Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng

Phần I: Các giai đoạn phân tích và thiết kế hệ thống thông tin Giai đoạn 1: khảo sát hiên trạng và xác lập dự án - Tìm hiểu và đánh giá hiện trạng - Xác định mục tiêu, phạm vi và khả nă

Phần I:

Các giai đoạn phân tích và thiết kế hệ thống

thông tin

Giai đoạn 1: khảo sát hiên trạng và xác lập dự án

- Tìm hiểu và đánh giá hiện trạng

- Xác định mục tiêu, phạm vi và khả năng của dự án

- Phác hoạ giải pháp và cân nhắc tính khả thi

- thiết kế các giao diện ngời máy

- thiết kế các kiểm soát

- Viết các tài liệu hớng dẫn và huấn luyện sử dụng

Giai đoạn 6: Khai thác và bảo trì

Phần II:

Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lí

bán hàng

Do phạm vi của một bài tập lớn nên chúng ta sẽ đi xâu vào quá trình phân tích và thiết

kế hệ thống, và không đề cập về quá trình cài đặt của một hệ thống

Để cụ thể trong các thao tác chúng ta sẽ khảo sát một hệ thống thông tin bán hàng của một cửa hàng (công ty) cụ thể, mà trong bài này sẽ nói về hệ thống thông tin bán hàng của công ty cổ phần thơng mại dịch vụ điện tử tin học Long Bình

Khảo sát một hệ thống thông tin quản lí bán hàng:

Một hệ thống thông tin quản lí bán hàng sẽ trợ giúp công ty trong việc quản quản lí bán hàng nói riêng và trong mọi hoạt động của công ty, nó sẽ thay thế cho các hệ thống thủ công giúp tiết kiệm đợc thời gian, công sức, nâng cao độ chính xác trong sử

lí và giúp công ty hoạt động hiệu quả hơn Việc quản lí bán hàng không chỉ đơn thuần

là việc quản lí quá trình mua bán, giao dịch giữa công ty với khách hàng (với công ty khác) mà nó còn liên quan đến rất nhiều yếu tố Một hệ thống thông tin bán hàng còn phải là một hệ thống có thể quảnlí đợc giá cả các vật t, thông tin khách hàng, ngày giờ giao dịch, hoá đơn kí kết, và rất nhiều hoạt động liên quan Đồng thời hệ thống còn phảI có các kho dữ liệu để cung cấp thông tin cho các quá trình xử lí, các chức năng để

xử lí thông tin

Nói chung một hệ thống thông tin sẽ liên quan đến rất nhiều vấn đề nhng một hệ thống thông tin bán hàng cần phảI hỗ trợ các chức năng chính sau:

- Xử lí các quá trình giao dịch của công ty

- Quản lí các cơ sở dữ liệu bao gồm các thông tin về khách hàng, các mặt hàng của công ty, vv…

- Tạo các hoá đơn, báo cáo

- Có khả năng cập nhật tức thì và có thể tổng kết các thông tin theo định kỳ

- Có sự liên kết giữa các thành phần

- Không để d thừa thông tin

I- Giai đoạn khảo sát hiện trạng:

Mô tả hiện trạng của công ty cổ phần thơng mại dịch vụ điện tử tin học Long Bình

- Quản lí nhân sự của toàn công ty

- Quản lí bổ sung, cắt giảm nhân sự

- Quản lí tăng, giảm lơng của các nhân viên

Phòng khách hàng:

- Quản lí các giao dịch cụ thể với khách hàng

- Tiếp nhận các í kiến phản ánh, đóng góp của khách hàng

Phòng bảo hành:

- Có chức năng bảo hành các sản phẩm của công ty

- Sửa chữa sản phẩm cho khách hàng trong thời gian bảo hành

- Đề xuất việc thay mới các sản phẩm cho khách hàng trong thời gian cho phép

Phòng bảo hành

Phòng vật tư

Phòng khách hàng

Phòng Marketting

Phòng tài chính:

- Quản lí việc thu, chi của toàn cơ quan

- Lập các báo cáo về thu chi của cơ quan

Phòng Marketting

- Nghiên cứu nhu cầu của thị trờng để đề xuất hớng phát triển

- Đề xuất các chiến lợc quảng cáo

Các hoạt động của mỗi phòng không phải là độc lập với nhau, các phòng đều có mối quan hệ với nhau Thông tin sau khi đợc xử lí ở mỗi phòng sẽ đợc gửi tới các phòng khác để xử lí tiếp

2- Các giấy tờ đợc sử dụng trong công ty

STT Họ tên Ngày

sinh Địa chỉ Quê quán Phòng Giới tính Ngày vào

công ty

Chức

1

2

…

Báo giá linh kiện máy tính và các thiết bị điện tử:

Mô tả thiết

1

2

3

…

Hoá đơn thu:

Họ tên ngời nộp tiền:………

Địa chỉ:………

lí do nộp:………

………

Số tiền:………(viết bằng chữ)………

………

Kèm theo……….Chứng từ gốc………

……….Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ)………

………

Ngày tháng năm 2005 Thủ trởng đơn vị (Kí, họ tên, đóng dấu) Kế toán trởng(Kí, họ tên) Ngời lập phiếu (Kí, họ tên) Ngời nộp(kí, họ tên) Thủ quỹ(kí, họ tên) Đơn vị:…………

Địa chỉ:…………

Tel :…………

Phiếu thu Quyển số…………

Số………

* Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá quí)………

* Số tiền quy đổi………

Hoá đơn chi: Họ tên ngời xuất tiền:………

Địa chỉ:………

lí do xuất:………

………

Số tiền:………(viết bằng chữ)………

………

Kèm theo……….Chứng từ gốc………

……….Đã xuất đủ số tiền (viết bằng chữ)………

………

Ngày tháng năm 2005 Thủ trởng đơn vị (Kí, họ tên, đóng dấu) Kế toán trởng(Kí, họ tên) Ngời lập phiếu (Kí, họ tên) Ngời xuất(kí, họ tên) Thủ quỹ(kí, họ tên) * Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá quí)………

* Số tiền quy đổi………

Phiếu nhập/xuất kho: STT Tên Đơn vị Số l- Ngày tháng Bên gửi Bên Ngời Kho Đơn vị:…………

Địa chỉ:…………

Tel :…………

Phiếu chi Quyển số…………

Số………

hµng îng nhËp/xuÊt nhËn nhËn

3- Các hoạt động của công ty

Hoạt động bán hàng:

- Khi có một khách hàng (công ty khác) có nhu cầu mua đối với công ty Đầu tiên họ sẽ phải trao đổi với phòng khách hàng để tìm hiểu về các sản phẩm của công ty, giá cả, và các dịch vụ u đãi liên quan Sau khi đã thoả thuận xong, phòng khách hàng sẽ lập hai hoá đơn mua hàng, một bản cho khách hàng và giữ lại một bản

- Phòng khách hàng sẽ mang hoá đơn đến để phòng vật t để phòng vật t xuất hàng cho khách Phòng vật t sẽ lập phiếu xuất kho để xác nhận việc xuất hàng

- Đồng thời phòng tàI chính sẽ lập một phiếu thu để xác nhận đã nhận đợc tiền

từ khách hàng

Hoạt động nhập hàng:

- Phòng Marketting sẽ nghiên cứu nhu cầu của thị trờng để nắm bắt nhu cầu của khách hàng, hớng phát triển của thị trờng để đa ra các chiến lợc phát triển kinh doanh Đồng thời đa yêu cầu nhập các mặt hàng cần thiết cho công ty

- Phòng giám đốc sau khi nghiên cứu bản báo cáo thị trờng của phòng Marketting nếu đồng í sẽ tiến hành kí kết mua hàng của các hãng sản xuất và các nhà cung cấp

- Hàng đợc chuyển về, phòng vật t sẽ lập hoá đơn nhập kho để xác nhận đã nhận đợc hàng

- Phòng tài chính sẽ lập một phiếu chi để xuất tiền thanh toán cho việc mua hàng

- Việc nhập hàng còn diễn ra khi một mặt hàng dự trữ trong công ty đã hết Lúc này phòng vật t có thể trực tiếp đa yêu cầu nhập hàng

Hoạt động bảo hành:

- Khi có một khách hàng có yêu cầu bảo hành, trớc tiên họ sẽ liên hệ với phòng khách hàng Phòng khách hàng kiểm tra hoá đơn, tem xem có phải là hàng của công ty hay không và xem sản phẩm có còn trong thời hạn bảo hành hay không Nếu thoả mãn các yêu cầu trên, phòng khách hàng sẽ gửi sản phẩm đến phòng bảo hành và lập một giấy bảo hành để khách hàng đến nhận lại sản phẩm sau khi đã đợc sửa lại

- Phòng bảo hành có nhiệm vụ nhận sản phẩm, kiểm tra, và sửa chữa lại cho khách hàng và nếu có thể sẽ đổi lại sản phẩm cho khách

Hoạt động tài chính:

- Mọi hoạt động của công ty đều liên quan đến tài chính Vì thế mỗi một hoạt

động diễn ra đều phải có liên quan đến phòng tài chính Khi có yêu cầu thu hay chi tiền cho một hoạt động nào đó, phòng tàI chính phải nghiên cứu các giấy tờ liên quan nếu hợp lệ thì sẽ lập các phiếu thu/chi để lu giữ lại thông tin

về tài chính

- Phòng tài chính còn có nhiệm vụ lập báo cáo định kỳ về hoạt động tàI chính,

để đa đề xuất thởng phạt theo kỳ, tính lơng cho nhân viên,…

Ngoài các hoạt động chính trên công ty còn nhiều hoạt động khác nh khuyến mãI, lập báo cáo định kỳ, liên hoan, tiền thởng cho nhân viên vào các ngày lễ, vv…Nhng vì đề tài cho nên chúng ta chỉ xét đến những hoạt động chính nói trên

4- Đánh giá hiện trạng của công ty

5- Xây dựng hệ thống thông tin quản lí bán hàng mới

Để khắc phục những khuyết điểm của hệ thống thông tin cũ, chúng ta sẽ xây dựng hệ thống thông tin mới có thể đáp ứng đợc những yêu cầu đã đề ra ở phần một

- Hệ thống mới phải có tính kế thừa các u điểm của hệ thống cũ

- Hệ thống sẽ đợc tự động hoá ở mức cao để giảm thiểu sức lao động trong công tác quản lí

- Hệ thống phải có giao diện thân thiện với ngời dùng

- Hệ thống phải ổn định và có tính bảo mật và an toàn dữ liệu

- Mô hình của hệ thống mới có thể áp dụng cho các công ty khác, và có thể mở rộng nếu cần thiết

Sau đây chúng ta sẽ tiến hành phân tích và thiết kế một hệ thống thông tin cho công ty

cổ phần thơng mại dịch vụ điện tử tin học Long Bình

II- Giai đoạn phân tích hệ thống

Một hệ thống thông tin bỏ đi con ngời, phơng tiện, phơng pháp còn 2 vấn đề là các xử

lí và các dữ liệu Phân tích hệ thống là làm rõ cấu trúc hệ thống về 2 phơng diện xử lí

- Cấp 1 của BPC tơng ứng với BLD khung cảnh

- Cấp 2 của BPC tơng ứng với BLD mức đỉnh

- Cấp 3 của BPC tơng ứng với BLD mức dới đỉnh

Biểu đồ phân cấp chức năng (BPC)

Gồm hai phần: - Các chức năng

- Các kết nốiMục đích:

Sau đây là biểu đồ phân cấp chức năng của hệ thống thông tin quản lí bán hàng:

Biểu đồ luồng dữ liệu (BLD)

Biểu đồ luồng dữ liệu ( BLD ) nhằm diễn tả (ở mức logic) tập hợp các chức năng của

hệ thống trong các quan hệ trớc sau trong tiến trình xử lý, trong việc bàn giao thông tin cho nhau

Các yếu tố hợp thành:

- Chức năng: là hoạt động biến đổi thông tin

Lập giấy bảo hành

QL Vật Tư

QL nhập hàng

đồng mua hàng

Lập phiếu nhập hàng

Lập phiếu xuất

Lập phiếu nhập kho

Lập phiếu xuất kho

Quản lí bán hàng

QL Tài Chính

QL Marketting

QL bảo hành

Lập bảng báo giá

Lập bảng nghiên cứu thị trường

Lập phiếu thu

Lập phiếu chi

Lập báo cáo

- Luồng dữ liệu: là luồng thông tin vào hay ra một chức năng xử lí.

- Kho dữ liệu: là nơi các thông tin cần xử lí đợc lu trữ lại trong một khoảng thời gian để sau đó 1 hay nhiều chức năng sẽ xử lí có thể khai thác sử dụng

- Tác nhân ngoài: là một ngời, một nhóm ngời hay một tổ chức ở ngoài hệ thống nhng có trao đổi thông tin với hệ thống

- Tác nhân trong: là một chức năng hay là một hệ thống con của hệ thống đợc mô tả ở trang khác của biểu đồ

- Giúp hỗ trợ các hoạt động sau:

o Xác định yêu cầu của ngời sử dụng

o Lập kế hoạch và minh họa các phơng án cho nhà phân tích và user xem xét

o Trao đổi giữa nhà phân tích và ngời sử dụng theo tính tờng minh của BLD

o Làm tài liệu đặc tả yêu cầu hình thức và đặc tả thiết kế hệ thống Với BLD thì quá trình phân tích từ trên xuống là quá trình thành lập dần BLD diễn tả các chức năng thành từng mức, mỗi mức là nhiều biểu đồ BLD

- Mức đầu tiên là biểu đồ BLD khung cảnh, cả hệ thống coi là một chức năng

và xung quanh ta thể hiện các tác nhân

- Mức tiếp theo là mức đỉnh Mức này ta sẽ thu đợc từ mức khung cảnh bằng cách phân rã mức khung cảnh

- Phân rã tiếp mức đỉnh ta sẽ thu đợc mức dới đỉnh

Biểu đồ BLD mức khung cảnh:

Trong BLD mức khung cảnh trên ta thấy hệ thống Chỉ có một chức năng duy nhất là

Quản lí hoạt động bán hàng và các tác nhân tác động đến hệ thống thông qua các

luồng dữ liệu vào/ra

Các tác nhân ngoài này sẽ đợc bảo toàn ở các biểu đồ BLD mức dới và ở mức dới không đợc phát sinh thêm các tác nhân ngoài nhng sẽ đợc bổ sung thêm các luông dữ liệu nội bộ

QL Hoạt

động bán hàng

Khách hàng

Nhân viênThị trường

Thông tin về sản phẩm Gửi hàng

Hợp đồng, phiếu thu/chi

Yêu cầu Báo cáo

Báo cáo

Cập nhật

Yêu cầu mua hàng, bảo hành

Hoá đơn

5 QL Vật Tư

Hợp đồng hợp lệ

Hoá

đơn hợp lệ

3 QL Bảo Hành

6 QL Tài Chính

Phiếu thu

Hoá

đơn hợp lệ

Hợp đồng hợp lệ

Làm hoá

đơnGiao

hàng

Khách hàng

Thanh toánHàng phát

Hoá đơn

QL thu chi

đơn hàng

đơn hàng không hợp lệ hohợp lệ

đơn hàng hợp lệ

Chọn NCC

NCCthị trường

Bản

dự trù

Phiếu nhập kho

2- Phân tích hệ thống về mặt dữ liệu

Phân tích hệ thống bao gồm việc phân tích về chức năng xử lý và phân tích về dữ liệu Dữ liệu là đối tợng của xử lý Mục đích của giai đoạn phân tích hệ thống về dữ liệu là lập lợc đồ dữ liệu hay còn gọi là biểu đồ cấu trúc dữ liệu ( BCD ) gồm có:

- Thông tin gì, bao gồm dữ liệu gì

- Mối liên quan xác định giữa các dữ liệu

Việc phân tích hệ thống về dữ liệu thờng thực hiện theo hai giai đoạn:

- Đầu tiên lập biểu đồ cấu trúc dữ liệu theo mô hình thực thể liên kết băng

ph-ơng pháp “ Top – Down ” ( đi từ trên xuống ), nhằm phát huy thế mạnh của tính trực quan và dễ vận dụng Cách thức cụ thể: xác định các thực thể, mối liên kết giữa chúng, rồi đến các thuộc tính

- Tiếp đó hoàn thiện biểu đồ theo mô hình quan hệ ( dùng phơng pháp “ Down – Top ” đi từ dới lên, nhằm lợi dụng cơ sở lí luận chặt chẽ của mô hình này Trong việc chuẩn hoá biểu đồ Cách thức cụ thể: Xuất phát từ danh sách các thuộc tính rồi đi đến các lợc đồ quan hệ, kết quả là vừa đủ cho những kết xuất xử lý

TenP MaP

Kho

TenK MaK

NCC

TenNCC MaNCC Dchi

TrinhDo

TenTD MaTD

b ớc 2 : Xây dựng mô hình

Mô hình quan hệ:

Từ những thực thể đã xây dựng ở mô hình thực thể liên kết và những thuộc tính của chúng ta sẽ xây dựng các bảng trong mô hình quan hệ Bảng chính là cách tổ chức dữ liệu trong mô hình quan hệ

Đồng thời trong mỗi bảng ta cũng xác định luôn các khoá của nó Các khoá sẽ đợc viết

MaNCC M· nhµ cung cÊp

NSGT

Phong

TenP

MaSP MaNCC

MauKhoiLuong