Thực trạng áp dụng hệ thống 5s tại công ty TNHH MTV điện lực đà nẵng

Thực trạng áp dụng hệ thống 5s tại công ty TNHH MTV điện lực đà nẵng Việt Nam gia nhập WTO kèm theo sự khủng hoảng kinh tế giới sự cạnh tranh đào thải trở nên liệt Mỗi doanh nghiệp muốn nâng cao khả cạnh tranh thị trường phải chọn cho hướng riêng kinh doanh cách quản lý Thông qua việc xây dựng, áp dụng biện pháp hệ thống quản lý chất lượng doanh nghiệp để thõa mãn yêu cầu khách hàng thị trường Tuy nhiên, dù doanh nghiệp có chọn cách thức kinh doanh, đầu tư nữa, người yếu tố quan trọng định sự thành công cho doanh nghiệp Từ lâu, Nhật Bản xuất phong trào 5S Với triết lý người trung tâm sự phát triển: Nếu làm việc môi trường lành mạnh, đẹp, thoáng đãng, tiện lợi tinh thần người lao động thỏa mái hơn, suất điều kiện lao động cao Hiện số nước áp dụng mô hình có doanh nghiệpViệt Nam Công ty TNHH MTV Điện lực Đà Nẵng doanh nghiệp ứng dụng mô hình 5S từ đầu năm 2011 Công ty mang lại môi trường làm việc hiệu quả Nhận thấy tầm quan trọng nhóm định chọn “Thực trạng áp dụng hệ thống 5S Công ty TNHH MTV Điện lực Đà Nẵng”

LỜI MỞ ĐẦU

Trong xu thế phát triển chung của toàn bộ nền kinh tế nước ta hiện nay, các doanh nghiệp ngày càng trở nên thích nghi hơn với sự sôi động của nền kinh tế thị trường Đặc biệt khi Việt Nam đã gia nhập WTO kèm theo sự khủng hoảng kinh tế trên thế giới thì sự cạnh tranh và đào thải càng trở nên quyết liệt Mỗi doanh nghiệp muốn nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường phải chọn cho mình một hướng

đi riêng trong kinh doanh cũng như trong cách quản lý Thông qua việc xây dựng,

áp dụng các biện pháp và các hệ thống quản lý chất lượng trong các doanh nghiệp của mình để thõa mãn các yêu cầu của khách hàng và thị trường

Tuy nhiên, dù doanh nghiệp có chọn cách thức kinh doanh, đầu tư như thế nào đi nữa, thì con người cũng là yếu tố quan trọng quyết định sự thành công cho doanh nghiệp Từ lâu, tại Nhật Bản đã xuất hiện phong trào 5S Với triết lý con người là trung tâm của mọi sự phát triển: Nếu làm việc trong một môi trường lành mạnh, sạch đẹp, thoáng đãng, tiện lợi thì tinh thần của người lao động sẽ thỏa mái hơn, năng suất và điều kiện lao động sẽ cao hơn

Hiện nay một số nước đã áp dụng mô hình này trong đó có các doanh nghiệpViệt Nam Công ty TNHH MTV Điện lực Đà Nẵng là một trong những doanh nghiệp đã ứng dụng mô hình 5S từ đầu năm 2011 tại Công ty của mình mang lại một môi trường làm việc hiệu quả Nhận thấy được tầm quan trọng của

nó nhóm quyết định chọn “Thực trạng áp dụng hệ thống 5S tại Công ty TNHH MTV Điện lực Đà Nẵng” làm đề tài nghiên cứu cho chuyên đề tiểu luận

của nhóm mình với phương pháp quan sát bằng trực quan và phương pháp từ nguồn dữ liệu thứ cấp

Với mục tiêu là những vấn đề xung quanh 5s tại Công ty TNHH Điện Lực Đà Nẵng

Đối tượng và phạm vi nghiêm cứu:

- Đối tượng: là những vấn đề lý luận và thực tiễn của 5s tại Công ty TNHH Điện Lực ( Phòng kiểm định mô tơ, P tổ chức lao động, P điều độ, P kỹ thuật,

P kinh doanh)

- Phạm vi nghiêm cứu:

 Về nội dung: Nghiên cứu công tác áp dụng – thực hiện mô hình 5s và đưa một số giải pháp nhằm cải thiện 5s tại Công ty

 Về không gian: Nghiên cứu các nội dung trên tại Công Ty Điện Lực

 Về thời gian: Nghiên cứu công tác áp dụng – thực hiện mô hình 5s từ khi công ty bắt đầu áp dụng vào năm 2011 đến 2014 và đưa một số giải pháp có ý nghĩa trong giai đoạn trước mắt

I THỰC TRẠNG VIỆC ÁP DỤNG MÔ HÌNH 5S

1 Tìm hiểu chung về 5S

1.1 Khái niệm chung về 5S

5S là một công cụ cải tiến năng suất chất lượng có nguồn gốc từ Nhật Bản Tên gọi của 5S xuất phát từ những chữ cái S trong tiếng Nhật: Seiri, Seiton,Seiso, Sheiketsu và Shitsuke, tạm dịch sang tiếng Việt là Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch Sẽ, Săn sóc và Sẵn sàng 5S là sự khởi đầu của một cuộc sống năng suất, tạo ra một môi trường làm việc sạch sẽ, thoải mái và an toàn cho mọi người Tiết kiệm được nhiều không gian và thời gian lãng phí Đây là yếu tố cơ bản đối với các hoạt động cải tiến năng suất (nguồn: http://vpc v n _ trung tâm năng suất Việt Nam_ Thực hành tốt 5S)

1.2 Mục tiêu chính của chương trình 5S

- Xây dựng ý thức cải tiến cho mọi người tại nơi làm việc

- Xây dựng tinh thần đồng đội giữa mọi người

- Phát triển vai trò lãnh đạo của cán bộ lãnh đạo và cán bộ quản lý thông qua các hoạt động thực tế

- Xây dựng cơ sở để đưa vào các kỹ thuật cải tiến

 Mục tiêu chính đó là tạo tinh thần và hiệu quả cho nơi làm việc

1.3 Ý nghĩa của hoạt động 5S

- Đảm bảo sức khoẻ của nhân viên

- Dễ dàng, thuận lợi, tiết kiệm thời gian trong quá trình làm việc

- Tạo tinh thần và bầu không khí làm việc cởi mở

- Nâng cao năng suất và chất lượng cuộc sống

1.4.Lợi ích của 5S

- Nơi làm việc trở nên sạch sẽ và ngăn nắp hơn

- Tăng cường phát huy sáng kiến cải tiến

- Mọi người trở nên có kỷ luật hơn.

- Các điều kiện hỗ trợ luôn sẵn sàng cho công việc

- Chỗ làm việc trở nên thuận tiện và an toàn hơn

- CBCNV viên tự hào về nơi làm việc sạch sẽ và ngăn nắp của mình

- Đem lại nhiều cơ hội kinh doanh hơn

1.5 Các bước áp dụng

Bước 1: Chuẩn bị, xem xét thực trạng

Bước 2: Phát động chương trình

Bước 3: Mọi người tiến hành tổng vệ sinh

Bước 4: Bắt đầu bằng sàng lọc

Bước 5: Thực hiện sàng lọc, sắp xếp và sạch sẽ hàng ngày

Bước 6: Đánh giá định kỳ

2 Thực trạng áp dụng hệ thống 5S tạo môi trường làm việc hiệu quả tại Công ty TNHH MTV Điện lực Đà Nẵng

2.1.Giới thiệu và nét sơ lược về Công ty TNHH MTV Điện Lực Đà Nẵng

Tên doanh nghiệp: Công ty TNHH MTV Điện Lực Đà Nẵng

Địa chỉ: 35 Phan Đình Phùng – TP Đà Nẵng

Điện thoại: 0511.2220.501

Fax: 0511.2220.521

2.2 Thực trạng áp dụng hệ thống 5S tạo môi trường làm việc hiệu quả tại Công ty TNHH MTV Điện Lực Đà Nẵng

Nhận thức được tính cấp bách trong việc lựa chọn công cụ quản lý xây dựng môi trường làm việc của công ty Nhằm tạo một môi trường làm việc ngăn nắp, khoa học và phát huy tính sáng tạo của cán bộ công nhân viên chức (CBCNV) thì 5S là mục tiêu phải hướng đến Được sự hỗ trợ của các chuyên gia

tư vấn, lãnh đạo Công ty đã chọn một số nhân viên đưa đi đào tạo với mục đích

tiếp cận và đặt nền móng cho việc triển khai hệ thống 5S.Cụ thể Công ty TNHH MTV Điện lực Đà Nẵng đã tiến hành triển khai thực hành 5S tại Công ty của mình như sau:

2.2.1 Chuẩn bị, xem xét thực trạng

Nội dung cụ thể là: Thống nhất 15 đầu cặp quản lý sổ sách văn bản, hồ sơ tài liệu công tác công tác AT-VSLĐ;

Quy định cụ thể chi tiết tem nhãn, danh mục; thứ tự cập nhật, lưu trữ văn bản, sổ sách về an toàn bảo hộ lao động, đảm bảo tính khoa học, thống nhất nhằm đáp ứng yêu cầu "Chuẩn xác trong cập nhật, lưu trữ; Nhanh chóng trong khai thác, sử dụng"

Công ty TNHH MTV Điện lực Đà Nẵng tỏ rõ quyết tâm thực hiện một cách bài bản, khoa học bằng việc mời chuyên gia tư vấn lên đánh giá thực trạng 5S

Tổ chức tập huấn cho cán bộ công nhân khu vực văn phòng Công ty và lãnh đạo các Điện lực, phân xưởng

Các chuyên gia và cán bộ của Công ty TNHH MTV Điện lực Đà Nẵng đã thống nhất phương pháp triển khai và tiêu chí đánh giá

Ban đầu, chưa phải ai cũng hiểu rõ khái niệm và nhìn thấy lợi ích của 5S cho nên công việc quan trọng là tuyên truyền, phổ biến kiến thức về 5S đến mọi người Tháng 4/2011, Công ty TNHH MTV Điện lực Đà Nẵng thành lập Ban điều hành 5S, do ông PGĐ Trương Chi Thông Công ty làm trưởng ban

Ban Giám đốc, Ban Thường vụ Công đoàn ra Chỉ thị liên tịch thi đua thực hiện tốt chương trình 5S Tiếp đó với một kế hoạch cụ thể, yêu cầu toàn thể CBCN tham gia Trước hết trong tháng 4 thực hiện 2 bước: sàng lọc, sắp xếp, loại bỏ tài liệu, vật dụng không cần thiết; sắp xếp nơi làm việc ngăn nắp, gọn gàng

Tháng 5/ 2011 các đơn vị dán nhãn hồ sơ theo mẫu thống nhất, hệ thống điện và thiết bị điện, dụng cụ vệ sinh… đều được gắn đề can hướng dẫn vị trí

2.2.2 Phát động chương trình

Công ty TNHH MTV Điện lực Đà Nẵng đã tổ chức một lễ khai mạc áp dụng hệ thống 5S vào công ty với sự có mặt đầy đủ của toàn bộ cán bộ công nhân viên và khách mời Giám đốc đại diện cho ban lãnh đạo phát biểu trước toàn thể

CBCNV về ý nghĩa, tầm quan trọng và mong muốn nhằm thể hiện cam kết đối với sự thành công của chương trình 5S Và phát động phong trào

2.2.3 Công ty tiến hành tổng vệ sinh

Nhận thức được sự hữu hiệu của 5S toàn bộ lãnh đạo và CBCNV của công ty đều tham gia Ban chỉ đạo thực hiện 5S của Công ty TNHH MTV Điện lực Đà Nẵng đã phân công lao động cụ thể cũng như cung cấp các dụng cụ vệ sinh cần thiết để tiến hành vệ sinh, chuẩn bị kho, giá, tủ để sắp xếp và chứa những

đồ vật sau khi tiến hành sàng lọc, Công ty đã duy trì việc tổng vệ sinh này khoảng cách là 3 lần trong năm

1 buổi tổng vệ sinh của công ty

2.2.4 Bắt đầu bằng ”sàng lọc”

Để thực hiện bước “Sàng lọc”, mỗi bộ phận/đơn vị của Công ty TNHH MTV Điện lực Đà Nẵng đưa ra các tiêu chí để xác định những loại vật dụng, thiết bị, nguyên vật liệu, đồ dùng hỏng … không liên quan, chưa cần thiết cho hoạt động tại một khu vực sẽ được tách biệt ra khỏi những thứ cần thiết rồi loại bỏ hay đem

ra khỏi nhà xưởng

2.2.5 Thực hiện sàng lọc, sắp xếp, săn sóc và sẵng sàn hàng ngày

Thực hiện bước “Sàng lọc”.

Những vật dụng/tài liệu sử dụng thường xuyên được để thuận tiện cho việc sử dụng và dễ dàng Những vật dụng không thường xuyên được lưu giữ ở những nơi thích hợp, có chỉ dẫn và nhận biết thích hợp để có thể lấy được khi cần sử dụng

Chỉ có đồ vật cần thiết mới để tại nơi làm việc Những vật dụng không cần thiết cũng cần được để riêng và phân loại để xử lý

Một ngày thực hiện khâu "Sàng lọc" tại Phòng Tổ chức Lao động

Thực hiện bước “Sắp xếp”

Sau khi đã loại bỏ các vật dụng không cần thiết thì công việc tiếp theo là tổ chức các vật dụng còn lại một cách hiệu quả Dựa trên nguyên tắc này, từng bộ phận/phòng ban của Công ty TNHH MTV Điện lực Đà Nẵng đã thống nhất trong nội bộ hình thức sắp xếp các đồ vật, máy móc, tài liệu Bằng cách để các vật dụng gần nhau và gần nơi sử dụng nhất, sắp xếp theo thứ tự ưu tiên có dán nhãn và đánh số nếu cần thiết để có thể dễ dàng nhận biết Nhằm giảm thời gian di chuyển

và tìm kiếm, sao cho mọi thứ có thể dễ dàng sử dụng

Bàn ghế làm việc, nơi xếp đặt các dụng cụ văn phòng được bài trí gọn gàng ngăn nắp, đúng nơi quy định 5S đi vào từng ngăn tủ, từng hộp đựng hồ sơ sổ sách Ngăn tủ quy định rõ vị trí cặp hồ sơ, vị trí đặt thiết bị để mọi người đều dễ nhận dạng, trong từng cặp hồ sơ có chi tiết thứ tự và nội dung danh mục, sau khi thực hiện điều đó, việc tra cứu, tìm tài liệu vô cùng dễ dàng

PGĐ Trương Chi Thông (phải) và tư vấn trong một buổi thảo luận về cách thức xếp đặt tài liệu phục vụ công việc hàng ngày

Tư vấn viên xem xét đánh giá cụ thể cách sắp xếp từng loại tài liệucủa một

chuyên viên

Thực hiện bước “Sạch sẽ”

Việc thực hiện vệ sinh được thực hiện qua việc tổ chức vệ sinh tổng thể cũng

như vệ sinh hàng ngày máy móc, vật dụng, và khu vực làm việc Luôn kiểm tra

để bàn làm việc, đồ dùng, máy móc, thiết bị, không bị bụi bẩn Công ty đã tạo

thói quen tốt cho nhân viên là dành thời gian từ 5 đến 10 phút để làm vệ sinh

trước và sau giờ làm việc, ngăn nắp và sạch sẽ Giữ gìn sạch sẽ hướng tới việc cải

thiện môi trường làm việc, giảm thiểu rủi ro, tai nạn, đồng thời nâng cao sự chính

xác của máy móc thiết bị (do ảnh hưởng của bụi bẩn)

Máy móc, thiết bị được vệ sinh định kì luôn trong tình trạng sẵn sàng vận

hành thiết bị hỏng chờ sửa có dấu hiệu nhận biết và luôn trong tình trạng sẵn sàng

vận hành Trên bàn làm việc chỉ để các tài liệu, hồ sơ đang được xử lý, sàn nhà

sạch sẽ, không có rác và các lỗ, hốc trên sàn, không có các đồ vật không cần thiết

trên sàn; các các thiết bị điện, công tắc điện đều có nhãn nhận biết hướng dẫn tắt

bật

Thực hiện bước “Săn sóc”

Công ty duy trì định kỳ và chuẩn hóa 3 nguyên tắc trên một cách có hệ thống và khoa học

Nơi để bảo hộ cá nhân của công nhân thí nghiệm

Nhân viên kế toán “ săn sóc” kệ để hồ sơ

Thực hiện bước “Sẵn sàng”

Tất cả CBCNV của công ty không phân biệt vai trò chức vụ lẫn lượt đều thực hiện một cách tự giác và tạo thành thói quen cũng như văn hóa của toàn Công ty.Vì thế mà Công ty TNHH MTV Điện lực Đà Nẵng đã đạt được bước Shitsuke(Sẵn sàng) Để đạt được điều này, người phụ trách từng bộ phận, phòng ban của Công ty không ngừng gương mẫu và đi đầu trong việc thực hiện 5S Mọi nhân viên đều tuân thủ các quy định chung, thực hiện tự giác và coi nơi làm việc như ngôi nhà chung

( Các dụng cụ làm việc xắp xếp gọn gàng, nv luôn sẵn sàng làm việc)

2.2.6 Đánh giá định kỳ

Một trong những phương pháp quan trọng nhất trong đánh giá 5S mà Công ty TNHH MTV Điện lực Đà Nẵng vận dụng là sử dụng những hình ảnh, thông qua việc chụp ảnh những khu vực được đánh giá, để cung cấp những bằng chứng khi đưa ra những kết luận, kiến nghị và là cơ sở để theo dõi và so sánh quá trình cải tiến sau này

` Bằng cách quan sát và phỏng vấn, các chuyên gia đánh giá tập trung vào các nội dung trọng tâm như sau:

- Nơi làm việc có sạch sẽ và ngăn nắp không?

- Nơi làm việc có an toàn không

- Máy móc và các vật dụng có được đặt ở nơi thuận tiện cho người sử dụng không

- Các hồ sơ có được lưu giữ dễ truy tìm không?

- các đồ vật có đảm bảo sạch sẽ không?

- Mọi người có làm vệ sinh hàng ngày một cách tự giác không?

2.3 Hiệu quả mang lại từ 5S

Sau một thời gian triển khai, chương trình đã thành công ngoài mong đợi.5S

đi vào từng ngăn tủ, từng hộp đựng hồ sơ, sổ sách Ngăn tủ quy định rõ vị trí cặp

hồ sơ, thiết bị để mọi người đều dễ nhận dạng Trong từng cặp hồ sơ có chi tiết

thứ tự và nội dung danh mục giúp tra cứu, tìm tài liệu vô cùng dễ dàng Nếu trước

đây, tìm một tài liệu mất rất nhiều thời gian thì nay có thể chỉ trong 30 giây

Đây là điều kỳ diệu nhất, giúp giảm chi phí phát sinh từ việc tìm kiếm tài liệu,

sắp đặt, vận chuyển, thay thế thiết bị, chi phí lưu kho, sàng lọc tài liệu lỗi thời và

vật dụng hết giá trị

Ứng dụng 5S không chỉ tạo cho công ty môi trường làm việc sạch sẽ, ngăn

nắp, thuận tiện, an toàn hơn mà còn giúp mỗi cán bộ, công nhân viên

(CBCNV)có tác phong làm việc khoa học, hiệu quả, nâng cao năng suất lao động

Hơn nữa, 5S còn giúp Công ty TNHH MTV Điện lực Đà Nẵng thay đổi hình ảnh

trong mắt đồng nghiệp, khách hàng Đặc biệt tạo được sự gắn bó giữa người lao

động và doanh nghiệp, coi nơi làm việc như “mái nhà chung”

2.4 Những tồn tại

Qua kiểm tra đánh giá nội bộ, tư vấn viên và Ban chỉ đạo 5S đã nhận thấy ở một

số phòng ban chưa thực sự có ý thức cao trong triển khai chương trình Bên cạnh

đó có những đơn vị chưa có kinh nghiệm, kỹ năng thực hiện nên việc triển khai

chưa thật sự hiệu quả và đạt được các tiêu chí đề ra

Tài liệu trong tủ kín vẫn để lộn xộn, không có dấu hiệu nhận biết tài liệu.

Hoặc tài liệu, các vật dụng khác vẫn để "vô tư" trên sàn nhà làm việc

Tủ Aptomat chưa có nhãn nhận biết

II MỘT SỐ GIẢI PHÁP CẢI THIỆN 5S TẠO MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC HIỆU QUẢ TẠI CÔNG TY TNHH MTV ĐIỆN LỰC ĐÀ NẴNG

1 Giải pháp đối với lãnh đạo và CBCNV

1.1 Đối với lãnh đạo

- Lãnh đạo phải làm gương đồng thời có sự phản hồi thường xuyên về việc áp dụng mô hành 5S trong các cuộc họp điều hành (ít nhất trong ba tháng tổ chức định kỳ 5S định kỳ, hàng tuần trước khi nghỉ cuối tuần 30 phút)

- Một khi các bước Sàng lọc, Sắp xếp và Sạch sẽ được hoàn thành, ban lãnh đạo công ty cần xác định các mong đợi của tổ chức mình Nhóm 5S cũng nên viết ra một chính sách về thời gian cải tiến trong đó xác định thời gian bao nhiêu là đủ để thực hiện 5S một cách thường xuyên

- Để CBCNV thực hiện công việc này đều đặn hàng ngày, cần cử ra một nhân viên quản lý để chịu trách nhiệm hỗ trợ cho quá trình, cung cấp cho ban lãnh đạo các thông tin phản hồi và thúc đẩy 5S khi cần thiết Sự tham gia của Ban lãnh đạo cấp cao nhất là yếu tố chủ chốt, được thực hiện bằng việc đi vòng quanh quan sát

và đánh giá một cách thường xuyên