tài liệu ôn thi môn kỹ thuật tổ chức và điều hành công sở

đề cương ôn thi môn tổ chức và điều hành công sởCâu 1. Khái niệm về công sở? nhiệm vụ của công sở? Tại nơi anh chị công tác nhiệm vụ này được thực hiện như thế nào?I.Khái niệm: 1.Công sở là 1 tổ chức đặt dưới sự quản lý trực tiếp của nhà nước để tiến hành 1 công việc chuyên ngành của nhà nước. Xét về hình thức tổ chức, công sở là 1 tập hợp có cơ cấu tổ chức, có phương tiện vật chất và con người được nhà nước bảo trợ để thực hiện nhiệm vụ của mình. Xét trên ý nghĩa tổ chức nhà nước, khái niệm công sở gần với cơ quan trong hệ thống bộ máy nunhà nước.2.Công sở hành chính: là tổ chức đặt dưới sự quản lí của nhà nước, thưc hiện quản lí chung trên từng công tác, có nhiệm vụ chấp hành pháp luật và chỉ đạo thực hiện các chủ trương kế hoạch. Ví dụ: UBND các cấp, các sở, các phòng,…3.Công sở sự nghiệp: là tổ chức đặt dưới sự quản lí của nhà nước, thực hiện các hoạt động có tính nghiệp vụ riêng biệt, phục vụ cho sản xuất, kinh doanh và cho sinh hoạt, nói cách khác đó là những đơn vị cơ bản để thực hiện nhiệm vụ của ngành. Ví dụ: bệnh viện công, trường học công lập, Học viện hành chính quốc gia cơ sở TP.Hồ Chí Minh,…II.Nhiệm vụ của công sở:•Quản lý công vụ theo pháp luật (1)•Tổ chức, phối hợp công việc giữa các bộ phận của cơ quan (2)•Tổ chức công tác thông tin trong cơ quan và giữa các cơ quan với cơ quan khác (3)•Thực hiện việc kiểm tra, theo dõi công việc của cán bộ, công chức thuộc cơ quan theo cơ chế chung và các quy chế khác do cơ quan, đơn vị ban hành dựa trên các quy định chung của Nhà nước (4)•Tổ chức việc giao tiếp với dân, với các cơ quan trong bộ máy nhà nước và các tổ chức xã hội; làm đại diện cho nhà nước để thực thi công vụ (5)•Quản lý tài sản của cơ quan để sử dụng vào mục đích quản lý ngân sách (6)•Tham mưu trong hoạt động chính sách, xây dựng pháp luật, các quy chế, quyết định cho cơ quan, tổ chức nhà nước có thẩm quyền (7)III.Thực hiện nhiệm vụ này tại nơi anh chị đang công tác:Ví dụ cụ thể (tại công sở sự nghiệp): Học viện hành chính quốc gia cơ sở thành phố Hồ Chí Minh(1). Học viện quản lí hoạt động thông qua các văn bản:•Luật Viên chức 2010•Quyết định số 309QĐĐUHV của Đảng ủy Học viện Hành chính thành lập Đảng ủy bộ phận.•Quyết định số 122QĐHVHC của Giám đốc Học viện, thành lập Phòng quản trị.•Quyết định số 103QĐ của Giám đốc Học viện Hành chính Quốc gia.….(2). Việc trả học bổng cho sinh viên: có sự kết hợp giữa phòng công tác sinh viên quản lí học bổng và trợ cấp xã hội với phòng tài vụ kế toán tiến hành chi trả học bổng, Đảng ủy Học viện thông qua (cô Lê Thị Hồng Hạnh kí ). Hoạt động của Học viện được phòng quản trị hỗ trợ (thực hiện công tác hậu cần, phục vụ hoạt động học viện).(3). Phòng thông tintư liệuthư viện giúp lãnh đạo học viện về công tác thông tin, tư liệu phuc vụ hoạt động đào tạo, bồi dường và nghiên cứu khoa học tại Cơ sở TP. Hồ Chí Minh.(4). Học viện đặt ra nội quy riêng. Sinh viên đi học đầy đủ, đúng giờ, thực hiện đồng phục vào thứ 2 và thứ 6. Giảng viên thực hiện giảng dạy theo lịch của Học viện do Phòng đào tạo cung cấp như: dạy đúng giờ, thời lượng, chất lượng giảng day,…(5). Giao tiếp với các tổ chức khác: hải quân miền nam, (6). Phòng tài vụ kế toán theo dõi hoạt động tận dụng cơ sở vật chất, thực hiện chi tiêu theo quy chế chi tiêu nội bộ; kiểm tra kế toán và quản lí, kiểm kê tài sản, công tác thủ quỷ của Học viện.(7). Tham mưu cho hoạt động của Học viện:•Phòng Tổ chứcHành chính: Tham mưu công tác tổ chức, cán bộ, hành chính tổng hợp, thi đua, bảo vệ nội bộ và quản lí cán bộ,nhân viên.•Phòng Tài vụKế toán: Tham mưu cho lãnh đạo học viện về tài chính.•Phòng Quản lí khoa học: Tham mưu cho lãnh đạo học viện về hoạt động khoa học và đào tạo.•Phòng Công tác sinh viên: Tham mưu công tác chính trị, tư tưởng, đạo đức, an ninh.

và con người được nhà nước bảo trợ để thực hiện nhiệm vụ của mình Xét trên ý nghĩa tổ chức nhà nước, khái niệm công sở gần với cơ quan trong hệ thống bộ máy nunhà nước.

2 Công sở hành chính: là tổ chức đặt dưới sự quản lí của nhà nước, thưc hiện quản lí chung trên từng công tác, có nhiệm vụ chấp hành pháp luật và chỉ đạo thực hiện các chủ trương kế hoạch Ví dụ: UBND các cấp, các sở, các phòng,…

3 Công sở sự nghiệp: là tổ chức đặt dưới sự quản lí của nhà nước, thực hiện các hoạt động có tính nghiệp vụ riêng biệt, phục vụ cho sản xuất, kinh doanh và cho sinh hoạt, nói cách khác đó là những đơn vị cơ bản

để thực hiện nhiệm vụ của ngành Ví dụ: bệnh viện công, trường học công lập, Học viện hành chính quốc gia cơ sở TP.Hồ Chí Minh,…

II Nhiệm vụ của công sở:

 Quản lý công vụ theo pháp luật (1)

 Tổ chức, phối hợp công việc giữa các bộ phận của cơ quan (2)

 Tổ chức công tác thông tin trong cơ quan và giữa các cơ quan với cơ quan khác (3)

 Thực hiện việc kiểm tra, theo dõi công việc của cán bộ, công chức thuộc cơ quan theo cơ chế chung và các quy chế khác do cơ quan, đơn vị ban hành dựa trên các quy định chung của Nhà nước (4)

 Tổ chức việc giao tiếp với dân, với các cơ quan trong bộ máy nhà nước và các tổ chức xã hội; làm đại diện cho nhà nước để thực thi công vụ (5)

 Quản lý tài sản của cơ quan để sử dụng vào mục đích quản lý ngân sách (6)

 Tham mưu trong hoạt động chính sách, xây dựng pháp luật, các quy chế, quyết định cho cơ quan, tổ chức nhà nước có thẩm quyền (7)

III Thực hiện nhiệm vụ này tại nơi anh chị đang công tác:

Ví dụ cụ thể (tại công sở sự nghiệp): Học viện hành chính quốc gia cơ sở thành phố Hồ Chí Minh

(1) Học viện quản lí hoạt động thông qua các văn bản:

 Luật Viên chức 2010

 Quyết định số 309/QĐ-ĐUHV của Đảng ủy Học viện Hành chính thành lập Đảng ủy bộ phận.

 Quyết định số 122/QĐ-HVHC của Giám đốc Học viện, thành lập Phòng quản trị

 Quyết định số 103/QĐ của Giám đốc Học viện Hành chính Quốc gia

…

(2) Việc trả học bổng cho sinh viên: có sự kết hợp giữa phòng công tác sinhviên quản lí học bổng và trợ cấp xã hội với phòng tài vụ kế toán tiến hành chitrả học bổng, Đảng ủy Học viện thông qua (cô Lê Thị Hồng Hạnh kí ) Hoạt động của Học viện được phòng quản trị hỗ trợ (thực hiện công tác hậu cần, phục vụ hoạt động học viện)

(3) Phòng thông tin-tư liệu-thư viện giúp lãnh đạo học viện về công tác thông tin, tư liệu phuc vụ hoạt động đào tạo, bồi dường và nghiên cứu khoa học tại Cơ sở TP Hồ Chí Minh

(4) Học viện đặt ra nội quy riêng Sinh viên đi học đầy đủ, đúng giờ, thực hiện đồng phục vào thứ 2 và thứ 6 Giảng viên thực hiện giảng dạy theo lịch của Học viện do Phòng đào tạo cung cấp như: dạy đúng giờ, thời lượng, chất lượng giảng day,…

(5) Giao tiếp với các tổ chức khác: hải quân miền nam,

(6) Phòng tài vụ kế toán theo dõi hoạt động tận dụng cơ sở vật chất, thực hiện chi tiêu theo quy chế chi tiêu nội bộ; kiểm tra kế toán và quản lí, kiểm

kê tài sản, công tác thủ quỷ của Học viện

(7) Tham mưu cho hoạt động của Học viện:

 Phòng Tổ chức-Hành chính: Tham mưu công tác tổ chức, cán bộ, hànhchính tổng hợp, thi đua, bảo vệ nội bộ và quản lí cán bộ,nhân viên

 Phòng Tài vụ-Kế toán: Tham mưu cho lãnh đạo học viện về tài chính

 Phòng Quản lí khoa học: Tham mưu cho lãnh đạo học viện về hoạt động khoa học và đào tạo

 Phòng Công tác sinh viên: Tham mưu công tác chính trị, tư tưởng, đạođức, an ninh

Câu 2: Các nhiệm vụ của công sở được xác lập trên cơ sở nào ? Mối quan hệ của các nhiệm vụ ? Theo anh ( chị ) nhiệm vụ nào là quan trọng nhất ? Vì sao? Dẫn chứng?

Như chúng ta đã biết một nhận định đơn giản và dễ hiểu nhất về công sở là gì? Công sở được ví như là một phần cứng của máy tính, nó chỉ một cơ sở vật chất, một địa điểm cụ thể, nhất định, hoạt động của một công sở phải ở trên một địa điểm

cố định

Để hiểu rõ hơn ta cùng đi đến một khái niệm về công sở Công sở là một tổ chức được đặt dưới sự quản lý trực tiếp của Nhà nước để tiến hành một công việc

chuyên ngành của Nhà nước

Nói cách khác : Công sở là một tổ chức thực hiện cơ chế điều hành kiểm soát, hành chính lá nơi soạn thảo và xử lý các văn bản để thực thi công việc đảm bảo thông tin cho hoạt động quảnlý của bộ máy nhà nước, nơi phù hợp các hoạt động

để thực thi các nhiệm vụ được nhà nước giao, là nơi tiếp nhận đề nghị , yêu cầu, khiếu nại của nhân dân.

Công sở gồm 2 loại đó là công sở hành chính và công sở sự nghiệp:

 Công sở hành chính là tổ chức được đặt dưới sự quản lý của Nhà nước, quản

lý chung hoặc trên từng mặt công tác, có nhiệm vụ chấp hành pháp luật và chỉ đạo thực hiện các chủ trương, kế hoạch của Nhà nước

Ví dụ: UBND tỉnh bình phước thành lập để nhằm quản lý tất cả các mặt, các lĩnh

vực đời sống xã hội của tỉnh BÌnh Phước từ y tế,giáo dục, kinh tế, chính trị - xã hội,

… để cung cấp các dịch vụ công, vì mục đích phục vụ cộng đồng

 Công sở sự nghiệp là tổ chức đặt dưới sự quản lý cùa Nhà nước, thực hiện các hoạt động có tính chất nghiệp vụ riêng biệt, phục vụ cho sản xuất, kinh doanh và cho sinh hoạt, nói cách khác đó là những đơn vị cơ bản để thực hiện nhiệm vụ của ngành

Ví dụ: Ngày 31 tháng 8 năm 1989, UBND Thành phố ra quyết định số 502/QĐ-UB

- chính thức thành lập Bệnh viện Nhân dân 115 tại số 520 đường Nguyễn Tri

Phương - Phường 12 - Quận 10 - TP.Hồ Chí Minh nhằm mục đích :

1 Khám bệnh, điều trị cho nhân dân thành phố và các tỉnh lân cận

2 Nghiên cứu khoa học, tiếp cận và ứng dụng các kỹ thuật tiên tiến hiện đại, phát huy nền y học cổ truyền, không ngừng nâng cao chất lượng công tác chuyên môn của Bệnh viện

3 Phối hợp với Trung tâm Đào tạo và Bồi dưỡng Cán bộ Y tế trong công tác đào tạo, thực tập cho cán bộ, sinh viên, học viên ở các hệ sau đại học, đại học, trung học của Thành phố

4 Tổ chức thực hiện công tác tuyến, giúp quận, huyện, phường xã, đào tạo nhân viên y tế cộng đồng; phối hợp với y tế quận, huyện, phường xã, thực hiện công tác chăm sóc sức khỏe ban đầu cho nhân dân, trong đó ưu tiên những người thuộc diện chính sách, đồng bào vùng sâu, vùng xa

5 Quản lý, sử dụng tốt lao động,tài sản, kinh phí được giao, nhằm không ngừng nâng cao hiệu qủa phục vụ; thường xuyên giáo dục chính trị tư tưởng, phẩm chất

đạo đức cách mạng; bồi dưỡng văn hóa, nghiệp vụ và chăm lo đời sống cán bộ, công chức, người lao động của Bệnh viện.

Công sở nói chung bao gồm các 7 nhiệm vụ là :

 Quản lý công vụ theo pháp luật

 Tổ chức nhân sự , phối hợp công việc giữa các bộ phận của cơ quan

 Tổ chức công tác thông tin trong cơ quan và giữa các cơ quan với nhau

 Thực hiện việc kiểm tra theo dõi công việc của cán bộ, công chức của cơ quan, theo cơ chế chung của cơ quan và các cơ chế khác theo quy định của nhà nước

 Tổ chức giao tiếp với nhân dân với các cơ quan trong bộ máy nhà nước và các tổ chức xã hội làm đại diện cho nhà nước để thực thi công vụ

 Quản lý tài sản của cơ quan để sử dụng vào mục đích chung, quản lý ngân sách

 Tham mưu cho các hoạt động chính sách xây dựng pháp luật, các quy chế, chế định cho cơ quan, tổ chức nhà nước có thẩm quyền

Đó là những nhiệm vụ chính của công sở trong quá trình hoạt động của mình, đây

là những nhiệm vụ hết sức quan trọng, một công sở không thể tồn tại và phát triển được khi nó không thực hiện được những nhiệm vụ này Vậy thì các nhiệm vụ của công sở được xác lập trên những những cơ sở nào?

 Thứ nhất là cơ sở pháp lý: Công sở được thành lập theo quy định của pháp

luật và đặt dưới sự quản lý của nhà nước Mọi tổ chức, hoạt động của công

sở là viêc thực hiện các chức năng theo luật định và đều phải thực hiên đúng và đầy đủ các chức năng đó theo quy định của pháp luật

Hay các hoạt động, nhiệm vụ, chức năng của cán bộ công chức trong công sở cũng đều được quy định trong luật CBCC năm 2008

Và tất cả các hoạt động khác liên quan đến công sở đều được pháp luật quy định rõ ràng để quản lý công sở một cách tốt nhất và hiệu quả nhất

 Thứ hai là cơ sở thực tiễn: Tức là hoạt động của công sở phải phù hợp với

tình hình thực tế của địa phương, phải phù hợp với kinh tế, chính trị,xã hội

của mỗi địa phương Ví dụ: một UBND ở vùng sâu, vùng xa, vùng dân tộc thiểu số thì phải căn cứ vào đặc điểm thực tế ở địa phương mà tiến hành các hoạt động Người dân tộc ở gia lai họ dễ bị lợi dụng để lật đổ chính quyền,

vì vậy các cấp quản lý cần tập trung quan tâm về các vấn đề dân tộc, quản lýchặt chẽ hơn

Ví dụ:

Ở tỉnh Gia lai có rất nhiều đồng bào dân tộc thiểu số, họ bị bọn phản động lợi dụng, xúi dục để phá chính quyền nước ta để thành lập quốc gia tự trị,… gây ảnh hưởng rất nghiêm trọng Vì vậy nhiệm vụ của công sở ở đây là phải chú trọng hơn, quan tâm hơn với đồng bào dân tộc thiểu số, nâng cao trình độ và cải thiện cuộc sống cho họ

Hay ở thành phố Hồ chí Minh, kinh tế phát triển rất cao, nhưng lại có nhiều người dân ở khắp các tỉnh thành sinh sống dẫn tới sự phức tạp, nhiều tệ nạn xã hội gây ảnh hưởng nghiêm trọng Vì vậy cơ quan, công sở phải đề cao, tập trung quản lý dân cư một cách chặt chẽ

Dựa vào mục tiêu, cơ cấu, cách thức thành lập, phạm vi hoạt động của công sở đó hướng tới, mỗi công sở đều hướng tới những mục tiêu khác nhau

Ví dụ:

Mục tiêu của UBND tỉnh Bình Phước là năm 2014 sẽ thực hiện xóa đói giảm nghèo, nâng cao thu nhập người dân lên là 2 triệu/ 1 tháng Như vậy UBND tỉnh bình phước phải tăng cường , đề ra các nhiệm vụ, biện pháp để đath được mục tiêu

đó Và những công sở khác với những mục tiêu khác họ sẽ đề ra những nhiệm vụ khác nhau

Đội ngũ cán bộ công chức thực thi nhiệm vụ tùy thuộc vào từng công sở nhất định, thì sẽ có những yêu cầu riêng về trình độ chuyên môn nghiệp vụ của từng công chức trrong công sở và để thực thi công vụ đội ngũ này phải qua thi tuyển, tuyển dụng bổ nhiệm, biên chế của cơ quan nhà nước có thẩm quyền và cơ quan công sở

đó Do đó công sở pảhi thực hiện nhiệm vụ và phối hợ phân công nhiệm vụ cho họ

 Nội quy , quy chế của cơ quan, đây cũng là một cơ sở để xác lập nhiệm vụ

cơ quan , tổ chức cơ quan phải dựa tren những quy định, quy chế này để thực hiện, giao nhiệm vụ cho cán bộ công chức những nhiệm vụ hợp lý không được trái với nội quy cơ quan

Thực hiện các mục tiêu chung của cơ quan hành chính Nhà nước đó là giải quyết các vấn đề hành chính, liên quan đến nhân dân, tức là sẽ đại diện cho Nhà nước thực thi công vụ

 Mối quan hệ giữa các nhiệm vụ:

 Các nhiệm vụ trên có liên quan mật thiết với nhau, thực hiện tốt nhiệm vụ này là cơ sở để thực hiện nhiệm vụ khác Tất cả các nhiệm vụ phải được quản lý công vụ theo pháp luật việc thực hiện các nhiệm vụ như tổ chức, phối hợp giữa các bộ phận cơ quan theo dõi kiểm tra, hoạt động của cán bộ công chức giao tiếp với nhân dân, với các cơ quan trong bộ máy hành chính nhà nước và tổ chức xã hội, quản lý tài sản của cơ quan, tham mưu trong hoạt động chính sách xây dựng pháp luật đều phải tuân theo quy định của pháp luật Mọi hoạt động của công sở nhiệm vụ của công sở đều phải tuân theo pháp luật, dựa vào pháp luật để thực hiện nhiệm vụ mình Đồng thời quản lý nhà nước theo công vụ thì mới thực hiện được các nhiệm vụ tiếp theo của công sở.

Ví dụ:

Như khi nhân dân đi tới UBND phường Phú Thịnh để làm giấy chứng minh nhân dân Khi người dân tới thì cán bộ, công chức phải giao tiếp với nhân dân để lấy thông tin, thực hiện việc cấp giấy CMND theo quy định của pháp luật và người dânsau khi nhận được CMND phải đóng phí theo quy định Và qua việc cấp giấy CMND chúng ta có thể theo dõi được hoạt động của cán bộ, công chức có đúng hay không ? Có thái độ như thế nào? có quan liêu, hạch sách, cửa quyền hay

không?

 Nhiệm vụ giao tiếp với công dân, cơ quan trong bộ máy nhà nước, tổ chức xãhội liên quan đến các nhiệm vụ khác của công sở

 Cơ quan nhà nước , công sở được thành lập để quản lý nhà nước, phục vụ

nhân dân, do đó muốn thự hiện tốt nhiệm vụ của mình thì công sở phải giao tiếp với nhân dân, với các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội

 Có giao tiếp mới khai thác được thông tin để quản lý, mới thực hiện kiểm tra

giám sát theo dõi công việc với nhau, muốn quản lý tốt tài sản công, đồng thời tham mưu xây dựng pháp luật , quy chế quy định cho cơ quan tổ chức nhà nước

 Mọi nhiệm vụ khác của công sở đều phải giao tiếp với nhân dân, cơ quan

nhà nước khác, tổ chức xã hội mới thực thi được nhiệm vụ

 Thực kiểm tra kiểm soát theo dõi mớiđảm bảo các hoạt dộng các nhiệm vụ khác được tiến hành và thực hiện đúng theo quy định của pháp luật đảm bảocác nhiệm vụ đó được thực hiện nghiêm chính đúng mục tiêu chức năng của

công sở Ví dụ như: Ở UBND tỉnh Bình Phước qua quá trình theo dõi, giám

sát hoạt động của ông chủ tịch tỉnh Trương Tấn Thiệu chúng ta mới phát hiện được ông làm sai quy định và xử lý theo pháp luật Qua đó chúng ta quản lý được nguồn ngân sách của công sở, thu thập được thông tin cho tổ chức và có thể quản lý công vụ theo đúng pháp luật

 Công tác thu thập thông tin và tổ chức thông tin trong cơ quan và với các cơ quan khác mới thục hiện quản lý công vụ theo pháp luật, tổ chức hoạt động

giữa các bộ phận giữa các cơ quan, kiểm tra, kiểm soát được công viêc, giao tiếp, quan lý tài sản, tham mưa xây dựng pháp luật.

Ví dụ: Khi trong một công sở có một văn bản quy pham pháp luật từ cấp

trên chuyển xuống thì cán bộ, công chứ nắm bắt được thông tin thì mới thực hiện được nội dung văn bản theo đúng quy định, thực hiện tốt được các nhiệm vụ còn lại

 Như vậy các nhiệm vụ của thông tin có mối liên hệ rất mật thiết với nhau, cần thực hiện tốt mỗi nhiệm vụ để hoàn thành mục tiêu của công sở

 Như chúng ta thấy các nhiệm vụ của công sở thì nhiệm vụ nào cũng rất quan trong nhưng trong đó nhiệm vụ quan trọng nhất là quản lý công vụ theo pháp luật vì:

 Tất cả mọi cơ quan công sở dều phải thực hiện công vụ theo pháp luật không

được làm trái với quy định của pháp luật

 Tùy theo quy định của pháp luật cơ quan, công sở có những chức năng

nhiệm vụ quyền hạn gì từ đó phải thực hiện đúng chức năng thẩm quyền của mình

 Tất cả các hoạt động khác của công sở phải tuân thủ theo đúng quy định của

pháp luật đây là cơ sở để thực hiện các nhiệm vụ khác của công sở

Ví dụ:

Quận 2 được thành lập ngày 01 tháng 4 năm 1997 trên cơ sở tách ra từ 05 xã Bình Trưng, Thạnh Mỹ Lợi, Cát Lái, An Khánh, An Phú thuộc huyện Thủ Đức theo Nghị định số 03/NĐ-CP ngày 06/01/1997 của Chính phủ Và nếu như không có vănbản pháp luật này thì UBND quận 2 sẽ không được thành lập và như thế nó không

sẽ thực hiện được các nhiệm vụ trên

Và tất các hoạt động của công sở , tất cả các nhiệm vụ khác cũng phải tuân theo pháp luật, nếu không sẽ vi phạm và bị xử lý theo pháp luật Ví dụ như đang trong giờ hành chính mà do hôm nay là ngày lễ 8/3 theo quy định của Nhà nước là cán

bộ, công chức không được nghỉ, nhưng có 1 công sở ở tỉnh Thanh hóa đã đóng cửa UBND không làm việc để tổ chức đi chơi Người dân đã kiến nghị và cán bộ, công chức UBND này phải chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật

Như vậy quản lý công vụ theo pháp luật là một nhiệm vụ hết sức quan trọng trongcông sở, cần thực hieemnj nghiêm chỉnh để công sở hoạt động và mang lại hiệu quảtốt nhất

Câu 3: Giải thích và chứng minh : “Công sở là một pháp nhân công quyền”.

I Công sở

1.Khái niệm chung về công sở.

Công sở là một tổ chức đặt dưới sự quản lý trực tiếp của Nhà nước để tiến hành một công việc chuyên ngành của Nhà nước

Ví dụ như: Các cơ quan hành chính nhà nước, các viện nghiên cứu, bệnh viện, trường học…

Công sở được quan niệm là:

Các tổ chức mang tính chất công ích, được Nhà nước công nhận thành lập, chịu sự điều chỉnh của luật hành chính và các bộ luật khác đều có nghĩa là những công sở

Là các tổ chức thực hiện cơ cấu điều hành, kiểm soát công việc hành chính,

là nơi soạn thảo và xử lý các văn bản để thực hiện công vụ, đảm bảo thông tin cho

bộ máy quản lý nhà nước, là nơi phối hợp hoạt động thực hiện nhiệm vụ được nhà nước giao Là nơi tiếp nhận đề nghị, yêu cầu, khiếu nại của công dân

2.Đặc điểm của công sở.

-Được thành lập bằng luật và đặt dưới sự quản lý của nhà nước

-Nhân danh quyền lực công để để giải quyết các vấn đề xã hội

-Có trụ sở và tên gọi thống nhất

-Có nhiệm vụ theo luật định

-Có biên chế, con dấu, tài khoản để hoạt động

 Công sở có nhiệm vụ: Quản lí công vụ theo pháp luật; tổ chức hoạt động phối hợp công việc giữa các bộ phận, các cơ quan, tổ chức thông tin trong cơ quan; thực hiện kiểm tra theo dõi công việc của cán bộ, công chức; tổ chức giao tiếp với dân, quản lí tài sản của cơ quan

II Pháp nhân công quyền

1 Khái niệm Pháp nhân

Theo Từ điển Bách khoa Việt nam: Pháp nhân là chủ thể của quan hệ pháp luật dân sự, khác với thể nhân (cá nhân) là một con người, một cá nhân riêng biệt, pháp nhân là một tổ chức, nhưng không phải là một tổ chức bất kỳ mà chỉ là những

tổ chức có đủ những điều kiện do pháp luật quy định

Căn cứ điều 84, Bộ luật Dân sự năm 2005, một tổ chức được coi là pháp nhân khi hội đủ các điều kiện sau:

- Được các cơ quan nhà nước có thẩm quyền thành lập, cho phép thành lập,

đăng kí hoặc công nhận;

- Có cơ cấu tổ chức chặt chẽ;

- Có tài sản độc lập với cá nhân, tổ chức khác và tự chịu trách nhiệm về tài sản đó;

- Nhân danh mình tham gia các quan hệ pháp luật một cách độc lập;

Pháp nhân bao gồm: cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang; tổ chức chính trị, tổ chức chính trị xã hội; tổ chức kinh tế; tổ chức xã hội; quỹ xã hội, quỹ từ thiện và các tổ chức khác có đủ điều kiện là pháp nhân

2 Khái niệm công quyền

Công quyền là thuật ngữ biểu thị khái niệm chung bao gồm cả quyền lực nhànước và quyền lực xã hội Trong đó:

Quyền lực xã hội được hiểu như sau:

- Là năng lực được một người hay một nhóm người sử dụng để buộc những người khác có một hành vi nhất định Bản chất của quyền lực là các quan hệ lãnh đạo, thống trị và phục tùng

- Quyền lực là một dạng quan hệ xã hội (theo chiều dọc) biểu hiện ở khả năng một cá nhân hoặc nhóm điều khiển hành vi, thái độ, quan điểm của các cá nhân khác, nhóm khác Chủ thể và khách thể thực hiện quyền lực xã hội có thể là một cá nhân, một nhóm xã hội hay một cộng đồng, một xã hội

Ví dụ: Các quan điểm về kinh tế-chính trị của Đảng cộng sản Việt Nam chi phối

toàn bộ các hoạt động của các cơ quan Nhà nước và cả nhân dân Việt Nam

Yếu tố còn lại của công quyền là quyền lực Nhà nước:

- QLNN bao gồm ba quyền: quyền lập pháp, quyền hành pháp và quyền tư pháp Theo thuyết phân quyền thì ba quyền này có sự phân chia và chế ước lẫn nhau Nhànước Việt Nam thực hiện nguyên tắc tập trung quyền lực, có sự phân công, phân định giữa các cơ quan lập pháp, hành pháp và tư pháp

Ví dụ: Quyền lực nhà nước biểu hiện ở việc có thẩm quyền ban hành văn bản quản

lí nhà nước Quyền lực nhà nước là thống nhất, có sự phân công và phối hợp giữa các cơ quan nhà nước trong việc thực hiện các quyền lập pháp, hành pháp và tư pháp

- Đặc trưng cơ bản của QLNN là bộ máy nhà nước và các cơ quan cưỡng chế (quânđội, cảnh sát, toà án, nhà tù ) nhằm đưa ý chí của giai cấp thống trị vào đời sống

xã hội Nhưng trong xã hội xã hội chủ nghĩa quyền lực Nhà nước thuộc về nhân dân nên ý chí này là ý chí của nhân dân

Ví dụ: quyền lực nhà nước biểu hiện ở việc ban hành văn bản quản lí nhà nước nhưcác luật, Nghị quyết, Nghị định,…

Công quyền nhiều khi được hiểu đồng nghĩa với quyền lực nhà nước Các cơquan công quyền, trong ngữ cảnh nói về nhà nước, được hiểu là các cơ quan quyền lực nhà nước, tức là nhân danh quyền lực nhà nước thực hiện việc công

Từ trước tới nay chỉ biết khái niệm pháp nhân theo nghĩa của luật tư Vì vậy, bất kỳ cơ quan nào có dấu hiệu hình thức “con dấu và tài khoản ngân hàng” thì sẽ coi là pháp nhân Theo đó, thì sở Y tế, sở Công thương, sở Nông nghiệp và phát triển nông thôn là ba pháp nhân khác nhau Điều này đúng trong các quan hệ luật

tư, với tư cách là một người tiêu dùng (các giao dịch không nhân danh công quyền)

và cần thiết trong các quan hệ dân sự, thương mại Nhưng trong quan hệ quản lý nhà nước (nhân danh công quyền), các cơ quan nhà nước thuộc một cấp chính quyền (ví dụ ba sở nêu trên) sẽ không được xem là đủ tư cách pháp nhân công quyền; mà nên quan niệm là họ đang hành động nhân danh chính quyền thành phố, chỉ có thành phố mới là pháp nhân công quyền (tức pháp nhân theo luật công).Như vậy pháp nhân công quyền là một tổ chức vừa mang đầy đủ những đặc điểm

củ một pháp nhân, vừa hội đủ các yếu tố đặ trưng của các cơ quan công quyền (Được Nhà nước thành lập theo yêu cầu quản lý Nhà nước và trình tự luật định, thực hiện quản lý Nhà nước hoặc cung cấp dịch vụ công trên phạm vi được giao, được Nhà nước trao quyền để thực hiện các nhiệm vụ, chịu sự điều chỉnh của pháp luật hành chính và các luật khác, có cơ cấu tổ chức chặt chẽ, nhân dnah mình tham gia vào các quan hệ pháp luật độc lập, có tài sản độc lập với các nhân, tổ chức khác

và chịu trách nhiệm về tài sản đó)

III Công sở là pháp nhân công quyền:

Nói công sở là một pháp nhân công quyền vì công sở có các đặc điểm sau:

Là bộ phận hợp thành bộ máy nhà nước, được thành lập theo quy định của pháp luật và được thành lập chính thức bởi văn bản quyết định thành lập của Chính phủ hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền, hoạt động của công sở dặt dưới sự quản

lý của nhà nước phù hợp với đặc điểm của công sở và pháp nhân

Có trụ sở riêng đó là trụ sở làm việc của cơ quan, tổ chức của nhà nước và cótên gọi thống nhất, có cơ cấu tổ chức chặt chẽ, thống nhất phù hợp với đặc điểm của công sở và pháp nhân

Công sở có tài sản độc lập (trụ sở làm việc, các trang thiết bị phục vụ công việc, đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức,….) và chịu trách nhiệm về tài sản của mình (việc đổi mới, sửa chữa trang thiết bị, tuyển dụng, cắt giảm, sa thải nhân lực,

….) Có nhiệm vụ theo luật định Đây là đặc điểm thứ ba chứng tỏ công sở là một

pháp nhân.

Công sở cũng có con dấu, tài khoản riêng về nhân danh mình tham gia vào các quan hệ pháp luật ( trong quản lý Nhà nước hoặc cung cấp dịch vụ công) Đượcnhà nước trao cho quyền lực để quản lí xã hội và tự chịu trách nhiệm về các quyết định mà mình ban hành ra Sử dụng “tên”, “con dấu” và “tài khoản” của mình trongcác giao dịch Đây là đặc điểm cuối cùng chứng tỏ công sở là một pháp nhân

Từ những phân tích ở trên ta có thể thấy công sở có đầy đủ tất cả các điều kiện để trở thành một pháp nhân

Như đã nói trên, công sở do các cơ quan Nhà nước thành lập, nhân danh quyền lực Nhà nước tham gia quản lý Nhà nước hoặc cung cấp các dịch vụ công doNhà nước giao Như vậy công sở là cơ quan công quyền

Tổng hợp tất cả các đặc điểm trên, ta có thể khẳng mỗi công sở chính là một pháp nhân công quyền

Ví dụ: UBND Phường An Phú, Quận 2 được gọi là một công sở hay một pháp nhân công quyền vì có đặc điểm sau:

 Được thành lập theo Nghị quyết số 03-CP ngày 06 tháng 01 năm

1997 của Chính Phủ về việc thành lập các Quận, Phường mới thược

Tp Hồ Chí Minh

 Có trụ sở đặt tái số 249, Lương Định Của, Quận 2 Tên gọi “Uỷ ban Nhân dân Phường An Phú” Mã số thuế 0301480078, có con dấu riêng

 UBND Phường An Phú thực hiện chức năng quản lý Nhà nước trên các lĩnh vực tại địa phương , thực thi các văn bản pháp luật của Quốc hội, Nghị định của Chính phủ, các quyết định của UBND thành phố vàUBND cấp Huyện

 UBND phường An Phú thực hiện các nhiệm vụ của UBND cấp

phường quy định tại điều 111- 118 Luật tổ chức Hội đồng nhân dân

và Uỷ Ban nhân dân năm 2003 phù hợp với điều kiện thực tế (dân kinh tế-xã hội) tại phường UBND phường An Phú co tài sản riêng baogồm :trụ sở UBND phường, máy tính và các thiết bị khác phục vụ công việc ( bàn ghế, tủ,….) UBND phường thực hiện việc thu chi theo ngân sách, có con dấu riêng, chịu trách nhiệm về các quyết định của mình

cư-Ví dụ khác : Trường Học viện Hành chính quốc gia được gọi là một công sở hay một pháp nhân công quyền vì có đặc điểm sau:

 Có quyết định thành lập theo nghị định số 130-CP của Chính phủ quyết định thành lập trường Hành Chính sau này đổi tên thành Học Viện Hành Chính

Quốc Gia và được đặt dưới sự quản lý của Nhà nước.

 Trụ sở chính đặt tại số 77 đường Nguyễn Chí Thanh, Đống Đa, Hà Nội Cơ

sở tại Tp Hồ Chí Minh đóng tại số 10a đường 3/2, phường 12, Quận 10, thành phố Hồ Chí Minh Có tên gọi thống nhất là trường Học Viện Hành Chính Quốc Gia và trực thuộc Bộ Nội Vụ

 Trường đại diện quyền lực nhà nước để nghiên cứu khoa học về hành chính

nhà nước để phục vụ hoạt đông giảng dạy bồi dưỡng đào tạo cán bộ công chức, xây dựng và trình hội đồng bộ trưởng quy chế giảng dạy, thi tốt

nghiệp, nhận các văn bản, tài liệu và các thông tin cần thiết của hội đồng bộtrưởng,đào tạo đại học và sau đại học về lĩnh vực khoa học hành chính nhà nước nhằm phục vụ yêu cầu quản lí hành chính nhà nước

 Học Viện có tài sản độc lập bao gồm giảng đường, các thiết bị phục vụ học tập khác Có nguồn nhân lực (đội ngũ giảng viên, nhân viên) Tự chịu trách nhiệm trong việc mua sắm, sửa chữa tài sản, trả lương cho giảng

viên….Thực hiện việc nộp ngân sách, các quy chế, chương trình đào tạo theoluật định Ngoài ra Học Viện còn có con dấu riêng

Từ những ví dụ trên, so sánh với những đặc điểm của pháp nhân Dễ nhận thấy rằng UBND phường An Phú, Quận 2 và Học Viện Hành Chính quốc gia đều là các pháp nhân công quyền

Từ 2 ví dụ một bên là công sở hành chính (nhân danh quyền lực công để giải quyết các vấn đề xã hội,cung cấp các dịch vụ) và bên kia công sở sự nghiệp(thực hiện các hoạt động có tính chất nghiệp vụ riêng biệt,phục vụ sản xuất kinh

doanh,sinh hoạt và sản xuất, chú trọng lợi nhuận) Mặc dù mục tiêu khác biệt

nhưng đặc điểm chung của các công sở này đều mang đặc điểm đầy đủ để trở thành một pháp nhân công quyền

Công sở cũng là pháp nhân do công sở mang đầy đủ các đặc điểm chung của Pháp nhân Nhưng là pháp nhân công quyền vì dưới góc độ công việc, cách thức thành lập và lĩnh vực hoạt động,công sở cũng mang đầy đủ những đặc trưng của cơ quan công quyền Bởi vậy, công sở có đầy đủ điều kiện để là một pháp nhân công quyền

Câu 4: Nhận thức của anh chị về công sở hành chính ? Phân biệt công sở hành chính với công sở sự nghiệp và cơ sở tư nhân ? Lấy dẫn chứng minh họa.

Công sở hành chính là tổ chức đặt dưới sự quản lý của nhà nước, thực hiện quản lý chung hoặc trên từng lĩnh vực công tác, có nhiệm vụ chấp hành pháp luật và chỉ đạo thực hiện các chủ trương kế hoạch của nhà nước

Ví dụ: Ủy ban nhân dân cấp Huyện là một công sở hành chính

Đặc điểm của công sở hành chính

1 Được thành lập bằng luật và đặt dưới sự quản lý của nhà nước

2 Nhân danh quyền lực công để giải quyết các vấn đề xã hội

3 Có trụ sở và tên gọi thống nhất

4 Có nhiệm vụ theo luật định

5 Có biên chế, con dấu, tài khoản để hoạt động

Nhiệm vụ của công sở hành chính

Nhiệm vụ chung đối với mọi công sở là quản lý và thực thi công vụ hoặc cung cấp dịch vụ công Nhiệm vụ chung này có thể cụ thể hóa thành những nhiệm vụ cơ bản sau đây:

1 Xây dựng chiến lược và lập kế hoạch hoạt động

2 Xây dựng và vận hành một cơ câu tổ chức hợp lý

3 Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động

4 Quản lý và phát triển đội ngũ nhân viên

5 Giám sát và kiểm tra hoạt động của đơn cị và cá nhân

6 Xây dựng và quản lý hệ thống thông tin quản lý

7 Tổ chức hoạt động giao tiếp (trong nội bộ công sở và với bên ngoài, đặc biệt

là hoạt động tiếp dân)

8 Quản lý việc chi tiêu ngân sách

9 Cung cấp điều kiện vật chất cho thực thi

10 Bảo vệ chính trị nội bộ; an toàn và an ninh trật tự trong công sở

11 Xây dựng văn hóa công sở tích cực, và xây dựng công sở thành một tổ chức học tập

12 Tham gia nghiên cứu và xây dựng hệ thống chính sách công, đặc biệt là các chính sách liên quan trực tiếp đến ngành, lĩnh vực mà công sở hoạt động

Phân biệt công sở hành chính với công sở sự nghiệp và cơ sở tư nhân

Công sở sự nghiệp là tổ chức đặt dưới sự quản lý của nhà nước thực hiện các hoạt động có tính nghiệp vụ riêng phục vụ cho sản xuất kinh doanh và cho sinh hoạt

Cơ sở tư nhân là tổ chức được thành l p trên cơ sở pháp lu t, thực hi n chức năng sản xuất kinh doanh ện chức năng sản xuất kinh doanh nhằm hướng đến lợi ích riêng, có vốn hoạt đ ng riêng ộng riêng

Tiêu chí Công sở hành chính Công sở sự nghiệp Cơ sở tư nhân 1.Cơ sở

Ví dụ: Ủy ban nhân

dân cấp Huyện do hội

Theo qui định của pháp luật, do cá nhân hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền quyết định thành lập

Và tùy theo từng ngành mà có các văn

Luật Giáo dục

Do tư nhân thành lập Điều chỉnh hoạt động dựa vào Luật doanh

nghiệp, Luật dân

sự, Luật lao

đồng nhân dân cấp Huyện thành lập dựa trên luật tổ chức hội đồng nhân dân và ủy ban nhân dân

bản quy phạm pháp luật quy đinh

Ví dụ: Đại học Quốc

gia Thành phố Hồ Chí Minh thành lập dựa trên Nghị định của Chính phủ và được tổ chức lại theo Quyết định của Thủ tướng Chính phủ, hoạt động chủ yếu theo

động…

Ví dụ: Tập đoàn

Vingroup-CTCP

do tư nhân thành lập kinh doanh bất động sản hoạt động chủ yếu dựa trên luật kinh doanh, luật lao động, luật doanh nghiệp…

2.Mục tiêu Phục vụ cho lợi ích

chung của cộng đồng

Ví dụ: Ủy ban nhân

dân cấp xã thực hiện bảo vệ trật tự an ninh trên toàn địa bàn xã đáp ứn

các hệ thống cầu , đường, …phục vụ cho người dân

Vừa phục vụ cho lợi ích của cộng đồng, vừa vì lợi ích kinh tế

Ví dụ: Bệnh viện vừa

chăm sóc sức khỏe cho nhân dân và vì lợi ích kinh tế là tạo ra nguồn thu trong hoạt động khám chữa bệnh

Hoạt động chủ yếu

vì lợi nhuận

Ví dụ: Công ty Cổ

phần FPT thực hiện mở rộng thị trường sang Lào

để tăng doanh thu

3.Tính

quyền lực

nhà nước

Mang tính quyền lực nhà nước, nhân danh nhà nước để thực hiệnhoạt động

Ví dụ: Chi cục thuế

ra quyết định xử phạt hành chính đối với những cá nhân hoặc

tổ chức không đóng thuế theo qui định củapháp luật

Không mang tính quyền lực nhà nước

Ví dụ: Bệnh viện hoặc

Bưu điện có chức nă

g cung cấp dịch vụcông, không có quyền ra quyết đinh xử phạtKhông mang tính quyền lực nhà nước

Ví dụ: Tập đoàn

Xăng dầu Việt Nam không có quyền ra quyết định xử phạt, chỉ cung cấp xăng dầu

vì mục đích kinh

4.Phạm vi

hoạt động

Hoạt động trên tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội

Ví dụ: Ủy ban nhân

dân cấp Huyện quản

lý tất cả các mặt của đời sống xã hội như kinh tế, chính trị, văn hóa, giáo dục trên địa bàn Huyện

Hoạt động trên những ngành, những lĩnh vực

cụ thể do nhà nước quiđịnh

Ví dụ: Trường Học

viện Hành chính Quốcgia hoạt động trong lĩnh vực giáo dục theo qui đinh của nhà nước

Hoạt động theo ngành lĩnh vực mà

tư nhân lựa chọn

Ví dụ: Công ty cổ

phần thép Pomina sản xuất và kinh doanh kim loại (thép)

5.Nhân sự Cán bộ, công chức,

viên chức, người lao động

Công chức, viên chức, người lao động

Ví dụ: UBND các

cấp đều phải hoạt động bằng ngân sách nhà nước

Hoạt động của công sở

sự nghiệp một phần dựa vào ngân sách nhànước, một phần dựa vào nguồn thu từ hoạt động cung cấp dịch vụcông của công sở

Ví dụ: Hoạt động của

bệnh viện công một phần dựa vào ngân sách nhà nước, một phần dựa vào nguồn thu từ hoạt động khámchữa bệnh cho nhân dân

Sử dụng nguồn lựccủa một người hoặc là tự huy động đóng góp

Ví dụ: Công ty cổ

phần hoạt động bằng vốn cổ phần của các cổ đông Hoạt động trong phạm vi vốn điều

lệ của công ty

7.Lương Hưởng lương theo

ngạch, bậc

Hưởng theo ngạch, bậc và nguồn thu từ phần thu được giữ lại khi cung cấp dịch vụ công

Người làm việc trong các cơ sở tư nhân hưởng lương theo thỏa thuận giữa người chủ và người lao động nhưng không đượcthấp hơn mức theo

quy định của nhà nước.

8.Hoạt

động

Diễn ra tại địa điểm

mà công sở hành chính đóng, mọi hoạt động đều diễn ra tại trụ sở

Ví dụ: Công dân

muốn sao y chứng thực các loại giấy tờ thì phải đến thực hiệntại UBND xã, phườngcủa mình

Có thể diễn ra trong công sở hoặc ngoài công sở

Ví dụ: Trường ĐH

Mở có cơ sở chính ở

97 Võ Văn Tần, Quận

3 và 6 cơ sở khác Sinh viên tại trường này phải học ở cơ sở chính và các cơ sở khác , tùy theo lịch học của trường

Tùy vào vào ngành nghề, lĩnh vực hoạt động

Ví dụ : ngành dầu

khí thì thường đóng tại nơi có nhiều dầu chẳng hạn tập đoàn dầu khí Vũng Tàu

rõ ràng trong luật

Ví dụ: Đến ủy ban

nhân dân đăng kí quyền sử dụng đất phải tuân thủ các qui định về hồ sơ, các giấy tờ có liên quan

Cơ cấu tổ chức và thủ tục hành chính chịu sựảnh hưởng của công

sở hành chính quản lý trực tiếp nhưng thủ tục

có thể linh động hơn

Ví dụ: Thủ tục nhập

học ở các trường có thể rút ngắn bớt các khâu tùy theo sự quản

lý của trường

Đơn giản, gọn nhẹ,linh hoạt, dễ thích ứng với thị trường

Ví dụ: Công ty

TNHH một thành viên đôi khi chỉ cómột giám đốc và một nhân viên Thủ tục đơn giản, khách hàng được phục vụ rất nhanh chóng

10 Mối

quan hệ

Giữa các công sở hành chính thì có mốiquan hệ quyền lực vớinhau

Ví dụ : Ủy ban nhân

dân cấp Huyện chịu

sự quản lý của ủy bannhân dân cấp Tỉnh

Giữa các công sở sự nghiệp thì có mối quan

hệ hổ trợ

Ví dụ : Trường Học

viện Hành chính có thể thuê giáo viên từ trường Đại học Sư Phạm về giảng dạy tại trường đối với một số môn thiếu giảng viên

Giữa các cơ sở tư nhân thường có mối quan hệ cạnh tranh

Ví dụ : Các hãng

diện thoại di động hiện nay cạnh tranh về kiểu dáng,giá cả, …

Câu6: “Trình bày tóm tắt các nguyên tắc hoạt đông của công sở”

LỜI MỞ ĐẦU

Nhìn chung, công sở có nhiều nhiệm vụ (Vd: quản lý công vụ theo pháp luật, tổchức – phối hợp công việc giữa các bộ phận, tổ chức công tác thông tin trong cơquan và giữa cơ quan này với cơ quan khác,…) và nhiều mục đích – yêu cầu (Vd:không ngừng nâng cao hiệu lực và hiệu quả họat động của công sở, chấp hành đúngpháp luật, có khả năng phát triển bền vững, hiện đại hóa – hoạt đông khoa học –nâng cao trình độ lãnh đạo…) Thực tế cho thấy, để đạt được những nhiệm vụ, mụcđích – yêu cầu đó, công sở cần có những nguyên tắc hoạt động cho riêng mìnhtrước những diễn biến phức tạp của môi trường xung quanh Đó chính là một địnhhướng vững chắc cho sự tồn tại và phát triển của công sở

Mỗi loại công sở cá biệt sẽ có hệ thống những nguyên tắc khác nhau tùy theo trình

độ phát triển, quy mô, địa bàn hoạt động…

Công sở tổ chức và hoạt động trên những nguyên tắc sau:

 Công khai có nghĩa là cho mọi người biết, không giấu diếm

VD: Một Giám đốc tại một Sở Y tế nọ thì hằng năm ông ta cần công khai chomọi người trong cơ quan biết được tài sản thu nhập được của ông này

2 Hình thức tổ chức

 Thông qua việc xây dựng kế hoạch: VD: Các trường đại học công khai kếhoạch tuyển sinh đại học và các kế hoạch có liên quan để giúp cho các sĩ tửnắm được các thông tin cần thiết

 Thông qua các hoạt động kiểm tra, đánh giá kết quả công việc: VD: sau khi

hoàn thành công tác tuyển sinh, các trường đại học tiến hành kiểm tra, đánhgiá kết quả, chất lượng thí sinh để khắc phục những hạn chế cũng như pháthuy những ưu điểm sau đó công khai để những người có liên quan có thểnắm rõ được tình hình.

 Địa điểm công sở: VD: một cơ quan mới được thành lập, hoặc chuyển địađiểm thì phải công khai để những người có nhu cần hợp tác có thể dễ dàngtìm kiếm được

 Trách nhiệm của từng bộ phận được công khai rộng rãi nhằm thuận lợi choviệc giao dịch: VD: trong cơ quan hành chính nhà nước nếu công khai tráchnhiệm của từng cá nhân, bộ phận thì sẽ tránh được tình trạng đùn đẩy tráchnhiệm, công việc, nhiệm vụ được giao

3 Vai trò

 Công khai tạo ra sự hiểu biết hợp tác trong công việc: VD: Nếu như mọi

hoạt động của cơ quan đều được công khai cho các nhân viên thì trong côngviệc sẽ dễ dàng hoàn thành hơn

 Ngoài ra, công khai trong công sở còn tạo điều kiện cho công sở phản ứng kịp thời với những thay đổi trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ chung.

 Tuân thủ nguyên tắc công khai cũng chính là biện pháp hạn chế tính cục bộ, quan liêu trong quá trình điều hành trong cống sở đó.

II Nguyên tắc liên tục

1 Khái niệm

 Tính liên tục trong hoạt động của các công sở được hiểu là công sở phải tổchức các hoạt động của mình 1 cách liên tục, thường xuyên trên cơ sở cácqui chế đã được xác định Các công sở phải được thực hiện một cách nhấtquán theo yêu cầu phát triển khách quan của công sở Đây là một nguyên tắcquan trọng của hoạt động

 Dựa theo quan niệm quản lý điều hành là một quá trình phối hợp Khi thựchiện các nhiệm vụ, chức năng được giao, sự phối hợp được thực hiện nhờ cácqui chế hoạt động của công sở trong quá trình phát triển của mình, các quichế về hoạt động của công sở không được tùy tiện thay đổi Trong trườnghơp các qui chế cũ không còn thích hợp, đòi hỏi phải có sự thay đổi thìnhiệm vụ đặt ra cho các nhà quản lý là phải làm thế nào để công việc không

bị gián đoạn

Ví dụ: khi thủ trưởng đưa ra một quyết định giải quyết công việc, thì quyết định

đó phải được truyền đạt một cách nhanh chóng xuống tất cả các phòng ban và tất cảcác thành viên trong phòng ban đó, để công việc được giải quyết một cách nhanhchóng

2 Biểu hiện

 Liên tục trong quan hệ điều hành.

VD: Nhiệm vụ của giám đốc giao cho nhân viên cấp dưới phải lien tục qua

các khâu từ giám đốc xuống trưởng phòng tới nhân viên Có như vậy côngviệc mới hoàn thành một cách nhanh chóng

 Liên tục của từng công việc, của công sở và từng bộ phận trong đó.

VD: Các công việc của từng bộ phận phải thực hiện lien tục trong các khâu như

vậy thì công việc sẽ được hoàn thành nhanh chóng

 Liên tục trong kiểm tra, đánh giá, điều chỉnh mục tiêu sao cho thích hợp VD: Các khâu kiểm tra của giám đốc phải luôn lien tục, thường xuyên tránh tình

trạng ù lì công việc của nhân viên

III Phân công rõ ràng về nhiệm vụ, quyền hạn trách nhiệm của từng cá nhân, từng bộ phận trong công sở

 Đây cũng là một nguyên tắc khá quan trọng Phải phân công rõ như thế đểcác thành viên nhân thức được, hiểu được công việc của mình và nhằm thúcđẩy mọi ngừơi hoạt động có hiệu quả hơn

 Phát huy được những năng lực sáng tạo để tìm kiếm những phương thức hoạtđộng thích hợp Góp phần nâng cao trách nhiệm của mỗi thành viên trongcông sở ,Ngược lại không phân chia công việc rõ rang sẽ dẫn đến tình trạngđùn đẫy trách nhiệm người này đỗ lỗi cho người kia làm cho kết quả côngviệc trở nên phức tạp mà không biết quy trách nhiệm về cho ai,hay công việcchòng chéo các cá nhân từng bộ phận không biết mình đảm nhận công việc

gì bên cạnh đó còn gây nhiều hậu quả tiêu cực như nạn quan lieu,lợi dụngquyền han giải quyết công việc để chuộc lợi cho bản thân

 Việc phân công đòi hỏi phải khoa học dân chủ,bình đẳng ai cũng được giaocông việc và phải có trách nhiệm giải quyết đúng với quyền han Tuy nhiêncòn tùy theo đặc thù của mỗi công sở và đặc điểm của mỗi công việc, vị trícông tác, trình độ chuyên môn Ví dụ: phân công việc nhận và gửi hồ sơ cho

bộ phận văn thư, việc lưu trữ, xuất tài liệu khi cần cho bộ phận lưu trữ, tránhviệc nhằm lẫn giữa hai nhiệm vụ

 Vì vậy khi hoạt động công sở cần phải đảm bảo nguyên tắc này góp phần

xây dựng công sở vũng mạnh và đạt được mục tiêu đề ra

IV Dân chủ hóa trong công việc

 Tính dân chủ hóa trong hoạt động công sở

 Trong quá trình nghiên cứu dự thảo các quyết định cần bàn bạc với cácngành, các cấp, các đơn vị có liên quan, tập hợp trí tuệ của tập thể, cá nhân

và tổ chức để mọi thành viên trong công sở tự hiểu, tự giác thực hiện quyếtđịnh, làm cho các quyết định được ban hành đúng đắn, có tính khả thi

 Dân chủ hóa là một nguyên tắc cơ bản trong hoạt động công sở Nguyên tắcnày đòi hỏi phải có sự bàn bạc, thông qua các cấp các đơn vị có liên quanđến với mỗi kế hoạch, quyết định trong công sở, phải phổ biến đến với mỗi

cá nhân – bộ phận trong công sở để mọi người cùng nắm vấn đề, cùng thamgia bàn luận, cùng tập trung trí tuệ vào và tìm ra hướng giải quyết đúng đắnnhất, hợp lý nhất và với đa số các bộ phận Trên cơ sở đó các thành viên, bộphận sẽ cùng tự nguyện thực hiện và thúc đẩy nhau cùng thực hiện một cách

tự nguyện đẻ đạt được hiệu quả cao nhất

 Trường hợp ngược lại, dễ thấy khi nguyên tắc dân chủ không được áp dụng

sẽ dẫn đến tình trạng rối loạn trong hoạt động công sở, các cá nhân bộ phận

sẽ không nắm được cụ thể chương trình – kế hoạch hoạt động và sẽ khó triểnkhai thực hiện nếu như định hướng đó không phù hợp với đặc thù đơn vịmình, hơn thế cảm giác bất mãn vì thiếu tính dân chủ trong hoạt động cũngkhiến nảy sinh nhiều mâu thuẫn dẫn tới giảm hiệu quả hoạt đọng của công sởnói chung

 Hiện nay nguyên tắc dân chủ tại các công sở ở Việt Nam đang phát huy ngàycàng cao Các kế hoạch - quyết định của công sở được đưa ra ở các kỳ họpgiao ban, họp định kỳ và theo chuyên đề để cung bàn luận và đưa ra ý kiến.Tuy nhiên trong một số vấn đề nhạy cảm của công sở như tài chính, nhân sựviệc dân chủ hóa chỉ được thể hiện ở mức độ vừa đủ để đảm bảo tính hiệuquả trong hoạt động công sở

V Nguyên tắc tuân thủ pháp luật

 Việc hoạt động trong khuôn khổ của pháp luật được áp dụng bắt buộc chomọi cá nhân, tổ chức tại Việt Nam, và nguyên tắc này cũng không là mộtngoại lệ đối với công sở

 Trong môi trường công sở, nguyên tắc tuân thủ pháp luật đưa ra những yêucầu cụ thể thông qua việc hoạt động đều phải tuân theo pháp luật được thểhiện qua các quy định, thể hiện qua các quy chế cụ thể, các hành vi điều

hành tại công sở đều phải đúng với các quy định của nhà nước.

 Nguyên tắc này được xem là nguyên tắc bắt buộc đối với mọi thành viện- bộphận trong công sở nói riêng cũng như toàn công sở nói chung, do đó kèmtheo đó là các hình thúc chế tài đối với các hành vi vi phạm các quy chếđược đặt ra

Ví dụ: Quyết định số 129/2007/QĐ-TTg ngày 02/08/2007, quyết định ban hành

quy chế văn hóa công sở tại các cơ quan hành chính nhà nước nếu tất cả mọi cán

bộ, công chức, viên chức không vi phạm những những điều đã được quy chế vănhóa công sở có nghĩa là đang tuân thủ pháp luật

nếu họ vi phạm sẽ bị xử lý tại nghị định 34/2011/NĐ-CP, tai điều 3 khoản 1và điều

9 khoản 1

điều 37 luật phòng chống, tham nhũng quy định:

Cán bộ, công chức, viên chức không được làm những việc được ghi trong khoản1,2,3,4,5 nếu họ không vi phạm có nghĩa là họ đang thực hiện đúng pháp luật.nếu vi phạm tùy thuộc vào mức vi phạm và thiệt hại gây ra mà có thể xử lý kỉ luậthoặc xử lí hình sự

Mỗi nguyên tắc đều có tầm quan trọng và sự ảnh hưởng nhất định tới hoạt động của công sở Nhưng công khai có 1 sự ảnh hưởng, tầm quan trọng rõ ràng nhất

vì nó tác động, có mối quan hệ đến các yếu tố khác.

Mối quan hệ với nguyên tắc liên tục: công khai chính là cơ sở để thực hiện sự liên

tục Trong một công sở, chỉ khi mọi bộ phận – thành viên nắm rõ được vị trí – vaitrò, nắm được những công việc của mình và của các bộ phận khác thì mới giúpcông tác điều hành được thuận lợi, công việc của từng bộ phận mới trôi chảy vàkhông bị gián đoạn, công tác kiểm tra – đánh giá mới dễ dàng và thúc đẩy các bộphận cũng như toàn công sở ngày càng phát triển hơn vì tất cả đang đặt trong mộtmôi trường thông thoáng, công khai rõ ràng, mọi bộ phận đều có thể biết rõ mìnhđang làm gì, cần chuẩn bị những gì và cần sự hỗ trợ như thế nào Trong một môitrường công sở không công khai minh bạch, không rõ ràng thì nguyên tắc liên tụckhông thể nào áp dụng được vì cần có những khoảng thời gian để tìm hiểu và làmlại từ đầu, chính đó là thời điểm gián đoạn của công việc từng bộ phận và của sựphát triển công sở Liên tục mà không công khai dễ dẫn đến việc xa rời không phùhợp với thực tiễn và hoàn cảnh tại đơn vị

Ngược lại, liên tục đảm bảo cho công khai được trọn vẹn Nếu một công sở áp dụngđược nguyên tắc công khai – tức mọi thành viên và bộ phận đều hiểu được công

việc của mình nhưng lại không có được tính liên tục thì chính tính gián đoạn –không liên tục của công việc đó sẽ là nguyên nhân phá hỏng tính công khai trong tổchức hoạt động công sở Một công sở không thể xem là có tính công khai được khi

sự công khai đó là nhất thời, theo giai đoạn, lúc thì công khai, lúc lại mập mờkhông phân định rõ, không có sự họat động phát triển thường xuyên đối với từng

bộ phận cũng như không có sự đánh giá – kiểm tra liên tục về sự phát triển của toàn

bộ những hoạt động này Chính những thời điểm gián đoạn không liên tục đó làthời điểm công sở không thực hiện nguyên tắc công khai

Mối quan hệ với nguyên tắc phân công rõ nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm của từng cá nhân, từng bộ phận:

Công khai là cơ sở xác lập rõ nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm của từng cá nhân,từng bộ phận Chỉ khi mọi bộ phận nắm được công việc của nhau và của bản thân,công sở có cơ chế giúp từng thành viên nắm rõ được những vấn đề này thì việc việcphân công nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm mới được thực hiện dễ dàng Khi đãcông khai, việc phân công – phân nhiệm và phân định quyền hạn mới được thựchiện dễ dàng trên cơ sở phù hợp với công việc mà mỗi bộ phận, mỗi thành viêntrong công sở đã biết từ ban đầu Nhà quản lý sẽ dễ dàng xác định được phần việcnào thích hợp với bộ phận nào để phân công và giao quyền Ngược lại, mỗi bộphận cũng xác định trước khả năng phần việc nào thích hợp với mình để chuẩn bịsẵn tâm thế, do đó sẽ nâng cao hiệu quả hoạt động cao hơn và phản hồi khi đượcphân công đảm nhận phần việc không thích hợp với bộ phận mình

Song song đó, thực hiện nguyên tắc phân công rõ nhiệm vụ, quyền hạn, tráchnhiệm của từng cá nhân, bộ phận cũng tạo điều kiện thuận lợi cho nguyên tắc côngkhai được thực hiện triệt để Mỗi bộ phận đều nhận được các đầu việc cụ thể, đềubiết rõ quyền hạn mình giới hạn ở phạm vi nào, còn các phần việc khác được giaocho bộ phận nào, mình được làm gì và không được làm gì theo sự phân công củanhà quản lý,… đó chính là đã thực hiện được sự công khai ở một mức độ nhất địnhtrong khi phân công rõ ràng

Mối quan hệ với nguyên tắc dân chủ hóa trong quá trình điều hành:

Nguyên tắc công khai có mối quan hệ mật thiết với nguyên tắc dân chủ hóa trongquá trình điều hành tại công sở Mối quan hệ này cũng mang tính chất hai chiều tácđộng qua lại lẫn nhau, cụ thể:

Chỉ khi có sự công khai, có sự nắm bắt được tình hình công việc của bản thân mìnhthì mới có điều kiện thực hành dân chủ vì khi đó, công việc chung mới được mang

ra bàn luận, mới tập trung được trí tuệ của toàn thể mọi thành viên Không thể xem

một công sở có sự dân chủ trong điều hành khi ở đó không có sự công khai, khi cácthành viên không nắm được công việc của bản thân cũng như của các bộ phậnkhác, khi đó, mỗi bộ phận sẽ không thể đóng góp ý kiến vì sự phát triển chungtrong mỗi kế hoạch vì không hề nắm bắt được thông tin cần thiết vì nhau, thiếu căn

cứ xác đáng để quyết định vấn đề Hơn nữa, bản thân sự không công khai nhữngđiều cần thiết và tối thiểu như công việc của từng bộ phận cũng đã là một hình thứccủa sự thiếu dân chủ trong công sở

Song song đó, dân chủ hóa trong điều hành là phương thức củng cố sự công khaitại công sở trong quá trình bàn bạc, đóng góp cho các vấn đề chung của công sở,các bộ phận và thành viên sẽ nắm được sâu sắc hơn hoạt động của từng thành viên,của từng bộ phận, nắm rõ hơn chiều hứong diễn biến của đơn vị mình và toàn công

sở Khi đó, mức độ công

Vd: tập trung bàn bạc về vấn đề thay đổi nhiệm vụ của một thành viên giúp chomọi bộ phận nắm được hướng công việc mới cũng chính là hình thức của công khai

Câu 7: Kỹ thuật điều hành công sở trong giai đoạn hiện nay có đặc điểm gì?

Sự cần thiết của đổi mới kỹ thuật điều hành công sở.

I Khái niệm chung về kỹ thuật điều hành công sở.

Kỹ thuật điều hành công sở là phương pháp, cách thức tổ chức hoạt động, là biện pháp có tính công nghệ vận dụng, của bộ máy quản lý để giải quyết các công việc liên quan đến chức năng của cơ quan, công sở

Ví dụ:

Kỹ thuật tổ chức một phòng làm việc

Kỹ thuật soạn thảo một văn bản

Kỹ thuật điều hành một cuộc họp

Kỹ thuật chuẩn bị một chương trình làm việc

Kỹ thuật truyền đạt một quyết định quản lý

Kỹ thuật giao tiếp,…

II Đặc điểm kỹ thuật điều hành công sở trong giai đoạn hiện nay.

1 Kỹ thuật điều hành không ngừng được đổi mới hiện đại hóa nhằm đáp ứng nhu cầu xử lý thông tin.

Thế kỷ XXI, “siêu thông tin” với tốc độ bão táp đang tác động hầu hết các lĩnh vực đời sống con người

 Muốn nhận thức đúng và sử dụng được các thông tin đó thì phải biết cách

o Đồng thời hoàn thiện không ngừng các kỹ thuật và công nghệ xử lý

Ví dụ:

- Hiện nay, mạng thông tin tại Văn phòng Chính phủ đã đóng vai trò trung tâm trong hệ thống mạng của các cơ quan hành chính nhà nước Nhiều ứng dụng đã phục vụ trực tiếp công tác điều hành của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ Văn phòng Chính phủ đã xây dựng một số phần mềm dùng chung và dự án đang được ứng dụng, triển khai rộng rãi như:

+ Hệ thống thư tín điện tử;

+ Trang thông tin điện tử phục vụ điều hành (www.chinhphu.vn);

+ Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc;

+ Hệ thống thông tin tổng hợp kinh tế - xã hội;

+ Phòng họp trực tuyến

+ Nhiều dự án khác

- Hệ thống trung tâm điều khiển mạng MetroNet:

Trung tâm điều khiển mạng MetroNet (hệ thống NOC) có chức năng quản lý, giám sát các thiết bị CNTT, quản lý giám sát kết nối của các sở ngành quận huyện, các đơn vị trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh (các đơn vị được kết nối thành một mạng máy tính thống nhất trong mạng MetroNet), tạo lập môi trường trao đổi

thông tin tin cậy, kịp thời nhằm hỗ trợ công tác lãnh đạo, phát triển CNTT, tiến tới gia nhập chính phủ điện tử và nâng cao năng lực quản lý về CNTT, BCVT dựa trên

- Trình độ dân trí ngày càng cao, tầm nhìn người dân đã thay đổi căn bản

 Các biện pháp nghiệp vụ thay đổi sao cho:

 Vừa hiệu quả

 Người dân vừa được thấy tôn trọng thực sự

- Thay đổi một hình thức phục vụ thích hợp chính là tìm những biện pháp kỹthuật mới để điều hành công việc hữu hiệu

Ví dụ:

Số lượng website của sở ban ngành, quận huyện đã được xây dựng và tích hợp trên HCM Cityweb: 78 website Các trang Web này không chỉ cung cấp thông tin kinh tế-xã hội, văn hóa trên địa bàn, tình hình hoạt động của các lĩnh vực kinh tế, văn hóa, công nghiệp, nông nghiệp, Khu công nghệ cao, Bưu chính-viễn thông, đầu tư, thương mại,… mà còn giới thiệu các quy trình quản lý Nhà nước như đóng thuế, hoàn thuế, đăng ký thành lập doanh nghiệp, xin cấp phép xây dựng, thành lập bệnh viện tư nhân, giới thiệu các lô đất được chào bán đấu giá, giá đất tại mỗi con đườngcủa thành phố…

“Một cửa điện tử” cấp thành phố: Đến nay đã có 28 đơn vị (22 quận/huyện và 6 Sở/Ngành) tham gia cung cấp tình trạng hồ sơ hành chính cho người dân qua hệ thống

“một cửa điện tử” với phương thức truyền dữ liệu qua mạng MetroNet

Xây dựng các Kiosk để người dân có thể tra cứu thông tin trực tiếp tại các quận huyện, sở ngành

Đối với lĩnh vực y tế ở Lào Cai, ứng dụng CNTT trong nghiệp vụ chuyên khoa, trong phát triển hệ thống thông tin y tế trực tuyến (hệ thống các CSDL về y

tế, khám và hội chẩn bằng truyền hình trực tuyến, dịch vụ tư vấn chăm sóc sức khoẻ trực tuyến…)

3 Kỹ thuật điều hành hiện đại có xu hướng tăng cường áp dụng các phương

tiện kỹ thuật mới và phương pháp điều hành mới.

Do sự phát triển của khoa học và công nghệ, số lượng, chất lượng công cụ

kỹ thuật trong lĩnh vực quản lý hành chính nhà nước nói chung và điều hành công sở nói riêng không ngừng được tăng lên

Kỹ thuật hiện đại, hợp lý sẽ giúp cho năng suất làm việc cao, nhịp điệu hoạtđộng tăng lên, nhận thức cán bộ công chức được đổi mới, tăng cường khă năng

xử lý tình huống của cán bộ công chức và mối quan hệ giữa cơ quan và môi trường xung quanh được gắn kết hơn

Các phương tiện kỹ thuật được áp dụng trong hoạt động quản lý hành chính, văn phòng ngày nay rất đa dạng

Ví dụ:

Hiện đại hóa công tác thanh toán của Kho bạc Nhà nước trên nền tảng côngnghệ thông tin hiện đại, theo hướng tự động hóa và tăng tốc độ xử lý các giao dịch; bảo đảm dễ dàng kết nối, giao diện với các hệ thống ứng dụng khác; tham gia hệ thống thanh toán điện tử song phương, thanh toán điện tử liên ngân hàng, thanh toán bù trừ điện tử với các ngân hàng; ứng dụng có hiệu quả công nghệ, phương tiện và hình thức thanh toán không dùng tiền mặt tiên tiến của quốc tế

Các phương pháp điều hành ngày càng được đổi mới theo hướng tích cực

Ví dụ: Hiện nay, kho bạc Nhà nước Việt Nam đang chuyển đổi mô hình kiểm

tra, kiểm soát sang mô hình kiểm tra, kiểm toán nội bộ, bảo đảm nâng cao tính độc lập, thống nhất về hoạt động nghiệp vụ của hệ thống kiểm tra, kiểm toán nội

bộ, đủ thẩm quyền cần thiết trong quá trình thực hiện nhiệm vụ nhằm phát hiện

và xử lý kịp thời các dấu hiệu bất thường trong hoạt động Kho bạc Nhà nước.Các dịch vụ văn phòng hiện đại đang cho phép nhà lãnh đạo, quản lý theo dõi những công việc hết sức phức tạp với số lượng nhân viên tối thiểu

 Đến một lúc nào đó, quá trình điều hành công việc sẽ không thực hiện trôichảy nếu như không có thiết bị kỹ thuật hiện đại hỗ trợ

4 Kỹ thuật điều hành hiện đại không tách rời truyền thống dân tộc, đặc biệt là truyền thống văn hóa.

Mỗi dân tộc đều có những đặc điểm về văn hóa, lịch sử của riêng mình với những giá trị truyền thống có tính đặc thù, ảnh hưởng đến sự phát triển chung -> Việc áp dụng các kỹ thuật hiện đại vào bất cứ lĩnh vực nào của đất nước cũng không thể tách rời truyền thống một cách cực đoan

=> Kỹ thuật hành chính hiện đại khi áp dụng vào thực tế điều hành công việc nước ta cũng không thoát khỏi quy luật đó.

Tuy nhiên, để thực hiện được một nguyên tắc điều hành kỹ thuật mới , cần phải biết vượt qua những truyền thống lạc hậu

Ví dụ:

Chế độ trả lương theo công việc, theo cấp bậc, áp dụng các phương tiện kỹ thuật để kiểm tra trình độ của cán bộ, bổ nhiệm cán bộ theo trình độ chuyên môn được áp dụng rộng rãi tuy nhiên nhiều địa phương ở các dân tộc ít người thì vẫn quen với nguyên tắc “ sống lâu nên lão làng” để bầu chọn người đứng đầu bộ máy chính quyền địa phương của họ

Hay tác phong của người Việt ta xưa nay luôn coi trọng kinh nghiệm là chính, rất ngại đổi mới, không thích thử nghiệm, đây là sự khó khăn để du nhập các phương thức và kỹ thuật điều hành mới áp dụng trong cơ quan, công sở Cũng chính vì vậy mà ta thường thấy các cuộc cải cách hành chính xem là cũ rích bây giờ vẫn còn đang trên tinh thần thử nghiệm như cơ chế một cửa hay dịch vụ công trực tuyến cấp 3, 4 đang thử nghiệm trên mô địa bàn Tp Hồ Chí Minh

III Sự cần thiết của đổi mới kỹ thuật điều hành công sở.

Kỹ thuật điều hành công sở hiệu quả góp phần làm giảm bớt các thủ tục hành chính rườm rà

Đổi mới kỹ thuật điều hành công sở là điều kiện quan trọng góp phần làm giảm nhiều chi phí không cần thiết trong quá trình vận hành công việc hằng ngày của cơ quan nhà nước

Giúp cho công sở làm việc một cách khoa học, logic, chặt chẽ, tạo ra thói quen, nề nếp làm việc khoa học trong công sở

Xét trong nội bộ bộ máy quản lý, đổi mới kỹ thuật điều hành công sở làm cho các cơ quan có thể quản lý được các công việc được tốt hơn, thuận lợi cho việc kiểm tra thực hiện các quyết định quản lý hành chính nhà nước

Đổi mới kỹ thuật điều hành công sở là cơ sở thúc đẩy công cuộc cải cách hành chính, tinh giảm biên chế, khắc phục tình tạng cồng kềnh của bộ máy hànhchính

Đổi mới kỹ thuật điều hành công sở góp phần tạo ra mối quan hệ giữa các

cơ quan hành chính nhà nước với người dân do làm việc thiết thực hơn, từ đó sẽ làm tăng thêm lòng tin của người dân đối với hoạt động của các cơ quan nhà nước

Đổi mới kỹ thuật điều hành công sở giúp nước ta hòa nhập vào xu hướng chung bắt buộc phải đổi mới của thời đại, giúp nền hành chính nước ta không bị lạc hậu và bắt kịp sự phát triển của thế giới.

 Do sự tăng trưởng của nền kinh tế, các lực lượng cạnh tranh ngày càng mạnh, sự tăng lên không ngừng của xu thế hòa nhập, sự đòi hỏi của Nhà nước và sự mong đợi của xã hội, sự đổi mới kỹ thuật điều hành công sở là một xu thế bắt buộc nếu muốn tồn tại và phát triển bền vững, lâudài

Ví dụ: sự chậm trễ trong các lĩnh vực cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, hay

các giấy vay vốn, các giấy tờ xuất nhập cảnh hiện nay đang làm người dân dần mất lòng tin, họ phải đưa lót thêm tiền thì mọi thủ tục mới được trôi chảy mà nhanh chóng, như vậy co thể thấy nguyên nhân này xuất phát do trong các công sở hành chính này không có sự phân công khoa học và chịu trách nhiệm trực tiếp đối với quyền lợi của người dân

Câu 8: nội dung và phương pháp thiết kế công việc, tác dụng của việc thiết kế công việc theo nhóm

I NỘI DUNG VIỆC THIẾT KẾ CÔNG VIỆC

1 Khái niệm:

-Thiết kế công việc là phân chia các loại công việc lớn, nhỏ sao cho hợp lí Đây

là quá trình xác định nhiệm vụ cụ thể và trách nhiệm của cán bộ công chức trong việc thi hành công vụ và tham gia các hoạt động công sở nói chung Qúa trình này liên quan đến hoạt động thực tế ở công sở

2 Các yêu cầu đối với nhiệm vụ thiết kế công việc:

- Phù hợp với mục tiêu của công sở và của từng đơn vị thực hiện công việc đề

ra

VÍ DỤ: Tại Huyện X đã đề ra mục tiêu là đẩy mạnh giải quyết nhanh chóng các thủ tục hành chính tránh tình trạng tồn đọng thủ tục hành chính chưa được giải quyết Để thực hiện mục tiêu nay UBND Huyện đã thiết kế một bản mô tả để giải quyết công việc như sau : áp dụng mô hình “một của” ,tại bộ phận một của sẽ tổ chức việc tiếp nhận va trả hồ sơ Sau khi tiếp nhận thì các hồ sơ thủ tục sẽ được phân loại cụ thể ra từng phòng cụ thể để giải quyết như hồ sơ liên quan đến trợ cấp

xã hội sẽ được chuyển đến phòng thương binh lao động xã hội … việc phân chia công việc như thế sẽ giúp giải quyết nhanh công việc ,đáp ứng nhu cầu của xã hội

- Nội dung công việc phải rõ ràng Ví dụ: việc ban hành quy đinh cấm khạc nhổ bừa bãi nơi công cộng, nhưng nội dung ban hành ko quy định cụ thể ai là người quản lý lĩnh lĩnh vực này, nếu vi phạm ai sẽ xử lý,…

- Mỗi công việc được thiết kế phải có ý nghĩa đối với toàn bộ nhiệm vụ chung

của cơ quan, công sở các câu hỏi khi thiết kế công việc về mặt ý nghĩa của nó thường được nêu là:

+ Ý nghĩa của công việc;

+ Ý nghĩa chuyên môn;

+ Ý nghĩa kinh tế - xã hội và các ý nghĩa khác

Ví dụ: Để thực hiện tốt mô hình “một cửa” tại UBND Huyện thì việc thiết kế phân chia công việc cụ thể cho từng phòng ban cụ thể để giúp giải quyết công việc một cách tôt hơn và nó phù hợp với tình hình thực tế của công sở nó mang ý nghĩa khác nhau : ý nghĩa công việc : đảm bảo cho công việc được diễn ra trôi chảy nhanh chóng ,ý nghĩa chuyên môn: phù hợp với điều kiện và chức năng cụ thể của từng phòng ban để giúp công việc diễn ra một cách nhanh chóng nhất Ngoài ra cònđảm cho nhu cầu của người dân được đáp ứng

- Taọ ra khả năng sáng tạo cho cán bộ, công chức khi giải quyết công việc

- Tạo được khả năng hợp tác khi giải quyết công việc

Ví dụ: Để giải quyết một thủ tục hành chính thì cần sự hợp tác của nhiều bộ phận khác nhau như bộ phận một cửa sẽ tiếp nhận hồ sơ ,sau đó sẽ phân loại cụ thể

ra và chuyển đến cho phòng ban cụ thể có trách nhiệm giải quyết nó Sau khi giải quyết xong thì chuyển lại cho bộ phân một của để trả lại cho người dân.Việc hợp tác này sẽ giúp công việc diễn ra một cách nhanh chóng và thuận tiện hơn

- Có khả năng kiểm tra việc thi hành công việc một cách thuận lợi

Ví dụ: các cơ quan nhà nước hiện nay đã có 1 số nơi áp dụng việc thực hiện bảng thiết kế công việc, điều này tạo cho việc kiểm tra thi hành các công việc 1 cách thuận lợi hơn, dễ dàng đánh giá được khả năng làm việc của nhân viên hơn

3 Phương pháp thiết kế công việc

- Thiết kế công việc theo dây chuyền:

Đây là cách thiết kế mà một nhiệm vụ được chia thành nhiều công việc có liên quan với nhau như một dây chuyền có nhiều mắt xích

Ví dụ: Nhiệm vụ tuyển dụng cán bộ công chức theo quy định của Nhà nước có thể chia thành nhiều công việc cụ thể giao cho các bộ phận giải quyết (thông báo cho các đối tượng, xác định các tiêu chuẩn lựa chọn, tiếp nhận hồ sơ, tổ chức thi tuyển, công bố kết quả)

- Thiết kế công việc theo nhóm: Đây là cách thiết kế công việc mà khi đề ra đòi hỏi phải có một tập thể cùng tham gia thực hiện công việc

Ví dụ: việc đăng ký hộ tịch cho trẻ sơ sinh Có thể tổ chức một trung tâm thực hiện công việc này, sẽ có nhiều người cùng làm việc, ở đó mỗi người chỉ đảm nhận một phần công việc đăng kí

Ví dụ: Thực hiện chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ trong việc phòng chống dịchbệnh ebola ở Việt Nam, Bộ Y tế phối hợp cùng Bộ Công an, Bộ Ngoại giao và các

bộ, ngành, địa phương đã có những cuộc họp trao đổi, bàn bạc, triển khai nghiêm túc, chặt chẽ các biện pháp phòng, chống dịch bệnh Ebola trên địa bàn cả nước.

- Thiết kế công việc theo từng cá nhân: Trong công sở có nhiều công việc có tính độc lập và có thể giao cho từng cá nhân phụ trách

Ví dụ: việc xây dựng một văn bản thì chỉ nên phân công cho từng cá nhân đảm nhiệm phụ trách sẽ hạn chế gây chồng chéo hoặc mâu thuẫn ý kiến với nhau (báo cáo, tờ trình, chương trình công tác, v,v…)

II TÁC DỤNG CỦA VIỆC THIẾT KẾ CÔNG VIỆC THEO NHÓM

- Việc thiết kế công viêc theo nhóm thỏa mãn nhu cầu trao đồi giữa các cá nhân, phù hợp với việc mọi người học hỏi lẫn nhau, mỗi người có thể đưa ra nhữnggiải pháp, cách biểu đạt riêng cho vấn đề nào đó

-Khi làm việc theo nhóm các thành viên tham gia có cơ hội đưa ra quan điểm của mình đối với chủ đề thảo luận, mặt khác nó nâng cao được tính tương tác giữa các thành viên nhằm tác động tích cực đến người khác

-Tăng cường động cơ học tập, nảy sinh nhữnh hứng thú mới, kích thích sự giao tiếp, chia sẻ tư tưởng và cách giải quyết vấn đề, khích lệ mọi thành viên tham gia học hỏi kinh nghiệm lẫn nhau, phát triển được các mối quan hệ và quan tâm đến nhau

-Các thành viên trong nhóm biết được sự phụ thuộc lẫn nhau

- Nâng cao được tính trách nhiệm của từng thành viên trong nhóm Do mỗi thành viên trong nhóm được phân công thực hiện một vai trò nhất định, một công việc và trách nhiệm cụ thể Các thành viên trong nhóm không thể trốn tránh trách nhiệm hoặc dựa vào công việc của người khác Trách nhiệm của mỗi thành viên là yếu tố quyết định việc thành công hay thất bại của nhóm

Ví dụ: Trong cuộc họp về phòng chống lũ lụt, thiên tai tại UBND huyện Quảng Ngãi, Chủ tịch UBND huyện đã mở cuộc họp với 1 số CB-CC và người dân vùng địa phương để cung cấp thông tin, cũng như trao đổi, bàn bạc ý kiến về chiến dịch phòng chống lũ lụt trên địa bàn, các cán bộ hướng dẫn các biện pháp phòng, chống thiện tai cho người dân, bên cạnh đó người dân có ý kiến đóng góp để hoàn thiện chiến dịch hơn Như vậy các cá nhân có quyền đưa ra những quan điểm, ý kiến, cũng như những kinh nghiệm của mình trong quá trình thực hiện phòng chống lũ lụt, các CB-CC tiếp thu ý kiến đóng góp và trao đổi để xây dựng và thực hiện chínhsách cho hoạt động có hiệu quả hơn

Câu 9:cơ sở để phân công điều hành công việc? ý nghĩa của việc phân công công việc?nêu dẫn chứng minh họa.

Một tổ chức muốn hoạt động và phát triển bền vững thì việc phân công điều hành công việc trong tổ chức là một công việc hết sức quan trọng Đặc biệt, với các

tổ chức trong khu vực công thì đó là một trong những nội dụng không thể thiếu của

kỹ thuật điều hành công sở Bởi nó góp phần thể hiện chất lượng của lao động lãnh đạo, quản lý cũng như năng suất lao động, hiệu quả của một nền hành chính

Để hiểu được những cơ sở phân công điều hành công việc trong công sở cũng như ý nghĩa của nó thì trước tiên ta cần tìm hiểu sơ qua về kỹ thuật điều hành công sở Vậy kĩ thuật điều hành công sở là gì? Trước hết, kỹ thuật điều hành được hiểu là phương pháp, cách thức tổ chức hoạt động, là biện pháp có tính công nghệ vận dụng trong hoạt động của bộ máy quản lý để giải quyết các công việc liên quanđến chức năng của tổ chức

Công sở là một tổ chức đặt dưới sự quản lý trực tiếp của nhà nước để tiến hành một công việc chuyên ngành của nhà nước

Kỹ thuật điều hành công sở bao gồm những nội dung cơ bản sau:

 Thiết kế và phân tích công việc trong các công sở

 Phân công công việc

 Tổ chức điều hành công việc

 Xây dựng các quy chế làm việc

 Xây dựng kế hoạch và làm việc theo kế hoạch

 Tổ chức và điều hành các cuộc họp

 Kiểm tra, kiểm soát công việc

Như vậy phân công công việc là nội dung được thực hiện sau khi đã thiết kế và phân tích công việc Dựa vào bộ máy tổ chức của cơ quan và các kết quả sau khi thiết kế và phân tích công việc, có thể thực hiện việc phân công khoa học đối với các nhiệm vụ của một cơ quan nhất định Tuy nhiên để phân công công việc được chính xác, phù hợp với đặc điểm hoạt động của từng cơ quan, cũng như giúp cho việc điều hành công việc được thuận lợi và hiệu quả, cần phải dựa trên những cơ sở

có tính thực tế khác

Xét một cách chung nhất, có thể dựa trên những cơ sở sau đây để thực hiện việc phân công công việc trong các cơ quan:

1) Phân công theo vị trí pháp lý và thẩm quyền của cơ quan, đơn vị

Mỗi cơ quan, đơn vị đều có vị trí pháp lý và thẩm quyền khác nhau, do đó đặc điểm hoạt động và các nhiệm vụ được giao cũng được phân biệt

Ví dụ: Việc phân công công việc ở Bộ Giáo dục và Đào tạo không giống ở

Sở Giáo dục và Đào tạo thuộc Tỉnh Bộ Giáo dục và Đào tạo thực hiện việc quản lý nhà nước và chịu trách nhiệm đối với mọi vấn đề thuộc chức năng, nhiệm vụ của Bộ trong phạm vi cả nước Còn Sở GD-ĐT chỉ quản lý những

vấn đề thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn ở địa phương Do đó, Bộ Giáodục và Đào tạo có thể phân công cho một nhóm công chức thuộc cơ quan theo dõi hoạt động của các trường Đại học do Bộ này quản lý Nhưng đối với

Sở Giáo dục và Đào tạo nếu thực hiện việc phân công như vậy là không đúngthẩm quyền, cũng như không thuộc chức năng, nhiệm vụ của Sở Vì vậy, các

Sở thuộc Tỉnh chỉ có thẩm quyền theo dõi hoạt động của các trường Trung học phổ thông trên địa bàn Tỉnh đó mà thôi

2) Phân công theo khối lượng và tính chất của công việc

Sự phân công này thực hiện trên cơ sở kế hoạch công tác được duyệt, theo tính chất của mỗi loại công việc và theo yêu cầu thực hiện công việc trong thực tế

Yêu cầu: người lãnh đạo cơ quan phải nắm vững chương trình hoạt động của

cơ quan, công sở và phải dựa vào kết quả sau khi phân tích công việc để thựchiện việc phân công một cách khoa học và hợp lý Tránh tình trạng một người hay một bộ phận đảm nhận cùng lúc quá nhiều công việc trong một thời gian ngắn Như thế có thể có những công việc sẽ bị bỏ qua do không đủ điều kiện hoàn thành.Từ đó, chất lượng công việc sẽ không được đảm bảo

Ví dụ: Hiện nay, Nhà nước chủ trương là tất cả học sinh, sinh viên và người

lao động phải đóng BHYT bắt buộc Do đó, số lượng người đăng ký tham gia BHYT là rất cao, đòi hỏi Bảo hiểm xã hội các Tỉnh/ Thành phố cần phân công công việc một cách hợp lý cho những viên chức để có thể đáp ứng đượcyêu cầu của công việc, những vấn đề liên quan đến việc cấp và giải quyết BHYT Đồng thời, phải bố trí số lượng nhân sự phù hợp ở vị trí tiếp nhận và giải quyết hồ sơ, cũng như giải đáp những thắc mắc khi người dân có nhu cầu nhằm đảm bảo cho công việc được thực hiện tốt

3) Phân công công việc theo số lượng biên chế và cơ cấu tổ chức của cơ quan

Số lượng biên chế có ý nghĩa quan trọng đến việc phân công công việc trong

cơ quan, đơn vị.Thừa hay thiếu biên chế so với công viêc cần giải quyết đều gây khó khăn cho việc phân công công việc.Bên cạnh đó, nếu cơ cấu tổ chức không khoa học, chức năng chồng chéo lẫn nhau thì việc phân công các côngviệc trong quá trình quản lý cũng sẽ khó khăn.Vì vậy, một yêu cầu tất yếu là phải tính đủ biên chế cho công việc, đồng thời phải tìm biện pháp để hoàn thiện cơ cấu tổ chức của cơ quan

Ví dụ: Khi triển khai thực hiện cơ chế “ Một cửa”, “ Một cửa liên thông”

trong các cơ quan HCNN Thì việc bố trí nhân sự phù hợp vào các vị trí đó làđiều quan trọng Bởi, đó là nơi người dân trực tiếp đến nộp hồ sơ, giấy tờ để thực hiện các thủ tục cần thiết, cũng như có thể trình bày những thắc mắc

Do đó, đội ngũ nhân sự ở những vị trí đó phải có những kỹ năng, trình độ nhất định, phải có thái độ phục vụ người dân một cách tốt nhất Đồng thời, thủ trưởng cơ quan, đơn vị đó cần xác định được số lượng người cần thiết ở

bộ phận “ một cửa” để có kế hoạch tuyển dụng cũng như bố trí nhân sự phù hợp Mà muốn như thế thì phải phân tích công việc một cách chính xác và khoa học Tránh để xảy ra tình trạng lãnh đạo không biết số lượng biên chế cần thiết cho những công việc cần giải quyết tại cơ quan mình, gây ra việc thừa hoặc thiếu biên chế, và đương nhiên nếu như thế thì chất lượng cũng như hiệu quả công việc sẽ không đạt như mục tiêu đặt ra.

Vậy việc phân công công việc có ý nghĩa gì trong quá trình tổ chức và hoạt động của cơ quan, tổ chức? Sau đây là một số ý nghĩa mà chúng ta có thể nhận biết:

Một là, Thông qua việc phân công công việc trong cơ quan, đơn vị sẽ xác

định được trách nhiệm, quyền hạn của từng cá nhân hay nhóm cá nhân đảm nhận công việc đó Từ đó, sẽ đánh giá được mức độ hoàn thành công việc của từng cá nhân hoặc xử lý trách nhiệm đối với những cá nhân nào khi để xảy ra sai phạm

Ví dụ: Trong vụ sập giàn giáo Đường sắt Cát Linh – Hà Đông ngày 28/12/2014

Ngày 29/12, Bộ trưởng Bộ GTVT Đinh La Thăng đã ký 3 quyết định kỷ luật các cán bộ phụ trách liên quan sự cố mất an toàn nghiêm trọng, sập đà giáo và bê tông trong khi thi công hạng mục xà mũ trụ H7 của nhà ga Bến xe Hà Đông ngày

28/12/2014

Theo đó, Bộ trưởng Bộ GTVT Đinh La Thăng đã ký Quyết định kỷ luật Giáng chức đối với ông Nguyễn Mạnh Hùng, Quyền Tổng Giám đốc Ban quản lý dự án (QLDA) Đường sắt xuống giữ chức Phó Tổng Giám đốc Ban QLDA Đường sắt kể

từ ngày 10/01/2015

Ông Hùng với trách nhiệm là người đứng đầu mắc sai sót trong chỉ đạo, quản lý thực hiện Dự án đầu tư xây dựng Đường sắt đô thị Hà Nội tuyến Cát Linh –

Hà Đông, để xảy ra sự cố nghiêm trọng sập đà giáo và bê tông trong khi thi công

xà mũ trụ H7 của nhà ga Bến xe Hà Đông ngày 28/12/2014

Cùng ngày, Bộ trưởng Bộ GTVT Đinh La Thăng yêu cầu thi hành Quyết định kỷ luật Cảnh cáo đối với ông Nguyễn Văn Bảo, Phó Tổng Giám đốc Ban QLDA Đường sắt và ông Triệu Khắc Dũng, Phó Cục trưởng Cục Quản lý xây dựng và

chất lượng công trình giao thông, do có sai sót trong chỉ đạo quản lý xây dựng Dự

án đầu tư xây dựng Đường sắt đô thị Hà Nội tuyến Cát Linh – Hà Đông

Trước đó, trong ngày 28/12, ngay sau khi sự cố xảy ra, Bộ trưởng Đinh La Thăng

đã có quyết định đình chỉ công tác điều hành đối với ông Nguyễn Văn Bảo, Phó Tổng giám đốc BQL Dự án đường sắt Cát Linh - Hà Đông để kiểm điểm làm rõ

trách nhiệm Cùng với đó, Bộ GTVT nghiêm khắc cảnh cáo Tư vấn giám sát trưởng Diêm Chí Cương Đình chỉ vô thời hạn đối với ông Tạ Trung Văn, Tư vấn

giám sát phụ trách nhà ga Bến xe Hà Đông.

Lãnh đạo Bộ GTVT yêu cầu Tổng thầu EPC là Công ty Hữu hạn Tập đoàn Cục

6 đường sắt Trung Quốc phải chịu hoàn toàn trách nhiệm chính và chịu mọi chi phí do sự cố gây ra Bộ GTVT yêu cầu tổng thầu, tư vấn giám sát, thầu phụ

phối hợp chặt chẽ với các cơ quan liên quan để làm rõ nguyên nhân, trách nhiệm tập thể, cá nhân có liên quan để xử lý

Đối với nhà thầu phụ thi công - Công ty CP Tư vấn Công nghệ và Đầu tư xây dựng Việt Nam (Vinacontech) - là nhà thầu chịu trách nhiệm trực tiếp, Bộ

GTVT đình chỉ toàn bộ công tác thi công, tuyệt đối không cho tham gia thi công bất kỳ hạng mục nào khác của Dự án Đường sắt đô thị Hà Nội, tuyến Cát Linh –

Hà Đông

Hai là, Nếu như phân công công việc khoa học, hợp lý sẽ giúp cho việc tổ

chức và điều hành công việc được thuân lợi và hiệu quả Bởi, khi công việc được phân công cụ thể cho các cá nhân, bộ phận sẽ giúp cho thủ trưởng cơ quan nắm được tình hình hoạt động của cơ quan mình.Từ đó, đưa ra những nguyên tắc tổ chức và điều hành công việc phù hợp, đảm bảo cho công việc được hoàn thành mộtcách có hiệu quả và năng suất cao

Ví dụ: Văn phòng Quận Đoàn 2, có 3 thành viên, 1 người là Chánh văn phòng và

cán bộ, chị Lê Vân chánh văn phòng giao nhiệm vụ cụ thể cho 2 cán bộ Khi giải quyết một công việc gi đó có liên quan đến nhiệm vụ của ai chị liên hệ ngay người

đó để hỏi chi tiết Ví dụ như muốn xem các văn bản đến trong ngày hôm nay chị quay sang hỏi chị Giao, nếu muốn biết về tình hình kế hoạch tuần tới chị hỏi anh Trí Như vậy việc phân công nhiệm vụ cụ thể giúp cho người lãnh đạo nắm được tình hình hoạt động của mình và có sự điều chỉnh kịp thời không để ảnh hưởng đến hiệu quả công việc

Ba là, Phân công lao động hợp lý sẽ giúp cho mỗi cá nhân chủ động phát huy

năng lực, trình độ chuyên môn của bản thân Đồng thời, biết được những điểm mạnh cũng như những hạn chế của mình để tìm hướng khắc phục, tự rèn luyện để nâng cao những kỹ năng chuyên môn cần thiết để đáp ứng những yêu cầu của công việc

Ví dụ: Khi công chức chuyên về mảng văn bản - công nghệ hành chính, thì khi

được phân công làm việc tai Văn phòng UBND Tỉnh, thì công chức đó có điều kiệnphát huy năng lực và những kỹ năng cần thiết để đáp ứng tốt cho công việc tại vị tríđược phân công công tác

Bốn là, Phân công công việc một cách công bằng, phù hợp với trình độ

chuyên môn của từng cá nhân, bộ phận trong cơ quan, đơn vị, sẽ góp phần đảm bảocông việc được thực hiện một cách đầy đủ, không bị bỏ sót, đúng thời hạn đặt ra

Ví dụ: Việc giải quyết đơn khiếu nại, tố cáo của công dân Nếu có sự phân công

công việc một cách rõ ràng đối với những cá nhân, đơn vị có thẩm quyền giải quyếtthì đơn khiếu nại, tố cáo của người dân hoặc doanh nghiệp sẽ được giải quyết đúng trình tự, đúng thẩm quyền và thời hạn quy định

Năm là, Phân công lao động có ý nghĩa quan trọng trong việc đưa ra những

quy tắc, quy chế trong thực thi công việc Qua đó, nâng cao tính kỷ luật và sự tự giác ở mỗi cá nhân trong quá trình thực hiện công việc được giao

Ví dụ: Khi một cơ quan tiến hành phân tích công việc và phân công cho từng cá

nhân, bộ phận có trách nhiệm đảm nhận, thì cơ quan đó cũng đưa ra những quy định và yêu cầu rõ ràng Và những cá nhân đảm nhận những công việc đó phải tuânthủ một cách nghiêm túc

Tóm lại, phân công điều hành công việc là một công việc cần thiết và quan trọng

đối với mỗi cơ quan, tổ chức.Nó góp phần đảm bảo cho hoạt động của mỗi cơ quanđược hiệu quả và khoa học Tuy nhiên, tùy vào điều kiện thực tế cũng như đặc thù của mỗi cơ quan mà có sự phân công công việc một cách hợp lý, phù hợp./

Câu 10: Phân tích nguyên tắc phân công công việc Tại sao các nhà lãnh đạo coi trọng nguyên tắc “dụng nhân như dụng mộc”?

Trả lời:

Trong hoạt động quản lý hành chính, quản lý tổ chức, cơ quan Nhà nước phát sinh rất nhiều vấn đề, công việc phức tạp khiến nhà quản lý, nhà lãnh đạo khó lòng

mà hoàn thành hết được một cách trọn vẹn nhất Do đó, vấn đề đặt ra là các nhà quản lý, người đứng đầu cơ quan, tổ chức phải biết phân công công việc, sắp xếp giao việc cho nhân viên của mình tùy vào năng lực của từng người… Từ đó, mọi người sẽ cùng nhau thực hiện nhiệm vụ và hoàn thành chúng một cách hiệu quả và nhanh chóng Vì vậy trong hoạt động quản lí nhà quản lý cần phải hiểu rõ và vận dụng các nguyên tắc phân công công việc

1.Khái niệm:

Phân công công việc là một trong những nội dung cơ bản và quan trọng của

kỹ thuật điều hành công sở

Phân công công việc là hoạt động nhằm giao cho các cơ quan tổ chức, cá nhânnhững việc, những nhiệm vụ, quyền hạn nhất định nhằm nâng cao hoạt động của cơquan tổ chức

Phân công công việc dựa trên những cơ sở pháp lý và thẩm quyền của cơ quanđơn vị, khối lượng và tính chất công việc, theo số lượng biên chế, cơ cấu tổ chức của cơ quan.

Phân công công việc phải theo những nguyên tắc sau:

- Nguyên tắc ấn định điều kiện cho chức năng nghiệp vụ

- Nguyên tắc dụng nhân như dụng mộc

- Nguyên tắc phân chia chức năng nghiệp vụ có tính đồng nhất

- Nguyên tắc cân bằng về chức năng nghiệp vụ

- Nguyên tắc tạo sự ổn định, tránh lãng phí

2.Những nguyên tắc phân công công việc:

2.1 Nguyên tắc cân bằng về chức năng nghiệp vụ.

- Nguyên tắc này đòi hỏi số lượng và chất lượng công việc phải được phân phối một cách chính đáng, thích hợp.Tùy vào tính chất công việc để phân công người đảm nhiệm sao cho phù hợp với trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của người đảm nhận công việc đó Mỗi vị trí khác nhau trong một cơ quan sẽ được giao những công việc khác nhau sao cho cân bằng về số lượng người và số lượng công việc, tránh xảy ra tình trạng thừa người thiếu việc và ngược lại

- Ví dụ: Trong văn phòng của Ủy ban nhân dân huyện Củ Chi gồm có các công việc như: tiếp công dân, văn thư lưu trữ, kế toán, tổng hợp, nhân viên vệ sinh…Thì tùy vào chuyên môn, nghiệp vụ của từng người mà phân công công việc cho phù hợp như người có nghiệp vụ kế toán thì sẽ phụ trách bộ phận kế toán của văn phòng, người có nghiệp vụ về văn thư lưu tữ thì cho phụ trách công việc văn thư lưu trữ,…

- Việc phân chia công việc trong tổ chức không được chồng chéo lên nhau,

mà từng người phải có những công việc rõ ràng để khi có vấn đề sai phạm xảy ra

dễ quy trách nhiệm cụ thể, tránh việc đùn đẩy trách nhiệm giữa các thành viên trong tổ chức Nhằm tạo ra hiệu quả công việc cao nhất

2.2 Nguyên tắc tạo sự ổn định, tránh lãng phí.

- Khi phân công công việc phải tránh sự thay đổi, luân chuyển nhân sự để giảm sự lãng phí về nguồn lực của tổ chức Đối với tất cả các cơ quan tổ chức thì hai khía cạnh sau luôn phải được quan tâm: - ổn định để phát triển - phát triển để

ổn định

- Ví dụ: Uỷ ban nhân dân huyện Đồng Phú, tỉnh Bình Phước do thường xuyên luân chuyển các vị trí làm việc, như vậy sẽ tạo nên sự mất ổn định trong tổ

chức, giảm hiệu quả công việc, làm cho nhân viên không gắn bó với tổ chức gây nên sự mất ổn định trong tổ chức đó Và nếu phân công công việc không hợp lí ngoài việc gây nên sự mất ổn định trong tổ chức còn làm lãng phí nguồn lực của tổ chức, đặc biệt là nguồn nhân lực Từ đó tổ chức không thể ổn định và phát triển được

- Do vậy khi phân công công việc phải tính toán kĩ khả năng ảnh hưởng của

sự phân chia tới sự ổn định của tổ chức Các nguồn lực của tổ chức không phải là

vô cùng vô tận, nguồn lực là yếu tố chủ chốt sống còn của tổ chức Nguồn lực phải được sử dụng hợp lí khoa học nhằm thu lại hiệu quả cao nhất Việc lãng phí các nguồn lực là việc mà bất cứ tổ chức cơ quan nào không muốn mắc phải Khi phân công công việc phải tính toán đến các nguồn lực cần cho công việc làm sao sử dụng

có hiệu quả hợp lí nhất, tiết kiệm nguồn lực nhất là sự lựa chọn khôn ngoan

2.3 Nguyên tắc ấn định điều kiện cho chức năng nghiệp vụ mà yêu cầu đặt ra phải có đủ điều kiện làm việc tránh theo tình cảm chủ quan.

- Theo nguyên tắc này thì người lãnh đạo khi phân công công việc phải dựa

vào năng lực của người lao động, xem người đó có thực sự có đủ trình độ chuyên môn để làm công việc đó không, rồi mới phân công, chứ không phải phân theo tìnhcảm chủ quan của người lãnh đạo

Phân công công việc không phù hợp với chuyên môn, kỹ năng và đặc biệt là lòng đam mê của người lao động thì hiệu quả đạt được sẽ thấp Khi phân công côngviệc người lãnh đạo phải xác định công việc cần phân công là gì, ai là người phù hợp để giao việc

- Ví dụ: Ở Sở Tài Chính đang thiếu 1 vị trí ở phòng hành chính, Giám đốc Sởnày không thông báo tuyển dụng thêm nhân sự, mà tuyển thẳng người em họ của mình vào vị trí này, mặc dù người này không đáp ứng những yêu cầu cần thiết cho

vị trí này, mà chỉ là người thân nên người này mới được tuyển Việc tuyển dụng nhân sự không có đủ chuyên môn nghiệp vụ, mà chỉ tuyển dụng theo tình cảm chủ quan như người lãnh đạo cơ quan A này sẽ dẫn đến hậu quả công việc không được hoàn thành như yêu cầu đặt ra vì người được tuyển dụng không có năng lực, điều

đó sẽ làm cho hiệu quả làm việc chung của cả cơ quan bị giảm sút, cơ quan đó sẽ mất lòng tin với người dân

- Vì thế khi phân công công việc phải phân theo đúng với trình độ chuyên môn của người lao động, việc phân công công việc theo đúng trình độ chuyên môn

sẽ làm cho hiệu quả công việc đạt được cao hơn, vì công việc họ được phân công làđúng với chuyên môn của họ nên họ yêu thích và quyết tâm làm việc cao hơn, phát huy hết khả năng của họ

2.4 Nguyên tắc phân chia chức năng nghiệp vụ có tính đồng nhất.

- Theo đó, công việc cùng chủng loại được tập trung giao cho 1 đơn vị cấp dưới để thực hiện và được phân công cho những cá nhân theo chỉ định cụ thể Theonguyên tắc này thì khi phân công công việc người lãnh đạo phải phân công theo chức năng nghiệp vụ và phân công theo quan hệ thứ bậc, cấp trên phân công cho cấp dưới công việc thuộc lĩnh vực chuyên môn của mình

- Ví dụ: Bộ giáo dục và đào tạo muốn giảm tỉ lệ mù chữ và bỏ học thì Bộ giáo dục và đào tạo phải chỉ đạo cấp dưới của mình cụ thể là các sở giáo dục và đàotạo thực hiện các chỉ thị của Bộ, và Bộ giáo dục và đào tạo không thể giao nhiệm

vụ này cho các sở khác thực hiện được

2.5 Nguyên tắc “dụng nhân như dụng mộc”.

- Phân công công việc chú ý trước hết kinh nghiệm và năng lực của từng cá

nhân trong cơ quan, tổ chức Dựa vào hai yếu tố đó sẽ biết được người nào có khả năng đảm nhận những công việc nào mà có thể sắp xếp, lựa chọn, phân bổ và biên chế họ vào vị trí thích hợp Kinh nghiệm và năng lực luôn được đề cao và là cơ sở quan trọng để nhà quản lý đánh giá, phân công nhiệm vụ cho họ

- Ngoài ra, còn phải quan tâm tới lòng nhiệt tình và hăng say của cá nhân đốivới công việc Nếu có tài mà không có lòng nhiệt thành sẽ không có hiệu quả

- Khuyến khích công chức làm việc, kích thích họ làm việc hăng say nhiệt tình bằng những chính sách khen thưởng,…

Nguyên tắc này được Chủ tịch Hồ Chí Minh phát huy và nâng cao giá trị truyền thống Chủ tịch HCM cỏ quan điểm rằng: “Người đời ai cũng có chỗ hay, chỗ dở Ta phải dùng chỗ hay của người và giúp người chữa chỗ dở Dùng người như dùng gỗ Người thợ khéo thì gỗ to, nhỏ, thẳng, cong đều tùy chỗ mà dùng được! Nều không biết tùy tài mà dùng người chẳng khác gì thợ rèn bảo đi đóng tủ, thợ mộc bảo đi rèn dao Thành thử cả hai người đều lúng túng Nếu biết tùy tài mà dùng người, thì hai người đều thành công”

* Tại sao các nhà lãnh đạo coi trọng nguyên tắc “dụng nhân như dụng mộc”?

Theo nghĩa đen, “Dụng nhân như dụng mộc” ý nói rằng, việc dùng người như dùng gỗ…

Gỗ có nhiều loại, có loại gỗ cứng, có loại vân, loại gỗ thẳng, chẳng hạn gỗ quý như lim, cẩm lai thì tùy thuộc vào từng đặc điểm tính chất của từng loại mà người thợ sử dụng làm bàn ghế, tủ giường,… gỗ cành ngọn thì dùng làm củi, gỗ có hoa văn thì dùng làm các tác phẩm nghệ thuật Theo nghĩa bóng, cũng như sử dụng

gỗ con người được sử dụng đúng việc thì sẽ đạt hiệu quả cao

Sở dĩ nói “dụng nhân như dụng mộc” là vì:

Gỗ Con người

Mỗi loại gỗ, tùy thuộc vào xuất sứ và

số năm khai thác của chúng, có độ bền

đẹp khác nhau

Mỗi người có quá trình học tập và làm việc trong môi trường khác nhau, theo thời gian mà họ có thể tích lũy kinh nghiệm ít hay nhiều cho mình

→ Căn cứ vào kinh nghiệm mỗi người nhà quản lý giao cho họ những vị trí phù hợp

Hầu hết các loại gỗ đều có một tính

chất như co giãn, cong vênh, tùy từng

loại gỗ sẽ có độ co giãn, cong vênh

khác nhau

Mỗi người có năng lực làm việc khác nhau

→ Nhà quản lý nên dựa trên năng lực mà giao `đúng người đúng việc

Tùy vào môi trường mà gỗ được sử dụng khác nhau Đặc biệt, khi

ứng dụng trong điều kiện đòi hỏi sự linh hoạt, gỗ sẵn sàng tồn tại trong những không gian có nhiều kiểu hình khối và phong cách khác nhau, cả hiện đại và truyền thống

Khi bắt đầu một công việc mới, con người gia nhập vào một môi trường hoàn toàn xa lạ, dựa vào đặc tính của môi trường mới mà con người dần hòa nhập sao cho phù hợp với văn hóa tổ chức

→ Nhà quản lý nên tạo điều kiện, xây dựng môi trường phù hợp với cơ quan mình giúp nhân viên dễ dàng hòa nhập đạt được mục tiêu chung của tổ chức.

Điều cần thiết khi quyết định sử dụng

gỗ là phải xác định rõ mục đích Mỗi

loại gỗ có ưu, nhược điểm khác nhau,

và nếu được sử dụng hợp lý sẽ giúp

Bản thân mỗi người có những thế mạnh và hạn chế khác nhau

tăng tuổi thọ Ngược lại, những loại gỗ

cứng nên dùng ở nơi cần va đập ví dụ

như cầu thang thường được làm bằng

gỗ lim, sàn nhà gỗ tự nhiên thường

được dùng gỗ căm xe…

→ Nhà quản lý dựa vào điểm mạnh và điểm yếu của từng nhân viên để

phân công công việc cho phù hợp giúp họ phát huy được khả năng của

mình đồng thời gắn bó với công việc.

Chính vì có những nét tương đồng như trên, chúng ta có câu “dụng nhân nhưdụng mộc” Đây là nguyên tắc thường được các nhà quản lý coi trọng hàng đầu trong phân công công việc Vậy “dụng nhân như dụng mộc” được hiểu như thế nào?

Một nhà lãnh đạo giỏi phải là người luôn biết cách dùng người, biết con người

là nhân tố quan trọng nhất trong quá trình thực hiện công việc Từ cổ chí kim, các nhà lãnh đạo tài ba rất coi trọng cách dùng người và coi đó là chìa khóa dẫn tới mọi

sự thành công Tuy nhiên, để khai thác được hết khả năng tiềm ẩn của con người không hề đơn giản, bởi thế các nhà lãnh đạo phải tìm ra rất nhiều phương pháp

Con người là vốn quý của xã hội, đó là chân lý Đã có nhiều câu châm ngôn kinh điển suy tôn vị trí bất khả thay thế về con người ở các lĩnh vực: Văn học là nhân học; con người là trung tâm nghiên cứu của triết học; con người là trung tâm của vũ trụ; con người sáng tạo ra vạn vật Vì thế các nhà lãnh đạo

luôn coi trọng nguyên tắc “Dụng nhân như dụng mộc” Việc dùng người như thế nào cũng phản ánh được tài năng lãnh đạo của họ

Chẳng hạn như, một khúc gỗ xấu, nhưng khi vào tay người thợ mộc chuyên nghiệp thì nó sẽ trở thành một cái bàn hay một cái ghế đẹp đẽ Tuy nhìn bề ngoài

nó là khúc gỗ xấu nhưng bên trong nó chưa hẳn đã xấu, nhưng phải có người biết cách nhìn ra cái tốt của nó Đến cả loại gỗ tạp không gia công được thành các sản phẩm nhưng nó vẫn được sử dụng làm nhiên liệu cung cấp nhiệt năng Con người cũng vậy, ta không thể nhìn vẻ bề ngoài mà quyết định tất cả, không phải không dùng họ được việc này thì họ cũng không làm được việc khác, tùy cách dùng ngườicủa nhà lãnh đạo mà họ có thể làm được việc hay không Chưa hẳn người không cóbằng cấp là không làm được việc mà tùy vào công việc mà họ được bố trí để làm, đôi lúc họ cũng trở thành nhà lãnh đạo giỏi

Tóm lại, yếu tố quyết định trong thành công của việc điều hành tổ chức vẫn ở con người Làm thế nào để thực hiện nguyên tắc “dụng nhân như dụng mộc” đúng với bản chất của nó thì tổ chức đó sẽ ngày càng phát triển một cách vững chắc