Đề tài chương trình quản lý hồ sơ cán bộ giáo viên ngành giáo dục

Chơng 1: Hệ thống tổ chức cán bộ 1.1 Hệ thống tổ chức cán bộ và hoạt động của cơ quanNgành giáo dục và đào tạo là một đơn vị có biên chế quân số lớn và đợc tổchức chặt chẽ từ bộ giáo dục

đã học ở nhà trờng vào thực tế xã hội mà cụ thể là một số công việc vềquản lý cán bộ giáo viên ngành giáo dục Qua đây bản thân mong muốnnâng cao thêm trình độ hiểu biết cũng nh kinh nghiệm thực tế để thực hiệntin học hoá một số khâu trong hệ thống quản lý hồ sơ lý lịch trong ngànhgiáo dục nh:

- Thiết kế và lập chơng trình ứng dụng quản lý hồ sơ công chức, đáp ứngcác yêu cầu cập nhật, lu trữ và xử lý thông tin

- Đa ra các báo cáo thống kê cần thiết đảm bảo tính chính xác của dữliệu

3 Yêu cầu của đề tài

- Khảo sát cụ thể hệ thống thống kê, lu trữ hồ sơ lý lịch hiện tại của cơquan

- Tổng hợp các bảng biểu, báo cáo, các thông tin đi đến hàng ngày và mẫubảng biểu thống kê báo cáo theo định kỳ quý , năm

- Tham khảo kiến lãnh đạo trong việc chỉ đạo thờng xuyên về vấn đề tổchức, chính sách nhân sự hoặc những yêu cầu thờng hay xảy ra

- Lập thời gian thực hiện đồ án một cách khoa học, các bớc tiến hành xâydựng đồ án theo đúng tiến độ và phù hợp với thời gian cho phép của nhà nớc

Chơng 1: Hệ thống tổ chức cán bộ 1.1 Hệ thống tổ chức cán bộ và hoạt động của cơ quan

Ngành giáo dục và đào tạo là một đơn vị có biên chế quân số lớn và đợc tổchức chặt chẽ từ bộ giáo dục đào tạo đến các phòng, ban, các khối mầm non,trung học phổ thông , các trung tâm giáo dục từ xa, các trờng trung họcchuyên nghiệp , các trờng cao đẳng Nh vậy Bộ phải quản lý một số lợng hồsơ lý lịch nhân sự khá lớn, việc bổ xung lu trữ và khai thác sử dụng gặp không

ít khó khăn, nhất là việc cập nhật các biến động liên quan đến công tác quản

lý nhân sự ở các đơn vị cơ sở Đồng thời chi phí hằng năm cho công tác nàyquả là không nhỏ về cả công sức và tài chính

Sau một thời gian tìm hiểu về hiện trạng công tác tổ chức cán bộ hiện thờicho thấy Bộ giáo dục và đào tạo chịu trách nhiệm trớc chính phủ thực hiệnnhững công việc nh:

-Theo dõi và quản lý hồ sơ cán bộ : Bổ xung các thông tin thay đổi của cán

bộ, các biến động trong quá trình công tác nh nâng lơng, chuyển nghạch ,khen thởng , kỷ luật , các thông tin về đào tạo và các thông tin cá nhân khác.-Theo dõi quản lý biên chế , chế độ lơng của cán bộ , thực hiện nâng lơng,chuyển nghạch hàng năm cho cán bộ Thống kê về tình hình lơng của tất cảcác đơn vị trực thuộc Lập báo cáo theo yêu cầu của các bộ ngành liên quanvềvấn đề lơng và quỹ lơng hàng năm Dự đoán quỹ lơng năm tiếp theo

-Phân tích báo cáo tình hình nhân sự bằng việc sử dụng các biểu mẫuvề chất ợng cán bộ hiện tại, tình hình cán bộ trong một thời điểm nhất định trong tơnglai theo những tiêu chuẩn của nhà nớc ban hành để nghiên cứu chiến lợc lâudàI, kế hoạch dàI hạn trong phạm vi toàn ngành cũng nh trong phạm vi hẹpcủa một cơ sở về công tác cán bộ

l Tìm kiếm nhân sự theo một số tiêu chí do các cấp yêu cầu nh thẩm tra lý lịchcán bộ để đề bạt , thẩm tra và khiếu tố, tìm các cán bộ có năng lực phù hợpcho các vị trí công việc , đa đi đào tạo , nắm số lợng cán bộ trong một lĩnh vựcchuyên môn bất kỳ

-Xây dựng các tiêu chuẩn định mức và chế độ chính sách cho giáo viên cáccấp từ mầm non đến đại học Xây dựng đội ngũ giáo viên, quản lý thống nhấtviệc đào tạo , bồi dỡng sử dụng đội ngũ giáo viên các cấp học theo mục tiêuchơng trình nội dung đào tạo

-Thực hiện các công việc nghiệp vụ khác về chế độ chính sách nh chế độ hu,

2

chế độ bảo hiểm xã hội , thôi việc một lần

-Giải quyết cho cán bộ đi đào tạo , bồi dỡng ngắn dàI hạn trong ngoàI nớc, đithăm thân nhân , đi vì lý do cá nhân

Giải quyết đơn th khiếu nại tố cáo, thanh tra, xét thởng kỷ luật, bổ nhiệm cán

bộ 

Thống kê, tổng hợp tình hình thực hiện các chế độ chính sách theo quy địnhcủa nhà nớc và của ngành Cung cấp thông tin để tra cứu và báo cáo theo yêucầu của các cấp lãnh đạo

Với chức năng nhiệm vụ quản lý của ngành nh vậy , việc lập cơ sở dữ liệuvềcông chức của ngành GD&ĐT là hết sứ cần thiết để giúp cho công tác quảnlýý của ngành đạt hiệu quả cao

Mặt khác khi tìm hiểu về hiện trạng công tác tổ chức cán bộ hiện thời chothấy

- Công tác tổ chức cán bộ , ở góc độ tin học hoá là chậm đổi mới với các loạihình quản lý chuyên môn khác Tại các phòng tổ chức cán bộ , số cán bộ cóthể sử dụng thành thạo các chơng trình tin học văn phòng không nhiều

- Cán bộ các phòng tổ chức đa phần đã có tuổi, số cán bộ trẻ đáp ứng yêu cầu

về trình độ ngoại ngữ, tin học lại ít khi đợc tuyển dụng vào các phòng ban tổchức bởi nhiều lý do

- Măc dù đã đợc trang bị mật hệ thống quản lý nhng phơng pháp làm việc chủyếu vẫn là giấy bút Lý do là vì: Hệ thống này có nhiều nhợc điểm cần khắcphục , thông tin số liệu thiếu chính xác, đầy đủ trên nhiều đầu mối Một trongnhững nguyên nhân của tình trạng trên là tầm nhìn Việc không cập nhậtthông tin cá nhân trong một giai đoạn dờng nh không có ảnh hởng gì đến côngviệc hiện tại bởi thế ngời ta không cảm thấy sự cần thiết của việc quản lý hồsơ và bổ xung thông tin

Với tình trạng nh trên, để có đợc thông tin trên diện rộng thì việc lấy thôngtin từ hồ sơ lu trữ là việc bất khả thi Nghiên cứu cải tiến cơ cấu tổ chức,hoạch định chính sách trên là việc rất khó khăn vất vả Trong tình hình nhvậy , việc áp dụng công nghệ thông tin vào công tác tổ chức cán bộ nói chung

nà nói riêng là việc làm hết sức cần thiết để thực hiện tốt chiến lợc cán bộ của

Đảng và Nhà nớc ta

Sơ đồ hệ thống tổ chức và quản lý nhân sự của Ngành giáo dục và Đào tạo

1.2 Những thông tin lu trữ trong bản lý lịch công chức

Trong các tài liệu lu trữ về hồ sơ cá nhân, các thông tin về bản thân đợc phản

ánh đầy đủ trong cuốn lý lịch công chức bao gồm các thông tin:

 GĐ thuộc diên u tiên

 Ngày HĐ, tuyển dụng

 CQHĐ tuyển dụng

 Công việc đợc giao

 Ngày về cơ quan hiện nay

 Thuộc loại cán bộ : Biên chế, hợp đồng

 Công việc hiện nay

 Chức vụ Đảng hiện tại :Bí th tỉnh uỷ, bí th chi bộ, chi bộ viên

 Đoàn viên TNCS HCM: chọn có hoặc không

 Chức vụ đoàn thể hiện tại :BCH công đoàn trờng,Bí th đoàn TNCS HCM

 Hiện đang theo học: Cao đẳng,đại học, sau đại học, thạc sỹ, tiến sỹ

 Bản thân thuộc diện u tiên:Anh hùng lao động,anh hùng LLVT

 Học vấn phổ thông

 Trình độ chuyên môn cao nhất

 Ngành đào tạo

 Chuyên ngành (môn)

 Nơi đào tạo

 Hình thức đào tạo: Chính quy, tại chức, mở rộng

 Năm tốt nghiệp

 Trình độ lý luận chính trị: Sơ cấp, trung cấp hay cao cấp

 Trình độ quản lý nhà nớc: Cử nhân hành chính, trung cấp hành chính Qlhcvăn phòng

 Trình độ quản lý giáo dục

 Tỷ lệ phần trăm phụ cấp u đãi

 Các hệ số phụ cấp : phụ cấp trách nhiệm

 Phụ cấp thu hút

 Phụ cấp độc hại

 Phụ cấp khu vực

 Phụ cấp đặc thù

 Phụ cấp khác

 Ngoài ra còn có một số thông tin khác nh: Lơng, đào tạo , bồi dỡng,côngtác , khen thởng,quan hệ gia đình, đI nớc ngoàI, kỷ luật, quá trình tham gialực lợng vũ trang,quan hệ thân nhân ở nớc ngoàI, đánh giá công chức

6

 Những thay đổi , bổ xung thông tin về lý lịch công chức

Trong suốt quá trình hoạt động của mỗi cán bộ, ai cũng có những diễn biếnthay đổi các thông tin về bản thânvà gia đình trong tong thời gian nhất định.Những diễn biến thay đổi quan trọng đều đợc bổ xung thông tin vào lý lịchcông chức

- Những thông tin thay đổi về bản thân và gia đình:

 Thay đổi địa chỉ thờng trú

 Thay đổi trình độ học vấn, các lớp học tập đào tạo

 Những thay đổi về hoàn cảnh kinh tế gia đình

 Các quan hệ gia đình và thân tộc nội ngoại có gì biến động lớn

 Biến động về các quan hệ thân thiết với bản thân và gia đình

 Các bảng biểu thống kê báo cáo

Hàng năm hoặc khi có yêu cầu của lãnh đạo, của cơ quan quản lý nhân sự cấptrên , phòng tổ chức phải làm báo cáo gửi lên Sở và sở phải có nhiệm vụ tổnghợp lại thành một báo cáo chung cho toàn ngành để gửi lên đơn vị cấp trên

Có hai loại báo cáo là : Báo cáo theo mẫu của ngành và Báo cáo theo quy định28- Ban TCCB chính phủ

Ngoài ra , trong hai loại báo cáo trên còn cần phải chọn loại cán bộ cần báocáo nh : Cán bộ trong biên chế, tập sự, hợp đồng trong ngân sách, ngoài ngânsách 

Các biểu mấu thống kê báo cáo bao gồm :

- Báo cáo phân loại cán bộ công chức theo ngạch độ tuổi và giới tính

- Báo cáo chất lợng công chức loại 1, loại 2

- Báo cáo kỷ luật

- Danh sách cán bộ đến tuổi về hu

- Danh sách cán bộ hởng lơng chức vụ

- Báo cáo chất lợng cán bộ giáo viên theo chuyên ngành đào tạo

- Danh sách các cán bộ có chức vụ chia theo từng đơn vị

 Đánh giá u nhợc điểm của hệ thống hiện tại

Theo cách làm thủ công , việc sắp xếp hệ thống thông tin phục vụ công tácquản lý của ngành giáo dục là khá khoa học trong nhiều năm qua khôngngừng đổi mới, có nhiều tiến bộ, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ đợc giao.

Tuy nhiên , so với tốc độ phát triển chung trên các lĩnh vực của đời sống xãhội , nhất là yêu cầu cập nhật thông tin, bổ xung , lu trữ, khai thác xử lý thôngtin về nhân sự ngày một cao, đòi hỏi nhanh chóng , kịp thời, chính xác, đầy đủhơn thì hệ thống hiện tại còn bộc lộ những nhợc điểm sau :

- Do cách làm thủ công hiện nay, hồ sơ của mỗi cán bộ đều phải lu trữ trêngiấy tờ, sổ sách (bằng viết tay, đánh máy), khi cần bổ xung ngời quản lýphải sửa đổi, thêm bớt thậm chí gạch xoá dẫn đến thông tin không chínhxác rõ ràng, dễ nhầm lẫn

- Khi muốn tra cứu hay tổng hợp thông tin về một cá nhân hoặc một đơn vịnào đó theo một tiêu chí thì đòi hỏi ngời quản lý phải tìm kiếm trong hệthống lu trữ tơng thích Sau đó từ các bản lu bằng viết tay hoặc đánh máythậm chí đã có bổ xung thậm chí gạch xoá rất khó xem, ngời quản lý phảitrích yếu sao chép tập hợp lại mất rất nhiều thời gian, công sức mà hiệuquả công việc không cao, có khi còn nhầm lẫn do ‘Tam sao thất bản’

- Hệ thống lu trữ tập hợp thông tin và các biểu mẫu thống kê giữa các cấpquản lý cha theo một khuôn mẫu thông dụng dẫn đến việc cung cấp trao

đổi bổ sung thông tin trong công tác quản lý nhân sự dễ sa vào tình trạngthừa hoặc thiếu thông tin, thậm chí có thể sai sót, chồng chéo,không khoahọc , kém hiệu quả

- Và một nhợc điểm rất quan trọng nữa đối với một khối lợng hố sơ rất lớncác công việc phải lu trữ , bảo quản, bổ sung cập nhật , tra cứu, khai thác,

xử lý thông tin đòi hỏi tiêu tốn nhiều điều kiện vật chất và con ngời nh

hệ thống kho tàng lu trữ, bảo quản, số lợng cán bộ làm công tác quản lýnhân sự , thời gian công sức làm việc  mà nhiều khi vẫn không bảo đảm

về chất lợng và thời gian

 Đề xuất giải pháp

Trong giai đoạn hiện nay việc áp dụng công nghệ thông tin trong công tácquản lý nhà nớc là rất cần thiết Khi có các thông tin gốc chính xác và có quátrình cập nhật thông tin liên tục, nhiều công việc nhất là những công việc sự

vụ , có thể hoàn thành nhanh chóng với hiệu quả cao với sự giúp đỡ của cácphần mềm quản lý (hệ cơ sở quản trị cơ sở dữ liệu)

8

Việc đa kỹ nghệ tin học (dùng phần mềm quản lý) vào công tác tổ chức cán

bộ nói chung và công tác quản lý nhân sự nói riêng mang lại nhiều thuận lợicăn bản, cụ thể là :

- Chơng trình quản lý sẽ cung cấp đầy đủ những thông tin chi tiếtvề một haynhiều nhân sự , bảo đảm nhanh , đầy đủ, đầy đủ, chính xác tại thời điểmthông tin đợc khai thác Loại thông tin này đợc sử dụng nhiều nhất khi cần

bố trí lại cơ cấu cán bộ, tìm cán bộ cho các vị trí mới nếu không tĩm mới,

đề bạt cán bộ, tìm cán bộ có đầy đủ tiêu chuẩn để cử đi học nớc ngoài,thẩm tra lý lịch hồ sơ khi có nghi vấn hoặc khi giải quyết các tố cáo khiếunại và giải đáp thắc mắc về nhân sự nói chung

- Cung cấp những thông tin tổng hợp về công chức, về cơ cấu tổ chức của

Bộ, trờng, vụ, viện Các thông tin đa dạng này chủ yếu dùng cho việc báocáo hàng năm, dùng để tham khảo khi cần hoạch định những chính sáchlớn Chẳng hạn nh vấn đề biên chế, tiền lơng toàn ngành, biên chế từng tr-ờng, khoa, phòng, ban, vấn đề theo dõi nắm chất lợng cán bộ

- Cung cấp thông tin dự báo về diễn biến tình hình cán bộ Chẳng hạn nhthông tin về cán bộ về hu, đến tuổi nghỉ quản lý Dự báo các thông số sẽtăng lên hay giảm đi trong tơng lai Những thông tin này có đợc chỉ sauvài giờ với hệ quản trị dữ liệu phân tán và với những yêu cầu phức tạp.Vì vậy chúng ta thấy cần thiết phải xây dựng đợc một hệ thống quản lý nhân

sự mới phù hợp với sự phát triển của cơ quan và các yêu cầu ngày càng cao vềquản lý nhân sự phục vụ tốt cho công tác quản lý mà trớc h ết phải đẩy mạnhứng dụng công nghệ thông tin vào hệ thống quản lý nhân sự Phải trang bịcho các cán bộ quản lý những kiến thức về tin học và khả năng sử dụng thànhthạo máy vi tính, thao tác tốt các thiệt bị đi kèm và thực hiện trên một phầnmềm quản lý thông dụng, thực hành thành thạo cách kết xuất thông tin, tạobáo cáo, in ấn, hay giải quyết các yêu cầu mà cấp trên cần đến

Để nâng cao hiệu quả ứng dụng công ngệ tin học vào công tác quản lýnhân sự, cần thiết phải hình thành sớm một hệ thống máy tính hoà mạng nội

bộ theo chuyên đề với một chơng trình phần mềm quản lý thống nhất trênnguyên tắc phân cấp quản lý nhân sự theo chức năng và phạm vi phù hợp,nhằm đáp ứng tốt nhu cầu lu trữ , bảo quản, bổ xung, cập nhật,truy cập, khaithác xử lý thông tin về nhân sự kịp thời, hiệu qủ cao giữa các đơn vị

Làm đợc nh vậy, chúng ta sẽ tiết kiệm đợc cả sức ngời và sức của, giảm

đáng kế số lợng cán bộ quản lý nhân sự, giảm đợc các công việc thủ công vấtvả mất nhiều thời gian mà vẫn đảm bảo thông tin đầy đủ chính xác, kịp thời,chất lợng, và hiệu quả tốt hơn Đồng thời giảm đợc các chi phí vật chất tốnkém cho các điều kiện lu trữ, bảo quản tránh đợc các mối lo về bão lụt, hoảhoạn, mối mọtlàm h hại, thất lạc thông tin trong hệ thống hồ sơ nhân sự củacơ quan đơn vị.

1.3 Thông tin vào / ra của hệ thống

Qua việc tìm hiểu lu trữ hố sơ cán bộ của phòng tổ chức cán bộ trong cơquan và căn cứ vào các thông tin lu trữ trong sổ lý lịch công chức ta tạm phânchia thành hai loại thông tin nh sau :

 Thông tin vào của hệ thống

- Thông tin về hồ sơ cá nhân (các cán bộ mới đợc chuyển đến hay mới đợcbiên chế) bao gồm tất cả các trờng đợc lu trữ trong lý lịch công chức nh : Cácthông tin tóm tắt về cá nhân, thông tin về trình độ,chức vụ, quá trình đàotạo,quá trình bồi dỡng, quá trình công tác, khen thởng, kỷ luật, quan hệ gia

đình, quan hệ với thân nhân ở nớc ngoài, nớc ngoài đã đến, diễn biến lơng

- Thông tin thay đổi về cá nhân hàng năm nh (lên lơng, lên cấp, lấy vợ chồng,sinh con, Đảng, Đoàn)

- Thông tin về cán bộ bị chết đột xuất, hay thôi việc đây là phần sự thay đổi

mà không dự đoán đợc , hàng năm cán bộ phòng tổ chức phải rà soát và báocáo lên lãnh đạo và cơ quan quản lý cấp trên Việc này thờng ít xảy ra xongchúng ta cũng phải tính đến

- Thông tin về cán bộ chuyển công tác : Cán bộ trong các đơn vị có thểchuyển qua các đơn vị khác hoặc vẫn nằm trong cơ quan, để xử lý việc thay

đổi này bằng cách ta chỉ việc thay đổi mã phòng , còn các thông tin khác tavẫn giữ nguyên Đây là việc làm thờng xuyên của phòng tổ chức cán bộ, qua

đây mỗi cán bộ sẽ nâng cao khả năng chuyên môn cũng nh có thể đảm đơng

đợc mọi công việc, cũng nh các khâu trong công tác nghiệp vụ cơ quan

10

Hệ ThốngQuản LýCán Bộ

- Thông tin về học tập, bằng cấp : Hàng năm cơ quan thờng cử các cán bộ củamình đi học ở các trờng Đại học và theo học các lớp bồi dỡng nghiệp vụ củangành, số cán bộ đã hoàn thàh chơng trình học tập về tiếp tục công tác trongcơ quan, đây là những thông tin đầu vào thay đổi khá lớn của hệ thống.

- Thông tin về khen thởng, kỷ luật: Đây là những thông tin có thể xáy ra hàngnăm đối với mỗi nhân viên, vì vậy nó cũng đợc coi là thông tin vào của hệthống

- Thông tin về lịch sử công tác : Việc thuyên chuyển công tác của các cán bộxảy ra thờng xuyên nên cần phải cập nhật đầy đủ

- Thông tin theo yêu cầu của cấp trên : Đây là những thông tin đặc biệt đòi hỏiphải xử lý nhanh

 Thông tin ra khỏi hệ thống

- Trích yếu lý lịch

- Các bảng thống kê theo yêu cầu của lãnh đạo

- Tìm kiếm thông tin về một cá nhân nào đó

- Thống kê, theo dõi về nhân sự toàn cơ quan

1.4 Sơ đồ chức năng của hệ thống quản lý thông tin công chức

Tra cứu thông tin

Trợ giúp

Chơng2 Thiết kế hệ thống2.1 Lý thuyết chung về CSDL

Một CSDL là một tập hợp có cấu trúc các dữ liệu lu trữ trên các bộ nhớtruy cập đợc bởi máy tính và sử dụng cho nhiều ngời dùng Phần mềm chophép ngời sử dụng giao tiếp với CSDL gọi là hệ quản trị CSDL

 Mục tiêu cần đạt đợc của các hệ quản trị CSDL

 Tạo ra một phơng tiện tốt để biểu diễn thế giới thực

Nếu chỉ có phơng tiện để biểu diễn thực thể liên kết thì cha đủ, thờng xuyênthêm các phơng tiện để ngời dùng biểu diễn các ràng buộc toàn vẹn đối vớidữ liệu

 Không d thừa dữ liệu

- Dữ liệu chỉ có một bản

- Dữ liệu tính toán (Bằng các phép toán không cần lu) nhằm hai mục đích: + Giảm bớt bộ nhớ

+ Tránh mâu thuẫn (Tập trung nhiều ngời khai thác một bản dữ liệu)

 Độc lập chơng trình với dữ liệu: Đây là yêu cầu số một để đánh giá chơngtrình

 Đảm bảo an toàn bí mật dữ liệu: Các hệ CSDL lớn nhiều ngời dùng cầnphải đảm bảo an toàn bí mật

- An toàn: Các sự cố đối với CSDL Ví dụ : chập cháy điện, mất điện,h hỏngmáy tính, hỏng đĩa, virus máy tính và các sự cố khác Hệ thống phảI dùngtất cả các biện pháp từ thủ công đến hiện đại đẻ bảo đảm an toàn dữ liệu

- Bí mật: Cài đặt các biện pháp bảo vệ khác nhau nhằm chống phá hoại, ăncắp dữ liệu Thờng xuyên phân cấp bí mật, quyền truy cập dữ liệu, sử dụngdữ liệu và các quyền khác đối với dữ liệu, chơng trình ứng dụng

 Hiệu lực của các ứng dụng: Vì càng nhiều ứng dụng chạy thì chơng trìnhchạy càng chậm., với máy tính cấu hình thấp thì có thể xảy ra hiện tợngtreo máy Tiêu chuẩn trong giao tiếp là 2-30s cho một yêu cầu

2.2 Mô hình dữ liệu

Mô hình dữ liệu là tập hợp các khái niệm dùng để mô tả các dữ liệu và cácphép toán xử lý dữ liệu Khi mô hình dữ liệu mô tả các khái niệm các kháiniệm từ một thực tế cho trớc ngời ta có mô hình dữ liệu khái niệm Nhữngkhái niệm trong mô hình dữ liệu đợc xây dung nhờ các cơ chế trừu tợng và đ-

ợc mô tả thông qua các thể hiện ngôn ngữ và đồ hoạ Điều đó có nghĩa là ngời

ta xác định cú pháp và phát triển các kí pháp đồ hoạ nh một bớc trong việc môhình hoá dữ liệu.

Trên thực tế có 3 mô hình tổ chức dữ liệu cơ bản:

- Mô hình mạng (Network model)

- Mô hình phân cấp (Hierarchial model)

- Mô hình quan hệ (Relational model)

Trong 3 mô hình trên để thuận tiện cho việc tổ chức , lu trữ và khai thác dữliệu thì mô hình quan hệ đợc quan tâm hơn cả Lý do là vì mô hình này có cơ

sở toán học chặt chẽ, các công cụ là đại số và logic Trong mô hình cơ sở dữliệu quan hệ, các quan hệ có hình thức nh bảng biểu, giúp chúng ta dễ tởng t-ợng, dễ thao tác các ngôn ngữ, thao tác trên các quan hệ khá đơn giản, có tính

tổ hợp cao

2.3 Mô hình quan hệ

CSDL chứa 2 loại thông tin:

- Thông tin về đối tợng mà chúng ta quản lý

- Thông tin về quan hệ của các đối tợng

Mô hình dữ liệu (Data model) gồm 2 yếu tố :

- Một ký pháp toán học dùng để diễn tả các dữ liệu và các mối quan hệ

- Toán tử hay các phép tính thao tác: Để diễn tả các câu hỏi hay các thao táckhác

 Định nghĩa quan hệ (Relation) : Quan hệ là một tập hữu hạn các bộ

Gọi D1, Dn là n miền

Quan hệ R là một tập con của tích đề các D1xDnx

Quan hệ hay bảng quan hệ là bảng hai chiều Quan hệ có các dòng và các cột.Các cột ứng với các miền, các dòng ứng với các bộ của tích Descartes Do cáctính chất của tích Descartes, thứ tự tại các cột cũng nh thứ tự tại các dòngtrong bảng là không quan trọng

Có thể hình dung quan hệ nh một danh sách lớp học mà có tên các cột nh: Thứ

tự, Họ tên , Mã là tên các thuộc tính

Trong biểu diễn bảng của một quan hệ, các tính chất sau phải đợc thoả mãn:

- Không có hai hàng giống nhau

- Thứ tự các hàng không có ý nghĩa

Khi một quan hệ đợc biểu diễn thành bảng, ta thờng phải đặt tên cho bảng vàcho mỗi cột Các cột của bảngđợc gọi là các thuộc tính (Attribute) Miền xác

14

định của thuộc tính là tập các giá trị chấp nhận đợc của thuộc tính đó Cầnphân biệt giữa các thuộc tính và các miền giá trị của các thuộc tính.

Một thuộc tính hoặc một tập bé nhất các thuộc tính xác định duy nhất một cácthuộc tính khác gọi là khoá Trong ví dụ trên có thể lấy họ tên và mã làmkhoá Một quan hệ có thể có hơn một khoá

 Lợi ích của mô hình quan hệ :

- Tính đơn giản của mô hình quan hệ nhờ vào việc biểu diễn dữ liệu dớidạng bảng rất tự nhiên đối với ngời sử dụng không phải là các cán bộ tinhọc

- Tính chặt chẽ của khái niệm cho phép dùng các công cụ toán học và cáccông cụ giải thuật

- Tính phù hợp của mô hình ở mức quan niệm: Không cần các khái niệm tinhọc thờng yêu cầu nh ở các mô hình khác , mô hình quan hệ trở nên thuậnlợi khi mô tả lợc đồ quan hệ dữ liệu

2.3.2 Quan hệ một - nhiều

Giả sử ta có 2 bảng quan hệ A và B Giữa A và B có tồn tại mối quan hệ

một - nhiều nếu:

- Với mỗi dòng trong bảng A có tồn tại nhiều dòng trong bảng B

- Nhng với mỗi dòng trong bảng b chỉ có duy nhất một dòng trong bảng A.Mối quan hệ một - nhiều đợc biểu diễn bằng mô hình dới đây:

Đờng thẳng gắn bảng A và B có một đầu đợc gắn thêm một hình tam giác, đầukhông đấnh dấu (A) chỉ ra rằng với mỗi dòng ở A có nhiều dòng ở B Ví dụ:

Đờng quan hệ chỉ ra rằng vói mỗi hồ sơ trong bảng So_yeu thì có nhiều dòngtrong bảng Chuc_vu Ngợc lại với mỗi chức vụ trong bảng Chuc_vu chỉ có t-

ơng ứng duy nhất một dòng trong bảng So_yeu

Quan hệ nhiều - nhiều

Giả sử ta có 2 bảng quan hệ A và B Giữa A và B có tồn tại mối quan hệ nhiều

- nhiều nếu:

- Với mỗi thực thể trong bảng A có nhiều thực thể trong bảng B

- Với mỗi thực thể trong bảng B có nhiều thực thể trong bảng A

Quan hệ này đợc mô tả bằng hình vẽ:

Ba kiểu quan hệ trên là 3 kiểu quan hệ quan trọng nhất, tuy nhiên chỉ có mốiquan hệ một - nhiều là hay đợc sử dụng bởi vì với quan hệ một - một ta có thểgộp 2 bảng làm một , còn quan hệ mộy - nhiều thì nó không cjỉ cho ta điều gìtrong công tác nghiệp vụ

2.4 Sơ đồ dòng liệu - DFD (Data flow Diagram)

Sơ đồ dòng dữ liệu DFD là một trong những công cụ quan trọng nhất dùng

để phân tích các hệ thống có cấu trúc Nó giúp cho nhà phân tích 4 hoạt độngchính:

- Phân tích và hiểu hiện trạng của hệ thống quản lý nhân sự hiện thời vàyêu cầu của ngời sử dụng đối với hệ thống mới

- Thiết kế vạch kế hoạch và minh hoạ các phơng án

- Trao đổi thông tin DFD đơn giản , dễ hiểu đối với cả ngời phân tích vàngời sử dụng

- Để làm tài liệu đặc tả thiết kế hệ thống

DFD (Data flow Diagram) là một sơ đồ thiết lập mối quan hệ giữa các chứcnăng, quá trình của hệ thống với thông tin mà chúng sử dụng Nó chỉ ra cáchthông tin chuyển vật từ một quá trình này sang một quá trình khác trong hệthống Đặc biệt nó chỉ ra rằng cần phải có sẵn những thông tin nào trớc khithực hiện một quá trình xử lý, nghĩa là cần định dạng rõ ràng các yêu cầu dữliệu

- Dòng dữ liệu (Data flow)

Dòng dữ liệu DF là việc chuyển thông tin vào hoặc ra khỏi một quá trình.Dòng dữ liệu đợ chỉ ra trên sơ đồ bằng một đờng kẻ có mũi tên , ít nhất ở một

đầu mũi tên đó chỉ hớng của dòng thông tin

Thí dụ

A

B

Mỗi dòng thông tin phải luôn luôn có tên gắn với nó, nhng có thể không phảichỉ có một tên duy nhất vì cũng một dòng dữ liệu có thể tham gia nhiều quátrình xử lý Cần chú ý những dòng dữ liệu khác nhau phải mang tên khácnhau Những dòng dữ liệu nào có trải qua một số thay đổi thì mang tên đã trảiqua thay đổi để biểu thị rõ ràng sự thay đổi đó.

- Kho dữ liệu

Các kho dữ liệu cho một DFDbiểu diễn cho thông tin cần phải lu trữ trongmột thời gian để một hay nhiều quá trình truy nhập vào Có thể đặt nhiềukho dữ liệu trên cùng một trang DFD để tiện theo dõi Dới dạng vật lý khodữ liệu có thể ở dạng tài liệu văn phòng hoặc các file trên máy tính

Thông tin chứa trong kho dữ liệu khi kho dữ liệu đợc truy nhập hoặc cậpnhật thì sẽ có các dòng dữ liệu chỉ ra sự kiện này Tuy nhiên cần nhấnmạnh rằngđó là việc ghi lại sự kiện chuyển thông tin chứ không phải là sựvận chuyển vật lý của tài liệu

- Tác nhân ngoài

Tác nhân ngoài là một ngời, một nhóm ngời hoặc một tổ chức bên ngoàilĩnh vực đang nghiên cứu , nhng có một hình thức nào đó tiếp xúc với hệthống và có ý nghĩa đối với hệ thống

Tác nhân ngoài là nguồn sống còn của mọi hệ thống Chúng là nguồn cungcấp thông tin cho hệ thống và là nơi nhận sản phẩm của hệ thống Sự có mặt

củ tác nhân ngoài trên sơ đồ, đồng thời cũng chỉ ra giới hạn của hệ thống.Thí dụ:

- Tác nhân trong: Tác nhân trong là một chức năng hay một quá trình bêntrong hệ thống Tác nhân trong đợc mô tả ở nhiều trang khác nhau củamô hình

- Thí dụ:

18

Tra cứu , tìm kiếm, thống kê

Cập nhật

Tác nhân trong đợc mô tả dới dạng động từ bổ ngữ Mọi mô hình DFD đều cóthể bao gồm một số trang và thông tin đợc truyền giữa các quá trình trong cáctrang khác nhau đó

Sơ đồ dòng dữ liệu cho một hệ thống thờng rất phức tạp Vì vậy ta cần dùng

kỹ thuật chẻ sơ đồ ra làm nhiều mức Sơ đồ mức cao nhất gọi là mức 0, ởmức này sơ đồ bao gồm các quá trình bên trong hệ thống Nội dung của mỗiquá trình này lại có thể trải ra ở trang khác , tại đó lại xác định các quá trìnhcon và các dữ liệu cần đợc mô hình hoá Cứ làm tơng tự nh thế đối với các quátrình con

Trên mỗi trang sơ đồ mang một tiêu đề , với sơ đồ mức 0 (mức khung cảnh )mang tên của hệ thống, sơ đồ mức thấp hơn mang tên của quá trình đang triểnkhai Ngoài ra ngời ta còn đánh số các quá trình tại đỉnh

2.5 Các chuẩn phân rã CSDL

 Phụ thuộc hàm

Cho một tập thuộc tính U, một phụ thuộc hàm trên U là một phát biểu có dạngXoY

Với R là quan hệ trên U ta nói rằng R thoả phụ thuộc hàm f: XoY nếu với hai

bộ bất kỳ (u,v) R mà hai bộ ấy giống nhau trên tập X thì cũng giống nhau trêntập Y

(R thoả f: XoY) (u,v R nếu u.X=v.X thì u.Y=v.Y)

Nh vậy khi nói đến lợc đồ quan hệ tức là nói đến mô tả cấu trúc không thay

đổi theo thời gian

Các thaotác nghiệpvụ

Khi nói đến quan hệ tức là nói đến giá trị có thể thay đổi theo thời gian.

 Khoá của lợc đồ quan hệ

Cho lợc đồ quan hệ α U,F ; X là tập con của U, đợc gọi là khoá của lợc đồ αU,F nếu:

+ XoU

+ Không có tập con Y X: YoU

Nh vậy bản chất của khoá X là tập nhỏ nhất của tập thuộc tính mà đủ để phânbiệt đối tợng này với đối tợng khác Có nghĩa là hai đối tợng giống nhau trêntập thuộc tính khoá thì hai đối tợng đó là một Nh vậy trong một quan hệkhông thể có hai bộ nào giống nhau trên khoá

Thuộc tính A là thuộc tính không phải là khoá nếu A không có mặt trong tậpkhoá X của lợc đồ quan hệ Hai thuộc là độc lập lẫn nhau nếu giữa chúngkhông có liên kết bởi phụ thuộc hàm Các thuộc tính nh vậy có thể đợc cậpnhật với nhau

SốhiệuCC

#Mã danhhiệu

TênDH

NămPhong

TPxuấtThân

DiệnCSXH

Từ bảng quan hệ trên ta thấy với một giáo viên có thể có nhiều danh hiệu đợcphong tặng Do vậy ta có một số thuộc tính đợc lặp lại nhiều lần trong bảng đólà: Mã danh hiệu, tên danh hiệu , năm phong

20

Các thuộc tính này ta có thể đặt vào một bảng quan hệ khác mà ở đó cần phải

Ta gọi quan hệ này là QH1

+ Vẫn còn sự trùng lặp

+ Sự trùng lặp gây khó khăn trong quá trình tạo tập, cập nhật

Lý do là : Có những thuộc tính không khoá, phụ thuộc đầy đủ vào khoá

Ta nên thay quan hệ QH1 bởi QH2, QH3, QH4 nh sau:

#Mã danh hiệuNăm phong

“mã danh hiệu”, do vậy ta phải loại bỏ nó khỏi bảng quan hệ Tuy nhiên do

“Tên DH” là một thuộc tính hợp lệ nên nó phải nằm trong một bảng quan hệ

mới đó là QH3 Tuy vậy QH2, QH3, QH4 vẫn còn nhiều nhợc điểm cần khắcphục.

Thí dụ : Các thuộc tính : Họ tên, Địa chỉ lại phụ thuộc vào thuộc tính số hiệu

CC Sự phụ thuộc bắc cầu đó sẽ gây khó khăn trong việc cập nhật, tạo lập.Những kiểu nh vậy ta nên tránh bằng cách thay QH2 bằng QH5 và QH6

Chơng 3 Thiét kế CSDL cho hệ thống quản lý lý lịch công chức

Sự thay đổi thông tin vào thì đều ảnh hởng tới thông tin đa ra khỏi hệ thống Mọi sự thay đổi tạo nên luồng dữ liệu mang tính tự nhiên chịu ảnh hởng của

hệ thống dữ liệu và nh vậy để xây dựng đợc chơng trình ta có thể chia thôngtin thành những tập tin chính gồm : Các tập tin dùng để lu trữ thông tin và tậptin thống kê định kỳ, tìm kiếm theo chỉ tiêu nào đó của ngời quản lý

Trong hệ thống quản lý thông tin vấn đề quan tâm là thông tin của hệ thống

đợc lấy ở đâu, việc lu trữ và khai thác dữ liệu nh thế nào ? Ngời sử dụng khaithác chơng trình nh nhập, sửa chữa, thêm bớt dữ liệu dễ dàng Bởi vậy khithiết kế file CSDL chúng ta cần quan tâm dữ liệu nào cần lu trữ, số bộ nhớdành cho nó Việc phân tách lu trữ thông tin làm cho các CSDL gọn nhẹ hơn,

đồng thời việc tổ chức l trữ thông tin khoa học hơn dẫn đến việc tìm kiếmthông tin sẽ nhanh hơn giảm thiểu tơng đối bộ nhớ và tần số làn truy cập biêndnhớ Hơn nữa lu trữ khoa học sẽ đỡ việc lu trữ thông tin chồng chéo nhau,thông tin không đợc chuẩn hoá dẫn đến d thừa thông tin và tìm kiếm sẽ khókhăn và thiếu chính xác

22

 Mô hình quản lý của bài toán “Quản lý cán bộ giáo viên”

- Về mặt lý luận, mô hình dữ liệu của bài toán này đợc tổ chức theo môhình quan hệ Điều đó hoàn toàn phù hợp với quá trình tin học hoá hiệnnay ở chỗ nó là một mô hình phổ dụng và phù hợp với thực tiễn củacông việc quản lý nói chung

- Về mặt thực tiễn cho thấy rằng với số lợng lớn cán bộ giáo viên , việc tổchức và xử lý dữ liệu phải theo nguyên tắc vừa phân tán , vừa tập trungdữ liệu đợc quản lý cả 2 nơi tại cơ sở (trờng) và trung ơng(Bộ GD &

ĐT)

Do cơ chế quản lý CSDL cán bộ theo cả 2 mô hình tập trung và phân tán tức là

hồ sơ CSDL cho từng công chức sẽ đợc quản lý trực tiếp tại cơ sở chủ quản.Việc cập nhật thông tin về cơ bản là do cơ sở đảm nhiệm Những thông tinmới hay những dữ liệu đợc thay đổi sẽ đợc cập nhật định kỳ thông qua môi tr-ờng thông tin liên lạc giữa các nút cơ sở và vụ TCCB của Bộ GD & ĐT.Hàngtháng, hàng quý hoặc khi có lệnh cập nhật cơ sở sẽ truyền những thông tinthay đổi đó và ngợc lại

3.1 Sơ đồ dòng dữ liệu của bài toán

3.1.1 Sơ đồ dòng dữ lệu cấp 0 (mức khung cảnh)

Biểu đồ mức ngữ cảnh cho chúng ta thấy cái nhìn khái quát của hệ thống Đây

là giai đoạn hoạch định ban đầu của quá trình phân tích đợc dùng để vạchphạm vi hoạt động của hệ thống, nó bao gồm các thành phần nh sau:

Bộ GD & ĐT

Hệ thống quản lý cán bộ

Cán bộ

Cơ quan bộ, ngành liên quan

- Tác nhân ngoài của hệ thống

- Hệ thống

Tác nhân ngoài “Cán bộ ”của hệ thống cung cấp cho ta những thông tintrong hồ sơ cán bộ, thông tin này đợc cập nhật vào hệ thống lu trữ và xử lýdữ liệu

Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 0 của bài toán là một vòng tròn trung tâm (Biểu thịcho toàn bộ hệ thống đang phân tích ) nó đợc nối với mọi tác nhân ngoàicủa hệ thống , các mũi tên chỉ ra hớng thông tin đợc truyền vào và ra khỏi

hệ thống

 Mối quan hệ giữa hệ thống QLCB giáo viên và Bộ GD & ĐT

Bộ GD & ĐT theo dõi và quản lý hồ sơ cán bộ giáo viên, bổ xung các thôngtin thay đổi của cán bộ giáo viên: Các biến động trong quá trình công tác nhnâng lơng , chuyển ngạch, nâng ngach, đề bạt khen thởng, kỷ luật, phong họchàm, học vi, chuyển nơi công tác, các thông tin về đào tạo và các thông tin cánhân khác Giải quyết cho cán bộ giáo viên đi đào tạo , bồi dỡng ngắn dài hạntrong ngoài nớc , đi thăm thân nhân, đi vì lý do các nhân

Khi hệ thống nhận đợc các yêu cầu trên bằng cách thực hiện các thao tácnghiệp vụ nh cập nhật, lập báo cáo thống kêvề chế độ chính sách nh chế độ h-

u, lơng, thôi việc một lần Nhờ vào kết quả đó Bộ GD & ĐT thực hiện cáccông tác nghiệp vụ của mình

 Mối quan hệ giữa hệ thống QLCB giáo viên và các Bộ GD & ĐTộngành liên quan

Bộ GD & ĐT theo dõi, quản lý biên chế, chế độ lơng của cán bộ, thực hiệnnâng lơng, nâng ngạch, chuyển ngạch hàng năm cho cán bộ nhờ các thao tácnghiệp vụ đối với hệ thống Nh vậy khi có các yêu cầu của các bộ ngành liênquan hệ thống sẽ lập báo cáo thống kê về tình hình lơng của tát cả các cơ sởtrực thuộc Lập báo cáo về vấn đề lơng và quỹ lơng hàng năm Dự đoán lơngnăm kế tiếp

 Mối quan hệ giữa hệ thống QLCB giáo viên và Ban TCCB chính phủ Khi có các yêu cầu của chính phủ, cũng nh theo định kỳ hệ thôngsex lậpbáo cáo thống kê, giúp Bộ GD & ĐT soạn thảo các nghị định trình chính phủphê duyệt, các văn bản dới luật

Ngợc lại bằng việc sử dụng các biểu mẫu về chất lợng cán bộ hiện tại theonhững tiêu chuẩn của nhà nớc ban hành, hệ thống thực hiện các thao tác

24

nghiệp vụ khác về chế độ chính sách nh chế đôh hu, tăng lơng, thôi việc mộtlần

 Mối quan hệ giữa hệ thống QLCB giáo viên và Thủ tớng chính phủ

Hệ thống Quản lý cán bộ giáo viên lập báo cáo thống kê giúp Bộ GD & ĐTnghiên cứu các đề án trình Thủ tớng ban hành về chế độ đãi ngộ, chính sách u

đãicho giáo viên và cán bộ quản lý giáo dục Khi thủ tớng ban hành các chế

độ chính sách mới hệ thống lại thực hiện các tgao tác ngiệp vụ nh chỉnh sửa,cập nhật, thêm mới vào CSDL

 Mối quan hệ giữa hệ thống QLCB giáo viên và các cơ sở trực thuộc vàcác uỷ ban nhân dân tỉnh

Nhiệm vụ của các uỷ ban nhân dân tỉnh cũng nh các cơ sở (các trờng) trựcthuộc bộ là quản lý hồ sơ công chức, hệ thống Quản lý cán bộ giáo viên tạicác cơ sở thực hiện các thao tác ngiệp vụ chỉnh sửa, cập nhật thông tintới tongcán bộ Khi có yêu cầu cập nhật hoặc hàng tháng, hàng quý cơ sở sẽ truyềnnhững thông tin thay đổi về hệ thống tại Bộ GD & ĐT và ngợc lại

3.1.2 Sơ đồ dòng dữ liệu mức chi tiết

Sơ đồ này bao gồm hai hình chữ nhật lớn mô tả kho dữ liệu tại các cơ sở (cáctrờng) và tại trung tâm (Bộ GD & ĐT) Ngoài ra còn các hình chữ nhật con vàhình vòng tròn mô tả tơng ứng là các đối tợng thay đổi , các quá trình xử lýnghiệo vụ, cập nhật thông tin Trong đó hình chữ nhật trung tâm (Cơ sở dữliệu tại bộ GD & ĐT) biểu thị cho toàn bộ hệ thống đang đợc khảo cứu và đợcmối với tác nhân ngoài Các mối quan hệ chỉ ra hớng của dòng thông tin đợctruyền vào và ra khỏi hệ thống

Bộ GD & ĐT

Báo cáo,thốngkê,

tìm kiếm

Lơng,

Hu trí

Cậpnhật

Các bộ ngành liên quan

Chính Phủ

Cập Nhật

Các cấp lãnh

đạo

 Các thao tác nghiệp vụ :

Chơng trình đợc gắn liền với công việc nghiệp vụ hàng nghiệp vụ hàng ngày( lơng, đào tạo, hu, chuyển vị trí công tác nội bộ, khen tnởng, kỷ luật ) Việcdùng chơng trình để giả quyết các vấn đề nghiệp vụ có tác dụng nuôi sống cơ

sở sữ liệu bởi sự cho phép cập nhật thông tinthay đổi một cách tự động khôngcần đến bản khai bổ sung của cán bộ Ngời sử dụng khi dùng CSDL phục vụcho công việc của mình, sẽ đồng thời làm luôn công việc cậo nhậtnhững thôngtin vừa đợc thay đổi, nhờ vậy CSDL luôn đợc nuôi sống

Trên sơ đồ mũi tên hai chiều chỉ hớng của dòng dữ liệu đợc chuyển từ quátrình này vào CSDL của trờng và ngợc lại Rồi từ đó những thông tin thực sựthay đổi sẽ đợc truyền lên bộ máy CSDL tại trung tâm Bộ GD & ĐT

 Tạo mới, chỉnh sửa, cập nhật

Một trong những yêu cầu quan trọng đợc tiến hành song song với chơngtrình quản lý nhân sự nhằm đảm bảo cho nguồn dữ liệu luôn sống là việc cậpnhật thông tin Nhiều chơng trình hiện nay đợc thiết kế tách rời các hoạt độngnghiệp vụ Các thông tin đợc bổ xung theo định kỳ hàng năm Cách thiết kếanày có nhợc điểm lớn vì việc cập nhật thông tin hầu nh không đợc tiến hành,không thuận tiện cho ngời khai thác vì bản thân ngời khai có thông tin thay

đổi thậm chí cũng không nhớ chíng xác về những thông tin này Cách cập nhậtnày vừa tốn thời gian, không chính xác và không hiệu quả

Nh vậy, nếu thông tin không đợc cập nhật hoặc cập nhật một cách không

đầy đủ, không đồng bộ thì theo thời gian nguồn dữ liệu sẽ bị mai một dần,không còn đủ độ chính xác Muốn tránh hiện tợng này , phải tiến hành việccập nhật thông tintheo hớng tự động đến mức tối đa bằng cách gắn các côngviệc nghiệp vụ với các CSDL hiện có

Nạp dữ liệu hồ sơ mới, chỉnh sửa, cập nhật, thay đổi thông tin cá nhân vớitừng hồ sơ Khối chơng trình này có trách nhiệm quản lý việc lu trữ các hồ sơ

và cập nhật các hồ sơ từ các nguồn cơ sở khác nhau tập trung vào xử lý trênmáy trung tâm đặt tại Bộ GD & ĐT

Trên sơ đồ cho thấy dòng dữ liệu của quá trình này tại cơ sở đợc truyền vào

bộ máy cơ sở dữ liệu tại trờng, còn tại trung tâm dòng dữ liệu của quá trìnhnày đợc truyền vào bộ máy CSDL tại trung tâm Các dòng dữ liệu này đợcbiểu thị bằng mũi tên hai chiều có nghĩa là ngoài việc chỉnh sửa, cập nhật vàoCSDL con ngời có thể thực hiện các thao tác nghiệp vụ đối với CSDL nhằm

đạt đợc két quả hay đó chính là hiệu quả của việc ứng dụng tin học vào côngtác quản lý

 Lơng, hu trí

Khối của chơng trình này thực hiện tại máy trung tâm đặt tai Bộ GD $ ĐTphục vụ cho khối nghiệp vụ : giải quyết lơng, hu trí, thôi việc, chuyển cơquan Các đối tợng này sau khi đợc giải quyết chế độ thì chuyển vào kho lutrữ Khi có yêu cầu của các cấp ngành liên quan hệ thống sẽ thực hiện việcbáo cáo thống kê tính toán tình hình lơng , ngợc lại bằng việc sử dụng cácthao tác ngiệp vụ của mình ngời sử dụng có thể nhận đợc các thông tin cầnthiết từ hệ thống Mối quan hệ hai chiều này đợc thể hiện trên sơ đồ bằng mũitên 2 chiều chỉ hớng vận chuyển của dòng dữ liệu

 Báo cáo thống kê, tìm kiếm

Nhằm đáp ứng các yêu cầu báo cáo theo biểu mẫu của các cấp, giúp ngờilàm chính sách dễ dàng sử dụng trong việc đa ra các báo cáo, định hớng chiếnlợc trong phát triẻn vĩ mô của toàn ngành

Tìm kiếm là chức năng tiện dụng nhất trong việc tin học hoá cơ sở dữ liệu ,nhằm giúp cán bộ tổ chức dễ dàng trong việc tra cứu thông tin cần tìm

Trên sơ đồ hớng vận chuyển của dòng thông tin của khối chơng trình nàyvới bộ máy cơ sở dữ liệu đợc biểu thị bằng mũi tên 2 chiều Thể hirnj rằng khi

có yêu cầu từ ngời sử dụng bằng thao tác nghiệp vụ thì bộ hệ thống sẽ trả lời

Hệ

thống Nhập Số

Liệu

Hỗ trợ tác nghiệp

TRa cứu thông tin

Trợ Giúp

In báo cáo thống kê

3.2.2 Phân rã mức chi tiết

 Chức năng hệ thống

Chức năng này cho phép ngời quản trị CSDL kiểm tra dữ liệu, phân quyền

sử dụng tuỳ theo chức năng nhiệm vụ của mình mà ngời sử dụng sẽ đợc cungcấp những quyền hạn gì đối với CSDL Ngoài ra khối này giúp ngời sử dụng ,nhất là những ngời mới làm quen nhanh chóng nắm vững các thao tác cơ bảncủa chơng trình

th-Quan hệ gia đình Công tác n-ớc ngoài

Sơ yếu lý lịch, diễn biến lơng , quá trình đào tạo, quá trình bồi dỡng, quá trìnhcông tác, khen thởng, quan hệ gia đình, công tác nớc ngoài, kỷ luật, tham gialợc lợng vũ trang, thân nhân ở nớc ngoài, đánh giá cán bộ giáo viên (xếploại).

Tất cả các chức năng trên đều cho phép ngời sử dụng cập nhật các bản ghi

‘hồ sơ công chức’ tuỳ thuộc vào quyền truy nhập của ngời sử dụng

 Chức năng hỗ trợ tác nghiệp

Chức năng này hỗ trợ ngời dùngcó thể tự động hoá một số quy trình nghiệp

vụ nh : quản lý quá trình nâng lơng , in bảng lơng , thuyên Chu hsi cán bộ ,kiểm tra tính chính xác dữ liệu, sao lu, phục hồi dữ liệu

3.1.3 Chức năng tìm kiếm

Chức năng này cho phép :

- Tìm kiếm theo tiêu chí trong cùng một thời gian

- Sau khi tìm kiếm đợc , từ kết quả này cho phép sắp xếp đồng thời nhiềutiêu chí khác nhau

- Từ kết quả tìm kiếm chơng trình cho phép ngời sử dụng tiếp tục trích rút,chọn lọc thông tinđể phục vụ các nhu cầu quản lý, tạo ra các bảng danhsách trích chọn theo ý muốn

 Chức năng báo cáo thống kê

30

Hỗ trợ tác nghiệp