VDK QP01 WI01 huong dan the thuc va trinh bay tai lieu

Nội dung trong qui trình này có hiệu lực như sự chỉ đạo của Ban Lãnh đạo Viện KIỂM SOÁT PHÂN PHỐI KIỂM SOÁT SỬA ĐỔI Lần sửa đổi Nội dung trước sửa đổi Nội dung sau sửa đổi Ngày sửa đổi P

Trang 1

HƯỚNG DẪN Mã số VĐK-QP01-WI01

THỂ THỨC VÀ TRÌNH BÀY

TÀI LIỆU

Ngày ban hành 18/08/2015

1 Những người có liên quan phải đọc, hiểu và thực hiện theo đúng nội dung của hướng dẫn này

2 Nội dung trong qui trình này có hiệu lực như sự chỉ đạo của Ban Lãnh đạo Viện

KIỂM SOÁT PHÂN PHỐI

KIỂM SOÁT SỬA ĐỔI

Lần sửa

đổi

Nội dung trước sửa đổi

Nội dung sau sửa đổi Ngày sửa đổi Phê duyệt

KIỂM SOÁT SOẠN THẢO & PHÊ DUYỆT TÀI LIỆU

Trách nhiệm Người biên soạn Người soát xét Người phê duyệt

Chữ ký

Họ & Tên

Trang 2

TÀI LIỆU

1 MỤC ĐÍCH:

Hướng dẫn này được thiết lập nhằm hướng dẫn việc mã số hoá và trình bày các loại tài liệu, văn bản nhằm phục vụ cho công tác chuẩn bị, soạn thảo mới, sửa đổi, phát hành các tài liệu đúng với yêu cầu của Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 và quy định để truy tìm một cách nhanh chóng

2 PHẠM VI ÁP DỤNG

Áp dụng cho tất cả các loại tài liệu thuộc Hệ thống quản lý chất lượng bao gồm : Sổ tay chất lượng, các quy trình, các hướng dẫn công việc, các biểu mẫu (trừ tài liệu là các bản vẽ thiết kế không áp dụng theo quy định này)

3 TRÁCH NHIỆM

Đại diện lãnh đạo có trách nhiệm giám sát việc thực hiện hướng dẫn này một cách có hiệu quả

4 TÀI LIỆU VIỆN DẪN

- ISO 9001:2008

- Điều khoản 4.2.3

- VĐK-QM_Sổ tay chất lượng

5 ĐỊNH NGHĨA THUẬT NGỮ & GIẢI THÍCH TỪ VIẾT TẮT

5.1 Định nghĩa :

Không có

5.2 Giải thích từ viết tắt :

……….

6 NỘI DUNG

6.1 CÁCH ĐÁNH MÃ SỐ TÀI LIỆU

6.1.1 Mã hoá tài liệu đối các Quy trình, Hướng dẫn công việc

Trong đó :

(1) : VĐK _ Viết tắt của Viện Đào tạo và Khoa học ứng dụng miền Trung

(2) : Ký hiệu loại tài liệu của hệ thống ISO 9001

- QM (QUALITY MANUAL) : Sổ tay Chất lượng

- QP (QUALITY PROCEDURE) : Quy trình chất lượng

- WI (WORK INSTRUCTION) : Hướng dẫn công việc

- QF (QUALITY FORM) : Biểu mẫu chất lượng

- IR (INTERNAL REGULATION ) : Quy chế nội bộ

- IP (INTERNAL PROVISION) : Quy định nội bộ 3) : Ký tự và chữ số ký hiệu số của tài liệu

- Ký tự của loại tài liệu có 02 ký tự chữ

- Ký hiệu số thứ tự 01 đến 99 của các quy trình tương ứng theo từng điều khoản

- Ký hiệu số thứ tự 01 đến 99 của các Hướng dẫn công việc

(1) (2) (3) VĐK -

Trang 3

TÀI LIỆU

VĐK-WI01 : Hướng dẫn số 01(trình bày tài liệu) của VĐK

6.1.2 Mã hoá đối với biểu mẫu

Ký hiệu mã số của biểu mẫu :

Trong đó :

(1) : VĐK - Viết tắt của VIỆN (2) : Chữ cái và số của loại tài liệu (3) : QF Chữ ký hiệu biểu mẫu (4) : Số thứ tự từ 01 đến 99 của biểu mẫu

Ví dụ : VĐK-QP01-QF01 : Biểu mẫu số 01 (Sổ phân phối và thu hồi tài liệu) của VĐK-QP01

6.2 Hình thức của tài liệu

Trong đó :

A/ Đối với quy trình, hướng dẫn

(1): Biểu tượng (Logo) của Viện

(2): Tên của tài liệu

(3): Mã số tài liệu, Ngày ban hành, Lần sửa đổi, Số trang của tài liệu/tổng số trang

(4): Phần ghi nội dung

B/ Đối với biểu mẫu

(1): Biểu tượng (Logo) và tên, điạ chỉ, điện thoại, fax của Viện, Các đơn vị trực thuộc

(2): Logo ISO (ABS, IAF)

1

Hình 1 :

- Quy trình, hoặc

- Hướng dẫn công việc

Hình 2 :

- Biểu mẫu

3

4

1 1

6

(1) (2) (3) (4)

3 2

2

Trang 4

TÀI LIỆU

(3): Tên & nội dung biểu mẫu

(4): Số trang/ tổng số trang

(5): Ngày ban hành

(6): Ký hiệu biểu mẫu

Font chữ: Sử dụng bộ mã tiếng Việt Unicode, font chữ Times New Roman Đối với các đề mục

có thể dùng cỡ chữ lớn hoặc in đậm

6.3 Cấu trúc của tài liệu

 Trang bìa: Theo biểu mẫu VĐK-QP01-WI01-QF01 (đính kèm).

 Trách nhiệm biên soạn, kiểm tra và phê duyệt tài liệu nội bộ :

Sổ tay chất lượng ĐDLĐ VIỆN TRƯỞNG VIỆN TRƯỞNG Quy trình, Quy chế,

Quy định

Người được giao ĐDLĐ VIỆN TRƯỞNG Hướng dẫn và biểu mẫu Người được giao Trưởng, phó phòng ban Trưởng, phó Đơn vị

 Trang hai: Trang Kiểm soát : VĐK-QP01-WI01-QF02 (đính kèm)

 Trang ba: Trình bày nội dung: có thể mô tả dưới dạng văn xuôi, hoặc minh họa bằng lưu đồ,

bảng biểu và diễn giải (Tùy theo nội dung của Quy trình hoặc hướng dẫn có thể bao gồm 8 mục sau):

Mục 1 MỤC ĐÍCH Mục 2 PHẠM VI ÁP DỤNG Mục 3 TRÁCH NHIỆM: Quy định người chịu trách nhiệm chung để giám sát và

đảm bảo quy trình này được thực hiện và duy trì áp dụng.

Mục 4 ĐỊNH NGHĨA THUẬT NGỮ & GIẢI THÍCH TỪ VIẾT TẮT: Định

nghĩa các thuật ngữ và giải thích các từ viết tắt trong quy trình (nếu có)

Mục 5 ĐỊNH NGHĨA: Những tài liệu tham khảo, viện dẫn trong quy trình Mục 6 NỘI DUNG: Nêu lên nội dung chi tiết của quy trình

Mục 7 PHÁT HÀNH TÀI LIỆU Mục 8 PHỤ LỤC

 Lưu đồ: Trình bày

-Thứ tự các bước công việc trong quy trình

-Trách nhiệm thực hiện trong mỗi bước

-Các biểu mẫu thực hiện trong từng bước công việc

-Các tài liệu tham khảo hoặc viện dẫn

- Ký hiệu lưu đồ: Sử dụng các ký hiệu sau Trường hợp có nhu cầu sử dụng các ký hiệu khác, tác giả phải giải thích ký hiệu trong lưu đồ của mình

Trang 5

TÀI LIỆU

Các bước công việc cụ thể

Xem xét, kiểm tra và ra quyết định phê duyệt

Mũi tên chỉ bước tiếp theo của quy trình

7 PHÁT HÀNH TÀI LIỆU

Việc phát hành tài liệu phải tuân theo Quy trình kiểm soát tài liệu VĐK-QP01

Trong trường hợp có bổ sung các Quy trình, Hướng dẫn công việc, các biểu mẫu mới, số thứ

tự của chúng sẽ là số lớn nhất cộng được cập nhật vào biểu mẫu VĐK-QP01-WI01 trong Quy trình kiểm soát tài liệu Ngày lập tài liệu là ngày phê duyệt và ban hành tài liệu

Lần sửa đổi, áp dụng cho toàn bộ tài liệu hay cho từng trang của tài liệu Lần sửa đổi tiếp theo sẽ là lần sửa đổi hiện tại cộng thêm 1

8 PHỤ LỤC : CÁC BIỂU MẪU ĐÍNH KÈM

- VĐK-QP01-WI01-QF01 - Trang bìa

- VĐK-QP01-WI01-QF02 - Trang kiểm soát

- VĐK-QP01-WI01-QF03 - Mẫu header quy trình

- VĐK-QP01-WI01-QF04 - Mẫu header hướng dẫn công việc

- VĐK-QP01-WI01-QF05 - Mẫu header biểu mẫu

Trang 6

Công ty TNHH Tân Việt Tín logo ISO

Địa chỉ : 456 Nguyễn Văn Luông- F12- Q6 – TP.HCM

Tel :(08) 7511384 Fax : 8756934

MẪU HEADER QUY TRÌNH

MẪU FOOTER QUY TRÌNH TVT-P(xx) Lần sửa đổi : (xx) Ngày ban hành : (xx)/(xx)/(xxxx) Trang x/xx

Trang 7

Công ty TNHH Tân Việt Tín

Tel :(08) 7511384 Fax : 8756934

MẪU HEADER HƯỚNG DẪN CÔNG VIỆC

MẪU FOOTER HƯỚNG DẪN TVT-I(xx) Lần sửa đổi : (xx) Ngày ban hành : (xx)/(xx)/(xxx) Trang 8/7

Trang 8

Tel :(08) 7511384 Fax : 8756934

MẪU HEADER BIỂU MẪU

Tel :(08) 7511384 Fax : 8756934

TÊN BIỂU MẪU SỬ DỤNG

MẪU FOOTER BIỂU MẪU

Trang 9

Tel :(08) 7511384 Fax : 8756934

MẪU TRANG BÌA QUY TRÌNH / HƯỚNG DẪN

TRANG BÌA

LOGO

CÔNGTY

CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG - CƠ KHÍ – THƯƠNG MẠI

TÂN VIỆT TÍN

QUY TRÌNH/HƯỚNG DẪN

Số hiệu : ……….

Tổng số trang : ….

Lần sửa đổi : …

Lần ban hành : …………

Họ và tên

Chữ ký

Ngày

Trang 10

LOGO VIỆN HƯỚNG DẪN Mã số VĐK-QP01-WI01

TÀI LIỆU

Tel :(08) 7511384 Fax : 8756934

MẪU TRANG KIỂM SOÁT PHÂN PHỐI TÀI LIỆU

 

HỒ SƠ SỬA ĐỔI TÀI LIỆU

 

 Lần

Ngày ban hành

5.2 Hình thức tài liệu

+ Hình thức sổ tay chất lượng, qui trình, quy định và các hướng dẫn được qui định (trình bày) gồm

có trang 1(trang kiểm soát phân phối & sửa đổi), trang 2 trở đi là nội dung của tài liệu Riêng các hướng dẫn đơn giản dưới 2 trang thì không cần trang bìa

• Mỗi tài liệu phải có tiêu đề để kiểm soát :

 Mẫu header của Quy trình/Quy định/Quy chế/Hướng dẫn :

Quy trình/Quy định/Hướng dẫn Mã số AAxx

Trang 11

TÀI LIỆU

<Tên loại tài liệu>

Ngày ban hành dd/mm/yyyy

Trang Số trang hiện hành/tổng số

 Mẫu footer của Quy trình/Quy định/Quy chế/Hướng dẫn :

+ Hình thức biểu mẫu được thiết kế theo mục đích sử dụng cho các hoạt động khác nhau, nhưng cần phải có mã số và ngày ban hành để kiểm soát:

Trang 12

TÀI LIỆU

 Mẫu header biểu mẫu :

Lầu 5, Số 14 Nguyễn Đình Chiểu, P.Đa Kao, Q.1, Tp.HCM Tel: (84-8) 9100834 – 2161853

Fax : (84-8) 9101323 E-mail: cideco3@gmail.com Website: www.cidecovn.com

<GHI TÊN BIỂU MẪU>

<GHI NỘI DUNG BIỂU MẪU>

 Mẫu footer biểu mẫu :

QFcc-AAxx

CÔNG TY CP TƯ VẤN THIẾT KẾ XÂY DỰNG Ngày ban hành: 01/04/2011

Trang /…

Ghi chú : QFcc & AAxx : theo giải thích mục 5.3.2

5.3 Hệ thống ký mã hiệu tài liệu

5.3.1 Sổ tay chất lượng: ký hiệu : QM (Quality Manual)

5.3.2 Qui định cách ký hiệu tài liệu

Đối với Quy trình, quy định, quy chế, hướng dẫn công việc, hướng dẫn vận hành máy được quy định như sau :

AAxx, trong đó:

- Trong đó :

+ AA : viết tắt của loại tài liệu

Ví dụ QP : quy trình(Quality Procedure);

QR : quy định, quy chế (Quality Rule)

WI : hướng dẫn công việc (Work Instruction)

xx : là số thứ tự của tài liệu đó

Ví dụ : QP01 (Nghĩa là Quy trình số 1)

Đối với các biểu mẫu: ký hiệu như sau :

QFcc-AAxx, trong đó:

- QF : là chữ viết tắt của biểu mẫu quản lý chất lượng (Quality Form)

- cc : là số thứ tự của biểu mẫu

CÔNG TY CP TƯ VẤN THIẾT KẾ XÂY DỰNG

Trang 13

TÀI LIỆU

- AAxx : như giải thích ở phần trên

Ví dụ : QF01-QP01 (Nghĩa là Biểu mẫu số 1 thuộc Quy trình số 1 của Cty Cideco3)

5.4 Trách nhiệm ban hành các loại tài liệu:được thực hiện theo qui định phân cấp của Công ty

Các quy trình, quy định,

5.5 Phân phối tài liệu

5.5.1 Tài liệu sau khi được phê duyệt, nhân viên ISO cập nhật vào “Danh mục tài liệu nội

bộ”-QF02-QP01(đối với tài liệu nội bộ) và “Danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật, văn bản pháp quy”-QF03-QP01 (đối với tài liệu bên ngoài), đóng dấu “Bản gốc” và sao chụp với số lượng theo qui định

sử dụng, đóng dấu “Được kiểm soát” trước khi phân phối cho các bộ phận liên quan áp dụng 5.5.2 Khi phân phối phải ghi vào “Sổ phân phối và thu hồi tài liệu” - QF04-QP01 và có chữ ký của

người nhận Các tài liệu bản sao phải có đóng dấu “Được kiểm soát” ở trang đầu tiên

5.5.3 Các tài liệu muốn phân phối ra bên ngoài phải được phép của Đại diện lãnh đạo hoặc Giám đốc

công ty

5.6 Sửa đổi và cập nhật tài liệu

sửa đổi tài liệu để áp dụng cho công việc thì đề nghị lên Trưởng bộ phận phụ trách của mình để xem xét Nếu đồng ý thì Trưởng bộ phận đó đăng ký yêu cầu soạn thảo/sửa đổi tài liệu theo biểu mẫu – QF01-QP01

xem xét phê duyệt bởi các cấp trước đó như khi ban hành tài liệu lần đầu

liệu đó để theo dõi và kiểm soát tình trạng tài liệu

thời phải thu hồi tài liệu cũ để tránh sử dụng nhầm lẫn

trang phải đóng dấu tài liệu “Không kiểm soát”

5.7 Các tài liệu có nguồn gốc từ bên ngoài

Các tài liệu có nguồn gốc từ bên ngoài như: các tài liệu của khách hàng chuyển giao, nhà cung cấp, các văn bản hay tiêu chuẩn qui định của nhà nước được sử dụng trong Công ty, được nhân viên

Trang 14

TÀI LIỆU

tại các bộ phận liên quan cập nhật vào “Danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật, văn bản pháp quy”(QF03-QP01) Các tài liệu này khi được Công ty sử dụng vào hoạt động quản lý và sản xuất kinh doanh thì cũng được Công ty đóng dấu “Được kiểm soát” lên trang bìa đầu

5.8 Các tài liệu là bản vẽ thiết kế :

Các bản vẽ thiết kế gốc được duyệt phải đóng dấu “APPROVED”, bản vẽ phát cho khách hàng phải được đóng dấu “COPY APPROVED” hoặc “REVISED” (nếu là bản vẽ sửa đổi) Những

bản vẽ dùng để tham khảo trong công việc hoặc bản vẽ lỗi thời thu hồi nhưng được giữ lại cho mục

đích tham khảo phải được đóng dấu “FOR REFERENCE” Những bản vẽ bị gạch chéo là những bản

vẽ đã bị huỷ bỏ

6- Lưu hồ sơ

Tất cả các hồ sơ phát sinh trong quá trình này được kiểm soát theo Quy trình kiểm soát hồ sơ – QT02

1 Phiếu đề nghị soạn thảo/sửa đổi

3 Danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật,

7- Phụ lục

- Phiếu đề nghị soạn thảo/sửa đổi tài liệu QF01-QP01

- Danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật, văn bản pháp quy QF03-QP01

Định dạng
Số trang	14
Dung lượng	748 KB