đề tài về “quản lý nhà cho thuê”

Xuất phát từ vai trò cần thiết của chơng trình quản lý nhà cho thuê nên em nhận đề tài về “Quản lý nhà cho thuê” nhằm tạo ra công cụ giúp nhà quản lý thuận tiện trong việc truy cập và qu

BáO cáo thực tập

lời nói đầu Trong những năm gần đây, việc ứng dụng tin học trong nhiều lĩnh vực khác nhau đợc phát triển vô cùng mạnh mẽ Máy tính và các công cụ của nó

đã trở thành công cụ không thể thiếu đợc đối với các nghành khoa hộc kỹ thuật, trong lĩnh vực quản lý, kế toán, trong lĩnh vực giảng dạy, trong các nghành công nghệ chế bản đồ hoạ

Ngày nay với sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế thị trờng do đó việc

áp dụng công nghệ thông tinvà công tác quản lý, giảm bớt chi phí lao động và tăng năng xuất lao động Công nghệ thông tin ngày càng phát triển đã tạo ra nhiều ứng dụng trong mọi lĩnh vực Đặc biệt, ở nớc ta trong thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nớc, công nghệ thông tin trở thành nhu cầu thiết yếu để phát triển kinh tế Một trong những ứng dụng hiệu quả nhất của công nghệ thông tin là trong lĩnh vực quản lý Để giúp cho việc quản lý đạt hiệu quả cao trong việc truy cập lu trữ thông tin

Chơng trình quản nhà cho thuê có thể giúp nhà quản lý có thể biết thông tin một cách trực tiếp về từng khu nhà, từng phòng ở để nhằm điều phối khách thuê một cách dễ dàng nhanh chóng

Xuất phát từ vai trò cần thiết của chơng trình quản lý nhà cho thuê nên

em nhận đề tài về “Quản lý nhà cho thuê” nhằm tạo ra công cụ giúp nhà quản

lý thuận tiện trong việc truy cập và quản lý các thông tin một cách chính xác

và nhanh chóng

Yêu cầu thực tế của đề tài đặt ra là:

Một doanh nghiệp có 6 khu nhà mỗi khu nhà có khoảng 10 – 14 phòng Mỗi phòng cho một hộ thuê (số hộ thuê không cố định)

yêu cầu xây dựng một giao diện cho phép truy nhập trực tiếp khi ra màn hình:

- thông tin chung về khu nhà: Số khu; tên từng khu; số phòng của mỗi khu

- Thông tin về từng khu: Tên khu nhà; Tổng số phòng; số phòng trống; số phòng đã thuê; giá thuê mối phòng

- Thông tin về phòng:

• Phòng trồng: hiển thị thông tin phòng cha có ngời thuê

• Phòng đã có ngời thuê: thông tin về tên; địa chỉ ; số chứng minh th; ngày thuê; giá thuê

+ Yêu cầu thống kê:

- Doanh số

- Số khách

- Công suất sử dụng

- Khách vào thuê viết luôn hợp đồng cho thuê

Do kiến thức mới đợc tiếp súc với một ngôn ngữ mới và thời gian làm bài có hạn nên em không thể làm hết đợc mọi công việc trong phạm vi máy tính có thể quản lý đợc

Trong chơng trình còn có nhiều hạn chế không thể tránh khỏi, em mong các thầy cô, đặc biệt là thầy Vũ Đức Vợng – Thầy giáo hớng dẫn bỏ qua những thiếu sót đó và giúp đỡ em hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

Nội dung của báo cáo

Hiện nay việc quản lý đang đợc tin học hoá nhằm đáp ứng nhu cầu quản

lý, tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng chính xác

Chơng trình quản lý nhà cho thuê là một trong những chơng trình quản lý giúp cho ngời quản lý sử dụng chơng trình một cách dơn giản và đạt hiệu quả cao trong công tác quản lý So với quản lý bằng sổ sách, hệ chơng trình tỏ ra u việt hơn hẳn do khả năng thống kê nhanh chóng, các dữ liệu đa ra kịp thời và

đặc biệt có những công việc mà nếu quản lý bằng sổ sách thì gặp rất khó khăn

Phần I:

Giới thiệu hệ quản trị CSDL Microsoft Access

I Khái quát chung về Microsoft Access

Microsoft Access là hệ quản trị CSDL trên môi trờng Window trong đó

có sẵn các công cụ hữu hiệu và tiện lợi để sử dụng cho bài toán quản lý Việc

tổ chức cơ sở dữ liệu là vấn đề hết sức quan trọng trong việc giải quyết bài toán về quản lý

Sau khi đợc nhận nghiên cứu Access và lập chơng trình quản lý nhà cho thuê Với thời gian thực tập cơ sở em đã nghiên cứu đối tợng cộng cụ mà Access cung cấp là: Bảng (Table), Truy vấn (Query), mãu biểu (fomr), báo biểu (Report), Macro và các đơn thể (Mudule)

II Các công cụ của Microsoft Access

Sáu đối tợng mà Access cung cấp là: bảng (table), truy vấn (query), mẫu biểu (form), báo biểu (report), macro và đơn thể (module)

Bảng: đợc định nghĩa để lu trữ dữ liệu về một chủ thể xác định Trong

bảng có các trờng (field) dùng để lu trữ các dữ liệu khác nhau Mỗi bảng ghi

là một tập hợp thông tin về một chủ thể riêng biệt Khoá chính (primary key) của bảng gồm một hay nhiều trờng dùng để định danh duy nhất cho các bản ghi Ta cũng có thể định nghĩa các trờng chỉ mục (Index) để làm tăng tốc độ truy nhập thông tin Một CSDL thờng nhiều bảng có quan hệ với nhau

Truy vấn: sử dụng để cung cấp cho ngời sử dụng một cách nhìn dữ liệu

từ một hoặc nhiều bảng Trong Access ta có thể sử dụng Query by example (QBE) trực quan hoặc viết câu lệnh (SQL) để tạo ra các Query Ta cũng có thể

định nghĩa các Query để chọn, cập nhật, chèn hoặc xoá dữ liệu Ngoài ra cũng

có thể dùng Query để tạo mới dữ liệu từ các bảng đã tồn tại

Mẫu biểu: sử dụng để cập nhật dữ liệu cho các bảng và thiết kế giao diện

chơng trình Tuy có thể nhập dữ liệu trực tiếp từ các bảng những mẫu biểu lập tiện lợi hơn nh: nhận dữ liệu từ một danh sách, nhận các hình ảnh, nhập dữ liệu đồng thời trên nhiều bảng Mẫu biểu cho phép nhập các giá trị riêng lẻ (không liên quan đến bảng) từ bàn phím Mẫu biểu còn cho phép tổ chức giao diện chơng trình dới dạng một bảng nút lệnh hoặc một hệ thống menu

Báo biểu: phục vụ việc in ấn:+ In dữ liệu dới dạng bảng biểu.

+ Sắp xếp dữ liệu trớc khi in

+ Sắp xếp và phân nhóm dữ liệu

+ In dữ liệu của nhiều bảng trên một báo cáo Báo biểu có khả năng thực hiện các phép toán để nhận dữ liệu tổng hợp trên mỗi nhóm Ngoài ra, dữ liệu tổng hợp nhận đợc trên các nhóm lại có thể

đa ra các công thức để so sánh, đối chiếu trên các nhóm và trên toàn báo cáo

Macro: là sự định nghĩa có cấu trúc của một hay nhiều hành động đã đợc

định nghĩa sẵn, nó bao gồm một dãy hành động (action) sử dụng để tự động hoá một loạt các thao tác Dùng Macro khi muốn Access thực hiện để đáp lại

sự kiện đã khai báo Ta có thể đặt lại các điều kiện đơn giản để quy định trờng hợp nào có một hoặc bỏ qua Các hành động trong Macro có thể tiến hành thao tác đóng, mở, thực hiện một bảng, mẫu biểu, báo cáo và Query Ta cũng

có thể chạy một Macro khác hoặc một hàm trong Macro

Module: là nơi chứa các hàm, thủ tục viết bằng ngôn ngữ Access Basic

Nó trợ giúp giải quyết những phần việc khó khăn mà công cụ không làm nổi

III Công dụng và tính năng của Microsoft Access.

1 Công dụng của Microsoft Access

Microsoft Access có tất cả các tính năng của một hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ (RDBMS) cổ điển và còn hơn thế nữa Access không những là một RDBMS linh hoạt và dễ dùng, nó còn là một đặc cụ phát triển ứng dụng cơ sở dữ liệu hoàn chỉnh Có thể dùng Access để tạo và chạy dới hệ điều hành Microsoft Window một ứng dụng đã gọt giũa theo các nhu cầu quản trị dữ liệu của bạn

Access cho phép dùng các bộ hỏi để giới hạn, lựa chọn và tính tổng dữ liệu Bạn có thể tạo các biểu mẫu để xem và thay đổi dữ liệu Cũng có thể dùng Access để tạo các báo cáo, báo biểu đơn giản hoặc phức tạp Cả biểu mẫu lẫn báo biểu đều “thừa kế” các tính chất của bảng cơ sở hoặc bộ đòi hỏi,

do đó trong hầu hết các trờng hợp bạn cần định nghĩa các nội dung nh các dạng thức và các quy tắc hợp lệ hoá chỉ một lần Có thể tạo các trang truy cập dữ liệu kết gán (Bound) với dữ liệu giúp bạn dễ dàng chia sẻ thông tin trên mạng

Trong số các tính năng mạnh nhất của Access có các đồ thuật mà bạn có thể dùng để tạo các bảng và các bộ hỏi và để tuỳ biến nhiều kiểu biểu mẫu, báo biểu hoặc trang truy cập dữ liệu bằng cách dùng chuột để lựa các tuỳ chọn Access cũng gộp các đồ thuật giúp bạn phân tích thiết kế bảng, nhập khẩu dữ liệu văn bản hoặc bảng tính, cải tiến khả năng thực hiện của cơ sở dữ liệu hoặc xây dựng và tuỳ biến một trong nhiều kiểu ứng dụng dùng các bài tập mẫu cài sẵn Access có gộp một ngôn ngữ lập trình toàn diện đó là: Microsoft Visual Basic Bạn có thể dùng nó để tạo các ứng dụng sản xuất, kinh doanh rất rộng mà nhiều ngời dùng có thể chia sẻ với nhau

Cuối cùng với tất cả các đặc cụ phát triển trong tay bạn không những có thể làm việc với một cơ sở dữ liệu Access mà còn có thể đính kèm và làm việc với nhiều dữ liệu lu trữ theo nhiều dạng thức phổ dụng khác Mặt khác có thể xây dựng một ứng dụng Access làm việc trực tiếp với các tập tin DBASE, các cơ sở dữ liệu Paradox và Microsoft Foxpro, với mọi cơ sở dữ liệu SQL hỗ trợ chuẩn Qpen Database Connectivity (ODBC)

Cũng có thể dễ dàng nhập khẩu và xuất khẩu dữ liệu dới dạng văn bản hoặc các tập tin bảng tính Đặc biệt, Access là một ngôn ngữ có rất nhiều

điểm mạnh và rất thích hợp cho các công việc quản lý nh: Quản lý lơng, quản

lý phòng đọc, quản lý khách hàng, quản lý thu học phí học viên,

2 Tính năng của Microsoft Access.

Access vận dụng nhiều tính năng dễ dùng của hệ điều hành Microsoft Windows Nếu đã từng sử dụng qua các sản phẩm gốc của Windows khác nh Microsoft Exel, Microsoft Word bạn sẽ quen ngay với các lệnh con, các thanh công cụ và các danh sách thả trong Access Khi làm việc với dữ liệu sẽ cảm thấy quen thuộc với các khả năng Copy, Paste, Cut để di dời dữ liệu và các đối tợng bên trong Access Thêm vào đó Access hỗ trợ các khả năng kéo và thả hữu ích để phụ giúp bạn trong khi thiết kế các biểu mẫu, các báo cáo và các Macro

Ngoài ra Microsoft Access là một ứng dụng chất lợng cao của Microsoft Windows nên có thể sử dụng tất cả các phơng tiện của cơ chế trao đổi dữ liệu

động (DDE ), nhúng và liên kết đối tợng(OLE), DDE cho phép thực hiện các hàm và trao đổi dữ liệu giữa Microsoft Access và mọi ứng dụng dựa trên Windows khác có hỗ trợ DDE Cũng có thể tạo sự nối kết giữa DDE với các ứng dụng khác bằng Macro hoặc Access Basic OLE cũng là một khả năng cao cấp của Windows cho phép liên kết, nhúng các đối tợng vào một cơ sở dữ liệu Microsoft Access Các đối tợng đó bao gồm hình ảnh, đồ thị, bảng tính, tệp văn bản và các ứng dụng khác trong Windows cũng hỗ trợ OLE

Phần II:

yêu cầu chung của chơng trình và phơng hớng

giải quyết

Chơng trình quản lý nhà cho thuê với những yêu cầu sau:

- Yêu cầu quản lý 6 khu nhà trong đó mỗi khu có khoảng 10 đến 14 phòng

- Thiết kế giao diện một mô hình quản lý các khu nhà sao cho khi di chuyển chuột đến từng vị trí thì hiện lên thông tin cần thiết nh khi di chuyển chuột vào giữa các khu thì hiện lên thông tin về tổng số khu, tổng số phòng,

số phòng có khách, số phòng trống Khi di chuyển chuột vào từng khu thì hiện lên thông tin về khu đó nh tên khu, tổng số phòng trong khu, số phòng có khách, số phòng trống Khi di chuyển chuột vào từng phòng một thì hiện lên thông tin về phòng đó nh số phòng, tên khách, địa chỉ, số chứng minh th, ngày

đến thuê ngày trả phòng

Sau khi nghiên cứu phần lý thuyết em đã quyết định thiết kế chơng trình theo hớng sau:

- Form chính thiết kế một giao diện theo nh yêu cầu của đề bài

-Tạo form cập nhật thông tin để xem các phòng trống vào tên khách, địa chỉ, số chứng minh th, ngày vào ngày ra in luôn hợp đồng thuê phòng Xem danh sách các phòng có khách

- Tao form tra cứu thông tin nh tìm khách theo từng khu, tìm khách theo mã phòng, theo tên phòng, theo tên khách thuê, theo địa chỉ của khách, theo

số chứng minh th của khách

Thiết kế dữ liệu chặt chẽ, rõ ràng, đảm bảo lu trữ đầy đủ thông tin cần thiết phục vụ cho công việc quản lý hồ sơ mà không d thừa dữ liệu

Chơng trình phải có hiệu quả cao: cung cấp thông tin nhanh chóng, chính xác và đầy đủ

phần III:

Phân tích chức năng và cách tổ chức chơng

trình quản lý nhà cho thuê

I Phân tích Chức năng của ch ơng trình:

Quá trình xử lý, phân tích và thiết kế chơng trình đợc biểu diễn theo sơ

đồ:

Trong đó:

- Phân tích nhu cầu: Xác định mục tiêu phơng hớng nhu cầu quản lý, yêu cầu của lãnh đạo

Phân tích

Xây dựng

Thiết kế

Sửa chữa Nâng cao

ứng dụng

- Thiết kế và xây dựng: Phân tích điểm mạnh, điểm yếu của chơng trình, xác định môi trờng cho chơng trình, xây dựng cấu trúc CSDL, phân tích các chức năng, thiết kế bảng báo biểu

- ứng dụng: Chạy thử nghiệm, đa vào sử dụng

- Sửa chữa và nâng cao: Phát triển lỗi để khắc phục, nâng cấp chơng trình theo yêu cầu mới của ngời sử dụng, luôn hỗ trợ các công cụ mới để công việc thuận lợi hơn

II Tổ chức và thiết kế ch ơng trình

1 Tổ chức cơ sở dữ liệu.

Để giải quyết bài toán về quản lý nhà cho thuê với các yêu cầu đặt ra ở trên em tổ chức cơ sở dữ liệu gồm 3 bảng gồm các trờng và các thuộc tính nh sau

• Bảng về khu nhà:

• B¶ng vÒ phßng:

• B¶ng vÒ kh¸ch thuª:

b Liên kết giữa các bảng đợc thể hiện nh sau

2- Thiết kế chơng trình:

a Tạo các truy vấn tham số:

- Truy vấn theo mã khu để nhằm mục đích tìm và xem các thông tin

về từng khu

- Truy vấn theo Mã phòng để tìm và xem các thông tin về phòng

- Một tru vấn nhằm tạo mối liên kết giữa các bảng để phục vụ cho việc tra cứu các thông tin cần thiết phục vụ cho việc quản lý một cách thuận tiện, nhanh chóng và dễ dàng nh tìm khách thuê theo tên,

địa chỉ, số chứng minh th, theo khu, theo phòng

b thiết kế các form trong chơng trình:

Việc thiết kế các form trong chơng trình sẽ giúp cho ngời sử dụng thuận tiện trong việc quản lý và dễ dàng sử dụng

*Form chính thể hiên giao diện toàn bộ các khu khi ta di chuyển chuột đến vị trí nào thì toàn bộ thông tin ở vị trí đó sẽ hiện lên

*Form cập nhật đợc thiết kế nh sau:

Chơng trình thiết kế form cập nhật thông tin đợc viết nh sau:

Private Sub vaokhach_Click()

DoCmd.OpenQuery "dsptr", acViewNormal

End Sub

Private Sub dspck_Click()

DoCmd.OpenQuery "dspck", acViewNormal

End Sub

Private Sub hopdong_Click()

DoCmd.OpenReport "hopdong", acViewPreview

End Sub

Private Sub thoat_Click()

DoCmd.Close

End Sub

• Form tra cứu đợc thiết kế nh sau:

Chơng trình đợc viết nh sau:

Private Sub cmdtim_Click()

Dim SQL$

SQL = " True "

'Ma khu

If Trim(txtmakhu.Value) <> "" Then

SQL = SQL & " and Makhu like '" & Trim(txtmakhu.Value) &

"*'"

End If

'Ma phong

If Trim(txtMap.Value) <> "" Then

SQL = SQL & " and Map like '" & Trim(txtMap.Value) & "*'" End If

'ten phong

If Trim(txttenphong.Value) <> "" Then

SQL = SQL & " and tenphong like '" & Trim(txttenphong.Value)

& "*'"

End If

'khach thue

If Trim(txtTenKhach.Value) <> "" Then

SQL = SQL & " and tenkhach like '" & Trim(txtTenKhach.Value) & "*'"

End If

'DiaChi

If Trim(txtDiaChi.Value) <> "" Then

SQL = SQL & " and DiaChi like '" & Trim(txtDiaChi.Value) &

"*'"

End If

'so chung minh

If Trim(txtCMT.Value) <> "" Then

SQL = SQL & " and CMT like '" & Trim(txtCMT.Value) & "*'" End If

gSQL = SQL

SQL = " select * from tracuu where " & SQL

Me.RecordSource = SQL

Me.Requery

End Sub

Private Sub Xemtatca_Click()

Dim st

st = " select * from tracuu "

Me.RecordSource = st

Me.Requery

st = ""

End Sub

Private Sub cmdthoat_Click()

DoCmd.Close

End Sub

• Các form thông tin về toàn bộ khu, về từng khu, về phòng đợc thiết kế nh sau:

c Thiết kế Reports: Trong phần này em chỉ thiết kế một reports để in Hợp đồng khi khách vào thuê phòng

d Trong phần Macro ngoài các form ta sử dung các nút lệnh bằng việc viết các câu lệnh còn lại ta sử dụng các Macro để tạo ra các hành

động phục vụ cho việc tạo nút lệnh

IV- Đánh giá thử nghiệm các kết quả thu đợc

• Về tốc độ của chơng trình: Chơng trình đạt tốc độ truy cập các thông tin một cách nhanh tróng, việc tra cứu thông tin thuận tiện nhanh tróng, giao diện của chơng trình gần gũi với ngời dùng thông tin động hiển thị rất nhanh tróng

• Về hiệu quả và độ tin cậy của chơng trình: Chong trình Quản lý nhà cho thuê đem lại hiệu quả cao trong việc quản lý các thông tin hiển thị một cách chính xác giúp cho việc điều phối khách thuê, đặt phòng trớc đợc thuận lợi, tra cứu các thông tin trực tiếp chính xác đạt hiệu quả cao