TÌM HIỂU HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG QUỐC TẾ PHƯƠNG ĐÔNG

CHƯƠNG1: TỔNG QUAN VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU. 1.1. Tính cấp thiết của đề tài. Nước ta có hơn 622.977 doanh nghiệp đang hoạt động, trong đó doanh nghiệp vừa và nhỏ chiếm tỷ lệ khoảng 97% (Nguồn: Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam VCCI). Điều này cho thấy vai trị của doanh nghiệp vừa và nhỏ chiếm một vị trí quan trọng và là bộ phận không thể thiếu trong nền kinh tế quốc dân, góp phần thực hiện thành công quá trình công nghiệp hóa hiện đại hóa đất nước. Hệ thống kiểm soát nội bộ là một công cụ quản lý hữu hiệu và hiệu quả các nguồn lực kinh tế của doanh nghiệp mình như: con người, tài sản, vốn góp phần hạn chế tối đa những rủi ro phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh và làm tăng mức độ tin cậy của báo cáo tài chính đảm bảo đạt được các mục tiêu đề ra với hiệu quả cao nhất. Hiện nay, ảnh hưởng của công nghệ thông tin đối với hệ thống thông tin kế toán ngày càng nhiều. Điều này mang đến rất nhiều thuận lợi cho doanh nghiệp trong việc minh bạch hoá các thông tin nhưng đó cũng là thách thức cho doanh nghiệp trong việc kiểm soát và bảo vệ thông tin của mình. Hệ thống kiểm soát nội bộ cũng cần phải thay đổi, theo chiều hướng chịu ảnh hưởng của việc xử lý dữ liệu bằng điện tử. Với sự đa đạng của hình thức kinh doanh, với mức độ tăng truởng ngày càng cao của nguồn vốn kinh doanh tại mỗi doanh nghiệp, đặc biệt với quá trình đẩy nhanh việc vốn hoá thị trường vốn của môi trường kinh doanh tại Việt Nam, hiện nay, nhà đầu tư vốn đã và đang dần tách rời khỏi vai trò quản lý doanh nghiệp. Chính vì vậy một hệ thống Kiểm soát nội bộ vững mạnh đang là một nhu cầu bức thiết, một công cụ tối ưu để xác định sự an toàn của nguồn vốn đầu tư, xác định hiệu quả điều hành của Ban điều hành doanh nghiệp cũng như kịp thời nắm bắt hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Một thực trạng khá phổ biến hiện nay là phương pháp quản lý của nhiều công ty còn lỏng lẻo, khi các công ty nhỏ được quản lý theo kiểu gia đình, còn những công ty lớn lại phân quyền điều hành cho cấp dưới mà thiếu sự kiểm tra đầy đủ. Cả hai mô hình này đều dựa trên sự tin tưởng cá nhân và thiếu những quy chế thông tin kiểm tra chéo giữa các bộ phận để phòng ngừa gian lận. Các điểm yếu trong hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ gây tổn thất cho doanh nghiệp về khía cạnh hoạt động và ngăn cản doanh nghiệp đạt được nhiệm vụ, mục tiêu của mình.

TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG HÀ NỘIKHOA KINH TẾ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG

NGUYỄN THỊ MỸ TRINH

TÌM HIỂU HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG QUỐC TẾ PHƯƠNG

ĐÔNG

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

HÀ NỘI, NĂM 2015

TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG HÀ NỘIKHOA KINH TẾ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG

NGUYỄN THỊ MỸ TRINH

TÌM HIỂU HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG QUỐC TẾ PHƯƠNG

ĐÔNG

CHUYÊN NGÀNH: KIỂM TOÁN- PHÂN TÍCH TÀI CHÍNH

Người hướng dẫn : TS TẠ THU TRANG Sinh viên thực hiện : NGUYỄN THỊ MỸ TRINH

Mã sinh viên : DC00100602 Niên khoá : 1 (2011-2015)

Hệ đào tạo : CHÍNH QUY

HÀ NỘI, NĂM 2015

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẲT

BCTC Báo cáo tài chính

CPNCTT Chi phí nhân công trực tiếpGTGT Giá trị gia tăng

HĐQT Hội đồng quản trị

HTKSNB Hệ thống kiểm soát nội bộKSNB Kiểm soát nội bộ

SXKD Sản xuất kinh doanh

TNHH Trách nhiệm hữu hạn

TSCĐ Tài sản cố định

DANH MỤC SƠ ĐỒ

Sơ đồ 1: Tổ chức bộ máy quản lý của công ty cổ phần Xây Dựng Quốc Tế Phương Đông

Sơ đồ 2: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Bảng 1: Năng lực tài chính thể hiện qua một số chỉ tiêu ước tính

B¶ng 2: Tæng hîp vÒ c¸n bé chuyªn m«n, kü thuËt cña c«ng ty

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi, những kết quả nghiên cứu được sử dụng trong khóa luận của các tác giả khác đã được tôi xin ý kiến sử dụng và được chấp nhận Các số liệu trong khóa luận là kết quả khảo sát thực tế từ đơn vị thực tập Tôi xin cam kết về tính trung thực của những luận điểm trong khóa luận này

Tác giả khóa luận

(Ký tên)

LỜI CẢM ƠN

Được sự phân công của khoa Kinh tế Tài nguyên và Môi trường Trường Đạihọc Tài nguyên và môi trường Hà Nội, sự đồng ý của Cô giáo hướng dẫn Th.s Tạ Thu Trang tôi đã thực hiện đề tài: “ Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nộibộ tại công ty Cổ phần xây dựng quốc tế Phương Đông”

Để hoàn thành khóa luận này, em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo đãtận tình hướng dẫn, giảng dạy trong suốt quá trình học tập và nghiên cứu và rèn luyện ở trường Đại học Tài nguyên và môi trường Hà nội Em xin chân thành cảm ơn cô giáo hướng dẫn Ths Tạ Thu Trang đã tận tình hướng dẫn trong suốt quá trình viết khóa luận tốt nghiệp

Mặc dù đã có nhiều cố gắng để thực hiện đề tài song với những hạn chế về kiến thức cũng như kinh nghiệm nên không thể tránh khỏi những thiếu sót

Em rất mong được sự góp ý của thầy cô để khóa luận được hoàn chỉnh

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 22 tháng 5 năm 2015

Sinh viênNguyễn Thị Mỹ Trinh

CHƯƠNG1: TỔNG QUAN VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU.

1.1 Tính cấp thiết của đề tài.

Nước ta có hơn 622.977 doanh nghiệp đang hoạt động, trong đó doanh nghiệp vừa và nhỏ chiếm tỷ lệ khoảng 97% (Nguồn: Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam -VCCI) Điều này cho thấy vai trị của doanh nghiệp vừa và nhỏ chiếm một vị trí quan trọng và là bộ phận không thể thiếutrong nền kinh tế quốc dân, góp phần thực hiện thành công quá trình công nghiệp hóa hiện đại hóa đất nước Hệ thống kiểm soát nội bộ là một công cụ quản lý hữu hiệu và hiệu quả các nguồn lực kinh tế của doanh nghiệp mình như: con người, tài sản, vốn góp phần hạn chế tối đa những rủi ro phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh và làm tăng mức độ tin cậy của báo cáo tài chính đảm bảo đạt được các mục tiêu đề ra với hiệu quả cao nhất Hiện nay, ảnh hưởng của công nghệ thông tin đối với hệ thống thông tin kế toán ngày càng nhiều Điều này mang đến rất nhiều thuận lợi cho doanh nghiệp trong việc minh bạch hoá các thông tin nhưng đó cũng là thách thức cho doanh nghiệp trong việc kiểm soát và bảo vệ thông tin của mình Hệ thống kiểm soát nội bộ cũng cần phải thay đổi, theo chiều hướng chịu ảnh hưởng của việc xử lý dữ liệu bằng điện tử

Với sự đa đạng của hình thức kinh doanh, với mức độ tăng truởng ngày càng cao của nguồn vốn kinh doanh tại mỗi doanh nghiệp, đặc biệt với quá trình đẩy nhanh việc vốn hoá thị trường vốn của môi trường kinh doanh tại Việt Nam, hiện nay, nhà đầu tư vốn đã và đang dần tách rời khỏi vai trò quản lý doanh nghiệp Chính vì vậy một hệ thống Kiểm soát nội bộ vững mạnh đang là một nhu cầu bức thiết, một công cụ tối ưu để xác định sự an toàn của nguồn vốn đầu tư, xác định hiệu quả điều hành của Ban điều hành

doanh nghiệp cũng như kịp thời nắm bắt hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.

Một thực trạng khá phổ biến hiện nay là phương pháp quản lý của nhiều công ty còn lỏng lẻo, khi các công ty nhỏ được quản lý theo kiểu gia đình, còn những công ty lớn lại phân quyền điều hành cho cấp dưới mà thiếusự kiểm tra đầy đủ Cả hai mô hình này đều dựa trên sự tin tưởng cá nhân vàthiếu những quy chế thông tin kiểm tra chéo giữa các bộ phận để phòng ngừa gian lận

Các điểm yếu trong hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ gây tổn thất cho doanh nghiệp về khía cạnh hoạt động và ngăn cản doanh nghiệp đạt được nhiệm vụ, mục tiêu của mình

Khi hoạt động kinh doanh tăng xét về khối lượng và mức độ phức tạp,Ban giám đốc các doanh nghiệp càng phụ thuộc vào hiệu quả của các quy trình kiểm soát nội bộ, nhằm đảm bảo đạt được mục tiêu kinh doanh

Điều này được minh chứng rõ rệt trong một môi trường kinh tế phát triển nhanh như Việt Nam Đối với hầu hết doanh nghiệp, để ứng phó với xu hướng tăng trưởng nhanh, đồng thời để triển khai các kế hoạch kinh doanh chiến lược, các doanh nghiệp đầu tư nguồn lực nhiều hơn nhằm xây dựng vàquản lý các quy trình của hệ thống kiểm soát nội bộ (HTKSNB) Về vấn đề này, Luật Chứng khoán và các văn bản hướng dẫn có nêu rõ sự cần thiết đối với tất cả  công ty đại chúng được niêm yết trong việc xây dựng quy trình giám sát quản trị phù hợp và một HTKSNB vững mạnh

Một doanh nghiệp hoạt động trong môi trường phát triển liên tục, do vậy rủi ro mà doanh nghiệp phải đối mặt sẽ không ngừng thay đổi Vì vậy, HTKSNB hữu hiệu là một phần thiết yếu của công tác quản lý doanh nghiệp một cách có hiệu quả Hệ thống sẽ giúp Ban giám đốc đạt được các mục tiêukinh doanh của doanh nghiệp và ngăn chặn các hoạt động bất hợp lệ Một

HTKSNB yếu kém hoặc không hiệu quả sẽ đem lại rủi ro cao cho doanh nghiệp Các điểm yếu trong HTKSNB sẽ gây tổn thất cho doanh nghiệp về khía cạnh hoạt động và ngăn cản doanh nghiệp đạt được nhiệm vụ, mục tiêu của mình HTKSNB không chỉ là các tài liệu hướng dẫn quy trình mà nhân sự ở mọi cấp của tổ chức cũng phải tham gia thực hiện Đó là một quá trình được thiết kế chặt chẽ, một phương tiện để đạt được mục đích, nhưng tự nó không dừng lại ở đó vì phải đưa ra sự đảm bảo hợp lý về việc cần phải đạt được các mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp.

Ý thức được tầm quan trọng và bức thiết của vấn đề này, tôi đã chọn

đề tài: “Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty cổ phần xây dựng quốc tế Phương Đông” để làm luận án tốt nghiệp

1.2 Tổng quan các công trình nghiên cứu có liên quan đến đề tài nghiên cứu.

Một số đề tài nghiên cứu như: “Hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ chi phí tại công ty TNHH môi trường đô thị Quy Nhơn”, “Nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ và đánh giá rủi ro kiểm soát trong báo cáo tài chính” cũng đã cho thấy được ý nghĩa, tầm quan trọng và lợi ích của hệ thống kiểm soát nội bộ trong môi trường kinh doanh cạnh tranh ngày nay Từ nội dung nghiên cứu của các đề tài tham khảo, luận văn kế thừa những lý luận cơ bản

về hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp xây lắp, tham khảo một số cách thức hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp, qua đó kết hợp vận dụng phù hợp với thực tế tại công ty, làm rõ được sự cần thiết phải xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại công ty Thêm vào đó, luận văn cũng đề cập đến vấn đề kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp rong lĩnh vực xây lắp Đồng thời, qua các giải pháp được đề xuất trong luận văn sẽ giúp công ty tăng cường kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp, giảm thiểu

các gian lận, sai sót, tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả quản lý của công ty.

Các nhà quản lý doanh nghiệp ngày nay quan tâm nhiều hơn đến quản

lý rủi ro và kiểm soát nội bộ cho doanh nghiệp mình giúp doanh nghiệp tránh được những rủi ro ngoài mong muốn, giảm thiệt hại và danh tiếng doanh nghiệp, đảm bảo việc tuân thủ các quy định, chính sách và các thủ tụcnội bộ, góp phần duy trì báo cáo tài chính đáng tin cậy Điều này đòi hỏi, mỗi doanh nghiệp phải xây dựng và thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ cho phù hợp với đặc điểm của mỗi doanh nghiệp mình, nâng cao năng lực cạnh tranh trong quá trình hội nhập kinh tế quốc tế, dựa vào 5 nhân tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ: Môi trường kiểm soát, Đánh giá rủi ro, Hoạt động kiểm soát, Thông tin và truyền thông, Giám sát Đây là công việc của cả một quá trình với nhiều nỗ lực cả về thời gian, tiền bạc và trí tuệ của doanh nghiệp nhằm đạt được các mục tiêu, chiến lược đề ra

Từ khi có hoạt động kinh doanh, những người điều hành đều phải sử dụng các biện pháp để kiểm soát hoạt động tại đơn vị mình Hoạt động kinh doanh càng phát triển thì chức năng kiểm soát càng chiếm một vị trí quan trọng trong quá trình quản lý Thông qua các hoạt động kiểm soát, nhà quản

lý đánh giá, chấn chỉnh việc thực hiện nhằm đảm bảo đạt được các mục tiêu

đã đề ra với hiệu quả cao nhất Để thực hiện chức năng kiểm soát, nhà quản

lý sử dụng công cụ chủ yếu là KSNB của đơn vị Khái niệm KSNB lúc đầu được sử dụng như là một phương pháp giúp cho kiểm toán viên độc lập xác định phương pháp hiệu quả nhất trong việc lập kế hoạch kiểm toán, đến chỗ được coi là một bộ phận củ hệ thống quản lý hữu hiệu

Khái niệm KSNB bắt đầu được sử dụng vào đầu thế kỷ 20 trong các tài liệu về kiểm toán Lúc đó, KSNB được hiểu như một biện pháp để bảo vệtiền không bị các nhân viên gian lận Sau đó khái niệm này dần được mở

rộng: KSNB không chỉ dừng lại ở việc bảo vệ tài sản mà còn nhằm đảm bảo ghi chép kế toán chính xác, nâng cao hiệu quả hoạt động và khuyến khích tuân thủ các chính sách của nhà quản lý.

1.3 Mục tiêu nghiên cứu.

Nghiên cứu, tìm hiểu, phân tích và đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty CPXD ( cổ phần xây dựng) quốc tế Phương Đông Đềtài tập trung nghiên cứu vào các vấn đề sau:

- Tìm hiểu và đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại công

ty CPXD quốc tế Phương Đông

- Xác định các nguyên nhân ảnh hưởng đến các nhân tố cấu thành nênhệ thống kiểm soát nội bộ

- Đề ra các giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại công tyCPXD quốc tế Phương Đông giúp ích cho doanh nghiệp bảo vệ trước các rủi

ro tiềm ẩn trong kinh doanh, nắm chắc thời cơ phát triển

1.4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.

Đối tượng nghiên cứu: HTKSNB tại công ty CPXD quốc tế Phương Đông

Luận văn tập trung nghiên cứu vào các nhân tố cấu thành nên hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty CPXD quốc tế Phương Đông: Môi trườngkiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát

Phạm vi nghiên cứu: Công ty CPXD Quốc tế Phương Đông Các hoạt động kiểm soát trong công ty

1.5 Phương pháp nghiên cứu.

Luận văn nghiên cứu dựa trên phương pháp nguồn dữ liệu, phương pháp luận khoa học, điều tra khảo sát và phân tích đánh giá thực trạng hệ

thống kiểm soát nội bộ Từ đó đưa ra các giải pháp cải thiện kiểm soát nội tại công ty CPXD quốc tế Phương Đông.

1.6 Ý nghĩa của đề tài nghiên cứu.

Luận văn đã góp phần làm rõ lý luận về HTKSNB tại các doanh nghiệp nhỏ Đánh giá thực tế HTKSNB tại công ty CPXD quốc tế Phương Đông, ưu nhược điểm của hệ thống này

1.7 Kết cấu của đề tài nghiên cứu.

Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo và phụ lục trong luận văn gồm có 4 chương như sau:

Chương 1: Tổng quan vấn đề nghiên cứu

Chương 2: Lý luận chung về kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp.Chương 3: Thực trạng kiểm soát nội bộ tại công ty CPXD quốc tế Phương Đông

Chương 4: Nhận xét và một số giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ tại công ty CPXD quốc tế Phương Đông

CHƯƠNG 2: LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ

TRONG DOANH NGHIỆP.

2.1 Khái quát về kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp.

2.1.1 Khái niệm kiểm soát nội bộ.

Báo cáo COSO năm 1992 định nghĩa: Kiểm soát nội bộ là một quá trình do nhà quản lý, ban giám đốc, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được ba mục tiêu: báo cáo tài chính đáng tin cậy; các luật lệ và quy định được tuân thủ; hoạt động hữu hiệu và hiệu quả

Trong định nghĩa trên, có bốn khái niệm quan trọng, đó là quá trình, con người, đảm bảo hợp lý và mục tiêu Chúng được hiểu như sau: kiểm soátnội bộ là một chuỗi các hoạt động hiện diện rộng khắp trong doanh nghiệp và chúng kết hợp với nhau 4 thành một thể thống nhất Kiểm soát là phương tiện để giúp đơn vị đạt được mục tiêu Kiểm soát nội bộ được thiết kế và vậnhành bởi con người: kiểm soát nội bộ không chỉ đơn thuần là những thủ tục, chính sách, biểu mẫu… mà nó cịn bao gồm những con người trong tổ chức Đảm bảo hợp lý: kiểm soát nội bộ chỉ có thể cung cấp một sự đảm bảo hợp

lý cho ban giám đốc và nhà quản lý việc đạt được các mục tiêu của đơn vị chứ không phải là sự đảm bảo chắc chắn Các mục tiêu của kiểm soát nội bộ:hệ thống kiểm soát nội bộ giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu nhưng không có nghĩa là đảm bảo sự thành công của doanh nghiệp, doanh nghiệp đặt ra mục tiêu mình cần đạt tới

Tuy nhiên, hệ thống kiểm soát nội bộ cũng có những hạn chế Hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ không thể đảm bảo hoàn toàn đạtđược mục tiêu quản lý là do những hạn chế tiềm tàng của hệ thống đó như:

- Yêu cầu thông thường là chi phí cho hệ thống kiểm soát nội bộ không được vượt quá những lợi ích mà hệ thống đó mang lại

- Phần lớn các thủ tục kiểm soát nội bộ thường dược thiết lập cho các nghiệp vụ thường xuyên, lặp đi lặp lại hơn là các nghiệp vụ không thường xuyên

- Sai sót bởi con người thiếu chú ý

- Khả năng của hệ thống kiểm soát nội bộ không phát hiện được sự thông đồng của thành viên trong ban quản lý hoặc nhân viên với những người khác trong hay ngoài đơn vị

- Khả năng người chịu trách nhiệm thực hiện thủ tục kiểm soát nội bộ lạm dụng đặc quyền của mình

- Do thay đổi cơ chế và yêu cầu quản lý làm cho các thủ tục kiểm soátbị lạc hậu hoặc bị vi phạm

2.1.2 Sự cần thiết của kiểm soát nội bộ.

Vấn đề KSNB có ý nghĩa quan trọng đối với các đơn vị có quy mô lớnhơn là các đơn vị có quy mô nhỏ Ở các đơn vị có quy mô lớn, quyền hạn càng phân chia cho nhiều cấp, có quan hệ giữa các bộ phận chức năng và cácnhân viên càng trở nên phức tạp, quá trình truyền đạt và thu thập thông tin phản hồi càng trở nên khó khăn, tài sản lại càng phân tán ở nhiều địa điểm và trong nhiều hoạt động khác nhau… do đó địi hỏi phải có một hệ thống KSNB hữu hiệu

Trong một tổ chức bất kỳ, sự thống nhất và xung đột quyền lợi chung,quyền lợi riêng của người sử dụng lao động với người lao động luôn tồn tại song hành. Nếu không có hệ thống kiểm soát nội bộ, làm thế nào để người

lao động không vì quyền lợi riêng của mình mà làm những điều thiệt hại đếnlợi ích chung của toàn tổ chức, của người sử dụng lao động? Làm sao quản

lý được các rủi ro? Làm thế nào có thể phân quyền, ủy nhiệm, giao việc cho cấp dưới một cách chính xác, khoa học chứ không phải chỉ dựa trên sự tin tưởng cảm tính? Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ đem lại cho tổchức các lợi ích như: Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong SXKD (sai sót

vô tình gây thiệt hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch, tăng giá thành, giảm chấtlượng sản phẩm ) Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát bởi hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quytrình hoạt của tổ chức chức cũng như các quy định của luật pháp Đảm bảo

tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đặt ra Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông và gây dựng lòng đối với họ (trường hợp Công ty Cổ phần)

2.1.3 Mục tiêu của kiểm soát nội bộ.

Thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ chính là xác lập một cơ chế giám sát mà ở đó bạn không quản lý bằng lịng tin, mà bằng những quy định

rõ ràng nhằm:

- Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong kinh doanh (sai sót vô tình gây thiệt hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch, tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm )

- Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát, hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp…

- Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính

- Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy của công ty cũng như các quy định của luật pháp

- Đảm bảo sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đặt ra

- Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông và gây dựng lòng đối với họ.

2.1.4 Các yếu tố cấu thành của kiểm soát nội bộ.

Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát tạo ra sắc thái chung của một tổ chức, thông qua việc chi phối ý thức kiểm soát của các thành viên Môi trường kiểm soátlà nền tảng cho tất cả các thành phần khác của kiểm soát nội bộ Môi trường kiểm soát bao gồm nhận thức, thái độ và hành động của người quản lý Một môi trường kiểm soát tốt có thể hạn chế phần nào sự thiếu sót của các thủ tục kiểm soát

Môi trường kiểm soát bao gồm các yếu tố sau:

Truyền đạt thông tin và yêu cầu thực thi tính chính trực và các giá trị đạo đức:Tính hữu hiệu của các kiểm soát không thể cao hơn các giá trị đạo đức

và tính chính trực của những người tạo ra, quản lý và giám sát các kiểm soát

đó Tính chính trực và hành vi đạo đức là sản phẩm của chuẩn mực về hành

vi và đạo đức của đơn vị cũng như việc truyền đạt và thực thi các chuẩn mựcnày trong thực tế Việc thực thi tính chính trực và các giá trị đạo đức bao gồm các nội dung như: biện pháp của Ban Giám đốc để loại bỏ hoặc giảm thiểu các động cơ xúi giục nhân viên tham gia vào các hành động thiếu trungthực, bất hợp pháp, hoặc phi đạo đức Việc truyền đạt các chính sách của đơn vị về tính chính trực và các giá trị đạo đức có thể bao gồm truyền đạt tớinhân viên các chuẩn mực hành vi thông qua các chính sách của đơn vị, các quy tắc đạo đức và bằng tấm gương điển hình

Cam kết về năng lực: Năng lực là kiến thức và các kỹ năng cần thiết để hoàn

thành nhiệm vụ thuộc phạm vi công việc của từng cá nhân

Sự tham gia của Ban quản trị: Ban quản trị có trách nhiệm quan trọng và

trách nhiệm đó được đề cập trong các chuẩn mực nghề nghiệp, pháp luật và quy định khác, hoặc trong các hướng dẫn do Ban quản trị ban hành Ngoài

ra, Ban quản trị cịn có trách nhiệm giám sát việc thiết kế và hiệu quả hoạt động của các thủ tục báo cáo sai phạm và các thủ tục soát xét tính hiệu quả của KSNB của đơn vị

Triết lý và phong cách điều hành của Ban Giám đốc: Triết lý và phong cách

điều hành của Ban Giám đốc có nhiều đặc điểm, như quan điểm, thái độ và hành động của Ban Giám đốc đối với việc lập và trình bày BCTC có thể được thể hiện qua việc lựa chọn các nguyên tắc, chính sách kế toán có thận trọng hay không khi có nhiều lựa chọn khác nhau về nguyên tắc, chính sách kế toán, hoặc sự kín kẽ và thận trọng khi xây dựng các ước tính kế toán, trong đó:

+ Nếu việc đưa ra quyết định quản lý được tập trung và chi phối bởi một người thì kiểm toán viên cần chú ý đến phẩm chất và năng lực của người nắm quyền tập trung đó

+ Nếu như quyền lực được phân tán cho nhiều người trong bộ máy quản lý thì kiểm toán viên cần xem xét việc sử dụng quyền lực của người phân quyền để đề phịng trường hợp không sử dụng hết quyền hạn được giao hoặc lạm dụng quyền hạn này

+ Phương pháp ủy quyền: Là cách thức người quản lý ủy quyền cho cấp dưới một cách chính thức Cần có những ủy quyền rõ ràng văn bản sẽ giúp cho công việc được tiến hành dễ dàng và tránh được sự lạm dụng

Cơ cấu tổ chức: Việc thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp gồm việc xem

xét, cân nhắc các vấn đề chính về quyền hạn, trách nhiệm và các kênh báo cáo phù hợp Sự phù hợp của cơ cấu tổ chức phụ thuộc một phần vào quy

mô và đặc điểm hoạt động của đơn vị Cơ cấu tổ chức thực chất đây là sự

phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận trong đơn vị, nó góp phần rất lớn trong việc đạt được các mục tiêu đề ra Một cơ cấu phù hợp sẽ là cơ sở để lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát và giám sát các hoạt động Ngược lại, khi thiết kế không đúng, cơ cấu tổ chức có thể làm cho các thủ tục kiểm soát mất tác dụng.

Ví dụ: Nếu bố trí bộ phận kiểm toán nội bộ trực thuộc phịng kế toán,

chức năng kiểm tra và đánh giá của kiểm toán nội bộ sẽ không phát huy tác dụng

Cơ cấu tổ chức thường được mô tả thông qua sơ đồ tổ chức, trong đó phải xác định được các được các vị trí then chốt với quyền hạn, trách nhiệm và các thể thức báo cáo cho phù hợp Ngoài ra, cơ cấu tổ chức cần phù hợp với quy mô và hoạt động của đơn vị

Phân công quyền hạn và trách nhiệm:Việc phân công quyền hạn và trách

nhiệm có thể bao gồm các chính sách liên quan đến thông lệ phổ biến, hiểu biết và kinh nghiệm của các nhân sự chủ chốt, và các nguồn lực được cung cấp để thực hiện nhiệm vụ Ngoài ra, việc phân công có thể bao gồm các chính sách và trao đổi thông tin để đảm bảo rằng tất cả nhân viên đều hiểu được mục tiêu của đơn vị, hiểu được hành động của mỗi cá nhân có liên quan với nhau và đóng góp như thế nào vào các mục tiêu đó, và nhận thức được mỗi cá nhân sẽ chịu trách nhiệm như thế nào và chịu trách nhiệm về cái gì

Các chính sách và thông lệ về nhân sự:Các chính sách và thông lệ về nhân

sự thường cho thấy các vấn đề quan trọng liên quan tới nhận thức về kiểm soát của đơn vị Ví dụ, tiêu chuẩn về tuyển dụng các ứng viên có trình độ cao nhất thể hiện cam kết của đơn vị đối với những người có năng lực và đáng tin cậy

Sự phát triển của mọi doanh nghiệp, tổ chức luôn gắn liền với đội ngũ nhân viên và họ là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát cũng như chủ thể thực hiện mọi thủ tục kiểm soát trong hoạt động của đơn vị.

Như vậy, chính sách nhân sự bao gồm toàn bộ các phương pháp quản

lý và các chế độ của đơn vị đối với việc tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, đề bạt, khen thưởng và kỷ luật đối với nhân viên trong đơn vị

Đánh giá rủi ro

Cho mục tiêu lập và trình bày BCTC, quy trình đánh giá rủi ro của đơn vị bao gồm việc Ban Giám đốc xác định các rủi ro kinh doanh có liên quan như thế nào đến việc lập và trình bày BCTC theo khuôn khổ về lập và trình bày BCTC, ước tính độ rủi ro, đánh giá khả năng xảy ra rủi ro và quyết định các hành động nhằm xử lý, quản trị rủi ro và kết quả thu được Ví dụ, quy trình đánh giá rủi ro của đơn vị có thể gồm đánh giá cách đơn vị xem xét khả năng ghi nhận thiếu các giao dịch, hoặc cách xác định và phân tích các ước tính kế toán quan trọng được ghi nhận trên BCTC

Các rủi ro liên quan đến độ tin cậy của BCTC bao gồm các sự kiện trong hay ngoài đơn vị, các giao dịch hoặc các tình huống có thể phát sinh và có ảnh hưởng bất lợi đến khả năng tạo lập, ghi chép, xử lý và báo cáo dữ liệu tài chính phù hợp với các cơ sở dẫn liệu của Ban Giám đốc trong

BCTC Ban Giám đốc có thể lập các chương trình, kế hoạch hoặc hành độngđể xử lý những rủi ro cụ thể hoặc quyết định chấp nhận rủi ro do tính đến hiệu quả kinh tế hay do xem xét các yếu tố khác Các rủi ro có thể phát sinh hoặc thay đổi trong các tình huống như:

- Những thay đổi trong môi trường hoạt động: Những thay đổi trong

môi trường pháp lý hoặc môi trường hoạt động có thể dẫn đến những thay đổi về áp lực cạnh tranh và các rủi ro khác nhau đáng kể

- Nhân sự mới: Những nhân sự mới có thể có hiểu biết và những trọng

tâm khác về KSNB

- Hệ thống thông tin mới hoặc được chỉnh sửa: Những thay đổi quan

trọng và nhanh chóng trong hệ thống thông tin có thể làm thay đổi các rủi ro liên quan đến KSNB

- Tăng trưởng nhanh: Việc mở rộng đáng kể hoạt động quá nhanh

chóng có thể tạo áp lực đối với các kiểm soát và làm tăng rủi ro kiểm soát bị thất bại

- Công nghệ mới: Việc áp dụng các công nghệ mới vào quá trình

SXKD hoặc vào hệ thống thông tin có thể làm thay đổi rủi ro trong KSNB;

- Các hoạt động, sản phẩm, mô hình kinh doanh mới: Việc tham gia

vào các khu vực địa lý hoặc lĩnh vực kinh doanh hoặc các giao dịch mà đơn vị có ít kinh nghiệm có thể dẫn tới những rủi ro mới liên quan đến KSNB

- Tái cơ cấu đơn vị:Việc tái cơ cấu có thể dẫn đến giảm biên chế, thay

đổi cơ chế, cách thức quản lý hay thay đổi sự phân công, phân nhiệm làm thay đổi rủi ro liên quan đến KSNB

- Mở rộng các hoạt động ở nước ngoài: Việc mở rộng hay mua lại các

hoạt động ở nước ngoài dẫn đến các rủi ro mới và khác thường có thể ảnh hưởng đến KSNB như gia tăng hoặc thay đổi các rủi ro từ các giao dịch ngoại tệ

- Áp dụng các quy định kế toán mới: Việc áp dụng nguyên tắc, chuẩn

mực, chế độ kế toán mới hoặc thay đổi chuẩn mực, chế độ kế toán có thể ảnh hưởng đến các rủi ro trong quá trình lập và trình bày BCTC

Hoạt động kiểm soát:

Các hoạt động kiểm soát thông thường tại đơn vị là:

- Phân chia trách nhiệm đầy đủ: Được thực hiện theo hai nguyên tắc

cơ bản, đó là nguyên tắc phân công phân nhiệm và nguyên tắc bất kiêm

nhiệm Yêu cầu của nguyên tắc này là không để cho một bộ phận hay cá nhân nào tham gia vào giải quyết toàn bộ nghiệp vụ từ lúc bắt đầu đến khi kết thúc.

- Ủy quyền đúng đắn cho các nghiệp vụ và hoạt động: tất cả các nghiệp vụ đều phải được ủy quyền cho một người chịu trách nhiệm Không bất kỳ một ai trong doanh nghiệp có thể vừa mua vừa chi tiêu, dùng tài sản

- Bảo vệ tài sản vật chất và thông tin: Bảo vệ tài sản vật chất là ngăn chặn sự mất mát, thất thoát, tham ô, lãng phí hoặc sử dụng sai mục đích, chỉ người được ủy quyền mới được tiếp cận với tài sản vật chất Thông tin kế toán đáng tin cậy và 6 không bị tiết lộ cần thực hiện nhiều hoạt động kiểm soát nhằm kiểm tra tính chính xác, đầy đủ, phê chuẩn các nghiệp vụ và phân quyền

- Kiểm tra độc lập: Là việc kiểm tra được tiến hành bởi cá nhân hoặc một bộ phận khác với cá nhân hoặc một bộ phận thực hiện nghiệp vụ Kiểm tra độc lập giúp giảm được các sai sót và gian lận

- Phân tích rà soát: Phân tích rà soát là sự so sánh giữa hai nguồn số liệu khác nhau, tất cả khác biệt đều cần phải làm rõ Các phương pháp phân tích rà soát được trình bày như:

+ Định kỳ đối chiếu số liệu tổng hợp và chi tiết

+ Đối chiếu số liệu kiểm kê thực tế và ghi chép sổ sách kế toán.+ Đối chiếu số liệu được ghi chép giữa đơn vị với bên ngoài.+ Đối chiếu số liệu kỳ này với số liệu kỳ trước

+ Đối chiếu số liệu giữa kế hoạch, định mức, và thực tế

Thông tin và truyền thông

Một hệ thống thông tin bao gồm các máy móc thiết bị (phần cứng), phần mềm, nhân sự, thủ tục và dữ liệu Nhiều hệ thống thông tin sử dụng rộng rãi công nghệ thông tin (IT)

Hệ thống thông tin liên quan đến mục tiêu lập và trình bày BCTC, gồm hệ thống BCTC, trong đó có các phương pháp và ghi chép để:

- Xác định và ghi nhận tất cả các giao dịch có hiệu lực; Mô tả các giaodịch một cách kịp thời, chi tiết để cho phép phân loại phù hợp các giao dịch để lập và trình bày BCTC;

- Đo lường giá trị của các giao dịch để đảm bảo giá trị giao dịch được phản ánh hợp lý trong BCTC; Xác định thời kỳ diễn ra giao dịch để ghi nhậngiao dịch đúng kỳ kế toán; Trình bày thích hợp các giao dịch và các thuyết minh liên quan trên BCTC

Chất lượng của thông tin tạo ra từ hệ thống sẽ ảnh hưởng đến khả năng BGĐ đưa ra các quyết định phù hợp trong việc quản lý và kiểm soát các hoạt động của đơn vị và lập BCTC một cách đáng tin cậy

Việc trao đổi thông tin, liên quan đến việc cung cấp những hiểu biết

về vai trị và trách nhiệm của cá nhân gắn liền với KSNB đối với việc lập và trình bày BCTC, có thể ở dạng tài liệu hướng dẫn về chính sách, hướng dẫn

về kế toán và lập BCTC Việc trao đổi thông tin có thể ở dạng điện tử, bằng lời nói và qua những hành động của Ban Giám đốc

Giám sát:

Trách nhiệm quan trọng của Ban Giám đốc là thiết lập và duy trì KSNB một cách thường xuyên Việc Ban Giám đốc giám sát các kiểm soát bao gồm việc xem xét liệu các kiểm soát này có đang hoạt động như dự kiếnvà liệu có được thay đổi phù hợp với sự thay đổi của đơn vị hay không Việcgiám sát các kiểm soát có thể bao gồm các hoạt động như: kiểm toán viên nội bộ đánh giá sự tuân thủ của nhân viên phòng kinh doanh đối với các quy định của đơn vị về hợp đồng bán hàng, bộ phận pháp lý giám sát sự tuân thủ các chuẩn mực đạo đức và chính sách hoạt động của đơn vị Việc giám sát

cũng là để đảm bảo rằng các kiểm soát tiếp tục hoạt động một cách hiệu quả theo thời gian.

Kiểm toán viên nội bộ hoặc nhân sự thực hiện những chức năng tươngtự có thể tham gia vào việc giám sát các kiểm soát của đơn vị thông qua các đánh giá riêng rẽ Thông thường, những người này cung cấp thông tin kịp thời, đều đặn về hoạt động của KSNB, và tập trung sự chú ý vào việc đánh giá tính hiệu quả của KSNB và trao đổi thông tin về các điểm mạnh, điểm yếu cũng như đưa ra các khuyến nghị để cải thiện KSNB

Các hoạt động giám sát có thể bao gồm việc sử dụng thông tin có được qua trao đổi với các đối tượng ngoài đơn vị mà những thông tin đó có thể cho thấy các vấn đề hoặc các khu vực địa lý hoặc lĩnh vực kinh doanh cần được cải thiện

2.2 Kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp.

Với sự đa đạng của hình thức kinh doanh, với mức độ tăng truởngngày càng cao của nguồn vốn kinh doanh tại mỗi doanh nghiệp, đặc biệt vớiquá trình đẩy nhanh việc vốn hoá thị trường vốn của môi trường kinh doanhtại Việt Nam, hiện nay, nhà đầu tư vốn đã và đang dần tách rời khỏi vai trịquản lý doanh nghiệp

Chính vì vậy một hệ thống Kiểm soát nội bộ vững mạnh đang là mộtnhu cầu bức thiết, một công cụ tối ưu để xác định sự an toàn của nguồn vốnđầu tư, xác định hiệu quả điều hành của Ban điều hành doanh nghiệp cũngnhư kịp thời nắm bắt hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp

Các chức năng, nhiệm vụ, vai trò, tầm quan trọng, cách thức xây dựngmột HTKSNB hữu hiệu đã được nhắc đến trong rất nhiều tài liệu, giáo trình

Trong khuôn khổ bài viết này, tôi muốn đưa ra và thảo luận về việc xâydựng nội dung hệ thống kiểm soát nội bộ phù hợp như thế nào để phù hợpvới hình thức doanh nghiệp Việt Nam.

Để xây dựng một hệ thống KSNB phù hợp nhất cho mỗi doanhnghiệp, trước hết, cần xác định rõ những đặc điểm trọng yếu của lĩnh vựckinh doanh, hình thức quản trị, cơ cầu hệ thống các phịng ban điều hành,mối quan hệ tác nghiệp của mỗi phịng ban trong từng doanh nghiệp cụ thể

Kế đến, ta phải đề ra được một chính sách KSNB rõ rành, minh bạchđể tất cả Ban điều hành đều thấu hiểu được tầm quan trọng cũng như hiệuquả hỗ trợ cho công tác điều hành từ các công cụ tích cực của hệ thốngKSNB, với các nội dung chủ yếu như sau:

 Mục tiêu của chính sách Kiểm Soát nội bộ

- Xác lập/ hỗ trợ thiết lập công cụ quản lý nghiệp vụ đối với tất cả các hoạt động của từng cá nhân, phịng ban bộ phận trong toàn doanh nghiệp

- Là hướng dẫn, là căn cứ làm cơ sở cho việc xây dựng các tài liệu phục vụ công tác quản lý điều hành các hoạt động trên toàn doanh nghiệp

- Xây dưng các công cụ để làm căn cứ để tiến hành các thủ tục KSNB,căn cứ đánh giá tính tuân thủ, trung thực, đúng đắn trong công tác quản lý điều hành các hoạt động của doanh nghiệp

 Đối tượng và phạm vi điều chỉnh của chính sách KSNB

- Chính sách kiểm soát nội bộ được áp dụn-g đối với tất cả các đối tượng là cá nhân, tổ chức, tất cả các nguồn vốn, tài sản thuộc doanh nghiệp.

- Chính sách kiểm soát nội bộ được áp dụng thống nhất trong toàn bộ tập đoàn và các cty thành viên theo tiêu chí linh động và phù hợp với đặc thù quản lý điều hành sản xuất kinh doanh của từng bộ phận, đơn vị, công ty thành viên của doanh nghiệp

 Quá trình tác nghiệp KSNB

 Nội dung của công việc KSNB

- Kiểm tra, đánh giá các thông tin kinh tế, tài chính và phi tài chính

đã và đang cũng như sẽ phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp

- Xác nhận và báo cáo về chất lượng và độ tin cậy của thông tin quản trị, thông tin tài chính do các cá nhân, phịng ban, bộ phận và Ban điều hành doanh nghiệp báo cáo cho Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị hay cho chủ doanh nghiệp

- Xác nhận việc tuân thủ pháp luật, tuân thủ nghị quyết của Đại hộiđồng cổ đông, của chủ doanh nghiệp mà Ban điều hành doanh nghiệp đã và đang thực hiện trong quá trình điều hành hoạt động của doanh nghiệp

- Kiến nghị giải pháp quản lý rủi ro tiềm tàng vốn có và có thể xảy

ra trong tương lai đối với hoạt động của doanh nghiệp

- Kiến nghị giải pháp ngăn ngừa các sai phạm đã và đang xảy ra hoặc có thể sẽ xảy ra

- Khuyến nghị/ giám sát thực hiện các giải pháp để chỉnh sửa, khắc

phục sai phạm, rủi ro trong mỗi bộ phận, phịng ban, mỗi quyết định trong toàn bộ quá trình hoạt động của doanh nghiệp.

 Phương pháp thực hiện công cuộc KSNB:

- Tổ chức xây dựng, kiểm tra, đánh giá độ tin cậy, hiệu lực và hiệu quả của hệ thống các tài liệu quản trị, hệ thống quy trình tác nghiệp thực hiện công tác điều hành, tiến hành hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

- Tiếp nhận, thẩm định tính xác thực, độ tin cậy của các thông tin trong công tác quản lý điều hành hoạt động

- Giám sát tính tuân thủ luật pháp và các quy định nội bộ

- Xem xét, quản lý các sai phạm, rủi ro, đề ra biện pháp đảm bảo an toàn tài sản và nguồn vốn

- Kiến nghị giải pháp khắc phục sai phạm, rủi ro

 Quyền hạn của KSNB:

- Quyền chủ động thực hiện các nhiệm vụ của mình

- Quyền yêu cầu cung cấp đầy đủ, kịp thời toàn bộ các thông tin cần thiết có liên qian đến nội dung kiểm soát nội bộ

- Quyền tiếp cận, xem xét tất cả các hoạt động quản lý điều hành

- Quyền tiếp cận, phỏng vấn các cá nhân, tổ chức, đơn vị thành viên

có liên quan đến nội dung kiểm soát

- Quyền tham dự/ yêu cầu cung cấp tất cả các thông tin từ các cuộc họp của tất cả các cấp quản lý

- Quyền yêu cầu và giám sát các hoạt động khắc phục, hoàn thiện đối với các vấn đề mà kiểm soát nội bộ đã ghi nhận và có khuyến nghị

- Độc lập về chuyên môn nghiệp vụ, không bị chi phối hoặc can thiệp khi thực hiện công việc.

- Từ chối thực hiện các công việc không thuộc phạm vi nghiệp vụ kiểm soát nội bộ

 Nguyên tắc hoạt động:

- Độc lập về tổ chức với các đơn vị, các bộ phận điều hành

- Độc lập về hoạt động với các hoạt động quản lý điều hành, với các nghiêp vụ được kiểm soát

- Độc lập về đánh giá và trình bày ý kiến trong báo cáo kiểm soát

- Khách quan, trung thực trong quá trình thực hiện nhiệm vụ kiểm soát nội bộ

- Chuyên trách và không kiêm nhiệm các cương vị, các công việc chuyên môn khác trong bộ máy điều hành

 Nguyên tắc lưu trữ báo cáo, hồ sơ, tài liệu kiểm soát nội bộ :

- Hồ sơ kiểm soát bao gồm các báo cáo, hồ sơ, tài liệu được lưu giữ theo từng đối tượng được kiểm soát

- Các báo cáo, hồ sơ, tài liệu kiểm soát nội bộ phải được lưu giữ tạibộ phận Kiểm soát nội bộ ít nhất 05 (năm) năm

- Phải được ghi chép thành văn bản, dữ liệu điện tử lưu giữ theo trình tự thời gian.

 Kiểm tra việc thực hiện các kiến nghị của Kiểm soát nội bộ:

- Thực hiện hậu kiểm tra, đánh giá thời gian, kết quả theo những kiến nghị của Kiểm soát nội bộ

 Giám sát, quản lý chất lượng công tác kiểm soát: Trưởng ban Kiểm soát phải thực hiện

- Phân công, chỉ đạo, điều hành công việc của các thành viên Nhóm kiểm soát

- Giám sát tiến độ thực hiện công tác kiểm soát;

- Xử lý các vấn đề phát sinh và rà soát các công việc trong quá trình kiểm soát

- Tuân thủ theo kế hoạch công việc và đạt được chất lượng theo yêu cầu của kế hoạch kiểm soát

CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG QUỐC TẾ PHƯƠNG ĐÔNG.

3.1 Tổng quan về Công ty Cổ phần xây dựng quốc tế Phương Đông.

3 1.1 Lịch sử hình thành và phát triển.

Công ty Cổ Phần xây dựng quốc tế Phương Đông được thành lập bởicác cổ đông có kinh nghiệm trong lĩnh vực xây dựng

Tên tiếng Việt: Công Ty Cổ Phần Xây Dựng Quốc Tế Phương Đông.

Người đại diện theo pháp luật: Mai Xuân Hiếu

Địa chỉ: Yên Nội – Liêm Mạc – Từ Liêm – Hà Nội

Điện thoại : 04.37 480 963 Fax :04 37 480 963

Cổ đông sáng lập của công ty gồm các ông, bà sau:

* Ông Mai Xuân Hiếu góp 2.700.000.000 VNĐ chiếm 30% vốnđiều lệcủa Công Ty

* Ông Nguyễn Đăng Dương góp5.400.000.000 VNĐ chiếm 60% vốnđiều lệ của Công Ty

* Ông Nguyễn Quang Đăng góp 900.000.000 VNĐ chiếm 10% vốn điềulệ của Công Ty

Với hạng mục thi công chính là phần cọc khoan nhồi trong kết cấu nềnmóng dự án nhà cao tầng hay các cầu giao thông lớn.Để đáp ứng sự phát

triờ̉n của đṍt nước thỡ cơ sở hạ tầng giao thụng, đụ thị luụn phải đi trước mụ̣tbước Vỡa vậy, thị trường xõy dựng của Viợ̀t Nam là rṍt lớn và sẽ phát triờ̉ntrong thời gian tới Cùng với sự phát triờ̉n của cụng ty và các mụ́i quan hợ̀được thiờ́t lập trong quá trỡnh cụng tác của cán bụ̣ lónh đạo chủ chụ́t trongcụng ty Phương Đụng là đụ́ tác cú uy tín của các chủ đầu tư, đơn vị xõy lắptrong nước cũng như nước ngoài cú hoạt đụ̣ng tại Viợ̀t Nam như: HUD,VIANCONEX, Tổng cụng ty Sụng Hụ̀ng, Cụng ty Bṍt Đụ̣ng Sản MườngThanh, Ban quản lý dự án Thăng Long, Ban quản lý dự án Biờ̉n Đụng, BanTả Ngạn, SUMITOMO…

Tuy mới thành lập khụng lõu nhưng đờ́n nay cụng ty đó ổn định đượcbụ̣ máy lónh đạo, cán bụ̣ cụng nhõn trong cụng ty được đảm bảo cụng viợ̀c,thu nhập ổn định Mọi cán bụ̣ cụng nhõn viờn trong cụng ty đều yờn tõmcụng tác, phṍn đṍu xõy dựng cụng ty ngày càng phát triờ̉n và trở thànhthương hiợ̀u mạnh trong ngành thi cụng nền múng của Viợ̀t Nam

Tỡnh hỡnh tài chớnh và kết quả kinh doanh của cụng ty cổ phần xõy dựng quốc tế Phương Đụng.

Công ty đã đi vào hoạt động gần 3 năm với đội ngị Cán

bộ - Kỹ s - Cử nhân, Công nhân lành nghề luôn phấn đấu với

tiêu chí: " Tiến độ, chất lợng và hiệu quả " Công ty luôn

tìm ra các biện pháp, công nghệ mới, phát huy sáng kiến,

tổ chức thi công để đảm bảo giá thành ở mức thấp nhất vàtiến độ , chất lợng cao nhất Bên cạnh đó, công ty còn cónhững máy móc thiết bị chuyên dụng cho công việc thicông cọc khoan nhồi đạt hiệu quả, nhanh chóng và chất lợngxứng đáng với sự tin cậy cđa các đối tác Vì vậy đến nay

Công ty đã có đợc rất nhiều hợp đồng lớn với các đối tác uytín.

Trong năm 2013,2014 công ty có một số công trình tiêu biểu sau:

- Công trình đờng sắt trên cao , tuyến Cát Linh- Hà Đông

- Công trình AZ Vân Canh

- Công trình khu nhà trẻ và nhà ở cao tầng 71 Nguyễn Xiển

- Công trình chung c biệt thự Sen – Apartment

Các nguồn lực để phát triểnBẢNG 1 năng lực tài chính thể hiện qua một số chỉ tiêu ớc

Công ty CPXD quốc tế Phương Đông là Doanh nghiệp có chức năngkinh doanh các ngành nghề về xây dựng các công trình dân dụng, giao thôngvới nội dung công việc thi công chủ đạo là:

- Cọc khoan nhồi đường kính lớn D = 800  2000

- Tường vây, cọc Barette có chiều dầy D = 600  1200

Mặc dù mới được thành lập nhưng Công ty đã có đội ngũ cán bộ, kỹ sưgiàu kinh nghiệm, sáng tạo trong quá trình thi công; lực lượng Công nhânlành nghề, nhiệt huyết trong công việc Thiết bị thi công hiện đại, đồng bộ,đáp ứng thi công trên các loại hình công trình Trong thời gian qua, công ty

đã thi công nhiều công trình quy mô, đạt chất lượng kỹ thuật và yêu cầu tiếnđộ, được các chủ đầu tư, tư vấn đánh giá cao

Công ty CPXD Quốc tế Phương Đông hiện đang tiếp tục đầu tư máy,thiết bị hiện đại Đổi mới công nghệ thi công, không ngừng đào tạo, học hỏikinh nghiệm, kịp thời nắm bắt thông tin mới để phục vụ nhu cầu xây dựngngày càng phát triển trong nước

Bằng khả năng và sự nỗ lực của mình, Công ty CPXD Quốc tế

Phương Đông ngày càng khẳng định vị thế, uy tín trên thị trường xây dựng , dành được sự tín nhiệm của khách hàng và chủ đầu tư

3.1.3 Bộ máy quản lý tại Công ty Cổ phần xây dựng quốc tế Phương Đông.

HỘI ĐỒNG QUẢN

TRỊ

BAN GIÁM ĐỐC

DỰ ÁN XÂY DỰNG

PHÒNG TÀI CHÍNH

KẾ TOÁN

PHÒNG

KỸ THUẬT, THIẾT KẾ

THI CÔNG

PHÒNG

CƠ GIỚI VẬT TƯ ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ

ĐÔNG

Ghi chú: Quan hệ điều hành:

Sơ đồ 1: Tổ chức bộ máy quản lý của công ty cổ phần Xây Dựng Quốc Tế Phương Đông

và các khoản trích theo lương

Kế toán thanh toán nội bộ

Kế toán

NH, vật tư theo dõi K/H

Kế toán tài sản

cố định

Kế toán thuế

Thủ quỹ kiêm văn thư của đơn vị

Sơ đồ 2: Sơ đồ khối mối quan hệ giữa các bộ phận kế toán

Tổ chức hạch toán kế toán tại doanh nghiệp

Hiện nay công tác kế toán tại Công ty đang vận dụng chế độ chứng từ,tài khoản, sổ sách và các báo cáo kế toán theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC được ban hành ngày 14/09/2006 của Bộ Trưởng Bộ Tài chính dành chocác doanh nghiệp vừa và nhỏ

Chế độ kế toán áp dụng : Kế toán doanh nghiệp

Kỳ kế toán năm bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 hàng năm

 Hình thức kế toán áp dụng : Kế toán Nhật ký chung

Chú thích :

Hóa đơn, chứng từ gốc

Sổ nhật ký chung Sổ chi tiết

Sổ nhật ký đặc biệt

Sổ Cái TK111, 112, 152,

153, Sổ tổng hợp chi tiết

Bảng cân đối số phát sinh

B¸o c¸o tµi chÝnh

Ghi hàng Ghi định kỳ

ngày-Đối chiếu

Sơ đồ 3: Trỡnh tự ghi sổ kế toỏn theo hỡnh thức kế toỏn theo hỡnh thức kế

toỏn Nhật ký chung

 Phương pháp tính thuờ́ GTGT : Phương pháp khṍu trừ

 Phương pháp tính giá hàng tụ̀n kho : Nhập trước- xuṍt trước

 Phương pháp hạch toán hàng tụ̀n kho : Phương pháp kờ khai thườngxuyờn

 Phương pháp tính khṍu hao TSCĐ : Phương pháp đường thẳng

-Sổ chi tiờ́t kờ́ toán: Sổ chi tiờ́t vật tư, sổ chi tiờ́t thanh toán với người mua,

sổ chi tiờ́t cụng nợ, sổ chi tiờ́t TSCĐ, sổ chi tiờ́t sản xuṍt

 Các loại báo cáo kờ́ toán:

+Báo cáo tài chính hàng quý, hàng năm gửi cho cơ quan thuờ́, cơ quanthụ́ng kờ, cơ quan đăng ký kinh doanh, báo cáo tài chính gụ̀m:

+ Bảng cõn đụ́i kờ́ toán

+ Báo cáo kờ́t quả hoạt đụ̣ng kinh doanh

+ Thuyờ́t minh báo cáo tài chính

+ Báo cáo lưu chuyờ̉n tiền tợ̀

+ Phụ biờ̉u – Bảng cõn đụ́i tài khoản

3.1.4 Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và tổ chức bộ mỏy sản xuất kinh doanh.

Là đơn vị xõy lắp cơ bản, sản phẩm của cụng ty mang những nột đặc trưng của ngành xõy dựng và sản xuṍt Đú là những cụng trỡnh dõn dụng,

công nghệ quy mô lớn, kết cấu phức tạp, thời gian xây dựng lâu dài, khối lượng công việc thi công được tiến hành ngoài trời Do vậy quá trình sản xuất rất phức tạp, sau khi công trình hoàn thành bàn giao cho cho đơn vị sử dụng và trở thành TSCĐ của đơn vị đó Chất lượng công trình phải được kiểm nghiệm qua 1 thời gia nhất định Mặt khác, sản phẩm của công ty là những công trình không thể di chuyển được mà cố định tại nơi sản xuất cho nên chịu ảnh hưởng trực tiếp của địa hình, địa chất, thủy văn sản phẩm củacông ty không trực tiếp trao đổi trên thị trường như các sản phẩm hàng hóa khác mà nó chỉ có được sau khi hợp đồng xây dựng đã được ký kết.

Sản phẩm xây lắp phải được sản xuất vào quá trình sản xuất, phải lấy dự toán làm thước đo Không thanh toán vốn 1 lần mà phải ứng theo từng giai đoạn căn cứ vào biên bản nghiệm thu công trình, hạng mục công trình, sản phẩm xây dựng gồm nhiều loại công việc cấu thành cho từng đơn vị sản phẩm

Các ngành kinh doanh chính của công ty:

- Thi công xây lắp các công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông, thủy lợi

- Buôn bán vật liệu thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng

- Bán buôn các nhiên liệu rắn, lỏng, khí và các sản phẩm liên quan

- Bán lẻ đồ ngũ kim, sơn, kính và các thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng, trong các cửa hàng chuyên doanh

- Bán buôn thiết bị và linh kiện điện tử viễn thông

- Bán lẻ đồ điện gia dụng, giường, tủ, bàn ghế và nội thất tương tự…

- Thi công xây lắp các công trình hạ tầng kỹ thuật, cấp thoát nước, môi trường đo thi, xử lý chất thải

- Thi công xây lắp các công trình điện, điện cơ, điện lạnh

- Trang trí nội thất.

Hiện nay Công ty còn mở rộng thêm loại hình hoạt động của mìnhnhư một số ngành nghề: Mua bán và lắp đặt thiết bị văn phòng, thiết bị điện,điện tử, điện lạnh, đồ điện gia dụng, lắp đặt dây truyền máy móc thiết bị chocác nhà máy khu công nghiệp, tư vấn thiết kế và lắp đặt hệ thông thiết bịmạng, mua bán máy móc thiết bị và phụ kiện thay thế.

Công ty đã tiếp cận thành công với các công nghệ hiện đại phục vụcho việc kinh doanh phát triển, mở rộng quy mô của mình Thông qua hoạtđộng sản xuất kinh doanh đấu thầu xây dựng các công trình, Công ty khaithác một cách có hiệu quả nguồn vốn vật tư, tài nguyên, nhân lực của đấtnước để giữ vững và nâng cao hơn nữa uy tín và vị thế cạnh tranh của Công

ty trên thị trường xây dựng, đảm bảo cuộc sống cho toàn thể cán bộ côngnhân viên trong Công ty

Tổ chức sản xuất trong Công ty CPXD quốc tế Phương Đông phầnlớn là phương thức khoán gọn các công trình, các hạng mục công trình đếncác đội Công ty đã nhận thầu các công trình về dân dụng, công nghiệp, giaothông thuỷ lợi và bước đầu tiếp cận thành công với công nghệ hiện đại phục

vụ cho công tác xây dựng Hiện tại Công ty cũng không ngừng lớn mạnh.Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm của công ty:

Với việc tiến hành sản xuất theo các quy trình kiểm soát chất lượng như trên, công ty đã thu được những thành tựu lớn, góp phần lên những côngtrình trên con đường phát triển của nhà nước

Công ty từng bước phát triển sản xuất kinh doanh cả về chiều rộng lẫnchiều sâu

Công ty đã tiếp cận thành công với các công nghệ hiện đại phục vụ cho việc kinh doanh phát triển, mở rộng quy mô của mình Thông qua hoạt động sản xuất kinh doanh đấu thầu xây dựng các công trình, Công ty khai thác một cách có hiệu quả nguồn vốn vật tư, tài nguyên, nhân lực của đất

nước để giữ vững và nâng cao hơn nữa uy tín và vị thế cạnh tranh của Công

ty trên thị trường xây dựng, đảm bảo cuộc sống cho toàn thể cán bộ công nhân viên trong Công ty

3.2 Thực trạng kiếm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần xây dựng quốc tế Phương Đông.

Môi trường kiểm soát

- Về tính chính trực và giá trị đạo đức: Trong doanh nghiệp này, việc

truyền đạt và hướng dẫn cụ thể các yêu cầu về đạo đức là chưa có Doanh nghiệp xử phạt theo tiền hoặc theo hậu quả phát sinh khi vi phạm đã thực sự xảy ra, trong khi người nhân viên thực sự không hoặc chưa biết rõ hậu quả khi thực hiện hành động cho đến khi khá muộn, điều này không thuận lợi cho việc thực hiện mục tiêu chung của doanh nghiệp Nếu nhân tố này được quan tâm đúng đắn thì sự gắn kết trong mối quan hệ giữa nhân viên và doanh nghiệp cũng từ đó mà lâu bền hơn

- Về năng lực của đội ngũ nhân viên:

B¶ng 2: tæng hîp

vÒ c¸n bé chuyªn m«n, kü thuËt cña c«ng ty

Ngµnh nghÒ chuyªn m«n Sè lîng Sè n¨m kinh nghiÖm