Tìm hiểu ứng dụng phần mềm và tổ chức dữ liệu của hệ thống thông tin hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP

Tìm hiểu ứng dụng phần mềm và tổ chức dữ liệu của hệ thống thông tin hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP

ĐỀ TÀI THẢO LUẬN

Mã đề 1 Môn Hệ thống thông tin quản lý

Lý thuyết: Tìm hiểu ứng dụng phần mềm và tổ chức dữ liệu của hệ thông thông tinhoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP

Bài tập:

Cho mô tả hoạt động kinh doanh (bán hàng) của công ty thương mại Hoàng Kim.Với mục tiêu tin hóa hóa đồng bộ các tiến trình xử lý thông tin, hỗ trợ hoạt độngkinh doanh và công tác quản lý trong doanh nghiệp, áp dụng các công nghệ củaCNTT và viễn thông thích hợp và phổ biến tại một số doanh nghiệp vừa và nhỏ taiViệt Nam, hạn chế nhưng biến động lớn về nhân sự trong doanh nghiệp mang lạihiệu quả kinh tế thiết thực, nhóm của bạn hãy:

- Đưa ra một phương án xây dựng HTTT quản lý cho doanh nghiệp HoàngKim phù hợp với mục tiêu Phân tích tính khả thi của phương án

- Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng và biểu đồ luồn dữ liệu cho hệ thốngmới theo phương án nhóm bạn đã lựa chọn

MỤC LỤC

Kế hoạch họp nhóm……… Trang 3Biên bản họp nhóm……… Trang 4 Bảng đánh giá mức độ đóng góp của thành viên……… Trang 10

1 Đặc điểm của ERP……… Trang 12

2 Các module chính của ERP……… Trang 13

3 Quy trình triển khai ứng dụng hệ thống ERP……… Trang 19III Tổ chức dữ liệu của ERP……… Trang 24

1 Xây dựng phương án HTTT cho công ty Hoàng Kim………Trang 30

2 Vẽ biểu đồ phân cấp chức năng ……… Trang 34

2

Biên bản họp nhóm

lần 1 Lớp học phần: 1217ECIT0411

Khoa : Quản trị doanh nghiệp

- Tập trung thành viên và nghiên cứu đề tài thảo luận

- Nhóm quyết định chia bài thành 2 phần là lý thuyết và bài tập

Hà nội , ngày 26 tháng 3 năm 2012 Thư ký Nhóm trưởng

4

Biên bản họp nhóm

lần 2Lớp học phần: 1217ECIT0411

Khoa : Quản trị doanh nghiệp

Biên bản họp nhóm

lần 3Lớp học phần: 1217ECIT0411

Khoa: Quản trị doanh nghiệp

 Tổng hợp và lấy ý kiến của các thành viên

Chú trọng các bạn làm bài tập sẽ họp nhóm riêng để cùng vẽ biểu đồ gồm: Các bạn họp nhóm riêng vào 12/ 4/ 2012 lúc 9h00 làm bài tập và đã tổng hợpđược

 Phân công làm slide:

Hà Nội, ngày 16 tháng 4 năm 2012

Thư ký Nhóm trưởng

Biên bản họp nhóm

lần 4Lớp học phần: 1217ECIT0411

Khoa: Quản trị kinh doanh

Nội dung : - Thực hành và hoàn chỉnh công việc cuối cùng

- Đánh giá điểm cho từng cá nhân

Hà Nội, ngày 25 tháng 4 năm 2012

Thư ký Nhóm trưởng

8

Biên bản họp nhóm

lần 5Lớp học phần: 1217ECIT0411

Khoa: Quản trị kinh doanh

Nội dung : làm lại bài thảo luận

Các thành viên thống nhất làm lại với nội dung bố cục bài thảo luận như sau:

I Khái niệm ERP

II Ứng dụng của ERP

1 Đặc điểm của ERP

2 Các module chính của ERP

3 Quy trình triển khai ứng dụng hệ thống ERP

III Tổ chức dữ liệu của ERP

IV Bài tập

1 Xây dựng phương án HTTT cho công ty Hoàng Kim

2 Vẽ biểu đồ phân cấp chức năng

Hà Nội, ngày 7 tháng 5 năm 2012

Thư ký Nhóm trưởng

BẢNG ĐÁNH GIÁ MỨC ĐỘ ĐÓNG GÓP CỦA THÀNH VIÊN

XẾP

10

I Khái niệm ERP

ERP có thể mang nhiều ý nghĩa khác nhau tuỳ theo quan điểm của mọi người Theo quan điểm của Manager trong một công ty thì từ được nhấn mạnh là Planning(hoạch định);ERP tượng trưng cho một tiếp cận phần mềm để hỗ trợ cho nhữngquyết định đi đôi với việc hoạch định và điều khiển business.Còn đối với dân IT thìERP là một từ để mô tả một hệ thống phần mềm cho phép tích hợp các chươngtrình ứng dụng trong các lĩnh vực tài chính ,sản xuất ,hậu cần,tiều thụ và tiếpthị,nhân sự và các chức năng khác trong công ty

ERP là phần mềm trên máy tính tự động hoá các tác nghiệp của đội ngũ nhân viêncủa doanh nghiệp nhằm mục đích nâng cao hiệu quả hoạt động và hiệu quả quản lýtoàn diện của doanh nghiệp Đậy chỉ là cách nhìn dễ hiểu về khái niệm ERP Trênthực tế, khái niệm ERP theo chuẩn quốc tế giới hạn trong phạm vi hoach địnhnguồn lực, bao gồn nhân lực (con người), vật lực (tài sản, thiết bị…), và tài lực (tàichính) Hiện nay, khái niệm ERP đã được mở rộng rất nhiều trong nhiều giải phápERP ngoại và nội Ví dụ module CRM (quản lý mối quan hệ khách hàng) cũngđược tích hợp trong rất nhiều giải pháp ERP quốc tế mặc dù CRM là khái niệmkhác so với ERP

 Tóm lại bạn chỉ nên hiểu khái niệm ERP một cách đơn giản nhất: ERP là PMquản lý tổng thể DN, trong đó phần hoạch định nguồn lực là phần cơ bản.Những gì quan trọng nhất trong hoạt động của DN đều được ERP quản lý, vàvới mỗi ngành nghề kinh doanh, mỗi DN thì kiến trúc module hay chức năngcủa hệ thống ERP có thể rất khác nhau.

Trên thực tế có rất nhiều phần mềm chuyên dụng của ERP như phần mềm

FESSOFT ERP của công ty phần mềm hoàn hảo (perfect erp) thiết kế, phần mềm XMan (Xtra Mângement) của công ty FBS hay phần mềm OpenERP Dường

như các phần mềm thường có chức năng cho việc quản lý của doanh nghiệp, phầnmềm của ERP còn có nhiều phân hệ, các phân hệ thường độc lập với nhau tuynhiên lại có sự liên kết giữa các phân hệ giúp cho nhà quản lý dễ dàng thực hiện,theo dõi và kiểm soát

II Ứng dụng của ERP

1 Đặc điểm của ERP

Một hệ thống ERP có 5 đặc điểm chính sau:

 ERP là một hệ thống tích hợp quản trị sản xuất kinh doanh (Integrated BusinessOperating System) Tích hợp – có nghĩa là mọi công đoạn, mọi người, mọiphòng ban chức năng đều được liên kết, cộng tác với nhau trong một quá trìnhhoạt động sản xuất kinh doanh thống nhất

12

 ERP là một hệ thống do con người làm chủ với sự hỗ trợ của máy tính (PeopleSystem Supported by the Computer) Những cán bộ chức năng, nghiệp vụ mới

là chính, còn phần mềm và máy tính chỉ là hỗ trợ Người sử dụng phải được đàotạo cẩn thận, tính tích cực của từng nhân viên là các yếu tố quyết định

 ERP là một hệ thống hoạt động theo quy tắc (Formal System), có nghĩa là phải

hệ thống hoạt động theo các quy tắc và các kế hoạch rõ ràng Kế hoạch sản xuấtkinh doanh phải được lập ra theo năm, tháng, tuần; hệ thống sẽ không hoạtđộng khi không có kế hoạch; các quy tắc, quy trình xử lý phải được quy địnhtrước

 ERP là hệ thống với các tránh nhiệm được xác định rõ (DefinedResponsibilities) Ai làm việc gì, trách nhiệm ra sao phải được xác định rõtrước

 ERP là hệ thống liên kết giữa các phòng ban trong công ty (Communicationamong Departments) Các phòng ban làm việc, trao đổi, cộng tác với nhau chứkhông phải mỗi phòng ban là một cát cứ

2 Các module chính của ERP

Một phần mềm ERP cần phải thể hiện được tất cả các chu trình kinh doanh.Việc tích hợp một cách xuyên suốt và từ bỏ các giải pháp cô lập dẫn đến một hệthống được trung tâm hóa trở lại mà qua đó các tài nguyên có thể được quản lýbởi toàn bộ doanh nghiệp

Quản lý kế toán

Kế Toán là một bộ phận không thể thiếu ở hầu hết các doanh nghiệp Bộ phận Kế toán phải phản ánh kịp thời, đầy đủ và chính xác mọi hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh, là nơi tập trung xử lý các thông tin cần thiết để thực hiện báo cáo thuế và một số nghiệp vụ khác Kế toán giữ vai trò như người đại diện của doanh nghiệp với Nhà Nước Tự động hóa tối đa hoạt động Kế toán, đó là những gì mà phân hệ làm được

- Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng

- Kế toán bán hàng và công nợ phải thu:Lập và in các phiếu bán hàng, bán thành phẩm, theo dõi doanh thu;kết xuất báo cáo hàng hóa dịch vụ bán ra;theo dõi công nợ phải thu theo nguyên tệ và nhiều ngoại tệ khác.

- Kế toán tài khoản ngoài bảng: Lập và lưu trữ các phiếu liên quan đến tài khoản ngoài bảng;tự động kết xuất lên bảng cân đối kế toán.

- Kế toán tổng hợp:Cho phép nhập và in tất cả các bút toán kết chuyển, điều chỉnh và tổng hợp;kết xuất số liệu báo cáo.

Xác định kết quả kinh doanh và tính lãi lỗ.Thực hiện tự động các báo cáo tài chính định

kỳ theo đúng yêu cầu của cơ quan thuế

Quản lý tài chính

Tài nguyên chính của doanh nghiệp: Tiền Phân hệ này giúp lãnh đạo có cái nhìn tổng thể

về các họat động của doanh nghiệp thông qua các chỉ số tài chính, lập ngân sách Trên cơ

sở các thông tin về tình hình thực hiện ngân sách, thông tin về nguồn tài chính (số dư, công nợ, ), có các quyết định chính xác, kịp thời Đây là phân hệ cốt lõi của hệ thống quản lý Rinpoche.

 Xây dựng ngân sách

 Quản lý dự án

 Theo dõi việc thực hiện ngân sách

 Quản lý các tài nguyên

 Theo dõi công nợ khách hàng

 Lập báo cáo tài chính

Quản lý hệ thống

 Danh mục từ điển và tham số hệ thống

 Quản lý và bảo trì số liệu

 Theo dõi và ghi nhận thông tin quá trình thực hiện đơn hàng

 Thông tin hỗ trợ hoạt động bán hàng

 Quản lý thông tin quan hệ khách hàng

 Lập kế hoạch kinh doanh

 Hệ thống báo cáo phân tích tình hình kinh doanh (doanh thu, chi phí bán hàng, công nợ,…)

Quản lý mua hàng

ERP cung cấp quy trình quản lí thông tin Từ mua hàng đến thanh toán bao gồm các chức năng như: Quản lí yêu cầu mua hàng, Quản lí đơn đặt hàng, hóa đơn, thanh toán và hạch toán kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán.

Quy trình này cho phép doanh nghiệp quản lí nghiệp vụ mua hàng một cách xuyên suốt

từ khi xuất phát yêu cầu mua hàng cho đến khi nhận được hàng và thanh toán Quy trình này được thực hiện thông qua các phân hệ Mua hàng, Kho hàng, Kế toán phải trả và sổ cái tổng hợp Quy trình này cho phép quản lí các thông tin như:

 Các yêu cầu mua hàng

 Quản lí các đơn đặt hàng và hợp đồng mua hàng

 Quản lí việc theo dõi nhận hàng

 Quản lí hóa đơn

16

 Thanh toán:

Hạch toán kế toán: việc hạch toán kế toán liên quan đến quy trình mua hàng được thực

hiện tự động khi tạo các giao dịch như nhập kho, trả lại hàng, nhập hóa đơn và thanh toán Các bút toán này được lưu vào sổ phụ và sẽ được cập nhật lên sổ cái khi có lệnh của

kế toán tổng hợp.

Quản lý nguồn lực

Để biết ai là ai, làm gì, đã làm gì, khả năng đến đâu, hưởng lương bao nhiêu cũng như các thông tin khác về nguồn lực quyết định của doanh nghiệp- Nhân sự Phân hệ quản lý nhân sự luôn là một cuốn lý lịch sống và động về toàn bộ thành viên của doanh nghiệp Các báo cáo nhiều mặt sẽ cho lãnh đạo doanh nghiệp thấy được những thông tin cần thiết nhất cho hoạt động quản lý nhân sự của mình.

 Thiết lập và điều chỉnh cơ cấu nhân sự

 Lưu trữ thông tin cá nhân của nhân viên

 Ghi nhận thông tin về quá trình làm việc và năng lực của nhân viên

 Thực hiện chấm công và tính lương

 Theo dõi hợp đồng lao động

 Ghi nhận và theo dõi thông tin tuyển dụng

 Thống kê, báo cáo và phân tích tình hình nhân sự

Quản lý kho hàng

Một phân hệ hoàn chỉnh, cung cấp đầy đủ các thông tin về hàng hóa, nguyên vật liệu, sản phẩm trên toàn bộ hệ thống kho của công ty Doanh nghiệp có bao nhiêu kho tùy ý, nhưng sẽ không có gì bị bỏ quên Phân hệ này là công cụ hỗ trợ đắc lực cho nhiệm vụ nhập, xuất, di chuyển nội bộ, kiểm kê và thực hiện các chức năng nghiệp vụ theo yêu cầu của doanh nghiệp.

 Chức năng:

- Kế hoạch kho

- Quản lý hàng hóa, vật tư, phụ tùng

- Quản lý nhập/xuất/điều chuyển kho

- Quản lý kho

Quản lý sản xuất

Các phân xưởng sản xuất là trái tim của nhà máy, xí nghiệp – nơi đang được đầu tư nhiều nhất, tập trung năng lực sản xuất lớn nhất Phân hệ sản xuất của Rinpoche sẽ hỗ trợ từ việc lập quy trình sản xuất, xác định nhu cầu nguyên vật liệu đến quản lý đơn hàng, kế hoạch sản xuất và thực hiện việc theo dõi tiến độ sản xuất, những gì đang diễn ra tại các phân xưởng Đây cũng là một trong các phân hệ hay nhất của hệ thống Rinpoche! Hãy sử dụng phân hệ này và tối ưu hóa hoạt động sản xuất của mình.

Thiết kế quy trình sản xuất và thông tin về sản phẩm:

1.Quản lý nguồn lực sản xuất: Ghi nhận thông tin về các loại danh mục sản phẩm, nguyên vật liệu, bán sản phẩm theo danh mục sản phẩm, nhóm sản phẩm, đơn vị tính, đơn vị quy đổi, mẫu mã, bao bì đóng gói, nước sản xuất, hãng sản xuất,…

2.Mô phỏng quy trình công nghệ

Quy trình được thiết kế theo dạng cây thư mục đồng thời với dạng sơ đồ có hỗ trợ các thuộc tính đồ họa Cho phép người dùng:

Kế hoạch sản xuất

1.Thiết lập kế hoạch sản xuất

Phân hệ hỗ trợ ghi nhận thông tin và quản lý kế hoạch sản xuất:

2.Triển khai kế hoạch sản xuất.Hỗ trợ việc tạo lập lô hàng cho từng loại sản phẩm, cho phép: tạo lập lô hàng từ nhiều kế hoạch hoặc tạo lập nhiều lô hàng cho một kế hoạch 3.Theo dõi kế hoạch sản xuất: Theo dõi số lượng sản phẩm trên kế hoạch và thực tế theo từng mặt hàng.

Quản lý cung ứng

Ngược lại với phân hệ bán hàng, phân hệ này cho phép người dùng quản lý tốt nhất các nhà cung cấp, cũng như toàn bộ quá trình mua hàng hóa, nguyên vật liệu, vật tư, thiết bị Phân hệ cũng giúp doanh nghiệp đánh giá được nhà cung cấp, tối ưu hóa quy trình kinh doanh.

 Theo dõi và ghi nhận thông tin về quá trình mua hàng

18

 Thông tin hỗ trợ hoạt động mua hàng:ghi nhận và lưu trữ các thông tin liên quan đến các yêu cầu về sản phẩm và dịch vụ của các bộ phận trong công ty như các chức năng, đặc điểm của sản phẩm, giá cả, nhà cung cấp, …

 Quản lý thông tin quan hệ nhà cung cấp

 Lập kế hoạch mua hàng

Quản lý cơ sở vật chất

Phân hệ Quản lý Cơ sở vật chất để giúp các Doanh nghiệp luôn nắm bắt được các thông tin về tài sản Công ty như đang có những gì, ở trong tình trạng nào, do ai quản lý Hãy trang bị cho mình phân hệ Quản lý Cơ sở vật chất của chúng tôi và bạn sẽ là người chủ thực sự của tất cả những máy móc thiết bị, nhà xưởng, phương tiện giao thông trong phạm vi mà bạn đang quản lý.

Các chức năng cơ bản dành cho nhân viên

 Ghi nhận thông tin về người quản lý, thời điểm bàn giao, lý do bàn giao, vị trí lắp đặt, di dời.

 Ghi nhận các thông tin về hư hỏng, các sự cố xảy ra cho cơ sở vật chất Người gây

ra sự cố, thời gian vị trí của sự cố Thông tin về tình hình tu dưỡng bảo trì và sửa chữa Ðơn vị, nhân viên thực hiện, chi phí sửa chữa, thời điểm, thời gian thực hiện.

 Quản lý thông tin về khách hàng thuê hoặc cho thuê, giá thuê, thời gian thuê.

 Công cụ tra cứu, phân loại, lọc mọi thông tin cần thiết cho công việc hàng ngày về tình hình sử dụng, di dời.

Các chức năng cần tính toán để hỗ trợ tăng hiệu quả công việc

 Thực hiện các báo cáo cơ sở vật chất theo nhiều tham số khác nhau.

 Thực hiện thống kê theo hai dạng: đồ thị và số liệu.

 Thống kê cơ sở vật chất theo nhiều tiêu thức khác nhau.

 Thông kê tình trạng cơ sở vật chất, quá trình cho thuê, di dời, quá trình quản lý.

3 Quy trình triển khai ứng dụng hệ thống ERP

Các bước triển khai ứng dụng ERP

Theo tác giả Marcelino Tito Torres trong tài liệu hội thảo “ManufacturingResource Planning” năm 2003 và tác giả Phil Heenan trong tài liệu hội thảo

“Fundamentals of Manufacturing Resource Planning” năm 2001 thì quy trình triển

khai ứng dụng hệ thống ERP phải thông qua 16 bước Dưới đây là sơ lược các nétchính của một số bước quan trọng trong quá trình triển khai ERP.

Đánh giá các qui trình quản lý sản xuất kinh doanh (lần 1)

Trong bước này phải thực hiện đánh giá hiện trạng về tình hình quản trị SXKD củadoanh nghiệp, nêu lên được các vấn đề vướng mắc, cản trở… cũng như các cơ hội,các yêu cầu, thách thức về việc phải hoàn thiện hệ thống hiện có.Việc đánh giá được thực hiện ban giám đốc và phải đưa ra một kế hoạch hànhđộng

Đào tạo cho các cán bộ chủ chốt

Những người tham gia đào tạo bao gồm: giám đốc công ty, các phó giám đốc, cáctrưởng, phó các phòng ban

Nội dung đào tạo gồm:

 ERP là gì?

 Tại sao chúng ta lại cần ERP?

 Các đầu tư gồm những gì? (Tiền, nhân sự, thời gian, thiết bị…)

 Lợi ích mang lại từ việc đầu tư cho ERP?

 Chúng ta sẽ triển khai ứng dụng ERP như thế nào?

 Chúng ta sẽ sử dụng ERP như thế nào trong SXKD hàng ngày?

20