Để thống nhất phương pháp và đảm bảo rằng vật tư, phụ tùng, sản phẩm, dịch vụ mua vào đáp ứng đúng yêu cầu đặt mua (giá cả, chất lượng, chủng loại, xuất xứ, bảo quản, giao hàng…) đã được phê duyệt và được kiểm soát trong suốt quá trình chế tạo sản phẩm và xuất bán hàng hóa. Đồng thời Công ty phải thiết lập hồ sơ đánh giá thông qua các chuẩn mực lựa chọn, đánh giá lại các nhà cung ứng dựa trên khả năng cung cấp, uy tín, và thương hiệu.Hồ sơ kết quả đánh giá được cặp nhật, duy trì nhằm chọn lọc được các nhà cung ứng tốt nhất.
Trang 11 Mục đích
Để thống nhất phương pháp và đảm bảo rằng vật tư, phụ tùng, sản phẩm, dịch vụ mua vào đáp ứng đúng yêu cầu đặt mua (giá cả, chất lượng, chủng loại, xuất xứ, bảo quản, giao hàng…) đã được phê duyệt và được kiểm soát trong suốt quá trình chế tạo sản phẩm và xuất bán hàng hóa
Đồng thời Công ty phải thiết lập hồ sơ đánh giá thông qua các chuẩn mực lựa chọn, đánh giá lại các nhà cung ứng dựa trên khả năng cung cấp, uy tín, và thương hiệu.Hồ sơ kết quả đánh giá được cặp nhật, duy trì nhằm chọn lọc được các nhà cung ứng tốt nhất
2 Phạm vi áp dụng
Áp dụng cho toàn Công ty trong lĩnh vực mua hàng: mua hàng hóa, vật tư thiết bị, thuê ngoài nguyên công, thuê chế tạo chi tiết, thuê chế tạo cụm chi tiết
3 Tài liệu tham chiếu:
- Các quy trình thuộc hệ thống quản lý chất lượng của Công ty
- Bộ luật dân sự số 33/2005/QH11 ngày 14 tháng 6 năm 2005 của Quốc hội nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam
- Luật thương mại số 36/2005/QH11 ngày 14 tháng 6 năm 2005 của Quốc hội nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam
- Luật Đấu thầu số 43/2013/QH13 có hiệu lực thi hành từ ngày 1/7/2014
- Nghị định số 63/2014/NĐ-CP ngày 26/6/2014 Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Đấu thầu về lựa chọn nhà thầu
- Các điều kiện thương mại quốc tế
- Các thủ tục mua bán hàng hoá theo quy định hiện hành
4 Định nghĩa và viết tắt
- Các định nghĩa và viết tắt tuân thủ TCVN ISO 9001 : 2008 và Sổ tay chất lượng
I Vật tư trực tiếp cho các hợp đồng sản xuất:
1 Vật tư chính: vật tư chủ yếu hình thành nên sản phẩm mới, bao gồm:
các loại thép tròn, thép ống, thép hình, thép tấm, phôi đúc, vật tư đặc biệt có số lượng, kích thước cụ thể
2 Vật tư phụ: không cấu thành nên thực thể sản phẩm nhưng có tác
dụng phục vụ trong quá trình sản xuất, được sử dụng kết hợp với vật
tư chính làm tăng chất lượng, mẫu mã của sản phẩm hoặc dùng để phục vụ cho nhu cầu kỹ thuật, bao gồm: các loại que hàn, sơn, đá mài, giấy ráp, xăng, dầu, mỡ, các trang thiết bị an toàn VSLĐ…
Trang 23 Thiết bị, công cụ, dụng cụ, phụ tùng thay thế: gồm các máy móc,
thiết bị, dụng cụ dùng để sản xuất ra các sản phẩm và các phụ tùng chi tiết thuộc các máy móc đó, phụ tùng dùng cho sửa chữa máy móc thiết bị đột xuất hoặc định kỳ theo lịch, phụ tùng chi tiết của các phương tiện vận tải
II Vật tư dùng cho nhu cầu khác:
1 Phục vụ gián tiếp cho sản xuất: văn phòng phẩm, chè, nước ) có định mức quy định cấp riêng cho từng loại
2 Phục vụ cho nhu cầu bán hàng, cho quản lý doanh nghiệp: trang thiết bị nội thất, máy văn phòng, máy chấm công, máy tính, bàn, ghế…
III Phế liệu: vật tư loại ra trong quá trình sản xuất sản phẩm: sắt
thép thừa, phoi v v
IV Định mức cho các loại vật tư trên: hạn mức sử dụng được lập,
trên cơ sở bóc tách bản vẽ, thống kê sử dụng … được Chủ tịch kiêm Tổng giám đốc duyệt
Trang 4A- Phân công trách nhiệm:
Loại
Nhu
cầu
Loại vật tư
Người lập
dự trù/kế hoạch/hợp đồng
Người kiểm tra
Người mua/
Theo dõi
Phê duyệt giá mua
Biểu mẫu
Theo
kế
hoạch
Theo
kế
hoạch
Vật tư dùng trực tiếp cho các hợp đồng sản xuất: Vật tư chính, Vật tư
phụ theo từng hợp đồng, đơn hàng cụ thể
Đơn vị sản xuất P QLSX P Vật tư TGĐ
- BM07.05.14
- BM07.05.06
- BM07.04.03
Đặt nhà cung cấp bên ngoài Công ty gia
công một hoặc nhiều nguyên công, đặt chế tạo các
chi tiết/nguyên công lẻ
- Hợp đồng
Đặt chế tạo cụm chi tiết, sản phẩm hoàn chỉnh P.QLSX/NSX/ĐVSX P KTKT Phòng KTKT vàTrưởng NSX TGĐ - Báo giá- Hợp đồng
Vật tư phụ dùng chung thường xuyên cho sản xuất P.QLSX/NSX/
- BM07.05.06
và tùy từng
Trang 5trường hợp bổ sung các biểu mẫu hồ sơ theo Luật đấu thầu
Máy móc thiết bị (TB gia công, trạm BA, hệ thống nâng hạ cầu trục)
và Phụ tùng thay thế dự phòng cho máy móc thiết bị
P Vật tư/
ĐV được giao TGĐ Phụ tùng thay thế cho
phương tiện vận tải, hệ thống điều hòa, thiết bị nội thất văn phòng Đơn vị sử dụng,
quản lý VPCT VPCT/ĐV được giao TGĐ Phụ tùng thay thế cho máy móc không thuộc
Cơ điện quản lý: máy cầm tay, dụng cụ đo
thông thường, dụng cụ cắt thông thường Đơn vị sử dụng,quản lý P QLSX& XNCĐ P Vật tư TGĐ
Dụng cụ đo đặc biệt, dụng cụ cắt đặc biệt
và Phụ tùng thay thế dự phòng
Nhóm Sản xuất
P QLSX &
QLCLSP ktra dụng cụ đo, XNCKCX ktra dụng cụ cắt P Vật tư TGĐ Vật tư , hàng hóa phục vụ gián tiếp cho
sản xuất chung (chè, nước, văn phòng phẩm ) Theo định mức VPCT VPCT TGĐ
Vật tư dùng cho nhu cầu bán hàng, quản lý doanh nghiệp (thiết bị bán
hàng, thiết bị CNTT: máy tính, máy in,
photocopy, máy chấm công ) Đơn vị sử dụng,quản lý P KTKT P KTKT TGĐ
Cần
gấp
Phụ tùng thay thế cần khẩn cấp khi xảy ra sự cố khi
đang sản xuất đơn hàng/hợp đồng, không có theo kế hoạch Đơn vị sản xuất/Nhóm sản xuất XN Cơ điện P Vật tư TGĐ - BM06.37- BM07.05.06
Trang 6Vật tư phát sinh cần khẩn cấp trong quá trình thực hiện
đơn hàng/hợp đồng để đảm bảo tiến độ đơn hàng/ hợp đồng
Nhóm sản xuất P QLSX P Vật tư TGĐ
- Tờ trình phát sinh công việc
- BM07.05.06
Trang 7B Các bước thực hiện:
Bước 1: Lập kế hoạch nhu cầu vật tư, hàng hóa:
1 Đặt nhà cung cấp bên ngoài Công ty gia công một hoặc nhiều nguyên công, đặt chế tạo các chi tiết/nguyên công lẻ:
- P.QLSX/Nhóm sản xuất/đơn vị sản xuất chủ động chọn nhà thầu phụ, đàm phán giá cả, lấy báo giá, soạn thảo hợp đồng, chuyển phòng KTTK kiểm soát, trình Tổng giám đốc ký duyệt
- P.QLSX/Nhóm sản xuất/đơn vị sản xuất cử người theo dõi chất lượng
và tiến độ giao hàng
- Các quy trình khác (kiểm, nhập kho, ra vào cổng, cấp phát, thanh toán) như tiếp theo
2 Đặt chế tạo cụm chi tiết, sản phẩm hoàn chỉnh:
- P.QLSX/Nhóm sản xuất/đơn vị sản xuất lập kế hoạch chuyển P KTKT
- P KTKT đàm phán, tìm nhà thầu phụ, soạn thảo hợp đồng trình Tổng giám đốc ký duyệt
- Phòng KTKT và Trưởng Nhóm sản xuất cử người theo dõi chất lượng
và tiến độ giao hàng
- Các quy trình khác (kiểm, nhập kho, ra vào cổng, cấp phát) như tiếp theo
3 Vật tư mua để dùng trực tiếp cho các hợp đồng sản xuất:
- ĐVSX/NSX lập Bảng Tổng hợp định mức vật tư BM07.05.14 và Dự trù vật tư, vật liệu khác BM 07.05.06 chuyển P QLSX kiểm tra
4 Vật tư mua dùng cho nhu cầu khác:
- Đơn vị lập Dự trù vật tư, vật liệu khác BM 07.05.06 và kiểm tra theo
Bảng trên phân công nhiệm vụ trên
Bước 2: Kiểm tra
1 Vật tư mua dùng trực tiếp cho các hợp đồng sản xuất:
- Đơn vị được giao kiểm tra Bảng Tổng hợp định mức vật tư
BM07.05.14 và Dự trù vật tư, vật liệu khác BM 07.05.06 đúng, đủ số lượng, quy cách, trình TGĐ/người được ủy quyền phê duyệt
- Thủ kho kiểm tra hàng trong kho, đối chiếu số liệu trong kho lập
Bảng tổng hợp vật tư cần mua BM07.05.14/2, gửi thông tin cho Đơn
vị mua trong vòng 2 ngày làm việc
2 Đối với vật tư hàng hóa khác không thường có trong kho (máy móc, thiết bị, trang bị nội thất, văn phòng phẩm, chè, nước v v): đơn
vị được giao kiểm tra Dự trù vật tư, vật liệu khác BM 07.05.06 đúng,
đủ số lượng, quy cách, trình TGĐ/người được ủy quyền phê duyệt
Trang 83 Trường hợp không mua được vật tư đúng yêu cầu : Đơn vị mua tìm loại vật tư tương đương, viết đề nghị thay thế BM 07.04.02 chuyển đơn vị lập kế hoạch nhu cầu vật tư, đơn vị này xử lý như sau:
- Nếu chỉ liên quan đến nội bộ Công ty thì trình TGĐ/Người được ủy quyền duyệt
- Nếu liên quan đến khách hàng thì trao đổi thông tin với khách hàng bằng văn bản để thoả thuận thay thế hoặc yêu cầu khách hàng cung cấp Nếu khách hàng đồng ý, thông báo cho các đơn vị liên quan biết để thay đổi theo và Đơn vị mua tiến hành mua
Nếu TGĐ/khách hàng không đồng ý, đơn vị lập kế hoạch nhu cầu vật tư ghi rõ
“không đồng ý thay thế” vào BM 07.04.02 để Đơn vị mua tìm nguồn khác (thực hiện theo QT8-8.3 - xử lý sản phẩm không phù hợp)
Bước 3: Lựa chọn nhà cung cấp:
1 Vật tư mua dùng trực tiếp cho các hợp đồng sản xuất:
- Đơn vị mua căn cứ trên Bảng tổng hợp vật tư cần mua, liên hệ với các nhà cung ứng để mua vật tư
- Đơn vị mua lựa chọn báo giá hợp lý Trình duyệt mua vật tư hàng hóa BM07.04.03 chuyển đơn vị Kiểm duyệt giá
- Người kiểm duyệt kiểm tra giá thấp hơn giá thị trường hoặc giá chiết tính
để ký duyệt trình TGĐ Nếu thấy giá cao hơn giá thị trường hoặc cao hơn giá chiết tính, Người kiểm duyệt đề nghị Đơn vị mua tìm nhà cung cấp khác có giá thấp hơn, đạt yêu cầu mới ký duyệt để trình TGĐ Trong trường hợp không tìm được nhà cung cấp có giá thấp hơn hoặc thời gian không cho phép, Người kiểm duyệt phải trình lên Chủ tịch kiêm Tổng giám đốc giải quyết nhưng không quá
02 ngày
2 Vật tư mua dùng cho nhu cầu khác: có thể mua ngay (bỏ qua thủ tục kiểm tra giá) hoặc tổ chức đấu thầu, chỉ định thầu, chào hàng cạnh tranh…theo quy định trong từng trường hợp cụ thể do TGĐ quyết định
Bước 4: Mang hàng vào cổng: áp dụng tại Nhà máy tại Bắc Ninh
1 Vật tư, hàng hóa mua về:
- Người mang hàng vào xuất trình Hóa đơn mua bán (nếu có) hoặc Đề nghị cho vật tư/hàng hóa vào cổng chưa có hóa đơn BM07.04.05 do Trưởng P QLSX ký
- Phòng Bảo vệ kiểm tra, đối chiếu, ghi sổ Theo dõi hàng mang vào, người mang hàng ký xác nhận vào sổ, Bảo vệ ký vào Hóa đơn hoặc Đề nghị cho vật tư/ hàng hóa vào cổng chưa có hóa đơn BM07.04.05
2 Vật tư gia công bên ngoài mang về: Bảo vệ yêu cầu xuất trình BM07.05.50
đã cho ra cổng, ký BM số lượng thực mang vào
Trang 93 Vật tư đem đổi lại mang về Công ty: Bảo vệ yêu cầu xuất trình BM07.05.51 đã cho ra cổng, đối chiếu lại các thông số trên BM: số lượng, quy cách, chủng loại, ký BM số lượng thực mang vào và ghi rõ vào chính phiếu này
là “hàng đem đổi về”, P.QLSX ghi Phiếu nhập kho kèm thêm dòng ghi chú
“Hàng đem đổi về”, P Kế toán không thanh toán tiền cho các phiếu nhập vật tư
có ghi chú trên
Bước 5: Kiểm tra, lắp đặt, chạy thử:
- Đơn vị mua hàng tập hợp đủ hồ sơ, chứng từ có liên quan đến số lượng, chất lượng, xuất xứ của lô hàng, chuyển cho P QLSX
- P QLSX điều phối việc kiểm tra vật tư đầu vào, nếu cần kiểm ngay hoặc phải lắp đặt chạy thử thì tiến hành kiểm hoặc lắp đặt, chạy thử
- Trình tự kiểm tra vật tư đầu vào theo QT08-8.3:
+ Nếu kiểm tra hoặc lắp đặt, chạy thử không đạt: đơn vị lắp đặt chạy thử hoặc phòng QLCLSP trả phiếu (BM08.10) và kết quả P QLSX lập phiếu vật tư không phù hợp (BM08.33), chuyển Đơn vị mua
+ Nếu kiểm tra hoặc lắp đặt, chạy thử thoả mãn các thông số yêu cầu: nhập kho (với những hàng hóa yêu cầu phải nhập kho)
Bước 6: Nhập kho (với những hàng hóa yêu cầu phải nhập kho).
- Đơn vị mua hàng bổ sung hồ sơ: Xác nhận hàng đạt yêu cầu của đơn vị lắp đặt, chạy thử hoặc Phiếu kiểm tra sản phẩm và kích thước vật mua BM08.10/1, của phòng QLCLSP; Xác nhận đã mang hàng vào của phòng Bảo vệ
- Thủ kho kiểm tra số lượng, chủng loại, các chứng từ cần thiết, làm thủ tục nhập kho Nếu thủ tục giấy tờ hành chính thiếu (hoá đơn tài chính…), ghi nhận lại để yêu cầu đơn vị mua hàng hoàn tất trả sau
- Vật tư mua cho hợp đồng nào được đánh số và chỉ dùng cho hợp đồng đó Việc đánh dấu ký hiệu phải dùng bằng sơn hoặc loại mực không bị mất do thời tiết
- Các nghiệp vụ xếp dỡ, bảo quản vật tư, bảo quản sản phẩm, lưu kho được thực hiện theo quy định Bảo toàn sản phẩm QT07-7.5.5
Bước 7: Cấp phát và quản lý vật tư :
- P QLSX thông báo có vật tư cho Trưởng NSX/ĐVSX (BM07.04.15)
- Trưởng phòng QLSX ký duyệt phiếu cấp vật tư theo đúng yêu cầu và đúng định mức do Đơn vị mua lập đã được TGĐ ký duyệt
- Đối với các loại vật tư dùng để thay thế trong quá trình sửa chữa, lắp đặt máy móc thiết bị, trước khi cấp phát vật tư mới, P QLSX phải làm thủ tục thu hồi vật tư cũ
Trang 10- Đối với vật tư dùng cho Đúc: dự trù và mua, nhập và thanh toán theo đúng quy trình từng đợt mua về nhưng bổ sung thêm Dự trù vật tư tách riêng cho từng hợp đồng/sản phẩm đúc sản xuất ra trong mỗi đợt mua, Dự trù này chỉ cần Giám đốc Xí nghiệp Đúc lập và TP QLSX ký duyệt, để theo dõi hạch toán đầu ra của
Xí nghiệp Đúc theo từng hợp đồng/sản phẩm
- Trường hợp thực hiện hợp đồng mà toàn bộ hoặc một số vật tư do khách hàng cấp thì được xử lý theo QT07-7.5.4 - Tài sản của khách hàng
- Trường hợp thực hiện các hợp đồng tự khai thác, đơn vị được giao khoán gọn, các đơn vị được phép mua vật tư, dụng cụ trực tiếp phục vụ sản xuất, không qua kho thì được bỏ qua thủ tục nhập kho và xuất kho khi quyết toán hợp đồng Mọi thủ tục khác liên quan đến việc mua vật tư theo quy định như trên
- Đối với các loại vật tư, dụng cụ mua phục vụ sản xuất, lắp đặt tại hiện trường, Tổng giám đốc uỷ quyền cho Đội trưởng đội lắp đặt phải chịu trách nhiệm về giá cả, chất lượng vật tư, bỏ qua thủ tục kiểm tra và xuất kho Yêu cầu khi thanh quyết toán phải tuân theo quy định tài chính Đội trưởng chịu trách nhiệm báo cáo TGĐ phương án:
+ Thu hồi vật tư, công cụ, dụng cụ đem trả Tổng kho sau khi công trình kết thúc đối với các loại dụng cụ cho mượn
+ Hoặc phương án cụ thể khác với các loại vật tư, dụng cụ khác (bỏ, thanh lý, cho, tặng v.v)
Bước 8: Phân loại, đánh giá tình hình sử dụng vật tư: P QLSX chủ trì phối hợp
P QLCLSP (hoặc đơn vị khác nếu cần):
- Tổ chức thu hồi vật tư nhiều hơn số lượng định mức, để riêng theo từng loại mác vật tư, lập thẻ ghi cụ thể từng kích thước, số lượng, trọng lượng để tận dụng cho các chi tiết sau hoặc đơn hàng khác, ít nhất 1 tháng/lần
- Xác định loại nào không dùng được, xuất cho Đúc làm phế liệu, xác định trọng lượng phải cắt xả từ mảnh to ra nguyên liệu đầu vào đúng tiêu chuẩn cho
XN Đúc
- Đánh giá các vật tư phụ tùng máy móc thu hồi trong quá trình cấp phát vật tư mới khi sửa chữa, lắp đặt máy móc, nếu còn tận dụng được cho nhập kho để riêng, nếu không báo cáo xin thanh lý
- Báo cáo tình hình sử dụng vật tư khi kết thúc hợp đồng
- Báo cáo tình hình sử dụng vật tư lũy kế theo tháng với những hợp đồng kéo dài nhiều tháng
-Bước 9: Đánh giá nhà cung cấp: thực hiện theo HD07.04.01
Bước 10: Thanh toán: đơn vị mua chuẩn bị hồ sơ gồm:
1 Vật tư mua dùng trực tiếp cho các hợp đồng sản xuất
Trang 11- Hợp đồng và các hồ sơ yêu cầu theo điều khoản thanh toán của hợp đồng/gói thầu (nếu có)
- Dự trù vật tư
- Bảng Tổng hợp nhu cầu vật tư cần mua
- Trình duyệt giá mua vật tư
- Phiếu nhập
- Đề nghị thanh toán séc hoặc tiền mặt
- Hóa đơn có chữ ký, đóng dấu của P Bảo vệ, QLSX, QLCLSP/đơn vị lắp đặt, chạy thử Hóa đơn được lập trong vòng 1 tháng sau khi mua hàng
2 Đối với hàng hóa dịch vụ thuê ngoài (vận chuyển) cần bổ sung:
+ Phiếu yêu cầu vận chuyển của đơn vị có nhu cầu vận chuyển
+ Các bản kê hàng ra cổng có xác nhận đầy đủ thông tin và ghi rõ biển số xe và ngày giờ ra vào cổng (có xác nhận ký kiểm soát của phòng bảo vệ)
3 Đối với hàng sửa chữa, đại tu lớn:
+ Biên bản kiểm tra tình trạng thiết bị BM 06.37
+ Biên bản nghiệm thu BM06.38
4 Vật tư, hàng hóa khác: Các hồ sơ khác từng trường hợp cụ thể theo yêu cầu của P TCKT và theo quy định của Luật đấu thầu hiện hành
C Quy trình mang Vật tư, hàng hóa ra cổng:
1 Vật tư, hàng hoá đem đi gia công ngoài:
- P Bảo vệ kiểm tra hồ sơ gồm:
+ Tờ trình đã được Tổng giám đốc duyệt hoặc Hợp đồng kinh tế đã được ký đặt ngoài
+ Biểu mẫu kê chi tiết, vật tư đem đi gia công ngoài (BM07.05.50), phòng Quản
lý sản xuất ký duyệt
- P Bảo vệ ký xác nhận theo tên, số lượng thực mang ra vào BM.
2 Vật tư, hàng hoá đem trả lại khách, đem đổi do không đạt chất lượng sau khi kiểm tra vật tư đầu vào hoặc khi lắp chạy thử không đạt yêu cầu:
- Đơn vị mua hàng lập phiếu Đề nghị mang vật tư/hàng hóa ra cổng (mang trả) theo BM07.05.51 ghi rõ các thông số trên phiếu Phòng QLSX kiểm tra, ký duyệt cho ra cổng