Thư ký viên trong công cuộc đối mới tại công ty cổ phần nhựa thiếu niên tiền phong

Họ không chỉ đơn thuần là những ngời đánh máy, soạn thảo văn bản, nhậncông văn, th từ, trả lời điện thoại, chuyển phát công văn,… Để hoàn thành nhiệm vụ của mình th ký văn phòng phải the

Chơng 1:

Cơ sở lý luận về công tác th ký văn phòng

1.1 Khái quát chung về th ký văn phòng

1.1.1 Quan niệm về ngời th ký văn phòng

Trong cuốn “Việt Nam tự điển” của Hiệp hội văn hóa Việt Nam xuất bản

năm 1954 giải thích từ “Th ký” là “ngời giữ việc biên chép” Thực ra thì khái

niệm về vai trò của th ký không chỉ đơn thuần thực hiện việc biên chép một cáchthụ động các diễn biến của hoạt động nh th ký hội nghị hay chỉ biên chép lời đọccủa lãnh đạo Xã hội luôn vận động và biến đổi, do đó vai trò của th ký cũngkhông ngừng biến đổi nhằm đáp ứng yêu cầu của sự phát triển là điều tất yếu

Theo Hiệp hội th ký chuyên nghiệp quốc tế IPS thì ”Th ký là một trợ lý cấp quản trị, là ngời nắm vững các nghiệp vụ hành chính văn phòng, có khả năng nhận lãnh trách nhiệm mà không cần kiểm tra của ngời khác, có khả năng phán đoán, sáng kiến và đa ra các quyết định trong phạm vi quyền hạn của mình.”

Th ký văn phòng đòi hỏi phải biết nhiều công việc ở các lĩnh vực khácnhau Họ không chỉ đơn thuần là những ngời đánh máy, soạn thảo văn bản, nhậncông văn, th từ, trả lời điện thoại, chuyển phát công văn,… Để hoàn thành nhiệm

vụ của mình th ký văn phòng phải theo dõi tình hình hoạt động của cơ quan, đơn

vị, chuẩn bị số liệu, cập nhật các thông tin phục vụ cho lãnh đạo…

Trên thực tế khái niệm th ký đợc dùng để chỉ các công việc của đối tợngkhác nhau Th ký có mức độ lao động tơng đơng chánh, phó chánh văn phòng;trởng, phó phòng hành chính; trợ lý, bí th, ủy viên hội đồng quản trị

+ Th ký là ngời giúp việc biên chép, viết lách, nói chung là làm các côngviệc giấy tờ Ví dụ: Th ký hội nghị

+ Th ký là ngời giúp việc cho một nhân vật cao cấp trong công việc vềgiấy tờ, giao thiệp, sắp xếp và chuẩn bị nội dung công việc hàng ngày Ví dụ: Th

ký riêng của giám đốc

+ Th ký là ngời làm nhiệm vụ soạn thảo giấy tờ, văn bản quan trọng, điềuhành công việc hàng ngày của một cơ quan đoàn thể Ví dụ: Th ký ủy ban hànhchính

+ Th ký là bí th – ngời điều hành tổ chức, đảng phái Ví dụ: Th ký Đảng

Th ký ngày nay trở thành một đòi hỏi tất yếu trong hoạt động quản lý điềuhành Tùy theo yêu cầu, tính chất và nội dung của công tác cụ thể mà ngời lãnh đạophải chọn cho mình ngời th ký có trình độ chuyên môn phù hợp để sắp xếp, bố trítrong văn phòng, giúp việc cho công tác quản lý, điều hành của mình

Nh vậy, th ký là ngời giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo, giải phóng lãnh đạokhỏi những công việc mang tính chất sự vụ làm tăng thêm thời gian hoạt độngsáng tạo trong quỹ thời gian lao động của lãnh đạo Th ký là mắt xích nối liềnlãnh đạo với các cộng sự, các đối tác khác trong mối quan hệ của môi trờng hoạt

động tại cơ quan, tổ chức mình Hơn nữa, th ký còn là cộng tác thân cận nhất củalãnh đạo và là ngời mà lãnh đạo đặt vào họ sự tin cậy

Th ký ít khi làm việc độc lập, họ phải biết cách hòa hợp với những ngờikhác để hoàn thành các nhiệm vụ đòi hỏi hàng ngày Th ký trong khi vừa phảihoàn thành bổn phận quy định của một nhân viên nh các đồng nghiệp khác họvừa phải duy trì một khả năng xây dựng và quản lý, theo dõi các dự án công việcmột cách đều đặn, độc lập và có hiệu quả Đồng thời trong khi hợp tác với nhữngngời khác để thực hiện chức năng của mình, họ không chỉ am hiểu và thực hiệncác tiếp xúc ngoại giao mà còn đòi hỏi phải luôn luôn tôn trọng và duy trì côngtác bảo mật của công việc

Các chức năng đa dạng của ngời th ký có thể chia theo hai nhóm công việc:+ Thứ nhất: Chức năng thuộc các công việc soạn thảo, xử lý các văn bản,bao gồm soạn thảo văn bản, trình ký, xử lý văn bản, theo dõi, đăng ký, kiểm traviệc thi hành các văn bản

+ Thứ hai: Chức năng thuộc về các công việc tiếp khách, hội họp, đàmthoại điện thoại, thu thập thông tin, chuẩn bị và đảm bảo các điều kiện cho cácchuyến công tác của thủ trởng

Để thực hiện các chức năng của mình, th ký thực sự trở thành một chuyêngia có trình độ, có năng lực hiểu biết rộng rãi và phải có các kỹ năng, kỹ xảo thựchành làm trợ thủ đắc lực cho hoạt động quản lý, điều hành của lãnh đạo

Trong thời đại thông tin ngày nay, các chức năng của th ký đợc thành tựukhoa học kỹ thuật và các hệ thống tiên tiến hỗ trợ Tuy nhiên cho dù công nghệ

kỹ thuật có hiện đại với những hệ thống tiên tiến bao nhiêu thì cũng không thể

thay thế đợc chức năng đặc biệt năng động, sáng tạo của ngời th ký.

1.1.3 Nhiệm vụ của ngời th ký văn phòng

Th ký phải làm rất nhiều công việc khác nhau Ngoài nghĩa vụ của côngdân, nhiệm vụ của ngời lao động bình thờng, th ký phải đảm trách những côngviệc giản đơn, chủ yếu sử dụng sự hao phí của cơ bắp qua hoạt động chân tay nh:

đánh máy, vệ sinh văn phòng, kê dọn,… nhng cũng có lúc ngời th ký phải đầu ttrí tuệ cao để hoàn thành những công việc mang tính chất phức tạp nh: quản lývăn bản, tổ chức các cuộc hội nghị, hội thảo,… Để thực hiện chức năng củamình, ngời th ký văn phòng phải đảm nhận những nhiệm vụ chủ yếu sau:

1.1.3.1 Nhiệm vụ trong các mối quan hệ giao tiếp

+ Tiếp khách, giao dịch, làm trung gian liên lạc giữa khách với lãnh đạo.+ Giữ liên lạc thờng xuyên với lãnh đạo, chuẩn bị các chuyến đi công táccủa lãnh đạo, hớng dẫn khái quát công việc của những cán bộ đi công tác cùngvới lãnh đạo và tổng hợp tình hình chung của các đợt đi công tác

+ Chuẩn bị triệu tập, chuẩn bị nội dung và ghi chép biên bản các cuộc họp

và thảo luận của lãnh đạo

1.1.3.2 Nhiệm vụ liên quan đến văn bản

+ Nếu văn phòng có cán bộ văn th chuyên trách thì th ký văn phòng cónhiệm vụ nhận, đăng ký các bu phẩm, công văn, giấy tờ của thủ trởng từ văn th.Trờng hợp những văn phòng nhỏ, không có văn th riêng thì công việc này th kýphải đảm nhiệm sau đó phân loại, xếp đặt và chuyển cho lãnh đạo

+ Chăm lo, theo dõi việc giao và luân chuyển văn bản giữa các bộ phận,nắm tình hình, tiến độ giải quyết các văn bản

+ Trực tiếp xử lý văn bản đơn giản theo chỉ thị của lãnh đạo

+ Kiểm tra thể thức các văn bản và xém xét sự việc giải quyết đối vớinhững văn bản trình lãnh đạo ký

+ Giúp lãnh đạo trong việc chuyển, gửi các văn bản đi

1.1.3.3 Nhiệm vụ về tổ chức công việc

+ Lập lịch làm việc của lãnh đạo hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng

+ Kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện chỉ thị của lãnh đạo, phản ánh nhữngvấn đề cần thiết quan trọng để lãnh đạo biết và có ý kiến điều chỉnh

+ Chăm lo, sắp xếp tài liệu, phơng tiện làm việc và phòng làm việc củalãnh đạo

1.1.3.4 Những nhiệm vụ khác

+ Sắp xếp, phân loại, lập hồ sơ và bảo quản những văn bản, tài liệu, giấy tờcủa lãnh đạo

+ Thu thập thông tin và báo cáo một cách tổng quát tình hình hoạt động và những

sự kiện quan trọng có liên quan đến công việc quản lý, điều hành của lãnh đạo

+ Quản lý tài liệu, hồ sơ riêng của lãnh đạo; tổ chức thực hiện một số vấn

đề hành chính sự vụ thông thờng; chăm lo các công việc cần thiết khi lãnh đạoyêu cầu

1.1.4 Vai trò, vị trí của ngời th ký văn phòng

Để đáp ứng yêu cầu đổi mới của xã hội trong công tác điều hành và quản

lý nghề th ký văn phòng đã ra đời, nó trở thành một nghề có lịch sử hàng trămnăm ở những nớc tiên tiến ở nớc ta do yêu cầu chuyển đổi nền kinh tế nhất làtrong thời kỳ thực hiện cải cách một bớc nền hành chính hiện nay, th ký vănphòng đã ra đời, nó đã và đang khẳng định vai trò, vị thế cần thiết, quan trọngcủa mình Sự xuất hiện của lao động th ký là một vấn đề tất yếu khách quantrong điều kiện kinh tế thị trờng phát triển có sự điều tiết của nhà nớc và định h-ớng Xã hội chủ nghĩa

Muốn trở thành một th ký văn phòng tốt, th ký phải có đầu óc phân tích tìnhhuống, phán đoán nhanh, nắm vững kiến thức nghiệp vụ chuyên môn để thực hiện vàhoàn thành nhiệm vụ một cách sáng tạo, linh hoạt và đạt hiệu quả cao

Với chức năng, nhiệm vụ của mình, th ký có vị trí là ngời giúp việc đắclực cho cấp lãnh đạo Công việc của th ký liên quan mật thiết đến các công vănquản lý, điều hành của lãnh đạo Mục tiêu của tổ chức và nhiệm vụ của cấp lãnh

đạo có đạt đợc hay không phần quan trọng là nhờ sự giúp việc tổng hợp đắc lựccủa th ký văn phòng, điều đó khẳng định vị trí của th ký văn phòng là hết sứcquan trọng

Đối với cấp lãnh đạo, th ký là mắt xích nối liền giữa lãnh đạo với toàn bộkhách thể quản lý thông qua cơ cấu tổ chức Th ký có khả năng giải phóng lãnh

đạo ra khỏi những công việc bộn bề mang tính chất sự vụ, lặp đi lặp lại hàngngày và đợc sự ủy quyền của lãnh đạo trực tiếp giải quyết một số công việc đợcgiao phó, điều đó giúp cho lãnh đạo tập trung thời gian và năng lực của mình vàonhững công việc quan trọng ở vị trí chỉ huy

ở nớc ta, nghề th ký và công tác đào tạo th ký còn khá mới mẻ Tuy nhiêntrong sự nghiệp đổi mới thực hiện công cuộc công nghiệp hóa, hiện đại hóa đấtnớc đòi hỏi các nhà quản lý phải đặc biệt quan tâm đến việc bố trí, sắp xếp sửdụng những th ký có năng lực và trình độ nghiệp vụ chuyên môn giúp cho côngtác lãnh đạo, quản lý và điều hành các cơ quan, tổ chức, đơn vị

1.1.5 Những yêu cầu đối với ngời th ký văn phòng

Th ký là ngời cộng tác thân cận nhất của lãnh đạo, đợc lãnh đạo tin cẩnnhất Để thành công trong công việc của mình – công việc trợ giúp thủ trởng thì

bản thân ngời th ký cần phải làm việc một cách có hiệu quả với t cách độc lậptrên cơ sở nắm vững các kiến thức về pháp luật, chính sách của Nhà nớc và cáchthức tổ chức điều hành ở cơ quan mình Đồng thời, th ký phải tìm cách hợp tác,hiểu biết ngoại giao khi tiếp xúc với ngời khác, phải quan tâm đến các vấn đề chitiết trong thực thi công việc và giữ vững quan điểm lập trờng công tác.

Th ký phải thực sự là một cá nhân gơng mẫu, tạo nên hình ảnh tốt quacách xử sự nhã nhặn, tác phong gọn gàng, khẩn trơng, thái độ tích cực vui vẻ.Thực hiện tốt các nhiệm vụ đợc giao, đối xử chân thành, lịch sự với mọi ngờisong phải đảm bảo nguyên tắc bảo mật của công việc Nếu chỉ có các kỹ năng về

kỹ thuật nghiệp vụ mà ở ngời th ký thiếu đi các phẩm chất cá nhân cần thiết thìkhông thể trở thành một ngời th ký tốt trong thời đại mới

Th ký là một nghề phức tạp bởi tính chất tổng hợp của công việc Muốnthành đạt trong công tác của mình ngời th ký cần phải rèn luyện phẩm chất cánhân sau đây:

+ Học tập, nghiên cứu nâng cao nhận thức và năng lực chuyên môn và kỹnăng nghiệp vụ th ký; nghiên cứu, nắm bắt các hoạt động chuyên môn ngànhnghề thuộc cơ quan, đơn vị mình quản lý và những vấn đề mang tính pháp lý cóliên quan để tránh những vi phạm trong hoạt động; nghiên cứu, tham khảo cáctài liệu, sách báo để hiểu về môi trờng hoạt động, tâm lý, phong tục, tập quán,truyền thống, ngôn ngữ giao tiếp để phục vụ cho công tác chuyên môn của mình

+ Thờng xuyên rèn luyện đạo đức, tác phong, phải biết xử sự chính xác

đối với mọi ngời trong công tác và trong giao tiếp hàng ngày Trớc hết cần phảithể hiện sự chú ý quan tâm đến mọi ngời; có nghệ thuật xác lập mối quan hệ, lấy

đợc lòng tin của ngời khác và xứng đáng với lòng tin đó; nhạy cảm suy nghĩ và

dự đoán động cơ của ngời khác trong giao tiếp; phải tôn trọng và chân thànhgiúp đỡ mọi ngời

+ Cần rèn luyện cho mình đức tính tự kiềm chế, phải luôn bình tĩnh vàsáng suốt trong mọi tình huống; phải luôn giữ vững bản lĩnh và niềm tin trongmọi công việc của mình, kể cả công việc do lãnh đạo trực tiếp giao và nhữngcông việc th ký tự chủ động trong phạm vi quyền hạn và trách nhiệm của mình;làm việc với một tinh thần tự giác, với trách nhiệm cao để giữ vững niềm tin củalãnh đạo

+ Cần phải có đức tính thận trọng và kín đáo; cần phải nghiêm túc chấphành các quy định của pháp luật Nhà nớc và nội quy cơ quan về công tác quản lýthông tin và hồ sơ văn bản của văn phòng

+ Không đợc tiết lộ những vấn đề liên quan đến công việc của lãnh đạo vàcơ quan với những ngời không có trách nhiệm Mọi vấn đề thuộc về công tác văn

th lu trữ phải tuyệt đối tuân theo quy định của các văn bản pháp luật.

+ Cần phải có năng lực trong việc tổ chức, phản ứng định hớng, phân tíchtổng hợp và quyết định nhanh chóng trong khi thực hiện các quyết định củamình; phải rèn luyện cho mình một trí nhớ tốt về các nhân vật, các sự kiện, hệthống văn bản, các mối quan hệ đối tác có liên quan đến hoạt động quản lý củacơ quan mình

+ Phải xây dựng cho mình một phong cách làm việc tự chủ trong khi thựchiện chức năng, nhiệm vụ của mình; phải biết cách khai thác các thông tin vềnghiệp vụ một cách hữu hiệu, biết cân nhắc, dự đoán những vấn đề mà lãnh đạo

sẽ cần đến; phải biết thích ứng với phong cách làm việc của lãnh đạo, giúp lãnh

đạo trong những công việc cá nhân khi cần thiết để tạo điều kiện cho lãnh đạotập trung giải quyết các nhiệm vụ chỉ đạo của mình

+ Phải có đức tính khiêm tốn, tế nhị và biết tôn trọng, hợp tác với mọi ngờitrong công việc thờng ngày và kể cả xảy ra những tình huống căng thẳng

1.2 Khái quát chung về những hoạt động của th ký văn phòng

1.2.1 Tổ chức công tác văn th

1.2.1.1 Khái niệm công tác văn th

Công tác văn th là toàn bộ những hoạt động đảm bảo thông tin bằng vănbản, bao gồm: soạn thảo văn bản, thu nhận văn bản, xử lý văn bản, thực hiện vănbản, lu trữ văn bản trong thời gian ngắn phát sinh trong quá trình hoạt động củacác cơ quan, tổ chức

1.2.1.2 Yêu cầu của công tác văn th

a) Nhanh chóng

Tất cả các công việc dù lớn hay nhỏ, đơn giản hay phức tạp đều có tínhthời gian, đòi hỏi phải giải quyết trong một thời gian nhất định, đặc biệt là côngtác văn th Công tác văn th liên quan chặt chẽ đến việc điều hành, quản lý ở cơquan nên giải quyết công tác văn th nhanh chóng sẽ góp phần thúc đẩy các hoạt

động chung của cơ quan Nếu công tác văn th tiến hành chậm trễ sẽ làm ách tắc,cản trở guồng máy hoạt động chung của cơ quan, thậm chí còn dẫn đến nhữnghậu quả nhất định Ngợc lại, nếu giải quyết nhanh chóng sẽ thúc đẩy hoạt độngcủa cơ quan thông suốt và có hiệu quả

b) Chính xác

* Chính xác về nội dung

+ Nội dung văn bản phải đúng với đờng lối, chủ trơng, chính sách của

Đảng và Nhà nớc đã ban hành đồng thời phải đúng mục tiêu, chiến lợc, chứcnăng của cơ quan, tổ chức

+ Văn bản phải có đủ cơ sở lý luận và thực tiễn trong một nội dung cụ thể

Các văn bản khi ban hành có số liệu, chứng cứ trung thực và độ tin cậy cao, phải

có nguồn rõ ràng

+ Văn bản phải đảm bảo đúng đối tợng và yêu cầu

+ Dẫn chứng hay trích dẫn văn bản phải hoàn toàn chính xác

* Chính xác về các khâu kỹ thuật nghiệp vụ

Yêu cầu về tính chính xác phải đợc thực hiện một cách đầy đủ trong tất cảcác khâu nghiệp vụ nh soạn thảo, trình duyệt, đăng ký, chuyển giao…

c) Bí mật

Có những nội dung văn bản quan trọng chỉ đợc công bố nội bộ, hay một

số lợng ít ngời đợc biết vì vậy trong công tác văn th phải đảm bảo yêu cầu bí mật

về nội dung văn bản, về nội dung công việc khi cha có quyết định chính thức,không để lọt văn bản ra ngoài hay để ngời không có trách nhiệm biết đặc biệt làcác văn bản mật

d) Hiện đại

Ngày nay tiến bộ khoa học kỹ thuật đã áp dụng vào hầu hết các lĩnh vựctrong xã hội Việc sử dụng các phơng tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại gắn liềnvới nội dung cụ thể của công tác văn th Chính vì vậy, yêu cầu hiện đại hóa côngtác văn th đã trở thành một trong những điều kiện đảm bảo cho công tác quản lý ởmỗi cơ quan đạt năng suất, chất lợng, hiệu quả cao Phải chống t tởng bảo thủ, lạchậu, phủ nhận vai trò của các phơng tiện kỹ thuật hiện đại, công nghệ tiên tiến cóliên quan đến việc nâng cao hiệu suất của công tác văn th

Tuy nhiên, việc hiện đại hóa công tác văn th phải phù hợp với điều kiệnkinh tế, chính trị của đất nớc; phù hợp với khả năng tài chính, điều kiện thực tếcủa cơ quan để tránh phô trơng, lãng phí

1.2.1.3 Nghiệp vụ công tác văn th

a) Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến

Văn bản đến là các công văn, giấy tờ, tài liệu, th từ, sách báo… do cơ quantiếp nhận đợc từ nơi khác chuyển đến qua đờng bu điện, chuyển trực tiếp hoặcqua các phơng tiện thông tin khác

* Nhận văn bản đến

Tất cả các văn bản gửi đến cơ quan dới mọi hình thức, bất kể do ai gửi tới

đều phải qua cán bộ văn th để làm thủ tục nhận và đăng ký Văn bản đến cơ quanphải đợc giải quyết nhanh chóng, chính xác và đảm bảo bí mật Khi nhận vănbản đến, cán bộ phụ trách công tác văn th thực hiện theo các bớc sau:

+ Xem nhanh một lợt để kiểm tra tính chính xác của địa chỉ gửi tới và tìnhtrạng nguyên vẹn của phong bì đựng văn bản sau đó ký vào sổ giao nhận vănbản

+ Phân loại sơ bộ văn bản đến thành các loại để thuận tiện cho việc giảiquyết văn bản đó

* Bóc bì văn bản

Những văn bản chỉ mức độ khẩn thì cán bộ văn th đợc u tiên bóc trớc Khibóc bì phải dồn văn bản sang một bên và dùng kéo cắt phong bì sát mép để tránhcắt vào văn bản hoặc mất phần số, ký hiệu và dấu trên phong bì Sau khi lấy vănbản ra thì phải kiểm tra lại bì văn bản cẩn thận tránh để sót văn bản trong bì Nếu

phát hiện văn bản có sai sót với số và ký hiệu ghi ngoài phong bì phải báo cáo lạivới đơn vị phụ trách

Các văn bản đến ngoài bì có đề rõ họ tên ngời nhận, văn bản gửi các tổ chức

đoàn thể trong cơ quan thì cán bộ văn th chỉ vào sổ văn bản đến theo số và kí hiệu ghingoài bì, để nguyên phong bì và chuyển đến cho các tổ chức, cá nhân đó

Nếu có phiếu gửi kèm theo văn bản thì sau khi nhận đủ văn bản, cán bộvăn th phải ký xác nhận và đóng dấu lên phiếu gửi rồi trả lại phiếu gửi cho cơquan gửi văn bản Đối với đơn th khiếu nại, nặc danh thì cán bộ văn th nên giữlại phong bì đính kèm vào văn bản đó để làm chứng cứ xem xét khi cần thiết

* Đóng dấu đến

Dấu đến đóng vào văn bản để xác định văn bản đã qua bộ phận văn th cơ quan

và cũng là cơ sở để xác định văn bản đến vào ngày nào, văn bản thứ bao nhiêu, bộphận nào giải quyết và đợc lu hồ sơ số bao nhiêu để tiện cho quá trình tra cứu saunày Dấu đến đợc đóng vào góc bên trái dới số và kí hiệu văn bản

Hình 1.1 - Mẫu dấu đến

* Trình lãnh đạo xem

Sau khi thực hiện các bớc trên, cán bộ văn th xếp văn bản theo trật tự vănbản khẩn đặt lên trên, rồi đến văn bản quan trọng và văn bản thờng sau đó trìnhlãnh đạo xem để nắm đợc nội dung và cho ý kiến phân phối giải quyết ý kiến

đến

Tên cơ quan:

- Số đến:

- Ngày đến:

- Chuyển:

chỉ đạo của lãnh đạo đợc ghi vào lề văn bản hoặc ghi vào mảnh giấy đính kèmvăn bản đó.

* Đăng ký văn bản

Sau khi có ý kiến phân phối, cán bộ văn th nhận lại văn bản để vào sổcông văn đến Đây là khâu quan trọng vì nó giúp cho lãnh đạo nắm đợc số lợngvăn bản đến trong ngày, nội dung của văn bản để có hớng theo dõi, giải quyết vềsau

Văn bản đến ngày nào, cần vào sổ và chuyển giao ngay ngày hôm đó.Thông thờng ở văn phòng các cơ quan phải có ba loại sổ đăng ký văn bản đến: sổ

đăng ký văn bản thờng; sổ đăng ký văn bản mật; sổ đăng ký văn bản thuộc loại

đơn từ, khiếu nại, tố cáo

Khi vào sổ văn bản đến cần chú ý tránh bỏ sót số, trùng lặp gây khó khăncho việc thống kê, quản lý, khai thác và sử dụng văn bản

quan

Số và kýhiệu vănbản

Ngàyvănbản

Tên gọi vàtrích yếuvăn bản

Đơn vịhoặc ngờinhận

Kýnhận

Ghichú

* Chuyển giao văn bản

Văn bản sau khi đã đợc đăng ký phải chuyển đến tận tay ngời có tráchnhiệm giải quyết, không đợc nhờ ngời khác chuyển hộ để tránh tình trạng thấtlạc văn bản hoặc không đảm bảo tính bí mật của văn bản Văn bản có đóng dấuchỉ mức độ khẩn và mật thì phải đợc u tiên chuyển trớc sau đó mới đến các vănbản thông thờng

Hình 1.3 - Mẫu sổ chuyển giao văn bản

Ngày

chuyển

Số lợngvăn bản

Số và ký hiệuvăn bản Ngời nhận

Kýnhận

Ghi chú

* Theo dõi việc giải quyết văn bản đến

Mục đích của công việc này là để theo dõi văn bản đã đợc giải quyết cha,

có đúng thời hạn không, đối tợng và nội dung văn bản có đợc giải quyết đúnghay không

* Trách nhiệm của ngời th ký văn phòng

+ Đối với những cơ quan, tổ chức nhỏ, thờng ít văn bản thì ngời th ký thựchiện mọi nhiệm vụ đối với việc tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đến

+ Đối với những cơ quan, tổ chức lớn, nhiều văn bản, ngời th ký ngoàiviệc cần làm nh đã nêu ở phần trên đó là nhận văn bản, trình văn bản,… thì ngời

th ký có thể đảm nhận một số công việc sau:

- Giải quyết những văn bản giao dịch có tính chất sự vụ, ít quan trọng sau

đó báo cáo lại với lãnh đạo

- Thực hiện những nhiệm vụ do ngời lãnh đạo trực tiếp giao có liên quan

đến việc giải quyết văn bản đến

- Nếu văn bản cần những bộ phận khác hoặc các cấp phó thì th ký vănphòng phải chuyển ngay để kịp giải quyết

- Nếu cần tập hợp ý kiến để giải quyết văn bản đó th ký văn phòng có thể

tổ chức họp hội ý hoặc gửi ý kiến lãnh đạo xuống các phòng ban chức năng đểxin ý kiến đóng góp

b) Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi

Ngời th ký có trách nhiệm giúp lãnh đạo phát hiện những văn bản giả mạohoặc đề nghị lãnh đạo đình chỉ việc ký các văn bản mà nội dung còn những vấn

đề cha đúng, cha chính xác Các văn bản sau khi đã có chữ ký của lãnh đạo, th

ký văn phòng chuyển cho bộ phận văn th làm thủ tục gửi đi, cũng có lúc th kýphải trực tiếp làm thủ tục gửi văn bản đi

* Đóng dấu

Trong trờng hợp th ký văn phòng kiêm công tác văn th, họ sẽ trực tiếp làmmọi thủ tục gửi văn bản đi Trớc khi gửi văn bản đi thì phải đóng dấu cơ quan lênvăn bản đó

Dấu đóng theo đúng quy định, chỉ đợc đóng dấu khi văn bản đã có chữ ký Khi không có ý kiến chỉ đạo của ngời ký văn bản thì không đợc đóng dấu mật, khẩn vào văn bản đi

* Vào sổ văn bản

Khi vào sổ văn bản đi phải ghi đầy đủ và chính xác số, ký hiệu, ngày tháng, trích yếu và các yếu tố cần thiết Sau khi vào sổ, th ký văn phòng ghi số,

ký hiệu, ngày tháng vào từng loại văn bản

Hình 1.4 - Mẫu sổ đăng ký văn bản đi

Số

thứ

tự

Ngày

tháng

văn bản

đi

Số, ký hiệu văn bản

Tên loại trích yếu văn bản

đi

Ngời ký

Ngời nhận hoặc đơn vị nhận

Đơn

vị lu

Số lợng văn bản

đi

Ghi chú

* Gửi văn bản đi

Văn bản đi phải đợc chuyển ngay sau khi có chữ ký hợp lệ và đợc đóng dấu Văn bản có dấu chỉ mức độ “khẩn” phải đợc gửi trớc Văn bản có nội dung quan trọng phải gửi kèm theo phiếu để kiểm tra Ngoài bì văn bản nên ghi rõ ràng , không viết tắt, viết chính xác, đầy đủ tên cơ quan và địa chỉ cơ quan Đối với văn bản khẩn, mật phải đóng dấu lên bì văn bản

Văn bản khi chuyển đi phải lu giữ lại bản chính để đa vào lu trữ, mỗi văn bản gửi đi phải lu lại ít nhất hai bản, một bản lu tại văn th cơ quan, một bản lu tại bộ phận soạn thảo để lập hồ sơ công việc Văn bản có thể đợc gửi bằng nhiều cách khác nhau nh: qua bu điện, qua th điện tử, điện báo hoặc fax

Hình 1.5 - Mẫu phiếu gửi văn bản đi

Tên cơ quan

Số: ………/ Ký hiệu Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

phiếu gửi

Kính gửi: ………

Tên tài liệu: ………

………

………

Ngời ký nhận:

Ngày …/…/… Ngày tháng năm Tên cơ quan :

Chức vụ :

Họ và tên :

c) Lập và nộp hồ sơ văn bản vào phòng lu trữ cơ quan

Đối với những công việc do mình giải quyết hoặc do lãnh đạo trực tiếpgiải quyết, ngời th ký văn phòng phải lập hồ sơ và nộp vào phòng lu trữ cơ quan.Ngời th ký văn phòng có thể không phải làm công tác lu trữ mà chỉ thực hiệngiai đoạn đầu của công việc lu trữ hồ sơ, văn bản đó là lập hồ sơ để nộp vào lutrữ

* Lập hồ sơ

Lập hồ sơ là căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ đợc giao và căn cứ vào yêucầu, phơng pháp lập hồ sơ để tập hợp văn bản, tài liệu thành các hồ sơ và thựchiện các quy trình nghiệp vụ để đảm bảo chất lợng đối với mỗi hồ sơ lập ra

Nội dung quá trình lập hồ sơ gồm: xác lập hồ sơ, tổ chức văn bản, tài liệutrong hồ sơ theo trật tự nhất định, hoàn chỉnh hồ sơ gồm biên mục bên trong hồsơ và ngoài bìa hồ sơ

Mỗi hồ sơ đợc sắp xếp vào một bìa hồ sơ tạo thành đơn vị cơ bản để thống

kê và xếp lên tủ hoặc lên kệ hồ sơ Trong bìa hồ sơ, tài liệu thờng đợc xếp theothứ tự thời gian, văn bản mới nhất đợc đặt lên trên cùng Trên bìa hồ sơ đợc dánnhãn ở mặt ngoài

Hình 1.6 - Mẫu bìa hồ sơ

Bìa 1: Biên lục bên ngoài

Bìa 2: Phụ lục hồ sơ

Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam

STT Sè vµ ký

hiÖu v¨n b¶n

Ngµy th¸ngv¨n b¶n

Tªn lo¹i,trÝch yÕu

Tªn t¸c gi¶

v¨n b¶n

Sè tê

Ghi chó

Bìa 3: Tờ kết thúc

* Nộp hồ sơ

Sau khi lập hồ sơ tài liệu, văn bản đến và văn bản đi đã đợc giải quyết để

l-u lại cơ ql-uan, th ký văn phòng sẽ làm thủ tục để nộp hồ sơ vào phòng ll-u trữ củacơ quan để bảo quản và phục vụ cho việc sử dụng, nghiên cứu sau này

công tác lãnh đạo quản lý ở các cơ quan, tổ chức đòi hỏi vấn đề thông tin liên lạcrất lớn và là yếu tố quyết định đến thành công của cơ quan, tổ chức đó Th ký làngời trợ giúp chủ yếu cho lãnh đạo doanh nghiệp trong việc thu thập, khai thác,

xử lý và sử dụng thông tin nhằm giúp cho lãnh đạo có đủ điều kiện để ra cácquyết định quản lý, điều hành và kiểm tra hiệu quả các nhiệm vụ đã đợc triểnkhai trong hoạt động của toàn bộ cơ quan tổ chức Do đó ngời th ký không thểkhông nắm vững các kiến thức cơ bản về tổ chức thông tin liên lạc cho lãnh đạo

1.2.2.2 Thu thập thông tin

Thông tin luôn là nguồn tài nguyên rất đa dạng và phong phú Vì vậy ngời

th ký phải hiểu, biết chính xác nhu cầu thông tin của lãnh đạo, biết đánh giá ýnghĩa của thông tin mình thu thập và cung cấp cho lãnh đạo Hơn nữa ngời th kýphải luôn tìm tòi và thu thập thông tin với các phơng pháp khác nhau để có đợcnhững thông tin đáng giá nhất, có tính thời sự nhất

Nguồn thông tin có giá trị phải đáp ứng đợc các yêu cầu sau:

+ Thông tin phải chính xác, đảm bảo tính trung thực, đáng tin cậy và cónguồn gốc rõ ràng.

+ Thông tin phải đầy đủ, phản ánh đợc tất cả các khía cạnh cần thiết tránhhiện tợng phiến diện, lệch lạc, làm méo mó đối tợng

+ Thông tin phải cụ thể, rõ ràng, không chung chung, mơ hồ, không đanghĩa, khó hiểu

+ Thông tin phải kịp thời, đúng lúc, phản ánh đúng thực trạng đối tợng để

có đủ thời gian phân tích, phán đoán và xử lý

+ Thông tin phải truyền đúng đối tợng

1.2.2.3 Xử lý thông tin

Sau khi thu thập thông tin, việc quan trọng của ngời th ký là phải tiến hành

xử lý thông tin đó Bởi vì thông tin chỉ thực sự có giá trị khi đã đợc xử lý Khi xử

lý thông tin ngời th ký cần phải thực hiện các biện pháp phân tích, tổng hợp, đánhgiá, so sánh để nhằm xác định đợc đâu là thông tin chính, đâu là thông tin hỗ trợ

và loại bỏ những thông tin không chính xác, thiếu căn cứ khoa học

1.2.2.4 Truyền đạt thông tin

Trớc khi truyền đạt thông tin, ngời th ký nên tranh thủ ý kiến của cácchuyên gia, các nhà chuyên môn Điều này đặc biệt có ý nghĩa đối với nhữngthông tin quan trọng Khi truyền đạt thông tin ngời th ký phải xác định rõ: nộidung thông tin cần truyền đạt, liều lợng thông tin, đối tợng tiếp cận thông tin,thời điểm và hình thức đa ra thông tin… Khi truyền đạt thông tin ngời th ký phảitránh tiết lộ bí mật của thông tin và phải chịu trách nhiệm về nội dung thông tin

đó

1.2.2.5 Bảo quản, lu trữ thông tin

Tất cả các tài liệu, thông tin phải đợc bảo quản lu trữ một cách cẩn thậntheo phơng pháp khoa học lu vào máy tính và phim ảnh, máy ghi âm, sắp xếpngăn nắp, trật tự vào cặp hồ sơ, giá, tủ…

ơng án riêng biệt của các bộ phận chuyên môn nghiệp vụ

Do vậy, ngời th ký văn phòng trong một cơ quan về trình độ chuyên mônyêu cầu phải có kiến thức về một số lĩnh vực liên quan nh: phân tích tình hình tàichính, phân tích những biến động của thị trờng… Chính nhờ những kỹ năng đó,

th ký văn phòng sẽ góp phần giúp lãnh đạo trong việc quản lý các chơng trình kếhoạch, dự án đầu t Tuy nhiên ngời th ký chỉ tham gia với vai trò của một ngờigiúp việc, đóng góp ý kiến cho công tác quản lý của lãnh đạo.

1.2.4 Công tác xây dựng, quản lý chơng trình, kế hoạch

Công việc quản lý đa dạng, phức tạp, bộn bề đòi hỏi ngời lãnh đạo phảilàm việc một cách khoa học, có chơng trình kế hoạch, nội dung ứng với môi tr-ờng không gian cụ thể Có thể nói chơng trình, kế hoạch là một phơng tiện hoạt

động của ngời lãnh đạo nhằm tác động, điều hành, điều khiển quản lý cơ quanmình nhằm đảm bảo cho hoạt động của cơ quan mình đợc thực hiện đúng chứcnăng, nhiệm vụ, đạt mục tiêu, đảm bảo yêu cầu quản lý đã đặt ra một cách cóhiệu lực và hiệu quả cao nhất Một chơng trình, kế hoạch hợp lý sẽ giúp lãnh đạolàm việc một cách toàn diện, vừa thực thi đợc cái trớc mắt, vừa quán xuyến đợccái trọng tâm, lâu dài, đồng thời còn tạo ra sự hợp lý giữa mục tiêu và tổ chứcthực hiện Chính vì thế mà xây dựng, quản lý chơng trình, kế hoạch làm việc củalãnh đạo là một trong những việc mà th ký phải hiểu và biết làm một cách thànhthục với phơng pháp khoa học

1.2.4.1 Thu thập thông tin.

Ngời th ký phải thu thập thông tin từ các nguồn khác nhau để phục vụ chocông tác lập chơng trình, kế hoạch của lãnh đạo Đó có thể là các thông tin về sựvận động thực tiễn của xã hội trên các lĩnh vực; thông tin về chủ trơng, đờng lối,chính sách của Đảng và Nhà nớc; thông tin từ các báo cáo, đề nghị, đơn từ củacác cơ quan, đơn vị, phòng ban trực thuộc; thông tin từ những ý kiến chủ địnhcủa lãnh đạo; đó cũng có thể là các thông tin từ các yếu tố khách quan nh: thờitiết, khí hậu, nguồn nhân lực, vấn đề tài chính…

1.2.4.2 Soạn thảo chơng trình, kế hoạch

Ngời th ký văn phòng sẽ tổng hợp các thông tin, các dữ liệu thu thập đợcsau đó điều chỉnh và cân đối lại rồi soạn thảo chơng trình, kế hoạch theo năm,quý, tháng, tuần…

1.2.4.3 Dự thảo chơng trình, kế hoạch

Bản dự thảo chơng trình đợc gửi đến các bộ phận, phòng ban, đơn vị cóliên quan và gửi cho lãnh đạo cơ quan để lấy ý kiến đóng góp hoặc gửi trực tiếptới các cuộc họp chuyên đề để các thành viên bổ sung, đóng góp ý kiến Sau khi

có ý kiến tham gia và nhận xét của lãnh đạo, ngời th ký văn phòng sẽ hiệu chỉnh,

bổ sung vào bản dự thảo

1.2.4.4 Trình lãnh đạo ra quyết định ban hành, in ấn và phổ biến công khai

Sau khi lãnh đạo đã thông qua và phê duyệt chơng trình, kế hoạch thì ngời

th ký văn phòng phối hợp với bộ phận văn phòng để tổ chức triển khai thực hiện

việc phổ biến chơng trình, kế hoạch đến các đối tợng quản lý và báo cáo lên cơquan cấp trên theo quy định.

1.2.4.5 Giám sát, theo dõi, kiểm tra việc thực hiện chơng trình, kế hoạch

Trong quá trình tổ chức thực hiện, ngời th ký cần chủ động trợ giúp lãnh

đạo đôn đốc kiểm tra cấp dới và các phòng ban đơn vị trong việc thực hiện chơngtrình, kế hoạch đã định Ngời th ký cần kịp thời đa ra biện pháp xử lý các tìnhhuống phát sinh và điều chỉnh cho phù hợp với thực tiễn khách quan trong từngtrờng hợp cụ thể để đảm bảo cho chơng trình, kế hoạch đạt đợc mục tiêu cuốicùng

1.2.5 Tổ chức các chuyến đi công tác của lãnh đạo

Hàng năm, để hoàn thành nhiệm vụ, chức năng, quyền hạn của mình trongcơng vị lãnh đạo điều hành quản lý cơ quan, ngời lãnh đạo ngoài làm việc tại vănphòng cơ quan mình còn phải thực hiện các chuyến đi công tác ra ngoài cơ quan,ngoài khu vực địa phơng hoặc ra nớc ngoài nhằm mục đích giải quyết nhữngcông việc cụ thể đã đợc hoạch định trong chơng trình kế hoạch công tác của cơquan, của lãnh đạo hoặc giải quyết những vấn đề đột xuất, thực hiện những hoạt

động mang tính chất đối ngoại, tơng tác với các cơ quan, tổ chức trong và ngoàinớc

Để trợ giúp lãnh đạo trong việc thực hiện tốt và có hiệu quả cao cácchuyến đi công tác, ngời th ký văn phòng phải lên kế hoạch yểm trợ cho nhữngchuyến đi công tác của lãnh đạo và các bộ phận đi cùng

1.2.5.1 Lập kế hoạch chuyến đi công tác

Dù là chuyến đi công tác đã định trớc từ đầu năm, đầu quý hay chuyến đicông tác đột xuất thì cũng cần chú ý các vấn đề: nội dung chuyến đi công tác;mục đích chuyến đi; thời gian đi, thời gian công tác; cán bộ đi cùng lãnh đạo;phơng tiện giao thông; giấy tờ cần thiết; tài liệu tham khảo, các văn bản quản lý

và văn bản chuyên môn cần phải mang theo; kinh phí; cơ quan, tổ chức, cá nhâncần liên hệ trong chuyến đi công tác của lãnh đạo; vấn đề về hộ chiếu, visa đốivới các chuyến đi công tác nớc ngoài; nắm bắt các thông tin, t liệu về tình hình

đặc điểm của địa phơng nơi lãnh đạo đến công tác nh thời tiết, khí hậu, nhiệt độ,giá cả thị trờng, phong tục tập quan, tâm lý xã hội…

1.2.5.2 Trớc khi lãnh đạo đi công tác

Trớc khi lãnh đạo lên đờng, th ký cần tổ chức và tham dự buổi bàn giao củalãnh đạo với cấp phó; ghi lại những công việc đợc lãnh đạo ủy quyền hay yêucầu giải quyết và các bộ phận, cá nhân tham gia thực hiện để tiện cho việc theodõi, nắm bắt tình hình

1.2.5.3 Trong khi lãnh đạo đi công tác

Khi lãnh đạo đi vắng, th ký văn phòng có nhiệm vụ giúp việc ngời lãnh

đạo ủy quyền; theo dõi tiến độ công việc đã đợc lãnh đạo giao nhiệm vụ trớc khi

đi công tác; ghi chép nhật ký công tác để báo cáo lại với lãnh đạo khi lãnh đạovề; duy trì các hoạt động bình thờng trong chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn củamình và phải giữ liên lạc với lãnh đạo để kịp thời điều chỉnh những vấn đề phátsinh…

1.2.5.4 Sau khi lãnh đạo đi công tác về

Sau khi lãnh đạo về th ký phải báo cáo tình hình công việc ở nhà; trình cácvăn bản, tài liệu, nhật ký công tác trong thời gian lãnh đạo đi vắng; nhận các tàiliệu do lãnh đạo chuyển lại sau chuyến đi công tác và giúp lãnh đạo làm báo cáotổng hợp về chuyến đi công tác với cơ quan và cấp trên; thanh toán kinh phíchuyến đi công tác của lãnh đạo với phòng tài vụ cơ quan; sắp xếp các văn bản,tài liệu chuyến đi công tác của lãnh đạo vào hồ sơ lu trữ

1.2.6 Công tác giao tiếp, đối nội, đối ngoại

Trong góc độ nhất định, chúng ta có thể nói hoạt động quản lý chính làhoạt động giao tiếp Các nhà lãnh đạo quản lý thờng xuyên phải thực hiện quátrình giao tiếp tơng tác với cấp trên, cấp dới, với cơ quan đối tác, cơ quan hữuquan, cán bộ nhân viên và các đối tợng giao tiếp khác Trong giao tiếp, th ký làngời đại diện cho lãnh đạo, trợ giúp lãnh đạo và thay mặt cơ quan thực hiện cáccuộc giao tiếp Vì vậy có thể nói giao tiếp là hoạt động quan trọng nhất đối vớingời th ký Phần lớn thời gian làm việc của ngời th ký dành cho giao tiếp Côngviệc giao tiếp của ngời th ký không chỉ đơn thuần là gặp gỡ, tiếp xúc, trao đổi màmuốn giao tiếp có hiệu quả ngời th ký cần phải thuần thục các nguyên tắc, kỹnăng giao tiếp Giao tiếp không chỉ là một vấn đề mang tính khoa học mà còn làcả một nghệ thuật, do đó sự thành công của một cơ quan, tổ chức lại phụ thuộcmột phần quan trọng ở nhiệm vụ giao tiếp của ngời th ký

1.2.6.1 Tổ chức tiếp đón khách

Trong hoạt động quản lý, lãnh đạo ở bất cứ cơ quan, tổ chức nào cũng ờng xuyên phải tổ chức việc tiếp đón khách Công việc tiếp khách chiếm mộtkhoảng thời gian lao động khá lớn của lãnh đạo Vì vậy ngời th ký không chỉphải biết xem xét, phân tích, nắm bắt nội dung và yêu cầu của các cuộc giao tiếp

th-đó, sắp xếp, định liệu phơng án giao tiếp nhằm tránh những hao tổn thời giantiền bạc và công sức của lãnh đạo, của cơ quan, mà còn phải rèn luyện kỹ nănggiao tiếp để hoàn thành nhiệm vụ giao tiếp quan trọng của mình

Việc tổ chức đón tiếp khách của cơ quan là vấn đề liên quan đến sự phốihợp hoạt động của nhiều ngời, nhiều bộ phận trong cơ quan Do đó, để thực hiệnnhiệm vụ tổ chức tiếp đón khách, th ký cần phải thực hiện các công việc sau:

+ Xác định, phân loại đối tợng khách đến, chọn lọc để bố trí khách nào dolãnh đạo tiếp, khách nào do văn phòng phối hợp với các phòng ban chức năngtiếp dới sự uỷ quyền của lãnh đạo có nh vậy mới giúp lãnh đạo không hao tổnthời gian, công sức, giải phóng lãnh đạo khỏi bận bịu vào việc tiếp các đối tợngkhách không cần thiết.

+ Lên chơng trình làm việc với khách, phối hợp với văn phòng sắp xếp, bốtrí nơi ăn, nghỉ cho khách (nếu cần)

+ Chuẩn bị các điều kiện cần thiết để tiếp khách và làm việc với khách Ví

dụ nh: các văn bản, các tài liệu, phơng tiện, máy móc, thiết bị…

+ Tham gia với lãnh đạo thực hiện việc tiếp khách, ghi chép đầy đủ nộidung buổi giao tiếp, đặc biệt là các ý kiến bàn bạc, thơng lợng

+ Th ký phải là ngời nhạy bén, linh hoạt, nắm bắt một số thông tin chủyếu về đặc điểm của khách nh chức vụ, chức danh, nơi ở, sở thích cá nhân, … đểtạo ra không khí tiếp khách thân mật, cởi mở, và đạt hiệu quả cao

+ Bất cứ trong điều kiện tổ chức tiếp đón đối tợng khách nào, th ký đều phải

tỏ thái độ niềm nở, chân tình, tôn trọng và quan tâm đến công việc, nhu cầu củakhách Không đợc phép tỏ ra khó chịu khi khách đặt câu hỏi quá nhiều hoặc nhiềungời khách cùng hỏi một vấn đề buộc th ký phải trả lời đi trả lời lại

+ Có những đối tợng khách đến làm việc với lãnh đạo nhng xét thấy vấn

đề chỉ cần th ký tiếp và độc lập giải quyết sau đó báo cáo lại với lãnh đạo thì th

ký có thể chủ động thực hiện Tuy nhiên, không đợc phép vợt quá giới hạn chophép, đặc biệt là phải lờng đến mức độ ảnh hởng của kết quả và mối quan hệ liênquan đến uy tín, vị thế của lãnh đạo và cơ quan

+ Ngời th ký cũng cần phải biết khéo léo và tế nhị từ chối những cuộc hẹngặp đối với những đối tợng không quan trọng hoặc vấn đề của khách không quantrọng đối với lãnh đạo, với cơ quan

1.2.6.2 Giao tiếp qua điện thoại

Điện thoại là phơng tiện kỹ thuật về mặt thông tin dùng để liên hệ giữacác cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân với nhau Hiện nay, trong hầu hết các vănphòng của cơ quan, tổ chức đề sử dụng điện thoại trong giao tiếp với mục đíchthông qua đó để trao đổi thông tin với nhau

Mọi cuộc điện thoại gọi đến hoặc thực hiện các cuộc gọi đi cho lãnh đạohầu hết đợc thực hiện qua th ký Các nhà nghiên cứu cho rằng có đến 75% côngviệc quản lý điều hành của lãnh đạo đợc giải quyết qua việc giao tiếp điện thoại

Do đó, ngời th ký văn phòng phải biết sử dụng điện thoại trong giao tiếp có hiệuquả để nhằm giữ uy tín cho lãnh đạo đồng thời đáp ứng đợc việc thông tin liênlạc với lãnh đạo đến mức tối đa và đạt hiệu quả cao nhất

+ Th ký phải xác định rõ những cuộc điện thoại nào quan trọng cần thiếtphải thực hiện nghiêm túc, thận trọng và những cuộc điện thoại nào phải khéoléo từ chối hoặc cần kết thúc sớm mà không làm phật lòng ngời gọi đến.

+ Th ký cần có thái độ lịch lãm, thể hiện rõ là cuộc điện thoại đang nối vớivăn phòng của lãnh đạo, giọng nói phải truyền cảm, mạch lạc, cần tránh lối nóichuyện cộc lốc, lạnh lùng hoặc sẵng giọng nh ngời đang bức tức trong khi giaotiếp qua điện thoại Không đợc tỏ ra sốt ruột, chế giễu hay bỡn cợt qua điện thoạimặc dù nội dung cuộc điện thoại không làm cho th ký hài lòng

+ Phải thể hiện mối quan tâm thực sự về lợi ích của 2 bên trong cuộc giaotiếp qua điện thoại

+ Th ký cần tạo cho mình một phong cách biết tôn trọng và kiên nhẫnnghe hết ý kiến của ngời gọi đến Trớc khi trả lời cuộc gọi, nếu cảm thấy cha rõhoặc cha đủ thông tin, th ký có thể yêu cầu khách vui lòng nhắc lại hoặc giảithích thêm, không nên vội vã để hiểu sai nội dung thông tin

+ Th ký cần tỏ rõ sự quan tâm và thể hiện tinh thần của mình, kể cả điệu

bộ, ánh mắt, nụ cời khi cần thiết vì các hành vi đó sẽ kết tinh, thể hiện qua giọngnói của ngời th ký Mặc dù ngời đối thoại không nhìn thấy nhng họ có thể hiểuqua giọng nói của ngời th ký

+ Trớc khi kết thúc cuộc đàm thoại cần tóm tắt nội dung chính của cácthông tin đã trao đổi để xác định toàn bộ vấn đề đã đợc hiểu đúng, không nhầmlần hay sai lệch

+ Khi tình thế bắt buộc ngời th ký không thể cung cấp thông tin đâqỳ đủhoặc chính xác thì ngời th ký cần phải có khả năng trả lời lu loát và thuyết phục,không nói lắp bắp, ấp úng để lộ cho đối tác thấy đợc lời nói của mình là khôngchính xác

+ Ngời th ký luôn ghi nhớ rằng khi thực hiện một cuộc giao tiếp qua điệnthoại, bản thân mình đang là ngời thực thi nhiệm vụ của tổ chức, của cơ quan, làngời đại diện cho lãnh đạo và phải đặt lợi ích của cơ quan, và uy tín của lãnh đạolên trên hết Không đợc vì bức xúc cá nhân hay tình cảm riêng ảnh hởng đếnquyền lợi tập thể

Hiểu và thuần thục các kỹ năng, kỹ xảo giao tiếp qua điện thoại cũng cónghãi là th ký thực sự có trong tay một phơng tiện làm việc hữu hiệu để hoànthành xuất sắc nhiệm vụ của mình

1.2.7 Công tác tổ chức hội nghị

Trong quá trình hoạt động và phát triển của bất cứ cơ quan, tổ chức nàocũng đều cần tiến hành các cuộc hội nghị định kỳ, thờng xuyên hoặc bất thờng.Hội nghị là một cuộc gặp mặt, một cuộc họp có tổ chức của một số đông ngời

nhằm thông báo, trao đổi, bàn bạc, lấy ý kiến hoặc biểu thị ớc vọng và tạo ra sựphối hợp hành động nhằm giải quyết một hoặc một số vấn đề mà mọi ngời cùngquan tâm.

Qua các cuộc hội thảo, hội nghị, các t tởng, quan điểm mới đợc phổ biến,truyền bá, những khó khăn đợc tháo gỡ, công việc đợc triển khai nhanh, ít saisót, mang lại hiệu quả cao hơn Hơn nữa, nhờ các cuộc hội nghị, hội thảo màtính dân chủ luôn đợc phát huy, tạo điều kiện cho mỗi thành viên trong tổ chức

có cơ hội để đóng góp ý kiến cũng nh sự hiểu biết của mình góp phần thúc đẩycông việc ngày càng hiệu quả hơn

Việc tổ chức tốt các cuộc hội nghị, hội thảo có một ý nghĩa quan trọng vàtrở thành công cụ quan trọng có hiệu quả cao để giúp các nhà lãnh đạo điều hànhhoạt động của cơ quan, tổ chức mình Tuy nhiên, các cuộc hội nghị, hội thảo tổchức tốt phải đợc hiểu là một cuộc hội nghị , hội thảo đạt đợc chất lợng tối đa vớichi phí tối thiểu Th ký với chức năng, nhiệm vụ của mình cần phải trợ giúp lãnh

đạo chuẩn bị chu đáo, tổ chức triệu tập và tiến hành có hiệu quả các cuộc hộinghị, hội thảo của cơ quan mình Tùy theo mức độ, phạm vi, tính chất, nội dung

và tầm quan trọng của hội nghị mà th ký có thể kết hợp với bộ phận văn phòngphối hợp cùng thực hiện

1.2.7.1 Giai đoạn chuẩn bị

a) Chuẩn bị cho nội dung chơng trình nghị sự

Th ký và bộ phận văn phòng phải chuẩn bị nội dung chơng trình nghị sựbao gồm: các báo cáo chính; các báo cáo bổ sung và tham luận; nội dung cácvấn đề cần trao đổi, thảo luận trong hội nghị; những kết luận và chơng trình hành

động sau hội nghị; bài phát biểu cho lãnh đạo cấp trên…

Tất cả những báo cáo đó cần phải có số liệu, chứng cứ chính xác, rõ ràng,

đồng thời phải nêu lên đợc tất cả những mặt tốt cũng nh những mặt còn hạn chếmột cách minh bạch, thẳng thắn, cụ thể và phải có sức thuyết phục trên cơ sởkhoa học

Ngời th ký cần căn cứ vào mục đích, yêu cầu, nội dung của hội nghị đểchuẩn bị những vấn đề chính cần đa ra trao đổi và thảo luận trong hội nghị nhằmmục đích thống nhất việc đánh giá tình hình, thống nhất quan điểm t tởng vềnhững vấn đề còn vớng mắc, tìm ra chủ trơng, giải pháp tối u và tìm cách thựchiện sớm trong thực tế

Nội dung chơng trình nghị sự của hội nghị cần phải chuẩn bị trớc một cáchchu đáo Đối với những hội nghị quan trọng thì cần phải có hội nghị trù bị Nộidung chơng trình hội nghị phải quy định rõ những nội dung ứng với từng thời gian

đồng thời ghi rõ họ tên, chức danh, học hàm, học vị của ngời chịu trách nhiệm

từng nội dung chơng trình Trong chơng trình hội nghị phải u tiên những vấn đềquan trọng, những vấn đề liên quan tới tất cả mọi ngời tham gia hội nghị để giảiquyết trớc, những vấn đề ít quan trọng hơn thì để giải quyết sau và th ký cũng cầnchú ý không nên bố trí quá nhiều nội dung cho một hội nghị.

b) Chuẩn bị thành phần tham dự hội nghị

Th ký phải xác định thành phần tham gia hội nghị là những ngời có liênquan trực tiếp đến nội dung chơng trình của hội nghị, không nên mời những đơn

vị, tổ chức cấp trên nếu thấy không cần thiết Th ký cần phải lập danh sách đạibiểu theo yêu cầu của nội dung hội nghị hoặc theo yêu cầu của lãnh đạo cơ quan.Danh sách này phải đợc in sao để gửi cho phòng thờng trực một bản

c) Dự kiến về thời gian, địa điểm và xây dựng chơng trình tiến hành các hoạt động

Th ký nên xác định rõ thời gian của mỗi phần việc và đặc biệt quan tâm

đến thời gian nghỉ giải lao Thời gian hội nghị phải đợc bố trí phù hợp với nộidung chơng trình hội nghị

Khi thời gian, địa điểm, chơng trình tổ chức hội nghị đã đợc ấn định, ngời

th ký và bộ phận văn phòng tiến hành các thủ tục tổ chức hội nghị Trớc tiên cần

tổ chức biên tập lại các báo cáo, đồng thời nhân bản, in ấn, đóng thành tập hồ sơhoàn chỉnh, đẹp, hấp dẫn, có chất lợng để phục vụ cho hội nghị Sau đó phảichuẩn bị công văn, giấy mời kèm theo chơng trình nghị sự, hồ sơ, tài liệu và cácvăn bản hớng dẫn ban đầu để đại biểu tham dự biết và thực hiện các công việcchuẩn bị khi tới hội nghị

Với các hội nghị mang tầm vóc quốc gia, quốc tế hoặc đại biểu tham dự ở

xa phải nghỉ lại thì th ký và bộ phận văn phòng phải đặc biệt quan tâm đến nơi

ăn ở, phơng tiện đi lại và cách thức đón tiếp sao cho chu đáo

Nh vậy, khâu chuẩn bị tổ chức hội nghị là khâu quan trọng có ý nghĩaquyết định trong thành công của hội nghị vì thế đòi hỏi ngời th ký và bộ phậnvăn phòng phải phối hợp đồng bộ để chuẩn bi chu đáo cho hội nghị

1.2.7.2 Giai đoạn tổ chức điều hành

a) Kiểm tra, quan sát tại chỗ công việc

Trớc ngày diễn ra hội nghị một, hai ngày, bộ phận văn phòng cùng th kýxem xét lại lần cuối cùng các văn bản, tài liệu chơng trình và các vấn đề thuộccông tác hậu cần một cách chi tiết, cẩn thận để kịp thời bổ sung, hoàn tất mọicông việc đảm bảo cho hội nghi đợc diễn ra suôn sẻ, tốt đẹp

b) Tổ chức đón tiếp, sắp xếp chỗ ngồi, phân phối tài liệu dẫn đại biểu đến chỗ ngồi tại hội trờng

Tùy theo tính chất và quy mô của hội nghị mà th ký tiến hành phân côngnhững cán bộ đảm nhận công tác đón tiếp Thông thờng, đón đại biểu bằng cách

kê một bàn hoặc một dãy bàn , nơi đó vừa là nơi đón tiếp, vừa là nơi phát tài liệu,nơi giải đáp và hớng dẫn những điều cần thiết

Với những đại biểu quan trọng, th ký phải tiến hành đón từng ngời vàophòng khách trớc sau đó mới đa họ vào đúng chỗ ngồi tại hội trờng, đa cho họtài liệu, chơng trình hội nghị

c) Duy trì thời gian hội nghị

Th ký phải duy trì chặt chẽ thời gian khai mạc, thời gian bế mạc, thời giangiải lao, thời gian báo cáo và thời gian thảo luận, tham luận…

d) Ghi biên bản hội nghị

Th ký phải căn cứ vào tầm quan trọng, tính chất, ý định của chủ tọa hộinghị mà lựa chọn phơng thức và phơng tiện ghi biên bản cho phù hợp Th ký cóthể sử dụng máy ghi âm, máy tính hay máy quay phim, chụp hình; sử dụng hìnhthức ghi toàn văn, ghi có trọng tâm, trọng điểm hay chỉ ghi kết quả để phục vụcho công tác ghi biên bản của mình Dù với hình thức hay phơng tiện nào thìviệc ghi biên bản cũng phải đảm bảo tính chính xác, đầy đủ và khách quan

1.2.8 Một số công việc khác của ngời th ký văn phòng

1.2.8.1 Tổ chức phòng làm việc và bố trí các trang thiết bị trong phòng

Việc tổ chức, bố trí phòng làm việc là một vấn đề phức tạp, nó đòi hỏi phải

có sự kết hợp nhiều yếu tố khác nhau nh: màu sắc, ánh sáng, âm thanh, trangthiết bị, cách trang trí… Phòng làm việc của lãnh đạo và th ký rất đợc quan tâm

bởi nó là nơi thể hiện bộ mặt của cơ quan Ngời th ký là ngời tiếp khách đầu tiêncủa cơ quan vì vậy tạo đợc ấn tợng ban đầu tốt thì các công việc sau đó sẽ rấtthuận lợi.

Th ký văn phòng trong cơ quan, khi tổ chức bố trí phòng làm việc phải đảmbảo tính kinh tế và hiệu quả sử dụng của các máy móc thiết bị cũng nh cơ sở vậtchất Tùy theo nhu cầu thực tiễn của mỗi loại văn phòng mà trang bị những máymóc và đồ dùng có tính năng, tác dụng khác nhau Bên cạnh đó, th ký văn phòngcần sắp xếp, bố trí phòng làm việc khoa học tạo môi trờng làm việc thích hợp, loạitrừ những yếu tố gây ảnh hởng không tốt đến năng suất lao động

1.2.8.2 Lên lịch làm việc hàng ngày cho lãnh đạo

Đây là việc làm hàng ngày của ngời th ký văn phòng để giúp lãnh đạo thựchiện các công việc của mình đợc thuận lợi và đạt hiệu quả cao

Chơng trình làm việc một ngày của lãnh đạo sẽ đợc th ký chuẩn bị và đặtlên bàn lãnh đạo từ chiều hôm trớc Khi thực hiện công việc này đòi hỏi ngời th

ký văn phòng phải biết tổ chức công việc trong ngày cho lãnh đạo một cách hợp

lý, tránh bố trí công việc chồng chéo làm ảnh hởng đến công tác quản lý củalãnh đạo

1.3 Các nhân tố ảnh hởng đến công tác th ký văn phòng

1.3.1 Môi trờng làm việc

Một môi trờng thích hợp cho công việc sẽ tạo điều kiện phát huy khả nănglao động, hoàn thành công việc với năng suất cao, hiệu quả tối u Do đó, tổ chức

và bố trí nơi làm việc nên lu ý tạo điều kiện để môi trờng làm việc của lãnh đạo

và th ký văn phòng đợc thuận lợi nhất Có sự bố trí hợp lý, khoa học tùy theochức năng, nhiệm vụ và điều kiện của cơ quan, tổ chức Bố trí phòng làm việccủa lãnh đạo th ký văn phòng ở nơi thuận tiện cả về giao dịch với bên ngoài vàliên hệ với các phòng ban khác của cơ quan Ngoài việc bố trí phòng làm việcthuận lợi, còn có các yếu tố khác tác động tới môi trờng làm việc của ngời th kývăn phòng nh

+ Nhiệt độ và độ ẩm thích hợp: đây là yếu tố ảnh hởng trực tiếp đến sứckhỏe con ngời và gián tiếp ảnh hởng đến năng suất lao động

+ Sự thoáng mát: phòng làm việc cần đợc thông thoáng, diện tích làm việc

đủ theo tiêu chuẩn cho từng ngời với không khí sạch sẽ

+ Tiếng ồn: đây là nhân tố ảnh hởng đến sự tập trung của ngời làm việc do

đó việc bố trí văn phòng phải đảm bảo giảm thiểu đợc tiếng ồn

+ Màu sắc: tạo cho con ngời cảm giác thoải mái khi làm việc và công việc

đạt hiệu quả cao

+ ánh sáng: ánh sáng là yếu tố rất cần thiết trong phòng làm việc vì nókhông những đảm bảo sức khỏe mà còn tác động tốt đến tâm sinh lý của ngờilàm việc trong phòng

1.3.2 Khoa học kỹ thuật công nghệ

Ngày nay sự phát triển của khoa học kỹ thuật công nghệ đã giúp ích rấtnhiều cho công tác văn phòng nói chung và công tác th ký văn phòng nói riêng.Các máy móc, thiết bị phục vụ cho công tác văn phòng bao gồm: máy tính, máyphotocopy, máy điện thoại, máy in, máy fax, máy ghi âm… Tuy nhiên, việc đầu

t, trang bị hệ thống khoa học công nghệ phải tùy thuộc vào tình hình kinh tếchung của cơ quan, nhu cầu thực tiễn cũng nh trình độ của ngời sử dụng

1.3.3 Trình độ chuyên môn nghiệp vụ của ngời th ký văn phòng

Trình độ chuyên môn của ngời th ký văn phòng là yếu tố ảnh hởng trựctiếp đến hiệu quả công việc Thực tại ngày nay cho thấy, ngời th ký văn phòngkhông phải chỉ biết đọc, biết viết và tính toán thông thờng mà phải đợc coi làmột nghề, phải đợc đào tạo có bài bản, hệ thống để đảm bảo hoàn thành tốt côngviệc đợc giao và hỗ trợ đồng nghiệp khi cần thiết và có khả năng đáp ứng đợc tr-

ớc sự đổi mới

Chơng 2:

Thực trạng công tác th ký văn phòng tại Công ty Cổ

phần nhựa Thiếu niên Tiền Phong

2.1 Khái quát về Công ty Cổ phần nhựa Thiếu niên Tiền Phong

2.1.1 Khái quát về Công ty

+ Tên cũ: Công ty Nhựa Thiếu niên Tiền phong

+ Tên hiện nay: Công ty Cổ phần Nhựa Thiếu niên Tiền phong

+ Tên giao dịch quốc tế: Tien Phong plastic joint-stock company

+ Website: http://www.nhuatienphong-tifoplast.com.vn

+ Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh: Số 02023001195 (đăng ký lần đầu ngày30/12/2004, đăng ký thay đổi lần 1 ngày 26/05/2006) do Sở Kế hoạch và Đầu tThành phố Hải Phòng cấp

+ Lĩnh vực sản xuất kinh doanh:

- Sản xuất kinh doanh các sản phẩm nhựa dân dụng;

- Sản xuất, kinh doanh các sản phẩm nhựa phục vụ cho ngành xây dựng, côngnghiệp, nông nghiệp, ng nghiệp, giao thông vận tải;

- Sản xuất và kinh doanh các sản phẩm nhựa khác;

- Xây dựng khu chung c, hạ tầng cơ sở; xây dựng nhà cao cấp, văn phòng chothuê; xây dựng trung tâm thơng mại;

- Xây dựng công trình kỹ thuật dân dụng khác; xây dựng công trình côngnghiệp, giao thông thuỷ lợi, san lấp mặt bằng;

- Kho bãi và các dịch vụ hỗ trợ cho vận tải;

- Hoạt động dịch vụ tài chính, hoạt động trung gian tiền tệ;

- Hoạt động cho thuê tài chính, đầu t tài chính;

- Công ty có thể bổ sung ngành, nghề, loại hình hoạt động kinh doanh theoquyết định của Hội đồng quản trị và phù hợp với quy định của Pháp luật Việt Nam+ Vốn điều lệ: 216.689.980.000VND (Hai trăm mời sáu tỷ sáu trăm tám chín

triệu chín trăm tám mơi nghìn đồng chẵn) đợc chia thành: 21.668.998 cổ phần

Công ty Cổ phần Nhựa Thiếu niên Tiền phong tiền thân là Nhà máy NhựaThiếu niên Tiền phong, đợc thành lập từ năm 1960 với quy mô gồm 4 phân xởngchính: phân xởng cơ khí, phân xởng nhựa đúc (Phênol), phân xởng nhựa trong(Polystyrol) và phân xởng bóng bàn, đồ chơi Ngày 19/05/1960, đúng vào dịp

sinh nhật lần thứ 70 của Bác Hồ kính yêu, Nhà máy Nhựa Thiếu niên Tiền phongchính thức khánh thành đi vào hoạt động với nhiệm vụ chủ yếu: chuyên sản xuấtcác mặt hàng phục vụ thiếu niên nhi đồng Với ý nghĩa lịch sử thiêng liêng đó,tập thể cán bộ công nhân viên nhà máy đã luôn nỗ lực hết mình, phát huy tinhthần chủ động, sáng tạo, dám nghĩ dám làm, đa nhà máy từng bớc phát triểnvững mạnh đảm bảo hoàn thành xuất sắc các nhiệm vụ mà Đảng, Nhà nớc vànhân dân giao phó

Thực hiện chủ trơng của Đảng, Nhà nớc về công nghiệp hoá, hiện đại hoá

đất nớc, nhằm hoàn thiện bộ máy tổ chức sản xuất, nâng cao năng lực cạnh tranhcho Công ty trong cơ chế thị trờng, ngày 29/04/1993 Bộ Công nghiệp nhẹ (nay

là Bộ Công nghiệp) ban hành Quyết định số 386/CN/TCLD về việc đổi tên Nhàmáy Nhựa Thiếu niên Tiền phong thành Công ty Nhựa Thiếu niên Tiền phong.Theo đó, Công ty Nhựa Thiếu niên Tiền phong trở thành một doanh nghiệp Nhànớc, thành viên hạch toán độc lập của Tổng Công ty Nhựa Việt Nam, đợc phépkinh doanh, sản xuất các sản phẩm từ chất dẻo Với mô hình tổ chức mới, chủ

động đáp ứng nhu cầu thị trờng, Công ty đã táo bạo từ bỏ hẳn mặt hàng truyềnthống từng nổi tiếng một thời nhng hiệu quả thấp để chuyển hẳn sang sản xuấtống nhựa PVC Với những bớc đi đúng đắn, vững chắc, sản phẩm của Công ty đã

và đang chiếm lĩnh thị trờng bằng uy tín về chất lợng cũng nh tính cạnh tranh vềgiá bán

Ngày 17/08/2004, Bộ trởng Bộ Công nghiệp đã ban hành Quyết định số

80/2004/QĐ-BCN về việc chuyển Công ty Nhựa Thiếu niên Tiền phong thànhCông ty Cổ phần Nhựa Thiếu niên Tiền phong Thực hiện chuyển đổi theo môhình công ty cổ phần, Công ty đã tiến hành đánh giá lại tài sản, hoạt động sảnxuất kinh doanh, sắp xếp lại lao động dôi d, hợp lý hoá sản xuất đem lại nhữngthay đổi về chất, tạo ra động lực mới cho phát triển nhanh và vững chắc trong t-

về ngành nhựa trong cả nớc Bài học thành công của công ty chính là tinh thần

nỗ lực phấn đấu vợt gian khổ, ác liệt, kiên trì với định hớng đổi mới, đầu t khoahọc, công nghệ, đoàn kết và thống nhất, tập trung trí tuệ, năng động, sáng tạo,trụ vững trong cơ chế thị trờng; là định hớng đầu t chiều sâu, đổi mới, hiện đạihoá trang thiết bị và công nghệ; là đầu t xây dựng và phát triển đội ngũ cán bộcông nhân viên công ty nắm vững khoa học công nghệ, trởng thành về chính trị,tiến bộ về trình độ tay nghề, chuyên môn, đoàn kết, gắn bó vì sự nghiệp pháttriển của Công ty, tích cự tham gia các hoạt động xã hội, vì cộng đồng, đóng gópvào sự phát triển nhanh, bền vững của thành phố Hải Phòng và đất nớc

Hiện nay, Công ty đang áp dụng hệ thống quản lý chất lợng toàn diệnTQM và đạt tiêu chuẩn quản lý chất lợng theo hệ thống quản lý chất lợng ISO

9001:2000 Với phơng châm: ”Chất lợng là trên hết - Đảm bảo quyền lợi chính đáng cho ngời tiêu dùng”, Công ty đã và đang đạt đợc kết quả kinh

doanh khả quan và giành đợc nhiều danh hiệu cao quý:

+ Anh hùng lao động thời kỳ đổi mới giai đoạn 1994-2005;

+ Huân chơng Lao động hạng Nhất năm 2000;

+ Huân chơng Lao động hạng Nhì năm 1984;

+ Huân chơng Lao động hạng Ba năm 1973;

+ Cờ thi đua của Chính phủ 5 năm: 1999, 2000, 2002, 2003, 2004;

+ Bằng khen của Thủ tớng Chính phủ tặng về thành tích thu nộp ngân sáchxuất sắc 6 năm liền (1999 - 2004);

+ Cờ thi đua của Bộ Công nghiệp năm 1997, 1998, 2001;

+ Cờ thi đua của Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam năm 1999, 2000,

+ Bằng khen của Bộ Công nghiệp Nhẹ từ năm 1986 đến năm 1996;

+ Cờ thi đua xuất sắc của Tổng công ty Nhựa Việt Nam năm 1997;

+ Công ty là 1 trong 10 doanh nghiệp tiêu biểu của thành phố Hải Phòngnăm 2001, 2002, 2003, 2004;

+ 127 Huy chơng vàng tại các kỳ hội chợ quốc tế và trong nớc hàng côngnghiệp Đợc ngời tiêu dùng bình chọn “Hàng Việt Nam chất lợng cao”;

+ 02 Cúp bạc và 02 giải Quả cầu vàng - Bông sen vàng năm 2002;

+ Cúp “Vì sự phát triển cộng đồng” năm 2003;

+ Giải thởng “Sao vàng đất Việt” năm 2004

2.2 Chức năng, nhiệm vụ và tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh

2.2.1 Chức năng

Chức năng cơ bản nhất của Công ty Cổ phần Nhựa Thiếu niên Tiền phong

là tiến hành các hoạt động sản xuất kinh doanh nh đã đăng ký trong giấy phépkinh doanh số 04588 do Uỷ ban nhân dân thành phố Hải Phòng cấp Cụ thể làcông ty Cổ phần Nhựa Thiếu niên Tiền phong sản xuất kinh doanh các ngànhnghề: sản xuất ống nhựa, máy điện, keo dán ống nhựa… các loại kích cỡ từ20mm đến 500mm, trong đó có các loại ống u.PVC và ống PEHD, các loại sảnphẩm Profile

+ Tiến hành khai thác các lĩnh vực sản xuất kinh doanh đợc phép;

+ Cung ứng cho các đối tác cũng nh ngời tiêu dùng các sản phẩm tốt nhất

đi kèm với chất lợng phục vụ hoàn hảo;

+ Nghiên cứu và tìm hiểu nhu cầu của khách hàng trên cơ sở đó mở rộngthị trờng tiêu thụ trong và ngoài nớc

2.2.3 Hình thức hoạt động quản lý

Công ty Cổ phần Nhựa Thiếu niên Tiền phong là Công ty cổ phần đợcthành lập từ việc cổ phần hoá doanh nghiệp nhà nớc Công ty nhựa Thiếu niênTiền phong trên cơ sở tự nguyện cùng góp vốn của các cổ đông, tổ chức và hoạt

động theo quy định của Luật Doanh nghiệp số 60/2005/QH11 đợc Quốc hội

thông qua ngày 29/12/2005 Công ty có t cách pháp nhân phù hợp với quy địnhhiện hành của pháp luật Việt Nam.

2.2.4 Cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý của Công ty

Tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp là một yêu cầu tất yếu khách quantrong quá trình điều hành sản xuất kinh doanh Cùng với việc cải tiến kinh tế, bộ máyquản lý doanh nghiệp cũng cần phải đợc cải tiến cho phù hợp với nhiệm vụ chính trị

đồng thời thực hiện đầy đủ các chức năng quản lý doanh nghiệp Không những vậy

bộ máy quản lý còn phải phù hợp với quy mô sản xuất, với đặc điểm kinh tế kỹ thuậtcủa doanh nghiệp cả về số lợng và chất lợng nhân viên quản lý

Từ nhiệm vụ đợc giao, thực tế về đặc điểm sản xuất kinh doanh và nhu cầuthị trờng,… Công ty Cổ phần nhựa Thiếu niên Tiền phong đã xây dựng bộ máyquản lý và tổ chức sản xuất đồng thời phân cấp về quyền và nghĩa vụ trong bộmáy quản lý của công ty nh sau:

Mối quan hệ quản lý và chỉ đạo Mối quan hệ hỗ trợ công tác và chỉ đạo nghiệp vụ Mối quan hệ phối hợp công tác và hỗ trợ nghiệp vụ

tổ sx

tổ sx tổ sx tổ sx tổ sx tổ sx tổ sx tổ sx tổ sx tổ sx tổ sx tổ sx

phân xởng IV

phân xởng III

phòng TCLĐ

phòng HCQT

phòng NCTK phòng QLCL

Hình 2.2 - Sơ đồ tổ chức và bộ máy quản lý sản xuất của Công ty