Xử lý nội dung tài liệu tại trung tâm thông tin thư viện đại học luật hà nội

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN --- VŨ THỊ LƯƠNG XỬ LÝ NỘI DUNG TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƯ VIỆN ĐẠI HỌC LUẬT HÀ NỘI Chuyên ngành: Khoa

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

-

VŨ THỊ LƯƠNG

XỬ LÝ NỘI DUNG TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƯ VIỆN

ĐẠI HỌC LUẬT HÀ NỘI

LUẬN VĂN THẠC SĨ THÔNG TIN - THƯ VIỆN

Hà Nội, 2015

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

-

VŨ THỊ LƯƠNG

XỬ LÝ NỘI DUNG TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƯ VIỆN

ĐẠI HỌC LUẬT HÀ NỘI

Chuyên ngành: Khoa học Thông tin – Thư viện

Mã số : 60.32.02.03

LUẬN VĂN THẠC SĨ THÔNG TIN - THƯ VIỆN

XÁC NHẬN HỌC VIÊN ĐÃ CHỈNH SỬA THEO GÓP Ý CỦA HỘI ĐỒNG Giáo viên hướng dẫn Chủ tịch hội đồng chấm luận văn thạc sĩ

TS Nguyễn Thu Thảo PGS.TS Trần Thị Quý

Hà Nội, 2015

XÁC NHẬN CỦA HỘI ĐỒNG CHẤM LUẬN VĂN

CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG

PGS.TS Trần Thị Quý

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đề tài “Xử lý nội dung tài liệu tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Luật Hà Nội” là công trình nghiên cứu của riêng tôi,

được thực hiện nghiêm túc dưới sự hướng dẫn của TS Nguyễn Thu Thảo Các số liệu và kết quả nghiên cứu trong luận văn là trung thực và có nguồn gốc rõ ràng Nếu có điều gì sai sót, tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm

Hà Nội, ngày tháng năm 2016

Tác giả luận văn

Vũ Thị Lương

LỜI CẢM ƠN

Lời đầu tiên tôi xin được bày tỏ lòng biết ơn chân thành và sâu sắc tới

TS Nguyễn Thu Thảo, người đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ tôi trong suốt quá trình nghiên cứu và hoàn thành Luận văn

Tôi xin cảm ơn các thầy cô giáo là giảng viên trong và ngoài khoa Thông tin - Thư viện Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn đã truyền đạt cho tôi những kiến thức và kinh nghiệm quý báu trong suốt quá trình học tập tại Trường

Cuối cùng xin được dành lời cảm ơn chân thành tới gia đình, bạn bè và đồng nghiệp đã luôn quan tâm, động viên tôi trong suốt quá trình học tập và nghiên cứu

Mặc dù bản thân đã có nhiều cố gắng nhưng do năng lực còn hạn chế nên luận văn chắc chắn không tránh khỏi những khiếm khuyết nhất định Tôi rất mong nhận được những ý kiến đóng góp quý báu của các thầy cô và đồng nghiệp để luận văn được hoàn thiện hơn

Xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày tháng năm 2016

Tác giả luận văn

1

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 5

Chương 1 Cơ sở lý luận của hoạt động xử lý nội dung tài liệu với Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường Đại học Luật Hà Nội 12

1.1 Cơ sở lý luận về công tác xử lý nội dung tài liệu 12

1.1.1 Khái niệm 12

1.1.2 Vai trò của công tác xử lý nội dung tài liệu 14

1.1.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác xử lý nội dung tài liệu 15

1.1.4 Yêu cầu và tiêu chí đánh giá chất lượng công tác xử lý nội dung tài liệu 18 1.2 Vài nét khái quát về Trung tâm Thông tin – Thư viện 21

1.2.1 Lịch sử hình thành và phát triển 21

1.2.2 Chức năng và nhiệm vụ 22

1.2.3 Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ 23

1.2.4 Cơ sở vật chất 25

1.2.5 Nguồn lực thông tin 26

1.2.6 Đặc điểm người dùng tin 30

Chương 2 Thực trạng công tác xử lý nội dung tài liệu tại Trung tâm Thông tin – Thư viện trường Đại học Luật Hà Nội 34

2.1 Quy trình chung 34

2.2 Phân loại tài liệu 36

2.2.1 Quy trình phân loại 36

2.2.2 Công cụ phân loại 41

2.2.3 Đánh giá chất lượng phân loại 46

2.3 Định từ khóa 49

2.3.1 Quy trình định từ khóa 49

2.3.2 Công cụ định từ khóa 53

2.3.3 Đánh giá chất lượng định từ khóa 54

2.4 Tóm tắt 58

2

2.4.1 Quy trình biên soạn bài tóm tắt 59

2.4.2 Đánh giá chất lượng tóm tắt 64

2.5 Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác xử lý nội dung tài liệu 67

2.5.1 Nhân lực 67

2.5.2 Tổ chức công việc 69

2.5.3 Các công cụ trợ giúp 70

2.6 Nhận xét chung về công tác xử lý nội dung tài liệu 70

2.6.1 Điểm mạnh 70

2.6.2 Điểm hạn chế 71

Chương 3 Giải pháp nâng cao chất lượng xử lý nội dung tài liệu tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Luật Hà Nội 74

3.1 Nâng cao năng lực cho cán bộ xử lý 74

3.2 Xây dựng và hoàn thiện các công cụ trong công tác xử lý nội dung tài liệu 79

3.3 Thiết lập các quy định nội bộ trong xử lý nội dung tài liệu 82

3.4 Xây dựng sổ tay nghiệp vụ xử lý tài liệu 83

3.5 Hiệu đính kết quả xử lý nội dung tài liệu 84

3.6 Xây dựng đội ngũ cộng tác viên 85

3.7 Khuyến nghị 86

KẾT LUẬN 88

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 89

PHỤ LỤC 92

3

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT Tiếng việt

BPL

CBTV

Bảng phân loại Cán bộ thư viện

TT-TV Thông tin – Thư viện

4

DANH MỤC CÁC BẢNG, SƠ ĐỒ

Sơ đồ 1.1: Cơ cấu tổ chức Trung tâm Thông tin Thư viện Đại học Luật HN 24

Bảng 1.1: Đội ngũ cán bộ, viên chức của Trung tâm 25

Bảng 1.2 Thống kê cơ cấu vốn tài liệu theo dạng 26

Bảng 1.3 Thống kê cơ cấu vốn tài liệu theo nội dung 27

Bảng 1.4 Thống kê cơ cấu vốn tài liệu theo ngôn ngữ 27

Bảng 1.5: Các CSDL tính đến tháng 5/2015 29

Sơ đồ 2.1 Quy trình xử lý tài liệu tại Thư viện Trường ĐH Luật HN 34

Sơ đồ 2.2 Quy trình xử lý nội dung tài liệu 35

Bảng 2.1 Danh sách các tài liệu phân loại chưa chính xác 48

Bảng 2.2 Cách thức trình bày từ khóa trong CSDL của Trung tâm 52

Bảng 2.3 Kết quả khảo sát, đánh giá chất lượng từ khóa 55

Bảng 2.4 Danh sách các biểu ghi để khảo sát chất lượng bài tóm tắt 64

Bảng 2.5 Kết quả khảo sát bài tóm tắt về mặt hình thức 66

Bảng 2.6 Kết quả khảo sát bài tóm tắt về mặt nội dung 67

5

LỜI MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Thế kỉ XXI là thế kỉ của bùng nổ thông tin và sự phát triển vượt bậc của nền kinh tế tri thức làm cho số lượng sách báo và các loại hình tài liệu gia tăng nhanh chóng Với sự hỗ trợ của công nghệ thông tin, người dùng tin có thể tra cứu tài liệu/ thông tin về bất cứ lĩnh vực tri thức nào, ở bất cứ nơi đâu và vào bất cứ thời điểm nào khi có nhu cầu Tuy nhiên, sự bùng nổ thông tin đó lại gây nhiễu tin và làm cho người dùng khó xác định được chất lượng các nguồn tin phù hợp với nhu cầu thông tin ngày càng cao của mình Đây là bài toán đặt

ra và cần có lời giải cho tất cả các thư viện và cơ quan thông tin trên thế giới cũng như ở Việt Nam Muốn có được các công cụ tra cứu và các sản phẩm thông tin hữu ích hỗ trợ người dùng tin trong quá trình tìm kiếm thì thông tin/tài liệu phải trải qua quá trình xử lý Chính vì thế, công tác xử lý tài liệu nói chung và xử lý nội dung tài liệu nói riêng đóng một vai trò quan trọng, không thể thiếu ở bất kì thư viện và cơ quan thông tin nào Chất lượng của khâu công tác này có ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng các sản phẩm, dịch vụ của Thư viện cũng như khả năng đáp ứng nhu cầu tin cho người dùng tin

Trung tâm Thông tin Thư viện trường Đại học Luật Hà Nội là một đơn

vị độc lập trực thuộc Ban Giám hiệu, có lịch sử gắn liền với lịch sử phát triển của Nhà trường Trung tâm có chức năng thông tin, thư viện phục vụ công tác đào tạo, nghiên cứu khoa học, tư vấn pháp luật và quản lý của nhà trường; thu thập, xử lý, khai thác và sử dụng các tài liệu chuyên ngành luật và lĩnh vực khác phục vụ nhu cầu học tập, nghiên cứu của các đối tượng bạn đọc

Trong những năm qua, Trung tâm luôn nỗ lực không ngừng đổi mới tổ chức và hoạt động, nâng cao chất lượng các hoạt động thông tin thư viện đáp ứng ở mức cao nhất nhu cầu của người dùng tin Đặc biệt, từ năm 2002, với việc sử dụng phần mềm quản trị thư viện tích hợp Libol 5.5 (nay là Libol 6.0), các hoạt động thư viện đã được tự động hóa, giúp giảm công sức cho cán bộ

6

thư viện, đồng thời làm tăng hiệu quả hoạt động của Trung tâm Với vốn tài liệu phong phú về các chuyên ngành luật, Trung tâm đã đáp ứng được phần lớn nhu cầu của cán bộ, giảng viên, nghiên cứu sinh, sinh viên, học viên cao học của trường, góp phần nâng cao chất lượng đào tạo, từng bước thực hiện mục tiêu xây dựng trường Đại học Luật Hà Nội thành trường trọng điểm quốc gia về đào tạo luật

Tất cả tài liệu trước khi đưa ra phục vụ bạn đọc đều được xử lý cả về hình thức và nội dung, trong đó xử lý nội dung đóng vai trò thiết yếu Công tác

xử lý nội dung tài liệu tại Trung tâm bao gồm các công đoạn: phân loại, định

từ khóa và làm tóm tắt Tuy nhiên, những công đoạn này vẫn còn nhiều hạn chế (ký hiệu phân loại chưa chính xác; một số từ khóa chưa phản ánh đúng nội dung của tài liệu; bài tóm tắt còn sơ sài, chưa đầy đủ thông tin, mắc nhiều lỗi

về diễn đạt …) đã làm ảnh hưởng đến khả năng tìm kiếm thông tin/tài liệu của bạn đọc Bên cạnh đó, với xu hướng áp dụng các chuẩn mới của ngành thông tin thư viện trong hoạt động xử lý tài liệu đã đặt ra cho công tác xử lý nội dung tài liệu tại Trung tâm những yêu cầu mới Do đó, việc nghiên cứu, tìm hiểu thực trạng, đánh giá những ưu, nhược điểm và đưa ra những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của công tác này tại Trung tâm là một vấn đề cấp thiết

Từ những lý do trên, tác giả quyết định chọn nghiên cứu vấn đề “Xử lý

nội dung tài liệu tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Luật Hà Nội”

làm đề tài cho luận văn tốt nghiệp của mình

2 Tình hình nghiên cứu

Vấn đề xử lý nội dung tài liệu đã được đề cập rất nhiều trong sách tham khảo, giáo trình, đề tài nghiên cứu khoa học, khóa luận tốt nghiệp và luận văn, luận án chuyên ngành thông tin thư viện

Về sách tham khảo có những tài liệu sau:

+ “Xử lý thông tin trong hoạt động thông tin thư viện” của tác giả Trần Thị

Quý và Nguyễn Thị Đào tập trung nghiên cứu những vấn đề lý luận, nội dung

+ “Định chủ đề và định từ khóa tài liệu (Giáo trình dùng cho sinh viên đại học

và cao đẳng ngành thư viện – thông tin học)” của tác giả Vũ Dương Thúy Ngà

và Vũ Thúy Bình Giáo trình trình bày khái lược về định chủ đề và định từ khóa tài liệu, ứng dụng của công tác định chủ đề, định từ khóa trong hoạt động thông tin thư viện; giới thiệu một số bảng đề mục chủ đề tiêu biểu; nêu phương pháp định chủ đề và định từ khóa đối với một số loại tài liệu cụ thể

Nghiên cứu về công tác mô tả nội dung tài liệu hay từng công đoạn cụ

thể như phân loại, tóm tắt, chú giải còn có một số tài liệu khác: “Phân loại và

tổ chức mục lục phân loại” của tác giả Tạ Thị Thịnh năm 1999; “Mô tả nội dung tài liệu bằng từ khóa: Tài liệu hướng dẫn”; đề tài nghiên cứu cấp Trường

“ Công tác xử lý tài liệu tại Trung tâm thông tin – thư viện Đại học Quốc gia

Hà Nội” năm 2006 của tác giả Trần Thị Quý…

Các bài viết đăng trên các tạp chí chuyên ngành nghiên cứu về công tác

xử lý nội dung tài liệu tương đối đa dạng và phong phú Tuy nhiên, các bài viết này chỉ đề cập đến một khâu trong công tác xử lý nội dung tài liệu Có thể kể đến một số bài viết sau:

- “Khảo cứu và đánh giá về các bộ từ khóa và từ điển từ khóa được sử dụng trong định từ khóa tài liệu ở Việt Nam hiện nay”, Tạp chí Thư viện Việt Nam

số 1/2010 và “Quan điểm chuẩn hóa trong xử lý tài liệu và những biện pháp đảm bảo chuẩn hóa trong xử lý tài liệu ở Việt Nam hiện nay” của tác giả Vũ

Dương Thúy Ngà

- “Một số vấn đề trong công tác phân loại tại Thư viện Quốc gia Việt Nam”

của tác giả Nguyễn Thanh Tâm, tap chí TVVN số 6/2012

Ngoài sách và các bài tạp chí, còn có nhiều luận văn, luận án nghiên

cứu theo hướng của đề tài đã được bảo vệ Luận án tiến sĩ của tác giả Vũ

Dương Thúy Ngà với tên gọi “Nghiên cứu hoàn thiện việc chuẩn hoá trong

xử lý tài liệu tại các thư viện Việt Nam” bảo vệ năm 2012 Đề tài đã góp phần

làm sáng tỏ một số vấn đề lý luận về chuẩn hóa trong xử lý tài liệu và đưa ra

hệ thống các giải pháp đảm bảo việc thực hiện trong chuẩn hóa xử lý tài liệu ở

Việt Nam hiện nay Một số luận văn cao học như: “Xử lý nội dung tài liệu tại

Trung tâm Thông tin – Thư viện trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội" của tác giả Ngô Thị Thu Huyền năm 2012; “Xử lý nội dung tài liệu tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Viện Khoa học giáo dục Việt Nam” của tác giả Đào Kim Phương năm 2012; “Hoàn thiện công tác xử lý nội dung tài liệu tại Trung tâm Thông tin – Thư viện trường Đại học Giao thông vận tải Hà Nội” của tác giả Nguyễn Thị Minh Tú năm 2007; “ Nâng cao chất lượng xử lý nội dung tài liệu tại Trung tâm Thông tin tư liệu – Thư viện trường Đại học Vinh” của tác giả Nguyễn Lê Quang năm 2007; “Nâng cao chất lượng xử lý nội dung tài liệu tại Thư viện Tạ Quang Bửu – trường Đại học Bách khoa Hà Nội” của tác

giả Đinh Thúy Quỳnh năm 2009

Các luận văn trên đều đi sâu làm rõ các vấn đề lý luận về xử lý nội dung tài liệu, nghiên cứu, đánh giá thực trạng công tác xử lý nội dung tài liệu và đưa

ra các giải pháp để nâng cao hơn nữa hiệu quả của công tác này tại từng thư

Lê Thị Hồng Lý

Khóa luận tốt nghiệp: “Công tác tổ chức và hoạt động tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Luật Hà Nội” của tác giả Kiều Hồng Xuyên; “Tìm hiểu khả năng kiến thức thông tin của sinh viên Trường Đại học Luật Hà Nội” của tác giả Nguyễn Thị Như; “Đánh giá công tác tổ chức quản

lý và khai thác nguồn tin khoa học nội sinh tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Luật Hà Nội” của tác giả Bùi Thị Phượng; “Nguồn lực thông tin tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Luật Hà Nội”của tác giả Đặng Thị Nga; “Đánh giá chất lượng sản phẩm và dịch vụ thông tin thư viện tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Luật Hà Nội” của tác giả Trần Thị Chiêm; “Hoạt động marketing tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Luật Hà Nội” của tác giả Chu Thị Nguyệt Ngoài ra còn

có khóa luận tốt nghiệp Tìm hiểu công tác phân loại tài liệu tại một số thư viện trường đại học trên địa bàn Hà Nội của tác giả Vũ Thị Lương đi sâu tìm hiểu

công tác phân loại tài liệu tại thư viện một số trường đại học ở Hà Nội, trong

đó có thư viện trường Đại học Luật Hà Nội

Như vậy có thể khẳng định rằng, cho đến nay chưa có một công trình nào nghiên cứu đầy đủ về công tác xử lý nội dung tài liệu tại Trung tâm Thông

10

tin – Thư viện trường Đại học Luật Hà Nội Đây là một đề tài hoàn toàn mới, không bị trùng lặp với các kết quả đã nghiên cứu

3 Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu

3.1 Đối tƣợng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu là ba khâu trong công tác xử lý nội dung tài liệu, bao gồm: phân loại tài liệu, định từ khóa và làm tóm tắt

3.2 Phạm vi nghiên cứu

Không gian: Trung tâm Thông tin – Thư viện trường Đại học Luật Hà Nội Thời gian: từ năm 2002 đến nay Đây là thời điểm Trung tâm bắt đầu sử dụng phần mềm quản trị thư viện tích hợp Libol 5.5 trong hoạt động thư viện

4 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

5 Giả thuyết nghiên cứu

Công tác xử lý nội dung tài liệu tại Trung tâm Thông tin – Thư viện trường Đại học Luật Hà Nội vẫn còn một số hạn chế Nguyên nhân của những hạn chế này có thể do nguồn nhân lực xử lý tài liệu còn thiếu và hạn chế về trình độ, công cụ xử lý chưa hoàn thiện, chưa làm tốt công tác hiệu đính kết quả xử lý Do đó, cần phải có những giải pháp như hoàn thiện các công cụ xử

lý, tăng cường số lượng và nâng cao trình độ cho cán bộ xử lý tài liệu, xây

7 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn

Về mặt lý luận: Góp phần hoàn thiện lý luận về công tác xử lý nội dung tài liệu trong hoạt động thông tin thư viện

Về mặt thực tiễn: Góp phần nâng cao chất lượng công tác xử lý nội dung tài liệu tại Trung tâm Thông tin – Thư viện trường Đại học Luật Hà Nội

8 Kết cấu của luận văn

Ngoài phần mở đầu, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, nội dung của luận văn gồm 3 chương:

Chương 1 Cơ sở lý luận của hoạt động xử lý nội dung tài liệu với Trung tâm

Thông tin Thư viện trường Đại học Luật Hà Nội

Chương 2 Thực trạng công tác xử lý nội dung tài liệu tại Trung tâm Thông tin – Thư viện trường Đại học Luật Hà Nội

Chương 3 Giải pháp nâng cao chất lượng xử lý nội dung tài liệu tại Trung tâm Thông tin – Thư viện trường Đại học Luật Hà Nội

Mức độ xử lý nội dung tài liệu phụ thuộc vào nhu cầu thông tin của người dùng và điều kiện thực tế tại các cơ quan thông tin – thư viện

Mục đích xử lý nội dung tài liệu là:

- Sắp xếp, tổ chức và lưu trữ tài liệu theo nội dung, ví dụ tổ chức kho đóng/kho mở, xây dựng cơ sở dữ liệu…

- Tạo lập các điểm truy cập thông tin hoặc trợ giúp chọn lọc thông tin theo nội dung tài liệu trong hệ thống tìm tin

Công tác xử lý nội dung tài liệu bao gồm nhiều công đoạn như phân loại, định chủ đề, định từ khóa, làm tóm tắt, chú giải, tổng luận… Tuy nhiên, trong khuôn khổ luận văn và thực tế công tác xử lý nội dung tài liệu tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường Đại học Luật Hà Nội, tác giả chỉ nghiên cứu các công đoạn: phân loại, làm tóm tắt và định từ khóa

Phân loại tài liệu là quá trình phân tích tài liệu nhằm xác định nội dung

chủ yếu và thể hiện nội dung đó bằng ký hiệu phân loại Các ký hiệu này được rút ra trên cơ sở một bảng phân loại cụ thể mà thư viện và các cơ quan thông tin sử dụng Ký hiệu này có thể đơn giản hoặc phức tạp phụ thuộc vào nội dung được phản ánh trong tài liệu

Định từ khóa là quá trình phân tích nội dung tài liệu và thể hiện nội

dung đó bằng ngôn ngữ từ khóa nhằm mục đích phục vụ tìm tin theo phương thức tự động hóa Định từ khóa có thể tiến hành theo phương thức định từ

13

khóa tự do (do người xử lý thông tin đặt ra theo nguyên tắc chung nhưng không được kiểm soát theo một phương tiện kiểm soát nào) và từ khóa kiểm soát (từ khóa tự do nhưng được kiểm soát theo một phương tiện kiểm soát được chấp nhận như Bộ từ khóa hay từ điển từ khóa) [13, tr.11]

Tóm tắt nội dung tài liệu là trình bày lại nội dung chính của tài liệu gốc

một cách ngắn gọn dưới dạng một bài văn, sao cho người đọc có thể nắm bắt được nội dung đó nhanh chóng và chính xác nhất Bài tóm tắt có tác dụng định hướng cho người dùng lựa chọn thông tin trong quá trình tìm kiếm Trong một

số trường hợp đặc biệt như tài liệu gốc viết bằng tiếng hiếm, tài liệu hạn chế truy cập…, bài tóm tắt có thể được thay thế cho tài liệu gốc [13, tr.21]

Định chủ đề tài liệu là quá trình xử lý nội dung tài liệu mà kết quả được

thể hiện dưới dạng đề mục chủ đề Sau quá trình xử lý, chúng ta sẽ rút được ra các đề mục chủ đề, phản ánh vấn đề và góc độ nghiên cứu của vấn đề trong nội dung tài liệu

Đề mục chủ đề (hay còn gọi là tiêu đề chủ đề) là một loại ngôn ngữ tư liệu có các đơn vị từ vựng là từ và ngữ dựa trên ngôn ngữ tự nhiên, biểu thị các khái niệm đơn giản hoặc phức tạp được trình bày theo cấu trúc quy định Cấu trúc của đề mục chủ đề gồm đề mục chủ đề chính và các phụ đề [13, tr.68]

Như vậy, khác với từ khóa, đề mục chủ đề phản ánh bao quát chủ đề chính và các góc độ nghiên cứu được đề cập trong nội dung tài liệu Có thể nói, từ khóa chỉ biểu đạt một phần hoặc một mặt nào đó của nội dung tài liệu, còn đề mục chủ đề có khả năng biểu đạt đầy đủ và ngắn gọn nội dung tài liệu

Do đó, đề mục chủ đề đã hạn chế được sự nhiễu tin hơn so với từ khóa trong quá trình tìm tin

Mặc dù định chủ đề tài liệu có nhiều ưu điểm như vậy, nhưng do số lượng cán bộ xử lý tài liệu còn hạn chế nên hiện tại Trung tâm chưa tiến hành công đoạn xử lý nội dung này mà chỉ dừng lại ở công đoạn định từ khóa cho tài liệu

14

1.1.2 Vai trò của công tác xử lý nội dung tài liệu

Trong quy trình đường đi của tài liệu từ khâu bổ sung tới phục vụ bạn đọc, xử lý nội dung tài liệu là công đoạn khó khăn nhất và có ảnh hưởng mạnh

mẽ tới chất lượng thông tin và hiệu quả phục vụ của các thư viện Kết quả của quá trình xử lý tài liệu sẽ tạo ra các sản phẩm và dịch vụ thông tin Thông qua

hệ thống các sản phẩm và dịch vụ này, thư viện và cơ quan thông tin có thể đáp ứng được nhu cầu của NDT Do vậy, nếu công tác xử lý nội dung tài liệu được thực hiện tốt và có chất lượng, kết quả xử lý phản ánh chính xác và đầy

đủ nguồn lực thông tin của thư viện sẽ đáp ứng ở mức cao yêu cầu của các đối tượng bạn đọc

Công tác xử lý nội dung tài liệu trong các thư viện và cơ quan thông tin đóng vai trò:

- Hỗ trợ người dùng tin có thể tìm kiếm tài liệu nhanh chóng thông qua các ngôn ngữ tìm tin như: ký hiệu phân loại, từ khóa, bài tóm tắt…

- Khai thác tối đa giá trị các thông tin, hạn chế sự nhiễu tin, loãng tin Ngoài ra, làm tốt công tác xử lý nội dung tài liệu còn tạo ra khả năng chia sẻ, trao đổi, khai thác biểu ghi thư mục và nguồn lực thông tin giữa các thư viện trong và ngoài nước Đặc biệt, sau khi công văn số 1598/BVHTT của

Bộ Văn hóa - Thông tin (nay là Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch) Về việc áp dụng chuẩn nghiệp vụ trong các thư viện Việt Nam ban hành ngày 7/5/2007

khuyến cáo các thư viện triển khai áp dụng 3 chuẩn biên mục mới là DDC, MARC21, AACR2 đã tạo sự chuẩn hóa trong công tác xử lý tài liệu, tăng

cường khả năng khai thác, phát triển và chia sẻ nguồn lực thông tin [31, tr.17]

Thêm vào đó, với việc ứng dụng công nghệ thông tin trong các hoạt động chuyên môn của thư viện đã góp phần nâng cao hiệu quả công tác xử lý tài liệu, tăng độ chính xác, tiết kiệm thời gian và công sức cho cán bộ thư viện trong việc tổ chức bộ máy tra cứu và phục vụ nhu cầu tin của bạn đọc

15

Nhờ tốc độ xử lý nguồn tin trên máy tính nhanh chóng mà thông tin đến với độc giả nhanh chóng, kịp thời Người dùng tin có thể tra cứu tin bằng máy tính thông qua các cơ sở dữ liệu thay vì tra cứu thủ công trên mục lục truyền thống như trước đây, vừa tiết kiệm được thời gian tra cứu lại đảm bảo độ đầy

đủ và chính xác của kết quả tìm kiếm

Xử lý nội dung tài liệu còn có ý nghĩa lớn trong công tác tổ chức kho, lưu trữ, tìm kiếm thông tin

1.1.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác xử lý nội dung tài liệu

1.1.3.1 Cách thức tổ chức công việc

Cũng giống như bất kỳ hoạt động nào, công tác xử lý nội dung tài liệu muốn đảm bảo đúng tiến độ và chất lượng xử lý đạt hiệu quả cao thì cần phải xây dựng quy trình xử lý tài liệu cụ thể, có sự phân công công việc hợp lý, khoa học, gắn trách nhiệm với từng cán bộ

Tổ chức công việc theo hướng chuyên môn hóa để phát huy tối đa khả năng, kinh nghiệm của cán bộ thư viện Mỗi cán bộ nên phụ trách một công đoạn nhất định chẳng hạn một cán bộ chuyên phân loại, một cán bộ chuyên làm tóm tắt… thay vì phải thực hiện tất cả các công đoạn đó Đối với việc xử

lý các tài liệu ngoại văn cũng thực hiện theo hướng như vậy, cán bộ thông thạo ngoại ngữ nào sẽ được phân công xử lý tài liệu thuộc ngôn ngữ đó để đảm bảo

độ chính xác của kết quả xử lý

Bên cạnh đó, công tác kiểm tra, giám sát, hiệu đính kết quả xử lý cũng cần được tiến hành thường xuyên, nghiêm túc để theo dõi tiến độ công việc và kịp thời phát hiện, sửa chữa những sai sót, đảm bảo chất lượng của các biểu ghi được xử lý

1.1.3.2 Trình độ cán bộ

Chất lượng công tác xử lý tài liệu phụ thuộc rất lớn vào trình độ, năng lực và kinh nghiệm của cán bộ xử lý Kết quả của công tác này có ảnh hưởng

Am hiểu cấu trúc, sử dụng thông thạo các bảng phân loại, Bộ từ khóa,

có thói quen sử dụng các tài liệu tra cứu như bách khoa thư, từ điển, thông thạo thuật ngữ khoa học…

Thường xuyên cập nhật những chuẩn mới, quy định mới, lựa chọn các công cụ xử lý phù hợp với vốn tài liệu của thư viện và xu thế phát triển của ngành cả ở trong và ngoài nước

Có kiến thức sâu rộng, am hiểu nhiều lĩnh vực của xã hội Đối với các thư viện chuyên ngành thì ngoài chuyên môn nghiệp vụ còn đòi hỏi người cán

bộ xử lý tài liệu phải có kiến thức về chuyên ngành mà thư viện phục vụ

Ngoài ra, để xử lý được tài liệu ngoại văn thì ngoại ngữ cũng là một yêu cầu đặt ra đối với cán bộ thư viện Việc sử dụng thành thạo ngoại ngữ là điều

vô cùng cần thiết và hữu ích, giúp cho việc xác định nội dung tài liệu ngoại văn được dễ dàng và chính xác hơn

1.1.3.3 Công cụ hỗ trợ

Công cụ hỗ trợ công tác xử lý nội dung tài liệu bao gồm: Các chuẩn trong XLTL, quy định, bộ từ khóa, tài liệu tra cứu (bách khoa thư, từ điển,…) trong đó các chuẩn trong XLTL là yếu tố quan trọng nhất

Chuẩn hoá hoạt động XLTL đóng một vai trò quan trọng trong việc cung cấp cho NDT những thông tin chính xác về nguồn tin của mỗi cơ quan

TT - TV dưới những dạng thức dễ hiểu và dễ tiếp cận Việc chuẩn hóa còn giúp nâng cao hiệu quả kiểm soát thư mục và hỗ trợ việc trao đổi, chia sẻ nguồn thông tin thư mục giữa các thư viện, cơ quan thông tin trong và ngoài nước thuận lợi hơn

Các chuẩn gồm: Chuẩn trong mô tả tài liệu, chuẩn khổ mẫu, chuẩn trong

17

phân loại tài liệu, định chủ đề, Việc lựa chọn, sử dụng các chuẩn để áp dụng sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và hiệu quả công tác xử lý tài liệu của các thư viện Do đó khi lựa chọn các chuẩn, cần căn cứ vào độ phổ biến của chuẩn áp dụng cũng như sự phù hợp với đặc điểm cụ thể của từng đơn vị áp dụng Chẳng hạn một thư viện chuyên ngành khi sử dụng phương tiện kiểm soát từ khóa đa ngành thì sẽ chỉ thỏa mãn độ rộng mà không thỏa mãn độ sâu của chuyên ngành đó

Đối với việc lựa chọn Bảng phân loại lại phải xét ở góc độ khác, bởi thực tế cho thấy hầu như không thể tạo ra một Bảng phân loại nào có thể thỏa mãn đầy đủ yêu cầu của các nhà chuyên môn và người dùng, dù là DDC, UDC hay LCC Chính vì vậy, khi lựa chọn Bảng phân loại, các cơ quan TT - TV phải xét đến đặc điểm vốn tài liệu, cách thức tổ chức và hoạt động của mình:

ví dụ, để tổ chức kho mở thì KHPL đồng nhất bằng số sẽ thuận lợi hơn KHPL kết hợp cả chữ và số Ngoài ra, cũng phải xét đến hệ thống thư viện cùng ngành cũng như khuyến cáo, chính sách của thư viện trong nước để lựa chọn Bảng phân loại phù hợp, thuận lợi cho việc chia sẻ, trao đổi dữ liệu

Đối với công tác làm tóm tắt, định từ khóa hay định chủ đề nên tham chiếu các tiêu chuẩn, quy định trong nước như các Tiêu chuẩn Việt Nam hay các Bảng đề mục chủ đề, Bộ Từ khóa,…

1.1.3.4 Công nghệ thông tin

Công nghệ thông tin bao gồm phần cứng, phần mềm, các thiết bị ngoại

vi được áp dụng trong quá trình xử lý tài liệu, giúp tiết kiệm thời gian, công sức của cán bộ xử lý và đem lại hiệu quả cao trong công việc

Ngoài các trang thiết bị máy móc, mạng Internet thì phần mềm thư viện với các phân hệ chức năng là yếu tố vô cùng quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của thư viện nói chung và công tác xử lý tài liệu nói riêng Phân

hệ biên mục trong các phần mềm thư viện là công cụ hữu hiệu và tiện lợi cho công tác biên mục Phân hệ này có chức năng tạo mới, chỉnh sửa các format

18

biên mục cho từng loại hình tài liệu, đặt các giá trị ngầm định cho mỗi phiên làm việc…Một số phần mềm có tính năng hỗ trợ từ điển tham chiếu giúp kiểm soát tính nhất quán trong các CSDL

Bên cạnh đó, các phần mềm còn cung cấp phân hệ tra cứu mục lục trực tuyến (OPAC) với cổng Z39.50 hỗ trợ cán bộ xử lý trong việc tải biểu ghi thư mục của các thư viện trong và ngoài nước, giúp tiết kiệm được thời gian, công sức mà vẫn đảm bảo độ chính xác của kết quả xử lý

Việc sử dụng khổ mẫu biên mục MARC21 để trình bày kết quả xử lý tài liệu sẽ giúp cán bộ kịp thời phát hiện, chỉnh sửa sai sót trong quá trình biên mục trước khi duyệt biểu ghi và cập nhật dữ liệu lên các CSDL thư mục để bạn đọc có thể tra tìm được Việc sử dụng khổ mẫu MARC 21 còn tạo điều kiện trong việc trao đổi, chia sẻ dữ liệu giữa các cơ quan thông tin thư viện, đồng thời là cơ hội để các cán bộ làm công tác xử lý tài liệu học hỏi, trau dồi chuyên môn, góp phần nâng cao chất lượng xử lý tài liệu tại cơ quan mình

1.1.4 Yêu cầu và tiêu chí đánh giá chất lượng công tác xử lý nội dung tài liệu

1.1.4.1 Đối với phân loại tài liệu và định từ khóa

Để phân loại tài liệu và định từ khóa (sau đây gọi là định chỉ mục) đạt chất lượng tốt cần đảm bảo được các yêu cầu sau:

- Tính chính xác: đó là mức độ tương ứng giữa lượng khái niệm của đặc trưng tài liệu với lượng khái niệm đặc trưng được chọn để mô tả Trong trường hợp mức độ chính xác cao nhất không được đảm bảo, nên mở rộng khái niệm

ở mức cao hơn gần nhất

- Tính khách quan: Từ khóa phải độc lập với văn cảnh của nội dung tài liệu, tức là có thể hiểu từ khóa mà không cần đọc nội dung tài liệu gốc Đồng thời từ khóa không được mang sắc thái đánh giá, phê phán

- Tính đơn nghĩa: Mỗi chỉ mục phải đảm bảo tính đơn nghĩa, mỗi nội dung khoa học ứng với một tập hợp chỉ mục và chỉ một mà thôi Kết quả xử lý cùng một tài liệu bởi nhiều người khác nhau phải giống nhau

Kđđmt - Hệ số đầy đủ thông qua mô tả

Nđtmt - Số lượng đặc trưng được mô tả

Mđtmt - Tổng số các đặc trưng nội dung

Ngoài ra, ta còn có thể đánh giá hiệu quả công tác này thông qua tìm tin

- Hệ số chính xác thông qua tìm tin

Kcx = Ncx/ Nr x 100%

Kcx - Hệ số chính xác thông qua tìm tin

Ncx - Số lượng các biểu ghi tìm ra đáp ứng yêu cầu tìm

20

Ŋcx - Số lượng các biểu ghi tìm ra đáp ứng yêu cầu tin

Ncx - Tổng số các biểu ghi đáp ứng yêu cầu tin trong CSDL [39, tr.11]

1.1.4.2 Đối với bài tóm tắt

Nếu như ký hiệu phân loại được kiểm soát bằng các bảng phân loại thì bài tóm tắt lại không có một công cụ nào để so sánh, đối chiếu và đưa ra kết quả chính xác nhất Chính vì vậy, khi đánh giá chất lượng bài tóm tắt có thể xem xét ở 2 khía cạnh sau:

Thông tin được chuyển tải phải khách quan, đảm bảo trong bài tóm tắt không có bất cứ ý kiến bình luận hoặc đánh giá nào của người xử lý đối với nội dung tài liệu gốc

Về mặt hình thức

Văn phong phải khoa học, trong sáng, đơn giản, dễ hiểu Câu văn ngắn gọn, hạn chế sử dụng các câu phức hợp, đa nghĩa, ưu tiên sử dụng loại cú pháp đặc thù: dùng câu thiếu chủ ngữ nếu chủ ngữ là chủ thể thực hiện công việc, không xuống dòng, không dùng câu nghi vấn, cảm thán trong bài tóm tắt

Các thuật ngữ khoa học sử dụng trong bài tóm tắt phải thông dụng, phù hợp với sự phát triển của các ngành khoa học hiện đại

Về chính tả cần có sự quy định thống nhất cho từng hệ thống tìm tin, thống nhất trong toàn ngành thông tin thư viện về dấu thanh, chữ I hay Y…Có

Năm 1988, Thư viện trường Đại học Pháp lý Hà Nội được thành lập trở thành đơn vị độc lập trực thuộc Ban Giám hiệu theo quyết định số 49 ngày 21 tháng 1 năm 1988 của Hiệu trưởng và hoạt động theo Quy định về tổ chức và hoạt động của thư viện trường đại học (Quyết định số 688/ĐH ngày 14/7/1986 của Bộ ĐH-THCN) Giai đoạn mới thành lập, mặc dù cơ sở vật chất còn bị phân tán ở hai tỉnh (Quán Gánh – Thường Tín – Hà Tây và Láng Trung – Đống Đa - Hà Nội) nhưng đội ngũ cán bộ đã không quản đường xá

xa xôi, đi lại vất vả, vượt mọi khó khăn để phát triển Thư viện, phục vụ tốt nhiệm vụ giáo dục, đào tạo của Nhà trường

Năm 1993, Trường chính thức đổi tên thành Trường Đại học Luật Hà Nội và tập trung về một mối tại Láng Trung, Đống Đa, Hà Nội Đây là mốc thời gian quan trọng đánh dấu sự phát triển của Thư viện Cơ sở vật chất, trang thiết bị, vốn tài liệu được Nhà trường quan tâm đầu tư phát triển Năm

1998, theo chủ trương của Ban Giám hiệu, Thư viện đã ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động của mình với việc sử dụng phần mềm CDS/ISIS for Window

Tháng 10 năm 2001, Thư viện bắt đầu chuyển sang sử dụng phần mềm quản trị thư viện tích hợp Libol 5.5 Phần mềm này giúp giảm công sức cho cán bộ và hiệu quả hoạt động của Thư viện cũng được nâng lên rõ rệt Bên

22

cạnh công tác chuyên môn, Thư viện còn mở rộng hợp tác với các thư viện trong và ngoài nước, các tổ chức quốc tế Đặc biệt với dự án “Tăng cường năng lực đào tạo pháp luật ở Việt Nam” của Trường Đại học Luật Hà Nội hợp tác với Chính phủ Thụy Điển đã đem lại diện mạo mới cho Thư viện với cơ

sở vật chất, trang thiết bị được trang bị đồng bộ, hiện đại

Ngày 24/12/2009, Hiệu trưởng Trường Đại học Luật Hà Nội đã ban hành Quyết định số 2233/QĐ-TCCB thành lập Trung tâm Thông tin Thư viện trên cơ sở Thư viện Trường Đại học Luật Hà Nội

1.2.2 Chức năng và nhiệm vụ

* Chức năng

Trung tâm có chức năng thông tin và thư viện, phục vụ công tác đào tạo, nghiên cứu khoa học, truyền bá pháp lý, tư vấn pháp luật và quản lý của Nhà trường thông qua việc thu thập, khai thác, sử dụng các nguồn thông tin

và tài liệu tại Trung tâm và các thư viện khác (nếu có hợp tác, liên kết) góp phần thực hiện tốt nhiệm vụ chính trị của Nhà trường [31]

* Nhiệm vụ

- Tham mưu cho Hiệu trưởng việc xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển công tác thông tin thư viện dài hạn và ngắn hạn; tổ chức và điều phối toàn bộ hệ thống thông tin, tư liệu, thư viện trong Nhà trường

- Bổ sung, phát triển nguồn lực thông tin trong nước và nước ngoài đáp ứng nhu cầu giảng dạy, học tập, nghiên cứu khoa học và tư vấn pháp luật; thu nhận, lưu trữ và phổ biến các tài liệu của Trường như: đề tài nghiên cứu khoa học đã được nghiệm thu, tài liệu hội thảo, chương trình đào tạo, giáo trình, tập bài giảng, khoá luận, luận văn thạc sĩ, luận án tiến sĩ và các dạng tài liệu khác; các ấn phẩm tài trợ, tặng biếu, tài liệu trao đổi giữa các thư viện

- Tổ chức xử lý, sắp xếp, lưu trữ, bảo quản, quản lý tài liệu và thông tin; xây dựng hệ thống tra cứu thông tin hiện đại, thiết lập mạng lưới truy cập

23

và tìm kiếm thông tin tự động hóa; xây dựng, quản lý các cơ sở dữ liệu, các

bộ sưu tập; biên soạn các ấn phẩm thông tin theo quy định của pháp luật

- Nghiên cứu, ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ tiên tiến, các tiêu chuẩn về xử lý thông tin thư viện và các ứng dụng của công nghệ thông tin vào công tác thư viện

- Tham mưu cho Hiệu trưởng việc xây dựng quy hoạch, kế hoạch, tổ chức bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ, ngoại ngữ, tin học cho viên chức của Trung tâm để phát triển nguồn nhân lực có chất lượng nhằm nâng cao hiệu quả công tác

- Tổ chức, quản lý cán bộ, tài sản theo sự phân cấp của Hiệu trưởng; bảo quản, kiểm kê định kỳ vốn tài liệu, cơ sở vật chất kỹ thuật và các tài sản khác; tiến hành thanh lý các tài liệu, thiết bị lạc hậu, cũ nát theo quy định của Nhà nước và quy định của Trường

- Mở rộng hợp tác với các cơ quan, tổ chức trong nước và quốc tế về lĩnh vực thông tin thư viện; tham gia các hoạt động chuyên môn nghiệp vụ với hệ thống thư viện trong cả nước nhằm thúc đẩy phát triển sự nghiệp thư viện; liên kết, hợp tác với các thư viện luật trong và ngoài nước để phối hợp

bổ sung và trao đổi tài liệu, chia sẻ nguồn lực thông tin, dữ liệu biên mục, dịch vụ cung cấp thông tin qua mạng theo quy định của pháp luật và quy định của Trường

- Thực hiện báo cáo định kỳ và báo cáo đột xuất về tình hình hoạt động của Trung tâm với Ban Giám hiệu và cấp có thẩm quyền theo các quy định

hiện hành [31]

1.2.3 Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ

Cơ cấu tổ chức của Trung tâm được bố trí theo chức năng và nhiệm vụ

của từng bộ phận phòng ban:

24





Sơ đồ 1.1: Cơ cấu tổ chức Trung tâm Thông tin Thư viện Đại học Luật Hà Nội

- Ban Giám đốc gồm Giám đốc và 01 Phó giám đốc Giám đốc phụ trách

chung, chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng về mọi hoạt động của Trung tâm; Phó giám đốc chịu trách nhiệm trước Giám đốc về các lĩnh vực chuyên môn được giao quản lí và trực tiếp phụ trách công tác phục vụ bạn đọc

- Tổ Bổ sung biên mục có 4 cán bộ, trong đó 03 CBTV trực tiếp làm công

tác xử lý tài liệu; 01 CBTV phụ trách công tác bổ sung, đồng thời có nhiệm

vụ kiểm tra, sửa chữa, duyệt biểu ghi và tài liệu sau khi hoàn tất các khâu xử

lí nghiệp vụ trước khi chuyển các kho phục vụ bạn đọc Tổ Bổ sung biên mục

có nhiệm vụ xử lý các tài liệu dạng sách, luận án, luận văn, đề tài nghiên cứu khoa học và tài liệu hội thảo

25

- Tổ Thông tin gồm 03 CBTV, có nhiệm vụ biên mục bài trích tạp chí, biên

soạn các ấn phẩm thông tin, các loại thư mục; tổ chức các hoạt động triển lãm, tuyên truyền, giới thiệu sách, báo…

- Tổ Phục vụ bạn đọc gồm 9 CBTV làm việc tại bộ phận phòng đọc, phòng

mượn có nhiệm vụ phục vụ bạn đọc đọc tại chỗ, mượn về nhà, tư vấn hỗ trợ bạn đọc tra cứu, sử dụng tài liệu và trang thiết bị tại Thư viện, thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Ban Giám đốc

Bảng 1.1: Đội ngũ cán bộ, viên chức của Trung tâm

Thống kê ở bảng cho thấy, tổng số cán bộ, viên chức của Trung tâm hiện nay là 16 người, 15/16 cán bộ có chuyên môn về lĩnh vực thư viện; trình

độ ngoại ngữ, tin học đều đáp ứng được yêu cầu của công việc Hàng năm, các cán bộ luôn được Nhà trường và đơn vị tạo điều kiện cho học tập các khoá học ngắn hạn, dài hạn, các lớp tập huấn do ngành tổ chức để nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ ở trong và ngoài nước

1.2.4 Cơ sở vật chất

Với sự tài trợ từ Dự án Sida của Chính phủ Thụy Điển, Trung tâm đã có một diện mạo mới với cơ sở vật chất, cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin khang trang, hiện đại Cơ sở vật chất của Trung tâm bao gồm hệ thống giá kệ, xe đẩy sách, bàn ghế, thang, tủ tài liệu…được trang bị mới, đồng bộ Hệ thống ánh sáng, điều hòa nhiệt độ, thông gió đảm bảo đủ ánh sáng, thoáng mát thuận tiện cho người dùng tin trong quá trình sử dụng thư viện Các thiết bị ngoại vi được

Các phòng làm việc của Trung tâm được bố trí tại toà nhà D của Trường với tổng diện tích gần 1.500 m2

bao gồm: 2 phòng đọc với khoảng 350 chỗ ngồi, phòng mượn sách giáo trình và tài liệu tham khảo, phòng đào tạo người dùng tin, phòng bổ sung - biên mục và phòng thông tin

1.2.5 Nguồn lực thông tin

* Cơ cấu theo dạng tài liệu:

Dạng tài liệu Số đầu Tỷ lệ % Số bản Tỷ lệ %

Sách 10.930 62.82 114.653 58.30 Giáo trình 393 2.26 72.720 36.98 Luận án, luận văn 5.169 29.71 7.437 3.78

Đề tài nghiên cứu khoa học 219 1.26 290 0.15 Tài liệu hội thảo 190 1.09 288 0.15 Dạng khác 491 2.87 1.266 0.64

Bảng 1.2: Thống kê cơ cấu vốn tài liệu theo dạng

* Cơ cấu theo nội dung tài liệu

27

Lĩnh vực tri thức Số đầu Tỷ lệ%

Pháp luật 12.786 73.52 Các ngành KHXH: triết học, tâm lý học, chủ nghĩa Mác Lê-nin, tư

tưởng Hồ Chi Minh, kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội, … 3.945 22.68

Từ điển, sách tra cứu 360 2.07 Các lĩnh vực khác 300 1.72

Bảng 1.3: Thống kê cơ cấu vốn tài liệu theo nội dung

* Cơ cấu theo ngôn ngữ tài liệu

Ngôn ngữ Số đầu Tỷ lệ% Số bản Tỷ lệ %

Tiếng Việt 12.514 71.95 187.592 95.39 Tiếng Anh 2.853 16.40 4.958 2.52 Tiếng Pháp 1.827 10.50 2.953 1.50 Tiếng Đức 155 0.89 657 0.33 Tiếng Nga 31 0.18 477 0.24 Ngôn ngữ khác 12 0.07 17 0.01

Bảng 1.4: Thống kê cơ cấu vốn tài liệu theo ngôn ngữ

* Tài liệu truyền thống: tổng số tài liệu hiện có của Trung tâm là 17.392 tên

(196.654 cuốn) Bao gồm:

- Sách tham khảo: chủ yếu là các sách chuyên khảo về luật học Hiện

tại, Trung tâm đang lưu giữ 114.653 cuốn sách, chiếm 58,3% tổng số tài liệu Tiếp đến là các loại tài liệu thuộc các ngành khoa học xã hội như kinh tế, chính trị, lịch sử, văn hóa, giáo dục, các sách kỹ năng, giải trí…

- Giáo trình: tập hợp các loại giáo trình mang tính đặc thù riêng của

Trường Đại học Luật Hà Nội Mặc dù số lượng đầu giáo trình chiếm tỷ lệ thấp nhưng số bản rất lớn với 72.720 cuốn, chiếm 36.98% tổng số tài liệu của Trung tâm

28

- Tài liệu tra cứu: bao gồm các loại từ điển tiếng Việt, tiếng Anh, tiếng

Pháp, tiếng Đức, bách khoa thư, sổ tay tra cứu thuật ngữ pháp lí, từ điển luật học, từ điển thương mại - tài chính, từ điển nhân vật và các loại từ điển khác

Số lượng sách tra cứu hiện có 360 đầu, chiếm 2.07% tổng số tài liệu của Trung tâm

- Tài liệu nội sinh: đây là nguồn tài liệu xám có giá trị khoa học cao về

lĩnh vực luật học, phản ánh kết quả của các công trình nghiên cứu khoa học

do cán bộ, giảng viên, sinh viên, học viên và nghiên cứu sinh trong trường thực hiện, bảo vệ thành công Bao gồm:

+ Luận án, luận văn, khóa luận tốt nghiệp: 5.169 tên, chiếm 29.71% và 7.437 bản, chiếm 3.78%

+ Đề tài nghiên cứu khoa học: có 219 tên đề tài khoa học (290 cuốn), chiếm 1.26% tổng số tài liệu, bao gồm các đề tài khoa học cấp bộ và cấp trường đã được bảo vệ

+ Kỷ yếu hội thảo khoa học: 190 tên (288 cuốn), chiếm 1.09% tổng số tài liệu Số lượng kỷ yếu này được tập hợp từ những hội thảo khoa học chuyên ngành của các chuyên gia nghiên cứu pháp luật tại các vụ, viện của

Bộ Tư pháp, của Trường và của các khoa trong trường thực hiện

* Tài liệu điện tử

- Mục lục thƣ viện điện tử (địa chỉ truy cập: http://lib.hlu.edu.vn): Là

nguồn lực thông tin cơ bản của Trung tâm hiện nay Hệ thống các CSDL này phản ánh thành phần, quy mô vốn tài liệu của Trung tâm, là cơ sở để thực hiện các hoạt động thông tin - thư viện như: biên soạn thư mục giới thiệu sách, phục vụ tra cứu thông tin, trao đổi thông tin thư mục

Hiện nay, Trung tâm đã tạo lập được 07 CSDL thư mục với 38.693 biểu ghi Toàn bộ CSDL thư mục này cung cấp các thông tin cấp 2 của tài liệu, bao gồm các dữ liệu thư mục như: tác giả, nhan đề, các yếu tố xuất bản, các đặc trưng dữ liệu, các chỉ số phân loại, tóm tắt, từ khóa, Bên cạnh đó, CSDL thư

3 CSDL Luận án, luận văn 5.169

4 CSDL Đề tài nghiên cứu khoa học 219

5 CSDL Kỷ yếu hội thảo 190

6 CSDL Bài trích tạp chí 21.273

Bảng 1.5: Các CSDL thư mục tính đến tháng 5/2015

- Cơ sở dữ liệu tạp chí Luật học điện tử: tập hợp các bài viết toàn văn

được đăng trên tạp chí Luật học từ năm 1998 - 2014 Địa chỉ truy cập: http://lib.hlu.edu.vn Đây là nguồn tài liệu do các giáo viên, nhà khoa học, cán

bộ quản lí, cán bộ thi hành pháp luật, các thẩm phán tại các toà án của Việt Nam nghiên cứu, viết trên cơ sở khoa học pháp lí và thực tiễn thi hành luật pháp Song song với bản in lưu trữ tại Trung tâm, các bài viết trong tạp chí Luật học được số hoá đăng tải lên mạng Internet nhằm đáp ứng nhu cầu NDT

ở mọi lúc, mọi nơi; giảm tải số lượng NDT đến Trung tâm tìm kiếm, sao chụp các bài viết ở bản in trên giấy Bạn đọc có thể tra cứu, tải miễn phí các bài viết trong tạp chí Luật học từ hệ thống máy tính của Trung tâm hoặc từ máy tính cá nhân có kết nối Internet

- CSDL toàn văn: Trung tâm có CSDL pháp luật trực tuyến HeinOnline

với địa chỉ truy cập: http://heinonline.org Đây là CSDL pháp luật trực tuyến toàn văn, tập hợp các tài liệu về lĩnh vực luật, bao gồm: các tạp chí luật; sách chuyên khảo luật; hiến pháp của các nước trên thế giới; hiệp định, điều ước quốc tế; các vụ án, án lệ (từ năm 1220 - 1867); các vụ kiện trên thế giới được Toà án Quốc tế, Toà án bang hay Toà án Liên bang của Mĩ, Anh xét xử đã hết

30

hiệu lực, đang có hiệu lực hoặc đang còn nhiều quan điểm, ý kiến tranh cãi về những vụ kiện đó…Đây là nguồn tài liệu luật trực tuyến đặc biệt có giá trị khoa học và thực tiễn, cung cấp các thông tin xác thực, hữu ích cho NDT học tập và nghiên cứu chuyên sâu về các lĩnh vực luật học Nguồn tài liệu điện tử này được thuê quyền truy cập của nước ngoài NDT có thể truy cập tới các CSDL này từ hệ thống máy tính được kết nối mạng Internet tại Trung tâm

1.2.6 Đặc điểm người dùng tin

Người dùng tin (NDT) là một người hoặc một nhóm người có nhu cầu tin,

sử dụng sản phẩm và dịch vụ của cơ quan thông tin, thư viện Họ là chủ thể của nhu cầu tin, là yếu tố cơ bản, thiết yếu, quyết định hoạt động của mỗi cơ quan thông tin, thư viện Hay nói cách khác, NDT vừa là khách hàng của các dịch vụ thông tin, đồng thời họ cũng là người sản sinh ra thông tin mới NDT giữ vai trò quan trọng trong các hệ thống thông tin Họ là yếu tố tương tác hai chiều với các cơ quan thông tin thư viện, là cơ sở để định hướng các hoạt động của cơ quan thông tin thư viện Họ tham gia vào hầu hết các công đoạn của dây chuyền thông tin Họ biết các nguồn thông tin và có thể thông báo hoặc đánh giá các nguồn tin đó Chính sách bổ sung của thư viện cũng phụ thuộc phần lớn vào yêu cầu của NDT Nghiên cứu đặc điểm nhu cầu tin của NDT là công việc không thể thiếu ở bất kì cơ quan thông tin thư viện

Nhu cầu tin là những đòi hỏi khách quan của con người đối với việc tiếp nhận và sử dụng thông tin, nhằm duy trì hoạt động sống của con người Nghiên cứu nhu cầu tin là nhận dạng về nhu cầu thông tin và tài liệu của NDT, trên cơ sở đó tìm ra biện pháp cụ thể và phù hợp để cung cấp thông tin hoặc tài liệu cho họ Nhu cầu tin thay đổi tuỳ theo công việc và nhiệm vụ mà NDT phải nghiên cứu thực hiện Để xác định rõ nhu cầu tin của NDT, cơ quan thông tin cần nắm được: lĩnh vực mà họ quan tâm, nội dung thông tin họ cần, mục đích

sử dụng, ai sử dụng, loại tài liệu thích hợp, hình thức cung cấp thông tin, thời

31

hạn đáp ứng nhu cầu tin, mức độ cấp bách của yêu cầu tin Yêu cầu thông tin

là dạng thể hiện cụ thể nhu cầu thông tin của NDT

Qua khảo sát thực tế cho thấy người dùng tin tại Trung tâm Thông tin Thư viện trường Đại học Luật Hà Nội có thể chia thành 3 nhóm NDT cơ bản dưới đây Tuy nhiên, sự chia nhóm NDT ở đây chỉ mang tính chất tương đối, bởi lẽ nhóm NDT là cán bộ quản lí cũng đồng thời là cán bộ nghiên cứu, cán

bộ giảng dạy

Nhóm 1: NDT là cán bộ lãnh đạo, quản lí

Nhóm 2: NDT là cán bộ nghiên cứu, cán bộ giảng dạy

Nhóm 3: là sinh viên, học viên cao học và nghiên cứu sinh đang công tác, học tập và nghiên cứu khoa học tại trường

- Nhóm người dùng tin là cán bộ lãnh đạo quản lí, bao gồm: Ban Giám

hiệu, các trưởng, phó khoa chuyên môn, trưởng bộ môn Công việc chính của

họ quản lí, ra quyết định nhưng cũng đồng thời là giảng viên, tham gia trực tiếp vào công tác giảng dạy Thông tin mà họ cần là những thông tin mang tính xác thực, thời sự, tổng hợp, cô đọng, có chất lượng cao và đã được phân tích

có hệ thống, các thông tin chiến lược mang tính dự báo giúp họ ra những quyết định đúng đắn Đó là những thông tin tổng hợp có chọn lọc, văn bản pháp luật mới ban hành thuộc về chính sách, chế độ hay các bài viết chuyên ngành mang tính chất nghiên cứu tổng hợp chuyên sâu phục vụ cho công việc ra quyết định… Đây là nhóm NDT có trình độ chuyên môn cao, phần lớn có trình độ tiến

sĩ vì vậy những thông tin mà họ cung cấp, phản hồi là những thông tin có giá trị cần được Trung tâm khai thác triệt để phục vụ cho công tác phát triển nguồn tin

và tài liệu kịp thời nhằm đáp ứng nhu cầu tin của họ, phục vụ cho việc ra quyết định trong công tác đào tạo của Trường

- Nhóm người dùng tin là giảng viên, cán bộ nghiên cứu: đây là nhóm

NDT có trình độ trên đại học và khả năng sử dụng các loại tài liệu, thông tin ở nhiều dạng ngôn ngữ khác nhau Đây là đội ngũ giảng viên trực tiếp giảng dạy

32

và chuyển giao tri thức khoa học cho người học ở các hệ đào tạo cử nhân, thạc

sĩ và tiến sĩ luật theo chương trình đào tạo của Trường Nguồn tài liệu, thông tin mà họ cần thuộc về những chuyên ngành mà họ giảng dạy, nghiên cứu như: các tạp chí chuyên ngành luật; sách tham khảo, chuyên khảo, cơ sở dữ liệu pháp luật nước ngoài Heinonline Sản phẩm thông tin của họ là tập bài giảng, công trình nghiên cứu khoa học, giáo trình, sách chuyên khảo, dự án, đề tài khoa học Với phương thức đào tạo theo học chế tín chỉ, giảng viên là người trực tiếp hướng dẫn, định hướng cho sinh viên tự học, tự nghiên cứu Họ có vai trò quan trọng trong việc truyền đạt, cung cấp những chỉ dẫn, thông tin về tài liệu, định hướng các nguồn tin mà sinh viên, học viên phải tự tìm kiếm, tự nghiên cứu để phục vụ cho môn học, thảo luận nhóm hay trả bài tập trên lớp

Vì thế những thông tin mà nhóm này cung cấp, phản hồi tới Trung tâm cũng

vô cùng quan trọng giúp cho việc cập nhật các nguồn tin, các tài liệu mới phục

vụ cho quá trình giảng dạy, nghiên cứu của giảng viên và sinh viên Mỗi kì học, bộ phận bổ sung tài liệu và nhóm CBTV phụ trách các khoa (contact librarians) của Trung tâm được giao nhiệm vụ liên lạc với các khoa, các tổ bộ môn để nắm bắt nhu cầu về tài liệu của cán bộ, giảng viên Như vậy, quá trình

bổ sung tài liệu mới của Trung tâm sẽ được cập nhật thường xuyên, sát với thực tế giảng dạy của giảng viên và nhu cầu của người học

- Nhóm người dùng tin là các học viên cao học, nghiên cứu sinh và sinh viên là nhóm NDT chủ yếu và có tần suất sử dụng thư viện thường xuyên

nhất

+ Nhóm học viên cao học và nghiên cứu sinh: là những người đã tốt

nghiệp đại học hoặc sau đại học, có nhu cầu học cao hơn và nghiên cứu chuyên sâu về lĩnh vực luật học Các thông tin mà họ cần là các bài nghiên cứu, bài viết đăng trên các tạp chí chuyên ngành luật, sách chuyên khảo, văn bản pháp luật, luận án, luận văn… Tuy nhiên, nhóm NDT này là những cán bộ

33

đang công tác, họ vừa đi làm, vừa đi học nên không có nhiều thời gian tìm tài liệu và đọc trực tiếp tại Trung tâm Hình thức tiếp cận tài liệu chủ yếu của nhóm này là dịch vụ sao chụp tài liệu, mượn về nhà hoặc dịch vụ tra cứu thông tin cung cấp danh mục tài liệu theo yêu cầu trực tiếp hoặc qua email

+ Nhóm sinh viên: đây là nhóm NDT đông đảo và sử dụng các dịch vụ của

Trung tâm nhiều nhất và thường xuyên nhất Hiện tại, Trung tâm đang phục vụ khoảng 8000 sinh viên hệ chính quy, nhu cầu tin của họ lớn và đa dạng với các dịch vụ mượn về nhà, đọc tại chỗ, tài liệu họ cần chủ yếu là giáo trình, các tài liệu tham khảo bắt buộc và tự chọn, các bài viết trong tạp chí chuyên ngành, luận án, luận văn phục vụ trực tiếp cho các môn học theo chương trình đào tạo của Trường

Từ năm 2008, khi Trường chuyển đổi sang phương thức đào tạo theo học chế tín chỉ đòi hỏi sinh viên phải tự học, tự nghiên cứu nhiều hơn Thời gian sinh viên phải tự tìm kiếm tài liệu theo đề cương môn học ngay từ tuần 0 và phải trả bài mà giáo viên yêu cầu tại tuần thứ nhất của môn học Vì vậy, Trung tâm đã trở thành giảng đường thứ 2 - nơi cung cấp các nguồn thông tin, tài liệu phục vụ quá trình học tập và nghiên cứu khoa học của nhóm NDT này

34

CHƯƠNG 2

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XỬ LÝ NỘI DUNG TÀI LIỆU

TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC LUẬT HÀ NỘI

2.1 Quy trình chung

Công tác xử lý tài liệu tại Thư viện Trường Đại học Luật Hà Nội được thực hiện theo quy trình sau:

Sơ đồ 2.1: Quy trình xử lý tài liệu tại Thư viện Trường ĐH Luật HN

Tài liệu sau khi được bổ sung về Thư viện sẽ được phân loại sơ bộ theo từng chuyên ngành lớn ứng với các môn loại tri thức của Bảng phân loại Trên

cơ sở số lượng cụ thể của từng tên tài liệu đã bổ sung và cơ cấu tổ chức các kho tài liệu, cán bộ phòng Bổ sung biên mục sẽ phân chia tài liệu về các kho với số bản phù hợp

Tài liệu bổ sung vào Thư viện Phân loại sơ bộ theo chuyên ngành Phân số bản của tài liệu cho các kho

Xử lý tài liệu

Xử lý hình thức Xử lý nội dung

35

Tiếp đó, tài liệu sẽ được xử lý hình thức với các khâu: vào sổ đăng kí tổng quát, vào sổ ĐKCB, đóng dấu, dán chỉ từ, mã vạch… và xử lý nội dung: phân loại, định từ khóa và làm tóm tắt

Sau khi thực hiện xong các công đoạn nói trên, cán bộ phụ trách tổ bổ sung biên mục sẽ tiến hành kiểm tra, hiệu đính kết quả xử lý tài liệu trước khi bàn giao tài liệu cho các kho để phục vụ bạn đọc

* Quy trình xử lý nội dung tài liệu:

Sơ đồ 2.2: Quy trình xử lý nội dung tài liệu

Công tác xử lý nội dung tài liệu tại Thư viện Trường Đại học Luật Hà Nội được tiến hành bởi 6 cán bộ Số cán bộ này được chia thành 2 tổ: tổ Bổ sung biên mục (3 cán bộ) và tổ Thông tin (3 cán bộ)

Đối với tổ Thông tin, khi xử lý nội dung bài trích, các cán bộ tiến hành đồng thời cả 3 khâu phân loại, định từ khóa và làm tóm tắt, không có sự chuyên môn hóa từng khâu xử lý

Nhóm xử lý sách, luận án, luận văn, đề tài nghiên cứu khoa học có sự phân công cụ thể, trong đó 02 cán bộ xử lý hình thức, định từ khóa và làm tóm tắt tài liệu; 01 cán bộ chuyên phân loại và kiểm tra kết quả xử lý của 2 cán bộ còn lại

Xử lý nội dung tài liệu

Tổ Bổ sung biên mục Tổ Thông tin

Xử lý các tài liệu dạng sách,

luận án, luận văn, đề tài

NCKH và tài liệu hội thảo

Xử lý bài trích tạp chí