Mục LụcMục Lục2Phần I : MỞ ĐẦU3I. Đặt vấn đề3II. Mục đích đề tài3III. Yêu cầu của đề tài4Phần II:NỘI DUNG VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU5Chương I: Nghiên cứu lý thuyết51.Mục đích của việc xây dựng hệ thống52.Quy trình quản lý của hệ thống mới53.Ngyên tắc đảm bảo khi xây dựng hệ thống74.Các bước xây dựng hệ thống81.Mục đích của việc khảo sát thực trạng92.Những đặc điểm của hệ thống quản lý thư viện trường ĐH Công Nghiệp Hà Nội93. Nhận xét về tình hình hoạt động của thư viện trường ĐHCNHN131. Thông tin đầu vào và thông tin đầu ra152. Các chức năng xử lý của hệ thống163. Phương thức hoạt động của các chức năng164. Biểu đồ phân cấp chức năng185. Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh (DFD mức 0)196. Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh(DFD mức 1)217. Biểu đồ luồng dữ liệu mức đinh(DFD mức 2)23CHƯƠNG IV: XÂY DỰNG CSDL VÀ PHẦN MỀM291. Lý luận về chuẩn hóa CSDL.292. Thiết kế các CSDL291.Thiết kế Form mật khẩu chương trình332.Thiết kế các form chạy chương trình34PHẦN III: KẾT LUẬN431. Đánh giá chung của đề tài432.Hướng phát triển43Tài liệu tham khảo44
Trang 1LỜI CẢM ƠN
Em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến thầy Đặng Trần Trung người đã
nhiệt tình hướng dẫn em trong suốt thời gian thực tập và em cũng xin gửi lời
cảm ơn sâu sắc tới các thầy cô giáo khoa Công Nghệ Thông Tin trường Cao Đẳng Công Nghệ Hà Nội đã dạy dỗ em trong thời gian em học tập và nghiên cứu tại trường Em cũng xin cảm ơn các thầy cô quản lý thư viên trường Đại học Công Nghiệp Hà Nội đã tận tình chỉ bảo cho em để em có thể hoàn thành
báo cáo thực tập và giúp cho em hiểu rõ hơn về công tác quản lý thư viện trongtrường học Qua quá trình thực tập, em đã thu thập được những kiến thức vànhững kinh nghiệm quý báu Những kinh nghiệm đó sẽ giúp ích trong công việcthực hiện công việc luận án tốt nghiệp này của em Mặc dù rất cố gắng tiếp thu
và thực hành nhưng em không thể tránh khỏi những sai sót Vậy em mong cácthầy cô thông cảm, xem xét và cho em những góp ý bổ ích để em có thể hoànthiện đồ án hơn
Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn tất cả mọi người đã giúp đỡ và tạođiều kiện tôt nhất để em có thể hoàn thành chương trình thực tập của mình
Sinh viên thực tập :
Trần Thị Mai Hương
Mục Lục
Trang 2Mục Lục 2
Phần I : MỞ ĐẦU 3
I Đặt vấn đề 3
II Mục đích đề tài 3
III Yêu cầu của đề tài 4
Phần II:NỘI DUNG VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 5
Chương I: Nghiên cứu lý thuyết 5
1.Mục đích của việc xây dựng hệ thống 5
2.Quy trình quản lý của hệ thống mới 5
3.Ngyên tắc đảm bảo khi xây dựng hệ thống 7
4.Các bước xây dựng hệ thống 8
1.Mục đích của việc khảo sát thực trạng 9
2.Những đặc điểm của hệ thống quản lý thư viện trường ĐH Công Nghiệp Hà Nội 9
3 Nhận xét về tình hình hoạt động của thư viện trường ĐHCNHN 13
1 Thông tin đầu vào và thông tin đầu ra 15
2 Các chức năng xử lý của hệ thống 16
3 Phương thức hoạt động của các chức năng 16
4 Biểu đồ phân cấp chức năng 18
5 Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh (DFD mức 0) 19
6 Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh(DFD mức 1) 21
7 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đinh(DFD mức 2) 23
CHƯƠNG IV: XÂY DỰNG CSDL VÀ PHẦN MỀM 29
1 Lý luận về chuẩn hóa CSDL 29
2 Thiết kế các CSDL 29
1.Thiết kế Form mật khẩu chương trình 33
2.Thiết kế các form chạy chương trình 34
PHẦN III: KẾT LUẬN 43
1 Đánh giá chung của đề tài 43
2.Hướng phát triển 43
Tài liệu tham khảo 44
Phần I : MỞ ĐẦU
Trang 3I Đặt vấn đề
Trên thế giới cũng như ở Việt Nam, công nghệ thông tin đã trở thành mộtcông nghệ mũi nhọn, nó là một nghành KHKT không thể thiếu trong việc ápdụng vào các hoạt động xã hội như : Quản lý hệ thống thư viện trong trườnghọc, kinh tế, thông tin, kinh doanh và mọi hoạt động trong lĩnh vực nghiên cứu…
Ở nước ta hiện nay việc áp dụng vi tính hóa trong việc quản lý tại các cơquan xí nghiệp, tổ chức đang rất phổ biến và trở lên cấp thiết, bởi nghành nghềnào cũng đòi hỏi con người phải xử lý khối lượng công việc khổng lồ và nhữngkiến thức, những suy nghĩ, những nghiên cứu đào tạo chuyên sâu
II Mục đích đề tài
Một vấn đề đặt ra trong việc quản lý làm thế nào để chuẩn hóa cách xử
lý dữ liệu ở trường học, các cơ quan, xí nghiệp , bởi ở các trường học,các cơquan xí nghiệp là trăm cách xử lý khác nhau Để đáp ứng những yêu cầu này đã
có rất nhiều phần mềm tiện ích đưa ra nhằm phục vụ tốt hơn các công việc củacon người nhằm điều khiển,xử lý một cách nhanh nhất, chính xác những dữ liệuđưa vào rút ngắn thời gian, hoạt động, vào tạo rất nhiều tiện ích cho con người.Cho dù rất nhiều phần mềm và ứng dụng như vậy nhưng vẫn chưa đáp ứng đủnhu cầu công việc của con người, vì ngày nay con người muốn hoàn thiện hơn
Ở đây em muốn đề cập đến tầm quan trọng của việc áp dụng tin học vào việcquản lý tại các cơ quan, đặc biệt là hệ thống “QLTV”, bởi từ trước tới nay hệthống này hoàn toàn bằng phương pháp thủ công nên cũng không tránh khỏinhững sai sót Hiện nay độc giả đến thư viện với nhu cầu rất cao, lượng sáchbáo được cập nhật thường xuyên từng ngày, từng tháng càng tăng lên để đảmbảo cho tính thời sự của thông tin Do vậy phương pháp quản lý thủ công đãkhông phù hộp với thực tế hiện nay bên cạnh đó nó còn làm tăng chi phí và tiền bạc
Với mong muốn giúp mọi người hiểu được tầm quan trọng của việc phântích thiết kế hệ thống thông tin tự động hóa trong lĩnh vực quản lý Em xin đưa
ra một phương pháp phân tích thiết kế hệ thống trong bài toán “Quản lý thưviện” với phần mềm quản lý giao diện mới
III Yêu cầu của đề tài
Trang 41 Tìm hiểu về chương trình quản lý thư viện
2 Phân tích và thiết kế hệ thống
3 Kết hợp giữa cơ sở dữ liệu và phương pháp kết nối dữ liệu
4 Xây dựng chương trình quản lý thư viện
Phần II:NỘI DUNG VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
Trang 5CHƯƠNG I: NGHIÊN CỨU LÝ THUYẾT
1.Mục đích của việc xây dựng hệ thống
Để khắc phục được các nhược điểm và phát huy ưu điểm hệ thống cũ thìviệc xây dựng hệ thống mới là vô cùng quan trọng và cần thiết Hệ thống mớiđược xây dựng sẽ ứng dụng công nghệ thông tin vào trong quá trình quản lý Việc ứng dụng công nghệ thông tin sẽ giúp cho nhân viên và ban quản lý thưviện có thể cập nhập, tra cứu, chỉnh sửa và kết xuất thông tin một cách nhanhchóng mà vẫn đảm bảo được độ chính xác, đầy đủ và toàn vẹn thông tin Đồngthời giảm bớt được bộ máy quản lý cồng kềnh, giảm bớt thời gian, công sức làmviệc của ban quản lý thư viện mà vẫn đạt hiệu quả mong muốn
2.Quy trình quản lý của hệ thống mới
Hệ thống quản lý thư viện hoạt động như sau :
2.1.Quản lý mượn đọc
Một bạn học sinh muốn trở thành độc giả của thư viện thì bạn đọc đó sẽgửi yêu cầu và thông tin về bản thân đến bộ phận quản lý bạn đọc và nếu thôngtin mà bạn đọc đó được chấp nhận thì bộ phận quản lý bạn đọc của thư viện sẽcấp cho bạn đọc một thẻ bạn đọc , trên thẻ có chứa tất cả các thông tin về bạnđọc như : mã độc giả , họ tên , ngày sinh giới… Khi có thẻ bạn đọc thì bạn đãtrở thành độc giả của thư viện lúc đó bạn mới có quyền đọc mượn sách ở thưviện Tất cả các thông tin về độc giả của thư viện sẽ được nhân viên thư viện cấttrên một cơ sở dữ liệu được lưu trên máy để quản lý dễ dàng
Những bạn đọc của thư viện muốn sửa hoặc xóa thông tin sẽ gửi yêu cầuđến bộ phận này , sau khi kiểm tra thông tin nếu chính xác thì nhân viên bộ phậnnày sẽ đáp ứng yêu cầu của độc giả đó Nếu thông tin không chính xác hoặckhông có giá trị thì sẽ gửi yêu thông báo từ chối
2.2.Quản lý sách :
Đối với việc thu mua sách cho thư viện sẽ thực hiện như sau : Hàng tháng
bộ phận quản lý sách sẽ tổ chức các cuộc điều tra về nhu cầu đọc sách báo củađộc giả dựa trên một phiếu điều tra có ghi rõ các thông tin : mã độc giả , họ tên ,ngày sinh , giới tính … Phiếu đó được gửi tới tay bạn đọc lựa chọn những thể
Trang 6loại sách yêu thích Từ phiếu điều tra đó kết hợp với yêu cầu mượn sách củađộc giả nhân viên thư viện sẽ tổng hợp lên một danh sách các thể loại được yêucầu Đồng thời bộ phận này sẽ xem xét và khảo sát các kế hoạch xuất bản củacác nhà sản xuất Từ đó cân đối tài chính và báo cáo lên ban quản lý thư việnnhững danh sách cần bổ sung Bộ phận này nhận quyết định từ ban quản lý thưviện và tiến hành kế hoạch bổ sung sách.
Sách sau khi được bộ phận thu mua nhập sẽ được chuyển nhập về khosách Cán bộ quản lý kho sách sẽ thực hiện phân loại sách theo : nội dung , thểloại , nhà xuất bản , tác giả …để thuận tiện cho việc tìm kiếm và quản lý
Tất cả các thông tin về sách như : mã sách, tên sách, nhà xuất bản, thể loại
… sẽ được cất giữ trên một cơ sở dữ liệu trên máy tính
Hàng tháng, bộ phận này sẽ thống kê và báo cáo lên ban quản lý thư viện
về : số sách nhập, số sách thất thoát … trong tháng để ban quản lý thư viện cóthể nắm bắt được tình hình cụ thể của thư viện để có thể có những quyết địnhđúng đắn cho việc điều hành hoạt động của thư viện
2.3.Quản lý mượn trả
Một độc giả muốn mượn đọc sách của thư viện thì bạn đọc đó phải xuấttrình thẻ bạn đọc để nhân viên thuộc bộ phận quản lý mượn trả của thư việnkiểm tra Nhân viên thư viện sẽ kiểm tra thông tin trên thẻ bạn đọc thông quaCSDL lưu giữ thông tin về các độc giả Nếu các thông tin đó không chính xáchoặc thẻ hết giá trị thì nhân viên thư viện sẽ yêu cầu bạn đọc làm lại thẻ và yêucầu mượn sách không đáp ứng Nếu thông tin được chấp nhận thì bạn đọc sẽ cóquyền cung cấp cho nhân viên đó thông tin về cuốn sách muốn mượn Nhânviên đó sẽ tra cứu tình trạng của cuốn sách đó
Khi sách mượn được đưa đến tay bạn đọc thì nhân viên thuộc bộ phậnquản lý mượn trả sẽ cấp cho độc giả đó phiếu mượn có ghi rõ thông tin về độcgiả một phiếu mượn có ghi rõ thông tin về độc giả, về cuốn sách, ngày mượn vàngày trả Thông tin về sách mượn cũng sẽ được lưu vào một CSDL và khi quáthời hạn trả sách thì nhân viên thuộc bộ phận quản lý mượn trả sẽ gửi cho bạnđọc một phiếu đòi sách và yêu cầu bạn đọc đó nộp phạt
Trang 7Hệ thống này sẽ cung cấp một cung cụ tìm kiếm, công cụ này rất hữudụng cho các nhân viên thư viện trong những thư viện có số lượng lớn độc giả
2.4.Quản lý cơ sở vật chất
Bộ phận quản lý cơ sở vật chất có nhiệm vụ kiểm tra và bảo quản toàn bộ
cơ sở vật chất của thư viện như : bàn ghế, tủ sách, kệ sách …
Ngoài ra bộ phận này còn có nhiệm vụ đảm bảo điều kiện an toàn cho bạnđọc như : ánh sang, nhiệt độ, vệ sinh …
3.Ngyên tắc đảm bảo khi xây dựng hệ thống
Để xây dựng được một hệ thống thông tin quản lý hoạt động có hiệu quả
là công việc không hề đơn giản, nó chiếm rất nhiều thời gian và công sức Khixây dựng hệ thống người phân tích phải đảm bảo các nguyên tắc sau :
3.1.Nguyên tắc cơ sở thống nhất
Ý nghĩa nguyên tắc này là thông tin được cập nhật và tích lũy thườngxuyên Đó là thông tin cần thiết phục vụ cho việc giải quyết bài toán quản lý, vìvậy những thông tin trùng lặp, sai xót cần được chỉnh sửa hoặc loại bỏ Dongười ta tổ chức thành các mảng thông tin cơ bản mà trong đó các trường hợptrùng lặp không quấn quanh, sai sót đã được chỉnh sửa hoặc loài trừ Chínhmảng thông tin này sẽ tạo thành mô hình thông tin của đối tượng điều khiển
3.2.Nguyên tắc linh hoạt thông tin
Nguyên tắc này ngoài các mảng thông tin cơ bản thì cần phải có các công
cụ đặc biệt để tạo ra các mảng làm việc cố định hoặc tạm thời dựa trên cơ sởmảng thông tin đã có và chỉ trích từ mảng cơ bản
Việc tuân theo hai nguyên tắc thống nhất và linh hoạt đối với hệ thốngthông tin sẽ làm cho hoàn thiện và phát triển hệ thống đơn giản và dễ dàng hơn
3.3.Nguyên tắc làm cực tiểu thông tin
Nguyên tắc còn áp dụng khi ta đưa thông tin mới vào hệ thống Việc nàykhông những làm giảm nhẹ công suất cho việc vào số liệu mà còn làm tăng độtin cậy của thông tin
4.Các bước xây dựng hệ thống
Trang 8Để xây dựng một hệ thống thông tin quản lý chúng ta thực hiện theo cácbước cơ bản sau :
1 Khảo sát và phân tích yêu cầu đặt ra
2 Phân tích hệ thống
3 Cài đặt và thử nghiệm
4 Hoàn chỉnh hệ thống
5 Vận hành , bảo trì
Trang 9CHƯƠNG II: KHẢO SÁT THỰC TRẠNG
1.Mục đích của việc khảo sát thực trạng
Hiện nay, hệ thống quản lý thư viện đã và đang đóng góp một vai trò vô cùngquan trọng các trường học , nó được xây dựng để phục vụ cho nhu cầu nghiêncứu sách, báo, tài liệu vv…của học sinh, sinh viên, và đội ngũ cán bộ giáo viêntrong trường Để xây dựng được một hệ thống thông tin quản lý thư viên hoạtđộng có hiệu quả về mọi mặt thì vấn đề cần thiết đó là phải khảo sát và xem xét
tỉ mỉ các yếu tố đặc trưng , những hạn chế của hệ thống quản lý cũ , nhằm đảmbảo cho việc xây dựng một hệ thống quản lý mới khắc phục những nhược điểmcủa hệ thống quản lý cũ , phát huy những ưu điểm sẵn có của hệ thống quản lý
1 phòng đọc , mượn tổng hợp có khoảng 328 chỗ ngồi
1 phòng đọc báo có 121 chỗ ngồi
1 phòng đọc tự chọn có 160 chỗ ngồi
1 quầy sách , 1 phòng Internet có 96 máy vi tính
Ngoài ra , trong thư viện còn có bàn ghế , tủ sách , kệ sách , các khẩu ngữ ,hình ảnh cách trang trí tạo không khí trong phòng đọc Đồng thời cũng có cáctrang thiết bị đảm bảo độ an toàn cho bạn đọc như : hệ thống ánh sang , nhiệt
độ , bảo quản vệ sinh phòng đọc và kho sách
2.1.2.Về sách
Hiện nay , thư viện trường ĐHCNHN có khoảng 60.000 đầu sách trong đóbao gồm các thể loại
Khoa học kỹ thuật : sách Công Nghệ Thông Tin , Điện Tử , Cơ khí , vv…
Sách ngoại ngữ : Tiếng Anh , Tiếng Nga, Tiếng Trung , vv…
Trang 10 Sách tham khảo : Chính trị , Y học , Văn học , Lịch sử , vv…
Báo cáo tạp chí : có hơn 300 tên tạp chí bằng tiếng Việt , Anh
2.1.3.Về con người
Cán bộ quản lý : Hiện nay thư viện trường ĐHCNHN đang phục vụ tất cảcác học sinh , sinh viên và các cán bộ giáo viên trong trường trong đó bao gồm
15 cán bộ quản lý và dự kiến sẽ còn tăng lên nữa
Về độc giả thư viện trương ĐHCNHN đang phục vụ tất cả các học sinh ,sinh viên và các cán bộ giáo viên trong trường trong đó bao gồm :
- Hơn 20000 sinh viên
- Gần 1000 cán bộ giáo viên
2.2.Phân cấp quản lý
Hệ thống quản lý thư viện trường ĐHCNHN hiện nay là một hệ thốngđược tổ chức từ dưới lên trên Các nhân viên thư viện có nhiệm vụ thu thập vàtổng hợp các thông tin về: bạn đọc , về sách báo , về cơ sở vật chất của thư viện
và báo cáo lên quản lý thư viện Từ đó ban quản lý thư viện có thể đưa ra nhữngquyết định chính xác để duy trì hoạt động của thư viện
Hiện nay, trong thư viện trường ĐHCNHN đội ngũ cán bộ của thư việnđược chia thành nhiều bộ phận để quản lý những công việc cụ thể:
2.2.1 Cán bộ quản lý sách
a Cán bộ thu mua sách
Bộ phận này có nhiệm vụ tổng hợp từ các yêu cầu mượn – đọc sách báocủa độc giả do bộ phận phục vụ bạn đọc đưa ra Đồng thời bộ phận này còn cótrách nhiệm khảo sát thị trường, tham khảo kế hoạch xuất bản của các nhà xuấtbản, sau đó cân đối với tài chính và báo cáo lên ban quản lý thư viện nhữngdanh mục sách cần bổ sung
b Cán bộ quản lý nhập sách
Sách sau khi được thu mua sẽ được gửi đến bộ phận này đầu tiên Bộ phậnnày có nhiệm vụ kiểm tra xem có đúng thể loại sách cần mua hay không? Nếuđúng sách sẽ được gửi đến bộ phận quản lý kho sách Nếu không đúng thì sẽ cóthông báo trả sách tới bộ phận thu mua
Trang 11c Cán bộ quản lý kho sách
Sách trước khi được chuyển vào kho sẽ được xử lý như sau:
- Xử lý hình thức: Nhân viên thư viện sẽ đưa các thông tin của cuốn sách như:tên sách, loại hình, giá thành, nơi cung cấp…vào 1 cuốn sổ và gán cho mỗi tàiliệu 1 mã đễ dễ dàng quản lý
- Xử lý nội dung: Nhân viên thư viện sẽ kiểm tra và tổng hợp nội dung củacuốn sách đó xem cuốn sách đó phản ánh gì?
Từ đó sẽ thực hiện phân loại sách theo nhiều cách để dễ dàng quản lý
2.2.2.Cán bộ quản lý bạn đọc
Bất cứ một học sinh, sinh viên, cán bộ giáo viên nào của trường ĐHCNHNđều được coi là bạn đọc của thư viện Vì vậy bộ phận này có nhiệm vụ quản lýcác thông tin về bạn đọc Ngoài ra, bộ phận này phải luôn luôn cập nhật cácthông tin về bạn đọc như: thêm, sửa, xóa các thông tin về bạn đọc…Khi thôngtin bạn đọc chính xác bộ phận này sẽ gán cho mỗi bạn đọc 1 mã để dễ dàng choviệc quản lý
2.2.3 Cán bộ phục vụ bạn đọc
a Cán bộ phục vụ bạn đọc tại chỗ
Bộ phân này sẽ tiếp nhận thông tin từ bạn đọc, sau khi kiểm tra thông tin
đó có chính xác hay không ? Kết hợp với việc kiểm tra kho sách Từ đó đưa rathông báo có hay không đáp ứng được nhu cầu của bạn đọc
b.Cán bộ phục vụ bạn đọc mượn sách về
Bộ phận này sau khi nhận thông tin từ bạn đọc sau khi kiểm tra thông tin
về bạn đọc, về sách được yêu cầu Nếu đáp ứng được yêu cầu của bạn đọc bộphận này sẽ lưu thông tin về bạn đọc và về cuốn sách được yêu cầu vào mộtcuốn sổ để quản lý Nếu không đáp ứng được thì sẽ thông báo cho bạn đọc đợi
2.2.4.Cán bộ quản lý cơ sở vật chất
Bộ phận này có nhiệm vụ quản lý và kiểm tra các cơ sở vật chất như :bàn, ghế, tủ sách, kệ sách, các thiết bị chiếu sang …Nếu có phát hiện hỏng hóchay mất mát bộ phận này có trách nhiệm thông báo lên ban quản lý thư viện đểkịp thời xử lý
Trang 12Ngoài ra, bộ phận này còn có nhiệm vụ đảm bảo các yếu tố như : ánhsáng, nhiệt độ, độ ẩm, vệ sinh, cách trang trí, bày bố tạo không khí phòng đọc
2.2.5 Ban quản lý thư viện
Ban quản lý thư viện sẽ tiếp nhận các báo cáo thống kê từ các bộ phậnnêu trên để có thể nắm bắt được tình hình hoạt động của thư viện, kết hợp vớikinh nghiệm sẵn có và tình hình cụ thể của thư viện để đưa ra quyết định đúngđắn để quản lý và duy trì sự hoạt động của thư viện một cách tốt nhất
2.3 Tổ chức hoạt động của thư viện của trường ĐHCNHN hiện nay
Nhìn chung, hoạt động của thư viện trường ĐHCNHN hiện nay vẫn còn
sử dụng cách thức quản lý thủ công là chủ yếu Cụ thể như sau :
Sách sau khi được thu mua về và được kiểm tra kỹ càng thì sẽ đượcchuyển vào kho sách Ở đây bộ phận quản lý kho sách sẽ thực hiện việc tổnghợp và phân loại sách theo tiêu chuẩn : Thể loại sách, theo NXB, theo tác giả,theo nội dung phản ánh …Tất cả thông tin về : Tên sách, loại hình sách, giáthành, nơi cung cấp …sẽ được nhân viên thư viện phản ánh lên một cuốn sổ đểgiúp đỡ cho việc tìm kiếm và theo dõi tình trạng cuốn sách
Một độc giả mượn hay đọc sách thì người đó phải là sinh viên hay là cán
bộ trường ĐHCNHN Khi độc giả đưa thông tin về bản thân, nhân viên thuộc bộphận quản lý bạn đọc của thư viện sẽ tiếp nhận thông tin và kiểm tra xem thôngtin đó còn giá trị hay không Nếu có thì nhân viên thư viện thuộc bộ phận đó sẽtiếp tục kiểm tra xem tình trạng cuốn sách đó ở trong kho như thế nào Sau đó sẽđưa ra thông báo có hay không đáp ứng nhu cầu bạn đọc Để thuận tiện cho việcmượn sách bạn đọc có thể tra cứu thông tin về sách trong thư viện dựa trên cácthông báo về danh mục sách hiện có trong thư viện đã được nhân viên thư việntổng hợp theo định kỳ và gián ở trên tường Hoặc bạn đọc có thể nhờ giúp đỡcủa cán bộ phục vụ bạn đọc bằng cách đưa ra thông tin hoặc nội dung về vấn đềbạn đang cần nghiên cứu
Khi sách chuyển đến tay độc giả nhân viên thuộc bộ phận phục vụ bạnđọc của thư viện sẽ có trách nhiệm lưu các thông tin về sách và độc giả đó vàocuốn sổ khác
Trang 13Cơ sở vật chất của thư viện sẽ luôn được kiểm tra và bảo quản bởi bộphận quản lý cơ sở vật chất Khi phát hiện hỏng hóc hay mất mát thì bộ phận thì
bộ phận này có trách nhiệm báo cáo lên quản lý thư viện để ban quản lý thư việnxem xét và kịp thời bổ sung
Hàng tháng, ban quản lý thư viện sẽ tiếp nhận các báo cáo đưa nhân viênthư viện tổng hợp từ các cuốn sổ gửi lên Từ đó ban quản lý thư viện xem xét,tìm hiểu và đưa ra quyết định kịp thời
3 Nhận xét về tình hình hoạt động của thư viện trường ĐHCNHN
a.Ưu điểm
Thư viện trường ĐHCNHN có một cơ sở vật chất khá vững mạnh đã phầnnào đáp ứng được nhu cầu bạn đọc Đồng thời đảm bảo đúng yêu cầu an toànđược đề ra đối với bạn đọc như : nhiệt độ, ánh sáng, vệ sinh
Hệ thống quản lý trường ĐHCNHN hiện nay là một hệ thống được tổchức từ dưới lên trên có chức năng thu nhập và tổng hợp thông tin giúp nhàquản lý có thể quản lý tốt một lượng lớn thông tin và sử dụng hiệu quả cơ sở vậtchất của đơn vị một các dễ dàng mà không mất nhiều thời gian, công sức
Việc tổ chức hoạt động của thư viện trường ĐHCNHN hiện nay là kháthống nhất Mọi thông tin được tổng hợp từ dưới lên trên và chuyển từ trênxuống Đảm bảo thống nhất giữa các luồng thông tin đầu vào, thông tin đầu ra
và luồng thông tin nội bộ
b.Nhược điểm
Qua việc khảo sát thực tế cho thấy quy trình quản lý của thư viện trườngĐHCNHN hiện nay vẫn còn sử dụng quy trình quản lý thủ công Trong công tácquản lý thư viện các thông tin luôn luôn phải được cập nhật, bổ sung chỉnh sửanhư : thông tin bạn đọc, thông tin về sách, thông tin về sách mượn, trả…Từ đóthông tin được kết xuất để lập ra các bảng biểu, báo cáo cần thiết Nếu sử dụngkiểu quản lý thủ công thì sẽ có rất nhiều công đoạn chồng chéo gây lãng phí thờigian, công sức Chẳng hạn như trong việc lập báo cáo, một báo cáo phải đượctổng hợp nhiều sổ sách để phục vụ cho nhiều mục đích khác nhau Do đó có thểdẫn đến những sai xót ở nhiều công đoạn do việc dư thừa hoặc thiếu thông tin
Trang 14Tóm lại, nhược điểm lớn nhất của quy trình quản lý thủ công đó là gâylãng phí thời gian, công sức mà hiệu quả công việc không cao Vì vậy việc xâydựng hệ thống mới có ứng dụng công nghệ thông tin nhằm khắc phục nhữngnhược điểm của hệ thống cũ là vô cùng cần thiết
Trang 15CHƯƠNG III: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG
1 Thông tin đầu vào và thông tin đầu ra
Điều quan trọng khi tiến hành phân tích một bài toán phải xác định rõ ràngluồng thông tin đầu vào và đầu ra của hệ thống
1.1 Thông tin đầu vào
Tại mỗi cấp quản lý khối lượng thông tin vào là rất lớn đa dạng, biếnđộng cả về chủng loại và cách xử lý hay tính toán Trong bài toán quản lý thưviện có các luồng thông tin đầu vào như sau :
* Thông tin về nhà xuất bản
* Thông tin về sách
* Thông tin về độc giả
* Thông tin mượn trả
* Thông tin cơ sở vật chất…
1.2 Thông tin đầu ra
Thông tin đầu ra được tổng hợp từ những thông tin đầu vào và phụ thuộcvào nhu cầu quản lý trong từng trường hợp cụ thể
Với bài toán quản lý thư viện thì nhu cầu quản lý tìm kiếm, thống kê cácthông tin về cuốn sách hoặc một độc giả nào đó…hoặc đưa ra danh sách về mộtyêu cầu nào đó :
Các thông tin tìm kiếm đưa ra từ việc tra cứu, tìm kiếm như :
* Thông tin về độc giả
* Thông tin về sách…
Các báo cáo, thống kê là những thông tin đầu ra quan trọng được tổng hợp
và phục vụ cho nhu cầu quản lý, nó phản ánh trực tiếp mục đích của hệ thốngquản lý ;
* Tổng số độc giả
* Tổng số sách trong thư viện
* Tổng số sách nhập
* Tổng số sách thất thoát
Trang 165.Báo cáo thống kê
3 Phương thức hoạt động của các chức năng
3.1 Chức năng quản lý bạn đọc
Chức năng này hoạt động với nhiều nhiệm vụ chính đó là quản lý toàn bộcác thông tin về độc giả thư viện Chức năng quản lý sẽ thực hiện các công việcnhư : nhập thêm độc giả cho thư viện, kiểm tra tình trạng của ban đọc, sửa cácthông tin về bạn đọc, xóa các bạn đọc không còn giá trị, cấp thẻ bạn đọc nhằmlập nên một danh sách bạn đọc của thư viện với đủ các thông tin chính xác củabạn đọc tạo điều kiện thuận lợi cho việc tìm kiếm và quản lý về tình trạng bạnđọc
về sách trong thư viện Thông qua chức năng này bạn đọc có thể dễ dàng tìmkiếm, tra cứu thông tin về sách muốn mượn
3.3.Chức năng quản lý mượn trả
Chức năng này sẽ làm việc trực tiếp với những độc giả có nhu cầu đọchay mượn sách của thư viện Chức năng này thực hiện việc giao dịch với bạnđọc và tạo điều kiện thuận lợi cho bạn đọc mượn sách Đồng thời chức năng
Trang 17này còn quản lý về việc trả sách của bạn đọc, nó se thông báo cho bạn đọc biếtthời hạn trả sách và tính tiền nộp phạt đối với những bạn đọc mượn sách quá hạn
3.4.Chức năng thống kê lập báo cáo thống kê
Chức năng này rất quan trọng nó mang tính chất tổng hợp hoạt động gắnvới các chức năng khác của hệ thống Nó có nhiệm vụ thống kê và lập các báocáo về tổng số độc giảm, số sách hiện có, số sách mượn, số sách thất thoát…Thông qua các chức năng này ban lãnh đạo có thể nắm bắt được một cách dễdàng và chính xác về tình trạng hoạt động của thư viện từ đó có thể điều hànhhoạt động của thư viện và đề ra các mục tiêu cần hướng tới
Trang 18
4 Biểu đồ phân cấp chức năng
Quản lý
DM sáchQuản lý sách
Nhập DMsách
Sửa thông tinSáchXóa sách
Theo dõiMượn trả
Quản lýMượn trả
Lập phiếu nộp phạt
Quản lý thư viện
Mua sách
Lập báo cáo thống kê
Thống kêĐộc giả
Thống kê sáchhiện có
Thống kê sáchcho mươn
Thống kê sáchthất thoát
Tổng số tiền phạt
Trang 195 Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh (DFD mức 0)
5.1.Cơ sở lí luận:
Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh tương ứng với chức năng xử lýmức 0 của biểu đồ phân cấp chức năng Tại mức này người phân tích phải tuânthủ các quy định sau
- Cả hệ thống là chức năng duy nhất do đó trên biểu đồ luồng dữ liệu mứckhung cảnh chỉ có duy nhất một ký hiệu biểu diễn chức năng
- Cần mô tả đầy đủ các tác nhân ngoài của hệ thống bao gồm:
* Nhà xuất bản
* Nhà cung cấp cơ sở vật chất
* Bạn đọc
* Ban quản lý thư viện
- Biểu diễn đầy đủ các luồng thông tin vào/ra hệ thống
Căn cứ vào việc khảo sát thực tế, vào bài toán được xây dựng, vào biểu đồphân cấp chức năng và căn cứ vào lí luận Ta có biểu đồ luồng dữ liệu mứckhung cảnh như sau
Trang 205.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh :
Trang 216 Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh(DFD mức 1)
Bảo toàn đầy đủ các tác nhân ngoài và các luồng thông tin nội bộ
Căn cứ vào việc khảo sát thực tế, vào bài toán được đưa ra, vào biểu đồ phâncấp chức năng và căn cứ vào lí luận Ta có biểu đồ luồng dữ liệu đỉnh như sau:
Trang 226.2.Biểu đò luồng dữ liệu mức đỉnh
DM Sách
DM Sách
Phiếu nộp phạt
Trang 237 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đinh(DFD mức 2)
7.1.Cơ sở lí luận
Biểu đồ luông dữ liệu mức đỉnh là biểu đồ luồng dữ liệu phân rõ các chứcnăng xử lý 1,2,3,4,5 đã xuất hiện trên biểu đồ phân cấp chức năng Tại mức nàyngười phân tích phải tuân thủ các quy định sau:
Thay thế chức năng ở mức trên bởi các chức năng nhỏ ở mức dưới tươngứng với mức 2 ở biểu đồ phân cấp chức năng
Bảo toàn tất cả các tác nhân bên ngoài và các luồng thông tin nội bộ vàcác tác nhân trong
Căn cứ vào việc khảo sát thực tế, vào bài toán được đưa ra, vào biểu đồphân cấp chức năng và căn cứ vào lí luận Ta có biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnhtừng chức năng như sau:
Cơ sở vật chất
