khoá luận tốt nghiệp Văn phong và ngôn ngữ văn bản quản lý nhà nước của uỷ ban nhân dân phường yên phụ

1.Tính cấp thiết của đề tài Văn bản quản lý nhà nước có vai trò rất quan trọng trong hoạt động quản lý. Các cơ quan nhà nước từ Trung ương đến địa phương đều sử dụng văn bản như những phương tiện chủ yếu, là cơ sở pháp lý để điều hành công việc.Văn bản quản lý nhà nước không những là phương tiện ghi lại và truyền đạt thông tin, các quyết định trong quản lý mà còn thể hiện mối quan hệ giữa cơ quan nhà nước cấp trên với cơ quan trực thuộc, giữa các cơ quan nhà nước với nhau, và giữa cơ quan nhà nước với các tổ chức, công dân, thể hiện phương thức, lề lối làm việc của từng cơ quan. Nghị quyết Hội nghị lần thứ 5 Ban chấp hành TW Đảng khóa IX khẳng định: “Các cơ sở xã, phường, thị trấn là nơi tuyệt đại bộ phận nhân dân sinh sống, cư trú. Hệ thống chính trị cơ sở có vai trò quan trọng trong việc tổ chức và vận động nhân dân thực hiện đường lối chính sách của Đảng, pháp luật của nhà nước, tăng cường khối đại đoàn kết toàn dân, phát huy quyền làm chủ tập thể của nhân dân , huy động mọi khả năng phát triển KTXH, tổ chức cuộc sống của cộng đồng dân cư”.Ủy ban nhân dân cấp xã phường thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp phần dảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ Trung ương đến địa phương. Đồng thời, để thực hiện chức năng QLNN của mình, UBND ban hành nhiều loại văn bản như văn bản QPPL, văn bản hành chính thông thường, văn bản chuyên môn kỹ thuật… Như vậy, văn bản QLNN cấp xã phường có vai trò rất quan trọng.

PHẦN MỞ ĐẦU

1.Tính cấp thiết của đề tài

Văn bản quản lý nhà nước có vai trò rất quan trọng trong hoạt động quản

lý Các cơ quan nhà nước từ Trung ương đến địa phương đều sử dụng văn bảnnhư những phương tiện chủ yếu, là cơ sở pháp lý để điều hành công việc.Vănbản quản lý nhà nước không những là phương tiện ghi lại và truyền đạt thông tin,các quyết định trong quản lý mà còn thể hiện mối quan hệ giữa cơ quan nhànước cấp trên với cơ quan trực thuộc, giữa các cơ quan nhà nước với nhau, vàgiữa cơ quan nhà nước với các tổ chức, công dân, thể hiện phương thức, lề lốilàm việc của từng cơ quan

Nghị quyết Hội nghị lần thứ 5 Ban chấp hành TW Đảng khóa IX khẳngđịnh: “Các cơ sở xã, phường, thị trấn là nơi tuyệt đại bộ phận nhân dân sinhsống, cư trú Hệ thống chính trị cơ sở có vai trò quan trọng trong việc tổ chức vàvận động nhân dân thực hiện đường lối chính sách của Đảng, pháp luật của nhànước, tăng cường khối đại đoàn kết toàn dân, phát huy quyền làm chủ tập thể củanhân dân , huy động mọi khả năng phát triển KTXH, tổ chức cuộc sống của cộngđồng dân cư”

Ủy ban nhân dân cấp xã phường thực hiện chức năng quản lý nhà nước ởđịa phương, góp phần dảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hànhchính nhà nước từ Trung ương đến địa phương Đồng thời, để thực hiện chứcnăng QLNN của mình, UBND ban hành nhiều loại văn bản như văn bản QPPL,văn bản hành chính thông thường, văn bản chuyên môn kỹ thuật… Như vậy, vănbản QLNN cấp xã phường có vai trò rất quan trọng

Tuy nhiên, hiện nay hoạt động ban hành văn bản của các cơ quan QLNNcòn bộc lộ nhiều hạn chế, đặc biệt là các cơ quan nhà nước ở địa phương TheoBáo cáo số 164/CP-XDPL ngày 10 tháng 11 năm 2005 của Chính phủ về tìnhhình soạn thảo, ban hành và kiểm tra văn bản QPPL, văn bản không đảm bảo vềcăn cứ pháp lý là trên 20%; sai về tên cơ quan ban hành, sai số, ký hiệu văn bản

chiếm tỷ lệ trên 15%; sai về thể thức và kỹ thuật trình bày chiếm khoảng 50%;sai về ký, đóng dấu văn bản chiếm từ 5-6%; thiếu chuẩn xác về ngôn ngữ chiếm60%-70% Như vậy, tỷ lệ văn bản thiếu chuẩn xác về ngôn ngữ là rất lớn Mộttrong những hạn chế đó là việc sử dụng ngôn ngữ trong các văn bản QLNNkhông đúng văn phong hành chính-công vụ như dùng từ đa nghĩa, sử dụng từthuộc phong cách khẩu ngữ, dùng từ ngữ địa phương, câu mơ hồ, lủng củng…

Do tính chất không rõ ràng, mơ hồ của từ ngữ, những nội dung bị bóp méo,xuyên tạc trong văn bản nên đã gây những hậu quả nhất định trong hoạt độngquản lý nhà nước

Xuất phát từ vai trò của UBND, vai trò của văn bản, từ tình hình sử dụngngôn ngữ trong các văn bản QLNN của cấp cơ sở, việc đầu tư, nghiên cứu cácbiện pháp nâng cao hiệu quả việc sử dụng ngôn ngữ trong từng loại văn bản làvấn đề cấp thiết đặt ra

Cho đến nay, văn phong, ngôn ngữ văn bản QLNN đã được nghiên cứutrong các công trình như:

- Kỹ thuật và ngôn ngữ soạn thảo văn bản quản lý nhà nước(1997), BùiKhắc Việt, Nhà xuất bản khoa học xã hội;

- Soạn thảo và xử lý văn bản quản lý nhà nước (2006), Nguyễn Văn Thâm,Nhà xuất bản chính trị quốc gia;

- Tiếng Việt hiện đại (1996), Nguyễn Hữu Quỳnh, Trung tâm biên soạn từđiển bách khoa Việt Nam;

- Giáo trình Tiếng Việt thực hành (2005), Học viện Hành chính Quốc gia,Nhà xuất bản giáo dục;

- Giáo trình Kỹ thuật xây dựng và ban hành văn bản (2004), Học việnHành chính Quốc gia, Nhà xuất bản Đại học Quốc gia Hà Nội

Văn phong, ngôn ngữ văn bản QLNN cũng là một trong những nội dungnghiên cứu trong các luận văn như:

- Hoàn thiện việc ban hành văn bản QLNN của hệ thống các cơ quan hànhchính nhà nước Luận văn Thạc sĩ - Hà Quang Thanh - 2000

- Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của các cơ quan QLNN tại tỉnhĐồng Nai Luận văn Thạc sĩ - Hồ Văn Năm - 2001

- Ban hành và quản lý văn bản QLNN của cấp xã (qua thực tế tỉnh PhúThọ) Luận văn Thạc sĩ - Nguyễn Văn Bình – 2002

Tuy nhiên chưa có luân văn thạc sĩ và cử nhân chuyên ngành quản lý hànhchính công nào nghiên cứu chuyên sâu về ngôn ngữ trong văn bản QLNN củaUBND phường Yên Phụ Vì vậy, trong phạm vi luận văn tốt nghiệp, tôi chọn đềtài: “Văn phong và ngôn ngữ văn bản quản lý nhà nước của Uỷ ban nhân dânphường Yên Phụ”

2 Mục đích của đề tài

Nghiên cứu thực trạng sử dụng ngôn ngữ trong văn bản quản lý nhà nướccủa Uỷ ban nhân dân phường Yên Phụ, từ đó đề xuất giải pháp đảm bảo tínhchuẩn mực về ngôn ngữ

3 Phạm vi nghiên cứu

Các văn bản QLNN do Ủy ban nhân dân phường Yên Phụ ban hành từnăm 2003 đến năm 2006

4 Nhiệm vụ của đề tài

- Tìm hiểu cơ sở lý luận về văn bản quản lý nhà nước; đặc điểm văn phonghành chính công vụ; yêu cầu về ngôn ngữ trong văn bản QLNN

- Nghiên cứu thực trạng sử dụng ngôn ngữ trong các văn bản QLNN doUBND phường Yên Phụ ban hành

- Một số giải pháp nhằm đảm bảo yêu cầu về sử dụng ngôn ngữ trong vănbản QLNN của UBND phường Yên Phụ

5 Phương pháp nghiên cứu

a Nghiên cứu lý luận

Đề tài dựa vào nội dung các văn bản pháp luật của nhà nước về xây dựng,ban hành, kiểm tra xử lý văn bản, dựa vào các công trình nghiên cứu trên làmnền tảng gắn kết lý luận với thực tiễn việc sử dụng các văn bản QLNN của

b Phương pháp nghiên cứu thực tiễn

- Khảo sát thực tiễn

- Phân tích, tổng hợp từ các báo cáo, tài liệu tham khảo, các số liệu thuthập liên quan đến hoạt động xây dựng và ban hành văn bản của UBND phườngYên Phụ

- Phương pháp thống kê

- Phương pháp so sánh

6 Ý nghĩa của đề tài

- Các giải pháp đề tài đưa ra có thể tiếp tục nghiên cứu áp dụng trong

thực tế hoạt động ban hành văn bản

- Kết quả nghiên cứu của đề tài có thể làm tư liệu nghiên cứu, giảng dậymôn kỹ thuật soạn thảo ban hành văn bản, trong các chương trình đào tạo, bồidưỡng về hành chính như: cử nhân, trung cấp, tiền công vụ, bồi dưỡng cán bộcấp xã

7.Kết cấu của khóa luận

Ngoài phần mở đầu và kết luận, phụ lục, khóa luận gồm 3 chương:

- Chương I: Văn phong , ngôn ngữ - một yếu tố tạo nên chấtlượng văn bản QLNN

- Chương II: Thực trạng sử dụng ngôn ngữ trong văn bảnQLNN của UBND phường Yên Phụ

- Chương III: Một số giải pháp nhằm đảm bảo yêu cầu về sửdụng ngôn ngữ trong văn bản QLNN của UBND phường Yên Phụ

CHƯƠNG 1

VĂN PHONG, NGÔN NGỮ - MỘT YẾU TỐ TẠO NÊN CHẤT LƯỢNG VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC

1.1 Khái quát chung về văn bản QLNN

1.1.1 Khái niệm văn bản quản lý nhà nước

Hoạt động giao tiếp của nhân loại được thực hiện chủ yếu bằng ngôn ngữ.Với sự ra đời của chữ viết, con người đã thực hiện được sự giao tiếp ở nhữngkhoảng không gian cách biệt nhau vô tận qua các thế hệ Hoạt động giao tiếpbằng ngôn ngữ luôn luôn được thực hiện qua quá trình phát và nhận các ngônbản Là sản phẩm ngôn ngữ của hoạt động giao tiếp, ngôn bản tồn tại ở dạng âmthanh (là các lời nói) hoặc được ghi lại dưới dạng chữ viết chính là văn bản Nhưvậy:

Văn bản là phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ hay

ký hiệu nhất định

Văn bản được hình thành trong nhiều lĩnh vực hoạt động của đời sống xãhội Tuỳ theo từng lĩnh vực cụ thể, từng điều kiện cụ thể mà văn bản có nhữnghình thức và nội dung thể hiện khác nhau Chẳng hạn, trong hệ thống văn bản nóichung thì văn bản văn chương (văn học nghệ thuật) khác với văn bản quản lý;trong hệ thống văn bản quản lý nhà nước thì văn bản quy phạm pháp luật khácvới văn bản hành chính và trong mỗi loại như vậy thì các hình thức văn bản cụthể cũng rất khác nhau Sự hình thành văn bản trong từng lĩnh vực cụ thể cũngkhác nhau

Trong lĩnh vực quản lý hành chính nhà nước, hệ thống văn bản quản lýhành chính nhà nước được hình thành trong các cơ quan, đơn vị, là phương tiệnthực hiện các chức năng của bộ máy quản lý nhà nước, phản ảnh cụ thể các quan

hệ xã hội Đồng thời, nó có liên quan và ảnh hưởng lẫn nhau theo đặc trưng này

Trong hoạt động quản lý nhà nước, trong giao dịch giữa các cơ quan nhànước với nhau, giữa cơ quan nhà nước với tổ chức, công dân, văn bản là phươngtiện thông tin cơ bản, là sợi dây liên lạc chính giữa Nhà nước với các tổ chức vàcông dân Có thể thấy, văn bản quản lý nhà nước chính là phương tiện để xácđịnh và vận dụng các chuẩn mực pháp lý vào quá trình quản lý nhà nước Xâydựng các văn bản QLNN, do đó, cần được xem là một bộ phận hữu cơ của hoạtđộng QLNN và là một trong những biểu hiện quan trọng của hoạt động này.

Như vậy: “văn bản QLNN là những quyết định và thông tin quản lý thành văn (được văn bản hoá) do các cơ quan quản lý nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định và được Nhà nước đảm bảo thi hành bằng những biện pháp khác nhau nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý nội

bộ nhà nước hoặc giữa các cơ quan nhà nước với tổ chức và công dân”[6].

1.1.2 Vai trò của văn bản QLNN

Trong hoạt động QLNN, vai trò có một vị trí đặc biệt quan trọng Có thể

kể ra một số vai trò của văn bản như sau:

a) Văn bản quản lý hành chính nhà nước là cơ sở đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý

Trong hoạt động quản lý nhà nước, nhu cầu thông tin rất lớn, đa dạng vàluôn luôn biến đổi Nhu cầu này xác định tuỳ vào từng công việc, từng loại côngviệc cần những thông tin gì, theo phạm vi hoạt động của từng cơ quan và nhiềuyếu tố khác

Có thể nói, thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý nhà nước chủ yếu bằngvăn bản Thông qua văn bản các đơn vị trong cơ quan có thể thu thập nhữngthông tin cần thiết cho hoạt động hàng ngày của mình, tạo điều kiện cho hoạtđộng của cơ quan đạt hiệu quả cao nhất Các thông tin thu được trong văn bảnthường là:

- Thông tin về chủ trương, đường lối của Đảng và Nhà nước liên quan đếnmục tiêu và phương hướng hoạt động lâu dài của cơ quan;

- Thông tin về nhiệm vụ, mục tiêu hoạt động cụ thể của từng cơ quan, tổchức;

- Phương thức hoạt động, quan hệ công tác giữa các đơn vị và các cơ quanvới nhau;

- Thông tin về tình hình đối tượng bị quản lý, về sự biến động của cơ quan,

về chức năng nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan, tổ chức;

- Thông tin về các kết quả đạt được trong quản lý

Đối với mọi cơ quan, tổ chức những thông tin đó là quan trọng và cần thiết

để mọi cơ quan, tổ chức có thể hoạt động có hiệu quả

b) Văn bản là phương tiện hữu hiệu trong việc truyền đạt các quyết định quản lý

Trong quản lý, truyền đạt quyết định có một ý nghĩa rất quan trọng và đòihỏi không chỉ cần nhanh chóng mà còn phải chính xác, đúng đối tượng Vấn đềđặt ra là phải truyền đạt như thế nào để đối tượng bị quản lý thông suốt, hiểuđược nhiệm vụ và nắm bắt được ý đồ lãnh đạo, nhiệt tình và phấn khởi thực hiệnkhi nhận được quyết định Việc truyền đạt kéo dài, nửa vời, thiếu cụ thể, thiếuchính xác sẽ làm cho quyết định quản lý khó có điều kiện thực hiện hoặc thựchiện với hiệu quả thấp, thậm chí không hiệu quả

Thực tế cho thấy văn bản và các hệ thống văn bản có vai trò rất quan trọngtrong việc truyền đạt các quyết định quản lý Chúng có khả năng giúp cho việctruyền đạt các thông tin quản lý một cách rộng rãi, đồng loạt và có độ tin cậy cao

từ hệ thống quản lý đến hệ thống bị quản lý Vì vậy, trong quá trình thực hiệncần phải chú ý đến việc sử dụng hợp lý các văn bản, xây dựng hệ thống chuchuyển văn bản trong cơ quan sao cho khoa học để chúng phục vụ tốt nhất choviệc truyền đạt các quyết định quản lý

Truyền đạt quyết định quản lý và việc sử dụng văn bản như một phươngtiện để truyền đạt là một khía cạnh quan trọng của việc tổ chức khoa học lao

khoa học thì năng suất làm việc của người quản lý, của cả cơ quan sẽ bị hạn chế.Văn bản có thể giúp cho các nhà quản lý tạo ra các mối quan hệ về mặt tổ chứctrong các cơ quan, đơn vị trực thuộc theo yêu cầu của mình, hướng hoạt độngcủa các thành viên vào một mục tiêu nào đó trong quản lý.

c) Văn bản là phương tiện kiểm tra, theo dõi hoạt động của bộ máy lãnh đạo và quản lý

Kiểm tra là điều kiện tất yếu để đảm bảo cho bộ máy lãnh đạo và quản lýhoạt động có hiệu quả Nếu không có kiểm tra chặt chẽ và thiết thực thì mọi chỉthị, nghị quyết, quyết định của các cơ quan lãnh đạo và quản lý rất có thể chỉ là

lý thuyết suông V.I Lênin từng nói rằng kiểm soát và kiểm tra việc thực hiện làmột phương tiện có hiệu lực để thúc đẩy các cơ quan nhà nước, các cơ quan kinh

tế, các tổ chức xã hội hoạt động một cách tích cực, có hiệu quả

Trong thực tế, có thể có nhiều phương tiện để thực hiện việc kiểm tra,kiểm soát các hoạt động quản lý nhà nước, nhưng một trong những phương tiệnquan trọng không thể thiếu cho công tác kiểm tra đó là hệ thống các văn bảnquản lý nhà nước Tuy nhiên, để cho công tác kiểm tra bằng văn bản thu đượckết quả chúng ta cần phải tổ chức một cách khoa học Cần xác định rõ phải cónhững văn bản gì để phục vụ cho công tác kiểm tra và biện pháp áp dụng vănbản đó để kiểm tra công việc trong các đơn vị Để việc kiểm tra có hiệu quả,chúng ta cần chú ý hai phương diện: một là tình huống xuất hiện văn bản tronghoạt động của các cơ quan và các đơn vị trực thuộc; hai là nội dung các văn bản

và việc thực hiện văn bản đó trên thực tế Ở những mức độ khác nhau, cả haiphương diện này đều có thể cho thấy chất lượng trong hoạt động thực tế của cơquan

Việc kiểm tra hoạt động của bộ máy lãnh đạo và quản lý thông qua hệthống văn bản không thể tách rời với việc phân công trách nhiệm một cách cụthể, chính xác cho mỗi bộ phận, mỗi cán bộ trong các đơn vị của hệ thống bịquản lý Nếu sự phân công không rõ ràng, thiếu khoa học thì không thể tiến hànhkiểm tra có kết quả

Chủ tịch Hồ Chí Minh từng nói: “Muốn chống bệnh quan liêu giấy tờ,muốn biết các nghị quyết có được thi hành không, muốn biết ai ra sức làm, làmqua chuyện chỉ có một cách là khéo kiểm soát”.

d) Văn bản là công cụ xây dựng hệ thống pháp luật

Xây dựng hệ thống pháp luật hành chính là nhằm tạo ra cơ sở cho các cơquan hành chính nhà nước, các công dân có thể hoạt động theo những chuẩn mựcpháp lý thống nhất, phù hợp với sự phân chia quyền hành trong quản lý nhànước Khi xây dựng và ban hành các văn bản quản lý nhà nước cần chú ý đảmbảo các yêu cầu về nội dung và hình thức phù hợp với chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn của mỗi cơ quan do luật định sao cho các văn bản ban hành có giá trịđiều hành thực tế chứ không chỉ mang tính hình thức, và về nguyên tắc, chỉ khi

đó các văn bản mới đảm bảo được quyền uy của cơ quan nhà nước Đây cũng làmột yêu cầu quan trọng trong công cuộc cải cách nền hành chính quốc gia

1.1.3 Phân loại văn bản quản lý nhà nước

Văn bản QLNN là một tập hợp các văn bản được ban hành tạo nên mộtchỉnh thể các văn bản cấu thành hệ thống, trong đó tất cả các văn bản có liênquan mật thiết với nhau về mọi phương diện, được sắp xếp theo trật tự pháp lýkhách quan, lôgic và khoa học Hệ thống văn bản QLNN gồm nhiều loại, do chủthể khác nhau ban hành, mỗi loại có những tính chất đặc thù riêng Văn bản cóthể được phân loại theo các tiêu chí khác nhau tùy theo mục đích và những nộidung phân loại Các tiêu chí đó có thể là:

- Phân loại theo hiệu lực pháp lý;

- Phân loại theo tác giả;

- Phân loại theo tên loại;

- Phân loại theo nội dung;

- Phân loại theo thời gian và địa điểm hình thành;

- Phân loại theo kỹ thuật chế tác

- Theo Điều 4 của Nghị định của Chính phủ số 110/2004/NĐ-CP ngày08/4/2004 về công tác văn thư, các hình thức văn bản hình thành trong hoạt động

+ Văn bản quy phạm pháp luật theo quy định của Luật Ban hành văn bảnquy phạm pháp luật ngày 12 tháng 11 năm 1996 và Luật sửa đổi bổ sung một sốđiều của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 16 tháng 12 năm2002.

+ Văn bản hành chính

Quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt), thông cáo, thông báo, báo cáo, đề án,chương trình, kế hoạch, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, giấychứng nhận, giấy uỷ nhiệm, giấy mời, giấy đi đường, giấy giới thiệu, giấy nghỉphép, giấy biên nhận, phiếu gửi, phiếu chuyển

+ Văn bản chuyên ngành

Các hình thức văn bản chuyên ngành do Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quanquản lý ngành quy định sau khi thoả thuận thống nhất với Bộ trưởng Bộ Nội vụ + Văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội

Các hình thức văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội dongười đứng đầu cơ quan trung ương của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xãhội quy định

Như vậy, theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP, có thể phân loại văn bản quản

lý nhà nước như sau:

a) Văn bản quy phạm pháp luật (QPPL)

- Văn bản quy phạm pháp luật là những văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định, trong đó có các quy tắc xử

sự chung nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội theo định hướng xã hội chủ nghĩa.

Hệ thống văn bản QPPL được quy định chi tiết tại Điều 1 Luật ban hànhvăn bản QPPL ngày 12/11/1996, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/01/1997; đãđược sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật ban hành QPPL do Quốc hội khóa

IX, kỳ họp thứ 2 thông qua 16/12/2002, hiệu lực từ 27/12/2002 Theo đó, hệthống văn bản QPPL bao gồm:

1 Văn bản do Quốc hội ban hành: Hiến pháp, luật, nghị quyết.

Văn bản do ủy ban Thường vụ Quốc hội: Pháp lệnh, nghị quyết;

2 Văn bản do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền khác ở TW ban hành

để thi hành văn bản QPPL của Quốc hội,ủy ban thường vụ Quốc hội:

a Lệnh, quyết định của Chủ tịch nước;

b Nghị quyết, nghị định của Chính phủ;

Quyết định, chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ;

c Quyết định, chỉ thị, thông tư của Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang bộ;

d Nghị quyết của Hội đồng thẩm phán Tòa án nhân dân tối cao; Quyết định, chỉ thị, thông tư của Chánh án Tòa án nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân tối cao;

đ Nghị quyết, thông tư liên tịch giữa các cơ quan nhà nước có thẩm quyền , giữa cơ quan nhà nước có thẩm quyền với tổ chức chính trị xã hội;

3 Văn bản do HĐND, UBND ban hành để thi hành văn bản QPPL của Quốc hội, ủy ban Thường vụ Quốc hội và văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên; Văn bản do UBND ban hành còn để thi hành nghị quyết của HĐND cùng cấp:

Có hai hình thức văn bản chủ yếu: quyết định cá biệt và chỉ thị cá biệt.Thông thường văn bản cá biệt là những văn bản liên quan đến quyết địnhnhân sự như quyết định tuyển dụng, khen thưởng, kỷ luật CBCC; liên quan đếnquyết định xử phạt hành chính, quyết định phê duyệt dự án

Các văn bản sau đây không phải là văn bản QPPL: quyết định bổ nhiệm,miễn nhiệm, cách chức, cho từ chức, tạm đình chỉ công tác cán bộ, công chức;quyết định xử lý vi phạm hành chính; văn bản quy phạm nội bộ của cơ quan, đơn

tốt và các văn bản cá biệt khác để giải quyết vụ việc cụ thể đối với đối tượng cụthể.

c) Văn bản hành chính thông thường

Văn bản hành chính thông thường là những văn bản mang tính chất thôngtin điều hành nhằm thực hiện các văn bản QPPL hoặc dùng để giải quyết các tácnghiệp cụ thể Nó thường dùng để phản ánh tình hình giao dịch, trao đổi, ghichép công việc, báo cáo công vụ của các cơ quan nhà nước, đoàn thể, công chứcvới nhau hay trong cùng một đơn vị

Văn bản hành chính thông thường có đặc điểm là không quy định thẩmquyền và không giới hạn thẩm quyền Nó ra đời theo tính chất, yêu cầu côngviệc; không mang tính chế tài bắt buộc Văn bản hành chính thông thường cónhiều biến thể bao gồm các văn bản có tên loại và các văn bản không có tên loạinhư: thủ công (công văn, công điện), trình báo (tờ trình, thông báo, thông cáo,báo cáo, biên bản), văn bản chuyển đổi hay văn bản quy phạm pháp luật phụ (kếhoạch, đề án, quy chế, quy định, điều lệ, chương trình), các văn bản giấy tờ khác(giấy nghỉ phép, giấy đi đường)

d) Văn bản chuyên môn kỹ thuật

Đây là hệ thống văn bản đặc thù thuộc thẩm quyền ban hành của một số

cơ quan nhà nước nhất định theo quy định của pháp luật Những cơ quan, tổchức khác khi có nhu cầu sử dụng các loại văn bản này phải theo mẫu quy địnhcủa các cơ quan trên

- Văn bản chuyên môn: trong các lĩnh vực tư pháp, tài chính

- Văn bản kỹ thuật: trong các lĩnh vực xây dựng, kiến trúc, trắc địa, bản

đồ, khí tượng thủy văn

Tóm lại, văn bản QLNN rất đa dạng, do nhiều chủ thể tiến hành dưới cáchình thức khác nhau để đưa pháp luật vào thực tiễn quản lý mọi mặt của đời sống

xã hội như: chính trị, kinh tế, văn hóa, an ninh, giáo dục, quốc phòng, đối ngoại.Chúng giúp ổn định tổ chức nội bộ các cơ quan nhà nước trong việc xác định cơchế, lề lối làm việc, quan hệ giữa các bộ phận trong việc đặt ra và thực hiện cácquy định quyền và nghĩa vụ của công dân Văn bản QLNN giúp các cấp, cán bộ

có thẩm quyền đặt ra những quy định cần thiết để điều chỉnh các quan hệ xã hộiphát sinh trong quản lý hành chính nhà nước.

1.2 Những yêu cầu về sử dụng ngôn ngữ văn bản QLNN

Để đạt hiệu quả cao trong công tác soạn thảo văn bản, người soạn thảo cần

phải nắm vững đặc điểm của văn phong hành chính -công vụ và những yêu cầu

về ngôn ngữ

1.2.1 Phong cách ngôn ngữ hành chính - công vụ

1.2.1.1 Khái niệm phong cách chức năng

Cho đến nay, trong ngôn ngữ học, quan niệm về văn phong (phong cách)còn có những quan điểm khác nhau

- Trong “Kỹ thuật và ngôn ngữ soạn thảo văn bản quản lý nhà nước” của

Bùi Khắc Việt: “Phong cách chức năng là một hệ thống các phương tiện ngôn ngữ bao gồm những từ ngữ, những cấu trúc cú pháp, những phương tiện ngữ âm của ngôn ngữ toàn dân, thường dùng trong những điều kiện giao tiếp nhất định,

Hiện tượng các phong cách có liên quan chặt chẽ đến các yếu tố ngoàingôn ngữ hay nói đúng hơn phong cách là do các yếu tố ngoài ngôn ngữ quyếtđịnh Chỉ có thể cắt nghĩa được đặc điểm của một phong cách, khi phân tíchmục đích, hoàn cảnh, môi trường giao tiếp và nội dung phát ngôn Trong cácyếu tố ngoài ngôn ngữ đó, có tác dụng quyết định nhất đến đặc điểm phong cách

là môi trường giao tiếp

- Theo Vương Thị Kim Thanh: “Phong cách ngôn ngữ là những khuôn mẫu xây dựng các lớp văn bản, hay phát ngôn khác nhau theo những cách vận dụng

những phương tiện ngôn ngữ khác nhau, thể hiện các vai (các cương vị xã hội

đã được khái quát hoá) trong quan hệ giao tiếp” [21,51].

+ Mỗi văn bản (hay phát ngôn) thuộc một kiểu phong cách nào đó phảituân theo một chuẩn mực ngôn ngữ sao cho phù hợp với hoạt động của lời nói vàvới các kiểu của thể loại văn bản Chuẩn mực phong cách gắn với một đặc trưngcủa hoạt động, với một kiểu, một thể loại văn bản cụ thể

+ Việc lựa chọn, sử dụng các phương tiện ngôn ngữ khác nhau do nhữngnhân tố ngoài ngôn ngữ quy định; những nhân tố đó bao gồm: hoàn cảnh giaotiếp, đề tài và mục đích giao tiếp, đối tượng giao tiếp, vai và quan hệ vai củanhững người tham gia giao tiếp

- Theo Nguyễn Hữu Quỳnh: “Phong cách ngôn ngữ là nét riêng, đặc điểm riêng của ngôn ngữ chuẩn mực được vận dụng vào trong các hoàn cảnh giao tiếp xã hội khác nhau với các đối tượng giao tiếp khác nhau bằng các sắc thái biểu cảm khác nhau”[10, 154]

1.2.1.2 Phân loại phong cách chức năng

Các nhà ngôn ngữ học có nhiều cách giải quyết khác nhau trong vấn đềphân loại phong cách chức năng của ngôn ngữ tiếng Việt Tuy nhiên, phần lớncác tác giả đều thống nhất phân loại các phong cách chức năng gồm: phong cáchhành chính, phong cách khoa học, phong cách văn chương, phong cách chínhluận, phong cách khẩu ngữ [11,87; 18,56; 13; 6; 14]

Cách phân loại trên dựa vào những tiêu chí sau đây:

+ Sự phân loại như trên dựa trên cơ sở sự lệ thuộc của chủ thể nói (viết) vàmột nhóm xã hội nhất định, vào vai trò xã hội của chủ thể, vào thái độ của chủthể đối với đối tượng được nói đến và đối với người nhận

+ Trình tự phân loại trên cũng dựa vào mức độ ngày càng cao của sự tácđộng cá nhân đến mức độ của tính diễn cảm của lời nói

1.2.1.3 Khái niệm phong cách ngôn ngữ hành chính - công vụ

Theo quan điểm của Vương Thị Kim Thanh: “Phong cách hành chính công vụ là khuôn mẫu (hiểu là khuôn hoặc mẫu để sản xuất ra một loạt sản phẩm như nhau) thích hợp để xây dựng lớp văn bản trong đó thể hiện vai của

-người tham gia giao tiếp trong lĩnh vực hành chính công vụ Nói một cách cụ thể hơn, đó là vai của những người tham gia vào các công việc tổ chức, quản lý, điều hành của cơ quan, đơn vị” [21,52].

Khái niệm trên có thể được giải thích rõ như sau:+ Phong cách hành chính - công vụ là khuôn mẫu sử dụng cho lớp văn bảndựa vào kiểu ngôn ngữ viết, phi nghệ thuật Ngôn ngữ viết có đặc thù riêng,mang tính chất chuẩn mực cao hơn ngôn ngữ nói Phong cách hành chính - công

vụ sử dụng ngôn ngữ phi nghệ thuật, nghĩa là ngôn ngữ hoàn toàn không có tínhbiểu cảm

+ Phong cách hành chính - công vụ được sử dụng trong hoàn cảnh theonghi thức Hoàn cảnh theo nghi thức là hoàn cảnh xã hội trong đó diễn ra hành vigiao tiếp bằng lời nói mang tính đứng đắn, nghiêm túc, hoàn chỉnh; khác vớihoàn cảnh không theo nghi thức là hoàn cảnh diễn ra hành vi giao tiếp bằng lờinói mang tính chất tự do, thoải mái, tuỳ tiện

+ Phong cách hành chính công vụ sử dụng trong tình thế vai bằng nhauhay không bằng nhau Vai bằng nhau là vai của những cấp ngang hàng Vaikhông bằng nhau là vai của cấp dưới đối với cấp trên và ngược lại Người soạnthảo văn bản cần xác định rõ vai của chủ thể soạn thảo văn bản, cũng như xácđịnh rõ vai của đối tượng mà văn bản hướng đến; trên cơ sở đó mà lựa chọn cáchxưng hô, cách viết cho phù hợp

+ Trong phong cách hành chính - công vụ yếu tố cá nhân của người viết bịloại trừ hoàn toàn Người soạn thảo văn bản hành chính - công vụ không đượcbộc lộ cá nhân qua văn bản Chữ ký trên văn bản chỉ có ý nghĩa xác nhận giá trịpháp lý của văn bản chứ không phải xác nhận tác giả của văn bản

- Văn bản quản lý nhà nước được viết theo văn phong hành chính - công

vụ, một loại văn phong tổng hợp và hỗn dung văn phong pháp luật và văn phonghành chính - công vụ

Vậy phong cách ngôn ngữ hành chính - công vụ trong Luận văn này được

hiểu là: “ Văn phong hành chính công vụ là dạng ngôn ngữ tiếng Việt văn học

viết đặc thù nhằm phục vụ cho các mục đích giao tiếp bằng văn bản trong lĩnh vực hoạt động pháp luật và hành chính” [6]

Văn phong hành chính - công vụ được sử dụng trong giao tiếp bằng vănbản tại các cơ quan nhà nước trong công tác điều hành - quản lý, ở tòa án, tronghội đàm công vụ và ngoại giao Đó là văn phong của các văn bản pháp luật, cácquyết định quản lý, các văn kiện chính thức khác nhau, thư tín công vụ, diễn văn,các bài phát biểu tại các cơ quan bảo vệ pháp luật, các chỉ dẫn mang tính pháplý…

1.2.1.4 Đặc điểm văn phong hành chính - công vụ

Phong cách ngôn ngữ trong các văn bản QLNN là phong cách hành chính.Thực hiện chức năng truyền đạt thông tin, mệnh lệnh trong công tác quản lý,lãnh đạo, các văn bản QLNN có những đặc điểm sau đây văn phong hành chínhcông vụ:

vụ của mình Vì vậy, văn bản phải được viết sao cho thể hiện đúng nội dungmuốn truyền đạt, giúp mọi người có thể hiểu một cách rõ ràng, chính xác Hơnthế nữa, phải tạo cho tất cả mọi đối tượng tiếp nhận có cách hiểu như nhau theomột nghĩa duy nhất về nội dung văn bản, không tự ý suy luận, nhằm đảm bảo

hiệu lực thi hành thống nhất trong toàn xã hội Đây là đặc điểm rất quan trọngcủa văn phong hành chính Bởi vì, văn bản không rõ ràng, mơ hồ sẽ dẫn đến việchiểu và thực hiện văn bản không thống nhất, làm giảm tính hiệu lực và hiệu quảcủa văn bản

b) Tính phổ thông, đại chúng

Đối tượng tiếp nhận của văn bản quản lí nhà nước, đặc biệt của nhóm vănbản quy phạm pháp luật, là nhiều tầng lớp nhân dân trong cả nước Vì vậy, ngônngữ biểu đạt phải mang tính phổ thông, đại chúng, dễ hiểu, dễ nhớ, dễ tiếp thuđối với mọi tầng lớp nhân dân

Hồ Chủ Tịch đã từng căn dặn: “Chúng ta không chống mượn tiếng nước ngoài để làm tiếng ta đầy đủ thêm Nhưng chúng ta phải chống cách mượn không phải lối, mượn đến nỗi bỏ cả tiếng ta, đến nỗi quần chúng không hiểu”.

Tất nhiên, tính phổ thông, đại chúng ở đây không hề mâu thuẫn với tínhkhuôn mẫu, chuẩn mực Cần lưu ý tránh hiện tượng sử dụng ngôn ngữ suồng sã,thông tục với quan điểm cho rằng như vậy mới đạt được yêu cầu đại chúng củangôn ngữ trong văn bản hành chính

c) Tính khách quan

Văn bản quản lý hành chính là tiếng nói của quyền lực nhà nước, đại diệncho ý chí nguyện vọng của nhân dân, dù rằng văn bản có thể được giao cho một

cá nhân soạn thảo, vì vậy văn bản phải đảm bảo tính khách quan

Trong hoạt động hành chính, người soạn thảo văn bản luôn phải nhân danh

cơ quan, tổ chức trình bày ý chí, tư tưởng lãnh đạo của cơ quan công quyền nênkhông được tự ý đưa những quan điểm riêng của mình vào nội dung văn bản.Chính vì vậy, hành văn biểu cảm, hệ thống ngôn từ thể hiện tình cảm, quan điểm

cá nhân là không phù hợp với văn phong hành chính - công vụ

Tính khách quan làm cho văn bản có tính trang trọng, tính nguyên tắc cao,kết hợp với những luận cứ chính xác sẽ làm cho văn bản có sức thuyết phục, đạthiệu quả trong công tác quản lý nhà nước

d) Tính trang trọng, lịch sự

Văn bản quản lý hành chính nhà nước là phương tiện hình thành và duy trìcác mối quan hệ trong quản lý nhà nước, thậm chí các mối quan hệ giữa cácquốc gia, vì vậy phải thể hiện được sự trang trọng, uy nghiêm, lịch sự Trongthực tế, sử dụng ngôn ngữ trang trọng, lịch sự không những biểu hiện sự tôntrọng đối với chủ thể thi hành và thực hiện, mà đồng thời còn góp phần làm tăng

uy tín của cơ quan ban hành văn bản

"Văn bản là tiếng nói của chính quyền hoặc cơ quan này với cơ quan khác hoặc chính quyền với cá nhân Lời nói trong văn bản là lời nói của chính quyền, một pháp nhân có thẩm quyền sử dụng chủ quyền của quốc gia Lời nói trong văn bản là lời nói có hiệu lực thi hành đối với nơi nhận Do đó, văn bản cần có đặc tính trang trọng, uy nghi." [19, 89]

e) Tính khuôn mẫu

Đây là đặc tính làm nên sự khác biệt giữa văn bản quản lý hành chính vớinhững loại văn bản thuộc các phong cách ngôn ngữ khác Có thể nói, tính khuônmẫu của văn phong hành chính được thể hiện ở mức độ rất cao, nó bảo đảm chotính thống nhất, tính khoa học và tính văn hoá của công văn giấy tờ

Tính khuôn mẫu trong văn bản hành chính thể hiện nhiều ở mức độ khácnhau, đó là:

- Sử dụng lặp lại các thuật ngữ, từ ngữ thuộc lớp từ hành chính-công vụ;

- Sử dụng lặp đi lặp lại một số kiểu cấu trúc ngữ pháp;

- Xây dựng văn bản theo bố cục chung theo các tình huống hành chính;

- Sử dụng các văn bản mẫu (các văn bản được in sẵn thành mẫu, chỉ cầnđiền thêm những thông tin cụ thể)

1.2.2 Yêu cầu về sử dụng ngôn ngữ trong văn bản QLNN

Để đảm bảo các đặc trưng của văn phong hành chính - công vụ, việc sửdụng các đơn vị ngôn ngữ cụ thể trong văn bản cần phải đảm bảo các yêu cầusau:

1.2.2.1 Về cách dùng từ ngữ

a) Sử dụng từ ngữ chuẩn xác

- Dùng từ đúng nghĩa từ vựng, tức là từ phải biểu hiện được chính xác nộidung cần thể hiện

Ví dụ 1:“Văn bản là biện pháp quan trọng trong quản lý nhà nước”.

Trong câu này thay vì biện pháp phải dùng phương tiện.

Ví dụ 2: “Nhà nước khuyến mại và tạo điều kiện cho tổ chức ,cá nhân trong việc sử dụng và khai khẩn hợp lý thành phần môi trường”.

Trong câu này có hai từ đã bị sử dụng sai là “khuyến mại” và “khai khẩn”

“Khuyến mại” có nghĩa là khuyến khích khách hàng tiêu thụ sản phẩm bằng cách

hạ giá hoặc cho không, như vậy ở đây cần phải dùng từ “khuyến khích” (tức là

“truyền đạt sự tin tưởng, phấn khởi để người ta hành động được tốt) mới phù hợpvới “sử dụng (và…) hợp lý” Từ “khai khẩn” có nghĩa là “vỡ đất hoang để trồngtrọt”, như vậy không thể dùng với “thành phần môi trường” được Đúng ra phảidùng “khai thác” (với nghĩa “biến thành một nguồn lợi kinh tế hoặc rút ra nhữngvật có ích cho nền kinh tế từ một nguồn lợi thiên nhiên”[20]

- Không dùng từ ngữ làm phát sinh cách hiểu đa nghĩa

Ví dụ 1: “Gia đình chị Lan càng thêm khó khăn khi có thêm hai miệng ăn”.

Trong trường hợp này không nên sử dụng biện pháp hoán dụ “hai miệngăn” mà nên thay bằng “hai người”

Ví dụ 2: “Xử phạt từ 20.000 đồng đến 50.000 đồng đối với hành vi không thực hiện hay thực hiện không đầy đủ những quy định về đăng ký hộ khẩu khi thay đổi nơi ăn ở”.

- Dùng từ ngữ theo chuẩn phổ thông, không dùng từ ngữ địa phương, trừtrường hợp sử dụng từ ngữ địa phương để chỉ những sự vật, hiện tượng mà chỉđịa phương đó mới có hoặc những từ ngữ có nguồn gốc địa phương đã trở thành

từ ngữ phổ thông

Ví dụ 1: “Hiện nay một số trà ngô đã bắt đầu xoáy nõn”.

Ví dụ 2: “Ban quản lý tổ chức thu các hộ sới lại thịt tại chợ Hùng Lô”.

- Sử dụng hợp lý và chính xác các từ Hán-Việt và các từ gốc nước ngoàikhác Không nên lạm dụng từ Hán Việt, từ ngoại nhập mà phải sử dụng một cáchthích hợp và phù hợp

Ví dụ: địa ốc (nhà đất), thường niên (hàng năm), phi trường (sân bay), vip(quan trọng), áo pull( áo phông)…

- Không nên lạm dụng thuật ngữ chuyên môn Nếu trong văn bản có từchuyên môn sâu thì phải giải thích, hoặc phải định nghĩa các thuật ngữ khôngquen thuộc đối với đời sống nhân dân

Ví dụ: “Thí sinh đem tài liệu vào khu vực thi sẽ bị xử lý kỷ luật bằng hình thức đình chỉ”.

Trong câu trên nên giải thích rõ thế nào là “khu vực thi”.

- Tránh thừa từ, lặp từ

Ví dụ1: “Những thiệt hại do nạn ô nhiễm môi trường gây ra không thể kể

bằng con số hay số liệu cụ thể”.

Trong trường hợp trên, “con số” và “số liệu” đồng nghĩa với nhau nên chỉ

cần chọn một phương án là đã đủ nghĩa và rõ ràng

Ví dụ 2: “gia nhập vào quân đội”

Trường hợp này từ “gia nhập” đã bao hàm cả nghĩa của từ “vào”.

- Hạn chế đến mức tối đa các từ viết tắt để đảm bảo tính rõ ràng và nghiêmtúc của văn bản Đối với các trường hợp cần viết tắt để tránh dài dòng, cần phảiviết đầy đủ ở lần sử dụng đầu tiên, sau đó có chú giải về quy ước viết tắt

Ví dụ: Nên dùng Không nên

b) Dùng từ đúng phong cách

- Lựa chọn và sử dụng từ trung tính, không kèm theo sắc thái biểu cảm;

Ví dụ: “Chao ôi! Nạn tham nhũng vẫn chưa được đẩy lùi”

Trong trường hợp này, từ “chao ôi” thể hiện tính biểu cảm rõ rệt, không

phù hợp với văn phong hành chính

- Tránh sử dụng từ ngữ hoa mỹ, khoa trương;

Ví dụ: “Hoạt động xây dựng và ban hành văn bản của UBND phường YênPhụ còn gặp nhiều phong ba”

Câu văn trên không nên dùng từ “phong ba” mà nên thay bằng “khó khăn”.

- Không sử dụng thành ngữ, tục ngữ;

Ví dụ: “Phải huỷ bỏ lệnh cấm chợ ngăn sông”

Không nên viết như ví dụ này trong văn bản QLNN vì “cấm chợ ngăn sông” vừa có nghĩa đen, vừa có nghĩa bóng, có thể tạo nên những cách hiểu khác

nhau

- Không dùng từ ngữ thuộc phong cách khẩu ngữ, các hư từ tình thái: “à, ư,nhỉ, nhé, thì , là, mà, rằng ''; các từ ngữ diễn đạt ý cầu khiến như “đi, nào, nhé,thôi”

- Không dùng tiếng lóng, từ thông tục

Ví dụ 1: “ Nhận thấy những kẻ ăn mày, ăn xin thường gây lên hình ảnh bẩnthỉu đập vào mắt người qua lại trên đường phố, yêu cầu các cơ quan có thẩmquyền bắt nhốt cho kỳ hết để bảo vệ vẻ thẩm mỹ của thủ đô”

Ngôn ngữ văn bản QLNN thể hiện tính trang trọng, lịch sự không phù hợp

với những từ thông tục Trong ví dụ này nên sửa lại như sau: “Nhận thấy những người hành khất thường gây lên hình ảnh không đẹp mắt cho mỹ quan thủ đô,

yêu cầu các cơ quan hữu trách có biện pháp phù hợp đảm bảo thẩm mỹ của thủđô”

Ví dụ 2: “Nghiêm cấm các hành vi buôn bán cơm đen”

Trong ví dụ này, “cơm đen” là tiếng lóng, không phù hợp với văn phonghành chính

c) Sử dụng từ đúng quan hệ kết hợp

Để tạo nên câu và các đơn vị trên câu, các từ tiếng Việt được sử dụng luônluôn có mối quan hệ chặt chẽ với các từ đi trước và đi sau nó Cần phải đặt từvào đúng vị trí ngữ pháp của nó trong quan hệ với những từ khác sao cho hợp lýtheo chuẩn ngữ pháp tiếng Việt Chẳng hạn, danh từ có thể đứng sau những từ

chỉ loại như cái, con; sau số từ như một, hai, ba; hoặc có thể đứng trước những

từ để chỉ như này, ấy, đó Vì vậy, cần lưu ý không sử dụng nhầm lẫn vị trí của

Có thể thay “lượng mưa” bằng “mùa mưa”, hoặc “kéo dài” bằng “lớn”

Ví dụ 2: “Tiến độ nộp thuế thấp đã ảnh hưởng đến việc thu ngân sách”

d) Sử dụng thuật ngữ trong văn bản QLNN

Cùng với lối đặt câu, việc lựa chọn từ ngữ khi soạn thảo văn bản là rấtquan trọng Từ ngữ trong văn bản soạn thảo phải trong sáng, dễ hiểu và đơnnghĩa, không cần phải mầu mè, hình tượng Phải cố gắng để từ được dùng phảnánh chính xác vấn đề cần giải quyết trong hoạt động công vụ, không gây nên sựnhầm lẫn cho người sử dụng

Nếu trong văn bản phải sử dụng các thuật ngữ chuyên môn của một ngành

cụ thể thì cần có sự giải thích hoặc chỉ chọn các thuật ngữ thông dụng Vềnguyên tắc, văn bản gửi đi cho các đối tượng càng rộng rãi thì càng phải hạn chếsửdụng các thuật ngữ chuyên môn Mục đích là để cho người đọc văn bản hiểuđược nhanh chóng, không phải suy nghĩ nhiều Nếu trong văn bản dùng các thuậtngữ quốc tế thì ngoài từ được phiên âm cần có chú thích giải nghĩa

e) Sử dụng các cụm từ khuôn mẫu

Thông thường trong văn bản QLNN thường dùng một số từ nhất định gọi là

từ “khoá” Đây là loại từ được dùng theo công thức nhằm làm thuận lợi cho

- Dùng để hỏi ý kiến cấp dưới:

+ Đề nghị các đồng chí cho biêt ý kiến về…

+ Yêu cầu các đơn vị trả lời cho Bộ biết…

- Dùng để trình bày quan điểm và hỏi ý kiến cấp trên:

+ Chúng tôi cho rằng…

+ Xin trân trọng đề nghị…

- Dùng để nhắc nhở và yêu cầu thực hiện:

+ Nhận được văn bản (thông tư, chỉ thị, quyết định…) này, yêucầu các đơnvị…

+ Các đơn vị trực thuộc (…) có trách nhiệm thực hiện quyết định này (chỉthị, nghị quyết…)

- Dùng để trình bày những vấn đề cần phải hạn chế hay cần tiếp tục làmsáng tỏ:

+ Xét về mặt…

+ với cương vị là…

- Dùng để kết thúc văn bản:

+ Xin trân trọng cảm ơn đồng chí

+ Xin gửi tới quý cơ quan lời chào kính trọng

Đối với văn bản quy phạm pháp luật, phần kết thúc là yêu cầu thực hiệnvăn bản đã ban hành hoặc phạm vi hiệu lực pháp lý của văn bản Ví dụ:

- Quyết định này có hiệu lực từ ngày ký ban hành

- Thông tư này được thực hiện trong tất cả các cơ quan có liên quan

- Chỉ thị này thay cho Chỉ thị số 07/CT-UBND về vấn đề…

Xét về mặt nội dung, cụm từ khoá của một văn bản là các từ nói lên bảnchất của văn bản đó Các loại cụm từ này phải được sử dụng hết sức chính xác vìchúng có ý nghĩa chỉ đạo thi hành van bản

Ví dụ 2: “Tập thể UBND phường Yên Phụ”.

Câu văn trên sai do thiếu thành phần vị ngữ

Tuy nhiên vẫn có câu đặc biệt, ví dụ loại câu đơn đặc biệt, tức là câu nòng cốt một thành phần, chỉ sử dụng làm tiêu đề:

“2 Hàng đưa ra khỏi kho ngoại quan

2.1 Hàng đưa ra nước ngoài qua cửa khẩu thuộc hải quan tỉnh, thành phố nơi có kho ngoại quan.

Thủ tục hải quan được tiến hành như quy định tại khoản 1 điều 9 Quy chế kho ngoại quan”.

Hoặc có trường hợp câu đặc biệt là câu dùng khi đã xác định rõ chủ thể Ví

dụ dùng trong trường hợp kết thúc văn bản:

“Xin gửi tới quý cơ quan lời chào kính trọng”

b) Viết câu đảm bảo tính lôgíc

Ví dụ 1: " Trong nhân dân nói chung và trong công tác ban hành văn bản nói riêng chúng ta đều đã làm được rất nhiều"

Câu trên là câu sai, vì "văn bản nói riêng" không thuộc phạm trù lô gíc

"nhân dân nói chung"

Ví dụ 2: “Công ty cổ phần quốc tế Triều Viên quyết định khen thưởng các cán bộ ở phòng kinh doanh, phòng hành chính và ở Hải Dương”.

Trong trường hợp này “cán bộ ở phòng kinh doanh, phòng hành chính”không lôgic với cán bộ “ở Hải Dương”.

c) Diễn đạt chính xác, rõ ràng, mạch lạc

Để đảm bảo tính chính xác, rõ ràng, khi viết câu dài, nhất là những câuphức có cấu trúc nhiều tầng bậc phức tạp, cần lưu ý sắp xếp các thành phần câusao cho không tạo thành câu đa nghĩa, gây ra những cách hiểu mơ hồ

Ví dụ: “Hàng hoá tràn cả ra vỉa hè đi lại gặp khó khăn nhất là các cháu học sinh công an hình như né tránh không muốn xông ra giải quyết”.

Câu văn trên quá dài, tối nghĩa

Mặt khác, cần lưu ý quan hệ kết hợp giữa các câu trong các đoạn của vănbản sao cho vừa đảm bảo tính liên kết nội dung vừa đảm bảo liên kết hình thức

Có như vậy mới kiến tạo được một hệ thống ý tứ mạch lạc cho toàn bộ nội dung,tạo điều kiện tốt nhất cho người tiếp nhận và thực thi văn bản

d) Chủ yếu sử dụng câu tường thuật

Tránh dùng câu cảm thán, câu cầu khiến thể hiện rõ dấu hiệu hình thức như

các từ: “hãy”, “đừng”, “chớ”, “đi”, “nào”, “hè”

Ví dụ: “Để làm tốt công việc tiếp dân tại cơ quan, các cán bộ, công chứcchớ có thái độ hách dịch, cửa quyền”

Câu văn trên cần thay từ “chớ” bằng “không nên”

Trường hợp cần nêu câu hỏi, tránh dùng câu có từ để hỏi trực tiếp màchuyển dạng câu từ câu hỏi sang câu trần thuật để đảm bảo tính lịch sự, nhã nhặncủa văn phong

Ví dụ, không dùng câu: “Ủy ban chúng tôi đề nghị nhà trường cho biết

khóa học này nhằm mục đích gì?Những ai có thể theo học? Học trong bao lâu? Học ở đâu?” Trong trường hợp này, có thể chuyển thành: “Ủy ban chúng tôi đề nghị nhà trường cho biết những chi tiết cụ thể sau đây về khóa học: mục tiêu đào tạo, đối tượng chiêu sinh, thời gian và địa điểm học tập”

e) Sử dụng dấu câu đúng ngữ pháp

Trong tiếng Việt, có mười loại dấu câu được sử dụng Mỗi loại dấu câuđều có chức năng ngữ pháp riêng Cần phải có kiến thức đầy đủ về vấn đề này để

sử dụng dấu câu đúng ngữ pháp tiếng Việt

Chú ý một số loại dấu câu có thể sử dụng đặc biệt trong phong cách hànhchính như dấu phẩy, chấm phẩy Các dấu như chấm than (!), chấm hỏi (?), bachấm ( ) rất ít được sử dụng trong phong cách này

1.2.2.3 Vai trò của văn phong, ngôn ngữ đối với chất lượng văn bản

Chất lượng của một văn bản quản lý nhà nước một phần quan trọng là doviệc sử dụng ngôn ngữ công cụ và văn phong quyết định Có thể kể ra một số vaitrò của văn phong, ngôn ngữ đối với chất lượng của văn bản như sau:

- Văn bản được sử dụng để ghi lại và truyền đạt thông tin bằng phươngtiện ngôn ngữ Thông tin trong văn bản là mệnh lệnh, quyết định, thông tin phục

vụ cho quản lý, điều hành Phương tiện ngôn ngữ truyền đạt chính xác, rõ ràngthì mệnh lệnh cũng chính xác, rõ ràng và tất cả hiểu theo một nghĩa thống nhất,

từ đó văn bản được thực hiện thống nhất Nếu ngôn ngữ không chính xác có thểgây những hậu quả pháp lý

- Văn phong, ngôn ngữ chuẩn mực giúp nội dung văn bản dễ hiểu sẽ thúcđẩy nhanh quá trình giải quyết công việc, mệnh lệnh thực hiện nhanh chóng hệuquả

- Từ ngữ trong văn bản được sử dụng có tính khuôn mẫu, trang trọng, lịch

sự tạo sức thuyết phục, thái độ tôn trọng văn bản QLNN

- Thể hiện tính công quyền, tính văn hoá trong quản lý

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG SỬ DỤNG NGÔN NGỮ TRONG VĂN BẢN QLNN

CỦA UBND PHƯỜNG YÊN PHỤ

2.1 Tổng quan về UBND phường Yên Phụ

2.1.1 Vị trí địa lý, dân cư phường Yên Phụ

- Vị trí địa lý:

Phường Yên Phụ là đơn vị hành chính nằm ở phía Đông Nam quận Tây

Hồ, được tách ra từ quận Ba Đình từ ngày 01/01/1996, có vị trí cụ thể như sau:

Phía Đông Nam giáp sông Hồng,

Phía Tây Bắc giáp phường Quảng An và phường Tứ Liên,

Phía Đông giáp phường Ngọc Thuỵ - quận Long Biên,

Phía Nam giáp phường Phúc Xá, Trúc Bạch và Thụy Khuê,

Theo bản đồ địa giới hành chính 364/CT tổng diện tích theo địa giới hànhchính của phường Yên Phụ là 149,7700 ha

- Dân cư:

Phường Yên Phụ được chia thành 80 tổ dân phố thuộc 11 cụm dân cưquản lý 4500 hộ với khoảng 21.800 nhân khẩu và đặc biệt là nơi tập trung nhiều

cơ quan, đơn vị, tổ chức và các khu tập thể

2.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND Phường Yên Phụ

Theo Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân được Quốc hộiNước cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam khoá XI, kỳ họp thứ 4, thông quangày 26/11/2003 quy định về nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã (phường, thịtrấn) như sau:

2.1.2.1 Trong lĩnh vực kinh tế: UBND phường có những nhiệm vụ quyền

sách địa phương trình HĐND cùng cấp quyết định và báo cáo UBND, cơ quantài chính cấp trên trực tiếp.

3 Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương, phối hợp với các cơ quan nhànước cấp trên trong việc quản lý ngân sách nhà nước trên địa bàn xã, phường,thị trấn và báo cáo về ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật

4 Quản lý và sử dụng hợp lý, có hiệu quả quỹ đất được để lại để phục vụcác nhu cầu công ích ở địa phương, xây dựng và quản lý các công trình côngcộng, đường giao thông, trụ sở, trường học, trạm y tế, công trình điện, nước theoquy định của pháp luật

5 Huy động sự đóng góp của các tổ chức, cá nhân để đầu tư xây dựng cáccông trình kết cấu hạ tầng của địa phương trên nguyên tắc dân chủ, tự nguyện.Việc quản lý các khoản đóng góp này phải công khai, có kiểm tra, kiểm soát vàđảm bảo sử dụng đúng mục đích, đúng chế độ theo quy định của pháp luật

2.1.2.2 Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải

1 Tổ chức thực hiện việc xây dựng, tu sửa đường giao thông trong phườngtheo phân cấp

2 Kiểm tra việc thực hiện pháp luật về xây dựng và xử lý vi phạm phápluật theo thẩm quyền

3 Tổ chức việc bảo vệ, kiểm tra, xử lý các hành vi vi phạm, xâm phạmđường giao thông và các công trình cơ sở hạ tầng khác ở địa phương theo quyđịnh của pháp luật

4 Huy động sự đóng góp tự nguyện của nhân dân để xây dựng đường theoquy định của pháp luật

2.1.2.3 Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thể dục thể thao

1 Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục, phối hợp với trườnghọc huy động trẻ em vào lớp 1 đúng độ tuổi

2 Tổ chức xây dựng và quản lý, kiểm tra hoạt động của nhà trẻ, lớp mẫugiáo, trường mầm non trên địa bàn phường phối hợp với UBND cấp trên quản lýcác trường tiểu học, trung học cơ sở trên địa bàn

3 Tổ chức thực hện các chương trình y tế cơ sở, dân số, kế hoạch hóa giađình được giao, vận động nhân dân giữ gìn vệ sinh, phòng chống dịch bệnh.

4 Xây dựng phong trào và tổ chức các hoạt động văn hoá, thể dục thểthao, tổ chức các lễ hội cổ truyền, bảo vệ và phát huy các di tích lịch sử, văn hóa

và danh lam thắng cảnh ở địa phương theo quy định của pháp luật

5 Thực hiện chính sách, chế độ với thương binh, bệnh binh, gia đình liệt

sỹ những người và gia đình có công với nước theo quy định của pháp luật

6 Tổ chức các hoạt động từ thiện, nhân đạo, vận động nhân dân giúp đỡcác gia đình khó khăn, người cô đơn, người tàn tật, trẻ em mồ côi không nơinương tựa, tổ chức các hình thức nuôi dưỡng chăm sóc các đối tượng chính sáchtheo quy định

7 Quản lý, bảo vệ, tu bổ nghĩa trang liệt sỹ, quy hoạch quản lý nghĩa địa

2.1.2.4 Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự an toàn xã hội, thi hành pháp luật ở cơ sở

1 Tổ chức tuyên truyền, giáo dục xây dựng quốc phòng toàn dân

2 Thực hiện công tác nghĩa vụ quân sự và tuyển quân theo kế hoạch, đăng

ký, quản lý quân nhân, dự bị động viên, tổ chức thực hiện việc xây dựng, huấnluyện, sử dụng lực lượng dân quân tự vệ cơ sở

3 Thực hiện các biện pháp đảm bảo an ninh, trật tự an toàn xã hội, xâydựng phong trào quần chúng bảo vệ an ninh tổ quốc vững mạnh, thực hiện biệnpháp phòng ngừa và chống tội phạm, các tệ nạn văn hoá và các hành vi vi phạmpháp luật khác ở cơ sở

4 Quản lý khẩu, tổ chức việc đăng ký tạm trú, quản lý việc đi lại củangười nước ngoài ở cơ sở

2.1.2.5 Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo

UBND phường có nhiệm vụ tổ chức, hướng dẫn và đảm bảo chính sáchdân tộc, chính sách tôn giáo, quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo của nhân dân theoquy định của pháp luật

2.1.2.6 Trong việc thi hành pháp luật

1 Tổ chức tuyên truyền, giáo dục pháp luật; giải quyết các vi phạm phápluật và tranh chấp nhỏ trong nhân dân.

2 Tổ chức tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của nhân dân

3 Tổ chức thực hiện hoặc phối hợp với các cơ quan chức năng trong việcthi hành án theo quy định, tổ chức thực hiện các quyết định về xử lý vi phạmhành chính theo quy định của pháp luật

2.1.2.7 Tổ chức thực hiện các nghị quyết của HĐND

1 Đảm bảo thực hiện thống nhất kế hoạch phát triển KTXH và quy hoạch

đô thị, xây dựng nếp sống văn minh đô thị, phòng chống tệ nạn xã hội, giữ gìntrật tự vệ sinh, sạch đẹp thành phố, lòng đường, lề đường, trật tự công cộng vàcảnh quan đô thị, quản lý dân cư đô thị trên địa bàn

2 Thanh tra việc sử dụng đất đai của tổ chức, cá nhân trên địa bàn phườngtheo quy định của pháp luật

3 Quản lý và bảo vệ cơ sở hạ tầng kỹ thuật trên địa bàn phường theo phâncấp, ngăn chặn, xử lý các hành vi vi phạm đối với các cơ sở hạ tầng theo quyđịnh của pháp luật

4 Kiểm tra giấy phép xây dựng của tổ chức, cá nhân trên địa bàn phường,lập biên bản đình chỉ những công trình xây dựng, sửa chữa, cải tạo không cógiấy phép, trái với quy định của giấy phép và báo cáo cơ quan có thẩm quyềnxem xét

2.1.3 Nguyên tắc làm việc của UBND phường

- Theo Quyết định số 138/QĐ-UBND ngày 31 tháng 07 năm 2006 của

UBND phường Yên Phụ về việc ban hành Quy chế làm việc của Uỷ ban nhândân phường Yên Phụ:

+ UBND phường làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, phát huyvai trò tập thể, đề cao trách nhiệm cá nhân và tinh thần chủ động, sáng tạo củaChủ tịch, Phó chủ tịch, Uỷ viên UBND Mỗi việc chỉ được giao một cán bộ phụtrách và chịu trách nhiệm chính Mỗi thành viên UBND phường chịu tráchnhiệm cá nhân về lĩnh vực được phân công; cùng các thành viên khác chịu trách

nhiệm tập thể về kết quả hoạt động của UBND phường trước Đảng uỷ phường,HĐND Phường và UBND Quận.

+ UBND phường chấp hành sự chỉ đạo, điều hành của UBND quận, sựlãnh đạo của Đảng uỷ, sự giám sát của HĐND phường; phối hợp chặt chẽ giữaUBND phường với Mặt trận Tổ quốc và các đoàn thể nhân dân cùng cấp trongquá trình triển khai mọi nhiệm vụ

+ UBND phường giải quyết các công việc của công dân và tổ chức theođúng pháp luật, đúng thẩm quyền và phạm vi trách nhiệm; bảo đảm công khai,minh bạch, kịp thời và hiệu quả, đảm bảo lợi ích chính đáng của nhân dân địaphương; đúng trình tự, thủ tục, thời hạn quy định và chương trình kế hoạch côngtác của UBND phường

+ Cán bộ, công chức UBND phường phải sâu sát cơ sở, lắng nghe mọi ýkiến đóng góp của nhân dân, có ý thức học tập để nâng cao trình độ, từng bướcđưa hoạt động của UBND phường ngày càng chính quy, hiện đại, vì mục đíchxây dựng chính quyền cơ sở vững mạnh, nâng cao đời sống nhân dân

-Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của UBND phường

UBND phường tổ chức hoạt động và thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn;thảo luận tập thể quyết định theo đa số các vấn đề được quy định theo Luật Tổchức HĐND và UBND công bố ngày 10 tháng 12 năm 2003 và những vấn đềquan trọng khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyền của UBND phường

Cách thức giải quyết công việc của UBND phường (trích Quyết định số

138/QĐ-UBND ngày 31 tháng 07 năm 2006 của UBND phường Yên Phụ vềviệc ban hành Quy chế làm việc của Uỷ ban nhân dân phường Yên Phụ):

a) UBND phường họp, thảo luận tập thể và quyết định theo đa số tại phiênhọp UBND các vấn đề

- Chương trình, kế hoạch phát triển kinh tế, xã hội, an ninh, quốc phòng 5năm và hàng năm, kế hoạch quản lý đầu tư, quy hoạch, xây dựng các công trìnhtrọng điểm tại địa phương trình HĐND phường, UBND quận quyết định

- Chương trình công tác hàng năm của UBND phường, các biện pháp thựchiện Nghị quyết của HĐND phường, các văn bản của cấp trên trước khi trìnhHĐND phường, UBND quận.

- Kiểm điểm, đánh giá công tác chỉ đạo, điều hành của tập thể và mỗi cánhân thành viên UBND phường hàng năm

- Những vấn đề khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyền của UBNDphường hoặc những vấn đề Chủ tịch UBND phường thấy cần thiết đưa ra tập thể

- Đối với các vấn đề cần giải quyết gấp nhưng không tổ chức họp UBNDđược, theo quyết định của Chủ tịch UBND Văn phòng UBND phường gửi toàn

bộ hồ sơ của vấn đề cần xử lý đến các thành viên UBND phường nhất trí thì Vănphòng UBND phường tổng hợp trình Chủ tịch UBND quyết định và báo cáoUBND phường tại phiên họp gần nhất

b) Thẩm quyền của Chủ tịch UBND phường

- Chủ tịch UBND phường là người đứng đầu UBND phường, lãnh đạo vàđiều hành mọi công việc của UBND phường, chịu trách nhiệm thực hiện nhiệm

vụ, quyền hạn của mình theo theo quy định tại điều 127 Luật Tổ chức HĐND vàUBND năm 2003; đồng thời cùng UBND phường chịu trách nhiệm tập thể vềhoạt động của UBND trước Đảng ủy, HĐND phường và UBND quận

- Chủ tịch UBND phường triệu tập, chủ trì các phiên họp và các hội nghịkhác của UBND phường, khi vắng mặt thì ủy quyền Phó Chủ tịch chủ trì thay;bảo đảm việc chấp hành pháp luật, các văn bản của UBND quận, Nghị quyết củaĐảng ủy, HĐND phường

- Căn cứ vào các bản của UBND quận, Nghị quyết Đảng ủy, HĐNDphường và tình hình thực tiễn của địa phương, xây dựng chương trình công tácnăm, quý, tháng của UBND phường

- Tổ chức thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác; phân côngnhiệm vụ, đôn đốc, kiểm tra các thành viên UBND phường và các cán bộ, côngchức khác thuộc UBND phường, các đồng chí lãnh đạo cụm dân cư, tổ trưởngdân phố trong việc thực hiện nhiệm vụ được giao

- Quyết định những vấn đề quan trọng, liên quan đến nhiều nội dung côngviệc, những vấn đề đột xuất, phức tạp trên địa bàn; những vấn còn có ý kiến khácnhau hoặc vượt quá thẩm quyền của Chủ tịch và Ủy viên UBND phường.

- Ký ban hành các văn bản thuộc thẩm quyền UBND phường và thẩmquyền Chủ tịch UBND theo quy định của pháp luật

- Báo cáo tình hình kinh tế - xã hội của phường, hoạt động của UBND vớiĐảng ủy, HĐND phường và UBND quận

- Thường xuyên trao đổi công tác với Bí thư Đảng ủy, Chủ tịch Hội đồngnhân dân, Chủ tịch Mặt trận Tổ quốc và người đứng đầu các đoàn thể nhân dâncấp phường; phối hợp thực hiện các nhiệm vụ công tác; nghiên cứu, tiếp thu vềcác đề xuất của Mặt trận Tổ quốc và các đoàn thể nhân dân đối với công tác củaUBND; tạo điều kiện các đoàn thể hoạt động hiệu quả

- Tổ chức việc tiếp dân, xem xét giải quyết các khiếu nại, tố cáo và kiếnnghị của nhân dân theo quy định của pháp luật

2.1.4 Về ban hành văn bản của UBND phường

- Soạn thảo và thông qua văn bản của UBND phường:

Trình tự, thủ tục soạn thảo, ban hành quyết định, chỉ thị của UBNDphường thực hiện theo quy định tại điều 45, 46 Luật Ban hành văn bản quy phạmpháp luật của HĐND và UBND năm 2004

+ Chủ tịch UBND phường phân công và chỉ đạo việc soạn thảo văn bản.

Cán bộ, công chức theo dõi lĩnh vực nào thì chủ trì soạn thảo văn bản thuộc lĩnhvực đó, chịu trách nhiệm về nội dung và thể thức văn bản theo quy định; phốihợp với tổ chức, cá nhân có liên quan đến nội dung dự thảo để hoàn chỉnh vănbản trình Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch phụ trách xem xét, quyết định

+ Đối với các quyết định, chỉ thị của UBND, căn cứ vào tính chất và nội

dung của dự thảo, cán bộ tư pháp soạn thảo, thẩm định văn bản và trình Chủ tịch

+ Chủ tịch UBND phường thay mặt UBND phường ký ban hành, quyết

định, chỉ thị sau khi được UBND phường thông qua

+ Trong trường hợp đột xuất, khẩn cấp, Chủ tịch UBND phường chỉ đạo

việc soạn thảo, ký ban hành quyết định, chỉ thị theo quy định tại điều 48 LuậtBan hành văn bản quy phạm pháp luật của HĐND và UBND

- Thẩm quyền ký văn bản:

+ Chủ tịch UBND phường ký các văn bản trình UBND quận và HĐND

phường; các quyết định, chỉ thị của UBND phường, các văn bản thuộc thẩmquyền cá nhân quy định tại điều 127 Luật Tổ chức HĐND - UBND

Khi chủ tịch vắng mặt, Chủ tịch uỷ quyền cho Phó Chủ tịch ký thay PhóChủ tịch có trách nhiệm báo cáo Chủ tịch biết về văn bản đã ký thay

+ Phó Chủ tịch ký thay Chủ tịch các văn bản xử lý những vấn đề cụ thể,

chỉ đạo chuyên môn, nghiệp vụ thuộc lĩnh vực được Chủ tịch phân công

- Kiểm tra tình hình thực hiện văn bản:

+ Chủ tịch UBND phường trực tiếp chỉ đạo, đôn đốc kiểm tra tình hình

thực hiện các văn bản pháp luật của các cơ quan nhà nước cấp trên, văn bản củaHĐND và UBND phường, kịp thời phát hiện những vấn đề vướng mắc, bất hợp

lý trong quá trình triển khai thực hiện các văn bản đó, báo cáo các cơ quan cóthẩm quyền bổ sung, sửa đổi

+ Phó chủ tịch UBND phường, cán bộ và công chức UBND phường, các

đồng chí lãnh đạo cụm dân cư, tổ trưởng tổ dân phố theo nhiệm vụ được phâncông phải thường xuyên sâu sát từng cụm dân cư, tổ dân phố, hộ gia đình, kiểmtra việc thực hiện các chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước của mọicông dân trên địa bàn phường

2.1.5 Cơ cấu tổ chức

Để quản lý và điều hành mọi hoạt động của đời sống xã hội diễn ra thuậnlợi và tuân thủ đúng chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước.Căn cứ vào Nghị định 121/2003/NĐ - CP ngày 21/10/2003 về chế độ, chính sáchđối với cán bộ, công chức ở xã, phường, thị trấn và Nghị định 114/2003/NĐ - CPngày 10/10/2003 về cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn; báo cáo số 69/BC -UBND ngày 18/04/2007 về thực hiện thanh tra năm 2007 về công tác cán bộ và

nhân dân phường khoá 2004 - 2009 đã bầu ra 5 ủy viên của UBND phường baogồm:

- Chủ tịch: Phụ trách chung và phụ trách khối nội chính

02 Phó Chủ tịch: trong đó một Phó Chủ tịch phụ trách mảng kinh tế xây dựng đô thị và nhà đất, một Phó Chủ tịch phụ trách văn hoá - xã hội và cáclĩnh vực xã hội khác

02 Uỷ viên: trong một uỷ viên phụ trách công an, một uỷ viên phụ tráchquân sự

Ngoài ra trong bộ máy của UBND phường Yên Phụ còn có các cán bộchuyên môn để giúp UBND thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương

Cơ cấu tổ chức bộ máy của UBND phường Yên Phụ được biểu diễn theo

sơ đồ sau:

Chủ tịch

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND phường Yên Phụ

Ngoài ra còn có các cán bộ không chuyên trách như: Cán bộ lao độngthương binh xã hội, cán bộ dân số gia đình và trẻ em, văn thư, giao thông đô thị.Mặt khác để thực hiện Quyết định số 181/2003/QĐ - TTg ngày 07/09/2003 củaThủ tướng Chính phủ về việc ban hành quy chế “một cửa” tại địa phương, do đótháng 10/2004, bộ phận tiếp nhận “hồ sơ hành chính” của phường được thành lập

và đi vào hoạt động

2.1.6 Hệ thống văn bản của UBND phường

Những văn bản thuộc thẩm quyền ban hành của UBND phường:

Phó Chủ tịch

(nh à đất - đô thị)

Phó Chủ tịch(văn hoá - xã hội)

Uỷ viên

(Công an)

Uỷ viên(Quân sự)

Cán bộ văn

phòng

Cán bộTTXD

Theo Luật Tổ chức HĐND - UBND năm 2003 và Luật Ban hành văn bảnquy phạm pháp luật của HĐND và UBND thì đối với loại văn bản quy phạmpháp luật, UBND phường được ban hành hai loại văn bản là quyết định và chỉthị.

Quyết định: là văn bản quy phạm pháp luật được ban hành nhằm cụ thểhoá chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước, văn bản quản lý của cơ quannhà nước cấp trên, của HĐND cùng cấp và ban hành điều lệ, quy chế hoạt độngcủa cơ quan

“Quyết định của UBND phường được ban hành để thực hiện chủ trương,biện pháp quy định tại khoản 1 Điều này và thực hiện chủ trương, biện phápkhác về xây dựng, phát triển đô thị trên địa bàn phường quy định tại Điều 118của Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân và các quy phạm phápluật khác có liên quan của cơ quan nhà nước cấp trên”[10, 8]

“Chỉ thị của UBND cấp phường được ban hành để quy định biện pháp chỉđạo, kiểm tra hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân thuộc phạm vi quản lýtrong việc thực hiện văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên, của Hội đồng nhândân cùng cấp và quyết định của mình”[10,9]

b) Văn bản cá biệt

UBND xã (phường) được phép ban hành hai loại văn bản cá biệt là quyếtđịnh và chỉ thị

c) Văn bản hành chính thông thường

Trong quá trình thực hiện hoạt động chấp hành và điều hành tại cơ sở, tuynhiên căn cứ vào chiều quản lý, vào tính chất và mục đích của quản lý cấp xã(phường) thường ban hành các loại văn bản như: biên bản, công văn, báo cáo, tờtrình, thông báo, kế hoạch

d) Văn bản chuyên môn - kỹ thuật

UBND phường có quyền ban hành các loại văn bản chuyên môn, kỹ thuậttrong lĩnh vực tài chính, tư pháp, những văn bản trong lĩnh vực xây dựng, kiếntrúc

2.2 Tình hình sử dụng ngôn ngữ trong văn bản quản lý nhà nước của UBND phường Yên Phụ

2.2.1 Số lượng văn bản

Số lượng văn bản UBND phường Yên Phụ ban hành qua một số năm từnăm 2004 đến năm 2006

Năm Tổng

số văn

bản

Văn bảnQPPL

Văn bản cábiệt

Văn bản hành chính thông thường

là một số đánh giá về tình hình sử dụng ngôn ngữ trong các văn bản QLNN củaUBND phường Yên Phụ:

- Văn bản do UBND phường soạn thảo cũng đã xác định đúng được mụctiêu và giới hạn điều chỉnh, điều này thể hiện mức độ phản ánh các mục tiêutrong đường lối, chính sách của Đảng uỷ phường, Nghị quyết của HĐNDphường và các văn bản của cơ quan quản lý hành chính nhà nước cấp trên Vìvậy, văn bản quản lý nhà nước của UBND phường Yên Phụ có tính khả thi cao