Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý Thư Viện Trường Cao Đẳng Kỹ Thuật Lý Tự Trọng

Chính vì vậy việc đưa tin học hóa vào một số khâu trong hệ thống quản lý thư viện sẽ làm tăng hiệu suất công việc và đáp ứng được phần nào nhu cầu tìm hiểu và tra cứu của đọc giả.. 2 Mục

TRƯỜNG CAO ĐẲNG KỸ THUẬT LÝ TỰ TRỌNG TP HCM

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC SINH VIÊN:

Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý Thư Viện Trường Cao Đẳng Kỹ Thuật Lý Tự Trọng

SINH VIÊN THỰC HIỆN: Lê Nguyễn Tiến Đạt

Phạm Vũ An Nhữ Hùynh Phi Anh LỚP: 12CĐ-TP1 (NHÓM 15)

GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN: NGUYỄN NGỌC TRANG

Mục lục

I.Đề cương nghiên cứu

1) Lý do chọn đề tài………Trang 1 2) Mục tiêu nghiên cứu……… Trang 1 3) Đối tượng nghiên cứu……… Trang 1 4) Kế hoạch nghiên cứu……….Trang 2 5) Vẽ sơ đồ tư duy……… Trang 3 6) Phương pháp nghiên cứu……….Trang 4 7) Năm tiêu chí đặt câu hỏi………Trang 4 8) Tài liệu tham khảo……… Trang 4

II.Khảo sát hiện trạng

1) Phiếu khảo sát……… Trang 5.2) Đồ thị thể hiện kết quả khảo sát……….Trang 7.3) Đồ thị thể hiện năm tiêu chí đặt câu hỏi………Trang 14

III) Kế hoạch phỏng vấn tổng quan và phỏng vấn cụ thể

1) Kế hoạch phỏng vấn tổng quan……….Trang 16.2) Kế hoạch phỏng vấn chi tiết………Trang 17.3) Khảo sát hiện trạng……… Trang 18

4) Ưu và nhược điểm của hệ thống hiện tại và yêu cầu cho hệ thống mới…Trang 19

5) Mô tả hệ thống……… Trang 20.6) Biểu đồ phân rã chức năng (BFD)……….Trang 21

I Đề cương nghiên cứu.

1) Lý do chọn đề tài :

Trong những năm gần đây, việc tin học hóa nhà trường đã trở thành việc khá phổ biến ở các nước trên thế giới và nước ta cũng mới bắt đầu thực hiện vài năm gần đây.Thư Viện là một nơirất bổ ích và cần thiết cho mỗi học sinh sinh viên, là một kho tàn kiến thức vô giá, là một nền tảng vững chắc cho chúng ta nghiên cứu, mài mò, tìm kiếm thông tin Vì thế nhóm hiểu được tầm quan trọng của việc nâng cao Quản Lý Thư Viện bằng máy tính là điều rất cần thiết và cấp bách

Hệ thống quản lý thư viện từ trước đến nay duy trì và tồn tại hoàn toàn bằng phương pháp thủcông, các thao tác quản lý rất có tính khoa học và tổ chức hệ thống rất tốt Tuy vậy hệ thống quản lý còn đồi hỏi nhiều thời gian và công sức của nhân viên mà không tránh được sự sai sót nhầm lẫn

Quản Lý Thư Viện là một chuỗi công việc rất vất vả và tốn nhiều công sức Việc đưa tin học vàoquản lý sẽ giúp công việc quản lý thư viện trở nên đơn giản và đặt biệt chính xác cao.Nó giúp cho việc quản lý giữa nhân viên và học sinh sinh viên sẽ trở nên đơn giản, it tốn thời gian, hiệu quả cao

Quản Lý Thư Viện là một quá trình lưu trử, xử lý cần độ chính xác cao Việc Tính toán, thống kêthông tin từng loại sách phục vụ cho việc tìm kiếm, sắp xếp nhanh chóng cụ thể là việc không

dễ đối với công việc quản lý thư viện Chính vì vậy việc đưa tin học hóa vào một số khâu trong

hệ thống quản lý thư viện sẽ làm tăng hiệu suất công việc và đáp ứng được phần nào nhu cầu tìm hiểu và tra cứu của đọc giả

Chính những lý do trên khiến nhóm yêu thích và quyết định chọn Đề Tài phân tích và thiết kế

hệ thống Quản Lý Thư Viện Trường Cao Đẳng Kỹ Thuật Lý Tự Trọng

2) Mục tiêu nghiên cứu:

Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý Thư Viện Trường Cao Đẳng Kỹ Thuật Lý Tự Trọng.Kiểm tra bằng thực nghiệm về việc xử lý các vấn đề thường xuyên diễn ra trong công tác quản

lý thư viện như: mượn sách, tìm kiếm thong tin sách

3) Đối tượng nghiên cứu:

Các loại sách

Trang 1

4) Kế hoạch nghiên cứu:

STT Nội Dung Nghiên Cứu Thời Gian Người Thực Hiện Sản Phẩm DK

1 Chọn đề tài,tìm tài liệu,

Nghiên cứu đề tài

13/10/201420/10/2014

Lê Nguyễn Tiến Đạt Đi sát vấn đề,

lập được phiếuphỏng vấn,phiếu khảo sát

3 Nghiên cứu trực tuyến

phần mềm iMinMap,Phần mềm google docs

14/10/201415/10/2014 Phạm Vũ An Tìm hiểu cáchsử dụng, cách

nghiên cứu,hướng dẫnnhóm

4 Nghiên cứu dùng power

designerDùng phần mềm SPPSDùng phần iMinMap

17/10/201419/10/2014

Nhữ Huỳnh Phi Anh Thu thập thông

tin, vẽ sơ đồ tưduy

5 Soạn thảo bằng

word ,chỉnh sữa lần cuối,nộp bài

17/10/201420/10/2014

Lê Nguyễn Tiến Đạt Hoàn thành đề

tài

5)Vẽ sơ đồ tư duy

Trang 2

Trang 3

6) Phương pháp nghiên cứu:

- Khảo sát trực tiếp trên mạng và phiếu hỏi

- Phỏng vấn trực tiếp trên mạng, dung google docs

- Nghiên cứu tài liệu tìm được và qua khảo sát

7) Năm tiêu chí đặt câu hỏi:

1 Mục đích sử dụng thư viện

2 Sử dụng tài liệu dưới hình thức

3 Nâng cao hệ thống quản lý thư viện

4 Nhu cầu loại sách đọc giả cần

5 Thống kê được những hình thức tra cứu tài liệu tốt nhất

8) Tài liệu tham khảo:

Thu về được 81 phiếu khảo sát trong đó có 6 phiếu không hợp lệ

 Kết quả khảo sát nhóm thu được 75 phiếu khảo sát và kết quả được thể hiện bằng đồthị sau

Trang 4

Phân Tích Và Thiết Kế Hệ Thống Quản Lý Thư Viện Trường Cao Đẳng Kỹ

Lý Tự Trọng Nhóm chúng tôi đang thực hiện đề Tài Phân Tích Và Thiết Kế Hệ Thống Quản Lý Thư Viện Trường Cao Đẳng Kỹ, chúng tôi mong bạn giành chút thời gian quý báu để trả lời các câu hỏi dưới đây, sự đóng góp của bạn là nguôn tài liệu quý báu giúp chúng tôi hoàn thành đề tài, xin chân thành cảm ơn Họ và tên:……….

Nghề Nghiệp:………

Email:………

SĐT:………

1) Sau thời gian học ở trường bạn có thường xuyên đến thư viện không? o Ít khi o Hàng Ngày o 1-2 lần/ 1tuần 2) Mục đích sử dụng thư viện của bạn? o Học tập o Nghiên cứu khoa học o Giải trí 3) Lý do bạn đến thư viện? o Tài liệu phong phú, phù hợp với chương trình học o Không gian học tập thuận lợi o Khác……….

4) Bạn đọc những loại sách gì ở thư viện? o Tài liệu tham khảo o Tin học o Sách văn học , kỹ năng sống, giải trí o Khác………

5) Bạn thích sử dụng tài liệu dưới hình thức nào? o Tài liệu in giấy o Tài liệu điện tử, trực tuyến o Tài liệu trên CD ROM 6) Thời gian phục vụ hiện tại của thư viện có phù hợp với nhu cầu của bạn? o Hợp lý o Chưa hợp o Khác………

Trang 5

7) Bạn thường sử dụng hình thức nào để tra cứu tài liệu?

o Chọn trực tiếp trên giá/kệ

o Hỏi trực tiếp nhân viên Thư viện

11)Chất lượng hệ thống tra cứu của thư viện?

o Thông tin đầy đủ cập nhật

o Thông tin chinh xác

o Tra cứu nhanh, tiện lợi, dễ sử dụng

12)Thái độ, tin thần phục vụ của nhân viên như thế nào?

 Những câu có dấu * phía sau, bạn vui lòng cho chúng tôi ý kiến đầy đủ, bạn đừng bỏ qua Xin cảm ơn ý kiến đóng góp của bạn!

23.00%

33.00%

9.00%

4) Bạn thường đọc những loại sách gì ở thư viện?

Tài liệu tham khảo

Tin học

Sách văn học,

kỹ năng sống, giải trí

Khác

Trang 8

64.00%

7.00%

5) Bạn thich sư dụng tài liệu dưới hình thức nào?

Tài liệu in giấy Tài liệu điện tử, trực tuyến

o Tài liệu trên CD ROM

Trang 9

Hỏi trực tiếp nhân viên Thư viện Khác

Trang 10

Trang 11

30.00%

23.00%

11) Chất lượng hệ thống tra cứu của thư viện?

Thông tin, đầy đủ cập nhật

Thông tin chính xác Tra cứu nhanh, tiện lợi, dễ sử dụng

Trang 12

13) Điều gì bạn hài lòng nhất khi vào thư viện:

- Thoáng mát , yên tĩnh 62%

14) Điều gì khiến bạn không hài lòng khi vào thư viện:

- Thông tin sử lý mượn trả sách thiểu chính xác 19%

- Không có gì hay 43%

- Thái độ phục vụ của nhân viên 8%

15) Bạn có đề xuất gì để Thư viện cải tiến, bổ sung hoạt động tốt hơn trong thời gian tới?

- Bổ sung thêm sách mới 55%

- Thêm phần mềm quản lý mới 30%

Trang 13

3) Đồ thị thể hiện năm tiêu chí đặt câu hỏi

3.1 Dựa vào tiêu chí 1: Mục đích sử dụng thư viện.

Câu hỏi 2:Mục đích sử dụng thư viện của bạn?

3.2 Dựa vào tiêu chí 2: Sử dụng tài liệu dưới hình thức

Câu hỏi 5:Bạn thích sử dụng tài liệu dưới hình thức nào?

o Tài liệu trên CD ROM

3.3 Dựa vào tiêu chí 3: Nâng cao hệ thống quản lý thư viện

Câu hỏi 11: Chất lượng hệ thống tra cứu của thư viện?

Trang 14

3.4 Dựa vào tiêu chí 4: Nhu cầu loạisách đọc giả cần.

Câu hỏi 4: Bạn thường đọc nhữngloại sách gì ở thư viện?

Khác

3.5 Dựa vào tiêu chí 5: Thống kê được những hình thức tra cứu tài liệu tốt nhất

Câu hỏi 7: Bạn thường sử dụng hình thức nào để tra cứu tài liệu?

Tra cứu nhanh, tiện lợi, dễ sử dụng

III) Kế hoạch phỏng vấn tổng quan và phỏng vấn cụ thể:

1) Kế hoạch phỏng vấn tổng quan:

Người được hỏi: Thủ Thư Người hỏi: Lê Nguyễn Tiến Đạt

Địa điểm: trường Cao Đẳng Kỹ Thuật Lý

Tự Trọng.

Thời gian: 60 phút Bắt đầu: 80 giờ 30 phút Kết thúc: 9 giờ 30 phút Phỏng vấn

Chủ đề 4: Các sự cố khi quản lý thông tin

mượn trả sách của Thư viện?

Chủ đề 5: Hệ thống quản lý như thế nào?

2) Kế hoạch phỏng vấn chi tiết

Người hỏi: Lê Nguyễn Tiến Đạt Người được hỏi: Thủ Thư

Câu 1 : Xin anh chị cho biết quy trình

nhập sách của Thư viện?

Trả lời: Mỗi năm Thư viện có hai đợt nhập sách vào tháng 2 và tháng 8, khi đủ Thủ Thư sẽ lập phiếu yêu cầu ấn phẩm, trình ban lãnh đạo nhà trường duyệt và gửi tới nhà cung cấp Khi sách được chuyển về sẽ được đánh mã cho sách rồi đưa vào kho

Câu 2 : Xin anh chị cho biết quy trình

Mượn sách của Thư viện?

Trả lời: Khi sinh viên mượn sách thì phải xuất trình thẻ Thư viện và tên sách muốn mượn, nếu sách có trong Thư viện thì sẽ được mượn sách.

Khi trả sách thì tôi sẽ kiểm tra sách và thông tin người mượn.

Câu 3 : Nếu có sự cố xảy ra thì Thư viện

xử lý như thế nào? Trả lời: Nếu sách mượn quá hạn hay bị rách bị mất thì sẽ bị lập biên bản và phải

bồi thường tiền ghi trên bìa sách

Câu 4 : Thông tin lưu trữ sách của Thư

viện như thế nào?

Trả lời: Tất cả thông tin sách được Thư viện lưu trữ trên máy tính.

Trang 17

3) Khảo sát hiện trạng

Trong bước đầu của việc phân tích nghiệp vụ nhóm tiến hành khảo sát tại Thư viện trường Cao Đẳng Kỹ Thuật Lý Tự Trọng

Trong quá trình khảo sát nhóm thu thập được các thong tin về nghiệp vụ và quy trình

xử lý nghiệp vụ trong Thư viện qua công tác nhập tài liệu vào Thư viện, thực hiện thủ tục mượn và trả sách của đọc giả, và tất cả nghiệp vụ xảy ra hằng ngày tại Thư viện

Quy trình đọc giả mượn tài liệu ở Thư viện

Khi đọc giả có nhu cầu mượn tài liệu thì đọc giả đưa yêu cầu mượn sách cho nhân viên quản lý Thư viện, các yêu cầu này được chỉnh sữa theo dung quy ước của Thư viện Đến đây cán bộ Thư viện thực hiện tìm tài liệu theo dung yêu cầu của đọc giả Nếu có tài liệu trong Thư viện thì tiến hành thủ tục cho mượn tài liệu, nếu tài liệu không có trongThư viện thì thông báo cho đọc giả biết nhu cầu không được đáp ứng

Quy trình đọc giả trả tài liệu cho Thư viện và xử lý sự cố

Khi đã mượn được tài liệu và đến hạn phải trả cho Thư viện theo thỏa thuận, khi đó ThủThư có nhiệm vụ kiểm tra tài liệu Nếu có gì sai lệch hoặc bị mất thì Thủ Thư và đọc giả phải tiến hành thương lượng thủ tục đền bù hoặc bồi thường tiền (đúng với số tiền in trên sách đã mất)

Tổng kết

Đến cuối quý hoặc cuối năm Thủ Thư thống kê lại số sách còn trong Thư viện và số sách đọc giả chưa trả hay quá hạn trả, số sách bị rách, cho ban lãnh đạo nhà trường xem xét

Trang 18

4) Ưu và nhược điểm của hệ thống hiện tại và yêu cầu cho hệ thống mới

Ưu điểm:

- Không tốn kém cho việc đầu tư cơ sở vật chất

- Nhân viên Thư viện không cần phải hiểu biết nhiề về tin học cũng có thể làm việc được

Nhược điểm:

- Thông tin ghi trên sổ sách, giấy tờ dễ bị mất, không lưu trữ được lâu dài

- Quá trình tìm kiếm sách phục vụ cho việc mượn sách phải làm thủ công, do đó nên rất mấtthời gian

- Nhân viên phải tốn nhiều thời gian và công sức trong việc thống kê sách

Yêu cầu người dùng về hệ thống mới:

Từ những bất cập trong quá trình quản lý Thư viện hiện nay, nhóm đề xuất một phần mềm quản lý để giúp cho việc quản lý và tra cứu sách được dễ dàng và ít tốn thời gian hơn

+ Hệ thống quản lý Thư viện mới cần đạt được những yêu cầu sau:

- Phần mềm có giao diện đẹp mắt dễ sử dụng

- Cho phép lưu trữ các thông tin về sách, báo, tập trí của cả Thư viện hiện tại và mở rộng lượng tài liệu về sau

- Quản lý về việc mượn, trả tài liệu một cách dễ dàng, thuận tiện cho Thủ thư

- Tìm kiếm thông tin tài liệu, đọc giả một cách nhanh chóng, dễ dàng

- Cho phép thống kê, in ấn theo nhiều tiêu chí mới

Trang 19

5) Mô tả hệ thống

Khi đọc giả vào Thư viện để tìm tài liệu, thì nhân viên Thư viện sẽ yêu cầu sinh viên trình thẻ Thư viện, cùng những thông tin chi tiết về đọc giả Nếu đọc giả muốn mượn sách của Thư viện thì đọc giả sẽ tiến hành đăng ký mượn sách với nhân viên Thư viện, nhân viên sẽ tiến hành kiểm tra sách trong Thư viện nếu sách mượn có thì sẽ tiến hành đăng ký cho đọc giả mượn sách và ngược lại nếu không có sách sẽ thông báo với đọc giả hết sách

Mỗi loại sách điều có nhà xuất bản, tác giả, thể loại Khi đọc giả mượn sách, thông tin

về sách bao gồm: mã sách, tên sách Khi nhân viên Thư viện tiến hành đăng ký cho mượn sách thì hệ thống sẽ ghi nhân lại thông tin đọc giả gồm: mã đọc giả, tên đọc giả, phái, ngày sinh, địa chỉ

Thông tin nhà xuất bản gồm: mã nhà xuất bản, tên nhà xuất bản.(ví dụ: sách mã số

01 thuộc nhà xuất bản Kim Đồng, tác giả Tô Hoài,…).Thông tin về tác giả gồm: mã tác giả, tên tác giả

Mỗi loại sách sẽ có một thể loại khác nhau gồm: mã thể loại, tên thể loại(ví dụ: sách

mã số 01 thuộc thể loại truyện tranh, sách mã số 02 thuộc thể loại tiểu thuyết, sách mã

số 03 thuộc thể loại tình cảm,…)

Mỗi đọc giả điều phải có một lớp và khoa có nhiệm vụ nhất định quản lý hay thông báocho đọc giả trả sách đúng hạn Thông tin khoa gồm: mã khoa, tên khoa Thông tin lớp gồm: mã lớp, tên lớp

Nếu vì lý do nào đó, đọc giả quá hạn trả sách hay làm rách sách, mất sách.Nhân viên Thư viện sẽ tiến hành lập biên bản gửi lên khoa xử lý hoặc thương lượng với đọc giả bồi thường tiền đúng với giá tiền in trên sách đã mất

Trang 20

6) Biểu đồ phân rã chức năng (BFD)

Trang 21

Phân Tích Và Thiết Kế Hệ Thống Quản Lý Thư Viện Trường Cao Đẳng Kỹ Thuật Lý Tý Trọng

Lấy sách

Mất sách

Xử lý sự cố

Rách sách

Quá hạn

Thống

kê số luợng sách: ngày tháng quý năm

Thông kê

Thống

kê sự cố

7) Sơ đồ ERD

Trang 22

 Nghị định

Số: 4987/BGDĐT-CNTT

Về việc hướng dẫn thực hiện nhiệm vụ CNTT năm 2014 – 2015

 Quán triệt văn bản quy phạm pháp luật về CNTT

 Quán triệt tinh thần công tác ứng dụng CNTT và đào tạo nguồn nhân lực CNTT là công tác thường xuyên và lâu dài của ngành giáo dục, tiếp tục phát huy các kết quả đạt đượctrong các năm qua

 Các sở giáo dục và đào tạo (sở GDĐT) tổ chức quán triệt và nâng cao nhận thức, trách nhiệm đến tòan thể cán bộ, giáo viên trong ngành ở địa phương, trước hết cho lãnh đạocác đơn vị, các cơ sở giáo dục và đào tạo về tinh thần và nội dung của các văn bản quan trọng sau:

- Quyết định số 698/QĐ-TTg ngày 1/6/2009 của Thủ tướng Chính phủ về việc phê duyệt kế hoạch tổng thể phát triển nguồn nhân lực công nghệ thông tin đến năm 2015

- Nghị định số 102/2009/NĐ-CP ngày 6 tháng 11 năm 2009 của Chính phủ về quản lý đầu tư ứng dụng CNTT sử dụng nguồn vốn ngân sách nhà nước

-Thông tư số 08/2010/TT-BGDĐT ngày 01/03/2010 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo quy định về sử dụng phần mềm tự do mã nguồn mở trong các cơ sở giáo dục

 ứng dụng CNTT trong đổi mới phương pháp dạy và học

Các sở GDĐT chỉ đạo, tổ chức hướng dẫn cụ thể cho giáo viên các môn học tự triển khai việc tích hợp, lồng ghép sử dụng các công cụ CNTT vào quá trình dạy các môn

Trang 23