉnh: 15

3 Xây dựng biểu đồ cấu trúc dữ liệu: 17

3.1 Thực thể: 17

3.2 Liên kết : 17

3.3 Thuộc tính: Là một giá trị dùng để mô tả một thực thể 17

2.2 Sơ đồ thực thể liên kết: 18

chơng III: Giới thiệu hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft access 19

1 Mô hình dữ liệu của Microso ft access: 19

2 Giao diện của Microsoft access: 21

3 Các thành phần của một cơ sở dữ liệu Microsoft access 21

3.1 Bảng dữ liệu (Tables): 21

3.2 Bảng truy vấn (Query) 23

3.3 Biểu mẫu (Form): 26

3.4 Báo biểu (Report): 28

3

3.5 Macro: 29

Chơng 4 Thiết kế chơng trình 32

1 Thiết kế các bảng (Table) 32

1.1 Bảng hồ sơ nhân viên 32

1.2 Bảng Đơn vị 33

1.3 Bảng quá trình công tác 34

1.4 Quá trình đào tạo 34

1.5 Bảng tên chức vụ: 35

1.6 Bảng chuyên môn 35

1.7 Bảng dân tộc 35

1.8 Bảng hình thức đào tạo 37

1.10 Bảng tôn giáo 38

1.11 Bảng hồ sơ lu: 38

2 Thiết kế các bảng truy vấn (Query) 39

2.1 Danh sách nhân viên của một đơn vị 39

2.2 Danh sách cán bộ nhân viên chuẩn bị nghỉ hu 40

3 Thiết kế các biểu mẫu (Form) 40

3.1 Form nhập hồ sơ lý lịch của cán bộ nhân viên trong công ty (HoSoNV) 40

3.2 Các biểu mẫu dùng để nhập các danh mục nh Đơn vị, Chức vụ, Tôn giáo …vv 42

3.3 Thiết kế biểu mẫu dùng để tra cứu 45

4 Thiết kế các báo cáo (Report) 45

4.1 In lý lịch cán bộ nhân viên 45

4.2 In danh sách cán bộ công nhân viên của đơn vị 45

4.3 In danh sách Đảng viên 45

4.4 In danh sách nhân viên theo trình độ 46

4.5 In bảng lơng 47

5 Các Macro trong chơng trình 47

Kết luận 48

4

Chơng 1: Phân tích yêu cầu và khảo sát

1 Tính cấp thiết của đề tài.

Hiện nay công nghệ thông tin đã và đang trở thành một công cụ trợ gíuprất đắc lực cho con ngời rất nhiều trong nghiên cứu khoa học và ứng dụngtrong thực tế Tin học ứng dụng đang đợc triển khai rộng rãi trong các ngànhhọc kỹ thuật, kinh tế, giáo dục, quản lý

Tuy nhiên hiện nay, Công ty APATIT Việt Nam - Lào Cai việc quản lýnhân sự vẫn còn đợc thực hiện theo cách làm thủ công truyền thống, hồ sơ củamỗi cán bộ đợc thiết lập tách rời nhau, các số liệu thiếu chính xác, trải quathời gian và quá trình luân chuyển, nhiều hồ sơ bị mất, thất lạc Khi tìm kiếm,

xử lý, lu giữ thông tin về một cán bộ mất rất nhiều thời gian và công sức mà

độ tin cậy và chính xác không cao Vì vậy, để khắc phục những nhợc điểmcủa phơng pháp quản lý thủ công, đáp ứng tốt yêu cầu cần thiết về chính xác,

đầy đủ, nhanh chóng Ta thấy rằng việc cải tiến quản lý nhân viên trong hìnhthức tin học hoá sẽ đáp ứng đợc yêu cầu của Công ty đặt ra

Việc xây dựng hệ thống quản lý nhân sự nhằm các mục đích sau:

+ Cung cấp hệ thống thông tin liên quan tới mỗi cá nhân, (họ tên, quêquán, trình độ, chức vụ ) mỗi phòng ban (chuyên môn của phòng, số lợng,chất lợng cán bộ nhân viên của phòng….)

+ Dựa vào đặc điểm của mỗi cán bộ để sắp xếp hệ thống những thôngtin cùng loại trên cơ sở đó sẽ giúp cho cơ quan đánh giá đúng đội ngũ cán bộcủa mình Các số liệu sau khi xử lý đợc lu giữ sẽ giúp cho cơ quan giảm bớtthời gian nắm bắt thông tin đối với từng cán bộ, có thể phù hợp cho việc bồi d-ỡng, nâng cao trình độ cho cán bộ nhân viên trong cơ quan

Thiết kế chơng trình quản lý nhân sự dựa trên cơ sở chủ yếu là:

+ Những quy định của Chính phủ đối với Cán bộ viên chức Nhà nớc.+ Tình hình thực tế của cơ quan

+ Khả năng sử dụng các lợng thông tin

+Năng lực và vốn hiểu biết của bản thân

5

2 Yêu cầu của hệ thống quản lý nhân sự.

2.1 Yêu cầu về quản lý hồ sơ.

Là yêu cầu đầu tiên và quan trọng nhất của chơng trình gồm các chứcnăng sau:

- Cập nhập lý lịch

- Cập nhập danh mục (cập nhập những thông tin về quá trình công tác,quá trình đào tạo, trình độ ngoại ngữ… của cán bộ nhân viên

- In lý lịch của một cán bộ

2.2 Yêu cầu về tìm kiếm, tra cứu dữ liệu.

Tìm kiếm cán bộ công nhân viên các tiêu thức (tìm kiếm theo các phòngban, theo chức danh, nam, nữ, đảng viên, trình độ chuyên môn, học vị…)

2.3 Yêu cầu về thống kê báo cáo.

- Thống kê danh sách cán bộ công nhân viên theo các tiêu chí: Đảngviên, cán bộ nhân viên đề nghị nâng lơng, chuẩn bị nghỉ hu

- Báo cáo về số lợng cán bộ nhân viên

3 Khảo sát công tác quản lý nhân sự tại Công ty APATIT Việt Nam Lào Cai.

-3.1 Cấu trúc của công ty:

3.2 Thực trạng công tác quản lý nhân sự tại công ty hiện nay:

Tổng số cán bộ công nhân viên trong toàn công ty hiện nay là 2987nhân viên, trong đó nhân lực nam là 2209 nhân viên chiếm gần 74%, nhân lựcnữ là 778 nhân viên chiếm gần 26%

Chức năng nhiệm vụ của hệ thống quản lý:

+ Lơng+ Tuyển dụng, nâng bậc, nâng nghạch công chức+ Chế độ nghỉ hu.

- Thống kê số liệu về các việc nêu trên theo yêu cầu của lãnh đạo

Quản lý về tổ chức bộ máy và biên chế:

Xử lý các công việc liên quan đến xây dựng, điều chỉnh sửa dổi các chứcnăng, nhiệm vụ của các tổ chức

♦ Quản lý việc thành lập, sát nhập giải thể của các tổ chức theo thẩmquyền

Theo dõi biên chế của các phòng ban đơn vị

Thống kê số liệu về các việc nêu trên theo yêu cầu của lãnh đạo

4 Hoạt động của hệ thống hiện tại và những thông tin đang quản lý.

4.1 Những thông tin hiện đang quản lý:

Trong những năm gần đây, do thực hiện chủ trơng của Đảng nhà nớc vềtinh gọn bộ máy tổ chức, giảm thiểu biên chế trong các cơ quan hành chính sựnghiệp, nên các thông tin về tổ chức và cán bộ nhân viên trong toàn công ty cónhiều biến động

-Thành lập tổ chức mới (sát nhập tổ chức), giải thể một số tổ chứckhông cần thiết

-Sắp xếp bố trí điều động cán bộ lãnh đạo, kỹ s công chức thừa hànhtrong nội bộ của từng tổ chức

- Chuyển xếp nghạch, bậc lơng công chức phù hợp với trình độ đào tạo

-Thông tin cần cập nhật thờng xuyên về cán bộ nhân viên: Trình độ đàotạo, nâng lơng thờng xuyên về cán bộ nhân viên: Trình độ đào tạo, nâng lơngthờng xuyên, nhận xét, bổ nhiệm, miễm nhiệm cán bộ nhân viên…

Thực tế trên đòi hỏi công tác quản lý nhân sự không chỉ cần chặt chẽ vềmặt số lợng mà còn phải theo sát những biến động nhân sự, những thay đổicủa mỗi cán bộ nhân viên trong quá trình làm việc công tác

4.2 Cách thức thực hiện:

7

Hiện nay, công tác quản lý hồ sơ nhân sự, cung cấp số liệu thống kê về

tổ chứcvà nhân sự ở khối cơ quan công ty APATIT Việt nam – Lào cai thựchiện chủ yếu bằng quản lý chủ yếu dựa trên sổ sách, giấy tờ Việc theo dõi sốliệu thống kê cha đợc thờng xuyên, chủ yếu dựa vào các biểu mẫu do các đơn

vị báo cáo theo định kỳ

Về những thay đổi của cá nhân nhân viên: Định kỳ 6 tháng, 1 năm, cán

bộ nhân viên phải khai bổ xung lý lịch theo mẫu hoặc khi có sự thay đổi độtbiến về gia đình , chức vụ, bậc lơng… phục vụ cho việc điều động, bổ nhiệm

mà cần thiết phải bổ xung ngay thì cán bộ phòng tổ chức yêu cầu cá nhân khailại lý lịch theo mẫu và bổ xung thêm thông tin mới Sau đó lại phải lu vào hồsơ Vì vậy số lợng hồ sơ ngày một tăng, dẫn đến sự khoá khăn cho công tácquản lý

-Định kỳ hàng tháng hàng quý, hàng năm , công ty thu thập, xử lý các

số liệu về nhân sự bao gồm thông tin về biên chế, tổ chức bộ máy, quỹ tiền

l-ơng, chất lợng đội ngũ công chức, và các chế độ chính sách khác có liên quan

đến cán bộ nhân viên để tổng hợp thông tin, đề xuất xử lý giải quyết, hoặc đềnghị lên cấp trên giải quyết

Việc tổng hợp thông tin sẽ do cán bộ thống kê tính toán để đa ra cácbiểu tổng hợp chung Có nhiều loại biểu, cán bộ thống kê phải thực hiện tínhtoán thủ công, do đó thời gian xử lý kéo dài, đôi khi gặp phải nhầm lẫn sai sót

Đôi khi số liệu thống kê còn không thống nhất theo mẫu quy định, gây khókhăn cho việc tổng hợp và phân tích số liệu của cán bộ thống kê

-Đối với công tác quản lý hồ sơ cán bộ, khi lấy ra một hồ sơ cán bộ docấp trên yêu cầu thì cán bộ làm công tác quản lý hồ sơ sẽ tra sổ, sau đó tìmtrên ngăn, giá t liệu để lấy ra hồ sơ cần tìm

Đồng thời việc lu trữ hồ sơ cũng còn rất thủ công, thô sơ, gây khó khănchậm trễ và tốn nhiều thời gian, phơng tiện, công sức cho việc tra cứu thôngtin phục vụ quản lý cán bộ công chức

4.3 Trang thiết bị và con ng ời:

Trong những năm vừa qua công ty đã trang bị cho một số phòng ban

đ-ợc 7 bộ máy vi tính gồm nhiều chủng loại, nguồn gốc khác nhau: Vấn đề đặt

ra ở đây là đội ngũ những ngời sử dụng máy vi tính của các phòng cha đồng

đều và đa số cha đợc đào tạo bài bản Do đó việc đào tạo cũng nh việc khaithác những ứng dụng của công nghệ thông tin mới chỉ dừng lại ở mức làm mọtvài thao tác kỹ thuật đơn giản nh: Soạn thảo văn bản thông thờng,… Cha pháthuy đợc tính tích cực của công nghệ thông tin cũng nh cha có đủ trình độ, khả

8

năng khai thác, tính toán tổng hợp phân tích các dữ liệu để giải quyết các bàitoán trong công tác quản lý cán bộ, công chức, biên chế và quỹ tiền lơng, tổchức bộ máy trao đổi các thông tin nói chung và những thông tin phục vụ chonhiệm vụ của công tác quản lý nói riêng.

4.4 Đánh giá chung về hệ thống hiện tại:

Từ những vấn đề nêu trên ta thấy rằng hệ thông thông tin quản lý cán

bộ nhân viên của công ty hiện nay vẫn còn bị động, thủ công, cha chuẩn xác,cha khoa học Cha xây dựng đợc một cơ sở dữ liệu thờng xuyên để dữ liệuluôn đợc tơi sống Vì vậy dù cán bộ tổ chức có cố gắng và tìm mọi cách cảitiến phơng pháp làm việc thì vẫn luôn tồn tại một số vấn đề sau:

Thời gian tìm kiếm, ghi chép quá lớn Khi có thông tin cần thiết thì dotính phức tạp của mẫu biểu cho nên thời gian tổng hợp thông tin yêu cầu dài,không đáp ứng đợc yêu cầu

- Công việc tổng hợp hết sức khó khăn, do thông tin đến từ nhiều ngời

sẽ không nhất quán, dễ bị nhầm lẫn

-Nhiều khoản mục thông tin và ghi chép không thống nhất

-Khi có sự thay đổi, điều chỉnh tốn nhiều thời gian, công sức, tiền bạc

Đứng trớc thực trạng nêu trên, đợc sự quan tâm của lãnh đạo công ty,phòng tổ chức cán bộ nhân viên đã và đang gấp rút chuẩn bị cơ sở cho việcxây dựng chơng trình ứng dụng tin học trong công tác quản lý nhân sự trongtoàn công ty

5 Xây dựng hệ thống quản lý nhân sự mới:

Hệ thống quản lý mới có vai trò rất quan trọng, nó là công cụ trợ giúphữu ích cho các nhà quản lý cũng nh giúp cho các nhân viên phát huy tốt nănglực của mình trong công việc

Tính chất cơ bản hệ thống mới là tính khoa học, tính logic và tính hệthống cao

Hệ thống mới đợc xây dựng trên nguyên tắc cũ nhng hầu hết công việcquản lý đợc tự động hoá, do vậy nó khắc phục đợc tối đa các nhợc điểm của

hệ thống cũ Các chứng từ sổ sách, các hồ sơ đợc thay thế bằng các số liệutrên máy tính sẽ tiết kiệm đợc thời gian và công sức giúp cho việc tính toántìm kiếm, cập nhập, sửa chữa thông tin đợc nhanh chóng, dễ dàng, chính xác.Giải pháp: KHảO SáT - PHÂN TíCH - THIếT Kế - CàI ĐặT,Sử DụNG

Giới hạn của chơng trình:

Bài toán QLNS của Công Ty APATIT Việt Nam _Lào Cai chỉ đi sâu vàocông tác quản lý các thông tin về hồ sơ lý lịch của cán bộ công nhân viêntrong công ty

9

- Phục vụ các yêu cầu tra cứu của ban lãnh đạo và những ngời có liên quan.

- Đầu vào của hệ thống gồm có

+ Trình độ chuyên môn+ Hệ số lơng

Quá trình đào tạo

+ Mã ngành công chức+ Chức danh

11

a Báo cáo chất lợng cán bộ nhân viên.

b Báo cáo danh sách cán bộ là lãnh đạo.

c Báo cáo danh sách cán bộ là nam, nữ.

2 Biểu đồ luồng dữ liệu:

2 1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh.

ở mức này ra coi toàn bộ hệ thống là một chức năng duy nhất và đợcbao bởi các tác nhân ngoài là: Ban lãnh đạo, phòng hành chính tổng hợp, cán

bộ nhân viên

Ban lãnh đạo, phòng hành chính tổng hợp sẽ cộng nhất, tra cứu và hỏi

đáp các thông tin cần thiết đến mỗi cán bộ, một phòng nào đó và gửi kết quả

đến chủ thể yêu cầu

Hệ thống quản lý nhân sự

Các xử lýTác nhân bên ngoài

Kho dữ liệu Luồng thông tin13

Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh:

Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh đã thể hiện đợc mối quan hệ của

các tác nhân ngoài đối với hệ thống bao gồm Cán bộ nhân viên, Phòng tổ

chức, Ban lãnh đạo trong đó Cán bộ nhân viên là đối tợng của hệ thống còn

hai tác nhân kia là các tác nhân trực tiếp tác động vào hệ thống để nhập vào và

lấy ra những thông tin về đối tợng Cán bộ nhân viên

2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh.

Báo cáo

Xử lý h u

Hệ thống bao gồm 5 chức năng sau:

+ Quản lý lý lịch: Chức năng này cho phép cập nhật, sửa đổi, huỷ bỏ hồsơ, lý lịch của cán bộ, nhân viên trong công ty bao gồm các thông tin về Họtên, ngày tháng năm sinh, quê quán, dân tộc, tôn giáo …và quá trình công táccũng nh là qúa trình đào tạo của nhân viên

+ Tính lơng: Chức năng này sẽ tính lơng thực lĩnh đợc cho các cán bộ,nhân viên của Công ty dựa trên hệ số lơng, phụ cấp trách nhiệm, phần trămbảo hiểm ytế, bảo hiểm xã hội

+ Tìm kiếm: Chức năng này giúp ngời sử dụng có thể tìm nhanh đợcthông tin về nhân viên nào đó

+ Xử lý hu: Hệ thống quản lý trực tiếp hồ sơ, lý lịch của các nhân viên

đang công tác trong công ty, còn đối với các nhân viên khi nghỉ hu thì hồ sơ,

lý lịch của họ sẽ đợc chuyển vào kho lu trữ

+ In ấn, báo cáo: Chức năng này cung cấp cho ngời sử dụng các báo cáothống kê theo yêu cầu

2.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức d ới đỉnh:

ở mức dới đỉnh ta tiến hành phân ra chi tiết các chức năng ở mức đỉnh.Trong quá trình phân rã phải đảm bảo đợc giữ liệu ở mức trên và bảo toàn đợccác tác nhân ngoài, khi phân rã có thể các luồng dữ liệu nội bộ và các kho dữliệu mới

a Biểu đồ dữ liệu mức dới đỉnh chức năng quản lý lý lịch:

Quyết định Quyết định

Hệ thống quản lý nhân sự

Phòng tổ chứcCán bộ nhân viên

Chức năng quản lý lý lịch bao gồm:

+ Cập nhập lý lịch: Cập nhập lý lịch cán bộ nhân viên, danh sách cácphòng, cập nhập khi có sự thay đổi lớn về nhân sự nh: tiếp nhận thêm cán bộnhân viên mới hay cán bộ nhân viên trong cơ quan chuyển đi nơi khác

+ Cập nhập danh mục: Cập nhập những thông tin thờng xuyên thay đổinh: Thông tin về lãnh đạo, nhân viên học vị…

+ In trích ngang lý lịch: in trích ngang lý lịch các báo cáo về chất lợngcán bộ nhân viên , danh sách đảng viên, nam, nữ, danh sách cán bộ nhân viêntheo phòng…

b Biểu đồ luồng dữ liệu mức dới đỉnh chức năng xử lý hu:

Yêu cầuYêu cầu

16

Chức năng quản xử lý hu bao gồm:

+ Danh sách CBNV chuẩn bị nghỉ hu: Dựa trên quy định của nhà nớc về

độ tuổi nghỉ hu nam giới là 60 và nữ là 54, những ngời đến độ tuổi nghỉ hu sẽ

3 Xây dựng biểu đồ cấu trúc dữ liệu:

ở mức này ta phải xác lập đợc mô hình dữ liệu bao gồm: Mô hình thựcthể liên kết và mô hình quan hệ

3.2 Liên kết :

Là sự ràng buộc giữa 2 hoặc nhiều thực thể

Có các loại liên kết sau:

+ Liên kết 1 –1: là mối liên kết giữa một thực thể này với một thực thể khác VD: 1 nhân viên chỉ có một mã nhân viên

+ Liên kết 1 – nhiều: Là mối liên kết giữa một thực thể này với nhiềuthực thể khác

VD: 1 phòng có nhiều nhân viên, nhng 1 nhân viên chỉ thuộc 1 phòng.+ Liên kết nhiều – nhiều: Là mối liên kết giữa nhiều thực thể này vớinhiều thực thể khác

VD: 1 nhân viên biết nhiều ngoại ngữ , một ngoại ngữ có thể có rấtnhiều nhân viên biết

MADT MATG

MACM NgNGU

BAO HIEM XH BAO HIEM Y TE LUONG TL

chơng III: Giới thiệu hệ quản trị cơ sở dữ liệu

Microsoft access

1 Mô hình dữ liệu của Microso ft access:

Microsoft access là hệ quản trị cơ sở dữ liệu trên môi trờng Windows,

có sẵn các công cụ hữu hiệu và tiện lợi để tự động sản sinh ra các chơng trìnhcho hầu hết các bài toán thờng gặp cụ thể nh các bài toán: Quản lý, thống kê,

kế toán… Với ACCESS ngời dùng không phải viết từng câu lệnh cụ thể mà chỉcần tổ chức dữ liệu và thiết kế các yêu cầu cần giải quyết công việc Công cụmạnh mẽ của ACCESS cung cấp tơng tác cơ sở dữ liệu nh bảng, truy vấn.Truy vấn là công cụ mạnh dùng để xắp xếp, tìm kiếm dữ liệu trên các bảng,khi thực hiện truy vấn đề sẽ tập hợp đợc kết quả truy vấn hiện lên màn hình

Phần mã của ACCESS kết hợp với các công cụ có sẵn làm cho chơngtrình mềm dẻo hơn và hoàn toàn có thể thiết kế, cài đặt các cơ sở dữ liệu cho

Hệ thống quản lý nhân sự

19

bài toán, nó giúp các ứng dụng thông qua hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoftaccess là thành phần đợc sử dụng trong việc xử lý cơ sở dữ liệu quan hệMicrosoft access khá rõ ràng và dễ sử dụng trong việc xử lý dữ liệu kiểu nàymột cách có hiệu quả Lợi ích của cơ sở dữ liệu quan hệ chính là ở chỗ chúng

ta cần lu trữ các dữ liệu có liên quan đến nhau Những thông tin bổ xung cầnthiết sẽ đợc kiến tạo nhờ các tính chất liên kết giữa các bảng dữ liệu

Trong chơng trình chúng ta không chỉ quan tâm đến những thông tinriêng rẽ mà còn quan tâm đến những thông tin đợc tổng hợp từ nhiều bảng dữliệu khác nhau Muốn đợc những thông tin tổng hợp nh vậy, chúng ta cần xác

định các mối quan hệ giữa các bảng dữ liệu

Cách thiết lập mối quan hệ trong Microsoft access cung cấp cho chúng

ta một cách hết sức đơn giản

Microsoft access không những cho phép các trờng kết nối của hai bảngdữ liệu mà còn cho phép quy định khả năng toàn vẹn dữ liệu của Microsoftaccess Đó là tự động cập nhập thay xoá những thông tin có liên quan trong cơ

sở dữ liệu Nếu chúng ta cập nhật thông tin mà vi phạm những nguyên tắctoàn vẹn dữ liệu thì access sẽ tự động điều chỉnh để các ràng buộc toàn vẹnkhông bị phá vỡ sẽ báo lỗi cho chúng ta biết

Để đảm bảo toàn vẹn dữ liệu ta chọn mục enforce Refrencial Intergrity.Cascade Delete cho phép xoá những mẩu tin có liên quan khi một mẩu tin bịxoá các Cascade Update sẽ sửa tất cả các giá trị tơng ứng trong bảng có liênkết nếu các giá trị khoá bị sửa đổi Để đặt kiểu liên kết trong hay liên kếtngoài, ta bấm chọn Joint type… thể hiện khung Joint propeties rồi thực hiệnnốt công việc

Hệ thống quản lý nhân sự

Đặt các tính chất cho quan hệ

Thiết lập kiểu liên kết

20

2 Giao diện của Microsoft access:

Cũng nh tất cả các phần mềm chạy trên môi trờng Windows, Microsoftaccess cung cấp cho ngời sử dụng một môi trờng trực quan thuận tiện đó làgiao diện đồ hoạ, giao diện đồ hoạ giúp cho ngời sử dụng làm việc một cách

rõ ràng và tạo một tâm lý thân thiện với ngời sử dụng do cách trình bày dễhiểu

3 Các thành phần của một cơ sở dữ liệu Microsoft access.

Microsoft access cung cấp các công cụ mạnh có thể giải quyết hầu hếtnhững vấn đề áp dụng cơ sở dữ liệu nhờ các công cụ có sẵn Mỗi cơ sở dữliệu bao gồm 6 thành phần: bảng dữ liệu (Table), bảng truy vấn (Query),biểumẫu (Form), báo biểu (Report), Macro và các đơn thể (module)

3.1 Bảng dữ liệu (Tables):

Các dữ liệu nguồn đợc lu giữ trong bảng dữ liệu có quan hệ với nhaugọi là Tables, các bảng này phải đợc thiết lập trớc khi sử dụng Những quan hệgiữa các bảng bao gồm 3 loại quan hệ cơ bản Dữ liệu của các bảng là dữ liệuthực tế và các kho hồ sơ Các bảng đợc thiết lập để lu trữ đầy đủ thông tin cầnthiết, đồng thời đảm bảo không d thừa dữ liệu Việc hòan thành các bảng dữ

Hệ thống quản lý nhân sự

Các thành phần của một cơ sở dữ

liệu

21

liệu là hoàn thành cơ bản, việc thiết kế một cơ sở dữ liệu Khi nhập dữ liệu vấn

đề cần quan tâm chính là sự chính xác của chúng Microsoft access có khảnăng giúp chúng ta quy định các hình thức biểu diễn dữ liệu và thông báo lỗikhi dữ liệu đợc nhập không đúng quy định Điều này đợc thực hiện khi thiết

kế một bảng dữ liệu Cấu trúc của mỗi trờng một bảng gồm 3 phần, khi thiết

kế và mỗi trờng có đặc tính riêng của mình Đó là tên các trờng, biểu dữ liệucủa trờng và phần mô tả dữ liệu

Các thành phần của một cơ sở dữ liệu Microsoft access

- Text: Kiểu chữ tối đa là 255 ký tự

- Memo: Kiểu văn bản

- Number: Kiểu số, có thể là một byte, Integer, long integer, single

- Date/Time: Kiểu ngày giờ

- Curency: Kiểu tiền tệ

- Counter: Biến đếm

- Yes/No: Đúng/ sai

- Ole: Nhúng và kết nối đối tợng Một đối tợng dữ liệu của phần mềmkhác cho phép lồng gắn hay liên kết vào Microsoft access

Tính chất của các trờng

Fied size: Kích thớc của trờng đợc tính bằng Byte

Format: Hiển thị kiểu số học và kiểu ngày theo một dạng thức

Input mask: Quy định khung nhập dữ liệu hiển thị các ký tự mà ngời sửdụng định sẵn trong khuôn mẫu, giúp ngời sử dụng không phải đánh vào các

Default value: Trị mặc nhiên quy định mặc nhiên để Microsoft access

tự động gán cho vùng khi ngời sử dụng thêm một mẩu tin mới vào bảng

Validation rule: Quy tắc kiểm hợp lệ quy định giới hạn của dữ liệu.Validation Text: Văn bản kiểm hợp lệ Nội dung của thông báo khi ngời

sử dụng nhập liệu không đúng giới hạn cho phép

Required: yes nếu bắt buộc phải nhập vào dữ liệu

Allow Zero Length: Cho phép chiều dài rỗng Chọn yes nếu trờng chophép giá trị Null đối với vùng kiểu Text hoặc Memo

Indexed: Vùng chỉ mục

Hệ thống quản lý nhân sự

22

3.2 Bảng truy vấn (Query).

a Giới thiệu chung về bảng truy vấn:

Sức mạnh của một hệ quản trị cơ sở dữ liệu là khả năng truy xuất dữliệu với điều kiện của ngời dùng một cách nhanh chóng và điều này MicrosoftAccess làm cho ngời sử dụng hài lòng với khả năng kết xuất dữ liệu tuyệt vời

Ngời sử dụng có thể xem và phân tích dữ liệu từ một thành phần khácgọi là bảng truy vấn Đó là một loại bảng mà dữ liệu của nó đợc lấy ra từ mộthay nhiều bảng dữ liệu đáp ứng yêu cầu của ngời truy vấn Việc tạo một bảngtruy vấn rất đơn giản và dễ hiểu Ta chỉ cho access lấy dữ liệu từ đâu và lấynhững gì Access sẽ dựa trên các mối quan hệ đã đợc thiết lập sẵn để rút ra cácthông tin mà ta yêu cầu Khi một bảng truy vấn đợc thực hiện song songnhững dữ liệu thoả mãn yêu cầu của ngời sử dụng sẽ đợc tập hợp trong mộtbảng dữ liệu gọi là Dynaset Gọi chúng là những bảng dữ liệu động vì trênthực tế Dynaset chỉ đợc thực hiện khi ta thực hiện một bảng truy vấn (Runquery) Những thông tin trong Dynaset, thay đổi theo sự thay đổi của cácthông tin chứa trong các bảng dữ liệu

Nhờ sử dụng các bảng truy vấn ta có thể lọc đợc những thông tin cầnthiết từ các bảng dữ liệu nguồn Microsoft access cung cấp cho ngời sử dụngmột số Query có công dụng và hiệu quả sau:

* Bảng truy vấn lựa chọn (Select Query): Là bảng truy vấn đợc nhiềungời sử dụng nhất,hình thức của nó giống nh một bảng dữ liệu Dữ liệu củabảng truy vấn đợc lựa chọn từ nhiều bảng dữ liệu khác nhau của cơ sở dữ liệu Ngời sử dụng có thể tham khảo, phân tích dữ liệu cũng nh điều chỉnh dữ liệungay trên bảng truy vấn hay sử dụng bảng truy vấn nh là dữ liệu cơ sở cho mộttác vụ khác

* Bảng truy vấn tham khảo chéo (Crosstab Query): Biểu diễn kết quảtruy vấn theo dạng hàng cột có tiêu đề, giống nh một bảng tính Với bảng truy

Hệ thống quản lý nhân sự

23

vấn này, ngời sử dụng có thể tập hợp một số lợng lớn dữ liệu trong một bảngdới dạng dễ tham khảo hơn.

* Bảng truy vấn hành động (Action Query): Bảng truy vấn này giúpngời sử dụng thực hiện những thay đổi với nhiều mẩu tin cùng một lúc Họcũng có thể sử dụng bảng truy vấn này để tạo một bảng mới, xoá những mẩutin trong một bảng dữ liệu, sửa đổi hay thêm mới những mẩu tin trong mộtbảng dữ liệu

*Bảng truy vấn hợp nhất (Union Query): Bảng truy vấn này kết hợpnhững vùng tơng ứng của hai hay nhiều bảng

* Bảng truy vấn chuyển nhợng (Passthrough Query) : Gửi những lệnhtới một cơ sở dữ liệu SQL

* Bảng truy vấn khai báo dữ liệu (Data - Definitiol Query): Dùng đểtạo, thay đổi hoặc xoá những bảng dữ liệu trong một cơ sở dữ liệu củaMicrosoft access bằng cách dùng các lệnh SQL

Tuy nhiên vì yêu cầu của chơng trình không đòi hỏi những thông tinquá phức tạp hay truy cập dữ liệu từ các cơ sở dữ liệu khác nên trong nhữngcơ sở dữ liệu của chơng trình quản lý nhân sự chúng ta chủ yếu sử dụng loạitruy vấn chọn lựa và bảng truy vấn tham khảo chéo

b Các công dụng của Query:

Microsoft Access cung cấp cho ngời sử dụng rất nhiều sự uyển chuyểntrong việc tạo lập các bảng truy vấn Bằng cách sử dụng bảng truy vấn, ngời sửdụng có thể :

- Lựa chọn các vùng dữ liệu cần thiết: Ngời sử dụng không cần phảibao hàm tất cả các vùng của một hay nhiều bảng dữ liệu trong cùng một bảngtruy vấn

- Lựa chọn những mẩu tin: Ngời sử dụng có thể quy định những tiêuchuẩn theo đó chỉ có các mẩu tin thoả mãn các tiêu chuẩn đó mới đợc hiển thịtrong bảng kết quả truy vấn (Dynaset), ngời sử dụng có thể tham khảo nhữngmẩu tin theo một thứ tự quy định

- Tham khảo dữ liệu thuộc nhiều bảng dữ liệu khác nhau: Ngời sửdụng có thể sử dụng để thực hiện việc trả lời một câu hỏi nào đó có liên quan

đến dữ liệu thuộc nhiều bảng dữ liệu khác nhau và hiển thị kết quả trong mộtbảng Datasheet Ngời sử dụng cũng có thể hỏi các câu hỏi liên quan đến dữliệu thuộc một cơ sở dữ liệu khác của các phần mềm quản trị dữ liệu khác

- Thực hiện các phép tính: Ngời sử dụng có thể tạo những vùng dữ liệumới, trong đó chứa k ết quả của những phép tính

Hệ thống quản lý nhân sự

24