Hạch toán kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty TNHH vật tư và thiết bị phòng cháy chữa cháy thanh nhàn

1.1.1.2 Kết quả bán hàng a Doanh thu bán hàng * Khái niệm và nội dung của doanh thu bán hàng hóa Doanh thu là tổng giá trị các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu được trong kỳ kế toán, p

LỜI MỞ ĐẦU 1) Tính cấp thiết của đề tài

Nền kinh tế nước ta chuyển dần từ nền kinh tế tập trung sang nền kinh tế hàng hoá nhiều thành phần theo định hướng xã hội chủ nghĩa, chịu sự tác động của nền kinh tế thị trường là thách thức lớn với mọi thành phần kinh tế Bởi vậy một doanh nghiệp muốn tồn tại, đứng vững trong thị trường kinh doanh hiện nay còn tuỳ thuộc vào kết quả quá trình sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp mà cụ thể là các chỉ tiêu doanh thu, chi phí và lợi nhuận Muốn tồn tại chúng ta đòi hỏi các nhà quản lý, các chủ doanh nghiệp cần phải giám sát chỉ đạo thực hiện sát sao mọi hoạt động kinh doanh diễn ra trong đơn vị mình Để thực hiện tốt vấn đề này không gì thay thế được việc hạch toán đầy đủ, chi tiết và kịp thời mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ, từ đó xác định được chính xác kết quả kinh doanh cuối cùng của doanh nghiệp

Với doanh nghiệp vừa mang tính chất thương mại, tiêu thụ hàng hoá là giai đoạn quan trọng nhất của quá trình kinh doanh, nó có tính chất quyết định tới thành công hay thất bại của doanh nghiệp, giải quyết tốt khâu tiêu thụ thì doanh nghiệp mới thực sự thực hiện được chức năng là cầu nối giữa sản xuất và tiêu dùng Điều

đó cho thấy công tác hạch toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng là khâu vô cùng quan trọng không thể thiếu với mỗi doanh nghiệp Để thực hiện mục tiêu này doanh nghiệp phải lựa chọn kinh doanh mặt hàng nào có lợi nhất, các phương thức tiêu thụ để làm sao bán được nhiều mặt hàng nhất Doanh nghiệp nên tiếp tục đầu tư hay chuyển sang hướng khác Do vậy việc tổ chức bán hàng và xác định kết bán hàng như thế nào để có thể cung cấp thông tin nhanh, kịp thời cho các nhà quản lý, phân tích đánh giá lựa chọn phương thức kinh doanh thích hợp nhất Trong thời gian thực tập tại doanh nghiệp em thấy để có thể tồn tại và phát triển, các nhà doanh nghiệp phải xây dựng cho mình chiến lược cụ thể nhằm nâng cao khả năng cạnh tranh và đặc biệt là thúc đẩy công tác tiêu thụ tìm đầu ra cho sản phẩm của doanh nghiệp mình Đây la nhiệm vụ sống còn của mỗi doanh nghiệp hiện nay, bởi vậy thông qua việc tiêu thụ sản phẩm thì doanh nghiệp mới có vốn để tiến hành tái mở rộng, tăng tốc độ lưu chuyển vốn và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp

Nhận thức được ý nghĩa quan trọng của vấn đề trên, qua quá trình thực tập tại công ty TNHH vật tư và thiết bị phòng cháy chữa cháy Thanh Nhàn, được sự hướng dẫn tận tình của Th.s Đào Minh Hằng cùng sự giúp đỡ của cán bộ kế toán

trong phòng kế toán công ty, em đã thực hiện khóa luận tốt nghiệp của mình với đề

tài: “Hạch toán kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty TNHH vật tư và thiết bị phòng cháy chữa cháy Thanh Nhàn”

2) Mục tiêu nghiên cứu

Qua việc nghiên cứu đề tài này có thể giúp em biết rõ hơn về thị trường tiêu thụ của doanh nghiệp, cách mà doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đánh giá được hiệu quả sản xuất kinh doanh Thời gian thực tập tại công ty sẽ giúp em biết được việc thực hiên các chế độ kế toán thực tế tại doanh nghiệp nói chung và cụ thể

là về kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng nói riêng có khác so với những

gì đã học ở trường đại hoc không? Qua đó có thể rút ra được những ưu điểm và nhược điểm của hệ thống kế toán tại doanh nghiệp từ đó có thể đưa ra một số kiến nghị nhằm hoàn thiện hệ thống kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại doanh nghiệp để hoạt động sản xuất kinh doanh tại doanh nghiệp ngày càng có hiệu quả

3) Đối tượng nghiên cứu

Tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty trách nhiệm hữu hạn vật tư và thiết bị phòng cháy chữa cháy Thanh Nhàn

4) Phạm vi nghiện cứu

- Về không gian: Công ty trách nhiệm hữu hạn vật tư và thiết bị phòng cháy chữa cháy Thanh Nhàn

- Về thời gian: Đề tài được thực hiện từ ngày đến ngày

5) Phương pháp nghiên cứu

Đề tài sử dụng nhiều phương pháp nghiên cứu nhưng chủ yếu là các phương pháp sau:

Chương 1: Lý luận chung về kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong doanh nghiệp.

Chương 2: Thực trạng công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty trách nhiệm hữu hạn và vật tư thiết bị phòng cháy chữa cháy Thanh Nhàn

Chương 3: Một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty trách nhiệm hữu hạn vật tư và thiết bị phòng cháy chữa cháy Thanh Nhàn.

Do hạn chế về mặt thời gian và nhận thức nên khi viết bài không tránh khỏi những sai sót Em rất mong nhận được mọi ý kiến đóng góp và sự hướng dẫn chỉ bảo tận tình của các thầy cô giáo, quý công ty, đặc biệt là các cô chú, anh chị trong phòng kế toán của công ty và bạn đọc để bản báo cáo của em được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn !

Hải Phòng, ngày tháng năm

CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG

VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TRONG DOANH

NGHIỆP

1.1 Khái quát nghiệp vụ bán hàng trong doanh nghiệp

1.1.1 Một số khái niệm cơ bản

1.1.1.1 Hoạt động bán hàng

Bán hàng là giai đoạn cuối cùng của quá trình tuần hoàn vốn và có tích lũy để

mở rộng sản xuất, kinh doanh Trong kinh doanh thương mại, hàng hóa là các loại vật tư, máy móc thiết bị, sản phẩm có hoặc không có hình thái vật chất mà doanh nghiệp mua về, với mục đích bán lại nhằm đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng, đồng thời thu lợi nhuận

a) Khái niệm về bán hàng:

Bán hàng là việc chuyển quyền sở hữu sản phẩm, hàng hóa gắn với phần lớn lợi ích, hoặc rủi ro cho khách hàng, đồng thời được khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán

Bản chất của quá trình bán hàng là quá trình trao đổi quyền sở hữu, giữa người mua và người bán trên thị trường hoạt động Hàng hóa bán ra cho các cá nhân tổ chức bên ngoài doanh nghiệp được gọi là bán ra bên ngoài, còn hàng hóa cung cấp cho các đơn vị trong cùng một công ty hay Tổng công ty được gọi là bán nội bộ.Bán hàng là khâu cuối cùng trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thương mại Thông qua bán hàng giá trị, và giá trị sử dụng của hàng hóa được thực hiện, xu hướng vận động của vốn trong các doanh nghiệp là T - H - T’ Kết thúc quá trình kinh doanh, doanh nghiệp thu hồi vốn bỏ ra và có nguồn tích lũy

vốn, nâng cao năng lực tài chính Hơn nữa, thông qua quá trình bán hàng đảm bảo cho các đơn vị khác có mối quan hệ mua bán với doanh nghiệp, thực hiện kế hoạch sản xuất và mở rộng sản xuất kinh doanh góp phần đáp ứng nhu cầu tiêu dùng của

xã hội, giữ vững quan hệ cân đối Tiền - Hàng, giúp cho nền kinh tế ổn định và phát triển

1.1.1.2 Kết quả bán hàng

a) Doanh thu bán hàng

* Khái niệm và nội dung của doanh thu bán hàng hóa

Doanh thu là tổng giá trị các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu được trong kỳ kế toán, phát sinh từ các hoạt động sản xuất, kinh doanh thông thường của doanh nghiệp, góp phần tăng vốn chủ sở hữu

Doanh thu bán hàng: là toàn bộ số tiền thu được hoặc sẽ thu được từ các giao dịch hoặc nghiệp vụ phát sinh doanh thu như bán sản phẩm hàng hóa cho khách hàng bao gồm cả các khoản phụ thu và phí thêm ngoài giá bán (nếu có) Căn cứ vào phương pháp tính thuế GTGT mà doanh thu bán hàng được xác định cụ thể như sau:

- Đối với hàng hóa thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì doanh thu bán hàng là giá bán chưa có thuế GTGT

- Đối với hàng hóa không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT, hoặc chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì doanh thu bán hàng là tổng giá thanh toán (bao gồm cả thuế GTGT)

- Đối với hàng hóa thuộc đối tượng chịu thuế tiêu thụ đặc biệt, hoặc thuế xuất khẩu thì doanh thu bán hàng là tổng giá thanh toán bao gồm cả thuế tiêu thụ đặc biệt

và thuế xuất khẩu

* Điều kiện ghi nhận doạnh thu bán hàng:

Doanh thu bán hàng của doanh nghiệp được ghi nhận khi thỏa mãn tất cả các điều kiện sau:

- Doanh nghiệp đã chuyển phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu hàng hóa cho người mua

- Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người sở hữu hàng hóa hoặc quyền kiểm soát hàng hóa

- Doanh thu được xác định là tương đối chắc chắn

- Doanh nghiệp đã thu hoặc thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng.Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng

* Các khoản giảm trừ doanh thu

Các khoản giảm trừ doanh thu bao gồm: Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, giá trị hàng bán bị trả lại, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất nhập khẩu và thuế GTGT nộp theo phương pháp trực tiếp.

- Chiết khấu thương mại: Là khoản doanh nghiệp bán giảm giá niêm yết cho khách hàng mua hàng với số lượng lớn

- Giảm giá hàng bán: Là khoản giảm trừ cho khách hàng do hàng hóa kém phẩm chất, sai qui cách hoặc lạc hậu thị hiếu

- Giá trị hàng bán bị trả lại: Là giá trị khối lượng hàng bán đã xác định là tiêu thụ, bị khách hàng trả lại và từ chối thanh toán

+ Hàng hoá thuê ngoài ra công được đánh giá theo chi phí thực tế gia công gồm: Chi phí NVL trực tiếp đem gia công Chi phí thuê ngoài ra công và các chi phí khác liên quan trực tiếp đến quá trình gia công như chi phí vận chuyển, chi phí làm thủ tục xuất kho NVL đem gia công, nhập kho thành phẩm để hoàn thành gia công…

+ Đối với hàng hoá mua về nhập kho sau đó bán ra thi giá vốn bao gồm giá nhập kho, chi phí vận chuyển bốc dỡ…, thuế GTGT của hàng nhập kho

1.1.2.2 Phương thức chuyển hàng theo hợp đồng.

Theo phương thức này, doanh nghiệp gửi hàng cho khách hàng trên cơ sở của thoả thuận trong hợp đồng mua bán giữa hai bên và giao hàng tại địa điểm đã quy ước trong hợp đồng Khi xuất kho gửi đi, hàng vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp Chỉ khi nào khách hàng đã trả tiền hoặc chấp nhận thanh toán thì khi

ấy doanh nghiệp mới mất quyền sở hữu về hàng hóa và doanh thu bán hàng

1.1.2.3 Phương thức bán hàng vận chuyển thẳng không tham gia thanh toán.

Về thực chất, doanh nghiệp thương mại đứng ra làm trung gian, môi giới giữa bên bán và bên mua để hưởng hoa hồng (do bên bán hoặc bên mua trả) Bên mua chịu trách nhiệm nhận hàng và thanh toán cho bên bán

1.1.24 Phương thức bán hàng đại lý – ký gửi.

Là phương thức doanh nghiệp giao hàng cho các đại lý ký gửi để các đại lý này trực tiếp bán hàng Bên nhận đại lý sẽ trực tiếp bán hàng, thanh toán tiền hàng

và hưởng hoa hồng hoặc chênh lệch giá Số hàng chuyển giao cho các đại lý ký gửi vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp Khi các đại lý ký gửi thanh toán tiền hàng hoặc chấp nhận thanh toán tiền hàng, hoặc gửi thông báo về số hàng đã bán được thì số hàng được coi là đã tiêu thụ, đã bán

1.1.2.5 Phương thức bán hàng trả góp.

Bán hàng trả góp là phương thức bán hàng thu tiền nhiều lần Người mua thanh toán lần đầu tại thời điểm mua hàng, số tiền còn lại người mua chấp nhận trả dần cho các kỳ tiếp theo và phải chịu một tỷ lệ lãi suất nhất định Thông thường số tiền trả ở các kỳ tiếp theo bằng nhau, trong đó gồm một phần doanh thu gốc và một phần lãi trả chậm Về thực chất, người bán chỉ mất quyền sở hữu khi người mua thanh toán hết tiền hàng Tuy nhiên, về mặt hạch toán, khi giao hàng cho khách và được khách hàng chấp nhận thanh toán, hàng hóa bán trả góp được coi là đã bán

Phương thức bán hàng trả góp thường được áp dụng trong các doanh nghiệp bán các loại hàng hóa có giá trị lớn như máy móc…

1.1.2.6 Phương thức hàng đổi hàng.

Theo phương thức hàng đổi hàng, người bán đem sản phẩm, hàng hóa của mình để đổi lấy sản phẩm, hàng hóa của người mua Giá trao đổi là giá bán sản phẩm, hàng hóa đó trên thị trường

1.1.3 Phương thức thanh toán.

Với sự phát triển của nền kinh tế các phương thức thanh toán rất đa dạng không chỉ thanh toán bằng tiền mặt mà còn nhiều phương thức thanh toán khác Áp dụng phương thức thanh toán nào do bên mua và bên bán tự thỏa thuận lựa chọn sao cho phù hợp với đặc điểm kinh doanh của đơn vị mình Hiện nay các doanh nghiệp áp dụng phổ biến 3 hình thức: Thanh toán băng tiền măt, thanh toán không dùng tiền mặt, thanh toán nghiệp vụ ứng trước tiền hàng

* Thanh toán bằng tiền mặt là hình thức thanh toán trực tiếp giữa người mua

và người bán bằng tiền mặt

* Thanh toán không dùng tiền mặt( thanh toán qua ngân hàng): Hiện nay phương thức thanh toán này đang được sử dụng phổ biến, thanh toán qua ngân hàng thường áp dụng cho các doanh nghiệp thực hiện việc mua bán ở xa nhau và hàng hóa thường có số lượng và giá trị lớn Một số hình thức thanh toán đang được áp dụng như: Séc, Ủy nhiệm thu, Ủy nhiệm chi, Thư tín dụng, Ngân phiếu thanh toán.

* Thanh toán nghiệp vụ ứng trước tiền hàng

Thanh toán ứng trước tiền hàng ngược với hai phương pháp trên, đơn vị bán sẽ nhận trước tiền hàng trước khi đưa hàng hó cho đơn vị mua Tuy nhiên số tiền hàng ứng trước chỉ chiếm bằng 1/3 đến ½ giá trị hàng xuất bán Số tiền còn lại sẽ được thanh toán sau khi giao đủ hàng cho người mua

1.1.4 Phương thức xác định giá vốn và doanh thu bán hàng.

1.1.4.1 Phương pháp xác định giá vốn.

a) Phương pháp giá thực tế đích danh

Theo phương pháp này, giá thực tế của hàng hóa xuất kho theo từng lô hàng, từng lần nhập, tức là xuất vào lô hàng nào thì tính theo trị giá của lô hàng đó Phương pháp này phản ánh chính xác từng lô hàng nhưng công việc phức tạp đòi hỏi thủ kho phải nắm chi tiết từng lô hàng Phương pháp này thường được áp dụng trong nhữngdoanh nghiệp mà việc quản lý hàng tồn kho cần phải tách biệt

+ Ngoài ra, trường hợp nếu doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán để hạch toán chi tiết hàng nhập - xuất thì cuối kỳ, kế toán phải điều chỉnh giá hạch toán theo giá thực tế để phản ánh trên các tài khoản

Khi xác định trị giá hàng hoá xuất kho, người ta xác định trị giá mua hàng hoá xuất kho và phân bổ chi phí thu mua cho hàng hoá xuất kho trong kỳ

*Phân bổ chi phí thu mua hàng hoá cho hàng hoá bán ra trong kỳ.

Chi phí thu mua hàng hóa được phân bổ cho hàng hóa bán ra trong kỳ được xác định như sau:

Trị giá thực tế hàng hóa tồn đầu kì +

Trị giá thực tế hàng hóa nhập kho trong kì

b) Phương pháp bình quân gia quyền

Là phương pháp căn cứ vào giá trị hàng tồn kho đầu kỳ và giá trị hàng nhập trong

kỳ để tính giá bình quân của 1 đơn vị hàng hóa Phương pháp bình quan có thể được tính theo thời kỳ hoặc vào mỗi khi nhập một lô hàng, phụ thuộc vào tình hình của doanh nghiệp

Theo giá bình quân cuối kỳ

Theo phương pháp này, đến cuối kỳ mới tính trị giá vốn của hàng xuất kho trong

kỳ Tuỳ theo kỳ dự trữ của doanh nghiệp áp dụng mà kế toán hàng tồn kho căn cứ vào giá nhập, lượng hàng tồn kho đầu kỳ và nhập trong kỳ để tính giá đơn vị bình quân:

Ưu điểm: Đơn giản, dễ làm, chỉ cần tính toán một lần vào cuối kỳ

Nhược điểm: Độ chính xác không cao, hơn nữa, công việc tính toán dồn vào cuối tháng gây ảnh hưởng đến tiến độ của các phần hành khác Ngoài ra, phương pháp này chưa đáp ứng yêu cầu kịp thời của thông tin kế toán ngay tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ

Theo giá bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập (bình quân thời điểm)

Sau mỗi lần nhập sản phẩm, vật tư, hàng hoá, kế toán phải xác định lại giá trị thực của hàng tồn kho và giá đơn vị bình quân Giá đơn vị bình quân được tính theo công thức sau:

Giá đơn vị bình quân

c) Phương pháp nhập sau -xuất trước

Phương pháp này dựa trên giả thuyết là hàng hóa nào nhập kho sau sẽ được xuất ra

sử dụng trước Do đó, giá trị hàng hóa xuất kho được tính hết theo giá nhập kho mới

Giá xuất kho

Số lượngxuất kho x Giá đơn vị bình quân

nhất, rồi tính tiếp theo giá nhập kho kế tiếp sau đó Như vậy giá trị hàng hóa tồn kho sẽ được tính theo giá tồn kho cũ nhất.

d) Phương pháp nhập trước – xuất trước

Phương pháp này dựa trên giả thuyết là hàng hóa nhập trước thì sẽ được xuất trước

Do đó, giá trị hàng hóa xuất kho được tính hết theo giá nhập kho lần trước rồi mới tính tiếp giá nhập kho lần sau Như vậy giá trị hàng hóa tồn kho sẽ được phản ánh với giá trị hiện tại vì được tính giá của những lần nhập kho mới nhất

e) Phương pháp giá hạch toán

Đối với các doanh nghiệp có nhiều loại hàng, giá cả thường xuyên biến động, nghiệp vụ nhập xuất hàng diễn ra thường xuyên thì việc hạch toán theo giá thực tế trở nên phức tạp, tốn nhiều công sức và nhiều khi không thực hiện được Do đó việc hạch toán hàng ngày nên sử dụng giá hạch toán

Giá hạch toán là loại giá ổn định, doanh nghiệp có thể sử dụng trong thời gian dài

để hạch toán nhập, xuất, tồn kho hàng trong khi chưa tính được giá thực tế của nó Doanh nghiệp có thể sử dụng giá kế hoạch hoặc giá mua hàng hoá ở một thời điểm nào đó hay giá hàng bình quân tháng trước để làm giá hạch toán Sử dụng giá hạch toán để giảm bớt khối lượng cho công tác kế toán nhập xuất hàng hàng ngày nhưng cuối tháng phải tính chuyển giá hạch toán

1.1.4.2 Phương thức xác định doanh thu

+ Doanh thu bán hàng trong doanh nghiệp thường được thực hiện riêng cho từng loại:

- Doanh thu bán sản phẩm

- Doanh thu bán hàng hoá

- Doanh thu cung cấp dịch vụ

+ Doanh thu bán hàng của doanh nghiệp được phân loại thành doanh thu bán hàng ra ngoài và doanh thu bán hàng nội bộ Doanh thu bán hàng là nguồn thu

nhập chủ yếu của doanh nghiệp Doanh thu bán hàng được xác định theo công thức sau:

Doanh thu bán hàng = Khối lượng hàng hóa bán ra x Giá bán

+ Doanh thu thuần về bán hàng là số chênh lệch giữa tổng số doanh thu bán hàng với khoản giảm trừ doanh thu

Doanh thu

1.2 Cơ sở lý luận về tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng

1.2.1 Nhiệm vụ của kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng

Kế toán bán hàng đã giúp cho các doanh nghiệp cũng như cơ quan nhà nước đánh giá được mức độ hoàn thành các chỉ tiêu, kế hoạch về giá vốn hàng bán, chi phí bỏ ra và lợi nhuận thu được, từ đó tìm ra và khắc phục được những thiếu sót, hạn chế trong công tác quản lý Việc tổ chức, sắp xếp hợp lý giữa các khâu trong quá trình bán hàng sẽ tạo điều kiện thuân lợi cho công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng, đồng thời tạo nên sự thống nhất trong hệ thống kế toán nói chung của doanh nghiệp Để phát huy vai trò của kế toán trong công tác quản lý hoạt động sản xuất, kinh doanh, kế toán bán hàng cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:

- Phản ánh và giám sát kịp thời, chi tiết khối lượng hàng hóa, dịch vụ mua vào, bán ra, tồn kho cả về số lượng, chất lượng và giá trị Tính toán đúng đắn giá vốn của hàng hóa và dịch vụ đã cung cấp, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và các chi phí khác nhằm xác định chính xác kết quả bán hàng

- Giám sát, kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu, kế hoạch bán hàng, doanh thu bán hàng, tình hình thanh toán tiền hàng của đơn vị, tình hình nộp thuế với nhà nước

- Đôn đốc, kiểm tra việc đảm bảo thu đủ, thu đúng, kịp thời tiền bán hàng, tránh

bị chiếm dụng vốn bất hợp lý

- Cung cấp thông tin chính xác, trung thực, lập quyết toán đầy đủ, kịp thời để đánh giá đúng hiệu quả kinh doanh cũng như tình hình thực hiện nghĩa vụ với nhà nước

Để thực hiện tốt các nhiệm vụ đó, kế toán cần nắm vững các nội dung của việc

tổ chức công tác kế toán, đồng thời cần đảm bảo một số yêu cầu:

- Xác định thời điểm bán hàng để kịp thời lập báo cáo bán hàng và xác định kết quả bán hàng Báo cáo thường xuyên, kịp thời tình hình bán hàng và thanh toán với khách hàng, nhằm quản lý chặt chẽ hàng hóa bán ra về chủng loại và số lượng

- Tổ chức hệ thống chứng từ ban đầu và tình hình luân chuyển chứng từ khoa học, hợp lý, tránh trùng lặp hay bỏ sót, không quá phức tạp mà vẫn đảm bảo yêu cầu quản lý, nâng cao hiệu quả công tác kế toán Đơn vị lựa chọn hình thức sổ sách

kế toán để phát huy được ưu điểm của doanh nghiệp và phù hợp với đặc điểm kinh doanh

- Xác định và tập hợp đầy đủ chi phí phát sinh ở các kì

1.2.2 Tổ chức kế toán giá vốn

1.2.2.1 Chứng từ sử dụng

- Phiếu nhập kho

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ( Mẫu 03 PXK- 3LL)

- Phiếu xuất kho hàng gửi đại lý( Mẫu 04 HDL - 3LL)

1.2.2.2 Tài khoản sử dụng

* Tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán.

- Công dụng: Tài khoản này dùng để theo dõi trị giá vốn của hàng hóa, thành phẩm dịch vụ xuất bán trong kỳ Giá vốn của hàng bán có thể là giá thành công xưởng thực tế của sản phẩm xuất bán hay giá thành thực tế của lao vụ, dịch vụ cung cấp hoặc trị giá mua thực tế của hàng hóa tiêu thụ

- Nội dung - kết cấu:

* Với doanh nghiệp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên:

Bên nợ: giá vốn của thành phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ đã bán theo hoá đơn

Bên có: Kết chuyển giá vốn trong kỳ sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh

TK 632 cuối kỳ không có số dư

* Với doanh nghiệp áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ

Bên nợ: giá vốn của hàng hoá xuất bán (đơn vị kinh doanh vật tư, hàng hoá),giá vốn thành phẩm tồn kho đầu kỳ và sản xuất trong kỳ (đơn vị sản xuất và dịch vụ)

Bên có: giá trị hàng hoá đã xuất bán nhưng chưa được coi là tiêu thụ.,giá trị thành phẩm tồn kho trong đơn vị sản xuất và dịch vụ, Kết chuyển giá vốn của hàng

đã tiêu thụ vào TK 911 để xác định kết quả kinh doanh

TK 632 cuối kỳ không có số dư

Sơ đồ 1.1 Hạch toán kế toán giá vốn hàng bán theo phương pháp kê

khai thường xuyên

Cuối kỳ, kết chuyển giá thành

dịch vụ hoàn thành tiêu thụ trong

kỳ

Sơ đồ 1.2 Hạch toán kế toán giá vốn hàng bán theo phương pháp

Đầu kỳ, kết chuyển trị giá

vốn của TP đó gửi bán chưa

xác định là tiêu thụ đầu kỳ

TK 157

Cuối kỳ, kết chuyển trị giá vốn của thành phẩm đó gửi bán nhưng chưa xác định là tiêu thụ trong kỳ

(Doanh nghiệp thương mại)Cuối kỳ, xác định và kết

chuyển giá thành của sản

phẩm hoàn thành nhập kho giá

1.2.3 Tổ chức kế toán doanh thu bán hàng

1.2.3.1 Chứng từ sử dụng

- Hóa đơn GTGT( Mẫu số 01 GTKT 3/001)

- Hóa đơn bán hàng thông thường( Mẫu số 02 GTKT-3LL)

- Hợp đồng kinh tế, bảng kê hóa đơn

- Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi( Mẫu số 01- BH)

- Phiếu thu( Mẫu số 01-TT)

- Giấy báo có, sổ phụ kèm theo

1.2.3.2 Tài khoản sử dụng

Tài khoản 511 – Doanh thu bán hàngvà cung cấp dịch vụ.

- Công dụng: phản ánh tổng giá trị các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu được

trong kỳ kế toán phát sinh từ các hoạt động sản xuất kinh doanh góp phần làm tăng nguồn vốn chủ sở hữu

- Nội dung - kết cấu:

Bên nợ: Phản ánh doanh thu bán hàng theo các hoá đơn và các chỉ tiêu liên quan đến doanh thu bán hàng Kết chuyển doanh thu thuần

Bên có: Phản ánh doanh thu bán hàng phát sinh thuộc kỳ báo cáo

TK này không có số dư và được chi tiết thành bốn TK cấp hai:

TK 5111: Doanh thu bán hàng hoá

TK 5112: Doanh thu bán các thành phẩm

TK 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ

TK 5118: Doanh thu khác

TK 511 cuối kỳ không có số dư

1.2.3.3 Trình tự hạch toán doanh thu trong các phương thức bán hàng

a, Kế toán bán hàng theo phương thức trực tiếp

- Khi xuất kho sản phẩm, hàng hoá bán trực tiếp kế toán ghi:

Nợ TK 632 : Giá vốn hàng bán

Có TK 155,156: Thành phẩm hàng hoá xuất kho

Có TK 154 : Xuất trực tiếp không qua kho

b, Kế toán bán hàng theo phương thức chuyển hàng theo hợp đồng.

Sơ đồ 1.3 Hạch toán kế toán bán hàng theo phương pháp

đã tiêu thụ

Doanh thu Bán hàng

Trị giá vốn hàng gửi bán đã tiêuthụ

TK 521,531,532 K/c giảm giá doanh thu hàng trả lại

k/c doanh thu thuần

để xác định kqkd

TK111,112

c, Kế toán bán hàng theo phương thức tiêu thụ qua các đại lý.

Sơ đồ 1.4 Hạch toán kế toán bán hàng theo phương thức

tiêu thụ qua các đại lý

TK 3331

TK 511

TK 331

TK 111,112Thuế GTGT hàng đại

lýThuế GTGT

Thu tiền bán hàng đại lý

Thanh toán tiền cho bên đại lý

d, Kế toán bán hàng theo phương thức trả góp

Sơ đồ 1.5 Hạch toán kế toán bán hàng theo phương thức trả góp

1.2.4 Tổ chức kế toán các khoản giảm trừ doanh thu

1.2.4.1 Chứng từ sử dụng

- Hóa đơn GTGT( Mẫu số 01 GTKT3/001)

- Hóa đơn bán hàng( Mẫu số 02 GTKT- 3LL)

- Hợp đồng kinh tế

1.2.4.2 Tài khoản sử dụng

a)Tài khoản 521- Chiết khấu thương mại

- Công dụng: phản ánh các khoản chiết khấu mà doanh nghiệp đã giảm trừ cho khách hàng khi mua hàng với số lượng lớn

- Nội dung - kết cấu:

Bên nợ: Số chiết khấu thương mại đã chấp nhận thanh toán cho khách hàng.Bên có: Kết chuyển số chiết khấu thương mại sang TK 511 để xác định doanh thu thuần của kỳ kế toán

TK 521 cuối kỳ không có số dư

b) Tài khoản 531 – Hàng bán bị trả lại.

- Công dụng: phản ánh số doanh thu của hàng hoá đã bị khách trả lai do kém phẩm chất, không đúng mẫu mã…Khi doanh nghiệp ghi nhận trị giá hàng bị trả lại

TK154,155,156

TK 632

Trị giá vốn hàng bán

TK 911

K/c trị giá của hàng bán

TK 511 K/c doanh

thu thuần

TK 111,112

TK 3378

Doanh thu tính theo thời điểm giao hàng

số tiền thu

về bán hàng trả góp lần đầu

tổng số tiền hàng còn phải thu ở người mua

Lãi suất trả chậm

TK 3331 thuế GTGT

- Nội dung - kết cấu:

Bên nợ: doanh thu của số hàng bị trả lại đã trả lại tiền hoặc trừ vào khoản nợ phải thu của khách hàng về số sản phẩm hàng hoá, dịch vụ bán ra

Bên có: kết chuyển doanh thu hàng bị trả lại trừ vào doanh thu trong kỳ

TK 531 cuối kỳ không có số dư

c) Tài khoản 532 - Giảm giá hàng bán.

- Công dụng: phản ánh khoản giảm trừ được người bán chấp nhận trên giá đã thoả thuận hàng hoá vì lý do kém phẩm chất hay không đúng quy cách

- Nội dung - kết cấu:

Bên nợ: Các khoản giảm giá hàng bán được chấp nhận

Bên có: Kết chuyển số giảm giá hàng bán trừ vào doanh thu

TK 532 cuối kỳ không có số dư

d) Tài khoản 333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước

Thuế tiêu thụ đặc biệt( TTĐB), thuế xuất khẩu, thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp là các khoản thuế được xác định trực tiếp trên doanh thu bán hàng theo quy định hiện hành của luật thuế tùy thuộc vào từng mặt hàng khác nhau

1.2.4.3 Trình tự hạch toán

a) Chiết khấu thương mại

- Phản ánh số chiết khấu thương mại thực tế phát sinh trong kỳ:

Nợ TK521: Chiết khấu thương mại

Nợ TK 3331: Thuế GTGT phải nộp

Có TK 111, 112, 131

- Cuối kỳ kết chuyển số chiết khấu thương mại đã chấp thuận sang TK doanh thu

Nợ TK 511: Doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ

Có TK 521: Chiết khấu thương mại

Có TK 33311: Thuế GTGT phải trả cho khách hàng tương ứng với số doanh thu của hàng bán bị trả lại.

Có TK 111,112,131, 3388

- Cuối kỳ kết chuyển doanh thu hàng bán bị trả lại:

Nợ TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

Có TK 531: Hàng bán bị trả lại

c), Giảm giá hàng bán

- Doanh nghiệp thanh toán cho khách hàng khoản giảm giá đã chấp nhận khi

khách hàng đã thanh toán tiền mua hàng

Nợ TK 532: Giảm giá hàng bán theo giá bán chưa thuế GTGT

- Cuối kỳ kết chuyển giảm giá hàng bán sang TK doanh thu:

Nợ TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

Có TK 532: Giảm giá hàng bán

1.2.5 Tổ chức kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp

1.2.5.1 Chứng từ sử dụng

- Hóa đơn GTGT( Mẫu số 01 GTKT 3/001)

- Phiếu chi( Mẫu số 02- TT)

- Giấy báo nợ,giấy đề nghị tạm ứng,đề nghị thanh toán

- Bảng chấm công( MS 01a- LĐTL)

- Bảng thanh toán tiền lương( MS 02- LĐTL)

-Bảng phân bổ công cụ dụng cụ, bảng phân bổ khấu hao

1.2.5.2 Tài khoản sử dụng

a) Tài khoản 641 – Chi phí bán hàng.

- Công dụng: phản ánh các chi phí thực tế phát sinh trong quá trình tiêu thụ hàng hoá, lao vụ, dịch vụ gồm: chi phí bảo quản đóng gói, vận chuyển, giới thiệu sản phẩm…

- Nội dung - kết cấu:

Bên nợ: Các khoản chi phí bán hàng thực tế phát sinh

Bên nợ: Các khoản ghi giảm chi phí bán hàng Kết chuyển chi phí bán hàng

TK 641 cuối kỳ không có số dư, bao gồm bảy TK cấp hai:

TK 6411: Chi phí nhân viên

TK 6412: Chi phí vật liệu bao bì

TK 6423: Chi phí dụng vụ, đồ dùng

TK 6414: Chi phí kkhấu hao TSCĐ

TK 6415: Chi phí bảo hành

TK 6417: Chi phí dịch vụ mua ngoài

b) Tài khoản 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp.

- Công dụng: Phản ánh các chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí tài chính và các chi phi liên quan đến hoạt động chung của toàn doanh nghiệp

- Nội dung - kết cấu:

Bên nợ: các khoản chi phí QLDN thực tế phát sịnh trong kỳ

Bên có: các khoản ghi giảm chi phí QLDN Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh

TK 642 cuối kỳ không có số dư và đựơc chi tiết thành tám tài khoản cấp hai:

TK 6421: Chi phí nhân viên QLDN

TK 6422: Chi phí vật liệu quản lý

1.2.5.3 Trình tự hạch toán

Sơ đồ 1.6 Hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp

TK 334,338 TK 641, 642 TK 111,112,138…

Chi phí lương và các khoản trích Giá trị thu hồi

theo lương ghi giảm chi phí

TK 152,153 TK 911

Cuối kỳ kết chuyển Chi phí vật liệu, dụng cụ chi phí kinh doanh

- TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.

- TK 632 - Giá vốn hàng bán

- TK641 - Chi phí bán hàng

- TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp

-TK 421 - Lợi nhuận chưa phân phối

* Kết cấu của TK 911- Xác định kết quả bán hàng

Bên nợ:

- Trị giá vốn của sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ đã tiêu thụ

-Chi phí bán hàng chi phí quản lý doanh nghiệp

K/c chi phí BH Chi phí QLDN hàng, QLDN

K/c chi phí chờ

k/c

TK 511, K/c doanh thu thuần,

thu hoạt động tài chính

TK 421Kết chuyển lỗ

K/ c lãiKết chuyển lãi

1.3.1.3 Trình tự ghi sổ

Sơ đồ 1.8 Trình tự ghi sổ hình thức Nhật ký chung

Ghi chú:

Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ

Quan hệ đối chiếu, kiểm tra

Chứng từ kế toán( HĐGTGT, phiếu thu, phiếu

Sổ, thẻ kế toán chi tiết( TK 156, 632,511 )

SỔ CÁI( TK 511, 632,

641, 642, 911, 421 )

Bảng cân đối số phát sinh

Bảng tổng hợp chi tiết

BÁO CÁO TÀI CHÍNH

(1) Hàng ngày, căng cứ vào chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.

Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt có liên quan Định kỳ( 3, 5, 10 ngày) hoặc cuối tháng, tùy theo khối lượng nghiệp vụ phát sinh Tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu dể ghi vào các tài khoản phù hợp trên sổ cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt( nếu có)

(2) Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái và lập Bảng cân đối số phát sinh

Sau khi đã kiểm trâ đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết( được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập báo cáo tài chính

Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng hợp số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung( hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ

Sổ quỹ

Bảng tổng hợp chứng từ

kế toán cùng loại

Sổ, thẻ kế toán chi tiết(tk 156,131 )

tổng hợp chi tiết

BÁO CÁO TÀI CHÍNH

(1) Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra và được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để ghi vào Sổ Nhật ký- Sổ Cái Số liệu của mỗi chứng từ( Hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại) được ghi trên một dòng ở cả 2 phần Nhật ký và phần Sổ Cái Bảng tổng hợp chứng từ kế toán được lập cho những chứng từ cùng loại( Phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất, phiếu nhập ) phát sinh nhiều lần trong một ngày hoặc định kỳ 1 đến 3 ngày.Chứng từ kế toán và Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại sau khi đã ghi vào Sổ Nhật ký-

Sổ Cái, được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan

(2) Cuối tháng, sau khi đã phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh trong tháng vào Sổ Nhật ký- Sổ Cái và các sổ thẻ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng sổ liệu của cột số phát sinh ở phần Nhật ký và các cột Nợ, cột Cóa của từng tài khoản kế toán ở phần Sổ Cái để ghi vào dòng cộng số phát sinh cuối tháng Căn cứ vào số phát sinh của tháng trước và số phát sinh tháng này tính ra số phát sinh lũy kế từ đầu quý đến cuối tháng này Căn cứ vào số dư đầu tháng( đầu quý) và số phát sinh trong tháng kế toán tính ra số dư cuối tháng( cuối quý) của từng tài khoản trên Nhật ký- Sổ Cái

(3) Khi kiểm tra, đối chiếu số cộng cuối tháng( cuối quý) trong sổ Nhật ký-Sổ Cái phải đảm bảo các yêu cầu sau:

Tổng số tiền của cột “

phát sinh” ở phần =

Nhật ký

Tổng số phát sinh Nợ của tất cả các tài khoản

Tổng số phát sinh

= Có của tất cả các tài

khoảnTổng số dư Nợ của các tài khoản = Tổng số dư Cớ các tài khoản

(4) Các sổ, thẻ kế toán chi tiết cũng phải được khóa sổ để cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và tính ra số dư cuối tháng của từng đối tượng Căn cứ vào sổ liệu khóa sổ của các đối tượng lập” Bảng tổng hợp chi tiết” cho từng tài khoản Số liệu trên “Bảng tổng hợp chi tiết” được đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có

và Số dư cuối tháng của từng tài khoản trên Sổ Nhật ký- Sổ Cái

Số liệu trên Nhật ký- Sổ Cái và trên Bảng tổng hợp chi tiết sau khi khóa sổ được kiểm tra đối chiếu nếu khớp, đúng sẽ được sử dụng để lập báo cáo tài chính

1.3.3 Hình thức Nhật ký- Chứng từ

1.3.3.1 Đặc trưng cơ bản

- Tập hợp và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên Có của các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng bên Nợ

- Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thứ tự thời gian với việc hệ thống hóa các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế( theo tài khoản).

- Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với việc hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán và trong cùng một quá trinh ghi chép

- Sử dụng các mẫu in săn các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh tế, tài chính và lập báo cáo tài chính

Bảng tổng hợp chi tiết

BÁO CÁO TÀI CHÍNH

(1) Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các Nhật ký- Chứng từ hoặc Bảng kế sổ chi tiết có liên quan.

Đối với các loại chi phí sản xuất kinh doanh phát sinh nhiều lần hoặc mang tính chất phân bổ, các chứng từ gốc trước hết được tập hợp và phân loại trong các bảng phân bổ, sau đó lấy số liệu kết quả của bảng phân bổ ghi vào Bảng kê và Nhật

ký - Chứng từ có liên quan

Đối với các Nhật ký- Chứng từ được ghi căn cứ vào Bảng kê, sổ chi tiết thì căn

cứ vào số liệu tổng cộng của bảng kê, sổ chi tiết, cuối tháng chuyển số liệu vào Nhật ký- Chứng từ

(2) Cuối tháng khóa sổ cộng số liệu trên Nhật ký- Chứng từ, kiểm tra đối chiếu

số liệu trên các Nhật Ký- Chứng từ với các số, thẻ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp kế toán chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các Nhật ký- Chứng từ ghi trực tiếp vào Sổ Cái

Đối với các chứng từ có liên quan vào sổ, thẻ kế toán chi tiết thì được ghi chép vào các sổ thẻ có liên quan Cuối tháng, cộng các sổ thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào sổ, thẻ kế toán chi tiết để lập Bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với Sổ Cái

Số liệu tổng cộng ở Sổ Cái và một số chi tiêu chi tiết trong Nhật ký- Chứng từ, Bảng kê và các Bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính

1.3.4 Hình thức chứng từ ghi sổ

1.3.4.1 Đặc trưng cơ bản

Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là Chứng từ ghi sổ.Việc ghi sổ kế toán bao gồm:

- Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ

- Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái

Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế

Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm( theo

số thứ tự trong Sổ Đăng kí chứng từ ghi sổ) và có chứng từ kế toán đính kèm, phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán

Sổ, thẻ kế toán chi tiết(tk156, 131 )

Bảng cân đối số phát sinh

BÁO CÁO TÀI CHÍNH

Chứng từ kế toán( HĐGTGT,phiếu thu,phiếu chi, PXK,PNK )

(1) Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng lọai đã được kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập Chứng từ ghi sổ Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào Sổ Cái Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập Chứng

từ ghi sổ được dùng để ghi vào Sổ Thẻ kế toán chi tiết có liên quan

(2) Cuối tháng, phải khóa sổ tính tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, tính ra tổng số phát sinh Nợ

và tổng số phát sinh Có và số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái Căn cứ vào Sổ Cái lập Bảng cân đối số phát sinh

(3) Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết( được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính.Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh

Có của tất cả các tài khoản trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng Tổng số tiền phát sinh trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ.Tổng số dư Nợ và Tổng số

dư Có của các tài khoản trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau, và số dư của từng tài khoản trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên Bảng tổng hợp chi tiết

1.3.5 Hình thức Kế toán trên máy vi tính

1.3.5.1 Đặc trưng cơ bản

Công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định trên đây Phần mềm

kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ

sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định

1.3.5.2 Các loại sổ sử dụng

Phần mềm kế toán được thiết kế theo Hình thức kế toán nào thì sẽ có các loại

sổ của hình thức kế toán đó nhưng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay

1.3.5.3 Trình tự ghi sổ

Sơ đồ 1.12 Trình tự ghi sổ hình thức kế toán trên máy vi tính

Ghi chú:

Nhập số liệu hàn ngày

In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm

Đối chiếu, kiểm tra

PHẦN MỀM KẾ TOÁN

MÁY VI TÍNH -Báo cáo tài chính

-Báo cáo kế toán quản trị

SỔ KẾ TOÁN-Sổ tổng hợp-Sổ chi tiết

(1) Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng

từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản

ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán

Theo quy trình của phần mềm kế toán các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp( Sổ Cái hoặc Nhật ký- Sổ Cái )và các sổ thẻ kế toán chi tiết liên quan

(2) Cuối tháng( hoặc bất kỳ thời điểm nào cần thiết) kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ( cộng sổ) và lập báo cáo tài chính Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ Người làm kế toán có thể kiểm tra đối chiếu

số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy

Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy đinh

Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN VẬT TƯ VÀ THIẾT BỊ PHÒNG CHÁY

CHỮA CHÁY THANH NHÀN

2.1 Khái quát chung về công ty trách nhiệm hữu hạn vật tư và thiết bị phòng cháy chữa cháy Thanh Nhàn

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển công ty trách nhiệm hữu hạn vật

tư và thiết bị phòng cháy chữa cháy Thanh Nhàn

Công ty TNHH vật tư và thiết bị PCCC Thanh Nhàn được thành lập từ năm

2007 Tính đến nay năm 2011 công ty đã hoạt động được 4 năm.Trong 4 năm qua công ty đã gặp khômg ít khó khăn do vừa mới ra nhập, chưa có chỗ đứng trên thị trường, thiếu kinh nghiệm trong công tác tổ chức quản lý, khách hàng còn hạn chế, đối thủ cạnh tranh lại nhiều nhưng ban giám đốc cùng với toàn thể cán bộ công nhân viên trong công ty đã lỗ lực hết mình để duy trì sự hoạt động và xây dựng công ty phát triển như ngày hôm nay

Công ty TNHH vật tư và thiết bị PCCC Thanh Nhàn là doanh nghiệp hoạt động theo luật doanh nghiệp, sau đây goị là “công ty” được đăng ký kinh doanh tại

Sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hải Phòng – công ty là doanh nghiệp trong đó các thành viên cùng góp vốn và chỉ chịu trách nhiệm về các khoản nợ, các nghĩa vụ tài sản khác của doanh nghiệp trong phạm vi số vốn đã cam kết góp vào doanh nghiệp Công ty là doanh nghiệp có tư cách pháp nhân đầy đủ , có con dấu và được

mở tài khoản tại Ngân hàng, được nhà nước công nhận sự tồn tại lâu dàivà tính sinh lợi hợp pháp của việc kinh doanh Mọi hoạt động của công ty đều phải tuân theo quy định của pháp luật

- Tên công ty: Công ty TNHH vật tư và thiết bị phòng cháy chữa cháy

Thanh Nhàn.

- Tên giao dịch quốc tế: THANH NHAN FIRE PREVENTING FIGHTING

MATERIAL & EQUIPMENT COMPANY LIMITED

- Tên viết tắt: THANH NHAN FPFME CO., LTD

- Trụ sở chính: Số 98A Trần Nguyên Hãn, phường Trần Nguyên Hãn,

Quận Lê Chân, Thành Phố Hải Phòng

Bảng 2.1 Tình hình biến động của một số chỉ tiêu trong các năm 2011, 2012

1 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 685.528.159 914.037.545

(Nguồn: Phòng kế toán công ty)Qua bảng số liệu trên ta thấy những kết quả mà công ty đạt được đã thể hiện

mô hình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty là có hiệu quả Công ty đã không ngừng phát triển, mở rộng mạng lưới kinh doanh, khai thác triệt để khả năng hiện có để tạo dựng mạng lưới tiêu thụ hàng hóa ở các tỉnh và giải quyết việc làm cho nhân viên, phục vụ nhu cầu phát triển của công ty

2.1.2 Đặc điểm và hoạt động kinh doanh chủ yếu của công ty trách nhiệm hữu hạn vật tư và thiết bị phòng cháy chữa cháy Thanh Nhàn.

2.1.2.1 Tổ chức bộ máy của công ty

Bộ máy tổ chức của công ty được thực hiện theo phương pháp quản lý trực tiếp Bao gồm:

• Hội đồng sáng lập viên: là các cá nhân tổ chức góp vốn vào công ty Công ty phải lập sổ đăng ký thành viên với nội dung quy định tại điều 28 luật doanh nghiệp Sổ đăng ký thành viên được lưu trữ tại trụ sở chính của công ty

• Giám đốc công ty: Do hội đồng sáng lập viên bầu ra và là người điều hành hoạt động kinh doanh của công ty Giám đốc còn phải chịu trách nhiệm trước hôị đồng sáng lập viên về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình.

• Phòng kế toán: Theo dõi toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh, công nợ, các khoản đầu tư và phản ánh kết quả kinh doanh của công ty thông qua việc ghi chép bằng sổ sách, bằng các phần mềm chuyên dụng nhằm tham mưu cho giám đốc trong lĩnh vực tài chính kế toán.Đồng thời lập kế hoạch thu chi hàng năm thực hiện chế độ báo cáo tài chính theo đúng quy định, thực hiện các nghĩa vụ đối với nhà nước

• Phòng kinh doanh: có nhiệm vụ lên kế hoạch tiêu thụ sản phẩm, giám sát việc bán hàng, tích cực phát triển mạng lưới tiêu thụ, đẩy mạnh công tác tiếp thị, giới thiệu sản phẩm nâng cao hiệu quả kinh doanh

• Phong tư vấn thiết kế: là bộ phận chịu trách nhiệm tư vấn, thiết kế lắp đặt các thiết bị phòng cháy chữa cháy, phụ tùng máy móc đồng thời thiết kế bố trí nơi lắp đặt sao cho đúng kỹ thuật và đạt hiệu quả nhất

• Đội thi công: thực hiện việc thi công lắp đặt máy móc, thiết bị cho khách hàng đảm bảo đúng kỹ thuật và an toàn cho người sử dụng, sử chữa, bảo dưỡng, bảo trì máy móc thiết bị góp phần nâng cao năng suất lao động, đảm bảo chất lượng và hiệu quả sản xuất kinh doanh

• Xưởng cơ khí: là bộ phận phụ trách lĩnh vực gia công cơ khí, tráng phủ kim loại, gia công các bộ phận của các thiết bị phòng cháy chữa cháy

SƠ ĐỒ 2.1: BỘ MÁY QUẢN LÝ:

-Bán buôn máy móc, thiết bị phụ tùng tàu biển

- Bán buôn máy móc, thiết bị phụ tùng máy

- Bán buôn máy móc, thiết bị điện (máy phát điện, động cơ điện, dây điện và các thiết bị khác dùng trong mạch điện)

- Gia công cơ khí, xử lý, tráng phủ kim loại

Phòng kế toán

mọi công việc trong phòng kế toán và nắm bắt được tình hình tài chính kế toán của công ty.

Phòng kế toán của công ty có 6 người bao gồm 1 kế toán trưởng và 5 kế toán viên Các kế toán viên mỗi người chịu trách nhiệm về một phần hành kế toán khác nhau nhưng lại có mối liên quan chặt chẽ với nhau trong công việc

SƠ ĐỒ 2.2: BỘ MÁY KẾ TOÁN

*Ghi chú:

Quan hệ quản lýQuan hệ làm việc

- Kế toán trưởng: là người đứng đầu, chịu trách nhiệm về sổ sách kế toán công

ty, tổng hợp các báo cáo kế toán của các bộ phận kế toán, kiểm tra đôn đốc quản lý

kế toán viên, lập các kế hoạch tài chính giúp giám đốc có quyết định đúng đắn

- Thủ kho: ghi chép, phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu, công

cụ dụng cụ

- Kế toán tiền lương, và các khoản trích theo lương: theo dõi và thanh toán lương cho cán bộ công nhân viên, trích BHXH,BHYT,KPCĐ,BHTN theo đúng quy định

- Kế toán TSCĐ: theo dõi tình hình tăng giảm tài sản cố địnhtrong doanh nghiệp và thực hiên trích khấu hao

- Kế toán công nợ: theo dõi tình hình công nợ, các khoản phải thu khách hàng

và tình trạng thanh toán của công ty

- Kế toán tiền mặt, thủ quỹ, tiền gửi: theo dõi tình hình thu chi tiền mặt, tình

hình biến động tăng giảm tiền gửi ngân hàng đồng thời quản lý quỹ.

Kế toán TM, TGNH