Kiểm soát tài sản cố định trongtổng công ty xây dựng sông đà

Các chi phí đó thực sự cải thiện được trạng thái hiện tại so với trạng thái tiêu chuẩn ban đầu như : thay đổi bộ phận của tài sản cố định làm tăng thời gian sử dụng hữu ích, tăng công su

4 I Tài sản cố định trong doanh nghiệp

5 1 Những điểm chung về tài sản cố định

trong doanh nghiệp

6 2 Phân loại tài sản cố định

7 3 Khấu hao tài sản cố định

8 II Kiểm soát tài sản cố định trong doanh

nghiệp

9 1 Bản chất của kiểm soát tài sản cố định

10 1.1 Mục tiêu của hệ thống kiểm soát tài

sản cố định

11 1.2 Vai trò của kiểm soát tài sản cố định

12 2 Các yếu tố của hệ thống kiểm soát tài

sản cố định trong doanh nghiệp

1

13 2.1 Môi trường kiểm soát

14 2.2 Hệ thống kế toán

15 2.3 Các thủ tục kiểm soát

16 2.4 Các thủ tục kiểm soát tài sản cố định

khác trong doanh nghiệp

17 2.4.1 Thủ tục mua sắm tài sản cố định và

đầu tư xây dựng cơ bản

18 2.4.1.1 Kế hoạch nhu cầu tài sản cố định

19 2.4.1.2 Chuẩn bị nguồn tài chính cho việc

đầu tư mua sắm tài sản cố định

20 2.4.1.3 Kế hoạch mua tài sản cố định

21 2.4.1.4 Thông báo mời thầu

22 2.4.1.5 Tổ chức đấu thầu

23 2.4.1.6 Hợp đồng mua tài sản và tiếp nhận

kiểm tra ghi sổ tài sản cố định

24 2.4.2 Thủ tục thanh lý nhượng bán tài sản

cố định

25 2.4.2.1 Xác định tài sản chờ thanh lý

26 2.4.2.2 Hội đồng đánh giá lại tài sản

27 2.4.2.3 Tổ chức thanh lý tài sản

28 2.4.3 Quy định về chế độ bảo quản và sử

dụng tài sản cố định trong doanh nghiệp

29 2.4.3.1 Quy định bảo vệ tài sản

30 2.4.3.2 Quy định chế độ sử dụng tài sản

31 2.4.4 Kiểm kê tài sản cố định

32 2.4.4.1 Chuẩn bị kiểm kê

33 2.4.4.2 Thực hiện kiểm kê tài sản

34 2.4.4.3 Kết thúc kiểm kê

35 2.4.5 Kiểm soát tính khấu hao tài sản trong

doanh nghiệp

36 2.4.6 Kiểm soát của tài sản cố định trong

sản xuất kinh doanh

37 Phần II Thực trạng kiểm soát tài sản cố

định trong Tổng công ty Sông Đà

38 I Tổng quan về Tổng công ty Sông Đà

39 1 Lịch sử hình thành và phát triển của

Tổng công ty Sông Đà

40 2 Những đặc điểm về tài sản cố định trong

3

Tổng công ty

41 2.1 Đặc điểm về máy thi công

42 2.2 Đặc điểm của thiết bị quản lý trong

Tổng công ty

43 II Thực trạng kiểm soát tài sản cố định

trong Tổng công ty Sông Đà

44 1 Bộ máy kiểm soát tài sản cố định trong

Sông Đà

54 2.2 Thanh lý tài sản cố định trong Tổng

công ty Sông Đà

55 2.3 Quy định về chế độ bảo quản và sử

dụng đối với máy xây dựng

56 Phần III Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện

thủ tục kiểm soát tài sản cố định chủ yếu

trong Tổng công ty Sông Đà

57 1.1 Hoàn thiện thủ tục kiểm kê tài sản cố

60 4 Kiến nghị công tác mua sắm tài sản

61 5 Tăng cường công tác bảo quản tài sản cố

định

62 Kết luận

5

LỜI NÓI ĐẦU

Xuất phát từ nhu cầu tồn tại và phát triển của Tổng công

ty, đặc biệt là trong nền kinh tế thị trường đòi hỏi các công tykhông ngừng tăng cường biện pháp quản lí để giảm chi phí,tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp để đứng vững trênthị trường Do vậy mà công việc kiểm soát là công cụ hỗ trợ choquản lí càng không thể thiếu được, nhất là với những công tylớn ; những Tổng công ty có quy mô lớn, hoạt động trên nhiềulĩnh vực ngành nghề khác nhau, với địa bàn hoạt động rộngkhông chỉ trên phạm vi đất nước mà còn trên cả phạm vi thếgiới Công việc kiểm soát về hoạt động kinh tế, tài chính tiền tệ,sản xuất kinh doanh càng không thể thiếu được Đặc biệt là việckiểm soát về tài sản cố định, một nhân tố quan trọng và quyếtđịnh đến hiệu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh của doanhnghiệp.Trong quá trình thực tập ở Tổng công ty xây dựng Sông

Đà, một Tổng công ty lớn của đất nước ta em đã tìm hiểu về hệthống kiểm soát nội bộ nói chung và hệ thống kiểm soát tài sản

cố định nói riêng của Tổng công ty, em đã chọn đề tài “ kiểm soát tài sản cố định trong Tổng công ty xây dựng Sông Đà”

bao gồm những nội dung:

PHẦN I : LÝ LUẬN CHUNG VỀ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH

VÀ KIỂM SOÁT TÀI SẢN CỐ ĐỊNH

PHẦN II : HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT TÀI SẢN CỐ ĐỊNH CHỦ YẾU TRONG TỔNG CÔNG TY XÂY DỰNG SÔNG ĐÀ

PHẦN III : MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN THỦ TỤC KIỂM SOÁT CHỦ YẾU TRONG TỔNG CÔNG TY XÂY DỰNG SÔNG ĐÀ

Trong quá trình tìm hiểu và hoàn thiện đề tài này em đãđược sự hướng dẫn, chỉ bảo tận tình của cô hướng dẫn PGS –

TS Lê Thị Hòa và sự nhiệt tình giúp đỡ của các cô chú trongphòng kế toán Tổng công ty xây dựng Sông Đà

Em xin chân thành cảm ơn !

7

PHẦN I

LÝ LUẬN CHUNG VỀ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH VÀ KIỂM SOÁT

TÀI SẢN TRONG DOANH NGHIỆP

I Tài sản cố định trong doanh nghiệp

1 Những điểm chung về tài sản cố định trong doanh nghiệp

Để thực hiện các hoạt động sản xuất kinh doanh thì doanhnghiệp phải đầu tư mua sắm máy móc, thiết bị, nhà xưởng để chếbiến, chuyển hóa nguyên vật liệu đầu vào thành các sản phẩm,hàng hóa Những máy móc thiết bị dó là tài sản cố định trongdoanh nghiệp

Theo chuẩn mực kiểm toán việt nam số 03 thì tài sản cố định

là những tài sản có giá trị lớn, thời gian sử dụng lâu dài, đồng thời

nó phải thỏa mãn những quy định của Nhà nước để trở thành tàisản cố định như : chắc chắn thu được lợi ích kinh tế trong tươnglai từ việc sử dụng tài sản đó, nguyên giá phải được xác định mộtcách đáng tin cậy, thời gian sử dụng ước tính trên một năm, có đủtiêu chuẩn giá trị theo quy định hiện hành.

Tài sản cố định là cơ sở vật chất kĩ thuật của đơn vi Nó phảnánh năng lực hiện có và và trình độ ứng dụng khoa học kĩ thuậtvào trong sản xuất cuả đơn vị Nó là yếu tố quan trong trọng tạokhả năng tăng trưởng bền vững, tăng năng xuất lao động, giảm chiphí, hạ giá thành sản phẩm

Tài sản cố định là bộ phận chủ yếu, quan trọng trong việcthể hiện tình hình tài chính của doanh nghiệp, nên việc xác địnhmột tài sản được ghi nhận là tài sản cố định hay một khoản chi phísản xuất kinh doanh có ảnh hưởng đáng kể đến báo cáo kết quảkinh doanh của doanh nghiệp

- Doanh nghiệp chắc chắn thu được lợi ích trong tương laidựa trên những bằng chứng hiện có tại thời điểm ghi nhận ban đầu

và chịu mọi rủi ro liên quan đến tài sản đó

9

- Nguyên giá của tài sản do mua sắm bao gồm giá mua ( trừ cáckhoản chiết khấu thưong mại, giảm giá ) ; các khoản thuế( không bao gồm thuế hoàn lại ) ; các chi phí liên quan trực tiếpđến việc đưa tái sản đó vào trạng thái sẵn sàng sử dụng như chiphí chuẩn bị mặt bằng, chi phí vận chuyển, bốc xếp ban đầu,chi phí chạy thử ( trừ phế liệu thu hồi từ việc chạy thử, lắp đặt )

; chi phí chuyên gia và các chi phí trực tiếp khác

-Với tài sản do đầu tư, xây dựng dưới hình thức giao thầu thì nguyên giá bao gồm giá quyết toán công trình xây dựng, lệ phí trước bạ và các chi phí liên quan trực tiếp khác

- Tài sản mua theo hình thức trả chậm thì nguyên giá là chi phí mua trả ngay tại thời điểm mua tài sản đó chênh lệch giữa số phải thang toán và giá mua trả ngay được hạch toán vào chi phí theo kì hạn thanh toán

-Với tài sản tự xây hay tự chế thì nguyên giá gồm giá thành thực tế của tài sản cố định tự xây dựng và chi phí chạy thử Nếu doanh nghiệp dùng sản phẩm của mình để chuyển vào tài sản thì sản phẩm đó phải tính theo chi phí sản xuất, mọi khoản lãi nội bộ không được tính vào nguyên giá Các chi phí không hợp lí như chi phí nguyên vật liệu lãng phí, lao động và các chi phí khác vượt quámức bình thường trong quá trình xây dựng không dược tính vào nguyên giá

- Tài sản cố định mua dưới hình thức trao đổi với một tài sản không tương đương hay tài sản khác thì bguyên giá được xác định theo giá hợp lý ban đầu hay theo giá danh nghĩa và các chi phí trựctiếp liên quan đến việc đưa tài sản đó vào trạng thái sẵn sàng sử dụng.

-Các chi phí phát sinh sau ghi nhận ban đầu tài sản cố định dược ghi tăng nguyên giá là các chi phí chắc chắn làm tăng lợi ích kinh tế trong tương lai do sử dụng tài sản đó Các chi phí đó thực

sự cải thiện được trạng thái hiện tại so với trạng thái tiêu chuẩn ban đầu như : thay đổi bộ phận của tài sản cố định làm tăng thời gian sử dụng hữu ích, tăng công suất ; cải tiến bộ phận của tài sản làm tăng đáng kể chất lượng sản phẩm sản xuất áp dụng quy trình công nghệ mới làm giảm chi phí hoạt động của tài sản so với trướcđó

Chi phí bảo dữong nhằm khôi phục duy trì khả năng sản xuất đem lai lợi ích kinh tế theo trang thái sử dụng ban đầu được ghi vào chi phí sản xuất kinh doanh

2 Phân loại tài sản cố định

Xuất phát từ nhu cầu quản lý đối với tài sản cố định và phân loại tài sản cố định Phân loại tài sản cố định là sắp xếp tài sản cố định thành từng loại, từng nhóm theo những đặc trưng nhất định

11

như theo hình thái biểu hiện, theo quyền sở hữu, theo nguồn hình thành, theo công dụng.

-Theo công dụng kinh tế tài sản cố định được phân thành : tàisản dùng trong sản xuất, tài sản dùng trong hành chính sự nghiệp, tài sản phúc lợi, tài sản cố định chờ sử lý Là cơ sở để phân tích tình hình sử dụng tài sản nhằm đầu tư, phát triển theo chiều sâu, giúp người sử dụng có đủ thông tin về cơ cáu tài sản để phân bổ chính xác khấu hao theo đối tượng sử dụng và biẹn pháp giải quyếtđối với tái sản chờ sử lý

-Theo nguồn hình thành bao gồm : tài sản cố định được mua sắm, xây dựng bằng nguồn vốn Nhà nước cấp, bằng nguồn vốn vay, bằng vốn bổ xung, tài sản nhận liên doanh liên kết với các đơn vị khác Nhờ cách phân loại này có thể xác định chính xác nguồn hình thành và thu hồi vốn về tài sản trong đơn vị và co biện pháp huy động và sử dụng có hiệu quả vốn về tài sản

-Theo tính chất sở hữu bao gồm tài sản thuộc sở hữu của đơn

vị và tài sản thuê ngoài, việc phân loại này giúp người sử dụng phân biệt quyền và nghĩa vụ trong quản lý tài sản cố định

Tài sản cố định thuộc quyền sở hữu của đơn vị được phân loại theo tính chất và đặc trưng kĩ thuật bao gồm tài sản hữu hình

và tài sản vô hình, tài sản thuê tài chính

-Tài sản cố định hữu hình là những tài sản có hình thái vật chât cụ thể, có thể là một hay hệ thống các bộ phận liên kêt với nhau để thực hiện một hay một số chức năng nhất định trong hạchtoán tài sản cố định hữu hình ta sử dụng các tài khoản và tiểu

TK 2131 – quyền sử dụng đất

TK2132- chi phí thành lập doanh nghiệp

TK2133 – bằng phát minh sáng chế

TK 2134 – chi phí nghiên cứu phát triển

TK2135 – lợi thế thương mại

13

TK 2138- tài sản cố định vô hình khác

-Tài sản cố định thuê tài chính là những tài sản mà doanh

nghiệp thuê của đơn vị khác, các công ty tài chính thỏa mãn các điều kiện về thuê tài chính

3 Khấu hao tài sản cố định

Trong quá trình sử dụng tài sản cố định bị hao mòn dần, giá trị hao mòn được chích vào bộ phận sử dụng tài sản như chích vàochi phí sản xuất kinh doanh, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp Mỗi tài sản có đặc điểm về kinh tế kĩ thuật khác nhau mà chúng có tỉ lệ hao mòn khác nhau, tỉ lệ khấu hao được ước tính trên cơ sở lợi ích kinh tế mà doanh nghiệp ước tính các tài sản đó mang lại Do tài sản thường bị lạc hậu về kĩ thuật, sự hao mòn do không sử dụng dẫn đến suy giảm về lợi ích kinh tế dovậy phải xác định đúng thời gian hữu ích của tài sản : Dựa trên mức độ sử dụng ước tính của doanh nghiệp đối với tài sản đó, mức độ sử dụng ước tính thông qua công suất sử dụng và sản lượng sản xuất ra ; dựa trên mức độ hao mòn phụ thuộc vào các nhân tố liên quan trong quá trình sử dụng số ca làm việc, việc sửa chữa và bảo dưỡng của doanh nghiệp đối với tài sản đó, việc bảo quản, hao mòn vô hình phát sinh do sự thay đổi công nghệ, cải

tiến kĩ thuật, sự thay đổi nhu cầu sản phẩm do tài sản đó sản xuất

ra

II Kiểm soát tài sản cố định trong doanh nghiệp

1.Bản chất của kiểm soát tài sản cố định

Việc sử dụng nguồn lực một cách có hiệu quả là một yếu tốquan trọng quyết định đến hiệu quả sản xuất kinh doanh cũng nhưhiệu năng quản lý trong doanh nghiệp Muốn vậy, tất cả các hoạtđộng sản xuất kinh doanh tại đơn vị đều phải được được thiết lập

cơ chế và thực hiện kiểm tra, kiểm soát chặt chẽ nhằm cung cấpnhững thông tin tài chính chính xác, kịp thời cho các quyết địnhquản lý Điều quan trọng nhất đảm bảo sự thành công của cơ chếkiểm tra, kiểm soát này là xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ phùhợp với đặc điểm và qui mô hoạt động của doanh nghiệp

1.1 Mục tiêu của hệ thống kiểm soát tài sản trong doanh nghiệp:

Theo liên đoàn Kế toán Quốc tế thì hệ thống kiểm soát nội

bộ là một hệ thống các chính sách và thủ tục nhằm bốn mục tiêusau:

- Bảo vệ hữu hiệu và sử dụng hiệu quả về mọi nguồn lực, ngănngừa và phát hiện mọi hành vi lãng phí, gian lận, sử dụng tài sản

15

không đúng mục đích, hoặc vượt quá thẩm quyền,lạm dụng vàonhững mục đích khác nhau, hay bị hư hại,đánh cắp do không bảo

vệ bởi một hệ thống kiểm soát cố hiệu lực

- Đảm bảo độ tin cậy của các thông tin: thông tin liên quan đếntài sản như số lượng tài sản, chủng loại, cơ cấu, số khấu hao, …phải được cung cấp một cách chính xác và kịp thời

- Đảm bảo việc thực hiện các chế độ pháp lý liên quan đến tàisản cố định: đó là việc tính khấu hao phảI chính xác không đượctính sai khấu hao vì khấu hao sẽ ảnh hưởng đến báo cáo tài chínhcủa doanh nghiệp,ảnh hưởng đến lợi nhuận và thuế thu nhập màdoanh nghiệp phảI nộp cho Nhà nước

-Định kỳ đánh giá kết quả để nâng cao hiệu quả điều hành, quản

lý tài sản

1.2 Vai trò của kiểm soát tài sản cố định :Để duy trì hoạt động

sản xuất kinh doanh và sử dụng hợp lý tài sản cố định thì doanh nghiệp phải kiểm soát được toàn bộ tài sản cố định dùng trong doang nghiệp sao cho không bị thất thoát, lãng phí Việc kiểm soát tài sản cố định phải thường xuyên và liên tục trong phạm vi toàn doanh nghiệp đó là sự phối hợp của nhiều phòng ban, bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp và phải bảo đảm những mục tiêu về kiểm soát đối với tài sản:

- Kiểm soát về mặt hiện vật bao gồm các chỉ tiêu về mặt cố lượng và chất lượng của tài sản đó Về mặt số lượng thì phải nắm bắt được số lượng tài sản, từng loại tài sản được sử dụng ở những

bộ phận khác nhau, điều này rất cần thiêt đối với những doanh nghiệp có quy mô lớn, địa bàn hoạt động rộng, tài sản cố định không chỉ được tập chung gói gọn ở trong một phân xưởng mà nódàn trải ở nhiều nơi khác nhau, trong những doanh nghiệp áp dụng tiến bộ khoa học kĩ thuật cao vào trong sản xuất, các thiết bị sản xuất là cả một dây truyền công nghệ hiện đại, thiết bị đó được theo dõi bằng giá trị của thiết bị đó đồng thời còn theo dõi từng bộphận cấu thành của thiết bị đó và giá trị vô hình của thiết bị Mặt hiện vật còn bao gồm cả công suất sản xuất của tài sản đó, mỗi loại tài sản có công suất khác nhau và được đo bằng các chỉ tiêu khác nhau và có vai trò khác nhau trong quá trình cấu thành sản phẩm, việc kiểm soát dựa trên công súât của từng loại để từ đó xác định cơ cấu của tài sản một cách hợp lý tránh lãng phí hay thiếu một tài sản ở bộ phận sản xuất nào góp phần làm giảm chi phí sản xuất và duy trì hoạt động sản xuất liên tục

-Về mặt chất lượng của tài sản cố định thì phải kiểm soát được chất lượng cuả từng loại tài sản bằng việc xây dựng các địnhmức kinh tế kĩ thuật đối với từng loại, từng nhóm tài sản và xây

17

dựng các nội quy bảo quản và sử dụng tài sản sao cho phù hợp vớiđặc điểm hoạt động của doanh nghiệp.

-Về mặt giá trị đó là việc kiểm soát các quá trình tăng, giảm tài sản cố định và trích khấu hao tài sản cố định Đó là việc thực hiện những công việc để xác định đúng nguyên giá của tài sản do đầu tư xây dựng, mua sắm, thanh lý, nhượng bán … và phải tính toán chính xác các chi phí khấu hao tài sản và phân bổ khấu hao vào giá thành sản phẩm Đặc biệt doanh nghiệp phải kiểm soát việc tăng, giảm tài sản khi tiến hành sửa chữa, tháo dỡ, nâng cấp cỉa tiến và đánh giá lại tài sản cố định

Đối với doanh nghiệp đang phát triển cả về chiều rộng và chiều sâu trong lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh thì giá trị tài sản càng trở lên phức tạp, nó bao gồm giá trị hữu hình của những dây truyền công nghệ có giá trị lớn và giá trị vô hình cuả dây truyền đó, việc kiểm soát phải thật chính xác, chặt chẽ và phân bổ khấu hao phải hợp lý

2 Các yếu tố của hệ thống kiểm soát tài sản cố định trong doanh nghiệp

2.1 Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát là toàn bộ các nhân tố có tính chất môi trường tác động đến các quan điểm,nhận thức,thái độ của nhà quản

lý cũng như việc thành lập, duy trì và thực hiện của các chính sách, thủ tục kiểm soát của đơn vị Các nhân tố ảnh hưởng đến môitrường kiểm soát đối với TSCĐ gồm:

 cơ cấu tổ chức: Phụ thuộc vào việc phân chia chức năng, quyền

hạn, nhiệm vụ của từng người hay từng bộ phận trong bộ máyquản lý theo những xu hướng khác nhau đảm bảo một hệ thốngxuyên suốt từ trên xuống dưới trong việc ban hành các quy địnhchế độ liên quan đến việc quản lý và sử dụng tài sản trongdoanh nghiệp cũng như việc kiểm tra giám sát việc thực hiện

nó Một cơ cấu tổ chức hợp lí sẽ góp phần ngăn ngừa các hành

vi gian lận, sai sót trong quản lí và sử dụng tài sản ;ơ cấu đóphải đảm bảo có sự phân cách rành mạch giữa ba chức năngquản lí, ghi sổ và sử dụng tài sản,bảo đảm sự độc lập tương đốigiữa các bộ phận để đạt được hiệu quả cao nhất trong hoạt độngcủa các bộ phận,có sự thiết lập điều hành và kiểm soát trên toàn

bộ hoạt động liên quan đến tài sản

 Công tác kế hoạch: Bao gồm hệ thống sản xuất-kinh tế-tài chính

và các phương án chiến lược Công tác kế hoạch đối với TSCĐgồm kế hoạch và dự toán về TSCĐ Ở các công ty lớn, người tathường thiết lập kế hoạch và dự toán ngân sách cho TSCĐ hàngnăm Trong kế hoạch này, các nhà quản lý vạch ra những vấn đề

19

có liên quan đến việc mua sắm, thanh lý, nhượng bán các tài sản

và nguồn vốn tài trợ cho kế hoạch đó Tại các công ty nhỏ thìviệc lập dự toán cho TSCĐ hàng năm là một công cụ kiểm soátrất tốt Khi tiến hành mua sắm, thanh lý nhượng bán trong năm,thực tế thực hiện sản xuất kinh doanh được so sánh với dự toán

và các chênh lệch phải được điều tra

Nếu việc lập và thực hiện kế hoạch được tiến hành khoahọc,hợp lý thì nó sẽ trở thành công cụ kiểm soát hữu hiệu, chỉ cần

so sánh tiến độ thực hiện với kế hoạch đề ra để đánh giá hiệu quảcủa công tác thực hiện kế hoạch về tài sản và đề ra những biệnpháp xử lý phù hợp

Ngoài các yếu tố trên còn có các nhân tố môi trường bên ngoài ảnh hưởng đến môi trường kiểm soát Các nhân tố này

nằm ngoài sự kiểm soát của đơn vị nhưng có ảnh hưởng rất lớnnhư: các văn bản của Nhà nước liên quan đến quản lý và sử dụngTSCĐ, đường lối phát triển của đất nước…

2.2 Hệ thống kế toán

Trong hệ thống hệ thống kiểm soát nội bộ, hệ thống kế toán giữ một vai trò quan trọng trong việc cung cấp các thông tin cho

quản lý và thực hiện nhiều mặt hoạt động của đơn vị hệ thống kế toán bao gồm:

-Hệ thống chứng từ ban đầu và luân chuyển chứng từ: đối vớiTSCĐ, hệ thống này thể hiện ở số lượng các loại chứng từ đượclập khi các nghiệp vụ tăng, giảm, khấu hao TSCĐ phát sinh

-Hệ thống sổ kế toán: Hệ thống này dùng để ghi các nghiệp vụliên quan đến TSCĐ phát sinh dựa trên các chứng từ đã được lậptrong đó hệ thống sổ kế toán chi tiết cần được lưu ý đặc biệt Một

hệ thống sổ chi tiết đầy đủ sẽ tạo dễ dàng cho sự phân tích về tàisản tăng hay giảm trong năm; cho việc kiểm tra các chi phí nângcấp được ghi tăng vào nguyên giá cũng như cho việc so sánh cácchi phí thực tế phát sinh với kế hoạch hay dự toán đã được duyệt.-Hệ thống tài khoản: TSCĐ được coi là một chu trình nghiệp

vụ trong kiểm toán Báo cáo tài chính Do vậy, ngoài các khoảnmục TSCĐ và khấu hao TSCĐ thì một số tài khoản khác liên quankhông được bỏ qua như tài khoản xây dựng cơ bản dở dang, gópvốn liên doanh

-Hệ thống báo cáo kế toán: hệ thống chính là phương tiện đểcác nhà quản lý nắm bắt được tình hình tài chính của doanh nghiệpđồng thời là cơ sở cho việc ra quyết định

21

Trong hệ thống kế toán thì quá trình lập và luân chuyểnchứng từ đóng một vai trò quan trọng trong công tác kiểm soát tàisản, các chứng từ liên quan tài sản cố định :

-Trong công tác hạch toán Tài sản cố định, tổ chức chứng từ kếtoán là khâu đầu tiên.Tổ chức chứng từ kế toán là thiết kế khốilượng công tác hạch toán ban đầu trên hệ thống các bản chứng từhợp lý, hợp pháp theo một qui trình luân chuyển nhất định

Các tài liệu, chứng từ thường được sử dụng trong hạch toánTSCĐ gồm:

Hoá đơn bán hàng, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho của người bán: Là chứng từ của đơn vị bán xác nhận số lượng, chất lượng,

đơn giá và số tiền bán TSCĐ cho người mua Hoá đơn là căn cứ đểngười bán ghi sổ, là chứng từ cho người mua vận chuyển điđường, ghi sổ tăng TSCĐ và là căn cứ để khấu trừ thuế với Nhànước

Hợp đồng mua TSCĐ

Biên bản bàn giao TSCĐ: Là chứng từ hạch toán các trường

hợp giao nhận tài sản tăng lên, giảm xuống trừ các trường hợp đặcbiệt như thanh lí, đánh giá, nghiệm thu khối lượng sửa chữa lớn

Biên bản thanh lí TSCĐ dùng để phản ánh tất cả các nghiệp

vụ thanh lí TSCĐ kể cả nhượng bán TSCĐ

Biên bản nghiệm thu khối lượng sửa chữa lớn hoàn thành Biên bản đánh giá lại TSCĐ

Biên bản kiểm kê tài sản

Biên bản quyết toán, thanh lý hợp đồng mua TSCĐ: Là

chứng từ để chứng minh nghiệp vụ giao dịch thương mại đã chấmdứt

Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ

và tổng hợp của doanh nghiệp Tuy nhiên, để hạch toán được thìdoanh nghiệp phải xây dựng được một bộ tài khoản phản ánh đầy

đủ toàn bộ thông tin về đối tượng hạch toán kế toán

23

Kế toán tài sản

Chủ sở hữu

Quyết định tăng, giảm TSCĐ

Hội đồng giao nhận

Giao nhận tài sản

Các nghiệp

vụ về tài sản

Lập biên

Lập ,hủy thẻ tài sản

Sơ đồ 1.1: Qui trình luân chuyển chứng từ tài sản cố định

Nếu doanh nghiệp áp dụng hình thức Nhật ký chung thì hệ

thống sổ sách kế toán của doanh nghiệp bao gồm:

• Sổ chi tiết TSCĐ theo bộ phận sử dụng

và sổ chi tiết theo loại tài sản

25

Lưu hồ sơ

Ghi sổ tổng hợp

• Nhật ký chung: ghi đối ứng với tài

khoản tiền, tài khoản xây dựng cơ bản dởdang hay tài khoản chi phí, thu nhập bấtthường đồng thời có thể ghi thêm bứttoán kết chuyển nguồn vốn Cuối tháng,

số tổng hợp của sổ này sẽ được ghi vào

sổ cái các tài khoản

• Sổ cái các tài khoản 211, 212, 213, 214.

Số dư cuối kỳ trên sổ cái tài khoản phải

khớp đúng với tổng số trên các sổ chi tiếtliên quan

Các trình tự kế toán chủ yếu liên quan đến TSCĐ được thể hiện trong các sơ đồ 1.2; 1.3; 1.4

Báo cáo kế toán :

Căn cứ vào hệ thống sổ chi tiết và tổng hợp, cuối kỳ kế toánlập bản cân đối tài khoản và Báo cáo kết quả kinh doanh và cácbáo cáo quản trị cung cấp các thông tin tài chính kế toán phục vụcho công tác quản lý

Sơ đồ 1.2 : Trình tự kế toán tăng, giảm tài sản cố định hữu

Giá trị còn lại

Đã khấu hao

Giá trị còn lại

Sơ đồ 1.3: Trình tự kế toán tăng, giảm Tài sản cố định thuê tài

chính

Thanh lý hợp đồng thuê

Chi mua lại

Chuyển quyền sở hữu

Nguyên giá Tổng số tiền thuê

Sơ đồ 1.4: Trình tự kế toán tăng, giảm Tài sản cố định vô hình

2.3 Các thủ tục kiểm soát:

Thủ tục kiểm soát là những chính sách và thủ tục, cùng vớimôi trường kiểm soát và hệ thống kế toán do các nhà quản trị xâydựng để đạt được các mục tiêu của họ Khi thiết kế các thủ tụckiểm soát các phải tuân theo các nguyên tắc sau:

-Nguyên tắc phân công phân nhiệm rõ ràng:

Theo nguyên tắc này, việc phân công công việc phải đảm bảophân chia công việc phù hợp với năng lực và trình độ chuyên môncủa từng người Công việc phải phân chia cho nhiều người, nhiều

bộ phận và có qui định rõ ràng về nhiệm vụ và quyền hạn của từngngười Điều này sẽ làm giảm bớt sai sót và gian lận có thể xảy ra,

đồng thời tạo chuyên môn hoá hoạt động và nâng cao hiệu quảcông việc, tránh chồng chéo đồng thời có sự kiểm tra chéo lẫnnhau Theo nguyên tắc này thì kế toán TSCĐ, người giữ tài sảnphải được qui định nhiệm vụ rõ ràng và xác định trách nhiệm đốivới tài sản.

-Nguyên tắc bất kiêm nhiệm

Nguyên tắc này được xây dựng nhằm tách biệt trách nhiệm đối với những hành vi khác nhau trong hoạt động của đơn vị Cụ thể:+ Cách li bảo quản tài sản với sổ sách kế toán

+ Cách li việc phê chuẩn các nghiệp vụ kinh tế với việc bảo quản tài sản có liên quan

+ Cách li trách nhiệm điều hành với trách nhiệm ghi sổ

-Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn:

Theo nguyên tắc này, uỷ quyền chính là sự phân công cho người khác thực hiện một số công việc nhất định và người được giao nhiệm vụ phải thực hiện và có trách nhiệm về phạm vi công việc được phân công Theo đó, các nghiệp vụ TSCĐ được thực hiện bởi một người được giao nhiệm vụ chuyên phụ trách mảng công việc về đầu tư, mua sắm TSCĐ

Phê chuẩn là sự kiểm soát của cấp trên đối với cấp dưới trước khi thực hiện một số nghiệp vụ nào đó Thông thường, việc phê chuẩn gắn liền với cả sự tập trung kiểm soát cuối cùng vào công việc

2.4 Các thủ tục kiểm soát TSCĐ khác trong doanh nghiệp

2.4.1 Thủ tục mua sắm TSCĐ và đầu tư xây dựng cơ bản

(XDCB): Các doanh nghiệp thường xây dựng chính sách chung về

vấn đề này, trong đó có qui định về thủ tục cần thiết khi mua sắm TSCĐ, hay đầu tư XDCB nhằm đảm bảo việc đầu tư đạt hiệu quả cao

Quá trình đầu tư mua sắm tài sản cố định là quá trình làm tăng tài sản cố định trong doanh nghiệp phải tăng năng lực sản xuất Tài sản cố định thường có giá trị lớn đòi hỏi phải có vốn đầu

tư lớn, có một lượng tiền đủ lớn khi tiến hành đầu tư vào tài sản

cố định Do đó việc đầu tư vào tài sản cố định phải được xác định đúng nhu cầu cần thiết của tài sản đối với doanh nghiệp, phải tránh tình trạng doanh nghiệp đầu tư vào tài sản mà không sử dụng

nó hay không sử dụng hết công suất, dẫn tới việc lãng phí nguồn vốn đầu tư và tăng chi phí sản xuất làm sản phẩm của doanh

nghiệp không có sức cạnh tranh trên thị trường nên phải xác định đúng tài sản và công suất sử dụng tài sản cho phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp

Tài sản cố định được cung cấp bởi nhiều nhà sản xuất trong

và ngoài nước, giá bán của tài sản là khác nhau để tránh mua phải những tài sản chất lượng thấp, giá bán lại cao gây thiệt hại cho

31

doanh nghiệp nên doanh nghiệp phải có biện pháp kiểm soát được giá bán của tài sản cố định do doanh nghiệp mua vào.

Khi tiến hành đầu tư, mua sắm một tài sản cố định thì

doanh nghiệp không chỉ căn cứ vào nhu cầu sử dụng tài sản cố định mà còn dựa vào khả năng có hạn của nguồn vốn đầu tư vào tài sản, doanh nghiệp phải cân đối mọi nguồn lực tài chính khi tiếnhành đầu tư vào tài sản quá trình đầu tư mua sắm có thể kéo dài

và liên quan đến nhiều bộ phận khác nhau, phải liên quan đến nhu cầu của thị trường đối với sản phẩm do tài sản đó tạo ra.hay phụ thuộc vào khả năng mở rộng sản xuất của doanh nghiệp trong tương lai Nên phải có kế hoạch xác định nhu cầu sử dụng tài sản

và kế hoạch đầu tư mua sắm tài sản

Việc đầu tư vào tài sản chiếm vị trí quan trọng trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp nên phải có sự tham gia của người đứng đầu doanh nghiệp vào việc trực tiếp chỉ đạo xây dựng

kế hoạch, phê duyệt kế

hoạchmua, chỉ đạo việc quyết định đấu thầu, tham gia ký kết với bên bán tài sản vàký duyệt chi phí cho việc mua sắm tài sản cố định

Sơ đồ quá trình đầu tư mua sắm tài sản cố định

Xác định tổng TSCĐ

cân đối nguồn lực

Tiếp nhận kiểm tra Hợp đồng mua TSCĐ

Tổ chức đấu thầu Thông báo mời thầu

Phòng đầu tư

Tham gia

Tham gia

Phê duyệt

Phê duyệt Phê duyệt

Kí kết Tham gia

Phê duyệt Tham gia

Tham gia

2.4.1.1 Kế hoạch nhu cầu tài sản cố định

Là việc xác định tổng nhu cầu cho tài sản cố định của doanh nghiệp trong một kì, hay một năm tới Tài sản cố định do đầu tư mới có nhiều loại, có thể là cả mộy dây truyền sản xuất mới, một nhà xưởng được xây dựng mới, hay một bộ phận của dây truyền sản xuất Để xác định được loại tài sản cần mua một cách chính xác, không xảy ra tình trạng đầu tư thừa thì khi lập kế hoạch nhu cầu của tài sản doanh nghiệp cần căn cứ vào những chủ trương đổimới, thay thế tài sản của ban lãnh đạo doanh nghiệp, năng lực sản xuất và sử dụng đối với tài sản hiện tại với tốc độ phát triển, mở rộng sản phẩm của doanh nghiệp trên thi trường

Việc mua sắm tài sản phải phù hợp với lại yêu cầu phát triển của doanh nghiệp trong tương lai kế hoạch nhu cầu tài sabr phải phù hợp với kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp, phải cân nhắc khả năng phát triển của doanh nghiệp trong tương lai trươc khi lập

kế hoạch nhu cầu tài sản

Khi lập kế hoạch nhu cầu tài sản phải có sự tham gia của ban lãnh lãnh đạo doanh nghiệp và các phòng ban Kế hoạch được ghi trong biên bản hoạt động cua r doanh nghiệp, trước khi lập kế hoạch phải có báo cáo về tài sản hiện có trong doanh nghiệp, số lượng máy móc thiết bị sắp hết hạn sử dụng, số lượng bị lạc hậu không thể sử dụng được, công suất sử dụng của từng bộ phận, thiết

35

bị, những số liệu này do bộ phận sản xuất của doanh nghiệp cung cấp Bộ phận thị trường có trách nhiệm cung cấp kế hoạch sản phẩm, kế hpoạch bán hàng bao gồm số lượng sản phẩm bán ra, sảnphẩm mới bán ra trên thị trường, kế hoạch doanh thu, lợi nhuận …

Sự tham gia của lãnh đạo có thể trước hay sau khi lập kế haọch

về nhu cầu tài sản trước khi có kế hoạch nhu cầu tài sản thì lãnh đạo gửi thông báo yêu cầu đối với việc đổi mới tài sản trong doanhnghiệp đến các phòng ban, các phòng ban căn cứ vào yêu cầu đó với lại báo cáo về thực trạng tài sản cố định và nhu cầu của tài sản trong doanh nghiệp để cân đối cho phù hợp và lập kế hoạch hoàn chỉnh về nhu cầu tài sản trong doanh nghiệp Sau khi lập kế hoạch xong thì được chuyển đến lãnh đạo doanh nghiệp và kèm theo các báo cáo của các bộ phận để lãmh dạo có cái nhìn tổng quát về nhu cầu tài sẩn của doanh nghiệp để thay đổi tăng hay giảm trong kế hoạch và ra kế hoạch hoàn thiện

2.4.1.2 Chuẩn bị nguồn tài chính cho việc đầu tư mua sắm tài sản cố định

Việc cân đối nguồn tài chính để đầu tư vào tài sản được

phòng tài chính kế toán thực hiện Dựa trên kế hoạch nhu cầu tài sản được phê duyệt, phòng tài chính kế toán phải xem xét khả năng có thực hiện kế hoạch không, nếu không thì thông báo với

lãnh đạo để chỉnh sửa lại kế hoạch cho phù hợp, nếu thực hiiện được thì phải xác định được nguồn đầu tư Nguồn vốn đầu tư cho tài sản bao gồm nguồn vốn khấu hao, vốn đi vay, vốn xây dựng cơ bản, nguồn vốn từ lợi nhuận chưa phân phối để lại từ các qũy cơ quan.

Dựa vào đặ điểm, tính chất của tài sản cố định và vai trò vị trí của từng nguồn vốn trong doanh mghiệp để xác định nguồn vốn nào được đầu tư vào những tài sản nào cho phù hợp, mhững tài sản là thiết bị, máy móc sản xuất, phục vụ quản lí, bán hàng thường đượcđầu tư bằng quỹ khấu hao, nguồn vốn xây dựng cơ bản

Để tránh rủi ro tài chính cho doanh nghiệp thì mỗi nguồn vốnđều co mức dự phòng, không thể sử dụng toàn bộ nguồn vốn đó đểđầu tư vào tài sản cố định hay đầu tư vào việc khác Nếu thiếu doang nghiệp có thể đi vay để đầu tư, tuy nhiên doanh nghiệp phảixem xét việc đầu tư vào tài sản cố định nào thực sự là cần thiết thì doanh nghiệp phải mất chi phí sử dụng nguồn vốn vay ngoài,

doang nghiệp phải dự tính khả năng sinh lời từ khoản đầu tư này ở hiện tại và tưong lai, phải bù đắp được chi phí đó và nguồn vốn bù đắp cho nghuồn vốn đi vay

Cơ cấu vốn đầu tư vào tài sản cố định là tỉ lệ của từng nguồn vốn đầu tư vào tài sản cố định Trong doanh nghiệp phải tính đến việc sử dụng linh hoạt mọi nguồn vốn để tránh lãng phí về nguồn

37

vốn, không phải một nguồn vốn chỉ sử dụng vào một hay vài mục đích khác nhau, nếu sử dụng như vậy nguồn vốn sẽ dư thừa khi chưa có nhu cầu sử dụng nó gây lãng phí nhất là chưa có nhu cầu

sử dụng kéo dài Khi đầu tư mua sắm tài sản cô định, doanh

nghiệp phải xác định nguồn vốn chính và nguồn vốn tạm sử dụng ;nếu nguồn vốn chính không đủ thì phải xem có thể đầu tư từ

nguồn vốn nào khác và khả năng hoàn lại nguồn vốn đó trong tương lai

Để cân đối nguồn tài chính đầu tư vào tài sản cố định phòng TCKT dựa vào bảng cân đối kế toán vào ngày sát với ngày của hoạt động mua sắm, đầu tư vào tài sản cố định và kế hoạch nhu cầu tài sản cố định trong doanh nghiệp để xác định tổng số tiền cho kế hoạch và tổng số tiền có thể huy động từ mọi nguồn lực trong doanh nghiệp

2.4.1.3Kế hoạch mua tài sản cố định

Trên cơ sở cân đối giữa kế hoạch nhu cầu tài sản cố định và nguồn tài chính đầu tư vào tài sản cố định để xác định loại tài sản

cố định cần mua và được đầu tư bằng nguồn vốn nào và đưa ra kế hoạch cho việc mua sắm tài sản cố định đó Trong kế hoạch mua tài sản cố định phải có loại tài sản cố định cần mua, thời điểm bắt

dầu đấu thầu, các nhà cung cấp được lựa chọn đấu thầu, thời điểm làm hợp đồng và bàn giao đưa tài sản cố định vào sử dụng.

Khi thực hiện hoạt động đầu tư mua sắm tài sản cố định phải được lập kế hoạch cụ thể thì đó là những tài sản có giá trị lớn hay hàng loạt các thiết bị, máy móc hay nhiều lô thiết bị Doanh

nghiệp không cố kế hoạch cho việc mua sắm với quy mô nhỏ, số lượng không nhiều những máy móc, thiết bị có giá trị thấp

2.4.1.4 Thông báo mời thầu

Đó là việc gửi thông tin đến các nhà cung cấp tài saen cố định cho doanh nghiệp Hình thức gửi thông tin bằng cách thông báo cho đài truyền hình hay trên báo chí như thế sẽ cung cấp thôngtin đến nhiều nhà cung cấp trong cả nước và doanh nghiệp có nhiều kỳ vọng mua được tài sản cố định với giá rẻ, tuy nhiên dù chi phí cho việc gửi thông tin lại lớn Hình thức này được sử dụng khi doanh nghiệp muốn mua tài sản có giá trị lớn, số lượng nhiều, hay doanh nghiệp chưa có thông tin về giá trị bán tài sản đó một cách chính xác; khi doanh nghiệp mới thành lập chưa có các nhà cung cấp thường xuyên thì doanh nghiệp có thể mời thầu theo hìnhthức này

Thông báo mời thầu có thể được trực tiếp gửi cho nhà cung cấpqua đường bưu điện, khi doanh nghiệp biết rõ địa chỉ và các máy

39

móc mà các nhà cung cấp có thể cung cấp được Hình thức này có chi phí thấp được sử dụng khi doanh nghiệp có nhiều nhà cung cấptruyền thống và tài sản cố định là tài sản mới hay những tài sản cũ

mà doanh nghiệp thấy giá bán của nó thay đổi trên thị trường Doanh nghiệp không thể chọn một nhà cung cấp duy nhất và

thường phải thay đổi nhà cung cấp thông qua đấu thầu để lựa chọn,như vậy sẽ giảm được chi phí sử dụng tài sản cố định, nâng cao khả năng cạnh tranh

Trong thông báo mời thầu phải ghi rõ thời điểm tổ chức đấu thầu, những đặc điểm kỹ thuật của tài sản cố định mà doanh

nghiệp cần mua, yêu cầu nhà cung cấp trực tiếp tham gia vào buổi đấu thầu hay có thể liên lạc với công ty bằng việc đưa ra giá bán tài sản cố định với những chỉ số kỉ thuật như yêu cầu của công ty

2.4.1.5 Tổ chức đấu thầu

Tổ chức đấu thầu được đấu thầu tại công ty hay địa điểm khác do công ty thuê, các nhà cung cấp sẽ gặp nhau tại buổi đấu thầu để đưa ra những mức giá khác nhau và mức giá thấp nhất cho thiết bị như nhau sẽ được lựa chọn; tuy nhiên hấp dẫn công ty và công ty sẽ chọn thiết bị tối ưu với giá cả phù hợp Trong quá trình giới thiệu sản phẩm các nhà cung cấp phải mang thiết bị đến để giới thiệu và có thể tiến hành chạy thử