Tiểu luận xây dựng mô hình quản lý trường đại học URP trong các trường đại học tại việt nam

Nhìn chung, các trường đại học chủ yếu vẫn dựa trên việc ứng dụng từng phân hệ đơn lẻ từ các công ty phần mềm lớn ở trong nước như Công ty CMC và FPT là hai nhà triển khai giải pháp quả

xv

LỜI NÓI ĐẦU

1 Giới thiệu luận án

* Kết cấu tổng thể của luận án

Tổng thể luận án được trình bày trong 248 trang.Ngoài phần mở đầu(7 trang), kết luận(3 trang), danh mục công trình của tác giả, tài liệu tham khảo và phụ lục (92 trang),nội dung chính của luận án được chia thành bốn chương, cụ thể như sau:

- Chương 1: Tổng quan về các công trình liên quan đến luận án: được trình bày trong 28 trang với 2 bảng biểu và 3 sơ đồ, hình vẽ

- Chương 2: Cơ sở lý luận của việc ứng dụng hệ thống ERP vào các trường đại học: được trình bày trong 36 trang với 2 bảng biểu và 5 sơ đồ, hình vẽ

- Chương 3: Sự cần thiết xây dựng và ứng dụng mô hình URP vào các trường đại học Việt Nam trong giai đoạn hiện nay: được trình bày trong 28 trang với 21 bảng biểu và 4 biểu đồ, hình vẽ

- Chương 4: Xây dựng mô hình Quản lý toàn diện trường đại học - URP (Thử nghiệm tại Trường Đại học Kinh tế - Đại học Huế): được trình bày trong 54 trang với 2 bảng biểu và 19 sơ đồ, hình vẽ

* Các kết quả chính của luận án đạt được

- Về mặt lý luận: Luận án đã đưa ra các kết quả nghiên cứu lý luận về việc

xây dựng mô hình URP ứng dụng cho các trường đại học Việt Nam Tác giả đã đề xuất mô hình lý thuyết về URP cũng như quy trình ứng dụng mô hình URP nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý trong các trường đại học Việt Nam

- Về mặt thực tiễn:Trên cơ sở kết quả của cuộc điều tra, phỏng vấn các

chuyên gia, luận án đã đánh giá thực trạng ứng dụng CNTT trong các trường đại học Việt Nam giai đoạn hiện nay Từ đó, luận án đưa ra một đề xuất mới về xây dựng và ứng dụng mô hình URP nhằm hỗ trợ công tác quản lý trong các trường đại học Việt Nam

Tác giả đã thử nghiệm mô hình URPtại Trường Đại học Kinh tế - Đại học Huế với 5 chức năng là: Quản lý nhân sự, Quản lý tài sản, Quản lý đăng ký tín chỉ, Quản lý điểm, Quản lý hồ sơ Các chức năng thử nghiệm bước đầu đã cho kết quả

xvi

tốt Mô hình URPcó thể sử dụng như một mô hình cơ sở để hoàn thiện việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý cho các trường đại học trong cả nước

2 Sự cần thiết của đề tài

Ngày nay, ở các nước phát triển, cơ cấu nền kinh tế đã thay đổi và tiến triển do một số yếu tố Trước hết, nền kinh tế ở các nước này tiếp tục dịch chuyển từ nền kinh

tế công nghiệp sang nền kinh tế dịch vụ Một yếu tố khác là người lao động hầu hết

đã trở thành lao động trí thức, nơi máy tính hay giao diện máy tính trở thành một phần cấu thành công việc của họ Yếu tố quan trọng nữa là công nghệ thông tin được

sử dụng rộng rãi để thu thập và tổng hợp các luồng thông tin từ nguồn xuất phát đến người ra quyết định cuối cùng.Công nghệ thông tin đang trở thành một phần quan trọng của quá trình ra quyết định thông qua hệ thống hỗ trợ quyết định

Ở các doanh nghiệp cũng vậy, các quy trình khác nhau của doanh nghiệp như: kỹ thuật, kinh doanh, sản xuất hoặc mua hàng được tích hợp trong cùng một hệ thống thông tin cho thấy sự kết hợp của nhiều lĩnh vực khác nhau trong quản lý kinh doanh tổng hợp Vì vậy, bắt đầu xuất hiện các hệ thống lập kế hoạch tổng hợp như: nguồn nhân lực và tài chính cùng với các yêu cầu về nguyên liệu và nguồn lực sản xuất Loại hệ thống hợp nhất này được gọi làHoạch định tài nguyên doanh nghiệp - Enterprise Resource Planning (ERP)

Mô hình ERP có thể nói một cách tổng quát là sự chuẩn hóa quy trình quản

lý theo tiêu chuẩn quốc tế - International Organization for Standardization(ISO) trong môi trường công nghệ thông tin Nói đến ERP, người ta nghĩ ngay đến giải pháp quản lý tổng thể nguồn lực doanh nghiệp dựa vào việc chuẩn hóa quy trình quản lý trên nền tảng của công nghệ thông tin

Còn trong môi trường giáo dục đại học hiện đại, các trường đại học đang gặp rất nhiều thách thức, từ áp lực tăng chỉ tiêu tuyển sinh trong khi quy mô về cán bộ giảng dạy, kinh phí cho đào tạo không theo kịp, đếnviệc mở rộng các loại hình đào tạo (từ xa, trực tuyến,v.v…), đổi mới chương trình và phương pháp giảng dạy và học tập theo xu hướng ứng dụng công nghệ thông tin, yêu cầu chuẩn hóa quy trình

Ngoài việc tổ chức giảng dạy, trường đại học còn hoạt động tương tự như các doanh nghiệp, chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện các nhiệm vụ trên cơ sở chung là lợi nhuận Do đó, bất kỳ hệ thống quản lý đại học nào cũng phải đối mặt với các vấn đề khó khăn và trở ngại trong quá trình quản lý Từ đó, một bài toán đặt

ra cho hầu hết các trường đại học là tìm ra mô hình hiệu quả hỗ trợ nhà trường trong việc tổ chức quản lý và điều hành thống nhất

Để đối phó với những vấn đề trên, một xu hướng nổi bật trong những năm gần đây là giáo dục đại học chuyển sang áp dụng hệ thống Hoạch định tài nguyên doanh nghiệp ERP, với hy vọng thích ứng với những thay đổi của môi trường đầy cạnh tranh Kết quả là, hệ thống quản lý và điều hành lỗi thời đã được thay thế bằng các hệ thống ERP trong các tổ chức này, để đạt được hiệu quả và khả năng tiếp cận hơn cho tất cả các thành viên, cải thiện hiệu suất người dùng cuối bằng cách cung cấp các công cụ quản lý tốt hơn Những nhà cung cấp ERP hàng đầu thế giới như ORACLE, SAP, PEOPLESOFT đã và đang thành công với mô hình ERP cho nhiều trường đại học lớn trên thế giới ở các nước tiên tiến như Anh, Mỹ, Đức, v.v… Các công ty này đã đưa ra các giải pháp ERP được thiết kế để tích hợp tất cả các phần của một tổ chức giáo dục thành một nền tảng lớn để quản lý Một hệ thống được thiết kế bao gồmcác gói phần mềm có khả năng tùy chỉnh mang lại nhiều lợi ích cho các hoạt động quản lý cũng như quản trị Tùy thuộc vào tính chất của các gói phần mềm, các khoản tiết kiệm của quản lý có thể tăng đến 60% tổng chi phí

có khả năng kết nối mạng càng thúc đẩy việc nghiên cứu và áp dụng mô hình ERP trong trường đại học Mô hình ERP đặc biệt phù hợp trong xu hướng học tập trực tuyến, từ xa qua mạng Do đó đòi hỏi nhà trường phải nhanh chóng đầu tư cơ sở vật chất và chiến lược triển khai để đáp ứng yêu cầu đào tạo cho xã hội Các trường đại học đang đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác đào tạo như giáo trình điện tử, thư viện điện tử, tài nguyên điện tử là cơ hội để triển khai ERP cho các trường

Sau Chỉ thịsố 58 của Bộ Chính trị [2] về Đẩy mạnh ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin phục vụ sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa, vấn đề tin

học hóa công tác quản lý trong các trường đại học đã được Bộ Giáo dục và Đào tạo

và các trường đại học trong cả nước triển khai.Gần đây nhất là Nghị quyết số 36 của

Bộ Chính trị [3] về Đẩy mạnh ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu phát triển bền vững và hội nhập quốc tế càng khẳng định yêu cầu cấp thiết

của việc áp dụng CNTT trong quản lý nói chung và quản lý giáo dục đào tạo nói riêng Đó là những thuận lợi cơ bản về đường lối chính sách để ứng dụng các mô hình quản lý mới của thế giới như ERP vào quản lý trường đại học ở Việt Nam

Hiện nay, một số trường cao đẳng, đại học ở Việt Nam đã và đang sử dụng các phần mềm quản lý như Quản lý Sinh viên, Quản lý Nhân sự, Quản lý Thư viện, Quản lý Thiết bị, Quản lý Tài sản, Quản lý Ký túc xá, v.v song song hoặc độc lập

với nhau Nhìn chung, các trường đại học chủ yếu vẫn dựa trên việc ứng dụng từng phân hệ đơn lẻ từ các công ty phần mềm lớn ở trong nước như Công ty CMC và

FPT là hai nhà triển khai giải pháp quản lý thông tin theo mô hình ERP dựa trên sự hợp tác với SAP và Oracle

xix

Ngoài ra, do những hạn chế nhất định về mặt ngân sách mà nhiều trường chỉ

ứng dụng từng phần, nhỏ lẻ, riêng biệt những phân hệ quản lý khác nhau từ các nhà cung cấp nhỏ hoặc thiếu kinh nghiệm trong lĩnh vực hệ thống thông tin quản lý

Thực tế này tạo ra nhiều bất cập vì thiếu tính đồng bộ, thiếu sự kết nối giữa các phân hệ với nhau và chưa dùng chung một cơ sở dữ liệu trong khi ERP cố gắng tích hợp và liên kết tất cả hoạt động trong tổ chức dựa trên một cơ sở dữ liệu dùng chung Điều này gây khó khăn lớn cho việc áp dụng ERP ở các trường đại

học vì khi áp dụng ERP vào các trường đại học thì tất cả công việc quản lý phải được chuẩn hóa trên nền tảng ứng dụng công nghệ thông tin trong một hệ thống tích hợp thống nhất

Trong khi đó, một số trường đại học đang nghiên cứu áp dụng mô hình ERP vào trường đại học như Đại học Nông Nghiệp 1 Hà Nội, Đại học Kinh tế Đà Nẵng, nhưng tất cả chỉ mới dừng lại ở nghiên cứu bước đầu, chưa đưa ra được một

mô hình thực sự phù hợp cho công tác quản lý tại các trường đại học ở Việt

Nam.Các công trình nghiên cứu liên quan đến vấn đề này trên thế giới rất ít, chủ yếu tập trung nghiên cứu những thuận lợi, khó khăn và lợi ích đạt được khi triển khai hệ thống ERP vào trường đại học Ở Việt Nam, vấn đề này lại càng hiếm và chưa được quan tâm nhiều, chủ yếu nghiên cứu các nhân tố ảnh hưởng và kinh nghiệm trong việc triển khai ERP vào doanh nghiệp Chỉ mới có 1 bài báo đề cập

đến ứng dụng ERP vào trường đại học[4]2

Bên cạnh đó, giữa các trường đại học và các tổ chức doanh nghiệp có khá nhiều sự khác biệt trong quản trị và quản lý Điều này cũng là một trong những khó khăn chính cho việc áp dụng các hệ thống ERP vào các trường đại học Cùng với

đó, việc nghiên cứu một mô hình Quản lý toàn diện trường đại học (URP) tương tự

như mô hình Hoạch định tài nguyên doanh nghiệp (ERP) dành riêng cho các tổ chức giáo dục đại học vẫn chưa được tiến hành Xuất phát từ thực tiễn này, tác giả

đề xuất khái niệm mô hình URP dựa trên cơ sở của mô hình ERP trong lĩnh vực sản

2 Bài báo “Mô hình ERP cho các trường đại học” của Nguyễn Văn Chức (2007) gồm 4 trang đề cập đến sự cần thiết ứng dụng ERP vào trường đại học và những khó khăn, thuận lợi của việc ứng dụng này Ngoài ra, tác giả đề xuất mô hình gồm 6 phân hệ quản lý trong trường đại học.

xx

xuất kết hợp với những yêu cầu quản lý đặc trưng từ phía các trường đại học Việt Nam Vẫn chủ yếu dựa trên sự kết hợp với các thành tựu của công nghệ thông tin, đặt biệt là mạng máy tính cũng như các kỹ thuật tổ chức và khai thác dữ liệu, mô hình URP sẽ đem lại những lợi ích như các hệ thống ERP đem lại cho các doanh nghiệp Ngoài ra, mô hình URP có lợi thế khi tổ chức quản lý tập trung đối với các trường phân tán về địa lý

Như vậy, việc nghiên cứu xây dựng mô hình URP cho các trường đại học ở Việt Nam là một vấn đề mới về lý luận và thực tiễn trong lĩnh vực khoa học hệ

thống thông tin quản lý Từ đó tác giả đã lựa chọn đề tài “Nghiên cứu xây dựng mô

hình Quản lý toàn diện trường đại học URP(University Resource Planning) ứng dụng trong các trường đại học ở Việt Nam - Thử nghiệm tại Trường Đại học Kinh tế, Đại học Huế” làm đề tài cho Luận án Tiến sỹ của mình

3 Mục đích nghiên cứu

Mục tiêu tổng quát của luận án là nghiên cứu và xây dựng mô hình URP áp dụng cho các trường đại học ở Việt Nam và tiến hành thử nghiệm mô hình này tại Trường Đại học Kinh tế - Đại học Huế

- Nghiên cứu, phân tích nhu cầu ứng dụng hệ thống ERP vào hỗ trợ công tác quản lý trong các trường đại học ở Việt Nam

- Xây dựng mô hình URP cho các trường đại học ở Việt Nam

- Thử nghiệm mô hình URP tại Trường Đại học Kinh tế - Đại học Huế bằng cách xây dựng hoàn chỉnh và vận hành một số chức năng của mô hình này

xxi

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu:

Đối tượng nghiên cứu của luận án là mô hình URP cho các trường đại học ở Việt Nam trên cơ sở kế thừa những kinh nghiệm ứng dụng ERP vào các trường đại học của các nước trên thế giới kết hợp với những đặc trưng và quy trình quản lý cơ bản của các trường đại học ở Việt Nam

- Phạm vi nghiên cứu:

+ Phạm vi về mặt không gian: các trường đại học Việt Nam, trong đó tiến

hành phỏng vấn chuyên gia thuộc 8 trường đại học trong cả nước: Trường Đại học Công nghệ thông tin và Truyền thông, Đại học Thái Nguyên; Trường Đại học Kinh

tế Quốc dân; Trường Đại học Xây dựng Hà Nội;Trường Đại học Thương mại Hà Nội; Học viện Bưu chính Viễn thông Hà Nội; Trường Đại học Kinh tế - Đại học Huế;Trường Đại học Kiến trúc Thành phố Hồ Chí Minh;Trường Đại học Đồng Tháp

+ Phạm vi về mặt thời gian: từ tháng 11/2011 đến tháng 11/2014

+ Phạm vi về mặt nội dung: tác giả tìm hiểu và nghiên cứu kinh nghiệm ứng

dụng ERP vào các trường đại học trên thế giới và thực trạng ứng dụng các hệ thống thông tin quản lý trong các trường đại học Việt Nam hiện nay để từ đó nhận thức được sự cần thiết phải xây dựng mô hình URP cũng như các phân hệ chức năng cần phải có cho mô hình này

5 Phương pháp nghiên cứu

Để đạt được mục tiêu đặt ra, luận án sử dụng các phương pháp sau:

- Thứ nhất, sử dụng một số phương pháp thống kê như: phân tích, tổng hợp,

so sánh áp dụng với nguồn dữ liệu thứ cấp (từ các công trình nghiên cứu trước) để rút ra bài học kinh nghiệm cho việc áp dụng ERP vào trường đại học, tìm ra câu trả lời cho việc xây dựng mô hình URP

- Thứ hai, sử dụng phương pháp nghiên cứu định lượng áp dụng cho nguồn

dữ liệu sơ cấp (từ khảo sát, phỏng vấn 60 chuyên gia trong cùng lĩnh vực tại 8

xxii

trường đại học trên phạm vi toàn quốc) để khẳng định lại sự cần thiết phải xây dựng

và ứng dụng mô hình URP vào các trường đại học Việt Nam

- Thứ ba, sử dụng các phương pháp chuyên dụng trong phát triển hệ thống

thông tin như: phương pháp phân tích, thiết kế hướng chức năng, hướng sự kiện, phương pháp mô hình hóa, v.v… để xây dựng 5 chức năng trong mô hình URP

sẽ chỉ ra khoảng trống nghiên cứu còn chưa đề cập đến trong các nghiêncứu này

1.1 Các công trình ngoài nước

1.1.1 Tình hình nghiên cứu ứng dụng ERP trên thế giới

Trước đây, các tổ chức thường sử dụng các Hệ thống thông tin quản lý - Management Information System (MIS) để hỗ trợ công tác quản lý, điều hành các hoạt động của mình Tuy nhiên, từ khi xuất hiện hệ thống ERP, các tổ chức có xu hướng chuyển qua áp dụng hệ thống ERP cho phù hợp với tình hình mới Để hiểu

rõ xu thế thay thế các hệ thống thông tin quản lý trước đây bằng hệ thống ERP,

Samantaray [47] nêu những hạn chế, nhược điểm mà MIS gặp phải khi thực hiện

chức năng quản lý trong xu thế hiện nay, thể hiện ở Hình 1.1

Hình 1.1 Sự khác biệt khi áp dụng hệ thống ERP

Nguồn: Samantaray [47]

2

Bên cạnh đó, tác giả cũng mô tả quá trình hình thành và phát triển của mô

hình ERP, những ưu điểm của ERP so với MIS, trên cơ sở đó khẳng định ERP đang

trở thành sự cải tiến cho MIS trong việc hỗ trợ công tác quản lý

ERP trải dài theo chiều ngang qua các chức năng kinh doanh và theo chiều dọc trong chuỗi cung ứng của một doanh nghiệp Trong thời gian đầu những năm

1990, hệ thống ERP đã nổi lên với khả năng chiếm ưu thế duy nhất trong việc tái cấu trúc các quá trình kinh doanh Tuy nhiên, việc ứng dụng ERP đạt đỉnh điểm vào cuối những năm 1990, sau đó giảm sút nghiêm trọng chủ yếu là do vấn

đề Y2K Những năm đầu thế kỷ 21 đã chứng kiến sự hồi sinh nhanh chóng của hệ

thống ERP trên toàn ngành công nghiệp sản xuất và dịch vụ do sự thích ứng mạnh

mẽ và phù hợp với các quy trình nghiệp vụ trong thời kỳ mới, thể hiện ở Hình 1.2:

Hình 1.2 Sự thích ứng của ERP trong thời kỳ mới

Customer (Australia)

Customer (Korea)

Manufacturing Product B (Indonesia)

Finance at Headquarters (Japan)

Finance at Manufacturing Plants

(China and Indonesia)

Human Resources / Payroll at Headquarters (Japan)

Human Resources / Payroll at Manufacturing Plants (China and

Indonesia)

Sales (North America)

Sales (China)

Distribution (Logistics) Shipping and Transportation Foreign Trade

3

Đã có nhiều nghiên cứu đánh giá về sự thành công của việc ứng dụng ERP

trong hoạt động quản lý doanh nghiệp Các yếu tố thành công quan trọng của việc

thực hiện ERP bao gồm: hỗ trợ quản lý cấp cao, tầm nhìn kinh doanh rõ ràng, tích hợp hoàn chỉnh các quy trình và chức năng kinh doanh của một doanh nghiệp [7],

[27] Tuy nhiên, một số yếu tố quan trọng hơn liên quan đến tái cấu trúc quy trình kinh doanh và tích hợp các quy trình cốt lõi khác nhau vào hệ thống ERP Nhiều

công ty sử dụng hệ thống thông tin mạnh như ERP để xử lý các ứng dụng kinh doanh phức tạp, ví dụ như quản lý các dịch vụ khách hàng trên phạm vi rộng lớn

Lý do ERP trở nên rất phổ biến là nó có thể nâng cao hiệu quả hoạt động và hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp [15]

Liên quan đến ảnh hưởng của quy mô tổ chức đến việc ứng dụng hệ thống ERP, Sedera và cộng sự [42] cho rằng “quy mô của một tổ chức (nhỏ hoặc lớn) có

thểgóp phần vào sự khác biệt trong việc tiếp nhận các lợi ích mà ERP đem lại cho tổ chức” Sự khác biệt trong thực tiễn hoạt động của tổ chức được đo lường bằng cách

sử dụng một mô hình xác nhận theo thời gian, trong đó sử dụng năm yếu tố chính:

hệ thống chất lượng, chất lượng thông tin, sự hài lòng, tác động của cá nhân, tác động của tổ chức và 42 chỉ tiêu nhỏ (Thông tin được thu thập từ 310 người trả lời, đại diện cho 27 tổ chức khu vực công) Kết quả cho thấy:

(1) tổ chức lớn nhận được nhiều lợi ích hơn so với các tổ chức nhỏ;

(2) các tổ chức nhỏ chứng tỏ sự tin cậy cao hơn đối với hệ thống ERP của họ; (3) người lao động có sự khác biệt đáng kể về nhận thức lợi ích trong các tổ chức nhỏ và lớn

Tiếp theo là nghiên cứu về khả năng tùy biến của hệ thống ERP đối với từng

tổ chức của Luo W và Strong D M [29] Nghiên cứu này xác định 9 tùy biến có

thể lựa chọn dựa trên mức độ thay đổi được thực hiện cho cả hệ thống ERP và quy trình quản lý Nó được thiết kế để giúp các tổ chức biết được tùy biến nào có sẵn để chọn lựa và trong số các tùy biến thì tùy biến nào là khả thi với khả năng của tổ chức Các ứng dụng của khuôn khổ này được minh họa qua trường hợp nghiên cứu

4

một tổ chức đang thực hiện triển khai một số mô - đun của hệ thống ERP Việc triển khai được thực hiện theo từng giai đoạn cũng minh họa sự chuyển biến của một tổ chức, vì việc triển khai ứng dụng ERP liên quan đến việc thay đổi tổ chức, kỹ thuật và cách bổ sung các lựa chọn tùy biến trở nên khả thi với khả năng của tổ chức

1.1.2 Lợi ích của ERP đối với doanh nghiệp

Lợi ích của hệ thống ERP đem lại cho các doanh nghiệp bắt nguồn từ điểm khác biệt cơ bản nhất của việc ứng dụng ERP so với cách áp dụng nhiều phần mềm quản lý rời rạc khác, đó chính là tính tích hợp ERP chỉ là một phần mềm duy nhất

và các mô - đun của nó thực hiện các chức năng tương tự như các phần mềm quản

lý rời rạc, nhưng các mô - đun này còn làm được nhiều hơn thế trong môi trường tích hợp Tính tích hợp của hệ thống ERP được gọi là tính “tổng thể hữu cơ” do các

mô - đun có mối quan hệ chặt chẽ với nhau như các bộ phận trong cơ thể chúng ta

và ERP là phần mềm mô phỏng và quản lý các hoạt động của doanh nghiệp theo quy trình

Cách tổ chức nhân sự theo phòng, ban của tất cả các doanh nghiệp hiện nay

là cách tổ chức nhân sự theo từng nhóm mà doanh nghiệp cho là tốt nhất để có thể

dễ dàng tác nghiệp và quản lý, phục vụ mục tiêu hoàn thành các nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Cách tổ chức theo phòng, ban này cũng rất khác nhau tùy từng doanh nghiệp, kể cả với các doanh nghiệp hoạt động trong cùng ngành nghề Khái niệm “quy trình” trong hoạt động của doanh nghiệp được hiểu như sau: nếu cơ cấu tổ chức theo phòng ban của doanh nghiệp được thể hiện theo chiều dọc thì các bước của quy trình lại được tổ chức theo chiều ngang Một quy trình hoạt động của doanh nghiệp bao gồm nhiều bước, mỗi bước thực hiện một chức năng nào đó, mỗi bước có hệ thống thông tin hoặc dữ liệu đầu vào và có kết quả là hệ thống thông tin hoặc dữ liệu đầu ra Thông tin đầu vào của bước này là thông tin đầu ra của bước trước; thông tin đầu ra của bước này cũng là thông tin đầu vào của bước kế tiếp v.v

Một điều dễ nhận ra là một quy trình hoạt động của doanh nghiệp, đặc biệt là các quy trình chính có thể liên quan đến nhiều phòng, ban của doanh nghiệp, tức là

5

để cho quy trình hoạt động đến các bước sau cùng thì cần có sự tham gia về nhân sự

từ nhiều phòng, ban Các phần mềm quản lý rời rạc thường phục vụ cho hoạt động của một phòng, ban cụ thể và như một “ốc đảo” đối với các phần mềm của phòng ban khác Việc chuyển thông tin từ phòng, ban này sang phòng, ban khác được thực hiện một cách thủ công (chuyển văn bản, sao chép tập tin, v.v ) với năng suất thấp

và không có tính kiểm soát Các mô - đun của ERP cũng phục vụ cho các phòng, ban nhưng hơn thế, nó giải quyết mối quan hệ giữa các phòng, ban khi mô phỏng tác nghiệp của đội ngũ nhân viên theo quy trình Thông tin được luân chuyển tự động giữa các bước của quy trình và được kiểm soát chặt chẽ Các báo cáo trên phần mềm ERP có thể lấy thông tin từ nhiều bước trong quy trình và thậm chí từ nhiều quy trình khác nhau Cách làm này tạo ra năng suất lao động và hiệu quả quản

lý thông tin rất cao cho doanh nghiệp

Lấy quy trình xử lý đơn bán hàng làm ví dụ Thông thường, khi khách hàng đặt hàng, đơn hàng đó sẽ bắt đầu một chu trình mà phần lớn công việc được thực hiện trên giấy tờ, từ khay tài liệu này sang khay tài liệu khác, vòng quanh công ty và trong suốt quá trình đó thường được nhập đi nhập lại vào các hệ thống máy tính của các bộ phận khác nhau Tất cả vòng lang thang trong các khay tài liệu đó thường làm đơn hàng chậm chễ cũng như thất lạc, và việc nhập đi nhập lại vào các hệ thống quản lý khác nhau cũng dễ mắc lỗi Trong khi đó, không ai trong công ty biết được thực sự tình trạng đơn hàng vào một thời điểm nhất định nào đó bởi vì, ví dụ như bộ phận kế toán chẳng hạn, họ không có cách nào vào hệ thống máy tính của bộ phận kho hàng để kiểm tra xem hàng hoá đã được xuất đi chưa

Bằng việc kết hợp tất cả các hệ thống này trong một phần mềm tích hợp duy nhất, sử dụng một cơ sở dữ liệu duy nhất để các bộ phận khác nhau có thể dễ dàng chia sẻ thông tin và phối hợp công việc với nhau, ERP tự động hoá mọi khâu hoạt động trong một chu trình kinh doanh - ví dụ như việc thực hiện đơn hàng ở trên Với ERP, khi một nhân viên phòng kinh doanh nhận được một đơn hàng của khách, nhân viên này có tất cả những thông tin cần thiết để hoàn thiện đơn hàng Sau khi đơn hàng được cập nhật thì tất cả mọi người khác trong công ty đều vào được màn

6

hình đó và truy cập được vào một cơ sở dữ liệu duy nhất lưu giữ các thông tin liên quan đến đơn hàng mới này Khi một bộ phận thực hiện xong các nghiệp vụ liên quan đến đơn hàng, thông qua hệ thống ERP đơn hàng sẽ được tự động chuyển đến

bộ phận tiếp theo Để kiểm tra tình trạng đơn hàng tại một thời điểm nhất định nào

đó, người ta chỉ cần vào hệ thống ERP và theo dõi trong đó Trong trường hợp mọi việc suôn sẻ, đơn hàng sẽ được xử lý nhanh một cách nhanh chóng, ít xảy ra lỗi và khách hàng sẽ nhận được đơn hàng nhanh hơn

Như vậy, lợi ích mà các hệ thống ERP đem lại cho các doanh nghiệp là rất lớn, dựa trên việc hoạt động của hệ thống phần mềm tích hợp Trên cơ sở phân tích các tài liệu nghiên cứu liên quan đến các lợi ích đạt được từ việc sử dụng hệ thống ERP, tác giả tìm ra một tập hợp các lợi ích mà doanh nghiệp áp dụng có thể mong đợi Tác giả đưa ra danh sách của năm loại lợi ích khác nhau theo năm khía cạnh chính thể hiện trong Bảng 1.1, bao gồm: Hoạt động, Quản lý, Chiến lược, Hạ tầng

cơ sở công nghệ thông tin và Tổ chức

Mối quan tâm của một doanh nghiệp, hay chính xác hơn là giám đốc điều hành của một doanh nghiệp có kinh nghiệm về hệ thống doanh nghiệp không phải là các tiêu chuẩn đánh giá hệ thống doanh nghiệp thành công đơn lẻ, mà là các tiêu chuẩn đánh giá ở các giai đoạn khác nhau trong vòng đời của hệ thống Vì vậy, tác giả tập trung vào các hệ thống đang hoạt động chứ không phải các dự án triển khai

hệ thống và điều này phù hợp với quan điểm của Markus [31] Các hệ thống ERP không kỳ vọng sẽ mang lại lợi ích trên tất cả các khía cạnh như trong Bảng 1.1,nhưng những lợi ích này sẽ cung cấp một cái nhìn tổng quát giúp cho các doanh nghiệp khác nhau có được sự so sánh cần thiết trước khi đưa ra quyết định áp dụng

Bảng 1.1 Các lợi ích của hệ thống ERP

7

• Giảm thời gian chu kỳ

• Cải thiện năng suất

• Nâng cao chất lượng

• Nâng cao dịch vụ khách hàng

• Nâng cao khả năng lập kế hoạch và ra quyết định

• Cải thiện hiệu suất

• Chiến lược • Hỗ trợ phát triển kinh doanh

• Hỗ trợ hợp tác kinh doanh

• Xây dựng các ý tưởng kinh doanh

• Xây dựng chiến lược dẫn đầu về chi phí thấp

• Tạo lập chuyên biệt hóa sản phẩm (bao gồm sự tùy chọn)

• Tạo lập các mối liên kết với các đối tác (khách hàng và nhà cung cấp)

• Cơ sở hạ tầng công

nghệ thông tin

• Xây dựng sự linh hoạt trong hoạt động kinh doanh trước những thay đổi ở hiện tại cũng như trong tương lai

• Giảm chi phí cho công nghệ thông tin

• Tăng năng lực cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin

• Tổ chức • Hỗ trợ trong những thay đổi của tổ chức

• Tạo điều kiện học tập kinh doanh

• Trao quyền

• Xây dựng tầm nhìn chung

Nguồn: Tổng hợp của tác giả

Ngoài việc nghiên cứu những lợi ích đạt được khi một hệ thống ERP đi vào

hoạt động, tác giả còn xem xét những giai đoạn đem lại lợi ích cũng như những yếu

tố ảnh hưởng đến lợi ích mà hệ thống ERP đem lại Việc triển khai một hệ thống ERP, ngoài sự tốn kém, còn đòi hỏi mất rất nhiều thời gian, ít nhất là một năm và có

8

thể kéo dài suốt quá trình hoạt động của tổ chức Vì vậy, chúng ta phải nắm rõ vấn

đề này để phát huy những lợi ích của hệ thống ERP và giảm thiểu những lãng phí trong việc áp dụng một hệ thống ERP trong tổ chức

Theo Earl [18], phải mất từ 1 đến 2 năm mới có thể bắt đầu cụ thể hóa các

lợi ích kinh doanh Cũng theo đó, một dự án ERP không thể hoàn thành sau 3 năm

Những lợi ích mà doanh nghiệp mong đợi từ hệ thống ERP sẽ đạt được một cách liên tục sau khi triển khai hệ thống chứ không phải đạt được tất cả cùng một lúc [13].Điều này cũng nhận được sự đồng ý của Gattiker và Goodhue [20] cũng như Matolcsy và cộng sự [32] khi họ nhận định rằng các lợi ích từ hệ thống ERP bắt đầu xuất hiện sau giai đoạn “chạy thử” - mất khoảng 2 năm trở lên Tương tự như vậy, Häkkinen và Hilmola [21] cũng cho rằng giai đoạn “chạy thử” mất khoảng từ 4 đến

12 tháng sau khi triển khai Việc đạt được các lợi ích sau giai đoạn “chạy thử” là do nhân viên đã học hỏi được cách sử dụng và có kinh nghiệm hơn với các hệ thống ERP [16]

Việc các lợi ích mà hệ thống ERP đem lại có thể bị chậm trễ trong giai đoạn

“chạy thử” sau khi triển khai là hoàn toàn bình thường và tất yếu.Vì vậy nhiều tài liệu khuyến cáo không nên đo lường hiệu quả kinh doanh trong giai đoạn này Lý

do là vì đo lường năng suất và tác động khi các doanh nghiệp chưa ổn định sẽ không chính xác [21] Điều này đã được nghiên cứu của Matolcsy và cộng sự [32]kiểm chứng trong thực tế khi họ thực hiện các phép đo trong suốt 3 năm trước khi áp dụng hệ thống ERP và 2 năm sau khi triển khai

Ngoài ra, cũng tồn tại các yếu tố khác bên cạnh yếu tố đo lường theo giai đoạn của hoạt động kinh doanh Ví dụ, Hit và cộng sự [24] cho rằng tình trạng

không ổn định hay các cú sốc trong ngành kinh doanh xảy ra trên thị trường có thể gây ra một sự ảnh hưởngkhi đo lường hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp Điều này có thể dẫn đến các phép đo không chính xác và các đánh giá cũng trở nên sai lầm

Quản lý tốt việc triển khai hệ thống thông tin cũng như những thành phần tham gia vào hệ thống ERP cũng là một yếu tố quan trọng góp phần ảnh hưởng đến

9

việc tăng hiệu suất hệ thống [37] Các nhà quản lý cũng nên đặt mục tiêu cho việc triển khai ERP Mặt khác, những vấn đề như “kích thước hệ thống ERP” cũng là một yếu tố góp phần tác động tới hoạt động kinh doanh Điều này có nghĩa là số lượng các mô - đun triển khai, sự liên kết giữa các mục tiêu kinh doanh chiến lược

và mục tiêu của ERP là một yếu tố quan trọng để tạo ra lợi ích kinh doanh từ hệ thống ERP

Một yếu tố khác ảnh hưởng đến lợi ích mà hệ thống ERP đem lại là bản thân

các hệ thống ERP của các nhà cung cấp Các hệ thống ERP từ các nhà cung cấp đa quốc gia cải tiến hiệu suất tốt hơn so với các hệ thống ERP của nhà cung cấp địa phương Bằng chứng là hệ thống ERP của Đài Loan thực sự lại làm giảm hiệu suất sau khi triển khai Đối với các doanh nghiệp liên quan đến kinh doanh quốc tế,điều này càng trở nên quan trọng, vì các nhà cung cấp ERP đa quốc gia có thể cung cấp nhiều chức năng tốt hơn để đáp ứng đầy đủ các nhu cầu của doanh nghiệp Đây là

một dấu hiệu cho thấy các yếu tố như các nhà cung cấp ERP và đặc tính riêng của

hệ thống ERP có thể dẫn đến kết quả khác nhau liên quan đến hoạt động kinh doanh [26]

Häkkinen và Hilmola [21] đề cập đến việc đo lường dự án ERP liên quan đến

việc xem xét các lợi ích tài chính như ROI, những lợi ích của tổ chức, sự hài lòng của người sử dụng và các chỉ số đo lường hiệu quả liên quan đến năng suất lao động Điều này được dùng như một hướng dẫn để tìm kiếm các chỉ số cụ thể của

hiệu suất kinh doanh từ hệ thống ERP Việc đo lường cũng bao gồm các chỉ số: thay đổi tổ chức và tái cấu trúc quy trình kinh doanh- Business Process Reengineering (BPR) , tăng vốn kiến thức nhân viên trong các doanh nghiệp, cung cấp dịch vụ tốt hơn và chất lượng thông tin cuối cùng tốt hơn [24]

Choo [14] cho rằng việc đánh giá những cải tiến trong việc ra quyết định, thời gian hoàn thành và mức độ thuận lợi cho các hoạt động quản lý, kết quả của việc áp dụng ERP, cũng là những chỉ số đánh giá hiệu quả kinh doanh từ hệ thống ERP Ngoài ra, việc đo lường quản lý chuỗi cung ứng cũng có thể được sử dụng để đánh giá lợi ích đạt được từ hệ thống ERP, với các chỉ số như: chi phí hậu cần và

10

phân phối, chi phí bảo trì, chi phí làm lại, tốc độ để thực hiện, tỷ lệ giao hàng đúng thời hạn, thời gian cần thiết để sản xuất một mặt hàng cụ thể, tỷ lệ phần trăm lỗi vận chuyển, tỷ lệ khiếu nại của khách hàng, dễ dàng thay đổi mức sản lượng, đa dạng hóa sản phẩm và khả năng sản xuất sản phẩm mới [45]

1.1.3 Thực tiễn ứng dụng ERP vào trường đại học trên thế giới

Cùng với sự phát triển của các hệ thống ERP ứng dụng trong hoạt động sản xuất công nghiệp và dịch vụ, những năm gần đây cũng đánh dấu xu thế ứng dụng ERP vào môi trường đại học một cách mạnh mẽ Giả định chiếm ưu thế là vì hệ thống ERP đã hoạt động tốt trong rất nhiều tổ chức khác nhau thì nó cũng sẽ hoạt động tốt trong các trường đại học Lockwood [28]lập luận rằng, các trường đại học, các tổ chức phải đối mặt với nhiều vấn đề phổ biến đối với hầu hết các tổ chức hiện đại, bao gồm: các vấn đề về nguồn lực phối hợp, kiểm soát chi phí, khuyến khích và tạo điều kiện cho các nhân viên trong doanh nghiệp, v.v Do đó, có thể diễn giải rằng khi các trường đại học có những vấn đề chung như một loạt các tổ chức, thì các công cụ tiêu chuẩn của phân tích tổ chức và quản lý tổ chức hiện đại - bao gồm

cả những hệ thống máy tính được sử dụng bởi các tập đoàn lớn trên thế giới - có thể được áp dụng tương tự trong các trường đại học

Mặt khác, cũng là hấp dẫn khi xem trường đại học như một cái gì đó khác biệt hay đặt ngoài các tổ chức khác - là một tổ chức độc đáo trong thế giới hiện đại Balderston F.[10] mô tả lịch sử các trường đại học phát triển như một loại hình tổ

chức, và vẫn còn ở một mức độ “đặc biệt” với một nơi tự trị trong xã hội và quyền lựa chọn các thành viên, quyết định mục tiêu của nó, và hoạt động theo cách riêng của mình

Ngoài ra, việc thay đổi ở trường đại học trên toàn thế giới còn chịu rất nhiều

áp lực từ môi trường ngoài, bao gồm: tài trợ và hỗ trợ chính phủ cho mỗi sinh viên tiếp tục suy giảm, toàn cầu hóa và cạnh tranh toàn cầu, số lượng sinh viên tăng liên tục, những thay đổi trong bản chất của công việc học tập, cạnh tranh ngày càng tăng giữa các tổ chức giáo dục, áp lực của chính phủ buộc phải cải thiện hiệu quả hoạt động, và kỳ vọng của các bên liên quan thường đa dạng và thay đổi Trong lĩnh vực

11

giáo dục đại học, những thay đổi này là quan trọng và liên tục đòi hỏi quy trình quản lý hiệu quả hơn [9], [39], cần phải cải thiện các hoạt động quản trị [9] Trong vòng hai mươi năm qua và trong tương lai gần, các trường đại học đã, đang và sẽ phải trải qua những thay đổi lớn Chính phủ các nước đã gây sức ép đối với các trường đại học và buộc họ phải hành động như các doanh nghiệp Can thiệp của chính phủ và nhu cầu giáo dục tăng đã mở đầu áp lực cho sự thay đổi trên lĩnh vực giáo dục đại học Sớm hay muộn giáo dục đại học sẽ nhìn vào thực tế là không phải tất cả các trường đại học đều là các tổ chức đặc biệt

Chính trong bối cảnh như vậy mà các trường đại học đã tìm cách khai thác công nghệ thông tin mới, trong đó các thế hệ mới của hệ thống thông tin quản lý tích hợp trở nên rất hấp dẫn Trong nhiều trường hợp, các trường đại học không tự xây dựng các hệ thống này, họ cũng không đặt mua chúng từ những nhà sản xuất phần mềm chuyên về việc cung cấp các giải pháp riêng biệt, mà họ đang chuyển sang chỉnh sửa và tùy chỉnh hệ thống phần mềm chung được sử dụng rộng rãi bởi các tập đoàn lớn, điển hình là hệ thống ERP Các hệ thống ERP bao phủ đầy đủ nhất các phạm vi hoạt động và quy trình của tổ chức, cung cấp các loại thông tin quản lý tổ chức linh hoạt, hiệu quả và cập nhật thường xuyên Các hệ thống này được hứa hẹn là

sẽ mang đến cho các trường đại học những chức năngnhằm đáp ứng nhu cầu quản lý trước một loạt các áp lực cũng như căng thẳng đặc trưng cho hoàn cảnh hiện tại của

họ Vì lẽ đó mà các trường đại học đang ngày càng mong muốn áp dụng hệ thống ERP

Những nhà cung cấp ERP hàng đầu thế giới như SAP, SunGard SCT, Datatel cũng bắt đầu chuyển hướng sang thị trường đầy tiềm năng này Trong những năm đầu thế kỷ 21, thị phần chủ yếu tập trung trong tay ba công ty trên [40] Những năm gần đây, sau nhiều hoạt động mua lại và sáp nhập, Oracle, SAP và Microsoft đang chiếm lĩnh thị trường cung cấp giải pháp ERP cho các trường đại học [48] Họ đã và đang thành công với mô hình ERP cho hàng trăm đại học lớn tại Mỹ, Anh, Đức, v.v

12

Các trường đại học ở Mỹ là những nơi đầu tiên ứng dụng hệ thống ERP vào công tác quản lý Nổi bật là các dịch vụ của hệ thống ERP do SAP cung cấpdành cho liên minh các trường đại học sử dụng SAP [30] Từ sự thành công tại các trường đại học ở Mỹ, nhiều trường đại học ở châu Âu cũng từng bước tiếp cận và triển khai các hệ thống ERP Đã có những đánh giá thực nghiệm về hiệu quả cũng như thành công của các dự án triển khai ERP vào các trường đại học Ở châu Âu, chính phủ Đức đi đầu trong việc triển khai các hệ thống ERP vào các trường đại học, tái cấu trúc lại cơ cấu tổ chức dựa trên hệ thống thông tin [22] Nghiên cứu này cũng đề cập đến các nhân tố dẫn đến việc tăng cường khả năng hoạt động của tổ chức giáo dục đại học bằng cách ứng dụng SAP R/3 Hiệu quả của việc ứng dụng này cũng được đề cập bằng thực nghiệm ở các trường đại học Đức

Các nước khu vực Đông Âu như Slovenia, Romania cũng từng bước triển khai ERP trong các tổ chức giáo dục đại học Họ tiến hành tích hợp từng phần, từng giải pháp cho từng lĩnh vực hoặc ứng dụng cả một hệ thống ERP lớn [5], [6] Trong nghiên cứu của mình, nhóm tác giả đã nghiên cứu việc tích hợp hệ thống phần mềm vào quản lý hoạt động nghiên cứu trong trường đại học Từ quan điểm xã hội, hệ thống thông tin tích hợp quản lý hoạt động nghiên cứu trong trường đại học MIAACU (Integrated Information System for University Research Activity Management) xác định những mối liên hệ xã hội tốt hơn giữa những người sử dụng

là các trung tâm nghiên cứu và các phòng ban quản lý đại học cũng như có thể tăng cường tính minh bạch của tổ chức đối với các đối tác xã hội: bộ và các tổ chức khác phát động các cuộc thi để tài trợ cho nghiên cứu Ngoài ra, nghiên cứu này còn đề cập đến việc ứng dụng hệ thống quản lý nguồn lực trong trường đại học Đây là một ứng dụng phần mềm quản lý nguồn lực mới và độc đáo cho các trường đại học đã được phát triển và triển khai thực hiện Sự phức tạp của dự án liên quan đến việc cấu trúc các giải pháp bằng cách triển khai một phần mềm ứng dụng đảm bảo tập hợp thông tin, thử nghiệm hệ thống tích hợp trong các môi trường khác nhau

Từ sự thành công ở Mỹ và châu Âu, Hawking đã cùng với SAP ứng dụng hệ thống ERP trên cơ sở đi từ các khoa thành viên, sau đó hợp nhất thành công SAP

13

R/3 vào quá trình đào tạo của trường đại học Victoria, Úc [23] Kinh nghiệm trong quá trình triển khai ERP thông qua liên minh chiến lược là SAP đã tạo điều kiện để trường Victoria mở rộng chương trình ra bên ngoài, đặc biệt là khu vực Đông Nam

Á và Hongkong

1.1.4 Thuận lợi và khó khăn của xu hướng ứng dụng ERP vào trường đại học

Để hiểu rõ xu thế này, đã có những nghiên cứu đánh giá về sự tương đồng trong cơ cấu tổ chức, hoạt động của doanh nghiệp và trường đại học, từ đó có thể áp dụng các hệ thống ERP mà trước đây chỉ dành cho các doanh nghiệp vào hỗ trợ công tác quản lý trường đại học

Đầu tiên là nghiên cứu của Pollock N và Cornford J [38] đề cập đến mối

quan hệ tương đồng giữa các trường đại học và các tổ chức doanh nghiệp Có thể

nói các trường đại học là các tổ chức được thành lập từ rất lâu, có lịch sử lâu đời hơn rất nhiều so với các công ty, xí nghiệp Mặc dù hiện nay, đã có những thay đổi nhất định về hình thức, chức năng và dáng dấp bên ngoài, nhưng các trường đại học vẫn giữ lại những đặc điểm tương đồng vốn có từ xa xưa Đó là sự kết hợp nhất định giữa mục đích, “sản xuất” giới hạn đầu ra, quyền tự chủ và phụ thuộc nhu cầu

xã hội Bất kỳ tổ chức nào cũng có một hay nhiều hơn các đặc điểm nói trên Ngoài

ra, hai tác giả còn đưa ra những kết luận về sự tương đồng trong các hoạt động, các chức năng quản lý giữa trường đại học và các tổ chức doanh nghiệp

Trong nghiên cứu của mình, Yakovlev I V [46] đã đề cập đến quá trình tái cấu trúc quy trình quản lý của một trường đại học khi ứng dụng mô hình ERP vào

hỗ trợ công tác quản lý Tác giả chỉ rõ thách thức lớn trong tái cấu trúc các quy trình quản lý là việc phải quên cách làm việc truyền thống, cởi mở hơn trong việc tiếp nhận các chức năng mà hệ thống quản lý mới cung cấp Trong số các chức năng mới, có nhiều chức năng giúp cải thiện hoạt động điều hành trường đại học, trong khi một số khác lại không phù hợp với quy mô nhỏ của trường Vì vậy, cần phải cấu hình lại hệ thống cho phù hợp mặc dù không phải ai cũng làm được điều này

14

Ngoài ra, Swartz D và Orgill K [44] cũng đã có những nghiên cứu nhằm cung cấp một cách tiếp cận hệ thống ERP để giúp các nhà triển khai có thể tiết kiệm chi phí trong quá trình triển khai một dự án ERP Nhóm tác giả đã đưa ra những vấn

đề và thách thức chính khi triển khai một hệ thống ERP trong trường đại học Đó là

thách thức về công nghệ, kỹ thuật, chức năng, giữ được nhân sự cũ và tuyển dụng nhân sự mới

Bên cạnh những thuận lợi trong xu hướng này, cũng tồn tại không ít khó

khăn Trong nghiên cứu của mình,Pollock [39] đã đề cập đến sự thiếu hụt của các nhà cung cấp ERP chuyên nghiệp phục vụ đặc biệt cho thị trường giáo dục đại học

Kết quả là trường đại học không có sự lựa chọn nào ngoài việc áp dụng một giải pháp chung Những giải pháp này rất khó để tùy chỉnh cho các nhu cầu cụ thể của các tổ chức Do đó, vấn đề quan trọng đối với các nhà cung cấp phần mềm và các trường đại học liên quan đến những lợi ích của hệ thống ERP có thể được kết hợp với các chiến lược để cải thiện sự phù hợp giữa các giải pháp này, nhu cầu của các trường đại học cụ thể và các tổ chức nói chung Về mặt này, nhà cung cấp cần một

sự hiểu biết sâu sắc hơn về bối cảnh tổ chức cụ thể và yêu cầu của các trường đại học

Ngoài ra, chiến lược mua sắm của các trường đại học ảnh hưởng khá lớn đến

việc ứng dụng ERP vì các trường đại học cảm thấy khó khăn trong việc đánh giá

các gói phần mềm [39] Cũng trong nghiên cứu này, tác giả phân tích về những vấn

đề không thể so sánh được giữa môi trường đại học và môi trường doanh nghiệp

mà trước đây ERP được ứng dụng rất nhiều Rất khó để chuyển từ một gói phần mềm có tính chất chung như ERPsang triển khai tại một trường đại học cụ thể Nó không chỉ đơn giản liên quan đến yếu tố kỹ thuật, mà còn là sự hiểu biết của người dùng đã được đào tạo Chính vì sự khó khăn đó, tác giả tiếp tục phân tích về các chiến lược tùy chọn mà các nhà cung cấp phần mềm đưa ra cho các tổ chức khác nhau Các nhà cung cấp phần mềm đưa ra mô hình tiêu chuẩn, trên cơ sở đó tùy biến theo từng tổ chức cụ thể trên cơ sở sửa chữa và nâng cấp các gói phần mềm tiêu chuẩn Đồng thời với việc cấu hình lại phần mềm là sự thay đổi tổ chức rất khó

15

khăn Cuối cùng, tác giả phân tích những ảnh hưởng của ERP tới tổ chức: tiêu chuẩn hóa, tổ chức đơn vị, tái lập quá trình hoạch định chính sách và thay đổi mối quan hệ

Bên cạnh những nghiên cứu về mặt lý thuyết, trong thực tế đã có những nghiên cứu liên quan đến việc ứng dụng thành công mô hình ERP vào môi trường đại học dưới sự hỗ trợ của các giảng viên MacKinnon [30] cũng đã có những

nghiên cứu về các dịch vụ do SAP cung cấp trong hệ thống ERP dành cho liên minh các trường đại học sử dụng SAP (Bảng 1.2) Nghiên cứu đề cập đến các mô hình ERP khác nhau được cung cấp bởi SAP cho các trường đại học ở Mỹ

các phương pháp tiếp cận tiêu chuẩn Tuy nhiên, hai vấn đề sau về mặt tổ chức và hoạt động là các vấn đề có tính mềm, đòi hỏi cách tiếp cận đặc biệt để đảm bảo thành công

Nguồn: MacKinnon [30]

Bảng 1.2 Danh sách các trường đại học sử dụng các mô hình ERP của SAP

17

Sự năng động của hai khía cạnh mềm này trong các tổ chức giáo dục có hơi khác so với trong các tổ chức kinh doanh Các tác giả, dựa trêntổng hợp các kinh nghiệm quản lý và học tập trong việc triển khai các hệ thống ERP, đã thảo luận về các phương pháp tiếp cận khác nhau để xử lý các vấn đề cứng và mềm, đặc biệt là từng vấn đề mềm cụ thể liên quan đến các tổ chức giáo dục Họ quan sát thấy rằng việc triển khai các mô - đun quản lý nguồn nhân lực, tài chính diễn ra trôi chảy Tuy nhiên, một vài trục trặc đã xảy ra trong việc thực hiện các mô-đun liên quan đến sinh viên do các vấn đề trong việc di chuyển dữ liệu từ hệ thống cũ Trong trường hợp không có tiêu chuẩn chung được thiết lập và thực hành tốt nhất cho việc lập kế hoạch và triển khai thực hiện cụ thể cho các tổ chức giáo dục, nghiên cứu này có thể được sử dụng để chấp nhận ERP trong tương lai trong giới học thuật

Cũng liên quan đến vấn đề này, Bologa và cộng sự [12] đã xác định và phân

tích sự khác biệt của các trường đại học liên quan đến cơ cấu truyền thống, sự tham gia quản lý, tổ chức, năng lực đội ngũ thực hiện, hệ thống cũ, liên bộ phận truyền thông, đào tạo người sử dụng, các nhà cung cấp, quan hệ đối tác với khách hàng, tư vấn bên ngoài Các kết quả của nghiên cứu này có thể được sử dụng trong việc xây

dựng một khuôn khổ đánh giá các giải pháp ERP tốt nhất cho quản lý các trường đại học Cũng trong nghiên cứu này, tác giả chỉ rõ những công việc cần chuẩn bị trước khi triển khai (lập kế hoạch chiến lược, những hệ thống sẽ kế thừa, nhu cầu thay thế, nghiên cứu khả thi) Tiếp đó, tác giả lên kế hoạch cho sự thành công của dự án: lập kế hoạch về kỹ thuật, tài chính, vấn đề về tổ chức thực hiện các giai đoạn của dự

án

Từ sự thành công của việc triển khai ERP vào trường đại học ở Mỹ, Úc, Anh, v.v… hàng loạt các trường đại học ở các nước châu Á đã nghiên cứu ứng dụng mô hình này vào công tác quản lý như Trung Quốc, Ấn Độ, Hàn Quốc, Nhật Bản, v.v… Năm 2010, Mishra [33] ở Đại học Gour, Ấn Độ đã đưa ra mô hình ERP tương lai cho việc quản lý trường đại học công dựa trên mô hình PeopleSoft của Oracle

18

Các tác giả cũng đưa ra các phân hệ cần thiết cho một hệ thống ERP, vòng đời của ERP, các thách thức gặp phải khi triển khai một dự án ERP và cuối cùng là những đề xuất để việc triển khai đạt hiệu quả cao

1.2 Các công trình nghiên cứu liên quan đến đề tài ở trong nước

1.2.1 Tình hình ứng dụng ERP ở Việt Nam

Về mặt lý thuyết, việc nghiên cứu ERP ở trong nước còn hạn chế, chủ yếu là

nhữngbáo cáo thực nghiệm, những bài học kinh nghiệm của việc triển khai hệ thống

ERP trong các tổ chức doanh nghiệp hay các nhân tố thành công hoặc thất bại của ERP tại Việt Nam

Cùng với xu thế của thế giới, các doanh nghiệp Việt Nam dần hiểu rõ vai trò của hệ thống ERP và đang có sự đầu tư mạnh mẽ trong việc triển khai các hệ thống

ERP ERP giúp cho doanh nghiệp tăng năng suất lao động, đẩy mạnh quá trình truyền thông hiệu quả và tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp Trong báo cáo phân tích của Công ty sản xuất phần mềm Fast Accounting [53] nêu rõ, hệ thống ERP giúp doanh nghiệp có khả năng kiểm soát tốt hơn các hạn mức về tồn kho, công nợ, chi phí, doanh thu, lợi nhuận, v.v… đồng thời có khả năng tối ưu hóa các nguồn lực như nguyên vật liệu, nhân công, máy móc thi công, v.v… vừa đủ để sản xuất, kinh doanh Việc tích hợp một cách xuyên suốt và xóa bỏ sự cách biệt giữa các mắt xích trong một chu trình dẫn đến khả năng trọng tâm hóa công tác quản lý các nguồn lực của doanh nghiệp (tài chính - kế toán, quản lý nhân sự, R&D, bán hàng và quản lý bán hàng, sản xuất, v.v ) vào một hệ thống

Tuy nhiên, dù hiệu quả của hệ thống ERP đem lại cho doanh nghiệp là rất lớn nhưng thị trường ERP ở Việt Nam vẫn chưa sôi động Nghiên cứu của Công ty sản xuất phần mền EFFECT [52] nêu lên vấn đề là nhiều doanh nghiệp, nhà quản lý

vẫn chưa hiểu rõ ERP là gì, có nên triển khai hệ thống ERP hay không và chọn giải pháp triển khai như thế nào? Đây chính là những băn khoăn lớn làm cho việc ứng

dụng hệ thống ERP chưa được rộng rãi Thêm một lý do màbáo cáo của tạp chí PC

World[57] đã chỉ ra là sự thiếu minh bạch về mặt thông tin trong quá trình triển khai hệ thống ERP cũng làm ảnh hưởng đến việc ứng dụng hệ thống ERP trong

19

doanh nghiệp Ở Việt Nam, hiện nay chỉ có hai nhà cung cấp ERP lớn của nước ngoài là Oracle và SAP cùng với các đối tác triển khai Việt Nam FPT - ERP, Pythis, Tinh Vân, CMC, Fast, EFFECT… Thông tin mà họ cung cấp tại các buổi hội thảo

về ERP có chất lượng chưa cao, không có thông tin nhiều chiều, đa dạng về tất cả các giải pháp ERP như doanh nghiệp mong muốn Việc triển khai thành công hay

thất bại cũng không được đưa ra một cách rõ ràng

1.2.1.1 Về phía các doanh nghiệp áp dụng

Về mặt thực tiễn, các doanh nghiệp đang xem ERP như công cụ, giải pháp hữu hiệu để nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, tăng lợi nhuận, tăng năng lực cạnh tranh và phát triển thương hiệu, đồng thời giảm thiểu rủi ro, cảnh báo trước nguy cơ thiệt hại kinh tế do các số liệu, dữ liệu kinh doanh được cập nhật kịp thời và đảm bảo công khai, minh bạch tài chính Với cương vị Chủ tịch Công ty FPT IS, ông Đỗ Cao Bảo đã từng khuyến nghị rằng chỉ cần đầu tư khoảng 1.000 tỷ đồng cho hệ thống CNTT hỗ trợ quản trị tài chính doanh nghiệp thì Vinashine, Vinalines đã không mất tới 92.000 tỷ đồng [54]

Tuy nhiên, tại Việt Nam, số lượng tập đoàn, doanh nghiệp đầu tư triển khai ERP vẫn còn khiêm tốn Đơn cử, trong Top 10 doanh nghiệp hàng đầu của bảng xếp hạng 500 doanh nghiệp lớn nhất Việt Nam VNR500, mới có 3 doanh nghiệp công

bố công khai trên các phương tiện truyền thông đại chúng và mạng Internet về việc

đã triển khai ERP trong toàn doanh nghiệp là Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam, Liên doanh Việt - Nga Vietsovpetro và Tập đoàn Điện lực Việt Nam; 7 doanh nghiệp, tập đoàn còn lại gồm Tập đoàn Dầu khí Việt Nam, Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam, Công ty TNHH Samsung Electronics Việt Nam, Tập đoàn Viễn thông Quân đội, Công ty TNHH MTV Vàng bạc đá quý Sài Gòn - SJC, Tập đoàn Công nghiệp Than - Khoáng sản Việt Nam, Ngân hàng Nông nghiệp & Phát triển nông thôn Việt Nam vẫn chưa có thông tin về việc triển khai hệ thống ERP Riêng trường hợp Tập đoàn Viễn thông Quân đội, theo tìm hiểu của ICTnews thì đã tự nghiên cứu phát triển giải pháp ERP và ứng dụng trong Tập đoàn nhưng không công bố thông tin

20

Được biết, hệ thống SAP ERP tại Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam (Petrolimex) được xây dựng trong 3 năm (2010 - 2012) có trị giá lên tới 12,6 triệu USD,đang là

hệ thống ERP lớn nhất Việt Nam Chính thức vận hành trên toàn quốc từ 1/1/2013,

hệ thống này đã kết nối quản trị kinh doanh xăng dầu từ Công ty mẹ - Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam đến 42 công ty, 21 chi nhánh, 11 xí nghiệp, 44 kho và tổng kho xăng dầu, 118 địa điểm, tích hợp với hệ thống quản lý tại hơn 2.200 cửa hàng xăng dầu trên toàn quốc Petrolimex cũng là doanh nghiệp triển khai công bố thông tin về việc ứng dụng ERP mạnh mẽ, rầm rộ nhất

Còn Vietsovpetro đã nhắm đến giải pháp ERP của Oracle từ năm 2003 và tới năm 2006, hệ thống ERP đã giúp doanh nghiệp này hiện đại hoá toàn bộ quy trình quản lý theo chuẩn thế giới, từ khâu mua hàng, nhập kho, giao hàng, quản lý vật tư cho đến khâu thương mại, tài chính kế toán, nhân lực, v.v ; giảm sự chồng chéo và đảm bảo một quy trình có tính thống nhất cao tại 15 đơn vị của toàn doanh nghiệp

Tập đoàn Điện lực Việt Nam từ đầu năm 2009 công bố đang triển khai dự án

hệ thống phần mềm Oracle ERP với các mô - đun tài chính, vật tư, tài sản, nhân sự - tiền lương, v.v… cho các doanh nghiệp trong ngành Điện

Hiệp hội Phần mềm & Dịch vụ CNTT Việt Nam (VINASA) cho biết: Số lượng doanh nghiệp, tập đoàn triển khai ERP trên thực tế có thể lớn hơn số lượng doanh nghiệp công bố triển khai ERP Bởi triển khai ERP không đơn giản và đã có những dự án bị sụp đổ hoặc không đạt được sự thành công như mong đợi khi không thể thay đổi cách thức quản trị truyền thống, khiến doanh nghiệp không muốn quảng bá, tuyên truyền

Số lượng doanh nghiệp tại Việt Nam quan tâm tới việc triển khai ERP đang

có xu hướng gia tăng, hầu hết vẫn nhắm tới 2 giải pháp ERP đang chiếm lĩnh thị trường Việt Nam là SAP ERP và Oracle ERP (sẵn sàng đáp ứng nhu cầu của các hệ thống CNTT lớn) Một số doanh nghiệp khác do hạn chế về kinh phí đang tìm tới các giải pháp “nội” với phạm vi, quy mô triển khai nhỏ hơn Các tập đoàn, doanh nghiệp đang triển khai ứng dụng SAP ERP gồm: Petrolimex, Vinamilk, Tập đoàn Thép Việt, P&G Việt Nam, Panasonic Việt Nam, Công ty Bảo hiểm Bảo Minh, Tập

21

đoàn Tân Tạo, Tân Hiệp Phát, v.v Các tập đoàn, doanh nghiệp đang triển khai ứng dụng Oracle ERP gồm: Vietsopetro, Tập đoàn Điện lực Việt Nam, Công ty Viễn thông toàn cầu GTEL, Unilever Việt Nam, Cà phê Trung Nguyên, HT Mobile, Công ty Cổ phần Dịch vụ Tin học HPT, Zamil Steel Việt Nam, v.v

Theo kết quả khảo sát tình hình ứng dụng CNTT trong các tập đoàn, tổng công ty và ngân hàng Nhà nước vừa được ông Phạm Tấn Công, Chánh Văn phòng Đảng ủy khối Doanh nghiệp Trung ương công bố trong năm 2013, mới có 5/19 doanh nghiệp tham gia khảo sát cho biết đã triển khai ứng dụng ERP (tương đương 28%) song nhìn về tương lai, 7/19 doanh nghiệp cho biết sẽ triển khai ERP trong thời gian tới (37%) [59]

1.2.1.2 Các đơn vị cung cấp và triển khai

Về phía các đơn vị cung cấp và triển khai ERP tại Việt Nam hiện nay, số lượng các công ty phần mềm cung cấp giải pháp ERP không nhiều, chủ yếu vẫn là các đơn vị thực hiện chức năng tư vấn và triển khai cho các nhà cung cấp lớn của thế giới như SAP và Oracle Các công ty phần mềm lớn, có mặt lâu năm như FPT, Fast mới có những bước nghiên cứu về hệ thống ERP trong những năm gần đây và

đã cho ra đời những hệ thống ERP dành cho các đối tượng khách hàng là doanh nghiệp nhỏ và vừa FPT vẫn đang là doanh nghiệp CNTT có số lượng khách hàng làm ERP lớn nhất (thống kê của EAC công bố 2/2010, cả nước có 103 doanh nghiệp

đã triển khai ERP, thì có tới 52 doanh nghiệp được hỗ trợ triển khai bởi FPT) Bên cạnh FPT còn có một số tên tuổi khác như SSG (Sunshine Gimasys), Lạc Việt, Pythis (Kim Tự Tháp), TVE, CSC (Global SyberSoft), CMC, HPT, PVTech, Tectura, v.v Cụ thể như sau:

FPT IS cùng hãng phần mềm SAP công bố đã xây dựng và đóng gói thành công giải pháp quản trị nguồn lực ERP triển khai nhanh cho doanh nghiệp ngành thép của Việt Nam - FPT.SAP iFESS (FPT SAP Express Steel Solution) FPT.SAP iFESS là gói giải pháp ERP đầu tiên do một doanh nghiệp CNTT Việt Nam - hoàn thiện được SAP châu Á - Thái Bình Dương chứng nhận Gói giải pháp SAP

này được FPT IS và SAP hoàn tất trong vòng 10 tháng (từ 12/2012 đến 9/2013)

22

Giải pháp được hội đồng đánh giá của SAP châu Á - Thái Bình Dương công nhận đạt tiêu chuẩn của SAP và cấp chứng chỉ cho FPT IS

Pythis cung cấp Hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp PERP gồm nhiều

ứng dụng riêng biệt được tích hợp tự động trong quá trình xử lý giúp nâng cao năng suất lao động, cung cấp cho lãnh đạo thông tin nhằm ra quyết định tốt hơn, hiệu quả hơn, giảm tối đa công việc dư thừa, nâng cao hiệu quả công việc

CMC EzBiz là giải pháp phần mềm kinh doanh tổng thể cho các doanh

nghiệp của CMC Giải pháp CMC.EzBiz được xây dựng nhằm hướng tới các khách

hàng là các công ty đầu tư tài chính, chứng khoán, các quỹ đầu tư chứng khoán, các doanh nghiệp… với các quy trình nghiệp vụ kinh doanh chứng khoán niêm yết, chưa niêm yết, OTC, đầu tư ủy thác, quản lý nguồn vốn…

FAST tung ra phần mềm ERP trên nền web Fast Business Online được phát

triển trên nền tảng web, cho phép truy cập, làm việc mọi lúc, mọi nơi, từ bất kỳ thiết

bị nào đã được kiểm chứng trong thời gian qua với những thành tựu mới, tiên tiến

EFFECT-ERP của EFFECT được xây dựng dựa theo mô hình ERP Tuy

nhiên, phần mềm bao gồm thêm một số mô - đun khác nữa nhằm mục đích phục vụ cho việc phát triển doanh nghiệp Xương sống của hệ thống là phiên bản phần mềm

kế toán EFFECT-SQL 4.0 mở rộng, có khả năng có thể thay đổi, thêm bớt các thông tin quản lý và khả năng tạo lập, sửa đổi hệ thống sổ sách, báo cáo ngay trên giao diện phần mềm mà không cần phải lập trình

Công ty VIAMI với sản phẩmRVX Manager là một hệ thống mở, có thể được

tùy biến và mở rộng nhanh chóng với các tính năng bổ sung, lĩnh vực đặc biệt, tài liệu, chức năng, báo cáo kể cả các mô - đun phần mềm đặc biệt

Vietsoft cung cấp sản phẩmERP for Garment & Footwear là giải pháp ERP

của Vietsoft cho ngành Dệt may và Giày dép Hệ thống thông tin có chức năng quản

lý toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh của công ty dệt may bao gồm các mô - đun: Quản lý nhân sự (Vietsoft - HRM), Quản lý sản xuất (Vietsoft - PP& PAC), Hoạch định vật tư (MRP), Quản lý kho (IC), v.v Vietsoft hiện đang là nhà cung cấp giải pháp quản trị hàng đầu cho ngành May mặc và Giày dép

23

Sản phẩmInfor ERP LN củaTRG international là giải pháp giúp doanh

nghiệp đáp ứng mọi yêu cầu phức tạp của thị trường quốc tế Giải pháp này bao gồm đầy đủ các chức năng hỗ trợ toàn vẹn tất cả các quy trình trong hoạt động sản xuất hiện nay - từ khâu kỹ thuật đến phân phối sản phẩm

AMIS MISA của công ty MISA là phần mềm online tích hợp nhiều tính năng

quản trị doanh nghiệp như tính năng quản trị tài chính kế toán, quản trị nhân sự, quản trị bán hàng tới quản trị truyền thông, công việc, tri thức, sáng kiến, hành chính, v.v Có thể thấy AMIS.VN như một giải pháp ERP thu nhỏ Điểm đáng chú

ý là mức giá mà MISA công bố phù hợp triển khai cho mọi loại hình doanh nghiệp vừa và nhỏ thuộc mọi lĩnh vực: thương mại, dịch vụ, sản xuất, xây dựng, chỉ tương đương cước sử dụng điện thoại di động Các quy trình nghiệp vụ quản trị trong AMIS.VN được kết nối chặt chẽ với nhau thành một hệ thống hợp nhất.Thông tin đầu ra của bộ phận này sẽ là đầu vào của bộ phận khác, vì thế giảm các thao tác thừa, trùng lắp giữa các bộ phận, giảm rủi ro do thao tác sai, tối ưu hóa nguồn lực doanh nghiệp

Ngoài ra còn có các giải pháp khác như SINNOVA-ERP của

SINNOVA;NAVIWORLD đã thiết kế Microsoft Dynamics NAV với phiên bản

tiếng Việt dành cho doanh nghiệp Việt Nam; Cybersoft với giải pháp Cyber

Business Net; CADS với CADS ERP.Net là những hệ thống phần mềm thống nhất,

đa năng, quán xuyến mọi lĩnh vực hoạt động từ kế hoạch hóa, thống kê, kiểm toán, phân tích, điều hành, giúp theo dõi, quản lý thông suốt, tăng tính năng động, đảm bảo cho doanh nghiệp phản ứng kịp thời trước những thay đổi liên tục của môi trường bên ngoài Các giải pháp mang tính mở theo đặc thù của doanh nghiệp có thể

xử lý tất cả các giao dịch của doanh nghiệp trên nền tảng ứng dụng công nghệ thông tin và cơ sở dữ liệu thống nhất

Những đơn vị cung cấp trên còn đảm nhận nhiệm vụ tư vấn và triển khai hệ thống ERP cho bản thân đơn vị cũng như các nhà cung cấp lớn là SAP và Oracle Ngoài ra, trên thị trường ERP Việt Nam còn có nhiều công ty chuyên nhiệm vụ tư vấn và triển khai khác như CSC Việt Nam, Gimasys, SSG, HPT, Tinh Vân, v.v…

1.2.2 Khả năng nghiên cứu ứng dụng mô hình URP trong công tác quản lý trường đại học ở Việt Nam

Cách mạng khoa học và công nghệ, đặc biệt là công nghệ thông tin và truyền thông sẽ tạo ra những điều kiện thuận lợi để đổi mới cơ bản nội dung, phương pháp

và hình thức tổ chức giáo dục, đổi mới quản lý giáo dục, tiến tới một nền giáo dục điện tử đáp ứng nhu cầu của từng cá nhân người học Quá trình hội nhập quốc tế sâu rộng về giáo dục đang diễn ra ở quy mô toàn cầu, tạo cơ hội thuận lợi để tiếp cận với các xu thế mới, tri thức mới, những mô hình giáo dục hiện đại, tranh thủ các nguồn lực bên ngoài, tạo thời cơ để phát triển giáo dục

Các trường đại học Việt Nam cũng đã từng bước ứng dụng công nghệ thông tin vào những quy trình quản lý của mình Nhưng hiệu quả đem lại vẫn chưa cao vì chưa có một khuôn khổ, mô hình quản lý thống nhất chung cho các trường đại học Cùng với đó, do những hạn chế nhất định về mặt ngân sách mà các trường chỉ ứng dụng từng phần, nhỏ lẻ, riêng biệt những phân hệ quản lý khác nhau từ các nhà cung cấp nhỏ hoặc thiếu kinh nghiệm trong lĩnh vực hệ thống thông tin quản lý Điều này gây ra nhiều khó khăn trong việc giao tiếp với các ứng dụng từ các nhà cung cấp khác

25

Sự kết hợp của các hệ thống cũ mặc dù đáp ứng hầu hết các yêu cầu và có các hệ thống tương đương cho các mô - đun quản lý sinh viên, quản lý nguồn nhân lực và tài chính,nhưngkhông giống như các hệ thống ERP, nơi các mô - đun được tích hợp liền mạch.Sự tích hợp trong các hệ thống cũ được quản lý thông qua nhiều máy chủ và các giao diện khác nhau Việc duy trì các giao diện này trở nên khó khăn hơn và yêu cầu các nguồn tài nguyên ngày càng nhiều Các hệ thống thiết kế sẵn riêng lẻ lại thiếu các tính năng và chức năng thiết yếu trong việc đầu

tư các hệ thống có tính chất tổng thể

Từ đó xuất hiện nhu cầu thay thế các hệ thống cũ bằng một hệ thống ERP bắt nguồn từ những lý do sau đây:

- Khó khăn trong việc duy trì sự tích hợp giữa các hệ thống cũ khác nhau

- Hệ thống thiết kế sẵn rất nhiều nhưng lại không hỗ trợ đầy đủ các yêu cầu

- Khó khăn trong việc mở rộng các hệ thống cũ để đáp ứng sự tăng trưởng trong hoạt động

- Khó khăn trong việc cung cấp các dịch vụ dựa trên web

- Khó khăn trong việc kết hợp các công nghệ mới như giao diện và các dịch

vụ web với các máy tính lớn dựa trên hệ thống cũ

Như đã trình bày ở trên, việc ứng dụng ERP trong các trường đại học đang là một xu hướng trên toàn thế giới Đã có rất nhiều trường đại học thành công với các

mô hình khác nhau của ERP Nhiều bài học kinh nghiệm cũng đã được rút ra, những nhân tố quyết định đến sự thành công của một dự án ERP cũng đã được nghiên cứu Đây là tiền đề thuận lợi cho các trường đại học ở Việt Nam ứng dụng

hệ thống ERP vào công tác quản lý trường đại học

Vì vậy, việc nghiên cứu và xây dựng mô hình URP là hoàn toàn cần thiết và phù hợp với chủ trương đổi mới quản lý giáo dục đào tạo nói chung và giáo dục đại học nói riêng của Chính phủ và Bộ Giáo dục và Đào tạo Khả năng nghiên cứu vấn đề này cũng hoàn toàn khả thi trong điều kiện đầu tư cơ sơ vật chất của nhiều trường

26

ngày càng tăng và quá trình tin học hóa đang diễn ra mạnh mẽ trong các trường đại học

1.3 Thiết kế nghiên cứu

Qua tổng hợp và phân tích các công trình nghiên cứu, tác giả nhận thấy việc nghiên cứu chủ yếu liên quan đến những vấn đề sau: Theo tổng kết của Moon [34]

về các bài nghiên cứu được đăng trên tạp chí từ 2000 đến 31/05/2006, có 313 bài liên quan ERP được đăng trên 79 tạp chí Các bài nghiên cứu này có thể phân thành các nhóm sau:

(1) Triển khai hệ thống ERP: 135 bài;

(2) Sử dụng hệ thống ERP: 44 bài;

(3) Mở rộng chức năng ERP: 37 bài;

(4) Giá trị ERP: 24 bài;

(5) Khuynh hướng và kỳ vọng: 55 bài;

(6) Đào tạo, huấn luyện: 18 bài

Riêng lĩnh vực ERP trong môi trường đại học ít hơn nhiều, chủ yếu đề cập đến những thuận lợi và khó khăn trong quá trình triển khai trong trường đại học, những lợi ích đạt được từ phía đơn vị triển khai

Ở Việt Nam các nghiên cứu được đăng tải trên tạp chí về ERP không nhiều, chủ yếu là các bài viết có tính chất đúc kết kinh nghiệm triển khai ERP, các nhân tố thành công hay thất bại ERP tại Việt Nam Các công ty phần mềm lớn của Việt Nam chủ yếu làm nhiệm vụ triển khai cho các đối tác là SAP, Oracle… chứ chưa tự mình nghiên cứu mô hình cho phù hợp với đặc điểm của các tổ chức ở Việt Nam Các nhà nghiên cứu cũng chưa quan tâm nhiều đến vấn đề xây dựng một mô hình

hệ thống quản lý trường đại học đáp ứng những nhu cầu đang đặt ra hiện nay

Từ tầm quan trọng của vấn đề, từ chỗ số lượng nghiên cứu về vấn đề này còn rất ít; nó là vấn đề mới, còn khoảng trống trong nghiên cứu tại môi trường Việt Nam, tác giả quyết định chọn hướng nghiên cứu này nhằm tìm ra một mô hình URP thích hợp cho các trường đại học Việt Nam, hỗ trợ cho quá trình quản lý, điều hành

27

các trường đại học thuận lợi, nâng tầm các trường đại học Việt Nam so với khu vực

và vươn ra xa hơn nữa

1.3.1 Câu hỏi nghiên cứu

Để có thể đạt được mục tiêu xây dựng mô hình URP, tác giả cần trả lời những câu hỏi sau:

+ Điểm giống và khác nhau giữa cơ cấu tổ chức, hoạt động của doanh nghiệp

và trường đại học? Tác động của nó đến việc ứng dụng mô hình ERP?

+ Kinh nghiệm ứng dụng mô hình ERP vào trường đại học của các nước trên thế giới tác động như thế nào đối với việc ứng dụng mô hình ERP vào các trường đại học ở Việt Nam?

+ Các nhân tố khác đặc trưng cho chính sách giáo dục Việt Nam (chính sách đào tạo, tuyển sinh, quản lý…) tác động như thế nào đến việc ứng dụng mô hình ERP vào trường đại học ở Việt Nam?

+ Nhu cầu xây dựng mô hình URP ứng dụng vào công tác quản lý ở các trường đại học Việt Nam như thế nào?

+ Các chức năng cần có cho một mô hình URP ứng dụng vào công tác quản

lý trường đại học?

Một khi trả lời được các câu hỏi này, tác giả sẽ có được những căn cứ cần thiết để có thể xây dựng nên mô hình URP và tiến hành thử nghiệm trong thực tế

1.3.2 Những giả thuyết nghiên cứu được đề xuất

Ngoài việc trả lời những câu hỏi trên, tác giả cũng đề xuất những giả thuyết nghiên cứu nhằm hỗ trợ cho quá trình nghiên cứu và xây dựng mô hình URP Những giả thuyết nghiên cứu giúp tác giả đánh giá những tác động của các yếu tố, các nhân tố khác nhau đến việc xây dựng mô hình URP Cụ thể như sau:

+ Sự giống nhau về cơ cấu tổ chức, mô hình hoạt động của doanh nghiệp và trường đại học hiện nay tạo điều kiện thuận lợi cho việc ứng dụng mô hình URP vào trường đại học

28

+ Việc phân tích các bài học kinh nghiệm trong việc triển khai các hệ thống ERP vào trường đại học của các nước trên thế giới tạo điều kiện thuận lợi cho việc ứng dụng mô hình ERP vào trường đại học ở Việt Nam

+ Năng lực tài chính, quy mô đào tạo, quan hệ hợp tác, v.v… tác động tích cực đến việc xây dựng mô hình URP ứng dụng vào công tác quản lý trường đại học

+ Chính sách tin học hóa công tác quản lý của Chính phủ nhằm thay đổi mô hình quản trị tạo ra nhu cầu xây dựng mô hình URP ứng dụng vào việc quản lý trường đại học ở Việt Nam

+ Mô hình URP với nhiều phân hệ, có khả năng tùy biến cao phụ thuộc vào nhu cầu của từng trường đại học cụ thể sẽ khả thi trong tình hình hiện nay

1.3.3 Mô hình nghiên cứu

Ngoài những câu hỏi nghiên cứu và những giả thuyết nghiên cứu được đặt ra, tác giả cũng xây dựng mô hình nghiên cứu giúp cho việc nghiên cứu được thuận lợi Trong mô hình nghiên cứu, tác giả xác định các nhân tố mục tiêu và nhân tố tác động của mô hình, cụ thể như sau:

-Nhân tố mục tiêu: Mô hình URP cho trường đại học ở Việt Nam

29

Trong đề tài này, mô hình URP cho trường đại học đóng vai trò trung tâm trong suốt quá trình nghiên cứu Để tìm ra mô hình URP phù hợp cho trường đại học, tác giả lần lượt triển khai các bước nghiên cứu:

+ Trước tiên, tác giả đánh giá những lợi ích mà ERP đem lại cho các doanh nghiệp khi ứng dụng vào công tác quản lý, hoạch định Tiếp đó, tác giả nghiên cứu

mô hình tổ chức, hoạt động của doanh nghiệp, phân tích điểm giống nhau và khác nhau giữa doanh nghiệp và trường đại học, từ đó tìm ra điểm tương đồng trong mô hình ERP dành cho doanh nghiệp và mô hình URP dành cho trường đại học

+ Nghiên cứu quá trình ứng dụng và phát triển hệ thống ERP trong các trường đại học trên thế giới cũng như trong khu vực, từ đó rút ra bài học kinh nghiệm, các thuận lợi và thách thức chính khi triển khai một dự án ERP

+ Đánh giá thực trạng công tác quản lý trường đại học ở Việt Nam hiện nay Lập kế hoạch điều tra, khảo sát nhu cầu ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý trường đại học ở một số trường đại học ở Việt Nam

+ Trên cơ sở kết quả các nghiên cứu ở trên, tác giả nghiên cứu kết hợp với mức độ tự chủ, chính sách đào tạo, tuyển sinh, năng lực tài chính, quy mô và quan

hệ hợp tác của trường đại học để tìm ra mô hình URP phù hợp, xác định các phân

hệ cần thiết và khả năng tùy biến cho mô hình URP của trường đại học ở Việt Nam

+ Sử dụng phương pháp phân tích thiết kế hệ thống thông tin và phương pháp lập trình hướng chức năng dựa trên cơ sở bộ công cụ Visual Studio NET 2010

và hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server 2008 để xây dựng một số phân hệ trong mô hình URP đã đề xuất

1.3.4 Cách thức chọn mẫu và thu thập số liệu

Đề tài được thực hiện chủ yếu dựa trên cơ sở phương pháp phân tích định tính Phân tích định tính được triển khai trong giai đoạn đầu của nghiên cứu để đánh

Hình 1.3 Mô hình nghiên cứu của luận án

Trong giai đoạn tiếp theo, tác giả tiến hành phỏng vấn các chuyên gia về sự cần thiết xây dựng mô hình URP cho các trường đại học Việt Nam thông qua ý kiến của các lãnh đạo, giảng viên của một số trường đại học trong cả nước

Sau khi đã có những nghiên cứu về mặt lý thuyết và những đánh giá về thực tiễn ứng dụng hệ thống thông tin trong các trường đại học và thực trạng công tác quản lý, tác giả tiến hành phân tích các yêu cầu, từ đó đề xuất mô hình URP cho các trường đại học Trên cơ sở khảo sát hệ thống quản lý hiện tại của Trường Đại học Kinh tế Huế, tác giả xây dựng một số chức năng trong mô hình mới và áp dụng thử nghiệm để kiểm định lại mô hình đề xuất

CHƯƠNG 2 CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA VIỆC ỨNG DỤNG HỆ THỐNG ERP VÀO CÁC TRƯỜNG ĐẠI HỌC

Trong chương này, tác giảnghiên cứu một số vấn đề lý luận liên quan đến việc ứng dụng mô hình ERP vào quản lý trong các trường đại học Trước hết, tác giả trình bày xu hướng ứng dụng mô hình ERP vào công tác quản lýở các trường đại học trên thế giớitrong giai đoạn hiện nay Sau đó, tác giảtiến hành nghiên cứu,

so sánh mô hình quản lý trường đại học của 3 nhà cung cấp lớn là Oracle, SAP và Microsoft Dynamics Trên cơ sở đó và dựa vào điều kiện cụ thể của Việt Nam, tác giảđúc kết những kinh nghiệm cần thiết khi ứng dụng mô hình ERP vào quản lý trường đại học

31

2.1 Xu hướng ứng dụng ERP vào các trường đại học trên thế giới

2.1.1 Sự chuyển biến của các trường đại học trong giai đoạn hiện nay

Ngày nay, sự phát triển như vũ bão của khoa học công nghệ cũng như sự hình thành của nền kinh tế tri thức đã làm thay đổi một cách đáng kể vai trò và sứ mạng của trường đại học Các trường đại học hiện nay không chỉ là tháp ngà của triết học, mà còn đóng vai trò là động lực chủ yếu của hoạt động nghiên cứu khoa học cơ bản cũng như nghiên cứu ứng dụng Xuất phát từ tình hình mới này, có khá nhiều quan điểm và xu hướng nhận định khác nhau về khuynh hướng phát triển của

hệ thống giáo dục đại học nói chung và những nguyên tắc quản lý nói riêng Ngoài

ra, trong bối cảnh cạnh tranh của quá trình toàn cầu hóa, giống như các tổ chức nhà nước và tư nhân, trường đại học không thể đứng ngoài những thay đổi lớn của xã hội

Thứ nhất, các tác động từ bên trong và bên ngoài hệ thống như: sự chuyển hướng của giáo dục đại học thế giới từ đào tạo tinh hoa sang đại trà, nhu cầu vào học đại học của đại đa số học sinh đã làm gia tăng nhanh chóng số lượng sinh viên, các chi phí cho giáo dục và đào tạo ngày càng tăng và tăng nhanh hơn cả chỉ số lạm phát.Ngoài ra, việc khan hiếm các nguồn lực tài chính cũng như các biến đổi trong môi trường chính trị đã làm chính nhà nước và các trường đại học đứng trước sự lựa chọn hoặc chấp nhận thay đổi hoặc là phá sản

Thứ hai là,xu hướng ảnh hưởng của yếu tố thị trường Trong nền kinh tế thị trường, giáo dục là một loại hàng hóa nên tác động của các mối quan hệ thị trường đến lĩnh vực giáo dục là lẽ tất nhiên Vì vậy, các nhà nghiên cứu nhấn mạnh tầm quan trọng của một thị trường cạnh tranh hoàn hảo và đề xuất các trường đại học cần phải tập trung vào khía cạnh thị trường Một trường phái khác lại cho rằng bản thân hàng hóa giáo dục đã bị thất bại bởi thị trường mà chính thị trường lại chưa có cạnh tranh hoàn hảo nên sẽ không thể có một thị trường hoàn hảo trong giáo dục đại học, mà giáo dục chỉ có thể được đặt trong một môi trường “cận thị trường”

32

Các nhà nghiên cứu đề xuất, cần xác lập và ứng dụng xu hướng cận thị trường thay vì thị trường hoàn hảo trong giáo dục nhằm quản lý nhà trường một cách có hiệu quả Theo đó, cơ quan nhà nước trung ương có thể hành động như một

cơ quan đại diện cho nhu cầu và lợi ích của khách hàng, đồng thời thay mặt khách hàng ký hợp đồng với các cơ sở giáo dục đại học để cung cấp các sản phẩm Điều này cho thấy sản phẩm của giáo dục là một hàng hóa đặc biệt, chứ không phải là một loại hàng hóa thông thường để có thể thương mại hóa, ngay cả trong trường hợp thị trường đã là cạnh tranh hoàn hảo Vai trò của nhà nước là hỗ trợ và điều tiết theo hướng cận thị trường để mục tiêu của giáo dục đại học không bị bóp méo và

làm sai lệch Theo quan điểm này thì các trường đại học không phải là các doanh nghiệp hay tổ chức tư nhân sản xuất ra các loại hàng hóa dịch vụ thông thường

Thứ ba làxu hướng đa dạng hóa của các loại hình cơ sở giáo dục đại học

Do vậy, mối quan hệ giữa sở hữu và sử dụng, quản trị và điều hành cũng rất phức tạp và đan xen với nhau Sự tách rời quyền sở hữu và quyền sử dụng cũng xảy ra ngay ở các cơ sở giáo dục công lập Chủ sở hữu nhà nước thường cũng chỉ có tính chất danh nghĩa và trên thực tế rất khó nói họ là ai Vì vậy, các nhà nghiên cứu cho rằng, chủ sở hữu trường đại học mang tính khuyết danh hay cộng đồng Nói một cách khác, những nhóm lợi ích có liên quan như cơ quan chủ quản, thầy giáo - cán

bộ - học sinh của nhà trường, trường bạn, phụ huynh, người tài trợ, cộng đồng doanh nghiệp, người đóng thuế v.v… là những người có chủ quyền đối với cơ sở giáo dục công lập Như vậy, trường đại học ngày này có những điểm tương đồng với các công ty cổ phần

Thực tiễn đã cho thấy hiện nay các trường đang chuyển biến, thay đổi trước tình hình mới để tiếp tục phát triển Sự chuyển biến này diễn ra mạnh mẽ và trước tiên ở Hoa Kỳ.Cũng chính nhờ quá trình thay đổi này, hệ thống giáo dục đại học của Hoa Kỳ được xem là tốt nhất thế giới Điều này có được không chỉ là do nguồn lực tài chính dồi dào, mà còn ở sự thay đổi phương thức quản lý của cơ quan chủ quản cũng như thay đổi mô hình quản trị, điều hành dẫn đến sự tự chủ rất cao, đặc biệt là tự chủ về mặt tài chính của bản thân các trường đại học Chính sự tự chủ này