Hoàn Thiện Kế Toán Nguyên Vật Liệu, Công Cụ Dụng Cụ Ở Xí Nghiệp 359 – Công Ty Xây Dựng 319 - Bộ Quốc Phòng

Nhận thức được vai trò quan trọng của kế toán nguyên vật liệu – công cụ dụng cụ nên trong thời gian thực tập tại Xí nghiệp 359 – Công ty 319 –BQP, qua tìm hiểu thực tế công tác của xí ng

LỜI MỞ ĐẦU

Trong những năm qua xu thế quốc tế hóa nền kinh tế thế giới là một xuthế khách quan đang diễn ra mang tính chất toàn cầu mà không một quốc gianào, một doanh nghiệp nào lại không tính đến chiến lược phát triển của mình

Xu thế này vừa tạo điều kiện cho các quốc gia các doanh nghiệp có cơ hộiphát triển mạnh mẽ đồng thời nó cũng đem lại những thách thức to lớn về sựcạnh tranh, khả năng thu hút thị trường Vì vậy để tồn tại và phát triển đòi hỏicác doanh nghiệp phải đổi mới cách thức làm việc, phải quan tâm đến tất cảcác khâu trong quá trình sản xuất để đảm bảo mục tiêu tối đa hóa lợi nhuậncủa doanh nghiệp, hoàn thành nhiệm vụ với ngân sách Nhà nước, nâng caođời sống cán bộ công nhân và thực hiện tái sản xuất mở rộng

Trong các doanh nghiệp sản xuất nói chung, nguyên vật liệu - công cụdụng cụ thường chiếm một tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất, chỉ cầnmột sự biến động nhỏ về chi phí nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cũng ảnhhưởng đến giá thành sản phẩm Vì vậy, việc tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu– công cụ dụng cụ đảm bảo cung cấp đầy đủ vật tư cho quá trình sản xuấtđược diễn ra một cách liên tục góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất, hiệu quả

sử dụng vốn lưu động là một vấn đề cấp thiết và được nhiều doanh nghiệpquan tâm

Nhận thức được vai trò quan trọng của kế toán nguyên vật liệu – công

cụ dụng cụ nên trong thời gian thực tập tại Xí nghiệp 359 – Công ty 319 –BQP, qua tìm hiểu thực tế công tác của xí nghiệp em đã đi sâu tìm hiểu để

tài: “ Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ở Xí nghiệp 359 – Công ty xây dựng 319 - Bộ quốc phòng” để tìm ra những mặt mạnh, mặt

tồn tại đồng thời đề xuất một số ý kiến nhằm khắc phục, góp phần hoàn thiện

Nguyễn Thị Thu Hà Kế toán

hơn nữa công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Xí nghiệp 359– Công ty 319 - Bộ quốc phòng.

Do xí nghiệp 359 hoạt động trên cả hai lĩnh vực sản xuất gạch và xâydựng nên trong phạm vi chuyên để này em chỉ đề cập đến công tác kế toánnguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trong lĩnh vực xây dựng

Luận văn tốt nghiệp gồm những nội dung chính sau:

Phần 1: Lý luận chung về công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại các doanh nghiệp xây lắp.

Phần 2: Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng

cụ tại xí nghiệp 359 – Công ty xây dựng 319 – BQP.

Phần 3: Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại xí nghiệp 359.

Do yếu tố chủ quan về nhận thức và cách nhìn nhận của một sinh viênthực tập nên chuyên đề của em sẽ có những thiếu sót nhất định Do đó, em rấtmong nhận được sự chỉ bảo của thầy cô hướng dẫn cùng các cô các chú trongphòng kế toán của xí nghiệp để giúp luận văn tốt nghiệp của em được hoànthiện hơn nữa

Em xin chân thành cảm ơn!

PHẦN I: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU – CÔNG CỤ DỤNG CỤ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP XÂY LẮP

1.1 Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu , công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp xây lắp.

1.1.1 Khái niệm về nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ

Ngày nay có thể thấy doanh nghiệp vừa là những đơn vị kinh tế cơ sở,vừa là tế bào của nền kinh tế thị trường, vừa là nơi trực tiếp diễn ra các hoạtđộng sản xuất sản phẩm, thực hiện cung cấp các loại lao vụ dịch vụ cho nhucầu tiêu dùng xã hội Do đó, để quá trình sản xuất kinh doanh được tiến hànhthuận lợi thì các doanh nghiệp phải có đối tượng lao động Đối tượng laođộng được hiểu không những là tất cả vật liệu thiên nhiên, sự vật ở xungquanh ta và là các nguồn tác động để tạo ra những sản phẩm phục vụ lợi íchcủa con người Như vậy, trong doanh nghiệp xây lắp, vật liệu là đối tượng laođộng - một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất (tư liệu lao động, đốitượng lao động, sức lao động), là cơ sở cấu thành nên thực thể sản phẩm.Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ là một bộ phận trọng yếu của tư liệusản xuất Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ là đối tượng của lao động đã quatác động của con người Trong đó, vật liệu là những nguyên liệu đã trải quachế biến Vật liệu được chia thành vật liệu chính, vật liệu phụ và nguyên liệugọi tắt là nguyên vật liệu

Còn công cụ dụng cụ là những tư liệu lao động không đủ tiêu chuẩn quyđịnh xếp vào TSCĐ Mặc dù CCDC được xếp vào loại hàng tồn kho, đượcquản lý và hạch toán giống như NVL nhưng thực tế CCDC lại có đặc điểm

Nguyễn Thị Thu Hà Kế toán

giống với TSCĐ CCDC thường tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất – kinhdoanh, trong quá trình sử dụng, chúng giữ nguyên hình thái hiện vật ban đầu.

Về mặt giá trị, CCDC cũng bị hao mòn dần trong quá trình sử dụng, bởi vậykhi phân bổ giá trị của CCDC vào chi phí sản xuất – kinh doanh, kế toán phải

sử dụng phương pháp phân bổ thích hợp sao cho vừa đơn giản cho công tác

kế toán vừa bảo đảm được tính chính xác của thông tin kế toán ở mức có thểtin cậy được

1.1.2 Đặc điểm, yêu cầu quản lý nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp xây lắp.

Xây dựng cơ bản là ngành sản xuất vật chất mang tính chất công nghiệp,sản phẩm của ngành xây dựng là những công trình, hạng mục công trình cóquy mô lớn, kết cấu phức tạp và thường cố định ở nơi (điểm thi công ) còncác điều kiện khác đều phải di chuyển theo địa điểm xây dựng Từ đặc điểmriêng của ngành xây dựng làm cho công tác quản lý, sử dụng vật liệu, công cụdụng cụ phức tạp với điều kiện thi công thực tế Quản lý vật liệu, công cụdụng cụ là yếu tố khách quan của mọi nền sản xuất xã hội Tuy nhiên do trình

độ sản xuất kinh doanh khác nhau nên phạm vi mức độ và phương pháp quản

lý cũng khác nhau

Hiện nay nền sản xuất ngày càng mở rộng và phát triển trên cơ sở thỏamãn không ngừng nhu cầu vật chất và văn hóa của mọi tầng lớp trong xã hội.Việc sử dụng vật liệu công cụ dụng cụ một cách hợp lý, có kế hoạch ngàycàng được coi trọng Công tác quản lý nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ lànhiệm vụ của tất cả mọi người nhằm tăng hiệu quả kinh tế cao mà hao phí lạithấp nhất Công việc hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ ảnh hưởng và quyếtđịng đến việc hạch toán giá thành, cho nên để đảm bảo tính chính xác của

việc hạch toán giá thành thì trước hết cũng phải hạch toán vật liệu, công cụdụng cụ chính xác.

Để làm tốt công tác kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ trên đòi hỏi chúng

ta phải quản lý chặt chẽ ở mọi khâu từ khâu thu mua, bảo quản tới khâu dự trữ

và sử dụng Trong khâu thu mua, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ phải đượcquản lý về khối lượng, quy cách, chủng loại, giá mua và chi phí thu mua, thựchiện kế hoạch mua theo đúng tiến độ, thời gian phù hợp với kế hoạch sản xuấtkinh doanh của doanh nghiệp Bộ phận thu mua cần có quyết định đúng đắnngay từ đầu trong việc lựa chọn nguồn vật tư, địa điểm giao hàng, thời hạncung cấp, phương tiện vận chuyển và nhất là về giá mua, cước phí vậnchuyển, bốc dỡ Cần phải dự toán những biến động về cung cầu và giá cả vật

tư trên thị trường để đề ra biện pháp thích ứng Đồng thời thông qua việcthanh toán kế toán vật liệu cần đối chiếu, kiểm tra lại giá mua vật liệu, công

cụ dụng cụ, các chi phí vận chuyển và tình hình thực hiện hợp đồng của ngườibán vật tư, người vận chuyển Việc tổ chức tổ kho chứa hàng, bến bãi thựchiện đúng chế độ bảo quản đối với từng loại vật liệu, công cụ dụng cụ, tránh

hư hỏng, mất mát, hao hụt, đảm bảo an toàn cũng là một trong các yêu cầuquản lý vật liệu, công cụ dụng cụ Trong khâu dự trữ đòi hỏi doanh nghiệpphải xác định mức dự trữ tối đa, tối thiểu để đảm bảo cho quá trình thi côngxây lắp được bình thường, không bị ngừng trệ, gián đoạn do việc cung ứngvật tư không kịp thời hoặc gây ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều

Tóm lại, quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ từ khâu thu mua, bảo quản, dựtrữ, sử dụng vật liệu là một trong những nội dung quan trọng của công tácquản lý doanh nghiệp luôn được các nhà quản lý quan tâm

1.1.3 Nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ở các doanh nghiệp xây lắp.

Nguyễn Thị Thu Hà Kế toán

Kế toán là công cụ phục vụ việc quản lý kinh tế vì thế để đáp ứng mộtcách khoa học, hợp lý, đầy đủ, kịp thời và chính xác các thông tin cho côngtác quản lý nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ và xuất phát từ đặc điểm của vậtliệu, công cụ dụng cụ, từ yêu cầu quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ, từ chứcnăng của kế toán vật liệu công cụ dụng cụ trong các doanh nghiệp xây dựngcần thực hiện các nhiệm vụ sau:

Tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vậnchuyển, bảo quản, tình hình nhập - xuất - tồn kho nguyên vật liệu, công cụdụng cụ Tính giá thành thực tế vật liệu đã thu mua và nhập kho, kiển tra tìnhhình thực hiện kế hoạch thu mua vật tư về mặt: số lượng, chủng loại, giá cả,thời hạn nhằm đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, đúng chủng loại cho quátrình thi công xây lắp

Áp dụng đúng đắn các phương pháp về kỹ thuật hạch toán nguyên vậtliệu – công cụ dụng cụ, hướng dẫn, kiểm tra các bộ phận, đơn vị trong doanhnghiệp thực hiện đầy đủ chế độ hạch toán ban đầu về vật liệu (lập chứng từ,luân chuyển chứng từ) mở chế độ đúng phương pháp quy định nhằm đảm bảo

sử dụng thống nhất trong công tác kế toán, tạo điều kiện thuận lợi cho côngtác lãnh đạo, chỉ đạo công tác kế toán trong phạm vi ngành kinh tế và toàn bộnền kinh tế quốc dân

Kiểm tra việc chấp hành chế đọ bảo quản, dự trữ và sử dụng vật tưphát hiện ngăn ngừa và để xuất những biện pháp xử lý vật tư thừa, thiếu, ứđọng hoặc mất phẩm chất tính toán chính xác số lượng và giá trị vật tư thực

tế đưa và sử dụng và đã tiêu hao trong quá trình sản xuất kinh doanh

Thường xuyên kiểm tra và thực hiện định mức dự trữ nguyên vật liệu,phát hiện kịp thời các vật liệu ứ đọng, kém phẩm chất, chưa cần dùng và có

Thực hiện kiểm kê vật tư theo yêu cầu quản lý, lập các báo cáo về vật

tư, tham gia công tác phân tích việc thực hiện kế hoạch thu mua, dự trữ, sửdụng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ

1.1.4 Sự cần thiết phải tăng cường công tác quản lý vật tư.

1.1.4.1 Tính khách quan của công tác quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ.

Quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ là yếu tố khách quan của mọi nền sảnxuất xã hội Tuy nhiên do trình độ sản xuất khác nhau nên phạm vi, mức độ

và phương pháp quản lý cũng khác nhau Xã hội ngày càng phát triển thì cácphương pháp quản lý cũng phát triển và hoàn thiện hơn Trong điều kiện hiệnnay không kể là xã hội chủ nghĩa hay tư bản chủ nghĩa thì nhu cầu vật chất,tinh thần ngày càng nâng cao Để đáp ứng kịp thời nhu cầu đó, bắt buộc sảnxuất ngày càng phải được mở rộng mà lợi nhuận là mục đích cuối cùng củasản xuất kinh doanh Để sản xuất kinh doanh có lợi nhuận, nhất thiết phải tìmphương pháp để giảm thiểu chi phí sản xuất trong đó chủ yếu là chi phínguyên vật liệu Nghĩa là phải sử dụng nguyên vật liệu một cách tiết kiệm,hợp lý, có kế hoạch Vì vậy, công tác quản lý vật tư là nhiệm vụ của các nhàquản lý, là yêu cầu của phương thức kinh doanh trong nền kinh tế thị trườngnhằm với sự hao phí vật tư ít nhất nhưng mang lại hiệu quả kinh tế cao nhất

1.1.4.2 Sự cần thiết phải tăng cường công tác quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ

Trong cơ chế thị trường có sự quản lý và điều tiết của Nhà nước theođịnh hướng Xã hội chủ nghĩa với sự cạnh tranh gay gắt giữa các doanhnghiệp, bên cạnh việc đẩy mạnh phát triển sản xuất thì doanh nghiệp cần tìmmọi biện pháp sử dụng nguyên vật liệu hợp lý, tiết kiệm Muốn vậy cần quản

lý tốt nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ Yêu cầu của công tác quản lý vật liệu

là phải quản lý chặt chẽ mọi khâu, từ khâu thu mua, bảo quản, dự trữ và sử

Nguyễn Thị Thu Hà Kế toán

dụng Cùng với sự phát triển của xã hội loài người, các hoạt động sản xuấtkinh doanh của doanh nghiệp ngày càng mở rộng và phát triển không ngừng

về quy mô, chất lượng trên cơ sở thỏa mãn vật chất, văn hóa của cộng đồng

xã hội Theo đó, phương pháp quản lý, cơ chế quản lý và cách thức hạch toánvật liệu cũng hoàn thiện hơn Trong điều kiện nền kinh tế thị trường hiện nay,việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm vật liệu có hiệu quả đang ngày càng được coitrọng Làm sao để cùng một khối lượng nguyên vật liệu có thể sản xuất ranhiều sản phẩm nhất, giá thành thấp mà vẫn đảm bảo chất lượng Do vậy, việcquản lý nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ phụ thuộc vào khả năng cùng sựnhạy bén của các cán bộ quản lý Việc quản lý nguyên vật liệu, công cụ dụng

cụ được xem xét trên các khía cạnh sau:

Tại khâu thu mua: Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ là tài sản ngắnhạn của doanh nghiệp, nó thường xuyên biến động cùng với sự biến động củathị trường Do vậy, các doanh nghiệp cần phải có kế hoạch cụ thể sao cho cóthể tiếp tục cung ứng đầy đủ nhằm đáp ứng kịp thời, đầy đủ cho sản xuất Chonên khi quản lý khối lượng, quy cách, chủng loại nguyên vật liệu, công cụdụng cụ phải theo đúng yêu cầu, giá mua phải phù hợp để hạ thấp giá thànhsản phẩm

Tại khâu bảo quản: việc bảo quản vật liệu tại kho bãi cần thực hiệntheo đúng chế độ quy định của từng loại vật tư, phù hợp với tính chất lý hóacủa mỗi loại, với quy mô tổ chức của doanh nghiệp nhằm tránh tình trạng thấtthoát, lãng phái vật liệu, đảm bảo an toàn là một trong những yêu cầu quản lýđối với vật tư

Tại khâu dự trữ: đòi hỏi doanh nghiệp phải xác định được định mức

dự trữ tối đa, tối thiểu để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được

đọng vốn và cũng không quá ít làm ngưng trệ, gián đoạn cho quá trình sảnxuất kinh doanh.

Tại khâu sử dụng: yêu cầu phải tiết kiệm hợp lý trên cơ sở xác địnhcác định mức tiêu hao nguyên vật liệu và dự toán chi phí, quán triệt theonguyên tắc sử dụng đúng định mức quy định, đúng quy trình sản xuất, đảmbảo tiết kiệm chi phí về nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trong tổng giá thànhsản phẩm

Như vậy, quản lý nguyên vật liệu – công cụ dụng cụ là một trong nhữngnội dung quan trọng và cần thiết của công tác quản lý nói chung và quản lýsản xuất, quản lý giá thành nói riêng Muốn quản lý vật tư được chặt chẽ,doanh nghiệp cần cải tiến và tăng cường công tác quản lý cho phù hợp vớithực tế

1.2 Phân loại và tính giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ.

1.2.1 Phân loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ

Trong các doanh nghiệp, đặc biệt là trong ngành xây dựng cơ bản,nguyên vật liệu – công cụ dụng cụ bao gồm rất nhiều loại khác nhau, với nộidung kinh tế và tính năng lý hóa khác nhau Để có thể quản lý chặt chẽ và tổchức hạch toán chi tiết tới từng loại vật liệu, công cụ dụng cụ phục vụ cho kếhoạch quản trị, cần thiết phải tiến hành phân loại nguyên vật liệu – công cụdụng cụ

Trước hết đối với nguyên vật liệu, căn cứ vào nội dung kinh tế, vai tròcủa chúng trong quá trình thi công xây lắp, căn cứ vào yêu cầu quản lý củadoanh nghiệp thì nguyên vật liệu được chia thành các loại sau:

- Nguyên vật liệu chính: là đối tượng lao động chủ yếu trong doanhnghiệp xây lắp, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm

Nguyễn Thị Thu Hà Kế toán

Trong ngành xây dựng cơ bản cần phải phân biệt vật liệu xây dựng, vậtliệu kết cấu và thiết bị xây dựng Các loại vật liệu này đều là cơ sở vật chấtchủ yếu hình thành nên sản phẩm của đơn vị xây dựng, các hạng mục côngtrình xây dựng nhưng chúng có sự khác nhau Vật liệu xây dựng là sản phẩmcủa ngành công nghiệp chế biến được sử dụng trong đơn vị xây dựng để tạonên các sản phẩm như hạng mục công trình, công trình xây dựng như gạch,ngói, xi măng, sắt, thép Vật kết cấu là những bộ phận của công trình xâydựng mà đơn vị xây dựng sản xuất hoặc mua của đơn vị khác để lắp vào sảnphẩm xây dựng của đơn vị mình như thiết bị vệ sinh, thông gió, truyền hơi ấn,

hệ thống thu lôi

- Vật liệu phụ: là những loại vật liệu tham gia vào quá trình sản xuất,nhưng không cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm Vật liệu phụ chỉ tácđộng phụ trong quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm Nó có tác dụng làm tăngchất lượng vật liệu chính và sản phẩm, phục vụ cho công tác quản lý, phục vụthi công, cho nhu cầu công nghệ kỹ thuật bao gói sản phẩm trong ngành xâydựng cơ bản gồm: sơn, ve, đinh, dầu nhằm phục vụ cho quá trình sản xuất

- Nhiên liệu: về thực thể là một loại vật liệu phụ nhưng có tác dụngcung cấp nhiệt lượng cho quá trình thi công, kinh doanh tạo điều kiện cho quátrình chế tạo sản phẩm có thể diễn ra bình thường Nhiên liệu có thể tồn tại ởthể lỏng, khí, rắn như: xăng, dầu, than củi, hơi đốt dùng để phục vụ cho côngnghệ sản xuất sản phẩm, cho các phương tiện máy móc, thiết bị hoạt động

- Phụ tùng thay thế: là những loại vật tư, sản phẩm dùng để thay thế,sửa chữa máy móc thiết bị, phương tiện vận tải, công cụ dụng cụ sản xuất

- Thiết bị xây dưng cơ bản: bao gồn cả thiết bị cần lắp, không cần lắp,công cụ, khí cụ và vật kết cấu dùng để lắp đặt vào các công trình xây dựng

- Phế liệu là các loại vật liệu loại ra trong quá trình thi công xây lắp như

gỗ, sắt, thép vụn hoặc phế liệu thu hồi trong quá trình thanh lý tài sản cố dịnh.Tùy thuộc vào yêu cầu quản lý và kế toán chi tiết của từng doanh nghiệp màtrong từng loại vật liệu nêu trên lại được chia thành từng nhóm, từng thứ, mộtcách chi tiết hơn bằng cách lập sổ danh điểm vật tư hàng hóa Trong đó, mỗiloại, nhóm, thứ nguyên vật liệu được sử dụng một ký hiệu, quy cách của vậtliệu Ký hiệu đó được gọi là sổ danh điểm vật liệu và được sử dụng thốngnhất trong phạm vi doanh nghiệp

Đối với công cụ dụng cụ trong các doanh nghiệp bao gồm các loạidụng cụ xây lắp chuyên dùng cho sản xuất, dụng cụ đồ nghề, dụng cụ quản lý,bảo hộ lao động, lán trại tạm thời - để phục vụ công tác kế toán toàn bộ công

sẽ được thu hồi lại

- Đồ dùng cho thuê là những CCDC chỉ sử dụng cho hoạt động chothuê

1.2.2 Tính giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ

Tính giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ là một công tác quan trọngtrong việc hạch toán NVL Tính giá NVL là dùng tiền để biểu hiện giá trị củaNVL Việc tính giá NVL phải tuân thủ chuẩn mực kế toán số 02 – hàng tồnkho, theo chuẩn mực này NVL, CCDC luân chuyển trong các doanh nghiệpphải được tính theo giá thực tế

Nguyễn Thị Thu Hà Kế toán

Giá thực tế của NVL, CCDC là loại giá được hình thành trên cơ sở cácchứng từ hợp lệ chứng minh các khoản chi hợp pháp của doanh nghiệp để tạo

ra NVL, CCDC Gía thực tế của NVL, CCDC nhập kho được xác định theotừng nguồn nhập

1.2.2.1 Tính giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo giá thực tế

Giá thực tế vật liệu , công cụ dụng cụ nhập kho

Tùy theo nguồn nhập mà giá thực tế của vật liệu, công cụ dụng cụ đượcxác định như sau:

- Đối với vật liệu, công cụ dụng cụ mua ngoài thì giá thực tế nhập kho:Giá thực tế

nhập kho =

Giá mua ghitrên hóa đơn +

Chi phíthu mua _

Chiết khấu thươngmại, giảm giáGiá mua ghi trên hóa đơn được xác định trong hai trường hợp:

+ Nếu doanh nghiệp áp dụng tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừthuế thì giá mua là giá chưa có thuế GTGT

+ Nếu doanh nghiệp áp dụng tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếpthì giá mua là giá có thuế GTGT

Chi phí thu mua gồm chi phí vận chuyển bốc dỡ, chi phí thuê kho bãi,chi phí bảo hiểm, hao hụt định mức

Chiết khấu thương mại và giảm giá hàng mua:

+ Chiết khấu thương mại: mua hàng với số lượng lớn trong một thời giannhất định được người bán bớt giá

+ Giảm giá hàng mua: người bán bán hàng không đúng quy cách, phẩmchất hợp đồng hoặc cam kết

- Đối với vật liệu, công cụ dụng cụ do doanh nghiệp tự gia công chếbiến:

- Đối với nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ thuê ngoài gia công chếbiến:

+ Chi phí vậnchuyển bốc dỡ +

Số tiền phải trảđơn vị thuê chếbiến

- Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ do nhà nước cấp

Giá thực tế

nhập kho =

Giá thực tế NVL,CCDC ghi trên biênbản bàn giao

+

Chi phí vậnchuyển, bốc dỡ

+

Chi phí vậnchuyển bốc dỡ

DN chịu (nếu có)

- Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ được biếu tặng thì giá thực tế nhập làgiá trị vật liệu, công cụ dụng cụ được biếu tặng ( nếu công khai) hoặc giátương đương trên thị trường và các loại chi phí liên quan liên quan trực tiếpkhác đến NVL, CCDC được tặng biếu

- Nguyên vật liệu là phế liệu thu hồi trong quá trình sản xuất hoặc thanh

lý TSCĐ ( CCDC) thì tính theo giá quy ước không điều chỉnh hoặc theo giátrên thị trường

Giá thực tế vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho

Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ được thu mua và nhập kho thườngxuyên từ nhiều nguồn khác nhau, do đó giá thực tế của từng lần, đợt nhập khokhông hoàn toàn giống nhau Khi xuất kho kế toán phải tính toán xác địnhđược giá thực tế xuất kho cho từng nhu cầu, đối tượng sử dụng khác nhau.Theo phương pháp tính giá thực tế xuất kho đã dăng ký áp dụng và phải đảm

Nguyễn Thị Thu Hà Kế toán

bảo tính nhất quán trong niên độ kế toán, tức là phải ổn định phương pháptính giá NVL xuất kho ít nhất trong vòng một niên độ kế toán Để tính giá trịthực tế của vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho có thể áp dụng một trong cácphương pháp sau:

Phương pháp giá thực tế bình quân tồn kho đầu kỳ: theo phương

pháp này giá thực tế vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho được tính trên cơ sở

số liệu vật liệu, công cụ dụng cụ xuất dùng và đơn giá bình quân vật liệu công

cụ dụng cụ tồn kho đầu kỳ

Giá thực tế VL

xuất kho trong kỳ =

Số lượng vật liệuxuất kho trong kỳ x

Đơn giá bình quân vậtliệu tồn kho đầu kỳVới phương pháp này thì việc tính giá trị vật liệu xuất trong kỳ đơngiản và nhanh chóng nhưng lại không chính xác

Phương pháp giá thực tế bình quân cả kỳ dự trữ ( hay bình quân cuối kỳ): về cơ bản phương pháp này giống phương pháp trên nhưng đơn giá

vật liệu được tính bình quân cho cả số tồn kho đầu kỳ và nhập kho trong kỳ

Do đó, đến cuối kỳ mới tính ra giá thực tế bình quân và giá trị vật liệu xuấttrong kỳ

Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểmNVL nhưng số lần nhập, xuất của mỗi danh điểm nhiều

Giá thực tế VL

xuất kho trong kỳ =

Số lượng vật liệu xuấtkho trong kỳ x

Đơn giá bình quânvật liệu cuối kỳ

Với phương pháp này tình việc tính giá vật liệu xuất kho tương đốichính xác nhưng đến cuối kỳ mới tính được giá thực tế bình quân nên ảnhhưởng đến việc kế toán khác.

Phương pháp giá thực tế bình quân sau mỗi lần nhập ( giá thực tế

bình quân liên hoàn): Tính đơn giá thực tế bình quân và trên cơ sở đó tính ragiá trị xuất kho ngay sau lần nhập đó

Đơn giá bình sau mỗi

Giá thực tế VL tồn kho sau mỗi lần nhập

số lượng VL tồn kho sau mỗi lần nhập

Giá thực tế VL

xuất kho trong kỳ =

Số lượng vật liệu xuấtkho trong kỳ x

Đơn giá bình quânsau mỗi lần nhậpVới phương pháp này thì việc tính giá trị vật liệu, công cụ dụng cụ nhậpkho là chính xác nhất nhưng mà việc tính toán lại khá phức tạp Do đó,phương phgáp này thường áp dụng đối với doanh nghiệp có số lượng chủngloại vật liệu ít, số lần nhập kho trong tháng không nhiều

Phương pháp giá thực tế đích danh: phương pháp này thường đươc

áp dụng đối với các loại vật liệu, công cụ dụng cụ có giá trị cao, các loại vật

tư đặc chủng nên thích hợp với những doanh nghiệp có điều kiện bảo quảntừng lô NVL nhập kho Giá thực tế vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho đượccăn cứ vào đơn giá thực tế của vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho theo từng

lô, từng lần nhập và số lượng xuất kho theo từng lần Có nghĩa là vật tư nhậpkho với giá nào thì xuất kho theo giá đó mà không quan tâm đến thời giannhập và xuất

Phương pháp này có ưu điểm là công tác tính giá NVL được thực hiệnkịp thời và thông qua việc tính giá NVL xuất kho, kế toán có thể theo dõiđược thời hạn bảo quản của từng lô NVL

Điều kiện áp dụng:

Nguyễn Thị Thu Hà Kế toán

+ Theo dõi chi tiết về số lượng và đơn giá của từng lần nhập - xuất theotừng hóa đơn mua riêng biệt.

+ Đơn vị chỉ dùng một loại giá thực tế ghi sổ

+ Trong quá trình bảo quản ở kho thì phân biệt theo từng lô hàng nhập xuất

-Phương pháp giá thực tế nhập trước – xuất trước (FIFO): theo

phương pháp này thì phải xác định được đơn giá nhập kho thực tế của từnglần nhập Sau đó căn cứ vào số lượng xuất kho tính giá thực tế xuất kho theonguyên tắc và tính theo giá thực tế nhập trước đối với lượng xuất kho thuộclần nhập trước Số còn lại (tổng số xuất kho - số xuất thuộc lần nhập trước)được tính theo đơn giá thực tế các lần nhập sau Như vậy giá thực tế của vậtliệu, công cụ dụng cụ tồn cuối kỳ chính là giá thực tế của vật liệu nhập khothuộc các lần mua vào sau cùng

Phương pháp này có ưu điểm là cho phép kế toán có thể tính giá NVLxuất kho kịp thời nhược điểm của phương pháp này là phải tính cho từngdanh điểm NVL và phải hạch toán chi tiết NVL tồn theo từng loại giá nên tốnnhiều công sức ngoài ra phương pháp này làm cho chi phí kinh doanh củadoanh nghiệp không phản ứng kịp thời với giá cả thị trường của NVL

Phương pháp này chỉ thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểmNVL, số lần nhập kho của mỗi danh điểm không nhiều

Phương pháp giá thực tế nhập sau - xuất trước: ta cũng phải xác

định đơn giá thực tế của từng lần nhập nhưng khi xuất sẽ căn cứ vào số lượngxuất và đơn giá thực tế nhập kho lần cuối Sau đó mới lần lượt đến các lầnnhập trước để tính giá thực tê xuất kho Như vậy, giá thực tế của vật liệu,công cụ dụng cụ tồn kho cuối kỳ lại là giá thực tế vật liệu, công cụ dụng cụtình theo đơn giá của các lần nhập đầu kỳ

Điều kiện áp dụng đối với phương pháp này giống như phương phápnhập trước xuất trước.bên cạnh đó, phương pháp nhập sau - xuất trước giúpcho chi phí kinh doanh của doanh nghiệp phản ứng kịp thời với giá cả thịtrường của NVL

Phương pháp tính theo trị giá hàng tồn kho cuối kỳ được tính trên

cơ sở giá nhập thực tế lần cuối cùng:

Với các phương pháp trên, để tính được giá thực tế NVL xuất kho đòihỏi kế toán phải xác định được lượng NVL xuất kho căn cứ vào chứng từxuất Trong điều kiện các doanh nghiệp có nhiều chủng loại hàng, mẫu mãkhác nhau, giá trị thấp, thường xuyên xuất kho thì sử dụng phương pháp tínhgiá xuất theo giá mua lần cuối cùng là phù hợp

+

Giá thực tế

VL tồn khođầu kỳ

_

Giá thực tế

VL tồn khocuối kỳTrong đó:

Giá thực tế VL

tồn kho cuối kỳ =

Số lượng vật liệu tồnkho cuối kỳ x

Đơn giá nhập thưc

tế lần cuối cùngPhương pháp này có ưu điểm là tính giá trị xuất kho đơn giản, cuối kỳmới xác định, nhưng nó lại không chính xác và công việc bị dồn vào cuốitháng

1.2.2.2 Tính giá vật liệu, công cụ dụng cụ theo giá hạch toán

Nguyễn Thị Thu Hà Kế toán

Đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn, khối lượng, chủng loại vật liệu,công cụ dụng cụ nhiều, tình hình xuất diễn ra thường xuyên thì việc xác địnhgiá thực tế của vật liệu, công cụ dụng cụ hàng ngày rất khó khăn, phức tạp,tốn nhiều công sức Và ngay cả trong trường hợp có thể xác định được hàngngày đối với từng lần nhập, đợt nhập nhưng quá tốn kém nhiều chi phí khônghiệu quả cho công tác kế toán, có thể sử dụng phương pháp giá hạch toán đểhạch toán tình hình nhập, xuất hàng ngày Giá hạch toán là loại giá ổn địnhđược sử dụng thống nhất trong doanh nghiệp, trong thời gian dài để hạch toánnhập, xuất, tồn kho vật liệu trong khi chưa tính được giá thực tế của nó.Doanh nghiệp có thể sử dụng giá kế hoạch hoặc giá mua vật liệu tại một thờiđiểm nào đó hay giá vật liệu bình quân tháng trước để làm giá hạch toán Nhưvậy, hàng ngày sử dụng giá hạch toán để ghi sổ chi tiết giá vật liệu, công cụdụng cụ xuất Cuối kỳ phải điều chỉnh giá hạch toán về giá thực tế để có sốliệu ghi vào các tài khoản, sổ kế toán tổng hợp và báo cáo kế toán Việc điềuchỉnh giá hạch toán về giá thực tế tiến hành như sau:

Trước hết xây dựng hệ số giữa giá thực tế và giá hạch toán của vậtliệu, công cụ dụng cụ (hệ số giá)

Trong đó:

Giá hạch toán VL

xuất kho trong kỳ =

Số lượng vật liệu xuấtkho trong kỳ x

Đơn giáhạch toánPhương pháp hệ số giá cho phép kết hợp chặt chẽ hạch toán chi tiết vàhạch toán tổng hợp về NVL trong công tác tính giá, nên công việc tính giáđược thực hiện nhanh chóng và không phụ thuộc số lượng danh điểm vật tư,

số lần nhập, xuất của mỗi loại nhiều hay ít

Phương pháp này sử dụng trong điều kiện:

+ Doanh nghiệp dùng hai loại giá thực tế và giá hạch toán

+ Tính theo loại nhóm vật liệu

1.3 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ.

1.3.1 Chứng từ sử dụng.

Để đáp ứng nhu cầu quản lý doanh nghiệp, kế toán chi tiết NVL, CCDCphải được thực hiện theo từng kho, từng loại, từng nhóm vật tư và được tiếnhành đồng thời ở kho và phòng kế toán trên cùng một cơ sở chứng từ

Theo chế độ chứng từ kế toán quy định ban hành theo BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính thì các chứng từ kế toánnguyên vật liệu, công cụ dụng cụ doanh nghiệp sử dụng bao gồm:

QĐ15/2006/QĐ Phiếu nhập kho (01 – VT)

- Phiếu xuất kho ( 02 – VT)

- Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ dụng cụ,sản phẩm, hàng hóa( 03 – VT)

- Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ ( 04 – VT)

- Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa ( 05 – VT)

- Bảng kê mua hàng ( 06 – VT)

- Bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ( 07 – VT)

Nguyễn Thị Thu Hà Kế toán

Bên cạnh đó tùy thuộc vào đặc điểm và tình hình cụ thể của từng doanhnghiệp thuộc các lĩnh vực hoạt động, thành phần kinh tế khác nhau mà kếtoán sử dụng các chứng từ khác nhau.

Đối với các chứng từ kế toán thống nhất, bắt buộc thì phải được lập kịpthời, đầy đủ theo đúng quy định về mẫu biểu, nội dụng phương pháp lập vàphải được tổ chức luân chuyển theo trình tự thời gian do kế toán trưởng quyđịnh, phục vụ cho việc ghi chép của kế toán tổng hợp và các bộ phận liênquan Đồng thời người lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về tính hợp lý, hợppháp của chứng từ về nghiệp vụ kinh tế phát sinh

1.3.2 Sổ kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ.

Để hạch toán chi tiết vật liệu, tùy thuộc vào phương pháp kế toán ápdụng trong doanh nghiệp mà sử dụng các loại sổ thẻ chi tiết sau:

- Sổ ( thẻ) kho

- Sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ

- Sổ đối chiếu luân chuyển

- Sổ số dư

- Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ

- Bảng lũy kế nhập, xuất, tồn vật liệu, công cụ dụng cụ

Sổ (thẻ) kho được sử dụng để theo dõi số lượng nhập xuất tồn kho củatừng loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo từng kho Thẻ kho do thủ kholập và ghi các chỉ tiêu: tên, nhãn hiệu quy cách, đơn vị tính, mã số vật liệu.Sau đó thủ kho sẽ giao cho phòng kế toán để hạch toán nghiệp vụ ở kho

Ở phòng kế toán tùy theo từng phương pháp kế toán chi tiết vật liệu

mà sử dụng sổ (thẻ) kế toán chi tiết, sổ đối chiếu luân chuyển, sổ số dư đểhạch toán nhập xuất tồn kho về mặt số lượng và giá trị một cách hợp lý

Ngoài các sổ kế toán chi tiết nêu trên, các doanh nghiệp còn có thể mởthêm các bảng kê nhập, bảng kê xuất, bảng kê lũy kế tổng hợp nhập xuất tồnkho vật tư phục vụ cho công tác kiểm soát tại đơn vị mình.

1.3.3 Các phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng

- Phương pháp thẻ song song

- Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển

- Phương pháp sổ sô dư

Tùy theo điều kiện cụ thể mà đơn vị chọn một trong ba phương pháptrên để hạch toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ

1.3.3.1. Phương pháp thẻ song song.

 Nguyên tắc hạch toán:

- Ở kho: Việc ghi chép tình hình nhập xuất tồn kho hàng ngày do thủkho tiến hành trên thẻ kho và chỉ ghi theo chỉ tiêu số lượng một cách cụ thểtheo từng loại NVL, CCDC

- Ở phòng kế toán: kế toán sử dụng sổ kế toán chi tiết vật tư để ghi chéptình hình nhập, xuất, tồn kho theo cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị Về cơ

Nguyễn Thị Thu Hà Kế toán

bản sổ kế toán chi tiết vật tư có kết cấu giống như thẻ kho nhưng có thêm cộtgiá trị.

 Trình tự ghi chép

- Ở kho: Khi nhận được chứng từ nhập xuất vật liệu, công cụ dụng cụthủ kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghichép số thực nhập, thực xuất vào chứng từ và vào thẻ kho Cuối ngày thủ khotính ra số tồn kho ghi luôn vào thẻ kho Định kỳ thủ kho gửi thẻ kho về phòng

kế toán hoặc kế toán xuống tận kho nhận chứng từ (các chứng từ nhập xuấtvật tư đã được phân loại) để tiến hành đối chiếu đảm bảo việc ghi chép củathủ kho và của kế toán là khớp nhau

Thủ kho phải thường xuyên đối chiếu số tồn kho với sô vật liệu thực tếtồn kho, thường xuyên đối chiếu số dư vật liệu với định mức dự trữ vật liệu vàcung cấp tình hình này cho bộ phận quản lý vật liệu được biết để có quyếtđịnh xử lý phù hợp với tình hình cụ thể của doanh nghiệp

- Ở phòng kế toán: kế toán mở sổ (thẻ) chi tiết NVL, CCDC có kết cấugiống như thẻ kho nhưng thêm cột giá trị Khi nhận được chứng từ nhập xuất

do thủ kho gửi lên, kế toán phải kiểm tra chứng từ, ghi đơn giá và tính thànhtiền trên các chứng từ nhập xuất kho vật liệu Sau đó kế toán ghi vào sổ (thẻ)hoặc sổ chi tiết NVL, CCDC có liên quan

Cuối tháng kế toán vật tư cộng sổ (thẻ) chi tiết để tính ra tổng số nhậpxuất tồn kho của từng thứ vật liệu, rồi đối chiếu với sổ ( thẻ) kho của thủ kho.Ngoài ra để có số liệu đối chiếu với kế toán tổng hợp thì cần phải tổng hợp sốliệu kế toán chi tiết từ các sổ chi tiết vào bảng tổng hợp nhập xuất tồn theotừng nhóm, từng loại vật tư

Có thể khái quát nội dung trình tự hạch toán chi tiết vật liệu theo

Sơ đồ 1 -1: Kế toán chi tiết NVL – CCDC theo phương pháp thẻ song song

Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

Quan hệ đối chiếu

 Ưu điểm, nhược điểm và phạm vi áp dụng.

- Ưu điểm: Việc ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu, phát hiện saisót trong việc ghi chép, quản lý chặt chẽ tình hình biến động về số hiện có củatừng loại vật liệu theo số liệu và giá trị của chúng

- Nhược điểm: Việc ghi chép giữa thủ kho và phòng kế toán trùng lặp

về chỉ tiêu số lượng, khối lượng công việc ghi chép quá lớn nếu chủng loạivật tư nhiều và tình hình nhập, xuất diễn ra thường xuyên hàng ngày Hơn nữaviệc kiểm tra đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng do vậy hạn chế chứcnăng của kế toán

- Phạm vi áp dụng: áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp có ítchủng loại vật tư, khối lượng nghiệp vụ nhập xuất ít, không thường xuyên vàtrình độ chuyên môn của các bộ còn hạn chế

1.3.3.2. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển.

 Nguyên tắc hạch toán:

Nguyễn Thị Thu Hà Kế toán

Phiếunhập

chi tiết

Phiếuxuất

Bảng tổng hợpnhập-xuất-tồn

Sổ KTtổng hợp

- Ở kho: việc ghi chép ở kho của thủ kho cũng được thực hiện trên thẻkho và chỉ ghi chép về tình hình biến động về số lượng.

- Tại phòng kế toán: sử dụng sổ đối chiếu luân chuyển để ghi tổng hợp

về số lượng và giá trị của từng loại vật liệu nhập xuất tồn kho trong tháng

cả năm nhưng mỗi tháng chỉ ghi một lần vào cuối tháng Để có số liệu ghi và

sổ đối chiếu luân chuyển, kế toán phải lập bảng kê nhập - xuất trên cơ sở cácchứng từ nhập xuất do thủ kho gửi lên Sổ đối chiếu luân chuyển cũng đượctheo dõi cả về chỉ tiêu khối lượng và chỉ tiêu giá trị Cuối tháng tiến hànhkiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho và với sốliệu của sổ kế toán tổng hợp

Nội dung và trình tự hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổđối chiều luân chuyển được khái quát theo sơ đồ sau:

Sơ đồ 1 – 2: : Kế toán chi tiết NVL – CCDC theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển

Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

Quan hệ đối chiếu

 Ưu điểm, nhược điểm và phạm vi áp dụng:

- Ưu điểm: làm giảm được khối lượng ghi chép của kế toán do chỉ ghitrong một lần vào cuối tháng

- Nhược điểm: việc ghi sổ vẫn còn trùng lặp (ở phòng kế toán vẫn theodõi cả chỉ tiêu hiện vật và giá trị), công việc kế toán dồn vào cuối tháng, việckiểm tra đối chiếu giữa kho và phòng kế toán chỉ tiến hành được vào cuốitháng do trong tháng kế toán không ghi sổ, tác dụng của kế toán trong côngtác quản lý bị hạn chế

- Phạm vi áp dụng: các doanh nghiệp có khối lượng nghiệp vụ nhập,xuất không nhiều, không bố trí riêng nhân viên kế toán vật tư, do vậy không

có điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình kế toán nhập xuất hàng ngày

1.3.3.3. Phương pháp sổ số dư.

Nguyễn Thị Thu Hà Kế toán

Phiếu nhập kho

Bảng kê xuất vật tư

Sổ đối chiều luân chuyển vật tư

Phiếu xuất kho

Thẻ kho

Bảng kê nhập vật tư

Sổ kế toán tổng hợp

- Ở phòng kế toán: kế toán mở sổ số dư theo từng kho Sổ dùng cho cảnăm để ghi chép tình hình nhập xuất Từ các bảng kê nhập, bảng kê xuất.bảng kê nhập xuất vật tư được kế toán và thủ kho lập vào định kì( 3, 5, 10hoặc 15 ngày/ lần) khi kế toán xuống kho.

Cuối tháng khi nhận sổ số dư do thủ kho gửi lên kế toán căn cứ vào sốtồn cuối tháng, áp giá hạch toán tính ra giá trị tồn kho để ghi vào cột số tiềntrên sổ số dư

Việc kiểm tra đối chiếu được căn cứ vào cột số tiền tồn kho trên sổ số dư

và bảng kê tổng hợp nhập xuất tồn và đối chiều với sổ kế toám tổng hợp.Nội dung, trình tự kế toán chi tiết vật tư theo phương pháp sổ số dư đượckhái quát bằng sơ đồ:

Sơ đồ 1 -3: Kế toán chi tiết NVL – CCDC theo phương pháp sổ số dư

Quan hệ đối chiếu

 Ưu điểm, nhược điểm và phạm vi áp dụng:

- Ưu điểm: tránh được sự ghi chép trùng lặp giữa kho và phòng kế toán,giảm bớt được khối lượng công việc ghi sổ kế toán do chỉ tiêu ghi sổ theo chỉtiêu giá trị và theo nhóm, loại vật liệu Công việc kế toán tiến hành đều trongtháng, tạo điều kiện cung cấp kịp thời tài liệu kế toán phục vụ công tác lãnhđạo và quản lý ở doanh nghiệp, thực hiện kiểm tra, giám sát thường xuyêncủa kế toán đối với việc nhập, xuất vật liệu hàng ngày

- Nhược điểm: do kế toán chỉ ghi sổ theo chỉ tiêu giá trị, theo nhóm, loạivật liệu nên số liệu kế toán không thể không nhận biết được số hiện có và tìnhhình tăng giảm vật liệu mà phải xem số liệu trên thẻ kho Ngoài ra khi đốichiếu, kiểm tra số liệu ở sổ số dư và bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho nếu

Nguyễn Thị Thu Hà Kế toán

Phiếu giao nhận chứng từ xuất

Phiếu

xuất kho

Báng kê lũy kế nhập - xuất - tồn

Phiếu giao nhận chứng từ nhập

Phiếu

nhập kho

Sổ kếtoán tổnghợp

không khớp đúng thì việc kiểm tra để phát hiện sự nhầm lẫn, sai sót trong việcghi sổ sẽ gặp nhiều khó khăn, phức tạp và tốn nhiều công sức.

- Phạm vi áp dụng: thích hợp trong các doanh nghiệp có khối lượngnghiệp vụ kinh tế về nhập, xuất vật liệu diễn ra thường xuyên, nhiều chủngloại vật liệu và đã xây dựng thành hệ thống danh điểm vật tư, dùng giá hạchtoán để hạch toán hàng ngày tình hình nhập xuất tồn kho, yêu cầu trình độquản lý, trình độ cán bộ kế toán của doanh nghiệp tương đối cao

1.4 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ.

Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ là tài sản lao động, thuộc nhóm hàngtồn kho của doanh nghiệp, nó được nhập xuất kho thường xuyên liên tục Tuynhiên tùy theo đặc điểm vật liệu của từng doanh nghiệp mà các doanh nghiệp

có các phương pháp kiểm kê khác nhau Có doanh nghiệp kiểm kê theonghiệp vụ nhập xuất nhưng cũng có doanh nghiệp chỉ kiểm kê một lần vàothời điểm cuối kỳ Tương ứng với hai phương pháp kiểm kê trên, trong kếtoán tổng hợp về vật liệu nói riêng, hàng tồn kho nói chung có hai phươngpháp là kê khai thường xuyên và kiểm kê định kì

1.4.1 Kế toán tổng hợp theo phương pháp kê khai thường xuyên và tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ

Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi, phản ánhthường xuyên, liên tục và có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho vật tư,hàng hóa trên sổ kế toán

Phương pháp kiểm kê định kỳ áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệpsản xuất và các đơn vị thương nghiệp kinh doanh mặt hàng giá trị lớn

1.4.1.1. Tài khoản sử dụng.

Sự biến động của vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất sau khi phản ánhtrên chứng từ kế toán sẽ được phản ánh trực tiếp ở các tài khoản cấp 1, cấp 2

về vật liệu Đây là phương pháp kế toán phân loại vật liệu để phản ánh vớigiám đốc một cách thường xuyên, liên tục và có hệ thống tình hình hiện có và

sự biến động của vật liệu, để tiến hành hạch toán kế toán sử dụng các tàikhoản:

Tài khoản 152 – Nguyên liệu, vật liệu – Tài khoản này dùng để phản ánh

số hiện có và tình hình tăng giảm các loại nguyên vật liệu theo giá thực tế Tài khoản 152 có thể mở thành tài khoản cấp 2 để kế toán chi tiết theotừng loại nguyên vật liệu phù hợp với cách phân loại theo nội dung kinh tế vàyêu cầu kế toán giá trị của doanh nghiệp, bao gồm:

Tài khoản 1521 - Nguyên vật liệu chính

Tài khoản 1522 - Vật liệu phụ

Tài khoản 1523 - Nhiên liệu

Tài khoản 1524 - Phụ tùng thay thế

Tài khoản 1525 - Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản

Tài khoản 1528 - Vật liệu khác

Trong từng tài khoản cấp 2 lại có thể chi tiết thành các tài khoản cấp 3,cấp 4 tới từng nhóm, thứ vật liệu tùy thuộc vào yêu cầu quản lý tài sản ởdoanh nghiệp

 Tài khoản 153 – Công cụ dụng cụ - Sử dụng để phản ánh tình hìnhhiện có và sự biến động tăng giảm loại công cụ dụng cụ theo giá thực tế.Tài khoản này chi tiết thành 3 tài khoản cấp 2:

Tài khoản 1531 – Công cụ dụng cụ

Tài khoản 1532 – Bao bì luân chuyển

Tài khoản 1533 – Đồ dùng cho thuê

Nguyễn Thị Thu Hà Kế toán

 Tài khoản 151 – Hàng hóa đang đi đường - để phản ánh giá trị các loạivật tư hàng hóa mà doanh nghiệp đã mua, đã chấp nhận thanh toán với ngườibán, nhưng chưa về nhập kho doang nghiệp và tình hình hàng đang đi đường

đã về nhập kho

 Tài khoản 331 - Phải trả người bán - được sử dụng để phản ánh quan

hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với người bán, người nhận thầu về khoản vật

tư, hàng hóa, lao vụ, dịch vụ theo hợp đồng kinh tế đã ký kết

Ngoài các tài khoản trên, kế toán tổng hợp nguyên vật liệu, công cụ dụng

cụ sử dụng nhiều tài khoản khác như: TK 111, TK 112, TK 133, TK 141, TK

222, TK 411, TK 621, TK 627, TK 641, TK 642

1.4.1.2. Phương pháp hạch toán.

Nguyên vật liêu, công cụ dụng cụ trong các doanh nghiệp xây lắp tăng

do nhiều nguồn khác nhau: tăng do mua ngoài, do tự chế hoặc thuê gia côngchế biến, tăng do nhận vốn góp của các cá nhân khác Trong mọi trườnghợp, doanh nghiệp phải thực hiện đầy đủ các thủ tục nhận, nhập kho, lập cácchứng từ theo đúng quy đinh của Bộ tài chính nói chung và doanh nghiệp nóiriêng Trên cơ sở các chứng từ nhập, hóa đơn bán hàng và các chứng từ liênquan khác, kế toán phải phản ánh kịp thời và chính xác các nghiệp vụ kinh tếliên quan đến việc nhập kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ vào các tàikhoản, sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp, đồng thời phản ánh tình hìnhthanh toán cho người bán và các đối tượng khác kịp thời Đến cuối tháng, kếtoán phải tiến hành tổng hợp số liệu để kiểm tra và đối chiếu với số liệu kếtoán chi tiết cùng thẻ kho do thủ kho giữ để nâng cao hiệu quả kiểm soát củadoanh nghiệp

133NVL, CCDC mua ngoài về nhập kho

NVL, CCDC đi đường nhập kho

NVL, CCDC

đang đi đường CK

phân bổnhiều lần

định kỳ phân

bổ vào chi phí

xuất NVL, CCDC tự chế, thuê ngoài gia công

xuất NVL, CCDCnhượng bán

222xuất NVL, CCDCgóp vốn liên doanh

SCL

Như vậy, ta có thể khái quát phương pháp kế toán tổng hợp nguyên vậtliệu, công cụ dụng cụ theo phương pháp kê khai thường xuyên theo sơ đồ tàikhoản như sau

Sơ đồ 1 – 4:Sơ đồ kế toán tổng hợp NVL, CCDC theo phương pháp

kế khai thường xuyên và tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.

NVL, CCDC được biếu tặng hoặc

phế liệu thu hồi từ thanh lý TSCĐ

TK 611 không có số dư cuối kỳ và được chi tiết thành các TK cấp 2:

TK 61111: Mua nguyên liệu, vật liệu

Giá trị vật tư, hàng hóa mua vào (nhập kho) trong kỳ theo công thức sau:Trị giá NVL,

CCDC xuất

kho

=

Trị giá NVL,CCDC mua vàotrong kỳ

+

Trị giá NVL,CCDC tồncuối kỳ

-Trị giá NVL,CCDC tồncuối kỳNhư vậy, phương pháp kiểm kê định kỳ thường được áp dụng ở nhữngdoanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư, hàng hóa với quy cách mẫu mã khácNVL, CCDC thừa chờ xử lý

chiết khấu thương mại,hàng mua bị trả lại,giảm giá

Sơ đồ 1 – 5: sơ đồ kế toán tổng hợp NVL, CCDC theo phương pháp kiểm kê định kỳ và tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.

TK 411

NVL, CC DC đ ược cấp trên

cấp hoặc vốn góp liên doanh,

vốn cổ phần nhập kho TK631

151, 152, 153

Kết chuyển NVL, CCDCtồn kho cuối kỳ

TK 111, 112, 331

133

Thuế GTGTcủa giảm giá,CKTM, hàngtrả lại621,623,627,641,642

NVL, CCDC xuất dùng chochế tạo sản phẩm, cho phânxưởng, cho bộ phận bánhàng, bộ phận quản lý

NVL tự chế, thuê ngoài gia công,

phế liệu thu hồi từ SX nhập kho

221,222,223,228

nhận lại vốn góp liên doanh,

liên kết bằng NVL, CC DC

1.5 Hệ thống sổ kế toán sử dụng trong hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ.

Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh

Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau:

- Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt;

- Sổ Cái;

- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết

* Ưu, nhược điểm

- Ưu điểm: thích hợp cho kế toán máy, mẫu sổ đơn giản, dễ ghi chép,tiện lợi cho việc đối chiếu kiểm tra

- Nhược điểm: trong điều kiện lao động kế toán thủ công, khó phân cônglao động kế toán

* Điều kiện áp dụng

Áp dụng cho mọi loại hình doanh nghiệp và nhất là doanh nghiệp sửdụng máy vi tính

Sơ đồ 1 – 6: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán nguyên vật liêu, công cụ dụng cụ theo hình thức nhật ký chung

tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất

là sổ Nhật ký - Sổ Cái Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký - Sổ Cái là các chứng từ

kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại

Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái gồm có các loại sổ kế toán sau: Nhật

ký - Sổ Cái; các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết

* Ưu điểm, nhược điểm:

+ Không thích hợp với kế toán máy

+ Khó phân công lao động kế toán

* Điều kiện áp dụng:

Áp dụng với những doanh nghiệp có quy mô nhỏ và các đơn vị HCSN

sử dụng ít TK, ít lao động kế toán, thực hiện kế toán thủ công

Sơ đồ 1-7: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán nguyên vật liêu, công cụ dụng cụ theo hình th ức nhật ký sổ cái

Bảng tổng hợpChứng từ kế toán

về NVL, CCDC

1.5.3 Hình thức Nhật ký chứng từ.

* Khái niệm

Nhật ký chứng từ có những đặc trưng cơ bản sau:

- Tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên Cócủa các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo cáctài khoản đối ứng Nợ

- Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theotrình tự thời gian với việc hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế(theo tài khoản)

- Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trêncùng một sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép

- Sử dụng các mẫu sổ in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản

lý kinh tế, tài chính và lập báo cáo tài chính

Hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ gồm có các loại sổ kế toán sau:

- Nhật ký chứng từ;

- Bảng kê;

- Sổ Cái;

- Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết

* Ưu điểm, nhược điểm

- Ưu điểm:

+ Công tác kế toán được tiến hành chặt chẽ

+ Giảm việc ghi trùng lặp, đặc biệt giảm khối lượng ghi sổ cái

Nguyễn Thị Thu Hà Kế toán

báo cáo tài chính

+ Thuận tiện cho việc phân công lao động kế toán và chuyên môn hóacông tác kế toán.

- Nhược điểm:

+ Đòi hỏi phải có nhiều nhân viên kế toán có trình độ cao

+ Các nghiệp vụ kế toán nhiều, phức tạp

+ Mẫu sổ phức tạp, khối lượng sổ sách nhiều

* Điều kiện áp dụng:

Thích hợp với những đơn vị có quy mô lớn, , phát sinh nhiều nghiệp vụphức tạp, trình độ của cán bộ kế toán cao, công tác KT còn thực hiện bằngphương pháp thủ công, việc trang bị các phương tiện kỹ thuật tính toán ở mức

1.5.4 Hình thức Chứng từ ghi sổ.

* Khái niệm: Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ:Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ” Việc ghi sổ

kế toán tổng hợp bao gồm:

+ Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ

+ Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái

Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặcBảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế

Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cảnăm (theo số thứ tự trong Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ) và có chứng từ kếtoán đính kèm, phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ gồm có các loại sổ kế toán sau:Chứng từ ghi sổ; Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ; Sổ Cái; Các Sổ, Thẻ kế toánchi tiết

* Ưu điểm, nhược điểm

- Ưu điểm:

+ Mẫu sổ đơn giản, dễ ghi chép

+ Đối chiếu kiểm tra thuận lợi

+ Tiện cho phân công lao động kế toán

+ Thích hợp cho kế toán máy

Nguyễn Thị Thu Hà Kế toán

Báo cáo tài chính

+ CTGS dùng để ghi các chứng từ,nếu chứng từ phát sinh quá nhiều, cóthể lập bảng kê chứng từ cùng loại trước, lấy số cộng để ghi CTGS, rồi lấy sốliệu cộng ở CTGS ghi vào sổ cái, như vậy giảm được rất nhiều việc ghi chépvào sổ cái, vì vậy nhìn sổ cái không bị rối.

- Nhược điểm:

+ Ghi trùng lặp ảnh hưởng tới hiệu suất của công tác kế toán

+ Trình độ kế toán viên tương đối đồng đều

+ Đòi hỏi kế toán viên, kế toán trưởng phải đối chiếu khớp đúng số liệugiữa CTGS với CTGS khác do các đồng nghiệp khác, ở phần hành kế toánkhác lập trước khi ghi vào Sổ đang ký chứng từ ghi sổ và ghi vào sổ cái

+ Khi và chỉ khi đã ghi số liệu vào sổ cái mới ghi ngày tháng vào chổ: Đãghi sổ cái ngày trên CTGS, như vậy mới khỏi bị sai sót, ghi trùng.Nếu chứng từ cùng loại của một nghiệp vụ nào đó từ 10 chứng từ trở lên trongngày thì nên áp dụng hình thức CTGS để giảm việc ghi chép từng chứng từvào Sổ cái

* Đi ều kiện áp dụng

Phù hợp với các đơn vị có quy mô nhỏ,vừa hoặc lớn, có nhiều nghiệp vụphát sinh và áp dụng kế toán trên máy vi tính

Bảng 1 – 9: sơ đồ trình tự hạch toán nguyên vật liệu công cụ dụng cụ theo phương pháp chứng tư ghi sổ

Bảng tổng hợp chi

Bảng tổng hợp chứng từ

cùng loạiChứng từ kế toán vềNVL, CCDC