Báo cáo chuyên đề Hệ thống thông tin quản lý đặt và trả phòng tại khách sạn Holiday Beach Đà Nẵng

MỤC LỤC I. Giới thiệu hệ thống: 2 1) Lời mở đầu: 2 2) Cấu trúc bộ phận đặt và trả phòng khách sạn: 3 II. Mô tả nghiệp vụ của hệ thống: 4 1) Qúa trình nhận yêu cầu đặt phòng: 4 2) Qúa trình nhận phòng: 5 3) Qúa trình trả phòng và thanh toán: 5 III. Các mẫu báo cáo đầu vào, đầu ra: 6 1) Dữ liệu đầu vào: 6 2) Dữ liệu đầu ra: 6 3) Một số biểu mẫu: 6 IV. Mô tả hệ thống ở mức vật lý: 7 V. Mô tả hệ thống ở mức luận lý: 11 1) Sơ đồ chức năng: 11 2) Sơ đồ ngữ cảnh: 12 3) Sơ đồ các mức: 12 a) Sơ đồ mức 0 12 b) Sơ đồ mức 1: 14 VI. Mô tả hệ thống bằng các công cụ: 17 1) Mô tả quá trình nhận yêu cầu đặt phòng: 17 2) Mô tả quá trình nhận phòng: 17 3) Mô tả quá trình trả phòng và thanh toán: 19 4) Bảng quyết định cho quá trình chiết khấu: 20 VII. Xác định thực thể và các thuộc tính: 20 VIII. Mối quan hệ giữa các thực thể và sơ đồ thực thểmối quan hệ: 20 1) Mối quan hệ giữa các thực thể: 20 2) Sơ đồ thực thể mối quan hệ: 22 IX. Chuẩn hóa các thực thể: 23 1. PHIẾU ĐẶT PHÒNG 23 2. PHIẾU NHẬN PHÒNG 23 3. HÓA ĐƠN THANH TOÁN 24 25 X. Sơ đồ mô hình dữ liệu logic: 26

MỤC LỤC

I Giới thiệu hệ thống: 2

1) Lời mở đầu: 2

2) Cấu trúc bộ phận đặt và trả phòng khách sạn: 3

II Mô tả nghiệp vụ của hệ thống: 4

1) Qúa trình nhận yêu cầu đặt phòng: 4

2) Qúa trình nhận phòng: 5

3) Qúa trình trả phòng và thanh toán: 5

III Các mẫu báo cáo đầu vào, đầu ra: 6

1) Dữ liệu đầu vào: 6

2) Dữ liệu đầu ra: 6

3) Một số biểu mẫu: 6

IV Mô tả hệ thống ở mức vật lý: 7

V Mô tả hệ thống ở mức luận lý: 11

1) Sơ đồ chức năng: 11

2) Sơ đồ ngữ cảnh: 12

3) Sơ đồ các mức: 12

a) Sơ đồ mức 0 12

b) Sơ đồ mức 1: 14

VI Mô tả hệ thống bằng các công cụ: 17

1) Mô tả quá trình nhận yêu cầu đặt phòng: 17

2) Mô tả quá trình nhận phòng: 17

3) Mô tả quá trình trả phòng và thanh toán: 19

4) Bảng quyết định cho quá trình chiết khấu: 20

VII Xác định thực thể và các thuộc tính: 20

VIII Mối quan hệ giữa các thực thể và sơ đồ thực thể-mối quan hệ: 20

2) Sơ đồ thực thể - mối quan hệ: 22

IX Chuẩn hóa các thực thể: 23

1 PHIẾU ĐẶT PHÒNG 23

2 PHIẾU NHẬN PHÒNG 23

3 HÓA ĐƠN THANH TOÁN 24

25

X Sơ đồ mô hình dữ liệu logic: 26

Holiday Beach Danang Hotel & Spa Trang 2

I Giới thiệu hệ thống:

1) Lời mở đầu:

Ngành du lịch là một ngành có từ rất lâu trên thế giới và đang phát triển mạnh Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý cũng như phát triển hệ thống trong các tổ chức, doanh nghiệp nói chung và hệ thống các khách sạn là điều cần thiết Tại Việt Nam trong những năm gần đây, ngành du lịch góp một phần không nhỏ vào sự tăng trưởng kinh tế Tuy nhiên, việc ứng dụng công nghệ thông tin để đẩy mạnh ngành phát triển trong nước ta còn nhiều hạn chế Trong bối cảnh đó, việc xây dựng hệ thống thông tin quản lý trong khách sạn với các quy trình nghiệp vụ hoàn toàn tự động trên máy tính

là vô cùng cần thiết nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh cũng như chất lượng phục vụ khách hàng.

Holiday Beach Danang Hotel & Spa là khách sạn quốc tế 4 sao, tọa lạc ngay trước bãi biển Mỹ Khê, nơi được mệnh danh là một trong những bãi biển quyến rũ nhất hành tinh do tạp chí danh tiếng Forbes bình chọn.

Với vị trí lý tưởng, thiết kế độc đáo và ý tưởng Spa trọn gói đầy bất ngờ, Holiday Beach Danang Hotel & Spa là khách sạn biển 4 sao duy nhất bao gồm dịch vụ Spa trong giá phòng, không gian yên tĩnh và thanh bình Sự nổi bật về thiết kế gam màu thân thiện, ấm áp nhưng không kém phần sang trọng, hiện đại Holiday Beach tự hào là thiên đường nghỉ dưỡng lãng mạn nhưng năng động bởi các hoạt động giải trí đa năng do nơi đây mang lại.

Holiday Beach cung cấp gần 100 phòng ngủ, phòng được trang bị đầy đủ tiện nghi sang trọng và hiện đại bậc nhất của thế giới như nệm Lamborghini Luxury, Magniflex được sản xuất tại Ý, ghế massage Inada - "ghế massage tốt nhất thế giới" được sản xuất tại Nhật Đặc biệt, khách sạn còn cung cấp những loại máy game mới nhất như là Nintendo Wii, Sony PlayStaion 3 trong phòng Executive Suite, Presidential Suite và Kidspace cũng như các tiện ích khác Qúy khách hoàn toàn có thể lựa chọn cho mình một trong những loại phòng phù hợp cho kỳ nghỉ dưỡng tuyệt vời hoặc chuyến đi công tác của mình.

Khách sạn được xây dựng trên sự sáng tạo, kết hợp tinh tế giữa nét cổ điển và những tinh hoa hiện đại của thế giới cùng với sự chuyên nghiệp trong việc phục vụ của đội ngũ nhân viên dày dạn kinh nghiệm.

2) Cấu trúc bộ phận đặt và trả phòng khách sạn:

 Nhân viên lễ tân

• Giao tiếp với khách thông qua các hoạt động như nhận đặt phòng và trả phòng từ phía khách

• Đầu mỗi ngày gửi 1 list sắp xếp phòng đặt trước cho bộ phận dịch vụ, báo cho bộ phận dịch vụ khi có thuê và trả phòng

• Thanh toán các hóa đơn trả phòng của khách cho bộ phận Kế toán

• Tiếp nhận khiếu nại cũng như giải đáp thắc mắc, hoặc đáp ứng yêu cầu của khách

 Bộ phận dịch vụ

• Thường xuyên kiểm tra các phòng, chịu trách nhiệm chuẩn bị trang thiết bịtrong phòng khi có yêu cầu từ Lễ tân, nếu có trục trặc phải báo cho Lễ tân

• Thông báo cho Lễ tân về tình trạng phòng trống

 Cung cấp thông tin về các dịch vụ mà khách hàng đã sử dụng cho bộ phận lễtân

 Cơ quan chức năng:

 Xử lý việc đăng kí tạm trú cho khách hàng

Holiday Beach Danang Hotel & Spa Trang 4

II Mô tả nghiệp vụ của hệ thống:

1) Qúa trình nhận yêu cầu đặt phòng:

Khi khách hàng có nhu cầu đặt phòng tại khách sạn thì khách hàng có thể đặt phòng thông qua website trực tuyến của khách sạn http://www.holidaybeachdanang.com hoặc có thể đặt ngay tại bộ phận lễ tân của khách sạn khi khách hàng đến trực tiếp khách sạn:

 Đối với khách hàng đặt phòng qua website thì khách hàng sẽ truy cập vào

trang web http://www.holidaybeachdanang.com sau đó tra cứu thông tin về loại

phòng, giá phòng, số lượng phòng trống Tiếp đến khách hàng sẽ vào mục đặt phòng

và điền các thông tin bao gồm: họ và tên, ngày sinh, địa chỉ, quê quán, số điện thoại,CMND, email, ngày đến, ngày đi, loại phòng muốn đặt, số lượng phòng, số lượngngười,… Thông tin được chyển đến bộ phận lễ tân, sau đó lễ tân sẽ xác nhận kháchhàng đã đặt phòng thành công

Sau khi khách hàng đặt phòng trực tuyến thành công, bộ phận lễ tân sẽ gửi mail tớicho khách hàng thông báo khách hàng kèm theo thông tin phòng đặt, bảng giáphòng, số lượng khách hàng người lớn và trẻ em, số đêm đồng thời lưu lại thông tin

khách hàng vào phiếu đặt phòng Phiếu đặt phòng bao gồm các thông tin như sau:

mã số phiếu đặt phòng, mã khách hàng, họ và tên, địa chỉ, số điện thoại, ngày sinh,quốc tịch, email (nếu có), CMND/Passport, ngày đến, ngày đi, số lượng khách, mãphòng, số lượng phòng, loại phòng, số tiền đặt cọc,…

 Đối với khách hàng đặt phòng trực tiếp tại khách sạn, khách hàng đưa rathông tin yêu cầu đặt phòng tại bộ phận lễ tân Bộ phận lễ tân sẽ kiểm tra tình trạngphòng (cần phải tra cứu tập tin danh sách phòng trống) Nếu đáp ứng được yêu cầu

khách hàng thì lễ tân điền thông tin khách hàng vào phiếu đặt phòng Phiếu đặt

phòng được lưu lại tại bộ phận lễ tân Nếu không đáp ứng được, lễ tân sẽ đưa ra gợi

ý thông tin yêu cầu đặt phòng mới với và gửi tới khách hàng Khách hàng xem xétyêu cầu, nếu khách hàng chấp nhận với thông tin yêu cầu đặt phòng mới thì lễ tânđiền thông tin khách hàng vào phiếu đặt phòng

Phiếu đặt phòng được lưu lại tại bộ phận lễ tân Nếu khách hàng không chấp nhậnthì bộ phận lễ tân sẽ giới thiệu cho khách hàng một khách sạn phù hợp hoặc lậpphiếu hẹn gửi tới khách hàng và hẹn một dịp khác

2) Qúa trình nhận phòng:

 Khi khách hàng đến nhận phòng, nhân viên lễ tân yêu cầu khách hàng cungcấp thông tin và trình CMND/Passport Nhân viên lễ tân căn cứ vào đó và hồ sơphiếu đặt phòng để đối chiếu và kiểm tra thông tin của khách hàng

 Nếu hợp lệ thì nhân viên lễ tân làm thủ tục nhận phòng cho khách hàng, lập

Phiếu nhận phòng (Mã phiếu, Mã khách hàng, Tên khách hàng, Ngày nhận, Mã

kiểm tra lỗi, sau khi phát hiện lỗi nhân viên lễ tân cung cấp một phòng khác chokhách hàng và cập nhật thông tin hợp lệ.

 Sau đó nhân viên lễ tân tiến hành lập giấy tạm trú và gửi đến cơ quan chứcnăng

3) Qúa trình trả phòng và thanh toán:

 Khi khách hàng trả phòng, khách hàng phải thanh toán tiền tại bộ phận lễ tân

Lễ tân thông báo cho Bộ phận dịch vụ xác định các khoản chưa thanh toán Sau đó,

lễ tân lập Phiếu trả phòng (mã phiếu, mã khách hàng, tên khách hàng, ngày trả, mã

phòng, số lượng phòng, đơn giá), sau đó tổng hợp các phiếu và hóa đơn chưa thanh

toán, sau khi tổng hợp lập Hoá đơn thanh toán (mã hóa đơn, mã số thuế, mã khách

hàng, tên khách hàng, mã phòng, loại phòng, số lượng phòng, đơn giá, số ngày ở, tỷ

lệ CK, tổng tiền thanh toán) dựa vào Bảng giá phòng và dịch vụ và phiếu dịch vụchưa thanh toán để khách hàng thanh toán

 Sau khi đã trừ các khoản tạm ứng, lễ tân sẽ giao cho khách hàng Hoá đơn

thanh toán, khách hàng thực hiện việc thanh toán cho lễ tân bằng tiền mặt hoặc qua

thẻ tín dụng Sau khi khách hàng thanh toán, lễ tân đóng dấu xác nhận hoá đơn đã

thanh toán Hóa đơn thanh toán này đều có 3 liên, một liên cho khách hàng và 2

liên còn lại được gửi cho Phòng Kế toán

Quy trình chiết khấu cho khách hàng đến đặt phòng khách sạn:

 Đối với khách đến là khách đoàn được hưởng chiết khấu 10%, đối với khách

III Các mẫu báo cáo đầu vào, đầu ra:

1) Dữ liệu đầu vào:

- Yêu cầu đặt phòng

- Yêu cầu nhận phòng

- Yêu cầu trả phòng

- Phiếu dịch vụ chưa thanh toán

2) Dữ liệu đầu ra:

- Phiếu nhận phòng

- Phiếu nhận đặt phòng

- Hóa đơn thanh toán

Holiday Beach Danang Hotel & Spa Trang 6

- Phiếu đăng ký tạm trú.

3) Một số biểu mẫu:

 Biểu mẫu đặt phòng qua website trực tuyến:

 Biểu mẫu thông tin khách hàng:

 Biểu mẫu hóa đơn thanh toán:

IV Mô tả hệ thống ở mức vật lý:

Chú thích:

: Danh sách phòng trống : Tạm ứng

: Phiếu đặt phòng : Bảng giá phòng và dịch vụ

: Phiếu nhận phòng

KHÁCH HÀNG BP LỄ TÂN BP DỊCH VỤ BP KẾ TOÁN

CQ CHỨC NĂNG

Holiday Beach Danang Hotel & Spa Trang 8

TTYC đặt

phòng

Phiếu hẹn

Email xác nhận đặt phòng

và thông tin KH

TTYCđặtphòngmớiđượcchấpnhận

và hẹn dịp khác

Chấp nhận

Phiếu đặt phòng

TTYC đặt

phòng mới

Lậpphiếuđặtphòng

Gợi ýthayđổi

Không

TTYC đặtphòng khôngđược chấpnhận

TTYC đặtphòng đượcchấp nhận

TTYC đặtphòng

Đáp

Lập Email xác nhận

đã đặtXác nhận

TTYC đặtphòng mới

1

Kiểm tra tình trạng phòng

Giấy tạm trú

Phiếu NP

Kiểmtra lỗi

và bốtríphòngkhác

TTYC nhậnphòng khônghợp lệ

3

Đốichiếu vàkiểm trathông tin

Không hợp lệ

Hợp lệ

1

Lậpphiếunhậpphòng

TTYC nhậnphòng

TTYC nhậnphòng hợp lệ

Giấy tạmtrú

Holiday Beach Danang Hotel & Spa Trang 10

Phiếu dịch

vụ chưathanh toán

Hóa đơn đã thanh toán

Đóng dấu

“Đã thanhtoán”

Lập hóađơn thanhtoán

Phiếu trảphòng

Lập phiếutrả phòng

TTYC trảphòng

TTYC trảphòng

Xácđịnhcáckhoảnchưathanhtoán

Phiếu dịch

vụ chưa thanh toán

Phiếu dịch

vụ chưathanh toán

Xác định các khoản chưa thanh

Xác định các khoản chưa thanh

Xác định các khoản chưa thanh

Xác định các khoản chưa thanh

Nhận

phòng

Hóa đơn

đã thanhtoán

V Mô tả hệ thống ở mức luận lý:

1) Sơ đồ chức năng:

HỆ THỐNG ĐẶT VÀ TRẢ PHÒNG TẠI KHÁCH SẠN HOLIDAY BEACH

Kiểm tra thông tin khách hàng

Tiến hành thủ tục nhập phòng

Kiểm tra dịch

vụ đã sử dụng

Lập hóa đơn

Xác định thanh toán

Holiday Beach Danang Hotel & Spa Trang 12

Hóa đơn thanh toánHóa đơn thanh toán

Yêu cầu đặt phòngYêu cầu nhận phòng

Giấy ĐK tạm trú Yêu cầu trả phòng

DS phòng trốngD1

Nhận yêu cầu đặt phòng

1.0

Yêu cầu đặt phòng

BP KẾ TOÁND2 Phiếu đặt phòng

D3 Phiếu nhận phòngPhiếu nhận phòng

Giấytạm trú

2.0

Yêu cầu nhận phòng

CƠ QUANCHỨC NĂNG

Giao phòng cho khách

KHÁCH HÀNG

D5Các khoản KH đã ứngD4 Bảng giá phòng và DV

Trả phòng và thanh toán Hóa đơn đã thanh toán

Yêu cầu trả phòng

Phiếu dv chưa thanh toán

BP DỊCH VỤ

Yêu cầu trả phòng

DS phòng trống

Danh sách phòng đặt

1.3 111111

D1

D2

Holiday Beach Danang Hotel & Spa Trang 14

TTYC đặt phòng

Điền thông tin KH và lập phiếu

1.1

Duyệt yêu cầu KH

TTYC đặt phòng được chấp nhận

Phiếu đặt phòng

1.2

1.3

Kiểm tra hệ thống phòng trống

CƠ QUAN CHỨC NĂNG

2.3

KHÁCH HÀNG

Kiểm tra Thông tin KH 2.1

Nhận yêu cầu trả phòng TTYC trả phòng

Holiday Beach Danang Hotel & Spa Trang 16

Nhận yêu cầu trả phòng

3.1

Xác định thanh toán

Lập hóa đơn thanh toán

3.3

3.2

Kiểm tra

DV đã sử dụng

3.4

Ghi nhận thông tin đặt phòng

vào cơ sở dữ liệu

Còn phòng trống theo yêu cầu?

Khách hàng chấp nhận thay đổi hay không?

VI Mô tả hệ thống bằng các công cụ:

1) Mô tả quá trình nhận yêu cầu đặt phòng:

2) Mô tả quá trình nhận phòng:

Holiday Beach Danang Hotel & Spa Trang 18

BẮT ĐẦU

Tiếp nhận yêu cầu nhận phòng

Đối chiếu và kiểm tra thông tin

khách hàng

Thông tin đặt phòng hợp lệ ?

3) Mô tả quá trình trả phòng và thanh toán:

Bắt đầu

Nhận yêu cầu trả phòng

Kiểm tra phòng và xác định các khoản chưa thanh toán

Lập hóa đơn thanh toán

Yêu cầu khách hàng thanh toán và giao hóa đơn cho khách hàng

Ghi sổ hóa đơn

Kết thúc

4) Bảng quyết định cho quá trình chiết khấu:

Thời gian ở >= 3 đêm < 3 đêm >= 3 đêm < 3 đêm

KHÁCH HÀNG (Mã khách hàng#, Tên khách hàng, địa chỉ, ngày sinh, quốc

tịch, quê quán, số điện thoại hoặc fax (nếu có), email (nếu có), CMND/Passport,

Ngày đến, ngày đi, số lượng khách, Mã đặt phòng, Mã phòng, số lượng phòng, loại

phòng, Phương thức thanh toán, số tiền đặt cọc)

NHÂN VIÊN (Mã nhân viên#, Họ và tên, CMND, SĐT)

PHIẾU ĐẶT PHÒNG (Mã đặt phòng#, Mã khách hàng, Tên khách hàng, địa

chỉ, ngày sinh, quốc tịch, quê quán, số điện thoại hoặc fax (nếu có), email (nếu có),

CMND/Passport, Ngày đến, ngày đi, số lượng khách, Mã phòng, số lượng phòng,

loại phòng, Phương thức thanh toán, số tiền đặt cọc, Mã nhân viên)

PHIẾU NHẬN PHÒNG (Mã phiếu#, Mã khách hàng, Tên khách hàng, Ngày

nhận, Mã phòng, số lượng phòng, đơn giá, Mã nhân viên)

PHÒNG (Mã phòng#, loại phòng, đơn giá)

HÓA ĐƠN THANH TOÁN (Mã hóa đơn#, Mã số thuế, ngày lập HĐ, Mã

khách hàng, Tên khách hàng, Mã phòng, loại phòng, số lượng phòng, đơn giá, Số

ngày ở, Tỷ lệ CK, Thành tiền)

DỊCH VỤ (Mã dịch vụ#, tên dịch vụ, đơn giá )

VIII. Mối quan hệ giữa các thực thể và sơ đồ thực thể-mối quan hệ:

1) Mối quan hệ giữa các thực thể:

Holiday Beach Danang Hotel & Spa Trang 20

Thực thể Thực thể Tên quan hệ Kiểu quan hệ

HÓA ĐƠN

THANH TOÁN DỊCH VỤ Liên quan n : n

NHÂN VIÊN HÓA ĐƠN

THANH TOÁN Lập/Được lập 1 : nKHÁCH HÀNG HÓA ĐƠN

THANH TOÁN Thanh toán 1 : n

KHÁCH HÀNG PHIẾU NHẬN

2) Sơ đồ thực thể - mối quan hệ:

PHIẾU ĐẶT PHÒNG

IX Chuẩn hóa các thực thể:

1 PHIẾU ĐẶT PHÒNG (Mã số phiếu ĐP#, Mã khách hàng, Tên khách hàng,địa chỉ, số điện thoại, email, CMND/Passport, Ngày đến, ngày đi, [Mã phòng#, loạiphòng, số lượng phòng, đơn giá]*, Phương thức thanh toán, số tiền đặt cọc)

(Các thuộc tính lặp lại được chỉ định bởi dấu *)

 Đưa về 1NF:

PHIẾU ĐẶT PHÒNG (Mã số phiếu ĐP#, Mã khách hàng, Tên khách hàng, địa chỉ,

số điện thoại, email, CMND/Passport, Ngày đến, ngày đi, Phương thức thanh toán,

số tiền đặt cọc)

CHI TIẾT PHIẾU ĐẶT PHÒNG (Mã số phiếu ĐP#, Mã phòng#, loại phòng, sốlượng phòng, đơn giá)

 Đưa về 2NF:

PHIẾU ĐẶT PHÒNG (Mã số phiếu ĐP#, Mã khách hàng, Tên khách hàng, địa chỉ,

số điện thoại, email, CMND/Passport, Ngày đến, ngày đi, Phương thức thanh toán,

(Các thuộc tính lặp lại được chỉ định bởi dấu *)

 Đưa về 1NF:

CHI TIẾT PHIẾU NHẬN PHÒNG (Mã số phiếu NP#, Mã phòng#, loại phòng, sốlượng phòng, đơn giá)

3 HÓA ĐƠN THANH TOÁN(Mã hóa đơn#, Mã số thuế, Ngày lập HĐ, Mã

khách hàng, Tên khách hàng, [Mã dịch vụ,tên dịch vụ, đơn giá]*, Số ngày ở, Tỷ lệ

CK, Tổng tiền thanh toán)

(Các thuộc tính lặp lại được chỉ định bởi dấu *)

CHI TIẾT HÓA ĐƠN (Mã hóa đơn#, Mã dịch vụ#, đơn giá)

DỊCH VỤ (Mã dịch vụ#, tên dịch vụ)

 Đưa về 3NF:

CHI TIẾT HÓA ĐƠN (Mã hóa đơn#, Mã dịch vụ#, đơn giá )

DỊCH VỤ (Mã dịch vụ#, tên dịch vụ)

HÓA ĐƠN THANH TOÁN (Mã hóa đơn#, Mã số thuế, Ngày lập HĐ, Số ngày ở,

Tỷ lệ CK, Tổng tiền thanh toán, Mã khách hàng)

Holiday Beach Danang Hotel & Spa Trang 24

KHÁCH HÀNG (Mã khách hàng#, Tên khách hàng)

n

PHIẾU NHẬN PHÒNG

CHI TIẾT PHIẾU ĐẶT PHÒNG

THIẾT KẾ BẢNG LƯU TRỮ DỮ LIỆU:

Holiday Beach Danang Hotel & Spa Trang 26

Text Text Currency

HÓA ĐƠN KIỂU DỮ

LIỆU

Mã nhân viên

Mã số thuế Ngày lập HĐ

Số ngày ở Tỉ lệ chiết khấu Tổng tiền thanh toán

Mã khách hàng

Mã nhân viên

Text Text Date/Time Number Currency Number Text Text

CHI TIẾTHÓA ĐƠN KIỂU DỮ LIỆU

Mã hóa đơn

Mã dịch vụ

Số lượng

Text Text Number