Quy trình kiểm nhận hàng trong sản xuất

quy trình quản lý kho trong sản xuất quy trình giao nhận hàng

Trang 1

CÔNG TY ABC

QUY TRÌNH KIỂM NHẬN HÀNG

Số: GDP/YDSD/KNH

Trang 2

CÔNG TY ABC QUI TRÌNH CHUẨN

Trang: 1/6 SỐ: SOP/YDSD/KNH-01 Ngày:

Ngày áp dụng:

Ban hành lần thứ:1

KIỂM NHẬN HÀNG

Đơn vị: Quản lý chất lượng và BP Kho

Người biên soạn

Ngày:

Người soát xét Ngày:

Người phê chuẩn Ngày:

Thay thế

Số: Ngày:

Nơi nhận:

- Ban giám đốc

- Kho, các phòng ban trong công ty

I/ MỤC ĐÍCH:

Quy định thống nhất phương pháp kiểm nhận các mặt hàng thuốc, nguyên liệu, dụng cụ, trang thiết bị y tê do khách hàng cung cấp Đảm bảo đúng chủng loại, đủ số lượng và đảm bảo chất lượng trước khi nhập kho

II/ PHẠM VI ÁP DỤNG:

Tất cả các mặt hàng thành phẩm, nguyên liệu làm thuốc, y dụng cụ… thuộc bất kỳ nguồn gốc nào đều phải được nhận và kiểm theo qui trình này trước khi nhập kho

III/ TÀI LIỆU LIÊN QUAN:

- Quy chế quản lý chất ượng thuốc của Bộ y tế ban hành theo quyết định 24/12/BYT-QĐ ngày 15/9/1998

- Quy chế quản lý thuốc gây nghiện của Bộ Y tế ban hành kèm quyết định số

2033/1999/QĐ-BYT ngày 09/7/1999

- Quy chế quản lý thuốc hướng thần và tiền chất của Bộ Y tế ban hành kèm quyết

định3047/QĐ-BYT ngày 12/7/2001

- Quy chế quản lý thuốc độc A-B của Bộ Y tế ban hành theo quyết định số 2032/1999/QĐ-BYT ngày 09/7/1999

Trang 3

- Quy chế lấy mẫu để xác định chất lượng thuốccủa Bộ Y tế ban hành kèm quyết định

262/BYT-QĐ ngày 23/02/1995

- Thông tư 14/2001/TT-BYT ngày 26/6/2001 của Bộ Y tế hướng dẫn việc ghi nhãn thuốc và mỹ phẩm ảnh hưởng trực tiếp đến con người

Ngày áp dụng:

- Quy chế nhãn hàng hóa lưu thông trong nước và xuất nhập khẩuban hành kèm theo quyết định

số 178/199/QĐ-TT ngày 30/8/1999

- Quy chế đăng ký thuốc của Bộ Y tế ban hành kèm theo quyết định số 3121/2001/QĐ-BYT ngày 18/7/2001

- Quy định về đảm bảo chất lượng theo tiêu chuẩn GSP

- Quy định chế độ bảo quản hàng hóa QT-BQ-YDSD

- Quy trình xử lý khiếu nại của khách hàng QT-XLKN-YDSD

- Quy trình xử lý thu hồi thuốc QT-XLTH-YDSD

IV/ GIẢI THÍCH TỪ NGỮ:

- Phòng PTTT : Phòng phát triển thị trường

- Đơn vị thành phẩm : ống chai, viên, lọ

Trang 4

- Đơn vị đóng gói nhỏ nhất : Vỉ, hộp trung gian đựng một hoặc một số đơn vị thành phẩm

V/ MÔ TẢ THEO SƠ ĐỒ:

Trang 5

PTPK HĐKN

5.2.1

5.2.1.1

5.2.1.2

5.2.1.3

5.2.1.4

5.2.1.5

5.2.1.6

Niêm phong

Lập biên bản kiểm

Xếp hàng vào kho

Kiểm tra tình trạng bên ngoài

Kiện hàng còn niêm phong, Kiểm tra tình trạng bên ngoài

Kiện hàng không còn niêm phong của nhà SX

Dỡ hàng

Kiểm tra tình trạng

Trang 6

Kết thúc nhận hàng:

Kiểm tra đối chiếu lại hàng

Ký hoá đơn chứng từ, sổ sách Tập kết hàng vào nơi quy định

Ngày áp dụng:

Mô tả quá trình nhận hàng

Yêu cầu:

- Tất cả hàng hóa nhập vào kho đều phải có HĐKN hàng hóa, hội đồng phải thực hiện kiểm nhận hàng ngay sau khi nhận hàng vào kho và không để quá 24 giờ

- HĐKN hàng hóa bao gồm:

+ Cán bộ nghiệp vụ phòng kinh doanh

+ Cán bộ phòng kho

- HĐKN có trách nhiệm thực hiện đầy đủ các quy định về quy trình nhập hàng

- Tất cả các hàng hóa nhập kho đều phải có đầy đủ giấy tờ xuất xứ hàng hóa, phiếu kiểm nghiệm của nhà sản xuất, chứng từ nhập khẩu (nếu nhập khẩu)

- Cán bộ nghiệp vụ phòng kinh doanh phải kiểm tra kỹ về mẫu mã, bao bì, chất lượng (cảm quan), số lượng hàng hóa

Trang 7

- Sau khi thực hiện xong hội đồng lập biên bản chi tiết về hàng hóa: Số lượng, chất lượng (cảm quan), số lô, hạn dùng Biên bản phải có đầy đủ chữ ký của thủ kho, trưởng kho, các bộ phận nghiệp vụ, phòng kinh doanh, biên bản làm thành 02 bản, phòng kinh doanh giữ 01 bản, phòng kho giữ 01 bản

1 Hàng hóa trong Container-pallet:

Chuẩn bị:

- Phụ trách phòng và nhóm nhận hàng, nhận bộ từ khai do phòng kinh doanh cung cấp

- Chuẩn bị phương tiện, dụng cụ nhận hàng, mặt bằng kho

- Tiếp nhận hàng: Phải đối chiếu số container, số xe, niêm chì, số chì so với phiếu vận chuyển nếu không đảm bảo đúng hoặc thiếu một số các giấy tờ trong bộ chứng từ phải báo cho phòng kinh doanh Nếu đúng tiến hành dỡ hàng

2 Dỡ hàng:

+ Kiểm tra tên hàng hóa so với chứng từ

+ Dỡ thứ tự từng loại hàng hóa, kiểm tra tình trạng bên ngoài bằng mắt thường, tình trạng băng niêm phong trên kiện, kiểm tra qua cầu các kiện hàng Nếu thấy bất thường phải xếp riêng ra, sau

đó hội đồng kiểm nhận cho hướng xử lý

Sau khi kiểm tra phải niêm phong lại (có chữ ký của các thành viên HĐKN, ghi rõ số lượng, chất lượng trên niêm phong)

Ngày áp dụng:

+ Đối với container – pellet không còn đủ niêm phong bên ngoài: lập biên bản ghi rõ tình trạng container – pallet trước khi mở, tiến hành dỡ hàng tương tự trên

+ Trường hợp các kiện hàng không có đủ niêm phong của hãng thì hội đồng phải mở kiểm tra, lập biên bản về tình trạng thừa, thiếu, đổ vỡ của hàng hóa

3 Đối với trang thiết bị y tế.

- Kiện nguyên đai thuộc máy lớn: để nguyên không mở

Trang 8

- Kiện dán băng kiểm hóa thì hội đồng kiểm nhận cùng ký vào băng niêm phong và không

mở hoặc mở theo quy định 10% tùy từng loại hàng Kiện hàng lớn thì cán bộ nghiệp vụ phòng kinh doanh quyết định dỡ hàng để nguyên

4 Nhập hàng giao rời.

- Kiểm tra tình trạng bên ngoài của từng kiện hàng: Tên, số lô, ký hiệu, mã hiệu, niêm phong

- Kiểm tra qua cân từng kiện hàng, để riêng kiện có trọng lượng không đồng đều còn niêm phong của băng sau đó hội đồng kiểm nhận cùng xác nhận

- Nếu có dấu hiệu khác thường: sách vở, ẩm thấm bao bì, mất niêm phong, trọng lượng không bình thường trong các kiện còn nguyên niêm phong thì HĐKN phải mở kiểm tra và lập biên bản về tình trạng hàng hóa bên trong các kiện đó

- Việc dỡ hàng tiến hành bình thường như hàng trong container – pallet

- Tất cả việc nhập hàng đều phải có sự chứng kiến và xác nhận của người giao hàng

5 Nhập hàng trả lại kho:

a Chuẩn bị:

- Hàng hóa có đầy đủ giấy tờ hợp lệ: Hóa đơn, công văn, biên bản được phòng kinh doanh ký với thành phẩm được A, B phải được đồng ý của Ban Giám đốc

- Chuẩn bị dụng cụ, mặt bằng

- Sau khi kiểm tra hóa đơn, chứng từ đã được ký duyệt, thủ kho kiểm tra đối chiếu với chứng từ lưu Nếu đúng là lô hàng của Công ty đã xuất thì tiến hành nhập lại, nếu không đúng thì không nhận và thông báo lại cho phòng kinh doanh

b Tiếp nhận:

Đối với hàng còn niêm phong tiến hành bình thường như hàng bình thường Đối với hàng

lô hoặc kiện hàng không còn nguyên niêm phong phải kiểm tra, đối chiếu từng đơn vị đóng gói nhỏ nhất

Ngày áp dụng:

Trang 9

6 Kết thúc nhận hàng:

- Ký vào phiếu vận chuyển trả người giao hàng 1 bên

- Lưu chứng từ và mẫu gửi (nếu có) vào nơi quy định để chuyển cho phòng kinh doanh

- Sắp xếp hàng vào kho theo quy định Nếu hàng trả lại vì lý do số lượng thủ kho đưa vào đúng nơi quy định của hàng hóa đó Nếu trả lại vì lý do chất lượng thủ kho xếp vào khu vực hàng chờ để xử lý

7 Kiểm tra hàng hóa:

- Tất cả các loại hàng hóa trước khi nhập kho phải được HĐKN kiểm tra tới từn lô sản xuất,

số lượng, chất lượng

- Kiểm hàng tuân thủ nguyên tắc hàng về trước kiểm trước Hàng có thời gian khiếu nại ngắn (ghi trong hợp đồng), có nghhi ngờ về chất lượng, hàng cần cấp phát ngay được ưu tiên kiểm trước

- Hàng kiểm tới đau mở tới đó, những kiện hàng chưa kiểm tra phải được giữ nguyên niêm phong và bao bì gốc

- Khi phát hiện hàng có dấu hiệu không bình thường, hỏng vỡ, thừa thiếu, nghi ngờ về chất lượng… HĐKN báo phụ trách phòng kinh doanh để kịp thời xin ý kiến xử lý

- Hàng kiểm song phải được bảo quản lại như ban đầu, với những kiện hàng lẻ phải đánh dấu và để riêng

8 Lưu hồ sơ:

STT Tên hồ sơ Ký mã hiệu Bộ phận lưu Thời gian (tháng)

07 Phiếu thu đã xuất, nhập (biểuhàng) BM05-NKH Kho 24

9 Phụ lục:

Ngày áp dụng:

Trang 10

Phụ lục 1: Biên bản kiểm nhận hàng hóa thừa thiếu, hỏng vỡ kém phẩm chất BM01-NKH Phụ lục 2: Sổ kiểm nhận hàng hóa BM02/01-NKH

Phụ lục 3: Phiếu kiểm tra chất lượng BM03-NKH

Phụ lục 4: Thủ kho BM04-NKH

Phụ lục 5: Phiếu theo dõi xuất, nhập BM05-NKH

Phụ lục 6: Phiếu theo dõi chất lượng BM06-NKH

Định dạng
Số trang	10
Dung lượng	118,24 KB