Phạm vi áp dụng: lưu trình này được thiết lập để kiểm tra hiệu quả hoạt động của hệ thống bao gồm bộ phận sản xuất, kho vải, kho phụ liệu, kho thành phẩm, khu vực xuất hàng, bảo vệ, xuất
Trang 1LƯU TRÌNH KIỂM SOÁT AN NINH NỘI BỘ INTERNAL PERIODIC UNANNOUNCEMENT SECURITY CHECK PROCEDURE
1 Mục đích: đảm bảo hệ thống an ninh C-TPAT đang vận hành và áp dụng trong nhà
máy được duy trì và phát huy có hiệu quả
2 Đối tượng: hệ thống an ninh C-TPAT trong nhà máy.
3 Phạm vi áp dụng: lưu trình này được thiết lập để kiểm tra hiệu quả hoạt động của hệ
thống bao gồm bộ phận sản xuất, kho vải, kho phụ liệu, kho thành phẩm, khu vực xuất hàng, bảo vệ, xuất nhập khẩu, kho vải, kho phụ liệu, kho thành phẩm, khu vực xuất hàng, nhân sự, IT và các đối tác của nhà máy
4 Các quy định:
a) Bộ phận sản xuất, kho vải, kho phụ liệu, kho thành phẩm, khu vực xuất hàng, bảo vệ:
- Hàng tháng trưởng nhóm an ninh sẽ tiến hành tổ chức cuộc kiểm tra định kỳ không thông báo trước đến tất cả các đơn vị
- Việc ấn định ngày giờ kiểm tra do trưởng nhóm an ninh quyết định và chỉ thông báo đến các thành viên ngay thời điểm kiểm tra
- Các thành viên sẽ được tập trung và phân công mỗi người sẽ chịu trách nhiệm một khu vực riêng biệt
- Dựa vào biểu kiểm tra “biểu kiểm tra an ninh” mà mỗi thành viên sẽ chấm điểm theo tỷ lệ đạt được và tỷ lệ không đạt được
- Sau mỗi tháng trưởng nhóm sẽ quyết định hoán đổi vị trí kiểm tra giữa các thành viên
- Kết quả kiểm tra sẽ được tập hợp và báo cáo về trưởng nhóm an ninh ngay sau khi đánh giá xong
- Việc đánh giá phải thể hiện tính khách quan và phát hiện được vấn đề để đưa ra biện pháp phòng chống an ninh cao nhất
- Dựa vào kết quả đánh giá, trưởng ban an ninh sẽ làm báo cáo và phân công từng người phụ trách giám sát và theo dõi
- Sau khi việc cải thiện đã được hoàn tất thì phải chụp hình chứng minh công việc đã được thực sự cải thiện
- Kết quả kiểm tra và hành động khắc phục sẽ được lưu lại trong vòng 2 năm
b) Bộ phận văn phòng: nhân sự, IT, xuất nhập khẩu.
- Hàng tháng bộ phận compliance sẽ tiến hành kiểm tra các tài liệu, chứng từ, dữ liệu của từng bộ phận
1
Trang 2- Sau khi kiểm tra nếu phát hiện vấn đề thiếu sót thì lập tức yêu cầu đơn vị liên quan khắc phục ngay lập tức hoặc phải báo cáo vấn đề trực tiếp đến Tổng giám đốc để có quyết định
- Kết quả khắc phục sẽ được theo dõi bởi bộ phận compliance
c) Các đối tác của nhà máy: phương tiện vận tải, nhà máy gia công.
- Định kỳ hàng tháng bộ phận compliance sẽ phối hợp cùng đơn vị liên quan để tiến hành kiểm tra ngẫu nhiên việc áp dụng hệ thống C-TPAT như đã cam kết trước đây của đối tác
- Các đối tác phải tuân thủ đầy đủ các quy định và các quy trình, thủ tục do nhà máy đưa ra
- Qua kiểm tra nếu phát hiện vấn đề thiếu sót, đề nghị phía bên đối tác phải đưa ra những hành động và phương án cải thiện cụ thể
- Sau khi cải thiện xong đơn vị phải báo cáo lại công ty để cập nhật thông tin và có kế hoạch phúc tra cụ thể
Sơn Hà ngày 01 tháng 10 năm 2010 PHÒNG TỔ CHỨC_HÀNH CHÁNH Nơi Nhận
- Các Phịng Ban
- Lưu Phịng TC-NS
2