Bài giảng quản trị văn phòng nghiệp vụ tổ chức, sắp xếp hoạt động của cơ quan và người lãnh đạo

- VP cử TK có kinh nghiệm tập hợp đề nghị của các BP, kết hợp với dự kiến công việc của lãnh đạo để xây dựng lịch tổng thể và lịch của lãnh đạo.. Công việc của người Thư ký trong thời gi

NGHIỆP VỤ

TỔ CHỨC, SẮP XẾP HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN

VÀ NGƯỜI LÃNH ĐẠO

1 XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH VÀ LỊCH LÀM VIỆC CHO CƠ QUAN VÀ CHO NGƯỜI LÃNH ĐẠO

2 TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP, HỘI THẢO

VÀ LỄ HỘI

3 TỔ CHỨC CÁC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CỦA CÁN BỘ TRONG CƠ QUAN VÀ CỦA NGƯỜI LÃNH ĐẠO

XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH,

LỊCH LÀM VIỆC CHO CƠ QUAN

VÀ CHO NGƯỜI LÃNH ĐẠO

Xây Dựng Lịch Và Chương Trình Làm Việc

Theo bạn:

Chương trình, kế hoạch là gì?

Các cơ quan phải xây dựng chương

trình, kế hoạch, hoạt động gửi về cho VP

vào lúc nào??

Hỏi:

Chương trình, kế hoạch và lịch làm việc

của cơ quan gồm những loại nào?

Đáp:

- Chương trình, kế hoạch hoạt động trong 1 năm

- Kế hoạch hoạt động của CQ trong 1 tháng

- Lịch làm việc của CQ, LĐ trong từng tuần, từng ngày

Hỏi:

Hoạt động của CQ diễn ra dưới những hình thức nào?

Đáp:

- Hội họp, hội thảo

- Tiếp khách và làm việc với khách

- Đi công tác và khảo sát

- Nghiên cứu và giải quyết công việc chuyên môn tại phòng làm việc

1 Nguyên tắc xây dựng lịch làm việc

Không trùng lặp

Điều chỉnh lịch

Dự phòng

Ưu tiên

1.1 Nguyên tắc không trùng lặp

Không trùng lặp 02 trong 03 yếu tố:

Thời gian – địa điểm – nhân sự

1.2 Nguyên tắc ưu tiên

- TK cần nắm vững CN-NV đơn vị, lãnh đạo

- Tầm quan trọng, tính cấp thiết

- Hỏi ý kiến lãnh đạo (các hoạt động trùng thời gian,

nên đi bên nào?)

- Yêu cầu các BP thông báo hoạt động của ĐV mình lên

VP trước đó bao nhiêu ngày (hoạt động nào quan trọng,

không thể trì hoãn)

để lãnh đạo nghỉ ngơi hoặc kịp di chuyển

( thời gian dự phòng )

Hỏi:

Ý kiến của bạn về ví dụ xếp lịch cho Giám đốc sau:

- Từ 8h-10h Giám đốc họp giao ban trên Tổng công ty

- Từ 10h-11h30 Giám đốc dự họp với phòng kỹ thuật

Nó có khả thi không? Tại sao?

1.4 Nguyên tắc điều chỉnh lịch

“Lịch đã xếp thì hạn chế tối đa việc thay đổi”

Điều chỉnh và thay đổi lịch trong những trường hợp:

- Thời gian ( có khả năng kip thời báo cho nhân sự)

- Địa điểm (khoảng cách 2 nơi, khó khăn cho người tham

dự, chi phí)

- Nhân sự (cần hạn chế) phải được báo trước

Giải quyết tình huống?

“Một cuộc họp quan trọng và đông người (trên 30 người tham dự), các đại biểu lại từ các tỉnh xa về họp, nếu có sự thay đổi về thời gian cuộc họp chuyển sang ngày hôm sau

mà chưa được báo trước…”

2 Những công việc cần tiến hành khi xây dựng lịch và chương trình làm việc

- Quy định các bộ phận, đơn vị dự kiến kế hoạch cho tuần sau, tháng sau, gửi lên VP vào cuối tuần, cuối tháng

- VP cử TK có kinh nghiệm tập hợp đề nghị của các BP, kết hợp với dự kiến công việc của lãnh đạo để xây dựng lịch tổng thể và lịch của lãnh đạo

- Khi xếp lịch, trao đổi với lãnh đạo, với các BP có liên quan

- Gửi lịch vào ngày làm việc cuối tuần

- Theo dõi lịch (tiến hành, trì hoãn)

*Nếu là thư ký riêng:

- Xếp lịch cá nhân TK phù hợp lịch làm việc của người thủ trưởng

- Thường xuyên theo dõi, nhắc nhở thủ trưởng

- Chuẩn bị tài liệu

Đòi hỏi người TK phải:

Nắm vững nhiều

vấn đề

Nhanh nhạy, linh hoạt

Có tư duy, trình độ

tổ chức, điều hành

TRÒ CHƠI: GIẢI Ô CHỮ

Cơ quan thường giao việc xếp lịch cho người này?

C H U Y E N V I E N

H O N G T O N G H O P

P

TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP,

HỘI THẢO VÀ LỄ HỘI

Hỏi:

Họp, hội thảo, lễ hội là gì?

Để làm gì?

- Họp: phổ biến chủ trương, chính sách, bàn

bạc để tìm ra biện pháp QL, điều hành

- Hội thảo: 1 dạng họp để thảo luận những

vấn đề có tính chất khoa học, phục vụ cho hoạt động quản lý

- Lễ hội: tính chất kỷ niệm những mốc LS

quan trọng trong chặng đường phát triển của

CQ

- Họp diễn ra thường xuyên nhất

1.1 Chuẩn bị: phải biết họp để làm gì?

 Để truyền đạt VPPL, chủ trương chính sách

 Thông qua 1 quyết định quản lý

 Sơ kết, tổng kết, đánh giá tình hình hoạt động

 Khen thưởng và kỷ luật

Lên kế hoạch tổ chức cuộc họp

Xác định thành phần tham dự

Địa điểm, trang thiết bị

1.1.1Xác định thành phần tham dự

- Thành viên chính và khách mời (đại biểu)

- Danh sách được người chủ tọa (người chịu trách nhiệm hành chính) xem và thông qua

- Thư ký thông báo hoặc gửi giấy mời từng đại biểu (đảm bảo trước thời gian cuộc họp)

- Ghi thông tin khách mời: chính xác, thận trọng

Hỏi:

Nếu trong trường hợp khẩn cấp,

biết chắc chắn rằng thư mời không thể

đến tay khách mời thì người TK

phải làm sao?

Đáp: Gọi điện thoại báo trước và gửi giấy mời sau

1.1.2 Lập chương trình của cuộc họp

CHƯƠNG TRÌNH

- Các hoạt động chính sẽ diễn ra trong cuộc họp và

trình tự của các hoạt động đó

- Người hoặc bộ phận được thực hiện hoặc phụ trách

việc điều hành các hoạt động trong cuộc họp

1.1.3 Địa điểm và trang thiết bị

Cần căn cứ vào điều gì để bố trí địa điểm cho các cuộc họp?

Tính chất , mục đích

Số lượng và đặc điểm

Vị trí của người tham dự

Điều kiện hiện có của CQ

Địa điểm, trang thiết bị

Địa điểm:

- Xác định địa điểm cần thiết, dự phòng

- Cần được trang trí phù hợp với yêu cầu và mục đích cuộc họp, tránh phô trương, hình thức, không đại khái, qua loa

Bố trí bàn ghế

- Bố trí theo kiểu hội trường (?)

Hỏi: Nếu là cuộc họp ít người, tính chất trao đổi bình đẳng thì nên bố trí bàn ghế theo kiểu nào? Vị trí của người chủ tọa ở đâu?

Đáp: hình chữ nhật, hình tròn, hình elip Vị trí người chủ tọa nên đặt ở nơi mà mọi người đều dễ thấy

- Đối với những vị khách quan trọng cần ngồi đúng thứ tự, TKVP nên chuẩn bị các tấm biển, ghi rõ họ tên, chức danh, chức vụ để vào vị trí cần thiết

- Âm thanh, ánh sáng

- Phương tiện máy móc, phiên dịch, điện thoại, fax, in ấn

1.1.4 Văn bản, tài liệu

- Cuộc họp truyền đạt, phổ biến chủ trương: TK chuẩn bị VB cấp trên

- Cuộc họp lấy ý kiến đóng góp: bản dự thảo phải được in ra, gửi trước

- Những cuộc họp với mục đích đi đến ký kết hợp đồng: ký dự thảo trước, sau khi đóng góp ý kiến có thể nhanh chóng sữa chửa và in ấn chính thức, kịp thời cho người tham dự ký VB

- TK giúp thủ trưởng soạn thảo trước bài phát biểu

để trình bày trước, trong, kết thúc cuộc họp Phải làm việc trước với thủ trưởng để tiếp thu ý kiến

- Các tài liệu phải được kiểm tra cẩn thận trước khi

in ấn; danh sách hoặc tên các đại biểu, tác giả của các bài tham luận

- Phối hợp với các bộ phận chuẩn bị CSVC

- Chuẩn bị kinh phí cho các cuộc họp

2 Công việc của người Thư ký trong thời

gian diễn ra cuộc họp

2.1 Kiểm tra lại các công việc ở giai đoạn chuẩn bị

2.2 Đón tiếp đại biểu

2.3 Điều hành chương trình cuộc họp

2.4 Ghi biên bản cuộc họp

2.5 Công việc của người thư ký sau khi cuộc họp kết

thúc

2.1 Kiểm tra lại các công việc ở giai đoạn

chuẩn bị

- Địa điểm, ánh sáng, âm thanh, trang thiết bị

- Bố trí bàn ghế (số lượng, ghế chủ toạ và thư

ký, ghế đại biểu, ghế khách mời)

- Chuẩn bị trà nước, bữa ăn phục vụ giữa giờ

- Bố trí bàn đón tiếp, các TL, quà tặng, danh sách ghi tên và chữ ký của người tham dự

2.2 Đón tiếp đại biểu

- Bàn đón tiếp ở ngay cửa ra vào (cửa chính)

- Biển chỉ dẫn, người chỉ dẫn

-Đại biểu đặc biệt: phòng đón tiếp riêng, chuẩn

bị phiếu để khách ghi tên, chức danh…

- Trong thời gian chờ đợi giờ khai mạc, bố trí tivi, tranh, ảnh, sách báo tuyên truyền

2.3 Điều hành chương trình cuộc họp

- Tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu và chương trình cuộc họp ( chính , tuỳ vào tính chất cuộc họp, có thể do chủ tịch đoàn điều khiển nhưng phần sau)

- Giới thiệu người đọc báo cáo hoặc tham luận

- Điều hành việc tham luận

- Điều hành việc nghỉ giữa giờ

Nếu đảm nhận phần điều hành, TKVP lưu ý:

- Nêu rõ vấn đề cần thảo luận, tầm quan trọng của nó

- Có thể yêu cầu người dự họp thảo luận từng vấn đề hoặc đóng góp ý kiến bất cứ vấn đề, TK cần nhắc lại nội dung các vấn đề cần thảo luận

- Phân công người ghi chép ý kiến, tổng hợp ý kiến

- Lắng nghe ý kiến thảo luận xử lý tình huống

- Tổng kết các vấn đề thống nhất, cần thảo luận trong các buổi

họp tiếp theo

2.4 Ghi chép biên bản cuộc họp :

- Thời gian bắt đầu, kết thúc

- Thành phần tham dự, khách mời

- Số đại biểu có mặt, vắng mặt

- Chủ tịch đoàn và thƣ ký đoàn

- Nội dung và diễn biến cuộc họp

- Các ý kiến thảo luận (ghi tóm tắt & tổng hợp, nguyên văn)

- Các kết luận của cuộc họp (biên bản)

- Quá trình và kết quả bầu cử (nếu có)

- Cuối biên bản có chữ ký của chủ toạ và thƣ ký

2.5 Công việc của người thư ký sau khi cuộc họp kết thúc

- Thu thập TL có liên quan để lập hồ sơ cuộc họp bao gồm:

◦ Chương trình (hội nghị quan trọng)

Việc tổ chức lễ hội đòi hỏi người TKVP chú ý xây dựng chương trình ngoài sự long trọng, trang nghiêm, gặp gỡ, giao lưu và trao đổi, hiểu biết lẫn nhau Đón tiếp chu đáo, lịch sự, cởi mở tế nhị,

ý thức vai trò của người “chủ nhà”

Đối với vấn đề mời và làm việc với các phóng viên báo chí, phát

thanh, truyền hình và thời gian và nội dung cũng như hình thức tuyên truyền trên các phương tiện thông tin đại chúng, người thư

ký cần trao đổi trước và xin ý kiến chỉ đạo của thủ trưởng cơ

quan hoặc người có trách nhiệm về những vấn đề này

Nếu trong các hội thảo, lễ hội có khách mời

hoặc người tham dự là người nước ngoài,

TKVP cần thông báo những thông tin có liên quan về họ cho bộ phận ngoại vụ hoặc các CQ

an ninh, ngoại giao

Sự giao lưu là cần thiết nhưng những tư tưởng của họ khi được trình bày trên các diễn đàn

khoa học hoặc trước đông đảo công chúng Việt Nam cần phải được những người tổ chức hội nghị, hội thảo, lễ hội quan tâm

TỔ CHỨC CÁC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CỦA CÁN BỘ TRONG CƠ QUAN VÀ CỦA

NGƯỜI LÃNH ĐẠO

Mục đích của việc đi công tác:

Tìm kiếm cơ hội hợp tác

 Cần kết hợp 1 số công việc trong chuyến công tác

để tiết kiệm thời gian

2 Nắm thông tin cần thiết về chuyến đi

 Mục đích chuyến đi

 Thời gian bắt đầu-kết thúc

 Lịch trình: địa điểm, thời gian từng chặng cụ thể

 Thành phần tham dự: số lượng thành viên, vị trí, trách nhiệm từng người trong đoàn

 Kinh phí dự toán cho đoàn, các khoản cần chi

 Mức độ mục đích đạt được

3 Các điều kiện cần thiết

- Giải quyết thủ tục hành chính : lập danh sách người đi; giấy giới thiệu, giấy đi đường; hộ

chiếu; chứng minh nhân dân, danh thiếp

- Chuẩn bị phương tiện đi lại : máy bay, tàu hỏa, tàu thủy, ô tô)

 Liên hệ với nơi đến: fax, điện thoại, công văn

+ Mục đích, nội dung làm việc của đoàn

+ Thành phần của đoàn (nam, nữ, trưởng, phó đoàn) + Giờ đến của đoàn: phương tiện, địa điểm, yêu cầu hoặc đề nghị đón tiếp từ địa điểm về đến CQ hay khách sạn

+ Các đề nghị bố trí nơi ăn, nghỉ và làm việc cho đoàn

 Chuẩn bị tài liệu chuyên môn

 Chuẩn bị kinh phí, trang bị cần thiết

+ Dự trù kinh phí: tiền vé máy bay, tàu hỏa, ô tô; ăn nghỉ tại khách sạn trong suốt chuyến đi; sinh hoạt phí; sao chép tài liệu chuyên môn;

lệ phí giải quyết TTHC; quà tặng, lưu niệm cho những nơi đoàn đến (người thư ký thu thập vé tàu, chứng từ hóa đơn để thanh toán quyết toán)

4 Những công việc của người thư ký trong thời gian lãnh đạo CQ đi công tác

Nếu thư ký không đi công tác:

 Trước khi lãnh đạo đi công tác, thư ký chuyển tất

cả công văn, giấy tờ cho lãnh đạo có ý kiến giải quyết hoặc ký văn bản

 Trao đổi với lãnh đạo xem trong khoảng thời gian lãnh đạo đi công tác, những công việc thuộc thẩm quyền giải quyết của họ sẽ ủy nhiệm cho ai, những công việc nào không ủy nhiệm

 Ghi lại số điện thoại, địa chỉ của những cơ quan, nơi người lãnh đạo đến công tác

những người cần gặp lãnh đạo, các yêu cầu, đề nghị

thận Thư ký đọc qua nội dung văn bản, nếu văn bản nào quan trọng cần gọi cho lãnh đạo xin ý kiến giải quyết, hoặc báo cho nơi yêu cầu

để chủ động giải quyết vấn đề

Nếu thƣ ký đi công tác cùng đoàn

 Liên hệ và giải quyết nơi ăn ,nghỉ cho đoàn

 Tham dự các buổi làm việc, ghi biên bản

 Thu thập tài liệu, giấy tờ liên quan đến nội dung làm việc của đoàn

 Thu thập hóa đơn, chứng từ cần thiết về các khoản chi phí

5 Sau khi đoàn công tác trở về

Đối với người thư ký không đi cùng:

 Báo cáo thủ trưởng những vấn đề xảy ra, chuyển công văn, giấy tờ, lịch làm việc

 Đối với đoàn công tác, người thư ký gặp Trưởng đoàn đề nghị chuyển các tài liệu trong quá trình làm việc tại nơi công tác để lập hồ sơ

Đối với người thư ký đi cùng:

 Báo cáo tình hình chuyến đi với người có trách nhiệm

 Trưc tiếp thu thập giấy tờ, tài liệu, hồ sơ quyết toán tài vụ

 Người thư ký có óc tổ chức, tác phong khoa học, nhanh nhẹn, năng động (năng lực tổ chức và sự năng động)

