Nghiên cứu xác định thành phần tài liệu của các doanh nghiệp trực thuộc văn phòng trung ương đảng thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ trung ương đản

Lý do chọn đề tài Việc xác định thành phần tài liệu cần nộp lưu là một khâu quan trọng trong công tác lưu trữ, có ý nghĩa đặc biệt đối với việc thu thập tài liệu vào bảo quản và lưu giữ

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

ĐỖ LÊ MINH

NGHIÊN CỨU XÁC ĐỊNH THÀNH PHẦN TÀI LIỆU CỦA CÁC DOANH NGHIỆP TRỰC THUỘC VĂN PHÕNG TRUNG ƯƠNG ĐẢNG THUỘC DIỆN NỘP LƯU VÀO

KHO LƯU TRỮ TRUNG ƯƠNG ĐẢNG

LUẬN VĂN THẠC SĨ Chuyên ngành : Lưu trữ học

Hà Nội - 2014

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

ĐỖ LÊ MINH

NGHIÊN CỨU XÁC ĐỊNH THÀNH PHẦN TÀI LIỆU CỦA CÁC DOANH NGHIỆP TRỰC THUỘC VĂN PHÕNG TRUNG ƯƠNG ĐẢNG THUỘC DIỆN NỘP LƯU VÀO

KHO LƯU TRỮ TRUNG ƯƠNG ĐẢNG

CHUYÊN NGÀNH : LƯU TRỮ

Mã số : 60 32 24

LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC CHUYÊN NGÀNH LƯU TRỮ

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC : TS NGUYỄN LỆ NHUNG

Hà Nội – 2014

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan luận văn này là công trình nghiên cứu của riêng tôi Trong luận văn có tham khảo một số kết quả nghiên cứu của các nhà khoa học và sử dụng một số thông tin trong các văn bản của Đảng và Nhà nước nhưng đã được chú thích

Công trình này chưa được tác giả nào công bố

TÁC GIẢ

Đỗ Lê Minh

BẢNG CHỮ VIẾT TẮT DÙNG TRONG LUẬN VĂN

MỤC LỤC -

Mở đầu

Nội dung

Chương 1 Cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý để xác định thành phần tài

liệu của các doanh nghiệp thuộc diện nộp lưu và Kho Lưu trữ Trung

1.1 Tổng quan về doanh nghiệp và các đặc điểm hoạt động của công ty

1.3.2 Khái quát về chức năng, nhiệm vụ của các doanh nghiệp trực thuộc

Văn phòng Trung ương Đảng thuộc diện nộp lưu tài liệu và Kho Lưu trữ

1.3.3 Hệ thống văn bản quy định nhiệm vụ thu thập tài liệu, bổ sung tài liệu

1.3.4 Vai trò của Văn phòng Trung ương Đảng đối với công tác thu thập tài

Chương 2 Cơ sở thực tiễn và việc vận dụng lý luận vào công tác xác định

thành phần tài liệu của các doanh nghiệp thuộc diện nộp lưu vào Kho

2.1 Sự chỉ đạo của lãnh đạo Văn phòng Trung ương Đảng và lãnh đạo các

doanh nghiệp đối với công tác lưu trữ nói chung và công tác thu thập, bổ

2.2 Thực trạng công tác thu thập tài liệu từ các nguồn nộp lưu của Kho Lưu

2.2.1 Thành phần và nội dung tài liệu đang bảo quản tại Kho Lưu trữ Trung

2.2.2 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu của các doanh nghiệp thuộc nguồn

2.3 Nhu cầu khai thác tài liệu của các đơn vị, cá nhân thuộc các doanh

nghiệp và các đơn vị, tổ chức thuộc Văn phòng Trung ương Đảng 58

Chương 3 Danh mục thành phần tài liệu của các doanh nghiệp trực

thuộc Văn phòng Trung ương Đảng thuộc diện nộp lưu vào Kho Lưu trữ

3.1 Các căn cứ để xây dựng danh mục thành phần tài liệu của các doanh

nghiệp thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ TW Đảng 66 3.2 Mục tiêu xây dựng bảng danh mục thành phần tài liệu của các doanh

nghiệp thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ TW Đảng 68 3.3 Yêu cầu của việc xây dựng danh mục tài liệu của các doanh nghiệp

3.4 Phương pháp xây dựng danh mục tài liệu của các doanh nghiệp thuộc

3.4.1 Lựa chọn phương án phân loại cho bản danh mục thành phần tài liệu 72 3.4.2 Cấu trúc của bản danh mục tài liệu của các doanh nghiệp thuộc nguồn

3.5 Ban hành bản danh mục thành phần tài liệu của các doanh nghiệp thuộc

3.6 Danh mục thành phần tài liệu của các doanh nghiệp thuộc nguồn nộp

3.7 Cách sử dụng danh mục tài liệu của các doanh nghiệp thuộc nguồn nộp

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Việc xác định thành phần tài liệu cần nộp lưu là một khâu quan trọng trong công tác lưu trữ, có ý nghĩa đặc biệt đối với việc thu thập tài liệu vào bảo quản và lưu giữ lâu dài tại Kho lưu trữ Trung ương Đảng

Đến nay, các kho lưu trữ Đảng từ trung ương tới địa phương đều chưa có danh mục thành phần tài liệu của các doanh nghiệp trực thuộc hệ thống Đảng thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ; gây nhiều khó khăn cho công tác thu thập, bổ sung tài liệu

Chính vì vậy, việc nghiên cứu thành phần tài liệu của các doanh nghiệp trực thuộc hệ thống Đảng thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ trở thành vấn đề cấp bách và

thiết thực Do đó, tôi chọn đề tài : “Nguyên cứu xác định thành phần tài liệu của các

doanh nghiệp trực thuộc Văn phòng Trung ương Đảng thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ Trung ương Đảng” làm đề tài cho luận văn tốt nghiệp cao học, vừa để phục

vụ trực tiếp cho công tác của bản thân, đồng thời góp phần vào việc tối ưu hoá thành phần tài liệu kho lưu trữ Trung ương Đảng, thành phần phông lưu trữ Đảng cộng sản Việt Nam nói chung

2 Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu

* Mục tiêu:

- Phân tích được các cơ sở lý luận, cơ sở thực tiễn và cơ sở pháp lý đối với việc xây dựng bảng danh mục thành phần tài liệu của các doanh nghiệp thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ Trung ương Đảng

- Đề tài nhằm mục tiêu đưa ra bản danh mục thành phần tài liệu của các doanh nghiệp trực thuộc Văn phòng Trung ương Đảng thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ Trung ương Đảng

* Nhiệm vụ nghiên cứu:

- Nghiên cứu lý luận và thực tiễn công tác thu thập bổ sung tài liệu

- Thực trạng công tác thu thập, bổ sung tài liệu và công tác quản lý tài liệu lưu trữ trong Kho Lưu trữ Trung ương Đảng

+ Xác định thành phần tài liệu của các doanh nghiệp trực thuộc Văn phòng Trung ương Đảng thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ Trung ương Đảng

+ Xây dựng danh mục thành phần tài liệu của các doanh nghiệp trực thuộc Văn phòng Trung ương Đảng thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ Trung ương Đảng

3 Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu:

+ Lý luận về công tác thu thập, bổ sung tài liệu và việc áp dụng lý luận vào công tác lưu trữ Đảng

+ Hệ thống tổ chức các đơn vị trực thuộc Văn phòng Trung ương Đảng, đặc biệt là các doanh nghiệp trực thuộc

+ Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các doanh nghiệp trực thuộc Văn phòng Trung ương Đảng

- Phạm vi nghiên cứu:

+ Đề tài chỉ nghiên cứu trong phạm vi các doanh nghiệp trực thuộc Văn phòng Trung ương Đảng và thành phần tài liệu của các doanh nghiệp trực thuộc Văn phòng Trung ương Đảng thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ Trung ương Đảng

+ Khảo sát thực tế tài liệu tại ba doanh nghiệp trực thuộc Văn phòng Trung ương Đảng: Công ty in Tiến Bộ, Công ty An Phú, Công ty Hồ Tây giai đoạn 1997 –

2012

+ Bên cạnh đó, trong phạm vi đề tài tác giả chỉ đi sâu vào khảo sát, đánh giá công tác giao nộp, thu thập bổ sung tài liệu của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp thuộc VPTW hiện nay chứ không đi sâu vào tìm hiểu từng nghiệp vụ công tác lưu trữ doanh nghiệp nói chung vốn không thuộc phạm vi nghiên cứu của đề tài này

bổ sung tài liệu ảnh có giá trị lưu trữ vĩnh viễn” chủ nhiệm: Lã Thị Hồng, 1989;

“Xác định nguồn và thành phần tài liệu nghiên cứu khoa học phải nộp vào Lưu trữ Quốc gia”, chủ nhiệm: TS Nguyễn Minh Phương, 1995 Tuy nhiên, các bài viết,

đề tài trên chỉ đề cập đến vấn đề nguồn và thành phần tài liệu cần nộp lưu vào lưu trữ của các cơ quan nhà nước

Đối với công tác xác định thành phần tài liệu nộp lưu của các cơ quan Đảng, cũng đã có một số tác giả nghiên cứu như : Đề tài “Xác định nguồn và thành phần tài liệu của các cơ quan, tổ chức Đảng thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ Trung ương Đảng”, TS Nguyễn Lệ Nhung, 2000; “Xác định nguồn và thành phần tài liệu của các

cơ quan, tổ chức thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ huyện uỷ”, Nguyễn Ngọc Quý,

2009 Tuy nhiên, các đề tài này cũng chỉ dừng lại ở việc nghiên cứu và đưa ra danh mục nguồn và thành phần tài liệu của các các cơ quan, tổ chức Đảng thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ Trung ương Đảng chứ không đề cập đến thành phần tài liệu nộp lưu của các doanh nghiệp trực thuộc hệ thống Đảng vốn có rất nhiều điểm khác biệt

so với các cơ quan, tổ chức Đảng khác

5 Các nguồn tài liệu tham khảo

Để thực hiện đề tài này, chúng tôi tham khảo các nguồn tài liệu sau :

- Các giáo trình nghiệp vụ lưu trữ của các học giả nghiên cứu trong nước;

- Các văn bản quy định của Đảng và Nhà nước, của doanh nghiệp về tổ chức, quản lý hoạt động lưu trữ;

- Các công trình nghiên cứu của các học giả, các đề tài luận án, luận văn, khoá luận tốt nghiệp hay báo cáo khoa học của các sinh viên, học viên hiện đang được lưu trữ tại Tư liệu khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng;

- Các sách chuyên khảo, quy định của các nước trên thế giới về tổ chức, quản

lý hoạt động lưu trữ doanh nghiệp;

- Các bản tham luận tại các Hội thảo khoa học, các bài viết đăng tải trên tạp chí chuyên ngành Văn thư – Lưu trữ;

- Các website chuyên ngành có liên quan

6 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp nghiên cứu của Lưu trữ học Lưu trữ học là bộ môn khoa học

thuộc phạm trù của khoa học xã hội Nó đòi hỏi phải được xây dựng dựa trên cơ sở phương pháp luận của chủ nghĩa Mác-Lênin, nghĩa là phải biết vận dụng đúng đắn các nguyên tắc của chủ nghĩa duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử trong nghiên cứu lý luận cũng như khi giải quyết các vấn đề thực tiễn của hoạt động lưu trữ Việt Nam Các nguyên tắc bao gồm: nguyên tắc tính Đảng, nguyên tắc lịch sử, nguyên tắc toàn diện và tổng hợp Những nguyên tắc này là kim chỉ nam chỉ rõ phương hướng nhận thức khoa học trong quá trình nghiên cứu, giải quyết các vấn đề

về lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ của nước ta Phương pháp này đã định hướng cho đề tài về mặt lý luận

- Phương pháp khảo sát thực tiễn Sử dụng phương pháp này, tác giả có thể

nghiên cứu trực tiếp với tài liệu, tiếp cận trực tiếp với người có nhiệm vụ lưu trữ tài liệu của các doanh nghiệp thuộc VPTW thông qua khảo sát tình hình thực tế tại

doanh nghiệp, qua đó đưa ra được những kết quả thực tế đúng đắn và đầy đủ, khái quát nhất

- Phương pháp phân tích tổng hợp Sau khi sử dụng tất cả các phương pháp

trên, thì phương pháp phân tích tổng hợp là phương pháp mà tác giả phải sử dụng triệt

để, để có thể đưa ra được bảng danh mục thành phần tài liệu cần nộp lưu vào lưu trữ VPTW Đảng Đồng thời, sử dụng phương pháp này giúp tác giả lựa chọn được các thông tin bổ trợ hữu ích từ thực tiễn cũng như trong lý luận và các nghiên cứu trước

đó để tổng hợp, phân loại, đánh giá thông tin Từ đó có thể đưa ra những lý luận xác đáng làm cơ sở cho việc hình thành bảng danh mục

- Phương pháp phỏng vấn trực tiếp Đây là một phương pháp rất cần thiết và

quan trọng trong quá trình thực hiện đề tài Nhờ phương pháp này mà tác giả có được những nhận định, đánh giá khách quan cho nghiên cứu của mình

7 Đóng góp của đề tài

- Góp phần giải quyết các yêu cầu thực tế về việc xác định thành phần tài liệu của các doanh nghiệp trực thuộc Văn phòng Trung ương Đảng nộp lưu vào kho lưu trữ Trung ương Đảng

- Chương 2: Cơ sở thực tiễn và việc vận dụng lý luận vào công tác xác định thành phần tài liệu của các doanh nghiệp thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ Trung ương Đảng

Chương này nêu thực trạng nộp lưu tài liệu của các doanh nghiệp trực thuộc Văn phòng Trung ương Đảng, đánh giá những việc đã làm được và tồn tại, sự cần thiết phải xây dựng danh mục thành phần tài liệu nộp lưu

- Chương 3: Danh mục thành phần tài liệu của các doanh nghiệp trực thuộc Văn phòng Trung ương Đảng thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ Trung ương Đảng

Chương này đưa ra bản danh mục cụ thể

Chương 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ

ĐỂ XÁC ĐỊNH THÀNH PHẦN TÀI LIỆU CỦA CÁC DOANH NGHIỆP THUỘC DIỆN NỘP LƯU VÀO KHO LƯU TRỮ TRUNG ƯƠNG ĐẢNG

1.1 Tổng quan về doanh nghiệp và các đặc điểm hoạt động của công ty trách nhiệm hữu hạn hiện nay

Tại Điều 4, Luật doanh nghiệp năm 2005 được sửa đổi, bổ sung năm 2009 định nghĩa doanh nghiệp như sau:

“Doanh nghiệp là tổ chức kinh tế có tên riêng, có tài sản, có trụ sở giao dịch ổn định, được đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật nhằm mục đích thực hiện các hoạt động kinh doanh”

Như vậy, doanh nghiệp là khái niệm chung, bao quát cho tất cả các tổ chức kinh

doanh nhằm mục đích kiếm lời hoặc cung cấp các dịch vụ theo yêu cầu của Nhà nước hoặc theo nhu cầu của xã hội Hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp có thể là việc thực hiện một, một số hoặc tất cả các công đoạn từ sản xuất đến tiêu thụ sản phẩm hoặc cung ứng các dịch vụ cho khách hàng nhằm mục đích sinh lời, thu được lợi nhuận

Trên cơ sở khái niệm doanh nghiệp chúng ta có thể rút ra một số đặc điểm của doanh nghiệp:

Thứ nhất, doanh nghiệp là một tổ chức kinh tế được hình thành trên cơ sở sự liên kết giữa các thành viên trong tổ chức Sự liên kết đó được biểu hiện dưới nhiều hình thức văn bản: Điều lệ, nội quy, quy chế, thoả thuận để thực hiện các mục tiêu nhất định nhất là mục đích kinh doanh để có lợi nhuận

Thứ hai, doanh nghiệp có tên riêng, có tài sản và trụ sở giao dịch ổn định

Thứ ba, doanh nghiệp được đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật Trên cơ sở những đặc điểm của doanh nghiệp, chúng ta có rất nhiều cách phân loại doanh nghiệp Hiện nay, ở nước ta đang tồn tại nhiều loại hình doanh nghiệp khác nhau, được phân loại theo một số tiêu chí như: Phân loại theo tính chịu trách nhiệm; Phân loại theo tư cách pháp lý của doanh nghiệp; Phân loại theo quy mô vốn điều lệ;

Phân loại theo hình thức tổ chức doanh nghiệp Nếu phân loại theo hình thức tổ chức doanh nghiệp thì có các doanh nghiệp với các tên gọi: Công ty trách nhiệm hữu hạn (TNHH), Công ty cổ phần (CTCP), công ty hợp doanh, doanh nghiệp tư nhân và các tập đoàn kinh tế

Đối với loại hình công ty TNHH, hiện nay được chia thành 2 loại là công ty TNHH một thành viên và công ty TNHH hai thành viên trở lên Tại điều 63 Luật Doanh nghiệp quy định về Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên như sau:

1 Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên là doanh nghiệp do một tổ chức hoặc một cá nhân làm chủ sở hữu (sau đây gọi là chủ sở hữu công ty); chủ sở hữu công ty chịu trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác của công ty trong phạm vi số vốn điều lệ của công ty

2 Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên có tư cách pháp nhân kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh

3 Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên không được quyền phát hành cổ phần”

Theo quy định của nhà nước, thành viên công ty có thể là cá nhân hoặc một tổ chức Thành viên duy nhất này là chủ sở hữu công ty Nếu như trước đây công ty TNHH một thành viên là một tổ chức thì bây giờ pháp luật nước ta lại thừa nhận chủ

sở hữu công ty là một cá nhân Chính sự thừa nhận này tạo ra ưu thế riêng cho công ty TNHH một thành viên so với loại hình doanh nghiệp tư nhân Như thế là phù hợp với quan điểm của một số nước phát triển trên thế giới như Bộ luật dân sự Pháp quy định

“Công ty có thể được thành lập trong những trường hợp do luật định bằng hành vi và

ý chí của chỉ một người” Luật Đức quy định “Công ty TNHH do một hoặc nhiều người sáng lập trên cơ sở những quy định của luật và theo đó có mục đích hoạt động được pháp luật cho phép”

Công ty TNHH một thành viên là một pháp nhân Cá nhân hay tổ chức thành lập công ty TNHH một thành viên đều được coi là có tư cách pháp nhân tức là đáp ứng đầy đủ các điều kiện mà pháp luật quy định đó là được thành lập hợp pháp, có cơ cấu tổ chức chặt chẽ, có tài sản độc lập với cá nhân, tổ chức khác và tự chịu trách nhiệm bằng tài sản đó nhân danh mình và các quan hệ pháp luật một cách độc lập

Chủ sở hữu công ty TNHH một thành viên chịu trách nhiệm hữu hạn về các khoản nợ

và nghĩa vụ tài sản khác của công ty trong phạm vi số vốn điều lệ của công ty Công

ty TNHH một thành viên không được quyền phát hành cổ phiếu để công khai huy động vốn và quyển sở hữu bị hạn chế Cơ cấu của các công ty TNHH tùy thuộc vào điều lệ của công ty quy định Tuy nhiên về cơ bản cơ cấu của công ty TNHH thường bao gồm: Hội đồng Quản trị, Chủ tịch Hội đồng Quản trị, Giám đốc hoặc Tổng Giám đốc, Ban Kiểm soát và phía dưới là các phòng ban chuyên môn giúp việc

Như vậy, điểm khác biệt duy nhất giữa công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên và công ty trách nhiệm hữu hạn có ít nhất hai thành viên là công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên chỉ có một thành viên duy nhất và thành viên này phải là một

tổ chức có tư cách pháp nhân

Lợi thế của công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên là chủ sở hữu công ty

có toàn quyền quyết định mọi vấn đề liên quan đến hoạt động của công ty Tuy nhiên, loại hình công ty này cũng có hạn chế là các cá nhân không được phép thành lập loại hình công ty này, chỉ có một số chủ thể có tư cách pháp nhân như các tổ chức chính trị xã hội, công ty cổ phần, công ty nhà nước… mới được thành lập công ty trách

nhiệm hữu hạn một thành viên

Ở trong phạm vi đề tài này, chúng tôi chỉ nhắc đến các công ty TNHH một thành viên được thành lập và chịu sự quản lý của VPTW Đảng, bao gồm: Công ty TNHH một thành viên In Tiến Bộ, Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên An Phú, Công

Danh mục thành phần tài liệu là bản mục lục kê các nhóm tài liệu của cơ quan tổ chức Đảng (ở đây bao gồm của 3 cơ quan doanh nghiệp của VPTW Đảng) hình thành

trong quá trình hoạt động Nó giúp cho công tác xác định giá trị tài liệu, bổ sung và quản

lý những tài liệu có giá trị được dự kiến bảo quản vĩnh viễn và lâu dài trong kho Lưu trữ Đảng được dễ dàng, thuận tiện và có hiệu quả

Danh mục thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu là một công cụ trong hệ thống công cụ xác định giá trị tài liệu Danh mục này được xây dựng trong quá trình và trên cơ

sở kinh nghiệm làm việc với tài liệu trong lĩnh vực xác định giá trị trên cơ sở vận dụng những nguyên tắc và tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu vào thực tế, có nghĩa nó liên quan chặt chẽ với sự phát triển của lý luận và thực tiễn công tác xác định giá trị

1.2.1 Nguyên tắc xác định giá trị tài liệu

Xác định nguồn và thành phần tài liệu trong lưu trữ nói chung phải tuân thủ những nguyên tắc của lưu trữ học Mác xít, bao gồm nguyên tắc chính trị, nguyên tắc tắc lịch sử, nguyên tắc toàn diện tổng hợp, những nguyên tắc này là phương hướng nhận thức khoa học trong quá trình nghiên cứu giải quyết vấn đề xác định các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu vào một lưu trữ nhất định và thành phần tài liệu của các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu phải đưa vào lưu trữ Tuy nhiên, những nguyên tắc này mới chỉ đưa ra những phương hướng nhận thức khoa học còn việc xác định cụ thể như thế nào phải căn cứ vào những phương pháp, tiêu chuẩn cụ thể và không giống nhau giữa hai đối tượng “lựa chọn nguồn” và “lựa chọn thành phần tài liệu” Bên cạnh đó, nguyên tắc này còn phụ thuộc một phần vào đặc điểm nội dung, thành phần tài liệu của các cơ quan, đơn vị lập danh mục, ở đây chúng ta xét đến khối tài liệu của các doanh nghiệp trực thuộc văn phòng Trung ương Đảng Có thể hình dung một cách đơn giản, lý luận của lưu trữ học đã chỉ ra con đường nhưng để đi hết con đường ấy cần có những biện pháp cụ thể, được ví như cách thức mà chúng ta sẽ đi từ điểm khởi đầu đến điểm kết thúc của con đường Bằng cách ứng dụng linh hoạt, sáng tạo các nguyên tắc của lưu trữ học mác xít sẽ cho chúng ta hiểu sâu sắc bản chất của các loại tài liệu, các thuộc tính của chúng, mối quan hệ qua lại giữa chúng với đời sống hiện thực, các yêu cầu về mặt kinh tế, xã hội, lịch sử… Những hiểu biết đó là tiền đề quan trọng giúp các cán bộ lưu trữ quyết định lựa chọn các hồ sơ nộp lưu vào kho Lưu trữ văn phòng TW Đảng, phục vụ nhu cầu trước mắt và lâu dài Với cách suy luận như vậy, chúng tôi nhận thấy, các nguyên tắc chính trị, nguyên tắc lịch

sử, nguyên tắc toàn diện tổng hợp có thể vận dụng như sau :

- Nguyên tắc chính trị : Nguyên tắc chính trị được hiểu là một thể chế chính trị do

một đảng nào đó cầm quyền thì giá trị tài liệu được xác định trên nguyên tắc đảm bảo lợi ích cho những đối tượng mà đảng đó phụng sự Đảng Cộng sản Việt Nam là Đảng của giai cấp công nhân và toàn thể nhân dân dân lao động đại diện cho quyền lợi của toàn dân tộc Tài liệu của Đảng là tài sản của toàn Đảng, toàn dân, phục vụ lợi ích chung của dân tộc nên không một tập thể, cá nhân nào có quyền giữ làm của riêng Nguyên tắc chính trị còn thể hiện trong quá trình xem xét ý nghĩa của tài liệu lưu trữ theo hướng có lợi nhất cho nhân dân lao động Đặc biệt, khối tài liệu của các doanh nghiệp trực thuộc Văn phòng Trung ương Đảng có ý nghĩa và vai trò vô cùng quan trọng, phản ánh quá trình hoạt động của VPTW Đảng trên lĩnh vực quản lý tài chính, tài sản của Đảng

- Nguyên tắc lịch sử : được vận dụng ở chỗ tài liệu lưu trữ luôn mang dấu ấn thời

kỳ lịch sử mà chúng hình thành, nên khi thu thập tài liệu vào các kho lưu trữ phải chú ý đến đặc điểm lịch sử được phản ánh trong nội dung cũng như hình thức của tài liệu Do

đó, những tài liệu phản ảnh hoạt động sản xuất, kinh doanh của các doanh nghiệp trực thuộc Văn phòng Trung ương Đảng phải được thu thập, bổ sung đầy đủ vào Kho Lưu trữ

TW Đảng

- Nguyên tắc toàn diện và tổng hợp: tài liệu lưu trữ Đảng nói chung và tài liệu lưu

trữ của các doanh nghiệp trực thuộc văn phòng trung ương Đảng nói riêng là tài sản văn hoá vô giá phải được thu thập đầy đủ, toàn vẹn trên nguyên tắc không phân tán phông lưu trữ, đồng thời phản ánh toàn diện về các sự kiện, hiện tượng diễn ra Nguyên tắc này cùng với nguyên tắc lịch sử cắt nghĩa một cách khoa học vì sao tài liệu của một phông lưu trữ chỉ được bảo quản trong một kho lưu trữ tương ứng Vì sao một cơ quan là nguồn thu thập tài liệu của cơ quan này mà không phải là nguồn thu thập tài liệu của cơ quan khác Ngược lại, khi tài liệu không tập trung được đầy đủ, chỉ còn những tài liệu rời rạc không phản ánh đủ thông tin về hoạt động của cơ quan, đơn vị thì những tài liệu đó cũng không có giá trị cao Ví dụ, Công ty TNHH một thành viên in Tiến Bộ là đối tượng nộp lưu tài liệu vào kho lưu trữ Trung ương Đảng vì phản ánh sự phát triển của doanh nghiệp Đảng, phản ánh sự phát triển kinh tế qua từng giai đoạn

Các nguyên tắc này liên quan chặt chẽ với nhau trong quá trình xác định nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu vào kho lưu trữ văn phòng Trung ương Đảng Tuy nhiên, như trên đã nói, nếu chỉ căn cứ vào những nguyên tắc này chưa thể xác định được thành phần tài liệu cần phải nộp lưu, việc xác định chính xác thành phần tài liệu của những cơ quan

là nguồn nộp lưu phải được xác định cụ thể dựa trên những phương pháp và tiêu chuẩn khác nữa mà chúng tôi sẽ lần lượt trình bày sau đây

1.2.2 Phương pháp xác định giá trị tài liệu

Phương pháp là “hệ thống các cách sử dụng để tiến hành một hoạt động nào đó” Theo chúng tôi, những phương pháp cơ bản xác định nguồn và thành phần tài liệu cần phải nộp lưu vào kho lưu trữ văn phòng Trung ương Đảng là phương pháp hệ thống, phương pháp phân tích chức năng, phương pháp nghiên cứu từng tài liệu, phương pháp thông tin

- Phương pháp hệ thống : tư tưởng xem xét mọi đối tượng bằng con đường phân tích hệ thống đã được các nhà kinh điển của chủ nghĩa Mác đề ra và vận dụng từ lâu Cách tiếp cận hệ thống là sự phát triển có tính lôgíc các nguyên tắc chung của lưu trữ học mác xít (nguyên tắc chính trị, nguyên tắc lịch sử, nguyên tắc toàn diện tổng hợp), đặc biệt

là nguyên tắc toàn diện và tổng hợp vào các đối tượng nhận thức cụ thể của công tác lưu trữ Cũng bằng phương pháp này đã chỉ rõ mối quan hệ giữa xác định nguồn và thành phần tài liệu với xác định giá trị tài liệu, vận dụng các nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn của lưu trữ học trong xác định giá trị tài liệu vào xác định nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu là lôgíc, hợp lý, cần thiết Việc đầu tiên trong quá trình xác định giá trị tài liệu theo phương pháp hệ thống là xác định giới hạn của hệ thống trong đó các tài liệu có ảnh hưởng lẫn nhau Muốn xác định giới hạn của hệ thống, cần xác định chức năng nhiệm vụ của cơ quan mà do hoạt động của nó, hệ thống văn bản, tài liệu được hình thành, cũng như phải nắm được vị trí của cơ quan trong toàn bộ hệ thống các cơ quan đồng chức năng Trên cơ sở các hệ thống đã được xác định giới hạn cụ thể, nhiệm vụ thứ hai cần phải giải quyết là nghiên cứu thành phần tài liệu thuộc mỗi hệ thống đó, làm sáng

tỏ mối liên hệ và ảnh hưởng qua lại giữa chúng với nhau Ở đây cũng cần phải nghiên cứu tài liệu giữa hệ thống này với hệ thống khác Khi nghiên cứu tài liệu của một hệ thống cần quan tâm đến khả năng phân chia các thứ bậc trong đó Tài liệu trong một hệ thống có nhiều thứ bậc, giữa các thứ bậc thường có sự bổ sung lẫn nhau Do đó việc lựa chọn tài liệu để bảo quản trong kho lưu trữ cũng không nhất thiết phải tiến hành ở mọi thứ bậc Điều này có ý nghĩa rất thiết thực để giải quyết vấn đề lựa chọn tài liệu có thông tin lặp lại hình thành rất nhiều trong các cơ quan cùng hệ thống Việc đối chiếu tài liệu trong một hệ thống và giữa các hệ thống với nhau cũng cho phép lập bảng kê thành phần

tài liệu Ngoài những ý nghĩa trên, phương pháp hệ thống còn cho phép giải thích một số tiêu chuẩn để lựa chọn tài liệu sẽ được nói trong phần tiếp theo

- Phương pháp phân tích chức năng : là phương pháp nghiên cứu giá trị tài liệu và lựa chọn chúng để đưa vào bảo quản dựa trên kết quả sự phân tích chức năng của các cơ quan, kết hợp với việc xem xét chức năng của mỗi loại tài liệu trong phạm vi từng cơ quan nhất định Những cơ quan giữ vị trí quan trọng trong hệ thống thì cần ưu tiên bảo quản tài liệu với giá trị cao hơn những cơ quan có chức năng nhiệm vụ hẹp Thông qua phương pháp phân tích chức năng, chúng ta có thể lý giải một cách khoa học tiêu chuẩn

ý nghĩa của cơ quan đơn vị hình thành phông theo chức năng trong việc xác định ngồn nộp lưu và lựa chọn thành phần tài liệu nộp lưu

Tuy nhiên, cũng không nên tuyệt đối hoá ý nghĩa của phương pháp này, vì không

ít trường hợp tài liệu do cơ quan cấp dưới sản sinh ra lại có giá trị cao vì phản ánh những vấn đề quan trọng về chính trị, kinh tế, văn hoá… và ngược lại Ví dụ : Trong thành phần tài liệu cần bảo quản ở kho lưu trữ văn phòng trung ương Đảng, ban chấp hành đảng bộ doanh nghiệp là những cơ quan trực thuộc nhưng những loại văn bản như báo cáo năm, nghị quyết, chỉ thị, báo cáo cuối năm, báo cáo tài chính hàng năm …về các vấn đề khác

do danh nghiệp đó ban hành là những tài liệu quan trọng phản ánh sâu sắc sự phát triển của lịch sử doanh nghiệp và tình hình tài chính hàng năm nên cần lưu giữ vĩnh viễn

- Phương pháp nghiên cứu từng tài liệu : thực chất là xem xét các giá trị về mặt nội dung và hình thức trên từng trang tài liệu Tuy nhiên, không phải bất kỳ loại tài liệu nào cũng phải nghiên cứu trực tiếp trên từng trang Những tài liệu mà chỉ xem xét thông qua thống kê không đủ cơ sở để khẳng định giá trị mới phải xem xét trực tiếp tài liệu Ví dụ các tài liệu bút tích, bản thảo của cá nhân, các thư kiến nghị, những tài liệu được sản sinh trong các biến cố lịch sử quan trọng thường là những tài liệu mà chỉ xem xét thông qua thống kê không đủ cơ sở để khẳng định giá trị nên phải tiến hành xem xét cụ thể Phương pháp này có giá trị kết hợp với các phương pháp khác trong việc xác định nguồn và thành phần tài liệu cần nộp lưu vào kho lưu trữ Trung ương Đảng

- Phương pháp thông tin : giá trị của tài liệu lưu trữ xét đến cùng là giá trị thông tin

mà chúng có thể mang lại cho người nghiên cứu Đến lượt mình, giá trị thông tin lại phụ thuộc vào tính chính xác và cái mới mà nó mang lại Xét trên ý nghĩa đó, tài liệu lưu trữ

sẽ không có giá trị cao nếu chúng không cung cấp được thông tin thiết thực cho một công việc nhất định Ứng dụng quan trọng nhất của phương pháp thông tin trong việc xác định nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu là cùng những phương pháp đã trình bày ở trên, nó cho phép xây dựng một trong những tiêu chuẩn chủ yếu của việc lựa chọn tài liệu trong thời kỳ hiện đại, đó là tiêu chuẩn lặp lại thông tin trong tài liệu Ngoài ra nó còn giải thích khoa học tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung của tài liệu và một số tiêu chuẩn khác để xác định nguồn và thành phần tài liệu cần bảo quản trong kho

Chúng tôi cho rằng các phương pháp trên là cơ sở để đưa ra một hệ thống tiêu chuẩn lựa chọn nguồn và thành phần tài liệu trong thực tế Theo đó, các tiêu chuẩn là sự

cụ thể hoá các phương pháp trên cơ sở đảm bảo xác định danh mục nguồn và thành phần tài liệu một cách chính xác, mang tính khoa học và thực tiễn cao Tuy nhiên, yếu tố quan trọng nhất trong quá trình áp dụng các nguyên tắc này lại phụ thuộc vào thực tế thành phần, nội dung, ý nghĩa khối tài liệu của các doanh nghiệp trực thuộc văn phòng trung ương Đảng

1.2.3 Tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu

Các tiêu chuẩn được vận dụng trong xây dựng danh mục thành phần tài liệu của các doanh nghiệp trực thuộc VPTW Đảng là : tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung tài liệu, tiêu chuẩn tác giả tài liệu, tiêu chuẩn ý nghĩa của cơ quan hình thành phông, tiêu chuẩn sự lặp lại thông tin trong tài liệu, tiêu chuẩn thời gian và địa điểm hình thành tài liệu, tiêu chuẩn mức độ hoàn chỉnh và khối lượng tài liệu của phông lưu trữ, tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý của tài liệu, tiêu chuẩn tình trạng vật lý của tài liệu, tiêu chuẩn ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác

và các đặc điểm bên ngoài của tài liệu Phân tích cụ thể từng tiêu chuẩn, mỗi tiêu chuẩn

có những ảnh hưởng nhất định đối với việc xác định nguồn và thành phần tài liệu Tuy nhiên, nhận thấy các tiêu chuẩn có thể xếp theo nhóm tương đồng về mức độ vận dụng đối với công tác xác định nguồn và thành phần tài liệu, chúng tôi xếp các tiêu chuẩn trên vào ba nhóm :

- Nhóm tiêu chuẩn xuất xứ của tài liệu (gồm tiêu chuẩn tác giả tài liệu, ý nghĩa của cơ quan đơn vị hình thành phông, thời gian và địa điểm hình thành tài liệu) : được

áp dụng khi xem xét ý nghĩa của cơ quan đơn vị hình thành phông và tác giả tài liệu, nghĩa là khi xem xét trong cùng một hệ thống, tài liệu của các cơ quan giữ vị trí cao,

chức năng, nhiệm vụ quan trọng thì có giá trị cao hơn tài liệu của những cơ quan có vị trí thấp, chức năng, nhiệm vụ không quan trọng

- Nhóm tiêu chuẩn nội dung của tài liệu (gồm tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung tài liệu,

sự lặp lại thông tin trong tài liệu, mức độ hoàn chỉnh và khối lượng của tài liệu trong phông lưu trữ, tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý của tài liệu) : được áp dụng để đánh giá ý

nghĩa, nội dung các sự kiện, sự vật, hiện tượng… được phản ánh trong tài liệu Trong hệ thống các cơ quan Đảng, những tài liệu có nội dung quan trọng phản ánh chức năng, nhiệm vụ của cơ quan đơn vị hình thành phông, những tài liệu có thông tin tổng hợp, những tài liệu quy định về tổ chức bộ máy của cơ quan, tài liệu về hội nghị tổng kết công tác, hội nghị chuyên đề, tài liệu về các vụ việc điển hình là những tài liệu có giá trị cao Căn cứ vào nhóm tiêu chuẩn này có thể xây dựng danh mục thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ văn phòng trung ương Đảng

- Nhóm tiêu chuẩn đặc điểm bên ngoài của tài liệu (gồm tiêu chuẩn tình trạng vật

lý của tài liệu, tiêu chuẩn ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác và các đặc điểm bên ngoài của tài liệu) được áp dụng khi xem xét đặc điểm bên ngoài của tài liệu để xác định giá trị cho tài liệu Những tài liệu khi đánh giá theo tiêu chuẩn về xuất xứ, nội dung sẽ có giá trị cao hơn khi đáp ứng các tiêu chuẩn về những đặc điểm bên ngoài của tài liệu.Ví dụ cùng một nội dung như nhau nhưng tài liệu là bản chính, tài liệu có đầy đủ thể thức, có giá trị pháp

lý, có tình trạng vật lý tốt được ưu tiên để lựa chọn đưa vào bảo quản trong lưu trữ

1.3 Cơ sở pháp lý để xây dựng bảng danh mục thành phần tài liệu của các doanh nghiệp thuộc diện nộp lưu tài liệu vào kho Lưu trữ TW Đảng

1.3.1 Khái quát chung về chức năng nhiệm vụ của VPTW Đảng

Lịch sử ra đời và phát triển của VPTW gắn liền với lịch sử vẻ vang của Đảng Cộng sản Việt Nam, với hoạt động của BCHTW, BCT, BBT và các đồng chí lãnh đạo cấp cao của Đảng Ngay sau Hội nghị thành lập Đảng (tháng 02-1930) và Hội nghị Trung ương lần thứ nhất (tháng 10-1930), các bộ phận tham mưu, giúp việc của Trung ương, trong đó có bộ phận văn phòng đã được hình thành Đến tháng 5-1947, tại căn cứ địa Việt Bắc, Ban Thường vụ Trung ương đã quyết định thành lập Văn phòng Thường

vụ Trung ương do đồng chí Lê Văn Lương làm Bí thư Văn phòng Quyết định này là một

sự kiện đặc biệt quan trọng trong lịch sử phát triển của VPTW và văn phòng các cấp uỷ trong cả nước

Chỉ một thời gian ngắn sau khi thành lập VPTW, tháng 6-1949, tại căn cứ địa Việt Bắc, Trung ương đã triệu tập Hội nghị văn phòng toàn quốc và thông qua nghị quyết rất quan trọng, xác định những vấn đề cơ bản về công tác văn phòng cấp uỷ, như : nguyên tắc và hình thức tổ chức, lề lối làm việc, quan hệ công tác; vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức bộ máy, cán bộ của VPTW và văn phòng cấp uỷ các cấp Từ đây, chức năng và những nhiệm vụ chủ yếu của VPTW được dần dần xác định rõ ràng qua mỗi giai đoạn cho phù hợp và có bổ sung, điều chỉnh, về cơ bản đã được thực hiện cho đến thời gian đầu nhiệm kỳ Đại hội X của Đảng

Ngày 10 tháng 4 năm 2013, Ban chấp hành Trung ương (BCHTW) đã ra Quyết định số 189-QĐ/TW về chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy của Văn phòng Trung ương (VPTW), theo đó, VPTW có chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức như sau:

1.3.1.1 Chức năng

Văn phòng Trung ương Đảng là cơ quan tham mưu, giúp việc Ban Chấp hành Trung ương, trực tiếp là Bộ Chính trị, Ban Bí thư trong tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo của Đảng, phối hợp, điều hoà hoạt động của các cơ quan tham mưu của Trung ương Đảng; tham mưu về nguyên tắc và chế độ quản lý tài chính, tài sản của Đảng, trực tiếp quản lý tài chính, tài sản của các cơ quan đảng Trung ương và bảo đảm hậu cần phục vụ hoạt động của Trung ương Đảng; đồng thời là một trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo

1.3.1.2 Nhiệm vụ

- Giúp Ban Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư xây dựng, tổ chức thực hiện Quy chế làm việc và chương trình công tác, sơ kết, tổng kết và sửa đổi, bổ sung Quy chế nếu thấy cần thiết Là đầu mối phối hợp, điều hoà chương trình công tác của đồng chí Tổng Bí thư, đồng chí Thường trực Ban Bí thư và một số hoạt động của các đồng chí Uỷ viên Bộ Chính trị, Ban Bí thư để thực hiện Quy chế làm việc và chương trình công tác của Bộ Chính trị, Ban Bí thư

Tham gia tổ chức phục vụ Đại hội đại biểu toàn quốc của Đảng, các hội nghị Ban Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư, hội nghị do Bộ Chính trị, Ban Bí thư triệu tập; các cuộc làm việc của đồng chí Tổng Bí thư, đồng chí Thường trực Ban Bí thư

- Giúp Thường trực Ban Bí thư xử lý công việc hằng ngày của Đảng : Tham gia xây dựng một số nghị quyết, chỉ thị, đề án; theo dõi đôn đốc thẩm định việc chuẩn bị các

đề án; theo dõi đánh giá tình hình tổ chức thực hiện các nghị quyết, chỉ thị của TW ở các tỉnh – thành uỷ và đảng uỷ thuộc TW; tổ chức công tác thông tin phục vụ sự lãnh đạo của Trung ương Đảng, - Tiếp nhận và xử lý đơn, thư gửi đến Trung ương; tiếp nhận, phát hành và quản lý các tài liệu, văn kiện của Trung ương

- Bảo đảm điều kiện vật chất, trang bị kỹ thuật phục vụ hoạt động của Ban Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư; bảo đảm tài chính, trụ sở làm việc và một số điều kiện vật chất khác phục vụ hoạt động của các cơ quan đảng ở Trung ương

Tổ chức thực hiện một số chế độ, chính sách đối với cán bộ lão thành cách mạng

và cán bộ diện chính sách theo quy định

- Thực hiện nhiệm vụ quan hệ quốc tế về tài chính với các đảng và các tổ chức chính trị có quan hệ với Đảng ta theo sự chỉ đạo của Bộ Chính trị, Ban Bí thư

- Tham mưu, giúp Ban Bí thư tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của các cơ quan đảng; trực tiếp tổ chức quản lý, khai thác, bảo vệ mạng thông tin diện rộng của Đảng;

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Bộ Chính trị, Ban Bí thư giao

Đặc biệt trong rất nhiều nhiệm vụ của VPTW Đảng, ở đây chúng tôi muốn nhấn mạnh và chú ý đặc biệt đến hai nhiệm vụ : quản lý thống nhất Phông lưu trữ ĐCSVN và quản lý tài sản của các cơ quan, đơn vị thuộc sự quản lý Đây là 2 nhiệm vụ quan trọng, làm căn cứ, cơ sở cho chúng tôi trong quá trình nghiên cứu và xây dựng danh mục thành phần tài liệu của các doanh nghiệp thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ TW Đảng, đồng thời cũng là cơ sở pháp lý để VPTW Đảng tổ chức thực hiện thu thập tài liệu lưu trữ

- Quản lý tập trung, thống nhất Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam; trực

tiếp quản lý Kho Lưu trữ của Trung ương Đảng; chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ trong các cơ quan đảng và tổ chức chính trị - xã hội

Với nhiệm vụ này, một lần nữa khẳng định vai trò cảu VPTW Đảng trong việc quản lý tài liệu lưu trữ của các cơ quan, đơn vị sự nghiệp thuộc sự quản lý của Văn phòng nhằm hoàn thiện Phông Lưu trữ ĐCSVN Do vậy, để thực hiện chức năng, nhiệm

vụ của mình VPTW được quyền thu thập tài liệu của các doanh nghiệp vào bảo quản tại Kho Lưu trữ của mình Bản thân các doanh nghiệp được nhắc đến trong đề tài này cũng cần khẳng định lại, đây chính là đối tượng cần phải tiến hành giao nộp tài liệu vào Kho Lưu trữ TW Đảng

- Nghiên cứu, đề xuất ý kiến về chủ trương, chế độ quản lý tài chính, tài sản

của Đảng Hướng dẫn chế độ quản lý, chi tiêu ngân sách trong các cơ quan đảng và chế

độ, chính sách chi tiêu tài chính Báo cáo tình hình công tác tài chính hằng năm của Đảng trình Bộ Chính trị, Ban Bí thư và Ban Chấp hành Trung ương theo quy định VPTW là chủ sở hữu tài sản của Trung ương Đảng theo sự uỷ quyền của Bộ Chính trị; quản lý tài chính, tài sản của các cơ quan đảng và doanh nghiệp của Đảng ở Trung ương theo đúng chính sách, pháp luật của Nhà nước và quy định của Đảng; hướng dẫn cấp uỷ, văn phòng cấp uỷ thực hiện quyền chủ sở hữu và quản lý tài sản

Như vậy, theo quy định của BCHTW về chức năng nhiệm vụ của VPTW thì VPTW được quyền tổ chức, quản lý các đơn vị sự nghiệp sử dụng, quản lý vốn, tài sản của Đảng theo đúng pháp luật và quy định của Đảng, trong đó có 3 doanh nghiệp : Công

ty In Tiến Bộ, Công ty An Phú, Công ty Hồ Tây Việc quản lý các tài sản của doanh nghiệp (trong đó tài liệu lưu trữ cũng được coi là một loại tài sản của doanh nghiệp) sẽ được chúng tôi làm rõ hơn ở những nội dung phía dưới của đề tài

1.3.1.3 Tổ chức bộ máy

- Lãnh đạo VPTW : là Chánh Văn phòng và các Phó Chánh Văn phòng Trung

ương

- Cơ cấu tổ chức của VPTW gồm :

a) Các đơn vị cấp vụ, cục và tương đương:

+ Vụ Tổng hợp

+ Vụ Thư ký

+ Vụ Địa phương I (tại Hà Nội)

+ Vụ Địa phương II (tại Thành phố Hồ Chí Minh)

+ Vụ Địa phương III (tại Đà Nẵng)

+ Vụ Hành chính - Cơ yếu

+ Vụ Thư từ - Tiếp dân

+ Vụ Tổ chức - Cán bộ

+ Cục Tài chính và Quản lý đầu tư

+ Cục Quản trị A (tại Hà Nội)

+ Cục Quản trị T.78 (tại Thành phố Hồ Chí Minh)

+ Cục Quản trị T.26 (tại Đà Nẵng)

+ Cục Quản trị - Tài vụ

+ Cục Lưu trữ

+ Trung tâm Công nghệ thông tin

+ Ban Quản lý dự án các công trình xây dựng của Đảng ở Trung ương (sẽ giải thể khi hoàn thành nhiệm vụ)

+ Văn phòng Đảng uỷ và đoàn thể

b) Các doanh nghiệp :

+ Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên An Phú

+ Công ty trách nhiệm hữu hạn Hồ Tây một thành viên

+ Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên In Tiến Bộ

Có thể nói, VPTW được giao chức năng, nhiệm vụ rất quan trọng, góp phần bảo đảm và nâng cao chất lượng phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo của BCHTW, BCT, BBT

Tới nay, sau thời gian VPTW triển khai thực hiện theo chức năng, nhiệm vụ mới, cho thấy có những điều kiện thuận lợi hơn so với trước đây, đó là:

- Trong việc tham mưu, giúp Trung ương, BCT, BBT xây dựng chương trình và tổ chức thực hiện chương trình làm việc, có điều kiện nắm bắt, bao quát, toàn diện, trực tiếp, cụ thể và sâu hơn đối với một số lĩnh vực, như : tài chính - quản trị, bảo đảm việc báo cáo kịp thời, nhanh chóng, cụ thể hơn với BCT, BBT, đồng chí Tổng Bí thư và đồng chí Thường trực BBT các ý kiến cần tham mưu, đề xuất cũng như việc tiếp nhận các ý kiến định hướng, chỉ đạo

- Các cán bộ, chuyên viên đảm nhiệm chức năng tham mưu chuyên sâu về một

số lĩnh vực như : kinh tế, pháp luật và cải cách tư pháp, nội chính, có điều kiện tiếp cận vấn đề một cách cơ bản, hệ thống, xuyên suốt hơn, từ lúc hình thành ý tưởng để đưa vào chương trình làm việc đến khi chuẩn bị đề án, thảo luận và ban hành, tổ chức thực hiện và kiểm tra việc thực hiện các nghị quyết, chỉ thị, kết luận, của Trung ương, BCT, BBT

- Các hoạt động trong lĩnh vực quản lý tài chính, tài sản của Đảng, bảo đảm công tác hậu cần phục vụ hoạt động của Trung ương Đảng và các cơ quan đảng ở Trung ương cũng có điều kiện thuận lợi hơn do gắn được 2 khâu : nội dung, yêu cầu của nhiệm vụ và việc đảm bảo hậu cần, tài chính, nên có thể đảm bảo chủ động và kịp thời hơn, giảm bớt được các khâu trung gian trong thực hiện nhiệm vụ

Sự cố gắng không ngừng của các đơn vị và từng cá nhân trong cơ quan nhằm đảm bảo thực hiện tốt nhiệm vụ của cơ quan : vừa là một cơ quan thực hiện tham mưu hàng đầu của Đảng vừa là “một trung tâm thông tin tổng hợp” Tuy nhiên để thực hiện được nhiệm vụ này, VPTW Đảng phải là nơi thu thập, lưu trữ, bảo quản các nguồn thông tin trong TLLT ở các cơ quan đơn vị trực thuộc sự quản lý của VPTW Đảng nhằm kịp thời tham mưu cho TW Đảng trong quá trình hoạt động, điều hành của mình

Như vậy, trong phạm vi chức năng nhiệm vụ của mình VPTW Đảng có quyền được thu thập, bổ sung tài liệu hình thành trong các cơ quan, tổ chức, đơn vị trực thuộc

sự quản lý của VP Ngược lại các cơ quan, đơn vị trực thuộc VPTW Đảng hàng năm phải chuẩn bị hồ sơ tài liệu đầy đủ để giao nộp vào Kho Lưu trữ VPTW Đảng, trong đó

có các doanh nghiệp : Công ty TNHH Hồ Tây MTV, Công ty TNHH MTV In Tiến Bộ, Công ty TNHH MTV An Phú

Từ đây xin gọi chung ba công ty trên là doanh nghiệp

1.3.2 Khái quát về chức năng, nhiệm vụ của các doanh nghiệp thuộc diện nộp lưu tài liệu lưu trữ vào Kho LT VPTW Đảng

Công ty TNHH một thành viên In Tiến Bộ

Công ty in Tiến Bộ tiền thân là một xưởng in nhỏ được thành lập vào ngày 08/09/1946 với tên gọi "Tân Bắc Tân Văn", do đồng chí Tổng Bí thư Trường Chinh đặt tên Ngay từ khi mới ra đời, xưởng in đã được giao nhiệm vụ vinh quang nhưng trách nhiệm lớn: In các tài liệu của Đảng

Trong thời kỳ kháng chiến chống Pháp, xưởng in đã phải chia thành các cơ sở:

In Hồng Phong, Tô Hiệu và sơ tán tới các tỉnh Thái Nguyên, Bắc Kạn, Tuyên Quang Sau kháng chiến chống Pháp thắng lợi, ngày 25/05/1958 các cơ sở này được tập trung về Hà Nội thành lập Nhà máy in Tiến Bộ đặt trên địa điểm trại giam "Nhà Tiền", khét tiếng tàn bạo của thực dân Pháp Đây là nhà máy in hiện đại nhất thời đó, được trang bị nhiều thiết bị tiên tiến, hiện đại do Cộng hòa Dân chủ Đức giúp đỡ

Trong thời kỳ chống Mỹ cứu nước, Nhà máy đã hoàn thành xuất sắc nhiệm

vụ in ấn các tài liệu của Đảng, đồng thời đã cử nhiều cán bộ công nhân viên đi chiến đấu ở chiến trường miền Nam, nhiều đồng chí đã hy sinh vì nền Độc lập dân tộc Trong thời kỳ này, Nhà máy đã tổ chức cho cán bộ đi tham quan học tập nâng cao trình độ tại Công hòa Dân chủ Đức và giúp đỡ các bạn Lào, Campuchia phát triển kỹ thuật in ấn

Với vai trò là con chim đầu đàn của ngành in Việt Nam, Nhà máy đã vinh dự được đón Bác Hồ, Đ/c Trường Chinh, Đ/c Đỗ Mười và nhiều đồng chí lãnh đạo Đảng và Nhà nước về thăm Bước vào thời kỳ đổi mới, Nhà máy phải đương đầu với nhiều khó khăn, thử thách của cơ chế thị trường nhưng phát huy truyền thống đơn vị anh hùng lao động, cùng với lịch sử xây dựng và phát triển Nhà máy đã giữ vững là đơn vị in chủ lực toàn miền Bắc Để phù hợp với cơ chế quản lý mới của doanh nghiệp, nhà máy in Tiến Bộ trước đây, nay đã chuyển thành Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên trực thuộc Văn phòng Trung ương

Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty in Tiến Bộ gắn liền với sự nghiệp cách mạng của Đảng Từ một xưởng in nhỏ ban đầu đã trở thành một công ty có trình

độ kỹ thuật, với đội ngũ kỹ sư giàu kinh nghiệm, sáng tạo và cán bộ lãnh đạo, quản lý

có trình độ và năng lực chuyên môn cao, cùng với đội ngũ công nhân có tay nghề cao

và máy móc thiết bị hiện đại đã tạo ra những sản phẩm chất lượng cao, đứng vững trên thị trường trong nước và quốc tế

Tên gọi đầy đủ của Công ty: Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên In Tiến

Bộ Tên gọi tắt Tiếng Việt : Công ty In Tiến Bộ Tên giao dịch đầy đủ bằng Tiếng Anh : Tien Bo Printing Company Limited Tên giao dịch quốc tế viết tắt: Proprint Co., Ltd

Công ty có tư cách pháp nhân, được đăng ký và hoạt động theo Luật doanh nghiệp Vốn điều lệ của Công ty tại thời điểm ngày 31-12-2010 là : 115.985.000.000 đồng (một trăm mười lăm tỉ chín trăm tám mươi lăm triệu đồng)

Công ty được hoạt động kinh doanh các ngành, nghề sau :

+ In các văn kiện chính trị của Đảng, Quốc Hội, Nhà nước, tài liệu của các đoàn thể, tổ chức xã hội, in sách giáo khoa, văn học, kỹ thuật, từ điển, các loại sách, báo, tạp chí, tập san, bao bì, tem nhãn

+ Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho công nhân kỹ thuật ngành in

+ Trực tiếp xuất nhập khẩu vật tư thiết bị ngành in

+ Dịch vụ ăn uống, dịch vụ vui chơi, giải trí, thể dục thể thao

Công ty TNHH một thành viên An Phú

Tên gọi đầy đủ của Công ty : Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên An Phú Tên gọi tắt Tiếng Việt : Công ty An Phú Tên giao dịch đầy đủ bằng Tiếng Anh :

An Phu Company Limited Tên giao dịch quốc tế viết tắt : APC

Công ty có tư cách pháp nhân, được đăng ký và hoạt động theo Luật doanh nghiệp Vốn điều lệ của Công ty tại thời điểm ngày 31-12-2010 là : 502.525.000.000 đồng (Năm trăm linh hai tỉ năm trăm hai mươi lăm triệu đồng)

Công ty được hoạt động kinh doanh các ngành, nghề sau :

+ Đầu tư và kinh doanh bất động sản; xây dựng nhà ở, nhà làm việc, cửa hàng, kho bãi

+ Đầy tư các dự án khu công nghiệp, khu nhà nghỉ, khu vui chơi giải trí, biệt thự cao cấp, cao ốc cho thuê và hoạt động kinh doanh các dịch vụ (thể dục, thể thao, dịch vụ

ăn uống, giải trí, siêu thị, đại lý thu đổi ngoại tệ, vận chuyển đường bộ, đường sông khách và con em khách đi làm việc, đi học)

+ Các hoạt động khác theo sự cho phép bổ sung của chủ sở hữu và các cơ quan nhà nước có thẩm quyền

Chủ sở hữu Công ty: Công ty thuộc sở hữu của Đảng Cộng Sản Việt Nam Văn phòng Trung ương Đảng được uỷ quyền chủ sở hữu đối với Công ty (sau đây được gọi tắt là chủ sở hữu)

Công ty TNHH Hồ Tây một thành viên

Tên gọi đầy đủ của Công ty : Công ty trách nhiệm hữu hạn Hồ Tây một thành viên Tên gọi tắt Tiếng Việt : Công ty Hồ Tây Tên giao dịch đầy đủ bằng Tiếng Anh :

Ho Tay Company Limited Tên giao dịch quốc tế viết tắt : HTC

Công ty có tư cách pháp nhân, được đăng ký và hoạt động theo Luật doanh nghiệp Vốn điều lệ của Công ty tại thời điểm ngày 31-12-2010 là : 222.907.000.000 đồng (Hai trăm hai mươi hai tỉ chín trăm linh bảy triệu đồng)

Công ty được hoạt động kinh doanh các ngành, nghề sau :

+ Xây dựng khu nhà ở, nhà làm việc, cửa hàng, kho bãi cho thuê

+ Đầu tư các dự án biệt thự cao cấp, khu vui chơi giải trí theo quy hoạch của Nhà nước

+ Kinh doanh khách sạn; lữ hành nội địa, quốc tế; kinh doanh các dịch vụ phục vụ khách du lịch

+ Kinh doanh dịch vụ ăn uống, dịch vụ vui chơi giải trí, thể dục, thể thao

+ Dịch vụ cho thuê hội trường phục vụ hội nghị, hội thảo

+ Dịch vụ vận tải hành khách, hàng hoá, dịch vụ sửa chữa xe ô tô

+ Dịch vụ cung cấp và môi giới lao động cho khách thuê nhà

+ Dịch vụ tư vấn, môi giới cho thuê nhà đất và kinh doanh bất động sản và một

số các hoạt động kinh doanh khác theo sự cho phép của chủ sở hữu và các cơ quan có thẩm quyền

Chức năng, nhiệm vụ của các DN thuộc sự quản lý của VPTW: Về cơ bản các

doanh nghiệp này có chức năng nhiệm vụ chung như sau:

+ Kinh doanh đúng ngành nghề đã đăng ký; bảo đảm chất lượng sản phẩm và dịch

vụ cho Công ty thực hiện theo tiêu chuẩn đã đăng ký

+ Xây dựng chiến lược phát triển, kế hoạch sản xuất, kinh doanh phù hợp với chức

năng, nhiệm vụ và ngành nghề đăng ký của Công ty và nhu cầu thị trường

+ Quản lý, sử dụng hiệu quả các nguồn vốn kinh doanh bao gồm cả các phần vốn

đầu tư vào công ty khác do chủ sở hữu giao Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với chủ sở

hữu và các nghĩa vụ tài chính khác theo quy định của pháp luật

+ Xây dựng và đăng ký với chủ sở hữu kế hoạch về lao động, quy chế tuyển dụng

lao động, định mức lao động, đơn giá tiền lương, quy chế phân phối tiền lương, tiền thưởng, quy chế nâng bậc, nâng ngạch lương, tiêu chuẩn cấp bậc công nhân kỹ thuật và chức danh tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ viên chức theo hướng dẫn của Bộ Lao

động- Thương binh và Xã hội

+ Bảo đảm quyền và lợi ích của người lao động theo quy định của Bộ Luật Lao

động; thảo ước lao động tập thể và những thoả thuận với người lao động trong hợp đồng lao động; thực hiện đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp cho người lao động theo quy định của Nhà nước Bảo đảm quyền tham gia quản lý Công ty của

người lao động theo quy định của pháp luật về dân chủ ở doanh nghiệp

+ Tổ chức công tác kế toán theo Luật Kế toán và quy định của Bộ Tài chính về

chế độ kế toán doanh nghiệp; đăng ký thuế, kê khai thuế, nộp thuế và các nghĩa vụ khác

theo quy định của Nhà nước

+ Chịu sự giám sát, kiểm tra của chủ sở hữu; tuân thủ các quy định về thanh tra,

kiểm tra của cơ quan tài chính và các cơ quan nhà nước có thẩm quyền đối với từng hoạt

động của Công ty theo quy định của pháp luật

+ Tuân thủ các quy định của Nhà nước về quốc phòng và an ninh quốc gia, trật

tự, an toàn xã hội; bảo vệ tài nguyên, môi trường, di tích lịch sử, văn hoá và danh lam,

Trong trường hợp đột xuất, chủ sở hữu có quyền yêu cầu Chủ tịch Công ty cung cấp hồ sơ, tài liệu liên quan đến việc tổ chức thực hiện các quyền của chủ sở hữu Ngoài việc yêu cầu cung cấp hồ sơ, tài liệu chuẩn bị cho các cuộc họp thường kỳ, Chủ tịch Công ty có quyền yêu cầu Tổng Giám đốc, Phó Tổng Giám đốc hoặc các cán bộ quản lý của Công ty cung cấp hồ sơ, tài liệu liên quan đến tổ chức thực hiện chức năng, nhiệm vụ của Công ty Tổng Giám đốc là người chịu trách nhiệm tổ chức việc bảo quản, lưu giữ và bảo mật hồ sơ, tài liệu của Công ty Người lao động trong Công ty có quyền được cung cấp thông tin về Công ty thông qua Đại hội công nhân, viên chức

Ngoài ra các doanh nghiệp trên đều được hưởng các quyền như :

+ Quản lý, sử dụng tài sản và các nguồn lực khác để thực hiện mục tiêu, nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh do chủ sở hữu giao theo chế độ phân cấp hoặc uỷ quyền; thực hiện quyền và các lợi ích hợp pháp từ vốn và tài sản của Công ty theo quy định của Bộ Luật

Dân sự

+ Chủ động tổ chức sản xuất, kinh doanh theo ngành, nghề đã đăng ký; địa bàn

đầu tư, hình thức đầu tư, kể cả liên doanh, góp vốn vào doanh nghiệp khác

+ Chủ động tìm kiếm thị trường, khách hàng và ký kết hợp đồng Chủ động lựa

chọn hình thức, cách thức và quy mô huy động vốn theo phân cấp được quy định

+ Chủ động tổ chức bộ máy quản lý, tuyển dụng, bố trí lao động; áp dụng phương

thức quản lý khoa học hiện đại để nâng cao khả năng cạnh tranh và hiệu quả sản xuất, kinh doanh Chủ động đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công nhân viên; phân công cán bộ đi học tập, nghiên cứu, công tác trong và ngoài nước Đối với các chức danh Chủ tịch, Tổng Giám đốc, Kiểm soát viên Công ty đi học tập, công tác ngoài nước thực hiện theo quy

chế quản lý cán bộ của Văn phòng Trung ương Đảng

+ Quyết định các hình thức trả lương, thưởng và các thu nhập khác; quyết định

khen thưởng và xử lý các vi phạm kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất theo quy định của pháp luật và các quy định của Công ty Tiền thưởng đối với các sáng kiến đổi mới, cải tiến quản lý, cái tiến kỹ thuật mang lại hiệu quả kinh tế; các giải pháp tăng năng suất

lao động được hạch toán vào chi phí kinh doanh theo quy định hiện hành

+ Huy động vốn kinh doành dưới nhiều hình thức : Phát hành trái phiếu, tín phiếu,

kỳ phiếu Công ty; vay vốn của các tổ chức tài chính, tín dụng của các nhân, tổ chức ngoài Công ty; huy động vốn của người lao động trong Công ty và các hình thức huy

động vốn khác nhau theo quy định của pháp luật và phân cấp của chủ sở hữu

+ Việc huy động vốn để kinh doanh được thực hiện theo nguyên tắc tự chịu trách

nhiệm hoàn trả, bảo đảm hiệu quả sử dụng vốn huy động, không được làm thay đổi hình thức sở hữu Công ty Việc huy động vốn của các cá nhân, tổ chức nước ngoài được thực

hiện theo quy định của Chính phủ về quản lý vay nợ nước ngoài

+ Quyết định trích khấu hao tài sản cố định theo nguyên tắc mức trích khấu hao tối

thiểu phải đảm bảo bù đắp hao mòn hữu hình, hao mòn vô hình của tài sản cố định và

không thấp hơn tỉ lệ khấu hao tối thiểu theo quy định hiện hành

+ Được hưởng các chế độ trợ cấp, trợ giá hoặc các chế độ ưu đãi khác của Nhà

nước khi thực hiện các nhiệm vụ hoạt động công ích, quốc phòng, an ninh, phòng, chống thiên tai hoặc cung cấp sản phẩm, dịch vụ theo chính sách giá của Nhà nước không đủ bù

đắp chi phí sản xuất sản phẩm, dịch vụ này của Công ty

1.3.3 Hệ thống văn bản quy định nhiệm vụ thu thập tài liệu, bổ sung tài liệu vào lưu trữ VPTW Đảng

Hiện nay, đối với ngành Lưu trữ Việt Nam chúng ta đã có Luật Lưu trữ do Quốc hội ban hành ngày 11/11/2011 Dù tài liệu của 03 doanh nghiệp kể tên ở trên thuộc sự quản lý của VPTW Đảng nhưng vẫn chịu sự tác động các quy định trong Luật Lưu trữ nói chung trong đó có các quy định về thu thập bổ sung tài liệu

Trước hết chúng tôi muốn nhắc lại khái niệm tài liệu lưu trữ theo định nghĩa đã

được giải thích theo Luật Trong pháp lệnh quốc gia 2001 có viết “tài liệu lưu trữ là tài

liệu có giá trị về chính trị, kinh tế, quốc phòng, an ninh, ngoại giao, văn hoá, giáo dục, khoa học và công nghệ được hình thành trong các thời kỳ lịch sử của dân tộc Việt Nam, qua hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức) và các nhân vật lịch sử, tiêu biểu phục vụ việc nghiên cứu lịch sử, khoa học và hoạt động thực tiễn…” Còn trong Luật lưu trữ ban hành 2011

lại quy định : “Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên

cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp” Như vậy, theo tinh thần của bản Pháp lệnh 2001 và Luật Lưu trữ 2011,

những tài liệu nào là bản chính, bản gốc có giá trị hình thành trong các cơ quan, tổ chức hay hoạt động của cá nhân trên các lĩnh vực xã hội thì được coi là tài liệu lưu trữ Từ đó

có thể rút ra cách hiểu về TLLT hình thành trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp

là tài liệu có giá trị thực tiễn, giá trị kinh tế, chính trị, khoa học, lịch sử, an ninh… được sản sinh trong quá trình hoạt động của các doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế khác nhau và được bảo quản trong các kho lưu trữ quốc gia, các kho lưu trữ của doanh nghiệp, không phụ thuộc vào chất liệu mang tin Theo đó, tài liệu lưu trữ hình thành

trong các doanh nghiệp thuộc sự quản lý của VPTW là Công ty TNHH MTV An Phú (sau đây gọi tắt là Công ty An Phú), Công ty TNHH Hồ Tây MTV (sau đây gọi tắt là Công ty Hồ Tây), Công ty TNHH MTV In Tiến Bộ (sau đây gọi tắt là Công ty In Tiến Bộ) là những tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp như : hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ, pháp lý… Những tài liệu này đều là những tài liệu có

giá trị đối với hoạt động của các doanh nghiệp cũng như giá trị khai thác sử dụng lâu dài phục vụ các mục đích khác nhau của doanh nghiệp và xã hội

Bên cạnh đó, tại điều 12, Luật Doanh nghiệp ban hành năm 2005 và sửa đổi bổ

sung năm 2009 có quy định về Chế độ lưu giữ tài liệu của doanh nghiệp, trong đó quy

định rõ các loại tài liệu mà doanh nghiệp cần phải lưu giữ đó là :

Điều lệ công ty; sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty; quy chế quản lý nội bộ của công ty; sổ đăng ký thành viên hoặc sổ đăng ký cổ đông;

Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh; văn bằng bảo hộ quyền sở hữu công nghiệp; giấy chứng nhận đăng ký chất lượng sản phẩm; các giấy phép và giấy chứng nhận khác;

Tài liệu, giấy tờ xác nhận quyền sở hữu tài sản của công ty;

Biên bản họp Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị; các quyết định của doanh nghiệp;

Bản cáo bạch để phát hành chứng khoán;

Báo cáo của Ban kiểm soát, kết luận của cơ quan thanh tra, kết luận của tổ chức kiểm toán độc lập;

Sổ kế toán, chứng từ kế toán, báo cáo tài chính hàng năm;

Các tài liệu khác theo quy định của pháp luật

Doanh nghiệp phải lưu giữ các tài liệu này tại trụ sở chính, thời hạn lưu giữ thực hiện theo quy định của pháp luật

Bản thân các tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các doanh nghiệp đều mang những giá trị nhất định đối với chính doanh nghiệp và với quốc gia trên lộ trình phát triển theo hướng hội nhập Tuy nhiên nhìn chung các tài liệu này không được tập trung lưu trữ, bảo quản tại văn phòng hay phòng hành chính của các doanh nghiệp

mà thường do các cá nhân hoặc đơn vị chuyên môn phụ trách giải quyết công việc tự

quản lý Do đó, để phù hợp với các quy định hiện hành của Pháp luật Lưu trữ Việt Nam, các doanh nghiệp này cần tiến hành bảo quản, lưu giữ, thu thập tài liệu bổ sung vào lưu trữ cơ quan đồng thời giao nộp tài liệu vào kho Lưu trữ TW Đảng khi đến kỳ hạn thu thập hàng năm

Bên cạnh những văn bản kể trên, chúng tôi còn nhắc đến những văn bản thể hiện

sự chỉ đạo, hướng dẫn về văn thư lưu trữ của VPTW Đảng Nhiều văn bản của Trung ương đóng vai trò quan trọng làm cơ sở thực tiễn của việc xác định nguồn và xác định thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Kho lưu trữ Trung ương Đảng Đây chính là

cơ sở để lưu trữ các doanh nghiệp này có thể thực hiện thống nhất các nghiệp vụ lưu trữ cũng như là tiền đề cho việc thu thập tài liệu, xây dựng danh mục hồ sơ tài liệu để giao nộp hàng năm vào lưu trữ VPTW Cụ thể như :

Quyết định 210-QĐ/TW ngày 06 tháng 3 năm 2009 của Ban Bí thư Trung ương Đảng (khoá X) về Phông lưu trữ Đảng Cộng Sản Việt Nam

Hướng dẫn 02-HD/VPTW ngày 25/4/2011 của Văn phòng Trung ương Đảng hướng dẫn thực hiện “Bảng thời hạn bảo quản mẫu những tài liệu chủ yếu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng ở Trung ương”

Chỉ thị 187-CT/TW ngày 04/01/1971 của TW về việc tập trung quản lý những tài liệu văn kiện, tư liệu và hiện vật thuộc về lịch sử đảng, lịch sử cách mạng nước ta

Công văn 61- VP/TW ngày 06/4/1971 của Văn phòng TW về chế độ sưu tầm, tập trung và quản lý tài liệu lưu trữ ở các cấp bộ Đảng

Quyết định 89-QĐ/TW ngày 19/05/1989 về việc quản lý tập trung toàn bộ tài liệu lưu trữ về thân thế, sự nghiệp và hoạt động của chủ tịch Hồ Chì Minh

Quyết định 94-QĐ/TW ngày 10/10/1989 về phông lưu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh Quyết định 02- QĐ/LT ngày 17/07/1992 của Cục lưu trữ VPTW về danh sách các phông, sưu tập lưu trữ hiện đang bảo quản trong kho lưu trữ TW Đảng

Những văn bản trên và sự triển khai thực hiện trong thời gian gần đây cho phép đề tài có được cơ sở để xây dựng danh mục thành phần tài liệu của các doanh nghiệp trực thuộc Văn phòng Trung ương Đảng thuộc diện nộp lưu vào Kho lưu trữ TW Đảng

Theo tinh thần Quyết định 210-QĐ/TW ngày 06/3/2009 về Phông lưu trữ Đáng Cộng sản Việt nam, thuộc thẩm quyền thu thập vào kho lưu trữ TW Đảng gồm có : các

cơ quan lãnh đạo của Đảng ở TW; các ban tham mưu giúp việc BCHTW; các Đảng uỷ, Đảng Đoàn; các cơ quan này trong quá trình hoạt động hình thành những tài liệu có giá trị phản ánh rõ nét chức năng, nhiệm vụ của mình và những chủ trương, chính sách lớn của Đảng, những đổi thay của đất nước qua các thời kỳ lịch sử Như vậy, các cơ quan đơn vị hình thành phông giữ vị trí càng cao trong bộ máy tổ chức các cơ quan Đảng thì tài liệu sản sinh ra càng có giá trị cao về mọi mặt của đời sống xã hội, của đất nước Đây cũng là mục tiêu được xác định để lựa chọn nguồn nộp lưu và cũng là biện pháp có hiệu quả nhất cho công tác bổ sung, thu thập tài liệu vào Kho lưu trữ TW

Tuy nhiên, trong quá trình nghiên cứu xây dựng các danh mục các cơ quan là nguồn nộp lưu vào Kho lưu trữ TW, một thực tế đặt ra là có những cơ quan thuộc phạm

vi quản lý tài liệu của Kho lưu trữ TW Đảng, nhưng tài liệu hiện đang được bảo quản trong kho lưu trữ chuyên ngành (Đảng uỷ Quân sự Trung ương, Đảng uỷ Công an Trung ương), có cơ quan vừa trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương, chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Ban Chấp hành Trung ương, BCT, BBT, vừa chịu sự quản lý của Nhà nước (Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh), các Ban Cán sự đảng trực thuộc TW đã nộp được một phần tài liệu vào Kho Lưu trữ Trung ương Đảng, còn các tổ chức chính trị- xã hội, hoặc các doanh nghiệp vẫn đang tự bảo quản tài liệu của mình

Ngoài ra, gần đây VPTW đã ban hành một số văn bản như : Quy định số QĐ/VPTW, ngày 28/3/2014 của Văn phòng Trung ương Đảng về công tác văn thư ở Văn phòng Trung ương Đảng; Công văn số 45-CV/VPTW/nb, ngày 10/01/2008 của Văn phòng Trung ương Đảng về việc hướng dẫn lập và nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ hiện hành;Quyết định số 610-QĐ/VPTW, ngày 24/3/2003 của Văn phòng Trung ương Đảng

33-về Danh mục hồ sơ mẫu của Văn phòng Trung ương Đảng; Quyết định số QĐ/VPTW, ngày 26/5/2014 của Văn phòng Trung ương Đảng về ban hành danh mục hồ

3623-sơ mẫu của các đơn vị, tổ chức trực thuộc VPTW Đảng; Quy định 3515-QĐ/VPTW, ngày 9/11/2009 của Văn phòng Trung ương Đảng về lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu

vào lưu trữ hiện hành ở VPTW Đảng, Quy định số 444-QĐ/VPTW, ngày 01/12/2011 của Văn phòng Trung ương Đảng về việc lập hồ sơ, nộp lưu, quản lý và khai thác tài liệu lưu trữ hiện hành; Quy định số 210 QĐ/TW, ngày 06/3/2009 của Ban Bí thư về Phông Lưu trữ Đảng Cộng Sản Việt Nam Hầu hết những văn bản này đều đề cập đến công tác lập hồ sơ, thu thập, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ và đồng thời còn đưa ra bản danh mục hồ

sơ mẫu cho một số đơn vị thuộc VPTW Đây chính là cơ sở pháp lý cho vấn đề thu thập tài liệu của các cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp trực thuộc sự quản lý của VPTW, cũng như tạo tiền đề cho việc xây dựng, hoàn thiện bảng danh mục thành phần tài liệu thuộc nguồn nộp lưu của các doanh nghiệp này

1.3.4 Vai trò của VPTW Đảng đối với công tác thu thập tài liệu của các doanh nghiệp trực thuộc

Hiện nay, ở Việt Nam chưa có chế tài chặt chẽ trong việc quản lý tài liệu lưu trữ của các doanh nghiệp kể cả các doanh nghiệp thuộc sự quản lý của Nhà nước Thực

tế tại các doanh nghiệp có vốn đầu tư của Nhà nước hiện nay việc nộp lưu tài liệu vào các Kho lưu trữ lịch sử theo quy định cũng chưa được tiến hành nghiêm túc và đồng

bộ, các doanh nghiệp do VPTW quản lý cũng trong tình trạng tương tự Do đó, trong phạm vi đề tài này chúng tôi cũng muốn khẳng định lại rằng: Tài liệu hình thành trong các doanh nghiệp cần phải được nộp lưu vào lưu trữ VPTW Việc thu thập tài liệu của các doanh nghiệp này do phòng Lưu trữ Hiện hành của VPTW tiến hành và sau đó chuyển sang Cục Lưu trữ TW Đảng quản lý và lưu trữ lâu dài Như vây, điều này sẽ khẳng định vai trò quản lý của VPTW đối với TLLT của các doanh nghiệp mình quản lý Thực tế có khá nhiều văn bản luật được ban hành đã khẳng định vai trò của nhà nước đối với việc quản lý tài liệu lưu trữ của các doanh nghiệp tư nhân: Luật Lưu trữ, Pháp lệnh lưu trữ, Luật Doanh nghiệp, Luật Kế toán

Ở đây, chúng ta cần làm rõ và khẳng định lại một lần nữa: tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của các doanh nghiệp là tài liệu lưu trữ quốc gia và là thành phần Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam Tại Điều 2 của bản Pháp lệnh Lưu trữ quốc

gia năm 2001 khẳng định: “Phông lưu trữ quốc gia là toàn bộ tài liệu lưu trữ của

nước CHXHCNVN, không phân biệt thời gian, xuất xứ, chế độ xã hội, nơi bảo quản,

kỹ thuật làm ra tài liệu đó” Còn tại điều 2, Luật Lưu trữ 2011 quy định: “Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trữ của nước Việt Nam, không phụ

thuộc vào thời gian hình thành, nơi bảo quản, chế độ chính trị - xã hội, kỹ thuật ghi

tin và vật mang tin Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam bao gồm Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam và Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam [34; 05] Trong cả 02 văn bản trên đều đề cập đến tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của các “tổ chức kinh tế” – nghĩa là bao gồm toàn bộ các doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế của nền kinh tế quốc dân [05; 131] Như vậy, theo tinh thần của bản Pháp lệnh Quốc gia 2001 và Luật Lưu trữ đều khẳng định thành phần Phông Lưu trữ Quốc gia bao gồm tài liệu của các tổ chức kinh tế trong đó có các doanh nghiệp nhà nước

Ngoài ra, trong Quyết định số 218/2000/QĐ-BTC ban hành ngày 29/12/2000 của

Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định về chế độ lưu trữ tài liệu kế toán áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế và các hộ kinh doanh cá thể, các đơn

vị hành chính sự nghiệp, đơn vị lực lượng vũ trang, các tổ chức chính trị, chính trị -

xã hội, tổ chức xã hội Như vậy, với quy định tại văn bản này, các doanh nghiệp hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam không phân biệt lớn, nhỏ, lĩnh vực hoạt động đều phải thực hiện các quy định về lưu trữ tài liệu kế toán hình thành trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp mình Trong văn bản này quy định khá cụ thể các tài liệu kế toán phải bảo quản, lưu giữ tại kho lưu trữ của doanh nghiệp; tài liệu khi đưa vào lưu trữ phải đầy đủ, phải phân loại, sắp xếp thành từng bộ hồ sơ và sắp xếp theo thứ tự thời gian, đảm bảo dễ tra cứu, sử dụng Ngoài ra văn bản cũng quy định về các nghiệp vụ lưu trữ tài liệu kế toán: xác định thời hạn bảo quản tài liệu, chế độ lưu giữ, tiêu hủy tài liệu, việc khai thác sử dụng tài liệu; chế độ bảo quản tài liệu Như vậy, điều này cũng khẳng định rằng TL kế toán của các doanh nghiệp cũng là một trong những nội dung cần thu thập, bổ sung vào lưu trữ VPTW

Căn cứ pháp lý thứ 3 để tổ chức, quản lý TLLT của các doanh nghiệp đó chính là Luật Doanh nghiệp số 60/2005/QH11 ban hành ngày 29/11/2005 Trong văn bản Luật này cũng khẳng định các doanh nghiệp khi thành lập phải tuân thủ theo các quy định pháp luật hiện hành của Việt Nam Tại điều 12 của Luật Doanh nghiệp, Nhà nước quy định cụ thể các tài liệu mà doanh nghiệp cần lưu giữ tại trụ sở của mình Bao gồm: Điều lệ công ty, Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, văn bằng bảo hộ quyền sở hữu, giấy đăng ký chất lượng sản phẩm; Tài liệu xác nhận quyền sở hữu tài sản của công ty; Biên bản họp Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông, HĐQT của doanh nghiệp; Bản báo cáo của Ban kiểm soát, kết luận của cơ quan thanh tra; Sổ

kế toán, báo cáo tài chính Như vậy, theo quy định của Luật Doanh nghiệp, tất cả

các doanh nghiệp khi đang hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam đều có quyền chủ động trong mọi hoạt động sản xuất kinh doanh nhưng đều phải dựa trên cơ sở pháp luật Việt Nam trong đó phải tuân thủ chế độ lưu trữ tài liệu mà trong các văn bản luật có quy định liên quan

Tuy nhiên, do đặc thù hoạt động của các doanh nghiệp là kinh doanh, buôn bán nên việc sử dụng tài liệu phục vụ cho quá trình hoạt động của mình là mang tính thường xuyên Vì vậy, trong quá trình thu thập tài liệu chúng ta cũng cần xác định nhóm tài liệu nào doanh nghiệp cần giao nộp vào lưu trữ VPTW, tài liệu nào giữ lại phục vụ quá trình hoạt động của doanh nghiệp nhưng khi giữ lại cần có báo cáo cụ thể về khối lượng tài liệu giữ lại doanh nghiệp để VPTW Đảng có thể nắm được Hiện nay, một số nước khác trên thế giới người ta cũng quy định khá cụ thể trong các văn bản luật của mình về tổ chức, quản lý TLLT doanh nghiệp Họ coi đây như là một đối tượng quản lý của các cơ quan quản lý về lưu trữ Nhiều nước rạch ròi giữ tài liệu lưu trữ doanh nghiệp và tài liệu lưu trữ khác của Nhà nước, thậm chí họ còn thừa nhận TLLT là thuộc sở hữu tư nhân Họ có những biện pháp khá hiệu quả để quản lý khối tài liệu hình thành trong các doanh nghiệp, tổ chức khác Ví dụ như Luật Liên

bang Nga về công tác lưu trữ được thông qua ngày 01/10/2004 có quy định “Thành

phần phông Lưu trữ Liên bang Nga bao gồm các phông lưu trữ và toàn bộ tài liệu thuộc lãnh thổ Liên bang Nga, không phụ thuộc vào nguồn gốc và thời gian hình thành, tác giả tài liệu, nơi lưu giữ và hình thức sở hữu những tài liệu này được bảo quản vĩnh viễn trên lãnh thổ Liên bang Nga” [35; 20] Theo quy định của Luật này,

công tác lưu trữ doanh nghiệp thuộc hệ thống mạng lưới lưu trữ nhà nước Theo đó, luật pháp Lưu trữ của Nga cũng nói rõ: “ngoài các viện Lưu trữ nhà nước ra còn được xây dựng mạng lưới lưu trữ cơ quan, đoàn thể và xí nghiệp, những phòng lưu trữ này hoặc là tồn tại như những đơn vị tổ chức độc lập hoặc là đặt trong bộ phận phụ trách công tác văn phòng trong các cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp đó” [35; 15]

Tóm lại, chúng tôi cũng đồng ý rằng, doanh nghiệp có quyền được chủ động

trong tổ chức, quản lý TLLT của chính mình chính là cách để doanh nghiệp đó bảo

vệ tài sản của mình, bảo mật thông tin trong sản xuất kinh doanh Tuy nhiên, VPTW Đảng có quyền được quản lý tài liệu của các doanh nghiệp này Về phía Nhà nước, Nhà nước cần phải tiếp tục nghiên cứu, bổ sung và hoàn thiện hệ thống văn bản quy định về công tác lưu trữ của doanh nghiệp nói chung và công tác giao nộp tài

liệu của doanh nghiệp nói riêng để làm cơ sở cho việc thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ lịch sử

TIỂU KẾT CHƯƠNG 1

Hiện nay VPTW Đảng đã ban hành khá nhiều văn bản quy định có liên quan đến vấn đề thu thập tài liệu, xây dựng danh mục hồ sơ tài liệu cho các cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc Văn phòng Tuy nhiên chưa có một văn bản nào chi tiết cụ thể và

đề cập đến công tác thu thập tài liệu đối với các doanh nghiệp như Công ty An Phú, Công ty Hồ Tây, Công ty In Tiến Bộ Điều này khiến chúng ta chưa có đầy đủ cơ sở pháp lý để tiến hành thu thập tài liệu của các doanh nghiệp này, dù vấn đề thu thập,

bổ sung tài liệu vào lưu trữ VPTW đã được nhắc đến trong quy định Phông Lưu trữ Đảng và nguyên tắc tổ chức lưu trữ ở Việt Nam là nguyên tắc tập trung thống nhất Tuy nhiên, chúng ta cũng cần nhìn nhận rằng, với những văn bản chỉ đạo đã được ban hành cũng chính là hành lang pháp lý đồng thời là tiền đề cho VPTW tiến hành thu tài liệu của các doanh nghiệp này Mặc dù sẽ còn gặp nhiều khó khăn, nhưng trên cơ sở này cộng với những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn xác định tài liệu

có giá trị để nộp lưu của lưu trữ học thì tương lai không xa chúng ta sẽ nghiên cứu

và hoàn thiện được bản danh mục thành phần tài liệu cần giao nộp của các doanh nghiệp thuộc diện nộp lưu vào Kho Lưu trữ VPTW Đảng