Tổ chức thực hiện công tác ủy thác giao nhận lô hàng ổ bi công nghiệp nhập khẩu nguyên container tại công ty TNHH giao nhận và vận tải key line

CHƯƠNG I: Lý luận chung về giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu1.1 VẬN TẢI BIỂN VÀ VAI TRÒ CỦA VẬN TẢI BIỂN TRONG XUẤT NHẬP KHẨU HÀNG HÓA 1.1.1 Khái niệm về ngành vận tải biển Vận tải biển

LỜI CẢM ƠN

Em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến thầy giáo Đặng Công Xưởng đã tậntình hướng dẫn, chỉ bảo trong suốt thời gian vừa qua Đồng thời em cũng gửi lờicảm ơn đến Công ty TNHH Giao nhận và vận tải Keyline đã tạo điều kiện cho

em có cơ hội được thực tập tại công ty, được tiếp xúc trực tiếp với các vấn đềthực tế để em hoàn thành đồ án này

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan toàn bộ đồ án tốt nghiệp này là do bản thân em trực tiếptìm hiểu, nghiên cứu và hoàn thiện Và phải kể đến sự giúp đỡ nhiệt tình củathầy giáo Đặng Công Xưởng và sự hỗ trợ của Công ty TNHH Giao nhận và vậntải Keyline

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 6

CHƯƠNG I: Lý luận chung về giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu 8

1.1 VẬN TẢI BIỂN VÀ VAI TRÒ CỦA VẬN TẢI BIỂN TRONG XUẤT NHẬP KHẨU HÀNG HÓA 8

1.1.1 Khái niệm về ngành vận tải biển 8

1.1.2 Đặc điểm của vận tải biển trong thương mại quốc tế 8

1.1.3 Vai trò của vận tải đường biển 10

1.2 LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC GIAO NHẬN TRONG VẬN CHUYỂN ĐƯỜNG BIỂN 13

1.2.1 Khái niệm về giao nhận 13

1.2.2 Các loại dịch vụ giao nhận hàng hóa 13

1.3 QUY ĐỊNH CỦA PHÁP LUẬT VÀ CÁC CHỨNG TỪ LIÊN QUAN ĐẾN CÔNG TÁC GIAO NHẬN 16

1.3.1 Căn cứ pháp lý 16

1.3.2 Quyền hạn, nghĩa vụ và trách nhiệm của người giao nhận 18

1.4 CÁC BƯỚC TIẾN HÀNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA 33

1.4.1 Giao nhận hàng hóa xuất khẩu 33

1.4.2 Giao nhận hàng hóa nhập khẩu 35

CHƯƠNG II: Giới thiệu về Công ty TNHH Giao nhận và Vận tải KeyLine 39

2.1 GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN VÀ VẬN TẢI KEYLINE 39

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển 39

2.1.2 Nhân sự và cơ cấu tổ chức 43

2.2 TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH GIAI ĐOẠN CUỐI NĂM 2012-2014 46

CHƯƠNG III: Tiến hành công tác giao nhận lô hàng ổ bi công nghiệp nhập khẩu nguyên container tại công ty Key Line 50

3.1 QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG Ổ BI CÔNG NGHIỆP NHẬP KHẨU NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH GIAO

NHẬN VÀ VẠN TẢI KEYLINE 50

3.1.1 Sơ đồ quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container 50

3.1.2 Các bước cụ thể của quy trình giao nhận hàng nguyên container nhập khẩu: 51

3.1.3 Bảng hạch toán tài chính cho công tác giao nhận lô hàng ổ bi công nghiệp nhập khẩu 56

3.2 ĐÁNH GIÁ CÔNG TÁC GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU CỦA CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN VÀ VẬN TẢI KEY LINE 56

3.2.1 Thuận lợi 56

3.2.2 Hạn chế 57

3.2.3 Một số biện pháp đối với công ty 57

KẾT LUẬN 59

PHỤ LỤC 55

DANH MỤC BẢNG

Bảng 1 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Giao Nhận

và Vận Tải Key Line giai đoạn cuối 2012- 2014

41

Bảng 2 Cơ cấu giá trị giao nhận hàng xuất nhập khẩu của công ty

TNHH Giao Nhận và Vận Tải Key Line giai đoạn cuối

2012-2014

41

Hiện nay, sau hơn 20 năm thực hiện chính sách mở cửa, nền kinh tế ViệtNam đã và đang có những bước tiến vượt bậc, khối lượng hàng hoá giao dịchvới các nước khác tăng lên đáng kể Nhất là khi Việt Nam gia nhập WTO thìhoạt động xuất nhập khẩu càng được đẩy mạnh Trước xu thế đó, vận tải quốc tếđang khẳng định rõ vai trò là tiền đề trong sự ra đời và phát triển của thương mạiquốc tế Trong đó, không thể không đề cập đến các công ty giao nhận, đóng vaitrò mắt xích liên kết những nhà xuất khẩu, nhập khẩu và các công ty vận tải,gánh vác một phần công việc giúp cho người kinh doanh xuất nhập khẩu có thểyên tâm hoạt động

Hiện tại ở Việt Nam có khoảng trên 2000 công ty giao nhận với tốc độphát triển rất nhanh, thị trường cạnh tranh quyết liệt Giao nhận hàng hóa là mộtlĩnh vực góp phần tích lũy ngoại tệ, là một mắt xích quan trọng cho việc lưuthông hàng hóa diễn ra liên tục, nhanh chóng, đảm bảo việc kinh doanh của cácdoanh nghiệp được thuận lợi, đồng thời góp phần tăng thêm mối quan hệ ngoạigiao với các nước khác trên thế giới Dịch vụ giao nhận vận tải hàng hoá quốc tếgắn liền với sự phát triển kinh tế của mỗi nước Việc nghiên cứu một cách có hệthống các vấn đề liên quan đến giao vận tải hàng hoá quốc tế đang là một yêucầu cấp thiết đối với những cán bộ làm công tác giao nhận vận tải, xuất nhậpkhẩu hàng hoá

Nhận thức được tầm quan trọng của việc phát triển ngành dịch vụ giaonhận vận tải kết hợp với những kiến thức em đã tìm hiểu được tại Công tyTNHH Giao Nhận và Vận Tải Key Line, em nhận thấy hoạt động giao nhận

hàng hoá nhập khẩu bằng đường biển luôn đóng một vai trò quan trọng, đem lạidoanh thu và lợi nhuận cao.Vì vậy, đó là lý do mà em đã chọn đề tài báo cáo

thực tập: “Tổ chức thực hiện công tác ủy thác giao nhận lô hàng ổ bi công nghiệp nhập khẩu nguyên container tại Công ty TNHH Giao Nhận và Vận Tải Key Line”.

Dưới đây là đồ án tốt ngiệp do em tìm hiểu và thực hiện dưới sự hướngdẫn và giúp đỡ của thầy Đặng Công Xưởng Bài thiết kế của em gồm các nộidung chính sau:

Chương 1: Lý luận chung về giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu

Chương 2: Giới thiệu về công ty TNHH Giao nhận và Vận tải KeyLineChương 3: Tiến hành công tác giao nhận hàng ổ bi công nhiệp nhập khẩunguyên container tại công ty TNHH vận tải và giao nhận Keyline

Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện đề tài dù đã cố gắng nhiều nhưng dohạn chế về kiền thức và thời gian, sự non nớt về kinh nghiệm nên những thiếusót trong bài đồ án này là không thể tránh khỏi Kính mong nhận được những lờinhận xét góp ý của quý thầy cô và quý công ty để bài đồ án tốt nghiệp của emđược hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

CHƯƠNG I: Lý luận chung về giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu

1.1 VẬN TẢI BIỂN VÀ VAI TRÒ CỦA VẬN TẢI BIỂN TRONG XUẤT NHẬP KHẨU HÀNG HÓA

1.1.1 Khái niệm về ngành vận tải biển

Vận tải biển là dịch chuyển hàng hóa, hành khách trên các tuyến đườngbiển có liên quan đến việc sử dụng kết cấu hạ tầng và phương tiện vận tải biển,

đó là việc sử dụng các khu đất, khu nước gắn liền với các tuyến đường biển, nốiliền các quốc gia, các vùng lãnh thổ hoặc các khu vực trong phạm vi một quốcgia và được sử dụng tàu biển, các thiết bị xếp dỡ

Vận tải biển ra đời khá sớm so với các phương thức vận tải khác Từ lâu,con người đã biết sử dụng biển là tuyến đường giao lưu, buôn bán giữa các vùngmiền, các quốc gia Cho đến nay, vận tải biển trở thành ngành vận tải hiện đạitrong hệ thống vận tải quốc tế

Vận tải biển có thể phục vụ, chuyên chở tất cả các loại hàng hóa trongbuôn bán, vận tải quốc tế

Các tuyến đường vận tải biển đa số là các tuyến đường giao thông tựnhiên Khả năng chyên chở của vận tải biển rất lớn Nhìn chung, năng lựcchuyên chở của công cụ vận chuyển đường biển (đội tàu) không bị hạn chế nhưcác phương thức vận tải khác

1.1.2 Đặc điểm của vận tải biển trong thương mại quốc tế

1.1.2.1 Ưu điểm của vận tải biển

Vận tải đường biển đóng vai trò quan trọng trong thương mại quốc tế vì

nó có những ưu điểm nổi bật sau:

- Vận tải đường biển có năng lực vận chuyển lớn: phương tiện trong vậntải đường biển là các tàu có sức chở rất lớn, lại có thể chạy nhiều tàu trong cùngmột thời gian, trên cùng một tuyến đường, thời gian tàu nằm chờ tại các cảnggiảm nhờ sử dụng container và các phương tiện xếp dỡ hiện đại nên khả năngthông qua của một cảng biển rất lớn

- Vận tải biển thcíh hợp cho việc vận chuyển hầu hết các loại hàng trongthương mại quốc tế Đặc biệt thích hợp và hiệu quả là các loại hàng rời giá trịthấp như: than đá, quặng, ngũ cốc, phốt pho, dầu mỏ,…

- Chi phí đầu tư xây dựng các tuyến đường hàng hải thấp: các tuyếnđường hàng hải hầu hết là các tuyến đường tự nhiên, không đòi hỏi nhiều vốn,nguyen vật liệu, sức lao động để xây dựng, duy trì, bảo quản, trừ việc xây dựngcác kênh đào và hải cảng

- Giá thành vận tải biển rất thấp: Giá thành vận tải biển thuộc loại thấpnhất trong các phương tiện vận tải do trọng tải tàu biển lớn, cự ly vận chuyểntrung bình lớn, biên chế ít nên năng suất lao động trong ngành vận tải biển cao.Nhiều tiến bộ khoa học và kỹ thuật trong vận tải và thông tin được áp dụng nêngiá thành vận tải biển có xu hướng ngày càng hạ

- Tiêu thụ nhiên liệu trên một tấn trọng tải thấp, chỉ cao hơn vận tảiđường sông một ít

1.1.2.2 Những mặt còn hạn chế của ngành vận tải biển

- Tốc độ của các loại tàu biển tương đối thấp, tốc dộ của các tàu biển chỉđạt khoảng 14-20 hải lý/giờ Tốc độ này là thấp so với tốc độ của máy bay, tàuhỏa Về mạt kỹ thuật, người ta có thể đóng các tàu biển có tốc độ cao hơn nhiều,nhưng đối với các tàu chở hàng, người ta phải duy trì một tốc độ kinh tế nhằmlàm giảm giá thành vận tải

- Vận tải biển chịu tác động của điều kiện tự nhiên như: mưa, bão, songthần,… vì quãng đường dài, phải qua nhiều vùng khí hậu khác nhau Các yếu tốthiên nhiên diễn ra không tuân theo một quy luật nhất định nào Vì vậy, mặc dùkhoa học kỹ thuật phát triển, có thể dự báo được thời tiết nhưng rủi ro vẫn có thểxảy ra Đặc biệt trong điều kiện thời tiết khí hậu hiện nay có nhiều biến đổi bấtthường, các hiện tượng thiên nhiên xảy ra ngày càng nhiều, nhất là các cơn bãonên tổn thất hàng hải cũng dễ xảy ra hơn

- Trong quá trình vận chuyển, đôi khi rủi ro đâm va hoặc trục trặc kỹthuật do sai sót trong việc thiết kế, chế tạo, bảo dưỡng tàu cũng có thể xảy ra

Các tàu biển hoạt động tương đối độc lập giữa vùng không gian rộng lớn, nếuxảy ra sự cố thì việc cứu hộ, cứu nạn kịp thời rất khó khăn Mặt khác, thị trườnghàng hải thường rất lớn và nhất là hiện nay, số lượng tàu đưa vào khai thácnhiều, trọng tải tàu ngày càng lướn và giá trị hàng háo ngày càng cao nên nếurủi ro xảy ra thì tổn thất là khôn lường.

- Đường vận tải dài nên các tàu phải dừng chân ở nhiều cảng khác nhau,

do đó phải chịu ảnh hưởng bởi pháp luật của các quốc gia đó Nhất là quốc gia

có chiến tranh, đình công, quan hệ ngoại giao không tốt với các quốc gia sở hữutàu hoặc hàng hóa chuyên chở trên tàu

- Người chuyên chở cũng có thể gây ra tổn thất hàng hóa do sai sót.Tuyệt đại bộ phận về các loại hàng vận chuyển bằng đường biển và luật hànghải các quốc gia trên thế giới, kể cả hàng hải Việt Nam, đều cho phép ngườichuyên chở giới hạn trách nhiệm bồi thường Vì vậy, các nhà xuất nhập khẩunhiều khi không bù đắp được thiệt hại xảy ra

Để kịp thời khác phục những rủi ro, tổn thất, một mặt, người ta ngày cànghiện đại hóa, nâng cao chất lượng các đội tàu, mặt khác phải tiến đến một biệnpháp hữu hiệu để giải quyết các thiệt hại bằng cách bù đắp kinh tế, đó là thôngqua bảo hiểm – hình thức phân tán rủi ro theo nguyên lý cộng đồng

1.1.3 Vai trò của vận tải đường biển

Vận tải biển đóng vai trò quan trọng nhất trong việc vận chuyển hàng hóangoại thương, chiếm tới 80% khối lượng hàng hóa trong buôn bán quốc tế Sảnlượng hàng hóa vận chuyển hàng năm đạt 6.000 tỷ tấn và khối lượng luânchuyển đạt khoảng 25.000 tỷ tấn/hải lý

1.1.3.1 Vận tải biển là yếu tố không thể tách rời thương mại quốc tế.

Thương mại quốc tế và vận tải nói chung, vận tải đường biển nói riêng cómối quan hệ chặt chẽ và hữu cơ với nhau Vận tải được phát triển trên cơ sở sảnxuất và trao đổi hàng hóa Ngược lại vận tải phát triển sẽ làm giảm giá thànhchuyên chở, tạo điều kiện thuận lợi cho việc mở rộng thị trường tiêu thụ quốc tế,

tự do hóa thương mại, thúc đẩy sản xuất phát triển Thực tiễn trong thương mạicho thấy, hợp đồng mua bán hàng hóa có vai trò quan trọng và liên quan chăctjchẽ đến hợp đồng vận tải, thậm chí bao gồm cả hợp đồng vận tải, vì hợp đồngmua bán hàng hóa la cơ sở pháp lý điều chỉnh quan hệ giữa người bán và ngườimua, còn hợp đồng vận tải điều chỉnh quan hệ pháp lý giữa người chuyên chở vàngười thuê chở, mà người thuê chở là người bán hoặc người mua, lại phụ thuộcvào quy định hợp đồng mua bán hàng hóa.

1.1.3.2 Vận tải đường biển thúc đẩy buôn bán quốc tế phát triển.

Khối lượng hàng hóa lưu chuyển giữa hai nước phụ thuộc vào diều kiện:Tiềm năng kinh tế của hai nước, sự chuyên môn hóa và hợp tác hóa sản xuất củamỗi nước trong phân công lao động quốc tế, tình hình chính trị, điều kiện và khảnăng vận tải giữa hai nước đó

Do tiến bộ khoa học kỹ thuật và tăng năng suất lao động trong ngành vậntải mà giá cước trung bình trong vận tải quốc tế có xu hướng giảm xuống vậntải đường biển có ưu điểm cước phí rẻ, vì vậy vận tải đường biển làm tăng khốilượng hàng hóa luân chuyển trong buôn bán quốc tế, nói khác đi nó thúc đẩybuôn bán quốc tế phát triển

1.1.3.3 Vận tải đường biển phát triển góp phần làm thay đổi hàng hóa và cơ cấu thị trường buôn bán quốc tế

Trước đây vận tải đường biển chưa phát triển, công cụ vận tải thô sơ, sứcchở còn hạn chế, chi phí vận tải cao nên hạn chế việc mở rộng mua bán nhiềumặt hàng, đạc biệt là mặt hàng nguyên vật liệu Việc buôn bán giữa các nướcthời kỳ đótập trung vào các mặt hàng thành phẩm Sự ra đời của công cụ vận tảichuyên dung có trọng tải lớn, đặc biệt là sự phát triển của vận tải đường biển,mạng lưới các tuyến đường phát triển, đã cho phép hạ giá thành vận tải, đièu nàytạo điều kiện thuận lựoi cho việc mửo rộng chủng loại mạt hàngtrong buôn bánquốc tế

Trước đây, vận tải biển chưa phát triển, hàng hóa chỉ có thể bán cho cácnước lân cận, ví dụ như Việt Nam chỉ có thể trao đổi hàng hóa với Trung Quốc,

Lào, Campuchia, Thái Lan,… Ngày nay, vận tải đường biển đã phát triển, hànghoa có thể buôn bán ở bất cứ thị trường nào trên thế giới Vì vậy, vận tải đườngbiển góp phần thay đổi thị trường hàng hóa Những nước xuất khẩu có khả năngtiêu thụ sản phẩm của mình ở những nước xa xôi Ngước lại, những nước nhậpkhẩu có điều kiện lựa chọn thị trường cung cấp hàng hóa rộng rãi hơn Sự mởrộng thị trường và thay đổi cơ cấu thị trường trong buôn bán quốc tế được thểhiện ở cự ly chuyên chở trung bình trong vận tải dường biển quốc tế ngày càngtăng lên Năm 1980, cựly vận chuyển trung bình của vận tải đường biển quốc tế

là 3.601 hải lý, năm 1985 là 3.967 và năm 1990 là 4.285 hải lý (1hảilý=1,85km)

1.1.3.4 Vận tải đường biển tác động đến cán cân thanh toán quốc tế

Vận tải đường biển có tác dụng ảnh hưởng tích cực hoặc làm xấu đi cáncân thanh toán , chức năng phục vụ thể hiện ở chỗ vận tải quốc tếđảm bảo nhucầu chuyên chở hàng hóa xuất nhập khẩu ở mỗi nước Chức năng kinh doanh thểhiện trong việc thực hiện xuất nhập khẩu sản phẩm vận tải đường biển Xuấtkhẩu sản phẩm vận tải là một hình thức xuất khẩu vô hình rất quan trọng Thuchi ngoại tệ về vận tải đường biển và các dịch vụ liên quan đến vận tải đườngbiển là một bộ phận quan trọng trong cán cân thanh toán quốc tế Phát triển vậntải, dặc biệt là phát triển đội tàu buôn có tác dụng tăng thêm nguồn thu ngoại tệbằng cách hạn chế nhập khẩu sản phẩm vận tải Do đó, vận tải có ảnh hưởng tíchcực đến cán cân thanh toán quốc tế Nếu vận tải đường biển của một nước khôngđáp ứng được nhu cầu chuyên chở hàng hóa ngoại thương thì phải chi ra mộtlượng ngoại tệ nhất định để nhập khẩu sản phẩm vận tải Sự thiếu hụt trong cáncân xuất nhập khẩu sản phẩm vận tải ảnh hưởng đến cán cân thanh toán quốc tế.Trái lại, dư thừa cán cân thanh toán về vận tải có thể bù đắp một phần thiếu hụttrong cán cân mậu dịch nới riêng và cán cân thanh toán quốc tế nói chung

1.2 LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC GIAO NHẬN TRONG VẬN CHUYỂN ĐƯỜNG BIỂN

1.2.1 Khái niệm về giao nhận

Theo quy tắc mẫu của FIATA về dịch vụ giao nhận, dịch vụ giao nhậnđược định nghĩa như là “bất kỳ loại dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gomhàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói hay phân phối hàng hóa cũng như cũng nhưcác dịch vụ tư vấn hay có liên quan đến các dịch vụ trên, kể cả các vấn đề hảiquan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán, thu thập chứng từ liên quan đến hànghoá” Theo luật thương mại Việt nam thì “Giao nhận hàng hoá là hành vi thươngmại, theo đó người làm dịch vụ giao nhận hàng hoá nhận hàng từ người gửi, tổchức vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm các thủ tục giấy tờ và các dịch vụ khác

có liên quan để giao hàng cho người nhận theo sự uỷ thác của chủ hàng, củangười vận tải hoặc của người giao nhận khác”

Nói một cách ngắn gọn, giao nhận là tập hợp những nghiệp vụ, thủ tục cóliên quan đến quá trình vận tải nhằm thực hiện việc di chuyển hàng hóa từ nơigửi hàng (người gửi hàng) đến nơi nhận hàng (người nhận hàng) Người giaonhận có thể làm các dịch vụ một cách trực tiếp hoặc thông qua đại lý và thuêdịch vụ của người thứ ba khác

Căn cứ vào vai trò của người giao nhận, chúng ta có thể hiểu hoạt độnggiao nhận là tập hợp các nghiệp vụ bao gồm từ việc chuẩn bị hàng hóa, kho bãi

và các thủ tục liên quan đến việc dịch chuyển hàng hóa từ người bán đến ngườimua

1.2.2 Các loại dịch vụ giao nhận hàng hóa

Người giao nhận có thể làm các dịch vụ một cách trực tiếp hoặc thông quađại lý hoặc thuê dịch vụ của người thứ ba khác Dịch vụ giao nhận hàng hóa baogồm bốn loại thông dụng trên thế giứoi hiện nay là:

1.2.2.1 Loại dịch vụ thay mặt người gửi hàng (người xuất khẩu)

Theo những chỉ dẫn của người gửi hàng, người giao nhận thực hiện cácdịch vụ sau đây:

- Chọn tuyến đường, phương thức vận tải và người chuyên chở thíchhợp

- Nhận hàng và cung cấp các chứng từ thích hợp như: giấy chứng nhậnhàng của người giao nhận, giấy chứng nhận chuyên chở của người giao nhận …

- Nghiên cứu các điều khoản trong tín dụng thư và tất cả những luật lệcủa chính phủ áp dụng vào việc giao hàng của nước xuất khẩu, nước nhập khẩu

và bất kì nước quá cảnh nảo và chuẩn bị các chứng từ cần thiết

- Đóng gói hàng hóa (trừ phi việc này do người gửi hàng làm trước khigiao hàng cho người giao nhận) Có tính đến tuyến đường, phương thức vận tải,bản chất của hàng hóa và những luật lệ áp dụng nếu có ở nước xuất khẩu, nướcquá cảnh và nước gửi hàng đến

- Lo liệu việc lưu kho hàng hóa nếu cần

- Cân đo hàng hóa

- Mua bảo hiểm cho hàng hóa nếu người gửi hàng yêu cầu

- Vận tải hàng hóa tới cảng, thực hiện việc khai bảo hải quan, các thủtục chứng từ liên quan và giao hàng cho ngừoi chuyên chở

- Thực hiện việc giao dịch ngoại hối nếu có

- Thanh toán phí và các chi phí bao gồm cả tiền cước

- Nhận vận đơn đã ký của nguuwòi chuyên chở giao cho người gửihàng

- Thu xếp việc chuyển tải trên dường nếu cần thiết

- Giám sát việc vận tải hàng hóa trên đường gửi đến người nhận hàngthông qua các mối liên hệ với người chuyên chở và đại lý của người giao nhận ởnước ngoài

- Ghi nhận những tổn thất của hàng hóa nếu có

- Giúp đỡ người gửi hàng tiến hành khiếu nại với người chuyên chở vềtổn thất hàng hóa nếu có

1.2.2.2 Loại dịch vụ thay mặt người nhận hàng (người nhập khẩu)

Theo những chỉ dẫn giao hàng của khách hàng, người giao nhận sẽ:

- Thay mặt người nhận hàng giám sát việc vận tải hàng hóa khi ngườinhận hàng lo liẹu việc vận tải hàng hóa

- Nhận và kiểm tra tất cả các chứng từ liên quan đến việc vận chuyểnhàng hóa

- Nhận hàng từ người chuyên chở và nếu cần thì thanh toán cước

- Thu xếp việc khai báo hải quan và trả lệ phí, thuế và nhưungx phíkhác cho hải quan và những cơ quan khác

- Thu xếp việc lưu kho quá cảnh nếu cần

- Giao nhậnhàng đã làm thủ tục hải quan cho người nhận hàng

- Giúp đỡ người nhận hàng tiến hành khiếu nại với người chuyên chở

về tổn thất hàng hóa nếu có

- Giúp người nhận hàng lưu kho và phân phối hàng hóa nếu cần

1.2.2.3 Dịch vụ giao nhận hàng hóa đặc biệt

Người giao nhận thường thực hiện giao nhận hàng bách hóa bao gồmnhiều loại thành phẩm, bán thành phẩm hay hàng sơ chế và nhưungx hàng hóagiao lưu trong buôn bán quốc tế Ngoài ra tùy theo yêu cầu của khách hàng,người giao nhận cũng có thể làm các dịch vụ đặc biệt như:

- Vận chuyển hàng công trình Việc này chủ yếu là vận chuyển máymóc, thiết bị… để xây dựng các công trình lớn như sân bay, nhà máy hóa chất,nahf máy thủy điện , cơ sở lọc dầu… từ nơi sản xuất đến công trường xây dựng.Việc di chuyển hàng hóa này cần phải có kế hoạch cẩn thận để dảm bảo giaohàng đúng thời hạn và có thể cần phải sử dụng cần cẩu loại nặng, xe vận tải, tàuchở hàng loại đặc biệt… Đây là một lĩnh vực chuyên môn hóa của người giaonhận

- Dịch vụ về vận chuyển hàng hóa treo trên mắc: Những quần áo maymặc được chuyên chở bằng những chiếc mắc áo treo trên giá trong những

container đặc biệt và ở nơi đến, được chuyển trực tiếp từ container và cửa hàng

để bày bán Cách này loại bỏ được việc phải chế biên slại quần áo nếu đóng nhồitrong container và đồng thời tránh được ẩm ướt, bui bặm…

- Triển lãm ở nước ngoài: Người giao nhận thường được người tổ chứctriển lãm giao cho việc chuyên chở hàng đến nơi triên lãm ở nước ngoài

1.2.2.4 Các loại dịch vụ khác

Ngoài những dịch vụ nêu trên, tùy thuộc vào yêu cầu của khách hàng,người giao nhận cũng có thể làm các dịch vụ khác nảy sinh trong quá trìnhchuyên chở và những dịch vụ đặc biệt như gom hàng (tâọ hợp những lô hàng lẻlại), có liên quan đến công trình, công trình khóa trao tay…

Người nhận cũng có thể thông báo cho khách hàngcủa mình về nhu cầutêu dung, những thị trường mới, tình hình cạnh tranh, chiến lược xuất khẩu,những điều khoản thích hợp cần đưa vào hợp đồng mua bán ngoại thương và nóichung là tất cả các vấn đề liên quan đến công việc kinh doanh của khách hàng.Người dân phải tuân thủ những chỉ dẫn đặc biệt của chủ hàng về phương thứcchuyên chở được sử dụng, về hình thức vận chuyển, về nơi cụ thể làm thủ tụchải quan ở nước đến khi giao hàng triển lãm, về những chứng từ cần lập,…

1.3 QUY ĐỊNH CỦA PHÁP LUẬT VÀ CÁC CHỨNG TỪ LIÊN QUAN ĐẾN CÔNG TÁC GIAO NHẬN

1.3.1 Căn cứ pháp lý

Căn cứ vào luật thương mại 2005 của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩaViệt Nam ban hành ngày 14/6/2005, trong đó qui định quyền hạn và trách nhiệmpháp lý về kinh doanh dịch vụ logistics

Nghị định 140/2007/NĐ-CP ngày 05/09/2007 của Chính phủ: Quy địnhchi tiết Luật Thương mại 2005 về điều kiện kinh doanh dịch vụ logistics và giớihạn trách nhiệm đối với thương nhân kinh doanh dịch vụ logistics

Luật Hải quan số 29/2001/QH10 ngày 29 tháng 6 năm 2001 và Luật số42/2005/QH11 ngày 14 tháng 6 năm 2005 sửa đổi, bổ sung một số điều của LuậtHải quan

Nghị định số 154/2005/NĐ-CP ngày 15 tháng 12 năm 2005 của Chínhphủ quy định thủ tục hải quan, chế độ kiểm tra, giám sát hải quan : Nghị địnhnày quy định chi tiết một số điều của Luật Hải quan số 29/2001/QH10 ngày 29tháng 6 năm 2001, Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Hải quan

số 42/2005/QH11 ngày 14 tháng 6 năm 2005 (gọi chung là Luật Hải quan)

về thủ tục hải quan, kiểm tra, giám sát hải quan

Quyết định số 103/2009/QĐ-TTg ngày 12/08/2009: Sửa đổi, bổ sung một

số điều Quyết định số 149/2005/QĐ-TT ngày 20 tháng 6 năm 2005 của Thủtướng Chính phủ về việc thực hiện thí điểm thủ tục hải quan điện tử

Thông tư số 194/2010/TT-BTC ngày 06/12/2010 của Bộ Tài chính Hướngdẫn về thủ tục hải quan; kiểm tra, giám sát hải quan; thuế xuất khẩu, thuế nhậpkhẩu và quản lý thuế đối với hàng hoá xuất khẩu, nhập khẩu

Thông tư 222/2009/TT-BTC ngày 25/11/2009 hướng dẫn thí điểm thủ tụchải quan điện tử

Thông tư số 172/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính ban hành quy định mứcthu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí, lệ phí trong lĩnh vực Hải quan

Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 ngày 29 tháng 11 năm 2005:Luật này quy định về giao dịch điện tử trong hoạt động của các cơ quan nhànước; trong lĩnh vực dân sự, kinh doanh, thương mại và các lĩnh vực khác dopháp luật quy định

Thông tư của bộ tài chính số 125/2004/TT-BTC ngày 24 tháng 12 năm

2004 hướng dẫn thủ tục hải quan đối với hàng hoá vận tải đa phương thức quốctế

Nghị định số 115/2007/NĐ-CP của Chính phủ ngày 05/07/2007 : Về điềukiện kinh doanh dịch vụ vận tải biển

Nghị định số 87/2009/NĐ-CP của Chính phủ về vận tải đa phương thứcNghị định số 89/2011/NĐ-CP của Chính phủ: Sửa đổi, bổ sung một sốđiều của Nghị định số 87/2009/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2009 của Chínhphủ về vận tải đa phương thức

1.3.2 Quyền hạn, nghĩa vụ và trách nhiệm của người giao nhận

1.3.2.1 Khái niệm về người giao nhận

Về người giao nhận, hiện tại chưa có một khái niệm thống nhất đượcQuốc tế công nhận Theo Liên đoàn Quốc tế các Hiệp hội giao nhận thì “Ngườigiao nhận là người lo toan để hàng hóa được chuyên chở theo hợp đồng ủy thác

và hoạt động vì lợi ích của người ủy thác mà bản thân anh ta không phải làngười vận tải”

Trong thương mại quốc tế, việc dịch chuyển hàng hóa từ người bán đếnngười mua thường phải trải qua nhiều hơn một phương thức vận tải với các thủtục xuất khẩu, nhập khẩu và những thủ tục khác liên quan Vì vậy xuất hiệnngười giao nhận với nhiệm vụ thu xếp tất cả những vấn đề thủ tục và cácphương thức vận tải nhằm dịch chuyển hàng hóa từ quốc gia này đến quốc giakhác một cách hợp lý và giảm thiểu chi phí

1.3.2.2 Ý nghĩa của hoạt động giao nhận

Để cho nền sản xuất xã hội phát triển một cách có hiệu quả, các nhà kinh

tế học từ xưa đã đưa ra ý tưởng là chuyên môn hóa lao động Phải có mối quan

hệ hợp tác với nhau thông qua các hoạt động kinh tế mà quan trọng nhất là việc

di chuyển tư bản, lao động và trao đổi hàng hóa giữa các khu vực, các quốc giavới nhau Nhờ đó các quốc gia có thể mở rộng khả năng sản xuất và tiêu dùngcủa mình, đồng thời nâng cao đời sống nhân dân Giao nhận là một khâu, mộtmắc xích quan trọng trong quá trình tái sản xuất ngành vận tải nói riêng và hoạtđộng xuất nhập khẩu nói chung, giúp cho việc lưu thông hàng hóa trên phạm vitoàn thế giới, góp phần thúc đẩy sản xuất phát triển, thúc đẩy việc nâng cao chấtlượng và hạ giá thành sản phẩm

Mạng lưới giao nhận ngày càng phủ khắp toàn cầu và hoạt động nhộnnhịp Các đại lý giao nhận cùng tạo một mạng lưới tương tự ở khắp các sân bay,cảng biển, các đầu mối vận tải, các thành phố,… đảm nhận một khối lượng lớnhàng hóa xuất nhập khẩu Việc ra đời các công ty giao nhận giúp cho các nhàxuất nhập khẩu đơn giản được những vấn đề mà lẽ ra họ phải thực hiện Công ty

giao nhận mang tính chuyên môn hơn, do đó thời gian thực hiện công việc sẽmau chóng hơn.

1.3.2.3 Vai trò, chức năng của người giao nhận trong thương mại quốc tế

Ngành giao nhận vận tải phát triển tất yếu kéo theo sự phát triển hệ thốngkết cấu hạ tầng cơ sở, đặc biệt là các công trình kết cấu hạ tầng trực tiếp phục vụcho giao nhận vận tải như bến cảng, hệ thống đường giao thông

Trong quá trình công nghiệp hóa hiện đại hóa đất nước cùng với sự tácđộng của tự do hóa thương mại quốc tế, các hoạt động giao nhận vận tải ngàymột tăng trưởng mạnh, góp phần tích lũy ngoại tệ, đẩy mạnh giao lưu kinh tế,nối liền các hoạt động kinh tế giữa các khu vực trong nước, giữa các nước vớinước ngoài làm cho nền kinh tế phát triển nhịp nhàng cân đối

Người làm dịch vụ giao nhận hàng hóa vừa là một nhà vận tải đa phươngthức, vừa là nhà tổ chức, nhà kiến trúc sư của vận tải Họ phải lựa chọn phươngtiện, người vận tải thích hợp, tuyến đường thích hợp có hiệu quả kinh tế nhất vàđứng ra trực tiếp vận tải hay tổ chức thu xếp quá trình vận tải của toàn chặng vớinhiều loại phương tiện vận tải khác nhau như tàu thủy, máy bay, ôtô… vậnchuyển qua nhiều nước và chịu trách nhiệm trực tiếp với chủ hàng

Vì vậy chủ hàng chỉ cần gõ một cửa, ký một hợp đồng vận tải với ngườigiao nhận nhưng hàng hoá được vận chuyển kịp thời, an toàn với giá cước hợp

lý từ cửa kho xuất khẩu tới cửa kho nhà nhập khẩu, tiết kiệm được thời gian,giảm chi phí vận chuyển và nâng cao được tính cạnh tranh của hàng hoá trên thịtrường quốc tế Sự phát triển của dịch vụ giao nhận hàng hoá ở một nước gắnliền với sự phát triển vận tải ở nước đó

Phát triển kinh doanh dịch vụ giao nhận vận tải quốc tế có một ý nghĩa hếtsức quan trọng, góp phần đẩy nhanh tốc độ giao lưu hàng hoá xuất nhập khẩuvới các nước trên thế giới, tạo điều kiện đơn giản hoá chứng từ, thủ tục thươngmại, hải quan và các thủ tục pháp lý khác, hấp dẫn các bạn hàng có quan hệ kinhdoanh với các doanh nghiệp trong nước, làm cho sức cạnh tranh của hàng hoá

trong nước trên thị trường quốc tế tăng đáng kể và tạo điều kiện cho đất nước cóthêm được nguồn thu ngoại tệ, cải thiện một phần cán cân tài chính của đấtnước Có thể nói việc phát triển dịch vụ giao nhận vận tải hàng hoá quốc tế gắnliền với sự phát triển kinh tế của nước đó.

Trước đây người giao nhận chỉ làm đại lý (Agent) thực hiện một số côngviệc do các nhà XNK ủy thác như xếp dỡ, lưu kho hàng hóa, làm các thủ tụcgiấy tờ, lo liệu vận tải nội địa, thủ tục thanh toán tiền hàng…

Song cùng với sự phát triển của thương mại quốc tế và tiến bộ kỹ thuậttrong ngành vận tải mà dịch vụ giao nhận cũng được mở rộng hơn Ngày nayngười giao nhận đóng vai trò quan trọng trong thương mại và vận tải quốc tế.Người giao nhận không chỉ làm các thủ tục hải quan hoặc thuê tàu mà còn cungcấp dịch vụ trọn gói về toàn bộ quá trình vận tải và phân phối hàng hoá Ngườigiao nhận đã làm những chức năng sau đây:

- Môi giới hải quan (Custom broker): Người giao nhận thay mặt người xuấtkhẩu, nhập khẩu để khai báo, làm thủ tục hải quan hay môi giới hải quan

- Làm đại lý (Agent): Người giao nhận nhận uỷ thác từ chủ hàng hoặc từngười chuyên chở để thực hiện các công việc khác nhau như nhận hàng, giaohàng, lập chứng từ thanh toán…trên cơ sở hợp đồng uỷ thác

Người giao nhận khi là đại lý:

+ Nhận uỷ thác từ một chủ hàng để lo những công việc giao nhận hàng hoáXNK, làm việc để bảo vệ lợi ích của chủ hàng, làm trung gian giữa người vớingười vận tải, người vận tải với người nhận hàng, người bán với người mua.+ Hưởng hoa hồng và không chịu trách nhiệm về tổn thất của hàng hoá, chỉchịu trách nhiệm về hành vi của mình chứ không chịu trách nhiệm về hành vicủa người làm thuê cho mình hay cho chủ hàng

- Lo liệu chuyển tải và tiếp gửi hàng hoá (Transhipment and on-carriage):Khi hàng hoá phải chuyển tải hoặc quá cảnh qua nước thứ ba, người giao nhận

sẽ lo liệu thủ tục quá cảnh hoặc tổ chức chuyển tải hàng hoá từ phương tiện vậntải này sang phương tiện vận tải khác hoặc giao hàng đến tay người nhận

- Lưu kho hàng hóa (Warehousing): Trong trường hợp phải lưu kho hànghóa trước khi xuất khẩu hoặc sau khi nhập khẩu, người giao nhận sẽ lo liệu việc

đó bằng phương tiện của mình hoặc thuê người khác và phân phối hàng hoá nếucần

- Người gom hàng (Cargo consolidator): Trong vận tải hàng hoá bằngcontainer, dịch vụ gom hàng là không thể thiếu được nhằm biến hàng lẻ thànhhàng nguyên để tận dụng sức chở của container và giảm cước phí vận tải Khi làngười gom hàng, người giao nhận có thể đóng vai trò là người chuyên chở hoặcchỉ là đại lý

- Người chuyên chở (Carrier): Ngày nay, trong nhiều trường hợp, ngườigiao nhận đóng vai trò là người chuyên chở, tức là người giao nhận trực tiếp kýhợp đồng vận tải với chủ hàng và chịu trách nhiệm các chuyên chở hàng hoá từmột nơi này đến một nơi khác Người giao nhận đóng vai trò là người thầuchuyên chở nếu anh ta ký hợp đồng mà không trực tiếp chuyên chở Dù là ngườichuyên chở gì thì vẫn phải chịu trách nhiệm về hàng hoá Trong trường hợp này,người giao nhận phải chịu trách nhiệm về hàng hoá trong suốt hành trình khôngnhững về hành vi lỗi lầm của mình mà cả những người mà anh ta sử dụng và cóthể phát hành vận đơn

- Người kinh doanh VTĐPT (Multimodal transport operator - MTO): Trongtrường hợp người giao nhận cung cấp dịch vụ vận tải đi suốt hoặc còn gọi là vậntải từ cửa đến cửa thì người giao nhận đóng vai trò là người kinh doanh VTĐPT(MTO) MTO thực chất là người chuyên chở, thường là chuyên chở theo hợpđồng và phải chịu trách nhiệm đối với hàng hoá

Với nhiều chức năng như vậy, người giao nhận thường được coi là “ kiếntrúc sư của vận tải” vì người giao nhận có khả năng tổ chức quá trình vận tảimột cách tốt nhất, an toàn nhất và tiết kiệm nhất

1.3.2.4 Địa vị pháp lý của người giao nhận

Địa vị pháp lý của người giao nhận ở các nước khác nhau được quy địnhkhông giống nhau

- Tại các nước theo luật tập tục (Common law) địa vị pháp lý dựa trên kháiniệm về đại lý Người giao nhận lấy danh nghĩa của người uỷ thác để giao dịchcho công việc của người uỷ thác.

Hoạt động của người giao nhận khi đó phụ thuộc vào những quy tắctruyền thống về đại lý như việc phải mẫn cán khi thực hiện nhiệm vụ của mình,phải trung thực với người uỷ thác, tuân theo những chỉ dẫn hợp lý của người uỷthác, mặt khác được hưởng những quyền bảo vệ và giới hạn trách nhiệm phùhợp với vai trò của một đại lý

- Tại các nước có luật dân sự (Civil law) thì địa vị pháp lý, quyền lợi vànghĩa vụ của những người giao nhận giữa các nước có khác nhau Thông thườngnhững người giao nhận ở những nước đó lấy danh nghĩa của mình giao dịch chocông việc của người uỷ thác, họ vừa là người uỷ thác vừa là đại lý Đối vớingười uỷ thác (người nhận hàng hay người gửi hàng) họ được coi là đại lý củangười uỷ thác và đối với người chuyên chở thì họ lại là người uỷ thác

1.3.2.5 Quyền hạn, nghĩa vụ và trách nhiệm của người giao nhận

*) Điều kiện kinh doanh chuẩn

Điều kiện kinh doanh chuẩn là các điều kiện kinh doanh do FIATA soạnthảo, trên cơ sở đó là chuẩn mực, là điều kiện tối thiểu cho các quốc gia, các tổchức giao nhận dựa vào đó để thực hiện các công việc giao nhận, đồng thời là cơ

sở để các quốc gia lập các điều kiện riêng cho phù hợp với điều kiện và hoàncảnh của mình

Về cơ bản nó gồm những nội dung sau:

- Người giao nhận phải thực hiện sự uỷ thác với sự chăm lo cần thiết nhằmbảo vệ lợi ích cho khách hàng

- Thực hiện sự uỷ thác của khách hàng cho việc thu xếp tất cả các điều kiện

có liên quan để tổ chức vận chuyển hàng hoá đến tay người nhận theo sự chỉ dẫncủa khách hàng

- Người giao nhận không chịu trách nhiệm và không đảm bảo về việc hànghoá sẽ đến địa điểm đích vào một ngày nhất định mà người giao nhận chỉ thực

hiện công việc của mình một cách mẫn cán hợp lý trong việc lựa chọn, tổ chứcvận chuyển để hàng hóa tới địa điểm đích một cách nhanh nhất.

- Người giao nhận chỉ chịu trách nhiệm về các tổn thất và thiệt hại xảy rađối với hàng hoá thuộc về lỗi lầm hay sai sót thuộc về chính bản thân mình hayngười làm công cho mình Người giao nhận không phải chịu trách nhiệm vềnhững tổn thất do bên thứ 3 gây lên nếu họ chứng tỏ được họ đã thực sự chămchỉ, cần mẫn trong việc lựa chọn và chỉ định bên thứ 3

*) Quyền hạn và nghĩa vụ của người giao nhận

- Chăm sóc chu đáo đối với hàng hoá mà người giao nhận được uỷ thác để

tổ chức vận chuyển, đồng thời người giao nhận phải thực hiện mọi sự chỉ dẫn cóliên quan đến hàng hoá

- Nếu người giao nhận là một đại lý thì người giao nhận phải hành độngtheo sự uỷ thác của bên giao đại lý

- Người giao nhận không chịu trách nhiệm về những tổn thất bị gây nên bởilỗi lầm của bên thứ 3 như người vận chuyển, bốc xếp, bảo quản… được ký kếtbằng các hợp đồng phụ

- Trường hợp người giao nhận là người uỷ thác thì ngoài các trách nhiệmnhư là một đại lý nói trên thì người giao nhận còn phải chịu trách nhiệm về hành

vi sơ suất của bên thứ 3 gây lên mà người giao nhận đã sử dụng để thực hiệnhợp đồng

- Trong hợp đồng vận tải đa phương thức thì người giao nhận đóng vai trò

là một bên chính khi thu gom hàng lẻ để gửi ra nước ngoài hay là người tự tổchức vận chuyển trong trường hợp này thì người giao nhận đóng vai trò như mộtđại lý hay người uỷ thác

- Trong các văn bản pháp luật của Việt Nam có quy định khá rõ ràng, chẳnghạn như người giao nhận không phải chịu trách nhiệm về những thiệt hại, tổnthất gồm:

+ Do lỗi của khách hàng hay người được khách hàng uỷ thác

+ Do lỗi của khách hàng hay người được khách hàng giao cho thực hiệnbốc xếp bảo quản hàng hoá

rõ hãng tàu nào là có uy tín, cước phí hợp lý, lịch tàu cụ thể,…

- Tiết kiệm được thời gian và chi phí phát sinh cho chủ hàng Sử dụng dịch

vụ giao nhận một mặt tạo điều kiện giảm nhân sự cho doanh nghiệp, nhất là khiviệc giao nhận là không thường xuyên Mặt khác do chuyên môn trong lĩnh vựcnày nên người giao nhận thường tiến hành các công đoạn một cách nhanh chóngnhất, tránh hiện tượng chậm trễ trong thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu

- Trong trường hợp hàng hóa phải chuyển tải dọc đường thì người giaonhận đảm trách việc này, giúp cho doanh nghiệp không phải có người đại diệntại nước chuyển tải cũng như đảm bảo sao cho hàng hóa bị tổn thất là ít nhất nếu

có trong quá trình chuyển tải hàng hóa

- Người giao nhận có thể thay mặt doanh nghiệp (nếu được ủy quyền) đểlàm các thủ tục khiếu nại với người vận chuyển hoặc cơ quan bảo hiểm khi xảy

ra tổn thất hàng hóa

- Người giao nhận cũng có thể giúp doanh nghiệp ghi chứng từ hợp lý cũngnhư áp mã thuế (nếu hàng hóa thuộc loại chịu thuế) sao cho số thuế mà doanhnghiệp phải nộp là hợp lý và ở mức tối thiểu

- Có thể nói sự phát triển của dịch vụ giao nhận ngày càng lớn rộng là do sựtiện lợi của dịch vụ này mang lại Qua đó cho ta thấy tầm quan trọng của giaonhận trong xuất nhập khẩu, nó vừa mang tính chuyên môn vừa giảm được chiphí xuất nhập khẩu, làm cho sản phẩm đến tay người tiêu dùng nhanh và giá cảthấp hơn Như vậy giao nhận cũng góp phần vào việc kích thích người tiêu dùng

và dẫn đến kết quả hoạt động của các công ty xuất nhập khẩu cũng phát triển

1.3.3 Chứng từ liên quan đến công tác giao nhận hàng hóa XNK bằng đường biển

1.3.3.1: Chứng từ sử dụng đối với hàng xuất khẩu.

Khi xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển, người giao nhận được ủy tháccủa người gửi hàng lo liệu cho hàng hóa từ khi thông quan cho đến khi hàng

Các chứng từ sử dụng trong quá trình này cụ thể như sau :

- 02 bản chính tờ khai hải quan hàng xuất khẩu

- 01 bản sao hợp đồng mua bán ngoại thương hoặc giấy tờ có giad trị

- 01 bản giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và giấy chứng nhận đăng ký

mã số doanh nghiệp (chỉ nộp 1 lần khi đăng ký làm thủ tục cho lô hàng đầu tiên

- 02 bản chính bản kê chi tiết hàng hóa (đối với hàng không đồng nhất) + Tờ khai hải quan

Tờ khai hải quan là một văn bản do chủ hàng, chủ pbương tiện khaibáo xuất trình cho cơ quan hải quan trước khi hàng hoặc phương tiện xuất hoặcnhập qua lãnh thổ quốc gia Thông lệ quốc tế cũng như pháp luật Viết Nam quyđịnh việc khai báo hải quan là việc làm bắt buộc đối với phương tiện xuất hoặcnhập qua cửa khẩu quốc gia Mọi hành vi vi phạm không khai báo hoặc khai báokhông trung thực đều bị cơ quan hải quan xử lý theo pháp luật hiện hành + Hợp đồng mua bán ngoại thương

Hợp đồng mua bán ngoại thương là sự thỏa thuận giữa nhữngđương sự có trụ sở kinh doanh ở các nước khác nhau, theo đó, bên xuất khẩu cónghĩa vụ chuyển vào quyền sở hữu của bên nhập khẩu một tài sản nhất định gọi

là hàng hóa Bên nhập khẩu có nghĩa vụ nhận hàng và trả tiền hàng + Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và giấy chứng nhận đăng ký

mã số doanh nghiệp

Trước đây doanh nghiệp XNK phải nộp giấy phép kinh doanh XNKloại 7 chữ số do Bộ Thuương mại cấp Hiện giờ tất cả các doanh nghiệp hội đủmột số điều kiện (về pháp lý, về vốn ) là có quyền xuất nhập khẩu trực tiếp + Bản kê chi tiết hàng hóa (Cargo list)

Bản kê chi tiết hàng hóa là chứng từ về chi tiết hàng hóa trong kiệnhàng Nó tạo điều kiện thuận tiện cho việc kiểm tra hàng hóa Ngoài ra nó

có tác dụng bổ sung cho hóa đơn khi lô hàng bao gồm nhiều loại hàng có tên gọikhác nhau và phẩm cấp khác nhau

b Chứng từ với cảng và tàu

Được ủy thác của chủ hàng, người giao nhận liên hệ với cảng và tàu

để lo liệu cho hàng hóa được xếp lên tàu Các chứng từ được sử dụng trong giaiđoạn này gồm:

- Chỉ thị xếp hàng (Shipping Note)

- Biên lai thuyền phó (Mate's Receipt)

- Vận đơn đường biển (Ocean Bill of Lading)

- Bản lược khai hàng hóa ( Cargo Manifest)

- Phiếu kiểm đếm (Dock sheet Tally sheet)

- Sơ đồ xếp hàng (Ship's Stowage Plan)

+ Chỉ thị xếp hàng

Đây là chỉ thị của công ty vận tải và cơ quan quản lý cảng, công tyxếp dỡ, cung cấp những chi tiết đầy đủ về hàng hóa được gửi đến cảng để xếplên tàu và những chỉ dẫn cần thiết

+ Biên lai thuyền phó

Là chứng từ do thuyền phó phụ trách về gửi hàng, cấp cho nguườigửi hàng hay chủ hàng xác nhận tàu đã nhận xong hàng Việc cấp biên laithuyền phó là sự thừa nhận rằng hàng đã được xếp lên tàu và đã được xử lý mộtcách thích hợp và cẩn thận Do đó trong quá trình nhận hàng, người vận tải thấytình trạng bao bì không chắc chắn thì phải ghi chú cà biên lai thuyền phó Dựatrên cơ sở biên lai thuyền phó, thuyền trưởng sẽ ký phát vận đơn đường biển làtàu đã nhận hàng để chuyên chở

+ Vận đơn đường biển

Vận đơn đường biển là một chứng từ vận tải hàng hóa bằng đườngbiển do người chuyên chở hoặc đại diện của họ cấp cho người gửi hàng sau khi

đã xếp hàng lên tàu hoặc sau khi nhận hàng để xếp Vận đơn đường biển là mộtchứng từ vận tải rất quan trọng, cơ bản về hoạt động nghiệp vụ giữa người gửihàng với nguười vận tải, giữa người gửi hàng với người nhận hàng Nó có tácdụng như là một bằng chứng về giao dịch hàng hóa, là bằng chứng của hợp đồngchuyên chở

Nội dung chủ yếu của vận đơn đường biển: gồm 2 mặt

Mặt trước gồm:

Số vận đơn ( Number of B/L)

Người gửi hàng (Shipper)

Cờ tàu (Flag)

Nơi giao hàng (Place of Delivery)

Cước phí (Freight)

Chủ tàu (Shipowner)

Tên và địa chỉ người nhận hàng (Consignee)

Tên tàu (Vessel)

Tên cảng xếp (Port of Loading), cảng dỡ (Port of Discharging) Mô tả về hàng hóa (Description of good)

Số bản chính

Nơi và ngày cấp

Chữ ký của người cấp vận đơn

Mặt sau ghi các điều kiện, điều khoản của việc giao hàng

+ Bản lược khai hàng hóa

Đây là bản liệt kê các lọi hàng hóa xếp lên tàu để vận chuyển đếncác cảng khác nhau do đại lý tại cảng xếp hàng căn cứ vào vận đơn lập nên Bảnlược khai phải chuẩn bị xong ngay sau khai xếp hàng, cũng có thể lập khi đangchuẩn bị ký vận đơn, miênz là phải lập xong và ký trước khi tài rời cảng Bảnlược khai cung cấp số liệu thống kê về xuất khẩu cũng như nhập khẩu và là cơ

sở để hagx tàu đối chiếu lúc dỡ hàng

+ Sơ đồ xếp hàng

Đây chính là bản vẽ vị trí sắp xếp hàng trên tàu Nó có thể dùng cácmàu khác nhau đánh dấu hàng của từng cảng để dễ theo dõi, kiểm tra khi dỡhàng lên/xuống các cảng Khi nhận được bản đăng ký hàng chuyên chở do chủhàng gửi tới, thuyền trưởng cùng nhân viên điều độ sẽ lập sơ đồ xếp hàng Mụcđích nhằm sử dụng hợp lý các khoang, hầm chứa hàngtrên tàu, giữ tàu cân bằngtrong quá trình vận chuyển.

- Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin)

- Hoá đơn thương mại (Commercial Invoice)

- Phiếu đóng gói (Packing List)

- Giấy chứng nhận số lượng/trọng lượng (Certificate ofquantity/weight)

- Chứng từ bảo hiểm

+ Giấy chứng nhận xuất xứ

Giấy chứng nhận xuất xứ là một chứng từ ghi nơi sản xuất hàng dongười xuất khẩu kê khai, ký và được người của cơ quan có thẩm quyền của nướcngười xuất khẩu xác nhận Chứng từ này cần thiết cho cơ quan hải quan để tùytheo chính sách của Nhà nước, vận dụng các chế độ ưu đãi khi tính thuế Nócũng cần cho việc theo dõi thực hiện chế đọ hạn ngạch Đồng thời, trong chừngmực nhất định, nó nói lên phẩm chất của hàng hóa bởi vì đặc điểm địa phương

và điều kiện sản xuất có ảnh hưởng tới chất lượng hàng hóa

+ Hóa đơn thương mại

Sau khi giao hàng xuất khẩu, người xuất khẩu phải chuẩn bị mộthóa đơn thương mại Đó là yêu cầu của người bán đòi hỏi người mua phải trả sốtiền hàng đã được ghi trên hóa đơn

+ Phiếu đóng gói

Phiếu đóng gói là bảng kê chi tiết tất cả các loại hàng hóa đựngtrong 1 kiện hàng Phiếu đóng gói được sử dụng để mô tả cách đóng gói hànghóa, ví dụ như kiện hàng được chia làm bao nhiêu gói, loại bao gói được sửdụng, trọng lượng của bao gói, kích cỡ bao gói, các dấu hiệu có thể có trên baogói Phiếu đóng gói được đặt trong bao bì, sao cho người mua có thể dễ dàngtìm thấy, cũng có khi để trong một túi gắn bên ngoài bao bì

+ Giấy chứng nhận số lượng/trọng lượng

Đây là một chứng từ mà người xuất khẩu lập ra, cấp cho ngườinhập khẩu nhằm xác định số lượng, trọng lượng hàng hóa đã giao Tuy nhiên, đểđảm bảo tính trung lập trong giao hàng, người nhập khẩu có thể yêu cầu ngườixuất khẩu cấp giấy chứng nhận số lượng/trọng lượng do người thứ ba thiết lậpnhư Công ty giám định, Hải quan, hay người sản xuất

+ Chứng từ bảo hiểm

Người gia nhận theo yêu cầu của người xuất khẩu có thể mua bảohiểm cho hàng hóa Chứng từ bảo hiểm là những chứng từ do cơ quan bảo hiểmcấp cho các đơn vị xuất nhập khẩu để xác nhận về việc hàng hóa đã được bảohiểm vaf là bằng chứng của hợp đồng bảo hiểm Chứng từ bảo hiểm thườngđược dùng là Đơn bảo hiểm (Insurance Policy) hoặc Giấy chứng nhận bảo hiểm(Insurance Certificate)

1.3.2.2: Chứng từ phát sinh trong giao nhận hàng nhập khẩu.

Khi giao nhận hàng nhập khẩu, người giao nhận phải tiến hành kiểm tra,phát hiện thiếu hụt, mất mát, tổn thất để kịp thời giúp đỡ người nhập khẩu khiếunại đòi bồi thường Một số chứng từ có thể làm cơ sở pháp lý ban đầu để khiếunại đòi bồi thường,đó là:

- Biên bản kết toán nhận hàng với tàu

- Biên bản kê khai hàng thừa thiếu

- Biên bản hàng hư hỏng, đổ vỡ

- Biên bản giám định phẩm chất