Hoàn tất thủ tục và chứng từ hoàn thành chuyển sang kế toán Phát hành hóa đơn Thu nợ từ khách hàng Báo cáo công nợ phải thu Xây dựng mã khách hàng, soạn thảo hợp đồng Kiểm tra... Trưởng
Trang 11 Những người có liên quan phải đọc, hiểu và thực hiện theo đúng nội dung của Quy trình này
2 Nội dung trong Quy trình này có hiệu lực như sự chỉ đạo của Ban Giám đốc
3 Mỗi bộ phận chỉ được phân phối duy nhất 01 bản chính của Quy trình này, các bản sao
có mã số khác với bản gốc phải được loại bỏ ngay, tuyệt đối không được sử dụng
Theo dõi sửa đổi
Lần sửa đổi Ngày sửa đổi Nội dung và hạng mục sửa đổi
Phân phối tài liệu
2 Phòng Tài chính kế toán 6
3 Phòng kế hoạch - Kỹ thuật 7
4 Phòng Tổ chức hành chính 8
Trang 2Phê duyệt:
Lê Thị Lý Mơ
Chức vụ: Kế toán
Lê Hữu Phước
Chức vụ: QMR
Nguyễn Quang Xuân
Chức vụ: Giám đốc
Trang 31 Mục đích
Công ty CP Xây dựng công trình Đông Nam Á xây dựng, ban hành, duy trì
và cải tiến liên tục Quy trình Quản lý công nợ nhằm: Cụ thể hóa nội dung các bước thiết lập hồ sơ theo dõi và thanh toán các công nợ Tăng cường công tác quản lý tài chính đảm bảo hoạt động sản xuất, kinh doanh của Công ty
2 Phạm vi áp dụng
Quy trình này áp dụng cho tất cả các hoạt động kinh doanh của Công ty có công nợ của khách hàng
3 Tài liệu viện dẫn
- Nghị định số 99/2007/NĐ-CP ngày 13/6/2007 của Chính phủ về quản lý chi phí đầu tư xây dựng công trình;
- Thông tư số 06/2007/TT-BXD ngày 25/7/2007 của Bộ Xây dựng hướng dẫn hợp đồng trong hoạt động xây dựng;
- Quyết định số 957/QĐ-BXD ngày 29/09/2009 về việc công bố định mức chi phí quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình;
- Thông tư 06/2008/TT-BXD ngày 25/02/2005 của Bộ xây dựng về hướng dẫn hợp đồng trong hoạt động xây dựng;
Thông tư số 120/2003/TT - BTC ngày 12/12/2003 của Bộ tài chính và Thông tư số 01/1999/TT - BXD ngày 16 /01/1999 của Bộ Xây dựng
- Nội quy, quy chế của Công ty
- Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008
4 Định nghĩa, thuật ngữ và các từ viết tắt
4.1 Định nghĩa và thuật ngữ
- Công nợ phải thu: Là khoản nợ mà khách hàng thiếu nợ Công ty, các khoản nợ này chủ yếu xuất phát từ nghiệp vụ bán hàng của Công ty
- Công nợ phải trả: Là khoản nợ mà Công ty thiếu nợ khách hàng, các khoản nợ này do Công ty mua sản phẩm/dịch vụ từ khách hàng
4.2 Các từ viết tắt
- QT: Quy trình
- BM: Biểu mẫu
- KH: Khách hàng
- P.TCKT: Phòng tài chính kế toán
- NV: Nhân viên
- GTGT: Giá trị gia tăng
5 Nội dung
5.1 Nội dung công nợ phải thu
Trang 45.1 Lưu đồ
Bước 1: Phòng Kế
toán
Bước 2: P.Giám
đốc phụ trách Tài
chính
Bước 3: Giám đốc,
đối tác
Bước 4 Các phòng
ban chuyên môn
Bước 5: Các phòng
ban chuyên môn
Bước 6: Bộ phận
kế toán
Bước 7: Bộ phận
kế toán
Bước 8: Kế toán
thanh toán
Bước 9: Kế toán
thanh toán
BM-TCKT-01-02
BM-TCKT-01-02
BM-TCKT-01-02
BM-TCKT-01-03
Sổ báo cáo công
nợ phải thu BM-TCKT-01-04
5.1.2 Mô tả nội dung công việc
Bước 1 Xây dựng mã khách hàng, soạn thảo hợp đồng Trách nhiệm Phòng Tài chính Kế toán
Ký duyệt
Kiểm tra đầy
đủ chứng từ
Thanh lý hợp đồng
Thực hiện hợp đồng.
Hoàn tất thủ tục và chứng từ hoàn thành chuyển sang kế toán
Phát hành hóa đơn
Thu nợ từ khách hàng
Báo cáo công nợ phải thu
Xây dựng mã khách hàng, soạn
thảo hợp đồng
Kiểm tra
Trang 5Căn cứ Hợp đồng của Công ty chia theo từng lĩnh vực hợp đồng hàng năm
để lập mã số khách hàng theo thứ tự từ bé đến lớn
Hàng năm số hợp đồng được lập lại từ số: HĐ: 01/2011/HĐ…
Hợp đồng được soạn thảo theo mẫu (BM-TCKT-01-01) quy định của Thông tư 06/2007/TT-BXD, các điều khoản của nội dung hợp đồng có thể thay đổi theo sự thỏa thuận của hai bên nhưng không trái với các Luật định Sau khi dự thảo hợp đồng Cán bộ Tài chính kế toán trình P.Giám đốc xem xét
Bước 2 Kiểm tra hợp đồng Trách nhiệm P.Giám đốc
Hợp đồng sau khi dự thảo được chuyển sang P.Giám đốc phụ trách tài chính xem xét bổ sung chỉnh sửa các vấn đề liên quan trước khi trình lên Giám đốc và đối tác
Bước 3 Ký kết hợp đồng Trách nhiệm Giám đốc và bên đối tác.
Trên cơ sở các điều khoản của hợp đồng dự thảo, hai bên (Công ty và đối tác) thống nhất lần cuối các điều khoản hợp đồng
Sau khi hợp đồng được ký kết, cán bộ Văn thư nhân số lượng ban theo yêu cầu của hai bên
Trong trường hợp Hợp đồng do đối tác soạn thảo, dự thảo của Hợp đồng được chuyển P.Giám đốc phụ trách tài chính xem xét bổ sung chỉnh sửa các Điều khoản nếu cần hoặc các vấn đề liên quan trước khi trình lên Giám đốc
Bước 4 Thực hiện hợp đồng Trách nhiệm của các phòng ban chuyên môn.
Hợp đồng được chuyển đến các phòng ban chuyên môn liên quan để tiến hành triển khai nội dung các hạng mục công việc
Đối với từng lĩnh vực hoạt động hoặc nội dung công việc Giám đốc Công ty
ra Quyết định thành lập …
Trưởng các phòng ban phân công nhiệm vụ đến cán bộ, nhân viên nghiệp
vụ thực hiện Quyết định và hoàn tất các công việc, các thủ tục, chứng từ hoàn thành theo giai đoạn hoặc hoàn thành theo tổng khối lượng hợp đồng để chuyển sang cho bộ phận kế toán tổng hợp thành hồ sơ hoàn công
Bước 5 Kiểm tra và tổng hợp hồ sơ chứng từ: Trách nhiệm kế toán
Trên cơ sở hồ sơ chứng từ được chuyển về từ các phòng ban chuyên môn
Kế toán trưởng phân công cán bộ kiểm tra hồ sơ
* Đối với hợp đồng cung ứng sản phẩm bao gồm:
- Hợp đồng
- Biên bản nghiệm thu, xác nhận khối lượng
Trang 6Dựa trên các chứng từ nghiệm thu khối lượng, chất lượng công việc có xác nhận của khách hàng và các thủ tục giấy tờ liên quan, bộ phận kế toán tiến hành tổng hợp hồ sơ đề nghị bên đối tác thanh toán theo giai đoạn hoặc thanh kết toán và thanh
lý hợp đồng
Bước 6 Thanh lý hợp đồng Trách nhiệm Ban Lãnh đạo và đối tác
Trên cơ sở nội dung thực hiện và trách nhiệm theo hợp đồng đã ký kết, kế toán tổng hợp hồ sơ chuyển thông tin Phòng Tài chính kế toán dự thảo biên bản thanh lý hợp đồng
Các chứng từ cần thiết để tổng hợp thanh toán hợp đồng bao gồm:
- Hợp đồng;
- Biên bản bàn giao và Biên bản nghiệm thu có xác nhận của khách hàng;
- Biên bản thanh lý hợp đồng;
- Các văn bản khác theo quy định của Nhà nước
Bước 7 Phát hành hoá đơn Trách nhiệm kế toán thanh toán
Căn cứ vào Biên bản thanh lý hợp đồng hai bên đã ký, phòng kế toán có trách nhiệm phát hành hoá đơn cho đối tác (Khách hàng) Hóa đơn chỉ được phát hành cho khách hàng có mã được xác lập (nhằm giảm rủi ro về phát hành hoá đơn khống)
Hoá đơn phát hành kèm theo hồ sơ đề nghị thanh toán và thanh lý hợp đồng (Hoá đơn phải đảm bảo đầy đủ chi tiết, thông tin cần thiết và có chữ ký của khách hàng)
Bước 8 Thu hồi công nợ Trách nhiệm kế toán thanh toán
Trên cơ sở khách hàng chưa thanh toán đúng hạn Kế toán công nợ lên kế hoạch thu hồi công nợ từ khách hàng (Mẫu biểu về kế hoạch thu nợ từ khách hàng, phân loại nợ và tuổi nợ )
Bộ phận kế toán có thể kết hợp với các phòng ban chuyên môn để thu hồi công nợ
Tiền thu từ khách hàng dựa trên chứng từ lập phiếu thu (nếu khách hàng thanh toán tiền mặt) và phiếu báo có của ngân hàng (nếu khách hàng thanh toán chuyển khoản) sẽ được cập nhật vào sổ thu chi tiền mặt và sổ chi tiết phải thu
Trường hợp khách hàng không thanh toán đúng thời hạn quy định, kế toán lập danh sách báo cáo với Giám đốc để thống nhất phương pháp giải quyết
Kế toán công nợ có trách nhiệm làm biên bản đối chiếu công nợ (BM-TCKT-01-05) với khách hàng chuyển Kế toán Trưởng kiểm tra xem xét và trình lên Ban Giám đốc
Bước 9 Báo cáo công nợ phải thu Trách nhiệm của kế toán thanh toán
Định kỳ hàng tháng, Kế toán thanh toán tổng hợp danh sách công nợ theo mẫu (BM-TCKT-01-06) báo cáo Ban Giám đốc
B9.1 Dự phòng phải thu khó đòi
Trang 7Thời hạn chuyển từ nợ quá hạn thành nợ khó đòi trên 90 ngày kể từ ngày nhận nợ
Quy định về trích lập dự phòng phải thu khó đòi do Hội đồng quản trị quyết định
Theo thông tư số 13/2006/TT-BTC của Bộ tài chính quy định về trích lập dự phòng, đối với nợ phải thu quá hạn thanh toán, mức trích lập dự phòng như sau:
- 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 3 tháng đến dưới 1 năm
- 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm
- 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm
B9.2 Xoá sổ nợ khó đòi
Quy định về xóa sổ khoản phải thu khó đòi do Hội đồng quản trị quyết định
Định kỳ phiên họp cuối năm, Hội đồng quản trị và Giám đốc điều hành
ra quyết định xử lý các khoản nợ không đòi được
B9.3 Báo cáo
Cuối tháng, kế toán công nợ tiến hành lập các báo cáo về các khoản phải thu Báo cáo phải được kế toán trưởng duyệt và trình lên Giám đốc
Loại báo cáo bao gồm:
- Báo cáo chi tiết các khoản phải thu (in từ hệ thống, TK131)
- Báo cáo phân tích các khoản phải thu
Cuối tháng, sổ chi tiết các khoản phải thu (lập bởi kế toán công nợ) phải được đối chiếu và khớp với số trên sổ tổng hợp (kế toán tổng hợp) Việc đối chiếu phải được kiểm tra và duyệt bởi Kế toán trưởng
5.1.3 Lưu hồ sơ
Các chứng từ thanh toán tổng hợp đồng do kế toán công nợ lưu Các chứng
từ phải lưu trong thời hạn tối thiểu 10 năm
5.1.4 Biểu mẫu
- BM-TCKT-01-01 : Hợp đồng
- BM-TCKT-01-02 : Biên bản giao nhận hàng hoá
- BM-TCKT-01-03 : Thanh lý hợp đồng
- BM-TCKT-01-04: Thông báo nợ đến hạn
- BM-TCKT-01-05 : Biên bản đối chiếu công nợ
- BM-TCKT-01-06: Tổng hợp công nợ phải thu
Trang 85.2 Nội dung Công nợ phải trả
5.2.1 Lưu đồ
Bước 1: Các phòng
ban
Bước 2: Giám đốc
Bước 3: Giám đốc,
Nhà cung cấp
Bước 4: Kế toán
thanh toán
Bước 5: Kế toán
thanh toán
Bước 6: Kế toán
trưởng
Bước 7: Kế toán
thanh toán
5.2.2 Quy trình thực hiện
Bước 1,2 Lập kế hoạch mua vật tư, thiết bị và Chọn đơn vị cung ứng
Mua hàng hóa, dịch vụ phục vụ cho sản xuất kinh doanh
Duyệt đồng
Ký Hợp đồng
Thực hiện và giám sát hợp đồng
Tiến hành trả nợ cho khách hàng
Thanh lý hợp đồng
Trình GĐ duyệt
và lên kế hoạch
trả nợ
Trang 9Cán bộ vật tư lập kế hoạch mua vật tư, thiết bị cho SXKD trình Kế toán trưởng kiểm tra kế hoạch, sau đó trình Giám đốc duyệt
Phòng Kế toán sẽ dựa vào danh sách nhà cung ứng được lựa chọn để chọn
ra nhà cung ứng thích hợp nhất trình Giám đốc duyệt
Bước 3 Ký kết hợp đồng
Hai bên thống nhất các điều khoản để tiến hành ký kết hợp đồng cung cấp vật tư, thiết bị cho công ty
Trước khi ghi nhận giao dịch với khách hàng, phòng Tài chính kế toán căn
cứ trên hợp đồng để xây dựng mã khách hàng và thông tin chi tiết về khách hàng
Bước 4 Thực hiện hợp đồng, Nhập kho - Xuất kho, Ghi vào sổ theo dõi công nợ phải trả
Cán bộ vật tư dựa vào các điều khoản ghi trên hợp đồng hai bên tiến hành giao nhận vật tư, thiết bị
Cán bộ vật tư nhận hàng và nhập kho, và lập phiếu nhập kho, ghi đầy đủ thông tin và chuyển cho kế toán vật tư Đồng thời kế toán công nợ ghi sổ theo dõi công nợ phải trả Khi có Phiếu yêu cầu cấp vật tư được Giám đốc duyệt cán bộ vật
tư xuất kho và lập phiếu xuất theo quy định
Bước 5 Nghiệm thu thanh lý hợp đồng, phát hoá đơn VAT
Hai bên tiến hành đối chiếu lại số lượng hàng hoá đã giao nhận, đối chiếu chứng từ, kiểm tra các điều khoản thanh toán trên hợp đồng Nếu đầy đủ, hợp lý tiến hành thanh lý hợp đồng và phát hoán đơn VAT theo quy định
Bước 6 Trình lên Giám đốc duyệt công nợ phải trả và lên kế hoạch trả
nợ
Toàn bộ số công nợ phải trả cho khách hàng sẽ được kế toán trưởng xem xét và trình lên ban Giám đốc duyệt để lên kế hoạch trả nợ cho khách hàng
Bước 7 Tiến hành trả nợ cho khách hàng.
Số công nợ đã được ban Giám đốc duyệt thanh toán sẽ được kế toán thanh toán tiến hành trả nợ cho khách hàng
5.2.3 Phân công trách nhiệm
Cán bộ vật tư - Lập kế hoạch mua vật tư, thiết bị
- Theo dõi hợp đồng và trực tiếp thực hiện việc giao nhận hàng hoá
- Tiến hành nhập xuất kho và lập phiếu đầy đủ
Kế toán tổng hợp - Cập nhật thông tin trên hoá đơn vào phần mềm
- Hàng tháng báo cáo công nợ phải trả (in từ phần mềm)
Kế toán công nợ - Kiểm tra chứng từ, hóa đơn GTGT
- Lên lịch trả nợ cho khách hàng
- Tổng hợp báo cáo các công trình phải trả
- Báo cáo hàng tháng về các khoản nợ phải trả
Trang 10đúng thời hạn.
Kế toán vật tư - Kiểm tra phiếu nhập, xuất với hoá đơn và
phiếu yêu cầu cấp vật tư
- Theo dõi tình hình nhập xuất kho
- Báo cáo hàng tháng về số lượng nhập xuất tồn của vật tư, thiết bị
Kế toán trưởng - Kiểm tra chứng từ và hoá đơn GTGT
- Kiểm tra đối chiếu sổ chi tiết công nợ và sổ tổng hợp
- Kiểm tra chứng từ nợ phải trả cho khách hàng
và trình lên Ban Giám đốc
5.2.4 Lưu hồ sơ
Các chứng từ thanh toán tổng hợp đồng do kế toán công nợ lưu Các chứng
từ phải lưu trong thời hạn tối thiểu 10 năm
5.2.5 Phụ lục
- Mẫu số 01-VT: Phiếu nhập
- Mẫu số 02-VT: Phiếu xuất
- BM-TCKT-01-07 : Biên bản kiểm kê vật tư hàng hoá
- BM-TCKT-01-08 : Tổng hợp công nợ phải trả