Một số vấn đề về mối quan hệ giữa văn phòng với các bộ phận trong công ty dệt 8 3

Đề tài vừa nhằm đề caohoạt động của văn phòng trong Công ty vừa mong muốn xây dựng được một vănphòng có khả năng hoạch định, tổ chức quản lí và kiểm tra hỗ trợ cho Ban lãnhđạo Công ty, c

Mở đầu

Ngày nay, để cùng hoà nhập với sự phát triển của nền kinh tế thông tin thìhoạt động của văn phòng đã không còn bó gọn trong một phạm vi hẹp với nhữngchức năng mang tính hành chính tạp vụ Mà giê đây đã được nâng lên tầm caomới, với những nhiệm vụ chuyên sâu của mình như trợ giúp hoạch định các chínhsách phát triển cho Công ty, tổ chức, triển khai đôn đốc các hoạt động tuyển chọnnhân viên, định hướng và kiểm soát các hoạt động trong Công ty Mặc dù, ở ViệtNam hiện nay, lĩnh vực Quản trị văn phòng chưa chuyên sâu thành chuyên mônhoá mà mới chỉ tiếp cận với các công việc theo kinh nghiệm Nhưng trước sự đốcthúc của các tiến trình hội nhập, các doanh nghiệp Việt Nam nói chung và cácdoanh nghiệp Nhà nước nói riêng không thể không vận động theo nền kinh tếthông tin Bởi muốn tồn tại và phát triển, các doanh nghiệp trước hết phải củng cố

và tạo dựng mối quan hệ thông tin thống nhất trong và ngoài đơn vị Với nhậnthức đó em đã chọn vấn đề về quan hệ giữa văn phòng với các bộ phận trongCông ty Dệt 8-3 làm đề tài nghiên cứu luận văn của mình Đề tài vừa nhằm đề caohoạt động của văn phòng trong Công ty vừa mong muốn xây dựng được một vănphòng có khả năng hoạch định, tổ chức quản lí và kiểm tra hỗ trợ cho Ban lãnhđạo Công ty, các bộ phận đem lại hiệu quả kinh doanh cao

Còng nh nhiều Công ty khác, Công ty Dệt 8-3 luôn mong muốn có đượckết quả kinh doanh cao nhất Vì vậy, Công ty rất quan tâm chú trọng đến việc xâydựng bộ máy các phòng ban và đội ngò nhân viên hoạt động sao cho có hiệu quả

Mà việc phối hợp các bộ phận hoạt động cho có hiệu quả là một việc làm khôngphải lúc nào cũng đạt được, bởi đôi khi các phòng ban, các bộ phận thực hiệncông việc chỉ dùa vào chức năng và nhiệm vụ được phân công để hoàn thành côngviệc của mình mà chưa quan tâm đến công việc của bộ phận khác Do đó, emmuốn hệ thống các mối quan hệ hiện có giữa văn phòng với các bộ phận kháctrong Công ty để thấy được những ưu nhược điểm trong hệ thống, để từ đó có một

số biện pháp nhằm củng cố hoàn thiện các mối quan hệ nội bộ của Công ty chặtchẽ hơn nữa, tạo sự phối hợp đồng bộ để cùng hoàn thành công việc tốt nhất,đồng thời góp phần nâng cao sự hiểu biết cả về lý luận và thực tiễn cho bản thân

Do điều kiện thời gian thực tập nên đề tài: "Một số vấn đề về mối quan

hệ giữa văn phòng với các bộ phận trong Công ty Dệt 8-3" chỉ đề cập đến nội

dung chủ yếu là việc xây dựng mối quan hệ giữa phòng Tổ chức hành chính vớicác bộ phận trong Công ty Dệt 8-3, cụ thể là:

- Mối quan hệ giữa phòng Tổ chức hành chính với lãnh đạo Công ty

- Mối quan hệ giữa phòng Tổ chức hành chính với các phòng ban khác trongCông ty

- Mối quan hệ giữa phòng Tổ chức hành chính với các phân xưởng, xí nghiệptrong Công ty

- Mối quan hệ giữa phòng Tổ chức hành chính với một số bộ phận khác liênquan

Công ty Dệt 8-3 là một Công ty có quá trình hình thành và phát triển hơn

35 năm, những tư liệu sử dụng để phục vụ cho chuyên đề được thu thập trongnhững năm gần đây Đó là thời gian Công ty phát triển khá ổn định

Kết cấu của luận văn

Ngoài phần mở đầu và kết luận, nội dung của bản luận văn gồm nhữngphần sau:

Chương I: Cơ sở lý luận về mối quan hệ

I Cơ sở lý luận chung về mối quan hệ

II Cơ sở thực tế và xu thế phát triển các mối quan hệ trong tương lai

Chương II: Thực trạng hoạt động và mối quan hệ giữa văn phòng với các bộ

phận trong Công ty Dệt 8-3

A Thực trạng hoạt động của Công ty Dệt 8-3

I Quá trình hình thành và phát triển của Công ty

II Chức năng và nhiệm vụ của Công ty

III Kết quả hoạt động của Công ty

B Xác định mối quan hệ giữa văn phòng với các bộ phận trong Công ty

I Các mối quan hệ trong Công ty

II Quan hệ giữa văn phòng với các bộ phận trong Công ty

Chương III Mét số đề xuất nhằm tăng cường mối quan hệ giữa văn phòng với

các bộ phận trong Công ty

NộI DUNG CHƯƠNG I : CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ MỐI QUAN HỆ I./ CƠ SỞ LÍ LUẬN CHUNG VỀ MỐI QUAN HỆ.

Mối quan hệ giữa các phòng ban trong Công ty là một vấn đề nghiên cứukhá phức tạp, bởi nó liên quan đến rất nhiều đối tượng trong các cơ quan đơn vị.Các mối quan hệ này được xây dựng vừa mang tính bình đẳng, vừa có trên - dưói,quan hệ theo chiều dọc - ngang, quan hệ theo các bộ phận, theo cấp quản trị, theophạm vi tác động, quan hệ theo quyền hạn của các đối tượng tham gia và theo tínhchất của công việc

1./ Về mối quan hệ

Tuỳ theo từng đối tượng quan hệ với nhau trong các môi trường khác nhau

mà có thể có các quan niệm khác nhau về mối quan hệ Và đến nay, khái niệmtrong quan hệ được đề cập chỉ mang tính chất chung chung Để phù hợp với vấn

đề cần nghiên cứu trong báo cáo này, khi đặt khái niệm quan hệ trong cuốn từ

điển Tiếng Việt được nêu: " Quan hệ là sự ràng buộc, là mối liên hệ qua lại giữa

hai bên chủ thể" vào trong lĩnh vực hoạt động văn phòng thì mối quan hệ đượchiểu là sự tác động qua lại giữa các bộ phận cấu thành trong một tổng thể trên cơ

sở chức năng và nhiệm vụ được giao để nhằm đạt mục tiêu chung Mối liên hệ ởđây thể hiện tính ràng buộc theo hai chiều của các đối tượng tham gia, bởi trongquan hệ phải có Ýt nhất hai thành phần trở lên thì mới tạo thành mối quan hệ Cácmối quan hệ này có thể vừa độc lập vừa cùng nhau hợp tác.

Trong cuộc sống hàng ngày của chúng ta diễn ra rất nhiều mối quan hệkhác nhau: trong gia đình có các mối quan hệ giữa các thành viên với nhau, ngoài

xã hội có quan hệ bạn bè, quan hệ giữa ta với đồng nghiệp hay quan hệ giữa cấptrên với cấp dưới Mối quan hệ trên sẽ đi theo các hướng khác nhau với mỗi mộtđối tượng khác nhau, trong các môi trường khác nhau Do đó, việc lùa chọn vàxây dựng nên các mối quan hệ là rất phức tạp Và đối với bất kỳ cơ quan, đơn vịnào để tạo dựng được mối quan hệ cùng cấp tốt là một trong những vấn đề khó cóthể giải quyết được ngay Nó phải trải qua một thời gian nhất định để hình thànhnên một sự "thấu hiểu", có thể là tình cảm giữa người với người, giữa đối tượngnày với đối tượng kia, giữa lãnh đạo với nhân viên cấp dưới, giữa phòng này vớiphòng kia hay giữa đơn vị này với đơn vị khác Sù phức tạp này sẽ tăng lên theotừng mức độ trong các quan hệ giữa các đối tượng khác nhau Vì vậy, việc xâydựng mối quan hệ giữa văn phòng với các bộ phận trong một Công ty đem lạihiệu quả cao, phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty là một yêucầu đặt ra đối với tất cả các thành viên trong Công ty, nó sẽ gắn chặt với lợi Ýchcủa chính bản thân người tham gia trong các quan hệ đó Như tác giả Nguyễn HữuThân khẳng định ở trang 78 giáo trình Quản trị hành chính văn phòng "Vấn đề tổchức đối với nhà quản trị hành chánh căn bản có hai mặt, đó là: Nhà quản trị phải

tổ chức, bố trí nhân viên sao cho công việc đạt hiệu quả Nhà quản trị phải tổ chức

bé

phận chức năng hành chánh của mình để hỗ trợ và phối hợp với các chức năngkhác trong xí nghiệp" Nghĩa là, nhà quản trị phải tổ chức trong phạm vi chứcnăng hành chính của mình đồng thời phải đặt chức năng hành chính trong mốiquan hệ tương quan với các chức năng khác của doanh nghiệp đó Vấn đề tổ chức

và phối hợp này có tính chất sống còn đối với sự thành công của hoạt động vănphòng khoa học Bởi công việc hành chính văn phòng là một chức năng dịch vụnhằm giúp cho các chức năng khác hoàn thành công việc nên hành chính vănphòng không thể tách rời các bộ phận khác

Trước kia, văn phòng chỉ được hiểu là phòng Hành chính với nhiệm vụ chủyếu là phục vụ hậu cần, đánh máy, văn thư lưu trữ hay tiếp khách, pha trà, tạp

vô đó là những công việc có thể thấy là rất đơn giản, đơn điệu nhưng xét trênmột bình diện thực tế chung thời kỳ đó với cơ chế tập trung quan liêu bao cấp, nó

đã không phát huy được tối đa sức sáng tạo của người lao động mà chỉ tạo nên sự

ỷ lại cho người lao động Không phải chỉ có phòng Hành chính mà hầu nh tất cảcác phòng ban khác trong Công ty cũng nằm trong tình trạng tương tự Với những

kế hoạch do Nhà nước, lãnh đạo Công ty giao xuống và nhiệm vụ của bộ phậnnào thì bộ phận đó phải hoàn thành nó một cách thụ động Còn khi hoàn thànhđúng kế hoạch hay hoàn thành vượt kế hoạch thì đơn vị chưa được đánh giá đúngmức Vì thế, không những không khuyến khích được sức sáng tạo trong cácphòng ban, các cá nhân mà còn không tạo được bầu không khí thi đua trong toànCông ty Tiếp đó, các phòng ban bố trí không hợp lí, chỗ thừa nhân sự, chỗ thì lạithiếu nhân sự nên nguồn lực lao động trong mỗi bộ phận không phát huy được

Hiện nay, cụng tỏc văn phũng đó được nhỡn nhận lại một cỏch đỳng đắn, nhất làtrong

nền kinh tế thị trường thỡ văn phũng được coi đõy là một bộ phận gúp phần nõngcao hiệu quả hoạt động sản xuất, tăng sức cạnh tranh của Cụng ty trờn thươngtrường Nhận thức được điều đú, Cụng ty Dệt 8-3 đó tổ chức lại cơ cấu cỏc phũngban hợp lớ hơn nh: giảm biờn chế một số nhõn viờn cú khả năng làm việc kộmxuống cỏc phõn xưởng Hoặc cho thụi hay tiếp tục cho đi đào tạo thờm để nõngcao chuyờn mụn nghiệp vụ trong cỏc lĩnh vực như kĩ thuật quản lớ, tài chớnh đểxõy dựng một đội ngũ nhõn viờn và phũng ban như hiện tại, để làm sao cho họ cú

đủ điều kiện thực hiện cỏc cụng việc được giao, tạo điều kiện cho cỏc nhõn viờn

và cụng nhõn phỏt huy sức sỏng tạo, đưa ra những ý kiến, phương phỏp làm tiếtkiệm chớ phớ, tăng năng suất lao động, tạo một cơ cấu mở trong việc quản lớ

Cú lẽ chớnh do cú một cơ cấu hợp lớ, Cụng ty đó phỏt huy được mối quan hệ tốtgiữa cỏc phũng ban trong đơn vị, giữa cỏc cỏn bộ với nhõn viờn nhằm tạo nờnkhụng khớ thõn mật, tạo cho người lao động cú cảm giỏc được làm chủ thực sự để

họ thấy rừ trỏch nhiệm và quyền hạn của mỡnh Có lẽ chính do có một cơ cấuhợp lí, Công ty đã phát huy đợc mối quan hệ tốt giữa các phòng ban trong đơn

vị, giữa các cán bộ với nhân viên nhằm tạo nên không khí thân mật, tạo cho ngờilao động có cảm giác đợc làm chủ thực sự để họ thấy rõ trách nhiệm và quyềnhạn của mình Nh vậy, họ sẽ hăng say lao động phỏt huy sỏng kiến gúp phần đưaCụng ty ngày một đi lờn

2./ Đặc trưng - tớnh chất của cỏc mối quan hệ

Đối với bất kỳ mối quan hệ nào thì cũng phải xuất phát từ hai thành phần

trở lên, đây là đặc trưng tiêu biểu nhất trong mối quan hệ và xuất phát từ hai chủ

thể này mà làm nảy sinh nhu cầu quan hệ qua lại tác động với nhau theo đúnghướng cụ thể để cùng hướng về một mục tiêu, mục đích nào đó Trong mỗi mộtmối quan hệ, nó phụ thuộc rất nhiều vào các chủ thể trong quan hệ đó, nó sẽ dẫn

đến mối quan hệ đó là ngang bằng, trên hay dưới Mối quan hệ đó diễn ra trongthời gian ngắn hay dài đều phô thuộc vào mỗi đối tượng hay các thành phần cótrong mối quan hệ Có thể các đối tượng đó bắt đầu xây dựng nên các mối quan

hệ cùng một lúc, nó có thể bắt đầu từ một đối tượng duy nhất tác động vào đốitượng kia để hình thành nên mối quan hệ Tuy nhiên, cho dù mối quan hệ đó đượcxây dựng trên cơ sở nào thì cũng phải tuân theo những nguyên tắc nhất định.Nhưng những nguyên tắc này không cố định mà nó tuân theo quy luật vận độngchung của xã hội với những biểu hiện mang đặc trưng cơ bản sau:

- Việc xây dựng nên mối quan hệ phải xuất phát từ hai thành phần trở lên

- Mối quan hệ được xây dựng trên cơ sở tác động qua lại với nhau giữa cácđối tượng tham gia quan hệ, vì nếu không có sự tác động qua lại thì mối quan hệ

đó sẽ không thể duy trì hoặc nếu có duy trì thì mối quan hệ này cũng không thểtồn tại lâu được

- Các mối quan hệ có xu hướng mở rộng và ngày càng đa dạng do các hoạtđộng kinh tế- xã hội phát triển

- Mối quan hệ này phải tác động qua lại trên cơ sở tuân theo những nguyêntắc chung trong quan hệ ( chức năng- nhiệm vụ)

- Xây dựng mối quan hệ phải mang tính định hướng mà không mang tínhchung chung, hay nó phải được xây dựng trên cơ sở các mục tiêu đã định bởi cónhư vậy mới phù hợp với yêu cầu công việc.

Hiện nay, phòng Tổ chức hành chính trong Công ty Dệt 8-3 gần như là đầumối trong mọi quan hệ giữa các phòng ban trong Công ty với Ban lãnh đạo Bởichức năng của phòng là kết hợp với các phòng ban khác để tham mưu giúp việccho Ban lãnh đạo trong Công ty

3./ Cơ sở xây dựng mối quan hệ trong Công ty.

Việc tạo dựng các mối quan hệ là dùa trên cơ sở các chức năng và nhiệm vụ

cụ thể Biểu hiện rõ nét nhất là trong việc xây dựng mối quan hệ phối hợp giữacác chủ thể để cùng thực hiện một mục tiêu chung Bất cứ mối quan hệ nào khi đãxây dựng nên thì đều có một mục đích, trên một cơ sở cụ thể Chính từ mục đích

cơ sở đó mà mối quan hệ sẽ được hình thành, tồn tại và phát triển Còn việc vậnđộng theo chiều tăng tiến hay không thì tuỳ thuộc mức độ thiết lập mối quan hệcủa các chủ thể như sự phối hợp với nhau hay sự ràng buộc nhau như thế nào.Đồng thời mức độ gia tăng sẽ được thể hiện bằng mức độ tiếp xúc thường xuyênliên tục hay không của các chủ thể trong các quan hệ Nhưng cho dù các mối quan

hệ xuất phát từ đâu, trong môi trường nào thì nó cũng phải xuất phát trên cơ sởnhững nguyên tắc liên kết ràng buộc, cụ thể là:

- Nguyên tắc bình đẳng

- Nguyên tắc phối hợp

- Nguyên tắc tuân thủ

- Nguyên tắc tác động lẫn nhau

Đối với công tác hành chính văn phòng thì các nguyên tắc này có những nétđặc trưng riêng, bởi các hoạt động văn phòng là mang tính chuyên môn khác sovới các lĩnh vực, nó tập trung chủ yếu đến hoạt động thông tin Các nguyên tắcnày gồm:

+ Nguyên tắc xây dựng quan hệ trên cơ sở bình đẳng trong các quan hệ đốivới các đồng nghiệp cùng cấp

+ Nguyên tắc xây dựng mối quan hệ dùa trên sự phối hợp các công việctheo từng chức năng và nhiệm vụ của các bộ phận trong Công ty để cùng thựchiện một mục tiêu đặt ra trước đó

+ Nguyên tắc xây dựng mối quan hệ dùa trên trách nhiệm và quyền hạn củatừng thành viên trong Công ty

Tuy vậy, các nguyên tắc này chỉ mang tính "định hình" chứ chưa thể làchuẩn xác bởi tất cả các mối quan hệ đều xuất phát từ sù giao tiếp trong xã hội

mà tạo nên, chính vì lẽ đó mà khi các mối quan hệ này thay đổi hay có sự xáo trộnnào đó thì tự khắc các nguyên tắc này cũng sẽ thay đổi theo Bên cạnh đó, các mốiquan hệ trong công tác quản trị hành chính văn phòng là rất đa dạng, nó bao gồmrất nhiều các đối tượng khác nhau, từ Tổng giám đốc đến công nhân viên và nhiều

bộ phận khác trong Công ty rất phong phó Trong đó có:

+ Các mối quan hệ mang tính nội bộ trong Công ty, có liên quan đến cáccấp các bộ phận từ Tổng giám đốc - Phó tổng giám đốc đến các phòng ban -Giám đốc các xí nghiệp, nhân viên- công nhân ở các xí nghiệp

+ Các mối quan hệ với khách hàng, bao gồm khách hàng thường xuyên vàkhách hàng tiềm năng

+ Các mối quan hệ mang tính nghề nghiệp, liên quan đến các đồng nghiệptại đơn vị mình và với các đơn vị bạn khác.

Ứng với mỗi mối quan hệ thì các nguyên tắc này cũng được sử dụng mộtcách linh động để có thể mang lại những kết quả nhất định trong việc xây dựngnên các mối quan hệ này, chính các yếu tố trên đã tạo nên một không gian vậtchất và môi trường trong các mối quan hệ

4./ Môi trường trong việc xây dựng các mối quan hệ.

Hầu hết tất cả các mối quan hệ đều xuất phát trong một môi trường nào đó,bởi môi trường là yếu tố bao gồm nhiều điều kiện khách quan khác nhau, đan xennhau tác động vào các mối quan hệ Thậm chí trong môi trường đó các yếu tố tácđộng có thể chuyển hoá lẫn nhau như các yếu tố về hoá học, vật lí, kinh tế - chínhtrị - xã hội Và người ta có thể nhận thức môi trường ở các góc độ, quy mô khácnhau do vậy nội dung về môi trường rất phong phú đa dạng và phức tạp Một kháiniệm về môi trường được khá nhiều nhà khoa học thống nhất là : M ôi trường là tổng hợp các điều kiện bên ngoài có ảnh hưởng trực tiếp hoặc gián tiếp đến các thực thể tồn tại trong đó

Vì vậy, các yếu tố tác động đối với việc xây dựng các mối quan hệ chủ yếusau:

- Điều kiện về tự nhiên: bao gồm các yếu tố về địa lý, khí hậu, thuỷ văn

cấu thành các nguồn tài nguyên thiên nhiên của mỗi quốc gia, mỗi vùng, mỗi địaphương Chu trình vận động của các yếu tố này tuân theo các quy luật tự nhiên và

chịu tác động của các quy luật kinh tế - xã hội chính điều kiện tù nhiên này tácđộng đến các mối quan hệ của văn phòng

- Điều kiện về chính trị pháp lí: bất kì các hoạt động nào của cơ quan, đơn

vị cũng phải gắn chặt với lợi Ýnh quốc gia và phải tuân theo pháp luật Chính vìthế mà trong việc hoạch định các chính sách phát triển Nhà nước ta luôn địnhhướng cho các đơn vị về mục tiêu và giải pháp phát triển thông qua các công cụquản lý vĩ mô Các công cụ mang tính pháp lí được Nhà nước bảo vệ và cũngđồng thời là

căn cứ để văn phòng xây dựng nên nội quy, quy chế thống nhất mọi hoạt độngcủa đơn vị mình Vì vậy, việc xác lập các mối quan hệ cũng phải dùa trên cơ sởnày theo nội quy, quy chế của đơn vị đã được xác lập

- Điều kiện về kinh tế: kinh tế là cơ sở hàng đầu quyết định và duy trì sự

tồn tại của các tổ chức về phương diện cơ sở vật chất, tài chính Nếu tiềm lựckinh tế mạnh sẽ khuyến khích các cơ quan, đơn vị tăng cường đầu tư về cơ sở hạtầng, các trang thiết bị phục vụ cho các hoạt động sản xuất kinh doanh có thểnói đây là yếu tố cơ bản ảnh hưởng đến hoạt động của công tác văn phòng, tácđộng đáng kể đến việc xây dựng các mối quan hệ trong đơn vị

- Điều kiên về xã hội: điều kiện này bao gồm các yếu tè nh trình độ dân

trí, tập quán, truyền thống, đạo đức, xã hội Chính những điều này sẽ ảnh hưởngkhông nhỏ tới việc xây dựng các mối quan hệ trong đơn vị Cụ thể là ảnh hưởngtới sự giao tiếp giữa các chủ thể nh: giữa nhân viên với người quản lí hay giữa cácnhân viên với nhau, vì trong các mối quan hệ luôn mang đậm tính văn hoá.Xâydựng được một môi trường làm việc lành mạnh, khoa học sẽ tạo dựng được một

điều kiện khụng nhỏ là cho nhõn viờn cảm thấy hoà đồng, vui vẻ, giỳp họ phốihợp với nhau dễ dàng, chặt chẽ Từ đú vừa đồng thời tạo động lực thỳc đẩy cỏchoạt động sản xuất vừa giỳp giảm bớt sự mệt mỏi, căng thẳng trong cỏc mối quan

hệ Xây dựng đợc một môi trờng làm việc lành mạnh, khoa học sẽ tạo dựng

đ-ợc một điều kiện không nhỏ là cho nhân viên cảm thấy hoà đồng, vui vẻ, giúp

họ phối hợp với nhau dễ dàng, chặt chẽ Từ đó vừa đồng thời tạo động lực thúc

đẩy các hoạt động sản xuất vừa giúp giảm bớt sự mệt mỏi, căng thẳng trong cácmối quan hệ

II./ CƠ SỞ THỰC TẾ VÀ XU THẾ PHÁT TRIỂN CÁC MỐI QUAN HỆ TRONG TƯƠNG LAI.

1./ Cơ sở thực tế.

Trờn thực tế hiện nay, cụng tỏc văn phũng đang hiện diện ở mọi nơi, mọilĩnh vực, trong tất cả cỏc cơ quan, xớ nghiệp Từ phũng Hành chớnh, Tài chớnh kếtoỏn tất cả khối hành chớnh mà chỳng ta gọi là khối văn phũng cơ quan từ cấpquản trị cho đến nhõn viờn thỡ hầu như ai cũng phải làm cụng việc văn phũng Từviệc sắp xếp tài liệu, phõn loại thụng tin, tớnh toỏn và ghi chộp lại mọi loại cụngvăn giấy tờ Mỗi người, tuỳ theo chức năng nhiệm vụ của mỡnh đều phải xử lớcụng văn giấy tờ vỡ họ luụn thường xuyờn tiếp xỳc với chỳng khi giải quyết cụngviệc Với sự cú mặt ở hầu hết trong cỏc lĩnh vực, liờn quan đến nhiều bộ phậnkhỏc nhau nờn việc xõy dựng mối quan hệ là khụng dễ Ngay trong nội bộ Cụng

ty mối quan hệ đó đã là rất đa dạng, từ việc tiếp xúc với các cấp quản trị cao cấpđến tiếp xúc với các phòng ban khác, các xí nghiệp thành viên

Hiện tại, đối với nước ta thì việc xây dựng một văn phòng theo đúng nghĩacủa nó là rất khó, nó phụ thuộc vào yếu tố của đơn vị là lớn hay nhỏ Từ đó sẽ tạocho phòng Hành chính quản trị khối lượng công việc nhiều hay Ýt, nên khi xâydựng quy mô, phương thức hoạt động cho phòng hành chính quản trị ở những đơn

vị này cũng sẽ khác nhau Ở những doanh nghiệp có quy mô nhỏ, khối lượngcông văn giấy tờ tương đối Ýt thì hầu như các đơn vị này không thành lập phòngHành chính quản trị mà họ thường tuyển một đến hai người vừa phụ trách đánhmáy soạn thảo công văn giấy tờ vừa sử dụng máy vi tính-máy Fax, lưu trữ côngvăn giấy tờ vừa tiếp khách và trực điện thoại Ngay thủ trưởng đơn vị cũng làngười kiêm luôn chức vụ nhà quản trị hành chính Còn trong các cơ quan, doanhnghiệp có quy mô lớn, khối lượng công văn giấy tờ nhiều, doanh thu tương đốilớn thì họ

sẽ thành lập phòng Hành chính quản trị (phòng Tổ chức hành chính) phù hợp vớitừng mức độ của công việc mà phòng này sẽ đảm nhận dưới quyền điều hành củaTrưởng phòng Nhưng với một Công ty có quy mô lớn thì việc tạo dựng các mốiquan hệ trong một khuôn khổ, phạm vi rộng như vậy là tương đối khó, điều nàyđòi hỏi các nhà quản trị hành chính phải thiết lập được một cơ cấu tổ chức đồng

bộ và thống nhất giúp cho lãnh đạo và các bộ phận khác thực hiện công việc Bởi

là những nhà quản trị hành chính, họ được tham dự mọi phiên họp của các cấplãnh đạo trong Công ty nên họ hiểu biết, nắm vững mọi chiến lược và hoạt độngcủa Công ty Họ sẽ có điều kiện thuận lợi hơn để hỗ trợ lãnh đạo cùng các cấp

quản trị những công việc khi cần thiết Điều này cho thấy, văn phòng có quan hệvới hầu hết các bộ phận trong toàn Công ty là một tất yếu Nên không ai có thểphủ nhận vai trò của văn phòng trong việc đóng góp tích cực và có hiệu quả của

sự tồn tại và phát triển đối với mỗi Công ty

Hiện tại, trong toàn bộ các hoạt động của các doanh nghiệp nước ta nóichung thì việc tạo lập các mối quan hệ theo nhiều chiều, đa phương diện là hầu

nh không có, các mối quan hệ chỉ xoay quanh các mối quan hệ hai chiều là chính.Trong đó, các mối quan hệ này chủ yếu tập trung vào các chức năng, nhiệm vụhoạt động của văn phòng với các bộ phận liên quan và xây dựng trên cơ sở vì mụctiêu chung phải hoàn thành của đơn vị hay chỉ chú trọng tới việc xây dựng và pháttriển trong nội bộ Với những lÝ do này làm hạn chế sự giao lưu, tiếp xúc với thếgiới bên ngoài, cơ hội thu nhận, học hỏi các thành tựu mới trong các công tác giảiquyết công việc nói chung và trong công tác văn phòng nói riêng Đặc biệt bướcsang thế kỷ 21, thế kỷ của khoa học công nghệ thông tin thì sự phát triển

hiện đại trong công nghệ văn phòng đặt ra cho chóng ta là sẽ phải có giải phápnhư thế nào để đối phó kịp thời Vì nếu không theo kịp với thế giới bên ngoàichúng ta sẽ đẩy khoảng cách lạc hậu giữa nước ta với các nước phát triển ngàycàng xa

2./ Xu thế phát triển của các mối quan hệ trong tương lại.

Ngay từ bây giê, chúng ta đã thấy được sự phát triển không ngừng của cácngành công nghiệp và các hoạt động kinh tế nói chung Khi đứng trước sự phát

triển của một thế giới đa cực, đa chiều đã tác động không nhỏ vào hoạt động vănphòng, quá trình phân loại và xử lí thông tin càng trở nên khó khăn hơn đòi hỏivăn phòng phải hoạt động liên tục và năng động hơn Do đó hoạt động của vănphòng càng trở nên bận rộn với biết bao công việc từ việc tổ chức hoạch địnhnhân sự tới việc quản trị nguồn thông tin Trong đó các công việc mang tính thuthập và xử lí thông tin được các doanh nghiệp đặt lên hàng đầu vì chính sự tồn tạicủa họ Tiếp đến, các mối quan hệ cũng phải được xây dựng chặt chẽ để bắt kịpvới guồng máy hoạt động đó Và nó không đơn thuần là quan hệ giữa hai đốitượng hay hai chủ thể với nhau mà giê đã phát triển theo nhiều hướng với nhiềuchủ thể, nhiều đối tượng cùng thực hiện giao tiếp trong cùng một nơi một thờiđiểm Có thể nói công nghệ máy móc hiện đại, thu thập thông tin nhanh từ nhiềuphía đã giúp Ých rất nhiều tới mọi hoạt động và trong đó kể đến công tác vănphòng nói riêng Các

mối tiếp xúc đã ngày càng mở rộng ra bên ngoài và sang cả các nước đối tác

Điều này càng đòi hỏi các nhà quản trị ngoài việc phải giỏi chuyên môn

nghiệp vụ thì họ phải có kỹ năng giao tiếp tốt, đó chính là các công cụ giúp Ýchcho họ hoàn thành công việc và nhiệm vụ được giao Việc tạo dựng được các mốiquan hệ mới là rất phức tạp nên muốn làm tốt được trước tiên việc cơ bản phảilàm là tạo dựng chính các mối quan hệ trong nội bộ Công ty rồi mới phát triểnrộng các mối quan hệ đó ra bên ngoài

Phương thức quan hệ đa phương hướng như vậy ở nước ta chưa được phổbiến Do chưa đánh giá đúng tầm quan trọng của văn phòng trong việc đem lạihiệu quả kinh tế cho Công ty nên công tác văn phòng của chúng ta mới chỉ phát

triển như hiện tại Việc trang bị những thiết bị hiện đại phục vụ cho công tác nàycũng chưa nhiều, nếu được trang bị hiện đại, đầy đủ thì việc xây dựng các mốiquan hệ theo phương thức mới này sẽ rất thuận lợi Nếu chúng ta có sự đầu tư cholĩnh vực này trong tương lai thì chắc chắn chúng ta phát triển mạnh hơn rất nhiều,

có thể bắt kịp các nước trong khu vực và thế giới, bao gồm cả sự phát triển vềkinh tế

Hy vọng chúng ta sẽ cùng nỗ lực và với sự trợ giúp của công nghệ công tácvăn phòng ngày càng phát triển

CHƯƠNG II : THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG VÀ MỐI QUAN HỆ GIỮA VĂN PHÒNG VỚI CÁC BỘ PHẬN

TRONG CÔNG TY DỆT 8-3

A THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY DỆT 8-3.

I./ QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY DỆT 8-3

1./ Quá trình xây dựng và trưởng thành của Công ty Dệt 8-3.

Công ty Dệt 8-3 là một doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc Tổng Công tyDệt May Việt nam, nằm ở phía Nam thành phố Hà nội, địa chỉ 460 đường MinhKhai với diện tích toàn bộ là 24 ha

Đầu năm 1959 Chính phủ ra quyết định cho xây dựng Nhà máy Liên HiệpSợi- Dệt - Nhuộm ở Hà nội

Từ năm 1960 - 1963, đây là thời gian Nhà máy vừa tiến hành xây dựng vừatiến hành lắp đặt máy móc, thiết bị sản xuất Đến năm 1965, Nhà máy được cắtbăng khánh thành - Nhà máy Dệt 8-3 chính thức ra đời

Đến năm 1985, cùng với sự chuyển đổi sản xuất kinh doanh theo cơ chế thịtrường Nhà máy đã lắp đặt thêm phân xưởng sợi, hai dây chuyền may và thànhlập phân xưởng may khép kín

Năm 1991, theo Quyết định của Bộ Công nghiệp để phù hợp với tình hìnhchung của toàn doanh nghiệp, Nhà máy Dệt 8-3 đổi tên thành Liên hiệp Dệt 8-3

và thay đổi về cơ cấu tổ chức chia thành hai khối là khối phòng ban (9 phòngchứa

năng) và các khối xí nghiệp ( 6 xí nghiệp và 1 phân xưởng)

Năm 1994, để thích hợp hơn nữa với việc sản xuất kinh doanh theo cơ chếthị trường, Bộ Công nghiệp đã quyết định đổi tên Liên hiệp Dệt 8-3 thành Công tyDệt 8-3 với cơ cấu về cơ bản vẫn giữ nguyên như cũ nhưng xí nghiệp May - Dịch

vụ được tách thành xí nghiệp May và xí nghiệp Dịch vụ

Căn cứ vào Quyết định thành lập doanh nghiệp của Bộ Công nghiệp nhẹnhững hoạt động chủ yếu của Công ty bao gồm:

- Sản xuất và bán các sản phẩm sợi, vải các loại

- Thực hiện các công việc khác liên quan tới việc sản xuất và phân phối sảnphẩm

- Nhập khẩu các nguyên vật liệu thị trường trong nước và ngoài nước đểsản xuất sản phẩm

- Trực tiếp hoặc gián tiếp xuất khẩu sản phẩm ra thị trường nước ngoàihoặc cung cấp các sản phẩm như nguyên liệu chính cho các cơ sở in nhuộm, cơ sởmay trong nước để sản xuất các sản phẩm xuất khẩu có giá trị

- Trực tiếp hay gián tiếp tiêu thụ sản phẩm trên thị trường trong nước, cungcấp sản phẩm như là nguyên liệu thay thế hàng nhập khẩu cho cơ sở nhuộm - may

để sản xuất các sản phẩm tiêu thụ nội địa có giá trị cao

Công ty Dệt 8-3 từ khi thành lập cho đến nay, mặc dù đã trải qua rất nhiềukhó khăn nhưng Công ty Dệt 8-3 luôn phấn đấu vượt qua và đã khẳng định vị thếcủa mình trong nghành Dệt May Việt Nam

2./ Chức năng và nhiệm vụ.

Công ty Dệt 8-3 là doanh nghiệp Nhà nước có chức năng sản xuất và cungứng cho thị trường các sản phẩm dệt, may, sợi, nhuộm, in hoa đảm bảo các yêucầu tiêu chuẩn do Nhà nước đặt ra và được người tiêu dùng chấp nhận

Công ty Dệt 8-3 có nhiệm vụ chính:

- Đóng góp vào sự phát triển của ngành Dệt May và nền kinh tế quốc dân,

sự phát triển của Công ty Dệt 83 sẽ góp phần quan trọng thúc đẩy ngành Dệt May Việt Nam phát triển Điều này thể hiện ở các hoạt động như chuyển giaocông nghệ mới xâm nhập vào các thị trường quốc tế, tạo thêm các cơ hội vệ tinhcho Công ty

Bình ổn thị trường của các doanh nghiệp Nhà nước khi nền kinh tế vậnhành theo cơ chế thị trường Để thực hiện nhiệm vụ này, Công ty Dệt 8-3 và cácđơn vị thuộc Tổng Công ty Dệt - May Việt Nam cũng thực hiện chính sách quản

lý thị trường của Nhà nước như: bình ổn giá quản lý chất lượng sản phẩm, chốnghàng giả, hàng nhái mẫu Thực hiện hỗ trợ các doanh nghiệp địa phương vềnguyên liệu, tiêu thụ sản phẩm trong những lúc khó khăn

- Tạo công ăn việc làm cho người lao động, góp phần ổn định xã hội Doquy mô lớn của Công ty, đặc điểm của ngành Dệt May là cần nhiều lao động.Những năm qua, Công ty đã tạo hàng ngàn chỗ làm cho người lao động, đặc biệt

là đối với sinh viên mới ra trường Góp phần làm giảm tỷ lệ thất nghiệp, giảm các

tệ nạn xã hội do tình trạng thất nghiệp gây ra

- Nhiệm vụ đóng góp cho ngân sách Nhà nước là nghĩa vô chung của doanh

nghiệp trong nền kinh tế Hiện nay Công ty Dệt 8-3 đã tiến hành hạch toán kinhdoanh độc lập, Nhà nước chỉ cấp lượng vốn nhỏ khoảng 20% phần còn lại Công

ty phải tự huy động từ nguồn khác.

3./ Các mặt hàng sản xuất chính.

Các mặt hàng sản xuất chủ yếu của Công ty Dệt 8-3 bao gồm:

- Các loại sợi bông, sợi pha chải thường và chải kỹ

- Vải may mặc : vải bông, phin, vải katê, vải chéo, vải pha từ méc đến nhuộm, kẻ

và in hoa khổ rộng 0.8 đến 1.6m

- Hàng may mặc: với đầy đủ chủng loại như sơ mi, quần âu, jacket nam nữ, quần

áo bảo hộ lao động và quần áo trẻ em

Ngoài ra, Công ty còn sản xuất các sản phẩm theo đơn đặt hàng của các đốitác trong và ngoài nước

II./ TỔ CHỨC VÀ QUY MÔ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY DỆT 8-3

1./ Cơ cấu tổ chức.

Do Công ty Dệt 8-3 là một Công ty lớn có khoảng 3200 cán bộ công nhân,nên việc tổ chức và điều hành hoạt động của Công ty đòi hỏi phải chặt chẽ nhưvậy mới kết nối được các bộ phận lại với nhau Chính vì thế để tạo lập được một

cơ cấu tổ chức hợp lí, năng động và hiệu quả trong công việc nên Công ty đã chọnhình thức tổ chức là trực tuyến chức năng

Ưu điểm: hình thức tổ chức này là nhằm duy trì quyền lực, trách nhiệm

cung cấp cho Tổng Giám đốc sự hỗ trợ của các bộ phận chức năng về các lĩnh vựcchuyên môn Đồng thời, nó vừa kết hợp được các chuyên viên chức năng gắn với

người lãnh đạo trực tuyến ( Tổng Giám đốc) vừa khắc phục được sự tách rời giữaBan lãnh đạo và bộ phận chức năng tạo nên sự phối hợp nhịp nhàng.

Nhược điểm: với kiểu tổ chức này tuy phát huy được nhiều ưu điểm nhưng

trong một số trường hợp có thể gây ra mâu thuẫn do sự không nhất quán trongviệc tham mưu cho Tổng Giám đốc của các bộ phận

Sơ đồ hệ thống tổ chức của Công ty Dệt 8-3

2./ Chức năng của từng bộ phận.

* Về ban lãnh đạo của Công ty.

Công ty Dệt 8-3 kinh doanh ngày một phát triển, một phần bởi hoạt động

có hiệu quả của ban lãnh đạo và các phòng ban trong Công ty

Tổng Giám đốc: là người chịu trách nhiệm chung trong việc điều hành củaCông ty đồng thời cũng là người trực tiếp phụ trách công tác tổ chức cán bộ vàđiều hành tài chính, sản xuất, xuất nhập khẩu của Công ty Người đứng đầuCông ty hiện nay là Tổng giám đốc Phan Việt Hảo

Ba phó Tổng Giám đốc có nhiệm vụ giúp việc cho Tổng Giám đốc trongcông tác điều hành và quản lý Công ty:

- Phó Tổng Giám đốc kĩ thuật: là người tham mưu giúp việc Tổng Giámđốc, chịu trách nhiệm chung về mảng kĩ thuật của Công ty

- Phó Tổng Giám đốc sản xuất: là người tham mưu giúp việc Tổng Giámđốc, chịu trách nhiệm về mảng sản xuất và tiêu thụ sản phẩm

- Phó Tổng giám đốc phụ trách chế độ lao động: là người tham mưu giúpviệc cho Tổng Giám đốc, chịu trách nhiệm về các chế độ lao động đối với toàn bộlao động trong Công ty

Giúp việc cho Ban lãnh đạo Công ty có các phòng ban, tuỳ theo chuyênmôn, nghiệp vụ được giao và các xí nghiệp, phân xưởng trực tiếp tham gia nhiệm

vụ sản xuất kinh doanh phục vô công tác sản xuất và đời sống của Công ty

* Chức năng của các phòng ban.

* Phòng kỹ thuật: là một bộ phận chức năng hợp tham mưu, giúp việc cho

Tổng Giám đốc về toàn bộ lĩnh vực công tác kỹ thuật - chất lượng và bảo hộ lao

động Các hoạt động khoa học kỹ thuật, đổi mới công nghệ trong hoạt động sảnxuất kinh doanh trong Công ty nhằm đảm bảo chất lượng sản phẩm, tiến độ sản

xuất của Công ty và định mức kỹ thuật thiết kế các mặt hàng đáp ứng nhu cầu củathị trường.

* Phòng xuất nhập khẩu: phô trách xuất nhập khẩu sang các nước khác

các sản phẩm của Công ty Đồng thời, chịu trách nhiệm nhập khẩu dây chuyềncông nghệ tiên tiến của các nước trên thế giới bao gồm các máy móc, thiết bị phụtùng, nguyên vật liệu phụ tùng phục vụ trực tiếp cho sản xuất cũng như các hoạtđộng khác trong Công ty

* Phòng kế hoạch tiêu thụ: với chức năng xây dựng triển khai sản xuất và

kế hoạch tiêu thụ sản phẩm góp phần hoàn thành các kế hoạch của Công ty Ngoàiviệc lên kế hoạch tiêu thụ, phòng còn phải triển khai thực hiện các kế hoạch tiêuthụ đề ra bằng việc tìm các đối tác, các khách hàng tiêu thụ sản phẩm thông quatìm kiếm và quảng cáo sản phẩm của Công ty đồng thời kết hợp với các cửa hànggiới thiệu sản phẩm để thực hiện tốt các kế hoạch đề ra

* Phòng Bảo vệ quân sự: do yêu cầu thực tiễn của Công ty về quy mô

cũng như thời gian làm việc (24 / 24 giê ngày đêm) phòng có chức năng bảo đảmtrật tự an ninh, giám sát và báo cáo những trường hợp vi phạm nội quy của côngnhân viên trong Công ty cho lãnh đạo biết, bảo vệ tài sản và phòng chống cháy

nổ, bảo đảm việc thực hiện nghĩa vụ quân sự, xây dựng lực lượng tự vệ của Côngty

* Phòng kế toán tài chính: có chức năng tham mưu cho lãnh đạo của Công

ty về công tác tài chính trong Công ty, đồng thời theo dõi tình hình hoạt động củaCông ty trong kỳ Đến cuối kỳ hạch toán và xác định kết quả hoạt đông của Công

ty lỗ hay lãi Số liệu được tập hợp từ phòng ban các xí nghiệp lên phòng thôngqua các báo cáo hàng tháng, hàng quý

* Ban đầu tư xây dựng cơ bản: với chức năng tham mưu giúp việc cho

Tổng Giám đốc trong việc mở rộng quy mô của Công ty đồng thời cũng lập cácphương án đầu tư cải tạo máy móc thiết bị công nghệ nhằm nâng cao năng suất vàchất lượng sản phẩm

* Trung tâm thí nghiệm và KCS (kiểm tra chất lượng sản phẩm): với

chức năng giúp Tổng Giám đốc trong việc kiểm tra chất lượng sản phẩm trước khiđưa ra thị trường tiêu thụ.Đồng thời là nơi thí nghiệm chất lượng nguyên vật liệu,chất lượng sảm phẩm mới trước khi đưa vào sản xuất hàng loạt

* Phòng tổ chức hành chính: với chức năng tham mưu giúp việc cho lãnh

đạo Công ty trong lĩnh vực tổ chức lao động, chế độ tiền lương và các công việchành chính, văn thư, phục vụ khác

Ngoài các phòng ban Công ty Dệt 8-3 còn bao gồm các đơn vị, xí nghiệpthành viên cùng tham gia hoạt động quản lý và sản xuất trong Công ty Đó là các

xí nghiệp Sợi A - Sợi B - Sợi II, xí nghiệp Dệt - Nhuộm - xí nghiệp Cơ điện, xínghiệp May, xí nghiệp Dịch vụ

Tóm lại, qua chức năng nhiệm vụ của các phòng ban trong Công ty Dệt 8-3nói trên, ta thấy các bộ phận phòng ban trong Công ty hoạt động rất tích cực Mỗi

bộ phận đảm nhiệm một số chức năng, nhiệm vụ riêng, khác nhau Các phòng bantrong Công ty luôn hỗ trợ lẫn nhau bổ sung cho nhau hết sức hợp lý và chặt chẽ

Chính vì có những chức năng, nhiệm vụ đặc biệt như thế, đã nâng cao hiệuquả hoạt động của văn phòng Công ty Kết quả đó cũng góp phần nâng cao hiệuquả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty

3./ Quy mô hoạt động.

Hiện nay, Công ty có mặt bằng rộng (tổng diện tích khoảng 24ha) đã tạonhiều điều kiện thuận lợi cho Công ty hoạt động sản xuất và kinh doanh như xâydựng các phân xưởng, nhà xưởng sản xuất, nhà kho để nguyên vật liệu và hànghoá thành phẩm

Về vốn, đến cuối năm 1999 Công ty đã có số vốn lên tới 250 đồng, trong đóvốn Nhà nước cấp chiếm khoảng 40% Phần còn lại của Công ty phải đi vay ngânhàng, huy động vốn tù có và một số hình thức khác

Bảng nguồn vốn của Công ty (1998 - 2000)

Sĩ, máy nhuộm liên hợp của Nhật, máy in hoa Ên Độ…

Đối với nguồn lực lao động, theo như báo các tổng kết hoạt động sản xuấtkinh doanh 1999 - 2001, thì tổng số cán bộ công nhân viên chức là 3200 người.trong đó số lao động nữ chiếm 68%.

- Sè công nhân trực tiếp sản xuất là : 2856 chiếm 89%

- Sè công nhân - cán bộ lao động gián tiếp: 344 chiếm 11%

III./ ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ SẢN XUẤT CỦA CÔNG TY DỆT 8 - 3

1./ Đánh giá về tình hình sản xuất kinh doanh.

Ngày nay trong nền kinh tế thị trường tất cả các doanh nghiệp đều phảichuyển sang kinh doanh sản xuất có hạch toán kế toán độc lập, do vậy mọi hoạtđộng quản lý điều tiết sản xuất với mục tiêu là để doanh nghiệp tồn tại và pháttriển tức là phải tạo ra được lợi nhuận đồng thời đảm bảo công ăn việc làm và thunhập cho người lao động Cùng xu thế đó, hoạt động kinh doanh của Công tycũng đang đi vào quỹ đạo, hàng năm thu nhập của người lao động trong Công tycòng