Hệ thống thông tin Quản Lý Công văn tổng cục thi hành án dân sự Hà Nội

MỤC LỤCLỜI CẢM ƠNMỤC LỤCDANH MỤC HÌNHLỜI NÓI ĐẦU1CHƯƠNG 1: MÔ TẢ BÀI TOÁN VÀ GIẢI PHÁP31.1.Lý do chọn đề tài31.2.Giới thiệu về Tổng cục Thi hành án dân sự31.3.Mô tả hoạt động quản lý công văn71.2.1. Hoạt động xử lý công văn đến81.2.2. Hoạt động xử lý công văn đi101.2.3. Hoạt động lập báo cáo thống kê12CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG132.1. MÔ HÌNH NGHIỆP VỤ132.1.1. Biểu đồ ngữ cảnh132.1.2. Sơ đồ phân rã chức năng142.1.3. Danh sách hồ sơ dữ liệu162.1.4. Ma trận thực thể dữ liệu chức năng162.2. SƠ ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU182.2.1. Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0182.2.2. Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1192.3. THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU232.3.1. Mô hình liên kết thực thể (ER)232.3.2. Mô hình quan hệ272.3.2.2. Mô hình quan hệ282.3.3. Các bảng dữ liệu vật lý282.4. THIẾT KẾ GIAO DIỆN332.4.1.Giao diện chính332.4.2.Các giao diện cập nhật dữ liệu342.4.3. Các giao diện xử lý dữ liệu432.4.4. Các mẫu báo cáo44CHƯƠNG 3: CƠ SỞ LÝ THUYẾT473.1. PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG HƯỚNG CẤU TRÚC473.1.1. Khái niệm chung về hệ thống thông tin473.2. THIẾT KẾ CSDL QUAN HỆ493.3. CÔNG CỤ ĐỂ CÀI ĐẶT CHƯƠNG TRÌNH503.3.1 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu502.1.2. Một số bước xây dựng cơ sở dữ liệu512.1.4.Các hàm thông dụng trong SQL Server552.1.5.Các kiểu dữ liệu trong SQL Server572.2.Ngôn ngữ lập trình572.2.2.Giới thiệu về ngông ngữ trình C582.2.3.Một số lệnh và hàm thường dùng592.2.4.Kiểu dữ liệu trong C602.3.Tool hỗ trợ lập trình63CHƯƠNG 4: CÀI ĐẶT CHƯƠNG TRÌNH654.1. MỘT SỐ GIAO DIỆN CHÍNH654.1.1. Giao diện chính65KẾT LUẬN70TÀI LIỆU THAM KHÀO71PHỤ LỤC72

Trang 1

LỜI CẢM ƠN

Người xưa có câu: “Uống nước nhớ nguồn, ăn quả nhớ kẻ trồng cây”.Với em sinh viên khóa DH1C2 của trường Đại Học Tài Nguyên Và MôiTrường luôn luôn ghi nhớ những công lao to lớn của các thầy giáo, cô giáo.Những người đã dẫn dắt chúng em từ khi mới bước chân vào giảng đường đạihọc những kiến thức, năng lực và đạo đức chuẩn bị hành trang bước vào cuộcsống để xây dựng đất nước khi ra trường sau 4 năm học Em xin hứa sẽ laođộng hết mình đem những kiến thức học được phục vụ cho Tổ quốc Em xinchân thành cảm ơn đến:

Cha, mẹ người đã sinh thành và dưỡng dục con, hỗ trợ mọi điều kiện vềvật chất và tinh thần cho con trên con đường học tập lòng biết ơn sâu sắc nhất

Thầy cô của trường và các thầy cô trong Ban giám hiệu, thầy cô trong

Bộ môn Tin học của trường Đại Học Tài Nguyên Và Môi Trường đã tận tìnhgiảng dạy và tạo mọi điều kiện cho chúng em học tập trong suốt thời gian họctập tại trường

Thầy Hà Mạnh Đào – Giáo viên hướng dẫn đồ án tốt nghiệp đã tậntình, hết lòng hướng dẫn em trong suốt quá trình nghiên cứu để hoàn thànhtiểu án tốt nghiệp này Em mong thầy luôn luôn mạnh khoẻ để nghiên cứu vàđào tạo nguồn nhân lực cho đất nước

Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn

Hà Nội, ngày tháng năm 2015

Sinh viên thực hiện

Trang 2

M C L CỤC LỤC ỤC LỤC LỜI CẢM ƠN

MỤC LỤC

DANH MỤC HÌNH

LỜI NÓI ĐẦU 1

CHƯƠNG 1: MÔ TẢ BÀI TOÁN VÀ GIẢI PHÁP 3

1.1 Lý do chọn đề tài 3

1.2 Giới thiệu về Tổng cục Thi hành án dân sự 3

1.3 Mô tả hoạt động quản lý công văn 7

1.2.1 Hoạt động xử lý công văn đến 8

1.2.2 Hoạt động xử lý công văn đi 10

1.2.3 Hoạt động lập báo cáo thống kê 12

CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG 13

2.1 MÔ HÌNH NGHIỆP VỤ 13

2.1.1 Biểu đồ ngữ cảnh 13

2.1.2 Sơ đồ phân rã chức năng 14

2.1.3 Danh sách hồ sơ dữ liệu 16

2.1.4 Ma trận thực thể dữ liệu - chức năng 16

2.2 SƠ ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU 18

2.2.1 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0 18

2.2.2 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 19

2.3 THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU 23

2.3.1 Mô hình liên kết thực thể (ER) 23

2.3.2 Mô hình quan hệ 27

2.3.2.2 Mô hình quan hệ 28

2.3.3 Các bảng dữ liệu vật lý 28

2.4 THIẾT KẾ GIAO DIỆN 33

Trang 3

2.4.1 Giao diện chính 33

2.4.2 Các giao diện cập nhật dữ liệu 34

2.4.3 Các giao diện xử lý dữ liệu 43

2.4.4 Các mẫu báo cáo 44

CHƯƠNG 3: CƠ SỞ LÝ THUYẾT 47

3.1 PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG HƯỚNG CẤU TRÚC 47

3.1.1 Khái niệm chung về hệ thống thông tin 47

3.2 THIẾT KẾ CSDL QUAN HỆ 49

3.3 CÔNG CỤ ĐỂ CÀI ĐẶT CHƯƠNG TRÌNH 50

3.3.1 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu 50

2.1.2 Một số bước xây dựng cơ sở dữ liệu 51

2.1.4 Các hàm thông dụng trong SQL Server 55

2.1.5 Các kiểu dữ liệu trong SQL Server 57

2.2 Ngôn ngữ lập trình 57

2.2.2 Giới thiệu về ngông ngữ trình C# 58

2.2.3 Một số lệnh và hàm thường dùng 59

2.2.4 Kiểu dữ liệu trong C# 60

2.3 Tool hỗ trợ lập trình 63

CHƯƠNG 4: CÀI ĐẶT CHƯƠNG TRÌNH 65

4.1 MỘT SỐ GIAO DIỆN CHÍNH 65

4.1.1 Giao diện chính 65

KẾT LUẬN 70

TÀI LIỆU THAM KHÀO 71

PHỤ LỤC 72

Trang 4

DANH MỤC HÌNH

Hình 1.1: Sơ đồ tiến trình nghiệp vụ xử lý công văn đến 9

Hình 1.2: Sơ đồ tiến trình nghiệp vụ xử lý công văn đi 11

Hình 1.3: Sơ đồ tiến trình nghiệp vụ lập báo cáo thống kê 12

Hình 2.1: Biểu đồ ngữ cảnh hệ thống quản lý công văn 13

Hình 2.2: Sơ đồ phân rã chức năng nghiệp vụ quản lý công văn 14

Hình 2.3: Ma trận thực thể dữ liệu - chức năng 16

Hình 2.4: Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0 18

Hình 2.5: Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1của tiến trình “1.0 Cập nhật công văn”.19 Hình 2.6: Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1của tiến trình “2.0 Xử lý công văn đến” .20

Hình 2.7: Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1của tiến trình “3.0 Xử lý công văn đi” 21

Hình 2.8: Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1của tiến trình “4.0 Lập báo cáo thống kê” .22

Hình 2.8: Mô hình ER 26

Hình 2.9: Mô hình quan hệ 28

Hình 3.1: Cấu trúc hệ thống định hướng cấu trúc 48

Hình 3.2: Vòng đời phát triển cơ sở dữ liệu truyền thống 49

Trang 5

LỜI NÓI ĐẦU

Ngày nay sự phát triển mạnh mẽ của Công nghệ thông tin (CNTT) làmcho máy tính trở thành phương tiện không thể thiếu dược trong mọi lĩnh vựcđời sống Hơn lúc nào hết các tính năng của máy tính dược khai thác một cáchtriệt để Nếu như vài năm truớc máy tính ở nước ta được sử dụng chủ yếu như

là một công cụ đẻ soạn thảo văn bản hoặc các công việc lập trình, quản lýphức tạp, xử lý dữ liệu biểu bảng, thương mại, khoa học v.v… thì giờ đây,cùng với sụ vươn xa của mạng Internet trên lãnh thổ Việt Nam, máy tính còn

là phương tiện bạn có thể ngồi trên bàn làm việc cá nhân tại gia dình để traođổi thông tin liên lạc đi khắp toàn cầu

CNTT càng phát triển thì con người càng có nhiều những phương phápmới, công cụ mới để xử lý thông tin và nắm bắt được nhiều thông tin hơn.CNTT được ứng dụng trong mọi nghành nghề, mọi lĩnh vực của đời sống xãhội Việc ứng dụng CNTT trong quản lý, sản xuất, kinh doanh du lịch là một

xu hướng tất yếu

Kết quả của việc áp dụng CNTT trong quản lý là việc hình thành các hệthống thông tin quản lý nhằm phục vụ cho nhu cầu xử lý dữ liệu và cung cấpthông tin cho các chủ sở hữu hệ thống đó Ở nước ta hiện nay trong nhữngnăm gần đây các ứng dụng tin học vào quản lý đang ngày một nhiều hơn, đadạng hơn

Hệ thống thông tin được đề cập đến trong đồ án này là hệ thống quản lýcông văn, được ứng dụng thực tế trong công việc hỗ trợ quản lý công văn của

Tổng cục Thi hành án dân sự Hà Nội

Tổng cục Thi hành án dân sự là cơ quan trực thuộc Bộ Tư pháp, thựchiện chức năng tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Tư pháp quản lý nhà nước vềcông tác thi hành án dân sự và thi hành án hành chính trong phạm vi cả nước;

Trang 6

thực hiện quản lý chuyên ngành về thi hành án dân sự và thi hành án hànhchính theo quy định của pháp luật.

Tổng cục Thi hành án dân sự có tư cách pháp nhân, con dấu có hìnhQuốc huy, tài khoản riêng tại Kho bạc Nhà nước và trụ sở tại thành phố HàNội

Trong đó có nhiệm vụ phát hành báo chí và giao nhận công văn chomột số ban ngành của ủy ban, thành ủy và một số các sở ban ngành khác.Xuất phát từ thực tiễn công việc hàng ngày trong việc giao nhận công văntheo hình thức cũ “tay trao tay” ngày càng không phù hợp với tình hình hiệnnay khi mà nền công nghệ số đang rất phát triển và có mặt trong tất cả các sởban ngành, các đơn vị Các công văn thường không kịp thời, đặc biệt là các

“sự vụ điện” các công văn cần thời gian xử lý nhanh Việc quản lý rất khókhăn, việc tra cứu các văn bản thường mất rất nhiều thời gian mà nhiều khikhông mang lại kết quả Với các văn bản dài, nhiều tờ và gửi cho nhiều đơn vịthì văn thư làm việc rất mất thời gian vì phải sao chép rồi gửi đi Mặt khác,với các sở ban ngành lượng văn bản gửi đi nhiều thì hàng tháng lượng vănphòng phẩm phục vụ cho công tác này là không nhỏ

Để giải quyết các khó khăn của công việc trên một cách nhanh chóng

và thuận lợi thì tin học đã cung cấp cho chúng ta các phương pháp và cáccông cụ để xây dựng các chương trình ứng dụng đó và việc có được mộtchương trình gần như tự động hoá được các công việc trên cho nhân viên.Trong đề tài này đã thể hiện tương đối đầy đủ những chi tiết đề ra

Trang 7

Trong quản công văn, với số lượng công văn ngày càng tăng thì việc

xử lý công văn đến và xử lý công văn đi ngày càng chiếm nhiều thời gian vàtốn nhiều công sức của bộ phận xử lý của các cơ quan Do đó, xây dựng phầnmềm “ Quản lý công văn tổng cục thi hành án dân sự Hà Nội” là giải pháp hếtsức cần thiết nhằm tiết kiệm thời gian, công sức của bộ phận cơ quan và việc

xử lý các công văn đến và đi tăng độ chính xác trong công tác xử lý các côngvăn Đây là một công cụ hỗ trợ cần thiết và hiệu quả, giúp cho công việc dễdàng hơn, tiết kiệm được thời gian và công sức đáng kể

Xuất phát từ nhu cầu thiết thực trên, nên em chọn đề tài “Quản LýCông văn tổng cục thi hành án dân sự Hà Nội” nhằm quản lý các công văntổng cục thi hành án.

1.2 Giới thiệu về Tổng cục Thi hành án dân sự

Theo quy định tại Quyết định số 61/2014/QĐ-TTG ngày 30 tháng 10năm 2014 của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyềnhạn và cơ cấu tổ chức của Tổng cục Thi hành án dân sự trực thuộc Bộ Tưpháp, Tổng cục Thi hành án dân sự có vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

và cơ cấu tổ chức như sau:

Trang 8

Vị trí và chức năng của Tổng cục Thi hành án dân sự

1 Tổng cục Thi hành án dân sự là cơ quan trực thuộc Bộ Tư pháp, thực hiệnchức năng tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Tư pháp quản lý nhà nước về côngtác thi hành án dân sự và thi hành án hành chính trong phạm vi cả nước; thựchiện quản lý chuyên ngành về thi hành án dân sự và thi hành án hành chínhtheo quy định của pháp luật

2 Tổng cục Thi hành án dân sự có tư cách pháp nhân, con dấu có hình Quốchuy, tài khoản riêng tại Kho bạc Nhà nước và trụ sở tại thành phố Hà Nội

Nhiệm vụ và quyền hạn của Tổng cục Thi hành án dân sự

Tổng cục Thi hành án dân sự thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

1 Xây dựng để Bộ trưởng Bộ Tư pháp trình cấp có thẩm quyền hoặc banhành theo thẩm quyền

2 Trình Bộ trưởng Bộ Tư pháp quyết định

Quản lý tổ chức, công chức của hệ thống cơ quan thi hành án dân sự theo quyđịnh của pháp luật;

3 Hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật,chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, chương trình, đề án, dự án về thi hành ándân sự, quản lý thi hành án hành chính sau khi được phê duyệt, ban hành

4 Ban hành theo thẩm quyền các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn chuyên môn,nghiệp vụ về thi hành án dân sự, thi hành án hành chính, văn bản cá biệt, vănbản quy phạm nội bộ theo quy định của pháp luật

5 Tổ chức kiểm tra

Việc thực hiện trình tự, thủ tục và áp dụng pháp luật trong hoạt động thi hành

án dân sự, quản lý thi hành án hành chính, đôn đốc thi hành án hành chính;

6 Giải quyết khiếu nại, tố cáo; xử lý theo thẩm quyền hoặc kiến nghị cấp cóthẩm quyền xử lý theo quy định của pháp luật đối với hành vi vi phạm phápluật thi hành án dân sự, quản lý thi hành án hành chính, đôn đốc thi hành án

Trang 9

hành chính; phòng, chống tham nhũng, tiêu cực và thực hành tiết kiệm, chốnglãng phí trong thi hành án dân sự, quản lý thi hành án hành chính, đôn đốc thihành án hành chính theo quy định của pháp luật.

7 Thực hiện công tác phòng ngừa tội phạm trong thi hành án dân sự, quản lýthi hành án hành chính

8 Theo dõi tình hình thi hành pháp luật trong lĩnh vực thi hành án dân sự vàthi hành án hành chính

9 Theo dõi việc thực hiện kháng nghị, kiến nghị của Viện Kiểm sát nhân dânliên quan đến hoạt động thi hành án dân sự, đôn đốc thi hành, án hành chính.Trả lời kháng nghị, kiến nghị của Viện Kiểm sát nhân dân theo quy định

10 Thực hiện kế hoạch, chương trình, đề án, dự án hợp tác quốc tế về thihành án dân sự và thi hành án hành chính theo quy định của pháp luật và phâncấp của Bộ trưởng Bộ Tư pháp; đánh giá kết quả về hợp tác quốc tế trongcông tác thi hành án dân sự và thi hành án hành chính

11 Phối hợp với cơ quan liên quan thực hiện thanh tra về quản lý thi hành ándân sự, quản lý thi hành án hành chính và xử lý hành vi không chấp hành ántheo quy định của pháp luật

12 Giúp Bộ trưởng Bộ Tư pháp phối hợp với Bộ trưởng Bộ Quốc phòng quản

lý nhà nước về thi hành án dân sự trong quân đội,

13 Tổ chức nghiên cứu, quản lý, ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ thôngtin vào hoạt động của cơ quan thi hành án dân sự; hiện đại hóa cơ sở vật chất

kỹ thuật của các cơ quan thi hành án dân sự

14 Thống kê, xây dựng cơ sở dữ liệu về thi hành án dân sự và thi hành ánhành chính

15 Quản lý tổ chức bộ máy, vị trí việc làm, biên chế công chức, số lượngngười làm việc trong đơn vị thuộc Tổng cục Thi hành án dân sự; thực hiệnchế độ tiền lương, chính sách đãi ngộ; bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, luân chuyển,

Trang 10

điều động, miễn nhiệm, từ chức, biệt phái, nghỉ hưu, thôi việc; khen thưởng,

kỷ luật; đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ đối với công chức, viênchức thuộc thẩm quyền quản lý của Tổng cục Thi hành án dân sự theo quyđịnh của pháp luật và phân cấp quản lý của Bộ trưởng Bộ Tư pháp

16 Quản lý, thực hiện phân bổ kinh phí, bảo đảm cơ sở vật chất - kỹ thuật,phương tiện hoạt động của các cơ quan thi hành án dân sự theo quy định củapháp luật và phân cấp của Bộ trưởng Bộ Tư pháp

17 Quản lý khoản thu phí do cơ quan thi hành án dân sự nộp cho Tổng cụcThi hành án dân sự để thực hiện việc điều hòa phí thi hành án và sử dụng theoquy định của pháp luật

18 Tổ chức và quản lý công tác thi đua - khen thưởng của hệ thống các cơquan thi hành án dân sự, các tổ chức, cá nhân khác có thành tích xuất sắctrong công tác thi hành án dân sự, quản lý thi hành án hành chính, đôn đốc thihành án hành chính theo quy định của pháp luật và phân cấp của Bộ trưởng

Bộ Tư pháp

19 Thực hiện các quy định về bồi thường nhà nước trong thi hành án dân sự,đôn đốc thi hành án hành chính theo quy định của pháp luật

20 Thực hiện nhiệm vụ cải cách hành chính, cải cách tư pháp theo mục tiêu

và nội dung chương trình cải cách hành chính, cải cách tư pháp được cấp cóthẩm quyền phê duyệt

21 Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác do Bộ trưởng Bộ Tư pháp giao

và theo quy định của pháp luật

Căn cứ Luật Tổ chức Chính phủ ngày 25 tháng 12 năm 2001;

Căn cứ Nghị định số 36/2012/NĐ-CP ngày 18 tháng 4 năm 2012 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ, cơ quan ngang Bộ;

Trang 11

Theo đề nghị của Bộ trưởng Bộ Tư pháp;

Chính phủ ban hành Nghị định quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và

cơ cấu tổ chức của Bộ Tư pháp.

1.3 Mô tả hoạt động quản lý công văn

Các chức năng trong Quản lý Văn bản đến

1 Vào sổ văn bản đến - Thêm mới văn bản đến

3 Báo cáo văn bản đến - Báo cáo tổng hợp văn bản đến

- Báo cáo theo dõi GQ văn bảnđến

- In sổ văn bản đến

Văn thư

Các chức năng trong Quản lý Văn bản đi

dụng

1 Vào sổ văn bản đi - Thêm mới văn bản đi

- Chỉnh sửa văn bản đi

- Sao chép văn bản đi

- Xóa văn bản đi

Văn thư

3 Tra cứu văn bản đi - Tra cứu văn bản đi

- Xem chi tiết văn bản

Văn thư

4 Báo cáo và In sổ - In sổ văn bản đi

- Báo cáo tổng hợp văn bản đi

- Báo cáo theo loại văn bản

Văn thư

Trang 12

Các chức năng trong Danh mục

dụng

1 Danh mục sổ văn bản Danh mục sổ văn bản Quản trị, Văn

thư

Quản lý thông tin cá nhân

Mọi user trên

hệ thống

1.2.1 Hoạt động xử lý công văn đến

Khi có một công văn đến thì nhân viên văn thư nhận công văn và kiểm

tra xem công văn có gửi đúng địa chỉ không Nếu sai thì gửi trả lại Ngược lại,

sẽ tiếp nhận và bóc xem công văn (nếu công văn gửi theo đính danh thì không

được bóc) Sau đó phân loại và lưu các thông tin của công văn đến (Ngày đến,

Số đến, Tác giả, Số - ký hiệu, Ngày tháng, Tên loại và trích yếu nội dung,

Đơn vị hoặc người nhận, Ký nhận, Ghi chú) vào sổ Đăng ký công văn đến

Sau đó gửi cho cán bộ lãnh đạo hoặc cán bộ chức năng trong cơ quan để giải

quyết Tại đây, công văn có thể được xử lý ngay hoặc lại được chuyển giao

cho các bộ phận hay các cá nhân khác Nếu cần hồi đáp thì chuyên viên soạn

thảo sẽ soạn thảo công văn, trình lãnh đạo, nếu được họ sẽ lưu bản gốc và ban

hành công văn đi

Cơ quan ngoài Nhân viên văn thư Chuyên viên soạn thảo Lãnh đạo Hồ sơ tài liệu

Trang 13

Hình 1.1: Sơ đồ tiến trình nghiệp vụ xử lý công văn đến

Gửi công

văn đến

Tiếp nhận CVDEN

Phân loại và lưu thông tin CVDEN vào

sổ đăng ký công văn đến

Chuyển CVDEN cho các đơn vị có liên quan

Xét duyệt

Soạn thảo công văn

Lưu và gửi CVDI

CVDEN

Sổ đăng

ký công văn đến

Trang 14

1.2.2 Hoạt động xử lý công văn đi

Nhu cầu ban hành một công văn đi có thể phát sinh từ một công vănđến hoặc do nhu cầu nội tại của cơ quan

Công văn đi do chuyên viên soạn thảo sẽ được gửi lãnh đạo duyệt ký,chuyển văn thư lấy số theo thể loại (Sổ đăng ký công văn đi) Sau đó, nhânviên văn thư sẽ lưu thông tin của công văn đi ( Ngày tháng gửi, Số và ký hiệu,Đơn vị hoặc người gửi, Đơn vị hoặc người nhận, Số lượng, Ký nhận, Ghichú) vào sổ Công văn đi Đồng thời lưu vào Sổ giao nhận khối các phòng bancác thông tin: Ngày tháng, Đơn vị gửi tới, Số và ký hiệu, Số lượng, Ký nhận.Cuối cùng, chuyển công văn đi tới các bộ phận phát hành để gửi đến nhữngnơi cần thiết

Trang 15

Lãnh đạo Chuyên viên soạn

thảo Nhân viên văn thư Hồ sơ tài liệu

Hình 1.2: Sơ đồ tiến trình nghiệp vụ xử lý công văn đi

Sổ đăng

ký công văn đi

Sổ giao nhận khối các phòng ban

CVDI

Vào sổ giao nhận khối các phòng ban

Chuyển CVDI đến những nơi cần thiết

Vào sổ đăng ký công văn đi

Vào sổ công văn đi

Soạn thảo CVDI

Không chấp nhận

Trang 16

1.2.3 Hoạt động lập báo cáo thống kê

Cuối tháng, nhân viên văn thư sẽ tiến hành lập báo cáo thống kê gửi lênban lãnh đạo

Nhân viên văn thư Lãnh đạo Hồ sơ tài liệu

Hình 1.3: Sơ đồ tiến trình nghiệp vụ lập báo cáo thống kê

1.3 Giải pháp

Xuất phát từ thực tiễn công việc hàng ngày trong việc giao nhận côngvăn theo hình thức cũ “tay trao tay” ngày càng không phù hợp với tình hìnhhiện nay khi mà nền công nghệ số đang rất phát triển và có mặt trong tất cảcác sở ban ngành, các đơn vị Các công văn thường không kịp thời, đặc biệt làcác “sự vụ điện” các công văn cần thời gian xử lý nhanh Việc quản lý rất khókhăn, việc tra cứu các văn bản thường mất rất nhiều thời gian mà nhiều khikhông mang lại kết quả Với các văn bản dài, nhiều tờ và gửi cho nhiều đơn vịthì văn thư làm việc rất mất thời gian vì phải sao chép rồi gửi đi Mặt khác,với các sở ban ngành lượng văn bản gửi đi nhiều thì hàng tháng lượng vănphòng phẩm phục vụ cho công tác này là không nhỏ

Từ thực tiễn yêu cầu của công việc, em xin đưa ra giải pháp ứng dụngcông nghệ thông tin trong quản lý công văn góp phần giảm thiểu nhiều thủ tụchành chính rườm rà, tiết kiệm thời gian và công sức, mang lại hiệu quả cao

Lập báo

cáo

Xét duyệt thống kê cơ Báo cáo

sở công tác văn thư

xử lý công văn

Trang 17

Yêu cầu báo cáo Công văn đến

Hồi đáp công văn

Công văn đi

Công văn cần được xử lý

Kết quả xử lý

CƠ QUAN

NGOÀI

PHÒNG BAN

Trang 18

Hình 2.2: Sơ đồ phân rã chức năng nghiệp vụ quản lý công văn

b) Mô tả chi tiết các chức năng lá

3 Xử lý công văn đi

Quản lý công văn

3.1 Vào sổ đăng

ký công văn đi

2 Xử lý công văn đến

2.1 Vào sổ đăng ký công văn đến

4 Lập báo cáo thống kê

4.1 Báo cáo thống

kê cơ sở công tác văn thư

4.2 Báo cáo tình hình xử lý công văn

cá nhân có liên quan

để giải quyết

3.2 Vào sổ công văn đi

3.3 Vào sổ giao nhận khối các phòng ban

1 Cập nhật

công văn

Trang 19

1.1 Cập nhật công văn đến

Khi có một công văn đến, nhân viên văn thư sẽ lưu toàn bộ thông tincủa công văn đến

1.2 Cập nhật công văn đi

Khi gửi đi một công văn đi, nhân viên văn thư sẽ lưu toàn bộ thông tincủa công văn đi

2.1 Vào sổ đăng ký công văn đến

Khi cơ quan ngoài gửi công văn đến, nhân viên văn thư sẽ lưu vào sổđăng ký công văn đến các thông tin: Ngày đến, Số đến, Nơi phát hành, Số -

ký hiệu công văn đến, Ngày ký công văn, Tên loại, Trích yếu nội dung

2.2 Chuyển giao cho các phòng ban, cá nhân có liên quan để giải quyết

Sau khi vào sổ đăng ký công văn đến, nhân viên văn thư gửi công vănđến cho các phòng ban hoặc cá nhân có liên quan để giải quyết

3.1 Vào sổ đăng ký công văn đi

Sau đó, nhân viên văn thư sẽ lưu vào sổ đăng ký công văn đi các thôngtin: Số - ký hiệu công văn đi, Ngày ký công văn, Tên loại, Trích yếu nội dung,Tên người ký, Nơi nhận công văn đi, Nơi nhận bản lưu

3.2 Vào sổ công văn đi

Tiếp theo, nhân viên văn thư sẽ lưu vào sổ công văn đi các thông tin:Ngày tháng gửi công văn đi, Số - ký hiệu công văn đi, Nơi phát hành, Nơinhận, Số lượng bản

3.3 Vào sổ giao nhận khối các phòng ban

Cuối cùng, nhân viên văn thư sẽ lưu vào sổ giao nhận khối các phòngban các thông tin: Ngày tháng gửi công văn đi, Nơi gửi, Số - ký hiệu công văn

đi, Số lượng bản

4.1 Báo cáo thống kê cơ sở công tác văn thư

Trang 20

Cuối tháng, nhân viên văn thư sẽ lập báo cáo thống kê cơ sở công tácvăn thư gửi lãnh đạo

4.2 Báo cáo tình hình xử lý công văn

Cuối tháng, nhân viên văn thư sẽ lập báo cáo tình hình xử lý công văngửi lãnh đạo

2.1.3 Danh sách hồ sơ dữ liệu

a Công văn đến

b Công văn đi

c Sổ đăng ký công văn đến

d Sổ đăng ký công văn đi

e Sổ công văn đi

f Sổ giao nhận khối các phòng ban

g Báo cáo

2.1.4 Ma trận thực thể dữ liệu - chức năng

Các thực thể

a Công văn đến

b Công văn đi

g Báo cáo

1 Cập nhật công văn C C

3 X lý công v n i ử lý công văn đi ăn đi đi R U U U

4 L p báo cáo th ng kê ập báo cáo thống kê ống kê R R R R C

Hình 2.3: Ma trận thực thể dữ liệu - chức năng

Trang 21

2.2 SƠ ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU

2.2.1 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0

Hình 2.4: Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0

1.0Cập nhật công văn c Sổ đăng ký công văn đến

b Công văn đi

Công văn cần được xử lýPhòng

Phòng ban

Lãnh đạo đơn vịCông văn cần được xử lý

Công văn đi

Yêu cầu báo cáo Báo cáo

Ký xác nhận

3.0

Xử lý công văn đi

2.0

Xử lý công văn đến

4.0Lập báo cáo thống kê

Trang 22

2.2.2 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1

Hình 2.5: Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1của tiến trình “1.0 Cập nhật công văn”

1.1Cập nhật công văn đến

1.2Cập nhật công văn đi

Trang 23

Hình 2.6: Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1của tiến trình “2.0 Xử lý công văn đến”

20

Phòng ban

2.2Chuyển giao công văn đến cho các phòng ban, cá nhân có liên quan để giải quyết

2.1

Vào sổ đăng ký

công văn đến

a Công vănđến

Nhân viên

Công văn cần được xử lý

Trang 24

Hình 2.7: Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1của tiến trình “3.0 Xử lý công văn đi”

21

3.1

Vào sổ đăng

ký công văn đi

3.3

Vào sổ giao nhận khối các phòng ban

3.2

Vào sổ công văn đi

Nhân viên

văn thư

Cơ quan ngoài

Phòng banYêu cầu vào sổ đăng ký công văn đi f Sổ giao nhận khối các phòng ban e Sổ công văn đi

b C ông văn đi

Công văn đi

Ký xác nhận Công văn đi

Trang 25

Hình 2.8: Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1của tiến trình “4.0 Lập báo cáo thống kê”

22

Lãnh đạo đơn vị

4.1

Báo cáo thống kê

cơ sở công tác văn

thư

4.2 Báo cáo tình hình

xử lý công văn

c Sổ đăng ký công văn đến đến

g Báo cáo

Yêu cầu báo cáo Báo cáo Yêu cầu báo cáo

Báo cáo

Trang 26

2.3 THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU

2.3.1 Mô hình liên kết thực thể (ER)

5 Kiểu thực thể CÔNGVĂNĐI có các thuộc tính: Số - ký hiệu công văn đi, Tên loại, Trích yếu nội dung, Nơi phát hành, Nơi nhận, Nơi lưu công văn, Ngày ký công văn đi, Tên người ký Trong đó, Số - ký hiệu công văn đi là

thuộc tính khóa

b) Các kiểu liên kết

1 Kiểu liên kết CƠQUANNGOÀI <gửiđến> CÔNGVĂNĐẾN là kiểuliên kết có tỷ số lực lượng 1:n (một cơ quan ngoài có thể gửi nhiều công vănđến nhưng một công văn đến chỉ có thể do một cơ quan ngoài gửi đến) Kiểu

liên kết này có thuộc tính: Ngày tháng gửi công văn đi, Số lượng bản, Nơi nhận bản lưu.

23

Trang 27

2 Kiểu liên kết PHÒNGBAN <xửlý> CÔNGVĂNĐẾN là kiểu liên kết

có tỷ số lực lượng n:m (một phòng ban có thể xử lý nhiều công văn đến vàmột công văn đến có thể do nhiều phòng ban xử lý) Kiểu liên kết này có

thuộc tính: Ngày giao xử lý, Ngày cần hoàn thành, Nội dung xử lý, Ý kiến chỉ đạo.

3 Kiểu liên kết NHÂNVIÊN <gửiđi> CÔNGVĂNĐI <cho>CƠQUANNGOÀI là kiểu liên kết cấp ba, có tỷ số lực lượng 1:n:m (một nhânviên có thể gửi nhiều công văn đi cho nhiều cơ quan ngoài và một công văn

đi có thể được gửi đến nhiều cơ quan ngoài bởi một nhân viên) Kiểu liên kết

này có thuộc tính: Ngày tháng gửi công văn đi, Số lượng bản, Nơi nhận bản lưu.

24

Ngàythánggửicôngvănđ i

Sốlượngbả n

Nơinhậnbảnlư u

Ngàygiaoxửlý Ngàycầnhoànthành

Nộidungxửl ý

Ýkiếnchỉđạo

Trang 28

4 Kiểu liên kết NHÂNVIÊN <gửi> CÔNGVĂNĐI <cho>PHÒNGBAN là kiểu liên kết cấp ba, có tỷ số lực lượng 1:n:m (một nhân viên

có thể gửi nhiều công văn đi cho nhiều phòng ban và một công văn đi có thểđược gửi đến nhiều phòng ban bởi một nhân viên) Kiểu liên kết này có thuộc

tính: Ngày tháng gửi công văn đi, Số lượng bản, Nơi nhận bản lưu.

5 Kiểu liên kết NHÂNVIÊN <làmviệccho> PHÒNGBAN là kiểu liênkết có tỷ số lực lượng n:1 (mỗi nhân viên làm việc cho một đơn vị nhưng mỗiđơn vị có nhiều nhân viên làm việc)

25

Sốlượngbản

NHÂNVIÊN 1

Sốlượngbả n

NHÂNVIÊN 1

Trang 29

Mãsốnhân viên

Họtê n

Ngàysin h Giớitính

Địachỉ

Sốđiệnthoạ i

Chứcvụ

Họđệ m

Tê n

Ngàythánggửicôngvăn đi

Nơinhậnbảnlưu

Sốlượngbả n

m

n

1

1 n

kýhiệucôngvănđến

CƠ QUAN NGOÀI

Mãcơquanngoài Têncơquanngoài Địachỉ Sốđiệntho

ại

Nộidungxửlý Ýkiếnchỉđạo

Tríchyếunộidung Bằngcấp

Mãphòngban Tênphòngba

gửi đi

Ngàythánggửicôngvănđi

Sốlượngbả n

Ngàythánggửicôngvăn đi

Nơilưucôngvă n

Trang 30

2.3.2 Mô hình quan hệ

2.3.2.1 Các quan hệ

a) COQUANNGOAI (MaCQN, TenCQN, Diachi, Sodienthoai)

b) PHONGBAN (MaPB, TenPB)

c) NHANVIEN (MasoNV, Hodem, Ten, Ngaysinh, Gioitinh, Diachi,Sodienthoai, Chucvu, MaPB)

d) BANGCAP (MasoNV, Bangcap)

e) CONGVANDEN (So-kyhieuCVDEN, Tenloai, Trichyeunoidung,Ngaykycong van, Tennguoiky, Noiphathanh, Noinhan, NoiluuCV)

f) CONGVANDI (So-kyhieuCVDI, Tenloai, Trichyeunoidung,Ngaykycongvan, Tennguoiky, Noiphathanh, Noinhan, NoiluuCV)

g) COQUANNGOAI_CONGVANDEN (MaCQN, So-kyhieuCVDEN,NgaythangguiCVDI, Soluongban, Noinhanbanluu)

h) PHONGBAN_CONGVANDEN (MaPB, So-kyhieuCVDEN, Ngaygiaoxl,Ngaycanht, Noidungxl, Ykienchidao)

i) GUIDI (MasoNV, So-kyhieuCVDI, MaCQN, NgaythangguiCVDI,Soluongban, Noinhanbanluu)

j) GUI (MasoNV, So-kyhieuCVDI, MaPB, NgaythangguiCVDI, Soluongban,Noinhanbanluu)

Trang 32

b) Bảng PHÒNG BAN dùng để lưu trữ: Mã phòng ban, Tên phòng ban, có cấu trúc như sau:

Stt Tên trường Kiểu dữ

liệu

Kích cỡ

Ghi chú

c) Bảng NHÂN VIÊN dùng để lưu trữ: Mã số nhân viên, Họ đệm, Tên, Ngàysinh, Giới tính, Địa chỉ, Số điện thoại, Chức vụ, Mã phòng ban, có cấu trúcnhư sau:

Stt Tên trường Kiểu dữ liệu Kích

ngoài

Trang 33

d) Bảng BẰNG CẤP dùng để lưu trữ: Mã số nhân viên, Bằng cấp, có cấu trúc như sau:

Stt Tên trường Kiểu dữ liệu Kích cỡ Ghi chú

e) Bảng CÔNG VĂN ĐẾN dùng để lưu trữ: Số - ký hiệu công văn đến, Tênloại, Trích yếu nội dung, Nơi phát hành, Nơi nhận, Nơi lưu công văn, Ngày

ký công văn, Tên người ký, có cấu trúc như sau:

liệu

Kích cỡ

3 Trichyeunoidung varchar 100 Trích yếu nội dung

4 Ngaykycongvan datetime 8 Ngày ký công văn

f) Bảng CÔNG VĂN ĐI dùng để lưu trữ: Số - ký hiệu công văn đi, Tên loại,Trích yếu nội dung, Nơi phát hành, Nơi nhận, Nơi lưu công văn, Ngày kýcông văn, Tên người ký, có cấu trúc như sau:

Trang 34

Stt Tên trường Kiểu dữ liệu Kích cỡ Ghi chú

1 So-kyhieuCVDI nvarchar 20 Số - ký hiệu công văn đi, Khóa chính

3 Trichyeunoidung varchar 100 Trích yếu nội dung

g) Bảng CƠQUANNGOÀI_CÔNGVĂNĐẾN dùng để lưu trữ: Mã cơ quanngoài, Số - ký hiệu công văn đến, Ngày tháng gửi công văn đi, Số lượng bản,Nơi nhận bản lưu, có cấu trúc như sau:

liệu

2 So-kyhieuCVDEN nvarchar 20 Số - ký hiệu công văn

5 Noinhanbanluu nvarchar 50 Nơi nhận bản lưu

h) Bảng PHÒNG BAN_CÔNG VĂN ĐẾN dùng để lưu trữ: Mã phòng ban,

Số - ký hiệu công văn đến, Ngày giao xử lý, Ngày cần hoàn thành, Nội dung

xử lý, Ý kiến chỉ đạo, có cấu trúc như sau:

liệu

2 So-kyhieuCVDEN nvarchar 20 Số - ký hiệu công văn

Trang 35

i) Bảng GỬI ĐI dùng để lưu trữ: Mã số nhân viên, Số - ký hiệu công văn đi,

Mã cơ quan ngoài, Ngày tháng gửi công văn đi, Số lượng bản, Nơi nhận bảnlưu, có cấu trúc như sau:

liệu

Kích cỡ

Ghi chú

2 So-kyhieuCVDI nvarchar 20 Số - ký hiệu công văn đi

4 NgaythangguiCVD

I

datetime 8 Ngày tháng gửi công văn đi

j) Bảng GỬI dùng để lưu trữ: Mã số nhân viên, Số - ký hiệu công văn đi, Mãphòng ban, Ngày tháng gửi công văn đi, Số lượng bản, Nơi nhận bản lưu, cócấu trúc như sau:

liệu

Kích cỡ

Ghi chú

2 So-kyhieuCVDI nvarchar 20 Số - ký hiệu công văn đi

4 NgaythangguiCVD

I

datetime 8 Ngày tháng gửi công văn

đi

Trang 36

2.4 THIẾT KẾ GIAO DIỆN

2.4.1 Giao diện chính

*

Chương trình quản lý công văn của Cụ thi hành án

Quản trị hệ thống Cập nhật dữ liệu Báo cáo Thoát

Trang 37

Đăng nhập hệ thống

2.4.2 Các giao diện cập nhật dữ liệu

a) Cơ quan ngoài

Mã cơ quan ngoài:

Tên cơ quan ngoài:

Địa chỉ:

Số điện thoại:

Xoá Lưu lại Tìm kiếm Kết thúc

tìm kiếm Thoát

Xem đầu Xem tiếp Xem sau Xem cuối

Chương trình quản lý công văn

Trang 38

Xoá Lưu lại Tìm kiếm tìm kiếmKết thúc Thoát

Trang 39

e) Công văn đến

CẬP NHẬT CÔNG VĂN ĐẾN

Số - ký hiệu công văn đến:

Tên loại:

Trích yếu nội dung:

Ngày ký công văn:

Tên người ký:

Nơi phát hành:

Nơi nhận:

Nơi lưu công văn:

Nhập mới Xoá Lưu lại Tìm kiếm tìm kiếmKết thúc Thoát

Trang 40

f) Công văn đi

CẬP NHẬT CÔNG VĂN ĐI

Số - ký hiệu công văn đi:

Tên loại:

Trích yếu nội dung:

Ngày ký công văn:

Tên người ký:

Nơi phát hành:

Nơi nhận:

Nơi lưu công văn:

Nhập mới Xoá Lưu lại Tìm kiếm tìm kiếmKết thúc Thoát

Định dạng
Số trang	90
Dung lượng	2,18 MB