PHÂN TÍCH THIẾT kế hệ THỐNG QUẢN lý hồ sơ cán bộ

Ứng dông tin học vào công tác quản lý là một trong những yêu cầu cầnthiết với mỗi doanh nghiệp tin học hoá trong công tác quản lý sẽ giúp làmgiảm đến mức tối thiểu sự can thiệp thủ công

Ứng dông tin học vào công tác quản lý là một trong những yêu cầu cầnthiết với mỗi doanh nghiệp tin học hoá trong công tác quản lý sẽ giúp làmgiảm đến mức tối thiểu sự can thiệp thủ công của con người, tiết kiệm đượcthời gian tìm kiếm, tiết kiệm không gian lưu trữ, hệ thống hóa và kết xuấtthông tin một cách chính xác đầy đủ đáp ứng được yêu cầu của người sửdụng.

Trong quá trình thực tập chuyên đề tại Công ty Dịch vụ thương mại số

1 em nhận thấy mình có thể sử dụng những kiến thức đã được học trongtrường để đem ra áp dụng vào thực tế, hơn nữa em được phân công vào phòng

Tổ chức hành chính và một phần công việc của phòng này là quản lý hồ sơ

cán bộ công nhân viên Vì thế em chọn đề tài " Phân tích thiết kế hệ thống quản lý hồ sơ cán bé " nhằm trợ giúp cho công tác quản lý hồ sơ cán bộ trong

cơ quan đạt hiệu quả cao hơn

Mục đích của đề tài này là:

- Phân tích quá trình quản lý hồ sơ cán bộ công nhân viên

- Thiết kế cơ sở dữ liệu phù hợp

- Lưu trữ cập nhật ta cứu các thông tin cần thiết chính xác và hiệu qủa

- Lập các bảng báo cáo theo yêu cầu của đơn vị

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp của em gồm 3 chương cơ bản:

Chương I: Giới thiệu khái quát về đơn vị thực tập và đề tài nghiên cứu Chương II: Phân tích thiết kế hệ thống

Chương III: Thiết kế cài đặt ứng dụng quản lý hồ sơ cán bộ

CHƯƠNG I NHỮNG NÉT KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY VÀ ĐỀ

TÀI NGHIÊN CỨU

I./ QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN

Công ty dịch vụ Thương Mại số 1 được thành lập ngày 26/9/1995 theo quyếtđịnh số 10/QĐ-HĐQT của tổng Công ty dệt may Việt Nam

- Tên Công ty: : Công ty dịch vụ thương mại số 1.

- Tên giao dịch quốc tế: Trade & Service Company N : Trade &Service Company N01 (Trasco)

- Văn phòng giao dịch: 20 Lĩnh Nam, quận Hai Bà Trưng, Hà Nội :

20 LÜnh Nam, quËn Hai Bµ Trng, Hµ Néi

- Điện thoại: 04.8621228 - 04.8623915 : 04.8621228 04.8623915

Fax: 04.8624620 : 04.8624620

- Email: trasco@fpt.vn : trasco@fpt.vn

Công ty Dịch vụ Thương Mại số 1 là đơn vị hạch toán phụ thuộc tổngCông ty dệt may Việt Nam Công ty có tài khoản tại ngân hàng Công ThươngViệt Nam, ngân hàng đầu tư và phát triển Hà Nội, có con dấu riêng để giaodịch và hoạt động trên cơ sở điều lệ của tổng Công ty, điều lệ riêng của Công

ty và những quy định của Tổng giám đốc - Tổng Công ty

1./ Quá trình hình thành và phát triển của Công ty.

Ngày 26/9/1995 Tổng Công ty Dệt may ký quyết định thành lập Công tydịch vụ Thương Mại số 1 Công ty được thành lập trên cơ sở sáp nhập 4 đơn

vị thành viên:

+ Xí nghiệp sản xuất xuất nhập khẩu May

+ Xí nghiệp sản xuất và dịch vụ Dệt

+ Xí nghiệp sản xuất và dịch vụ Đức Giang

+ Xí nghiệp dệt kim Mai Động

Bốn đơn vị trên ra đời trước năm 1995 nhằm thu hót số cán bộ dư thừathuộc cơ quan văn phòng liên hiệp các Xí nghiệp dệt và liên hiệp các Xínghiệp may Khi sáp nhập tổng số vốn của cả 4 đơn vị này ước tính gần 15 tỷđồng và hơn 700 lao động Sau khi được thành lập Công ty tiến hành sắp xếplại tổ chức và hình thành các đơn vị thành viên gồm:

+ Xí nghiệp may Hồ Gươm

+ Xí nghiệp may Hà Nội

+ Xí nghiệp dệt kim Mai Động

+ Xí nghiệp dệt kim sản xuất vải tuyn

+ Cửa hàng giới thiệu và bán sản phẩm số 2,3,4

Sau khi đi vào hoạt động Công ty có sự thay đổi về mặt cơ cấu tổ chức.Chủ chương của Tổng công ty Dệt may Việt Nam đưa ra cho Công ty đó làlàm nhiệm vụ kinh doanh dịch vụ thương mại Do vậy các đơn vị sản xuấtđược chuyển giao cho các đơn vị khác hoặc chuyển ra hạch toán độc lập Cụthể như:

- Ngày 15/05/1996: Xí nghiệp may Hà Nội được chuyển về Công ty dệtvải Công nghiệp

- Ngày 18/08/1997: Xí nghiệp may Hồ Gươm tách ra thành đơn vị độclập và là thành viên của Tổng Công ty Dệt May Việt Nam

- Ngày20/04/1998: Xí nghiệp may thời trang Trương Định sáp nhập với

Xí nghiệp may Hồ Gươm

- Ngày20/04/1998: Chuyển xí nghiệp dệt kim sản xuất vải tuyn về Việnkinh tế kỹ thuật dệt may

- Đầu năm 1999 Công ty mới ổn định và chỉ còn khâu dịch vụ thươngmại với tổng số trên 90 người Tổng số vốn của Công ty sau khi bàn giao là6.650 triệu đồng, trong đó vốn lưu động là 4.825 triệu đồng

2./ Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh của Công ty

a) Chức năng nhiệm vụ của Công ty

- Hợp tác cùng các Công ty sản xuất hàng dệt may để sản xuất các sảnphẩm dệt may tiêu dùng trong nước và xuất khẩu

- Nhận làm đại lý tiêu thụ sản phẩm: nguyên phụ liệu, máy móc thiết bịnghành dệt may cho các đơn vị trong và ngoài nước

- Tổ chức dịch vụ du lịch, khách sạn, vận chuyển hàng hoá và các dịch

vụ khác phục vụ sản xuất

- Xuất nhập khẩu và uỷ thác xuất nhập khẩu vật tư, nguyên vật liệu, thiết

bị máy móc thuộc ngành dệt may và hàng công nghiệp tiêu dùng khác

b) Đặc điểm tổ chức kinh doanh của Công ty

Qua 5 năm đi vào hoạt động Công ty đã tự khẳng định mình trong cơ chếthị trường, đảm bảo kinh doanh có hiệu quả, nâng cao đời sống cán bộ Côngnhân viên trong Công ty, thực hiện tốt nghĩa vụ đối với Ngân sách Nhà nước.

- Kinh doanh chính gồm:

+ Phòng nghiệp vụ 1

+ Phòng nghiệp vụ 2

- Kinh doanh xuất nhập khẩu: Phòng nghiệp vụ 3

- Các đơn vị phụ thuộc Công ty gồm:

+ Nhà nghỉ Hoa Lan

+ Trung tâm thương mại dệt may

+ Trung tâm dệt may 3

+ Siêu thị Vinh

+ Cửa hàng bán và giới thiệu sản phẩm số 1 Mai Động

+ Xưởng Mex

3./ Cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty

Trong quá trình hình thành phát triển tổ chức bộ máy quản lý của Công

ty ngày càng được hoàn thiện và phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanhcủa Công ty Mô hình cụ thể như sau:

SƠ ĐỒ 1: SƠ ĐỒ BỘ MÁY QUẢN LÝ

vô 3

Phßng nghiÖp

vô 2

Phßng tµi chÝnh

kÕ to¸n

Trung t©m Th

¬ng m¹i dÖt may

Nhµ nghØ Hoa Lan

Phßng

tæ chøc hµnh chÝnh

Nhiệm vụ chức năng của cụ thể của ban giám đốc và các phòng ban chứcnăng thể hiện như sau:

Với cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty đứng đầu là giám đốcCông ty phụ trách chung trực tiếp chỉ đạo công tác kế hoạch, kinh doanh xuấtnhập khẩu trực tiếp chỉ đạo hoạt động của phòng nghiệp vụ 2 và nghiệp vụ 3,chỉ đạo công tác tài chính kế toán, tổ chức cán bộ

- Phó giám đốc thường trực: có nhiệm vụ chỉ đạo trực tiếp phòng nghiệp

vô 1 thay mặt giám đốc chỉ đạo công tác kinh doanh phòng nghiệp vụ 1, khaithác mở rộng kinh doanh những mặt hàng ngoài ngành và chỉ đạo công táckinh doanh phụ liệu may, công tác đầu tư xây dựng cơ bản

- Phó giám đốc: trực tiếp chỉ đạo công tác sản xuất kinh doanh xưởng

Mex, nhà nghỉ Hoa Lan, trung tâm thời trang 61- 63 Cầu Gỗ Chỉ đạo kinhdoanh các mặt hàng sợi của phòng nghiệp vụ 1 Chỉ đạo công tác phòng cháychữa cháy, phòng chống bão lụt, an ninh trật tự, tự vệ, kho bảo quản và côngtác đời sống, công tác đoàn thể

- Hỗ trợ cho ban giám đốc các phòng ban giúp việc được tổ chức theoyêu cầu quản lý kinh doanh chịu sự lãnh đạo trực tiếp của ban giám đốc

- Phòng nghiệp vụ 1: có chức năng kinh doanh hàng nội địa, các mặt

hàng vải sợi, hàng may mặc sẵn, hàng dệt kim, sợi dệt kim, vải tuyn, len vớicác phương thức bán buôn, bán lẻ, bán đại lý cho các Công ty, đồng thời tạonguồn hàng bán lẻ tại các cửa hàng

- Phòng nghiệp vụ 2: có nhiệm vụ kinh doanh vật tư, nguyên vật liệu từ

nguồn hàng sản xuất trong nước và nhập khẩu, cụ thể là các loại hàng như:bông xơ, tơ sợi, giấy kraft, hạt nhựa, kinh doanh nguồn sợi sản xuất trongnước phục vụ cho các làng nghề

- Phòng tổ chức hành chính: có chức năng chủ yếu là tổ chức nhân sự,

giải quyết chế độ chính sách, quản lý tài sản của Công ty, phục vụ cho côngtác kinh doanh đồng thời quản lý một phần kinh doanh đó là thuê mặt bằng vàkinh doanh vải Mex và công tác đời sống

- Phòng tài chính kế toán: có chức năng tham mưu giúp việc cho ban

giám đốc trong công tác Tài chính kế toán nhằm sử dụng đồng vốn đúng mụcđích, đúng chế độ, hợp lý, có hiệu quả, xây dựng kế hoạch tài chính ghi chép,phân loại tổng hợp lý giải các nghiệp vụ phát sinh, phân tích tổng hợp toàn bộhoạt động kinh doanh của Công ty đảm bảo nguồn vốn cho kinh doanh

- Nhiệm vụ của các phòng ban chức năng:

+ Chấp hành và kiểm tra việc chấp hành các chế độ chính sách của Nhànước, nội quy của Công ty các chỉ thị mệnh lệnh của Giám đốc

+ Phục vụ đắc lực cho hoạt động kinh doanh của Công ty

+ Đề xuất nhiệm vụ trình Giám đốc, những chủ trương, biện pháp giảiquyết khó khăn gặp phải trong kinh doanh và tăng cường công tác quản lýCông ty

Các phòng nghiệp vụ 1, 2, 3 tổ chức thực hiện các kế hoạch do ban giám đốc

đề ra Các phòng này thường xuyên phối hợp với nhau, thông báo tình hìnhkinh doanh về số lượng, giá cả của các mặt hàng Mỗi khi có các nghiệp vụkinh tế phát sinh phòng kinh doanh thực hiện khâu lập các chứng từ ban đầurồi chuyển cho phòng kế toán kiểm tra trước khi đưa cho Giám đốc ký duyệt.Phòng kế toán có nhiệm vụ cung cấp các thông tin kịp thời cho các phòng bankhác để có phương hướng thực hiện các hoạt động kinh doanh đạt được hiệuquả

II./ GIỚI THIỆU VỀ ĐỀ TÀI

Trong quá trình thực tập tại Công ty Dịch vụ Thương mại số 1 em nhậnthấy rằng hiện tại Công ty chưa có phần mềm nào sử dụng cho công việc quản

lý chung trong Công ty chỉ có phòng kế toán là có sử dụng phần mềm kế toánmáy để phục vụ công tác nghiệp vụ Việc đưa thông tin vào lưu trữ trên máytính điện tử là rất cần thiết và hữu Ých đối với các tổ chức kinh tế xã hội vìlưu trữ thông tin trên máy tính là xu thế hoá hiện nay nó tiết kiệm thời gianchi phí mà đem lại hiệu quả cao các thông tin được cập nhật, trao đổi thườngxuyên, đảm bảo được yêu cầu công việc

Có thể nói bất kỳ hoạt động có tổ chức nào của con người cũng đều cầnquản lý Các hoạt động quản lý rất đa dạng nhưng thường có đặc điểm chung

là phải xử lý một khối lượng thông tin lớn và lưu trữ lớn

Quá trình thực tập tại công ty em được phân công vào phòng TCHC và

có nhiệm vụ giúp đỡ, ứng dụng tin học vào công tác quản lý và sử dụng máy

tính hiện có để quản lý hồ sơ cán bộ vì thế em chọn đề tài “ Phân tích thiết

kế hệ thống quản lý hồ sơ cán bộ công ty Dịch vụ Thương mại số 1- Tổng công ty Dệt may Việt nam ” Công tác quản lý hồ sơ đòi hỏi phải xử lý được

khối lượng thông tin lớn và khá phức tạp Những công việc đó trước đây chỉđược thực hiện bằng phương pháp thủ công dẫn đến việc cung cấp thông tin

chính xác và kịp thời đầy đủ là một điều khó khăn, không thể tránh khỏi việcthiếu sót về số liệu từ đó làm giảm hiệu xuất công việc.

Sử dụng chương trình quản lý hồ sơ cán bộ trong công tác quản lý sẽgiảm được chi phí giảm được nhân lực cũng như rút ngắn được thời gian đểtìm kiếm, thu thập, lưu trữ và xử lý thông tin Khi cần thông tin chi tiết hoặcthông tin tổng hợp về một vấn đề, lĩnh vực nào đó thì hệ thống có thể đáp ứngđược ngay lập tức, ngoài ra hệ thống có thể lên được các báo cáo về quá trìnhphát triển cũng như quá trình biến động nguồn nhân lực

CHƯƠNG II PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG

Phân tích và thiết kế là quá trình nghiên cứu và lùa chọn mét cách hiệuquả các giải pháp phù hợp tức là xác định một cách chi tiết những gì mà hệthống có thể thực hiện được đối với một đối tượng cụ thể

I./ PHÂN TÍCH THU THẬP DỮ LIỆU

1./ Tìm hiểu yêu cầu thực tế và yêu cầu quản lý tại cơ quan

Công ty DVTM sè 1 là một đơn vị trực thuộc Tổng Công ty Dệt mayViệt nam quản lý Hiện nay trong Công ty có các phòng ban như Phòng Tổchức hành chính, Tài chính kế toán, Nghiệp vụ 1, Nghiệp vụ 2 Tổng số cán

bộ trong toàn Công ty là 92 người hiện tại công việc quản lý Hồ sơ cán bộđược giao trực tiếp cho phòng TCHC thực hiện thông qua phương pháp thủcông bằng tay Khi có nhân viên mới vào cơ quan thì phải cập nhật hồ sơ vào

tủ hồ sơ sau đó từ tủ hồ sơ ta có thể lấy ra để xem xét các thông tin của nhânviên đó nếu có thiếu sót gì thì đưa ra để sửa chữa và điều chỉnh cho phù hợpchính xác

Trong quá trình công tác nếu có biến động thông tin của nhân viên nhưchuyển đổi phòng ban, chuyển công tác thì dữ liệu phải được cập nhậtĐịnh kỳ hàng tháng, hàng quý, năm phải thống kê, in báo cáo phục vụcho công tác điều hành của lãnh đạo Công ty

Thống kê in Ên Dữ liệu tại thời điểm bất kỳ nào về bất kỳ nhân viên nàotheo yêu cầu đột xuất của ban lãnh đạo

Trong thời điểm hiện tại Công ty còn quản lý theo công tác thủ công dẫnđến tốn nhiều thời gian và công sức cho việc cập nhật, sao chép, sửa chữa,xoá, tim kiếm thông tin do đó không đáp ứng được yêu cầu về thời gian và độchính xác của các bảng báo cáo điều này làm ảnh hưởng và gây khó khăn chocán bộ lưu trữ hồ sơ do vậy để khắc phục nhược điểm trên đòi hỏi phải có hệthống quản lý mới

Yêu cầu của hệ thống mới là phải thiết kế một hệ thống quản lý hồ sơcán bộ mới cho cơ quan và hệ thống đó phải được ứng dụng thực tế và ứngdụng tin học một cách khả thi, đáp ứng được nhu cầu đặt ra trong thời kỳ mới,phải thuận tiện an toàn hiệu qủa cao Vì thế, để thực hiện được các mục tiêutrên thì hệ thống cần phải làm được những công việc sau:

+/ Cập nhật thông tin hồ sơ phải nhanh chóng thuận tiện và chính xác cao+/ Xem, Sửa, Xoá một cách rõ ràng

+/ Tìm kiếm thông tin một cách nhanh tróng chính xác

+/ Chương trỡnh sử dụng đơn giản nhiều người cú thể sử dụng được.

2./ Cỏc thụng tin đầu vào

- Gồm cỏc thụng tin phục vụ cho việc cập nhật hồ sơ ban đầu cú cỏc thụng tinnhư sau

* Thụng tin về sơ yếu lý lịch của cỏn bộ cụng nhõn viờn

Gồm cỏc thụng tin về:

Họ tờn Họ tên

Giới tớnh Năm sinh Năm sinh

Nguyờn quỏn Nguyên quán

Địa chỉ thường trỳ Địa chỉ thờng trú

Dõn tộc Dân tộc

Tụn giỏo Tôn giáo

Trỡnh độ học vấnTrình độ học vấn

Trỡnh độ văn hoỏTrình độ văn hoá

Trỡnh độ chuyờn mụn Trình độ chuyên môn

* Hệ thống cỏc bảng Dữ liệu liờn quan

+/ Bảng chức vụ cung cấp cỏc thụng tin về chức vụ đảm nhiệm của CB +/ Bảng chuyờn mụn chứa thụng tin về trỡnh độ chuyờn mụn

+/ Bảng Hợp đồng Lao động gồm cỏc thụng tin liờn quan đến qỳa trỡnhlao động của cỏ nhõn

- Thụng tin phục vụ cho việc cập nhật Dữ liệu

+/ Bảng Danh mục phũng ban

+/ Bảng Danh mục chức vụ

+/ Bảng Quỏ trỡnh cụng tỏc và Quỏ trỡnh đào tạo

+/ Bảng Hệ số lương cỏc loại

+/ Bảng Nâng lương: dùng để theo dõi diễn biến tăng giảm tiền lương

3./ Các thông tin đầu ra

Thông tin đầu ra được kết xuất trên hai hướng chủ yếu đó là:

- In ra màn hình

- In ra máy in

Hướng kết xuất thông tin ra có các loại báo cáo như sau:

Các báo cáo nhanh phục vụ nhu cầu xem thông tin nhanh chóng của lãnhđạo

* In danh sách cán bộ theo phòng ban hiện có

TỔNG CÔNG TY DỆT MAY VIỆT NAM

CÔNG TY DỊCH VỤ THƯƠNG MẠI 1

DANH SÁCH CÁN BỘ PHÒNG

Trình độ

Chuyên môn

Hệ số lương

Văn hoá

Chính trị

Tin học

Ngoại ngữ1

* In hồ sơ của từng cỏn bộ cụ thể

* Danh sỏch cỏn bộ đó đến hạn lờn lương

TỔNG CễNG TY DỆT MAY VIỆT NAM

Cụng ty dịch vụ thương mại 1

Tổng Công ty dệt may VN Cộng hoà x hội chủ nghĩa việt namã hội chủ nghĩa việt nam

Công ty Dvtm số 1 Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Hồ sơ cán bộ

Họ và tên Giới tính

Ngày sinh Nơi sinh Số CMND Ngày cấp Nơi cấp

Quê quán

Địa chỉ thờng trú

Dân tộc Tôn giáo

Thành phần gia đình Thành phần bản thân

Trình độ văn hoá

Trình độ chuyên môn

Trình độ ngoại ngữ

Trình độ học vấn

Ngày vào Đảng

Nơi kết nạp

Ngày vào cơ quan

Phòng/ ban Chức vụ

Công việc đảm nhận

Số Hợp đồng LĐ Loại hợp đồng

Hệ số Lơng Mức lơng

ảnh

DANH SÁCH ĐỀ NGHỊ NÂNG LƯƠNG

Ngày tháng năm

ST

T Họ và tên NTNS Phòng

HSLương

Mứclương

Ngàyđến hạn

Ngày đềnghị nânglương

Hệ sốlươngmới1

Báo cáo các cán bộ được nâng lương lên mức lương mới

* In danh sách lao động tiền lương của cán bộ công nhân viên

Tổng công ty dệt may việt nam

CÔNG TY DỊCH VỤ THƯƠNG MẠI 1

DANH SÁCH LAO ĐỘNG TIỀN LƯƠNG

Mức lương Phụ Ghi chó

đảm nhận

* In danh sách cán bộ theo các điều kiện lọc khác nhau

Ví dụ thống kê theo chức vụ và chuyên môn

TỔNG CÔNG TY DỆT MAY VIỆT NAM

CÔNG TY DỊCH VỤ THƯƠNG MẠI 1

DANH SÁCH CÁN BÉ (thống kê theo chức vụ và chuyên môn )

Ngày tháng năm

STT Họ và tên Ngày

sinh

Phòngban Chức vô

Trình độchuyên môn1

2

II./ THIẾT KẾ HỆ THỐNG

1./ Các ký hiệu sử dụng trong quá trình thiết kế hệ thống

Trong qúa trình thiết kế hệ thống sử dụng một số ký hiệu như sau

- Ký hiệu tác nhân bên ngoài

Tác nhân bên ngoài là các tác nhân do một người hay một nhóm ngườitác động đến hệ thống quản lý các công việc như: thêm, bớt, sửa, xoá, thôngtin

vụ cho công tác quản lý, trong quá trình thực hiện của chu trình thì thông tin

ra là yếu tố quan trọng trong toàn bộ hệ thống cái mới sẽ luôn được cập nhật

- Luồng thông tin

Miêu tả việc lưu chuyển của thông tin đầu vào và thông tin đầu ra, dòngthông tin trên sơ đồ là một mòi tên trên đó có chỉ ra hướng đi của luồng thôngtin đó bên cạnh đó càn có chú thích đó là thông tin loại nào đi vào đâu và đi rađâu

2./ Thiết kế hệ thống

T¸c nh©n bªn ngoµi

Kho d÷ liÖu

Chøc n¨ng

Trong thực tế tuỳ theo đặc điểm, nhiệm vụ của từng cơ quan mà hệ thốngquản lý hồ sơ cú cỏc chức năng cụ thể khỏc nhau vỡ thế qỳa trỡnh thiết kế đũihỏi phải đưa ra được cỏc chức năng cú tớnh phự hợp, hệ thống cú cỏc chứcnăng được mụ tả như sau

CHỨC NĂNG CƠ BẢN CỦA HỆ THỐNG

Từ chức năng cơ bản ta phõn cấp cụ thể hoỏ thành cỏc chức năng nhỏ hơn

BIỂU ĐỔ PHÂN CẤP CHỨC NĂNG CẬP NHẬT HỒ SƠ

Chức năng này cho phộp thờm mới nội dung xem sửa và xoỏ thụng tin vềnhõn viờn

BIỂU ĐỒ PHÂN CẤP CHỨC NĂNG TRA CỨU TèM KIẾM

Chức năng này cho phộp người dựng tỡm kiếm thụng tin một cỏchnhanh chúng theo điều kiện người dựng đưa ra

BIỂU ĐỒ PHÂN CẤP CHỨC NĂNG LẬP BÁO CÁO

Danh sách lao động tiền

l ơng

a) Sơ đồ ngữ cảnh

Quá trình phân tích đã xây dựng được hệ thống quản lý ở giai đoạn đầu,

sơ đồ này diễn tả các chức năng của hệ thống trong các mối quan hệ giữa các quá trình xử lý và mối quan hệ của các tác nhân tới hệ thống

SƠ ĐỒ NGỮ CẢNH HỆ THỐNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ

Qua sơ đồ trên ta thấy mỗi một cơ quan đều có ban lãnh đạo và nhân

viên làm việc, đối với hệ thống quản lý hồ sơ đều phải khai báo đầy đủ các

thông tin về sơ yếu lí lịch bản thân như họ tên, ngày tháng năm sinh, địa chỉ,

điện thoại Bé phận quản lý sẽ xem xét và tiếp nhận hồ sơ sau đó sẽ cập

nhật thông tin một cách đầy đủ và chính xác Khi có yêu cầu cung cấp thông

tin về cá nhân nào đó thì cán bộ quản lý sẽ lập báo cáo và cung cấp các thông tin cần thiết

b) Các sơ đồ Luồng Dữ liệu (DFD) cho các chức năng của hệ thống

Sơ đồ trên chỉ là tổng quát chưa chỉ ra được chức năng cụ thể của hệ

thống chưa vạch ra được chi tiết các vấn đề phát sinh xảy ra khi thực hiện

chương trình Vì thế để chi tiết hoá các chức năng của hệ thống phải phân tíchchức năng quản lý hồ sơ cán bộ thành các chức năng nhỏ hơn:

Quá trình phân cấp chức năng thành 4 chức năng cơ bản tương ứng vớitừng bộ phận

+/ Chức năng cập nhật thông tin

Khi cú những thay đổi trong hồ sơ như thay đổi điều kiện làm việc, qỳatrỡnh cụng tỏc, quỏ trỡnh đào tạo, thay đổi mức lương thỡ phải cập nhật thờmthụng tin và bổ sung cỏc thụng tin cũn thiếu Phần cập nhật phải đảm bảo tớnhnăng sửa thụng tin về hồ sơ lưu trữ cho phự hợp với thực tế từng thời điểm.+/ Chức năng cập nhật hồ sơ.

Cập nhật cỏc thụng tin ban đầu về nhõn viờn Ngoài ra qua thời gian cụngtỏc cú nhõn viờn mới bổ sung và cú nhõn viờn chuyển cụng tỏc hoặc thụi cụngtỏc vỡ vậy phần cập nhật cũn phải đảm bảo nhập thờm hồ sơ mới và huỷ hồ sơcủa cỏc nhõn viờn chuyển hoặc thụi cụng tỏc Để đảm bảo tớnh chặt chẽ vềmặt quản lý thỡ tất cả cỏc hồ sơ của nhõn viờn phải được lưu vào kho hồ sơ.+/ Chức năng tỡm kiếm thống kờ

Phần này đảm bảo chức năng tỡm kiếm hồ sơ nhõn viờn hiện đang cụngtỏc theo một điều kiện nào đấy Để thuận tiện nhanh chúng phần tỡm kiếm này

ta cú thể tỡm kiếm theo một số chỉ tiờu như: họ tờn hoặc mó cỏn bộ, tờn phũngban, chức vụ

+/ Chức năng thống kờ lập bỏo cỏo

Đõy là phần cụng việc đảm bảo cho chức năng thống kờ về hồ sơ cỏn bộ

và bỏo cỏo thống kờ theo số năm cụng tỏc của mỗi cỏn bộ cụng nhõn viờn

Sơ đồ dfd chức năng tra cứu tỡm kiếm thụng tin

SƠ ĐỒ DFD CHỨC NĂNG THỐNG Kấ

tiNYêu cầu tìm kiếm

Hồ sơ cán bộ

Tìm kiếmThông báo

Nhân viên

Thống kê theo phòng

Thống kê

toàn cơ

quan

Thống kê theo yêu cầu bất kỳ

In hồ sơ

Hồ sơ

Ban lãnh đạo

Sơ đồ trên miêu tả cụ thể chức năng thống kê báo cáo

+) Thống kê theo số năm công tác+) Báo cáo danh danh sách theo từng phòng ban+) Báo cáo theo hệ số lương

Th«ng tin liªn quan

Sơ đồ chức năng cập nhật hồ sơ gồm các chức năng con: +) Nhập hồ sơ cán bộ

+) Xem, Sửa, Xóa thông tin dữ liệu

+) Xem hồ sơ lưu

+) In Hồ sơ

3./ Xác định các quan hệ thực thể

MacbHotenGioitinhNgaysinhNoisinhnguyenquandiachi

MachucvuChucvuDantocPhongbanQuoctichSocmndNoicapTdhocvantdvanhoa ngayvaodangdangvien

MachuyenmonTdchuyenmonMapb

tpgiadinhtpbanthanTongiaomAnn

MapbTenpbDiachidienthoaiN:1

maNNTENNNN:1

Ngo¹i Ng÷

4./ Các thuật toán sử dụng trong thiết kế chương trình

Trong công tác quản lý hồ sơ cán bộ trên máy tính, mỗi cơ quan đều cóhướng quản lý gần giống nhau Tuy nhiên trong khâu xử lý dữ liệu thì có sựkhác nhau do đó có các cấu trúc thuật toán khác nhau với mỗi cơ sở dữ liệu ta

có thể thêm mới, tìm kiếm thay thế, sửa đổi bổ sung điều đó phụ thuộc vàothuật toán được sử dụng như thế nào và sử dụng ra sao

Để viết chương trình được khả thi thì đòi hỏi trước tiên phải có thuậttoán đúng đủ, chính xác, và phải đáp ứng tốt nhất các tình huống của bài toánlàm sao giải quyết được bài toán một cách nhanh nhất, hiệu qủa và tối ưu nhất

Trong bài toán quản lý hồ sơ ta có một số thuật toán cơ bản như sau:

a) Thuật toán Nhập dữ liệu

KC

C

B¾t ®Çu

Më tÖp

T¹o b¶n ghi tr¾ng

NhËp d÷ liÖu vµo b¶n ghi tr¾ng

Cã l u DL võa nhËp kh«ng

§ãng tÖp

KÕt thóc

Cã tiÕp tôc kh«ngK

b) Thuật toán Tìm kiếm dữ liệu

CC

Cã b¶n ghi tho¶

m·n kh«ng

ThiÕt lËp m«i tr êng lµm viÖc ThiÕt lËp m«i tr êng lµm viÖc

Cã t×m n÷a kh«ng

KÕt thóc