Xác định nội dung kiểm soát Nội dung kiểm soát chiến lược bao gồm: - Đánh giá chiến lược đã được hoạch định: Thực chất của đánh giá chiến lược là đánh giá quá trình, nội dung và kết quả
Trang 1Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn
KHOA KHOA HỌC QUẢN LÝ
ThS Nguyễn Anh Thư
TÓM TẮT BÀI GIẢNG QUẢN TRỊ CHIẾN LƯỢC
Dành cho sinh viên ại học ngành Khoa học quản lý
Hà Nội, 2012
Trang 2CHƯƠNG 4: KIỂM SOÁT CHIẾN LƯỢC
Kiểm soát chiến lược là một chức năng, một hoạt động cơ bản của nhà quản trị chiến
lược
Kiểm soát chiến lược là quá trình theo dõi, đo lường, đánh giá các hoạt động của tổ chức trong quá trình chiến lược để phát hiện những vấn đề ảnh hưởng đến kết quả thực hiện chiến lược nhằm cảnh báo và đề ra những biện pháp điều chỉnh, sửa chữa thích hợp
Kiểm soát chiến lược diễn ra xuyên suốt quá trình quản trị chiến lược chứ không phải chỉ đánh giá kết quả thực hiện chiến lược cuối cùng Trong hoạch định chiến lược, các chủ thể quản lý cần theo dõi quá trình phân tích môi trường bên trong/bên ngoài tổ chức để đánh
giá các cơ sở để tạo lập nên chiến lược, nội dung và tính khả thi của mục tiêu và phương án
chiến lược Trong quá trình thực thi chiến lược, việc theo dõi, đánh giá hướng vào các hoạt
động triển khai chiến lược gồm cả hoạt động quản lý ở mọi cấp trong tổ chức và hoạt động
tác nghiệp chuyên môn của tổ chức Kết thúc quá trình thực thi chiến lược, nhà quản trị chiến lược sẽ đánh giá kết quả thu được Như vậy, thực chất việc kiểm soát chiến lược có phạm vi rất rộng và thường được thực hiện song hành cùng toàn bộ chuỗi hoạt động của tổ chức
Kiểm
soát
chiến
lược
Xác định nội
dung kiểm
soát
Đo lường,
kết quả thực hiện
Tìm nguyên nhân sai lệch,
điều chỉnh
(nếu cần)
Thiết lập tiêu chuẩn kiểm soát
So sánh, kết quả với tiêu chuẩn
Trang 34.1 Quy trình kiểm soát chiến lược 1
4.1.1 Xác định nội dung kiểm soát
Nội dung kiểm soát chiến lược bao gồm:
- Đánh giá chiến lược đã được hoạch định:
Thực chất của đánh giá chiến lược là đánh giá quá trình, nội dung và kết quả hoạch
định chiến lược nhằm xác định các cơ sở mà nhà quản trị dựa vào để xây dựng chiến lược có
đầy đủ, chính xác chưa và sản phẩm chiến lược có đáp ứng các tiêu chuẩn đánh giá không
Do đó, những nội dung chính sẽ tập trung là mối liên hệ giữa các thành tố của chiến lược đã được hoạch định và mối quan hệ của những thành tố đó trong tương quan so với sự biến động của môi trường bên ngoài, của cơ cấu tổ chức, nguồn lực, chính sách và văn hóa tổ
chức
- Đánh giá khâu quản lý:
Đánh giá khâu quản lý là xác định mức độ thực hiện các mục tiêu dưới sự tác động, điều khiển của hệ thống quản lý (ở mọi cấp trong tổ chức) khi hệ thống này thực hiện các tác động quản lý, các chức năng của nó
- Đánh giá khâu tác nghiệp là xác định thành tích của các cá nhân, bộ phận trong tổ
chức trong tương quan với mục tiêu đặt ra ở các cấp của tổ chức
4.1.2 Thiết lập tiêu chuẩn kiểm soát chiến lược
Tiêu chuẩn đóng vai trò rất quan trọng trong hoạt động đo lường, đánh giá vì nó đảm bảo hoạt động đánh giá đạt hiệu quả, đo lường đúng theo yêu cầu mà mục tiêu chiến lược đặt
ra Các nhà nghiên cứu đưa ra các tiêu chuẩn cơ bản để đo lường, đánh giá chiến lược như sau:
1
GS.TS Đoàn Thị Hồng Vân (cb) & ThS Kim Ngọc Đạt 2009, Quản trị chiến lược, NXB Thống kê, tr.412-421 và ThS.Phạm Văn Nam 2005, Bài giảng Chiến lược và Chính sách kinh doanh.
Trang 4- Tiêu chuẩn 1 – Sự phù hợp của chiến lược Tiêu chuẩn này xem xét chiến lược có
phù hợp với các yếu tố thuộc môi trường bên ngoài tổ chức hay không
2 dấu hiệu cơ bản thể hiện sự phù hợp của chiến lược gồm:
+ Sự phù hợp giữa chiến lược với môi trường bên ngoài
+ Sự phù hợp giữa chiến lược với với xu thế phát triển
- Tiêu chuẩn 2 - Tính nhất quán: là sự thống nhất giữa các bộ phận của chiến lược
(giữa tầm nhìn, sứ mệnh, mục tiêu và phương án hành động), chiến lược với sự vận hành của
cơ cấu tổ chức, hệ thống chính sách và văn hóa tổ chức
Các dấu hiệu cụ thể giúp xác định chiến lược có tính nhất quán hay không là:
+ Sự phù hợp giữa chiến lược và cấu trúc tổ chức: Có sự không phù hợp giữa chiến
lược và cấu trúc tổ chức không (chiến lược mới nhưng cấu trúc cũ và ngược lại)? Nếu có thì
chiến lược được xem là không nhất quán
+ Sự thống nhất kết quả giữa các bộ phận: Trong tổ chức có hiện tượng thành công của bộ phận này dẫn đến thất bại của bộ phận khác không? Nếu có thì chiến lược được xem
là không nhất quán
+ Hệ thống chính sách và văn hóa tổ chức có hỗ trợ cho việc đạt mục tiêu chiến lược hay cản trở quá trình này
+ Hiệu quả sự phối hợp giữa cá nhân, bộ phận
+ Sự ổn định và hiệu quả hoạt động của nguồn nhân lực trong việc thực hiện chiến
lược
- Tiêu chuẩn 3 – Tính khả thi của chiến lược: Trong thời kỳ chiến lược, tổ chức có đủ
nguồn lực để thực hiện được chiến lược không?
3 dấu hiệu để đo lường tính khả thi gồm:
+ Tỷ lệ thành công
+ Mức gia tăng của nguồn lực
Trang 5+ Tỷ lệ rủi ro
Tiêu chuẩn này đôi khi mang tính dự báo vì khi chiến lược chưa được đưa vào vận hành thì nhà quản trị chiến lược chỉ có thể dự tính một cách tương đối tỷ lệ thành công, rủi
ro hay khả năng gia tăng của nguồn lực trong thời kỳ chiến lược
- Tiêu chuẩn 4 – Khả năng tạo lợi thế cạnh tranh cho tổ chức: Chiến lược có thể tạo
điều kiện cho sự sáng tạo trong tổ chức và/hoặc duy trì lợi thế cạnh tranh trong phạm vi hoạt động đã chọn không?
Dấu hiệu để đo lường:
+ Ưu thế của tổ chức so với đối thủ (về nguồn lực, kỹ năng và vị thế)
+ Hình thành được (và phát triển) năng lực cốt lõi
+ Kết quả hoạt động: năng suất lao động, lợi nhuận, v.v
Bốn tiêu chuẩn trên thường biểu hiện trong tất cả các nội dung kiểm soát chiến lược
nhưng có thể ở những mức độ khác nhau
Trong quá trình đánh giá, các tiêu chuẩn trên ứng với từng tổ chức/từng bối cảnh phải
đảm bảo cụ thể, rõ ràng Nếu trong hoạch định chiến lược đã có những chỉ tiêu, mục tiêu cụ
thể thì khi đánh giá sẽ dễ dàng hơn Nếu mới chỉ có các mục tiêu khái quát chung thì khi
đánh giá cần xác định các tiêu chí cụ thể, chi tiết để hình thành nên bộ tiêu chuẩn thành công
cho hoạt động của một vị trí, công việc theo định hướng chiến lược
Đồng thời, các chủ thể quản lý cũng cần chấp nhận mức giới hạn sai lệch cho phép.
Đó là mức độ khác biệt giữa kết quả thực hiện và chỉ tiêu kế hoạch đề ra mà ở mức độ đó,
kết quả thực hiện vẫn được coi là phù hợp với chỉ tiêu kế hoạch ban đầu
Những phương pháp cơ bản để xây dựng hệ thống tiêu chí gồm: xác định cây mục tiêu
ở các cấp (cấp càng thấp mục tiêu càng cần phải cụ thể và dễ đo lường hơn các cấp cao);
Trang 6phương pháp phỏng vấn các bên hữu quan về chỉ số thành công của các hoạt động, phương
pháp chuyên gia, v.v
4.1.3 Đo lường kết quả thực hiện
Bản chất của việc đo lường kết quả thực hiện chiến lược là thu thập thông tin về hoạt
động và thành tích của cá nhân, bộ phận trong toàn tổ chức liên quan đến việc thực hiện
chiến lược nói chung và các nhiệm vụ của cấp chiến lược nói riêng, trên cơ sở các tiêu chuẩn
đánh giá đã được xác định Do đó, tiêu chuẩn sai thường dẫn đến đo lường, đánh giá không chính xác Đây chính là lý do buộc các chủ thể quản lý phải thường xuyên kiểm tra chính hệ
thống kiểm soát, đánh giá mà mình đã xây dựng nên
Như vậy, có 3 vấn đề cần quan tâm khi đo lường kết quả thực hiện hoạt động:
- Nội dung thông tin sẽ thu thập:
Trong quản trị chiến lược, hầu hết những thông tin về các hoạt động của tổ chức, ở mọi cấp, mọi bộ phận đều liên quan đến quá trình hoạch định, thực thi và kiểm soát chiến
lược
Để đánh giá hoạt động hoạch định chiến lược và đánh giá sản phẩm chiến lược, nhà
quản trị chiến lược cần những loại thông tin cơ bản như: Thông tin về những biến động của
môi trường bên ngoài, về khả năng/nguồn lực của tổ chức, về hiệu quả thực hiện chiến lược
và các kế hoạch triển khai chiến lược của tổ chức
Từ những thông tin này, nhà quản trị chiến lược có thể kết luận chiến lược hiện tại còn phù hợp với tổ chức và điều kiện môi trường đã thay đổi không? Nếu còn phù hợp, tổ chức
có cần bổ sung gì thêm không? Nếu không còn phù hợp, tổ chức có cần điều chỉnh chiến
lược không? Điều chỉnh toàn bộ hay bộ phận?
Có thể thu thập thông tin và thực hiện đánh giá chiến lược trên cơ sở xây dựng ma trận so sánh dựa trên 3 yếu tố: Thay đổi ngoài môi trường, thay đổi trong nội bộ, mức độ hoàn thành mục tiêu
Trang 7Khi thực hiện ma trận này, nhà quản trị chiến lược cần trả lời các câu hỏi cơ bản sau: + Các mục tiêu cơ bản dài hạn của tổ chức có được thực hiện không?
+ Chiến lược của tổ chức có còn phù hợp với môi trường không?
+ Chiến lược của tổ chức có cần điều chỉnh không? Nếu có, cần điều chỉnh toàn bộ
hay điều chỉnh các chiến lược bộ phận? Nếu không cần điều chỉnh thì khả năng cạnh tranh
của tổ chức sẽ tiếp tục như thế nào? v.v
Ma trận so sánh các yếu tố có thể được mô tả như bảng sau:
Môi trường bên
ngoài có thay đổi
lớn không? Thay
đổi như thế nào?
Môi trường bên trong có thay đổi
lớn không? Thay
đổi như thế nào?
Các mục tiêu chiến
lược của tổ chức có được thực hiện không?
Mức độ hoàn thành?
Kết luận: Có
điều chỉnh chiến lược hay không?
Không
(Chi tiết: …)
Không (Chi tiết: …)
Không (Chi tiết: …)
Cần điều chỉnh
hiện chiến lược hiện tại
Nguồn:
Chỉ khi những thay đổi được phân tích chi tiết thì việc sử dụng ma trận trên mới hiệu quả
Trang 8Để đánh giá quá trình thực hiện chiến lược, nhà quản trị chiến lược cần những loại thông tin cơ bản như: Thông tin về việc triển khai cơ cấu tổ chức (hiệu quả phối hợp giữa
các bộ phận, thành tố trong cơ cấu tổ chức đó), thông tin về việc thực hiện các chính sách của tổ chức, thông tin về việc sử dụng các nguồn lực của các bộ phận (số lượng: đủ hay thiếu?; chất lượng: đáp ứng yêu cầu công việc hay không?; tần số phải bổ sung/thay thế các nguồn lực,.v.v.), thông tin về hoạt động quản lý và lãnh đạo của các cấp quản lý (việc lập các kế hoạch cụ thể/ngắn hạn; lãnh đạo quá trình thực hiện), thông tin về những kết quả cụ thể của nhân viên khi thực hiện công việc tổ chức giao để đóng góp cho chiến lược (năng suất lao động tăng hay không? Sản phẩm/dịch vụ có đạt các chỉ tiêu chất lượng không? Số
lượng sản phẩm/dịch vụ tạo ra đủ theo yêu cầu không?, chi phí hoạt động, hao phí thời gian,
.v.v.), thông tin về các vấn đề/khó khăn phát sinh trong quá trình thực hiện (tai nạn lao động,
xung đột chính trị nội bộ, v.v.), v.v
Để đánh giá quá trình kiểm soát chiến lược, các nhà quản trị cần thường xuyên xem
lại hệ thống kiểm soát chiến lược xem chúng có được thiết kế và vận hành phù hợp với hoạt
động/bối cảnh của tổ chức không? Thông tin về các tiêu chuẩn kiểm soát để xác định xem
các tiêu chuẩn này còn phù hợp với mục tiêu và chiến lược cần thay đổi do tác động của môi
trường không? Hệ thống công cụ, phương pháp đánh giá có phù hợp với các loại hình hoạt động đặc thù của tổ chức để đo lường được chính xác và phát hiện ra vấn đề khó khăn
không? v.v
- Nguồn thông tin:
Nguồn thông tin phục vụ hoạt động đánh giá chiến lược trước hết là từ hệ thống thông tin quản lý của tổ chức Trong các tổ chức hiện đại, mỗi lĩnh vực/chức năng đều có một hệ thống thông tin bao gồm cơ sở dữ liệu, bộ xử lý thông tin truyền tới những địa chỉ liên quan trong và ngoài tổ chức và một hệ thống phản hồi đi kèm Đây là nguồn thông tin chính thức, quan trọng, khá đầy đủ, được lưu giữ theo thời gian nên đảm bảo cung cấp cả những thông tin trong quá khứ
Trang 9Nguồn thông tin thứ hai là từ cá nhân các nhà quản lý, nhân viên các cấp, các bộ phận trong tổ chức Nguồn này có thể cung cấp cả những thông tin chính thức và những thông tin không chính thức
Một nguồn thông tin khác là từ các cá nhân, tổ chức thuộc môi trường bên ngoài Nguồn này có thể cung cấp cả những thông tin chính thức và những thông tin không chính thức
Mỗi nguồn thông tin có thể có ưu điểm, hạn chế riêng về số lượng và chất lượng thông tin mà nó cung cấp Độ tin cậy của các nguồn thông tin này cũng khác nhau (do tính chủ quan hoặc những mục đích chủ định mà các chủ thể đưa vào quá trình truyền thông) Yêu cầu đặt ra đối với nhà quản trị chiến lược là huy động toàn bộ các nguồn thông tin để đảm bảo có được thông tin tối ưu (thông tin chính xác, đầy đủ, kịp thời) cho quá trình đánh giá chiến lược chứ không chỉ phụ thuộc vào duy nhất một nguồn
- Phương pháp thu thập thông tin:
Ứng với các nguồn thông tin cơ bản trên, có thể thực hiện những phương pháp thu
thập thông tin chủ yếu sau:
+ Nghiên cứu tài liệu: nghiên cứu các báo cáo hoạt động định kỳ/đột xuất của các bộ phận, các bên liên quan đến quá trình thực hiện và thành công của chiến lược của tổ chức (ví dụ: các báo cáo của đối thủ cạnh tranh, v.v.);
+ Quan sát: trực tiếp quan sát hoạt động của các cá nhân, nhóm, bộ phận dựa trên những tiêu chuẩn đã xác định
+ Phỏng vấn và điều tra bảng hỏi: Đối tượng phỏng vấn/điều tra rất phong phú, có thể
là nhà quản lý các cấp trong tổ chức, nhân viên, nhà cung cấp các sản phẩm/dịch vụ đầu vào cho tổ chức và khách hàng, các chuyên gia Thiết kế các cuộc phỏng vấn và điều tra bảng hỏi phải dựa trên hệ thống tiêu chuẩn hoạt động đã được xây dựng xuất phát từ mục tiêu chiến
lược
Trang 104.1.4 So sánh kết quả thực hiện với tiêu chuẩn
Việc so sánh kết quả đo lường được với tiêu chuẩn đã thiết kế là bước rất quan trọng
đối với nhà quản trị chiến lược Bởi lẽ, nó chỉ ra các sai lệch đòi hỏi nhà quản trị chiến lược
phải có giải pháp can thiệp kịp thời
Tuy nhiên, không chỉ so sánh với tiêu chuẩn, để thấy được toàn diện hiệu quả thực hiện chiến lược đạt đến đâu, định kỳ nhà quản trị chiến lược cần kết hợp thêm so sánh kết quả hoạt động của tổ chức với một số yếu tố sau:
- với kết quả hoạt động trong quá khứ của tổ chức;
- với kết quả hoạt động tương ứng của đối thủ cạnh tranh;
- với mức trung bình của ngành
Việc so sánh với các yếu tố này giúp nhà quản trị chiến lược thấy được diễn tiến xu
hướng của việc thực thi chiến lược và biến đổi vị thế hiện tại của tổ chức trong môi trường
ngành Song, trong nhiều trường hợp nội dung so sánh này đã được thể hiện trong mục tiêu chiến lược do đó, có thể không nhất thiết phải thực hiện them các so sánh này Ví dụ: mục
tiêu tăng doanh thu gấp đôi năm trước (so sánh với kết quả trong quá khứ), vươn lên đứng số
một trong ngành (so sánh với đối thủ)
Kết quả đo lường được có thể đưa đến hai tình huống:
+ Những sai lệch vẫn nằm trong khoảng sai lệch chấp nhận được và không xuất hiện
xu hướng xấu hoặc thậm chí có cả những sai lệch tốt (hoàn thành vượt mức tiêu chuẩn yêu
cầu về số lượng và chất lượng sản phẩm/hoạt động)
+ Những sai lệch nằm ngoài khoảng sai lệch chấp nhận được và/hoặc xuất hiện xu
hướng xấu
Trang 114.1.5 Tìm nguyên nhân sai lệch và điều chỉnh chiến lược
- Tìm nguyên nhân:
Khi phát hiện ra các sai lệch (cả tốt và xấu), nhà quản trị cần thực hiện bước tiếp theo
là tìm nguyên nhân của các sai lệch đó
Để tìm ra nguyên nhân của các sai lệch này, nhà quản trị chiến lược cần trả lời các câu
hỏi sau:
+ Tiêu chuẩn đo lường có phù hợp với các mục tiêu và chiến lược đã định không? + Tiêu chuẩn đo lường có phù hợp với năng lực/nguồn lực của tổ chức không? (nếu tiêu chuẩn thấp hơn khả năng thì kết quả đạt được thường tốt hơn (= sai lệch tốt nhưng tiêu chuẩn sẽ được đánh giá là không phù hợp)
+ Các mục tiêu và tiêu chuẩn tương ứng có còn thích hợp trong bối cảnh môi trường hiện tại không?
+ Các chiến lược đã đề ra có còn thích hợp trong bối cảnh môi trường hiện tại không?
+ Cơ cấu tổ chức, các hệ thống hỗ trợ chiến lược (hệ thống chính sách, thông tin) và
nguồn lực của tổ chức có đủ để thực hiện thắng lợi mục tiêu và chiến lược đã đề ra không?
+ Các biện pháp đang được thực hiện có thích hợp để đạt được tiêu chuẩn đề ra không?
Nếu không tìm được nguyên nhân sai lệch một cách nhanh chóng thì nhà quản trị chiến lược cần tiếp tục khảo sát sâu hơn, như mở rộng nội dung bảng câu hỏi nói trên bằng
cách đặt thêm các câu hỏi cụ thể liên quan đến các lĩnh vực chính
- Điều chỉnh:
Với những sai lệch nằm trong khoảng sai lệch chấp nhận được và không xuất hiện xu
hướng xấu cũng như những sai lệch tốt, nhà quản trị chiến lược vẫn có thể duy trì hoạt động
hiện tại mà không cần can thiệp gì thêm hoặc bổ sung thêm các nguồn lực để tăng cường
điểm tốt