Một số nhận xét đánh giá về công tác tổ chức bộ máy quản trị tại công ty tnhh tm thế giới trẻ (bán)

Một số nhận xét đánh giá về công tác tổ chứcbộ máy quản trị tại công ty tnhh tm thế giới trẻ (bán) Một số nhận xét đánh giá về công tác tổ chứcbộ máy quản trị tại công ty tnhh tm thế giới trẻ (bán) Một số nhận xét đánh giá về công tác tổ chứcbộ máy quản trị tại công ty tnhh tm thế giới trẻ (bán) Một số nhận xét đánh giá về công tác tổ chứcbộ máy quản trị tại công ty tnhh tm thế giới trẻ (bán)

TÁC TỔ CHỨCBỘ MÁY QUẢN TRỊ TẠI

CÔNG TY TNHH TM THẾ GIỚI TRẺ

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 01

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÍ LUẬN CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC 03

1.1 Sự cần thiết khách quan của công tác tổ chức 03

1.1.1 Khái niệm và bản chất của tổ chức 03

1.1.1.1 Khái niệm 03

1.1.1.2 Bản chất của công tác tổ chức 04

1.1.2 Vai trò và mục tiêu của công tác tổ chức 05

1.1.2.1 Vai trò của tổ chức 05

1.1.2.2 Mục tiêu của công tác tổ chức 06

1.1.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến tổ chức 07

1.2 Nội dung cơ bản của công tác tổ chức 09

1.2.1 Cơ cấu tổ chức quản trị và nguyên tắc tổ chức 09

1.2.1.1 Cơ cấu tổ chức quản trị 09

1.2.1.2 Nguyên tắc tổ chức 11

1.2.2 Phương pháp phân chia bộ phận trong cơ cấu tổ chức 11

1.2.2.3 Phân chia theo chức năng 12

1.2.2.4 Phân chia theo lãnh thổ 12

1.2.2.5 Phân chia theo sản phẩm 12

1.2.2.6 Phân chia theo khách hàng 12

1.2.2.7 Phân chia theo quy trình hay thiết bị 13

1.2.3 Các kiểu cơ cấu tổ chức 13

1.2.3.1 Cơ cấu tổ chức quản trị trực tuyến 13

1.2.3.2 Cơ cấu tổ chức quản trị theo chức năng 14

1.2.3.3 Cơ cấu tổ chức quản trị trực tuyến chức năng 16

1.2.4 Tiến trình tổ chức bộ máy 17

1.2.5 Tiến trình tổ chức công việc 17

1.2.6 Tổ chức cán bộ 18

CHƯƠNG 2: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH TM THẾ GIỚI TRẺ .19

2.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty 19

2.1.1 Lịch sử hình thành của công ty 19

2.1.2 Chức năng nhiệm vụ và quyền hạn của công ty 19

2.1.2.1 Chức năng nhiệm vụ của công ty 19

2.1.2.1 Quyền hạn của công ty 20

2.1.3 Quá trình phát triển của công ty 20

2.1.4 Các nguồn lực hiện nay của công ty 21

2.1.4.1 Cơ cấu lao động 21

2.1.4.2 Tài sản cố định của công ty 21

2.1.4.3 Nguồn lực của công ty 21

2.2 Khái quát tình hình sản suất kinh doanh của công ty 22

2.2.1 Quy mô hoạt động của công ty 22

2.2.2 Sơ đồ tổ chức của công ty 23

2.2.5 Kết quả sản xuất kinh doanh các năm gần đây 27

2.2.6 Nhận xét đánh giá về hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty 32

2.2.6.1 Tình hình lợi nhuận kinh doanh của công ty 32

2.2.6.2 ƯU điểm của công ty 33

2.2.6.3 Nhược điểm của công ty 34

CHƯƠNG 3 NHẬN XÉT ĐÁNH GIÁ VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC DOANH NGHIỆP 36

3.1 Phương hướng hoạt động của cơ cấu quản lí doanh nghiệp trong thời gian tới 36

3.2 Nhận xét đánh giá về cơ cấu tổ chức tại công ty 37

3.3 Giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty 37

3.4 Kiến nghị nhằm nâng cao tổ chức của công ty 38 KẾT LUẬN

TÀI LIỆU THAM KHẢO

LỜI MỞ ĐẦU

1/ Lý do chọn đề tài

Cơ chế thị trường ngày nay đòi hỏi bất cứ doanh nghiệp nào cũng cần phải năng động bắtkịp thời trước những thay đổi liên tục, đững vững và ngày càng phát triển Mỗi một doanhnghiệp là một hệ thống trong tổ chức kinh tế Nó chứa nhiều bộ phận với mỗi nhiệm vụkhác nhau cho từng bộ phận Để đảm bảo cho việc thực hiện một mục tiêu chung thì mỗi

bộ phận cũng phải được tổ chức linh hoạt năng động và có hiệu quả nhất

Cơ cấu tổ chức ngày càng có vai trò quan trọng và có ảnh hưởng lướn đến hoạt động sảnxuất kinh doanh cũng như các hoạt động khác trong doanh nghiệp Hoàn thện cơ cấu tổchức là hoàn thiện quá trình sảnxuất kinh doanh, phát huy cao nhất năng lực của từng cánhân trong việc phục vụ tổ chức, sử dụng tiết kiệm và hiệu quả nhất các yếu tố cấu thànhsản xuất đồng thời tạo ra bộ máy gọn nhẹ, linh hoạt thích ứng nhanh nhạy và luôn cónhững bước đi đúng đắn trong từng giai đoạn cụ thể theo định hướng phát triển lâu dài Trong quá trình thực tập ở công ty, sau khi đã trực tiếp tiếp xúc với quá trình hoạt độngcủa công ty Em nhận thấy công ty đã có một cơ cấu tổ chức tương đối hoàn thiện và giúprất nhiều cho sự phát triển của công ty trong những năm gần đây, vai trò của cán bộ lãnhđạo được nêu cao và phát huy đúng vai trò Từ đây em quyết định đề tài là " Một số nhậnxét đánh giá công tác tổ chức của công ty TNHH TM Thế Giới Trẻ "cho chuyên đề thựctập của mình với mục đích:

Hệ thống hóa kiến thức về cơ cấu tổ chức

Áp dụng lý thuyết cũng như cá phương pháp phân tích đã học để từ đó nghiên cứu đánhgiá cơ cấu tổ chức của công ty, nhận biết các yêu điểm, khuyết điểm của cơ cấu tổ chứctrong công ty và đưa ra một vài kiến nghị cho cơ cấu tổ chức của công ty

2/Đối tương và phạm vi:

• Đề tài được viết trong quá trình thực tập tại công ty TNHH TM Thế Giới Trẻ

• Thời gian viết đề tài bắt đầu từ ngày 08-04-2013 đến ngày 08-05-2013

• Đề tài được lấy số liệu, chứng từ vào năm 2010, 2011,2012

3/Phương pháp nghiên cứu:

• Nghiên cứu tài liệu (sổ sách, bảng biểu, chứng từ ) của công ty trong năm cũ và nămhiện hành

• Quan sát quy trình, cách thức tiến hành công việc của các nhân viên nhân sự tại phòngnhân sự và các phòng ban khác

• Xác minh những thông tin tự tìm hiểu được bằng cách hỏi lại trưởng phòng nhân sự củacông ty

• Phân tích theo chiều ngang là so sánh diễn biến của các chỉ tiêu, cácbiến động trong kết quả kinh doanh

• Phân tích sự tác động lẫn nhau giữa các yếu tố trong các chỉ tiêu tàichính

• Phân tích theo chiều dọc xem xét tỷ trọng từng bộ phận trong tổng thểquy mô chung

• Phân tích cơ cấu tổ chức hiện nay của công ty để biết những mặt tíchcực và hạn chế trong công tác tổ chức của công ty

4/Kết cấu của chuyên đề:

Khóa luận gồm 3 chương:

 Chương 1: Cơ sở lý luận của công tác tổ chức

 Chương 2: Giới thiệu chung về công ty TNHH TM Thế Giới Trẻ

 Chương 3: Những nhận xét đánh giá về cơ cấu tổ chức tại công ty

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC1.1 Sự cần thiết khách quan của công tác tổ chức

1.1.1 Khái niệm và bản chất của tổ chức

Trong các hoạt động về quản trị thì ra quyết định là hoạt động trung tâm, các hoạt động

về hoạch định là để thiết lập mục tiêu và kế hoạch thực hiện nó Tuy nhiên liên kết các bộphận, các nguồn lực trong một thể thống nhất để thực hiện các chiến lược, sách lược, các

kế hoạch đã đề ra không gì khác hơn công tác tổ chức

Mặt khác muốn cho công việc diễn ra hằng ngày thuận buồm xuôi gió, được chuyênmôn hóa và có hiệu quả cao chúng ta cần có một tổ chức vững mạnh Như vậy tổ chức làhoạt động cần thiết tất yếu để xây dựng cơ cấu, guồng máy nhằm đảm bảo cho các hoạtđộng quản trị đạt được mục tiêu của mình

Công tác tổ chức trong một dơn vị thường được xem xét trên ba khía cạnh: tổ chứcguồng máy, tổ chức nhân sự và tổ chức công việc Cũng như mọi hoạt động quản trị kháccông tác tổ chức cũng có hai mặt : nội dung và hình thức của nó

1.1.1.1 Khái niệm

Tổ chức là quá trình xác định công việc cần phải làm và phân công cho các đơn vị cánhân đảm nhận các công việc đó, tạo ra mối quan hệ ngang dọc trong nội bộ tổ chứcnhằm thực hiện mục tiêu chiến lược của tổ chức một cách hiệu quả

Bộ máy tổ chức (cỏ cấu tổ chức ) là tổng hợp các bộ phận (các khâu) khác nhau đượcchuyên môn hóa và có những quyền hạn, trách nhiệm nhất định được bố trí theo các cấpnhằm đảm bảo việc thực hiện các chức năng của quản trị và thực hiện mục tiêu chung đãxác định

Tổ chức bộ máy là quá trình thiết lập các bộ phận (các phòng ban, các khâu) và phânchia công việc theo từng nhóm chức năng để tạo ra một môi trường thuận lợi nhằm phát

huy khả năng của mọi thành viên trong tổ chức và đáp ứng tốt yêu cầu nhiệm vụ đượcgiao, góp phần hoàn thành mục tiêu chung đạt hiệu quả.

1.1.1.2 Bản chất của tổ chức

Trả lời được câu hỏi bản chất của tổ chức là gì sã giúp cho chúng ta hiểu được chứcnăng cơ bản mà nó phải gánh vác phải, nó giúp cho nhà quản trị hiểu được bản chất côngviệc mình cần phải làm về mặt tổ chức Trong nhiều công trình nghiên cứu khoa học đãchỉ ra rằng đến 70%-80% những khiếm khuyết trong công tác thực hiện mục tiêu là doyếu kém trong công tác tổ chức Như vậy tổ chức là một trong những hoạt động quantrọng nhất của quản trị Tuy nhiên thực tế có nhiều cách hiểu khác nhau về thuật ngữ này.Theo từ điển tiếng Việt của viện ngôn ngữ thì " tổ chức" có các nghĩa sau đây:

 Làm thành một chỉnh thể, có một cấu tạo những cấu trúc và một chức năng nhấtđịnh

 Làm những gì cần thiết để tiến hành một hoạt động nào đó nhằm có được mộthiệu quả tốt nhất

 Làm công tác tổ chức cán bộ

V.v

Tổ chức theo từ gốc Hi Lạp " Organon" nghĩa là "hài hòa", từ "tổ chức" nói lên mộtquan điểm rất tổng quát "đó là cái đem lại bản chất thích nghi với sự sống" Theo ChesterI.Barnard thì tổ chức là một hệ thống những hoạt động hay nỗ lực của hai hay nhiều ngườiđược kết hợp với nhau một cách có ý thức Theo Harold Koontz; Cyril Odonnell và HeinzWeihrich thì "công tác tổ chức là việc nhóm gọp các hoạt động cần thiết để đạt được mụctiêu, là việc giao phó mỗi nhóm cho một người quản lí với quyền hạn cần thiết để giámsát nó, và là việc tạo điều kiện cho việc liên kết ngang dọc trong cơ cấu của doanhnghiệp" Ở đây có thể dẫn ra nhiều quan niệm của các tác giả khác nữa nhưng điều quantrọng hất là chúng ta cần xem xét tổ chức từ góc độ khoa học quản trị, có nghĩa là chúng

ta tập trung nghiên cứu những phạm trù, những quy luật và tính chất quy luật về tổ chức

và cách áp dụng chúng vào hoàn cảnh thực tiễn

và thời cơ khi nó xuất hiện và lúng túng bị động khi phải đối phó với các nguy cơ Khôngbiết cách tổ chức giải quyết các công việc một cách khoa hocjcos thể làm hỏng công việc,lãng phí các nguồn tài nguyên (nhân tài, vật lực ), đánh mất cơ hội, làm cho tổ chức bịsuy yếu

Đặc tính chung của công tác tổ chức là:

 Phối hợp các nỗ lực

 Cùng có mục đích hay mục tiêu chung

 Phân chia công việc

 Thứ bậc của quyền lực

 Liên kết sức mạnh của tất cả các bộ phận

Chức năng tổ chức

Tổ chức là một hoạt động quan trọng và nó có những chức năng chủ yếu sau:

 xây dựng và hoàn thiện guồng máy cùng cơ cấu quản trị

 Liên kết hoạt động của các cá nhân, bộ phận và lĩnh vực hoạt động thành một thểthống nhất hành động đạt mục tiêu quản trị đã đề ra.

 Thiết kế và thực hiện công việc

 Xây dựng một đội ngũ cán bộ quản trị giỏi về chuyên môn, nhiệt tình và tráchnhiệm trong công việc, đoàn kết gắn bó và giúp đỡ nhau cùng hoàn thành nhiệm vụđược giao

Những yêu cầu chính trong công tác tổ chức là: khoa học, hiệu quả, kết hợp quyềnlợi, lợi ích và quyền hạn cùng trách nhiệm, cụ thể, sáng tạo, kết hợp lợi ích trước mắt vàlợi ích lâu dài

Đối tượng của công tác tổ chức là: cơ cấu bộ máy tổ chức, cán bộ quản trị,các côngviệc cụ thể, văn hóa tổ chức

Phân loại công tác tổ chức:

 Tổ chức nhất thời và tổ chức cố định thường xuyên

1.1.2.2 Mục tiêu của công tác tổ chức

Mục tiêu của công tác tổ chức có một vai trò quan trọng trong việc định hướng,hoạch định, kiểm soát và ra quyết định trong lĩnh vực này Tronh kinh doanh chúng tathường phải trả lời cac câu hỏi như: mục tiêu của việc tổ chức một hệ thống kênh phânphối trên thị trường mới hoặc mục tiêu của việc tổ chức xây dựng hệ thống quản trị chấtlượng là gì? Một điều rõ ràng là không xác định đượcnhững mục tiêu cơ bản của công tác

tổ chức thì không thể đánh giá chất lượng, kết quả và hiệu quả của công ty này

Mục tiêu của tổ chức là những cái đích cần đạt được trong các hoạt động thuộc vềchức năng này Nhìn chung những mục tiêu cơ bản về mặt tổ chức mà các đơn vị thường

hay nhắm tới là:

 Xây dựng một bộ máy quản trị gọn nhẹ và có hiệu quả

 Xây dựng nề nếp của tổ chức văn hóa lành mạnh

 Tổ chức công việc khoa học

 Phát triển, uốn nắn và điều chỉnh kịp thời mọi hoạt động yếu kém trong tổ chức

 Phát huy hết được sức mạnh của các nguồn tài nguyên vốn có

 Tạo thế lực cho tổ chức thichs ứng với mọi hoàn cảnh thuận lợi cũng như khókhăn ở bên trong và bên ngoài đơn vị

V.v

Cũng như mọi loại mục tiêu quản trị khác, mục tiêu của công tác tổ chức phải khoahọc, khả thi, phù hợp với hoàn cảnh thực tiễn Khác với yêu cầu về các loại mục tiêu quảntrị khác, yêu cầu với các mục tiêu về tổ chức là phải tuân thủ những quy luật khách quanđặc thù của công tác tổ chức

Cơ sở khoa học của việc xác định mục tiêu của công tác tổ chức:

 Nhu cầu về công tác tổ chức

 Hoàn cảnh cụ thể ở mỗi đơn vị

 Hiểu biết và khả năng vận dụng các quy luật khách quan về quản trị nói chung và

cơ quan mà nhà quản trị quan tâm

Thứ nhất: mục tiêu và chiến lược hoạt đông của doanh nghiệp

Nhiệm vụ mục tiêu chiến lược là cơ sở căn cứ để nhà quản trị thực hiện chức năng tổchức Chiến lược của một xí ngiệp có ảnh hưởng đến bộ máy của xí nghiệp theo ba lí dosau đây:

1) Chiến lược xác định các nhiệm vụ của xí nghiệp và căn cứ vào các nhiệm vụ đó

mà xây dựng bộ máy

2) Chiến lược quyết định loại công nghệ kĩ thuật và con người phù hợp với việc hoànthành các nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức sẽ phải được thiết kế theo loại công nghệ được sửdụng cũng như theo những đặc điểm của con người trong xí nghiệp đó

3) Chiến lược được xác định hoàn cảnh môi trường trong đó xí nghiệp sẽ hoạt động

và hoàn cảnh môi trường này sẽ ảnh hưởng đến vệc thiết kế bộ máy tổ chức

Thứ hai: Bối cảnh kinh doanh hay bối cảnh xã hội

Hoàn cảnh bên ngoài của một công ty có thể là một trong ba loại hình : ổn định, thayđổi và xáo trộn Một hoàn cảnh ổn định là một hoàn cảnh không có hay ít có những thayđổi đột biến ít có sản phẩm mới, nhu cầu thị trường ít thăng trầm, luật pháp liên quan đếnhoạt động kinh doanh ít thay đối, khoa học, kĩ thuật mới ít xuất hiện Tình hình kinh tế

xã hội trên toàn thế giới với sự thay đổi xã hội nhanh chóng về mặt khoa học kĩ thuật chothấy hiện nay khó để có một hoàn cảnh ổn định cho các công ty Tuy nhiên không phải làkhông có các công ty xí nghiệp vẫn giữ nguyên bộ máy tổ chức của họ trải qua hàng trămnăm( như công ty E.E Dickinson) với sản phẩm đặc biệt truyền thống của họ Trái lại mộthoàn cảnh thay đổi là một hoàn cảnh trong đó có sự thay đổi thường xuyên xảy ra đối vớicác yếu tố đã kể trên(sản phẩm, thị trường, luật pháp ) Trong hoàn cảnh này các nhàquản trị cần phải thay đổi bộ máy tổ chức của họ theo các thay đổi đó Nói chung, đó lànhững thay đổi có thể dự báo trước và không gây bất ngờ Các văn phòng luật sư, cáccông ty tư vấn pháp luật thường phải luôn luôn bố trí cơ cấu tổ chức để thích nghi với cácthay đổi thường xuyên của pháp luật, là một ví dụ Khi các đối thủ cạnh tanh đưa ra cácsản phẩm mới một cách bất ngờ, khi pháp luật bất ngờ thay đổi, khi những khoa học kĩ

thuật mới tạo ra những thay đổi cách mạng trong phương pháp sản xuất, đó là lúc màhoàn cảnh của xí nghiệp có thể được gọi là hoàn cảnh xáo trộn.

Thứ ba: Cơ cấu và công nghệ sản xuất

Nhiều công trình nghiên cứu đã chứng minh rằng công nghệ sản xuất của một xínghiệp là một yếu tố quan trọng có ảnh hưởng đến việc thiết kế bộ máy tổ chức Các cuộcđiều tra cho thấy không có mối quan hệ nào của cơ cấu và công nghệ, nhưng lại tìm thấymối quan hệ giữa cơ cấu tổ chức của xí nghiệp với công nghệ ứng dụng Woodward đãcho thấy rằng những xí nghiệp có công nghệ sản xuất quy trình hoạt động phức tạpthường có cơ cấu tổ chức nhiều cấp bậc, với đặc điểm là mức đọ giảm sát và phối hợpthực hiện công việc được thực hiện ở cường độ cao Woodward cũng cho thấy rằng tầmhạn quản trị thường là hẹp ở các xí nghiệp sản xuất thủ công, cũng như ở xí nghiệp cócông nghệ tinh vi hiện đại Trái lại, trong xí nghiệp làm việc theo lối dây chuyền, vì côngnghệ đã trở thành đơn giản, tầm hạn quản trị lại khá rộng, nghĩa là một nhà quản trị có thểgiám sát công việc của một số đông công nhân Một đặc điểm thứ ba của mối quan hệgiữa công nghệ và cơ cấu tổ chức là khi công nghệ trong xí nghiệp càng tinh vi và hiệnđại thì số lượng viên chức thư kí văn phòng lại càng tăng để giải quyết các công việc giấy

tờ, các công biệc bảo trì

Thứ tư: Con người trong xí nghiệp

Những cá nhân có ảnh hưởng trước hết đối với công tác xây dựng bộ máy tổ chức lànhà quản trị cấp cao Sở thích, thói quen, quan niệm riêng của họ thường để dấu ấn trêncách tổ chức của xí nghiệp mà họ phụ trách Ngoài các nhà quản trị, cơ cấu tổ chứcthường cũng phải phù hợp với các đặc điểm về trình độ, về tác phong làm việc của nhânviên trong xí nghiệp Như đã trình bày, tầm hạn quản trị, một yếu tố quyết định bộ máy tổchức có nhiều hay ít cấp bậc, hoàn toàn là một biến số phụ thuộc vào các đặc trưng củacon người trong mỗi xí nghiệp

1.2 Nội dung cơ bản của cơ cấu tổ chức

1.2.1 Cơ cấu tổ chức quản trị và nguyên tắc tổ chức

1.2.1.1 Cơ cấu tổ chức quản trị

Cơ cấu tổ chức quản trị là tổng hợp các bộ phận (hoặc các khâu) khác nhau được

chuyên môn hóa và có những trách nhiệm, quyền hạn nhất định, được bố trí theo nhữngcấp nhằm bảo đảm thực hiện các chức năng quản trị và phục vụ mục tiêu chung đã xácđịnh

Cơ cấu tổ chức quản trị càng hoàn thiện thì càng tác động một cách hiệu quả đến hoạtđộng sản xuất, kinh doanh, dịch vụ làm gia tăng lợi nhuận Ngược lại, nếu cơ cấu tổ chứccồng kềnh, nhiều cấp, nhiều khâu, thiết kế công việc không tương quan quyền hành, xếpđặt nhân viên không đúng thì nó sẽ trở thành nhân tố kìm hãm sản xuất kinh doanh và lợinhuận

Vì vậy, việc luôn luôn phát triển và hoàn thiện cơ cấu tổ chức tổ chức quản trị sẽ đảmbảo cho doanh nghiệp phản ứng nhanh chóng trước những biến động xảy ra trong sảnxuất kinh doanh, tạo điều kiện nâng cao hiệu quả sử dụng các nguồn tài chính, năng lựcsản xuất lao động

Vai trò của cơ cấu tổ chức thể hiện ở những mặt sau:

 Hiệu quả và hiệu lực tổ chức

 Tính chuyên môn và chuyên nghiệp

 Biên chế nề nếp và quy chế làm việc

 Trách nhiệm và quyền hạn của mỗi bộ phận

Những yêu cầu khi thiết kế và xây dựng cơ cấu tổ chức:

 Thiết kế và xây dựng được một cơ cấu tiên tiến và có hiệu quả ở mỗi tổ chức

 Hoàn thiện cơ cấu tổ chức cho phù hợp với mục tiêu, nhiệm vụ và hoàn cảnh thực

tiễn trong mỗi giai đoạn phát triển của tổ chức.

 Phát huy được tính năng động nhạy bén và trách nhiệm của mỗi cá nhân

1.2.1.2 Nguyên tắc tổ chức

Công tác tổ chức phải được thực hiện dựa trên năm nguyên tắc sau:

Thứ nhất: Nguyên tắc gắn mục tiêu với tổ chức: Tổ chức với mục đích của nó lànhằm thực hiện mục tiêu hiệu hay tổ chức bộ máy trên cơ sở mục tiêu đã định Vì vậyviệc tổ chức bộ máy tổ chức phải được gắn chặt với mục tiêu đã đượ xác định

Thứ hai: Nguyên tắc hiệu quả: cơ sở của hiệu quả là tối thiểu hóa chi phí sản xuất do

đó doanh nghiệp cần phải phân công công việc đúng người, phù hợp với khả năng, trìnhđộ

Thứ ba: Nguyên tắc cân đối: để hoàn thành công việc nhà quản trị phải thực hiệncông việc là giao việc cho cá nhân hay bộ phận trong tổ chức đảm nhiệm phù hợp vớiquyền hạn và trách nhiệm của cá nhân bộ phận đó tại doanh nghiệp

Thứ tư: Nguyên tắc thống nhất chỉ huy: các cá nhân trong các bộ phận nên chỉ cómột cấp chỉ huy duy nhất, các cấp cần phải coi trọng nguyên tắc này để tránh mâu thuậnhoặc ưu tiên trái ngược nhau khi cấp dưới có nhiều cấp trên trực tiếp chỉ huy

Thứ năm: Nguyên tắc linh hoạt: môi trường xung quanh mỗi doanh nghiệp luôn luôn

biến đỏi theo nhiều chiều hướng khác nhau, vì vậy doanh nghiệp cần phải luôn luôn sẵngsàng với việc biến đổi cử môi trường để doanh nghiệp không bị ảnh hưởng nghiêm trọngmỗi khi doanh nghiệp có sự biến đổi

1.2.2 Phương pháp phân chia bộ phận trong cơ cấu tổ chức

1.2.2.1 Phân chia theo tầm hạn quản trị

Tầm hạn quản trị, hay còn gọi là tầm hạn kiểm soát, là phạm vi số lượng nhân viên

mà nhà quản trị có thể quản lí một cách trực tiếp

Về mặt tổ chức, tầm hạn quản trị có liên quan mật thiết đến số lượng các tầng nấctrung gian trong một xí nghiệp.Bộ máy có tầng nấc quản trị càng nhiều thì tầm hạn quảntrị hẹp và ngược lại Bộ máy tổ chức ít tầng nấc trung gian được gọi là bộ máy tổ chức

thấp, Bộ máy có nhiều tầng nấc là bộ máy tổ chức cao.

1.2.3.2 Phân chia theo thời gian

Một trong những hình thức phân chia bộ phận lâu đời nhất thường được sử dụngtrong cấp thấp trong tổ chức là nhóm gộp các hoạt động theo thời gian( theo ca, theo kíp).Hình thức phân chia này thường được áp dụng ở nhũng đơn vị phải hoạt động liên tục đểkhai thác công suất máy với hiệu quả cao hơn

1.2.2.3 Phân chia theo chức năng

Việc nhóm gộp các hoạt động cùng chuyên môn thành chức năng được sử dụng rộngrãi trong thực tế Trong mỗi bộ phận đó lại phân chia thành những đơn vị nhỏ lo việcghiên cứu tiếp thị, lo việc tuyên truyền quản cáo Ưu điểm của cách thức này là bỏa đảm

sự thi hành các chức năng chủ yếu và sử dụng được kiến thức chuyên môn Tuy nhiêncách thức này có nhược điểm là thường các đơn vị mải mê theo chức năng riêng củamình, và quên mục tiêu chung của toàn xí nghiệp

1.2.2.4 Phân chia theo lãnh thổ

Là một cách thức được áp dụng khi xí nghiệp hoạt động trên địa bàn khá rộng vàthường thì king doanh những sản phẩn giống nhau Cách thức này cũng được áp dụngtrong việc thành lập các dơn vị hành chính sự nghiệp theo lãnh thổ Nhà quản trị chọncách thức náy khi những đặc điểm của địa phương là quan trọng đối với đầu vào sản xuất,hoặc đối với sự tiêu thụ sản phẩm Tuy nhiên cách thức này có nhược điển là tạo nên tìnhtrạng trùng lặp trong tổ chức của các đơn vị theo lãnh thổ , làm phát sinh nhiều chi phícho xí nghiệp

1.2.2.5 Phân chia theo sản phẩm

Là cách thức trong đó xí nghiệp sản xuất hoặc kinh doanh theo nhiều sản phẩm,thành lập nên những doanh nghiệp chuyên kinh doanh theo loại sản phẩm Cách thức nàyđược áp dụng khi các sản phẩm có quy trình công nghệ sản xuất và chiến lược tiếp thịkhác nhau

1.2.2.6 Phân chia theo khách hàng

Phản ánh việc quan tâm của xí nghiệp đối với việc thỏa mãn cac yêu cầu khác biệt

nhau của từng loại khách hàng Cách thức tổ chức này được áp dụng rộng rãi trong các tổchức kinh doanh, và thường được áp dụng nhiều trong các tổ chức cơ sở hành chính sựnghiệp.

1.2.2.7 Phân chia theo quy trình hay thiết bị.

Cách thức phân chia này có thể được ví dụ bằng ví dụ xí nghiệp tổ chức nên bộ phậnphụ trách việc xi mạ, bộ phận phụ trách sơn phủ, hoặc bộ phạn vi tính

1.2.3 Các kiểu cơ cấu tổ chức quản trị

1.2.3.1 Cơ cấu tổ chức quản trị trực tuyến

Cơ cấu này được xây dựng trên nguyên lý sau:

 Mỗi cấp chỉ có thủ trưởng cấp trên trực tiếp

 Mối quan hệ trong cơ cấu tổ chức này được thiết lập theo cơ chế chiều dọc

 Công việc quản trị được tiến hành theo tuyến

Ưu nhược điểm của cơ cấu này:

Ưu điểm:

 Tuân thủ nguyên tắc một thủ trưởng

 Tạo ra sự thống nhất tập trung cao độ

 Chế độ trách nhiệm rõ ràng

Nhược điểm:

 Không chuyên môn hóa Do đó đòi hỏi nhà quản trị phải có kiến thức toàndiện

 Hạn chế việc sử dụng các chuyên gia có trình độ

 Dễ dẫn đến cách quản lí gia trưởng

Tuy nhiên cơ cấu này lại rất phù hợp với quy mô nhỏ, sản phẩm không phức tạp vàtính chất sản xuất liên tục

Hình 1.2.3.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức quản lí trực tiếp

1.2.3.2 Cơ cấu tổ chức quản trị theo chức năng

Cơ cấu này được thực hiện trên nguyên lí là:

- Có sự tồn tại các dơn vị chức năng

- Không theo tuyến

- Các đơn vị chức năng có quyền chỉ đạo các đơn vị trực tuyến, do đó mỗi người cấpdưới có thể có nhiều cấp trên trực tiếp chỉ huy

Mô hình này có các ưu nhược điểm sau:

Số I

Phân xưởngII

Phân xưởngIII

Cửahàng

Số II

Cửahàng

Số III

 Cơ cấu này được sự giúp sức của các chuyên gia hàng đầu

 Không đòi hỏi người quản trị phải có kiến thức toàn diện

 Dễ đào tạo và dễ tìm kiếm nhà quản trị

Số I

PhânxưởngII

PhânxưởngIII

PhòngKH

Cửahàng

Số II

Cửahàng

Số III

PhòngTC

Phòng

KT PhòngNS PhòngKCS

Phó Giám Đốc Kinh doanh

Hình 1.2.3.2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức quản trị theo chức năng

1.2.3.3 Cơ cấu tổ chức quản trị trực tuyến chức năng

Đây là kiểu cơ cấu hỗn hợp của hai loại cơ cấu trực tieps và chức năng Kiểu cơ cấunày có đặc điểm cơ bản là vẫn tồn tại các đơn vị chức năng nhưng chỉ đơn thuần vềchuyên môn, không có quyền chỉ đạo các đơn vị trực tuyến Những người lãnh đạo trựctuyến chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động và toàn quyền quyết định trong đơn vị mìnhphụ trách

Số I

Phân xưởngII

Phân xưởngIII

PhòngKH

Cửahàng

Số II

Cửahàng

Số III

PhòngTC

Phòng

KT PhòngNS

PhòngKCS

Phó Giám Đốc Kinh doanhGIÁM ĐỐC

Hình 1.2.3.3.3: Sơ đồ cơ cấu tổ chức quản trị trực tuyến-chức năng

ƯU nhược điểm cử cơ cấu này là:

Ưu điểm:

 Có được ưu điểm của cơ cấu trực tuyến và cơ cấu chức năng

 Tạo điều kiện cho các giám đốc trẻ

Nhược điểm:

 Nhiều tranh luận xảy ra do đó nhà quản trị phải thường xuyên giải quyết

 Hạn chế sử dụng kiến thức chuyên môn

 Vẫn có xu hướng can thiệp vào các đơn vị chức năng

1.2.4 Tiến trình tổ chức bộ máy

Tiến trình tổ chức bộ máy bao gồm các bước cơ bản sau:

 Xác định mục tiêu của doanh nghiệp

 Phân tích công việc

 Phân chia công việc theo từng nhóm chức năng

 Phối hợp thực hiện các nhiệm vụ

 Kiểm tra đánh giá

 Tổ chức lại bộ máy

1.2.5 Tiến trình tổ chức công việc

Quy trình thiết kế công việc thường được thục hiện theo những bước cơ bản sau:

1) Xác định nội dung của những công việc cần làm và mục tiêu cần đạt được củanhững công việc đó.

2) Thu thập thông tin và phân tích khả năng thực hiện công việc từ các góc độ: máymóc, thiết bị, mặt bằng, công nghệ, vốn liếng, thời cơ, thời gian, quan hệ, conngười, và năng lực chuyên môn, sở trường và nhiệt tình trách nhiện của họ

3) Thiết kế và phân chia công việc một cách khoa học, hợp lí và tối ưu thành nhưngcông việc làm cụ thể

4) Xây dựng các phương án tổ chức bố trí sắp xếp và thực hiện công việc

5) Lựa chọn phương án tối ưu

6) Tổ chức thực hiện và điều chỉnh công việc cho phù hợp với hoàn cảnh thực tiễn7) Tổ chức rút kinh nghiệm và hoàn thiện công tác thiết kế và tổ chức thực hiệncông việc

1.2.6 Tổ chức cán bộ

Công tác tổ chức cán bộ phải đạt dược những yêu cầu sau:

 Đáp ứng đầy đủ mọi nhu cầu về cán bộ của tổ chức

 Xây dưng, chuẩn bị, đào tạo và bồi dưỡng một đội ngũ cán bộ mạnh về nănglực chuyên môn, đủ về số lượng, thích ứng với mọi hoàn cảnh thay đổi trong tổ chức

 Bảo đảm tính liên tục, tính kế thừa về độ ngũ cán bộ

 Phát huy được tính năng động độc lập, tự chủ, sáng tạo, tinh thần hợp tác, ýthức trách nhiệm và tính hiệu quả của những người làm công tác tổ chức quản trị Muốn công tác tổ chức cán bộ hoàn thành được nhiệm vụ của mình thì cần tuân thủnhững nguyên tắc khoa học sau:

 Tuyển chọn, đào tạo và bố trí cán bộ theo nhu cầu khách quan của công việc

 Bố trí đúng người đúng việc và phù hợp với nguyện vọng sở thích và khảnăng của mỗi người

 Kết hợp hỗ trợ nhau giữa những mặt mạnh và yếu của mỗi cán bộ

 Kết hợp quyền lợi, quyền hạn và trách nhiệm của cán bộ trong tổ chức

 Tạo điều kiện thuận lợi để phát huy dược tối đa khả năng, năng lực, sở

trường, sở đoản của mỗi cán bộ

 Ngăn chặn mọi biểu hiện trù dập, bè phái, cục bộ, nịnh hót, cơ hội, xu hướngchạy theo thành tích cá nhân, mất đoàn kết trong nội bộ hàng ngũ cán bộ

CHƯƠNG 2 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH TM THẾ GIỚI TRẺ2.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty

2.1.1 Lịch sử hình thành công ty

Công ty TNHH TM THẾ GIỚI TRẺ thành lập 2007 với 8 nhân viên và vốn điều lệban đầu là 1.200.000.000 đồng

 Tên giao dịch: THE GIOI TRE CO ,LTD

 Địa chỉ: 2025/40 Quốc lộ 1A, Phường Đông Hưng Thuận, Quận 12, Thành phố

Hồ Chí Minh, Việt Nam

 Giám đốc/ đại diện pháp luật: Nguyễn Mười

 Số giấy phép kinh doanh: 4102054556

2.1.2 Chức năng nhiệm vụ và quyền hạn kinh doanh của công ty

2.1.2.1 Chức năng nhiệm vụ của công ty