Một trong những nhiệm vụ đầu tiên quan trọng nhất của thủ trưởng các cơ quan, ban, ngành, đoàn thể là làm sao lãnh đạo, quản lý cơ quan, đơn vị tổ chức thực hiện nhiệm vụ đúng tiến độ và đạt chất lượng cao nhất.Trong thời gian qua, thủ trưởng các cơ quan, ban, ngành, đoàn thể nói chung, Văn phòng nói riêng đã có nhiều cố gắng trong lãnh đạo, quản lý cơ quan, đơn vị tổ chức thực hiện nhiệm vụ đúng tiến độ và đạt chất lượng cao nhất. Hiện nay, áp lực đầu số công việc và tính chất phức tạp của lĩnh vực công tác ngày càng tăng để đáp ứng yêu cầu của các cấp ủy Đảng, chính quyền và thực tiễn cuộc sống trong tiến trình công nghiệp hóa hiện đại hóa đất nước, đòi hỏi thủ trưởng các cơ quan, đơn vị không ngừng đổi mới phương pháp lãnh đạo, quản lý để đạt được các mục tiêu, nhiệm vụ đề ra, trong khi đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức tham gia vào quá trình thực thi công vụ vẫn còn có những hạn chế nhất định về mặt số lượng lẫn chất lượng.Bản thân là Phó Chánh Văn phòng HĐND và UBND huyện, tôi nhận thấy công tác lãnh đạo, quản lý cơ quan giữ vai trò quan trọng đối với việc điều hòa hoạt động của TT HĐND, UBND, Đảng ủy Cơ quan Chính quyền, các cơ quan, ban, ngành, đoàn thể huyện. Tôi quyết định chọn đề tài “Nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác quản lý văn phòng thuộc UBND cấp huyện” làm báo cáo sáng kiến kinh nghiệm năm 2014. Trên cơ sở thực trạng quản lý tại cơ quan Văn phòng, mà chủ yếu căn cứ vào các nguyên nhân ưu, khuyết điểm, đề tài ngày sẽ đưa ra một số giải pháp quan trọng nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả của công tác quản lý tại cơ quan Văn phòng; góp phần cho các cấp ủy Đảng, chính quyền lãnh đạo, chỉ đạo triển khai thực hiện tốt các chỉ tiêu, kế hoạch, nhiệm vụ đã đề ra.
Trang 1CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
BÁO CÁO SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
Đề nghị tặng Danh hiệu “Chiến sỹ thi đua cấp cơ sở” năm 2014
Tên đề tài: Nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác quản lý văn phòng
thuộc UBND cấp huyện.
Họ và tên:
Nơi thường trú:
Chức vụ, đơn vị công tác:
1 Đặt vấn đề
Một trong những nhiệm vụ đầu tiên quan trọng nhất của thủ trưởng các cơ quan, ban, ngành, đoàn thể là làm sao lãnh đạo, quản lý cơ quan, đơn vị tổ chức thực hiện nhiệm vụ đúng tiến độ và đạt chất lượng cao nhất
Trong thời gian qua, thủ trưởng các cơ quan, ban, ngành, đoàn thể nói chung, Văn phòng nói riêng đã có nhiều cố gắng trong lãnh đạo, quản lý cơ quan, đơn vị tổ chức thực hiện nhiệm vụ đúng tiến độ và đạt chất lượng cao nhất Hiện nay, áp lực đầu số công việc và tính chất phức tạp của lĩnh vực công tác ngày càng tăng để đáp ứng yêu cầu của các cấp ủy Đảng, chính quyền và thực tiễn cuộc sống trong tiến trình công nghiệp hóa - hiện đại hóa đất nước, đòi hỏi thủ trưởng các cơ quan, đơn vị không ngừng đổi mới phương pháp lãnh đạo, quản lý để đạt được các mục tiêu, nhiệm vụ đề ra, trong khi đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức tham gia vào quá trình thực thi công vụ vẫn còn có những hạn chế nhất định về mặt số lượng lẫn chất lượng
Bản thân là Phó Chánh Văn phòng HĐND và UBND huyện, tôi nhận thấy công tác lãnh đạo, quản lý cơ quan giữ vai trò quan trọng đối với việc điều hòa hoạt động của TT HĐND, UBND, Đảng ủy Cơ quan Chính quyền, các cơ quan, ban, ngành, đoàn thể huyện Tôi quyết định chọn đề tài “Nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác quản lý văn phòng thuộc UBND cấp huyện” làm báo cáo sáng kiến kinh nghiệm năm 2014 Trên cơ sở thực trạng quản lý tại cơ quan Văn phòng, mà chủ yếu căn cứ vào các nguyên nhân ưu, khuyết điểm, đề tài ngày sẽ đưa ra một số giải pháp quan trọng nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả của công tác quản lý tại cơ quan Văn phòng; góp phần cho các cấp ủy Đảng, chính
Trang 2quyền lãnh đạo, chỉ đạo triển khai thực hiện tốt các chỉ tiêu, kế hoạch, nhiệm vụ
đã đề ra
1.1 Mục tiêu nghiên cứu
Đề tài tập trung nghiên cứu thực trạng quản lý tại Văn phòng HĐND và UBND huyện nhằm góp phần thực hiện tài liệu hóa, lưu trữ và đúc rút kinh nghiệm cho việc quản lý có hiệu quả
1.2 Đối tượng nghiên cứu
Đề tài tiến hành nghiên cứu chất lượng quản lý tại Văn phòng HĐND và UBND huyện
1.3 Phạm vi nghiên cứu
- Về không gian: Đề tài nghiên cứu trong phạm vi Văn phòng HĐND và UBND huyện
- Về thời gian: Thời gian thực hiện nghiên cứu đề tài là 01 tuần (từ ngày 01/12 - 08/12/2014)
- Về nội dung:
+ Thực trạng chất lượng quản lý tại Văn phòng HĐND và UBND huyện + Đề xuất các khâu quan trọng để lãnh đạo Văn phòng một cách khoa học
1.4 Phương pháp nghiên cứu
Đề tài sử dụng phương pháp duy vật biện chứng và duy vật lịch sử để làm nền tảng cho phương pháp luận nghiên cứu
2 Nội dung
2.1 Một số khái niệm
a) Văn phòng hay công sở là tên gọi chỉ chung về một phòng hoặc khu vực
làm việc khác trong đó mọi người làm việc liên quan đến giấy tờ, sổ sách,máy vi tính Văn phòng cũng có thể biểu thị một vị trí hay một bộ phận trong một tổ chức với các nhiệm vụ cụ thể gắn liền với các hoạt động liên quan đến những công việc chung, đối nội, đối ngoại, quản lý công sở của tổ chức đó và thường
có các chức danh Chánh Văn phòng, Phó Văn phòng )
Văn phòng theo nghĩa rộng là toàn bộ bộ máy hoạt động của một cơ quan là một văn phòng, có đủ tư cách pháp nhân trong hoạt động đối nội và đối ngoại để thực hiện mục tiêu của mình
Văn phòng theo nghĩa hẹp (văn phòng chức năng): chỉ bao gồm một bộ máy trợ giúp nhà quản trị trong một số chức năng được giao (tham mưu, tổng hợp, dịch vụ) là một bộ phận cấu thành trong cơ cấu tổ chức và chịu sự điều hành của nhà quản trị cấp cao (của thủ trưởng) Văn phòng chức năng không phải là một pháp nhân độc lập trong quan hệ đối ngoại
Trang 3b) Vị trí của văn phòng:
- Là một bộ phận gần gũi, có quan hệ mật thiết với lãnh đạo, quản lý của cơ quan, đơn vị của cơ quan trong mọi hoạt động;
- Là một bộ phận trung gian thực hiện việc ghép nối các mối quan hệ trong quản lý điều hành cơ quan, đơn vị theo yêu cầu của người đứng đầu cơ quan;
- Là một bộ phận thực hiện nhiệm vụ mang tính thường xuyên, liên tục trong cơ quan, tổ chức
c) Vai trò của văn phòng:
- Là trung tâm thực hiện quá trình quản lý điều hành của cơ quan đơn vị;
- Là nơi tiếp nhận tất cả các mối quan hệ, nhất là quan hệ đối ngoại;
- Là bộ máy làm việc của các nhà lãnh đạo, quản lý;
- Là trung tâm khâu nối các hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan;
- Là người cung cấp các dịch vụ phục vụ cho hoạt động của cơ quan;
- Là cầu nối giữa chủ thể lãnh đạo, quản lý với các đối tượng trong và ngoài
cơ quan
d) Quản lý là quá trình làm việc cùng với và làm việc thông qua những người khác nhằm đạt được các mục tiêu của tổ chức trong điều kiện môi trường thay đổi Lãnh đạo là quá trình gây ảnh hưởng và tạo môi trường làm việc thuận lợi
để đạt được mục tiêu của tổ chức
e) Quản trị hành chính văn phòng là việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hóa và kiểm soát các hoạt động xử lý thông tin trong văn phòng
Những vấn đề cần thiết cho quản trị hành chính văn phòng:
- Cần phải thực hiện cái gì?
- Có bao nhiêu công việc cần làm?
- Tại sao phải thực hiện các công việc đó?
- Công việc sẽ được thực hiện như thế nào?
- Công việc sẽ được phân bố như thế nào?
- Ai sẽ làm việc đó?
- Các phương tiện, cơ sở vật chất làm việc?
- Công việc được thực hiện khi nào?
- Công việc được thực hiện ở đâu?
- Công việc đang được thực hiện với tiến độ như thế nào?
- Cần điều chỉnh những gì?
Trang 4Nhà quản trị hành chính văn phòng là người hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hóa và kiểm soát các hoạt động xử lý thông tin trong toàn tổ chức sao cho có hiệu quả thể hiện qua việc phục vụ các bộ phận khác trong toàn tổ chức f) Tiêu chuẩn của các nhà quản trị hành chính văn phòng:
- Phải được đào tạo kiến thức tổng quát về quản trị và đào tạo hành chính;
- Có khả năng thực hiện nhiệm vụ được giao;
- Có khả năng hướng dẫn nghiệp vụ cho nhân viên thuộc quyền;
- Có khả năng nghiên cứu khoa học quản trị hành chính văn phòng;
- Gần gũi, hòa đồng với nhân viên nhằm nắm thông tin hai chiều, tạo ra được không khí thân thiện trong cơ quan, đơn vị;
- Có óc khôi hài làm dịu tình huống căng thẳng;
- Phong cách làm việc lịch sự, khéo ngoại giao;
- Tự tin trong mọi tình huống;
- Kiềm chế xúc động;
- Tự tin trong công tác xử lý thông tin phục vụ;
- Có óc phán đoán - thu thập dữ liệu cần thiết, phân tích, tổng hợp hỗ trợ cho các bộ phận khác;
- Có khả năng thuyết phục cấp trên, cấp dưới, đồng nghiệp
2.2 Thực trạng chất lượng quản lý tại Văn phòng HĐND và UBND
2.2.1 Ưu điểm
a) Hoạt động của Văn phòng:
Văn phòng HĐND và UBND huyện là cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, có chức năng tham mưu, tổng hợp cho UBND về hoạt động của UBND; tham mưu cho Chủ tịch UBND về chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch UBND; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của HĐND, UBND và các cơ quan Nhà nước ở địa phương; đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của HĐND, UBND huyện và Đảng ủy khối các cơ quan hành chính Nhà nước (Đảng ủy Cơ quan Chính quyền)
Văn phòng HĐND và UBND huyện có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng, chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và hoạt động của UBND huyện
Tổ chức phục vụ hoạt động của HĐND, TT HĐND, các Ban của HĐND, các đại biểu HĐND và tham mưu một số công việc do TT HĐND huyện giao Tham mưu tổ chức các hoạt động của UBND và Chủ tịch UBND trong chỉ đạo, điều hành các hoạt động chung của bộ máy hành chính Nhà nước; giúp Chủ
Trang 5tịch UBND huyện tổ chức việc điều hòa, phối hợp hoạt động của các cơ quan chuyên môn thuộc huyện
Tham mưu giúp UBND huyện thực hiện việc tiếp nhận và trả kết quả theo
cơ chế “một cửa”, “một cửa liên thông” trong các lĩnh vực: Đăng ký kinh doanh,
tư pháp - hộ tịch, quản lý đô thị - đầu tư xây dựng, lao động - TB và xã hội theo qui định của pháp luật và theo phân công, phân cấp của UBND cấp huyện
Xây dựng chương trình làm việc, kế hoạch công tác tháng, quí, năm của TT HĐND, UBND huyện Theo dõi đôn đốc, kiểm tra thực hiện chương trình, kế hoạch và công tác phối hợp giữa các phòng chuyên môn và HĐND, UBND các
xã, thị trấn
Quản lý thống nhất các văn bản của TT HĐND và UBND huyện theo đúng qui định trong việc tiếp nhận, soạn thảo, sao in, đóng dấu, chuyển giao kịp thời
và bảo mật
Tổ chức các phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách và các hoạt động của TT HĐND, các ban của HĐND huyện, UBND huyện; đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện văn bản qui phạm pháp luật của HĐND, UBND huyện và của cấp trên; giữ mối quan hệ phối hợp giữa TT HĐND, UBND huyện với Thường trực Huyện
uỷ, UBMTTQVN huyện và các tổ chức đoàn thể cấp huyện
Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị các báo cáo phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo điều hành của HĐND, UBND, Chủ tịch HĐND và Chủ tịch UBND huyện theo qui định của pháp luật Thực hiện công tác báo cáo định kỳ, đột xuất về tình hình hoạt động của HĐND và UBND huyện Giúp UBND huyện theo dõi, đôn đốc các cơ quan chuyên môn thực hiện báo cáo định kỳ; tổng hợp, xây dựng báo cáo tình hình thực hiện phát triển kinh tế - xã hội, bảo đảm an ninh - quốc phòng cho UBND huyện
Trình UBND huyện các chương trình, kế hoạch, biện pháp tổ chức thực hiện công tác cải cách hành chính Nhà nước thuộc phạm vi của Văn phòng HĐND và UBND huyện Chánh Văn phòng ký thừa lệnh Chủ tịch UBND huyện văn bản thông báo kết luận của Chủ tịch, Phó Chủ tịch trong các phiên họp UBND huyện, các văn bản giấy tờ khác khi Chủ tịch UBND huyện giao Sắp xếp lịch tiếp công dân của Lãnh đạo UBND huyện; Tham gia cùng Lãnh đạo UBND huyện trong việc tiếp công dân hoặc tiếp công dân khi được Chủ tịch UBND huyện ủy quyền Tiếp nhận, tham mưu giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo thuộc thẩm quyền; thực hiện công tác phòng, chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí trong phạm vi quản lý của Văn phòng HĐND và UBND huyện
Bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của HĐND và UBND huyện Quản lý tài chính, tài sản của Văn phòng HĐND và UBND huyện theo qui định của pháp luật và phân cấp của UBND huyện; Bảo vệ trụ sở HĐND và UBND huyện
Trang 6Chăm sóc cây xanh, dọn vệ sinh trong, ngoài trụ sở và các phòng TT HĐND, UBND, Lãnh đạo Văn phòng Phục vụ nước uống các cuộc họp
Quản lý tổ chức, biên chế, thực hiện chế độ, chính sách, chế độ đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo và bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ đối với cán bộ, công chức, viên chức và người lao động thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng HĐND và UBND huyện theo qui định của pháp luật và phân công của UBND huyện
b) Đối tượng, phạm vi, tính chất hoạt động của Văn phòng:
Lãnh đạo, nhân viên Văn phòng làm việc chủ yếu với các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện và các đối tượng có liên quan trong phạm vi cấp huyện
Tính chất hoạt động của Văn phòng là tham mưu, phục vụ Hoạt động theo giờ giấc hành chính, đảm bảo thời gian làm việc 8h/ngày
c) Cơ chế hoạt động của Văn phòng:
Hoạt động theo cơ chế chủ động tham mưu cho HĐND, UBND huyện và Chủ tịch UBND huyện
Đôn đốc, phối hợp hoạt động với các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện và các đơn vị có liên quan
Bảo đảm tính dân chủ, công bằng, hiệu quả trong công việc
d) Hoạt động của Chánh Văn phòng:
- Lãnh đạo, điều hành mọi hoạt động của Văn phòng, chịu trách nhiệm trước TT HĐND, UBND, Chủ tịch UBND huyện, Bí thư Đảng ủy Cơ quan Chính quyền về toàn bộ hoạt động của Văn phòng;
- Trực tiếp xem xét, xử lý tài liệu, công văn, thông tin chuyển đến HĐND, UBND, Đảng ủy hàng ngày Báo cáo với Chủ tịch, các Phó CT, TT HĐND huyện hoặc chuyển cho các bộ phận chuyên môn của Văn phòng để xử lý;
- Chịu trách nhiệm tham mưu ban hành các văn bản của UBND, Chủ tịch UBND huyện Ký các văn bản, thông báo ý kiến chỉ đạo, kết luận của UBND, Chủ tịch UBND đến các cơ quan, ban, ngành, đoàn thể, UBND các xã, thị trấn
và các đơn vị có liên quan;
- Phụ trách lĩnh vực nội chính và kinh tế;
- Phụ trách Bộ phận hành chính và Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả;
- Điều động phương tiện xe ô tô phục vụ cho hoạt động của TT HĐND, UBND huyện và Văn phòng;
- Tham gia các Ban chỉ đạo và các nhiệm vụ khác do TT HĐND, UBND, Chủ tịch UBND huyện giao;
Chủ tài khoản Văn phòng HĐND và UBND
Trang 7e) Hoạt động của các Phó Chánh Văn phòng:
- Tham mưu giúp việc cho CVP, đồng thời thay mặt CVP giải quyết các công việc của CVP trong thời gian CVP đi vắng, đi công tác hoặc được sự ủy quyền của CVP; chịu trách nhiệm trước CVP về toàn bộ nhiệm vụ được CVP phân công, ủy quyền, phụ trách;
- Tham mưu cho CVP trong công việc xây dựng và ban hành các văn bản của HĐND, UBND huyện Ký các văn bản, giấy mời, ý kiến chỉ đạo, kết luận của TT HĐND, UBND huyện đến các cơ quan, ban, ngành có liên quan;
- Ký thay CVP giấy mời, thông báo kết luận của UBND huyện;
- Quản lý và chỉ đạo các hoạt động chuyên môn thuộc lĩnh vực được giao; Được ủy quyền chủ tài khoản Văn phòng HĐND và UBND huyện
f) Kết quả quản lý Văn phòng:
Trong những năm qua, tuy có thay đổi trụ sở làm việc và đội ngũ cán bộ, công chức, song được sự lãnh đạo, chỉ đạo thường xuyên của TT HĐND, UBND, Chủ tịch UBND huyện, Bí thư Đảng ủy CQCQ, tập thể lãnh đạo Văn phòng HĐND và UBND huyện đã có nhiều nỗ lực, khắc phục khó khăn, đoàn kết, hỗ trợ nhau trong công tác, lãnh đạo, điều hành cơ quan Văn phòng hoàn thành tốt nhiệm vụ chính trị được giao, cụ thể như:
- Làm tốt vai trò tham mưu, giúp việc của cơ quan Văn phòng HĐND và UBND huyện trong việc tổng hợp, đề xuất, soạn thảo, ban hành các Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị, Báo cáo, Tờ trình, Công văn các loại, … phục vụ kịp thời,
có hiệu quả sự chỉ đạo, điều hành giám sát của TT HĐND và UBND, hoạt động của các ban HĐND, các tổ đại biểu và đại biểu HĐND, Đảng ủy Cơ quan Chính quyền, góp phần giữ vững ổn định chính trị, đẩy mạnh phát triển KT-XH, đảm bảo QP-AN tại địa phương
- Tham mưu cho TT HĐND, UBND, Đảng ủy Cơ quan Chính quyền thực hiện tốt các chương trình đề ra như: Tổ chức các cuộc họp thường kỳ, cuộc họp giao ban giữa TT HĐND huyện và TT HĐND các xã, thị trấn; Ban hành các nghị quyết (trong đó có cả nghị quyết QPPL); Thực hiện tốt các chương trình giám sát của HĐND huyện năm 2014
- Tham mưu cho UBND huyện xây dựng qui chế làm việc của UBND huyện Krông Ana khóa VIII, nhiệm kỳ 2011- 2016; Ban hành Nội qui tiếp công dân trên địa bàn huyện
- Công tác quản lý tài chính luôn đảm bảo đúng các qui định hiện hành; thực hiện kế hoạch chi lương, chi hoạt động hàng tháng luôn đảm bảo kịp thời Việc thu, chi đảng phí và nộp đảng phí lên cấp trên kịp thời, đúng thời gian qui định Thực hành tiết kiệm, chống tham ô, lãng phí trong việc quản lý và chi tiêu như: Tiết kiệm điện, nước, văn phòng phẩm, xăng xe, tiếp khách, …
- Việc xử lý văn bản đi, văn bản đến đã có nhiều chuyển biến tích cực, nhất
là công tác áp dụng phần mềm tin học vào quản lý văn bản đi, văn bản đến và
Trang 8lưu trữ hồ sơ, tài liệu ngày càng khoa học Công tác sao y, sao lục, phô tô, in ấn tài liệu phục vụ các kỳ họp của HĐND, Hội nghị, cuộc họp của UBND huyện luôn đảm bảo kịp thời và phục vụ tốt công tác lãnh đạo, chỉ đạo, tổ chức thực hiện nhiệm vụ hàng ngày của TT HĐND, UBND Công tác bảo mật các văn bản
có nhiều cố gắng, tích cực, đã triển khai thực hiện đúng các qui định về bảo mật tài liệu và quản lý con dấu theo qui định
- Tham gia đóng góp quỹ Vì người nghèo, quỹ tình nghĩa, ủng hộ đồng bào
bị bão lụt, nạn nhân Nhật Bản bị thảm họa động đất và sóng thần, quỹ Khuyến học tại cơ quan, … đặc biệt vận động cán bộ, đoàn viên, hội viên tham gia tốt
công tác kết nghĩa với buôn K62, xã Băng Adrênh
- Tiếp tục đẩy mạnh CC TTHC tại bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả để giảm phiền hà cho dân Xử lý kịp thời các yêu cầu về KNTC, giải quyết hồ sơ hành chính của dân đúng theo qui định, giải quyết công việc kịp thời, khoa học, đảm bảo đúng chính sách, pháp luật đối với các khiếu kiện của nhân dân, chủ trương nghe dân nói, cùng dân bàn, cùng dân tháo gỡ, giải quyết những vấn đề bức xúc trong dân đã hạn chế tình trạng khiếu nại, tố cáo, viết đơn tập thể, vượt cấp Luôn tôn trọng thời gian, không để cho người dân phải đợi chờ; đồng thời hướng dẫn sử dụng thống nhất về phiếu và biểu mẫu ở các lĩnh vực; thường xuyên làm tốt công tác tham mưu cho UBND huyện triển khai thực hiện và tổng hợp báo cáo kịp thời về công tác cải cách hành chính trên địa bàn huyện Thu phí và quyết toán 100% lệ phí thẩm định cho các phòng chuyên môn
- Lãnh đạo xây dựng Công đoàn cơ quan Văn phòng vững mạnh, thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ theo luật định và theo Điều lệ của Công đoàn
- Đối với huyện Krông Ana, năm 2011 là năm có nhiều sự kiện quan trọng: Thực hiện công tác chuyển trụ sở làm việc của TT HĐND và UBND huyện; bố trí, sắp xếp các phòng, ban chuyên môn về làm việc tại trụ sở cũ và mới Văn phòng HĐND và UBND huyện đã phối hợp với phòng Nội vụ, các phòng, ban, ngành, đoàn thể và Đảng ủy, HĐND và UBND các xã, thị trấn tổ chức thành công cuộc bầu cử Đại biểu Quốc hội khóa XIII và Đại biểu HĐND các cấp nhiệm kỳ 2011 - 2016 diễn ra trong ngày22/5/2011 và Lễ Kỷ niệm 30 năm ngày thành lập huyện (19/8/1981 - 19/8/2011)
- Quán triệt các nội dung Cuộc vận động “Học tập và làm theo tấm gương đạo đức Hồ Chí Minh” đến toàn thể cán bộ công chức trong cơ quan Thực hiện cuộc vận động lớn, tất cả các cán bộ công chức đăng ký thi đua làm theo tấm gương Bác Hồ Mỗi cán bộ cán bộ, công chức đã tìm những mẩu chuyện hay về Bác để học tập Từ đó, học tập và làm theo tấm gương của Bác Hồ
- Cán bộ công chức tuân thủ nghiêm chỉnh qui định, qui chế làm việc, không vào trễ ra sớm, trang phục gọn gàng, nghiêm túc trong giờ làm việc Hội họp luôn đúng giờ, nội dung tập trung vào vấn đề trọng tâm, ngắn gọn, không kéo dài lê thê
- Hầu hết cán bộ cán bộ, công chức đều nâng cao nhận thức, nắm vững chức năng, nhiệm vụ chuyên môn được phân công; dành thời gian để đầu tư
Trang 9nghiên cứu, đề xuất những mô hình mới, những cách làm hay, giải pháp hiệu quả và hoàn thành tốt nhiệm vụ
- Mỗi cán bộ cán bộ, công chức luôn nâng cao tinh thần phê và tự phê, đánh giá đúng mức ưu, khuyết điểm, kết quả lãnh đạo của Lãnh đạo cơ quan Văn phòng trong thực hiện nhiệm vụ Kiên quyết chống chủ nghĩa cá nhân, lối sống thực dụng; khiêm tốn, không chạy theo chủ nghĩa thành tích, không bao che, giấu khuyết điểm, …Kiên quyết chống bệnh lười biếng, lối sống hưởng thụ, nói không đi đôi với làm, nói nhiều làm ít Luôn có ý thức giữ gìn đoàn kết trong cơ quan, kiên quyết chống tư tưởng cục bộ, nói không đi đôi với việc làm, hoặc làm
ít, nói nhiều Biết động viên những người thân trong gia đình giữ gìn đạo đức, lối sống, xây dựng gia đình văn hóa
- Công tác bảo vệ cơ quan có nhiều cố gắng tích cực, không để xảy ra việc mất mát tài sản trong cơ quan Công tác dân quân tự vệ được Lãnh đạo Văn phòng thường xuyên quan tâm và chỉ đạo sâu sát, tập thể cán bộ, công chức cơ quan thực hiện tốt việc huấn luyện dân quân tự vệ hàng năm do Ban Chỉ huy Quân sự huyện tổ chức
Những kết quả đạt được đáng khích lệ nêu trên đã khẳng định vai trò của Lãnh đạo Văn phòng trong việc tích cực đổi mới về lề lối, phương pháp, tác phong làm việc của tập thể cán bộ, công chức cơ quan Văn phòng; mỗi cán bộ, công chức trong cơ quan luôn xác định rõ trách nhiệm được giao; Công tác xây dựng văn bản ngày càng tiến bộ và có chất lượng, đúng qui trình thủ tục Lãnh đạo cơ quan luôn tạo điều kiện cho cán bộ công chức tham gia học tập nâng cao trình độ chính trị, trình độ chuyên môn nghiệp vụ để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao; Phát huy vai trò chủ động của các bộ phận chuyên môn trong cơ quan như: bộ phận chuyên viên, văn thư, hành chính, …để không ngừng nâng cao ý thức tự giác công tác của mỗi cán bộ, công chức, phát huy dân chủ, đoàn kết nội bộ; Đề cao tinh thần tự phê bình và phê bình, thẳng thắn đấu tranh xây dựng để cơ quan Văn phòng cùng nhau khắc phục khó khăn hoàn thành nhiệm
vụ chung
Bên cạnh những kết quả đạt được thì Lãnh đạo cơ quan lãnh đạo, duy trì nề nếp sinh hoạt cơ quan đôi lúc chưa kịp thời, trong lãnh đạo đôi khi thiếu kiên quyết; việc đấu tranh tự phê bình và phê bình chưa cao, còn nể nang, né tránh, ngại va chạm; Việc lãnh đạo cơ quan chưa phát huy hết chức năng tham mưu, tổng hợp, giúp việc cho TT HĐND và UBND huyện Nguyên nhân là do trình
độ, năng lực của một số ít cán bộ, công chức trong cơ quan còn có những mặt hạn chế, chưa phát huy tính năng động, sáng tạo; Nội dung, phương pháp lãnh đạo, điều hành chưa thật sự toàn diện, đôi lúc còn chưa kịp thời; cán bộ, công chức góp ý kiến xây dựng cho lãnh đạo cơ quan chưa nhiều Mặt khác tập thể lãnh đạo Văn phòng đều hoạt động kiêm nhiệm, vì vậy trong công tác lãnh đạo các hoạt động của cơ quan đôi lúc còn bị động, nhất là trong công tác xây dựng
kế hoạch, chương trình công tác, thời gian sinh hoạt cơ quan đôi lúc còn chưa thực hiện đúng qui chế, đây cũng là nguyên nhân ảnh hưởng tới hiệu quả công tác chung của cơ quan
Trang 103 Các khâu quan trọng để lãnh đạo Văn phòng một cách khoa học
Một là: Xác định rõ các mục tiêu để mọi người quyết tâm thực hiện.
Mỗi chức năng của lãnh đạo, quản lý đều hướng về mục tiêu, nhưng chức năng hoạch định giữ vai trò chủ đạo, do đó mục tiêu là nền tảng của hoạch định Yêu cầu của mục tiêu: Đảm bảo tính thống nhất, liên tục và kế thừa; Đảm bảo tính tiên tiến, hiện thực; Phải rõ ràng bằng các chỉ tiêu định lượng là chủ yếu; Có kết quả cụ thể bằng các chỉ tiêu định lượng là chính; Xác định rõ thời gian thực hiện
Vì lãnh đạo, quản lý vừa là cơ cấu có tính cách tĩnh vừa là quá trình có tính
cách động nên vai trò của mục tiêu lãnh đạo cũng thể hiện hai mặt tĩnh và động Mặt tĩnh, khi xác định mục tiêu cho tổ chức thì mục tiêu phải giữ vai trò
nền tảng của hoạch định, nhằm xây dựng hệ thống quản trị
Mặt động, mục tiêu không phải là cố định mà linh họat phát triển với
những kết qủa mong đợi ngày càng cao trên cơ sở các nguồn lực của tổ chức, do
đó mục tiêu giữ vai trò quyết định toàn bộ diễn tiến của tiến trình quản trị
Quản lý bằng mục tiêu là cách quản lý thông qua việc mọi thành viên, bộ phận tự mình xác định mục tiêu, tự mình quản lý và thực hiện các mục tiêu mà
họ đề ra
Hai là: Phân công rõ vai trò, nhiệm vụ và trách nhiệm cho tất cả các thành viên.
Phân công công việc phù hợp với khả năng của từng cá nhân Một công việc quá dễ sẽ dẫn đến cảm giác nhàm chán và thái độ xem nhẹ công việc Một công việc quá khó vượt quá khả năng của mình thì lại làm người ta mất tự tin và không vui với công việc Một công việc lý tưởng sẽ thử thách cá nhân, và mang lại cho cá nhân cảm giác hưng phấn và chiến thắng khi đạt được thành công trong công việc
Khuyến khích những cá nhân có kinh nghiệm giúp đỡ và hướng dẫn cho những cá nhân đang cố gắng tự lực
Ba là: Thiết lập các qui trình giải quyết công việc hiệu quả: việc ra quyết định dựa vào người có năng lực, tri thức và thông tin phù hợp nhất hơn là vào thứ bậc hành chính; sẵn sàng đối diện với các mâu thuẫn, xung đột trong nhóm
để xem xét công khai, trên tinh thần xây dựng.
Có thể tham khảo và vận dụng phù hợp một số thực tiễn tốt về quản trị nhân sự từ khu vực tư Chẳng hạn như: công tác tuyển dụng hay đánh giá nhân viên đều dựa trên các yếu tố về: kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm; hiệu quả công việc; thái độ với công việc, cách ứng xử (với khách hàng); mối quan tâm và tính sáng tạo; khả năng làm việc theo nhóm… Cơ cấu vị trí việc làm được xác định
cụ thể, tạo cơ sở cho việc tuyển dụng mới, thay thế những người nghỉ hưu, đào tạo những người chưa đảm bảo yêu cầu và tiến hành tinh giản biên chế với tiêu chí định lượng được Công tác đánh giá khả năng thực thi nhiệm vụ được thực