Hoạt động ủy thác xuất, nhập khẩu tại công ty cổ phần vận tải và đại lý tàu biển VIETSING

Hoạt động ủy thác xuất, nhập khẩu tại công ty cổ phần vận tải và đại lý tàu biển VIETSING

LỜI MỞ ĐẦU

Ngày nay, khi nền kinh tế thế giới đang trên đà phát triển với trình độ ngày càng cao thì nền kinh tế Việt Nam cũng đang dần phát triển theo xu hướng hội nhập với nền kinh tế khu vực và quốc tế Xuất, nhập khẩu là một hình thức chủ yếu trong hoạt động kinh tế đối ngoại đối với mỗi quốc gia, đặc biệt là một quốc gia đang phát triển như Việt Nam Việc mở rộng giao lưu kinh tế thế giới sẽ mở rộng thị trường xuất, nhập khẩu, thu hút vốn đầu tư nước ngoài, tiếp thu được khoa học công nghệ tiên tiến và những kinh nghiệm quý báu từ các nước phát triển đi trước

Hiện tại, việc đầu tư chi phí cho một phòng xuất nhập khẩu chuyên nghiệp là một gánh nặng về kinh tế trong thời kỳ suy thoái như hiện nay Hơn nữa, đối với một số Công

ty có quy mô hoạt động vừa và nhỏ thì việc đầu tư này là chưa thật sự cần thiết Do đó, liên hệ với các đơn vị trung gian làm dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu là một giải pháp hiệu quả khi mỗi doanh nghiệp có nhu cầu xuất nhập khẩu hoặc vận chuyển hàng hóa

Xuất phát từ yêu cầu trên, sau khi có cơ hội được tới thực tập giữa khóa tại Công

ty cổ phần Vận Tải và Đại Lý Tàu Biển VIETSING, em đã quyết định lựa chọn đề tài báo

cáo: “Hoạt động ủy thác xuất, nhập khẩu tại Công ty cổ phần Vận Tải và Đại Lý Tàu Biển VIETSING”

Trong suốt quá trình thực tập, em đã nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình của các anh/chị trong phòng nghiệp vụ kinh doanh của Công ty; đặc biệt, em xin gửi lời cảm ơn tới giáo viên hướng dẫn ThS Trần Hồng Ngân, đã tận tình giúp đỡ em hoàn thành báo cáo này Do còn một số hạn chế về chuyên môn và thiếu kinh nghiệm thực tiễn nên báo cáo thực tập giữa khóa này khó tránh khỏi một số sai sót, em rất mong sẽ nhận được những ý kiến đóng góp của giáo viên hướng dẫn

NỘI DUNG

CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI VÀ

ĐẠI LÝ TÀU BIỂN VIETSING

1 Quá trình hình thành và phát triển

Công ty cổ phần Vận Tải và Đại Lý Tàu Biển VIETSING (viết tắt là VIETSING) thành lập ngày 02 tháng 12 năm 2000

VIETSING hiện là thành viên của nhiều tổ chức quốc tế như: Tổ chức Hàng hải quốc tế và Ban-tích (BIMCO), Liên đoàn quốc tế những Hiệp hội giao nhận (FIATA), Liên đoàn những Hiệp hội quốc gia về đại lý và môi giới hàng hải (FONASBA)

Công ty đã thiết lập liên doanh và duy trì quan hệ chặt chẽ với các doanh nghiệp khác và qua đó đã cùng với đội tàu vận tải biển tạo nên một hệ thống vận tải-dịch vụ khép kín và đồng bộ Thông qua quan hệ của các đối tác nước ngoài trên thị trường vận tải quốc tế, kết hợp với việc đầu tư đổi mới thiết bị, công nghệ cũng như cách điều hành, quản lý, các Công ty liên doanh đều kinh doanh có hiệu quả, xây dựng được uy tín đối với khách hàng trong và ngoài nước và góp phần không nhỏ vào việc mở rộng thị trường kinh doanh của Công ty ra khu vực

Là một doanh nghiệp trẻ, Công ty luôn xác định việc tham gia vào các Hiệp hội và

tổ chức chuyên ngành của quốc gia và quốc tế đóng vai trò rất quan trọng trong việc nâng

Việt Nam (VIFFAS) Là thành viên chủ đạo và tích cực của các Hiệp hội Hàng năm, Công ty đều liên tục cử nhiều cán bộ đi đào tạo và tái đào tạo tại các trung tâm đào tạo và đang phối hợp tổ chức, xúc tiến việc tổ chức các lớp đào tạo tại Việt Nam nhằm đào tạo nhanh hơn, nhiều hơn đội ngũ cán bộ chuyên môn Chính vì vậy mà trình độ của người lao động trong Công ty, đặc biệt là lớp cán bộ công nhân viên trẻ ngày càng được củng cố

và nâng cao

2 Lĩnh vực sản xuất kinh doanh

Hoạt động kinh doanh chính là dịch vụ vận chuyển hàng hóa bằng các phương tiện vận tải : xe tải thông thường, container, tàu biển, trên các tuyến đường : đường biển, đường hàng không và đường bộ nội địa

Dịch vụ nhận ủy thác xuất nhập khẩu và khai thuê hải quan bao gồm từ khâu làm thủ tục thông quan, khai hải quan và làm thủ tục hải quan sau đó vận chuyển hàng từ cửa khẩu nhập về tới địa điểm nhận hàng của người nhập khẩu hoặc từ địa điểm xếp hàng tới cửa khẩu xuất của người xuất khẩu

Ngoài ra dịch vụ môi giới cho thuê tàu biển và cho thuê bến đỗ container cũng mang lại cho Công ty một khoản thu nhỏ trong tổng doanh thu của Công ty

3 Cơ cấu tổ chức

4 Môi trường kinh doanh

Do đặc trưng của ngành dịch vụ nói chung và ngành dịch vụ vận chuyển nói riêng, hoạt động kinh doanh của Công ty cổ phần Vận Tải & Đại Lý Tàu Biển VIETSING rất

đa dạng bao gồm nhiều hoạt động trong đó hoạt động chủ yếu là vận chuyển hàng hoá, khai thuê hải quan và nhận ủy thác xuất nhập khẩu cho các Công ty xuất nhập khẩu lớn như: Công ty Cổ Phần Cửa Sổ Nhựa Châu Âu (Eurowindow), Công ty TNHH Công Nghiệp Lâm Viễn, Công ty TNHH Công Nghiệp Chính Xác Việt Nam 1, Công ty HH công Nghiệp Diamond…và rất nhiều các Công ty khác Ngoài ra còn rất nhiều khách hàng khác là các Công ty lớn hoặc các cửa hàng, đại lý lớn trên địa bàn Hà Nội và các tỉnh thành lân cận Công ty còn cộng tác với các đơn vị hoạt động trong các ngành như dịch vụ môi giới cho thuê tàu, cho thuê bến đỗ container…Điều này giúp cho Công ty có được nguồn khách thường xuyên, ổn định và góp phần tăng nhanh doanh thu dịch vụ của

GIÁM ĐỐC

PHÓ GIÁM ĐỐC

Phòng tổ chức hành chính

Phòng nghiệp vụ kinh doanh

Phòng kế toán tài

vụ

Bộ phận XNK Bộ phận vận tải

Công ty Bên cạnh việc duy trì quan hệ với các bạn hàng cũ, tiến tới Công ty sẽ mở rộng thị trường và tạo quan hệ làm ăn với các bạn hàng mới

5 Tình hình nguồn vốn của công ty trong 3 năm gần đây

Kể từ khi thành lập, công ty đã không ngừng gia tăng vốn đầu tư, đặc biệt là từ năm 2008, nhờ việc gia tăng cả vốn lưu động và vốn cố định mà quy mô kinh doanh của công ty ngày càng mở rộng

Bảng 1: Nguồn vốn của Công ty cổ phần Vận Tải và Đại Lý Tàu Biển VIETSING

năm 2008, 2009, 2010 (Đơn vị: Triệu đồng)

Chỉ

Chênh lệch 2009/2008

Chênh lệch 2010/2009

Số

tiền

Tỷ lệ (%) Số tiền

Tỷ lệ (%) Số tiền

Tỷ lệ (%) Số tiền

Tỷ lệ (%)

Số tiền Tỷ

lệ (%) Tổng

số vốn 3.628 100 4.559 100 5.641 100 931 25,7 1082 23,73 Vốn

cố

định

2.500 68,9 3.169 69,51 3.962 70,2 669 26,8 793 25,02

Vốn

lưu

động

1.128 31,1 1.390 30,49 1.679 29,8 262 23,2 289 20,79

(Nguồn: Báo cáo tài chính của Công ty cổ phần Vận Tải và Đại Lý Tàu Biển VIETSING

3 năm 2008, 2009 và 2010)

6 Doanh thu cung cấp dịch vụ

Bảng 2: Doanh thu cung cấp dịch vụ của Công ty cổ phần Vận Tải và Đại Lý Tàu

Biển VIETSING 3 tháng 04, 05, 06 năm 2011 (Đơn vị: VNĐ)

04/2011

- Dịch vụ vận chuyển cho Công ty EW

- Dịch vụ vận chuyển cho Công ty Lâm Viễn

- Nhận ủy thác nhập khẩu cho Công ty Giai

Đức

760.387.000

05/2011

- Dịch vụ vận chuyển cho Công ty dầu khí

- Dịch vụ vận chuyển cho Công ty Công nghiệp

Chính xác Việt Nam I

- Nhận ủy thác nhập khẩu cho Công ty Euro

Window

820.342.980

06/2011

- Dịch vụ vận chuyển cho Công ty Chính Long

- Dịch vụ vận chuyển cho Công ty Diamond

987.560.983

(Nguồn: Sổ cái tài khoản 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ quý II năm

2011 của Công ty.)

CHƯƠNG II: HOẠT ĐỘNG ỦY THÁC XUẤT, NHẬP KHẨU TẠI

CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI VÀ ĐẠI LÝ TÀU BIỂN

VIETSING

1 Một số vấn đề lý thuyết về hoạt động ủy thác xuất, nhập khẩu

1.1 Khái niệm

Hoạt động ủy thác Xuất, nhập khẩu là hoạt động dịch vụ thương mại dưới hình thức thuê và nhận hoạt động Xuất, nhập khẩu; hoạt động này được thực hiện trên cơ sở hợp đồng ủy thác Xuất, nhập khẩu giữa các doanh nghiệp, phù hợp với pháp lệnh hợp đồng kinh tế

1.2 Đặc điểm

1.2.1 Chủ thể

- Chủ thể ủy thác xuất, nhập khẩu: Tất cả các doanh nghiệp có giấy phép kinh doanh trong nước và giấy phép kinh doanh xuất, nhập khẩu đều được ủy thác xuất, nhập khẩu

- Chủ thể nhận ủy thác Xuất, nhập khẩu: Tất cả các doanh nghiệp có giấy phép kinh doanh Xuất, nhập khẩu đều được nhận ủy thác xuất, nhập khẩu

1.2.2 Phạm vi hoạt động ủy thác xuất, nhập khẩu

Ủy thác và nhận ủy thác Xuất, nhập khẩu những mặt hàng không thuộc diện nhà nước cấm xuất, nhập khẩu Bên ủy thác chỉ được ủy thác xuất, nhập khẩu những mặt hàng nằm trong phạm vi kinh doanh đã được quy định trong giấy phép kinh doanh trong nước hoặc trong giấy phép kinh doanh xuất, nhập khẩu

1.3 Nghiệp vụ hoạt động ủy thác xuất, nhập khẩu

1.3.1 Xuất khẩu:

Một doanh nghiệp mà có một khối lượng hàng hóa nào đó muốn xuất khẩu sang nước ngoài thì sẽ viết đơn yêu cầu ủy thác xuất khẩu hàng hóa cùng với mẫu mã và những thông số cần thiết của hàng hóa gửi cho một doanh nghiệp xuất, nhập khẩu để nhờ

họ xuất khẩu Doanh nghiệp xuất, nhập khẩu nhận ủy thác sẽ đem mẫu mã hàng hóa để chào hàng cho các bạn hàng nước ngoài Nếu bên nước ngoài đồng ý mua và bên ủy thác đồng ý bán thì bên nhận ủy thác sẽ làm một văn bản ký kết hợp đồng ủy thác xuất khẩu

cụ thể

1.3.2 Nhập khẩu:

Một doanh nghiệp muốn nhập khẩu một mặt hàng nào đó nhưng lại không phải là doanh nghiệp xuất, nhập khẩu thì sẽ viết đơn yêu cầu ủy thác nhập khẩu hàng hóa cho một đơn vị kinh doanh xuất, nhập khẩu để ủy thác cho bên đó nhập khẩu hộ mình Bên nhận ủy thác sẽ thảo thư đặt hàng rồi gửi cho các bên nước ngoài Bên nước ngoài mà có hàng hóa phù hợp và đồng ý bán thì sẽ thông báo cho bên nhận ủy thác, bên nhận ủy thác

sẽ báo lại cho bên ủy thác Nếu bên ủy thác chấp nhận thì bên nhận ủy thác sẽ làm hợp đồng ủy thác nhập khẩu cụ thể

1.4 Hợp đồng ủy thác xuất, nhập khẩu

Hợp đồng ủy thác xuất, nhập khẩu được ký kết giữa hai đơn vị kinh tế là các pháp nhân trong nước Căn cứ vào công văn chấp nhận ủy thác, trên cơ sở bàn bạc và thống nhất hai bên sẽ đi đến ký kết hợp đồng ủy thác xuất, nhập khẩu Hợp đồng ủy thác xuất, nhập khẩu là cơ sở pháp lý ràng buộc hai bên

Hợp đồng sẽ bao gồm các điều khoản theo thỏa thuận: tên hàng, giá cả, số lượng, quy cách phẩm chất, bao bì đóng gói, điều khoản giao hàng, thanh toán, giám định hàng hóa v.v

2 Hoạt động ủy thác Xuất, nhập khẩu tại Công ty cổ phần Vận Tải và Đại Lý Tàu Biển VIETSING

2.1 Quy trình ủy thác xuất, nhập khẩu tại Công ty cổ phần Vận Tải và Đại Lý Tàu Biển VIETSING

Trên thực tế quy trình ủy thác xuất, nhập khẩu như thế nào là linh hoạt tùy theo yêu cầu của từng khách hàng và từng mặt hàng Nhưng thông thường sẽ gồm một số bước cơ bản sau đây

2.1.1 Ủy thác xuất khẩu

Bước 1: Nhận đơn yêu cầu ủy thác xuất khẩu và ký hợp đồng ủy thác xuất khẩu hàng hóa:

Khi có một đơn vị kinh tế có nhu cầu muốn xuất khẩu một mặt hàng nào đó với điều kiện mặt hàng này không nằm trong danh mục cấm xuất, nhập khẩu của nhà nước và phù hợp với giấy phép kinh doanh trong nước và giấy phép kinh doanh xuất, nhập khẩu của Công ty cổ phần Vận Tải và Đại Lý Tàu Biển VIETSING thì đơn vị đó sẽ gửi đơn yêu cầu ủy thác xuất khẩu hàng hóa tới VIETSING

Đơn ủy thác này có thể được gửi trực tiếp tại bộ phận xuất, nhập khẩu của phòng nghiệp vụ kinh doanh của VIETSING hoặc được gửi qua email hoặc điện thoại cho bộ phận xuất, nhập khẩu của Công ty

Nếu Công ty VIETSING chấp nhận nhận ủy thác nhập khẩu mặt hàng này thì hai bên sẽ tiến hành ký kết hợp đồng ủy thác nhập khẩu dựa trên sự thỏa thuận thống nhất về các điều khoản ràng buộc

Đối với các bạn hàng quen thuộc mà Công ty đã có mối quan hệ làm ăn lâu dài thì thường không cần đơn yêu cầu ủy thác xuất khẩu mà hợp đồng sẽ được thỏa thuận và ký kết nhanh chóng

Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ xuất khẩu

Bộ phận xuất nhập, khẩu của phòng nghiệp vụ kinh doanh sẽ là bộ phận trực tiếp tiếp nhận và xem xét hồ sơ của khách hàng

Bộ hồ sơ yêu cầu ủy thác xuất khẩu thông thường sẽ bao gồm: 2 sản phẩm mẫu của hàng hóa ủy thác xuất khẩu cùng với những tài liệu đi kèm có chứa đầy đủ các thông

số kỹ thuật của hàng hóa (mã hảng, quy cách, phẩm chất, số lượng, giá cả…), hợp đồng xuất nhập khẩu, bảng kê đóng gói chi tiết hàng hóa, hóa đơn thương mại…

Công ty chỉ tiếp nhận hồ sơ trực tiếp tại bàn của Phòng nghiệp vụ kinh doanh chứ không chấp nhận các hình thức hồ sơ bằng email hay fax

Sau khi nhận được hồ sơ yêu cầu ủy thác xuất khẩu, các nhân viên của Phòng nghiệp vụ kinh doanh sẽ tiến hành kiểm tra phân tích nguồn thông tin để chuẩn bị thủ tục xuất khẩu lô hàng

Bước 3: Tiến hành các thủ tục kê khai hải quan

Căn cứ vào hồ sơ mà tiếp nhận từ khách hàng, Phòng nghiệp vụ kinh doanh sẽ cử nhân viên ở bộ phận xuất, nhập khẩu đi làm các thủ tục hải quan, bao gồm mở tờ khai hải quan về mẫu mã, chủng loại, số lượng, đơn giá hàng… và đem theo bộ chứng từ theo yêu

cầu (thông thường bao gồm tờ khai hải quan cùng các giấy tờ chứng từ cần thiết trong bộ

hồ sơ mà khách hàng gửi sang) để làm thủ tục thông quan cho hàng hóa

Bước 4: Giao hàng cho tàu

Sau khi hoàn thành tất cả những thủ tục và giấy tờ cần thiết ở những bước trên, Phòng nghiệp vụ kinh doanh sẽ cử nhân viên ở bộ phận vận tải mang phương tiện vận chuyển của Công ty đi cùng với nhân viên ở bộ phận xuất, nhập khẩu tới kho hàng của đối tác ủy thác để đóng hàng và chở hàng xuống cảng xuất Tại đây nhân viên xuất, nhập khẩu sẽ tiến hành công tác kiểm kê số lượng và xác nhận tình trạng hàng hóa có chính xác đúng như thông tin trong bộ hồ sơ mà khách hàng gửi tới

Cảng xuất ở đây thông thường là cảng Hải Phòng, cảng Cái Lân và sân bay Nội Bài

Tại cảng xuất, nhân viên bộ phận xuất, nhập khẩu sẽ căn cứ vào số hiệu con tàu trong bộ hồ sơ yêu cầu ủy thác xuất khẩu mà khách hàng cung cấp đề tìm đúng vị trí của con tàu và tiến hành giao hàng theo đúng thủ tục cho tàu Công việc giao hàng hoàn tất

Bước 5: Thủ tục thanh toán

Đây là một bước khá linh hoạt trong quy trình ủy thác xuất khẩu của Công ty bởi

vì nó phụ thuộc vào mỗi khách hàng khác nhau Tùy theo hợp đồng ủy thác xuất, nhập khẩu ký kết giữa Công ty và bên ủy thác thì thời hạn thanh toán sẽ kéo dài khác nhau nhưng thường linh hoạt trong khoảng 2 tuần cho đến 1 tháng Cũng tương tự như vậy, chi

ủy thác tính theo một phần trăm nhất định của giá trị hàng hóa trong hợp đồng xuất, nhập khẩu và tùy theo chủng loại mặt hàng

Phương thức thanh toán chủ yếu được áp dụng đó là khách hàng sẽ thanh toán chi phí ủy thác tại tài khoản của Công ty ở Ngân hàng Vietcombank chi nhánh Thăng Long

2.1.2 Ủy thác nhập khẩu

Bước 1: Nhận đơn yêu cầu ủy thác nhập khẩu hàng hóa và ký kết hợp đồng ủy thác nhập khẩu hàng hóa

Khi có một đơn vị kinh tế có nhu cầu muốn nhập khẩu một mặt hàng nào đó với điều kiện mặt hàng này không nằm trong danh mục cấm nhập khẩu của nhà nước và phù hợp với giấy phép kinh doanh trong nước và giấy phép kinh doanh xuất, nhập khẩu của Công ty cổ phần Vận Tải và Đại Lý Tàu Biển VIETSING thì đơn vị đó sẽ gửi đơn yêu cầu ủy thác nhập khẩu hàng hóa tới Phòng nghiệp vụ kinh doanh của VIETSING thông qua email, fax hoặc liên hệ trực tiếp tại bàn của bộ phận xuất, nhập khẩu của Công ty

Nếu Công ty VIETSING chấp nhận nhận ủy thác nhập khẩu mặt hàng này thì hai bên sẽ tiến hành ký kết hợp đồng ủy thác nhập khẩu dựa trên sự thỏa thuận thống nhất về các điều khoản ràng buộc

Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ nhập khẩu

Bộ hồ sơ của khách hàng sẽ được tiếp nhận trực tiếp tại bàn của Phòng nghiệp vụ kinh doanh chứ không chấp nhận các hình thức hồ sơ bằng email hay fax

Tương tự như bước 2 trong quy trình ủy thác xuất khẩu, bộ hồ sơ nhập khẩu thông thường sẽ bao gồm: 2 sản phẩm mẫu của hàng hóa ủy thác nhập khẩu cùng với những tài liệu đi kèm có chứa đầy đủ các thông số kỹ thuật của hàng hóa (mã hảng, quy cách, phẩm chất, số lượng, giá cả…), hợp đồng nhập khẩu, mẫu vận đơn, bảng kê đóng gói chi tiết hàng hóa, hóa đơn thương mại…

Sau khi nhận được hồ sơ yêu cầu ủy thác nhập khẩu, các nhân viên của phòng nghiệp vụ kinh doanh sẽ tiến hành kiểm tra phân tích nguồn thông tin để chuẩn bị thủ tục

kê khai hải quan cho lô hàng

Bước 3: Tiến hành các thủ tục kê khai hải quan và thông quan cho hàng hóa

Tại bước này, nhân viên của bộ phận xuất, nhập khẩu trong Phòng nghiệp vụ kinh doanh của Công ty sẽ thực hiện khai hải quan về mẫu mã, chủng loại, số lượng, đơn giá… theo yêu cầu của bên Hải quan Đối với những trường hợp mà khách hàng đã gửi tờ khai điện tử thì Công ty chỉ việc đi làm thủ tục thông quan cho hàng hóa Việc mở tờ khai

và làm thủ tục thông quan hàng hóa phải được thực hiện trước khi tàu cập cảng để tránh lưu container và lưu kho hàng, vì khi hàng về hãng tàu sẽ tính cước lưu container và phí lưu kho hàng sau một số ngày nhất định

Bước 4: Tiến hành nhận hàng

Căn cứ vào thông báo tàu đến mà hãng tàu hoặc đại lý ủy quyền gửi tới cho Công