tiểu luận vận dụng các hiện tượng tác động, ảnh hưởng qua lại trong giao tiếp và hoạt động tại đơn vị công tác

Thực hiện tiểu luận: “Vận dụng các hiện tượng tác động, ảnh hưởng qua lại trong giao tiếp vào hoạt động tại đơn vị công tác” em muốn thông qua tiểu luận đánh giá lại những hiểu biết, và

PHẦN I: MỞ ĐẦU

Giao tiếp, ứng xử là hoạt động diễn ra thường xuyên và liên tục trong mọi

xã hội, trong mọi lĩnh vực của cuộc sống, trong sinh hoạt đời thường cũng như trong công việc Giao tiếp vừa biểu hiện văn hóa của mỗi con người, vừa biểu hiện mức độ văn minh của xã hội

Con người với tư cách là thành viên cộng đồng xã hội không thể thiếu giao tiếp với những người xung quanh Nếu không có sự giao tiếp, con người không thể có sự hiểu biết lẫn nhau Qua giao tiếp con người mới thực hiện được quá trình xã hội hóa để tự hoàn thiện mình bằng cách tiếp thu, học tập kinh nghiệm, học cách ứng xử của cộng đồng xã hội từ thế hệ này sang thế hệ khác Hoạt động giao tiếp cho phép con người tổ chức các hoạt động có mục đích Nếu không có hoạt động giao tiếp sẽ không thể có tổ chức xã hội

Trong thời đại ngày nay giao tiếp và kỹ năng giao tiếp có ý nghĩa cực kỳ quan trọng, quyết định cho sự thành công của bất kỳ hoạt động nào của bất kỳ

cá nhân, tập thể, doanh nghiệp hay tổ chức chính trị xã hội

Được học tập và nghiên cứu về kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh giúp cho em có thêm được những kiến thức và nhận thức quan trọng về vai trò của

giao tiếp Thực hiện tiểu luận: “Vận dụng các hiện tượng tác động, ảnh hưởng qua lại trong giao tiếp vào hoạt động tại đơn vị công tác” em muốn thông qua

tiểu luận đánh giá lại những hiểu biết, và nhận thức của bản thân về kỹ năng giao tiếp sau khi đã nhận được sự tận tâm giảng dạy của các thầy cô Trong khuôn khổ thời gian có hạn và những hạn chế về kiến thức của bản thân, tiểu luận của em không thể tránh khỏi những thiếu sót cũng như những khiếm khuyết Em rất mong nhận được sự chỉ bảo của các thầy, cô để em có thể hoàn thiện thêm những kiến thức của mình

Em xin trân trọng cám ơn!

PHẦN II: NỘI DUNG

I KHÁI NIỆM, BẢN CHẤT VÀ HÌNH THỨC CỦA GIAO TIẾP

1 Khái niệm

Giao tiếp là một quá trình trong đó các bên tham gia tạo ra hoặc chia sẻ thông tin, cảm xúc với nhau nhằm đạt được mục đích giao tiếp.

Giao tiếp không đơn thuần là một hành vi đơn lẻ mà nó nằm trong một chuỗi các tư duy hay hành vi mang tính hệ thống trong bản thân các bên tham gia giao tiếp hoặc giữa họ với nhau

2 Bản chất của giao tiếp

Thứ nhất, Giao tiếp thực chất là quá trình tạo lập nên mối quan hệ xã hội

giữa con người với con người, nhằm thỏa mãn các nhu cầu cá nhân và nhu cầu

xã hội thông qua sự trao đổi thông tin cho nhau Thông tin là phương tiện liên hệ giữa các chủ thể theo nghĩa là toàn bộ hệ thống tín hiệu mang tính trực tiếp hoặc gián tiếp Ví dụ: ngôn ngữ nói trực tiếp, hay gián tiếp qua điện thoại, qua ngôn ngữ viết như thư tay, công văn giấy tờ…và các ngôn ngữ cơ thể: ánh mắt, nụ cười, cử chỉ… Thông tin là những ký hiệu, qua đó, con người “gửi gắm” các nội dung, ý tưởng… nhằm thỏa mãn nguyện vọng, nhu cầu nào đó mà con người đã đặt ra Do đó, thông tin chính là những “thông điệp” chứa đựng những ý tưởng, nội dung với những mục đích nhất định mà chủ thể giao tiếp muốn đạt được Quá trình trao đổi thông tin của giao tiếp có quan hệ chặt chẽ với quá trình tri giác, nhận thức và sự ảnh hưởng, tác động giữa các chủ thể giao tiếp

Thứ hai, Giao tiếp là một hoạt động tri giác và nhận biết giữa các chủ thể

với nhau

Thứ ba, Giao tiếp là quá trình tác động và ảnh hưởng lẫn nhau Để thỏa

mãn nhu cầu của giao tiếp, con người phải thực hiện hoạt động giao tiếp Mục đích của hoạt động này là có được sự truyền thông về mặt tâm lý (tư tưởng, kiến thức, kinh nghiệm, cảm xúc, tình cảm…) từ bản thân chủ thể sang người khác (khách thể giao tiếp) và ngược lại, hoặc để cùng nhau thực hiện một hoạt động khác, sau khi đã giao tiếp, hoặc đồng thời khi giao tiếp đang diễn ra Để có được truyền thông tâm lý đó, phải có được sự tác động qua lại bằng ngôn ngữ (lời nói hoặc chữ viết) và bằng các giác quan, ánh mắt, bộ mặt, cử chỉ, các hành vi tâm

lý khác và cự ly, khoảng cách cho phép để chủ thể tiếp cận được một cách tốt nhất… Đó là quá trình, giữa chủ thể và khách thể có sự tác động và ảnh hưởng lẫn nhau Nhờ vậy, mà con người học tập lẫn nhau và tích lũy được tri thức hiểu biết ngày càng phong phú hơn

3 Các hình thức giao tiếp

- Theo tiêu chí về tính chất tiếp xúc: Có giao tiếp trực tiếp và giao tiếp gián tiếp (thông qua văn bản, điện thoại và các phương tiện lưu giữ và truyền tin khác)

- Theo tiêu chí về đặc điểm các chủ thể của quá trình giao tiếp: Có giao tiếp

công vụ, giao tiếp doanh nghiệp, giao tiếp gia đình

- Theo tiêu chí về thế trong giao tiếp: có giao tiếp ở thế mạnh, thế yếu và thế cân bằng

- Theo tiêu chí về kênh (hình thức) có giao tiếp bằng ngôn từ và phi ngôn

từ

- Theo tiêu chí mục tiêu giao tiếp: có giao tiếp để biết, giao tiếp để hiểu, giao tiếp hướng tới hành động và giao tiếp để hướng tới sự cộng tác

- Theo tiêu chí về phạm vi của giao tiếp có giao tiếp nội bộ và giao tiếp với bên ngoài

II GIAO TIẾP CÔNG VỤ

1 Khái niệm

Giao tiếp công vụ là toàn bộ hình thức giao tiếp được thực hiện trong bối cảnh thực thi công vụ do các bên tham gia công vụ thực hiện để thực thi công vụ.

2 Vai trò của giao tiếp trong thực thi công vụ

2.1 Vai trò của giao tiếp trong cuộc sống nói chung

- Giao tiếp giúp thể hiện mình và biết người

- Giao tiếp quyết định các vấn đề của cuộc sống nảy sinh và được giải quyết

- Giao tiếp giúp hoàn thiện nhân cách

- Giao tiếp giúp tạo nên cộng đồng

- Giao tiếp giúp tạo nên văn hóa

Có thể nói một cách khái quát về vai trò của giao tiếp trong cuộc sống là giúp con người: Biết, hiểu, hành động và cộng tác

2.2 Vai trò của giao tiếp trong hoạt động công vụ

- Định hướng: Giao tiếp giúp chia sẻ và truyền đạt cái đích mà tổ chức cần đạt đến cũng như cách thức để đạt được điều đó Ở cấp độ này, có thể nói, giao tiếp đóng một vai trò chiến lược trong việc giúp cho tổ chức tồn tại và phát triển trong xã hội Không có giao tiếp, thậm chí cả khi giao tiếp không hiệu quả, các

cá nhân, các nhóm khác nhau trong nhóm có thể xác định, hiểu và hướng tới các mục tiêu theo những cách khác nhau Điều này dẫn tới nhiều nguy hại trong đó cần tính đến cả việc chia rẽ, bất đồng và tan rã tổ chức

- Hợp nhất: Mỗi tổ chức, cơ quan, đơn vị hay nhóm là một tập hợp gồm nhiều yếu tố và kiểu người khác nhau với xuất phát điểm, quan điểm, cách thức

và tham vọng khác nhau Giao tiếp là cơ chế, là chất keo dính lôi cuốn những người, những yếu tố có những điểm chung căn bản lại với nhau để hình thành tổ chức Khi tổ chức đã ra đời, giao tiếp, với các vai trò quan trọng giúp con người biết - hiểu - hành động và cộng tác, cho phép các yếu tố khác biệt, các cá nhân, đơn vị, các nguồn lực và các mục tiêu được kết nối với nhau theo cách những điểm mạnh được kết hợp để nhân thêm sức mạnh và những điểm yếu được hỗ trợ, bù đắp để có thể ảnh hưởng tiêu cực ít nhất đến tổ chức Đối với cán bộ,

công chức, giao tiếp cho phép nắm bắt thông tin, hiểu biết về nhiệm vụ và trông đợi của tổ chức đối với họ, tương tác với đồng nghiệp

- Duy trì: Mỗi tổ chức đều có một số hoặc một hệ thống các giá trị mà nó duy trì hoặc muốn khuếch trương, giao tiếp là cơ chế giúp định hình và duy trì các giá trị đó

- Động viên, khuyến khích: Giao tiếp trong quá trình thực thi công vụ không đơn thuần và duy nhất liên quan đến các nhiệm vụ và cách giải quyết nhiệm vụ, nó còn liên quan đến con người với tư cách là một thực thể sống, có đời sống riêng tư, có niềm vui, nỗi buồn, có điểm mạnh và điểm yếu Do vậy, giao tiếp trong tổ chức còn bao hàm cả khía cạnh mang tính nhân bản, hỗ trợ việc hoàn thiện nhân cách của các cá nhân

- Đổi mới: Giao tiếp là cơ chế trong đó các ý tưởng, sáng kiến được hình

3 Đặc điểm của giao tiếp công vụ

- Công khai: Đặc điểm này bao gồm hai khía cạnh Một là, hoạt động giao tiếp công vụ được diễn ra tại các địa điểm công cộng bao gồm công sở Hai là, giao tiếp công vụ từ phía cán bộ, công chức hướng tới công khai hóa mục tiêu

và cách thức hành động như các mục tiêu cụ thể, các quy trình, thủ tục, các quyết định quản lý hành chính nhà nước Tất nhiên, phạm vi công khai phải mang tính hợp pháp như không vi phạm các quy định về bảo vệ bí mật nhà nước,…

- Liên tục: Đây là đặc điểm gắn bó trực tiếp, phản ánh và phục vụ đặc điểm của hoạt động công vụ như đã được trình bày ở phần trên nhằm đảm bảo tính thường xuyên, liên tục và ổn định của nền công vụ, với mục đích cao nhất là đảm bảo tính liên tục trong phục vụ và đáp ứng các nhu cầu, nguyện vọng của công dân

- Phản ánh cơ cấu quyền lực trong tổ chức: Đặc điểm này phản ánh tính thứ bậc của nền công vụ Các hành vi giao tiếp cụ thể như tranh luận trực tiếp hay gián tiếp thông qua văn bản đều trực tiếp hoặc ngầm định các thông tin về vị thế của các bên tham gia giao tiếp thông qua thẩm quyền, cách thức xưng hô, hay cách lựa chọn các công cụ giao tiếp khác nữa … Đây là khía cạnh rất đặc thù của giao tiếp công vụ mà không rõ nét ở các loại hình giao tiếp khác

- Tương tác: Giao tiếp công vụ là hoạt động tương tác, phối hợp với nhiều đối tượng khác nhau nhằm thực hiện chức năng phục vụ đối với công dân và doanh nghiệp

- Đa dạng về hình thức thể hiện: Rất nhiều hình thức giao tiếp được quy định và sử dụng trong quá trình thực thi công vụ: trực tiếp, gián tiếp, bằng văn bản, bằng khẩu ngữ, trong nội bộ tổ chức, với bên ngoài… Mỗi hình thức này lại

có một phạm vi ảnh hưởng khác nhau đến các bên tham gia giao tiếp

- Phức tạp: Đa dạng, phức tạp là một trong những đặc tính quan trọng nhất giúp phân biệt giao tiếp công vụ với các hình thức giao tiếp khác trong

xã hội

- Được sử dụng chính thức và rộng rãi các phương tiện truyền thông đại chúng

4 Các nguyên tắc giao tiếp hiệu quả

4.1 Tôn trọng

Thể hiện thái độ tôn trọng đối với các bên cùng tham gia giao tiếp là nguyên tắc hàng đầu trong giao tiếp Có rất nhiều cách thể hiện thái độ tôn trọng đối với các bên cùng giao tiếp trong quá trình thực thi công vụ cho dù đó là cuộc gặp gỡ với đối tác, với công dân và doanh nghiệp hay với đồng nghiệp, thái độ tôn trọng đều cần được thể hiện

4.2 Bình đẳng

Mọi công dân đều bình đẳng trước pháp luật Chính vì vậy, trong thực thi công vụ, đòi hỏi thông tin hay được giải quyết công việc thuộc phạm vi thẩm quyền, trách nhiệm của cơ quan hay cá nhân cán bộ công chức là quyền hợp pháp của công dân Đó là quyền được biết và được nghe Cán bộ, công chức, tương tự, cũng có quyền yêu cầu công dân trình bày rõ ràng, cụ thể nhu cầu vụ việc có liên quan, để trên cơ sở đó có cách thức đáp ứng phù hợp

Nói một cách dễ hiểu hơn, quyền được nói, được nghe, được ‘thể hiện mình và biết người’ ở cả hai phía công dân - công chức là bình đẳng và cần được đảm bảo một cách phù hợp

4.3 Công khai

Giao tiếp công vụ cần được diễn ra một cách công khai, ở những nơi công

cộng và liên quan đến công khai hóa thông tin về hoạt động quản lý, điều hành

và thực thi

4.4 Phù hợp hoàn cảnh

Đây là nguyên tắc phản ảnh trực tiếp nhất bản chất ứng xử - khía cạnh mang tính tình huống của giao tiếp

Ngôn ngữ, điệu bộ cử chỉ, thời điểm bắt đầu và kết thúc, … đều cần phù hợp với bối cảnh trong đó hoạt động giao tiếp diễn ra Các hành vi giao tiếp với công dân trong buổi tiếp dân không thể được thực hiện tương tự cách ứng xử giao tiếp với đồng nghiệp, lại càng không thể giống cách giao tiếp với các đối tác

Sự cứng nhắc trong ứng xử sẽ đe dọa hiệu quả giao tiếp Tuy nhiên, sự linh hoạt cho muôn vàn bối cảnh khác nhau cũng chỉ đạt được hiệu quả khi các giá trị chung về giao tiếp đã được hình thành và được nhìn nhận một cách thống nhất

4.5 Tin cậy

Làm cho bên kia tin cậy mình và tìm kiếm các dấu hiệu để có cơ sở tin cậy

ở họ là một nỗ lực cần thiết cho phép quá trình giao tiếp diễn ra một cách có nền

tảng, có hiệu quả lâu dài

4.6 Cộng tác - hài hòa lợi ích

Để có được kết quả trong giao tiếp, các bên cần có nỗ lực đạt đến sự hài

hòa lợi ích của mỗi bên Chính vì vậy, giao tiếp liên cá nhân bao gồm một kỹ năng ngầm định là kỹ năng thương thuyết, thỏa thuận

4.7 Thẩm mỹ hành vi

Nguyên tắc này đòi hỏi các hành vi giao tiếp sẽ không chỉ dừng ở đúng mà còn phải đẹp Để đảm bảo giao tiếp đúng và đẹp, sự hiểu biết về giao tiếp trong bối cảnh đa văn hóa là hết sức quan trọng Bên cạnh đó, việc rèn luyện để các hành vi đẹp trở thành thói quen cũng không kém phần quan trọng

III KỸ NĂNG GIAO TIẾP, ỨNG XỬ TRONG NỘI BỘ CƠ QUAN,

TỔ CHỨC

1 Kỹ năng giao tiếp với cấp trên

1.1 Bản chất và mối quan hệ của cấp dưới – cấp trên trong công sở

Giao tiếp với cấp trên là quá trình tương tác gắn với phản hồi thông tin, đề đạt ý kiến, nguyện vọng… tức là cấp dưới báo cáo với cấp trên về các phương pháp, cách thức hoạt động, kết quả thực hiện công việc của chính bản thân họ, của đồng nghiệp và của tổ chức với cấp trên thông qua các kênh giao tiếp khác nhau hoặc bằng văn bản

1.2 Yêu cầu chung khi giao tiếp với cấp trên

- Chăm chú lắng nghe ý kiến của cấp trên, sau khi cấp trên nói xong nên phát biểu một vài ý kiến của mình để thể hiện nhận thức của bản thân đối với các vấn đề cấp trên đã nói, đồng thời ghi chép những nhận xét của cấp trên

- Trình bày nội dung ngắn gọn, sâu sắc, đủ ý, có trọng tâm, rõ ràng, mạch lạc và phải thể hiện được tư duy của mình

- Tôn trọng chức quyền của cấp trên nhưng không e dè, sợ sệt cấp trên, hoặc sùng bái cấp trên quá mức

- Khi nói chuyện với cấp trên về đồng nghiệp của mình chỉ nên nói ưu điểm của họ, không nên nói khuyết điểm Như vậy, không những có lợi cho quan hệ đồng nghiệp mà còn đề cao được uy tín của mình trước tập thể

- Hiểu cấp trên: Cấp dưới khi giao tiếp với cấp trên cần phải hiểu rõ cá tính, năng lực và không ngoại trừ cả những yếu kém, sai phạm, khuyết điểm của cấp trên trong quá khứ, nhưng “phải ghi lòng tạc dạ” rằng hiểu cấp trên không phải

là vì một động cơ xấu mà để biết cách ứng xử, hợp tác với cấp trên, tránh được đụng chạm vô tình đến “miền kỵ” của cấp trên

- Duy trì khoảng cách phù hợp: quan hệ, giao tiếp với cấp trên tránh thân mật quá mức sẽ dẫn đến sự hoài nghi, thậm chí bị người khác phá địa vị của mình

- Phải chủ động nhận trách nhiệm đối với nội dung và ý kiến mình đưa ra, không nên lẩn tránh trách nhiệm Điều đó biểu hiện sự can đảm, tự tin, tự trọng

và khẳng định giá trị, vị thế của mình

1.3 Một số lỗi thường gặp khi giao tiếp cấp với cấp trên

- Coi cấp trên là người hoàn toàn nắm vận mệnh mình, là chiếc thang để mình lên đến đỉnh cao của sự thành đạt, rồi nịnh hót cấp trên hay ngược lại chỉ

coi họ là người lãnh đạo thuần túy, ngoài công tác ra không liên quan gì đến mình, kính trọng nhưng xa lạ, hoặc cảm thấy học vấn của họ kém rồi coi thường, thiếu tôn trọng chức quyền của cấp trên

- Nội dung truyền đạt không rõ ràng, thông tin thiếu chính xác dẫn đến cấp trên mất lòng tin với cấp dưới

- Báo cáo vượt cấp hoặc báo cáo cấp trên những việc vụn vặt không cần thiết Như vậy, vô hình dung nhân viên đã xúc phạm đến lòng tự trọng của cấp trên, gây phiền hà, quấy nhiễu cấp trên

- Nói xấu đồng nghiệp với cấp trên

- Giao tiếp kiểu “xuề xòa” trong nhà ngoài ngõ, không tuân thủ kỷ luật nguyên tắc giao tiếp của cơ quan, đơn vị

1.4 Kỹ năng thỉnh thị/ xin ý kiến

- Lựa chọn thời điểm thích hợp và có phương pháp để thỉnh thị/ xin ý kiến Trước khi xin ý kiến cần tìm hiểu thông tin về cấp trên cũng như tình hình trong đơn vị

- Chuẩn bị chu đáo, chính xác nội dung cần xin ý kiến Nếu muốn tham mưu cho cấp trên chủ trương mới thì phải có căn cứ xác đáng chứng minh một cách đầy đủ để ý kiến tham mưu được cấp trên chấp nhận

- Phải xác định người lãnh đạo trực tiếp để báo cáo xin ý kiến

1.5 Kỹ năng góp ý với cấp trên

- Góp ý một cách chân thành nhưng cũng phải khéo léo, chọn đúng thời cơ

và có cách thức, phương pháp phù hợp

- Cần phản hồi thường xuyên với lãnh đạo về việc thực hiện công việc của mình bằng cách thực hiện nghiêm chế độ báo cáo thỉnh thị theo yêu cầu của thủ trưởng

2 Kỹ năng giao tiếp với cấp dưới

2.1.Bản chất và mối quan hệ cấp trên – cấp dưới

Giao tiếp từ cấp trên xuống cấp dưới là hình thức giao tiếp từ thủ trưởng tới nhân viên, từ những người lập kế hoạch, chính sách tới những người thực hiện, tức là giao tiếp theo cấu trúc thứ bậc của tổ chức Sự giao tiếp đó mang tính chỉ thị hướng dẫn và tăng cường tham gia trong quản lý

2.2 Yêu cầu chung khi giao tiếp với cấp dưới

- Tìm hiểu cấp dưới về mọi mặt như: phẩm chất, năng lực, tình cảm, tính cách để giao việc cho phù hợp với khả năng của cấp dưới

- Khi giao tiếp, trao đổi thông tin với cấp dưới nên giải thích chi tiết về các vấn đề, đôi khi dừng lại hỏi nhân viên cấp dưới xem họ suy nghĩ gì hoặc phản hồi như thế nào về vấn đề đó

- Nhìn nhận cấp dưới một cách khách quan, trung thực, cụ thể nhưng toàn diện, phải hết sức công bằng, không nhìn nhận cấp dưới một cách hời hợt và chủ quan dẫn đến có những cách nói năng thiếu tôn trọng

- Không được ép cấp dưới làm theo ý thích, tình cảm của mình, không nên buộc nhân viên này làm một việc rất khó còn nhân viên kia lại làm một việc rất

dễ, mặc dù họ có cùng khả năng như nhau, mà phải đưa ra hai việc, động viên

họ tự lựa chọn, tỏ thái độ quan tâm, ưu ái hơn đối với người làm việc khó

- Hành vi, cử chỉ, thái độ khi giao tiếp với cấp dưới phải tôn trọng, không dùng lời lẽ thiếu lịch sự

- Cấp trên cũng cần phải tìm hiểu ý kiến phản hồi của nhân viên, sau đó cần được trao đổi lại một cách thẳng thắn và cởi mở

- Khi giao tiếp với nhân viên thì cần giữ khoảng cách, không coi thường nhưng cũng đừng quá xa cách

2.3 Một số lỗi thường gặp khi giao tiếp với cấp dưới

- Thái độ nói năng bất chấp tất cả, ngôn ngữ, cử chỉ, điệu bộ không thích hợp, truyền đạt thông tin mang tính áp đặt

- Không tôn trọng cấp dưới, chỉ một mình thủ trưởng nói rồi bắt mọi người trong đơn vị tuân theo

- Nhìn nhận cấp dưới một cách hời hợt, chủ quan

2.4 Kỹ năng truyền đạt mệnh lệnh

- Chỉ gọi nhân viên của mình đến phòng làm việc để ra chỉ thị khi có việc rất cần thiết Cấp trên cần trực tiếp đến phòng làm việc của cấp dưới để ra chỉ thị, điều này sẽ làm cho cấp dưới cảm thấy tính cấp thiết, quan trọng của công việc cần phải hoàn thành cho tốt

- Khi truyền đạt mệnh lệnh, bản mệnh lệnh phải có giá trị, phải chịu trách nhiệm về những chỉ thị và mệnh lệnh do mình truyền đạt Đồng thời phải lịch thiệp, tôn trọng cá tính cấp dưới, không tuyệt đối hóa sự việc hoặc ý kiến của mình

2.5 Kỹ năng khen ngợi và phê bình cấp dưới

- Khi nhắc nhở, phê bình cấp dưới, cấp trên phải phân tích sự việc rõ ràng, tìm ra thực chất của vấn đề Hướng vào vấn đề và các giải pháp chứ không hướng vào cá tính đặc điểm của cá nhân Như vậy, có thể cấp trên nói nghiêm khắc, quá lời một chút, cấp dưới vẫn hiểu và thông cảm và cho rằng đó là trách nhiệm của cấp trên và sẵn sàng tiếp thu ý kiến phê bình

- Khen ngợi và ghi nhận chất lượng, hiệu quả công việc của nhân viên Lãnh đạo cần dành những lời động viên, khích lệ với cấp dưới của mình và công nhận các nỗ lực và kết quả làm việc của họ Khi sự cố gắng của cấp dưới được đền đáp đúng mức, họ sẽ cảm thấy thoải mái, hiệu quả công việc sẽ cao hơn

3 Kỹ năng giao tiếp với đồng nghiệp

3.1 Bản chất và mối quan hệ đồng nghiệp

Giao tiếp giữa đồng nghiệp với đồng nghiệp thực chất là giao tiếp giữa các

cá nhân và bộ phận cùng cấp trong cùng một cơ quan, tổ chức Nếu quan hệ giao tiếp đồng nghiệp trong cơ quan, tổ chức tốt nó sẽ góp phần vào việc giải quyết mục đích công việc chung, củng cố tinh thần và thúc đẩy việc thực hiện các

công việc của cơ quan, tổ chức lẫn mục đích duy trì hoạt động nhóm

3.2 Các yêu cầu chung khi giao tiếp với các đồng nghiệp

- Tin tưởng và tôn trọng lẫn nhau, điều này các đồng nghiệp sẽ trao đổi cởi

mở và thẳng thắn hơn, việc giao tiếp giữa các đồng nghiệp sẽ mang tính tương tác và hiệu quả hơn

- Giao tiếp trực tiếp là tốt nhất, nó có thể trao đổi thông tin một cách đầy đủ nhất, biểu lộ tình cảm rõ nhất và dễ xóa bỏ được sự hiểu lầm Nhưng phải chú ý đến số lần giao tiếp, nếu giao tiếp quá nhiều sẽ gây nên bão hòa, do đó giữa đồng nghiệp với nhau cần phải hạn chế cả về không gian, thời gian, làm sao cho hợp lý, để cả hai bên đều tỉnh táo xử lý quan hệ với nhau

- Nói năng phải biết giữ chừng mực, ngôn ngữ lịch sự

3.3 Một số lỗi thường gặp khi giao tiếp với đồng nghiệp

- Thiếu sự tự tin khi giao tiếp Trong ngôn ngữ giao tiếp nếu câu mở đầu luôn kèm theo những từ như: “Tôi chỉ…”, “ tôi nghĩ là…”, “ tôi đoán thể…”, “ tôi cũng không chắc lắm…”, sẽ khiến người nghe/ đồng nghiệp không tin hoàn toàn vào lời nói của mình

- Tính hiệu quả của câu nói nằm ở trong chính sự dứt khoát chứ không phải bằng cách cao giọng hay xuống giọng Đôi khi cách nói cao giọng có thể tạo ra căng thẳng cho đồng nghiệp và họ như đang bị sai khiến Ngược lại, nói quá nhỏ chứng tỏ rằng người nói không có sự tự tin nào cả

- Ngắt lời người khác một cách tùy tiện Bất cứ tình huống nào trong cuộc họp hay trong những câu chuyện với đồng nghiệp, mỗi cá nhân cũng nên tôn trọng người nói bằng cách biết lắng nghe và đợi khi họ kết thúc mới lên tiếng

- Thái độ thiếu thiện chí Khi hai bên không có thiện chí với nhau, thông tin thường bị uốn nắn theo hướng tiêu cực Thái độ thiếu thiện chí làm cho quá trình giao tiếp truyền đạt thông tin chuẩn xác trở nên vô cùng khó khăn Khi thiếu tin tưởng, và mọi người bực tức với nhau, thì bất kể cách giao tiếp, truyền đạt như thế nào, thông tin sẽ bị hiểu méo mó

- Lôi kéo, bè phái là điều tối kỵ và cũng là điều khó tránh nhất tại các công

sở Đó là một tính xấu cần phải tránh, mỗi người nên đối xử tốt và quan tâm tới mọi người một cách chân thành, không lôi kéo người khác cùng moi móc, nói xấu hay “chọc ngoáy” vào chuyện riêng tư, khuyết điểm của bất kỳ đồng nghiệp nào

3.4 Kỹ năng tranh luận

3.4.1 Tầm quan trọng của tranh luận

Tranh luận là một hoạt động mang tính chất thường xuyên trong cơ quan, đơn vị, đặc biệt là trong hội họp, hội thảo Tranh luận là giải pháp nhằm góp phần nâng cao chất lượng, tính đúng đắn, sự hợp tác của mọi người và có tính khả thi cho công việc Nếu các vấn đề được tranh luận một cách tích cực sẽ giúp tìm ra phương án tối ưu, đáp ứng yêu cầu công việc và các lợi ích khác

3.4.2 Xác định vấn đề cần tranh luận

Tranh luận nảy sinh khi một vấn đề có nhiều ý kiến trái ngược nhau hoặc khi các công việc dự kiến thực hiện, không đáp ứng được công bằng, hợp lý lợi ích của các nhóm, các thành viên hoặc bộ phận trong đơn vị Tranh luận cũng xảy ra khi có sự mâu thuẫn giữa các nội dung không phù hợp hoặc vấn đề hoàn toàn mới mẻ, chưa có tiền lệ, không có điều kiện tham khảo kinh nghiệm từ các đối tác trong và ngoài cơ quan

3.4.3 Một số yếu tố đảm bảo cho việc tranh luận có kết quả

- Thứ nhất, đối với các yếu tố mang tính chất kỹ thuật: để tranh luận có kết quả, chúng ta phải thu thập nguồn thông tin cho phù hợp, có thể là vấn đề liên quan đến nhóm thông tin thực tế, thông tin chính sách và các nguồn thông tin khác… Sau khi có đầy đủ thông tin, mọi người có thể tham gia tranh luận nhưng nên chuẩn bị các cách lập luận, luận cứ đưa ra phải có sức thuyết phục

- Thứ hai, người tranh luận cần sử dụng tốt một số kỹ năng như:

+ Đảm bảo nội dung tranh luận nằm trong phạm vi thảo luận có tính bao quát cao và được minh họa bằng những ví dụ hay những con số chọn lọc nhằm chứng minh cho những vấn đề sẽ được nêu thành kiến nghị

+ Thông điệp phải ngắn gọn, súc tích, thể hiện được ý tưởng của người phát biểu, dễ ghi nhớ và buộc người nghe phải suy nghĩ về nó

+ Biết đưa ra thông điệp đúng thời điểm, hướng tới người nghe Đặc biệt chú ý là giọng nói phải rõ ràng, có ngữ điệu, có sức mạnh chế áp, tránh nói quá nhỏ hoặc giọng đều đều gây nhàm chán, buồn ngủ

+ Tránh trình bày lan man, lạc đề, vượt quá thời gian qui định vì không những không thuyết phục được người nghe mà có khi còn gây ra tác động có hại

- Thứ ba, khi tranh luận, mỗi người:

+ Tôn trọng ý kiến người khác, đừng vội khẳng định ý kiến mình là đúng

và của người đối thoại là sai

+ Nên đặt mình vào hoàn cảnh của người đối thoại để hiểu họ và làm rõ

sự khác biệt về điểm xuất phát giữa hai bên

+ Biết thừa nhận sớm ý kiến của mình là sai lầm nếu đã lập luận không đúng khi tranh luận

- Thứ tư, thái độ khi tranh luận phải cởi mở, chân thành trong đối thoại, nhẹ nhàng, điềm tĩnh, làm cho người tham gia tranh luận cảm thấy thoải mái, dễ tiếp thu

+ Phải khuyến khích và dành thời gian cho người đối thoại Biết lắng nghe trong tranh luận và đưa ra quan điểm thuyết phục của mình

+ Áp dụng nguyên tắc thắng – thắng trong tranh luận bằng cách chứng minh rằng giải pháp do mình đề xuất sẽ có lợi cho cả hai bên

+ Thiết lập các luận cứ vững chắc, nên có ví dụ cụ thể và thực tiễn minh họa cho lập luận của mình

+ Hãy tỏ ra là người chuyên nghiệp biết bám vào dữ liệu để chứng minh,