Thiết kế hệ thống quản lý công văn, được ứng dụng thực tế trong công việc hỗ trợ quản lý công văn của Tổng cục Thi hành án dân sự Hà Nội.

MỤC LỤC MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI NÓI ĐẦU 4 CHƯƠNG 1: MÔ TẢ BÀI TOÁN VÀ GIẢI PHÁP 1 1.1. Giới thiệu về Tổng cục Thi hành án dân sự 1 21. Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác do Bộ trưởng Bộ Tư pháp giao và theo quy định của pháp luật. 5 1.2. Mô tả hoạt động quản lý công văn 5 1.2.1. Hoạt động xử lý công văn đến 6 1.2.2. Hoạt động xử lý công văn đi 9 1.2.3. Hoạt động lập báo cáo thống kê 11 1.3. Giải pháp 11 2.1. MÔ HÌNH NGHIỆP VỤ 13 2.1.1. Biểu đồ ngữ cảnh 13 2.1.2. Sơ đồ phân rã chức năng 14 1.1 . Cập nhật công văn đến 15 1.2. Cập nhật công văn đi 15 2.1. Vào sổ đăng ký công văn đến 15 2.2. Chuyển giao cho các phòng ban, cá nhân có liên quan để giải quyết 15 3.1. Vào sổ đăng ký công văn đi 15 3.2. Vào sổ công văn đi 15 3.3. Vào sổ giao nhận khối các phòng ban 15 4.1. Báo cáo thống kê cơ sở công tác văn thư 16 4.2. Báo cáo tình hình xử lý công văn 16 2.1.3. Danh sách hồ sơ dữ liệu 16 2.1.4. Ma trận thực thể dữ liệu chức năng 17 2.2. SƠ ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU 12 2.2.1. Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0 12 2.2.2. Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 13 2.3. THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU 17 2.3.1. Mô hình liên kết thực thể (ER) 17 CHƯƠNG 3: CƠ SỞ LÝ THUYẾT 21 3.1. PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG HƯỚNG CẤU TRÚC 21 3.1.1. Khái niệm chung về hệ thống thông tin 21 3.1.2. Tiếp cận phát triển hệ thống thông tin định hướng cấu trúc 21 3.2. THIẾT KẾ CSDL QUAN HỆ 23 3.3. CÔNG CỤ ĐỂ CÀI ĐẶT CHƯƠNG TRÌNH 24 2.1.3. Các thành phần 27 2.1.4. Các hàm thông dụng trong SQL Server 28 2.1.5. Các kiểu dữ liệu trong SQL Server 31 2.2.4. Kiểu dữ liệu trong C 33

M C L CỤC LỤC ỤC LỤC

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN

LỜI NÓI ĐẦU 4

CHƯƠNG 1: MÔ TẢ BÀI TOÁN VÀ GIẢI PHÁP 1

1.1 Giới thiệu về Tổng cục Thi hành án dân sự 1

21 Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác do Bộ trưởng Bộ Tư pháp giao và theo quy định của pháp luật 5

1.2 Mô tả hoạt động quản lý công văn 5

1.2.1 Hoạt động xử lý công văn đến 6

1.2.2 Hoạt động xử lý công văn đi 9

1.2.3 Hoạt động lập báo cáo thống kê 11

1.3 Giải pháp 11

2.1 MÔ HÌNH NGHIỆP VỤ 13

2.1.1 Biểu đồ ngữ cảnh 13

2.1.2 Sơ đồ phân rã chức năng 14

1.1 Cập nhật công văn đến 15

1.2 Cập nhật công văn đi 15

2.1 Vào sổ đăng ký công văn đến 15

2.2 Chuyển giao cho các phòng ban, cá nhân có liên quan để giải quyết 15

3.1 Vào sổ đăng ký công văn đi 15

3.2 Vào sổ công văn đi 15

3.3 Vào sổ giao nhận khối các phòng ban 15

4.1 Báo cáo thống kê cơ sở công tác văn thư 16

4.2 Báo cáo tình hình xử lý công văn 16

2.1.3 Danh sách hồ sơ dữ liệu 16

2.1.4 Ma trận thực thể dữ liệu - chức năng 17

2.2 SƠ ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU 12

2.2.1 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0 12

2.2.2 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 13

2.3 THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU 17

2.3.1 Mô hình liên kết thực thể (ER) 17

CHƯƠNG 3: CƠ SỞ LÝ THUYẾT 21

3.1 PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG HƯỚNG CẤU TRÚC 21

3.1.1 Khái niệm chung về hệ thống thông tin 21

3.1.2 Tiếp cận phát triển hệ thống thông tin định hướng cấu trúc 21

3.2 THIẾT KẾ CSDL QUAN HỆ 23

3.3 CÔNG CỤ ĐỂ CÀI ĐẶT CHƯƠNG TRÌNH 24

2.1.3 Các thành phần 27

2.1.4 Các hàm thông dụng trong SQL Server 28

2.1.5 Các kiểu dữ liệu trong SQL Server 31

2.2.4 Kiểu dữ liệu trong C# 33

DANH M C HÌNHỤC LỤC _Toc415730418

Hình 1.1: Sơ đồ tiến trình nghiệp vụ xử lý công văn đến 8

Hình 1.2: Sơ đồ tiến trình nghiệp vụ xử lý công văn đi 10

Hình 1.3: Sơ đồ tiến trình nghiệp vụ lập báo cáo thống kê 11

Hình 2.1: Biểu đồ ngữ cảnh hệ thống quản lý công văn 13

Hình 2.2: Sơ đồ phân rã chức năng nghiệp vụ quản lý công văn 14

Hình 2.3: Ma trận thực thể dữ liệu - chức năng 17

Hình 2.4: Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0 12

Hình 2.5: Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1của tiến trình “1.0 Cập nhật công văn” 13

Hình 2.6: Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1của tiến trình “2.0 Xử lý công văn đến” 14

Hình 2.7: Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1của tiến trình “3.0 Xử lý công văn đi” 15

Hình 2.8: Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1của tiến trình “4.0 Lập báo cáo thống kê” 16

Hình 2.9: Mô hình ER 20

Hình 3.1: Vòng đời phát triển cơ sở dữ liệu truyền thống 23

LỜI CẢM ƠN

Người xưa có câu: “Uống nước nhớ nguồn, ăn quả nhớ kẻ trồng cây” Với

em sinh viên khoá ĐH1 của trường Đại Học Tài Nguyên Và Môi Trường luôn luônghi nhớ những công lao to lớn của các thầy giáo, cô giáo Những người đã dẫn dắtchúng em từ khi mới bước chân vào giảng đường đại học những kiến thức, nănglực và đạo đức chuẩn bị hành trang bước vào cuộc sống để xây dựng đất nước khi

ra trường sau 4 năm học Em xin hứa sẽ lao động hết mình đem những kiến thứchọc được phục vụ cho Tổ quốc Em xin chân thành cảm ơn đến:

Cha, mẹ người đã sinh thành và dưỡng dục con, hỗ trợ mọi điều kiện về vậtchất và tinh thần cho con trên con đường học tập lòng biết ơn sâu sắc nhất

Thầy cô của trường và các thầy cô trong Ban giám hiệu, thầy cô trong Bộmôn Tin học của trường Đại Học Tài Nguyên Và Môi Trường đã tận tình giảngdạy và tạo mọi điều kiện cho chúng em học tập trong suốt thời gian học tập tạitrường

Thầy/cô Hà Mạnh Đào – Giáo viên hướng dẫn tiểu án tốt nghiệp đã tận tình,hết lòng hướng dẫn em trong suốt quá trình nghiên cứu để hoàn thành tiểu án tốtnghiệp này Em mong thầy luôn luôn mạnh khoẻ để nghiên cứu và đào tạo nguồnnhân lực cho đất nước

Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn

Hà Nội, ngày tháng năm 2015

Sinh viên thực hiện

LỜI NÓI ĐẦU

Ngày nay sự phát triển mạnh mẽ của Công nghệ thông tin (CNTT) làm chomáy tính trở thành phương tiện không thể thiếu dược trong mọi lĩnh vực đời sống.Hơn lúc nào hết các tính năng của máy tính dược khai thác một cách triệt để Nếunhư vài năm truớc máy tính ở nước ta được sử dụng chủ yếu như là một công cụ đẻsoạn thảo văn bản hoặc các công việc lập trình, quản lý phức tạp, xử lý dữ liệu biểubảng, thương mại, khoa học v.v… thì giờ đây, cùng với sụ vươn xa của mạngInternet trên lãnh thổ Việt Nam, máy tính còn là phương tiện bạn có thể ngồi trênbàn làm việc cá nhân tại gia dình để trao đổi thông tin liên lạc đi khắp toàn cầu

CNTT càng phát triển thì con người càng có nhiều những phương pháp mới,công cụ mới để xử lý thông tin và nắm bắt được nhiều thông tin hơn CNTT đượcứng dụng trong mọi nghành nghề, mọi lĩnh vực của đời sống xã hội Việc ứngdụng CNTT trong quản lý, sản xuất, kinh doanh du lịch là một xu hướng tất yếu

Kết quả của việc áp dụng CNTT trong quản lý là việc hình thành các hệthống thông tin quản lý nhằm phục vụ cho nhu cầu xử lý dữ liệu và cung cấp thôngtin cho các chủ sở hữu hệ thống đó Ở nước ta hiện nay trong những năm gần đâycác ứng dụng tin học vào quản lý đang ngày một nhiều hơn, đa dạng hơn

Hệ thống thông tin được đề cập đến trong đồ án này là hệ thống quản lýcông văn, được ứng dụng thực tế trong công việc hỗ trợ quản lý công văn của

Tổng cục Thi hành án dân sự Hà Nội

Tổng cục Thi hành án dân sự là cơ quan trực thuộc Bộ Tư pháp, thực hiệnchức năng tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Tư pháp quản lý nhà nước về công tác thihành án dân sự và thi hành án hành chính trong phạm vi cả nước; thực hiện quản lýchuyên ngành về thi hành án dân sự và thi hành án hành chính theo quy định củapháp luật

Tổng cục Thi hành án dân sự có tư cách pháp nhân, con dấu có hình Quốchuy, tài khoản riêng tại Kho bạc Nhà nước và trụ sở tại thành phố Hà Nội

Trong đó có nhiệm vụ phát hành báo chí và giao nhận công văn cho một sốban ngành của ủy ban, thành ủy và một số các sở ban ngành khác Xuất phát từ

thực tiễn công việc hàng ngày trong việc giao nhận công văn theo hình thức cũ

“tay trao tay” ngày càng không phù hợp với tình hình hiện nay khi mà nền côngnghệ số đang rất phát triển và có mặt trong tất cả các sở ban ngành, các đơn vị Cáccông văn thường không kịp thời, đặc biệt là các “sự vụ điện” các công văn cần thờigian xử lý nhanh Việc quản lý rất khó khăn, việc tra cứu các văn bản thường mấtrất nhiều thời gian mà nhiều khi không mang lại kết quả Với các văn bản dài,nhiều tờ và gửi cho nhiều đơn vị thì văn thư làm việc rất mất thời gian vì phải saochép rồi gửi đi Mặt khác, với các sở ban ngành lượng văn bản gửi đi nhiều thìhàng tháng lượng văn phòng phẩm phục vụ cho công tác này là không nhỏ

Để giải quyết các khó khăn của công việc trên một cách nhanh chóng vàthuận lợi thì tin học đã cung cấp cho chúng ta các phương pháp và các công cụ đểxây dựng các chương trình ứng dụng đó và việc có được một chương trình gần như

tự động hoá được các công việc trên cho nhân viên Trong đề tài này đã thể hiệntương đối đầy đủ những chi tiết đề ra

CHƯƠNG 1

MÔ TẢ BÀI TOÁN VÀ GIẢI PHÁP1.1 Giới thiệu về Tổng cục Thi hành án dân sự

2014 của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơcấu tổ chức của Tổng cục Thi hành án dân sự trực thuộc Bộ Tư pháp, Tổng cục Thihành án dân sự có vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức nhưsau:

Vị trí và chức năng của Tổng cục Thi hành án dân sự

1 Tổng cục Thi hành án dân sự là cơ quan trực thuộc Bộ Tư pháp, thực hiện chứcnăng tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Tư pháp quản lý nhà nước về công tác thi hành

án dân sự và thi hành án hành chính trong phạm vi cả nước; thực hiện quản lýchuyên ngành về thi hành án dân sự và thi hành án hành chính theo quy định củapháp luật

2 Tổng cục Thi hành án dân sự có tư cách pháp nhân, con dấu có hình Quốc huy,tài khoản riêng tại Kho bạc Nhà nước và trụ sở tại thành phố Hà Nội

Nhiệm vụ và quyền hạn của Tổng cục Thi hành án dân sự

Tổng cục Thi hành án dân sự thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

1 Xây dựng để Bộ trưởng Bộ Tư pháp trình cấp có thẩm quyền hoặc ban hànhtheo thẩm quyền:

a) Dự án luật, dự thảo nghị quyết của Quốc hội; dự án pháp lệnh, dự thảo nghịquyết của Ủy ban thường vụ Quốc hội; dự thảo nghị định, nghị quyết của Chínhphủ; dự thảo quyết định, chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ; dự thảo thông tư, quyếtđịnh của Bộ trưởng Bộ Tư pháp và các văn bản khác về thi hành án dân sự, quản lýthi hành án hành chính;

b) Chiến lược, chương trình quốc gia, đề án, dự án, quy hoạch, kế hoạch dài hạn,năm năm, hàng năm, dự thảo báo cáo Quốc hội, báo cáo Chính phủ về thi hành ándân sự, quản lý thi hành án hành chính.

2 Trình Bộ trưởng Bộ Tư pháp quyết định:

a) Thành lập, giải thể cơ quan thi hành án dân sự; các phòng chuyên môn và tổchức tương đương thuộc Cục Thi hành án dân sự tỉnh, thành phố trực thuộc Trungương;

b) Quản lý tổ chức, công chức của hệ thống cơ quan thi hành án dân sự theo quyđịnh của pháp luật;

c) Quy định về quy trình, thủ tục, tiêu chuẩn, định mức, biểu mẫu, giấy tờ về thihành án dân sự và thi hành án hành chính;

d) Quy định về thống kê thi hành án dân sự và thi hành án hành chính

3 Hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật,chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, chương trình, đề án, dự án về thi hành án dân sự,quản lý thi hành án hành chính sau khi được phê duyệt, ban hành

Thực hiện công tác rà soát, hệ thống hóa, kiểm tra việc thi hành văn bản quy phạmpháp luật về thi hành án dân sự, thi hành án hành chính; tuyên truyền, phổ biến,giáo dục pháp luật về thi hành án dân sự, thi hành án hành chính

Tuyên truyền, giáo dục, vận động tổ chức, cá nhân thực hiện nghiêm bản án, quyếtđịnh dân sự, hành chính của Tòa án và các quy định khác theo quy định của phápluật

4 Ban hành theo thẩm quyền các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn chuyên môn, nghiệp

vụ về thi hành án dân sự, thi hành án hành chính, văn bản cá biệt, văn bản quyphạm nội bộ theo quy định của pháp luật

5 Tổ chức kiểm tra:

a) Việc thực hiện trình tự, thủ tục và áp dụng pháp luật trong hoạt động thi hành ándân sự, quản lý thi hành án hành chính, đôn đốc thi hành án hành chính;

b) Chế độ thống kê và báo cáo về thi hành án dân sự, quản lý thi hành án hànhchính, đôn đốc thi hành án hành chính;

c) Việc thu, chi tiền, giao, nhận tài sản trong thi hành án dân sự; việc thu, nộp cáckhoản phí, lệ phí và chi phí tổ chức cưỡng chế thi hành án dân sự;

d) Các hoạt động khác liên quan đến công tác thi hành án dân sự và công tác quản

lý về thi hành án hành chính theo quy định của pháp luật

6 Giải quyết khiếu nại, tố cáo; xử lý theo thẩm quyền hoặc kiến nghị cấp có thẩmquyền xử lý theo quy định của pháp luật đối với hành vi vi phạm pháp luật thi hành

án dân sự, quản lý thi hành án hành chính, đôn đốc thi hành án hành chính; phòng,chống tham nhũng, tiêu cực và thực hành tiết kiệm, chống lãng phí trong thi hành

án dân sự, quản lý thi hành án hành chính, đôn đốc thi hành án hành chính theoquy định của pháp luật

7 Thực hiện công tác phòng ngừa tội phạm trong thi hành án dân sự, quản lý thihành án hành chính

8 Theo dõi tình hình thi hành pháp luật trong lĩnh vực thi hành án dân sự và thihành án hành chính

9 Theo dõi việc thực hiện kháng nghị, kiến nghị của Viện Kiểm sát nhân dân liênquan đến hoạt động thi hành án dân sự, đôn đốc thi hành, án hành chính Trả lờikháng nghị, kiến nghị của Viện Kiểm sát nhân dân theo quy định

10 Thực hiện kế hoạch, chương trình, đề án, dự án hợp tác quốc tế về thi hành ándân sự và thi hành án hành chính theo quy định của pháp luật và phân cấp của Bộtrưởng Bộ Tư pháp; đánh giá kết quả về hợp tác quốc tế trong công tác thi hành ándân sự và thi hành án hành chính

11 Phối hợp với cơ quan liên quan thực hiện thanh tra về quản lý thi hành án dân

sự, quản lý thi hành án hành chính và xử lý hành vi không chấp hành án theo quyđịnh của pháp luật

12 Giúp Bộ trưởng Bộ Tư pháp phối hợp với Bộ trưởng Bộ Quốc phòng quản lý

13 Tổ chức nghiên cứu, quản lý, ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ thông tinvào hoạt động của cơ quan thi hành án dân sự; hiện đại hóa cơ sở vật chất kỹ thuậtcủa các cơ quan thi hành án dân sự.

14 Thống kê, xây dựng cơ sở dữ liệu về thi hành án dân sự và thi hành án hànhchính

15 Quản lý tổ chức bộ máy, vị trí việc làm, biên chế công chức, số lượng ngườilàm việc trong đơn vị thuộc Tổng cục Thi hành án dân sự; thực hiện chế độ tiềnlương, chính sách đãi ngộ; bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, luân chuyển, điều động, miễnnhiệm, từ chức, biệt phái, nghỉ hưu, thôi việc; khen thưởng, kỷ luật; đào tạo, bồidưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ đối với công chức, viên chức thuộc thẩm quyềnquản lý của Tổng cục Thi hành án dân sự theo quy định của pháp luật và phân cấpquản lý của Bộ trưởng Bộ Tư pháp

16 Quản lý, thực hiện phân bổ kinh phí, bảo đảm cơ sở vật chất - kỹ thuật, phươngtiện hoạt động của các cơ quan thi hành án dân sự theo quy định của pháp luật vàphân cấp của Bộ trưởng Bộ Tư pháp

17 Quản lý khoản thu phí do cơ quan thi hành án dân sự nộp cho Tổng cục Thihành án dân sự để thực hiện việc điều hòa phí thi hành án và sử dụng theo quy địnhcủa pháp luật

18 Tổ chức và quản lý công tác thi đua - khen thưởng của hệ thống các cơ quan thihành án dân sự, các tổ chức, cá nhân khác có thành tích xuất sắc trong công tác thihành án dân sự, quản lý thi hành án hành chính, đôn đốc thi hành án hành chínhtheo quy định của pháp luật và phân cấp của Bộ trưởng Bộ Tư pháp

19 Thực hiện các quy định về bồi thường nhà nước trong thi hành án dân sự, đônđốc thi hành án hành chính theo quy định của pháp luật

20 Thực hiện nhiệm vụ cải cách hành chính, cải cách tư pháp theo mục tiêu và nộidung chương trình cải cách hành chính, cải cách tư pháp được cấp có thẩm quyềnphê duyệt

21 Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác do Bộ trưởng Bộ Tư pháp giao vàtheo quy định của pháp luật.

1.2 Mô tả hoạt động quản lý công văn

Các chức năng trong Quản lý Văn bản đến

- Báo cáo theo dõi GQ văn bảnđến

- In sổ văn bản đến

Văn thư

Các chức năng trong Quản lý Văn bản đi

dụng

- Chỉnh sửa văn bản đi

- Sao chép văn bản đi

- Xóa văn bản đi

Văn thư

- Xem chi tiết văn bản

Văn thư

- Báo cáo tổng hợp văn bản đi

- Báo cáo theo loại văn bản

Văn thư

Các chức năng trong Danh mục

dụng

thư

Quản lý thông tin cá nhân

Mọi user trên

hệ thống

1.2.1 Hoạt động xử lý công văn đến

Khi có một công văn đến thì nhân viên văn thư nhận công văn và kiểm traxem công văn có gửi đúng địa chỉ không Nếu sai thì gửi trả lại Ngược lại, sẽ tiếpnhận và bóc xem công văn (nếu công văn gửi theo đính danh thì không được bóc).Sau đó phân loại và lưu các thông tin của công văn đến (Ngày đến, Số đến, Tácgiả, Số - ký hiệu, Ngày tháng, Tên loại và trích yếu nội dung, Đơn vị hoặc ngườinhận, Ký nhận, Ghi chú) vào sổ Đăng ký công văn đến Sau đó gửi cho cán bộ lãnhđạo hoặc cán bộ chức năng trong cơ quan để giải quyết Tại đây, công văn có thểđược xử lý ngay hoặc lại được chuyển giao cho các bộ phận hay các cá nhân khác.Nếu cần hồi đáp thì chuyên viên soạn thảo sẽ soạn thảo công văn, trình lãnh đạo,nếu được họ sẽ lưu bản gốc và ban hành công văn đi

Cơ quan ngoài Nhân viên văn thư Chuyên viên soạn thảo Lãnh đạo Hồ sơ tài liệu

Hình 1.1: Sơ đồ tiến trình nghiệp vụ xử lý công văn đến

Gửi công

văn đến

Tiếp nhận CVDEN

Phân loại và lưu thông tin CVDEN vào

sổ đăng ký công văn đến

Chuyển CVDEN cho các đơn vị có liên quan

Xét duyệt

Soạn thảo công văn

Lưu và gửi CVDI

CVDEN

Sổ đăng

ký công văn đến

1.2.2 Hoạt động xử lý công văn đi

Nhu cầu ban hành một công văn đi có thể phát sinh từ một công văn đếnhoặc do nhu cầu nội tại của cơ quan

Công văn đi do chuyên viên soạn thảo sẽ được gửi lãnh đạo duyệt ký,chuyển văn thư lấy số theo thể loại (Sổ đăng ký công văn đi) Sau đó, nhân viênvăn thư sẽ lưu thông tin của công văn đi ( Ngày tháng gửi, Số và ký hiệu, Đơn vịhoặc người gửi, Đơn vị hoặc người nhận, Số lượng, Ký nhận, Ghi chú) vào sổCông văn đi Đồng thời lưu vào Sổ giao nhận khối các phòng ban các thông tin:Ngày tháng, Đơn vị gửi tới, Số và ký hiệu, Số lượng, Ký nhận Cuối cùng, chuyểncông văn đi tới các bộ phận phát hành để gửi đến những nơi cần thiết

Lãnh đạo Chuyên viên soạn thảo Nhân viên văn thư Hồ sơ tài liệu

Hình 1.2: Sơ đồ tiến trình nghiệp vụ xử lý công văn đi

1.2.3 Hoạt động lập báo cáo thống kê

Sổ đăng

ký công văn đi

Sổ giao nhận khối các phòng ban

CVDI

Vào sổ giao nhận khối các phòng ban

Chuyển CVDI đến những nơi cần thiết

Vào sổ đăng ký công văn đi

Vào sổ công văn đi

Soạn thảo CVDI

Không chấp nhận

Cuối tháng, nhân viên văn thư sẽ tiến hành lập báo cáo thống kê gửi lên banlãnh đạo.

Hình 1.3: Sơ đồ tiến trình nghiệp vụ lập báo cáo thống kê

1.3 Giải pháp

Xuất phát từ thực tiễn công việc hàng ngày trong việc giao nhận công văntheo hình thức cũ “tay trao tay” ngày càng không phù hợp với tình hình hiện naykhi mà nền công nghệ số đang rất phát triển và có mặt trong tất cả các sở banngành, các đơn vị Các công văn thường không kịp thời, đặc biệt là các “sự vụđiện” các công văn cần thời gian xử lý nhanh Việc quản lý rất khó khăn, việc tracứu các văn bản thường mất rất nhiều thời gian mà nhiều khi không mang lại kếtquả Với các văn bản dài, nhiều tờ và gửi cho nhiều đơn vị thì văn thư làm việc rấtmất thời gian vì phải sao chép rồi gửi đi Mặt khác, với các sở ban ngành lượngvăn bản gửi đi nhiều thì hàng tháng lượng văn phòng phẩm phục vụ cho công tácnày là không nhỏ

Từ thực tiễn yêu cầu của công việc, em xin đưa ra giải pháp ứng dụng côngnghệ thông tin trong quản lý công văn góp phần giảm thiểu nhiều thủ tục hànhchính rườm rà, tiết kiệm thời gian và công sức, mang lại hiệu quả cao

Lập báo

duyệt

Báo cáo thống kê cơ

sở công tác văn thư Không đạt

Báo cáo

Báo cáo tình hình

xử lý công văn

CHƯƠNG 2PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG2.1 MÔ HÌNH NGHIỆP VỤ

Yêu cầu báo cáo Công văn đến

Hồi đáp công văn

Công văn đi

Công văn cần được xử lý

Kết quả xử lý

CƠ QUAN

NGOÀI

PHÒNG BAN

b) Mô tả hoạt động

Khi cơ quan ngoài gửi công văn đến, hệ thống sẽ cập nhật thông tin và gửicông văn cần được xử lý cho lãnh đạo hoặc các phòng ban trong cơ quan để giảiquyết Sau đó, họ trả về kết quả xử lý cho hệ thống Nếu cần thiết, hệ thống sẽ hồiđáp công văn

hoặc do phát sinh từ một công văn đến, hệ thống sẽ gửi công văn đi

Quản lý công văn

3.1 Vào sổ đăng

ký công văn đi

2 Xử lý công văn đến

2.1 Vào sổ đăng ký công văn đến

4 Lập báo cáo thống kê

4.1 Báo cáo thống

kê cơ sở công tác văn thư

4.2 Báo cáo tình hình xử lý công văn

cá nhân có liên quan

để giải quyết

3.2 Vào sổ công văn đi

3.3 Vào sổ giao nhận khối các phòng ban

1 Cập nhật

công văn

b) Mô tả chi tiết các chức năng lá

1.1 Cập nhật công văn đến

Khi có một công văn đến, nhân viên văn thư sẽ lưu toàn bộ thông tin củacông văn đến

1.2 Cập nhật công văn đi

Khi gửi đi một công văn đi, nhân viên văn thư sẽ lưu toàn bộ thông tin củacông văn đi

2.1 Vào sổ đăng ký công văn đến

Khi cơ quan ngoài gửi công văn đến, nhân viên văn thư sẽ lưu vào sổ đăng

ký công văn đến các thông tin: Ngày đến, Số đến, Nơi phát hành, Số - ký hiệu côngvăn đến, Ngày ký công văn, Tên loại, Trích yếu nội dung

2.2 Chuyển giao cho các phòng ban, cá nhân có liên quan để giải quyết

cho các phòng ban hoặc cá nhân có liên quan để giải quyết

3.1 Vào sổ đăng ký công văn đi

Sau đó, nhân viên văn thư sẽ lưu vào sổ đăng ký công văn đi các thông tin:

Số - ký hiệu công văn đi, Ngày ký công văn, Tên loại, Trích yếu nội dung, Tênngười ký, Nơi nhận công văn đi, Nơi nhận bản lưu

3.2 Vào sổ công văn đi

tháng gửi công văn đi, Số - ký hiệu công văn đi, Nơi phát hành, Nơi nhận, Sốlượng bản

3.3 Vào sổ giao nhận khối các phòng ban

các thông tin: Ngày tháng gửi công văn đi, Nơi gửi, Số - ký hiệu công văn đi, Sốlượng bản

4.1 Báo cáo thống kê cơ sở công tác văn thư

thư gửi lãnh đạo

4.2 Báo cáo tình hình xử lý công văn

lãnh đạo

2.1.3 Danh sách hồ sơ dữ liệu

a Công văn đến

b Công văn đi

c Sổ đăng ký công văn đến

d Sổ đăng ký công văn đi

e Sổ công văn đi

f Sổ giao nhận khối các phòng ban

g Báo cáo

2.1.4 Ma trận thực thể dữ liệu - chức năng

Các thực thể

a Công văn đến

b Công văn đi

c Sổ đăng ký công văn đến

d Sổ đăng ký công văn đi

e Sổ công văn đi

f Sổ giao nhận khối các phòng ban

g Báo cáo

3 X lý công v n i ử lý công văn đi ăn đi đi R U U U

4 L p báo cáo th ng kê ập báo cáo thống kê ống kê R R R R C

Hình 2.3: Ma trận thực thể dữ liệu - chức năng

2.2 SƠ ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU

2.2.1 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0

Hình 2.4: Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0

1.0Cập nhật

d Sổ đăng ký công văn đi

f Sổ giao nhận khối các phòng ban

b Công văn đi

Công văn cần được xử lýPhòng

Phòng ban

Lãnh đạo đơn vịCông văn cần được xử lý

Công văn đi

Công văn đi

Yêu cầu báo cáo Báo cáo

Ký xác nhận

Ký xác nhận

3.0

Xử lý công văn đi

2.0

Xử lý công văn đến

4.0Lập báo cáo thống kê

2.2.2 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1

Hình 2.5: Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1của tiến trình “1.0 Cập nhật công văn”

1.1Cập nhật công văn đến

1.2Cập nhật công văn đi

Hình 2.6: Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1của tiến trình “2.0 Xử lý công văn đến”

Phòng ban

2.2Chuyển giao công văn đến cho các phòng ban, cá nhân có liên quan để giải quyết

2.1

Vào sổ đăng ký

công văn đến

a Công vănđến

c Sổ đăng ký công văn đến

f Sổ giao nhận khối các phòng ban

Nhân viên

Công văn cần được xử lý