Kĩ năng quy trình tổ chức sự kiện

Kĩ năng quy trình tổ chức sự kiện Kĩ năng quy trình tổ chức sự kiện Kĩ năng quy trình tổ chức sự kiện Kĩ năng quy trình tổ chức sự kiện Kĩ năng quy trình tổ chức sự kiện Kĩ năng quy trình tổ chức sự kiện Kĩ năng quy trình tổ chức sự kiện Kĩ năng quy trình tổ chức sự kiện Kĩ năng quy trình tổ chức sự kiện

KĨ NĂNG

TỔ CHỨC SỰ KIỆN

TRAINING 2013 MARKETING DEPARTMENT

MS CLAUDIA VU

TỔ CHỨC SỰ KIỆN

 Định nghĩa “sự kiện”

 Phân loại sự kiện

 Nhiệm vụ của một người tổ chức sự kiện (TCSK)

 Kế hoạch + Quy trình TCSK

 Quy trình quản lý TCSK

ĐỊNH NGHĨA “SỰ KIỆN”

“Một phần của PR, các hoạt động nhằm quảng

bá cho thương hiệu, hình ảnh, sản phẩm/dịch

vụ của doanh nghiệp; hoặc xây dựng, duy trì mối quan hệ với cổ đông, nhân viên, đối tượng mục tiêu.”

PHÂN LOẠI SỰ KIỆN

 Đối ngoại – Đối nội:

+ Đối ngoại: Họp báo, hội thảo, khai trương, kí hợp đồng…

+ Đối nội: Đại hội cổ đông, đại hội cán bộ nhân viên…

 Mức độ trang trọng:

Very formal – Smart casual – Conference/Seminar - Casual

 Mục đích:

+ Phi thương mại: Ra mắt sp mới, khai trương, động thổ…

+ Thương mại: Hội chợ, triển lãm, ngày hội khuyến mại…

 Địa lý, bản chất:

Chính trị XH – Văn hóa – Từ thiện – Thể thao – Cấp TP – Cấp QG

NHIỆM VỤ NGƯỜI TỔ CHỨC SỰ

KIỆN

1 Hiểu biết cặn kẽ về:

 Mục đích, tính chất sự kiện

 Thành phần tham dự, đối tượng sự kiện hướng đến

2 Khả năng bao quát, quản lý các vấn đề liên quan đến sự kiện:

 Địa điểm diễn ra sự kiện, điểm đến tiếp sau sự kiện (nếu có)

 Các đơn vị cung cấp hậu cần: âm thanh, ánh sáng, hiệu ứng đặc biệt, bàn ghế, hoa, nước uống…

 Nhân viên tham gia tổ chức sự kiện, an ninh, nghệ sĩ, khách mời…

NHIỆM VỤ NGƯỜI TỔ CHỨC SỰ

KIỆN

3 Lường trước các sự cố

Lập sẵn các kế hoạch dự phòng trong các trường hợp xấu

liên quan đến thời tiết, an ninh, kĩ thuật có thể xẩy ra

4 Quản lý tốt về truyền thông

- Tạo điều kiện tốt cho báo chí tác nghiệp

- Thu thập, chọn lọc ảnh của các nhà báo làm tư liệu

5 Khả năng đáp ứng cao nhất các vấn đề phát sinh

- Điện áp, các thiết bị dự trù

- Thời gian tổ chức sự kiện phải đẩy sớm/lùi lại

- Phương án bổ sung, thay thế khi cháy chương trình do sự cố phát sinh

QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Xây dựng ý tưởng

Xây dựng ý tưởng

Lập đề án chi tiết kèm ngân sách sơ

bộ

Lập đề án chi tiết kèm ngân sách sơ

bộ

Kế hoạch thực hiện chi tiết

Kế hoạch thực hiện chi tiết

Tiến hành sự kiện – Quản lý ngân sách

Tiến hành sự kiện – Quản lý ngân sách

Báo cáo tổng kết

– đánh giá

Báo cáo tổng kết

– đánh giá

QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN

1 XÂY DỰNG Ý TƯỞNG:

Mục đích tổ chức sự kiện?

Các thành phần tham gia?

Tính chất, quy mô sự kiện?

Thời gian, địa điểm tổ chức sự kiện?

Ngân sách định mức dành cho sự kiện?

Ý tưởng chủ đạo, điểm nhấn cho sự kiện?

BRAINSTOR

M

QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN

2 LẬP ĐỀ ÁN TỔ CHỨC SỰ KIỆN :

Lựa chọn ý tưởng chủ đạo, xây dựng kịch bản sự kiện

Phác thảo kế hoạch truyền thông, quảng bá sự kiện

Liệt kê các vật tư, nhân lực cần thiết cho sự kiện

Check giá các hạng mục đã liệt kê, lập bảng dự trù kinh phí trình lãnh đạo phê duyệt

Lên ý tưởng thiết kế các mẫu giấy mời, bandroll, phướn, banner, tờ rơi, backdrop, video clip… dùng để quảng bá

QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN

3 KẾ HOẠCH THỰC HIỆN CHI TIẾT:

Xin giấy phép tổ chức sự kiện (nếu cần), làm việc trước với

cơ quan quản lý hành chính

Duyệt mẫu thiết kế và cho in các mẫu giấy mời, bandroll, phướn, backdrop, poster…

Triển khai kế hoạch truyền thông quảng bá sự kiện

Hoàn tất các hợp đồng với các nhà cung cấp để có đầy đủ vật tư, nhân lực cho tổ chức sự kiện

QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN

3 KẾ HOẠCH THỰC HIỆN CHI TIẾT:

Thảo hồ sơ xin tài trợ và tiến hành liên hệ xin tài trợ/ cộng tác

Thi công các hạng mục cần thiết: lắp đặt sân khấu, dàn

âm thanh – ánh sáng, căng khung backdrop, trang trí…

Lập bảng phân công nhân sự cụ thể, chi tiết Lựa chọn

MC, PG, an ninh, hậu cần… cẩn thận

Gửi giấy mời khách VIP, gọi điện confirm

QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN

3 KẾ HOẠCH THỰC HIỆN CHI TIẾT:

Quan tâm đến danh sách khách mời, chuẩn bị phương án tiếp đón VIP, bài diễn văn của VIP…

Quan tâm đến quà tặng cho khách sau sự kiện

Kiểm soát, điều chỉnh ngân sách thực tế, các khoản phát sinh Giữ hóa đơn, lập bảng biểu rõ ràng

Ráp nối, tổng duyệt chương trình

Chú ý xem thời tiết!

QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN

4 TIẾN HÀNH SỰ KIỆN:

Ngay trước sự kiện:

 Check lại kịch bản, lời dẫn của MC, bài diễn văn của đại biểu

 Check lần cuối âm thanh, ánh sáng, trang trí…

 Chỉnh đốn trang phục theo đúng quy định

 Nhắc nhở kĩ việc tiếp đón VIP, vị trí ngồi của VIP

 Tiếp đón, chuẩn bị kĩ càng khu vực tác nghiệp của báo chí

 Phổ biến lại yêu cầu đối với bộ phận chụp ảnh, quay phim

QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN

4 TIẾN HÀNH SỰ KIỆN:

 Trong sự kiện:

tình huống

QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN

4 TIẾN HÀNH SỰ KIỆN:

 Sau sự kiện:

kế tiếp

Chọn lọc những hình ảnh có giá trị làm tư liệu gửi báo chí

QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN

5 LẬP BÁO CÁO TỔNG KẾT – ĐÁNH GIÁ:

Ekip tổ chức sự kiện nhóm họp tổng kết, nhận xét khâu tổ chức, rút kinh nghiệm

 Chốt lại bảng liệt kê chi phí thực chi gửi bộ phận

kế toán

Lập báo cáo tổng kết gửi lãnh đạo

$$$ REPORT

THỰC HÀNH

Lên kế hoạch tổ chức các sự kiện sau:

1. Lễ khai mạc giải bóng đá SV New Ocean Cup 2013

2. Event “Chào xuân 2013” khuấy động không khí tại cơ sở 2, Trần Đại Nghĩa của Anh ngữ New Ocean

3. Triển lãm giáo dục quốc tế New Ocean 2013

4. Tọa đàm tư vấn tuyển dụng, hướng nghiệp giữa New Ocean

và sinh viên ĐH Thương Mại

5. Gala liên hoan cuối năm của New Ocean

6. Buổi team-buiding nhân dịp tập thể New Ocean đi nghỉ hè

~ Gracias por atención~