BÁO CÁO THỰC TẬP KẾ TOÁN: TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI CHI NHÁNH VẬN TẢI ĐƯỜNG SẮT

MỤC LỤC PHẦN I Tổng quan về đặc điểm kinh tế kĩ thuật và tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của chi nhánh vận tải đường sắt – Công ty TNHH 1 TV Apatit Việt Nam 1 1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của chi nhánh vận tải đường sắt 1 1.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất – kinh doanh của chi nhánh vận tải đường sắt. 4 1.2.1. Chức năng – nhiệm vụ của chi nhánh. 4 1.2.2. Đặc điểm sản xuất kinh doanh của chi nhánh. 4 1.3 Tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất – kinh doanh của chi nhánh vận tải đường sắt. 5 1.4 Tình hình tài chính và kết quả hoạt động kinh doanh của chi nhánh 13 PHẦN II: TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI CHI NHÁNH VẬN TẢI ĐƯỜNG SẮT. 14 2.1 Tổ chức hệ thống kế toán tại chi nhánh vận tải đường sắt. 14 Sơ đồ 1.2: Bộ máy kế toán của chi nhánh 14 2.1.1 Các chính sách kế toán chung 15 2.1.2. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán 16 2.1.3 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán. 17 2.1.4 Tổ chức vận dụng hệ thổng sổ sách kế toán 17 2.1.5. Tổ chức hệ thống báo cáo tài chính 17 2.2. Tổ chức hạch toán kế toán. 17 2.2.1 Tổ chức hạch toán kế toán tài sản cố định tại chi nhánh 17 2.2.1.1 Chứng từ sử dụng 17 2.2.1.2 Hệ thống sổ sách kế toán 17 2.2.1.3 Hạch toán chi tiết 17 2.2.1.4.Hạch toán tổng hợp TSCĐ 18 2.2.2 Tổ chức hạch toán kế toán NVL, CCDC tại chi nhánh 21 2.2.2.1 Chứng từ sử dụng 21 2.2.2.2. Tài khoản 21 2.2.2.3. Trình tự hạch toán chi tiết NVL, CCDC tại chi nhánh 22 2.2.2.4 Kế toán tổng hợp NVL, CCDC 23 2.2.3. Tổ chức hạch toán vốn bằng tiền 24 2.2.3.1 Chứng từ sử dụng 24 2.2.3.2 Tài khoản sử dụng 24 2.2.3.3 Hạch toán chi tiết 24 2.2.4 Tổ chức hạch toán kế toán chi phí 25 2.2.4.1 Chứng từ 25 2.2.4.2 Đối tượng tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm ở xí nghiệp 26 Phần 3: Một số đánh giá về tình hình tổ chức kế toán tại chi nhánh vận tải đường sắt 30 3.1 Đánh giá tổ chức bộ máy kế toán 30 3.2 Kiến nghị về công tác kế toán 31 3.2.1. Về phía nhà nước. 31 3.2.2. Về phía công ty 32 KẾT LUẬN 33

MỤC LỤC

TT 13

Chỉ tiêu 13

Mã số 13

Năm 2013 13

Năm 2014 13

* Chi phí nhân viên quản lý chi nhánh 28

TT 36

Chỉ tiêu 36

Mã số 36

Năm 2013 36

Năm 2014 36

BẢNG PHÂN BỔ CHI PHÍ SXC 59

DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU VÀ SƠ ĐỒ

PHẦN I Tổng quan về đặc điểm kinh tế - kĩ thuật và tổ chức bộ máy quản

lý hoạt động sản xuất kinh doanh của chi nhánh vận tải đường sắt

– Công ty TNHH 1 TV Apatit Việt Nam

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của chi nhánh vận tải đường sắt

- Tên đầy đủ: Chi nhánh vận tải đường sắt - Công ty TNHH một thành viên Apatit Việt Nam

- Ngày thành lập : ngày 01 tháng 2 năm 1995

- Có trụ sở tại : Tổ 24 phường Pom Hán - TP Lào Cai - Tỉnh Lào Cai.Nhìn lại chặng đường một khoảng thời gian không xa cách đây 13 năm ,ngày 1/2/1995 Ban giám đốc công ty thành lập đơn vị Vận tải đường sắt, xuất thân từ phân xưởng Vận tải đường sắt thuộc Ban chuẩn bị sản xuất, nay là Nhà máy Tuyển quặng Apatit với nhiệm vụ lúc bấy giờ được giao, dồn dỡ quặng 3 cho nhà máy Tuyển và dồn xếp quặng tuyển Tại thời điểm đó đơn vị vận tải đường sắt chỉ điều hành công tác dồn tàu trong khu vực ga quặng cự ly chiều dài từ 1 - 1,5 km và quản lý duy tu đường , thông tin tín hiệu tuyến Pom Hán - K3 , Pom Hán - K2 và Làng Vàng -Ga Quặng , cung cấp đầu máy tốt cho tài xế ngành đường sắt quốc gia vận hành và toàn bộ công tác chỉ huy chạy tàu do ngành đường sắt quốc gia đảm nhận

Ngày ấy đơn vị Vận tải đường sắt hoàn toàn mới cả về con người và môi trường hoạt động trong công tác quản lý khai thác đường sắt Năm 1995 Tổng số CBCNV là 219 người nhưng chiếm trên 90% mới qua đào tạo về lý thuyết trong trường ra chưa có nhiều thời gian thực hành nên khó khăn chồng chất khó khăn , mặt khác việc tiếp cận vận hành quản lý thiết bị trong giai đoạn đan xen trong công tác tổ chức chạy tàu , hơn nữa cơ sở vật chất trang bị ban đầu còn thiếu thốn , địa bàn làm việc lan trải dọc tuyến đường sắt từ Ga Quặng đến ga K3 Thời gian từ 1995 - tháng 3/2002 đường sắt công nghệ mỏ giai đoạn này

do ngành đường sắt quốc gia quản lý và đảm nhận toàn bộ công tác chỉ huy

điều hành chạy tàu , dẫn đến sản lượng vận chuyển quặng 3 ở thời gian này hoàn toàn bị động đã nhiều năm công ty phải tổ chức nhiều hội nghị liên kết thi đua với ngành đường sắt nhưng kết quả số ngày đạt 90 xe trong tháng là rất ít.

Và 1 sự kiện đáng ghi nhớ đó là 18h00 ngày 18/4/2003 công ty Apatit đã tiếp nhận toàn bộ đường sắt công nghệ mỏ và đã chủ động hoàn toàn trong công tác tổ chức điều hành chạy tàu

Trước nền kinh tế thị trường Việt Nam ngày càng phát triển , trước yêu cầu cấp bách của các nhà máy cần nguyên liệu cũng như người tiêu thụ cần sản phẩm, hàng hoá và vận chuyển các hàng hoá dịch vụ khác cho các khách hàng

Do vậy tháng 12 năm 2002 Tổng Công ty Hoá chất Việt Nam quyết định thành lập “ xí nghiệp Vận tải đường sắt” trực thuộc Công ty Apatít Việt Nam và

là xí nghiệp hạch toán phụ thuộc công ty với nhiệm vụ chính là: vận chuyển

quặng cho các nhà máy và vận chuyển hàng hoá dịch vụ khác Chính vì vậy ngành Vận tải đường sắt là một ngành chủ lực , có một vị chí quan trọng trong nền kinh tế quốc dân, là một ngành vận chuyển với khối lượng lớn khối lượng quặng và hàng hóa , ít chịu ảnh hưởng của khí hậu thời tiết, nó biểu hiện chặt chẽ mối quan hệ giữa các ngành ,vùng ,khu công nghiệp với nhau

Trong ngành đường sắt để hoàn thành được nhiệm vụ của ngành cùng với việc nâng cao chất lượng năng suất vận tải hạ giá thành vận chuyển thì đòi hỏi phải có sự phối kết nhịp nhàng giữa các bộ phận với nhau: Đó là Cầu đường- Thông tin tín hiệu -Đầu máy- Toa xe-Tổ chức chạy tầu và khâu xếp dỡ Vì phương tiện và các tài sản của ngành đường sắt lớn nên đòi hỏi phải có sự tập chung chỉ huy quản lý cao và thực hiện nghiêm chỉnh , nghiêm ngặt quy trình quy phạm của ngành đường sắt

Bên cạnh những khó khăn và thử thách lớn cả khách quan và chủ quan Với tinh thần đoàn kết , ý chí phấn đấu quyết tâm cao , tự lực , tự cường phát huy và tranh thủ những thuận lợi đã dần vượt qua những khó khăn thử thách Xí nghiệp đã lớn dần lên và trưởng thành rõ rệt , luôn đáp ứng đủ cho các nhà máy sản xuất quặng và vận chuyển hàng hoá tới nơi tiêu thụ đã thu được nhiều kết

Trong quá trình xây dựng và phát triển CN Vận tải đường sắt hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao và đạt được các chỉ tiêu sau:

a, Sản lượng vận chuyển quặng :

Như vậy : Sản lượng vận chuyển năm 2007 so với năm 2003 đã là:

-Vận chuyển quặng 1 tăng 43% so với năm 2003

-Vận chuyển quặng 2 tăng 63,5% so với năm 2003

-Vận chuyển quặng 3 tăng 62,7% so với năm 2003

-Vận chuyển quặng tuyển tăng 62,3%so với năm 2003

b, Lao động việc làm : ( lao động trong biên chế của xí nghiệp )

* Lao động : - Năm 2003:

+ Công tác lao động : Tổng số CBCNV tính đến 31.12.2003 là 404 người

Trong đó : nam 335 người = 83% , nữ 69 người chiếm 17,1 %

+ Chất lượng lao động : - Có trình độ kỹ sư : 32 người = 8%

- Trung cấp : 27 người = 6,68 %

- CNKT : 345 người = 85,4 %

- Đến năm 2007

+ Công tác lao động : Tổng số CBCNV tính đến 31.12.2007 là 474 người

Trong đó : nam 409 người = 86,2 % ; nữ 65 người = 13,8 %

+ Chất lượng lao động : Có trình độ kỹ sư : 19 người = 4 %

- Trung cấp : 16 người = 3,3 %

- CN thợ bậc cao : 30 người = 6,3 %

- CN kỹ thuật : 409 người = 86,3 %

*/- Việc làm cho người lao động :

Từ năm 2003 đến tháng 2007 : 100% CBCNV có việc làm thường xuyên

c,tiết kiệm chi phí sản xuất

Năm Giảm chi phí sản xuất(đồng)

( Nguồn : số liệu phòng hành chính – kinh tế )

*/- Về chiến lược lâu dài đường sắt công nghệ mỏ sẽ tiếp tục được đầu tư mở rộng lên các khai trường , các mỏ và khai thác thêm tuyến đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ chính trị theo quy hoạch của thành phố Lao Cai

1.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất – kinh doanh của chi nhánh vận tải đường sắt.1.2.1 Chức năng – nhiệm vụ của chi nhánh

Xí nghiệp vận tải đường sắt với nhiệm vụ chính là vận chuyển các loại Quặng I, II, tuyển, cung cấp cho các nhà máy sản xuất phân bón trong nước và quặng III cho Nhà máy tuyển tằng Loỏng Ngoài ra còn tham gia vận chuyển hàng kinh tế khác

1.2.2 Đặc điểm sản xuất kinh doanh của chi nhánh

Việc tổ chức sản xuất ở xí nghiệp vận tải đường sắt thuộc Công ty TNHH một thành viên Apatit Việt nam được thực hiện theo mô hình trải dài từ TP Lào Cai đến thị trấn Tằng Lỏong địa bàn Tỉnh Lào cai Hình thức tổ chức sản xuất được thiết kế theo các hệ sản xuất

- Lĩnh vực thứ nhất ( Công tác điều hành vận tải ): Đây là các bộ phận tham gia trực tiếp trong công tác chỉ đạo điều hành chạy tàu , vận chuyển hàng hóa.

- Lĩnh vực thứ hai ( Công tác sửa chữa MMTB ): Bao gồm hệ tham gia công tác duy tu sửa chữa cầu đường, thông tin tín hiệu ,sửa chữa máy móc thiết bị

Nhiệm vụ sản xuất chung của xí nghiệp là vận chuyển quặng 3 cung cấp cho nhà máy tuyển Tằng Lỏong, vận chuyển quặng 1,2, tuyển cho các nhà máy phân bón trong nước, thông qua ga giao tiếp ( Ga Xuân Giao A – thuộc đường sắt Quốc Gia )

Để đi đến công đoạn cuối cùng hoàn thành sản lượng vận chuyển theo kế hoạch, quy trình sản xuất trải qua công đoạn như sau :

- Tiếp nhận quặng 1,2,tuyển của xí nghiệp bốc xúc tiêu thụ và hai nhà máy tuyển, vận chuyển đến ga Xuân Giao B để giao cho ga Xuân Giao A

- Tiếp nhận quặng 3 của xí nghiệp bốc xúc tiêu thụ vận chuyển đến ga quặng để giao cho nhà máy tuyển Tằng Lỏong tại boong ke

1.3 Tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất – kinh doanh của chi nhánh vận tải đường sắt

Sơ đồ 1.1 : Bộ máy quản lý của Chi nhánh

Hệ vận

tải-Thông tin TH

Phó giám đốc kỹ thuật

Phòng kỹ thuật-Kế hoạch vật tư

- Phó giám đốc : 02 người

Phó giám đốc là người giúp việc đắc lực của giám đốc Có quyền quyết định như giám đốc khi giám đốc đi vắng ( phải có sự uỷ thác của giám đốc).Ngoài công việc chung Phó Giám đốc còn phụ trách trực tiếp các mảng:

- 01 phó giám đốc : phụ trách công tác sản xuất

- 01 phó giám đốc : Phụ trách công tác kỹ thuật

b, Các phòng ban chức năng

Bộ phận này được phân công chuyên môn hoá các chức năng quản lý có nhiệm vụ giúp ban giám đốc đề ra quyết định theo dõi , hướng dẫn bộ phận sản xuất và cấp dưới thực hiện các quyết định và nhiệm vụ đã được phân công

b.1 Phòng hành chính- kinh tế:Là phòng quản lý tổng hợp chịu sự chỉ đạo của

giám đốc

* Chức năng: Tham mưu cho giám đốc xí nghiệp các lĩnh vực:

- Quản lý TK- KT- TC (thống kê - kế toán- tài chính)

- Quản lý hành chính, quản lý TC-LĐ-TL(tổ chức- lao động- tiền lương)

- Thi đua- khen thưởng kỷ luật,an ninh, quân sự ,bảo vệ phòng chống cháy nổ

* Nhiệm vụ:

Công tác TK-KT-TC (thống kê - kế toán- tài chính)

- Thực hiện chế độ kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp cho phù hợp với quy định của công ty và pháp luật của Nhà nước

- Thực hiện chế độ thống kê ghi chép ban đầu theo đúng quy định của công ty

- Thực hiện công tác quản lý tài chính theo đúng quy định , từng bước phân tích hoạt động kinh tế của xí nghiệp theo định kỳ hàng năm

- Thực hiện công tác kiểm kê, kiểm toán theo hướng dẫn của công ty

Công tác quản lý hành chính trong xí nghiệp:

- Sử dụng con dấu theo phân cấp của công ty, mở sổ sách theo dõi công tác hành chính của XN, soạn thảo và triển khai công tác tới các phòng ban và người lao động, lưu trữ tài liệu công văn của xí nghiệp theo đúng quy định của giám đốc

- Quản lý sử dụng các trang bị văn phòng theo quy định của giám đốc

Quản lý TC-LĐ-TL:(tổ chức- lao động- tiền lương)

- Quản lý tổ chức sản xuất , tổ chức cán bộ , tổ chức lao động và tiền lương theo quy định của công ty

- Xây dựng các quy định về quản lý các lĩnh vực cho phù hợp với tinh thần của

xí nghiệp và phân cấp của công ty về công tác này

- Quản lý thi đua - khen thưởng - kỷ luật , công tác an ninh quốc phòng , quân

sự , bảo vệ ,phòng chống cháy nổ và phòng chống tệ nạn xã hội theo hướng dẫn quy định của xí nghiệp công ty

b.2/- Phòng KT-KH-VT: (kỹ thuật - kế hoạch- vật tư)

*/- Chức năng : tham mưu giúp giám đốc , phó giám đốc xí nghiệp quản lý

các

lĩnh vực chủ yếu sau:

- Quản lý lĩnh vực kỹ thuật , công nghệ sản xuất và các sản phẩm của xí nghiệp

- Xây dựng kiểm tra , hướng dẫn các phân xưởng và bộ phận trực thuộc trong toàn xí nghiệp thực hiện các biện pháp về kỹ thuật và công nghệ sản xuất và các sản phẩm ,của xí nghiệp theo kế hoạch quý năm của giám đốc xí nghiệp giao

- Hướng dẫn , kiểm tra , giám sát kỹ thuật an toàn , an toàn lao động đối với ngành nghề trong hoạt động sản xuất của xí nghiệp

- Công tác đăng ký , đăng kiểm các thiết bị máy, vật tư và các chất có yêu cầu nghiêm ngặt về an toàn lao động , vệ sinh lao động

- Công tác cung ứng vật tư,công tác khác có liên quan do giám đốc xí nghiệp giao.

- Quan hệ giao dịch với các cơ quan quản lý Nhà nước tại địa phương để thực hiện chức năng nhiệm vụ của giám đốc xí nghiệp giao cho phân xưởng

* /- Nhiệm vụ:

 Quản lý kỹ thuật sửa chữa đầu máy, toa xe, cầu đường, thông tin tín hiệu, các trang bị máy móc khác trong phạm vi xí nghiệp, quản lý theo quy định của giám đốc

 Hướng dẫn các phân xưởng và các bộ phận trực thuộc thực hiện các quy trình quy phạm pháp luật , giám sát chạy tầu

 Căn cứ vào kế hoạch công ty giao hàng năm lập kế hoạch chi phí sản xuất cân đối và giao chi phí cho các phân xưởng và bộ phận trực thuộc theo quy định của giám đốc xí nghiệp Xây dựng và hướng dẫn kèm cặp nâng bậc hàng năm cho CNKT theo phân cấp của công ty.Tập hợp lưu trữ các tài liệu

kỹ thuật chuyên ngành đường sắt để làm căn cứ thực hiện

 Thực hiện công tác cung ứng vật tư theo quy định của công ty để đáp ứng nhu cầu sản xuất Thực hiện các nhiệm vụ khác do giám đốc xí nghiệp phân công

b.3, Phòng điều độ giám sát: là phòng điều hành trực tiếp công tác chạy tầu,

chịu sự chỉ đạo của giám đốc, phó giám đốc

 Công tác sử dụng các trang bị bảo hộ lao động các ngành nghề.Thực hiện các công việc theo sự chỉ đạo của giám đốc

* /- Nhiệm vụ:

- Căn cứ vào kế hoạch chạy tầu giữa đường sắt công nghệ mỏ và đường sắt

quốc gia xây dựng biểu đồ chạy tầu và chỉ đạo thực hiện biểu đồ chạy tầu hàng

ngày từ 18h hôm nay đến 18h hôm sau

 Phổ biến kế hoạch chạy tầu cho các ga trạm và các đơn vị có liên quan đồng thời ra những quyết định cần thiết về công tác chạy tầu và có biện pháp để ngăn ngừa vi phạm quy trình chạy tầu và khôi phục đúng giờ chạy theo biểu

đồ chạy tầu kế hoạch đã xây dựng

- Chủ động điều chỉnh kế hoạch giai đoạn và thường xuyên theo dõi diễn biến tình hình sản xuất để vận dụng đầu máy , toa xe có hiệu quả cao nhất

- Tham gia giải quyết các tai nạn lao động , tai nạn thân thể, giải quyết các chế độ chính sách cho người lao động theo quy định của công ty và chính sách của Nhà nước Đánh giá phân tích nguyên nhân kết quả thực hiện trong ngày, báo cáo giám đốc để giải quyết và lưu trữ hồ sơ tài liệu thuộc phạm vi quản lý

 Hướng dẫn giám sát , kiểm tra các trạm sửa chữa đầu máy , trạm vận dụng đầu máy đảm bảo sửa chữa và vận dụng đầu máy theo đúng quy trình , các tiêu chuẩn kỹ thuật

 Kiểm tra , giám sát CBCNV thực hiện chế độ lên xuống ban , quy trình , quy

chữa theo đúng quy định.Tổ chức sửa chữa đầu máy, các trang thiết bị máy móc theo các biện pháp kỹ thuật của xí nghiệp trong trường hợp hỏng hóc đột xuất.

 Hướng dẫn kèm cặp CBCNV của phân xưởng nâng cao tay nghề phát huy sáng kiến cải tiến kỹ thuật, hạ giá thành sản phẩm Tổ chức xét duyệt và phân phối tiền lương , tiền thưởng cho CBCNV trong phân xưởng , đảm bảo công bằng hợp lý theo đúng quy định của xí nghiệp công ty, Nhà nước

 Cung cấp thông tin , số liệu,cho các phòng ban chức năng,cácđơn vị có liên quan trong xí nghiệp để thực hiện nhiêm vụ của giám đốc xí nghiệp giao.Thực hiện các nhiệm vụ khác có liên quan của giám đốc xí nghiệp giao

C.2/- Phân xưởng toa xe : chịu sự chỉ đạo trực tiếp của ban giám đốc

* /- Chức năng:

 Điều hành công tác sửa chữa , bảo dưỡng toa xe , vận dụng toa xe , đảm bảo

an toàn tuyệt đối cho các đoàn tầu trên tuyến đường sắt công nghệ Quản lý lao động , sử dụng có hiệu quả các trang thiết bị , tài sản xí nghiệp giao cho theo đúng quy định

 * /- Nhiệm vụ:

 Tổ chức sửa chữa , bảo dưỡng toa xe , các trang thiết bị máy móc khác có liên quan theo đúng quy trình.Tổ chức vận dụng toa xe kéo tầu trên đường sắt công nghệ công ty Apatit Việt nam , đảm bảo an toàn tuyệt đối cho các đoàn tầu chạy trên tuyết đường sắt công nghệ công ty Apatít Việt nam

 Hướng dẫn giám sát , kiểm tra cá trạm sửa chữa toa xe , trạm vận dụng đầu máy đảm bảo sửa chữa và vận dụng toa xe theo đúng quy trình , các tiêu chuẩn kỹ thuật Kiểm tra , giám sát CBCNV thực hiện chế độ lên xuống ban , quy trình , quy phạm có liên quan đến công tác chạy tầu Theo dõi bắt máy vận dụng vào sửa chữa theo đúng quy định Tổ chức sửa chữa toa xe, các trang thiết bị máy móc theo các biện pháp kỹ thuật của xí nghiệp trong trường hợp hỏng hóc đột xuất

 Hướng dẫn kèm cặp CBCNV của phân xưởng nâng cao tay nghề phát huy sáng kiến cải tiến kỹ thuật, hạ giá thành sản phẩm.Tổ chức xét duyệt và phân

phối tiền lương , tiền thưởng cho CBCNV trong phân xưởng , đảm bảo công bằng hợp lý theo đúng quy định của xí nghiệp công ty, Nhà nước

 Thực hiện các nhiệm vụ khác có liên quan của giám đốc xí nghiệp giao

c 3 /- Các Ga:

Nhiệm vụ :

- Dồn xếp , đón gửi tầu Điều hành mọi hoạt động của ga theo quy tắc tỉ mỉ đã được lập từ trước Điều hành lao động , thực hiện công tác quản lý theo quy định của xí nghiệp, công ty và pháp luật Nhà nước

c.4/- Các cung đường;

Nhiệm vụ:

- Duy tu thường xuyên các cầu , cống Duy tu thường xuyên các tuyến đường,

các bộ ghi Thường xuyên kiểm tra các Km đường luôn được thông suốt

c.5/- Thông tin tín hiệu :

Nhiệm vụ :

- Kiểm tra duy tu thường xuyên các bộ phận thông tin liên lạc cụ thể như :

- Kiểm tra duy tu tổng đài , máy điện thoại ,cột đèn báo , hộp cáp, các trang thiết bị điện.Kiểm tra duy tu các đường dây liên lạc giữa các ga , các bộ ghi

<=>/ Những Thành tích xí nghiệp Vận tải đường sắt đã đạt được từ năm

2003 đến năm 2007.

* Trong 5 năm qua mặc dù xí nghiệp còn gặp không ít những khó khăn, song tập thể CBCNVC xí nghiệp VTĐS đã khắc phục mọi khó khăn thử thách, phát huy mạnh mẽ những thuận lợi , đoàn kết thi đua lao động sản xuất, lập nhiều thành tích trong lao động sản xuất, hàng năm đều hoàn thành xuất sắc mọi nhiệm vụ được giao, góp phần ổn định, đảm bảo việc làm, đời sống CNVC và tiết kiệm chi phí sản xuất hàng năm từ 3 - 4 %

1.4 Tình hình tài chính và kết quả hoạt động kinh doanh của chi nhánh

Bảng biểu 2.1

CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN

APATIT VIỆT NAM

Phường Pom Hán, thành phố Lào Cai, tỉnh

Lào Cai

Báo cáo tài chính

Cho năm tài chính kết thúc ngày 31/12/2014

BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH

PHẦN II: TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI CHI NHÁNH VẬN TẢI

ĐƯỜNG SẮT.

2.1 Tổ chức hệ thống kế toán tại chi nhánh vận tải đường sắt.

Bộ máy kế toán của xí nghiệp có nhiệm vụ tổ chức thực hiện và kiểm tra công tác thống kê - kế toán trong phạm vi toàn chi nhánh Giúp giám đốc tổ chức, phân tích hoạt động kinh tế đề ra các giải pháp tài chính kịp thời phục vụ sản xuất đạt hiệu quả cao

Sơ đồ 1.2: Bộ máy kế toán của chi nhánh

( Nguồn: Phòng hành chính – kinh tế )

- Trưởng phòng kế toán : Phụ trách chung mọi hoạt động của phòng kế toán, chịu trách nhiệm trước giám đốc về việc tổ chức, quản lý, ghi chép tài chính của xí nghiệp theo chức năng, quyền hạn nhiệm vụ Giải quyết các khoản thiếu hụt, mất mát hư hỏng, các khoản nợ khó đòi và khoản thiệt hại khác

- Kế toán tổng hợp : Chịu trách nhiệm trước Nhà nước, pháp luật, giám đốc về công tác nghiệp vụ tài chính kế toán, tổ chức công tác hạch toán kế toán của Xí nghiệp, lập báo cáo theo quy định

Phó phòng - Kế toán tổng hợp

Kế toán TSCĐ, tiền mặt

Kế toán vật tư

Kế toán thanh toán

- Kế toán tiền lương, bảo hiểm : Cập nhật, theo dõi, tính toán đầy đủ, kịp thời mọi nghiệp vụ kế toán phát sinh liên quan đến tiền lương và bảo hiểm của người lao động.

- Kế toán TSCĐ, tiền mặt : làm nhiệm vụ theo dõi, phản ánh các nghiệp

vụ kinh tế phát sinh liên quan đến TSCĐ để thực hiện việc quản lý và sử dụng tốt tài sản cố định, tính và phân bổ khấu hao theo đối tượng chịu chi phí Căn cứ vào chứng từ gốc để hạch toán, viết phiếu thu, chi tiền mặt

- Kế toán vật tư : Làm nhiệm vụ theo dõi số hiện có và tình hình biến động của vật tư, tính toán và phân bổ các khoản chi phí nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ

- Kế toán thanh toán : Làm nhiệm vụ thanh toán với khách hàng, thanh toán tạm ứng, hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, đối chiếu công nợ theo quy định

- Thủ quỹ : Có trách nhiệm theo dõi thu, chi tiền mặt, khóa sổ và đối chiếu sổ quỹ với kế toán tiền mặt, cuối tháng báo cáo số tiền và lập bảng kê chi tiết từng loại cho giám đốc, phòng kế toán biết

2.1.1 Các chính sách kế toán chung

Chứng từ kế toán sử dụng trong công ty áp dụng theo qui định của bộ tài

chính xí nghiệp không sử dụng mẫu hóa đơn chứng từ riêng vì ít những nghiệp

vụ kinh tế đặc thù Các chứng từ được sử dụng thích hợp theo nội dung kinh tế, được sử dụng để hạch toán và ghi sổ kế toán Đồng thời, chứng từ được lưu trữ

và bảo đảm an toàn

Niên độ kế toán : Theo năm dương lịch, bắt đầu từ 1/1 và kết thúc là 31/12 hàng năm

Kỳ kế toán là : quý, năm

Phương pháp kế toán hàng tồn kho : theo phương pháp kê khai thường xuyên, kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ

2.1.2 Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán

Xí nghiệp sử dụng hình thức kế toán đơn giản là sử dụng sổ nhật ký chung

để ghi chép cho tất cả các hoạt động kinh tế tài chính Theo thứ tự, thời gian và theo quan hệ đối ứng tài khoản sau đó sử dụng số liệu ở sổ nhật ký chung để ghi

sổ cái các tài khoản liên quan Các loại sổ kế toán của hình thức này bao gồm: sổ nhật ký chuyên dùng, sổ nhật ký chung, sổ cái và các sổ kế toán c

Sơ đồ 1.3 : Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung

2.1.3 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán.

 Kế toán TSCĐ của chi nhánh sử dụng các chứng từ sau

- Hồ sơ tăng, giảm tài sản cố định

- Biên bản kiểm kê

- Bảng tính và phân bổ khấu hao

2.2.1.3 Hạch toán chi tiết

Căn cứ vào hồ sơ tăng, giảm TSCĐ, kế toán TSCĐ tiến hành mở “ Thẻ TSCĐ’ để theo dõi chi tiết TSCĐ của chi nhánh Thẻ này được lập cho từng đối tượng ghi TSCĐ, trong đó phản ánh các chỉ tiêu chi tiết về TSCĐ theo dõi( các chỉ tiêu chung, nguyên giá, phụ tùng kèm theo, ghi giảm ) Để đăng kí, theo dõi

và quản lí toàn bộ TSCĐ của công ty từ khi mua sắm, đưa váo sử dụng đến khi giảm và theo dõi số khấu hao TSCĐ đã trích, kế toán mở “ Sổ TSCĐ”

Khi có nghiệp vụ giảm TSCĐ, căn cứ vào chứng từ giảm, kế toán ghi vào phần giảm TSCĐ trên thẻ TSCĐ và ghi vào cột “ Ghi giảm TSCĐ” của sổ TSCĐ

Hàng tháng, kế toán tính khấu hao căn cứ vào các số liệu trên bảng tính và phân bổ khấu hao, nhân viên kế toán tổng hợp một số khấu hao hàng năm của từng đối tượng TSCĐ và xác định số hao mòn lũy kế

 Hạch toán chi tiết cho từng TSCĐ ( Theo Quyết định của Công ty )

+/ Khi có QĐ tăng TSCĐ kế toán ghi : Nợ TK 211

Có TK 336+/ Khi có QĐ thanh lý, nhượng bán TSCĐ kế toán ghi : Nợ TK 336

Có TK 211

2.2.1.4.Hạch toán tổng hợp TSCĐ

 TK sử dụng

Để theo dõi tình hình biến động TSCĐ trong chi nhánh kế toán sử dụng tài

khoản 211 với 4 TK cấp II, đó là:

- TK 2111: Nhà cửa, vật kiến trúc

- TK 2112: Máy móc, thiết bị

- TK 2113: Phương tiện vận tải, truyền dẫn

- TK 2114: Dụng cụ quản lý và đo lường

Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ liên quan đã được kiểm tra tính hợp

lý, hợp lệ lấy số liệu trực tiếp vào các Nhật ký chung hoặc các sổ chi tiết có liên quan để theo dõi các nghiệp vụ phát sinh tăng TSCĐ trong doanh nghiệp

Để theo dõi các nghiệp vụ giảm TSCĐ, kế toán phản ánh vào Nhật ký chung và Sổ cái Căn cứ để ghi nhận là các Biên bản bàn giao, nhượng bán, thanh lý TSCĐ và các chứng từ liên quan đến giảm TSCĐ trong doanh nghiệp.

Cuối tháng khoá sổ, cộng các số liệu trên Nhật ký chung, kiểm tra, đối chiếu số liệu trên Nhật ký chung với các sổ, thẻ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của Nhật ký chung ghi trực tiếp vào sổ Cái của TK 211

Để phản ánh tình hình trích khấu hao kế toán sử dụng TK 214- Hao mòn TSCĐ.Có 1 TK cấp II là TK 2141: Hao mòn TSCĐHH

Để phản ánh tình hình mua sắm và xây dựng TSCĐ kế toán sử dụng TK 241- Xây dựng cơ bản dở dang Có 2 TK cấp II là:

* Kế toán khấu hao TSCĐ

 Phương pháp tính khấu hao

Khấu hao là một trong những yếu tố cấu thành chi phí, vì vậy việc sử

dụng phương pháp nào để tính trích khấu hao có ảnh hưởng trực tiếp đến sự chính xác của việc tính tổng chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Công ty hiện đang áp dụng phương pháp khấu hao đều theo thời gian

(khấu hao đường thẳng) Phương pháp này cố định mức khấu hao theo thời gian nên có tác dụng thúc đẩy doanh nghiệp nâng cao năng suất lao động, phương

pháp tính đơn giản, tuy nhiên việc thu hồi vốn chậm

Như vậy mức khấu hao năm được tính như sau:

Thời gian dự kiến sử dụng của TSCĐ theo phương pháp này được quy định tại chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao TSCĐ ban hành kèm theo Quyết định số 206/2003/QĐ-BTC của Bộ tài Chính

Trong trường hợp nguyên giá TSCĐ của Công ty có sự biến động như việc thay thế các thiết bị cũ bằng những thiết bị mới, xây mới nhà cửa, kiến trúc… đòi hỏi kế toán viên phải theo dõi chính xác tình hình tăng giảm nguyên giá TSCĐ trong tháng dựa vào các biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ Việc trích hoặc thôi trích khấu hao TSCĐ được thực hiện theo nguyên tắc tròn tháng TSCĐ tăng, giảm, ngừng tham gia vào hoạt động kinh doanh trong tháng được trích hoặc thôi trích khấu hao từ ngày đầu của tháng tiếp theo Điều đó có nghĩa là hàng tháng kế toán phải tính lại nguyên giá của từng loại TSCĐ theo công thức :

+

Nguyên giá TSCĐ tăng trong tháng

- Nguyên giá TSCĐ giảm trong tháng Theo cách tính toán như vậy, kế toán tính ra số khấu hao phải trích trong tháng Toàn bộ số khấu hao các thiết bị, nhà cửa kiến trúc dùng trong bộ máy quản lý Xí nghiệp được hạch toán vào TK 6274 (Chi phí khấu hao TSCĐ)

Thời gian ( số năm ) sử dụng TSCĐ

12

- Bảng tính khấu hao TSCĐ

- Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ

2.2.2 Tổ chức hạch toán kế toán NVL, CCDC tại chi nhánh 2.2.2.1 Chứng từ sử dụng

 Xí nghiệp sử dụng những chứng từ sau

- Báo giá vật tư hàng hóa

- Biên bản duyệt giá của hội đồng giá

- Biên bản giao nhận vật tư hàng hóa

- Hóa đơn bán hàng thông thường, hóa đơn giá trị gia tăng

- Biên bản kiểm nghiệm vật tư hàng hóa

- Hóa đơn cước phí vận chuyển

- Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho

- Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ dụng cụ

 Các loại sổ được sử dụng trong phần hành này là:

TK 152: nguyên liệu, vật liệu

Được mở với những tiểu khoản :

2.2.2.3 Trình tự hạch toán chi tiết NVL, CCDC tại chi nhánh

Hạch toán chi tiết NVL, CCDC là một bộ phận quan trọng của kế toán tại chi nhánh do khối lượng nhập xuất vật tư lớn hiện tại chi nhánh sử dụng phương pháp ghi thẻ song song để theo dõi tình hình nhập- xuất- tồn của NVL, CCDC tại chi nhánh

Kế toán căn cứ vào sổ kế toán chi tiết để lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho cả số lượng và giá trị của từng loại vật tư, sản phẩm

Sơ đồ 1.4: Sơ đồ hạch toán NVL, CCDC

Ghi chú:

Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra

ký chung, các sổ ( thẻ ) chi tiết từ sổ nhật ký chung các thông tin lại tiếp tục cập nhật vào sổ cái tài khoản 152, 153, từ số liệu các sổ thẻ chi tiết thông tin được cập nhật vào bảng tổng hợp nhập xuất tồn Cuối tháng, sau khi đã kiểm tra đối chiếu số liệu đúng giữa sổ cái tài khoản 152, 153 với bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn kế toán lập các báo cáo tài chính

Phiếu nhập kho

Thẻ kho

Phiếu xuất kho

Báo cáo tổng hợp nhập- xuất- tồn kho

Kế toán tổng hợp NVL,

CCDC

Thẻ hoặc sổ

kế toán chi tiết

2.2.3 Tổ chức hạch toán vốn bằng tiền

2.2.3.1 Chứng từ sử dụng

- Bảng chấm công

- Giấy tờ liên quan đến nghỉ việc hưởng lương BHXH

- Bảng thanh toán tiền lương, các khoản chế độ, phụ cấp

- Bảng phân bổ tiền lương & các khoản trích theo lương

2.2.3.2 Tài khoản sử dụng

- Tài khoản sử dụng 622 ; 627 chi tiết

- Nhật ký chứng từ số 7

- Sổ cái tài khoản 622

2.2.3.3 Hạch toán chi tiết

Trích bảng thanh toán tiền lương của phân xưởng đầu máy quý 4/2014 như sau:

Trên cơ sở số liệu trên bảng thanh toán tiền lương, kế toán tính các khoản trích tính vào chi phí NCTT như sau:

Trích: BHXH = 16% lương cơ bản

BHYT = 3% lương cơ bản

KPCĐ = 2% lương thực tế

BHTN = 1% lương cơ bản

2.2.4 Tổ chức hạch toán kế toán chi phí

2.2.4.1 Chứng từ

Để quản lý chi phí một cách hiệu quả, cần phải phân loại chi phí theo một tiêu thức nhất định phù hợp với điều kiện cụ thể của doanh nghiệp, vì trong quá trình sản xuất phát sinh rất nhiều các loại chi phí khác nhau Ở đây xí nghiệp vận tải đường sắt tiến hành phân loại chi phí sản xuất thành 4 khoản mục chi phí như sau:

- Chi phí NVLTT : Bao gồm trị giá thực tế của vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu, bao bì trực tiếp dùng vào sản xuất sau khi trừ đi giá trị phế liệu thu hồi

+ Nguyên vật liệu chính

+ Vật liệu phụ

- Chi phí NCTT : Gồm các khoản tiền lương, phụ cấp, thưởng thường xuyên, ăn giữa ca, các khoản trích theo lương của công nhân sản xuất

- Chi phí SXC : Bao gồm các khoản mục sau:

+ Chi phí nhân viên quản lý : Gồm tiền lương, phụ cấp và các khoản trích theo lương của nhân viên quản lý phân xưởng

+ Chi phí vật liệu quản lý : Vật liệu sửa chữa TS CĐ

+ Chi phí đồ dùng, công cụ, quần áo bảo hộ lao động…

+ Chi phí bằng tiền khác: Là chi phí còn lại ngoài các khoản đã kể trên như công tác phí, lệ phí… của nhân viên phân xưởng

- Chi phí khấu hao TSCĐ: Gồm số khấu hao về nhà xưởng, máy móc thiết

bị dùng cho sản xuất

* Xây dựng định mức chi phí

Để quản lý được chi phí, nắm được tình hình sử dụng và hiệu quả sử dụng

củ chi phí, hiện nay xí nghiệp đã xây dựng hệ thống định mức tiêu hao vật tư, lao động, tiền lương cho từng loại sản phẩm quặng Căn cứ vào định mức chi

phí đã xây dựng để xác định trị giá thực tế của NVL, CCDC, nhân công dùng cho sản xuất.

2.2.4.2 Đối tượng tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm

ở xí nghiệp

 Đối tượng tập hợp chi phí

Do đặc điểm sản xuất của xí nghiệp vận tải đường sắt là vận chuyển các loại quặng, mặt khác các hệ sản xuất tham gia trong quá trình vận chuyển cũng khác nhau Do vậy, xí nghiệp xác định đối tượng là toàn bộ quy trình công nghệ của xí nghiệp Sau khi tập hợp chi phí sản xuất toàn xí nghiệp sẽ tiến hành phân

bổ cho các sản phẩm theo một tiêu thức nhất định

 Đối tượng tính giá thành

Xí nghiệp vận tải đường sắt tổ chức theo quy trình công nghệ khép kín về mặt không gian, liên tục về mặt thời gian, chu kỳ sản xuất sản phẩm ngắn, sản phẩm sản xuất ra liên tục từ khi đưa nguyên vật liệu vào cho đến khi sản phẩm hoàn thành Do vậy, xí nghiệp chọn đối tượng tính giá thành là sản lượng vận chuyển từng loại sản phẩm hoàn thành

2.2.4.3 Hạch toán chi tiết

 Kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Chi phí NVLTT Xí nghiệp bao gồm: Chi phí về nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ,… dùng trực tiếp cho việc tạo sản phẩm Các loại nguyên vật liệu đó được xuất dựa trên cơ sở yêu cầu sản xuất của các phân xưởng và định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho từng loại sản phẩm Quặng

Nguyên vật liệu được phản ánh chi tiết ở các tài khoản cấp 2:

- TK 1522: Nguyên vật liệu

- TK 1523: Nhiên liệu, dầu mỡ

- TK 1524 : Phụ tùng thay thế

- TK 1525 : Thiết bị vật liệu xây dựng cơ bản

- TK 1526 : Phế liệu

- TK 1528 : NVL khác

Việc tập hợp CPNVLTT được thực hiện vào cuối mỗi quý, kế toán căn cứ vào số liệu trên bảng phân bổ số 2 để viết vào dòng vào cột tương ứng trên NKCT số 7 - Phần I - Tập hợp chi phí sản xuất toàn xí nghiệp (Biểu 14)

Sau khi tập hợp chi phí NVLTT của toàn xí nghiệp, kế toán tổng hợp sẽ tiến hành phân bổ cho từng loại sản phẩm theo giá trị xuất dùng thực tế Cụ thể quý 4/2010

Chi phí nhân công trực tiếp

CPNCTT ở chi nhánh vận tải đường sắt bao gồm: Lương chính, lương phụ (lương nghỉ phép, hội họp, ngày lễ, lương ca đêm…), các khoản phụ cấp ( phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp độc hại, tiền ăn ca) và các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ

Việc tập hợp chi phí nhân công trực tiếp được hạch toán cho toàn chi nhánh, sau đó đến cuối kỳ phân bổ cho từng loại sản phẩm theo sản lượng hoàn thành theo đơn giá định mức được Công ty phê duyệt

 Chi phí sản xuất chung

Hiện nay ở chi nhánh vận tải đường sắt, chi phí sản xuất chung là toàn bộ chi phí phục vụ cho sản xuất sản phẩm ở các phân xưởng Toàn bộ chi phí sản xuất chung tập hợp trong từng quý và được phản ánh trên TK 627 Cuối quý căn

cứ vào số liệu đã tổng hợp được, kế toán phân bổ cho từng loại sản phẩm theo công thức:

Chi phí SXC phân bổ

cho sản phẩm

Tổng số SP

CPSXC trong quý được tập hợp theo từng khoản mục như sau:

* Chi phí nhân viên quản lý chi nhánh

Chi phí này gồm tiền lương và các khoản trích theo lương của nhân viên quản lý xí nghiệp Lương nhân viên quản lý xí nghiệp là lương thời gian được tính theo thông tư số 131/LĐTBXH - TT ngày 10/04/1997 của Bộ Lao động Thương binh Xã hội hướng dẫn thi hành nghị định số 28/CP ngày 28/03/1997 của Chính Phủ về đổi mới cơ chế quản lý tiền lương và được tính theo định mức đơn giá đã được duyệt

Kế toán căn cứ vào lương cấp bậc và hệ số năng suất tiền lương để tính lương cho nhân viên quản lý xí nghiệp, sau đó lập bảng thanh toán tiền lương Trên cơ sở số tiền lương của nhân viên xí nghiệp, kế toán tiến hành tính các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ cho nhân viên phân xưởng để vào bảng phân bổ lương và BHXH, số liệu tổng cộng được phản ánh trên TK 6272 Cuối quý, kế toán tiến hành tập hợp chi phí nhân viên phân xưởng các tháng trong quý để lập bảng phân bổ lương và BHXH quý làm căn cứ nhập số liệu trên NKCT số 7 và

sổ cái TK

* Chi phí khấu hao tài sản cố định

Chi phí khấu hao là một trong những yếu tố cấu thành nên chi phí sản xuất Vì vậy việc sử dụng phương pháp nào để tính trích khấu hao có ảnh hưởng trực tiếp đến sự chính xác của việc tính tổng chi phí sản xuất kinh doanh Điều

đó có nghĩa là nó sẽ ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm và giá bán thành phẩm

Cuối mỗi quý, kế toán tiến hành tính và phân bổ khấu hao cho từng bộ phận, từng loại sản phẩm

* Chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác.

Đây là chi phí về điện, nước, dịch vụ sửa chữa TSCĐ phục vụ cho sản xuất chung ở phân xưởng

Hàng quý, trên cơ sở các chứng từ về phiếu chi, … trên các NKCT số 1, NKCT số 2 và các NKCT khác, kế toán tập hợp chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác để đưa số liệu lên NKCT số 7

 Tổng hợp và phân bổ chi phí sản xuất chung

Số liệu về các khoản mục chi phí trên sẽ tổng hợp và phản ánh trên NKCT

số 7 và sổ cái TK 627 Sau khi tổng hợp xong, kế toán tiến hành phân bổ CPSXC cho từng loại sản phẩm theo khối lượng sản phẩm hoàn thành nhập kho

Việc phân bổ chi phí sản xuất chung cho các loại Quặng thành phẩm dựa vào sản lượng sản phẩm hoàn thành

Chi phí SXC trong kỳ x Số lượng sản phẩm hoàn thành

Tổng sản lượng SP hoàn thành

Kế toán tập hợp chi phí sản xuất toán chi nhánh

Toàn bộ chi phí sản xuất của chi nhánh được tập hợp trên TK 1541 ở NKCT số 7 Chúng bao gồm 3 khoản mục CPNVLTT, CPNCTT, CPSXC Trên NKCT số 7 sẽ phản ánh toàn bộ chi phí sản xuất của chi nhánh trong một kỳ nhất định Nó là cơ sở để tính giá thành sản phẩm hoàn thành