Ứng dụng hệ quản trị thư viện tích hợp ILIB 3 6 tại trung tâm thông tin tư liệu học viện ngoại giao

5 LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành đề tài luận văn: "Ứng dụng hệ quản trị thƣ viện tích hợp Ilib 3.6 tại Trung tâm Thông tin Tƣ liệu Học viện Ngoại giao" tôi đã nhận được sự hướng dẫn v

HỌC VIỆN NGOẠI GIAO

LUẬN VĂN THẠC SĨ THÔNG TIN – THƯ VIỆN

Hà Nội-2015

HỌC VIỆN NGOẠI GIAO

LUẬN VĂN THẠC SĨ THÔNG TIN – THƯ VIỆN

Chuyên ngành: Khoa học Thông tin- Thư viện

Mã số: 60 32 02 03

Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS Đoàn Phan Tân

XÁC NHẬN HỌC VIÊN ĐÃ CHỈNH SỬA THEO GÓP Ý CỦA HỘI ĐỒNG Giáo viên hướng dẫn Chủ tịch hội đồng chấm luận văn

thạc sĩ khoa học

PGS.TS Đoàn Phan Tân PGS.TS Trần Thị Quý

Hà Nội-2015

3

XÁC NHẬN CỦA HỘI ĐỒNG CHẤM LUẬN VĂN

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG

PGS.TS Trần Thi ̣ Quý

4

LỜI CAM ĐOAN

Tôi cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi Các số liệu, kết quả

nêu trong luâ ̣n văn là trung thực và chưa từng được ai công bố trong bất cứ công trình nào khác

Tôi xin chịu trách nhiệm về công trình nghiên cứu của mình./

Học viên

Bạch Quỳnh Nga

5

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành đề tài luận văn: "Ứng dụng hệ quản trị thƣ viện tích

hợp Ilib 3.6 tại Trung tâm Thông tin Tƣ liệu Học viện Ngoại giao" tôi đã

nhận được sự hướng dẫn và giúp đỡ nhiệt tình của rất nhiều người

Trước hết, tôi xin chân thành cảm ơn PGS.TS Đoàn Phan Tân, Nguyên Phó hiệu trưởng trường Đại học Văn hóa Hà Nội đã tận tình hướng dẫn để tôi hoàn thành luận văn này

Tôi xin gửi lời cảm đến các thầy cô Trung tâm Thông tin Thư viện trường Đại học Văn hóa Hà Nội, trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Hà Nội đã giúp đỡ tôi trong suốt quãng thời gian tìm kiếm tài liệu tại thư viện trường

Tôi xin gửi lời cảm ơn tới tất cả các thầy cô giáo đã tận tình giảng dạy, truyền đạt kiến thức quý giá các môn học trong suốt thời gian của khóa học

Tôi xin gửi lời cảm ơn tới cha mẹ người đã nuôi dưỡng, động viên và luôn ủng hộ cho những quyết định của tôi

Cuối cùng tôi xin gửi lời cảm ơn đến người Chồng thân yêu của mình! Người đã luôn tiếp cho tôi niềm tin rằng tôi có thể làm được mọi điều nếu tôi

cố gắng, người đã luôn ủng hộ tôi, bên cạnh tôi mỗi khi tôi gặp khó khăn, trở ngại trong việc học hành

Mặc dù, đã cố gắng hoàn thành luận văn với tất cả sự nỗ lực của bản thân, nhưng luận văn chắc chắn không thể tránh khỏi những thiếu sót nhất định Kính mong nhận được những ý kiến đóng góp của các thầy cô

Tôi xin chân thành cảm ơn!

Học viên

Bạch Quỳnh Nga

1

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 5

CHƯƠNG 1: TRUNG TÂM THÔNG TIN TƯ LIỆU HỌC VIỆN NGOẠI GIAO VỚI QUÁ TRÌNH TRIỂN KHAI ỨNG DỤNG HỆ QUẢN TRỊ THƯ VIỆN TÍCH HỢP ILIB 3.6 13

1.1Trung tâm Thông tin Tư liệu Học viện Ngoại giao với yêu cầu tin học hóa 13

1.1.1 Lịch sử hình thành; chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức 13

1.1.2 Vốn tài liệu 19

1.1.3 Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin 24

1.1.4 Yêu cầu tin học hóa hoạt động thư viện 29

1.2 Quá trình triển khai ứng dụng hệ quản trị thư viện tích hợp Ilib 3.6 30

1.2.1 Đầu tư cơ sở vật chất 30

1.2.2 Nguồn nhân lực 33

1.2.3 Lý luận chung về hệ quản trị thư viện tích hợp……… ……… 35

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG HỆ QUẢN TRỊ THƯ VIỆN TÍCH HỢP ILIB 3.6 TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN TƯ LIỆU 43

2.1 Thực trạng ứng dụng các phân hệ của phần mềm Ilib 3.6 43

2.1.1 Ứng dụng phân hệ bổ sung 43

2.1.2 Ứng dụng phân hệ biên mục 51

2.1.3 Ứng dụng phân hệ tra cứu trực tuyến 60

2.2 Đánh giá hiệu quả ứng dụng 67

2.2.1 Những kết quả đạt được 67

2.2.2 Những vấn đề còn tồn tại 70

2.2.3 Nguyên nhân 72

2

CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG HỆ QUẢN TRỊ THƯ VIỆN TÍCH HỢP ILIB 3.6 TẠI TRUNG TÂM

THÔNG TIN TƯ LIỆU 74

3.1 Xây dựng và phát triển nguồn thông tin số hóa 74

3.2 Nâng cao trình độ cán bộ thư viện để làm chủ phần mềm 76

3.3 Kiến nghị nhà cung cấp hoàn thiện phần mềm 81

3.4 Tăng cường cơ sở vật chất và hạ tầng công nghệ thông tin 82

3.5 Đào tạo người dùng tin 83

KẾT LUẬN 87

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 88

PHỤ LỤC 91

Chƣ̃ cái viết tắt

tiếng Anh

Cụm từ đầy đủ

4

DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU

Hình 1.1: Sơ đồ tổ chức Trung tâm Thông tin Tư liệu Bảng 1.1: Thống kê kho sách năm 2012

Bảng 1.2: Thống kê kho sách năm 2015

Hình 2.1: Màn hình chính phân hệ bổ sung

Hình 2.2: Giao diện chọn đơn nhận

Hình 2.3: Cửa sổ đăng ký cá biệt cho tài liệu

Hình 2.4: Giao diện tra cứu sách

Hình 2.5: Cửa sổ biên mục Marc

Hình 2.6: Màn hình chính của phân hệ biên mục Hình 2.7: Quy trình biên mục chi tiết tài liệu

Hình 2.8: Giao diện biên mục sách (1)

Hình 2.8: Giao diện biên mục sách (2)

Hình 2.9: Màn hình chính của phân hệ OPAC

5

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Ngay từ những năm 70 của thế kỷ XX, các quốc gia có nền kinh tế và khoa học công nghệ phát triển đã đề ra những chương trình, chiến lược nhằm hướng nền kinh tế phát triển theo những đặc trưng của kinh tế tri thức Nền kinh tế tri thức và quá trình toàn cầu hóa diễn ra mạnh mẽ, tác động sâu sắc đến sự phát triển của nhiều quốc gia Ở Việt Nam, ngay từ những năm 90 của

thế kỷ XX, Đảng Cộng sản Việt Nam đã xác định: “Cuộc cách mạng khoa

học và công nghệ hiện đại đang diễn ra mạnh mẽ, cuốn hút tất cả các nước khác nhau” Gần đây nhất, Đảng ta đã xác định gắn công nghiệp hóa, hiện đại

hóa với phát triển kinh tế tri thức: “Đẩy mạnh công nghiệp hóa, hiện đại hóa

với phát triển kinh tế tri thức và bảo vệ môi trường”[4] Trong đó Đảng ta

khẳng định, phát triển khoa học và công nghệ thực sự là động lực then chốt của quá trình phát triển nhanh và bền vững

Trong sự phát triển của nền kinh tế nào cũng vậy, chúng ta không thể phủ nhận vai trò quan trọng của thông tin, thông tin là nguồn lực phát triển và

là nguồn tài nguyên đặc biệt của mỗi quốc gia, là yếu tố quan trọng thúc đẩy

sự phát triển của kinh tế, sản xuất và của khoa học Vai trò của thông tin xuất

hiện trong mọi lĩnh vực, văn hóa, giáo dục và cả đời sống

Ngày nay, cùng với sự phát triển của công nghệ, sự phát triển bùng nổ của thông tin đòi hỏi chúng ta phải có cách phân loại và quản lý thông tin ngày càng hiệu quả hơn nữa Theo chỉ thị số 58-CT/TW ngày 17-10-2000 của

Bộ Chính trị (khóa VIII) về đẩy mạnh ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin phục vụ sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đã viết: “Công nghệ thông tin là một trong những động lực quan trọng nhất của sự phát triển, cùng với một số ngành công nghệ cao khác đang làm biến đổi sâu sắc đời

sống, kinh tế, văn hóa, xã hội của thế giới hiện đại

6

Ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin ở nước ta nhằm góp phần giải phóng sức mạnh vật chất, trí tuệ và tinh thần của toàn dân tộc, thúc đẩy công cuộc đổi mới, phát triển nhanh và hiện đại hóa các ngành kinh tế, tăng cường năng lực cạnh tranh của các doanh nghiệp, hỗ trợ có hiệu quả cho quá trình chủ động hội nhập kinh tế quốc tế, nâng cao chất lượng cuộc sống của nhân dân, đảm bảo an ninh, quốc phòng và tạo khả năng đi tắt đón đầu để thực hiện thắng lợi sự nghiệp, công nghiệp hóa, hiện đại hóa”

Chính sự phát triển của công nghệ thông tin đã tạo nên sự thay đổi hình thức của thông tin từ dạng in ấn sang dạng số và tạo nên sự đa dạng về hình thức của tài liệu trong thư viện Theo quyết định số 10/2007/QĐ- BVHTT ngày 04 tháng 5 năm 2007 phê duyệt quy hoạch phát triển ngành Thư viện Việt Nam đến năm 2010 và định hướng đến năm 2020 do Bộ trưởng Bộ Văn hóa- Thông tin ban hành có nêu rõ: “Dựa trên các chuẩn kỹ thuật nghiệp vụ thư viện sử dụng hệ thống máy tính đã có, tiến hành quá trình tự động hóa thư viện, nâng cao chất lượng các dịch vụ truyền thống Xây dựng một cơ sở dữ liệu tích hợp phục vụ cho mọi hoạt động của thư viện, dựa trên các hệ quản trị

cơ sở dữ liệu hiện đại, tiêu chuẩn, dễ phối hợp với các công nghệ khác và dễ

mở rộng, nâng cấp”

Với vai trò là cái nôi đào tạo ra những cán bộ đối ngoại của đất nước, Học viện Ngoại giao, tiếp nối truyền thống hình thành và phát triển hơn 50 năm qua từ Lớp đào tạo cán bộ ngoại giao thuở ban đầu (thành lập năm 1956) đến Đại học Ngoại giao (năm 1959) và Học viện Quan hệ Quốc tế (năm 1992), ngày nay đã trở thành một cơ sở đào tạo uy tín về quan hệ quốc tế, một

cơ quan nghiên cứu, tham mưu hàng đầu về chính sách đối ngoại và là cơ sở đào tạo, bồi dưỡng cho các cán bộ làm công tác đối ngoại từ trung ương đến địa phương Trong quá trình xây dựng và phát triển Trung tâm Thông tin Tư

TTTTTL đã ứng dụng hệ quản trị thư viện tích hợp Ilib 3.6 từ năm

2007 đến nay đã được 8 năm Việc nghiên cứu ứng dụng phần mềm Ilib 3.6 tại thư viện, đánh giá những kết quả đạt được, chỉ ra những hạn chế tồn tại từ

đó đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng phần mềm trong

công tác thư viện là việc làm cần thiết Vì vậy, tác giả đã chọn đề tài:“Ứng

dụng Hệ quản trị thƣ viện tích hợp Ilib 3.6 tại Trung tâm Thông tin Tƣ liệu Học viện Ngoại giao” làm đề tài luận văn cao học của mình

và công nghệ của phần mềm, cách sử dụng các phân hệ trong phần mềm Ilib

8

Về luận văn có thể kể đến luận văn với đề tài: "Ứng dụng hệ quản trị thư viện tích hợp Ilib tại các thư viện trên địa bàn Hà Nội" của tác giả Nguyễn Thùy Linh, bảo vệ năm 2011 tại trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn- Đại học Quốc gia Hà Nội Luận văn nêu tổng quan những vấn đề liên quan đến đề tài và nghiên cứu xuất xứ của hệ quản trị thư viện tích hợp Ilib Khảo sát và phân tích thực trạng ứng dụng hệ quản trị thư viện tích hợp Ilib tại 06 thư viện trên địa bàn Hà Nội Qua đó, tác giả đưa ra những nhận xét, đánh giá và đề xuất giải pháp, kiến nghị hoàn thiện hệ quản trị thư viện tích hợp Ilib, đẩy mạnh quá trình ứng dụng có hiệu quả công nghệ thông tin trong hoạt động của các cơ quan thông tin và thư viện

Hay đề tài “Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động thông tin thư viện tại Viện Khoa học và Công nghệ Quân sự” của tác giả Nguyễn Phương Cương bảo vệ năm 2011 tại trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn- Đại học Quốc gia Hà Nội Luận văn tìm hiểu Viện Khoa học và Công nghệ Quân sự với vấn đề ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động thông tin thư viện Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin tại Phòng Thông tin Thư viện của Viện Khoa học và Công nghệ Quân sự: ứng dụng phần mềm Ilib, ứng dụng phần mềm Dlib, ứng dụng phần mềm cổng thông tin tích hợp Portal, xác định những kết quả đạt được Trình bày các giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động thông tin thư viện

Về khóa luận tốt nghiệp có khóa luận với đề tài: “Ứng dụng hệ quản trị thư viện tích hợp Ilib vào công tác tra cứu và lưu thông tài liệu tại Thư viện Quốc gia Việt Nam” của tác giả Tuấn Quang Minh bảo vệ năm 2008 tại trường Đại học Văn hóa Hà Nội Khóa luận nghiên cứu, khảo sát và đánh giá hiệu quả ứng dụng hệ quản trị thư viện tích hợp Ilib 3.6 vào công tác tra cứu

và lưu thông tài liệu, đồng thời đề xuất những giải pháp nhằm hoàn thiện việc ứng dụng phần mềm tại Thư viện Quốc gia Việt Nam

9

Thêm vào đó, có hội nghị- hội thảo nghiên cứu về Ilib như: “Hội nghị- Hội thảo phần mềm Ilib với việc xây dựng thư viện điện tử trong hệ thống thư viện công cộng” tại Quảng Ninh, ngày 19/7-21/7/2006

Mặc dù, đã có những bài viết, luận văn, khóa luận, hội nghị hội thảo

viết về phần mềm Ilib, nhưng mỗi tác giả lại có một cách tiếp cận khác nhau,

áp dụng vào mỗi đơn vị một khác Tuy nhiên, nghiên cứu về ứng dụng hệ quản trị thư viện tích hợp Ilib 3.6 tại Trung tâm Thông tin Tư liệu Học viện Ngoại giao thì chưa một tác giả nào đề cập đến Đây chính là điểm khác biệt với các đề tài trước đây, đồng thời cũng thể hiện tính mới của đề tài luận văn này

3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

3.1 Mục đích nghiên cứu

Nghiên cứu ứng dụng của hệ quản trị tích hợp thư viện Ilib 3.6 tại Trung tâm Thông tin Tư liệu Học viện Ngoại giao đưa ra những nhận xét, đánh giá từ đó đề xuất giải pháp nhằm khai thác triệt để phần mềm nâng cao hiệu quả ứng dụng phần mềm trong hoạt động thông tin thư viện

3.2 Nhiệm vụ nghiên cứu

Đề tài tập trung nghiên cứu những vấn đề như:

+ Hệ thống hóa những vấn đề lý luận liên quan đến hệ quản trị thư viện tích hợp Ilib

+ Nghiên cứu quá trình triển khai và ứng dụng hệ quản trị thư viện tích hợp Ilib 3.6 tại Trung tâm Thông tin Tư liệu Học viện Ngoại giao

+ Khảo sát thực trạng của hệ quản trị thư viện tích hợp Ilib 3.6 tại Trung tâm Thông tin Tư liệu Học viện Ngoại giao

+ Đưa ra những nhận xét đánh giá; từ đó đề xuất những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng phần mềm Ilib 3.6 trong hoạt động của TTTTTL

4 Giả thuyết nghiên cứu

10

Việc ứng dụng công nghệ thông tin tại TTTTTL còn nhiều hạn chế, chưa theo kịp với sự phát triển của ngành nghề, cũng như chưa phục vụ người dùng tin một cách hiệu quả nhất Nếu Trung tâm được đầu tư nâng cao hiệu quả ứng dụng phần mềm Ilib 3.6 trong hoạt động thư viện, sẽ nâng cao hơn nữa chất lượng đạo tạo và nghiên cứu ở Học viện Ngoại giao

Ngoài ra, những cơ quan thông tin nào đang quan tâm đến phần mềm thư viện tích hợp sẽ thấy được những mặt mạnh, cũng như những hạn chế của phần mềm Ilib

Việc nghiên cứu đề tài trên có thể giúp đơn vị cung cấp hoàn thiện phần mềm quản trị thư viện tích hợp Ilib

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

5.1 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là: Ứng dụng hệ quản trị thư viện tích hợp Ilib 3.6 tại Trung tâm Thông tin Tư liệu Học viện Ngoại giao

5.2 Phạm vi nghiên cứu

Đề tài tập trung nghiên cứu thực trạng ứng dụng hệ quản trị thư viện tích hợp Ilib 3.6 tại Trung tâm Thông tin Tư liệu Học viện Ngoại giao giai đoạn từ khi bắt đầu ứng dụng phần mềm thư viện tích hợp Ilib cho đến nay

6 Phương pháp nghiên cứu

6.1 Phương pháp luận

Đề tài được tiến hành dựa trên cơ sở vận dụng phương pháp luận duy vật biện chứng và duy vật lịch sử, nghiên cứu quá trình ứng dụng phần mềm Ilib 3.6 trong hoạt động thông tin thư viện theo các nguyên tắc khách quan, toàn diện, phát triển, lịch sử- cụ thể và thực tiễn

Bên cạnh đó dựa trên các văn kiện, chính sách của Đảng và Nhà nước

về phát triển văn hóa và công tác hoạt động thông tin thư viện

6.2 Phương pháp cụ thể

11

Luận văn chủ yếu sử dụng các phương pháp nghiên cứu cụ thể sau: + Phương pháp thu thập, phân tích, tổng hợp tài liệu;

+ Phương pháp quan sát;

+ Phương pháp thống kê

7 Ý nghĩa khoa học và ứng dụng

7.1 Về mặt khoa học

Đề tài làm rõ các đặc trưng chức năng và công nghệ của hệ quản trị thư viện tích hợp Ilib Thêm vào đó giúp người đọc nắm được xu hướng tin học hóa trong thư viện hiện nay Từ đó, giúp cho sinh viên và các nhà quản lý có thể vận dụng hiệu quả vào thực tiễn

7.2 Về mặt ứng dụng

Về mặt ứng dụng giúp cán bộ nâng cao trình độ, kỹ năng quản lý, xử

lý, khai thác hiệu quả phần mềm Ilib 3.6

Nghiên cứu thực tiễn ứng dụng hệ quản trị thư viện tích hợp Ilib 3.6 tại Trung tâm Thông tin Tư liệu Học viện Ngoại giao nếu thành công sẽ đem lại hiệu quả hoạt động tốt hơn cho TTTTTL nói riêng và cho Học viện Ngoại giao nói chung

Ngoài ra, đây là một nguồn tài liệu tham khảo cho các thư viện quan tâm đến việc ứng dụng hệ quản trị thư viện tích hợp Ilib Các thư viện sẽ thấy được mặt mạnh cũng như những hạn chế trong việc quyết định sử dụng một

hệ quản trị dành cho thư viện mình Từ đó, giúp cho nhà cung cấp ngày càng hoàn thiện và nâng cấp phần mềm đáp ứng yêu cầu hoạt động nghiệp vụ thông tin thư viện

Bên cạnh đó, đây sẽ là nguồn tài liệu cho các sinh viên muốn tìm hiểu sâu hơn nữa về hệ quản trị thư viện tích hợp, là nguồn tham khảo cho việc viết tiểu luận, khóa luận, luận văn

8 Dự kiến kết quả và bố cục của công trình

12

Là công trình có độ dài khoảng 90 trang, khổ giấy A4

Với đề tài nghiên cứu nói trên, căn cứ mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu đặt ra, ngoài phần mở đầu, mục lục và kết luận, tài liệu tham khảo, phụ lục Luận văn có bố cục như sau:

Chương 1: Trung tâm Thông tin Tư liệu Học viện Ngoại giao với quá trình triển khai ứng dụng hệ quản trị thư viện tích hợp Ilib 3.6 Chương này

giới thiệu khái quái về TTTTTL đặc điểm vốn tài liệu, người dùng tin và nhu cầu tin, yêu cầu tin học hóa hoạt động thư viện Tiếp đến là quá trình triển khai ứng dụng hệ quản trị thư viện tích hợp Ilib 3.6 tại Trung tâm Thông tin

Tư liệu Học viện Ngoại giao

Chương 2: Thực trạng ứng dụng hệ quản trị thư viện tích hợp Ilib 3.6 tại Trung tâm Thông tin Tư liệu Đây một trong những chương khá quan trọng

của luận văn Chương 2 nêu các đặc trưng chức năng và công nghệ của phần mềm Ilib 3.6 Sau đó, đề cập đến thực trạng ứng dụng của các phân hệ như: phân hệ bổ sung, phân hệ biên mục, phân hệ tra cứu trực tuyến của hệ quản trị thư viện tích hợp Ilib 3.6 Cuối cùng, tác giả đánh giá hiệu quả ứng dụng và những kết quả đạt được Tiếp đến, tìm ra những vấn đề còn tồn tại, nguyên nhân của thực trạng đã nêu

Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng hệ quản trị thư viện tích hợp Ilib 3.6 tại Trung tâm Thông tin Tư liệu Chương cuối này đưa ra các

giải pháp như: xây dựng và phát triển nguồn thông tin số hóa, nâng cao trình

độ cán bộ thư viện để làm chủ phần mềm, kiến nghị nhà cung cấp hoàn thiện phần mềm, tăng cường cơ sở vật chất và hạ tầng công nghệ thông tin và cuối cùng là đào tạo người dùng tin nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng hệ quản trị thư viện tích hợp Ilib 3.6 tại Trung tâm Thông tin Tư liệu Học viện Ngoại giao

13

CHƯƠNG 1: TRUNG TÂM THÔNG TIN TƯ LIỆU HỌC VIỆN NGOẠI GIAO VỚI QUÁ TRÌNH TRIỂN KHAI ỨNG DỤNG HỆ QUẢN TRỊ THƯ VIỆN TÍCH HỢP ILIB 3.6

1.1 Trung tâm Thông tin Tư liệu Học viện Ngoại giao với yêu cầu tin học hóa

1.1.1 Lịch sử hình thành; chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức

Học viện Ngoại giao được thành lập theo Quyết định Số 82/2008/QĐ- TTg ngày 23 tháng 6 năm 2008 của Thủ tướng Chính phủ nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam trên cơ sở nâng cấp Học viện Quan hệ Quốc tế (tiền thân là trường Ngoại giao- thành lập năm 1959) Học viện Ngoại giao thực hiện chức năng nghiên cứu chiến lược về quan hệ quốc tế và chính sách đối ngoại; đào tạo đại học, sau đại học và bồi dưỡng cán bộ đối ngoại; nghiên cứu, tham mưu tư vấn chính sách đối ngoại cho Bộ Ngoại giao, Đảng và Nhà nước

Trung tâm Thông tin Tư liệu là đơn vị sự nghiệp thuộc Học viện Ngoại giao cùng với quá trình hình thành và phát triển của Học viện, có thể nói TTTTTL đã trải qua nhiều giai đoạn lịch sử mà bước ngoặt lớn nhất chính là quá trình sáp nhập Thư viện trường Đại học Ngoại giao và Thư viện Viện Quan hệ Quốc tế

Trong giai đoạn năm 1961-1962, khoa Quan hệ quốc tế của trường Kinh tế Tài chính có quyết định thành lập tổ Tư liệu nghiệp vụ Ngoại giao- tiền thân của Thư viện Đại học Ngoại giao sau này Nhiệm vụ của tổ Tư liệu nghiệp vụ là quản lý và khai thác số tài liệu đã có và đang được bổ sung về vấn đề ngoại giao và quan hệ quốc tế Tài liệu của tổ Tư liệu nghiệp vụ Ngoại giao gồm sách tiếng Nga về chính sách đối ngoại Liên Xô, giáo trình quan hệ quốc tế, lịch sử Đảng Cộng sản Liên Xô do Học viện Quan hệ Quốc tế Mát-xcơ-va tặng

14

Tháng 1/1963, khoa Quan hệ quốc tế tách ra khỏi trường Đại học Kinh

tế Tài chính để thành lập trường Cán bộ Ngoại giao- Ngoại thương Nhà trường thành lập phòng Tư liệu nghiệp vụ Năm 1965, nhà trường thành lập Thư viện

Năm 1976, trường Đại học Ngoại giao và Ngoại thương tách làm hai trường là trường Đại học Ngoại giao và trường Đại học Ngoại thương

Năm 1977, Viện Quan hệ Quốc tế được thành lập, để làm tốt công tác thông tin đối ngoại, Viện đã thành lập Ban Thông tin Tư liệu do đồng chí Nguyễn Tân Cưu làm trưởng ban

Năm 1984-1985 Ban Thông tin Tư liệu và Bộ phận Thư viện sáp nhập gọi là Ban Thông tin- Thư viện do đồng chí Bùi Xuân Ninh làm trưởng ban

Năm 1987, Viện Quan hệ Quốc tế và Trường Đại học Ngoại giao sáp nhập, Thư viện của Trường và Ban Thông tin- Thư viện của Viện Quan hệ Quốc tế sáp nhập thành Ban Thông tin- Thư viện gồm hai bộ phận:

+ Thông tin tư liệu và xuất bản

+ Thư viện phục vụ cán bộ, giảng viên và sinh viên

Từ năm 2000-2007, Ban Thông tin- Thư viện đổi tên là Trung tâm Thông tin Thư viện với nhiệm vụ thông tin chính sách đối ngoại của Việt Nam, tình hình quốc tế và khu vực thông qua Tạp chí Nghiên cứu Quốc tế và các xuất bản phẩm phục vụ công tác nghiên cứu của Học viện và Bộ Ngoại giao

Cũng từ năm 1993, trước sự lớn mạnh của đội ngũ cán bộ nghiên cứu

và biên tập, Học viện đã cho xuất bản Tạp chí Nghiên cứu Quốc tế và giao trọng trách này cho Ban Thông tin- Thư viện Sự phối hợp chặt chẽ giữa Ban Thông tin- Thư viện (sau này là Trung tâm Thông tin Thư viện và hiện nay là TTTTTL) với Hội đồng biên tập của Tạp chí đã đưa Tạp chí trở thành một trong những tạp chí hàng đầu ở Việt Nam hiện nay về nghiên cứu quan hệ

15

quốc tế Tạp chí Nghiên cứu Quốc tế lúc này đã có thêm ấn bản tiếng Anh Sau 21 năm kể từ ngày ra số đầu tiên, đến nay Tạp chí Nghiên cứu Quốc tế (tiếng Việt và tiếng Anh) do Trung tâm phát hành đã ra được 97 số tiếng Việt

và 29 số tiếng Anh, chuyên sâu về các vấn đề quốc tế và quan hệ ngoại giao giữa Việt Nam và các nước trong khu vực,…

Năm 2009, trước yêu cầu ngày càng cao của công tác đối ngoại trong giai đoạn mới, dưới sự lãnh đạo của Học viện, TTTTTL cùng Hội đồng Biên tập Tạp chí đã có một bước thay đổi quan trọng về cả nội dung và hình thức góp phần làm tăng thêm tính hấp dẫn của Tạp chí

Do tính chất đặc thù của công tác ngoại giao, năm 2008, theo quyết định số 82/2008/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Học viện Ngoại giao trực thuộc Bộ Ngoại giao và quyết định số 1785/2008/QĐ-BNG của Bộ Ngoại giao quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của TTTTTL thuộc Học viện Ngoại giao, Trung tâm Thông tin Thư viện đổi tên là TTTTTL

Cơ cấu tổ chức của TTTTTL được bố trí theo chức năng và nhiệm vụ của từng phòng TTTTTL gồm 03 phòng:

+ Phòng Lưu trữ, Thư viện

+ Phòng Biên tập, Trị sự Tạp chí Nghiên cứu Quốc tế

+ Phòng Thông tin, Tin học

 Phòng Lưu trữ, Thư viện là đơn vị sự nghiệp thuộc TTTTTL, có chức

năng giúp Giám đốc TTTTTL và Lãnh đạo Học viện quản lý khai thác hệ thống cơ sở dữ liệu, kho tư liệu của thư viện phục vụ nhu cầu nghiên cứu khoa học, giảng dạy, học tập của cán bộ, giảng viên, sinh viên Học viện; lưu trữ, bảo quản thông tin thuộc phạm vi quản lý phân cấp của Học viện và của

Bộ Ngoại giao

Nhiệm vụ và quyền hạn:

4 Khai thác, phát triển nguồn thông tin trong và ngoài nước; lưu trữ bảo quản các đề tài nghiên cứu khoa học, luận án tiến sĩ, thạc sĩ, khóa luận tốt nghiệp của cán bộ, giảng viên, sinh viên và các dạng tài liệu khác của Học viện;

5 Hướng dẫn bạn đọc khai thác, tìm kiếm, sử dụng có hiệu quả nguồn tài liệu và các sản phẩm dịch vụ thông tin- thư viện phù hợp với quy định của pháp luật;

6 Tổ chức bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ và ngoại ngữ cho người làm công tác thư viện; mở rộng giao lưu hợp tác quốc tế, tham gia các hội nghị hội thảo khoa học chuyên ngành; tiếp nhận viện trợ, tài trợ của các thư viện, tổ chức, cá nhân nước ngoài;

7 Bảo quản cơ sở vật chất, kỹ thuật và tài sản khác của thư viện;

8 Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công hoặc ủy quyền của Lãnh đạo Học viện và Giám đốc TTTTTL

Về cơ cấu tổ chức của phòng Lưu trữ, Thư viện được chia thành 03 bộ phận:

Bộ phận phòng đọc sinh viên (Phòng đọc sách, báo, tạp chí và giáo trình tự chọn) Với diện tích 150 m2, 90 chỗ ngồi Trang thiết bị: 07 máy tính nối mạng internet Nhân sự: 02 cán bộ Đối tượng phục vụ là sinh viên các khóa

17

Bộ phận phòng đọc tài liệu, báo và tạp chí Diện tích phòng đọc 100 m2, kho 150 m2 Trang thiết bị: 05 máy tính nối mạng internet Nhân sự: 02 cán bộ Đối tượng phục vụ là cán bộ, nghiên cứu sinh, học viên cao học, sinh viên các khóa, bạn đọc ngoài thư viện

Bộ phận kho lưu trữ Diện tích là 150 m2 Lưu trữ tài liệu, sách giáo trình và sách tham khảo

 Phòng Biên tập Trị sự, Tạp chí Nghiên cứu Quốc tế là đơn vị hành

chính trực thuộc TTTTTL Học viện Ngoại giao có chức năng: tham mưu cho Giám đốc Trung tâm về việc tổ chức, thực hiện các hoạt động in ấn, xuất bản trong Học viện; biên tập in ấn, phát hành Tạp chí Nghiên cứu Quốc tế; các công trình nghiên cứu khoa học của Học viện Ngoại giao và Bộ Ngoại giao theo yêu cầu của Lãnh đạo Bộ Ngoại giao; sách chuyên khảo, giáo trình và các loại ấn phẩm khác phục vụ công tác giảng dạy, nghiên cứu trong Học viện

Về cơ cấu tổ chức phòng Biên tập Trị sự, Tạp chí Nghiên cứu Quốc tế chia làm 02 bộ phận:

Bộ phận Biên tập, Trị sự tiến hành các thủ tục có liên quan đến việc xuất bản tạp chí, xây dựng các chương trình hoạt động của Trung tâm, bộ phận này có 03 nhân sự

Bộ phận Phát hành làm công tác phát hành tạp chí, các loại giáo trình, sách tham khảo mà Học viện xuất bản, bộ phận này chỉ có 01 nhân sự

 Phòng Thông tin, Tin học là đơn vị sự nghiệp thuộc TTTTTL có

chức năng giúp Giám đốc TTTTTL và Lãnh đạo Học viện quản lý, khai thác

và thúc đẩy việc ứng dụng công nghệ thông tin vào các hoạt động quản lý nghiệp vụ và quản lý điều hành của Học viện

Về cơ cấu tổ chức phòng Thông tin, Tin học chia làm 02 bộ phận:

18

Bộ phận phòng hệ thống để máy chủ chịu trách nhiệm chung về

mảng công nghệ thông tin của cả Học viện Bộ phận này gồm 02 nhân sự

Bộ phận phòng quản lý bao quát chung công tác chuyên môn của

phòng Bộ phận này gồm có 02 nhân sự

Sơ đồ tổ chức của TTTTTL được thể hiện bằng hình 1.1 dưới đây:

Hình 1.1: Sơ đồ tổ chức Trung tâm Thông tin Tư liệu

Có thể nói, TTTTTL Học viện Ngoại giao với một đội ngũ cán bộ tuy

không đông về số lượng, nhưng với sức trẻ, đầy nhiệt huyết và lòng yêu nghề

sẽ dễ dàng tiếp thu những cái mới, có khả năng nắm bắt những thay đổi về

mặt chuyên môn, nghiệp vụ cũng như về công nghệ thông tin, biết sử dụng

thành thạo, các trang thiết bị có trong TTTTTL Các cán bộ nơi đây có tinh

BAN GIÁM ĐỐC TTTTTL (GIÁM ĐỐC, CÁC PHÓ GĐ)

PHÒNG PHÁT HÀNH

PHÒNG

HỆ THỐNG

PHÒNG QUẢN LÝ

Vốn tài liệu là một yếu tố quan trọng cho sự ra đời, tồn tại và phát triển

và là yếu tố không thể thiếu của mỗi thư viện Vốn tài liệu là tài sản quý giá là sức mạnh và cũng là niềm tự hào của mỗi thư viện Vốn tài liệu càng phong phú thì khả năng đáp ứng nhu cầu của độc giả ngày càng lớn

Hiện nay, phòng Lưu trữ- Thư viện đang sở hữu một khối lượng vốn tài liệu khá đa dạng và phong phú Với đặc thù là một trường đào tạo chuyên ngành về ngoại giao, việc cập nhật các tài liệu sách, báo, tạp chí được tuân thủ theo một quy định chặt chẽ, dưới sự kiểm soát của cán bộ quản lý TTTTTL và Lãnh đạo Học viện Ngoại giao Các tài liệu bổ sung cho TTTTTL có nội dung chuyên sâu về các vấn đề như : quan hệ quốc tế; kinh tế quốc tế; luật pháp quốc tế; những vấn đề mang tính toàn cầu ; chủ nghĩa Mác- Lênin và tư tưởng Hồ Chí Minh; tình hình chính sách đối nội , đối ngoa ̣i của Đảng và Nhà nước ta; tình hình chính trị , lịch sử, văn hoá , tôn giáo, quốc phòng, an ninh của Viê ̣t Nam và nhiều nước trên thế giới Chính vì vậy, vốn tài liệu của TTTTTL không chỉ dừng lại ở ngôn ngữ tiếng Việt mà còn có các ngôn ngữ khác như: tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng Nga,… Ngoài ra, TTTTTL còn có nhiều tài liệu được Bộ Ngoại giao, Học viện phối hợp với Phòng Biên tập Trị sự, Tạp chí Nghiên cứu quốc tế xuất bản để phục vụ cho việc học tập, nghiên cứu của cán

bộ, sinh viên và các bạn đọc ngoài Học viện có nhu cầu tham khảo Dưới đây

là số liệu thống kê vốn tài liệu có trong TTTTTL

Việt

Tiếng Anh

Tiếng Pháp

Tiếng Nga

Việt

Tiếng Anh

Tiếng Pháp

Tiếng Nga

22

Như chúng ta thấy ở bảng 1.1 và 1.2 các đầu sách tham khảo của TTTTTL có nội dung chuyên sâu về các vấn đề quan hệ quốc tế; kinh tế quốc tế; luật pháp quốc tế của Việt Nam và nhiều nước trên thế giới Số đầu sách tham khảo, giáo trình đối với các ngành đào tạo đều được cập nhật các tài liệu mới trong các kỳ của năm học Cụ thể như là năm 2012 số sách giáo trình là

6730 cuốn nhưng đến năm 2015 tổng số sách giáo trình tăng rất nhiều lên đến

49504 cuốn Số lượng giáo trình tăng lên nhiều như vậy là do số lượng người dùng tin sử dụng tài liệu là giáo trình chiếm tỷ lệ nhiều nhất với 21,3% trong phiếu điều tra nhu cầu tin Chính vì vậy, giáo trình được ưu tiên nhiều hơn cả khi tiến hành bổ sung tài liệu

Nhìn vào 2 bảng trên có thể nhận thấy, trong những năm gần đây, số lượng tài liệu ngoại văn của TTTTTL tuy có được tăng lên nhưng không đáng

kể Nhất là tài liệu bằng tiếng Nga, do nhu cầu sử dụng không nhiều, nên tài liệu bằng tiếng Nga ít được cập nhật Theo như kết quả của phiếu điều tra tiếng Nga chỉ có 5,3% người dùng tin tại Trung tâm sử dụng Chính vì vậy, trong công tác bổ sung, các tài liệu bằng tiếng Nga không được nằm trong danh sách ưu tiên bổ sung

Tài liệu bằng tiếng Pháp cũng vẫn được TTTTTL bổ sung nhưng với số lượng hạn chế (do chỉ có 26% người dùng tin sử dụng)

Tuy nhiên, tài liệu bằng tiếng Anh (với tỷ lệ 34,6% người dùng tin sử dụng) được ưu tiên hơn cả trong danh mục nhập sách ngoại văn của các chuyên ngành học do đa phần các sinh viên của trường đều học ngoại ngữ chủ yếu là tiếng Anh Các tài liệu bằng tiếng Anh năm 2012 tổng số là 11656 cuốn đến đầu năm 2015 tăng lên là 12569 cuốn Ngoài ra, các cán bộ cũng chủ yếu sử dụng tiếng Anh là ngôn ngữ thông dụng Tài liệu của 03 kho sách là: sách Quỹ ford, sách Đa phương và sách Luật La hay là những tài liệu được tặng, biếu Đặc biệt phải kể đến Bộ luật La hay là một bộ luật song ngữ bằng

23

tiếng Anh và tiếng Pháp, đây là bộ luật rất hữu ích, một trong những tài liệu tham khảo được đánh giá là có chất lượng cao để tham khảo khi tham dự các

kỳ thi luật quốc tế

Thêm vào đó là tủ sách ngoại văn của “Dự án đào tạo biên phiên dịch quốc tế” do EU tài trợ vào năm 2007 đã trao tặng cho TTTTTL là 401 cuốn sách và các DVD, CD-ROM Các cuốn sách được dự án này trao tặng là những tài liệu ngoại văn rất thiết thực với chuyên ngành mà Học viện đào tạo như sách về toàn cầu hóa, luật quốc tế, đàm phán quốc tế

Vốn tài liệu củ a TTTTT L còn có 1807 khóa luận tốt nghiệp, 568 luận văn cao học, đề tài nghiên cứu khoa học có 187 đề tài với 188 đầu ấn phẩm,

đề tài mật có 177 đề tài với 307 đầu ấn phẩm; luận án tiến sĩ mặc dù Học viện

có đào tạo nhưng hiện tại TTTTTL mới chỉ lưu giữ 07 luận án trong đó có 06 luận án tiếng Việt và 01 luận án được viết bằng tiếng Anh

Ngoài ra có 23 loại báo tiếng Việt, 24 loại tạp chí tiếng Việt, 03 bản tin Thống tấn xã Việt Nam, 23 loại báo, tạp chí nước ngoài

Hệ thống TTTTTL đang được tin học hóa bằng máy tính nhờ việc ứng dụng phần mềm quản trị thư viện tích hợp Ilib 3.6 trong công tác biên mục,

bổ sung và tra cứu tài liệu trong TTTTTL Cho đến nay cơ sở dữ liệu thư mục của Học viện được quản lý bởi phần mềm Ilib đã có 6312 biểu ghi thư mục sách tham khảo và 1377 biểu ghi thư mục luận văn, luận án

Không những vậy, vốn tài liệu của TTTTTL còn đa dạng và phong phú hơn, khi các cán bộ nơi đây, đã không ngừng nỗ lực và cố gắng để có thể tạo

ra các bộ sưu tập, các tập tài liệu bằng cách tập hợp các bài báo đăng trên tạp chí, tài liệu của các cuộc hội nghị, hội thảo trong và ngoài nước tất cả các tài liệu hữu ích đó được tập hợp lại thành các lĩnh vực riêng, chuyên sâu hoặc khái quát về từng chuyên ngành Các cặp tài liệu đó cho đến nay có khoảng hơn 150 cặp tài liệu, mỗi cặp tài liệu có độ dày khoảng 320-500 trang Đây là

Từ năm 2011 trở đi, TTTTTL cũng đã bắt đầu lưu trữ khóa luận của sinh viên không chỉ có bản cứng mà còn có cả bản mềm để phục vụ cho việc chuyển đổi dữ liệu khi tiến hành xây dựng thư viện điện tử, được nhanh chóng và thuận lợi hơn Tất cả, khóa luận được lưu trữ trên ổ cứng của máy tính và trên đĩa CD để đảm bảo công tác lưu trữ và bảo quản an toàn các dữ liệu

Ngoài ra, năm 2015 cũng là năm bắt đầu thử nghiệm việc lưu trữ công báo trên máy tính điện tử; tiến tới việc không lưu giữ lại bản cứng như trước nữa vì số lượng báo, tạp chí phải lưu lại quá nhiều, diện tích kho chứa thì có hạn, nếu giảm được lượng công báo đóng lưu, không những giảm được chi phí đóng lưu mà còn tiết kiệm được diện tích kho và tạo điều kiện thuận lợi cho công tác phục vụ bạn đọc Thay vì mất công tìm tài liệu cho bạn đọc, cán

bộ Trung tâm chỉ cần đưa cho bạn đọc một chiếc đĩa CD, bạn đọc không những có thể đọc mà có thể sao chép toàn văn nếu như họ có nhu cầu Đây là một thuận lợi rất lớn cho cả cán bộ Trung tâm và người dùng tin

1.1.3 Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin

Người dùng tin là một bộ phận quan trọng không thể tách rời của hệ thống thông tin, bởi người dùng tin vừa là đối tượng phục vụ vừa là người tiêu thụ các sản phẩm và dịch vụ thông tin, đồng thời họ cũng là người sản

25

sinh ra thông tin mới Người dùng tin giữ vai trò quan trọng trong các hệ thống thông tin của thư viện, người dùng tin là cơ sở của sự tồn tại và phát triển của bất cứ thư viện nào Người dùng tin và thư viện có vai trò tương tác hai chiều với nhau, hỗ trợ lẫn nhau

Học viện Ngoại giao là đơn vị tổ chức nghiên cứu, tổng hợp và dự báo chiến lược về tình hình thế giới, quan hệ quốc tế, các vấn đề chính trị, an ninh, quốc phòng, kinh tế, luật pháp, văn hoá và chính sách đối ngoại của các quốc gia và vùng lãnh thổ Học viện tham mưu cho Bộ trưởng Bộ Ngoại giao, lãnh đạo Đảng và Nhà nước trong việc xây dựng, hoạch định và thực hiện chính sách đối ngoại, xây dựng lịch sử và lý luận quan hệ quốc tế Bên cạnh

đó, Học viện còn là cơ quan đầu mối trong việc tổ chức và quản lý các hoạt động nghiên cứu khoa học của Bộ Ngoại giao Ngoài ra, Học viện còn là đầu mối trong hợp tác đào tạo, nghiên cứu, học thuật với các trường đại học, học viện, viện, trung tâm nghiên cứu và các tổ chức liên Chính phủ, phi Chính phủ trong và ngoài nước Thực hiện chức năng đào tạo, bồi dưỡng kiến thức

về quan hệ quốc tế, chính sách đối ngoại, nghiệp vụ ngoại giao, ngoại ngữ cho cán bộ lãnh đạo, quản lý của các bộ, ngành, địa phương; cán bộ, công chức, viên chức trong ngành ngoại giao và cán bộ làm công tác đối ngoại của các

bộ, ngành và địa phương

Qua khảo sát thực tế tại Học viện Ngoại giao có thể chia đối tượng người dùng tin tại TTTTTL ra thành 4 nhóm chính:

+ Nhóm 1: Người dùng tin là cán bộ quản lý;

+ Nhóm 2: Người dùng tin là cán bộ nghiên cứu, giảng dạy;

+ Nhóm 3: Người dùng tin là sinh viên, học viên cao học, nghiên cứu sinh;

+ Nhóm 4: Người dùng tin là bạn đọc ngoài thư viện

26

Với đặc điểm riêng của từng nhóm đối tượng như trên để làm tốt công tác phục vụ thông tin thư viện, chúng ta phải xem xét, đánh giá nhu cầu tin của họ, trên cơ sở đó có những giải pháp phù hợp nhằm đáp ứng nhu cầu tin của người dùng tin

Nhóm 1: Người dùng tin là cán bộ quản lý

Bao gồm: Ban Lãnh đạo Bộ Ngoại giao và Ban Lãnh đạo các đơn vị trực thuộc Bộ Ngoại giao các trưởng phòng, trưởng ban Họ vừa làm công tác quản lý vừa tham gia vào quá trình giảng dạy, nghiên cứu các đề tài khoa học, các công trình khoa học cấp Nhà nước, cấp Bộ, cấp Học viện Không chỉ vậy

họ còn là người đề ra các mục tiêu, định hướng phát triển cho ngành ngoại giao,… Chính vì vậy nhóm người dùng tin này, thường có rất ít thời gian đến

để khai thác và tìm đọc tài liệu ở thư viện Do đó, thông tin để phục vụ cho nhóm đối tượng này cần được cung cấp đến tận nơi ở hoặc nơi làm việc của

họ

Đặc điểm nhu cầu tin:

+ Cần những thông tin chung về các vấn đề như: nguồn lực, nguồn tài chính, mối quan hệ hợp tác, quan hệ ngoại giao với các nước đối tác của Việt Nam, lịch sử hình thành và phát triển của các nước láng giềng, quá trình đối nội, đối ngoại, thành tựu về kinh tế, chính trị, những chuyển biến chính trong giai đoạn hiện nay,…

+ Thông tin được cung cấp cần phải đảm bảo tính chính xác và logic; + Đảm bảo tính kịp thời của thông tin trong quá trình ra các quyết định của họ;

+ Hình thức thông tin chủ yếu sử dụng dạng báo cáo, tổng luận, tổng quan những dạng tài liệu mang tính khái quát cao

Nhóm 2: Nhóm người dùng tin là cán bộ nghiên cứu, giảng dạy

27

Đây là nhóm người dùng tin có nhu cầu cao, bền vững vì thông tin họ cần là thông tin tiềm năng hoạt động khoa học và giảng dạy của họ Nhóm này, tần suất đến thư viện có hơn nhóm 1 nhưng cũng không phải ở mức độ thường xuyên và đều đặn

Đặc điểm nhu cầu tin:

+ Tính tổng hợp và chuyên sâu về chuyên ngành giảng dạy;

+ Tính logic cao thông tin đầy đủ, ngắn gọn, chính xác có tính hệ thống;

+ Thông tin cung cấp phải đảm bảo giá trị khoa học;

+ Hình thức thông tin sử dụng nhiều loại hình tài liệu như: sách, tạp chí, đề tài nghiên cứu khoa học, luận văn, luận án;

+ Nhóm người dùng tin này có nhu cầu cao, đòi hỏi thông tin ở mức độ chuyên sâu về lĩnh vực họ đang giảng dạy, đang nghiên cứu đồng thời có vai trò quan trọng trong việc nâng cao chất lượng đào tạo của Học viện

Nhóm 3: Nhóm người dùng tin là sinh viên, học viên cao học, nghiên cứu sinh

Đây là nhóm có số lượng độc giả chiếm vị trí lớn của TTTTTL Nhu cầu của nhóm này rất lớn, họ thường xuyên sử dụng thư viện với cường độ cao và tần suất sử dụng lớn đặc biệt là vào dịp chuẩn bị chuẩn bị ôn thi cuối

kỳ các môn học, hay chuẩn bị làm đề tài, thực hiện các công trình nghiên cứu khoa học, viết khóa luận, bảo vệ luận văn Nhu cầu tin của nhóm này là các tài liệu chuyên sâu về các chủ đề, tài liệu mang tính thời sự cao

Đặc điểm nhu cầu tin:

+ Thông tin phục vụ cho việc học tập nghiên cứu, đặc biệt là tài liệu liên quan đến chuyên ngành họ đang theo học Ngoài ra, sau những thời gian học tập, nghiên cứu mệt mỏi họ cũng cần những tài liệu mang tính giải trí, thư giãn cao;

Trong giai đoạn hiện nay, việc đổi mới phương pháp giảng dạy với quan điểm lấy người học làm trung tâm, nâng cao tính tích cực, chủ động của người học đã khiến nhóm người dùng tin này ngày càng phải có nhiều chuyển biến về phương pháp học tập Chính trong lúc này, thư viện thực sự được xem

là “giảng đường thứ hai” là nơi mà họ có thể tìm đến để tìm kiếm và với tay đến chân trời của tri thức- nơi mà họ có thể thực sự đứng trên vai của những người khổng lồ Thư viện chính là kênh thông tin quan trọng giúp cho người học nắm bắt và làm chủ được tri thức Nhu cầu nghiên cứu, nhu cầu tự học đã

và đang thu hút được sự quan tâm của sinh viên, học viên các khóa Từ đây, cũng đặt ra những yêu cầu mới, những nhiệm vụ mới cho hệ thống các thư viện trực thuộc trường học nói chung và thư viện Học viện Ngoại giao nói riêng

Nhóm 4: Người dùng tin là bạn đọc ngoài thư viện

Đây là nhóm người dùng tin gần như được xem là phức tạp nhất, họ có thể là cán bộ quản lý của các cơ quan khác, là giảng viên của các trường đại học hay thậm chí là sinh viên, nghiên cứu sinh của các trường có ngành đạo tạo tương tự như ở Học viện Ngoại giao Nhóm người dùng tin này, đến TTTTTL không thường xuyên và liên tục, họ chỉ sử dụng tài liệu của Trung tâm trong một thời điểm nhất định

Đặc điểm nhu cầu tin:

+ Thông tin phải nhanh chóng, kịp thời và chính xác;

+ Thông tin đòi hỏi phải có tính logic cao;

Với những đặc điểm trên của người dùng tin thì nhu cầu tin tại TTTTTL Học viện Ngoại giao là khá lớn, người dùng tin sẽ cần những tài liệu chuyên ngành có hàm lượng tri thức cao phục vụ không chỉ việc học tập mà còn phục vụ công tác chuyên môn của người dùng tin nơi đây Nhu cầu về tài liệu điện tử của người dùng tin cho rằng rất cần thiết và cần thiết chiếm đến 86% theo như kết quả từ phiếu điều tra Nhu cầu tin phản ánh sự cần thiết thông tin của một cá nhân tập thể trong quá trình thực hiện một hoạt động nào

đó Nhu cầu tin thay đổi, tùy theo công việc và nhiệm vụ mà người dùng tin phải thực hiện Theo như kết quả từ phiếu điều tra nhu cầu tin, đa phần người dùng tin thường xuyên lên thư viện chiếm 65,3% Số người dùng tin biết sử dụng OPAC để tra tìm tài liệu khá cao là 64% Tuy nhiên, đa số người dùng tin không biết sử dụng các toán tử (58,7%) để tìm kiếm tài liệu có trong cơ sở

dữ liệu của TTTTTL

1.1.4 Yêu cầu tin học hóa hoạt động thƣ viện

Những thành tựu của cuộc cách mạng khoa học và công nghệ hiện đại trong công nghệ thông tin và truyền thông cùng với sự bùng nổ thông tin, xu hướng toàn cầu hóa, sự ra đời của máy tính điện tử và mạng internet đã và đang làm thay đổi mọi lĩnh vực hoạt động của con người trong đó có hoạt động thông tin thư viện

Tin học hóa thư viện là một việc làm tất yếu trong việc xây dựng và phát triển thư viện ngày nay Tin học hóa thư viện là sử dụng máy tính và công nghệ mạng máy tính trong tất cả các hoạt động thư viện nhằm nâng cao

Vốn tài liệu của TTTTTL gồm: 93898 đầu sách tham khảo; 2746 luận văn, luận án, khóa luận, đề tài nghiên cứu các loại; 73 loại báo, tạp chí, Do khối lượng tài liệu khá lớn sẽ rất bất tiện cho người dùng tin có thể khai thác

và sử dụng nếu không có sự hỗ trợ của các phần mềm thư viện Để đáp ứng được nhu cầu của người dùng tin tại Học viện, TTTTTL buộc phải có những bước chuyển mình mạnh mẽ để có thể hoàn thành sứ mệnh của một thư viện chuyên ngành- nơi đào tạo ra những nhà ngoại giao tài ba của đất nước

Tất cả các yếu tố trên đòi hỏi hoạt động thông tin thư viện ngày nay phải ứng dụng công nghệ thông tin và truyền thông trong việc xây dựng các

hệ thống thông tin tự động hóa, nhằm mở rộng và nâng cao chất lượng phục

vụ và phổ biến thông tin, phát huy tiềm lực của thư viện đồng thời vươn tới sử dụng nguồn lực của các trung tâm thông tin, các thư viện khác ở trong và ngoài nước

1.2 Quá trình triển khai ứng dụng hệ quản trị thƣ viện tích hợp Ilib 3.6 1.2.1 Đầu tƣ cơ sở vật chất và lựa chọn phần mềm

TTTTTL được trang bị máy chủ IBM xSeries 235 (CPU Intel Xeon Processor 2.8 GHz, RAM 512 mb, ổ cứng 34 gb, mua 12/2003)

31

Các máy trạm trong TTTTTL được kết nối mạng nội bộ của Học viện Các máy tính trong TTTTTL cũng như toàn Học viện chia sẻ kết nối với internet qua đường truyền ADSL và Lease Line cáp quang tốc độ cao đáp ứng tốt yêu cầu hiện nay

Tổng số máy trạm của TTTTTL là 13 máy (05 máy dành cho cán bộ tác nghiệp, 8 máy dành cho độc giả tra cứu) 05 máy làm nghiệp vụ (từ năm 2000)

01 máy photocopy (từ năm 2000), 01 máy scan, 02 máy in, máy đọc mã vạch

Cơ sở vật chất và trang thiết bị hiện đại là điều kiện thuận lợi để người dùng tin của Trung tâm khai khác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tin một cách nhanh chóng và thuận lợi

Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động của Trung tâm đã đem lại những kết quả khả quan Từ năm 2000 trở đi, việc hoàn thiện và nâng cấp dần cơ sở hạ tầng về công nghệ thông tin được TTTTTL của Học viện tiến hành thường xuyên hàng năm nhằm hướng đến xây dựng một cơ sở dữ liệu hiện đại có đủ điều kiện đáp ứng nhu cầu tra cứu và tìm kiếm thông tin phục vụ nghiên cứu, học tập của cán bộ và sinh viên Ngoài ra, việc xây dựng mạng LAN và mở rộng việc kết nối internet nhằm tạo điều kiện cho cán bộ và người dùng tin có thể khai thác nhanh và kịp thời thông tin trên mạng, Trung tâm đã tiến hành vi tính hóa và dần thực hiện việc quản lý nguồn sách báo và

dữ liệu của Trung tâm thông qua hệ thống và những phần mềm thư viện hiện đại, giúp người dùng tin có được kết quả nhanh chóng, cập nhật và đầy đủ nhất Công tác tự động hóa cũng giúp cho việc phổ biến tin và công tác quản

lý của Trung tâm được hiện đại hóa hơn

Cuối năm 2004, trang chủ của Học viện w.w.w.iir.edu.vn đã đi vào hoạt động Sau đó đến năm 2008 đổi tên là w.w.w.hocvienngoaigiao.org.vn

32

Bên cạnh đó, Trung tâm cũng đã phối hợp chặt chẽ với Trung tâm Thông tin- Tin học, Bộ Ngoại giao để quản lý nội dung và nâng cấp trang web của Học viện

Năm 2001 được sự đồng ý của Ban Giám đốc TTTTTL Học viện Ngoại giao được trang bị phần mềm Ilib 3.0 của Công ty Cổ phần Giải pháp phần mềm CMC triển khai thực hiện Sau khi Công ty CMC đến khảo sát hiện trạng TTTTTL cũng như cơ sở vật chất hiện có, CMC tiến hành cài đặt chương trình Cán bộ chuyển giao phần mềm đã tổ chức hướng dẫn cho các cán bộ Trung tâm học cách sử dụng các tính năng và nhập dữ liệu ban đầu vào phần mềm Kiểm tra các báo cáo trong chương trình đảm bảo chính xác so với

dữ liệu mẫu đã nhập Trong thời gian đầu khi chạy thử phần mềm, cán bộ Trung tâm và phía công ty CMC vẫn thường xuyên trao đổi với nhau thông qua fax và điện thoại về hoạt động của phần mềm Tuy nhiên, để vận hành được phần mềm này là một vấn đề không đơn giản Nó không những đòi hỏi

về kinh phí đầu tư cho cơ sở vật chất mà còn yêu cầu khá khắt khe về cả nhân lực và trình độ chuyên môn của người sử dụng Trên thực tế, công việc còn rất nhiều khó khăn và phức tạp do những nảy sinh khi bắt tay vào ứng dụng phần mềm Trong suốt quá trình sử dụng từ năm 2001 hệ thống Ilib được ghi nhận hiện trạng như sau:

+ Hệ thống cơ sở dữ liệu gặp sự cố và đã phải cài đặt lại trên 3 lần do hỏng hóc máy chủ và phần mềm hệ thống

+ Phần mềm thư viện điện tử trong quá trình hoạt động hay bị lỗi dẫn đến tình trạng treo, ngừng hoạt động

Chính vì vậy, năm 2007 được sự tài trợ của tổ chức nước ngoài, phần mềm Ilib của TTTTTL được Công ty CMC triển khai nâng cấp lên phiên bản 3.6 Quá trình nâng cấp phần mềm lên phiên bản 3.6 nhằm hạn chế các sự cố Hiện tại phần mềm Ilib 3.6 chỉ đáp ứng được những nhu cầu tối thiểu của

33

công tác thư viện như: bổ sung, biên mục, tra cứu TTTTTL còn chưa sử dụng hết các chức năng khác của phần mềm vì thiếu một số trang thiết bị hiện đại

Tính đến nay, Trung tâm đã xây dựng được cơ sở dữ liệu bao gồm:

Cơ sở dữ liệu sách gồm các biểu ghi về các tài liệu dạng sách với 6312 biểu ghi

Cơ sở dữ liệu luận văn gồm các biểu ghi về các tài liệu luận văn được bảo vệ tại trường với 1373 biểu ghi

Cơ sở dữ liệu luận án là 04 biểu ghi

Bên cạnh đó, nhu cầu được sử dụng và trao đổi thông tin của bạn đọc tại TTTTTL cũng ngày càng cao hơn, chính điều này đã tạo một tâm lý cho những người làm lãnh đạo và cán bộ Trung tâm không ngừng học hỏi, nâng cao trình độ để làm sao có thể đáp ứng được nhu cầu của bạn đọc trong việc khai thác, sử dụng tài liệu của TTTTTL

1.2.2 Nguồn nhân lực

Nguồn nhân lực là một trong những yếu tố quan trọng cấu thành nên thư viện Họ cũng chính là nhân tốt trực tiếp tác động đến các sản phẩm và dịch vụ thư viện, là nhân tố để vận hành các phân hệ trong phần mềm quản lý thư viện

Hiện nay, tổng số cán bộ của Trung tâm là 14 người Trong số đó có 01 cán bộ đang làm nghiên cứu sinh tại Pháp, 08 thạc sỹ học về các chuyên ngành như quan hệ quốc tế, quản trị kinh doanh, tin học,… 01 cán bộ đang theo học cao học chuyên ngành thư viện thông tin, 03 cán bộ tốt nghiệp đại học chuyên ngành thư viện thông tin, tin học,… 01 cán bộ có trình độ trung cấp

Nguồn nhân lực của phòng Lưu trữ- Thư viện có 04 cán bộ Trong số

đó chỉ có 02 cán bộ được đào tạo về chuyên môn nghiệp vụ, còn lại là chuyên ngành khác Các cán bộ vừa phải làm công tác chuyên môn nghiệp vụ vừa

34

phải làm công tác phục vụ bạn đọc Về trình độ ngoại ngữ, tin học, số cán bộ

có thể sử dụng ngoại ngữ trong việc đọc và xử lý tài liệu, giao tiếp với người nước ngoài thì các cán bộ nơi đây phần nào đã đáp ứng được yêu cầu

Với số lượng cán bộ của phòng Tin học là 04 cán bộ là những người tốt nghiệp Thạc sỹ, Đại học chuyên ngành về công nghệ thông tin Họ có nhiệm

vụ giám sát việc vận hành và bảo trì hệ thống hoạt động liên tục thông suốt, đồng thời hỗ trợ các cán bộ thư viện nâng cao trình độ tin học để có thể sử dụng phần mềm thư viện một cách dễ dàng và thuận tiện

Tuy nhiên, để xây dựng và phát triển nguồn nhân lực đáp ứng được yêu cầu ngày càng cao của xã hội đối với thư viện cần phải tiến hành nhiều biện pháp mang tính tổng thể và bền vững từ cơ chế chính sách đến đào tạo, bồi dưỡng và cần có thời gian

Cần chú trọng đến việc phát triển nguồn nhân lực như: TTTTTL nên theo dõi quá trình phát triển chuyên môn nghiệp vụ và kỹ năng làm việc của cán bộ ở mỗi bộ phận để làm cơ sở cho việc hoạch định, tổ chức các chương trình đào tạo, bồi dưỡng Mọi cán bộ phải được học tập, bồi dưỡng nghiệp vụ thường xuyên của thư viê ̣n Xem xét chi phí đào tạo và hiệu quả sử dụng cán

bộ sau đào tạo để lập kế hoạch đào tạo thích hợp với mỗi công việc TTTTTL nên có kế hoạch luân chuyển cán bộ giữa các bộ phận để cán bộ hiểu biết nhiều hơn về các khâu nghiệp vụ thư viện, từ đó, đề ra biện pháp quản lý có hiệu quả Đồng thời, cần tạo môi trường bình đẳng để khuyến khích cán bộ

Nâng cao chất lượng công tác tuyển dụng như: TTTTTL cần dựa trên

cơ sở các quy chế, chính sách về tuyển dụng cán bộ, quy định về tiêu chuẩn cán bộ của nhà nước, của ngành để xây dựng các quy định, chính sách và tiêu chuẩn tuyển dụng phù hợp với điều kiện thực tế của thư viện Mọi thông tin tuyển dụng, chế độ ưu tiên… cần được thông báo công khai trên phương tiện thông tin đại chúng Quá trình thi tuyển phải được giám sát chặt chẽ và bảo

35

đảm tính công bằng Ưu tiên thu hút cán bộ có kinh nghiệm, sinh viên giỏi nhằm nâng cao chất lượng nguồn nhân lực Ứng viên trúng tuyển cần phải trải qua thời gian thử việc

1.2.3 Lý luận chung về hệ quản trị thƣ viện tích hợp

Hê ̣ quản tri ̣ thư viê ̣n tích hợp - ILS (Integrated library system ) là hệ thống phần mềm giúp tự đô ̣ng quy trình đường đi của tài liê ̣u và hỗ trợ triển khai các sản phẩm và di ̣ch vu ̣ thư viê ̣n Nói cách khác, hê ̣ quản tri ̣ thư viê ̣n là

mô ̣t hê ̣ thống phần mềm có khả năng thực hiê ̣n toàn diê ̣n các chức năng quản

lý của thư viện, bao gồm: theo dõi viê ̣c bổ sung tài liê ̣u, biên mu ̣c tự đô ̣ng, tìm tin ta ̣i chỗ hay từ xa , quản lý bạn đọc, quản lý lưu thông tài iệu , quản lý kho, trao đổi thông tin thư mu ̣c với các đơn vi ̣ khác…

Để mở rô ̣ng ứng du ̣ng tin ho ̣c trong các chức năng quản lý thư viê ̣n người ta phải xây dựng nên các phần mềm có khả năng thực hi ện các chức năng đó- phần mềm đó được go ̣i là phần mềm tích hợp thư viê ̣n Phần mềm thư viê ̣n tích hợp là phần mềm không thể thiếu được trong hệ thống thư viện hiê ̣n đa ̣i Có khả năng thực hiện toàn diện các chức năng quả n lý của thư viê ̣n bao gồm: theo dõi viê ̣c bổ sung tài liê ̣u , biên mu ̣c tự đô ̣ng , tìm tin tại chỗ từ

xa, quản lý bạn đọc, quản lý lưu thông tài liệu, quản lý kho, trao đổi thông tin thư mu ̣c với các đơn vi ̣ khác…

Phần mềm thư vi ện tích hợp thư viện là một hệ thống tự động hóa mà trong đó tất cả các phân hê ̣ chức năng chia sẻ mô ̣t cơ sở dữ liê ̣u thư mu ̣c dùng chung Trong đó có chứa nhiều biểu ghi , mỗi biểu ghi là duy nhất cho mô ̣t tài liê ̣u có tron g thư viê ̣n Điều đó có nghĩa là trong mô ̣t hê ̣ thống tích hợp chỉ biểu ghi thư mu ̣c cho mô ̣t cuốn sách Tất cả các giao di ̣ch liên quan đến cuốn sách này đều được kết nối tới biểu ghi biên mục này Phần mềm tích hợp bao gồm nhiều phân hê ̣ chức năng : phân hê ̣ bổ sung , phân hê ̣ biên mu ̣c , phân hê ̣