Khảo sát, phân tích, thiết kế hệ thống quản lý kho cho cửa hàng điện lạnh

Khảo sát, phân tích, thiết kế hệ thống quản lý kho cho cửa hàng điện lạnh

BÁO CÁO

KHẢO SÁT, PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ

HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHO CHO CỬA HÀNG ĐIỆN LẠNH

MỤC LỤC

Lời nói đầu

Ngày nay công nghệ thông tin đã xâm nhập vào mọi lĩnh vực của đời sống xã hội, nhờ

đó mà nâng cao được hiệu quả công việc, giám bớt sức lao động của con người Trong thời đại nền kinh tế phát triển như hiện nay vấn đề sử dụng phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu trở nên hết sức phổ biến Những công việc như quản lý nhân sự, quản lý tiền lương, thu chi, quản lý bệnh viện, quản lý điểm đang trở thành những bài toán cần giải quyết

2

Chính vì lẽ đó, với mong muốn đóng góp những phần mềm, giải pháp công nghệ trong quản lý cho các hệ thống cửa hàng vừa và nhỏ, chúng em đã chọn đề tài khảo sát, phân tích và thiết kế hệ thống quản lý kho dành cho cửa hàng điện lạnh

Vì là lần đầu tiên tiếp xúc với một bài toán thực tế nên báo cáo này còn rất nhiều thiếu sót Nhưng với những cố gắng trong thời gian qua của các thành viên trong nhóm cùng sự hướng dẫn tận tình của cô Ngô Thị Hiền, hy vọng báo cáo này sẽ là tiền đề để xây dựng những

hệ thống thông tin có ích cho người sử dụng

I KHẢO SÁT HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHO ĐIỆN LẠNH

1 Tìm hiểu các cửa hàng điện lạnh

• Lĩnh vực kinh doanh chính

Kinh doanh các loại mặt hàng điện tử đã qua sử dụng

 Tình hình hoạt động

- Hoạt động theo hướng thủ công, quản lý trên file Excel.

• Thời gian hoạt động của công ty

Đã hoạt động được 2 năm

• Quy mô kinh doanh của công ty

Công ty hoạt động ở quy mô vừa phải, các bộ phận bán hàng, sửa chữa, kinh doanh hoạt động độc lập

2 Mong muốn của khách hàng

 Thống kê xuất/nhập/tồn trong tháng các mặt hàng theo nhóm (gồm nhóm cha,

nhóm con)

 Tính được lợi nhuận gộp theo mặt hàng/nhóm hàng, giá bán/giá nhập

 Quản lý được bảo hành Có 02 loại bảo hành: bán hàng và bảo hành, sửa chữa và

bảo hành Tìm kiếm thông qua phiếu bảo hành hoặc số seri bảo hành dán trên các thiết bị để khi khách hàng đến có thể kiểm tra xem có bảo hành hay không

 Tính được lương nhân viên theo hàng nhập, hàng xuất, công sửa chữa (chú ý: công

sửa chữa thì có nhiều người sửa chữa) Đi kèm là tên nhân viên nhập hàng, xuất hàng, sửa chữa để tính lương cho người đó

 Mong muốn chăm sóc khách hàng (qua số điện thoại, email, facebook, tên, địa

chỉ….)

4

3 Các quy trình nghiệp vụ quản lý kho

Vì quy trình quản lý kho ở công ty còn thủ công nên các quy trình chưa rõ ràng Qua quá trình khảo sát thực tế, ta có thể xây dựng các quy trình phù hợp với cách hoạt động của công ty

Để mô tả rõ ràng nhất các quy trình nghiệp vụ, ta sẽ dùng sơ đồ khối mô tả từ trạng thái bắt đầu cho tới trạng thái kết thúc Các thành phần chính trong sơ đồ khối là:

Hình 1.0 Các thành phần trong sơ đồ khối

3.1 Nhập kho

 Input: Phiếu giao nhận hàng, đơn đặt hàng

 Output của quy trình nhập kho:

- File quản lý nhập kho trên Excel

Hình 1.3 File quản lý nhập kho trên Excel

- Phiếu nhập kho

Hình 1.4 File quản lý nhập kho trên Excel

- Phiếu trả lại hàng

Hình 1.5 Phiếu trả lại hàng

- Phiếu chi

8

Hình 1.6 Phiếu chi

3.2 Xuất kho

 Input: Yêu cầu xuất kho/phiếu yêu cầu xuất kho

 Quy trình

Hình 1.7 Quy trình xuất kho

Mô tả chi tiết quy trình xuất kho

10

 Output của quy trình xuất kho:

- File Excel quản lý xuất kho (bán hàng)

Hình 1.8a File Excel quản lý xuất kho (bán hàng)

Hình 1.8b File Excel quản lý xuất kho (bán hàng)

Hình 1.8c File Excel quản lý xuất kho (bán hàng)

- Phiếu xuất kho

12

Hình 1.9 Phiếu xuất kho

- Phiếu bảo hành

Hình 1.10 Phiếu bảo hành

- Phiếu thu

Hình 1.11 Phiếu thu

3.3 Quản lý mã hàng

 Input: Yêu cầu lập mã, sửa mã

 Quy trình

14

Hình 1.12 Quy trình quản lý mã hàng

Mô tả chi tiết quy trình quản lý mã hàng

 Output quy trình quản lý mã hàng

- File Excel lưu mã hàng

Hình 1.13 Mã hàng lưu trên file Excel

3.4 Bảo hành sửa chữa

 Input: Yêu cầu sửa chữa, phiếu bảo hành

 Quy trình

Hình 1.14 Quy trình quản lý bảo hành sửa chữa

Diễn giải chi tiết quy trình quản lý bảo hành sửa chữa các mặt hàng:

16

 Output quy trình bảo hành sửa chữa:

- Phiếu bảo hành sửa chữa (tương đương với phiếu bảo hành)

- Hóa đơn

4 Đặt ra mục tiêu và yêu cầu của hệ thống mới

4.1 Yêu cầu hệ thống mới

Để khắc phục những hạn chế của hệ thống cũ, ta đặt ra những yêu cầu của hệ thống mới như sau:

 Quản lý tất cả các quy trình nhập kho, xuất kho, bảo hành, sửa chữa, nhân viên bằng phần mềm với giao diện thân thiện, dễ sử dụng, phù hợp với các quy trình nghiệp vụ đang có ở công ty

 Thực hiện các mong muốn của khách hàng

4.2 Mục tiêu hệ thống mới

Xây dựng được hệ thống phần mềm chuyên nghiệp quản lý kho cho công ty

 Các chức năng của hệ thống:

 Quản lý hệ thống, phân quyền cho người sử dụng

 Quản lý danh mục mặt hàng, khách hàng, nhà cung cấp…

 Quản lý sửa chữa, bảo hành

 Quản lí nghiệp vụ xuất nhập

 Xuất được các báo cáo tồn kho, doanh thu, lợi nhuận…

 Yêu cầu về phần cứng và phầm mềm

 Yêu cầu về phần cứng:

Bộ xử lý Two Intel® Xeon™ Processors MP

.NET Framework (dành riêng cho môi trường

5 Lợi ích của hệ thống mới

18

6 Sơ đồ tổng thể hệ thống cần xây dựng

Hình 1.15 Sơ đồ tổng thể hệ thống cần xây dựng

20

II PHÂN TÍCH HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHO ĐIỆN LẠNH

1 Sơ đồ phân cấp chức năng

Hình 2.0 Sơ đồ phân cấp chức năng

2 Sơ đồ luồng dữ liệu

II.1 Sơ đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh

Hình 2.1 Sơ đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh

22

II.2 Sơ đồ luồng mức 0

Hình 2.2 Sơ đồ luồng mức 0

*Lưu ý: Kho dữ liệu bao gồm tất cả các File dữ liệu của hệ thống.

Kho danh mục bao gồm tất cả các file danh mục của hệ thống

II.3 Sơ đồ phân rã mức 1

 Sơ đồ luồng quản lý danh mục

Hình 2.3 Sơ đồ phân rã mức 1 quản lý danh mục

24

 Sơ đồ luồng quản lý nghiệp vụ

Hình 2.4 Sơ đồ phân rã mức 1 quản lý nghiệp vụ

 Sơ đồ luồng báo cáo

Hình 2.5 Sơ đồ phân rã mức 1 chức năng báo cáo

 Sơ đồ luồng tra cứu

26

Hình 2.6 Sơ đồ phân rã mức 1 chức năng tra cứu

3 Mô hình thực thể quan hệ

Hình 2.7 Mô hình thực thể quan hệ

Mô tả chi tiết các thực thể:

28

STT Tên thực thể Các thuộc tính

1 Nhóm hàng ID, tên nhóm, mô tả

2 Mặt hàng ID, mã hàng, tên hàng, ảnh, mô tả, mã vạch, giá nhập, giá

5 Loại chứng từ ID, mã loại chứng từ, tên loại chứng từ

6 Khách hàng ID, mã khách hàng, tên khách hàng, tên công ty, địa chỉ,

điện thoại, trạng thái, số tài khoản, mã số thuế

7 Nhân viên ID, tên nhân viên, mã nhân viên, họ đệm, tên, số điện thoại,

email, địa chỉ, chứng minh nhân dân

8 Kho ID, mã kho, tên kho, địa chỉ kho, điện thoại kho

9 Đơn vị tính ID, mã đơn vị tính, tên đơn vị tính

III THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHO ĐIỆN LẠNH

1 Mô hình quan hệ thực thể

Hình 3.0 File quản lý nhập kho trên Excel

30

2 Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý

Môi trường dùng để thiết kế và cài đặt: SQL server 2008

Chi tiết các bảng quan hệ:

 DM_NHOM_HANG

dài

Alow Null

Loại ràng buộc

Alow Null

Loại ràng buộc

AI

ID trạng thái

Loại ràng buộc

Alow Null

Loại ràng buộc

c

(18,0 )

PK

chứng từ

nummeri c

(18,0 )

c

(21,3 )

32

 GD_CHI_TIET_CHUNG_TU

liệu

Độ dài

Alow Null

Loại ràng buộc

Alow Null

Loại ràng buộc

 DM_NHAN_VIEN

liệu

Độ dài

Alow Null

Loại ràng buộc

Alow Null

Loại ràng buộc

ID_NHAN_VIE

N

ID nhân viên

Loại ràng 34

 CM_DM_TU_DIEN

liệu

Độ dài

Alow Null

Loại ràng buộc

 DM_DON_VI

dài

Alow Null

Loại ràng buộc

 DM_KHACH_HANG

liệu

Độ dài

Alow Null

Loại ràng buộc

Nvarch ar

15

TEN_KHACH_HA

NG

Tên khách hàng

Nvarch ar

18,0

hàng

Numeri c

18,0

ID_KIEU_MUA_H

ANG

ID kiểu mua hàng

Numeri c

3 Thiết kế giao diện chương trình

3.1 Giao diện Menu & giao diện quản lý các danh mục

- Giao diện Menu hệ thống

36

Hình 3.1 Giao diện menu hệ thống

- Giao diện menu Danh mục

Hình 3.2 Giao diện menu danh mục

- Giao diện menu nghiệp vụ

Hình 3.3 Giao diện menu nghiệp vụ

- Giao diện menu Báo cáo

Hình 3.4 Giao diện menu báo cáo

- Giao diện quản lý danh mục đơn vị tính

38

Hình 3.7 Giao diện quản lý danh mục đơn vị tính

- Giao diện quản lý danh mục nhân viên

Hình 3.8 Giao diện quản lý danh mục nhân viên

- Giao diện quản lý danh mục nhóm hàng

40

Hình 3.9 Giao diện quản lý danh mục nhóm hàng

- Giao diện quản lý danh mục mặt hàng

Hình 3.10 Giao diện quản lý danh mục mặt hàng

3.2 Giao diện nhập số dư đầu

Hình 3.11 Giao diện nhập số dư đầu

42

3.3 Giao diện quy trình nhập kho

Hình 3.12 Giao diện quy trình nhập kho

3.4 Giao diện quy trình xuất kho

Hình 3.13 Giao diện quy trình xuất kho

44

3.5 Giao diện các chức năng báo cáo, tra cứu

Hình 3.14 Giao diện báo cáo xuất – nhập – tồn

Hình 3.15 Giao diện báo cáo lợi nhuận

46

Hình 3.16 Giao diện báo cáo doanh thu theo nhân viên

4 Thiết kế chương trình

4.1 Sơ đồ khối chức năng thêm bản ghi

Hình 3.17 Sơ đồ khối chức năng thêm bản ghi

48

4.2 Sơ đồ khối chức năng sửa bản ghi

Hình 3.18 Sơ đồ khối chức năng sửa bản ghi

4.3 Sơ đồ khối chức năng xóa bản ghi

Hình 3.19 Sơ đồ khối chức năng xóa bản ghi

50

4.4 Sơ đồ khối chức năng tìm kiếm

Hình 3.20 Sơ đồ khối chức năng tìm kiếm bản ghi

IV KẾT LUẬN

Trên đây là toàn bộ nội dung của quá trình khảo sát, phân tích, thiết kế hệ thống quản lý kho Điện lạnh

Sau thời gian làm đồ án chúng em đã thu được rất nhiều điều bổ ích như

 Hiểu được tổng thể các bước xây dựng một hệ thống thông tin

 Hiểu được giá trị của khảo sát thực tế và việc bắt tay làm thật

 Hiểu được xây dựng phần mềm phải thực tế, mang lại giá trị cho người sử dụng (khách hàng)

 Tạo ra bộ “khung” trước khi lập trình phần mềm

Xin chân thành cám ơn sự hướng dẫn, chia sẻ hết sức tận tình của cô Ngô Thị Hiền Chương trình và báo cáo còn nhiều thiếu sót và sai sót mong cô chỉ dẫn thêm em tiếp tục hoàn thiện và sớm cho ra mắt những sản phẩm có giá trị, mang lại hiệu quả kinh tế cho người dùng

52

V TÀI LIỆU THAM KHẢO

54

VI PHỤ LỤC

Danh mục hình vẽ