Vai trò, các phương pháp, mô hình và công cụ được sử dụng trong công tác kế toán quản trị chi phí hiện nay trong các doanh nghiệp

Vai trò, các phương pháp, mô hình và công cụ được sử dụng trong công tác kế toán quản trị chi phí hiện nay trong các doanh nghiệp

ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ

KHOA KẾ TOÁN – TÀI CHÍNH

NAY TRONG CÁC DOANH NGHIỆP

Giáo viên hướng dẫn : Ths Nguyễn Ngọc Thủy Lớp : K43 B2 Kế Toán Doanh Nghiệp

HUẾ, 07/2011.

MỤC LỤC

PHẦN I ĐẶT VẤN ĐỀ 2

PHẦN II NỘI DUNG NGHIÊN CỨU 3

1 Khái niệm, nội dung chi phí, kế toan quản trị chi phí 3

1.1 Khái niệm chi phí 3

1.2 Khái niệm, nội dung kế toán quản trị chi phí 4

2 Vai trò của công tác tổ chức kế toán quản trị chi phí trong doanh nghiệp 8

3 Các phương pháp doanh nghiệp sử dụng trong công tác kế toán quản trị chi phí 10

3.1 Quản trị chi phí trong môi trường kinh doanh hiện nay 10

3.2 Các phương pháp sử dụng trong công tác kế toán quản trị chi phí 13

3.2.1 Kế toán chi phí theo phương pháp truyền thống 13

3.2.2 Kế toán chi phí theo hoạt động (ABC) 15

3.2.3 Kế toán chi phí theo phương pháp “Chi phí mục tiêu” 24

4 Một số mô hình phân bổ chi phí sản xuất chung ở các doanh nghiệp 28

4.1 Mô hình sử dụng một tiêu chuẩn phân bổ duy nhất 28

4.2 Mô hình phân bổ chi phí sản xuất chung theo bộ phận 29

4.3 Phân bổ chi phí sản xuất chung theo mô hình ABC 30

PHẦN III KẾT LUẬN 33

PHẦN I ĐẶT VẤN ĐỀ

Ngày nay trong xu hướng hội nhập, mở cửa đòi hỏi các doanh nghiệp sản xuất hay kinh doanh dịch vụ phải tiến hành tổ chức sản xuất, quản lý sản xuất kinh doanh sao cho có hiệu quả giúp doanh nghiệp đứng vững trong môi trường cạnh tranh khốc liệt Một trong những vấn đề mà doanh nghiệp cần quan tâm và coi trọng là tiết kiệm chi phí nhằm tối đa hóa lợi nhuận

Kinh doanh thực sự là một vấn đề rất phức tạp Chỉ một sai lầm nhỏ cũng khiến cho chúng ta mất thời gian và tiền bạc đầu tư Đó là lý do tại sao chúng ta phải thực hiện tính toán chi phí và kế toán quản trị chi phí

Quản trị chi phí là một việc làm thiết yếu của bất cứ doanh nghiệp nào Bất kỳ doanh nghiệp nào muốn tìm kiếm lợi nhuận cũng đều cố gắng cắt giảm và quản lý chi phí đúng cách.Vì vậy, vai trò của kế toán quản trị ngày càng được khẳng định và nó được xem như là một trong những công cụ phục vụ hữu hiệu nhất cho quản lý nội bộ doanh nghiệp

Xét từ phương diện kế toán, thông tin chủ yếu nhất mà kế toán quản trị xử lý và cung cấp cho các nhà quản trị là thông tin về chi phí Trong quá trình kinh doanh của các doanh nghiệp, chi phí thường xuyên phát sinh, gắn liền với mọi hoạt động và có ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận thu được Đối với những người quản lý thì chi phí là mối quan tâm hàng đầu, bởi vì lợi nhuận thu được nhiều hay ít chịu ảnh hưởng trực tiếp của những chi phí đã chi ra Do đó vấn đề được đặt ra là làm sao kiểm soát được các khoản chi phí Nhận diện, phân tích các hoạt động sinh ra chi phí là điều mấu chốt để có thể quản lý chi phí, từ đó có những quyết định đúng đắn trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Điều này cho thấy kế toán quản trị chi phí có vai trò quan trọng trong việc đề ra quyết định, lập kế hoạch và kiểm soát hoạt động của tổ chức Đề tài này sẽ trình bày các vấn đề sau:

Vai trò của công tác kế toán quản trị chi phí trong doanh nghiệp;

Các phương pháp, mô hình, công cụ được sử dụng trong công tác kế toán quản trị chi phí hiện nay trong các doanh nghiệp.

PHẦN II NỘI DUNG NGHIÊN CỨU

1 Khái niệm, nội dung chi phí, kế toan quản trị chi phí

1.1 Khái niệm chi phí.

Để hiểu rõ nội dung của công tác kế toán quản trị chi phí thì cần phải hiểu rõ các khái niệm như chi phí, quản trị chi phí

Có nhiều khái niệm khác nhau về chi phí, dưới đây là một số định nghĩa về chi phí:

 Theo Từ điển kinh tế phổ thông, Hamburg 1990, cột 56 người ta đã định nghĩa: “mọi sự tiêu phí tính bằng tiền của một doanh nghiệp được gọi là chi phí”

 Theo Những lời khuyên về tính chi phí kinh doanh và kết quả, xuất bản lần

thứ 2 Koln Bergisch Gladbach 988, trang 25 cho rằng “chi phí là một khái niệm của kế

toán, có chi phí giới hạn trong xí nghiệp, gắn với các mục tiêu của xí nghiệp và chi phí ngoài xí nghiệp, có cơ sở ở các hoạt động khác hoặc các nguyên nhân khác”

 Theo Bách khoa toàn thư mở Wikipedia: Chi phí là một khái niệm cơ bản nhất của bộ môn kế toán, của việc kinh doanh và trong kinh tế học, là các hao phí về nguồn lực để doanh nghiệp đạt được một hoặc những mục tiêu cụ thể Nói một cách khác, hay theo phân loại kế toán tài chính thì đó là số tiền phải trả để thực hiện các hoạt động kinh tế như sản xuất, giao dịch, v.v… nhằm mua được các loại hàng hóa, dịch vụ cần thiết cho quá trình sản xuất, kinh doanh

 Theo TS Trịnh Văn Sơn (chủ biên) – CN Phan Thị Hải Hà Giáo trình Kế

toán chi phí Nhà xuất bản Đại học Huế (2009) Chi phí được định nghĩa theo nhiều

phương diện khác nhau

Theo kế toán tài chính, “chi phí có thể hiểu một cách trừu tượng là biểu hiện bằng tiền những hao phí về lao động sống và lao động vật hóa phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong một kỳ nhất định”

Các nhân viên kế toán thường định nghĩa “chi phí như là một nguồn lực hi sinh hoặc mất đi để đạt được một mục đích cụ thể” Hầu hết mọi người đều xem chi phí là hao phí nguồn lực tính bằng tiền để đổi lấy hàng hóa và dịch vụ

Hoặc “ chi phí là những khoản làm giảm vốn chủ sở hữu” (định nghĩa của kế toán Mỹ)

Theo kế toán quản trị, khái niệm chi phí được hiểu theo nhiều hướng, nhiều cách khác nhau, tùy thuộc vào việc sử dụng chúng cho các mục đích và nhu cầu khác nhau của nhà quản lý Chi phí có thể là “dòng phí tổn thực tế gắn liền với hoạt động hàng ngày khi tổ chức thực hiện, kiểm tra, ra quyết định”, chi phí cũng có thể hiểu là “dòng phí tổn ước tính để thực hiện dự án, những phí tổn mất đi do lựa chọn phương án, hy sinh cơ hội kinh doanh”

Những nhận thức về chi phí có thể khác nhau về quan điểm, hình thức thể hiện chi phí nhưng tất cả đều thừa nhận một vấn đề chung là “chi phí là phí tổn tài nguyên, vật chất, lao động và phải phát sinh gắn liền với mục đích sản xuất kinh doanh”

Vậy quản trị chi phí là gì?

1.2 Khái niệm, nội dung kế toán quản trị chi phí

 Theo doanhnhan360.com trong bài viết “Quản lý chi phí trong doanh

nghiệp”: Quản lý chi phí là một phần của các chiến lược tăng trưởng kinh doanh nhằm

không những cắt giảm chi phí mà còn tạo ra các ưu thế cạnh tranh rõ rệt trên thị trường

Nếu không có kiến thức cơ bản về quản lý chi phí thì không thể nào nhận biết được tình hình thực tế của những dự án đầu tư, các kế hoạch kinh doanh cũng như thực trạng hoạt động của công ty

Việc tìm giải pháp tài chính tối ưu cho chiến lược phát triển bền vững trong thời kỳ hội nhập luôn là vấn đề nan giải nhất đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ hiện nay Vì vậy theo các chuyên gia, một trong những nước cờ mà doanh nghiệp nào cũng phải tính đến là việc quản lý và tiết kiệm chi phí ngày một hiệu quả hơn để sản phẩm, dịch vụ của mình ngày càng có chất lượng, giá cả phù hợp hơn với khách hàng

 Theo Th.S Nguyễn Thị Phương Loan – Giáo trình Quản trị chi phí – Trường

đại học Mở TP.HCM: Quản trị chi phí là phân tích các thông tin cần thiết cho công việc

quản trị của một doanh nghiệp Các thông tin này bao gồm các thông tin tài chính (chi phí

và doanh thu) lẫn các thông tin phi tài chính (năng suất, chất lượng và các yếu tố khác của doanh nghiệp)

Nhà quản trị chi phí không đơn giản là người ghi chép các thông tin về chi phí mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng các quyết định quản trị để có thể cung cấp cho khách hàng những sản phẩm, dịch vụ có chất lượng tốt nhất với chi phí thấp nhất

 Theo quantri.com.vn trong bài viết “Nghệ thuật quản lý chi phí”: Về mặt lý thuyết, chi phí kinh doanh là tổng số tiền tương đương với toàn bộ hao phí về các nguồn lực mà công ty đã bỏ ra trong một giai đoạn kinh doanh nhất định Việc quản lý chi phí kinh doanh không chỉ đơn thuần là quản lý số liệu phản ánh tổng hợp chi phí mà phải dựa trên cả các yếu tố chi phí riêng biệt để phân tích toàn bộ chi phí sản xuất theo nơi phát sinh chi phí Dưới các góc độ xem xét khác nhau, theo những tiêu chí khác nhau thì chi phí kinh doanh cũng được phân loại theo các cách khác nhau để đáp ứng yêu cầu thực tế của quản lý và hạch toán

Trên thực tế, hoạt động quản lý chi phí được tách rời đối với công tác kế toán thống kê Quản lý chi phí là tổng hợp, phân tích, đánh giá thực trạng về việc sử dụng các nguồn vốn và chi phí, từ đó đưa ra những quyết định về các chi phí ngắn hạn cũng như dài hạn của công ty

Nhu cầu vốn và chi phí cho sản xuất kinh doanh của công ty luôn có những biến động nhất định trong từng thời kỳ Vì vậy, một trong những nhiệm vụ quan trọng của quản lý chi phí là xem xét, lựa chọn cơ cấu vốn và chi phí sao cho tiết kiệm, hiệu quả nhất Quản lý chi phí bao gồm:

- Tiến hành phân tích và đưa ra một cơ cấu chi phí và nguồn vốn huy động tối ưu cho công ty trong từng thời kỳ

- Thiết lập một chính sách phân chia chi phí cùng các mức lợi nhuận một cách hợp lý đối với công ty, vừa bảo vệ được quyền lợi của chủ công ty và các cổ đông, vừa đảm bảo được lợi ích hợp pháp, hợp lý cho người lao động; xác định phần lợi nhuận còn lại từ sự phân phối này để đưa ra các quyết định về mở rộng sản xuất hoặc đầu tư vào những lĩnh vực kinh doanh mới, tạo điều kiện cho công ty có mức độ tăng trưởng cao và bền vững

- Kiểm soát việc sử dụng cả các tài sản trong doanh nghiệp, tránh tình trạng sử dụng lãng phí, sai mục đích.

 Theo tapchiketoan.com trong bài viết “Kế toán quản trị chi phí và các ứng

dụng của nó trong các doanh nghiệp chế biến thủy sản Việt Nam” của Đào Thị Minh Tâm: Kế toán quản trị chi phí là một bộ phận của kế toán quản trị chuyên thực hiện việc

xử lý và cung cấp các thông tin về chi phí nhằm phục vụ cho việc thực hiện các chức năng của nhà quản trị như hoạch định, tổ chức thực hiện, kiểm tra và ra quyết định,

Theo định nghĩa của Luật kế toán (khoản 3, điều 4) “Kế toán quản trị là việc thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính trong nội bộ đơn vị kế toán”

Như vậy, để xác định nội dung của kế toán quản trị chi phí trước hết cần xác định nội dung của kế toán quản trị Theo hướng dẫn của Thông tư số 53/2006/TT-BTC ngày 12 tháng 6 năm 2006 của Bộ Tài chính: Kế toán quản trị nhằm cung cấp thông tin về hoạt động nội bộ doanh nghiệp như: Chi phí từng bộ phận (trung tâm chi phí), từng công việc sản phẩm; Phân tích đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch về doanh thu, chi phí, lợi nhuận; quản lý tài sản, vật tư, tiền vốn, công nợ; Phân tích mối quan hệ giữa chi phí với khối lượng và lợi nhuận; lựa chọn thông tin thích hợp cho các quyết định đầu tư ngắn hạn và dài hạn; Lập dự toán ngân sách sản xuất kinh doanh,…v.v Nhằm phục vụ cho việc điều hành, kiểm tra và ra quyết định kinh tế

Trên cơ sở nội dung công việc của kế toán quản trị nói chung có thể xác định nội dung của kế toán quản trị chi phí như sau:

+ Lập dự toán chi phí sản xuất kinh doanh;

+ Xác định giá phí đơn vị sản phẩm;

+ Phân tích, đánh giá tình hình thực hiện chi phí bộ phận theo từng trung tâm chi phí;

+ Phân tích mối quan hệ giữa chi phí với khối lượng và lợi nhuận;

+ Phân tích thông tin chi phí để lựa chọn thông tin thích hợp cho các quyết định kinh doanh

Khi xem xét nội dung của kế toán quản trị chi phí cho thấy sự giao thoa giữa nội dung của kế toán chi phí và kế toán quản trị chi phí, vậy giữa chúng có quan hệ với nhau

như thế nào Thực chất kế toán quản trị chi phí được tách ra từ kế toán chi phí của các nhà quản trị Tuy nhiên giữa chúng có những có những điểm khác nhau cơ bản sau:

- Về đối tượng sử dụng thông tin: kế toán chi phí cung cấp cả thông tin kế toán tài

chính và kế toán quản trị vì đối tượng sử dụng thông tin kế toán chi phí bao gồm các cá nhân, tổ chức bên ngoài và các nhà quản trị bên trong doanh nghiệp Điều đó khẳng định về mặt đối tượng sử dụng thông tin kế toán chi phí nói chung rộng hơn đối tượng sử dụng thông tin kế toán quản trị chi phí

- Về mặt nội dung: kế toán chi phí bao gồm hai bước cơ bản:

+ Tập hợp chi phí, tính giá thành, phân tích chênh lệch chi phí trong kỳ để cung cấp thông tin kế toán quản trị và thông tin cho việc lập các báo cáo tài chính;

+ Cân đối chi phí, xử lý điều chỉnh chênh lệch chi phí và giá thành sản phẩm trong kỳ về chi phí thực tế

- Về tính bắt buộc: Thông tin kế toán chi phí cung cấp vừa mang tính linh hoạt

thường xuyên, mang tính chuẩn mực và định kỳ Thông tin của kế toán quản trị chi phí vừa mang tính linh hoạt, thường xuyên và hữu ích, không bắt buộc phải tuân theo những chuẩn mực của chế độ kế toán hiện hành

- Về đặc điểm của thông tin: Nếu như thông tin kế toán chi phí cung cấp là những

thông tin quá khứ được xử lý từ các tài liệu lịch sử, thông qua việc lập các báo cáo chi phí và giá thành nhằm kiểm soát chi phí và hạ giá thành, thì thông tin kế toán quản trị chi phí cung cấp bao gồm cả những thông tin quá khứ, và những thông tin dự báo thông qua việc lập các kế hoạch và dự toán chi phí trên cơ sở các định mức chi phí(bao gồm cả các định mức về số lượng và định mức về đơn giá) nhằm kiểm soát chi phí thực tế, đồng thời làm căn cứ cho việc lựa chọn các quyết định về giá bán sản phẩm, quyết định ký kết các hợp đồng, quyết định tiếp tục sản xuất hay thuê ngoài gia công…

Như vậy, kế toán quản trị chi phí nhấn mạnh đến tính dự báo của thông tin và trách nhiệm của các nhà quản lý thuộc các cấp quản lý (trong đó tập trung vào cấp quản trị cấp thấp như các tổ, đội, phân xưởng sản xuất hay bộ phận quản lý và phục vụ là nơi trực tiếp phát sinh các chi phí) nhằm gắn trách nhiệm của các nhà quản trị với chi phí phát sinh thông qua hình thức thông tin chi phí được cung cấp theo các trung tâm chi phí (nguồn gây ra chi phí)

- Về nội dung cung cấp thông tin: Kế toán chi phí quan tâm đến các chi phí thực tế

phát sinh theo loại chi phí, tổng mức chi phí và chi tiết theo từng mặt hàng Như vậy, kế toán quản trị chi phí trả lời câu hỏi chi phí sẽ là bao nhiêu, thay đổi như thế nào khi có sự thay đổi về sản lượng sản xuất, ai phải chịu trách nhiệm giải thích về những thay đổi bất lợi của chi phí và giải pháp cần đưa ra để điều chỉnh, thì kế toán chi phí trả lời câu hỏi chi phí thực tế đã phát sinh là bao nhiêu, những chi phí nào được tính vào giá thành sản phẩm, giá thành thực tế của từng đơn vị sản phẩm

Như vậy chúng ta có thể thấy được tầm quan trọng của quản trị chi phí trong doanh nghiệp Vậy quản trị chi phí có những vai trò gì?

2 Vai trò của công tác tổ chức kế toán quản trị chi phí trong doanh nghiệp

 Theo quantri.com.vn trong bài viết “Nghệ thuật quản lý chi phí” thì vai trò của quản trị chi phí là: Quản lý chi phí giúp giám đốc hoạch định chiến lược chi tiêu ngắn và dài hạn của doanh nghiệp dựa trên sự đánh giá tổng quát cũng như từng khía cạnh cụ thể các yếu tố chi phí có ảnh hưởng quan trọng tới sự tồn tại của doanh nghiệp, bao gồm: tham gia vào thị trường tiền tệ, thị trường vốn, thị trường chứng khoán; xác định chiến lược tài chính cho các chương trình, các dự án của doanh nghiệp là mở rộng hay thu hẹp sản xuất…

Yếu tố quan trọng nhất để hoạt động quản lý chi phí đạt hiệu quả cao chính là sự cân đối hài hòa giữa tiết kiệm chi phí với các yếu tố tăng trưởng kinh doanh, đảm bảo việc cắt giảm chi phí đóng một vai trò thích hợp và rõ ràng trong lịch trình tăng trưởng kinh doanh của công ty Trong đó cần chú trọng cơ chế quản lý nguồn vốn của công ty theo hướng điều chỉnh cơ cấu thu chi phù hợp với việc cắt giảm các chi phí Bên cạnh đó, hoạt động quản lý chi phí hướng tới việc chi tiêu hợp lý, hiệu quả, đảm bảo kiểm soát được vội chi, tiến tới cân bằng vốn và doanh thu

Có thể nói, trong kinh doanh ngày nay, các khoản chi phí luôn phát sinh hàng ngày, thị trường vốn biến động liên tục và luôn đòi hỏi một kế hoạch quản lý chi phí hiệu quả nhất Thêm nữa, tình hình tài chính kinh doanh lành mạnh là một trong những điều kiện tiên quyết đảm bảo mọi hoạt động của công ty diễn ra một cách nhịp nhàng, đồng bộ, đạt hiệu quả cao Và sự lành mạnh đó có được hay không phụ thuộc phần lớn vào khả năng quản lý chi phí của công ty

 Theo Th.S Nguyễn Thị Phương Loan – Giáo trình Quản trị chi phí – Trường

đại học Mở TP.HCM quản trị chi phí có các vai trò:

- Quản trị chi phí giúp các doanh nghiệp tập trung năng lực của mình vào các điểm mạnh, tìm ra cơ hội hoặc các vấn đề quan trọng trong sản xuất kinh doanh

- Quản trị chi phí giúp doanh nghiệp có thể cải thiện chất lượng sản phẩm hay dịch vụ của mình mà không làm thay đổi chi phí

- Quản trị chi phí giúp người ra quyết định nhận diện được các nguồn lực có chi phí thấp nhất trong việc sản xuất và cung ứng hàng hóa hoặc dịch vụ

Khi bắt tay vào xây dựng các chiến lược sản xuất kinh doanh có một điều vô cùng quan trọng mà không một doanh nghiệp nào được phép bỏ qua là phải tính đến việc các chi phí sẽ được quản lý và sử dụng như thế nào, xem các đồng vốn bỏ ra hiệu quả đến đâu, có đem lại lợi nhuận và hiệu quả như mong muốn ban đầu hay không? Có thể nói, tri thức quản lý chi phí là một yếu tố thiết yếu trong đầu tư và kinh doanh Nếu không có kiến thức cơ bản về quản lý chi phí, thì chúng ta không thể nào nhận biết được tình hình thực tế của những dự án đầu tư, các kế hoạch kinh doanh cũng như thực trạng hoạt động của doanh nghiệp

Rõ ràng yếu tố chi phí luôn đóng vai trò quan trọng trong bất cứ kế hoạch mở rộng

và tăng trưởng kinh doanh nào Các công ty muốn tăng trưởng và đẩy mạnh lợi nhuận cần không ngừng tìm kiếm những phương thức quản lý và sử dụng hiệu quả nhất các nguồn vốn, chi phí kinh doanh, đồng thời phải tái đầu tư các khoản tiền đó cho những cơ hội tăng trưởng triển vọng nhất

 Theo Trần Nhật Thiện – Giáo trình kế toán quản trị – Đại học Đà Lạt (2002) vai trò của kế toán quản trị: Để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp phải lập kế hoạch sản xuất kinh doanh cho doanh nghiệp mình Từ kế hoạch chung của doanh nghiệp, các bộ phận triển khai thành các mục tiêu thực hiên và kiểm tra kết quả thực hiện các mục tiêu này Đó chính là kiểm tra quản lý – kiểm tra hướng hoạt động của doanh nghiệp Trong quá trình thực hiện các mục tiêu đề ra cần phải quản lý các quy trình cụ thể, chi tiết

Kế toán quản trị là công cụ đánh giá việc thực hiện những mục tiêu thông qua việc phân tích các chi phí, là công cụ kiểm tra quá trình thực hiện hoạt động sản xuất kinh

doanh theo kế hoạch đã đề ra từ đó có những quyết định hợp lý để hoạt động ngày càng đạt hiệu quả cao hơn Do đó kế toán quản trị là công cụ chủ yếu để điều hành quản lý, là một bộ phận quan trọng trong tiếp thị để quyết định sản xuất kinh doanh

Trong kinh doanh, có hai cách để tối đa hóa lợi nhuận: tăng doanh thu và giảm chi phí Kế toán quản trị chiến lược tập trung vào các chức năng sau trong quá trình tối đa hóa lợi nhuận Các công ty cố gắng để giảm thiểu chi phí kinh doanh phát sinh khi sản xuất hàng hoá, dịch vụ để đạt được thị phần cao nhất trong môi trường kinh doanh Chức năng kinh doanh chủ yếu của kế toán quản trị chiến lược bao gồm phân bổ chi phí thích hợp, một quá trình đánh giá liên tục liên quan đến chi phí sản xuất kinh doanh và xác định khả năng thương lượng của các nhà cung cấp

Để thực hiện các công việc trong quá trình quản lý hoạt động của tổ chức, các nhà quản lý cần thông tin.Thông tin mà các nhà quản lý cần để thực hiện công việc được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau: các nhà kinh tế, các chuyên gia tài chính, các chuyên viên tiếp thị, sản xuất và các nhân viên kế toán quản trị của tổ chức Hệ thống thông tin kế toán quản trị trong tổ chức có nhiệm vụ cung cấp thông tin cho các nhà quản lý để thực hiện các hoạt động quản lý Kế toán quản trị có bốn mục tiêu chủ yếu như sau:

- Cung cấp thông tin cho nhà quản lý để lập kế hoạch và ra quyết định;

- Trợ giúp nhà quản lý trong việc điều hành và kiểm soát hoạt động của tổ chức;

- Thúc đẩy các nhà quản lý đạt được các mục tiêu của tổ chức;

- Đo lường hiệu quả hoạt động của các nhà quản lý và các bộ phận, đơn vị trực thuộc trong tổ chức

Các nhà quản lý sản xuất thường vạch kế hoạch và ra quyết định về các phương án

và lịch trình sản xuất, các nhà quản lý tiếp thị thì ra các quyết định về quảng cáo, khuyến mãi và định giá sản phẩm, và các nhà quản trị tài chính thường ra các quyết định về huy động vốn và đầu tư Tất cả các nhà quản lý này đều cần thông tin cho các quyết định của

họ Chính thông tin của kế toán quản trị sẽ cung cấp các thông tin hữu ích cho các nhà quản lý các cấp trong tổ chức

Nói tóm lại kế toán quản trị chi phí có một vai trò rất quan trọng đối với các nhà quản lý Các nhà quản lý dựa vào thông tin kế toán quản trị để thực hiện việc điều hành, hoạch định, kiểm soát hoạt động của tổ chức và ra quyết định

3 Các phương pháp doanh nghiệp sử dụng trong công tác kế toán quản trị chi phí 3.1 Quản trị chi phí trong môi trường kinh doanh hiện nay

Môi trường kinh doanh hiện nay đã có rất nhiều thay đổi, và đã làm biến đổi thực tế quản trị chi phí của doanh nghiệp

- Môi trường kinh doanh toàn cầu: Hiện nay, môi trường kinh doanh đã mở rộng đến thị trường thế giới, làm cho các doanh nghiệp phải chịu sức ép cạnh tranh trên quy

mô toàn cầu Vì vậy, doanh nghiệp cần nhiều thông tin về quản trị chi phí hơn để có thể xây dựng chiến lược cạnh tranh và kinh doanh có hiệu quả

- Công nghệ sản xuất: Để cạnh tranh có hiệu quả, các doanh nghiệp phải chấp nhận thay đổi công nghệ sản xuất Điều này không những giúp cho doanh nghiệp có thể kiểm soát được các dòng chi phí vào (chi phí nguyên vật liệu, lao động, chi phí khác) mà còn có thể xây dựng các quyết định cho đầu ra sản xuất (giá bán, sản lượng, doanh thu, lợi nhuận, tồn kho)

- Định hướng khách hàng: Một thay đổi quan trọng của môi trường kinh doanh hiện nay là sự thay đổi liên tục thị hiếu của khách hàng đối với sản phẩm, dịch vụ Họ thích sản phẩm có chất lượng cao, có nhiều tính năng mới, mẫu mã đa dạng, các dịch vụ kèm theo phải phong phú Vì vậy, chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp là phải thỏa mãn các yêu cầu này với chi phí thấp nhất Vai trò của quản trị chi phí, vì thế, trở nên rất quan trọng vì nếu không quản lý và phân tích tốt, sản phẩm tuy có chất lượng cao nhưng giá cũng sẽ cao, khách hàng sẽ không thích nữa

- Tổ chức quản trị: Do mục tiêu là nhắm đến thỏa mãn thị hiếu của khách hàng nên các hoạt động sản xuất và kinh doanh cũng chuyển dịch theo hướng khách hàng Vì thế, tổ chức của doanh nghiệp cũng thay đổi và hình thành các nhóm hoạt động hoặc bộ phận chức năng (nghiên cứu phát triển, tổ chức sản xuất, giao hàng, bảo hành, sữa chữa) Theo đó, thực tế việc quản trị chi phí cũng sẽ có những thay đổi cho phù hợp Từng bộ phận sẽ có các chi phí hoạt động của mình Các báo cáo về chi phí sẽ phản ánh hoạt động của các bộ phận đã hợp lý hay chưa hợp lý

Hiện nay, để giảm chi phí, tăng năng suất, cải thiện chất lượng sản phẩm, gia tăng tính năng sản phẩm để đáp ứng nhu cầu của khách hàng, doanh nghiệp đã sử dụng một hoặc tất cả các công cụ sau:

- Hệ thống Just-in-time (JIT): sản xuất theo đơn hàng, không dư không thiếu,

như thế sẽ giảm chi phí, giảm tồn kho, giao hàng đúng hẹn đưa đến tăng doanh thu, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp

 Theo tapchiketoan.com trong bài viết “Hệ thống quản lý chi phí” của tác giả

Quang Khải: Để tối thiểu hóa chi phí không gia tăng giá trị, nhiều công ty áp dụng hệ

thống JIT, hệ thống trong đó công ty mua nguyên vật liệu và sản xuất cho các bộ phận cấu thành sản phẩm ngay khi chu trình sản xuất cần tới chúng, nhằm giảm tồn kho tới mức thấp nhất có thể vì chi phí kho hàng là chi phí không gia tăng giá trị rất lớn Thông qua JIT, công ty có thể chống lãng phí và cải thiện chất lượng

Các công ty áp dụng JIT đều mang định hướng khách hàng vì các đơn đặt hàng tạo

ra chu trình sản xuất Thay cho việc nhập kho các thành phẩm và đợi đơn đặt hàng, hệ thống JIT sản xuất các sản phẩm trực tiếp theo các đơn đặt hàng nhận được JIT thành công nhờ một số yếu tố then chốt:

+ Tập trung vào chất lượng: JIT luôn đi đôi với hệ thống quản lý chất lượng tổng hợp (TQC) và nâng cao chất lượng sản phẩm Công nhân tay nghề cao với độ sai sót bằng không sẽ giảm được các chi phí không gia tăng giá trị như kiểm soát viên hay sữa chữa sản phẩm

+ Chu kỳ sản xuất ngắn: chu kỳ sản xuất ngắn giúp tăng tốc độ đáp ứng đơn đặt hàng tức thời và giảm mức độ tồn kho

+ Chu kỳ sản xuất trôi chảy: JIT đơn giản hóa chu trình sản xuất để giảm độ trễ, phát triển mối quan hệ với nhà cung cấp để có được nguyên vật liệu ngay khi cần với chất lượng đảm bảo JIT duy trì tay nghề đều đặn theo nhóm để tránh chi phí ngắt quãng và chi phí chuyển giao bán thành phẩm bằng cách phân bố máy móc cùng một nhóm công việc càng gần nhau càng tốt, công nhân được huấn luyện để sử dụng được toàn bộ các máy móc cùng nhóm Đây là hình thức sản xuất theo ô Mỗi ô có thể được coi như một nhà máy thu nhỏ với các nhóm máy thường được sắp xếp theo hình chữ “U”

+ Vận hành sản xuất linh hoạt: máy móc cần linh hoạt trong khả năng tạo ra các linh kiện và sản phẩm để tăng thêm sản lượng nếu sản phẩm có mức cầu vượt bậc hoặc tránh cho việc đình trệ sản xuất vì một máy móc nào đó bị hỏng Thời gian cài đặt và thay

đổi hệ thống máy móc cũng phải đủ ngắn Nhân viên cũng cần được đào tạo đa năng nhằm thế chỗ và kiêm nhiệm, giảm được chi phí lao động bất thường.

- Hệ thống sản xuất linh hoạt FMS (Klexible Manufacturing System): giảm thất

thoát, lãng phí trong sản xuất Muốn xây dựng hệ thống này thì yêu cầu đầu tư ban đầu khá lớn nhưng hiệu quả thì vô cùng lớn lao

3.2 Các phương pháp doanh nghiệp sử dụng trong công tác kế toán quản trị chi phí 3.2.1 Kế toán chi phí theo phương pháp truyền thống

 Theo Th.S Nguyễn Thị Phương Loan: Tính toán chi phí truyền thống là một phương pháp được sử dụng khi chi phí cho lao động chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí sản phẩm Phần chi phí sản xuất chung (các chi phí không thể xác định một cách trực tiếp trong từng sản phẩm) chỉ chiếm một tỷ lệ nhỏ Do đó, chúng sẽ được tính toán và phân bổ vào chi phí sản phẩm dựa trên cơ sở sản lượng được sản xuất hoặc một tác nhân nào đó như số giờ máy, số giờ lao động trực tiếp Phương pháp này có ưu điểm là đơn giản, tính toán dễ dàng

- Những hạn chế của phương pháp tính toán truyền thống:

+ Không phản ánh được những hoạt động cần thiết cho việc sản xuất sản phẩm.+ Trong chi phí sản xuất chung (tất cả là chi phí gián tiếp) có các chi phí như khấu hao, bảo trì, bảo hiểm, lương cho lao động gián tiếp…được phân bổ bình quân vào mỗi sản phẩm Kết quả là làm sai lệch chi phí sản phẩm do mỗi khối lượng sản phẩm được sản xuất có sản lượng, quy mô, độ phức tạp khác nhau

+ Sự sai lệch trong chi phí sản phẩm có thể là nguyên nhân đưa đến những quyết định không chính xác như: sai lầm trong quyết định sản lượng sản xuất, ấn định giá sản phẩm, hoặc phân bổ các nguồn lực sản xuất không hiệu quả

 Theo tapchiketoan.com trong bài viết “Bàn thêm về phương pháp kế toán chi

phí theo hoạt động” của tác giả Trần Đức Nam: cho thấy thêm những bất cập trong

phương pháp kế toán chi phí truyền thống là:

Theo phương pháp kế toán chi phí truyền thống, giá thành sản phẩm chỉ bao gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, và chi phí sản xuất chung Trong đó, chi phí sản xuất chung thường được phân bổ cho từng sản phẩm dựa trên một tiêu thức phân bổ cố định (ví dụ: phân bổ theo tỷ lệ chi phí nhân công trực tiếp) Việc

phân bổ toàn bộ chi phí chung theo một tiêu thức phân bổ cố định như vậy là không phù hợp bởi chi phí chung bao gồm nhiều khoản mục có bản chất khác nhau, có vai trò và tham gia với mức độ khác nhau vào quá trình sản xuất và tiêu thụ sản phẩm Ví dụ: chi phí khấu hao máy móc, chi phí khởi động dây chuyền sản xuất, chi phí nghiên cứu phát triển sản phẩm không tỷ lệ thuận với chi phí nhân công trực tiếp Vì vậy, áp dụng một tiêu thức phân bổ cố định cho toàn bộ chi phí chung khiến cho giá thành thực tế của sản phẩm

bị phản ánh sai lệch

Vấn đề thứ hai đối với phương pháp kế toán chi phí truyền thống là khái niệm giá thành sản phẩm chỉ được hiểu theo nghĩa hẹp là “giá thành sản xuất”, theo đó các chi phí gián tiếp như chi phí quản lý, chi phí bán hàng không được tính vào giá thành sản phẩm Trên thực tế các doanh nghiệp khi tính “giá thành toàn bộ” có phân bổ các chi phí quản lý

và chi phí bán hàng vào giá thành sản phẩm Tuy nhiên, tiêu thức phân bổ thường dựa trên sản lượng tiêu thụ, tức là cũng không phù hợp như phân tích ở trên Ngoài ra, trong các phân tích có sử dụng thông tin về giá thành sản phẩm thì các doanh nghiệp thường sử dụng giá thành sản xuất chứ không sử dụng giá thành toàn bộ

Cùng với sự phát triển của sản xuất hàng hoá và dịch vụ, của kinh tế thị trường, phương pháp kế toán chi phí truyền thống với hai đặc điểm nêu trên đã tỏ ra không còn phù hợp, làm giảm giá trị của thông tin kế toán đối với công tác quản lý kinh doanh Trong nền kinh tế còn kém phát triển, chi phí trực tiếp cấu thành phần lớn giá trị sản phẩm Do đó, việc phân bổ chi phí gián tiếp dù không hợp lý, thậm chí bỏ qua không phân bổ vào giá thành sản phẩm các chi phí bán hàng, chi phí quản lý cũng không ảnh hưởng lớn đến giá thành sản phẩm Ngày nay, cùng với sự phát triển của kinh tế thị trường, sự ứng dụng khoa học công nghệ vào sản xuất kinh doanh, chi phí gián tiếp này càng đóng vai trò quan trọng và chiếm tỷ trọng cao trong hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp Ví dụ: chi phí nghiên cứu phát triển của các công ty dược, chi phí quảng cáo của các công ty nước giải khát, các nhà sản xuất phim Do mức độ trọng yếu của các chi phí gián tiếp này, việc không phân bổ hay phân bổ không hợp lý sẽ khiến cho giá thành sản phẩm bị phản ánh sai lệch, cản trở việc ra quyết định tối ưu của các nhà quản lý

Thứ hai, trong một nền kinh tế chưa phát triển, cạnh tranh chưa gay gắt, các doanh nghiệp (đặc biệt là các doanh nghiệp có sản phẩm đặc thù) có thể chủ động trong việc xác định giá bán cao hơn nhiều so với giá thành sản phẩm Mức lợi nhuận cao đó khiến cho thiệt hại do những quyết định kinh doanh không tối ưu trở nên khó nhận biết hơn Ví dụ,

do xác định giá thành không chính xác nên một doanh nghiệp có thể định giá bán thấp hơn giá thành thực tế cho một sản phẩm Tuy nhiên mức lỗ do định giá sai đó sẽ được bù đắp bởi mức lãi cao của các sản phẩm khác Kết quả là thiệt hại được giảm đi đáng kể Ngược lại, trong một nền kinh tế thị trường phát triển, mức độ cạnh tranh khốc liệt khiến cho các doanh nghiệp không thể tự do xác định giá bán sản phẩm (trừ một số ít doanh nghiệp độc quyền) Thay vào đó, thị trường sẽ quyết định mức giá bán Trong điều kiện

đó, những sai sót trong việc xác định giá thành sản phẩm có thể khiến cho các doanh nghiệp phải trả giá đắt

Kế toán chi phí theo phương pháp truyền thống dựa trên các tiêu thức phân bổ gián tiếp trong trường hợp doanh nghiệp sản xuất nhiều loại sản phẩm có thể dẫn đến kết quả là giá thành của các sản phẩm không chính xác Vì vậy, hiện nay các công ty của các nước

tư bản phát triển đã bỏ qua các phương pháp kế toán chi phí truyền thống, vận dụng các phương pháp kế toán chi phí hiện đại như kế toán chi phí dựa trên hoạt động (Activity Based Costing – ABC), kế toán chi phí theo phương pháp “chi phí mục tiêu” (target cost)

3.2.2 Kế toán chi phí theo hoạt động (ABC)

ABC là phương pháp tính toán để ấn định chi phí đến sản phẩm, dịch vụ dựa trên mức sử dụng hay tiêu thụ các nguồn lực của các hoạt động để sản xuất ra sản phẩm đó

Phương pháp ABC được hình thành do chi phí sản xuất chung chỉ liên quan một cách gián tiếp đến sản phẩm cuối cùng Vì vây, khi phân bổ chúng cho sản phẩm phải dựa trên một cơ sở hợp lý Cơ sở đó là các hoạt động được thực hiện cho sản phẩm đó

Phương pháp ABC có thể được trình bày như sau:

Theo Th.S Nguyễn Thị Phương Loan:

Các bước thực hiện của phương pháp ABC:

- Bước 1: Xác định các chi phí nguồn lực và phân tích các hoạt động

Hoạt động Chi phí của hoạt

động

Sản phẩm, dịch vụ

+ Hầu hết chi phí nguồn lực đều được ghi chép trong sổ cái kế toán như mua NVL, xử lý NVL, chi phí nhà xưởng, máy móc thiết bị, lương nhân viên…

+ Phân tích các hoạt động: là xác định và mô tả những việc phải làm trong đơn vị để sản xuất ra sản phẩm Công việc này bao gồm: thu thập dữ liệu, điều tra, quan sát, phỏng vấn và liệt kê các công việc được thực hiện để có được những thông tin cần thiết cho việc phân tích

- Bước 2: Ấn định chi phí nguồn lực đến các hoạt động

Khi thực hiện các hoạt động sẽ phải sử dụng các nguồn lực, việc này tạo ra chi phí Nếu thực hiện nhiều hoạt động sẽ phải sử dụng nhiều nguồn lực, chi phí tăng lên Đây là mối quan hệ nhân quả và là cơ sở cho tính toán theo ABC Chi phí nguồn lực được ấn định vào các hoạt động một cách trực tiếp hoặc ước tính

+ Trực tiếp: yêu cầu phải đo lường thực tế mức sử dụng các nguồn lực của hoạt động đó Ví dụ: cần bao nhiêu chi phí cho điện để vận hành máy trong dây chuyền sản xuất sản phẩm A

+ Ước tính: nếu không có sẵn các đo lường trực tiếp, nhà quản trị phải ước tính mức tiêu thụ của từng hoạt động trong các hoạt động đã phân tích Ví dụ: ước tính số giờ máy hoạt động cần thiết cho việc lắp ráp một xe hơi

- Bước 3: Ấn định chi phí hoạt động đến đối tượng nhận chi phí

Một khi đã biết chi phí các hoạt động, cần phải đo lường mức độ tiêu thụ các hoạt động đó trên mỗi sản phẩm được sản xuất Chúng ta gọi đó là tác nhân tạo chi phí dạng hoạt động (ví dụ: số giờ máy hoạt động, số máy móc sử dụng, số NVL được kiểm tra và xử lý) Hoạt động nào tiêu thụ nhiều thì sẽ có chi phí cao và ngược lại

Như vậy có thể nói rằng, phương pháp ABC có thể biến một chi phí gián tiếp thành một chi phí trực tiếp với một đối tượng tạo lập chi phí xác định Việc lựa chọn các hoạt động và tiêu chuẩn phân bổ chi phí hợp lý giúp các nhà quản trị doanh nghiệp có được những báo cáo về giá thành sản phẩm, dịch vụ với độ tin cậy cao hơn nhiều so với phương pháp truyền thống

 Theo tapchiketoan.com trong bài viết “Bàn thêm về phương pháp kế toán chi

phí theo hoạt động” của tác giả Trần Đức Nam thì phương pháp ABC có những ưu điểm: