PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÀ SÁCH NHÂN VĂN QUẬN TÂN BÌNH

Đó là sinh viên Việt Nam còn hạn chế về các kỹ năng mềm kỹ năng sống, lãnh đạo, làm việc theo nhóm, kỹ năng quản lý thời gian, …, hạn chế về kiến thức chuyên ngành, hạn chế về ngoại ngữ,

Trang 1

BÁO CÁO NGHIÊN CỨU KHOA HỌC

Đề tài:

PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN

LÝ NHÀ SÁCH NHÂN VĂN QUẬN TÂN BÌNH

Sinh viên thực hiện:

Nguyễn Hiến ĐôngNguyễn Tri HưngTăng Tuấn KhanhTrần Hoàng Vĩnh

Giáo viên hướng dẫn:

Th.s Nguyễn Ngọc Trang

Trang 3

Phần 1: Mở đầu

Lý do chọn đề tài

Theo tài liệu của Bộ Thông Tin – Truyền Thông, nhu cầu nhân lực trong ngành Công nghệ Thông tin (CNTT) tăng 13% trong 5 năm tới, các doanh nghiệp sẽ cần thêm 411.000 lao động trong lĩnh vực này Tuy nhiên, theo một nghiên cứu gần đây của Viện Thông Tin – Truyền Thông Quốc gia, 70% sinh viên tốt nghiệp ngành này cần phải “qua đào tạo lại” mới có thể đáp ứng được yêu cầu của các doanh nghiệp.

Vậy đâu là điểm yếu của các sinh viên ngành CNTT?

Đó là sinh viên Việt Nam còn hạn chế về các kỹ năng mềm (kỹ năng sống, lãnh đạo, làm việc theo nhóm, kỹ năng quản lý thời gian, …), hạn chế về kiến thức chuyên ngành, hạn chế về ngoại ngữ, …

Nhà sách Nhân Văn quận Tân Bình là một trong những nhà sách lớn tại thành phố Hồ Chí Minh, do đó việc quản lý, điều hành gặp không ít khó khăn Hiện nay, do liên tục mở rộng quy mô nên công tác quản lý cũng ngày càng trở nên phức tạp và tốn kém thời gian Bởi vậy, việc xây dựng một hệ thống thông tin có thể hỗ trợ con người trong công việc quản lý là nhu cầu tất yếu Tuy nhiên, việc xây dựng một hệ thống thông tin quản lý không phải là công việc đơn giản mà phải có sự đầu tư về thời gian và tài lực để phân tích, thiết kế và cụ thể hóa

Xuất phát từ nhu cầu thực tế đó, nhóm em xin chọn đề tài “ Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhà sách Nhân Văn quân Tân Bình” làm đề tài cho môn nghiên cứu khoa học này.

Thông qua đề tài này giúp chúng em có thể nâng cao nhiều các kỹ năng cứng như phân tích một hệ thống thông tin lớn, kỹ năng mềm còn yếu kém của mình như làm việc nhóm, khả năng lãnh đạo, học hỏi phương pháp làm việc khoa học, chuyên nghiệp của một công ty trong thực tiễn.

Trang 4

Do trong khuôn khổ thời gian hạn hẹp, trình độ chuyên môn, kinh nghiệm và kiến thức của bản thân thành viên trong nhóm còn hạn chế Nên chúng em rất mong sự góp ý của cô và các bạn trong lớp để đề tài nghiên cứu của chúng em ngày càng hoàn thiện hơn.

Nhóm 11 chân thành cảm ơn!

Mục tiêu nghiên cứu

Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý Nhà sách Nhân Văn quận Tân Bình.

Đối tượng nghiên cứu

Quá trình quản lý Nhà sách Nhân Văn quận Tân Bình.

Phạm vi nghiên cứu

Nhà sách Nhân Văn quận Tân Bình.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu tài liệu, quan sát.

Phương pháp khảo sát bằng bảng câu hỏi.

Phương pháp phỏng vấn trực tiếp.

Phương pháp thống kê toán học.

Trang 5

Kế hoạch nghiên cứu STT Nội dung thực

hiện Người thực hiện Thời gian phẩm dự Sản

kiến

1 Tìm ý tưởng, chọn và đặt tên đề tài Tăng Tuấn Khanh Trần Hoàng Vĩnh

Nguyễn Tri Hưng Nguyễn Hiến Đông

8/9 – 20/9 Tên đề tài

2 Phỏng vấn trực tiếp Nguyễn Hiến Đông

Nguyễn Tri Hưng 21/9 – 4/10 Thu thập thông tin

5/10 – 18/10 Biểu đồ mô tả dữ liệu

4 Phân tích hệ thống Tăng Tuấn Khanh

Trần Hoàng Vĩnh Nguyễn Tri Hưng Nguyễn Hiến Đông

19/10 – 8/11 Sơ đồ phân rã chức

năng, mô hình thực thể kết hợp

5 Thiết kế cơ sở dữ liệu Tăng Tuấn Khanh

9/11 – 22/11 Cơ sở dữ liệu

6 Lập đề cương Tăng Tuấn Khanh

22/11 – 29/11 Đề cương

7 Nhận xét và chỉnh sửa Tăng Tuấn Khanh

Trần Hoàng Vĩnh 29/11 – 6/12 hoàn chỉnh Đề cương

Trang 6

20/12

Sơ đồ tư duy

Trang 7

Phần 2: Nội dung

Khảo sát thực trạng

Phương pháp khảo sát bằng bảng câu hỏi

Năm tiêu chí khảo sát

Tiêu chí 1: Tầm quan trọng của sách hiện nay.

Tiêu chí 2: Ý nghĩa của nhà sách.

Tiêu chí 3: Cách bố trí, sắp xếp trong nhà sách.

Tiêu chí 4: Tố chất, khả năng cần có ở nhân viên trong nhà sách.

Tiêu chí 5: Những vấn đề cần khắc phục trong nhà sách hiện nay.

Kết quả phiếu khảo sát

Nhóm phát ra 100 phiếu khảo sát, thu lại được 85 phiếu Trong đó có 4 phiếu không hợp lệ, 81 phiếu hợp lệ.

Trang 8

Nhà Sách Nhân Văn quận Tân Bình.

Dữ liệu cần thu thập: hoạt động mua bán sách của nhà sách Nhân Văn Các yêu cầu đòi hỏi: Vai trò: Nhân viên nhà sách

Vị trí làm việc: nhân viên đứng quầy Kinh nghiệm: làm việc trên 1 năm Chương trình:

+ Giới thiệu + Câu hỏi đề cập:

Nội dung 1:Quá trình bán sách cho một đối tượng khách hàng?

Nội dung 2: các thông tin cần lưu trữ khi đối tượng mua sách tại nhà sách?

+ Tổng hợp nội dung chính + Ý kiến người được hỏi + Kết thúc cuộc phỏng vấn

Ước lượng thời gian:

Trang 9

Kế hoạch phỏng vấn 2

Người được hỏi: Trần Thanh Toàn Người phỏng vấn: Nguyễn Hiến

Đông Địa chỉ: 117/8 Lê Trọng Tấn, p Tây

Thạnh, q Tân Phú, tp HCM Ngày hẹn: 1/12/2014 Thời điểm bắt đầu: 4h

Thời điểm kết thúc: 4h45

Địa chỉ công tác:

Dữ liệu cần thu thập: hoạt động xuất nhập sách và thông tin liên quan đến nhà cung cấp của nhà sách Nhân Văn

Các yêu cầu đòi hỏi:

Vai trò: Nhân viên Nhà Sách

Vị trí làm việc: nhân viên quản lý kho Kinh nghiệm: làm việc trên 1 năm Chương trình:

Nội dung 1:Quá trình xuất nhập sách của nhà cung cấp đối với nhà Sách và các thông tin cần lưu trữ của một nhà cung cấp và cách thức để đặt hàng đối với một nhà cung cấp?

Nội dung 2: quá trình nhập vào kho?

Trang 10

Kế hoạch phỏng vấn 3

Người được hỏi:

Phan Thị Thanh Nhàn Người phỏng vấn: Nguyễn Tri Hưng Địa chỉ: 32/15A Lý Thường Kiệt, p.7, q

10, tp HCM Ngày hẹn: 2/12/2014 Giờ bắt đầu: 9h

Giờ kết thúc: 9h30

Địa chỉ công tác:

Dữ liệu cần thu thập: cập nhật,kiểm kê sách và trình tự bố trí sách trong Nhà Sách

Các yêu cầu đòi hỏi:

Vai trò: Nhân viên Nhà Sách

Vị trí làm việc: nhân viên quản lý, thuộc phòng quản lý bộ phận kinh doanh

Kinh nghiệm: làm việc trên 1 năm + Chương trình:

Nội dung 1: việc theo dõi lượng hàng tồn bằng phương pháp nào và việc kiểm kê lượng hàng hóa định kỳ trong thời gian nào

Nội dung 2: cách bố trí, phân loại sách trong Nhà Sách như thế nào?

Trang 11

Bảng phỏng vấn

Bảng phỏng vấn 1

Dự án: quản lý nhà sách Nhân Văn quận Tân Bình sách,và những thông tin liên quan đến Tiểu dự án: hoạt động mua bán

đối tượng mua hàng của nhà sách Nhân Văn

Người được hỏi: Nguyễn Thị Thảo Người hỏi: Nguyễn Tri Hưng Câu hỏi 1: muốn mua một mặt

Trả lời:

ở đây khách hàng cần mua lẻ sách hoặc văn phòng phẩm thì vào quày để tự chọn hàng cần mua rồi mún mua thì ra quầy tính tiền (nhưng một số mặt hàng văn phòng phẩm thì không để trong quầy tự chọn)

trả lời:

đối với khách mua nhiều ( mua buôn) thì phải thông qua đơn đặt hàng Nếu đơn đặt hàng được chấp nhận thì khách hàng nhận được thông qua phiếu xuất hàng Các mặt hàng trong mỗi đơn hàng của khách hàng

có thể xuất được nhiều lần tùy theo yêu cầu của khách hàng và khả năng của nhà sách.

Còn đối với những đối tượng mua

vụ cho công tác thống kê, báo cáo sau này và phòng trừ những trường hợp rủi ro liên quan đến mặt hàng mà khách đã mua.

Trang 12

Dự án: quản lý nhà sách Nhân Văn quận Tân Bình sách và thông tin liên quan đến nhà Tiểu dự án: hoạt động xuất nhập

cung cấp của nhà sách Nhân Văn Người được hỏi: Trần Thanh

Câu hỏi 1:

Mỗi khi nhà sách có nhu cầu mua sách hoặc văn phòng phẩm, nhà sách làm như thế nào?

Câu hỏi 2: vậy quá trình nhập vào kho của nhà sách như thế nào?

Trả lời:

Ngoài việc lưu trữ các thông tin

về khách hàng, thì nhà sách còn lưu trữ các thông tin về nhà cung cấp, thông tin về giá cả thông qua bảng báo giá của nhà cung cấp và báo cáo của bộ phận nghiên cứu thị trường

mà có kế hoạch mua hàng cho phù hợp Từ kế hoạch này, nhà sách sẽ trích ra theo từng nhà cung cấp và lập đơn đặt hàng của nhà sách cho từng nhà cung cấp.

Trả lời:

Hàng hóa mua về được nhập vào kho thông qua phiếu nhập rồi mới được đưa vào kho Trong sổ kho có các thông tin:

Đối với sách: ngày nhập,số phiếu nhập( hóa đơn mua hàng),tên sách, nhà xuất bản,năm xuất bản, nhà cung cấp, số lượng,đơn giá,thành

tiền,người nhập.

Đối với văn phòng phẩm:tên văn phòng phẩm,nhà sản xuất, nhà cung cấp, đơn vị tính, số lượng, đơn

Trang 13

và ngoài nước.

Dự án: quản lý nhà sách Nhân Văn quận Tân Bình sách và trình tự bố trí sách trong Nhà Tiểu dự án: cập nhật,kiểm kê

Sách Người được hỏi: Phan Thị Thanh

Câu hỏi 1:

Việc theo dõi lượng hàng tồn kho được nhà sách thực hiện theo phương pháp nào?

Câu hỏi 2: vậy còn việc kiểm kê toàn bộ hàng hóa được thực hiện định

kỳ trong thời gian bao lâu?

Câu hỏi 3: vậy sách trong khoảng thời gian bao lâu là sẽ giảm giá?

Câu hỏi 4: cách bố trí, phân loại

Việc kiểm kê toàn bộ hàng hóa còn tồn trong kho và trong quầy được thực hiện sáu tháng một lần.

Hàng tuần nhà sách làm thống

kê (lượng hàng hết, sắp hết, thị trường cần nhiều) mà có kế hoạch nhập hàng cho phù hợp, lượng hàng bán được,lượng hàng còn trong quầy,kho.

Trả lời:

Nhà sách quản lý việc bán hàng thông qua hóa đơn bán hàng Cứ ba tháng, nhà sách làm thống kê sách đã tồn trong kho trên ba tháng kể từ ngày nhập để có chính sách giảm giá cho phù hợp.

Trang 14

Trong nhà sách thì mỗi cuốn sách( văn phòng phẩm) có một mã số riêng, mỗi loại mặt hàng cũng có một

mã số riêng Mã này do nhà sách quy định và giao cho bộ phận quản lý kho hàng đánh mã.

Khi khách hàng có nhu cầu mua sách:

• Đối với Khách Hàng mua lẻ: Khách Hàng có thể thăm quan và tự chọn sách cần mua rồi sau đó ra quầy thu ngân để thanh toán Nhân Viên kiểm tra sách rồi lập Hóa Đơn cho Khách Hàng Thông tin hóa đơn: số hóa đơn, ngày lập hóa đơn, mã nhân viên lập hóa đơn, danh sách mặt hàng: đơn giá, số lượng và thành tiền.

• Đối với Khách Hàng mua số lượng lớn: Khách Hàng gửi danh sách các

Trang 15

tin các sách được xuất Đơn giá đối với từng mặt hàng sẽ do nhà sách quy định phù hợp với giá thị trường thời điểm lập phiếu.

Nhà sách cũng lưu lại các thông tin của khách hàng như: mã khách hàng,

họ tên khách hàng, giới tính, ngày sinh, địa chỉ, số điện thoại để tiện việc thống kê cuối tháng.

Khi nhà sách có nhu cầu nhập thêm sách mới, Nhân viên quản lý kho sẽ lập phiếu đặt sách gửi cho nhà cung cấp Thông tin phiếu đặt sách: Số phiếu đặt, ngày lập phiếu, mã nhà cung cấp, mã nhân viên lập phiếu và chi tiết phiếu đặt chứa thông tin các sách được đặt Đơn giá đối với từng sách được thống nhất giữa nhà cung cấp và nhà sách.

Nhà sách còn lưu trữ các thông tin về nhà cung cấp: Mã NCC, Tên NCC,

mã số thuế, địa chỉ, số điện thoại.

Sau khi nhà cung cấp nhận được phiếu đặt sách, sẽ tiến hành kiểm tra và giao hàng cho nhà sách Khi nhà cung cấp giao hàng, nhân viên nhà sách sẽ lập phiếu nhập sách, kiểm tra sô lượng và nhập vào kho Thông tin phiếu nhập sách: Số phiếu nhập, ngày lập phiếu, mã nhà cung cấp, mã nhân viên lập phiếu, mã phiếu đặt sách và chi tiết phiếu nhập chứa thông tin các sách được nhập Đơn giá đối với từng sách được tính theo đơn giá ghi trên phiếu đặt sách Sau đó sẽ lập phiếu chi để thanh toán cho nhà cung cấp Thông tin phiếu chi: Số phiếu chi, ngày lập phiếu, mã nhà cung cấp, mã nhân viên lập phiếu, lý

do chi, tổng số tiền.

Hàng tuần nhà sách làm thống kê (lượng hàng hết, sắp hết, thị trường cần nhiều) mà có kế hoạch nhập hàng cho phù hợp, lượng hàng bán được,lượng hàng còn trong quầy, kho.

Nhà sách quản lý việc bán hàng thông qua hóa đơn bán hàng Cứ ba tháng, nhà sách làm thống kê sách đã tồn trong kho trên ba tháng kể từ ngày nhập để có chính sách giảm giá cho phù hợp.

Trang 16

Sơ đồ chức năng nghiệp vụ

Trong hệ thống nhà sách Nhân Văn quận Tân Bình có các chức năng chính sau:

Sơ đồ chức năng nghiệp vụ là việc phân rã có thứ bậc đơn giản các chức năng của hệ thống Vì vậy, trong mỗi chức năng chính lại có nhiều chức năng con.

Ta có thể mô tả chức năng sơ đồ nghiệp vụ của hệ thống như sau:

HỆ THỐNG QUẢN LÝ NHÀ

SÁCH

Trang 18

Mô hình ER

Trang 20

Mô hình quan hệ

Trang 21

Ứng dụng công nghệ thông tin

Hướng dẫn sử dụng PowerDesigner:

https://drive.google.com/file/d/0B4E4LKBaIzyLYXBYZmh0RDJSeWc/view? usp=sharing

Giới thiệu và hướng dẫn cài đặt Moodle:

https://drive.google.com/file/d/0B4E4LKBaIzyLOWpHUHlXUnFoY1E/view? usp=sharing

Hướng dẫn sử dụng Imindmaps: http://thinkbuzan.com/how-to-mind-map

Tài liệu tham khảo

http://tailieu.vn/tag/quan-ly-nha-sach.html http://tailieu.vn/doc/phan-tich-thiet-ke-he-thong-thong-tin-quan-ly- nha-sach-512109.html

quan-ly-sach-53153/

Trang 22

http://luanvan.net.vn/luan-van/do-an-phan-tich-thiet-ke-he-thong-Phần 3: tổng kết

Thông qua việc thực hiện đề tài, từ khảo sát thực trạng, phỏng vấn tớiphân tích hệ thống thông tin - chúng tôi đã có thêm được nhiều kinh nghiệm,nâng cao kỹ năng bản thân cũng như khả năng hoạt động nhóm Vì đây là lầnđầu tiên làm một đề tài nghiên cứu khoa nên trong quá trình thực hiện còn gặpkhó khăn, sai sót Nhưng với sự góp sức cũng như nỗ lực của cả nhóm đã hoànthành đề tài này

Trang 23

Phụ lụcBảng câu hỏi khảo sát

PHIẾU KHẢO SÁT VỀ HIỆN TRẠNG CỦA NHÀ SÁCH

Email/Số điện thoại:……….

Nội Dung Khảo Sát

1 Theo anh/chị, ngày nay sách đóng vai trò như thế nào trong nghiên cứu ,học tập,lưu trữ và truyền bá kiến thức?

Rất quan trọng Không quan trọng

2 Theo anh/chị,sách điện tử khác sách truyền thống ở điểm nào?

Dễ dàng lưu trữ,chia sẻ,mua bán

Dễ dàng tìm kiếm

Ý kiến khác………

3 Ngày nay nhà sách có ý nghĩa như thế nào?

Là một điều không thể thiếu trong học tập và cuộc sống

Là một kho lưu trữ mỗi khi cần tài liệu để nghiên cứu

Là nơi trưng bày,giới thiệu và kinh doanh sách

4 Hiện nay,hình thức thanh toán của nhà sách là:

Tiền mặt Thẻ ATM

5 Trong các nhà sách mà anh/chị tham quan Anh/chị thấy cách bố trí các khu vực sách,cách sắp xếp sách,từng danh mục như thế nào?

Khoa học gọn gang Không có thứ tự Chỗ nào trống thì để tùy ý

6 Có một vài nhà sách giới hạn một vài quày không cho khách đứng đọc, bạn cảm thấy điều đó như thế nào?

Trang 24

7 Theo anh/chị,những mặt hàng nào được trưng bày trong nhà sách:

Quày /đề mục sách Dụng cụ hỗ trợ học tập

Mỹ phẩm Hàng tiêu dung Quần áo Màu tô tượng

8 Theo anh/ chị ,hầu hết các nhà sách hiện nay có những điểm thiêt sót nào?

Thái độ nhân viên Cách bố trí quày sách Danh mục sách còn hạn chế

Vệ Sinh Wifi

9 Những thiếu sót trên,ảnh hưởng như thế nào đối với nhà sách?

Giảm doanh thu Gỉảm sự thu hút của khách hàng

10 Theo anh/ chị,nhà sách có nên áp dụng chế độ thẻ thành viên giống như bên điện máy.thế giới di động không?

có Không

11 Hiện nay,có một vài nhà sách không có khu vực riêng để độc giả đọc sách ,anh/chị cảm thấy điều đó như thế nào?

Không tốt Chả quan tam

12 Theo anh/chị,một nhân viên nhà sách cần có những yếu tố nào?

Vui vẻ Nhiệt tình

Định dạng
Số trang	24
Dung lượng	552,66 KB