ĐỀ tài THU HOẠCH THỰC tập tốt NGHIỆP THƯ ký y KHOA với QUẢN TRỊ văn PHÒNG

ĐẠI HỌC Y DƯỢC THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINHTRUNG TÂM ĐÀO TẠO NHÂN LỰC Y TẾ THEO NHU CẦU XÃ HỘI ĐỀ TÀI THU HOẠCH THỰC TẬP TỐT NGHIỆP THƯ KÝ Y KHOA VỚI QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Họ và tên học viên: Trần

ĐẠI HỌC Y DƯỢC THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

TRUNG TÂM ĐÀO TẠO NHÂN LỰC Y TẾ THEO NHU CẦU XÃ HỘI

ĐỀ TÀI THU HOẠCH THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

THƯ KÝ Y KHOA VỚI QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Họ và tên học viên: Trần Thụy Bích Trâm

Nguyễn Thị Thục Trang

- Khoa Khám Chữa Bệnh

- Khoa Răng Hàm Mặt Bệnh Viện Quận Thủ Đức

TP.HCM, tháng 08 năm 2015

ĐẠI HỌC Y DƯỢC THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

TRUNG TÂM ĐÀO TẠO NHÂN LỰC Y TẾ THEO NHU CẦU XÃ HỘI

ĐỀ TÀI THU HOẠCH THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

THƯ KÝ Y KHOA VỚI QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Họ và tên học viên: Trần Thụy Bích Trâm

Nguyễn Thị Thục Trang

- Khoa Khám Chữa Bệnh

- Khoa Răng Hàm Mặt Bệnh Viện Quận Thủ Đức

TP.HCM, tháng 08 năm 2015

TRÍCH YẾU

Thực tập là một cơ hội tốt giúp cho sinh viên hội nhập vào môi trường thực tếtại bệnh viện, vận dụng và áp dụng những kiến thức đã học vào công việc thực tế, biếtcách ứng xử và giao tiếp trong môi trường bệnh viện Báo cáo thực tập này được thựchiện sau quá trình tham gia thực tập tại Bệnh Viện Quận Thủ giúp chúng tôi tìm hiểuđược các mục tiêu trên Ngoài các kiến thức đã học được các thầy cô giảng dạy tại lớp,chúng tôi còn sử dụng các nguồn tham khảo từ các công việc đã được giao tại khoathực tập và tài liệu trên mạng để hoàn thành bài báo cáo thực tập nhận thức này Tuynhiên, bài báo cáo còn nhiều kết quả chưa đạt như mong muốn và còn nhiều thiếu sót

vì những giới hạn về kiến thức lẫn thực tiễn công việc Chúng tôi hy vọng bài báo cáonày đã trình bày một cách hợp lí theo tiêu chuẩn yêu cầu môn học và sự giúp đỡ củacác anh chị trong khoa đã giúp chúng tôi có thêm nhiều kiến thức và thêm nhiều kinhnghiệm quý báu về nghề nghiệp sau này

MỤC LỤC

LỜI CÁM ƠN 8

ĐẶT VẤN ĐỀ 9

CHƯƠNG 1 10

GIỚI THIỆU ĐƠN VỊ THỰC TẬP 10

I GIỚI THIỆU BỆNH VIỆN QUẬN THỦ ĐỨC 10

1 Lịch sử hình thành 10

2 Mô hình hoạt động và quy mô 11

3 Điểm mạnh, nổi bật của bệnh viện 12

4 Chiến lược và định hướng phát triển của bệnh viện 13

II BỘ PHẬN THỰC TẬP 13

1 Khoa Khám Chữa Bệnh 13

2 Khoa Răng Hàm Mặt 14

3 Khoa Ngoại Lồng Ngực – Mạch Máu 16

CHƯƠNG 2 18

TỔNG QUAN TÀI LIỆU 18

I MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG 18

1 Thư ký y khoa 18

2 Quản trị văn phòng 19

II BỐ TRÍ VĂN PHÒNG VÀ CÁC TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG 20

1 Bố trí văn phòng 20

2 Trang thiết bị văn phòng 21

III XỬ LÝ CÔNG VĂN ĐẾN - ĐI 22

1 Xử lý công văn đến 22

2 Xử lý công văn đi 24

3,Văn thư nội bộ 25

4 Văn thư điện tử 26

IV QUẢN LÝ HỒ SƠ BỆNH ÁN 26

1 Lưu trữ hồ sơ bệnh án: 26

2 Nguyên tắc chung: 26

3 Nguyên tắc sử dụng và ghi chép hồ sơ 26

4 Nguyên tắc bảo quản hồ sơ: 27

5 HSBA bao gồm nhiều loại tài liệu như: 27

6 Quy định cụ thể về lưu trữ HSBA 28

V.TIẾP KHÁCH QUA ĐIỆN THỌAI 29

Đặc điểm 29

1 Yêu cầu giọng nói qua điện thoại: 29

VI.SƠ ĐỒ XỬ LÝ CÔNG VIỆC 30

CHƯƠNG 3 36

KẾT QUẢ THỰC TẬP 36

I BỐ TRÍ VĂN PHÒNG VÀ CÁC TRANG THIẾT BỊ 36

1 Bố trí văn phòng 36

2 Các trang thiết bị văn phòng 36

II XỬ LÝ CÔNG VĂN ĐẾN – ĐI 37

III HỒ SƠ BỆNH ÁN 38

1 Sắp xếp nội dung một hồ sơ bệnh án 38

2 Hồ sơ bệnh án nhập viện 42

3 Lưu trư hồ sơ bệnh án 43

IV TIẾP ĐIỆN THOẠI 44

V QUY TRÌNH KHÁM CHỮA BỆNH TẠI BỆNH VIỆN 45

VI CÁC CONG VIỆC KHÁC 52

1 Làm báo cáo doanh thu hàng tháng 52

2 Ghi giấy nghỉ phép hưởng bảo hiểm xã hội 53

KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 55

TÀI LIỆU THAM KHẢO 56

DANH MỤC CÁC HÌNH ẢNH

Hình Trang

Hình 1 – Logo bệnh viện 7

Hình 2 - Bệnh Viện Quận Thủ Đức 8

Hình 3- Khoa Khám Bệnh 2 9

Hình 4- Mẫu sổ công văn đến 20

Hình 5 - Mẫu sổ công văn đi 21

Hình 6 – Ký hiệu trong sơ đò xử lý công việc 26

Hình 7 - Phòng làm việc tại khoa Ngoại Lồng Ngực – Mạch Máu 30

Hình 8 – Hồ sơ bệnh án mới 35

Hình 9 - Hồ sơ khám dịch vụ lưu trữ theo số 37

Hình 10 - Hồ sơ điều trị tủy răng lưu trữ theo ngày 37

Hình 11 - Quầy phát số 39

Hình 12 - Báo cáo doanh số 46

Hình 13 - Giấy xin nghỉ phép hưởng bảo hiểm xã hội 47

LỜI CÁM ƠN

Chúng tôi xin chân thành cám ơn đến các thầy cô, các anh chị nhân viên tạibệnh viện Quận Thủ Đức đã hết lòng giúp đỡ, tạo mọi điều kiện tốt nhất và cung cấpmọi thông tin hữu dụng nhất cho chúng tôi để có thể hoàn thành bài báo cáo thực tậptốt nghiệp này Xin chân thành cảm ơn Trung tâm Đào tạo Nhân lực Y tế theo nhu cầu

xã hội đã tạo điều kiện cho lớp Thư ký y khoa 2 được tham gia đợt thực tập nhận thứcnhằm tích lũy kinh nghiệm và kiến thức thực tế

Xin gửi lời cám ơn đến chị Hoàng Thị Thủy (Khoa Ngoại Lồng Ngực – MạchMáu ), chị Nguyễn Thị Thùy Trang (Khoa Khám Chữa Bệnh), chị Phạm Thị Minh Thơ(Khoa Răng Hàm Mặt) là người trực tiếp hướng dẫn công việc và giúp đỡ tận tìnhtrong suốt quá trình thực tập tốt nghiệp Cô Nguyễn Thị Cẩm Phượng, giảng viênhướng dẫn cũng như giải đáp mọi thắc mắc, cung cấp thông tin cần thiết để chuẩn bịcho kì thực tập này

Do thời gian thực tập có giới hạn, lượng kiến thức còn chưa đáp ứng đủ, nênbáo cáo còn nhiều thiếu sót Rất mong nhận được ý kiến đóng góp và nhận xét từ quýthầy cô và các bạn để bài báo cáo của chúng tôi được hoàn thiện hơn

Xin chân thành cảm ơn!

ĐẶT VẤN ĐỀ

Đợt thực tốt nghiệp này chúng tôi được thực tập tại các khoa: Khoa Ngoại LồngNgực – Mạch Máu, Khoa Khám Chữa Bệnh, Khoa Răng Hàm Mặt - Bệnh viện QuậnThủ Đức, kéo dài từ ngày 25/05/2015 đến ngày 31/07/2015 Trong quá trình học tậptại Trung tâm Đào tạo Nhân lực Y tế theo nhu cầu xã hội, chúng tôi đã tích lũy nhữngkiến thức cơ bản về kỹ năng nghiệp vụ văn phòng, kỹ năng về tin học, kiến thức vềchuyên ngành y khoa, kiến thức anh văn, các chuyên môn nghiệp vụ và ứng xử Thôngqua kỳ thực tập tốt nghiệp này, chúng tôi mong muốn có thể áp dụng các kiến thức vàcác kỹ năng chuyên môn nghiệp vụ vào thực tế thực tập để có được những kinh nghiệptốt nhất cho mình, làm hành trang để không bỡ ngỡ và lạ lẫm sau này khi bước vào đilàm chính thức Với thời gian 10 tuần, chúng tôi đặt ra các mục tiêu sau:

 Mục tiêu 1: Tìm hiểu và hội nhập vào môi trường thực tế công việc TKYK tạibệnh viện

 Mục tiêu 2: Áp dụng các kiến thức đã học vào công việc thực tế của bệnh viện

 Mục tiêu 3: Học hỏi, rèn luyện phong cách làm việc và ứng xử trong mối quán

hệ công tác của một nhân viên hành chính/ TKYK trong môi trường thực tế

 Mục tiêu 4: Hoàn thành bài báo cáo thực tập tốt nghiệp TKYK theo tiêu chuẩnIOS5966

Qua đợt thực tập tốt nghiệp này, chúng tôi đã phần nào hoàn thành các mục tiêu

đề ra Mặc dù vẫn chưa hoàn thiện nhưng giúp chúng tôi nhận thức được công việc củamột thư ký y khoa, có thêm những kinh nghiệm trong công việc, các kỹ năng làm việccác nhân, làm việc nhóm, cách ứng xử và giao tiếp, tác phong làm việc trong môitrường bệnh viện

CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU ĐƠN VỊ THỰC TẬP

I GIỚI THIỆU BỆNH VIỆN QUẬN THỦ ĐỨC

1 Lịch sử hình thành

Năm 1997, Huyện Thủ Đức được chia tách thành 3 quận: Quận 2, Quận 9,Quận Thủ Đức; Trung tâm y tế huyện Thủ Đức đổi tên thành Trung Tâm Y Tế QuậnThủ Đức

Tháng 2/2000, Trung tâm y tế Quận Thủ Đức tách thành khối phòng bệnh vàkhối điều trị gồm: Bệnh viện đa khoa khu vực Thủ Đức và Trung tâm Y tế Quận ThủĐức

Bệnh Viện Quận Thủ Đức được thành lập theo quyết định số UBND của Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh trên cơ sở chia tách trung tâm y

32/2007/QĐ-tế Quận Thủ Đức thành 02 đơn vị

Nhân sự lúc đầu chỉ vỏn vẹn 99 người trong đó có 17 bác sĩ (05 bác sĩ có trình

độ sau đại hoc) với quy mô 50 giường bệnh, năng lực điều trị chuyên môn chủ yếu là

sơ cấp cứu và điều trị một số bệnh lý thông thường với 04 khoa:

- Khoa khám bệnh;

- Khoa cấp cứu hồi sức;

- Khoa Nội - Nhi;

- Khoa Dược

Khả năng đáp ứng nhu cầu điều trị còn nhiều hạn chế với 400 lượt khám bệnhngoại trú/ ngày, nội trú chỉ 10 giường/ ngày

Hình 1 – Logo bệnh viện

2 Mô hình hoạt động và quy mô

Bệnh viện Đa Khoa Quận Thủ Đức là Bệnh viện Công lập, Đa khoa hạng I.Đến ngày 05/06/2009, Bệnh viện được Ủy ban nhân dân thành phố xếp loạiBệnh viện Hạng II theo quyết định số 2855/QĐ-UBND, đây là Bệnh viện Hạng II duynhất thuộc khối Quận, huyện

Sau 8 năm thành lập, Bệnh viện Quận Thủ Đức được Ủy ban nhân dân Thànhphố Hồ Chí Minh xếp hạng I theo tiêu chuẩn của Bộ Y tế theo quyết định số 5563/QĐ-UBND ngày 12 tháng 11 năm 2014 của UBND Thành phố về xếp hạng bệnh việnquận Thủ Đức trực thuộc UBND quận Thủ Đức Bệnh viện Quận Thủ Đức là Bệnhviện tuyến Quận huyện đầu tiên xếp hạng I trong cả nước

“Bệnh viện xây dựng các chuyên khoa kỹ thuật cao với đầy đủ các chuyênkhoa: Nội, Nhi, Chấn thương chỉnh hình, Thần kinh - cột sống, Ung bướu, Niệu, Daliễu, Tai mũi họng - giải phẩu thẩm mỹ, Mắt, Răng hàm mặt - nha thẩm mỹ kỹ thuậtcao, Sản, Y học cổ truyền và vật lý trị liệu - phục hồi chức năng, Khoa dinh dưỡng”

Với đội ngũ y bác sĩ giàu kinh nghiệm, tay nghề cao cùng với phương tiện kỹthuật hiện đại: CT Scan, máy mổ nội soi, máy kỹ thuật số, máy xét nghiệm huyết học –sinh hóa miễn dịch – vi sinh tự động hoàn toàn… đã thu hút các chuyen gia, các Giáo

sư, Tiến sĩ chuyên ngành và đội ngũ bác sĩ có trình độ sau đại học ngày càng đông vớitinh thần tận tâm đáp ứng mục đích khám chữa bệnh cho bệnh nhân nhằm tận dụngthật tốt “thời gian vàng” trong điều trị, nâng cao khả năng sống cho người bệnh

Hiện bệnh viện có 2 cơ sở:

 Cơ sở chính: 29 Phú Châu, Phường Tam Phú, Quận Thủ Đức, Tp.Hồ Chí Minh

Hình 2 - Bệnh Viện Quận Thủ Đức

 Ngày 27/4/2015, Bệnh viện Quận Thủ Đức tổ chức lễ khai trương khoa Khámbệnh 2 tọa lạc tại 18 Dương Văn Cam, Khu phố 4, Phường Linh Tây, Quận ThủĐức, TP Hồ Chí Minh do UBND Quận Thủ Đức bàn giao quản lý Khoa Khámbệnh 2 được xây mới hoàn toàn trên diện tích 447.82 m2, gồm 11 phòng vớiđầy đủ chuyên khoa Cấp cứu, Nội, Ngoại, Sản, Nhi, Răng Hàm Mặt và cácphòng xét nghiệm như Sinh hóa, Huyết học – Truyền máu, Vi sinh, Chẩn đoánHình ảnh (CT, Xquang), Dược… với đầy đủ trang thiết bị khám chữa bệnh banđầu.

Hình 3- Khoa Khám Bệnh 2

3 Điểm mạnh, nổi bật của bệnh viện

Chuyên khoa Ngoại thần kinh: phẫu thuật chấn thương sọ não, bướu não; phẫuthuật các chấn thương gãy cột sống, bệnh lý thoát vị đĩa đệm…

Chuyên khoa Tai mũi họng: chẩn đoán và điều trị tất cả các bệnh lý tai mũihọng với kỹ thuật hiện cao hiện đại (tất cả các bệnh lý tai mũi họng tuyến trung ương

Tư vấn và phẫu thuật thẩm mỹ toàn diện: Tạo hình vành tai, tai vểnh, cà da mặt,điều trị sẹo lồi, sẹo xấu, vết nám, v.v…

Dịch vụ cấp cứu tại nhà: Cấp cứu có hiệu quả ngay tại nhà người bệnh trongđiều kiện tối ưu, Giải quyết vấn đề chuyển viện an toàn, Hạn chế đến mức thấp nhất tỉ

lệ tử vong và di chứng

Dịch vụ bác sĩ gia đình: chăm sóc toàn diện, liên tục từng cá thể, cả gia đìnhtrong suốt thời kỳ ốm đau, giai đoạn phục hồi, khi khỏe mạnh; phát hiện các vấn đềsức khỏe của bệnh nhân ở giai đoạn sớm; là cầu nối giữa lĩnh vực lâm sàng và y tếcông cộng…

Ngoài ra bệnh viện còn nhận khám chữa bệnh, khám sức khoẻ, xét nghiệm, siêu

âm, X-quang tại các cơ quan, công ty…

4 Chiến lược và định hướng phát triển của bệnh viện

“Chất lượng – Cảm thông – Vững bền”

Bệnh viện góp phần giảm tải cho các Bệnh viện lớn của thành phố, đáp ứng nhucầu khám chữa bệnh của người dân trên địa bàn và khu vực lân cận

Xây dựng mô hình bệnh viện viện – trường

Hướng tới mục tiêu Bệnh viện đa khoa chuyên sâu toàn diện

Quản lý chất lượng toàn diện

II BỘ PHẬN THỰC TẬP

1 Khoa Khám Chữa Bệnh

Khoa Khám bệnh được thành lập cùng lúc với bệnh viện, là bộ phận quan trọng

và không thể tách rời của bệnh viện Được sự quan tâm chỉ đạo sâu sát của Ban GiámĐốc Khoa Khám bệnh luôn phấn đấu làm thật tốt để xứng đáng là gương mặt củaBệnh viện Với tổng số 35 nhân viên, Khoa Khám bệnh là một trong những khoa cóđội ngũ y, bác sĩ giàu kinh nghiệm của Bệnh viện Quận Thủ Đức Khoa Khám bệnhcòn được sự cố vấn của nhiều giáo sư tiến sĩ có tên tuổi trong ngành y và ngày càngkhẳng định mình để nâng cao chất lượng khám chữa bệnh trước hết là vì con người và

vì người bệnh

1.1 Tổ chức nhân sự

Trưởng Khoa: BS.Lê Hồng Điểm

Khoa hiện có 35 nhân viên: 4 bác sỹ, 31 điều dưỡng

Bệnh nhân có bảo hiểm y tế hoặc thuộc diện chính sách các loại thì được cấpthuốc chữa bệnh ngoại tùy theo quy định Đến với khoa Khám Bệnh dịch vụ theo yêucầu, bạn có thể chủ động được thời gian làm việc của mình như: đăng ký khám hẹn giờqua điện thoại Ngoài ra bạn có thể chọn Bác sỹ mà bạn muốn khám như: Giáo sưtiến sĩ, Bác sỹ chuyên khoa, Bác sỹ Trưởng khoa… Đến đây bạn sẽ được lấy máu xétnghiệm tại chỗ và làm các cận lâm sàng khác nhanh chóng, chính xác Giới thiệu bệnhnhân khám các chuyên khoa trong bệnh viện hoặc sang bệnh viện khác khi cần thiết

Tổ chức và hướng dẫn bệnh nhân khám bệnh theo chuyên khoa

Tổ chức khám sức khỏe đi làm, khám sức khỏe định kỳ, khám sức khỏe vệ sinh

an toàn thực phẩm, khám cho nhân viên khách sạn, nhà hàng… một cách khoa học,chính xác

1.3 Công tác ngoại viện

Nhận đăng ký khám, chữa bệnh ban đầu cho một số cơ quan theo quyết địnhcủa Ban Giám Đốc bệnh viện

Tổ chức tập huấn sơ cấp cứu, khám sức khỏe định kỳ cho công nhân viên tạicác công ty, xí nghiệp, trường học

Do những cố gắng phấn đấu không ngừng, trong những năm qua Khoa Khámbệnh đã được Ban Giám đốc bệnh viện Quận Thủ Đức trao tặng danh hiệu tập thể laođộng suất sắc trong nhiều năm liền

2 Khoa Răng Hàm Mặt

Khoa Răng Hàm Mặt được thành lập từ tháng 17/08/2009 Khoa có 01 phòngkhám, 01 phòng điều trị ngoại trú và 05 giường nội trú Cùng với sự phát triển củabệnh viện, Khoa Răng Hàm Mặt đã không ngừng đầu tư nhân lực, trang thiết bị, đạtnhững bước phát triển vượt bậc nhằm từng bước đáp ứng nhu cầu khám và điều trịbệnh lý răng miệng của bệnh nhân.

2.1 Tổ chức nhân sự

Trưởng Khoa: BS Nguyễn Lan Anh

Khoa Răng Hàm Mặt hiện có 24 nhân viên: 10 bác sỹ, 14 điều dưỡng

2.2 Chức năng và nhiệm vụ

Phòng Khám Điều Trị Ngoại Trú:

 Khám, chẩn đoán và cấp toa thuốc

 Thực hiện các thủ thuật, phẫu thuật điều trị các bệnh lý Răng Hàm MặtGiường Điều Trị Nội Trú: cho các bệnh nhân phẫu thuật cắt u nang phần mềm,cắt chóp răng, nhổ răng khôn mọc lệch, cắm ghép implant và các bệnh nhân phẫu thuậtnhổ răng hàng loạt có gây mê

2.3 Cơ sở vật chất, thiết bị

 Khoa Răng Hàm Mặt có 01 phòng khám, 01 phòng điều trị và 05 giườngđiều trị nội trú

 Trang thiết bị bao gồm: 09 ghế khám và điều trị, 01 máy chụp X quang,

01 máy hấp dụng cụ Autoclave, 03 máy cạo vôi, 01 máy đo chiều dàiống tủy, 01 máy thử tủy, 03 đèn Halogen, 04 tủ đựng dụng cụ tia cựctím, 01 máy hút đàm, 01 máy tra dầu tay khoan, 01 máy đánh amalgam,các dụng cụ chuyên khoa khác

2.4 Hoạt động chuyên môn

Nha Khoa Tổng Quát : Khám, chẩn đoán và tư vấn bệnh lý răng miệng; cạo vôi,đánh bóng răng; trám răng; điều trị viêm nha chu; nội nha; nhổ răng; tiểu phẫu răngmọc lệch, ngầm; phẫu thuật cắt u nang phần mềm trong miệng

Nha Khoa Thẩm Mỹ: tẩy trắng răng; trám răng thẩm mỹ, mão răng; cầu răngkim loại, sứ; nha khoa phòng ngừa; hướng dẫn vệ sinh răng miệng; phòng ngừa sâu

răng với trám bít hố rãnh bằng Sealant; điều trị Flour; mang khí cụ phòng ngừa; khámrăng định kỳ

Kỹ thuật mới: cắm ghép Implant nha khoa; chỉnh hình Răng mặt

2.5 Thành tích đã đạt được

 Đạt danh hiệu Đơn vị có thành tích xuất sắc trong lĩnh vực hoạt độngRăng Hàm Mặt năm 2011, 2013 do Sở Y tế trao

 Tập thể lao động suất sắc năm 2011, 2012

3 Khoa Ngoại Lồng Ngực – Mạch Máu

Khoa Ngoại Lồng Ngực – Mạch Máu được thành lập 01/04/2011

3.1 Cơ cấu nhân sự:

Nhân sự gồm có 11 nhân viên gồm 2 Bác sĩ và 7 Điều dưỡng; khoa có 2 phòngnội trú với 8 giường bệnh

3.2 Chức năng – nhiệm vụ:

Khám và điều trị chuyên khoa Ngoại lồng ngực – mạch máu

3.3 Điều trị

Những mặt bệnh ban đầu khoa điều trị:

 Đặt dẫn lưu màng phổi (tràn khí màng phổi, tràn dịch màng phôi, mủmàng phổi)

 Rửa màng phổi

 Phẩu thuật FAV (đặt cầu nối thông động mạch-tĩnh mạch để chạy thậnnhân tạo)

 Phẩu thuật khâu nối mạch máu cấp cứu

 Phẫu thuật cắt kén khí nội soi

 Phẫu thuật cắt phân thùy phổi toàn bộ

 Phẫu thuật lấy máu đông màng phổi nội soi

 Phẫu thuật stripping lấy bỏ tĩnh mạch giãn/ suy van tĩnh mạch

Sau 4 năm thành lập hiện tại khoa có 4 Bác sĩ – 7 Điều dưỡng; 3 phòng bệnhvới 20 giường nội trú; 1 phòng nội soi phế quản.

Hiện tại khoa triển khai thêm một số kỹ thuật mới:

 Chích xơ tĩnh mạch/ suy van tĩnh mạch

 Phẫu thuật bướu giáp

 Phẫu thuật lõm ngực

 Phẫu thuật nội soi màng phổi sinh thiết

 Sinh thiết dưới CT

3.4 Thành tích khoa đã đạt được:

Bằng khen của Chủ tịch UBND Quận Thủ Đức tặng danh hiệu Tập thể lao độngtiên tiến năm 2012

CHƯƠNG 2 TỔNG QUAN TÀI LIỆU

I MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG

1 Thư ký y khoa

1.1 Đại cương về ngành TKYK

Đây là môn học được đưa vào giảng dạy chính thức trên thế giới khoảng hơn

50 năm nay, cùng với đà phát triển của y học chứng cứ, chất lượng chăm sóc ngườibệnh được xem trọng

Là môn học nghiên cứu:

- Công tác hành chính – văn phòng

- Nguyên tắc ứng xử và tâm lý giao tiếp

- Thái độ chăm sóc khách hàng đặc biệt – là bệnh nhân

- Kiến thức về môi trường y khoa

- Một cách khái quát về công tác chẩn đóan và điều trị

1.2 Khái niệm TKYK

TKYK là người thư ký có khả năng xử lý các công việc hành chánh văn phòngtrong môi trường y khoa, nhằm hỗ trợ cho các bác sỹ và nhân viên y tế khác tập trunghoàn toàn vào công việc chuyên môn của họ Vì vậy họ phải được đào tạo đặt biệtriêng trong lĩnh vực y khoa Họ là những người tiếp xúc trực tiếp vói bệnh nhân, làcầu nối giữa các nhân viên y tế trong bệnh viện TKYK là cánh tay đắc lực của ngườithầy thuốc

1.3 Vì sao có ngành TKYK?

Sự phát triển mạnh mẽ của các lĩnh vựa nganh y khoa: đa chuyên khoa, kỹthuật y học chẩn đoán đa ngành phát triển ngày một chuyên sâu, các phương tiện trịliệu phát triển

Ngành y đòi hỏi tiêu chuẩn cao trong hành vi và thái độ của nhân viên y tế MộtTKYK cơ bản phải làm vai trò của một người thư ký như: lên lịch hẹn khám bệnh chobệnh nhân và bác sỹ, làm các công việc văn phòng, làm lịch công tác, soạn thảo lưu

trữ hồ sơ, soạn thảo các văn bản theo đúng tiêu chuẩn và đảm bảo gửi nhận đúng thư

từ, bảo quản các xét nghiệm và phim ảnh trong hồ sơ bệnh án của bệnh nhân một cáchcẩn thận

Sự cạnh tranh lành mạnh nhằm hướng đến phục vụ lợi ích cho người bệnh Mộtlợi thế nghề nghiệp là ngành này hiện đang cần một số lượng lớn tại các phòng khám

và các bệnh viện Các nơi đây đã biết được vai trò không thể thiếu của một thư ký ykhoa Bên cạnh đó còn có nhiều trở ngại trong công việc như: áp lực công việc, thờigian làm việc, thái độ của bệnh nhân và các nhân viên y tế Bệnh nhân là một kháchhàng đặt biệt, nhiều yếu tố ảnh hưởng bên ngoài như chờ đợi khám lâu nên dễ làm tâm

lý họ khó chịu dẫn đến cau có cáu gắt hay nhiều hơn nữa là lớn tiếng và muốn gây gỗ.TKYK là người trực tiếp tiếp xúc với những đối tượng đặt biệt này, nên kinh nghiệmtrong kỹ năng giao tiếp và cách xử trí mềm mỏng lanh lẹ sẽ giúp TKYK phần nàothoát khỏi những trường hợp này

2 Quản trị văn phòng

2.1 Văn phòng

2.1.1 Khái niệm văn phòng

Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, doanh nghiệp; là nơithu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho họat động quản lý; là nơi chăm lo mọi lĩnh vựcdịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho họat động của mỗi cơ quan, tổchức

2.1.2 Chức năng văn phòng

Văn phòng hoặc phòng hành chánh có các chức năng sau:

 Chức năng giúp việc điều hành

 Chức năng tham mưu tổng hợp

 Chức năng hậu cần, quản trị

2.1.3 Nhiệm vụ văn phòng

Văn phòng có những nhiệm vụ chủ yếu sau đây:

 Xây dựng chương trình và tổ chức thực hiện chương trình

 Thu thập, xử lý, quản lý và sử dụng thông tin.

 Thực hiện nhiệm vụ tư vấn văn bản cho thủ trưởng

 Xây dựng, củng cố tổ chức bộ máy văn phòng

 Tổ chức giao tiếp, đối nội, đối ngọai

 Duy trì họat động thường xuyên, liên tục của văn phòng

 Bảo đảm nhu cầu hậu cần, kinh phí chi tiêu, quản lý vật tư tài sản

2.2 Quản trị văn phòng

2.2.1 Khái niệm quản trị và quản trị văn phòng

a Khái niệm quản trị

Quản trị là sự phối hợp tất cả các tài nguyên thông qua tiến trình họach định, tổchức, lãnh đạo và kiểm tra nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra

b Khái niệm quản trị văn phòng

Quản trị văn phòng là việc họach định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hóa vàkiểm sóat các họat động xử lý thông tin

2.2.2 Chức năng của quản trị văn phòng

 Họach định công việc hành chánh

 Tổ chức công việc văn phòng

 Lãnh đạo công việc văn phòng

 Kiểm sóat công việc văn phòng

di chuyển luồng công việc sẽ rất phí phạm

Khi sắp xếp các phòng làm việc cần phải theo một số nguyên tắc sau đây:

 Chú ý đến mối tương quan giữa các bộ phận

 Bố trí phòng ban hoặc bàn làm việc theo luồng công việc

 Bố trí phòng họp chung

2 Trang thiết bị văn phòng

2.1 Máy vi tính

Là vật dụng không thể thiếu được trong các văn phòng Nó giúp cho các thư

ký trong việc sọan thảo các văn bản, thống kê, tính tóan và lưu trữ, quản lý thôngtin một cách tiện dụng và khoa học

Ngòai ra, máy vi tính còn là một phương tiện hữu hiệu trong việc trao đổi, cậpnhật và tìm kiếm những thông tin cần thiết với tốc độ cao; gửi và nhận các vănbản, tài liệu vừa nhanh chóng, không sợ thất lạc, mất mát lại vừa ít tốn kém nhất.2.2 Máy in

Máy in là thiết bị không thể thiếu để kết nối với máy vi tính Đây là thiết bịrất cần thiết để lấy những dữ liệu trong máy tính ra giấy để làm hồ sơ, chứng từ, vănbản

2.5 Máy fax

Cũng như máy tính và máy photocopy, máy fax giúp tiện lợi trong việcchuyển nhận những văn bản được nhanh chóng và chính xác

2.6 Điện thọai

Là phương tiện thông tin liên lạc nhanh chóng và tiện lợi nhất Giúp cho cáccuộc đàm thọai được trực tiếp và dễ dàng hơn, công việc được giải quyết nhanhchóng hơn, tiết kiệm được thời gian và chi phí đi lại.

Tuy nhiên, cần phải có những qui định, định mức sử dụng điện thọai sao chohợp lý và có hiệu quả

2.7 Văn phòng phẩm

Văn phòng phẩm bao gồm: hộp đựng hồ sơ, bìa trình ký, lịch, kẹp giấy, dụng

cụ dập ghim, đục lỗ, các lọai phong bì, giấy, bút, mực in phải đầy đủ, có sẵn tại nơilàm việc tạo nên uy tín trong công việc

Văn phòng phẩm không nên mua lọai xấu, rẻ tiền vì chúng có thể làm hưhỏng các trang thiết bị, mất thời gian và làm mất vẻ thẩm mỹ của văn bản

1/ Kiểm tra để xem có đúng công văn gửi cho cơ quan mình không

2/ Phân loại sơ bộ:

Sách báo tư liệu để riêng, công văn để riêng Nếu công văn nhiều thì tiếp

vào từng cặp ba dây hoặc từng tờ bìa đã viết sẳn tên đơn vị, hay để vào từng ô của

tủ, giá phân lọai để phân cho nhanh chóng, tránh nhầm lẫn

3/ Bóc bì công văn:

Tùy theo qui định cụ thể và cách tổ chức văn thư của từng cơ quan mà văn thưbóc bì, vào sổ tất cả hay chỉ bóc bì vào sổ lọai gửi chung cho cơ quan; còn lọai gửicác đơn vị thì chỉ vào sổ phần ghi ngòai bìa rồi chuyển giao cho văn thư đơn vịbóc, vào sổ ở đơn vị Những công văn “khẩn”, “hỏa tốc” cần bóc trước

Công văn “mật”, “tối mật” nếu không được giao trách nhiệm thì phảichuyển đến cho người đã được cơ quan giao trách nhiệm Văn thư chỉ đăng ký số đếnngòai bì

Khi bóc bì tránh làm rách công văn hoặc làm mất địa chỉ nơi gửi, mất dấu bưuđiện Cần sóat lại bì xem còn sót công văn không Đối chiếu số, ký hiệu, số lượngcông văn ghi ngòai bì với thành phần tương ứng của công văn lấy trong bì ra và đốichiếu với phiếu gửi (trường hợp công văn kèm phiếu gửi) Nếu có điểm nào khôngkhớp thì phải ghi lại để hỏi cơ quan gửi

Trường hợp công văn đến có kèm phiếu gửi thì khi nhận xong phải ký xácnhận đóng dấu vào phiếu gửi rồi trả lại phiếu đó cho cơ quan gửi công văn

4/ Đóng “dấu đến”, ghi số đến và ngày đến

Sau khi đã bóc bì và rút công văn ra phải đóng dấu đến, ghi số đến và ngàyđến vào công văn đến Số đến ghi vào công văn phải khớp với số thứ tự trong sổ ghicông văn đến, ngày đến là ngày văn thư nhận công văn Số đến (hay số thứ tự côngvăn đến) ghi liên tục từ số 001 bắt đầu từ ngày 01 tháng Giêng đến hết ngày 31 tháng

12 mỗi năm

“Dấu đến” nên đóng rõ ràng và thống nhất vào khỏang giấy trắng phía trên,bên trái, phần lề công văn, dưới mục “trích yếu

5/ Vào sổ công văn đến:

Vào sổ công văn đến cũng phải đảm bảo yêu cầu như công văn đi, nghĩa làphải ghi rõ ràng, chính xác, đầy đủ, không viết bút chì, không dập xóa hoặc viết tắtnhững chữ chưa thông dụng

6/ Trình công văn:

Sau khi vào sổ công văn đến, tùy theo chế độ văn thư của cơ quan, văn thưphải xếp theo từng lọai để trình thủ trưởng cơ quan hoặc chánh văn phòng, trưởngphòng hành chánh xem và cho ý kiến phân phối.

7/ Chuyển giao công văn đến:

Văn thư ghi vào sổ chuyển công văn những công văn sau khi trình lãnh đạo có

ý kiến giải quyết đến địa chỉ phòng ban liên quan Công văn nhận được ngày nào phảiphân phối ngay trong ngày đó, chậm nhất là sáng hôm sau Đối với công văn khẩn,thượng khẩn, hỏa tốc, mời họp phải phân phối ngay sau khi nhận được

Ngày đến Số TT

đến

Nơi gửi công văn

Số hiệu công văn

Ngày tháng của công văn

ời nhậ n

Ghi chú

05/6/2015 440 Phòng kế

hoạch tổng hợp

76/KHTH 04/05/2015 Thông báo kế hoạch mổ

môi hàm ếch miễn phí cho bệnh nhân nghèo

Xuân

Hình 4- Mẫu sổ công văn đến

2 Xử lý công văn đi

Đối với công văn đi, thư ký thực hiện các công việc sau đây:

1/ Xem xét công văn lần cuối và trình ký: Để kiểm tra xem văn bản đã đúngthể thức chưa Nếu phát hiện sai sót, thư ký yêu cầu bộ phận sọan thảo văn bảnsửa lại Đóng dấu vào những công văn có chữ ký hợp lệ, không đóng dấu khốngchỉ Dấu đóng đúng qui cách rõ ràng, không đóng ngược, chồng lên nhau, dấukhông được nhòe, đóng đè lên 1/4 đến 1/3 chữ ký về bên trái Bên dưới con dấu cótên và chức vụ người ký công văn

2/ Ghi số công văn đi, ngày tháng, và trích yếu công văn vào sổ công văn đi

Số công văn phải bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc ngày 31 tháng 12 của năm

đó Ở những cơ quan lớn như Bộ, Tổng cục thì các lọai quyết định, thông tư, chỉthị phải lấy số riêng để dễ theo dõi Ngày tháng trên công văn phải khớp với ngàytháng gửi và đăng ký công văn đi

3/ Vào sổ đăng ký công văn đi: Ghi những thông tin cần thiết vào sổ như:ngày tháng của công văn, số và ký hiệu, tên lọai, trích yếu, người ký, nơi nhận.

4/ Công văn gửi đi phải lưu tại cơ quan 2 bản: 1 bản để ở bộ phận văn thư; 1bản để tại đơn vị nơi thảo ra văn bản đó

5/ Khi gửi công văn phải kiểm tra cẩn thận số tờ, số trang để tránh nhầmlẫn, thừa thiếu làm ảnh hưởng đến hịêu quả công tác của cơ quan nhận Đóng đầy

đủ các dấu chỉ mức độ mật, khẩn lên công văn theo yêu cầu của thủ trưởng cơ quan

6/ Cho công văn vào phong bì: Bì làm bằng giấy có tráng nhựa bên trong hoặcgiấy không để lộ chữ của công văn ra bên ngoài Trên bì phải ghi rõ tên và địa chỉ cơquan gửi, tên và địa chỉ cơ quan nhận, số công văn Công văn tối mật phải làm 2bì: bì trong đóng dấu mức độ mật; bì ngòai để bình thường nhưng phải dán lọai keokhó bóc

7/ Công văn quan trọng phải có phiếu gửi kèm để theo dõi

8/ Giao công văn qua Bưu điện phải có sổ riêng để theo dõi đề phòng thất lạc

Số hiệu

công văn

Ngày tháng của công văn

công văn

Đơn vị hoặc người giữ bản lưu

Phòng TCC, RHM

Gửi 3 nơi

Hình 5 - Mẫu sổ công văn đi.

3 Văn thư nội bộ

Công tác văn thư là tòan bộ các công việc về xây dựng, ban hành văn bản,

tổ chức giải quyết và quản lý văn bản trong các cơ quan, doanh nghiệp

Văn thư nội bộ được tổ chức, giải quyết như đối với văn bản đi và đến

Các văn bản nội bộ bao gồm: các quyết định nhân sự, chỉ thị, thông báo,giấy công tác, giấy giới thiệu, sổ sao văn bản

Mỗi lọai văn bản nội bộ phải có sổ đăng ký riêng tương tự như đối với quản lýcác văn bản đi và đến, và cũng được lưu giữ như các văn bản khác

4 Văn thư điện tử

Văn thư điện tử là phương tiện truyền thông bằng điện tử các lọai văn bản,

sự kiện, hình ảnh, tiếng nói Việc truyền thông được thực hiện truyền từ máy nàyqua máy khác Các máy đó có thể là: máy fax, máy vi tính hoặc kể cả màn hìnhphục vụ trong các hội nghị từ xa

Các thiết bị nêu trên có thể truyền qua đường dây điện thọai, qua vệ tinh…Các công việc cần thực hiện:

- Phân lọai thư: Nếu là mail cho phòng hoặc cá nhân nào cụ thể thì chuyển tiếpvào địa chỉ nơi đó, người đó

- Xử lý sơ bộ: Nếu có văn bản đính kèm thì lưu vào tập tin phù hợp và/hoặc in

ra để lưu và chuyển cho các bộ phận cần sử dụng

- Trả lời thư: Tùy vào việc có sẳn thông tin và được phép Nếu chưa trả lờiđược thì:

 Phải gửi một tin báo là đã nhận được mail và sẽ sớm trả lời kết quả

 Lưu theo địa danh

 Lưu theo trình tự thời gian

 Tất cả các tiêu đề trong HSBA phải được ghi chép chính xác, hoàn chỉnh (họtên bệnh nhân, địa chỉ, khoa điều trị)

 Chỉ ghi vào hồ sơ những công việc điều trị chăm sóc thuốc men do chính mìnhthực hiện Chỉ sao chép những chỉ định dùng thuốc và điều trị của BS khi đã được ghivào hồ sơ bệnh nhân

 Tất cả các thông số theo dõi phải được ghi vào phiếu theo dõi bệnh nhân hàngngày, mô tả tình trạng bệnh nhân càng cụ thể càng tốt

 Không ghi những câu văn chung chung (bình thường, không có gì phàn nàn )

 Cần có những nhận xét, so sánh về sự tiến triển cửa bệnh nhân sáng, chiều trongngày

 Bệnh nhân nặng, bệnh nhân sau mổ cần có phiếu theo dõi đặc biệt liên tục suốt

24 giờ

 Chỉ dùng ký hiệu chữ viết tắt phổ thông khi thật cần thiết

 Bệnh nhân từ chối sự chăm sóc cần ghi rõ lý do từ chối Bệnh nhân mổ hay làmcác thủ thuật phải có giấy cam đoan của bệnh nhân hoặc thân nhân, có chữ ký ghi rõ

họ tên và địa chỉ

4 Nguyên tắc bảo quản hồ sơ:

 Trong trường hợp phải sao chép lại hồ sơ (do bị hỏng, rách) phải dán kèm bảngốc vào cuối hồ sơ để đảm bảo tính hợp pháp

 HSBA phải được bảo quản chu đáo, không để lẫn lộn, thất lạc, không được chobệnh nhân tự xem hồ sơ và biết các điều bí mật chuyên môn

 Khi bệnh nhân xuất viện, HSBA phải được hoàn chỉnh đầy đủ và gửi về Phòng

Kế Hoạch Tổng Hợp của bệnh viện để lưu trữ

5 HSBA bao gồm nhiều loại tài liệu như:

 Giấy tờ hành chính như giấy giới thiệu của cơ quan, địa phương, phiếu bảohiểm y tế, giấy chuyển viện, ra viện

 Các kết quả xét nghiệm về huyết học hoặc những chẩn đoán, giải phẫu, chụpphim

 Các phiếu theo dõi về nhiệt độ tim mạch, huyết áp

 Phiếu điều trị, chăm sóc bệnh nhân

 Biên bản hội chẩn, sơ kết các đt điều trị

 Giấy cam đoan ca bệnh nhân hoặc gia đình

 Giấy kiểm điểm tử vong

 Hồ sơ bệnh án có bìa hồ sơ hoặc bảo quản trong túi hồ sơ (kích thước 270 x330mm)

 Các văn bản giấy tờ trong hồ sơ bệnh án rõ ràng, chính xác, đảm bảo giá trịpháp lý

 Mỗi HSBA do nhiều chức danh trong bệnh viện tạo lập nên

 BS điều trị

 ĐD hành chính

 BS trưởng khoa

6 Quy định cụ thể về lưu trữ HSBA

Bộ Y tế quy định: "Các HSBA được đánh số thứ tự theo chuyên khoa, hoặctheo danh mục quốc tế nhằm bảo quản lưu trữ và cung cấp tài liệu nhanh chóng thuậntiện "

6.1 Đăng kí lưu trữ:

 Khoa phải hoàn chỉnh HSBA, chuyển đến Phòng Kế Hoạch Tổng Hợp trongvòng 24h

 P.KHTH kiểm tra, trình giám đốc kí duyệt và chuyển lưu trữ

 HSBA nội trú, ngoại trú lưu trữ ít nhất 10 năm

 HSBA tai nạn lao động, tai nạn sinh hoạt lưu trữ ít nhất 15 năm

 HSBA người bệnh tử vong lưu trữ ít nhất 20 năm

6.2 Gìn giữ bảo quản hồ sơ bệnh án:

 P.KHTH phân công cụ thể viên chức chuyên trách giữ gìn bảo quản HSBA

 Ghi đầy đủ các thông tin quy định vào sổ lưu trữ

 HSBA phải được bảo quản kỹ: chống ẩm, cháy, côn trùng …

 HSBA được đánh số thứ tự theo chuyên khoa hoặc theo danh mục bệnh tật quốctế

6.3 Hồ sơ người bệnh tử vong (đặc biệt):

 Hồ sơ người bệnh tử vong phải được bảo quản chặt chẽ, lưu trữ tủ riêng, theothứ tự từng năm