KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY THƯƠNG MẠI – DỊCH VỤ TỔNG HỢP

Em xin chọn đề tài kế toán nghiệp vụ bán hàng tại Công ty Thương Mại – Dịch Vụ Tổng Hợp – một hoạt động chính tại doanh nghiệp trong hai tháng thực tập tại Công ty nhằm phản ánh phần nào

KHOA TÀI CHÍNH – KẾ TOÁN

oOo ĐỀ TÀI:

KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY

THƯƠNG MẠI – DỊCH VỤ TỔNG HỢP

GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN: TS PHẠM XUÂN THÀNH.

SINH VIÊN THỰC HIỆN : NGUYỄN THỊ THU HÀ.

TP.HỒ CHÍ MINH

KHÓA HỌC: 2002 - 2005

L ời cảm ơn



Để có được kiến thức trong suốt 3 năm học, em xin chân thành cảm ơn tập thể thầy cô trường Cao Đẳng Kinh Tế Đối Ngoại đã chỉ dạy tận tình để truyền đạt lại kiến thức cho chúng em

Em xin chân thành cảm ơn thầy Phạm Xuân Thành đã hướng dẫn tận tình để giúp em hoàn thành được báo cáo tốt nghiệp này

Về đơn vị thực tập, em xin cảm ơn chú Thành – giám đốc Công ty Thương Mại – Dịch Vụ Tổng Hợp đã đồng ý nhận em vào thực tập tại Công ty

Và em xin cảm ơn tập thể phòng kế toán, đặt biệt là chị Mai, chị Vân đã tận tình giúp đỡ, chỉ dẫn và cung cấp tài liệu để em hoàn thành được báo cáo tốt nghiệp này

Em xin kính chúc các thầy cô luôn luôn mạnh khỏe để tiếp tục truyền đạt kiến thức cho các thế hệ sau của chúng em Và em xin kính chúc tập thể công ty Thương Mại – Dịch Vụ Tổng Hợp sức khỏe và ngày càng phát triển hơn trên con đường kinh doanh của mình

Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn !

SVTT

Nguyễn Thị Thu Hà

NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP

Tp Hồ Chí Minh, ngày…… tháng…… năm ……

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN

Tp Hồ Chí Minh, ngày…… tháng…… năm ……

MỤC LỤC

Trang CHƯƠNG I.

I- Tổng quan về công ty Thương Mại – Dịch Vụ Tổng Hợp 02

1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty 02

3 Cơ cấu tổ chức và quản lý của công ty TM – DV TH 04

4 Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động

5 Những thuận lợi, khó khăn và phương hướng

KẾ TOÁN QUÁ TRÌNH BÁN HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY

2 Tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại công ty 10

III- KHÁI QUÁT VỀ TÌNH HÌNH TÀI CHÍNH CỦA

3 Tình hình tăng, giảm các khoản đầu tư vào các đơn vị khác 15

4 Một số chỉ tiêu đánh giá khái quát thực trạng tài chính

IV- KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ BÁN HÀNG HOÁ TẠI

CHƯƠNG 3.

1 Nhận xét và kiến nghị chung về tình hình tổ chức

2 Nhận xét và kiến nghị về công tác kế toán

bán hàng tại công ty 48

PHỤ LỤC

CÁC BẢNG BIỂU



Bảng 2.1: Bảng tăng, giảm tình hình TSCĐ.

Bảng 2.2: Bảng tăng, giảm vốn chủ sở hữu.

Bảng 2.3: Bảng tăng, giảm các khoản đầu tư.

Bảng 2.4: Bảng cơ cấu tài sản và nguồn vốn.

Bảng 2.5: Bảng Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.

Bảng 2.6: Bảng phân tích khả năng thanh toán.

Bảng 2.7: Bảng so sánh khả năng thanh toán nợ ngắn hạn.

Bảng 2.8: Bảng phân tích hiệu quả sinh lời.

L ỜI NÓI ĐẦU.

ội nhập kinh tế quốc tế đã mở ra những cơ hội và thách thức đối với nền kinh tế đất nước nói chung và các doanh nghiệp trong nước nói riêng Việc tồn tại, phát triển và đứng vững được trong nền kinh tế thị trường năng động như hiện nay đặt ra rất nhiều thách thức đối với các doanh nghiệp

H

Vì vậy, để đảm bảo được mục tiêu kinh doanh đặt ra thì ngoài những yếu tố tác động bên ngoài như các quy định, các chính sách ưu đãi của Nhà nước… thì bản thân doanh nghiệp phải có được một nền tảng cơ sở vững chắc Đó là cơ cấu tổ chức, các chính sách quản lý, đường lối kinh doanh được hoạt động hiệu quả tại Công ty Mỗi bộ phận trong bộ máy tổ chức của Công ty đều có tầm quan trọng với những chức năng và nhiệm vụ riêng Trong đó, kế toán là một bộ phận không thể thiếu của mọi doanh nghiệp, nó có ý nghĩa hết sức quan trọng đối công tác quản lý của doanh nghiệp Kế toán cung cấp thông tin về tài sản, nguồn vốn, về tình hình và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp đồng thời thực hiện nghĩa vụ của doanh nghiệp đối với nhà nước

Em xin chọn đề tài kế toán nghiệp vụ bán hàng tại Công ty Thương Mại – Dịch Vụ Tổng Hợp – một hoạt động chính tại doanh nghiệp trong hai tháng thực tập tại Công ty nhằm phản ánh phần nào về tình hình hoạt động kinh doanh tại doanh nghiệp

CHƯƠNG 1 .

GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY THƯƠNG MẠI – DỊCH VỤ TỔNG HỢP

GECOSEX COGIỚI THIỆU CHUNG:

Tên giao dịch trong nước : Công ty Thương Mại – Dịch Vụ Tổng Hợp

Tên giao dịch quốc tế : General Comercial Service Company.

Cơ quan chủ quản : Hội đồng trung ương liên minh các Hợp Tác Xã

I Tổng quan về Công ty thương mại – dịch vụ tổng hợp:

1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty:

1.1 Qúa trình hình thành:

Từ khi áp dụng chính sách mở cửa, đất nước ta từ nền kinh tế quan liêu, bao cấp chuyển sang nền kinh tế thị trường, từng bước phát triển và hội nhập với nền kinh tế chung của khu vực và thế giới Việc giao dịch, trao đổi, mua bán hàng hoá trong và ngoài nước diễn ra thường xuyên đã tạo đà phát triển cho nền kinh tế của đất nước Hoà nhập chung với sự phát triển này, Hội đồng Liên Minh Hợp Tác Xã Việt Nam đã ra quyết định thành lập Công ty Thương Mại Dịch Vụ Tổng Hợp ( Gecosex _Co) theo quyết định thành lập doanh nghiệp đầu tư số 04/QĐ_UB ngày 14/05/1994 của Ủy Ban Nhân Dân thành phố Hồ Chí Minh và giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 200652 ngày 28/05/1994

Trụ sở chính của Công ty lúc bấy giờ đặt tại số 59 Lý Tự Trọng, Q1-TP Hồ Chí Minh

Mã số thuế của Công ty là: 0300563807-1

Gecosex_co là Công ty trực thuộc Bộ Thương Mại

Vốn kinh doanh của Công ty khi thành lập là 241 000.000

Trong đó: Vốn cố định là 68.000.000

Vốn lưu động là 173 000.000

• Chức năng chính của Công ty lúc bấy giờ là :

Kinh doanh các mặt hàng nông, lâm, hải sản, lương thực, thực phẩm, hàng

công nghệ phẩm… nhằm phục vụ trong nước và xuất khẩu

Nhập khẩu hàng hoá, vật tư thiết bị theo giấy phép của cơ quan có thẩm quyềnHợp tác đầu tư, liên doanh, liên kết với các tổ chức kinh doanh trong và ngoài nước

1.2 Quá trình phát triển:

Sau hơn một năm hoạt động và phát triển Ngày 05/01/1995 Công ty đã mở rộng qui mô hoạt động, tăng vốn điều lệ thêm 260.000.000 như vậy tổng vốn của Công

ty hiện có lúc bấy giờ là 501.000.000 (VLĐ:433.000.000, VCĐ:68.000.000), ngành nghề kinh doanh cũng được mở rộng như mua bán vật liệu xây dựng và hàng trang trí nội thất

Ngày 19/03/1998 , Công ty đã chứng tỏ được khả năng kinh doanh của mình và tiếp tục mở rộng vốn kinh doanh lên gấp nhiều lần với số vốn là 6.536.000.000 (VCĐ:6.003.000.000, VLĐ:533.000.000); bên cạnh đó, Công ty cũng bổ sung một số ngành nghề kinh doanh như: khai thác đá, cát, sỏi, san lấp mặt bằng

Ngày 07/05/1998 Công ty đã mở rộng hình thức kinh doanh: mua bán vật tư, hoá chất, kim khí điện máy, điện lạnh, điện tử, máy vi tính và phụ liệu – dịch vụ sửa chữa hàng điện tử, máy vi tính – tin học

Ngày 04/11/1998, được sự chấp thuận của Sở Kế Hoạch và Đầu tư, Công ty dời trụ sở giao dịch đến 173 Hai Bà Trưng, P6, Q3 TP Hồ Chí Minh cho đến nay Và từ đó Công ty cũng bổ sung nhiều lĩnh vực kinh doanh như:

− Xây dựng dân dụng và các công trình giao thông( vừa và nhỏ)

− Sản xuất hàng may mace, hàng tiểu thủ công nghiệp

− Kinh doanh các loại xăng, dầu, nhớt; các loại tre, nứa, gỗ chế biến

− Dịch vụ vận tải, sữa chữa các loại xe ô tô, cơ giới ngành giao thông vận tải

− Đào đắp, nạo vét kênh nương, tiêu tưới, xây đúc công trình kênh thuộc các dự án của nhóm C

− Đầu tư và kinh doanh nhà đất

− Khai thác, xử lý và mua bán nước sạch

− Kinh doanh dụng cụ và trang thiết bị y tế( chỉ được hoạt động khi được cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh theo qui định của pháp luật)

− Vận tải xăng dầu bằng ôtô

2 Chức năng và nhiệm vụ của công ty:

2.1 Chức năng của Công ty:

Công ty Thương Mại – Dịch Vụ Tổng Hợp chuyên hoạt động kinh doanh các ngành hàng như: nông, lâm, hải sản, tiểu thủ công mỹ nghệ, kim khí điện máy, điện tử, vật liệu xây dựng và san lấp mặt bằng,… nhằm tiêu thụ trong nước và phục vụ cho quá trình xuất khẩu

2.2 Nhiệm vụ của Công ty:

− Kinh doanh theo đúng ngành nghề đã đăng ký và mục tiêu thành lập Công ty

− Quản lý và sử dụng vốn một cách có hiệu quả, bảo tồn và tăng trưởng vốn trên cơ sở kinh doanh đạt hiệu quả kinh tế ngày càng cao

− Chấp hành nghiêm chỉnh các chủ trương, chính sách nhà nước, các qui định của Bộ Thương Mại trong mọi hoạt động của Công ty

− Công tác nghiên cứu thị trường trong và ngoài nước phải ngày càng nhạy bén và phát triển, đáp ứng kịp thời nhu cầu của người tiêu dùng

− Aùp dụng thành tựu khoa học kỹ thuật để không ngừng nâng cao năng lực sản xuất và hiệu quả họat động kinh doanh Sử dụng lực lượng nhân sự theo đúng năng lực chuyên môn nhằm nâng cao hiệu quả trong công việc đồng thời tạo mọi điều kiện để phát huy khả năng sáng tạo của công nhân viên

3 Cơ cấu tổ chức và quản lý của bộ máy:

3.1 Sơ đồ tổ chức của Công ty

3.2 Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban

− Ban giám đốc:

+ Là người hoạch định, có quyền quyết định cao nhất, điều hành công việc và chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty

Các phòng ban của Công ty:

Công ty có 4 phòng chức năng, mỗi phòng có một trưởng phòng phụ trách Các phòng chức năng có mối quan hệ qua lại và tác động trực tiếp đến các chi nhánh, xí nghiệp trực thuộc Mỗi phòng có một nhiệm vụ, chức năng riêng và tham mưu công việc cùng ban giám đốc của Công ty

− Phòng nghiệp vụ:

+ Có trách nhiệm ký các thủ tục, soạn thảo hợp đồng kinh tế, theo dõi và báo cáo tình hình thực hiện hợp đồng

Phòng

nghiệp

vụ

Phòng tổ chức

hành

chánh

Phòng kế toán nghiệp vụ

Phòng xuất nhập khẩuBan Giám Đốc

+ Hoạch định kế hoạch sản xuất kinh doanh từng thời kì, tổ chức và giám sát bán hàng, theo dõi tình hình biến động của thị trường từ đó xây dựng các chiến lược, kế hoạch sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả cao.

− Phòng tổ chức hành chính:

+ Quản lý nhân sự, tuyển chọn nhân viên cho các bộ phận trong Công ty, quản lý hành chính và thực hiện chính sách cho người lao động trong Công ty

+ Theo dõi, tiếp nhận các công văn, chỉ thị của các cấp, được quyền quyết định, ký xác nhận các công văn, giấy tờ thuộc phạm vi nhiệm vụ

+ Quản lý các thiết bị văn phòng, phân bổ và cấp phát văn phòng phẩm cho từng bộ phận nhằm phục vụ tốt cho công tác

− Phòng kế toán:

+ Thực hiện chức năng quản lý tài chính, tổ chức thực hiện các chỉ tiêu về quản lý tài chính kế toán

+ Thực hiện hệ thống sổ sách,chứng từ và lưu trữ các sổ sách, chứng từ

+ Theo dõi tình hình kinh doanh, ghi chép tổng hợp, thực hiện các báo cáo theo tháng, quý, năm, báo cáo tiêu thụ, báo cáo tổng hợp, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, kê khai khai thuế, thực hiện nghĩa vụ đối với nhà nước

− Phòng xuất nhập khẩu:

+ Hoạch định quá trình xuất nhập khẩu cho Công ty, phụ trách ký kết các hợp đồng ngoại thương và tìm hiểu các đối tác nước ngoài để xúc tiến kinh doanh, mở rộng thị trường

+ Cùng với phòng kế toán thực hiện các báo cáo về tình hình kinh doanh theo định kỳ và trình cho ban giám đốc

3.3 Tổ chức hoạt động kinh doanh tại Công ty:

3.3.1 Sơ đồ:

SƠ ĐỒ KINH DOANH CỦA CÔNG TY.

CÔNG TY

Xí nghiệp kinh doanh vận tải

Trạm kinh doanh thương mại –

Trung tâm thương mại – dịch vụ

Trung tâm đầu tư phát triển

3.3.2 Chức năng và nhiệm vụ của các trạm:

o Trung tâm thương mại – dịch vụ số 1, 2: chuyên kinh doanh các loại thực phẩm đồ hộp, sữa tươi, cung cấp các sản phẩm cho hệ thống siêu thị

o Trạm kinh doanh vật tư: mua bán, xuất nhập khẩu xăng dầu các loại và cung cấp cho các hệ thống tiêu thụ trong nước

o Trạm kinh doanh thương mại – dịch vụ tổng hợp: được phép kinh doanh các loại nông, lâm, hải sản, lương thực, hàng tiểu thủ công nghiệp, cao su, vật tư hóa chất, kim khí điện máy, xăng dầu nhớt các loại, dịch vụ vận tải, sửa chữa các loại ôtô cơ giới

o Trung tâm đầu tư phát triển và xây dựng: được phép nhập khẩu vải, mua bán ván ép, vỏ ôtô xe tải các loại, nhập khẩu dụng cụ y tế

o Xí nghiệp kinh doanh vận tải và xây dựng: mua bán, chuyên chở các loại vật liệu xây dựng như cát, đá, xi măng… xây dựng và mua bán nhà cửa

Tất cả các trạm đều có trách nhiệm đối với nhà nước và đối với Công ty Giám đốc các trạm, trung tâm do Công ty chỉ định có nhiệm vụ điều hành cũng như chịu trách nhiệm trước ban giám đốc Đơn vị kinh doanh tự trang trải, lấy thu bù chi, chịu trách nhiệm về các khoản lỗ và mọi vi phạm kinh tế trước pháp luật Lãi phải nộp thuế thu nhập theo doanh nghiệp chế độ đồng thời hàng tháng phải trích nộp Công ty theo mức khoán

Quá trình tổ chức kinh doanh tại Công ty phong phú và rộng khắp mọi nơi trong

TP Hồ Chí Minh dây chuyền kinh doanh trong hệ thống Công ty độc lập và tự chủ tạo nhiều tiềm năng cơ hội trong kinh doanh

3.3.3 Tình hình nhân sự tại Công ty:

Hiện nay, công ty có khoản 55 nhân viên, trong đó:

+ Lao động kỹ thuật : 10 người

Số lao động trên là lao động thường xuyên Ngoài ra công ty còn ký hợp đồng dưới hình thức hợp tác tay nghề và lao động thời vụ khoảng 15 – 20 người sử dụng trong các bộ phận bán hàng và sản xuất trực tiếp

4 MỘT SỐ NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY:

4.1 Các yếu tố bên ngoài:

Với chính sách mở cửa và khuyến khích đầu tư kinh doanh của nhà nước, hiện nay rất nhiều công ty đã thành lập và tham gia vào lĩnh vực thương mại, dịch vụ

nên đặt đã gây không ít khó khăn cho doanh nghiệp trong quá trình tồn tại và phát triển Nhưng đây cũng là một nguồn động lực giúp Công ty tự hoàn thiện và phấn đấu đi lên.

Đối thủ cạnh tranh là một trong những nhân tố quan trọng tác động trực tiếp và mạnh mẽ đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp về khách hàng, doanh số,

chi phí và thị phần của doanh nghiệp, làm doanh nghiệp hoạt động trong điều kiện

khó khăn hơn, lợi nhuận có nguy cơ bị giảm sút Vì vậy doanh nghiệp cần nắm bắt, hiểu biết về đối thủ cạnh tranh của mình là điều rất quan trọng để từ đó đưa ra những chiến lược, kế hoạch và phương hướng kinh doanh có hiệu quả hơn

Điều kiện tự nhiên: trụ sở giao dịch chính của đặt tại Q3, một Quận trung tâm và có hệ thống các trạm, cửa hàng rộng khắp thành phố nên có điều kiện trong việc nắm bắt thị trường một cách kịp thời và nhanh chóng tạo thuận lợi cho quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

4.2 Các yếu tố bên trong:

Môi trường bên trong của doanh nghiệp có vai trò quan trọng đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp

Yếu tố về lao động: lực lượng cán bộ, công nhân viên của công ty đều có trình độ chuyên môn cao, nhiều kinh nghiệm cùng với bầu không khí làm việc thân tình, hợp tác và liên kết chặt chẽ nhau đã tạo tiền đề cho việc mở rộng qui mô và phát triển ngành nghề kinh doanh của công ty Đây chính là một thế mạnh tiềm năng của công ty

Khả năng về vốn: từ khi thành lập đến nay, doanh nghiệp đã từng bước nâng cao vốn điều lệ của doanh nghiệp lên rất nhiều Điều này chứng tỏ quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp đã đạt được hiệu quả to lớn và ngày càng phát triển tạo điều kiện cho quá trình mở rộng về qui mô kinh doanh và ngành nghề kinh doanh tại Công ty

5 Những thuận lợi, khó khăn và phương hướng phát triển của công ty:

5.1 Những thuận lợi và khó khăn:

5.1.1 Thuận lợi:

Công ty kinh doanh với nhiều mặt hàng đa dạng đáp ứng được nhu cầu của khách hàng tạo điều kiện thuận lợi trong quá trình mở rộng qui mô hoạt động kinh doanh, dễ dàng tìm kiếm nơi tiêu thụ trong nước cũng như xuất khẩu, đồng thời phản ứng kịp thời sự thay đổi đột ngột của môi trường kinh doanh trong nước cũng như trong khu vực

Khách hàng và thị trường truyền thống trong và ngoài nước của Công ty đều ổn định, có mối quan hệ tốt đẹp, bền vững, hợp tác đôi bên cùng có lợi

Nhờ mối quan hệ tốt đẹp giữa nhà cung cấp và Công ty, Công ty luôn có hàng đáp ứng kịp thời các đơn đặt hàng trong trường hợp thị trường khan hiếm

5.1.2 Khó khăn:

Qui mô kinh doanh của Công ty còn nhỏ do thiếu vốn, chủ yếu dựa vào vốn vay, vốn liên doanh, liên kết với các bạn hàng trong và ngoài nước

Với những chính sách ưu đãi của nhà nước nhằm khuyến khích đầu tư, Công

ty đang đứng trước thách thức lớn trong việc cạnh tranh với những đối thủ mạnh để Công ty có thể tồn tại và phát triển như hiện nay cũng như trong tương lai

5.2 Phương hướng phát triển :

− Trong thời gian tới Công ty có thể mở rộng thêm một số mặt hàng kinh doanh nhằm đa dạng hóa các mặt hàng đồng thời có thể mở rộng được quy mô họat động

− Cần xác định mặt hàng nào là chiến lược, chủ chốt của Công ty để có thể đầu tư sâu hơn nữa

− Tìm hiểu nhu cầu của khách hàng, tìm hiểu kỹ thị trường nhằm mở rộng thị phần bên cạnh những thị phần quen thuộc

− Quan hệ thêm nhiều nhà cung cấp trên tinh thần hợp tác uy tín, đôi bên cùng có lợi để tránh trình trạng khan hiếm hàng, thiếu hàng



CHƯƠNG 2 :

KẾ TOÁN QUÁ TRÌNH BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TM – DV TỔNG HỢP.

II TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY.

1 Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty

1.1 Mô hình tổ chức công tác kế toán tại Công ty :

Công ty đang áp dụng mô hình kế toán theo kiểu vừa tập trung vừa phân tán

Khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, các phòng ban của các trung tâm, các trạm thực hiện ghi chép ban đầu, hạch toán chi tiết chi phí, doanh thu, lương …tại đơn vị mình, lập các bảng tổng hợp chi tiết và gửi chứng từ về phòng kế toán của doanh nghiệp, không lập báo cáo tài chính

Phòng kế toán doanh nghiệp sẽ kiểm tra, xử lý, phân loại và hạch toán tổng hợp sau đó ghi vào các sổ và lập các báo cáo kế toán, phân tích kết quả hoạt động kinh doanh

1.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán :

1.3 Nhiệm vụ và chức năng của từng thành viên trong bộ máy kế toán :

 Kế toán trưởng:

Kế toán

TM

Kế toán TGNH

Kế toán hàng hóa

Kế toán tiền lương.

Thủ quỹ.

Phó phòng kế tóan Trưởng phòng kế tóan

Nhân viên kế toán các trạm

− Là người giúp BGĐ, hội đồng quản trị tổ chức, điều hành mọi hoạt động của phòng kế toán

− Theo dõi, giám sát việc thực hiện công tác kế toán tại Công ty

− Ký duyệt các chứng từ, các bản báo cáo kế toán, tuân thủ chế độ kế toán nhà nước quy định

 Phó phòng kế toán :

− Đóng vai trò kế toán tổng hợp

− Thay mặt kế toán trưởng giải quyết công việc khi kế toán trưởng vắng

 Kế toán tiền mặt :

− Phản ánh, ghi chép vào tài khoản tiền mặt một cách chính xác, kịp thời tình hình thu, chi trên cơ sở các chứng từ thu, chi hợp pháp, hợp lệ

− Lập phiếu thu, phiếu chi tiền mặt, chi tạm ứng, chi lương, chi BHXH, các khoản trợ cấp, phụ cấp khi các nghiệp vụ phát sinh

− Thường xuyên đối chiếu với thủ quỹ để đảm bảo số liệu trên sổ kế toán phù hợp với số liệu trên sổ quỹ

 Kế toán tiền gửi ngân hàng :

− Theo dõi tình hình thu, chi của tài khoản tiền gửi ngân hàng ; là người làm việc, giao dịch với ngân hàng khi phát sinh nghiệp vụ

− Khi có các nghiệp vụ, chứng từ phát sinh liên quan đến tiền gửi ngân hàng, kế toán ghi vào tài khoản tiền gửi ngân hàng

− Đối chiếu số dư tài khoản tiền gửi ngân hàng của doanh nghiệp với số

dư trên sổ kế toán của ngân hàng để tránh sai sót

 Kế toán hàng hóa :

− Theo dõi tình hình nhập – xuất - tồn kho của hàng hóa theo từng mặt hàng, nhóm hàng Tính giá xuất kho, hạch toán hàng tồn kho một cách phù hợp, chính xác

− Cùng với thủ kho kiểm kê hàng hóa, lập báo cáo tình hình lưu chuyển hàng hóa

− Đối chiếu số liệu hàng hóa trên sổ kế toán với thẻ kho nhằm tránh sai sót

 Kế toán tiền lương :

− Theo dõi, ghi chép một cách đầy đủ, kịp thời số ngày, thời gian làm việc của người lao động, phản ánh đầy đủ các khoản trong thành phần quỹ lương của người lao động

− Tính toán và phân bổ chính xác tiền lương phải trả cho công nhân viên vào chi phí sản xuất kinh doanh

− Phân tích tình hình sử dụng lao động, tình hình sử dụng quỹ lương của doanh nghiệp

 Thủ quỹ :

− Là người nắm giữ ngân sách Công ty

− Thu, chi khi có xác nhận của cấp trên

− Chi lương cho cán bộ công nhân viên.

− Phân bổ tình hình thu, chi cho các trạm

− Kiểm tra quỹ mỗi ngày để phù hợp với số liệu trên báo cáo quỹ

2 Tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại Công ty :

2.1 Hệ thống tài khoản đang sử dụng :

Hiện tại Công ty đang áp dụng hệ thống tài khoản kế toán được ban hành theo quyết định số 1141 – TC/QĐ/CĐK do Bộ Tài Chính ban hành ngày 01/11/1995 Ngoài quyết định trên, hệ thống tài khoản kế toán trên còn được bổ sung theo các thông tư sau :

− Thông tư 89/2002/TT-BTC do Bộ Tài Chính ban hành ngày 09/12/2002

− Thông tư 105/2003/TT-BTC do Bộ Tài Chính ban hành ngày 04/11/2002

111

111111121113

Tiền mặtTiền Việt NamNgoại tệVàng bạc, đá quý, kim khí 112

11211121111212112131121411215112161121711221123

Tiền gởi ngân hàngTiền Việt Nam

Ngân hàng Công thương Việt Nam Ngân hàng Nông Nghiệp & Phát Triển Nông Thôn VietCom Bank CN2 Tân Thuận

Ngân hàng Đầu Tư & Phát Triển Việt Nam Ngân hàng TMCP Á Châu – ABC

Ngân hàng Sài Gòn Thương Tín Ngân hàng TMCP EXIM BANK

Ngoại tệVàng bạc, đá quý, kim khí131

13111312

Phải thu khách hàngHàng hóa

Dịch vụ133

13311333

Thuế GTGT được khấu trừThuế GTGT hàng hóaThuế GTGT dịch vụ136

13611368

Phải thu nội bộVốn kinh doanh ở các đơn vị trực thuộcPhải thu nội bộ khác

138

13811388

Phải thu khácTài sản thiếu chờ xử lýPhải thu khác

Phòng nghiệp vụPhòng xuất nhập khẩuPhòng tổ chức hành chánh142

14211422

Chi phí trả trướcChi phí trả trướcChi phí chờ kết chuyển144

14411442

Cầm cố, ký cược, ký quỹ ngắn hạnTiền Việt Nam

Ngoại tệ

152

15211522

Nguyên vật liệuNguyên vật liệu chínhNguyên vật liệu phụ153

15311532

Công cụ dụng cụCông cụ dụng cụBao bì luân chuyển154

15411542

Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dangChi phí kinh doanh

Chi phí dịch vụ156

15611562

Hàng hóaGiá mua hàngChi phí mua hàng

211 Tài sản cố định hữu hình

214 Hao mòn tài sản cố định

244 Ký cược, ký quỹ dài hạn

311

31113112

Vay ngắn hạnTiền Việt NamNgoại tệ

331 Phải trả người bán

333

33313331133312333233333334333733383339

Thuế và các khoản phải nộp nhà nướcThuế GTGT phải nộp

Thuế GTGT đầu raThuế GTGT hàng nhập khẩuThuế tiêu thụ đặt biệt

Thuế xuất nhập khẩuThuế TNDN

Thuế nhà đấtCác loại thuế khácPhí, lệ phí và các khoản phải nộp khác

334 Phải trả công nhân viên

33813382338333843388

Phải trả, phải nộp khácTài sản thừa chờ xử lýKinh phí công đoànBảo hiểm xã hộiBảo hiểm y tếPhải trả, phải nộp khác

421

42114212

Lãi chưa phân phốiLãi năm trướcLãi năm nay

431 Quỹ khen thưởng phúc lợi

451 Quỹ quản lý của cấp trên

511

51115113

Doanh thu bán hàngDoanh thu bán hàngDoanh thu cung cấp dịch vụ

515 Doanh thu hoạt động tài chính

632

63216322

Giá vốn hàng bánHàng hóa

Dịch vụ

642

64216428

Chi phí quản lý doanh nghiệpChi phí quản lý nhân viênChi phí bằng tiền khác

911 Xác định kết quả kinh doanh

2.2 Hệ thống sổ sách tại Công ty:

Hiện nay, tại doanh nghiệp đang áp dụng hình thức sổ kế toán “Nhật ký – Sổ cái”

• Các loại sổ Công ty đang sử dụng:

o Sổ quỹ tiền mặt

o Sổ tiền gởi ngân hàng

o Sổ chi tiết tài khoản

o Nhật ký – Sổ cái

o Sổ chi tiết thanh toán với người mua, người bán

Cộng nhật ký – sổ cái, tính số dư các tài khoản trên sổ cái

Căn cứ bảng tổng hợp chi tiết và nhật ký – sổ cái, lập báo cáo tài chính liên quan

Số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư cuối kỳ của từng tài khoản trên sổ Nhật ký – Sổ cái phải khớp đúng với số liệu trên Bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản tương ứng.

• TRÌNH TỰ GHI SỔ THEO HÌNH THỨC NHẬT KÝ - SỔ CÁI

Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

Quan hệ đối chiếu

2.3 Các phương pháp kế toán cơ bản đang được áp dụng tại Công ty:

 Phương pháp hạch toán hàng tồn kho

Tại doanh nghiệp đang áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên

Theo phương pháp này, kế toán phải thường xuyên theo dõi, kê khai quá trình nhập –xuất kho vật tư hàng hóa và xác định số dư hàng tồn kho trên sổ kế toán ở mọi thời điểm phải phù hợp với số tồn kho thực tế Vì vậy, kế toán phải thường xuyên đối chiếu kết quả kiểm kê để phát hiện chênh lệch, xử lý

 Phương pháp tính giá xuất kho: theo phương pháp nhập trước – xuất trướcTheo phương pháp này thì hàng nào nhập kho trước sẽ được xuất trước và giá trị của hàng xuất này sẽ được tính theo giá nhập vào ở thời điểm đầu kỳ

Hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho được mua ở thời điểm cuối kỳ và giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá nhập kho ở thời điểm cuối kỳ

 Phương pháp tính khấu hao tài sản cố định:

Doanh nghiệp áp dụng tính khấu hao theo phương pháp đường thẳng

Aùp dụng cho mọi tài sản liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

BQ hàng năm thời gian sử dụng

SỔ QUỸ

CHỨNG TỪ GỐC

HỢP CHI TIẾT SỔ CHI TIẾT

Mức trích KH BQ mức trích KH năm

 Phương pháp tính thuế giá trị gia tăng: theo phương pháp khấu trừ

Theo phương pháp này thì mọi hoạt động mua, bán hàng hóa đều phải có hóa đơn, chứng từ và phải được ghi đầy đủ, hợp pháp, hợp lệ Phần thuế GTGT được ghi riêng với trị giá hàng mua hoặc bán

2.4 Tổ chức trang bị các công nghệ phục vụ kế toán

Ngày nay, với sự phát triển nhanh chóng của khoa học kỹ thuật và nhu cầu trong việc thu thập và xử lý thông tin nhanh chóng, kịp thời và chính xác thì việc áp dụng công nghệ thông tin phục vụ cho công tác kế toán là điều không thể thiếu đối với các doanh nghiệp bên cạnh việc ghi chép bằng tay Công ty Thương Mại – Dịch Vụ Tổng Hợp xử lý số liệu kế toán trên máy vi tính với phần mềm Excel Ngoài ra doanh nghiệp còn áp dụng phần mềm KTV năm 1994 phục vụ cho hình thức chứng từ ghi sổ trước khi tiến hành ghi sổ theo hình thức Nhật ký – sổ cái bên cạnh việc kết hợp với các thiết bị hỗ trợ như máy in, máy fax

III KHÁI QUÁT VỀ TÌNH HÌNH TÀI CHÍNH CỦA CÔNG TY TM – DV TỔNG HỢP

Nhìn vào bảng trên ta thấy : trong năm 2004, Công ty đã đầu tư mua sắm xe tải trị giá 887.555.809 và tủ lạnh trị giá 27.000.000 làm cho tổng giá trị tài sản trong năm tăng thêm 914.555.809, tỉ lệ tăng là143,56% Một tỉ lệ rất lớn, chứng tỏ Công ty đã mở rộng qui mô kinh doanh, tăng thêm nguồn hàng đông lạnh và phương tiện vận chuyển hàng hóa phục vụ cho việc bán ra.

2 Tình hình tăng, giảm vốn chủ sở hữu:

BẢNG 2 :

TÌNH HÌNH TĂNG, GIẢM VỐN CHỦ SỞ HỮU

NĂM 2004.

ĐVT : đồng

Nguồn vốn chủ sở hữu 566.333.168 586.500.902

Tỷ suất tự tài trợ Nguồn vốn CSH

về tài sản Tổng tài sản 1,941% 1,384%

Nguồn : phòng kế toán tài vụ

Nhận xét:

Nhìn vào bảng ta thấy :

Vào cuối năm 2004, tổng tài sản của Công ty tăng mạnh thêm 13.193.800.126 đồng trong khi nguồn vốn chủ sở hữu chỉ tăng 20.177.434 đồng đã làm cho tỉ suất tự tài trợ về tài sản giảm từ 1,941% xuống còn 1,384% Điều này chứng tỏ khả năng tự tài trợ về tài sản của Công ty giảm Công ty cần xem xét khả năng, nhiệm vụ kinh doanh và phát triển của mình để đánh giá, kết luận về khả năng sử dụng vốn của doanh nghiệp

3 Tình hình tăng giảm các khoản đầu tư vào các đơn vị khác:

BẢNG 3 :

TÌNH HÌNH TĂNG, GIẢM CÁC KHOẢN ĐẦU TƯ

NĂM 2004.

ĐVT : đồng

Tỷ suất tự tài trợ Đầu tư dài hạn

về tài sản Tổng tài sản 0,34% 0,24%

Nguồn : phòng kế toán tài vụ Nhận xét:

Qua bảng trên ta thấy : cuối năm 2004, tổng tài sản tăng mạnh lên đến 42.371.202.915 đồng trong khi khoản đầu tư dài hạn không đổi (100.000.000 đồng)

=

=

đã làm cho tỉ suất tự tài trợ về tài sản giảm từ 0,34% xuống còn 0,24% Đây là thông tin giúp doanh nghiệp có thể đánh giá chính xác, đưa ra các biện pháp về sử dụng vốn đầu tư.

4 Một số chỉ tiêu đánh giá khái quát thực trạng tài chính và kết quả kinh doanh của Công ty:

• Cơ cấu tài sản và nguồn vốn :

BẢNG 4 :

BẢNG PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH CƠ CẤU TÀI SẢN VÀ NGUỒN VỐN TẠI DOANH NGHIỆP

SỒ TIỂN TRỌNG TỶ SỐ TIỀN TRỌNG TỶ SỐ TIỀN TRỌNG TỈ

TÀI SẢN

0.00

NGUỒN VỐN

A Nợ phải trả 28,611,069,621 98.06 41,784,702,013 98.62 13,173,632,392 -0.56

Nhận xét:

− Đến cuối năm 2004, Công ty đang quản lý khối lượng tài sản trị giá 42.371.202.915 trong đó tài sản lưu động và đầu tư ngắn hạn là 30.038.869.232 chiếm tỉ trọng 70,89%, tài sản cố định và đầu tư dài hạn là 12.332.333.683 chiếm tỉ trọng 29,11% Nếu so với đầu năm thì tổng trị giá tài sản của Công ty tăng 13.193.800.126, trong đó chủ yếu nhất là tăng khoản mục chi phí XDCB dở dang (10.590.260.000) và tăng tài sản cố định

 Tổng số giá trị tài sản lưu động và đầu tư ngắn hạn là 30.038.869.232 trong đó khoản chiếm tỉ trọng lớn nhất là hàng tồn kho 16.959431.064, tỉ trọng 40,03%, tăng 2.766.018.204 so với đầu năm Đây là chỉ tiêu mà doanh nghiệp cần quan tâm vì nó liên quan đến chi phí; khoản phải thu cuối năm giảm 3.310.865.167 so với đầu năm và khoản mục tiền tăng 1.917.081.497 so với đầu năm chứng tỏ doanh nghiệp đã giải quyết được phần nào khoản phải thu

 Tổng giá trị tài sản cố định và đầu tư dài hạn là 12.332.333.683 trong đó tài sản cố định là 1.328.533.479 chiếm tỉ trọng 3,14%, nếu so với đầu năm tăng 824.270.991, đặc biệt là khoản chi phí XDCB dở dang 10.590.260.000 chiếm tỉ trọng lớn nhất (24,99%) chứng tỏ doanh nghiệp đang mở rộng quy mô hoạt động kinh doanh, tăng cường cơ sở vật chất, mở rộng không gian nhằm phục vụ cho hoạt động kinh doanh

− Nguồn vốn cuối năm 2004 của Công ty là 42.371.202.915 trong đó nợ phải trả là 41.784.702.013 chiếm tỉ trọng 98,62% và nguồn vốn chủ sở hữu là 586.500.902 chiếm 1,38% Nếu so với đầu năm thì nợ phải trả tăng 13.193.800.126 và nguồn vốn tăng 13.193.800.125

− Nguồn vốn chủ sở hữu tăng so với đầu năm là 20.167.734 nhưng tỉ trọng lại giảm 0.56% khoản nợ phải trả cuối năm 2004 la ø41.784.702.013 trong đó nợ ngắn hạn là 41.778.452.013 nếu so với đầu năm thì tỉ lệ nợ phải trả tăng 0,56% Điều này Công ty cần lưu ý vì nó liên quan đến vốn và khả năng thanh toán, khả năng tài chính của Công ty

Kết quả kinh doanh của Công ty:

BẢNG 5:

BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH

NĂM 2004.

ĐVT: đồng

CHỈ TIÊU Năm 2003 Năm 2004 Chênh lệch

Số tiền Tỷ lệ

Tổng doanh thu 246.409.928.555 245.052.115.839 -1.357.812.716 -0,55

- Trong đó: DT hàng XK

Các khoản giảm trừ

+ Chiết khấu

+ Giảm giá

+ Giá trị hàng bán bị trả lại

+ Thuế TTĐB, thuế XK phải nộp

1 Doanh thu thuần 246.409.928.555 245.052.115.839 -1.357.812.716 -0,55

2 Giá vốn hàng bán 242.378.701.624 238.769.587.686 -3.609.113.938 -1,49

3 Lợi tức gộp 4.031.226.931 6.282.528.153 2.251.301.222 55,85

4 Chi phí bán hàng 2.521.245.884 4.073.159.696 1.552.913.812 61,55

5 Chi phí quản lý DN 1.355.053.632 1.498.630.052 43.576.420 10,60

6 Lợi tức thuần từ HĐ KD 154.927.685 710.738.405 555.810.720 358,75

7 Thu nhập từ HĐ tài chính 33.732.309 51.221.633 17.489.324 51,85

8 Chi phí HĐ tài chính 75.392.048 630.212.226 554.819.818 735,91

9 Lợi tức HĐ tài chính -41.659.739 -578.990.593 537.330.854 -1.289,81

10 Thu nhập bất thường

12 Lợi nhuận bất thường -77.092 -30.881 46.211 59,94

13 Tổng lợi nhuận trước thuế 113.190.854 131.716.931 18.526.077 16,37

14.Thuế TNDN phải nộp 36.221.073 36.880.741 659.668 1,82

Lợi nhuận sau thuế 76.969.781 94.836.190 17.866.409 23,21

Nhận xét:

So sánh kết quả năm 2003 với năm 2004 ta thấy :

Tổng doanh thu giảm 1.357.812.716 đồng với tỉ lệ giảm 0,55% ; doanh thu thuần giảm 1.357.812.716 với tỉ lệ giảm 0,55% Tuy nhiên do giá vốn hàng bán giảm 3.609.113.938 đồng với tỉ lệ giảm là 1,49% nên lợi tức gộp tăng 2.251.301.222 đồng với tỉ lệ tăng 55,85% Trong khi đó chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tăng nhưng mức tăng nhỏ hơn mức tăng của lợi nhuận gộp: chi phí bán hàng tăng 1.552.913.812 đồng với tỉ lệ tăng 61,55% và chi phí quản lý doanh nghiệp tăng 43.576.420 đồng với tỷ lệ tăng 10,6% nên lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh tăng mạnh đến 555.810.720 đồng với tỉ lệ tăng 358,75% Điều này chứng tỏ Công ty đang mở rộng quy mô hoạt động kinh doanh, đẩy mạnh bán

ra Bên cạnh đó, thu nhập hoạt động tài chính tăng 17.489.324 đồng với tỷ lệ tăng 51,85% nhưng chi phí hoạt động tài chính lại tăng mạnh hơn đến 554.819.818 đồng với tỷ lệ tăng 735,91% làm cho lợi tức từ hoạt động tài chính giảm mạnh

537.330.854 đồng với tỷ lệ giảm là 1.289,81% Điều này cho thấy tình hình hoạt động tài chính của Công ty chưa đạt hiệu quả Điều này góp phần làm cho tổng lợi nhuận trước thuế của doanh nghiệp chỉ tăng 18.526.077 đồng với tỉ lệ tăng 16,37%.

Nhìn chung, tuy lợi nhuận của Công ty có tăng nhưng mức tăng chưa đáng kể

• Khả năng thanh toán

BẢNG 6:

BẢNG PHÂN TÍCH KHẢ NĂNG THANH TOÁN

NĂM 2004.

ĐVT: đồng Nợ phải

TSLĐ 28.563.140.301 NNH 28.611.069.621Hệ số thanh toán nhanh:

Tiền + Đầu tư ngắn hạn+ Khoản phải thu Nợ ngắn hạn

4.495.194.838+8.249.822.781 28.611.069.621

TSLĐ 30.038.869.232 NNH 41.778.452.013Hệ số thanh toán nhanh:

Tiền + Đầu tư ngắn hạn + Khoản phải thu Nợ ngắn hạn

6.412.276.335 + 4.938.957.614 41.778.702.013

= 0,272 lần

BẢNG 7:

BẢNG SO SÁNH KHẢ NĂNG THANH TOÁN NỢ NGẮN HẠN

NĂM 2004

CHỈ TIÊU Số đầu năm Số cuối kỳ Chênh lệch

Nhận xét:

Nhìn vào bảng trên ta thấy:

Cả ba hệ số thanh toán đều giảm đã chứng tỏ tốc độ giải quyết công nợ của doanh nghiệp ngày càng giảm Đây là hiện tượng không tốt Nguyên nhân do

= K

 Hệ số thanh toán ngắn hạn đầu năm là 0,998 lần nghĩa là 1 đồng nợ ngắn hạn của Công ty chỉ có 0,998 đồng tài sản lưu động thanh toán Chỉ số này còn thấp và cuối năm chỉ số ngày lại giảm xuống 0,279 lần chứng tỏ khả năng thanh toán của doanh nghiệp ngày càng chậm.

 Hệ số thanh toán nhanh cuối năm giảm 0,1735 lần so với đầu năm cũng chứng tỏ khả năng thanh toán nợ của doanh nghiệp giảm

Số tiền Tỷ lệ%

2 Tổng lợi nhuận sau thuế 76.969.781 94.836.190 17.866.409 23,21

3 Doanh thu thuần 246.409.928.555 245.052.115.83

9

-1.357.812.716 -0,55

6 Tỷ suất LN trước thuế

7 Tỷ suất LN trước thuế

8 Tỷ suất LN trước thuế

9 Tỷ suất LN sau thuế

10 Tỷ suất LN sau thuế

11 Tỷ suất LN sau thuế