Tổng quan về quản lý và hiệu lực quản lý

Thông thường, quản lýđồng nhất với các hoạt động tổ chức chỉ huy, điều khiển, động viên, kiểm tra, điềuchỉnh… theo lý thuyết hệ thống: “quản lý là sự tác động có hướng đích của chủ thể q

Tổng quan về quản lý và hiệu lực quản

lýBiên tập bởi:

Dương Văn Toàn

Tổng quan về quản lý và hiệu lực quản

MỤC LỤC

1 Những khái niệm về quản lí và hiệu lực quản lý

2 Đặc điểm của quản lý và hiệu lực quản lí

3 Tính tất yếu khách quan của nâng cao hiệu lực quản lý

4 Các hình thức xu hướng nhằn nâng cao hiệu lực quản lý nhà nước

5 Các nhân tố ảnh hưởng đến hiệu lực quản lý

Tham gia đóng góp

Những khái niệm về quản lí và hiệu lực

quản lý

NHỮNG KHÁI NIỆM

Định nghĩa quản lý.

Khái niệm quản lý:

Trên thực tế tồn tại nhiều cách tiếp cận khái niệm “ quản lý” Thông thường, quản lýđồng nhất với các hoạt động tổ chức chỉ huy, điều khiển, động viên, kiểm tra, điềuchỉnh… theo lý thuyết hệ thống: “quản lý là sự tác động có hướng đích của chủ thể quản

lý đến một hệ thống nào đó nhằm biến đổi nó từ trạng thái này sang trạng thái khác theonguyên lý phá vỡ hệ thống cũ để tạo lập hệ thống mới và điều khiển hệ thống”

Giáo trình Khoa học quản lý- Tập 2- NXB KHKT-2001

Trên cơ sở đó, chúng ta có thể hiểu quản lý kinh tế là sự tác động của chủ thể quản lýlên đối tượng quản lý trong qúa trình tiến hành các hoạt động kinh tế nhằm đạt tới mụctiêu kinh tế – xã hội đã đặt ra Như vậy nội hàm khái niệm quản lý kinh tế được hiểunhư sau:

• Quản lý kinh tế là sự tác động giữa chủ thể quản lý và đối tượng quản lý Trong

đó chủ thể quản lý là những tổ chức và cá nhân, những nhà quản lý cấp trên.còn đối tượng quản lý hay còn gọi là khách thể quản lý là những tổ chức, cánhân, nhà quản lý cấp dưới, cũng như các tập thể, cá nhân người lao động Sựtác động trong mối quan hệ quản lý mang tính hai chiều và được thực hiệnthông qua các hoạt động tổ chức, lãnh đạo, lập kế hoạch, kiểm tra điều chỉnh…

• Chủ thể quản lý và đối tượng quản lý cấu thành hệ thống quản lý Một nền kinh

tế hay một doanh nghiệp đều xem như một hệ thống với hai phân hệ chủ yếu:chủ thể quản lý và đối tượng quản lý Trong nhiều trường hợp mỗi phân hệ cóthể được coi như một hệ thống phức tạp

• Quản lý kinh tế là quá trình lựa chọn và thiết kế hệ thống chức năng, nguyêntắc, phương pháp, cơ chế, công cụ, cơ cấu tổ chức quản lý kinh tế, đồng thờixây dựng đội ngũ cán bộ quản lý và bảo đảm nguồn lực thông tin, vật chất chocác quyết định quản lý được thực thi

• Mục tiêu của quản lý kinh tế là huy động tối đa các nguồn lực, mà trước hết lànguồn lực lao động và sử dụng hiệu quả để phát triển kinh tế phục vụ lợi íchcon người

Nội dung của quản lý kinh tế.

Để quản lý, chủ thể quản lý phải thực hiện nhiều loại công việc khác nhau Những loạicông việc quản lý nay mang tính độc lập tương đối, được hình thành trong quá trìnhchuyên môn hoá hoạt động quản lý Đó có thể coi là những nhiệm vụ mà quản lý cầnlàm và cũng là nội dung của chức năng quản lý Phân tích chức năng quản lý nhằm trảlời câu hỏi: các nhà quản lý phải thực hiện những công việc gì trong quá trình quản lý,cũng là để hiểu rõ nội dung của chức năng quản lý

Hiện nay, các chức năng quản lý thường được sem sét theo hai cách tiếp cận

Nếu xét theo quá trình quản lý thì nội dung quản lý có thể hiểu là: lập kế hoạch, tổ chức,lãnh đạo, kiểm tra

Nếu theo lĩnh vực hoạt động của tổ chức thì những lĩnh vực của quản lý gắn liền với cáchoạt động sau đây:

- Quản lý các dịch vụ hỗ trợ cho tổ chức: thông tin, pháp lý, đối ngoại…

Đó chỉ là những nội dung cơ bản theo hoạt động của tổ chức Tuỳ vào lĩnh vực, quy mô

và địa bàn hoạt đông, trong các tổ chức có thể còn tồn tại những chức năng khác nữa

Như đã khẳng định từ đầu, trong chuyên đề này chúng ta chỉ tìm hiểu nội dung của quản

lý theo quá trình quản lý với những nhiệm vụ cơ bản, chung nhất đối với mọi nhà quản

lý, không phân biệt cấp bậc, ngành nghề, quy mô lớn nhỏ của tổ chức và môi trường xãhội Dĩ nhiên sự phổ biến đó không có nghĩa là đồng nhất mà chính sự vận dụng và sửdụng phương thức tác động khác nhau đã làm nên tính đa dạng, muôn hình vạn trạngcho quản lý và tạo nên sự khác biệt ở mỗi tổ chức

từ dòng sông cả đó chảy ra Vì lẽ đó lập kế hoạch là chức năng khởi đầu và quan trọngnhất đối với các nhà quản lý.

Lập kế hoạch là một công việc phức tạp, có bắt đầu và kết thúc rõ ràng Lập kế hoạch làmột quá trình tiếp diễn phản ánh và thích ứng được với những biến động diễn ra trongmôi trường của mỗi tổ chức Trên ý nghĩa này, lập kế hoạch được coi là quá trình thíchứng với sự không chắc chắn bằng việc xác định các phương án hành động để đạt đượcnhững mục tiêu cụ thể của tổ chức, những yếu tố không chắc chắn có nguông gốc rất đadạng Loại yếu tố không chắc chắn thứ nhất gọi là không chắc chắn về trạng thái Chúngliên quan đến một môi trường không thể dự đoán được Loại thứ hai là không chắc chắn

về sự ảnh hưởng, tức là sự ảnh hưởng của những biến đổi của môi trường là không thểlường trước và lượng hoá chính xác Một loại yếu tố khác không chắc chắn nữa là khôngchắc chắn về hiệu quả Tức là trước những vấn đề gặp phải tổ chức có thể đưa ra nhữnggiải pháp, phản ứng nhưng không thể lựa chọn hậu quả sẽ đi đến đâu

Tóm lại, lập kế hoạch là quá trình xác định các mục tiêu và lựa chọn các phương thức vàgiải pháp để đạt được các mục tiêu đó Nếu không có các kế hoạch, nhà quản lý có thểkhông biết tổ chức va khai thác con người và các nguồn lực khác của tổ chức một hiệuquả, thậm trí không có được một ý tưởng rõ ràng về cái họ cần và tổ chức khai thác nó.Không có kế hoạch, nhà quản lý và nhân viên của họ làm việc không có sự định hướng,mất dần cơ hội để đạt được mục tiêu của mình, không biết khi nào và ở đâu họ phải làm

gì lúc đó việc kiểm tra trong tổ chức rất phức tạp vì không có hệ tiêu chuẩn để so sánh.Ngoài ra trong thực tế, những kế hoạch tồi, hoặc xây dựng tốt mà không được thực hiệnđến nơi đến chốn sẽ ảnh hưởng xấu đến tương lai của toàn bộ tổ chức

Để hiểu rõ thêm quá trình của một kế hoạch và các loại kế hoạch thường dùng trong tổchức, đặc biệt là các doanh nghiệp Chúng ta sẽ xem xét các nội dung sau:

Khẳng định sứ mệnh:

Như vậy công việc đầu tiên của lập kế hoach Là khẳng định sứ mênh Đây là việc làmcần thiết với các nhà quản lý ở đó họ phải đưa ra quan điểm và hệ tư tưởng xuyên xuốttrong mọi hoạt động của tổ chức Những mục tiêu định tính và dài hạn mà tổ chức hướngtới Việc làm nay nhằm mục đích hướng các bộ phận, phân hệ trong tổ chức hoạt động vìmục tiêu chung nhất quán với mục tiêu tối cao của tổ chức Qua đó khiến từng cá nhân

và nhóm làm việc gắn mình với ý niệm của tổ chức và để họ hiểu rằng việc làm của họ,

kế hoạch mà họ tham gia là hướng tới cái gì và họ đang được gì và có trách nhiệm nhưthế nào với mục tiêu ấy Từ đó tạo tính thống nhất xuyên suốt quá trình kế hoạch.Nghiên cứu và dự báo

Đây là công việc được tiến hành bởi các chuyên gia hoặc các nhà quản lý trực tiếp làm

họ cần thu thập thông tin bên trong và bên ngoài tổ chức để xem tổ chức đang đối mặtvới cái gì cần phải làm gì và có thể làm gì? đây là công việc khó khăn và phức tạp bởi vì

nó là bước đệm để một kế hoạch được xây dựng với những con số cụ thể và nếu nghiêncứu và dự báo thiếu chính xác có nghĩa là kế hoạch cũng đổ vỡ chúng ta cứ hình dungviệc dự báo thời tiết đưa ra thông tin sai lệch rằng: biển lặng gío nhẹ trong khi các contầu lần lượt ra khơi và hứng chịu bão táp Tất nhiên lập kế hoạch ngoài tính khách quanvốn có nó còn mang tính chủ quan, có thể dừng hoặc chuyển hướng, cân đối lại nhưnghậu quả cũng chẳng tốt đẹp gì việc nghiên cứu và dự báo phải tạo được cơ sở thông tincho xác định mục tiêu và tổ chức thực hiện kế hoạch Trong nhiệm vụ này cần phải xácđịnh nghiên cứu dự báo cái gì? Các thông tin có được là các thông tin về nguy cơ và cơhội tổ chức, từ đó có thể rút ra các giải pháp giảm bớt sự đe doạ đồng thời phát huy tậndụng các cơ hội và điểm mạnh bên trong Một nguyên tắc chung được đưa ra là tận dụng

cơ hội và hạn chế rủi ro

Xác định mục tiêu:

Sau khi đã có những thông tin từ nghiên cứu và dự báo, việc xác định mục tiêu đượctiến hành Tức là xác định kết quả cuối cùng mà tổ chức mong muốn đạt tới Nó được

tạo ra trên cơ sở những cái cần phải có và cái có thể có của tổ chức Một mục tiêu đượccoi là đúng đắn khi nó đảm bảo các yêu cầu sau:

+ Phải cụ thể:

• Nói về vấn đề gì

• Giới hạn thời gian

• Kết quả lượng hoá được

+ Phải linh hoạt: Đáp ứng được sự biến động của môi trường

+ Có tính định lượng: Thể hiện bằng các con số đã tính toán và cân đối kỹ lưỡng

+ Tính khả thi: Những mục tiêu đưa ra tổ chức có thể đảm bảo tính thực hiện được

+ Tính nhất quán: Giữa các bộ phận, các cấp thì mục tiêu khó nhất quán, đó là thực tếkhông tránh khỏi nhưng điều quan trọng là giảm thiểu tác động xấu, do đó các mục tiêu

đề ra chấp nhận được và được coi là hợp lý

Khi xác nhận mục tiêu cần phải xem xét mối tương quan giữa các yếu tố sau:

• Chủ sở hữu: Họ quan tâm tới giá trị gia tăng và lợi nhuận

• Công nhân viên: Họ quan tâm tới tăng thu nhập, được đảm bảo việc làm vàchăm sóc phúc lợi

• Khách hàng: Đòi hỏi các tiêu chuẩn cho sản phẩm dịch vụ như chất lượng, giá

cả, dịch vụ đi kèm Một xu hướng là nhu cầu, đòi hỏi của khách hàng càng caotheo sự phát triển của tri thức,khoa học, hiểu biết cuộc sống của họ và côngnghệ cần phải ra đời để phục vụ điều đó

• Xã hội: Nhìn chung là cần đến yếu tố môi trường sinh thái, giá trị xã hội phảiđược đảm bảo

Vì thế việc đề ra mục tiêu là một phần của quy trình xác định, thiết lập tương quan lựclượng giữa tổ chức với các yếu tố bên ngoài

Bản chất của quá trình xác định mục tiêu là phân tích lựa chọn mục tiêu riêng ưu tiêncho từng giai đoạn phát triển

Xây dựng phương án

Trên cơ sở những mục tiêu đã xác định, các phương án giải quyết được xây dựng Tìm

ra các phương thức thực hiện mục tiêu, các giải pháp và công cụ cho thực hiện mục tiêu

Các giải phấp đưa ra trên những mô hình lý thuyết, những tri thức kinh nghiệm từ những

kế hoạch tương tự mà các tổ chức đã làm hoặc mình đã làm, ý kiến của các chuyên giacác nhà khoa học để có thể xây dựn sáng tạo ra các phương án có kế hoạch

Thực tế đứng trước một vấn đề có rất nhiều phương án giải quyết khác nhau Nhà quản

lý cần phải biết lựa chọn lấy những phương án được cho là khả quan để so sánh đánhgiá Thông thường nên có ba phương án để lựa chọn, nhiều hay ít đều không tốt Nhiềuphương án sẽ dẫn tới khó ra quyết định, chồng chéo và ô hợp khó đưa ra phương án

ưu việt Trong khi ít phương án sẽ dẫn tới thiếu thông tin Trong công việc này đòi hỏingười lập có đủ năng lực kinh nghiệp và cả bản lĩnh để có thể mạo hiểm đưa ra phương

án được coi là mới Các phương án đưa ra phải trên cơ sở đầy đủ thông tin và kịp thờichính xác

Phân tích lựa chọn phương án

Để có thể phân tích và đi đến lựa chọn phương án tốt nhất đòi hỏi các nhà quản lý phảixây dựng đưọc hệ thống chỉ tiêu làm căn cứ lựa chọn Những chỉ tiêu này là các số liệutính toán khoa học cùng với kinh nghiệm và đã được thử nghiệm

Những chỉ tiêu đó có thể là các yếu tố môi trường kinh doanh hoặc những yếu tố củamôi trường tổ chức, mục đích, mục tiêu của tổ chức Dựa trên tiêu chuẩn thống nhất nàycác phương án đưa ra ra đướco sánh đánh giá trên phương diện tính khả thi, tính hiệuquả, sức cạnh tranh, chi phí, doanh thu, lợi nhuận, thị phần, quy mô nguồn lực…

Phương án tối ưu được lựa chọn không phải hẳn là phương án thoả mãn tất cả các yếu

tố nói trên mà thường đó là phương án thoả mãn nhiều nhất những yếu tố đó

Thể chế hoá kế hoạch

Từ phương án tối ưu được lựa chọn các nhà quản lý sẽ đưa vào thực tế thông qua thểchế hoá Thực chất là làm pháp lý hoá bằng các văn bản pháp quy để đảm bảo tính thựchiện Qúa trình kế hoạch đi vào thực tế không tránh khỏi sự phản ứng bất lợi và để đảmbảo việc thực hiện được thông suất thì phải đảm bảo bằng công cụ pháp lý

Thường thì chủ thể lựa chọn phương án tối ưu và chủ thể quyết định thể chế hoá kếhoạch là đồng nhất Nhưng trong trường hợp có sự khác nhau thì đôi khi phương ánđược thể chế hoá và phương án lựa chọn đưa ra là khác nhau Điều này phụ thuộc vàoyếu tố chủ quan của người quản lý

Các loại hình kế hoạch trong doanh nghiệp.

Để thực hiện được công việc quản lý của mình, doanh nghiệp cần rất nhiều kế hoạchdưới các hình thức khác nhau Theo hình thức thể hiện thì một doanh nghiệp thường cónhững loại hình doanh nghiệp sau:

Kế hoạch chiến lược.

Đây là loại kế hoạch dài hạn của tổ chức nó mang những nội dung sau:

+ Quan điểm đường lối, chức năng nghiệp vụ của tổ chức

+ Mục tiêu, mục đích của tổ chức

+ Các giải pháp, công cụ để thực hiện mục tiêu

Với những kế hoạch này thường được quyết định bởi nhà quản lý, lãmh đạo cấp cao.Chính sách

Chính sách là những hướng dẫn quy định về tư duy và hành động khi ra quyết định trongnhững hoạt động cơ bản Một chính sách đưa ra là để giải quyết một vấn đề cụ thể, nóthể hiện những giải pháp công cụ nhất định và là loại kế hoạch sử dụng thường xuyên.Một chính sách thường mang những đặc điểm sau:

+ Thể hiện hệ thống giá trị cũng như quan điểm của tổ chức Chính sách lương cao,chính sách tuyển dụng… là một trong nhiều chính sách đặc trưng của một doanh nghiệp

+ Các chính sách bao giờ cũng có sự tự do và sáng tạo, phạm vi của tự do và sáng tạocòn tuỳ thuộc vào cấp độ, chức vụ của quản lý, năng lực của nhà quản lý và cảm nhậnthức của đối tượng quản lý

+ Một chính sách đưa ra là để giải quyết vấn đề, để mang tính chất thường xuyên, lặp

đi lặp lại Nhằm đảm bảo sự thống nhất thực hiện, tiết kiệm thời gian công sức để tậpchung vào nguồn lực, tìm giải pháp thực hiện cho các vấn dề thường xuyên xuất hiện,tập trung sức lực giải quyết các vấn đề lần đầu xuất hiện hoặc phức tạp khó khăn hơn

Trên những đặc điểm đó ta thấy rằng một chính sách tốt nhất, hiệu quả sẽ giải quyếtđược nhiều vấn đề cho doanh nghiệp và cần phải tập trung xây dựng những chính sáchđặc trưng cho tổ chức của mình

Thủ tục

Là loại chính sách xây dựng một lần và sử dụng nhiều lần Thủ tục đề ra một cách chínhxác và chi tiết một chuỗi các hành động cần làm theo trình tự cụ thể thời gian hoặc cấpbậc quản lý để đạt được mục tiêu cụ thể Chính vì có tính quy tắc nên thủ tục không cóphạm vi sáng tạo cho nhà quản lý

Quy tắc

Cũng giống như thủ tục quy tắc hàm chứa nội dung với những điều được làm và khôngđược làm Nhưng sự khác biệt giữa quy tắc và thủ tục đó là quy tấc không quy địnhtrình tự công việc theo thời gian như thủ tục.Có thể coi thủ tục như một dòng chuỗi cácquy tắc nhưng có những quy tắc không nằm trong bất kỳ thủ tục nào Ví dụ một doanhnghiệp đặt ra một quy tắc đó là chỉ phát lương vào ngày thứ hai tuần đầu tiên trongtháng, điều đó không nằm trong một thủ tục nào.

Chương trình.

Đó là một số những chính sách, thủ tục, quy tắc và những nhiệm vụ được giao Các bướctiến hành, những thủ tục có thể huy độngnhằm thực hiện những mục tiêu quan trọngmang tính đốc lập tương đôí

Một đặc điểm về những mục tiêu của một chương trình đó là nó mang tính độc lập tươngđối và những mục tiêu ưu tiên Những mục tiêu này chỉ được chịu trách nhiệm ở một bộphận nhưng đòi hỏi sự phối hợp của nhiều bộ phận khác nhau Để thực hiện mục tiêu đóthì một chương trình đòi hỏi huy động nguồn lực lớn và được xác định phân bố cụ thể:

Ai là người quản lý, ai phối hợp, ngân sách như thế nào và giới hạn thời gian thực thi

Một chương tình lớn thì bao gồm nhiều chương trình nhỏ, hỗ trợ các chương trình mụctiêu là cơ sở để hình thành một phương thức quản lý mới có hiệu quả cao gọi là quản lýtheo chương trình mục tiêu Phương pháp quản lý này được phát triển rộng rãi trong cácdoanh nghiệp vì nó phát huy tính sáng tạo và chủ động của cấp dưới

Ngân quỹ

Là loại hình kế hoạch được lập với những nội dung về ngân sách hoặc nội dung phi tiền

tệ như: lao động bất động sản…nhưng được số hoá cụ thể Có nhiều loại hình ngân sáchkhác nhau, chúng ta sẽ tìm hiểu một số loại ngân quỹ mà các doanh nghiệp thường phải

sử dụng

• Ngân quỹ tài chính: Nêu cụ thể số tiền mà tổ chức dự định chi tiêu cho nămngân sách hoặc một giai đoạn cụ thể và được lấy từ những nguồn cụ thể nào.Ngân quỹ tài chính bao gồm:

+ Bảng kê khai thu nhập dự kiến

+ Bảng kê khai lưu lượng tiền mặt

+ Bảng cân đối

• Ngân quỹ hoạt động: Chỉ ra giá trị bằng tiền cho các hàng hoá và dịch vụ mà tổchức dự kiến sẽ sử dụng trong năm ngân sách Những ngân quỹ này bao gồm:

+ Ngân quỹ doanh thu: Dự đoán lượng hàng bán ra trong tương lai

+ Ngân quỹ chi phí: Liệt kê những hoạt động chính của đơn vị và lượng tiền được phânchia cho từng hoạt động đó

+ Ngân quỹ tiền mặt: Xác định lượng tiền mặt để chi tiêu cho những hoạt động cụ thể

+ Ngân quỹ đầu tư xây dựng cơ bản: Thường là rất lớn phục vu cho nhu cầu phát triểnlâu dài

Trong các loại ngân quỹ trên khó xác định nhát là ngân quỹ doanh thu vì nó phụ thuộcvào giá cả thị trường, một yếu tố luôn biến động

Trên đây là những loại hình kế hoạch thông dụng tong các tổ chức, doanh nghiệp Các

kế hoạch đó mang tính độc lập tương đối, nó độc lập vì được xây dựng để thực hiệnnhững mục tiêu riêng biệt nhưng lại hướng tới mục tiêu tối đa của tổ chức và đôi khinhiều loại kế hoạch cùng được đưa ra bởi một chủ thể quản lý vì thế sự độc lập này làtương đối Trong quá trình triển khai cần có sự phối hợp nhịp nhàng, đồng điệu giữacác kế hoạch để giảm thiểu ảnh hưởng tiêu cực từ sự mâu thuẫn giữa các mục tiêu trongtừng kế hoạch

Tổ chức

“Tổ chức là hoạt động quản lý mang tính chuyên môn hoá nhằm thiết lập một hệ thốngcác vị trí, chức năng của mỗi cá nhân, bộ phận sao cho các cá nhân và bộ phận đó phốihợp được với nhau thực hiện mục tiêu hiệu quả nhất”

Giáo trình Khoa học quản lý- Tập 2- NXB KHKT-2001

Đây là chức năng thứ hai của nhà quản lý sau chức năng lập kế hoạch, bao gồm các hoạtđộng:

+ Phân tích chiến lược, mục tiêu chiến lược của tổ chức rồi phân chia các hoạt động của

tổ chức thành các loại hoạt động chuyên môn hoá Từ đó chia tổ chức thành các bộ phận

để thực hiện các hoạt động nói trên

+ Xác lập vị trí các cá nhân và mối quan hệ giữa họ tức là xác lập cơ chế làm việc, hìnhthành cơ cấu bộ máy và được đảm bảo bằng nhân lực cho hoạt động

Việc tổ chức là do các nhà lãnh đạo, quản lý quyết định nhưng cũng phải dựa trên những

cơ sở khoa học, những thuộc tính cơ bản và nguyên tắc riêng có của tổ chức

Các thuộc tính cơ bản của tổ chức

Tìm hiểu nội dung này giúp nhà quản lý trả lời câu hỏi:Công tác tổ chức phải như thếnào, mang những yếu tố gì?

Chuyên môn hoá theo chiều ngang

Đó là sự phân chia và phối hợp các hoạt động nhằm thiết lập các phòng ban , các bộphận, các khâu của quản lý trong tổ chức

Cơ sở để tiến hành sự phân chia đó là:

+ Phân chia theo lĩnh vực hoạt động, có các chức năng quản lý theo kĩ thuật

+ Theo chức năng quản lý, theo sản phẩm, khách hàng và thị trường

+ Cũng có thể phân chia trên cơ sở sự hợp nhóm các hoạt động có mối quan hệ gần gũi

Việc chuyên môn hoá theo chiều ngang sẽ hình thành nên các hệ bộ phận trong tổ chứctương đối độc lập nhau, trong đó mỗi phân hệ, bộ phận chịu trách nhiệm quản lý mộtlĩnh vực, sản phẩm chủ yếu hoặc mảng thị trường, khách hàng chủ yếu của thị trường,doanh nghiệp

Chuyên môn hoá theo chiều dọc

Đó là sự xác định và phân chia quyền hạn nhiệm vụ chính thức cho từng cấp quản lý từtrên xuống dưới trong tổ chức Kết quả thu được là một cơ cấu với một thủ trưởng cấpcao duy nhất Không có hoặc tồn tại ít cấp quản lý ngang hàng với nhau

Chính điều đó tạo ra sự thống nhất trong tổ chức, các vị trí, chức năng và nhiệm vụ,trách nhiệm quyền lợi với những người cụ thể được xác định

Tạo ra dực kênh thông tin theo chiều dọc rõ ràng thống nhất Ai kiểm tra ai? Ai là ngườibáo cáo… đã được xác định cụ thể rõ ràng

Các quyết định đưa ra được tổ chức thực hiện và có hiệu lực mạnh

Với những doanh nghiệp có quy mô lớn thì chuyên môn hoá theo chiều dọc là cần thiếtnhằm đảm bảo thông suốt thông tin hai chiều, tuy nhiên dễ dẫn đến quân chủ, tập quyềnbảo thủ

Một xu hướng chung đó là các nhà quản lý luôn không muốn chia bớt quyền nhưng vìkhả năng bao quát, kiểm soát có hạn vì vậy cần phải phân cấp, giữa chuyên môn hoátheo chiều ngang và dọc cần có sự liên hệ và phối hợp lẫn nhau

Quyền hạn và mối quan hệ quyền hạn trong tổ chức

Theo khoa học quản lý thì quyền hạn là quyền tự chủ trong quá trình ra quyết định vàđòi hỏi sự tuân thủ thi hành quyết định gắn liền với một vị trí, chức vụ quản lý nhất địnhtrong cơ cấu tổ chức Trong một tổ chức, với mỗi cấp quản lý,quyền hạn đó có thể là:

• Quyền hạn trực tuyến: Cho phép cấp trên ra quyết định trực tiếp với cấp dưới

• Quyền hạn tham mưu: Là quyền tham gia ý kiến, tư vấn, hỗ trợ cố vấn chứkhông ra quyết định Với quyền hạn này người quản lý điều tra, khảo sát ,nghiên cứu , phân tích đưa ra ý kiến tư vấn cho nhà quả lý trực tuyến

• Quyền hạn chức năng :Là quyền đảm bảo trao cho chức năng ra quyết định vàkiểm soát những hoạt động nhất định của hoạt động quản lý khác Với quyềnhạn này thì phạm vi chức năng chuyên môn và cần được giớii hạn trong khuônkhổ chức năng chuyên môn và cần chỉ rõ ai là ngươi được uỷ quyền cũng là đểxác định rõ ràng chức năng của họ

Trong tổ chức giữa các loại quyền hạn , mức độ quyền hạn đương nhiên có quan hệ vớinhau Sự liên kết đó là phức tạp và định tính nhưng có thể phân loại như sau:

- Tâp quyền: Là sự tập trung quyền lực vào một cấp cao nhất, mọi quyết định do mộtchủ thể đưa ra

• Phân quyền: Đó là nhà quản lý cấp cao chấp nhận trao bớt quyền cho cấp kháccủa tổ chức đựơc ra quyết định nhất định nào đó

Mức độ phân chia quyền trong một tổ chức được thể hiện qua sự độc lập của nhữngngười quản lý cấp dưới trong việc ra quyết định, họ không cần thông qua cấp trên vàcác bộ phận chức năng khác và các quyết định đó có hiệu lực thi hành cao, ảnh hưởngmạnh Nó còn thể hiện qua việc cấp dưới được quyền ra các quyết định quan trọng đặcbiệt ở những lĩnh vực quan trọng như: nhân sự, tài chính

Trên thực tế để mở rộng phân quyền mà vẫn đảm bảo tính thống nhất của tổ chức, người

ta sử dụng chế độ tham gia.ỏ đó cấp dưới được tham gia với tư cách là nhà phân tíchchuyên môn và tác động đến quyết định, tham gia vào tổ chức và thực hiện quyết địnhđồng thời chịu trách nhiệm, được uỷ quyền

Sự phối hợp

Phối hợp các bộ phận của tổ chức là quá trình liên kết hoạt động của con người, nhữngphân hệ và hệ thống riêng lẻ nhằm thực hiện các nhiệm vụ của tổ chức Bản chất là xâydựng củng cố quan hệ thông tin, quan hệ truyền thông

Mục tiêu của phối hợp là đạt được sự thống nhất trong hoạt động của các bộ phận bêntrong, bên ngoài của tổ chức.Trong cơ cấu tổ chức dễ xảy ra mâu thuẫn giữa chuyênmôn hoá và tổng hợp hoá, mâu thuẫn mất cân đối giữa kế hoạch toàn bộ tổ chức với kếhoạch các bộ phận và cá nhân, hoạc mất cân đối về mặt cơ cấu tổ chức, quan điểm tư

tưởng, mất cân đối hoạc bế tẵc về thông tin hoạc lợi ích là vấn đề thường xuyên, xảy

ra mâu thuẫn Vì thế công tác phối hợp là cần thiết Cần phải xây dựng kênh thông tin,ngang dọc, lên xuống phải đảm bảo thông suốt thông tin Duy trì mối liên hệ công việcgiữa các bộ phận và trong từng bộ phận, mối liên hệ của tổ chức với môi trường ngoài.Tầm kiểm soát

Tầm kiểm soát là số lượng và bộ phận cá nhân mà nhà quản lý cố thể quản lý trực tiếp

và có hiệu qủa Xét về thực chất nó là khả năng nhà quản lý có thể quản lý được baonhiêu

Từ khái niệm trên tầm kiểm soát là có giới hạn nhưng dễ thay đổi và khó xác định cácyếu tố ảnh hưởng đến quy mô tầm kiểm soát Thường thì công việc càng phức tạp thìcàng cần sự phối hợp cao vì thế thiết kế tầm kiểm soát hẹp và ngược lại Bên cạnh đónăng lực nhà quản lý, sự thạo việc cấp dưói, hệ thống thông tin ảnh hưởng mạnh đếntầm kiểm soát

Nói đến tầm kiểm soát là xét chiều rộng của quản lý và nó tỷ lệ nghịch với chiều dọc tứcquản lý nhưng xét theo cấp Muốn cho đối tượng quản lý làm được nhiều việc phải traocho họ nhiều quyền và tầm kiểm soát ở các công ty đa quốc gia họ sử dụng kế hoạch,chính sách được xây dựng chặt chẽ, tính cụ thể hoá cao vì vậy tầm kiểm soát rộng và rấthiệu quả

Các nguyên tắc thiết kế tổ chức

• Nguyên tắc xác định theo chức năng: Phân chia tổ chức thành các chức năngtheo lĩnh vực hoạt động sau đó các nhiệm vụ gắn liền với chức năng và xácđịnh các công việc hoạt động

• Nguyên tắc giao quyền: Theo nguyên tắc này khi chúng ta xác định chức năngnhiệm vụ và nhiệm vụ và công việc thì có sự đảm bảo quyền hạn: Quyền raquyết định, quyền sử dụng phân bổ các nhóm nguồn lực, quyền thưởng phạt,kiểm tra kiểm soát nhân viên của mình

- Nguyên tắc bậc thang: Nguyên tắc này thể hiện phân chia cấp phải đi đôi với quyềnhạn Cấp cao thì quyền nhiều, phậm vi ảnh hưởng lớn và ngược lại Phải đảm bảo cấpphải có quyền tương xứng

• Nguyên tắc thống nhất mệnh lệnh tức là cấp dưới phải phục tùng cấp trên tôntrọng quy trình ra quyết định và thi hành theo

- Nguyên tắc đồng bộ: Tức là đảm bảo ai có quyền có cấp đến đâu thì chịu trách nhiệmtới đó không chồng chéo, tuỳ tiện dẫn đến choán quyền của nhau

Trên đây là năm nguyên tắc cảu nội dung tổ chức, no đảm bảo cho tổ chức xây dựngmột cơ cấu chặt chẽ rõ ràng và gọn gàng hiệu quả.

Đó cùng là quá trình tác động lên con người theo hướng đạt được mục tiêu của tổ chức,

sự tác động đó có thể là khuyến khích động viên, kỷ luật, thưởng phạt, đề bạt…

Với tư cách là một chức năng của quản lý thì lãnh đạo là quá trình tác động tới con người

để đạt được sự tuân thủ của con người đối với chủ thẻe lãnh đạo, làm cho họ tự nguyện

và nhiệt tình phấn đấu để đạt được mục tiêu chung của tổ chức

Chức năng lãnh đạo là quá trình gây ảnh hưởng và dẫn dắt hành vi của con người trong

tổ chức thực hiện những mục tiêu chung đặt ra trong kế hoạch

Nội dung của lãnh đạo

• Xác định động cơ làm việc của con người, họ hành động vì cái gì, có thể làtổng hợp các động cơ nhưng phải tìm động cơ chủ yếu và tác động vào đó tạohứng thú và ý thức làm việc

• Xây dựng phương pháp lãnh đạo ứng với động cơ làm việc đó: có thể là

phương pháp kinh tế, pháp quyền, phương pháp tâm lý giáo dục

• Trên cơ sở phương pháp lãnh đạo đã định hình, tiến hành thành lập và quản lýnhóm làm việc đồng thời phối hợp họ làm phức hợp hiệu quả làm việc

• Trong quá trình phối hợp nhóm làm việc phải đồng thời giải quyết các xungđột, mâu thuẫn về lợi ích…

• Để đảm bảo các quá trình trên được thực hiện và củng cố quyền uy nhà quản lýphải biết giành quyền lực và gây ảnh hưởng

• Và cuối cùng để lãnh đạo tốt nhà quản lý cần mở rộng các môí quan hệ đốingoại thông qua hoạt động đàm phán, giao tiếp, hội nghị…

Tính chất của lãnh đạo

- Trước hết lãnh đạo là một chức năng cần thiết và tất yếu đối với mọi nhà quản lý từcấp cao đến cáap thấp

- Là chức năng thứ ba trong quá trình quản lý lãnh đạo có tác dụng khởi động tổ chức vàvận hành tổ chức với các con người khác nhau, nhóm làm việc khác nhau nhằm hướng

tổ chức tới mục tiêu

- Lãnh đạo phải tôn trọng nguyên tắc tự nguyện và nhiệt tình, người lao động cần đượcquan tâm tới con người mục đích cá nhân của họ và tình cảm của họ

Căn cứ để tiến hành lãnh đạo

Điều quan trọng đầu tiên phải hiệu động cơ động lực làm việc của con người thông qua

lý thuyết về động cơ của con người Điều đó đòi hỏi nhà quản lý phải có kiến thức vềquy luật tâm lý của con người Từ đó tạo ra nhiều điều kiện làm xuất hiện động cơ, duytrì động cơ làm việc và tạo được sự thoả mãn cho con người khiến họ làm việc tích cực

Nhà quản lý cần tìm hiểu lý thuyết về động lực, lý thuyết về nhu cầu để nhận biết nhucầu của họ trong công việc và tìm ra mối liên hệ với động cơ làm việc nhằm đưa ra biệnpháp tác động tương ứng

Tiếp theo để lãnh đạo thì nhà quản lý phải có quyền lực thực tế Cụ thể là quyền ra quyếtđịnh, quyền phân bố định đoạt nguồn lực, quyền thưởng phạt, quyền kiểm tra

Trên thực tế quyền lực thực tế chỉ có thể có được khi có quyền lực chính thức từ vị trívừa có ảnh hưởng từ cá nhân Nguồn lực con người là rất đa dạng vì vậy cần hiểu đâu

là điểm mạnh, đâu là điểm yếu của mình và của người khác để cư xử hợp lý Nhiệm vụcủa các nhà quản lý là xây dựng và sử dụng quyền lực của mình hiệu quả

Chức năng kiểm tra cần nhiều kỹ năng và công nghệ nhưng liên quan tới con người, nó

là một chức năng khó thực hiện vì chịu nhiều áp lực vì vậy nếu buông lỏng thì kế hoạch

dễ bị lệch lạc và sai lệch Do đó kiểm tra đòi hỏi phải được thực hiên xuyên suốt quátrình hoạt động và kết quả hoạt động

Để hiểu rõ hơn nội dung kiểm tra ta tìm hiểu các nội dung sau:

Bản chất của kiểm tra:

Bản chất của kiểm tra là xây dựng mối liên hệ ngược kênh thông tin phản hồi và nó đảmbảo suốt quá trình hoạt động của tổ chức

Có thể mô tả các bước của kiểm tra quan mô hình sau:

Như vậy xuất phát từ kết quả thực tế chúng ta sẽ đo lường xem xét, sau đó so sánh vớitiêu chuẩn kiểm tra, đưa ra đánh giá nhận định tìm ra sai lệch Không dừng lại ở đó nhàquản lý cần tìm hiểu nguyên nhân sai lệch, từ đó xây dựng chương trình điều chỉnh vớinhững giải pháp và hệ thống công cụ chính xác, tiếp theo cần đưa chương trình điềuchỉnh vào thực hiện để hướng tới kết quản mong muốn của kế hoạch, đảm bảo kế hoạchđược thực hiện hoá

Tuy nhiên kiểm tra chỉ thực hiện khi có kết quả thực tế sẽ dẫn tới một hạn chế đó là dễlàm chậm tiến độ, với những sai lầm phát hiện muộn không thể khắc phục được mà chỉ

để lại những kinh nghiệm đắt giá cho quá trình sau Do đó kiểm tra theo quy trình trên

có độ trễ về thời gian

Để khắc phục điều này hiện nay các nhà quản lý coi kiểm tra là quá trình xây dựng hệthống thông tin phản hồi xuyên suốt kế hoạch, tức là kiểm tra được thực hiện ngay từđầu vào và trong quá trình sản xuất trước để có đầu ra như mong muốn và đương nhiênđầu ra lại là kết quả kiểm tra và cũng là mục tiêu của kiểm tra

Các nguyên tắc của kiểm tra

Để công tác kiểm tra đạt hiệu quả thì cần phải phù hợp với các nguyên tắc chung Đó lànhững nguyên lý mà mọi tổ chức cần phải tuân theo

Nguyên tắc kiểm tra có trọng điểm

Phải xác định khu vực hoạt động thiết yếu, điểm kiểm tra thiết yếu

Khu vực kiểm tra thiết yếu là những bộ phận, phân hệ có những hoạt động ảnh hưởngquan trọng tới chức năng cơ cấu của tổ chức.

Điểm kiểm tra thiết yếu là những điểm đặc biệt mà ở đó việc thu thập thông tin phảnhồi nhất định phải thực hiện Nếu sai lệch ở những điểm này không được điều chỉnh kịpthời sẽ ảnh hưởng lớn tới kết quả tổ chức

Để xác định được điểm kiểm tra thiết yếu thì cần phải biết điểm nào phản ánh rõ nhấtmục tiêu của tổ chức, ngành nào phản ánh tình trạng không đạt mục tiêu, điểm nào mà

đo lường tốt nhất sự sai lệch, điểm nào mà nhà quản lý biết rõ hậu quả xấu thuộc về ai,tiêu chuẩn kiểm tra nào ít tốn kém nhất mà vẫn phản ánh thông tin cần thiết

Kiểm tra cần đảm bảo tính hệ thống

Nguyên tắc này đòi hỏi:

Cần xác định rõ khu vực, điểm kiểm tra thiết yếu mặt khác chú ý các khu vực khác, điểmkhác trong mối quan hệ nội tại giữa chúng để tìm ra nguyên nhân sâu xa và có biện phápđiều chỉnh đồng bộ, triệt để và toàn diện

Bên cạnh đó bản thân hệ thống kiểm tra phải đồng bộ, có chủ thể kiểm tra, phương tiệnkiểm tra hợp lý Phải có phương pháp kiểm tra chính xác và khoa học

Kiểm tra thực hiện theo kế hoạch xuất phát từ kế hoạch chiến lược

Xuất phát từ kế hoạch chiến lược ta phải có bước kiểm tra chiến lược Có thể tiến hànhngay từ bước đầu quy trình quản lý chiến lược là nghiên cứu và dự báo Sở dĩ như vậy vìchiến lược luôn biến đổi đặc biệt về con người, về giải pháp, cơ cấu… môi trường luônbiến đổi

Kiểm tra phải gắn liền với các kế hoạch tác nghiệp, những kế hoạch để giải quyết cácvấn đề lặp lại, những chương trình dự án để giải quyết những mục tiêu trọng điểm Cầnphải kiểm tra tính hợp lý, sự biến đổi cơ cấu và công tác thực hiện

Cuối cùng kiểm tra quản lý tức là kiểm tra những đối tượng là nhà quản lý, là công nhânviên đặc biệt, những phần tử bị coi là có vấn đề, điểm sáng cần giám sát

Nguyên tắc địa điểm kiểm tra

Chúng ta không thể ngồi một chỗ hoặc đi loanh quanh mà biết hết được tổ chức, do đóphải thiết kế hệ thống kiểm tra được bố trí kết hợp kiểm tra tại chỗ và kiểm tra từ xa.Ngày nay công việc này được sự hỗ trợ triệt để của hệ thống thông tin hiện đại

Kiểm tra cần phù hợp văn hoá, con người trong tổ chức