Thực trạng công tác kế toán tại công ty cổ phần tư vấn dịch vụ tài nguyên môi trường

trong đó hạch toán kế toán là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống kế toán trong điều hành, kiểm soát hoạt động kinh tế và hoạt động của doanh nghiệp.

MỞ ĐẦU

Ngày nay, để có thể hội nhập với nền kinh tế thế giới, Việt Nam phải không ngừng đổi mới và phát triển Theo xu hướng hội nhập và toàn cầu hóa, hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp ngày càng phát triển, đa dạng và phong phú đòi hỏi các doanh nghiệp cần phải ngày càng đổi mới và nâng cao chất lượng

Trong đó, công tác kế toán cũng không ngừng phát triển và hoàn thiện về nội dung cũng như hình thức tổ chức để đáp ứng nhu cầu quản lý ngày càng cao của nền kinh tế xã hội Bất kỳ một doanh nghiệp nào dù là doanh nghiệp lớn hay nhỏ cũng đều cần phải có hệ thống kế toán bởi vì kế toán cung cấp thông tin cho nhiều đối tượng như: các nhà quản lý doanh nghiệp, các nhà đầu tư, cơ quan thuế nhà nước, trong đó hạch toán kế toán là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống kế toán trong điều hành, kiểm soát hoạt động kinh tế và hoạt động của doanh nghiệp.Vì vậy, tổ chức công tác hạch toán kế toán là một công cụ hữu hiệu giúp cho doanh nghiệp có thể nhận thức một cách chính xác và toàn diện về tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh, tình hình quản lý và sử dụng lao động, vật tư, tài sản của doanh nghiệp trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh làm cơ sở để đưa ra các quyết định thích hợp nâng cao hiệu quả kinh tế trong hoạt động của doanh nghiệp

Nhận thức được tầm quan trọng này trong quá trình thực tập tại Công ty Cổ

Phần Tư vấn Dịch vụ Tài nguyên - Môi trường và Xây dựng số 6, em đã tìm hiểu và

viết chuyên đề với đề tài “Thực trạng công tác kế toán tại Công ty Cổ Phần Tư vấn Dịch vụ Tài nguyên - Môi trường và Xây dựng số 6”.

Báo cáo thực tập tốt nghiệp của em ngoài phần mở đầu, kết luận, kết cấu báo cáo gồm 3 phần:

Phần 1: Khái quát về Công ty Cổ Phần Tư vấn Dịch vụ Tài nguyên - Môi trường và Xây dựng số 6

Phần 2: Thực trạng công tác kế toán tại Công ty Cổ Phần Tư vấn Dịch vụ Tài nguyên - Môi trường và Xây dựng số 6

Phần 3: Nhận xét và kiến nghị

SV: Nguyễn Thị Hằng Lớp: K8 - KTDNCN1

PHẦN 1 KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN DỊCH VỤ TÀI

NGUYÊN - MÔI TRƯỜNG VÀ XÂY DỰNG SỐ 6

1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Cổ Phần Tư vấn Dịch vụ Tài nguyên - Môi trường và Xây dựng số 6

1.1.1 Tên và địa chỉ của Công ty

Tên Công ty:

Tên tiếng Việt: Công ty Cổ Phần Tư vấn Dịch vụ Tài nguyên - Môi trường và Xây dựng số 6

Tên tiếng Anh: 6 number construction and environment - resources service consultant joint stock company

Tên viết tắt: CERSC

Địa chỉ: Số 6B - Dãy B5, ngách 79/25 Nguyễn Chí Thanh, Láng Hạ, Đống Đa,

Thành phố Hà Nội

Điện thoại: (043) 7733117, 093 6471588; Fax (043) 7733117

Email: tnmtxd6@gmail.com

Mã số công ty: 0105557158 cấp ngày 10 tháng 10 năm 2011 của Sở Kế hoạch

Đầu tư thành phố Hà Nội cấp

Mã số thuế: 0105557158

Tài khoản ngân hàng: 22010000403736, tại Ngân hàng Đầu tư và Phát triển

Việt Nam chi nhánh Thăng Long - Hà Nội

Giấy phép hoạt động Đo đạc Bản đồ: Số 512 do Cục Đo đạc và Bản đồ Việt

Nam, Bộ Tài nguyên và Môi trường cấp ngày 28 tháng 3 năm 2013

Người đại diện trước pháp luật: Ông Vũ Quý Dơn - Kỹ sư Trắc địa, cử nhân

kinh tế - Giám đốc Công ty

1.1.2 Sơ lược về quá trình hình thành và phát triển của công ty

Công ty Cổ Phần Tư vấn Dịch vụ Tài nguyên - Môi trường và Xây dựng số 6 (CERSC) chính thức đi vào hoạt động từ ngày 10/10/2011, Công ty có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0105557158 cấp ngày 10 tháng 10 năm 2011 của Sở Kế hoạch Đầu tư thành phố Hà Nội cấp

SV: Nguyễn Thị Hằng Lớp: K8 - KTDNCN2

CERSC là sự tiếp nối ý tưởng cũng như bề dày hoạt động đo đạc bản đồ và tư vấn Kiến trúc xây dựng công trình của tập thể nhiều kiến trúc sư, kĩ sư Việt Nam.

CERSC với đội ngũ kỹ sư, kiến trúc sư và các kỹ thuật viên chuyên nghiệp được đào tạo chuyên sâu, tư vấn xây dựng và thiết kế toàn cảnh bố cục sao cho khách hàng có được một không gian sống phù hợp với các nhu cầu về mặt sinh hoạt cũng như về mặt tâm linh Giúp các tổ chức, cá nhân trong khảo sát, đo vẽ, thành lập bản đồ địa chính, hệ thống các lưới địa chính, phục vụ cho nhu cầu thiết kế các công trình, phục vụ các nhà nghiên cứu về thiên nhiên, con người và địa lý, phục vụ các công tác xây dựng, giao thông, thuỷ lợi, đã và đang là một cộng sự đắc lực cho các nhà đầu tư trong các lĩnh vực về Tài nguyên - Môi trường, xây dựng, phát triển đô thị và dịch vụ

hỗ trợ quản lý đầu tư Kinh nghiệm và trình độ của các nhân viên trong việc áp dụng những hàng loạt những kỹ năng chuyên nghiệp, khoa học kỹ thuật, những phần mềm tiên tiến được thể hiện trong tất cả các công việc đã hoàn thành, chính vì vậy CERSC đảm bảo cung cấp cho khách hàng những giải pháp kỹ thuật tổng thể có chất lượng cao

để giải quyết những vấn đề của khách hàng một cách nhanh chóng và kinh tế nhất

1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Công ty Cổ Phần Tư vấn Dịch vụ Tài nguyên - Môi trường và Xây dựng số 6

Với mỗi công ty khác nhau sẽ có những chức năng khác nhau, tuỳ thuộc vào lĩnh vực hoạt động, ngành nghề sản xuất kinh doanh của công ty đó Công ty Cổ Phần

Tư vấn Dịch vụ Tài nguyên - Môi trường và Xây dựng số 6 có các chức năng và nhiệm vụ sau:

- Hoạt động đo đạc bản đồ, thiết kế quy hoạch xây dựng, thiết kế kiến trúc công trình, thiết kế nội ngoại thất công trình, các công trình dân dụng, công nghiệp (nhà xưởng, kho, công trình kỹ thuật phụ trợ)

- Giám sát xây dựng và hoàn thiện công trình giao thông, khảo sát các công trình xây dựng

- Thiết kế khảo sát địa chất công trình, khảo sát địa chất thủy văn thuộc các công trình: Dân dụng, công nghiệp, giao thông, thuỷ lợi

- Thiết kế cấp thoát nước,công trình: Dân dụng, công nghiệp (nhà xưởng, kho, kho, công trình kỹ thuật phụ trợ), nông, lâm nghiệp (trạm, trại, kho), cấp - thoát nước độc lập, nuôi trồng thủy sản

SV: Nguyễn Thị Hằng Lớp: K8 - KTDNCN3

- Khảo sát các công trình xây dựng, khảo sát địa hình.

- Dịch vụ lập hồ sơ mời thầu, mời đấu thầu, đánh giá hồ sơ dự thầu, (không bao gồm xác định giá gói thầuvà giá hợp đồng trong xây dựng)

- Dịch vụ tư vấn quản lý dự án xây dựng công trình

- Thẩm tra thiết kế xây dựng công trình

- Lắp đặt hệ thống cấp, thoát nước, lò sưởi và điều hoà không khí

- Lắp đặt hệ thống điện

- Khảo sát địa chất công trình, khảo sát địa hình cho các công trình xây dựng

- Thi công các công trình xây dựng…

1.3 Quy trình kinh doanh và đặc điểm sản phẩm của Công ty Cổ Phần Tư vấn Dịch vụ Tài nguyên - Môi trường và Xây dựng số 6

1.3.1 Quy trình kinh doanh của công ty

Công ty với hoạt động chính là tư vấn xây dựng nên sản phẩm chính là các bản

vẽ thiết kế xây dựng hoàn chỉnh giao cho khách hàng, bản vẽ thiết kế xây dựng được thực hiện theo quy trình 3 bên như sau:

Sơ đồ 1.1: Quy trình tư vấn thiết kế bản vẽ của Công ty

(Nguồn: Phòng kế toán)

Công ty ký kết hợp đồng và thực hiện thiết kế bản vẽ theo yêu cầu của khách hàng Bản vẽ thiết kế được giao cho bên tư vấn thẩm tra và sau đó được chỉnh sửa, bổ sung cho phù hợp với sự thống nhất của bên tư vấn thẩm tra để trở thành bản vẽ hoàn thiện giao cho khách hàng

SV: Nguyễn Thị Hằng Lớp: K8 - KTDNCN4

KHÁCH HÀNG

1.3.2 Đặc điểm sản phẩm của Công ty

Do đặc điểm của ngành nghề kinh doanh đa dạng, phong phú nên sản phẩm của công ty còn rất đa dạng, ngoài các sản phẩm dịch vụ như tư vấn thiết kế công trình về xây dựng được thể hiện dưới dạng tư liệu báo cáo, bản thuyết minh các dự án, các bản

vẽ kỹ thuật công trình, Công ty còn cung cấp các sản phẩm về xây dựng như các công trình, hạng mục công trình và cung cấp các vật liệu trong ngành xây dựng

1.4 Đặc điểm lao động của Công ty

Công ty Cổ Phần Tư vấn Dịch vụ Tài nguyên - Môi trường và Xây dựng số 6 là công ty chuyên về thiết kế, tư vấn xây dựng nên số lượng và nhân viên của công ty là không tập trung ở một chỗ mà được phân tán ở các phòng ban, công trình mà công ty thi công Chính vì vậy việc bố trí và sử dụng lao động một cách hợp lý, chặt chẽ là vấn

đề được công ty rất quan tâm Công ty chỉ tổ chức tuyển dụng khi có nhu cầu cần thiết cho các vị trí làm việc mới hoặc thay thế các vị trí cũ Bộ phận tổ chức tuyển dụng phải có tờ trình xin Giám đốc công ty phê duyệt, đồng ý Khi có nhu cầu lao động trong phục vụ kinh doanh công ty tiến hành tổ chức thuê lao động ở bên ngoài

Công ty không ngừng bồi dưỡng kiến thức cho cán bộ công nhân viên nhằm nâng cao năng lực làm việc, đạt hiệu quả cao trong hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm mang lại doanh thu lớn cho công ty

Công ty Cổ Phần Tư vấn Dịch vụ Tài nguyên - Môi trường và Xây dựng số 6 được phân loại lao động theo nhiều tiêu thức khác nhau như: phân loại theo giới tính, tính chất công việc, theo trình độ lao động, và được thể hiện qua bảng sau:

SV: Nguyễn Thị Hằng Lớp: K8 - KTDNCN5

Biểu số 1.1: Cơ cấu lao động của Công ty cổ phần Tư vấn Dịch vụ Tài nguyên -

Môi trường và xây dựng số 6 qua 3 năm 2012 - 2014

So sánh 2013/2012 2014/2013 So sánh Giá trị

tăng (giảm)

% tăng (giảm)

Giá trị tăng (giảm)

% tăng (giảm )

Qua biểu 1.1 cho thấy tình hình lao động của công ty qua các năm đã tăng lên

về số lượng lao động cụ thể: Năm 2012 tổng số lao động là 21 người, năm 2013 tăng lên 24 người và năm 2014 tăng lên 27 người Về trình độ lao động cũng tăng lên theo

số lượng lao động nhất là về trình độ đại học, cụ thể năm 2012 là 10 người, năm 2013 tăng lên 12 người và năm 2014 tăng lên 16 người Điều này cho thấy trong tình hình kinh tế khó khăn nhưng công ty vẫn giữ vững được vị thế của mình không những thế còn phát triển, mở rộng quy mô nên không ngừng tuyển thêm lao động mỗi năm

SV: Nguyễn Thị Hằng Lớp: K8 - KTDNCN6

1.5 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý Công ty Cổ Phần Tư vấn Dịch vụ Tài nguyên - Môi trường và Xây dựng số 6

Sơ đồ 1.2: Tổ chức bộ máy quản lý của công ty

(Nguồn: Phòng kế toán)

Chức năng của bộ máy quản lý

Hội đồng quản trị: Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý công ty, có toàn

quyền nhân danh công ty để quyết định, thực hiện các quyền và nghĩa vụ của công ty

Ban giám đốc: gồm giám đốc và phó giám đốc:

Giám đốc: là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp và là người điều

hành cao nhất mọi hoạt hoạt động kinh doanh hàng ngày của doanh nghiệp

Phó giám đốc: là người giúp việc cho giám đốc, thay mặt Giám đốc chỉ đạo,

điều hành công việc của doanh nghiệp

Phòng quản lý kỹ thuật: có nhiệm vụ chỉ đạo việc thiết kế các bản vẽ đúng kỹ

thuật và yêu cầu của hợp đồng; điều động, phối hợp giữa các phòng ban, tổ đội, đảm nhận cung ứng

SV: Nguyễn Thị Hằng Lớp: K8 - KTDNCN7

Phòng thiết kế, quy hoạch, xây dựng

Phòng

tư vấn giám sát

XL

Phòng

đo đạc bản đồ, khảo sát địa chất công trình

Phòng xử

lý số liệu nội nghiệp, đánh giá tác động môi trường

Phòng Quản lý Kỹ thuật

thuỷ lợi

thuỷ lợi t

Phòng hành chính, kế toánBan Giám đốc

HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

Q

ẢN TRỊ

Phòng hành chính, kế toán: Giúp giám đốc thực hiện các chính sách quản lý

và sử dụng lao động và có biện pháp đào tạo, bồi dưỡng cán bộ kỹ thuật, cán bộ quản

lý, là bộ phận quan trọng của trong việc kinh doanh của Công ty Nhiệm vụ chính là ghi chép, phản ánh, kiểm tra, giám sát các nghiệp vụ phát sinh cũng như tình hình sử dụng vật tư, tài sản, tiền vốn, và kiểm tra tài chính, lập báo cáo định kỳ, phân tích chính xác tình hình tài chính, định mức lao động, kế hoạch và sử dụng vốn hiệu quả

Các phòng còn lại: trực tiếp thực hiện việc thiết kế theo nhiệm vụ cụ thể, thiết

kế các bản vẽ đúng kỹ thuật và yêu cầu của hợp đồng, phối hợp thực hiện

1.6 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty qua 3 năm 2012 - 2014

Qua bảng số liệu (Biểu số 1.2 trang 9) cho thấy tình hình kinh doanh của công

ty trong 03 năm có sự thay đổi rõ rệt Cụ thể về tình hình doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, năm 2012 là 252.041.795 đồng, năm 2013 là 348.279.197 đồng tăng 1,38% so với năm 2012, nhưng năm 2014 doanh thu lại giảm xuống còn 308.108.739 đồng tương ứng với giảm 0,88% so với năm 2013

Bên cạnh đó không những doanh thu giảm mà tình hình về lợi nhuận sau thuế của công ty cũng giảm đáng kể Cụ thể năm 2014 giảm 23.132.460đồng tương ứng với giảm 0,88% so với năm 2013, trong khi đó lợi nhuận sau thuế năm 2012 lại là 28.207.627 đồng chênh lệch khá nhiều so với năm 2014 Điều này cho thấy công ty đang gặp khó khăn trong việc giảm các chi phí , hạ giá thành nâng cao chất lượng sản phẩm để tăng lợi nhuận, hoặc công ty đang đầu tư quá nhiều khiến cho lợi nhuận sau 2 năm liên tục giảm Cụ thể ta thấy các chi phí khác đều tăng lên đáng kể thông qua biểu

số liệu

SV: Nguyễn Thị Hằng Lớp: K8 - KTDNCN8

Biểu số 1.2: Kết quả kinh doanh qua 3 năm 2012 - 2014 (ĐVT: Đồng)

Năm (2013/2012) Năm (2014/2013) Giá trị Tỷ lệ

Tỷ lệ (%)

PHẦN 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN DỊCH VỤ TÀI NGUYÊN - MÔI TRƯỜNG VÀ XÂY DỰNG SỐ 6

2.1 Khái quát về bộ máy kế toán của Công ty Cổ Phần Tư vấn Dịch vụ Tài

nguyên - Môi trường và Xây dựng số 6

2.1.1 Cơ cấu bộ máy kế toán của công ty

Hiện nay công tác kế toán trong mỗi doanh nghiệp rất quan trọng, nhờ có số liệu do kế toán cung cấp mà các doanh nghiệp có thể tổng hợp, phân tích hiệu quả nguồn vốn phục vụ cho sản xuất kịp thời Nhưng dù là bất kì trong đơn vị nào kế toán phải đảm bảo sự hợp lý, khoa học, dễ hạch toán và quản lý, thực hiện được đầy đủ chức năng, nhiệm vụ của mình Là đơn vị hạch toán độc lập, phòng Kế toán Công ty

Cổ Phần Tư vấn Dịch vụ Tài nguyên - Môi trường và Xây dựng số 6 có quyền hạn sau:

- Lập kế hoạch tài chính trong kỳ kế hoạch đồng thời có biện pháp lo nguồn vốn trong khâu mua sắm phục vụ nhu cầu kinh doanh

- Lập sổ kế hoạch theo dõi quá trình hoạt động SXKD, tổ chưc hạch toán theo nguyên tắc, theo pháp lệnh kế toán thống kê của công ty

- Theo dõi chế đệ kế toán, tìm mọi biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng, bảo toàn và phát triển vốn

- Theo dõi quản lý vống bằng tài sản cố định, vốn lưu động Lập chứng từ theo dõi diễn biến hoạt động SXKD của công ty

- Có quyền dừng mọi khoản chi sai nguyên tắc, gây tổn thất cho công ty, cho xã hội cũng như không mang lại cho hiệu quả cho công ty Khi xảy ra các tình huống trên cần báo cáo ngay cho giám đốc để xin ý kiến chỉ đạo của cấp trên nhằm giải quyết công việc một cách nhanh chóng, kịp thời, đúng đắn nhất đảm bảo không vị phạm nguyên tắc, đồng thời mang lại hiệu quả kinh tế cao cho công ty và lợi ích chung của

viên phân hành không thông qua khâu trung gian nhận lệnh.Với cách tổ chức bộ máy

kế toán này có thể giúp các nhân viên hỗ trợ nhau trong quá trình làm việc

Phòng kế toán bao gồm 4 người: 1 người kế toán trưởng và nhân viên kiêm nhiệm Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán được thể hiện qua sơ đồ:

Sơ đồ 2.1: Bộ máy kế toán của công ty

(Nguồn: Phòng kế toán)

Bộ máy kế toán của Công ty Cổ Phần Tư vấn Dịch vụ Tài nguyên - Môi trường và Xây dựng số 6 được tổ chức theo hình thức tập trung, toàn bộ công tác kê toán trong công ty được tiến hành tập trung tại Phòng kế toán Hiện nay, phòng kế toán của doanh nghiệp gồm 4 người có chức năng và nhiệm vụ như sau:

Kế toán trưởng: Có nhiệm vụ tổ chức bộ máy kế toán của công ty, đảm bảo bộ

máy gọn nhẹ và hoạt động có hiệu quả Kế toán trưởng giúp giám đốc công ty chỉ đạo

tổ chức thực hiện công tác kế toán, thông tin kinh tế và hạch toán kinh tế ở công ty theo cơ chế quản lý mới, đồng thời làm nhiệm vụ kiểm soát nền kinh tế tài chính nhà nước tại công ty Và là người chịu trách nhiệm chung trước công ty về tình hình kế toán tài chính trong doanh nghiệp và toàn bộ số liệu do phòng kế toán đưa ra

Kế toán tổng hợp: tại công ty với cơ cấu tổ chức đơn giản, kế toán tổng hợp

đồng thời kiêm luôn kế toán tài sản cố định và kế toán tiền lương, công việc cụ thể là

- Kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ tổng hợp và vào sổ cái, kiểm tra các phần hành

kế toán chi tiết, lập bảng kê, bảng phân bổ, nhật ký chứng từ, lập báo cáo định kỳ

- Kế toán tài sản cố định: Có nhiệm vụ ghi chép, phản ánh kịp thời những thông

tin về tình hình tăng, giảm, hiện có cũng như hiện trạng của tài sản cố định trong doanh nghiệp, đồng thời tính toán và phân bổ chính xác mức khấu hao tài sản cố định cho từng bộ phận

- Kế toán tiền lương: Có nhiệm vụ ghi chép, phản ánh, tổng hợp về số lao động,

thời gian lao động của các cán bộ công nhân viên, tính và theo dõi tình hình thanh toán tiền lương và các khoản trích theo lương cho nhân viên theo chế độ quy định, lập các báo cáo lao động tiền lương và thanh toán tiền lương cho nhân viên

Kế toán kinh doanh: có nhiệm vụ ghi chép tập hợp chi phí sản xuất và tính giá

thành sản phẩm

Thủ quỹ: Có nhiệm vụ kiểm tra thủ tục chứng từ, chữ ký, con dấu hợp lý, hợp

pháp Làm thủ tục thu, chi cho người nộp tiền, người lĩnh tại doanh nghiệp hoặc nơi người trả, người nhận

Bộ máy kế toán của Công ty Cổ Phần Tư vấn Dịch vụ Tài nguyên - Môi trường

và Xây dựng số 6 tuy gọn nhẹ, đơn giản nhưng phù hợp với quy mô và đặc điểm tổ chức quản lý và kinh doanh tại doanh nghiệp Tuy chỉ có 4 kế toán nhưng luôn đáp ứng được các yêu cầu công việc đề ra, xử lý thông tin kịp thời, chính xác và đầy đủ, cung cấp thông tin cần thiết cho nhà quản lý

2.1.2 Tổ chức bộ máy kế toán của công ty

Công ty Cổ Phần Tư vấn Dịch vụ Tài nguyên - Môi trường và Xây dựng số 6 áp dụng hình thức kế toán trên máy vi tính trên cơ sở hình thức Nhật ký chung

Đặc trưng cơ bản của hình thúc kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán

được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định

Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán trên máy vi tính được thực hiện theo sơ

đồ sau:

SV: Nguyễn Thị Hằng Lớp: K8 - KTDNCN12

Sơ đồ 2.2: Trình tự ghi sổ kế toán của công ty

(Nguồn: Phòng kế toán)

Hàng ngày kế toán căn cứ vào Chứng từ kế toán đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán (phần mềm

Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin sẽ được tự động nhập vào các sổ kế toán tổng hợp và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan

Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào) kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với

số liệu chi tiết thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin

- Báo cáo tài chính

- Báo cáo kế toán quản trị

Sổ kế toán

Bảng tổng hợp

chứng từ kế

toáncùng loại

đã được nhập vào trong kỳ Kế toán viên có thể kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định.

Chế độ kế toán áp dụng: Công ty Cổ phần Tư vấn Dịch vụ Tài nguyên - Môi

trường và Xây dựng số 6 áp dụng chế độ kế toán theo quyết định 48/2006/QĐ - BTC dành cho Doanh nghiệp vừa và nhỏ, có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 01 năm

2007 của Bộ Tài chính

+ Niên độ kế toán: Công ty áp dụng niên độ kế toán năm (bắt đấu từ ngày 01/01 đến 31/12)

+ Kế toán hàng tồn kho: theo phương pháp kê khai thương xuyên

+ Phương pháp tính giá NVL, CCDC xuất kho: phương pháp bình quân cả kỳ

+ Phương pháp tính giá sản phẩm: phương pháp tính giá trực tiếp

2.2 Thực trạng công tác kế toán tại công ty Cổ phần Tư vấn Dịch vụ Tài nguyên - Môi trường và Xây dựng số 6

2.2.1 Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty

2.2.1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ và tình hình công tác quản lý nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ của công ty.

Đặc điểm nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ của công ty

Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ của công ty chủ yếu là mua ngoài

Nguyên vật liệu của công ty sử dụng chủ yếu là vật dụng văn phòng phẩm, bao gồm: bút bi, bút kim, ghim, ruột chì, bút xóa, bút bảng, hồ dán, ghim cài, nịt chun, giấy A4, A3, giấy bìa, cặp, mực in, pin,

Công cụ dụng cụ bao gồm có: dụng cụ văn phòng như bàn làm việc, tủ hồ sơ, két bạc, bàn giập ghim, đồng hồ và một số đồ dùng khác như là: kìm điện, găng tay cao su, bóng điện, phích cắm điện, …

Công tác quản lý nguyện vật liệu, công cụ dụng cụ

SV: Nguyễn Thị Hằng Lớp: K8 - KTDNCN14

NVL, CCDC ở công ty được theo dõi cả về mặt hiện vật và giá trị Trong đó thủ kho chịu trách nhiệm theo dõi về mặt số lượng còn kế toán chịu trách nhiệm theo dõi

về mặt giá trị Tất cả NVL, CCDC đều được lưu trữ bảo quản tại kho của công ty.Phương pháp hạc toán NVL, CCDC là phương pháp kê khai thường xuyên

Phương pháp tính giá vật tư

Khi mua vật tư về nhập kho,kế toán hạch toán theo giá trị thực tế:

+

Chi phí phát sinh trong quá trình mua, vận chuyển (chưa bao gồm thuế GTGT)

-Các khoản chiết khấu được hưởng, thuế GTGT được khấu trừ

+

Các khoản thuế chưa được khấu trừ Phương pháp tính giá xuất kho, công ty sử dụng phương pháp nhập trước xuất trước

Công tác kiểm tra vật tư tồn kho

Định kì cuối tháng thủ kho tiến hành kiểm kê NVL, CCDC trong kho.

2.2.1.2 Thủ tục nhập xuất vật tư và công cụ dụng cụ tại công ty

Thủ tục mua và nhập kho vật tư , công cụ dụng cụ

Khi mua vật tư từ bên ngoài về sử dụng phải có HĐ GTGT do bên cung cấp lập Các chi phí phát sinh khi mua NVL được cộng vào với giá gốc của NVL

Các loại vật tư trước khi nhập kho đều phải tiến hành thủ tục kiểm nghiệm trước khi nhập kho Khi NVL được mua về hoặc nhận về, người giao hàng giao HĐ GTGT (Liên 2) của bên cung cấp hoặc các chứng từ khác cho kế toán đội thi công xem xét tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ, nếu như nội dung ghi trên hóa đơn, chứng từ hợp lệ

sẽ được chuyển xuống bộ phận kho để làm thủ tục nhập kho Trước khi nhập kho vật

tư, thủ kho phải có trách nhiệm xem xét cụ thể số vật tư thực tế nhập kho cả về số lượng và chất lượng, so sánh, đối chiếu với số ghi trên phiếu nhập kho, sau đó kí vào phiếu nhập kho, ngoài ra thủ kho còn có trách nhiệm bố trí sắp xếp vật tư, các loại nguyên liệu một cách hợp lý, đảm bảo các yêu cầu về bảo quản cũng như kiểm tra tình hình NVL của công ty

Thủ tục xuất vật tư và CCDC

SV: Nguyễn Thị Hằng Lớp: K8 - KTDNCN15

Khi có nhu cầu về vật tư, thủ kho căn cứ vào yêu cầu về chủng loại, số lượng, quy cách của NVL xin xuất dùng để tiến hành xuất kho vật tư và lập phiếu xuất kho.

Sơ đồ 2.3: Quy trình nhập xuất vật tư, công cụ dụng cụ của công ty

(Nguồn: Phòng kế toán)

2.2.1.3 Chứng từ, sổ sách kế toán và tài khoản kế toán sử dụng

Chứng từ kế toán

Công ty sử dụng mẫu chứng từ kế toán ban hành theo QĐ 48/2006/QĐ - BTC.

- Phiếu nhập kho - Mẫu 01 - VT

- Phiếu xuất kho - Mẫu 02 - VT

- Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ dụng cụ - Mẫu 03 - VT

- Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ - Mẫu 04 - VT

- Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ dụng cụ - Mẫu 05 - VT

- Bảng kê mua hàng - Mẫu 06 - VT

- Bảng phân bổ công cụ dụng cụ, nguyên liệu vật liệu - Mẫu 07 - VT

Ngoài ra, để làm căn cứ nhập kho, xuất kho công ty còn sử dụng chứng từ:

- Hóa đơn GTGT (Liên 2) - Mẫu số 01GTKT - 3LL

- Phiếu xin lĩnh vật tư

Sổ sách kế toán sử dụng

- Sổ chi tiết NVL, CCDC - Mẫu số S10 - DN

- Bảng tổng hợp chi tiết NVL, CCDC - Mẫu số S11 - DN

16

- Thẻ kho - Mẫu số S12 - DN

- Sổ cái Tài khoản 152, 153, sổ nhật ký chung

Tài khoản kế toán sử dụng: Tài khoản 152, 153.

2.2.1.4 Quy trình kế toán chi tiết nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ tại công ty

Để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu công ty sử dụng phương pháp thẻ song song để phản ánh chi tiết số lượng, giá trị, chủng loại, quy cách, phẩm chất của từng loại NVL, CCDC theo từng kho và từng người phụ trách quản lý kho

Sơ đồ 2.4: Quy trình hạch toán chi tiết NVL, CCDC của công ty

(Nguồn: Phòng kế toán)

Trình tự hạch toán chi tiết nguyên vật liệu công cụ dụng cụ theo phương pháp thẻ song song tại công ty:

- Ở kho: thủ kho dùng “ Thẻ kho” để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn NVL,

CDCD về mặt số lượng Thẻ kho được mở cho từng loại NVL, CCDC Hàng ngày, thủ kho căn cứ vào Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho ghi vào các cột tương ứng trong thẻ kho Cuối tháng, thủ kho tiến hành tổng cộng số nhập, xuất, tính ra số tồn kho về mặt

số lượng theo từng loại NVL, CCDC ở từng Thẻ kho

- Ở phòng kế toán: kế toán mở “Sổ kế toán chi tiết” để theo dõi chi tiết về mặt số

lượng và giá trị cho từng loại NVL, CCDC tương ứng với Thẻ kho mở tại kho Hàng ngày, kế toán căn cứ vào Phiếu nhập kho và Phiếu xuất kho để phản ánh vào Sổ kế

SV: Nguyễn Thị Hằng Lớp: K8 - KTDNCN

Thẻ kho

Sổ kế toán chi tiết

toán chi tiết có liên quan Cuối tháng, kế toán tiến hành cộng Sổ kế toán chi tiết NVL, CCDC và đối chiếu với Thẻ kho.

Để thực hiện đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và chi tiết, vào thời điểm cuối kỳ,

kế toán phải căn cứ vào các Sổ kế toán chi tiết để lập Bảng tổng hợp chi tiết NVL, CCDC về mặt giá trị của từng loại

2.2.1.5 Phương pháp hạch toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Ví dụ: Ngày 25/12/2014, mua 15 Ram giấy in A4 đơn giá là 65.000 đồng/Ram theo

hóa đơn bán hàng thông thường số 0053752

Tổng giá thanh toán = 15 * 65.000 = 975.000 đồng

Trị giá nhập kho = 15 * 65.000 = 975.000 đồng

Căn cứ vào hóa đơn phát sinh kế toán định khoản như sau:

Nợ TK 152 : 975.000 đồng

Có TK 111 : 975.000 đồng

Quy trình hạch toán nhập kho trên phần mềm

Từ số liệu trên kế toán phản ánh phần nguyên giá của nguyên vật liệu vào phiếu nhập kho, sau đó vào sổ nhật ký chung, cụ thể ta có hóa đơn đầu vào của công ty là Hóa đơn mua hàng liên 2 (Biểu 2.1 trang 20)

Từ số liệu trên hóa đơn mua hàng - mua nguyên vật liệu, kế toán tiến hành nhập

dữ liệu vào phần mềm kế toán như sau:

Đối với kế toán nguyên vật liệu:

- Vào giao diện bàn làm việc của phần mềm, chọn phân hệ mua hàng, chọn thêm mới (Ctrl +N), chọn mua hàng thanh toán ngay, chọn hình thức thanh toán tiền mặt và đã nhận hóa đơn

- Khai báo thông tin chung trên phần mềm:

+ Khai báo đối tượng, địa chỉ, người giao, diễn giải và kèm theo chứng từ

+ Khai báo ngày chứng từ: Ngày chứng từ, ngày hạch toán và số chứng từ

+ Khai báo chi tiết: Mã hàng, diễn giải, kho, TK Nợ, TK Có, đối tượng hạch toán, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, tỷ lệ chiết khấu, tiền chiết khấu, chí phí mua, ký hiệu hóa đơn, số hiệu hóa đơn, thuế suất thuế GTGT, tiền thuế…

- Sau khi khai báo thông tin chung xong, chọn cất (Ctrl + S) để lưu

SV: Nguyễn Thị Hằng Lớp: K8 - KTDNCN18

Hoặc có thể kế toán vào giao diện bàn làm việc của phần mềm, chọn kho, chọn nhập kho để tiến hành nhập kho NVL:

- Khai báo thông tin trên hóa đơn như đối với phần khai báo mua hàng, sau đó chọn cất để lưu

Như vậy dữ liệu đã được nhập vào phần mềm và từ dữ liệu đã nhập đó sẽ tự động cập nhật vào sổ chi tiết nguyên vật liệu, sổ nhật ký chung và sổ cái nguyên vật liệu

Đối với kế toán công cụ dụng cụ:

Tương tự như phần nguyên vật liệu, kế toán cũng nhập số liệu trên phân hệ kho nhưng không phải là vật tư hàng hóa mà chọn công cụ dụng cụ, sao đó khai báo thông tin giống như nguyên vật liệu sau đó nhấn nút cất để lưu

Để in phiếu phập kho, nhấn nút in để in phiếu nhập kho, (ví dụ phiếu nhập kho Biểu số 2.2, trang 22)

SV: Nguyễn Thị Hằng Lớp: K8 - KTDNCN19

Biểu số 2.1: Hoá đơn đầu vào

HOÁ ĐƠN Mẫu số 02GTTT3/001

Họ và tên người mua hàng: Nguyễn Văn Tuyển

Đơn vị: Công ty Cổ phần Tư vấn Dịch vụ Tài nguyên - Môi trường và Xây dựng số 6

Địa chỉ: Số 6B - Dãy B5, ngách 79/25 Nguyễn Chí Thanh, Láng Hạ, Đống Đa, TP Hà Nội

Số TK: 22010000403736 tại: BIDV chi nhánh Thăng Long - Hà Nội

Hình thức thanh toán: Tiền mặt MST: 0105557158

Số tiền viết bằng chữ: Chín trăm bảy lăm nghìn đồng chẵn./

Người mua hàng Người bán hàng

(Ký ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)

(Cần kiểm tra đối chiếu khi lập giao nhận hoá đơn)

(Nguồn: Phòng kế toán)

Biểu số 2.2 : Phiếu nhập kho

SV: Nguyễn Thị Hằng Lớp: K8 - KTDNCN20

PHIẾU NHẬP KHO

Ngày 25 tháng 12 năm 2014 Nợ: 152

Số: 021 Liên 1 Có: 111

- Họ tên người giao hàng: Nguyễn Văn Tuyển

- Theo hóa đơn số 0053752 ngày 25 tháng 12 năm 2014 của Hoàng Thị Hà

- Nhập tại kho( Ngăn lô): vật tư Địa điểm: Công ty

Đơnvịtính

Số lượng Đơn giá Thành tiềnTheo

chứng từ

Thựcnhập

(Ký họ tên) ((Ký họ tên) (Ký họ tên) (Ký họ tên)

(Nguồn: Phòng kế toán)

Sau khi in, kế toán lập phiếu ký tên , thủ kho, người giao hàng, kế toán trưởng

ký theo đúng trình tự

Phiếu nhập kho được lưu trữ tại kho theo đúng quy định

Quy trình hạch toán xuất kho trên phần mềm

Ví dụ: Ngày 30/12/2014 phát sinh nghiệp vụ xuất kho nguyên vật liệu như sau:

SV: Nguyễn Thị Hằng Lớp: K8 - KTDNCN

Đơn vị: Cty CP TVDV TN - MT và XD số 6

Địa chỉ: Nguyễn Chí Thanh, HN

Mẫu số 01 - VT (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ - BTC Ngày 14/9/2006 của bộ trưởng BTC)

21

Ông Nguyễn Văn Nam nộp phiếu đề nghị sử dụng 30 Ram Giấy in A4 xuất cho công trình (biểu số 2.3 trang 23).

Từ phiếu đề nghị sử dụng vật tư, kế toán tiền hành xuất 15 Ram giấy in A4, đơn giá 70.000 đồng/1Ram và 15Ram giấy in A4, đơn giá 65.000 đồng/Ram theo trình tự sau:

- Kế toán vào giao diện bàn làm việc chọn phân hệ kho, chọn xuất kho, chọn thêm mới

- Khai báo thông tin chung trên phần mềm:

+ Khai báo đối tượng, địa chỉ, người nhận, lý do xuất và kèm theo chứng từ.Xuất kho theo định mức NVL

Xuất kho cho các hóa đơn bán hàng

+ Khai báo ngày chứng từ: Ngày chứng từ, ngày hạch toán và số chứng từ

+ Khai báo chi tiết: Mã hàng, diễn giải, kho, TK Nợ, TK Có, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, mục đích xuất, số đơn hàng…Sau khi khai báo xong chọn cất để lưu Số liệu sẽ được tự động chuyển vào các sổ chi tiết, sổ nhật ký chung và sổ cái

Để in phiếu xuất kho, nhấn nút in (kết quả phiếu xuất kho được in như biểu số 2.4 trang 24)

Biểu số 2.3: Phiếu đề nghị sử dụng vật tư

Đơn vị: Cty CP TVDV TN - MT và XD số 6

Địa chỉ: Nguyễn Chí Thanh, HN

SV: Nguyễn Thị Hằng Lớp: K8 - KTDNCN22

PHIẾU ĐỀ NGHỊ SỬ DỤNG VẬT TƯ

Số: 15

Ngày 30 tháng 12 năm 2014

Người đại diện: Nguyễn Văn Nam

Bộ phận sử dụng: Quản lý kỹ thuật

Lý do xuất: Xuất cho công trình

SV: Nguyễn Thị Hằng Lớp: K8 - KTDNCN23

PHIẾU XUẤT KHO

Ngày 30 tháng 12 năm 2014 Nợ: 642

Số: 027 Liên 1 Có: 1521

Họ tên người nhận hàng: Nguyễn Văn Nam

Lý do xuất kho: Xuất cho CT

Xuất tại kho( Ngăn lô): Vật tư Địa điểm: Công ty

Tên, nhãn hiệu, quy

cách, phẩm chất vật

Theo chứng từ

Thựcxuất

Phiếu xuất kho được lưu tại kho theo đúng quy định

Sau khi có số liệu tổng hợp về nhập kho và xuất kho kế toán tiến hành vào thẻ kho cho từng loại sản phẩm, sau đó tiến hành vào sổ chi tiết nguyên vật liệu, cuối cùng vào sổ nhật ký chung và lên sổ cái tài khoản Cụ thể ta có số liệu theo các sổ như sau:

(Ký, họ tên)

Thủ kho

(Ký, họ tên)

Kế toán trưởng

(Ký, họ tên)

Đơn vị: Cty CP TVDV TN - MT và XD số 6

Địa chỉ: Nguyễn Chí Thanh, HN

Mẫu số S12 - DN (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ - BTC Ngày 14/9/2006 của bộ trưởng BTC)

Để xem sổ chi tiết, từ giao diện bàn làm việc, nhấp chuột trái vào biểu tượng báo cáo, chọn báo cáo tài chính rồi chọn sổ chi tiết các tài khoản, chọn sổ chi tiết nguyên vật liệu, sổ chi tiết nguyên vật liệu hiện ra như biểu số 2.6 trang 27.

In sổ chi tiết, kế toán nhấn nút in Sau khi in, kế toán ghi sổ, kế toán trưởng, giám đốc lần lượt ký theo đúng trình tự

SV: Nguyễn Thị Hằng Lớp: K8 - KTDNCN26

Biểu số 2.6: Sổ chi tiết nguyên vật liệu

Đơn vị: Cty CP TVDV TN - MT và XD số 6

Địa chỉ: Nguyễn Chí Thanh, HN

Mẫu số Số S10 - DN (Ban hành theo QĐ 48/2006/QĐ - BTC Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)

SỔ CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU (Trích)

Tháng 12 năm 2014 Tài khoản 152 Tại kho: Vật tư Tên, quy cách nguyên vật liệu: Giấy in A4 ĐVT: Đồng

2.2.1.6 Quy trình kế toán tổng hợp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty

a Phương pháp và tài khoản hạch toán

Phương pháp hạch toán: Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại

Công ty CP tư vấn DV TN - MT và XD số 6 theo phương pháp kê khai thường xuyên

Theo phương pháp này thì kế toán đơn vị phải tổ chức ghi chép một cách thường xuyên liên

tục các nghiệp vụ nhập kho, xuất kho và tồn kho của vật tư hàng hóa trên các tài khoản kế

toán hàng tồn kho Việc xác định trị giá vốn thực tế của vật tư, hàng hóa xuất kho được tính

căn cứ trực tiếp vào các chứng từ xuất kho và tính theo phương pháp nhập trước, xuất trước

Trị giá vốn thực tế của vật tư, hàng hóa tồn kho trên tài khoản, sổ kế toán được xác định ở

bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán

Tài khoản kế toán sử dụng: sử dụng tài khoản 152 để hạch toán nguyên vật liệu,

tài khoản 153 để hạch toán công cụ dụng cụ

Phiếu nhập khoPhiếu xuất khoHóa đơn GTGT

Sổ nhật ký chung

Sổ cái TK 152, 153

Bảng cân đối số sinh

Báo cáo tài chính

(Nguồn: Phòng kế toán)

(Nguồn: Phòng kế toán)

28

Các chứng từ sau khi nhập vào máy tính được phần mềm tự động cập nhật vào

Sổ Nhật ký chung , Sổ cái

Để xem tất cả các sổ sách liên quan đến phần nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ,

kế toán vào giao diện chính, chọn báo cáo, chọn kho, chọn sổ sách cần xem, chọn thời gian (từ tháng, đến tháng), loại kho, loại vật tư hay tất cả… (tương tự như xem sổ chi tiết Nguyên vật liệu nhưng chọn sổ Nhật ký chung, Sổ cái) Kết quả xem sổ Nhật ký chung (Biểu số 2.7 trang 31), Sổ cái (Sổ cái TK 152 Biểu số 2.8 trang 32, Sổ cái TK

153 Biểu số 2.9 trang 33)

Cách in và luân chuyển sổ Nhật ký chung, Sổ cái tương tự như sổ chi tiết Nguyên vật liệu

SV: Nguyễn Thị Hằng Lớp: K8 - KTDNCN29

Biểu số 2.7: Trích Sổ nhật ký chung

Đơn vị: Cty CP TVDV TN - MT và XD số 6

Địa chỉ: Nguyễn Chí Thanh, HN

Mẫu số S03a - DN (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ - BTC Ngày 14/92006 của bộ trưởng BTC)

STT dòng

Số hiệu Số phát sinh

√

Cộng chuyển sang trang ……… ……

- Sổ này có … trang đánh số từ trang … đến trang …

Giám đốc (Ký, họ tên)

(Nguồn: Phòng kế toán)

Biểu số 2.9: Trích Sổ cái tài khoản 153

Đơn vị: Cty CP TVDV TN - MT và XD số 6 Mẫu số S03b - DN

SV: Nguyễn Thị Hằng Lớp: K8 - KTDNCN31

Địa chỉ: Nguyễn Chí Thanh, HN (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ - BTC

ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)

(Trích) SỔ CÁI

Tên tài khoản: Công cụ dụng cụ

Số hiệu: 153Năm: 2014

Trang sổ

ở công ty không có nghiệp

vụ phát sinh liên quan tới tăng giảm CCDC

Cộng phát sinh trong T12

Số dư cuối tháng 12

0 293.604.200

Giám đốc(Ký, họ tên)

(Nguồn: phòng kế toán)

2.2.2 Kế toán tài sản cố định tại công ty Cổ phần Tư vấn Dịch vụ Tài nguyên - Môi trường và Xây dựng số 6

2.2.2.1 Đặc điểm tài sản cố định của công ty

Hệ thống tài sản cố định của công ty có đầy đủ tiêu chuẩn của tài sản cố định theo chuẩn mực 03, 04 - Thông tư 203/2009/TT - BTC ngày 20/10/2009 của Bộ trưởng Bộ tài chính

SV: Nguyễn Thị Hằng Lớp: K8 - KTDNCN32

Theo quy định mới nhất Thông tư 45/2013/TT - BTC ngày 25/4/2013 quy định nếu là tài sản cố định phải thoả mãn đồng thời cả ba tiêu chuẩn dưới đây thì được coi

Địa bàn hoạt động của công ty rất phân tán nên TSCĐ phải di chuyển theo địa điểm đặt sản phẩm công trình Vì vậy, việc quản lý TSCĐ rất phức tạp và gặp rất nhiều khó khăn, đòi hỏi phải có những biện pháp quản lý hợp lý và khoa học

Mặt khác, hoạt động thường được tiến hành ngoài trời, chịu ảnh hưởng của điều kiện thiên nhiên, ảnh hưởng rất lớn đến việc quản lý TSCĐ, TSCĐ dễ bị hư hỏng và ảnh hưởng đến tiến độ thi công

Với đặc điểm như trên đòi hỏi công ty phải có biện pháp quản lý chặt chẽ đảm bảo đáp ứng yêu cầu sử dụng của doanh nghiệp, đồng thời nâng cao được hiệu quả sử dụng TSCĐ của doanh nghiệp

2.2.2.2 Phân loại TSCĐ

TSCĐ ở Công ty rất đa dạng và phong phú, mỗi loại có những tính chất và đặc điểm khác nhau Để thuận tiện cho việc hạch toán quản lý TSCĐ và tính toán mức khấu hao cho từng nhóm TSCĐ, công ty đã tiến hành phân loại TSCĐ của công ty theo những tiêu thức đặc trưng kỹ thuật:

- TSCĐ hữu hình gồm:

+ Nhà cửa vật kiến trúc: Nhà văn phòng 3 tầng, …

+ Phương tiện vận tải: ô tô VOLVO, KIA FORTE, ……

+ Máy móc thiết bị: Máy toàn đạc điện tử, máy kinh vĩ điện tử………

+ Dụng cụ quản lý: Máy in Canon, điều hoà LG 12000BTU , hệ thống máy vi tính, hệ thống điện thoại

- TSCĐ vô hình gồm: + Quyền sử dụng đất

SV: Nguyễn Thị Hằng Lớp: K8 - KTDNCN33

-TSCĐ thuê tài chính

Chứng từ, sổ sách sử dụng

- Chứng từ sử dụng:

+ Biên bản giao nhận TSCĐ

+ Giấy báo tăng, giảm TSCĐ

+ Biên bản kiểm kê TSCĐ

+ Biên bản nghiệm thu

+ Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành

Biên bản giao nhận

Thẻ TSCĐ

Sổ TSCĐ

34

Khi có TSCĐ tăng thêm, Công ty thành lập Hội đồng giao nhận TSCĐ Hội đồng này gồm có:

- Đại diện bên giao: đơn vị đấu thầu, đơn vị cung cấp tài sản

- Đại diện bên nhận: Đại diện công ty

- Uỷ viên để nghiệm thu, kiểm nhận TSCĐ: đại diện phòng kỹ thuật

- Thành viên khác

Nhiệm vụ của hội đồng này là nghiệm thu và lập “biên bản giao nhận tài sản cố định” theo mẫu 01 trong chế độ ghi chép ban đầu Biên bản này được lập riêng cho từng TSCĐ và được lập thành 2 liên Bên giao và bên nhận mỗi bên giữ một bản.Biên bản giao nhận TSCĐ được chuyển cho phòng kế toán vào Hồ sơ TSCĐ Hồ sơ đó bao gồm:

- Biên bản giao nhận TSCĐ;

- Các bản sao tài liệu kỹ thuật, thiết kế kỹ thuật, hướng dẫn sử dụng;

- Quyết định của cấp có thẩm quyền cho phép đầu tư xây dựng;

- Hoá đơn GTGT;

- Hoá đơn, giấy vận chuyển, bốc dỡ tài sản;

- Chứng từ có liên quan đến việc mua sắm, sửa chữa tài sản cố định;

- Các chứng từ khác có liên quan;

b Thủ tục thanh lý tài sản cố định

Công ty thành lập một hội đồng thanh lý TSCĐ Hội đồng thanh lý TSCĐ có nhiệm vụ tổ chức thực hiện việc thanh lý TSCĐ theo đúng trình tự, thủ tục quy định trong chế độ quản lý tài chính và lập “Biên bản thanh lý TSCĐ” theo mẫu quy định Biên bản được lập thành 2 bản, 1 bản chuyển cho phòng kế toán để theo dõi ghi sổ, 1 bản giao cho đơn vị quản lý, sử dụng TSCĐ

2.2.2.4 Kế toán khấu hao tài sản cố định

Khấu hao TSCĐ là phần dịch chuyển giá trị hao mòn của TSCĐ trong quá trình

sử dụng vào giá trị sản phẩm sản xuất ra theo các phương pháp tính khấu hao thích hợp

Về phương diện kinh tế, khấu hao cho phép doanh nghiệp phản ánh được giá trị thực của tài sản, đồng thời làm giảm lợi nhuận ròng của doanh nghiệp Về phương diện tài chính, khấu hao là một phương tiện tài trợ giúp cho doanh nghiệp thu được bộ

SV: Nguyễn Thị Hằng Lớp: K8 - KTDNCN35

phận giá trị đã mất của TSCĐ Về phương diện kế toán, khấu hao là việc ghi nhận sự giảm giá của TSCĐ.

Hiện nay, Công ty đang áp dụng hình thức khấu hao tuyến tính (khấu hao theo đường thẳng)

Công thức:

Thời gian sử dụng dự kiến của TSCĐ

Mức khấu hao hàng

Mức khấu hao cơ bản bình quân năm

12 tháng

Chứng từ sử dụng: Để hạch toán khấu hao TSCĐ, kế toán sử dụng bảng phân bổ

khấu hao TSCĐ và một số chứng từ gốc có liên quan đến tình hình tăng giảm TSCĐ

2.2.2.6 Quy trình hạch toán kế toán TSCĐ

a Kế toán chi tiết

- Tại bộ phận sử dụng

SV: Nguyễn Thị Hằng Lớp: K8 - KTDNCN36

Tại mỗi bộ phận sử dụng, để theo dõi tình hình tăng, giảm TSCĐ nhằm quản lý tài sản đã cấp cho các bộ phận, làm căn cứ để đối chiếu khi kiểm kê tài sản, kế toán

mở “Sổ theo dõi TSCĐ và công cụ dụng cụ tại nơi sử dụng”

- Tại phòng kế toán

Kế toán chi tiết TSCĐ theo sơ đồ sau:

Sơ đồ 2.7: Kế toán chi tiết TSCĐ của công ty

(Nguồn: Phòng kế toán)

Mỗi khi có TSCĐ tăng thêm, công ty phải thành lập Hội đồng giao nhận, trong

đó gồm có đại diện bên giao, đại diện bên nhận và một số uỷ viên để nghiệm thu, kiểm nhận TSCĐ Hội đồng này có nhiệm vụ nghiệm thu và cùng với đại diện bên giao lập

“Biên bản giao nhận TSCĐ” Phòng kế toán phải sao cho mỗi đối tượng TSCĐ một bản để lưu vào hồsơ riêng Hồ sơ đó bao gồm biên bản giao nhận TSCĐ, các bản sao tài liệu kỹ thuật, các hoá đơn, giấy vận chuyển, bốc dỡ Phòng kế toán giữ lại làm căn

cứ ghi sổ

Phòng kế toán mở “Thẻ TSCĐ” để theo dõi chi tiết TSCĐ của đơn vị

Để đăng ký, theo dõi và quản lý toàn bộ TSCĐ của Công ty từ khi mua sắm, đưa vào sử dụng đến khi ghi giảm và theo dõi số khấu hao TSCĐ đã trích, kế toán mở

“Sổ TSCĐ”

TSCĐ của công ty được theo dõi theo nguyên giá và theo giá trị còn lại

+ Nguyên giá của TSCĐ:

Các khoản giảm trừ

+ Giá trị còn lại:

SV: Nguyễn Thị Hằng Lớp: K8 - KTDNCN

Thẻ TSCĐ

SổTSCĐ

Biên bản giao nhận TSCĐ

Biên bản đánh giá lại TSCĐ

Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ

Biên bản thanh lý TSCĐ

=++ -

-37

Giá trị còn lại của TSCĐ = Nguyên giá TSCĐ - Giá trị hao mòn lũy kế

Nguyên tắc đánh giá TSCĐ: Theo nguyên giá gốc và giá trị còn lại

Nguyên

giá TSCĐ =

Giá mua trên hoá

Chi phí liên quan khác -

Các khoản giảm trừ +

Thuế NK, thuế TTĐBGiá trị còn

lại = Nguyên giá - Giá trị đã hao mòn của TSCĐ

Quy trình luân chuyển

Hàng tháng căn cứ vào các biên bản giao nhận TSCĐ, hoá đơn GTGT, biên bản thanh lý, hợp đồng mua bán TSCĐ đã được kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ ghi thẻ TSCĐ và sổ nhật ký chung và sổ cái TK 211

Trình tự ghi sổ được thể hiện qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 2.8: Quy trình ghi sổ TSCĐ của công ty

(Nguồn: Phòng kế toán)

Ví dụ: Ngày 15/12/2014 công ty có hóa đơn GTGT đầu vào về việc mua TSCĐ là

máy kinh vĩ điện tử của công ty cổ phần thiết bị trắc địa Nam Sài Gòn trị giá 38.500.000 đồng bao gồm cả thuế GTGT 10% Căn cứ vào hóa đơn GTGT kế toán có định khoản như sau:

Nợ TK 211: 35.000.000 đồng

Nợ TK 133: 3.500.000 đồng

Có TK 331: 38.500.000 đồng

Quy trình hạch toán TSCĐ trên phần mềm

Căn cứ vào hóa đơn GTGT đầu vào về việc mua TSCĐ ngày 15/12/2014 (Biểu

số 2.10 trang 41), kế toán khai báo mua tài sản cố định vào phần mềm kế toán tiến hành như sau:

- Từ giao diện chính bàn làm việc, chọn tài sản cố định, chọn khai báo tài sản

cố định, chọn thêm mới tài sản cố định, hiện ra giao diện khai báo thêm mới TSCĐ

+ Thông tin chung: Mã TS, tên TS, loại, số lượng, phòng ban sử dụng, số hiệu, năm sản xuất, nước sản xuất, thời gian bảo hành, điều kiện bảo hành

+ Thông tin khấu hao: Ngày mua, ngày ghi tăng, ngày sử dụng, ngày bắt đầu tính khấu hao, nguyên giá, giá trị hao mòn, giá trị còn lại, ngày khấu hao, giá trị tính khấu hao, phương pháp khấu hao, thời gian sử dụng, tỷ lệ khấu hao, số tháng khấu hao, số khấu hao 1 tháng…

+ Mô tả chi tiết: Nhà cung cấp, biên bản bàn giao số, tình trạng, ngày…

+ Phụ kiện kèm theo:…

Sau khi khai báo tài sản xong , chọn cất để lưu

SV: Nguyễn Thị Hằng Lớp: K8 - KTDNCN39

Biểu số 2.10 : Hóa đơn GTGT

HOÁ ĐƠN Mẫu số 01 GTKT3/001

GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu: SG/14P

Liên 2: (Giao cho khách hàng) Số: 000104

Ngày 15 tháng 12 năm 2014

Đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần thiết bị trắc địa Nam Sài Gòn

Địa chỉ: 71 Trường Sơn, phường 2, Quận Tân Bình, TP Hồ Chí Minh

Mã số thuế: 031114333903

Điện thoại : ………

SV: Nguyễn Thị Hằng Lớp: K8 - KTDNCN40