PHÂN TÍCH ĐÁNH GIÁ VÀ CÁC GIẢI PHÁP QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ TẠI TẬP ĐOÀN CÔNG NGHIỆP THAN – KHOÁNG SẢN VIỆT NAM

Chương 2: “Tình hình quản lý các dự án đầu tư tại Tập đoàn Công nghiệp Than – Khoáng sản Việt Nam” sẽ trình bày một số dự án về hợp tác khoa học công nghệ giữa Tập đoàn với các tổ chức c

-LUẬN VĂN THẠC SỸ KHOA HỌC

PHÂN TÍCH ĐÁNH GIÁ VÀ CÁC GIẢI PHÁP QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ TẠI TẬP ĐOÀN

CÔNG NGHIỆP THAN – KHOÁNG SẢN VIỆT NAM

NGÀNH: QUẢN TRỊ KINH DOANH

LÊ THU HÀ

Người hướng dẫn khoa học: TS NGUYẾN VĂN NGHIẾN

HÀ NỘI 2006

MỤC LỤC

TrangMục lục

Danh mục các ký hiệu, các chữ viết tắt

1.3 Nội dung quản lý dự án 23

462.1.5 Quá trình phát triển và những dự án do Công ty Tư vấn quản lý

dự án đầu tư xây dựng TKV thực hiện

48

2.2 Thực hiện kế hoạch đầu tư xây dựng năm 2004-2005, 6 tháng đầunăm 2006

64

3.2 Công tác chuẩn bị đầu tư, tư vấn đầu tư

3.3 Công tác triển khai thực hiện dự án 713.3.1 Công tác quản lý chung

71

3.3.2 Công tác chuẩn bị đầu tư, chuẩn bị thực hiện dự án

723.4 Công tác giám sát đầu tư, lập, duyệt, theo dõi và báo cáo kế hoạchđầu tư 73

3.5 Công tác quyết toán dự án

3.9 Bài học rút ra từ việc thực hiện công tác quản lý và thực hiện đầu

tư trong những năm gần đây

833.10 Một số giải pháp hoàn thiện QLDA trong thời gian tới

3.10.3 Giải pháp 3: Thu xếp vốn đầu tư và lập ngân sách dự án mộtcách hợp

DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CÁC CHỮ VIẾT TẮT

DAĐT: Dự án đầu tư

ĐCTV: Địa chất thuỷ văn

ĐVL: Địa vật lý

ĐTXD: Đầu tư xây dựng

EPC: Engineering Procurement Construction (tạm dịch: thầutrọn gói)

KHCN: Khoa học công nghệ

JCOAL: Japan Coal Energy Center

(Trung tâm Năng lượng than Nhật Bản)JICA: Japan International Cooperation Agency

(Tổ chức hợp tác quốc tế Nhật Bản)QLDA: Quản lý dự án

TKV: Tập đoàn Công nghiệp Than –Khoáng sản Việt NamVINACOMIN: Vietnam National Coal-Mineral Industries Group

(TKV-tiếng Anh)VLNCN: Vật liệu nổ công nghiệp

XDCB: Xây dựng cơ bản

DANH MỤC CÁC BẢNG

2.1: Đầu tư XDCB của Tập đoàn trong các năm 2004 và 2005

2.2: Danh mục đầu tư thiết bị phụ trợ trong các năm 2004 và 20052.3: Giá trị kế hoạch đầu tư năm 2006

2.4: Giá trị thực hiện kế hoạch 6 tháng đầu năm 2006

PL1: Nhân sự dự án “Trung tâm Quản lý khí mỏ than Việt Nam”PL4: Chi phí ban đầu cho các thiết bị thu hồi CDM

DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ, ĐỒ THỊ

Hình 1.1: Sơ đồ phân loại dự án

Hình 1.2: Phân loại cơ bản các dự án trong điều kiện chuyển dịch cơcấu

kinh tếHình 1.3: Sơ đồ phân loại siêu dự án

Hình 1.4: Sơ đồ phân loại đã dự án

Hình 1.5: Sơ đồ phân loại các dự án thông thường

mà chủ yếu là khái niệm kỹ thuật của các kỹ sư chuyên nghiệp Tuynhiên, khái niệm “Dự án” hàm chứa một không gian tri thức khá rộngliên quan đến nhiều lĩnh vực: kinh tế, xã hội, kỹ thuật, công nghệ…

để biến đổi một tổng thể các ý tưởng thành hiện thực

Trong cơ cấu kinh tế thị trường hiện nay, khái niệm “Dự án” đãtrở nên phổ biến không chỉ riêng đối với các kỹ sư chuyên nghiệp màcho tất cả các đối tượng hoạt động trong mọi lĩnh vực kinh doanh,

đầu tư, xây dựng…và cho các thành phần xã hội, từ chính trị, tôngiáo, luật pháp đến khoa học và giáo dục với mong muốn biến đổinhững ý tưởng sáng tạo trở thành hiện thực Bản chất của Quản lý dự

án được thể hiện rõ nét trong nghệ thuật lãnh đạo, điều phối các nỗlực của tập thể và sử dụng các nguồn lực một cách có hiệu quả thôgqua những thành tựu khoa học tiên tiến, đặc biệt là công nghệ thôngtin nhằm đạt được những kết quả mong đợi trong một khuôn khổ giớihạn cả về chi phí lẫn thời gian

Hiện nay, các doanh nghiệp lớn tại Việt Nam đang thúc đẩy sựphát triển thông qua các dự án đầu tư hợp tác trong nước và nướcngoài nhằm thu hút nguồn vốn cũng như áp dụng các tiến bộ khoahọc kỹ thuật của nhiều nước trên thế giới Tập đoàn Công nghiệpThan –Khoáng sản Việt Nam là một trong những Tổng công ty lớnnhất của Việt Nam và là Tập đoàn đầu tiên được Thủ tướng Chínhphủ phê duyệt dự án thí điểm hình thành Tập đoàn kinh tế cũngkhông nằm ngoài quy luật đó Sự hình thành và phát triển lâu dài củangành than Việt Nam đã tạo nền tảng cơ bản cho sự phát triển củaTập đàn trong những năm gần đây Trước khi thành lập Tổng công ty,ngành than chưa có những chuyển biến và sự tăng trưởng kinh tế nhưhiện nay Trong hơn 10 năm hình thành của Tổng công ty và Tậpđoàn Công nghiệp Than-Khoáng sản Việt Nam, ngành than đã có sựđổi mới và tăng trưởng vượt bậc Ngành than –khoáng sản hiện naycũng đang thu hút được nhiều sự quan tâm chú ý của các nhà đầu tưlớn trên thế giới Các dự án hợp tác trong lĩnh vực khai thác mỏ, công

nghiệp điện …đã góp phần đáng kể vào sự phát triển vững mạnh củaTập đoàn Trong số các lĩnh vực hợp tác có thể kể đến hợp tác về đàotạo và khoa học công nghệ với các đối tác truyền thống Nhật Bản, BaLan, Trung Quốc, Nga…, các hợp tác về khai thác khoáng sản với cácđối tác Australia, Trung Quốc Sự thành công của các dự án này lànhờ sự phối hợp chặt chẽ giữa Tập đoàn với các công ty nước ngoài

và công tác quản lý dự án có hiệu quả của Tập đoàn Sự phát triểnmạnh mẽ của ngành than trong những năm gần đây chính là lý do để

người viết chọn đề tài “Phân tích đánh giá và các giải pháp quản lý

dự án đầu tư tại Tập đoàn Công nghiệp Than-Khoáng sản Việt Nam”.

Công tác quản lý dự án đầu tư có hiệu quả đã góp phần đưa ngànhthan Việt Nam trở thành một ngành công nghiệp mạnh của Việt Nam

và tạo được uy tín trên thị trường than thế giới

 Đóng góp của luận văn

Với sự lựa chọn này, người viết hy vọng rằng đề tài sẽ đem lạicho người đọc những cái nhìn tổng quát về một ngành công nghiệptruyền thống của Việt Nam, thấy được những mặt tích cực trong côngtác quản lý dự án cũng như những hạn chế vẫn còn tồn tại trong côngtác quản lý Từ những phân tích đõ, người viết sẽ đưa ra một số giảipháp góp phần hạn chế những vấn đề còn thiếu sót hay vi phạm khithực hiện quản lý dự án

 Phương pháp nghiên cứu

Khi thực hiện đề tài này, người viết đã tham khảo các giáo trìnhgiảng dạy về lĩnh vực công tác quản lý dự án, thu thập các số liệu về

tình hình dự án đầu tư tại Tập đoàn trong những năm gần đây Để nộidung của đề tài mang tính thực tế, người viết cũng đã tham khảo ýkiến của một số chuyên gia trong lĩnh vực quản lý đầu tư và nhữngcán bộ trực tiếp thực hiện công tác quản lý tại Tập đoàn Từ trước đếnnay, công tác quản lý đầu tư vẫn được đánh giá hàng năm hoặc saukhi kết thúc từng dự án Đề tài này là sự tổng hợp một cách có hệthống những phân tích đánh giá về quá trình thực hiện công tác quản

lý dự án đầu tư tạo Tập đoàn trong giai đoạn 2004-2006

 Kết cấu của luận văn

Bài luận văn này sẽ trình bày về cơ sở lý thuyết của công tácquản lý dự án và thực trạng quản lý dự án của Tập đoàn Từ đó giúpngười đọc hiểu rõ hơn về tình hình phát triển của ngành than ViệtNam nói chung và hiện trạng đầu tư của Tập đoàn nói riêng Với mục

đích trên, bài luận được chia thành 4 chương Chương 1: “Cơ sở lý

thuyết về dự án đầu tư” sẽ trình bày những khái niệm cơ bản và nội

dung chính của công tác quản lý dự án nói chung Chương 2: “Tình

hình quản lý các dự án đầu tư tại Tập đoàn Công nghiệp Than – Khoáng sản Việt Nam” sẽ trình bày một số dự án về hợp tác khoa học

công nghệ giữa Tập đoàn với các tổ chức của Nhật Bản và tình hình

cụ thể trong lĩnh vực đầu tư của Tập đoàn trong những năm gần đây

Chương 3: “Phân tích đánh giá công tác quản lý đầy tư giai đoạn

2004-2006 và một số giải pháp hoàn thiện công tác quản lý dự án ở Tập đoàn Công nghiệp Than-Khoáng sản Việt Nam” sẽ đánh giá một

cách tổng hợp về công tác quản lý đầu tư của Tập đoàn trong những

năm từ 2004 đến 2006, qua đó rút ra những bài học kinh nghiệmtrong công tác quản lý Từ đó người viết sẽ đưa ra những giải pháp cụthể trong từng lĩnh vực đầu tư của Tập đoàn.

Bài luận văn có sử dụng tài liệu từ các bài giảng về quản lý dự

án của các giảng viên Khoa Kinh tế & Quản lý, Đại học Bách khoa

Hà Nội, sách tham khảo như “Quản lý dự án” do Viện sỹ, Tiến sỹKhoa học Nguyễn Văn Đáng biên tập, “Quản trị dự án đầu tư và quảntrị tài chính doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài” do PGS, TSĐinh Trọng Thịnh chủ biên cùng nhiều tài liệu khác Các thông tincũng được sử dụng và cập nhật từ các trang tin điện tử của Việt Nam

và nước ngoài

Nhân dịp này, người viết xin bày tỏ lời cảm ơn chân thành tớiTiến sỹ Nguyễn Văn Nghiến đã giúp đỡ trong quá trình hoàn thànhbài viết này

CHƯƠNG 1.

CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ DỰ ÁN ĐẦU TƯ

1.1 Khái niệm về đầu tư và dự án đầu tư

Khi đánh giá một dự án đầu tư của bất kỳ doanh nghiệp nào, trướchiết chúng ta cần hiểu rõ những khái niệm cơ bản về dự án đầu tưcũng như cách phân loại dự án, môi trường thực hiện dự án vàphương pháp quản lý dự án Trên cơ sở những khái niệm đầu tiênnày, mỗi dự án lại có những tính chất, đặc điểm riêng mà để phân tíchhiệu quả của mỗi dự án đó chúng ta phải dùng những khái niệm cơbản làm thước đo để đánh giá bản chất của vấn đề Trước hết hãy xembản chất của đầu tư và dự án đầu tư

1.1.1 Khái niệm cơ bản và đặc điểm về đầu tư và dự án đầu tư

Đầu tư là biện pháp chuyển dịch vốn đến những nơi cần sử dụng trong điều kiện vốn phải được bảo toàn và mang lại giá trị lợi nhuận cũng như lợi ích kinh tế xã hội.

Có thể nói đầu tư có đặc điểm chính là vốn Vốn ở đây có thểđược biểu hiện bằng tiền, chứng khoán, cổ phần, cổ phiếu, trái phiếuhay các tài sản cố định như công trình, nhà xưởng, đường sá; tài sảnlưu động như máy móc, thiết bị, phương tiện giao thông hoặc các giátrị quyền sở hữu công nghiệp, bí quyết kỹ thuật, quy trình công nghệ,quyền sử dụng đất, mặt nước, mặt biển, không gian…cũng như nhiềunguồn tài nguyên khác.

Hoạt động đầu tư được hiểu như một quá trình đầu tư hay mộttập hợp các hoạt động thực tiến để thực hiện đầu tư nhằm đạt được lợiích tài chính, kinh tế và xã hội

Lợi ích tài chính (biểu hiện qua lợi nhuận) ảnh hưởng trực tiếpđến quyền lợi của chủ đầu tư, còn lợi ích kinh tế xã hội ảnh hưởngđến quyền lợi của xã hội, của cộng đồng

Hoạt động đầu tư trong mỗi doanh nghiệp có ba loại trao đổi cácgiá trị kinh tế chủ yếu Chính ba loại đó xác định các chức năng cơbản của nó Ba loại trao đổi đó bao gồm:

- Trao đổi để huy động vốn cần thiết (chức năng tài chính)

- Trao đổi để khai thác nguồn vốn có sẵn (chức năng đầu tư)

- Trao đổi để đem lại thu nhập về tài chính dựa trên số vốn đầu tư(chức năng sản xuất)

Chức năng tài chính thể hiện ở các hoạt động huy động vốn từcácnhà đằut, người cho vay vốn và hoàn trả cho họ từ những nguồnthu của công ty Trên quan điểm phân tích dự án, nguồn vốn của mộtcông ty thường được phân thành hai loại: vốn cổ phần và vốn vay

Vốn cổ phần được huy động qua việc phát hành cổ phiếu.Người mua cổ phiếu là người đầu tư và có quyền sở hữu một phần đốivới công ty Phần lợi nhuận giữ lại trong phần lãi cổ phần để mở rộngđầu tư, cũng được gọi là vốn cổ phần.

Vốn vay được vay từ ngân hàng hoặc từ một công ty cho vaythế chấp huy động qua việc phát hành trái phiếu và các nguồn khác.Đây là nguồn vốn của những người cho công ty sử dụng vốn để lấylãi chứ không có quyền sở hữu đối với công ty

Chức năng đầu tư và sản xuất thể hiện ở các hoạt động đầu tư vàsnả xuất của công ty Ở mỗi thời kỳ, công ty thường có một số cơ hộiđầu tư Mỗi một cơ hội như vậy được gọi là một dự án đầu tư hay đơngiản hơn là một dự án

Chức năng đầu tư là chức năng ra quyết định về các dự án đầu

tư (lựa chọn hoặc gạt bỏ) Muốn thế công ty phải phát hành ra cơ hộiđầu tư, ước lượng chi phí, thu nhập, ước lượng những tổn thất và lợiích của các hệ quả đầu tư không định lượng bằng tiền tệ, phân tích vàlựa chọn dự án theo một tiêu chuẩn hiệu quả nào đó phù hợp với mụctiêu của công ty

Ở trên chúng ta đã nhắc đến khái niệm “dự án”, vậy “dự án” là

gì và các khía cạnh đa dạng và phong phú của công tác điều hành dự

án như thế nào? Để trả lời cho câu hỏi này, chúng ta sẽ đưa ra kháiniệm về dự án và xem xét cách triến khai dự án

Theo bách khoa toàn thư, từ “Project- dự án” được định nghĩa là

“Điều người ta có ý định làm” hay “Đặt kế hoạch cho một ý đồ, quá

trình hành động” Đặc điểm của dự án là ở chỗ kết hợp mong muốn

với hiện thực, ý tưởng với hành động Không có cố gắng nghị lực thì

sẽ không đạt được mục đích và dự án sẽ tồn tại ở hình thể tiềm tàng,

mơ hồ

Để hiểu một cách đúng đắn ý nghĩa của từ “dự án”, phải lấy của

cả hai mặt: ý tưởng và hành động Do đó chúng ta có thể định nghĩa:thực hiện một dự án là xác định và dẫn dắt đến thành công một tổ hợpcác hành động, quyết định và hàng loạt các công việc phụ thuộc lẫnnhau trong một chuỗi liên kết nhằm:

a) Đáp ứng một nhu cầu đã đề ra;

b) Chịu sự ràng buộc bởi kỳ hạn và nguồn lực;

c) Thực hiện trong một bối cảnh không chắc chắn

Nói dự án nhằm đáp ứng một nhu cầu đã đề ra bởi vì dự ánđược xuất phát từ một ý tưởng Ý tưởng bắt nguồn từ một cơ hội Cơhội này có thể trở thành một hiện thực hay không thì quá trình thựchiện dự án phải được tiến hành Nếu không có một nhu cầu cụ thể thì

sẽ không có dự án

Bất kỳ dự án nào cũng chịu sự ràng buộc bởi kỳ hạn vì mỗi mụctiêu mỗi nhu cầu đều chỉ xuất hiện theo từng thời điểm Có thể tronggiai đoạn trước mắt tồn tại mục tiêu đó song nếu dự án chỉ được hoànthành sau dự kiến có thể mục tiêu đó đã không còn hoặc giảm hiệuquả lợi ích Bất kỳ sự trế hạn nào cũng kéo theo một chuỗi nhiều biến

cố bất lợi như bội chi, khó tổ chức lại nguồn lực, tiến độ cung cấp

thiết bị vật tư…không đáp ứng được nhu cầu sản phẩm vào đúng thờiđiểm mà cơ hội xuất hiện như dự án ban đầu

Dự án thường bị ràng buộc về nguồn lực vì khi nhắc đến dự án,người ta nhìn thấy ngay các khoản chi phí: tiền bạc, phương tiện,dụng cụ, thời gian, trí tuệ…Các nguồn lực này ràng buộc chặt chẽ vớinhau và tạo nên khuôn khổ của dự án Vì khối lượng chi phí nguồnlực cho dự án là một thông số then chốt phản ánh mức độ thành côngcủa dự án đối với những dự án có quy mô lớn Hầu hết các dự án cóquy mô lớn đều phải trải qua những thời kỳ khó khăn vì bất kỳ mộtquyết định nào cũng bị ràng buộc bởi nhiều mối quan hệ: chủ đầu tư,nhà tư vấn và các nhà thầu bên cạnh các đối tác cung cấp vốn, nhânlực, vật tư và các tổ hợp công nghệ, kỹ thuật…

Vấn đề ràng buộc cuối cùng của dự án là dự án luôn tồn tạitrong một môi trường không chắc chắn Tất cả các loại dự án quy mônhỏ hay quy mô lớn đều được triển khai trong một môi trường luônbiến đổi Công tác điều hành dự án do vậy phải tính đến hiện tượngnày để phân tích và ước lượng các rủi ro, chọn lựa giải pháp cho mộttương lai bất định, đảm nhận và dự kiến những bất lợi có thể ảnhhưởng trực tiếp hoặc gián tiếp đến dự án, theo dõi và có phản ứng kịpthời đảm bảo cho việc hoàn thành dự án đúng yêu cầu

Nói một cách tổng quát “dự án đầu tư” là một tập hợp những đềxuất có liên quan đến việc bỏ vốn để tạo mới, mở rộng hoặc cải tạonhững cơ sở vật chất nhất định nhằm đạt được sự tăng trưởng về số

lượng hoặc duy trì, cải tiến, nâng cao chất lượng của sản phẩm hoặcdịch vụ trông khoảng thời gian xác định.

Tính chung của định nghĩa này vẫn nằm trong khuôn khổ cácyếu tố: mục đích, nguồn lực và thời gian Bất cứ một dự án nào có thểkhác nhau về mục tiêu hay phương tiện cách thức tiến hành nhưngvẫn đảm bảo tính nguyên vẹn của bản chất dự án Trong phần tiếptheo của chương này, chúng ta sẽ xem tiếp cách thức phân loại dự án,môi trường và cấu trúc để hiểu rõ và đầy đủ ý nghĩa của dự án

1.2 Dự án đầu tư

1.2.1 Phân loại dự án

Có thể dùng nhiều tiêu chí khác nhau để phân loại dự án Từ cấp

độ của dự án có thể phân loại như sau:

a Siêu dự án: các dự án có cấp độ lớn như các chương trình tổng

thể phát triển vùng kinh tế trọng điểm Hiện nay, chúng ta cóthể gặp nhiều mô hình dự án ở cấp siêu dự án như các chươngtrình phát triển kinh tế những khu vực còn lạc hậu, đời sốngkinh tế và mức sống của người dân còn thấp như vùng TâyNguyên Để tạo điều kiện phát triển khu vực tây nguyên, Chínhphủ đang chú trọng vào việc xây dựng các khu công nghiệp lớn

để nâng cao đời sống kinh tế cũng như đời sống văn hoá chongười dân trong khu vực

b Đa dự án: một dự án bao gồm nhiều dự án lớn như chuyển dịch

cơ cấu quản lý các tổ chức doanh nghiệp Trong quá trình tiếnhành một dự án ở mức độ đa dự án thì các yếu tố cấu thành

chính là các dự án thông thường như dự án đầu xây mới các mỏ,

dự án cổ phần hoá các công ty con, dự án chuyển đổi sang công

ty TNHH

c Dự án thông thường: dự án ở cấp độ nhỏ không mang tính chiến

lược dài hạn như phát triển sản xuất kinh doanh, đổi mới côngnghệ kỹ thuật

Xét từ khía cạnh lĩnh vực thực hiện dự án có thể phân loại dự án nhưsau:

a Dự án xã hội: cải tổ hệ thống bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế,

bảo vệ an ninh trật tự cho tất cả các tầng lớp dân chúng, khắcphục những hậu quả thiên tai…

b Dự án kinh tế: cổ phần hoá doanh nghiệp, tổ chức hệ thống đấu

thầu, bán đấu giá tài sản, xây dựng hệ thống thuế mới…

c Dự án tổ chức: cải tổ bộ máy quản lý, thực hiện cơ cấu sản xuất

kinh doanh mới, tổ chức các hội nghị quốc tế, đổi mới hay thànhlập các tổ chức xã hội, các hội nghề nghiệp khác…

d Dự án kỹ thuật: nghiên cứu về khoa học công nghệ, cải tiến dây

chuyền sản xuất, áp dụng tiến bộ kỹ thuật vào sản xuất

e Dự án hỗn hợp: dự án kết hợp các yếu tố xã hội, kinh tế và kỹ

thuật để đưa ra những giải pháp mới trong hoạt động thực tế Nếu chọn loại hình dự án để phân loại ta có những loại dự án sau:

a Dự án giáo dục đào tạo: đổi mới chương trình học, phổ cập tin

học vào các tường phổ thông, đào tạo nguồn nhân lực cho cáccông ty

b Dự án đổi mới: đổi mới phương pháp dạy và học, đổi mới

phương pháp quản lý tại các công ty, đổi mới sản xuất

c Dự án nghiên cứu và phát triển: chế tạo các sản phẩm mới,

nghiên cứu chế tạo các kết cấu xây dựng mới, xây dựng cácchương trình, phần mềm tự động hoá…

d Dự án đầu tư xây dựng: các công trình dân dụng, công nghiệp,

công cộng và hạ tầng kỹ thuật…

e Dự án tổng hợp: có thể bao gồm hai hoặc nhiều yếu tố như trên.

Theo thời gian thực hiện dự án có thể phân loịa:

a Dự án ngắn hạn: từ 1-2 năm,

b Dự án trung hạn: từ 3-5 năm,

c Dự án dài hạn: trên 5 năm

Ta có thể có sơ đồ khái quát về phân loại dự án như sau:

Hình 1.1: Sơ đồ phân loại dự án (Nguồn: “Quản lý dự án” Viện sỹ, TS Nguyễn Văn Đáng, NXB

Tổng hợp Đồng Nai)

Hình 1.2: Phân loại cơ bản các dự án trong điều kiện chuyển dịch

cơ cấu kinh tế ((Nguồn: “Quản lý dự án” Viện sỹ, TS Nguyễn Văn Đáng, NXB

Đổi mới

Dài hạn (> 5 năm)

Tập hợp các dự án trong điều kiện đổi mới nền kinh tế

Hình 1.3: Sơ đồ phân loại siêu dự án (Nguồn: “Quản lý dự án” Viện sỹ, TS Nguyễn Văn Đáng, NXB

Quốc tế Quốc gia Miền, vùng Liên ngành Địa phương

Xã hội Kinh tế Tổ chức Kỹ thuật Hỗn hợp

Hình 1.5: Sơ đồ phân loại các dự án thông thường

(Nguồn: “Quản lý dự án” Viện sỹ, TS Nguyễn Văn Đáng, NXB

doanh nghiệp mới, các

chiến lược phát triển

kinh doanh trong chuyển

dịch

Cải tổ tổ chức quản lý

và chiến lược phát triển

1.2.2 Môi trường thực hiện dự án

Quá trình thực hiện dự án luôn diễn ra trong một môi trườngnào đó và môi trường đó có ảnh hưởng và tác động trực tiếp hoặcgián tiếp đến các hoạt động của dự án

Quá trình thực hiện dự án là một quá trình chế biến các thôngtin hành động để đạt được mục tiêu cuối cùng của dự án

Để dự án thực hiện thành công cần phải phân tích các nhân tố ởmôi trường xung quanh dự án Khi đã phân tích cụ thể chúng ta mới

có cơ sở để tăng cường các yếu tố tích cực đối với dự án cũng nhưhạn chế những nhân tố mang tính tiêu cực

Các nhân tố này thường xuyên thay đổi và điều này ảnh hưởngđến tác động của nhân tố tới việc thực hiện dự án

Môi trường xung quanh dự án được chia làm hai loại: môitrường ngoại vi và môi trường nội vi Môi trường ngoại vi bao gồmcác nhân tố bên ngoài doanh nghiệp và các nhân tố bên trong doanh

Đổi mới Đầu tư Tổ hợp LOẠI HÌNH DỰ ÁN

nghiệp nhưng không thuộc trực tiếp vào dự án Môi trường nội vigồm những nhân tố bên trong khuôn khổ của một dự án Chúng ta cóthể mô tả chi tiết các nhân tố ảnh hưởng đến các hoạt động của dự ánnhư sau:

 Môi trường ngoại vi xung quanh doanh nghiệp có thể baogồm các yếu tố:

- Hạ tầng cơ sở kỹ thuật công cộng

 Môi trường ngoại vi bên trong doanh nghiệp có thể baogồm:

- Bộ máy lãnh đạo doanh nghiệp;

- Các điều kiện khác.

 Môi trường nội vi dự án thể hiện thông qua các yếu tố:

- Phong cách quản lý của đội ngũ điều hành dự án;

- Tổ chức hoạt động;

- Các thành viên;

- Đội dự án;

- Vấn đề đảm bảo thông tin;

- Đảm bảo giao tiếp liên lạc;

- Điều kiện kinh tế xã hội;

- Các nhân tố khác

Đối với mỗi dự án người ta đều phải tính đến các nhân tố của môitrường tác động vào việc thực hiện dự án Môi trường ngoại vi xungquanh doanh nghiệp có ảnh hưởng gián tiếp đến dự án, đó là nhữngchính sách về kinh tế chính trị và các điều kiện xã hội Những yếu

tố này sẽ tác động đến việc thực hiện dự án Có thể thấy ngay ví dụnhư chính sách về giá xăng dầu sẽ ảnh hưởng tới chi phí thực hiện dự

án liên quan đến việc sử dụng xăng dầu Những yếu tố của môitrường ngoại vi bên trong doanh nghiệp ảnh hưởng trực tiếp đến việcthực hiện dự án, bao gồm những yếu tố về lãnh đạo doanh nghiệp vànhững chính sách phát triển của doanh nghiệp, nguồn ngân sách sửdụng cho dự án và các vấn đề khác Ảnh hưởng rõ nét nhất đối với dự

án chính là môi trường nội vi dự án, ảnh hưởng của Ban quản lý dự

án, những vấn đề liên quan đến việc điều hành và duy trì hoạt động

của dự án, vấn đề đảm bảo liên lạc thông tin trong nội vi dự án và liên

hệ với bên ngoài

1.2.3 Cấu trúc của dự án

Cấu trúc của dự án chính là sự phân cấp thành những bộ phậnthành phần (các phần tử và modules) để lập kế hoạch và kiểm soátthực hiện nhiệm vụ đối với từng thành viên trong đội dự án

Cấu trúc dự án có thể được phân cấp như sau:

Hình 1.6: Phân cấp dự án Nguồn: “Quản lý dự án” Viện sỹ, TS Nguyễn Văn Đáng, NXB Tổng

hợp Đồng Nai)

Các đặc trưng công việc có thể bao gồm:

Cấu trúc dự án phải thỏa mãn các nguyên tắc sau:

a) mỗi mức độ cấp bậc dự án cần phải có mẫu hình kết thúc hoặcbao gồm tổng thể các thành phần dự án ở cấp bậc đó;

Dự án

Tổ hợp công việc 1 Tổ hợp công việc 2 Tổ hợp công việc 3

Rút gọn công việc 1 Rút gọn công việc 2 Rút gọn công việc 3

Chi tiết công việc 1 Chi tiết công việc 2 Chi tiết công việc 3

Đơn vị công việc 1 Đơn vị công việc 2 Đơn vị công việc 3

b) tổng đặc trưng của các phần tử dự án ở mỗi một cấp bậc cầnphải tương đương nhau;

c) ở cấp thấp nhất của dự án phải chứa đựng các phần tử haymodules, trên cơ sở đó có thể xác định được rõ ràng tất cả các

dữ liệu cần thiết và đủ để quản lý dự án đó là các đặc trưng chứcnăng, khối lượng công việc, các nguồn lực, người thực hiện, cácgiao tiếp và liên lạc

1.3 Nội dung quản lý dự án

Nội dung của công tác quản lý dự án luôn đi liền với chu kỳ đầu

tư Do vậy, để phân tích nội dung quản lý dự án, trước hết chúng taphải tìm hiểu khái niệm về chu kì đầu tư

Sự nghiên cứu và thực hiện DAĐT (đầu tiên phải lưu ý đếnhướng sản xuất) phải đi qua một quãng đương dài từ ý tưởng đến thực

tế sản xuất sản phẩm Chu kỳ của DAĐT bao gồm ba pha:

-Tiền đầu tư - bắt đầu từ những nghiên cứu sơ bộ đến khi ra cácquyết định đầu tư;

-Đầu tư - thiết kế, thương thảo hợp đồng xây dựng;

-Sản xuất - các hoạt động của sản xuất kinh doanh

Tiếp theo, các pha này lại được chia thành nhiều thời đoạn vàthời kì khác nhau (phụ thuộc vào quá trình phân tích dự án) tươngứng với các mục đích, phương pháp và cơ cấu thực hiện

Trong suốt pha tiền đầu tư chủ đầu tư cần khảo sát và nghiên

cứu tất cả các cơ hội đầu tư có thể có của dự án tương lai và thôngqua quyết định đầu tư Quá trình này đòi hỏi sự phân tích tổng thể để

nhận định các phương án đầu tư khả thi, đánh giá các khoản chi phíban đầu, xác định những đặc điểm riêng biệt của dự án và kết hợp vớitrực giác nhạy cảm nghề nghiệp, chủ đầu tư ra quyết định đầu tư Giaiđoạn tiền đầu tư được kết thúc bằng quyết định cuối cùng về đầu tưbởi các nhà đầu tư hoặc các định chế tài chính.

Pha đầu tư bao gồm: tuyển chọn tư vấn dự án và xây dựng,

hoàn thành các thủ tục pháp lí về đầu tư và xây dựng do các cơ quanhành chính chức năng cấp, đấu thầu để tuyển chọn nhà thấu cung cấpthiết bị và xây dựng, kí kết các hợp đồng giao thầu Lập kế hoạch tàichính, kế hoạch vay ngắn hạn, dài hạn

Pha sản xuất bao gồm các hoạt động kinh doanh:

Do sự đổi mới công nghệ và sản phẩm được sản xuất quá nhanhtrong điều kiện hiện tại, khi nhu cầu chất lượng tiêu dùng ngày càngcao, càng đòi hỏi tính mềm dẻo năng động của cơ chế kinh tế và quản

lí dự án để đảm bảo được khả năng tiếp cận toàn diện, đa phương và

sự tác động tương hỗ ở tất cả các giai đoạn của chu kì đầu tư giữa các

nhà đầu tư, các nhà tư vấn và nhà thầu Sự tạo lập một hệ thống quản

lí tiến bộ đòi hỏi yêu cầu hoàn thiện các hệ thống hợp đồng, thay đổicấu trúc tổ chức phát triển cơ sở cung cấp dịch vụ cho các dự án trongquá trình thực tiễn (tư vấn kĩ thuật, tư vấn giám sát, tư vấn công nghệ,đấu thầu, thông tin ) Hiện nay trong cơ chế kinh tế quản lí dự án,đang tồn tại nhiều hệ thống hợp đồng và cơ cấu tổ chức không hợp lí,

do vậy, các hình thức này có thể phân ra làm hai loại: tiến bộ và truyền thống.

Đối với hình thức truyền thống, quản lí dự án có đặc trưng

tương đối độc lập qua các pha và các giai đoạn, vừa tích hợp về tổchức vừa tích hợp theo thời gian Các chủ dầu tư là đầu mối liên kết,

có chức năng quản lí gây ảnh hưởng tích cực cho tiến trình thực hiện

dự án Thông thường, trong nhiều trường hợp, nếu dự án đòi hỏinhững yêu cầu đặc biệt về chất lượng và phương diện kiến trúc cũngnhư các tiêu chuẩn kĩ thuật chuyên môn (nhà hát, phòng nhạc và một

số công trình kĩ thuật hạ tầng ), chủ đầu tư tự quyết định hoặc thuê

tư vấn chuyên môn (pháp nhân, thể nhân) tổ chức thi các phướng ánkiến trúc (theo hình thức mở) để lựa chọn tư vấn thiết kế Phụ thuộcvào công nghệ, đặc điểm kiến trúc và kĩ thuật, chủ đầu tư có thể phânchia tổng vốn đầu tư thành các gói thầu, tổ chức đấu thầu theo

phương thức hạn chế, mở rộng hay chỉ định thầu Theo xu hướng tiến

bộ hiện nay, chủ đầu tư có thể giao toàn bộ công việc cho nhà tư vấn

quản lí dự án

Trong điều kiện hiện đại, các hình thức quản lí chu kì đầu tưcho phép thực hiện những yêu cầu “cứng” của chủ đầu tư thông quaviệc điều hòa các tiêu chuẩn chất lượng, thời gian và chi phí để đạtđược mức độ “tối ưu” Hiệu quả quản lí dự án được xem xét dưới góc

độ điều tiết và kiểm soát tiến độ cung cấp tài chính trong tất cả cácgiai đoạn của chu kì đầu tư, phối hợp các cơ cấu tổ chức riêng và láichúng vào mục đích của dự án

Những nguyên tắc cơ bản hình thành nên khuynh hướng “Quản

lí dự án”:

-Nghiên cứu sâu những luận cứ của các quyết định đầu tư qua

sự đánh giá đa phương án (không ít hơn ba phương án) và đa nhân tố(công nghệ, kinh tế, xã hội, môi trường );

-Trình độ phối hợp và kiểm soát trong quá trình thực hiện dự ánđầu tư;

-Phân tích hệ thống và khả năng “nhạy cảm” với sự thay đổimau lẹ của môi trường bên ngoài (các điều kiện thị trường, nhịp độgiá cả các loại tài nguyên, các nhân tố vô hình, , có thể xuất hiệntrong suốt chu kì đầu tư)

Đại đa số các nhà đầu tư rất khó định hướng các thành tố trongnhững vấn đề có liên quan đến việc ra quyết định và thực hiện dự án.Bởi vậy vai trò chính trong qúa trình quản lí dự án thuộc về nhà tưvấn “Quản lí dự án” Thông thường nhà tư vấn quản lí dự án là đạidiện của tập đoàn (hay công ty) thuộc lĩnh vực quản trị dự án đầu tưxây dựng (ví dụ: Công ty tư vấn xây dựng tổng hợp, Công ty pháttriển và đầu tư xây dựng, Công ty tư vấn xây dựng dân dụng và côngnghiệp ) Ở những tổ chức tư vấn này có những nhóm tư vấn chuyêngia riêng biệt Nhà quản trị dự án cần phải hội đủ một số phẩm chấtquan trọng như năng lực quản lí (nhân sự, tài chính, kinh tế ), amhiểu chuyên môn nghiệp vụ (kĩ thuật, công nghệ ), khả năng phốihợp và tư duy chiến lược, tâm lí ổn định (miễn dịch trước mọi tìnhhuống căng thẳng của thần kinh)

Trong chức năng quản lí dự án, nhà tư vấn phải thể hiện đượcnăng lực chuyên môn cao để giúp chủ đầu tư lựa chọn các công ty

thiết kế và nhà thầu; tổ chức các công việc tiền thiết kế và dự thảo cácnhiệm vụ cụ thể cho thiết kế; chuẩn bị các hồ sơ tài liệu để tổ chứcđấu thầu xây lắp và cung cấp, lắp đặt dây chuyền công nghệ và thiếtbị; lên kế hoạch lịch trình và tiến độ; kiểm soát giá trị, thời hạn vàchất lượng xây dựng; lập thủ tục hoàn công và đưa công trình vào vậnhành thử nghiệm Tóm lại, nhà quản trị dự án kiểm soát trực tiếp tất

cả các pha của chu kì đầu tư - từ ý tưởng ban đầu đến khi hoàn thànhsản xuất ra sản phẩm

Hệ thống quản lí dự án (bỏ qua việc thuê tư vấn quản trị dự án

và nhóm chuyên môn thiết kế) đề cập đến việc thành lập một banquản lí thống nhất trong giai đoạn xây dựng công trình, bao gồm cácđại diện của mọi tổ chức thành viên tham gia dự án, được phép canthiệp trực tiếp và giải quyết nhanh chóng những “điểm then chốt”trong qúa trình thực hiện dự án Nguyên tắc sử dụng ban quản trị dự

án đặc biệt hiệu quả trong các dự án lớn và phức tạp (mang tính tổhợp) về sản xuất cũng như phi sản xuất

Ở trên, đã trình bày khái quát các nguyên tắc cơ bản quản trị dự

án, còn những chi tiết cụ thể trong môi trường hoạt động của nó đượcxác định bằng văn bản hợp đồng Loại văn bản hợp đồng điển hìnhđược xem xét qua bốn nhóm dịch vụ sau:

-Quản lí chung các pha tiền đầu tư và đầu tư bao gồm cả thiết kếxây dựng;

Quản lí tài chính (phân tích tài chính, lập kế hoạch ngân sách,tín dụng và kiểm soát bằng các công cụ bảng biểu, báo cáo tổng kếttài chính và các định chế khác);

-Quản lí nhân sự (danh sách các nhiệm vụ, biểu đồ nhân lực,đánh giá năng lực chuyên môn, năng lực phối kết hợp);

-Quản lí sản xuất xây dựng (tổ chức xây dựng, bảo đảm cơ sởvật chất kĩ thuật bao gồm cả cung cấp, dự trữ và kiểm soát chấtlượng )

Nội dung cơ bản của quản lý dự án bao gồm:

1.3.1 Lập kế hoạch

Lập kế hoạch dự án do những người có liên quan trực tiếp đến

dự án thực hiện, thường là chủ nhiệm dự án Chủ nhiệm dự án vànhững người cùng tham gia có thể đặt sự quan tâm của họ nhiều vàotiến độ lập kế hoạch hơn là việc đồng nhất dự án đó vào hệ thống hoạtđộng và guồng máy tổ chức của chủ đầu tư Lập kế hoạch đòi hỏi mộtnăng lực khám phá, tiên đoán trước và là một nghệ thuật vì trong quátrình lập dự án, những người thực hiện không thể chỉ xem xét các vấn

đề dự án trong một khuôn khổ kế hoạch mà ở một mức độ tri thứchơn, họ không chỉ am tường thấu hiểu hết những ý tưởng, hàm ý của

dự án mà còn biểu lộ thiện chí trong mỗi bước đi của dự án Để thựchiện dự án trong bối cảnh kinh tế như hiện nay, việc lập kế hoạch mộtcách “bài bản” thì chưa đủ Lập kế hoạch đòi hỏi sự sáng tạo và linhhoạt Người chịu trách nhiệm trong việc lập kế hoạch phải là nhà tổchức giỏi, có khả năng khơi dậy những tiềm năng sáng kiến của các

thành viên trong đội lập kế hoạch Một trong những mục tiêu cụ thể làcuốn hút mọi thành viên từ các bên tham gia nghiên cứu nhằm đạtđược sự hiểu biết xem dự án đòi hỏi cái gì? Những đóng góp của họ

sẽ bao gồm một phương pháp nào đó được chấp nhận, sự phân bổnguồn lực, các ước tính về thời gian và chi phí Phương pháp này sẽtạo ra động cơ thực hiện cho tất cả các bên có liên quan (chủ đầu tư,nhà tư vấn, nhà thầu), vì chính họ được tham gia một cách tích cựcvào giai đoạn lập kế hoạch hay chương trình dự án

Một số vấn đề nảy sinh trong quá trình lập dự án có thể là:

- Lập kế hoạch cho riêng một cấp có thể sẽ bỏ qua những yêu cầukhác nhau của các cấp quản lý trong phạm vi tổ chức của chủđầu tư;

- Việc dự tính nguồn lực và thời gian bị hạn chế quá mức mà dự

án có thể bị kéo dài kèm theo những khoản chi phí phát sinh;

- Nếu việc lập kế hoạch không được mở rộng phạm vi tham giatới tất cả các bên hữu quan và các thành viên trong đội dự án cóthể sẽ là cơ hội cho nhiều người hoạt động tự do, không tuântheo các kế hoạch đã đặt ra

Các dự án đã hoàn thành đều bắt đầu từ việc định rõ kết quả cuốicùng, điều đó nghĩa là người quản lý dự án phải xác định đúng đượcmục đích cũng như cấu trúc của công việc, phải tưởng tượng kết quảmong muốn cuối cùng của dự án là như thế nào? Những vấn đề cầnthực hiện trong tiến trình dự án là gì và mục tiêu đặt ra là như thế nào

Do vậy, trước khi thực hiện dự án, nhà quản lý phải nắm rõ được câutrả lời cho ba vấn đề chính gồm có:

i Mục tiêu chính xác cần đạt được là gì? Mục tiêu của dự án đã nêuđầy đủ nhiệm vụ cần thực hiện hay chưa Khi nhận rõ được mục tiêunhà quản lý có thể hình dung tương đối rõ ràng về kết quả cuối cùng,

ii Dự án này làm cho ai? Ai là người sử dụng dự án này và nhằmmục đích gì? Nhiều khi hạng mục dự án của một số dự án tương tựnhau nhưng mục đích sử dụng mỗi dự án lại khác nhau do đó ngườiquản lý dự án phải nắm rõ để định hướng thực hiện dự án theo mụcđích sử dụng đó cho hợp lý

iii Những vấn đề cần giải quyết để đi đến kết quả cuối cùng là gì?Mục tiêu là đích cuối cùng mà chúng ta phải hướng tới Tuy nhiêntrên con đường dẫn tới đích đó còn rất nhiều công việc phải thực hiện,

ở mỗi một quá trình thực hiện nhà quản lý cần xác định những yêucầu phải đạt được để tạo cơ sở cho việc hoàn tất mục đích cuối cùng.Nhiệm vụ của mỗi thời kỳ lại khác nhau và do đó sự phân bổ thờigian, nhân lực, ngân sách một cách hợp lý và linh hoạt để tiến tới mụctiêu cuối cùng là rất thiết thực

Khi bắt tay vào việc thực hiện bất kỳ dự án nào, nhà quản lý dự

án phải xây dựng kế hoạch của mình, cụ thể bao gồm:

a) Phương pháp lãnh đạo;

b) Tập hợp nguồn lực;

c) Thông báo triển khai dự án;

d) Thiết lập mục tiêu đội dự án;

e) Lịch trình ban đầu;

f) Nhận biết những yếu tố then chốt

a) Phương pháp lãnh đạo

Nhà quản lý dự án cần bố trí sử dụng nhân sự một cách phù hợp.Thông thường một cán bộ dự án ngoài những công việc thực hiệntheo yêu cầu của dự án còn phải đảm nhận những công việc hàngngày Do đó không ít trường hợp các cán bộ dự án coi công việcthuộc phạm vi dự án là công việc phụ thêm buộc họ phải làm Đôi khilịch trình các công việc này lại bị đan xen và gặp trở ngại về mặt thờigian Vì lý do đó nhà quản lý phải biết cách tổ chức tháo gỡ những trởngại đó để cán bộ dự án có thể yên tâm hoàn thành tốt các công việchàng ngày mà không ảnh hưởng tới kết quả thực hiện dự án Nhữngtrường hợp như vậy không phải là ít vì thông thường các công ty cónhiều dự án cũng là các công ty đang trên đà phát triển nên các côngviệc thường nhật để duy trì hoạt động hiệu quả cũng không ít Khi đócông ty không thể chỉ tập trung thực hiện dự án mà sao lãng công việchàng ngày Nhân viên của công ty cũng phải đảm bảo hài hoà giữacông việc của dự án và các hoạt động khác của công ty Vì vậy, việctìm kiếm phương pháp tháo gỡ trở ngại để cán bộ dự án không gặp trởngại do mâu thuẫn về lịch trình công tác và để cường độ làm việckhông bị quá tải là một nhiệm vụ quan trọng của nhà lãnh đạo

Để dự án thực hiện trôi chảy, các nhà quản lý phải thay đổiphương pháp lãnh đạo đối với từng loại dự án và xác định rõ nhiệm

vụ của mình cũng như nhiệm vụ của từng cán bộ dự án Nhiệm vụ củanhà quản lý bao gồm:

- làm rõ vai trò lãnh đạo;

- theo dõi đến cùng mọi khía cạnh của công việc;

- nhấn mạnh vào tổ chức và lập lịch trình;

- ý thức được mức độ ưu tiên và các mâu thuẫn;

- dành thời gian cho các thành viên;

- yêu cầu tham gia và hưởng ứng;

- luôn lưu tâm đến kết quả cuối cùng

b) Tập hợp nguồn lực

Các nhà quản lý dự án tổ chức và lập kế hoạch bằng cách xácđịnh rõ một mạng lưới nhân lực bao gồm chuyên gia từ nhiều phòng,ban khác nhau có trình độ chuyên môn phù hợp với yêu cầu của dự

án Ví dụ: một dự án hợp tác với nước ngoài thì ngoài các chyên gia

về ngành hợp tác còn cần một số thành viên thông thạo ngoại ngữ đểliên hệ với phía đối tác

Tùy theo mức độ phức tạp của dự án và nguồn nhân lực huyđộng, nhà quản lý có thể cơ cấu dự án theo một trong hai hình thức:

cơ cấu tổ chức trực tiếp hoặc cơ cấu nhiều cấp tổ chức Cơ cấu trựctiếp là cơ cấu trong đó nhà quản lý giữ liên lạc với từng thành viêncủa đội, và cơ cấu này được sử dụng khi không cần có lớp thông báotrung gian Cơ cấu này tương tự như một phòng nhỏ mà trong đóngười phụ trách giám sát từng thành viên Cơ cấu này có ưu điểm là

đơn giản, tiếp xúc trực tiếp và không có sự quan liêu-vấn đề nảy sinhkhi có lớp quản lý trung gian.

Cơ cấu nhiều lớp tổ chức là cần thiết khi đội dự án bao gồmnhiều thành viên nội bộ và bên ngoài, khi chức năng theo dõi và giámsát chiếm phần lớn thời gian quản lý Trong trường hợp này, nhà quản

lý dự án cần có năng lực trong việc giao nhiệm vụ ủy quyền cho mộttrợ lý theo dõi công việc, giám sát lịch trình dự án trong nội bộ và duytrì mối tiếp xúc nhất định bên ngoài Tuy nhiên, nhà quản lý phải giữliên lạc chặt chẽ với các thành viên của đội và cần tránh nảy sinh một

hệ thống quan liêu làm mất hiệu quả quản lý dự án Mục tiêu của cơcấu nhiều cấp tổ chức là san sẻ trách nhiệm cho các cấp quản lý

c) Thông báo triển khai dự án

Việc đưa dự án vào vạch xuất phát thuận lợi phụ thuộc vào:phong cách lãnh đạo, cách xác định và tổ chức ban đầu của đội dự áncũng như lịch trình và ngân sách Tuy nhiên, việc đưa ra thông báo rõmục đích, phương pháp ra quyết định và cách giải quyết các vấn đềnày trong quá trình thực hiện cho các thành viên đội dự án là rất cầnthiết Để thông báo về việc đưa dự án vào vạch xuất phát nên tổ chứcmột cuộc họp sơ khởi Kinh nghệm cho thấy, một cuộc họp sơ khởi

có thể tiết kiệm nhiều thời gian và công sức sau này, và có thể tráchđược hiểu lầm về mực độ thẩm quyền cũng như bản chất nhiệm vụđược giao.Việc thông báo rộng rãi về dự án sẽ tạo điều kiện thuận lợicho các thành viên của đội dự án trong quá trình thực hiện công việc