Tiểu luận môn thương mại điện tử mua hàng trực tuyến

Quá trình mua hàng gồm 6 bước:  Bước 1: Xác định tiêu chuẩn và yêu cầu hoạt động mua hàng  Bước 2: Lựa chọn nhà cung cấp sản phẩm  Bước 3: Tiến hành thỏa thuận hợp đồng mua hàng  Bướ

Môn học Thuơng mại Điện tử

Mua hàng trực tuyến

Chương này sẽ đề cập đến những mô hình và giải pháp mua hàng trực tuyến đồng thời mô tả quản trị catalog

3.1 Chiến lược và tác nghiệp mua hàng

Đôi khi thuật ngữ mua hàng (procurement) và mua sắm (purchasing) thường được hiểu như nhau Tuy nhiêm, cần nhận thức được sự khác biệt của 2 thuật ngữ này

Quá trình mua hàng gồm 6 bước:

 Bước 1: Xác định tiêu chuẩn và yêu cầu hoạt động mua hàng

 Bước 2: Lựa chọn nhà cung cấp sản phẩm

 Bước 3: Tiến hành thỏa thuận hợp đồng mua hàng

 Bước 4: Đặt mua hàng hóa và dịch vụ

 Bước 5: Giám sát hoạt động giao hàng

 Bước 6: Đặt mua các dịch vụ bổ sung

Những công việc vừa liệt kê ở trên có thể được phân loại thành nhiệm vụ mua hàng ở bậc chiến lược, bậc chiến thuật và bậc tác nghiệp

Các bước trong quá trình mua hàng

Như vậy, mua hàng ở bậc chiến lược bao gồm việc xác định loại hình, quy

mô và tiêu chuẩn hàng hóa, dịch vụ mà doanh nghiệp có nhu cầu cho hoạt động

Mua hàng ở bậc tác nghiệp

Mua hàng ở bậc chiến

Mua hàng ở

bậc chiến

lược

Xác định

tiêu

chuẩn Lựa chọn Ký hợp

đồng Đặt hàng Giám sát Dịch vụ

Thông

tin Thỏa thuận Triển khai và giám sát

sản xuất/kinh doanh, quyết định nên mua ngoài hay tự sản xuất, cũng như mức độ giám sát cần thiết Phân tích chi tiết nhu cầu, cách thức đặt hàng và thương lượng

về hợp đồng là bậc chiến thuật Bậc tác nghiệp chịu trach nhiệm về việc quảng cáo, chào hàng, xử lý đơn đặt hàng, giám sát và mua hàng bổ sung

Mua hàng trực tuyến (eprocurement) là tất cả quá trình liên kết giữa doanh nghiệp với các nhà cung cấp có được nhờ mạng lưới truyền thông điện tử

Vậy, eprocurement bao gồm: thành tố chiến lược, chiến thuật và tác nghiệp Các hoạt động mang tính tác nghiệp, hành chính được phối hợp cùng chức năng mua sắm trực tuyến khi có hỗ trợ của các phương tiện điện tử Mua sắm trực tuyến (epurchasing) chỉ là 1 bộ phận của eprocurement Đó là thành tố giao dịch mang tính kỹ thuật của hoạt động mua sắm

Từ góc độ của doanh nghiệp, sản phẩm ( hàng hóa và dịch vụ) cần mua của doanh nghiệp được phân loại thành vật tư trực tiếp và vậy tư gián tiếp Vật tư trực tiếp là thành phần và nguồn lực trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất Vật tư gián tiếp là hàng hóa và dịch vụ cần thiết để vận hành doanh nghiệp mà không có trong cấu tạo của sản phẩm Chúng thường được gọi là vật tư MRO ( bảo dưỡng, sửa chữa, vận hành)

Như vậy ngoài chi phí vật tư trực tiếp và chi phí lao động, chi phí vật tư gián tiếp là phần chi phí lớn nhất atrong doanh nghiệp Do đó, eprocurement là phương thức mua hàng hiệu quả thông qua mạng lưới viễn thông

3.2 Thông tin hỗ trợ mua hàng

a Ứng dụng của hệ thống EPS

Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ( Enterprise Resource Planning – ERP) được sử dụng để hỗ trợ thong tin kỹ thuật cho hoạt động mua hàng của doanh nghiệp

Hiện nay hệ thống ERP rất đa dạng, ví dụ: peoplesoft, Oneworld…Trọng tâm của hệ thống này là hỗ trợ hoạt động mua vật tư trực tiếp Đây là hệ thống tối

ưu cho nhóm hàng này ERP chỉ hỗ trợ một phần cho vật tư gián tiếp

b So sánh hoạt động mua hàng vật tư trự tiếp và vật tư gián tiếp

Môn học Thuơng mại Điện tử

Mua vật tư trực tiếp

(Material Requirements Planning)

Mua vật tư gián tiếp ( Maintenance Repair & operatión

Planning)

Có kế hoạch và thời gian xác định Không có thời gian biểu xác định

Vật tư xác định Nhiều loại vật tư tác nghiệp

Vật tư đặc thù sản xuất Vật tư thông dụng & tài sản hữu hình Yêu cầu xuất phát từ chuyên gia Tất cả nhân viên là khách hàng

Không cần phê duyệt Cần phê duyệt một phần

Chất luợng, giá cả và tính sẵn có của vật tư trực tiếp giữ vai trò quan trọng đối với doanh nghiệp Doanh nghiệp rất chú trọng đến việc lựa chọn và duy trì mối quan hệ với nhà cung cấp Để giảm chi phí dự trữ doanh nghiệp áp dụng phuơng thức mua hàng đúng thời điểm Điều kiện kiên quyết để áp dụng phương thức này

là khả năng lập kế hoạch chính xác nhu cầu vật tư cần mua, độ tin cậy cao trong giao hàng và sự linh hoạt của nhà cung cấp

Việc lập kế hoạch trước để mua vật tư gián tiếp chỉ áp dụng khá hạn chế Về nguyên tắc, tất cả nhân viên trong doanh nghiệp đều là người sử dụng vật tư gián tiếp nên quá trình mua hàng quá tốn kém Đồng thời việc mua hàng này chịu sức

ép về mặt thời gian

c Những vấn đề thường gặp trong quá trình mua vật tư gián tiếp

 Hoạt động mua sắm mất nhiều thời gian và mang tính hành chính đơn điệu, chiếm chỗ của các công việc có tính sang tạo cao hơn Việc thiếu tự động hoá, phân loại thủ công và chờ đợ phê duyệt là những yếu tố có tác động tiêu cực đến chi phí mua hàng;

 Bỏ qua quy định cần thiết: tình trạng mua hàng thiếu kế hoạch của bộ phận mua hàng , thời gian giao hàng kéo dài tạo nên lượng vật tư dự trữ lớn tại vị trí làm việc, dẫn đến chi phí tài chính sẽ cao hơn;

 Vướng mắc với catalog: sản phẩm có chu kỳ ngắn, mức giá hay thay đổi thì catalog in sẵn chưa đủ thông tin cho việc đặt hàng Mỗi lần báo giá cho từng lần mua sẽ tốn them chi phí;

 Đơn đặt hàng được xử lý thủ công nên thường xảy ra sai sót và trì hoãn giao hàng ;

 Do thiếu tính tự động cho việc mua hàng nên lãng phí tiềm năng tiết kiệm chi phí;

3.3 Các giải pháp mua hàng trực tuyến

3.3.1 Các mô hình mua hàng trực tuyến

Hiện nay có ba mô hình mua hàng trực tuyến cơ bản: mô hình do bên bán

kiểm soát; mua hình do bên mua kiểm soát; mô hình sàn giao dịch điện tử do bên thứ bat trung lập thiết kế và kiểm soát

 Mô hình do bên cung cấp hàng kiểm soát (bên bán) VD: hệ thống bán lẻ www.dell.com, www.viettelstore.vn

Mô hình bên bán kiểm soát, nhà cung cấp sẽ thiết kế catalog điện tử và cài đặt phần mền hỗ trợ hoạt động mua hàng Khách hàng phải đăng ký với nhà cung cấp, thong thạo các phần mền mua hàng và công cụ hỗ trợ khác nhau Những giải pháp mua hàng này giúp cho khách hàng có thể so sánh các sản phẩm với nhau, từ đó khách hàng xác lập cho mình những quy tắc mua hàng cho phù hợp

 Mô hình do bên khách hàng kiểm soát (bên mua) VD: www.thumua24.vn

Khách hàng sẽ vận hành và duy trì phần mền cùng với catalog sản phẩm thích hợp Catalog này sẽ là sự hợp nhất nhiều mặt hàng từ các nhà cung cấp khác nhau để tạo thành catalog đa nguồn Mô hình này ngày càng phổ biến bởi các quy định như tuân thủ các hợp đồng, tính xác thực trong đặt hàng, thủ tục phê duyệt …

dễ dàng thực hiện hoá Tuy nhiên quy trình mua hàng vẫn phụ thuộc vào các nhà cung cấp Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể thuê ngoài việc thiết kế và vận hành hoạt động mua hàng và có chuơng trình tích hợp với hệ thống eProcurement của bên cung cấp dịch vụ

 Mô hình sàn giao dịch điện tử do bên thứ 3 trung lập thiết kế và kiểm soát VD: www.muachung.com, www.enbac.com

Nhà cung

cấp

Nhà cung

cấp

Khách hàng A

Khách hàng A Khách hàng B

Khách hàng B

Khách hàng

Khách hàng

Nhà cung cấp A

Nhà cung cấp A

Nhà cung cấp B

Nhà cung cấp B

Dịch vụ bên thứ ba Khách hàng B Khách hàng A Nhà cung cấp B Nhà cung cấp A

Môn học Thuơng mại Điện tử

Theo mô hình này, nhà cung cấp và khách hàng cùng đồng thời tham gia giao dịch Bên thứ ba cung cấp dịch vụ, trưng bày và mô tả sản phẩm một cách nhất quán thong qua các giải pháp phần mền Bên trung gian sẽ đưa ra các tiêu thức đánh giá và cho phép so sánh tương đối với các sản phẩm cùng loại

Hiện nay, sàn giao dịch điện tử đuợc phân loại thành 2 nhóm tuỳ thuộc vào vào các tích hợp dọc hay ngang Sàn giao dịch tích hợp dọc thuờng có tính chuyên môn hoá cao hoặc đưa ra các giải pháp trong một ngành công nghiệp Sàn giao dịch tích hợp ngang thường không tập trung vào một lĩnh vực cụ thể

3.3.2 Mô hình bên bán làm trung tâm

Phương thức mua hàng trực tuyến do bên bán làm trung tâm đòi hỏi nhà cung cấp phải chuẩn bị đầy đủ mọi điều kiện kinh doanh, đáp ứng quá trình mua hàng, gồm cả việc thiết kế catalog sản phẩm trên nền hệ thống thông tin

Giao dịch kinh doanh

Quy định sử dụng hệ thống

Báo cáo

eProcurement, bên bán làm trung gian

 Quản lý nội dung của catalog: bên bán làm nhiệm vụ quản lý nội dung của catalog điện tử Quá trình đặt hàng và mua hàng được hỗ trợ bởi các phần mền Chức năng tìm kiếm hàng hoá và dịch vụ cho phép dễ dàng chuẩn bị giỏ hàng cũng như việc kết thúc mua hàng hoặc đặt hàng Việc lập hoá đơn có sự trợ giúp của các giải pháp thanh toán điện tử Tuỳ thuộc vào trạng thái tác nghiệp của phần mền bên bán mà các kiểu báo cáo khác nhay được cung cấp về hàng vi cùng số luợng, loại hình hàng hoá

 Sự phối hợp eshop và hệ thống ERP: Hệ thống giao dịch của eshop được tích hợp với hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP của nhà cung cấp

Sẽ không cần phải gửi những đơn hàng lặp lại tới hệ thống ERP của nhà cung cấp, khách hàng sẽ có thể mua các sản phẩm phức tạp thông qua hệ thống định hình

Người bán Người mua

Quản lý người sử dụng Quản lý nội dung Quản lý catalog

Hỗ trợ quá trình đặt hàng Dịch vụ truyền dẫn thông tin Dịch vụ truyền dẫn thông tin

Báo cáo

Đối với nhà cung cấp điều này đồng nghĩa với việc tự động hoá dịch vụ cung cấp khách hàng, giảm chi phí thu hút khách hàng, khả năng san bớt công việc và trách nhiệm sang bên mua

 Điều chỉnhvà quản lý đổi mới: Mô hình này cần phải phát triển tốt mối quan

hệ giữa bên mua và bên cung cấp

- Hệ thống giao dịch phải có thô ng tin phía tổ chức của khách hàng;

- Tăng cường đào tạo và trao đổi thông tin giữa khách hàng và bên cung cấp;

 Ưu điểm và hạn chế của mô hình mua hàng trực tuyến do bên bán làm trung tâm

- Ưu điểm: + Khả năng định hình sản phẩm phức tạp;

+ Không tốn chi phí cho hệ thống đặt hàng;

+ Không tốn chi phí tác nghiệp cho việc duy trì danh mục sản phẩm và giá cả;

+ Thời gian giao hàng ngắn do thông tin đặt hàng được nhập trực tiếp vào hệ thống của bên bán;

+ Có thể kiểm tra tức thời về giá cả và mức dự trữ ;

- Hạn chế : + Không tự động hoá việc so sánh giữa các sản phẩm;

+ Hỗ trợ hạn chế quá trình mua hàng với khách hàng;

+ Khách hàng phải sử dụng nhiều hệ thống thông tin cho tương ứng với các nhà cung cấp ;

+ Tích hợp hạn chế quá trình mua hàng với hệ thống thông tin tác nghiệp của khách hàng

3.3.3 Mô hình bên mua làm trung tâm

 Giải pháp bên mua làm trung tâm: Giải pháp này đòi hỏi doanh nghiệp phải cài đặt và vận hành phần mền mua sắm, gồm cả catalog sản phẩm Bên cung cấp chỉ chịu trách nhiệm quản lý nội dung và định kỳ truyền những thay đổi trong catalog sản phẩm

 Chi phí hành chính để quản lý người sử dụng: Việc quản lý người sử dụng

do doanh nghiệp khách hàng kiểm soát Các bước trong quy trình đặt hàng được quyết định bởi doanh nghiệp mua hàng và phù hợp với đặc thù của doanh nghiêp Catalog sản phẩm có thể được mở rộng nếu có thêm chào hàng từ nhà cung cấp mới và có thể phát triển thành catalog mua sắm cho tất cả các vật tư MRO Từ đó, doanh nghiệp sẽ đạt được giải pháp mua hàng trực tuyến phù hợp với nhu cầu của mình cho dù có phải bỏ ra nhiều chi phí hành chính và quản lý

Môn học Thuơng mại Điện tử

Giao dịch kinh doanh

Quản lý nội dung

 Ưu điểm và hạn chế của mô hình mua hàng trực tuyến do bên mua làm trung tâm

- Ưu điểm: + Quy trình mua hàng được tổ chức theo dung đặc điểm của công ty;

+ Thủ tục cấp phép & xác thực nội bộ được hỗ trợ tốt;

+ Thời gian xử lý đơn hàng giảm;

+ Mức dự trữ vật tư thấp;

+ Quản lý tập trung việc mua các mặt hàng cần thương lượng; + Loại trừ việc mua sắm không xin phép

+ Người sử dụng, tư vấn luật có thể tự vận hành hệ thống + Hệ thống nhất quán

- Hạn chế : + Không hỗ trợ sản phẩm phức tạp;

+ Không có chỗ cho quảng cáo;

+ Chi phí hệ thống thông tin thuộc về bên mua;

+ Phải tính đến chi phí tác nghiệp cho quản trị nội dung;

+ Không phải tất cả các nhà cung cấp đều có catalog trực tuyến + Đôi khi nguồn hàng cung cấp dữ liệu kém chất lượng về sản phẩm;

+ Phải đạt được sự hợp tác trong cách thức giao dịch giữa bên mua và bên bán;

 Ứng dụng do bên mua vận hành được gọi là hệ thống mua sắm tại bàn (DPS) Hệ thống này được thiết lập tại nơi làm việc của khách hàng và của bên

Người bán Người mua

Quản lý người sử dụng

Quản lý nội dung Thiết kế catalog mua hàng

Hỗ trợ quá trình đặt hàng

Dịch vụ truyền dẫn thông tin Dịch vụ truyền dẫn thông tin

Báo cáo

cung cấp gắn liền với quá trình mua hàng của doanh nghiêp Điều kiện tiên quyết

để hệ thống này thành công là việc duy trì catalog sản phẩm để có thể thỏa thuận

và đặt Hàng với nhà cung cấp Đây được gọi là “Catalog đa nguồn”, nó lưu trữ dữ liệu sản phẩm từ nhiều nguồn cung cấp khác nhau DPS hoàn toàn được xây dựng trền nền ứng dụng các web Người sử dụng trong doanh nghiệp có thể gửi đơn đặt hàng của mình qua mạng nội bộ, trưởng phòng tài chính có thể phê duyệt, bộ phận vật tư có thể đặt hàng, bên cung cấp xác nhận đơn hàng và bộ phận kế toán sẽ thanh toán hóa đơn Mức độ tích hợp với nhà cung cấp sẽ quyết định giới hạn về việc có cần thiết phải thương lượng bổ sung cho hợp đồng giao dịch không và liệu hóa đơn thanh toán có được chuyển trực tiếp từ người cung cấp qua mạng cho bên mua hay không

3.3.4 Sàn giao dịch điện tử

 Nhiệm vụ của đơn vị trung gian:

- Tập hợp các sản phẩm (thông tin)

- Chuẩn bị sẵn sàng cho việc giao dịch trên sàn

- Hợp nhất chào hàng từ nhiều nguồn cung cấp và cho phép khách hàng so sánh sản phẩm

- Soạn thảo hợp đồng giữa bên cung cấp và khách hàng

- Thực hiện quá trình giao dịch thay mặt cho bên mua theo yêu cầu

 Nguyên nhân mô hình này cho phép trung gian phát triển và cung cấp dịch

vụ cho các bên

- Khả năng so sánh các sản phẩm: Các giải pháp mua hàng được thiết

kế trên nền tảng công nghệ Internet nên không có tính thống nhất với nhau Từ đó tạo ra rào cản so sánh các mặt hàng về giá cả, chất lượng và mức độ sẵn có cho bên mua Kho đó các trung gian xuất hiện, cung cấp dịch vụ này và hưởng lợi

- Mối quan hệ cung cầu: Nhà cung cấp và khách hàng mất nhiều thời gian để tìm được sự phù hợp Nhưng nhờ có trung gian tập hợp được nhiều nhà cung cấp cũng như nhiều khách hàng trên sàn của mình từ đó giảm chai phí tìm kiếm đối tác trên thị trường

- Tính tự do trong kinh doanh: khi mua hàng qua sàn sẽ loại bỏ được rủi

ro trong giao dịch đối với bên mua vì người trung gian bảo đảm cho giao dịch này được thành công Người trung gian sẽ thực hiện giao dịch theo yêu cầu và vẫn đảm bảo tính vô danh của đối tác

 Bản chất công việc của người trung gian bao gồm việc cung cấp thông tin chất lượng cao cho cả bên cung cấp lẫn khách hàng đồng thời bảo đảm quá trình

Môn học Thuơng mại Điện tử

giao dịch diễn ra suôn sẻ Trung gian có đủ năng lực chuyên môn mới có thể đạt được đúng nhu cầu, chất lượng dịch vụ và tính thanh khoản

G iao dịch kinh doanh G iao dịch kinh doanh

Quản lý người sử dụng

Quản lý nội dung

Báo cáo

So sánh hàng giữa các nhà cung cấp

Quản lý người sử dụng

Quản lý nội dung Thiết kế catalog mua sắm

Hỗ trợ quá trình đặt hàng Dịch vụ truyền dẫn thông

tin

Dịch vụ truyền dẫn thông tin

Dịch vụ truyền dẫn thông tin

 Ưu điểm và hạn chế của mô hình sàn giao dịch điện tử

- Ưu điểm: +Giảm thời gian tìm kiếm;

+ Đại diện cho các mặt hàng chi tiết và cập nhật thị trường;

+ Giao dịch hiệu suất cao;

+ Cơ hội mua hàng ẩn danh;

+ Tập hợp cung và cầu để đạt được hiệu quả giao dịch tốt hơn

- Hạn chế : + Thiếu sự tích hợp với hệ thống ERP của bên mua

+ Đơn vị trung gian thường chỉ kinh doanh cơ cấu mặt hàng hẹp với

độ sâu vừa phải;

+ Doanh nghiệp lớn có thể thỏa thuận trực tiếp với bên cung cấp để đạt được mức giá ưu đãi hơn

+ Danh bạ mặt hàng rao vặt thường ít được cập nhật hơm

3.4 Quản lý catalog

 Hệ thống SPSC được đánh giá là khá ổn định nhờ mức độ chặt chẽ tuơng đối của nội dung Nếu nội dung chi tiết hơn thì thong tin trong hệ thống sẽ liên tục được xem xét lại cùng với quá trình phát triển các sản phẩm mới Nó có thể sử dụng ở nhiều lĩnh vực khác nhau nhờ phạm vi xác định hệ thống

 Tiêu chuẩn BMEcat để trao đổi dữ liệu sản phẩm: BMEcat là tiêu chuẩn để chuẩn giao dữ liệu sản phẩm điện tử đuợc thiết kế bởi MBE của công ty ở Đức

Người bán

Người mua

Trung gian thông tin

Các văn bản dạng này trong catalog cho phép tích hợp dữ liệu sống động về sản phẩm của hình ảnh, đồ thị, trình diễn kỹ thuật và video

Nhà cung cấp Tên nhà cung cấp Địa chỉ nhà cung cấp Thông tin nhà cung cấp

Tiêu đề

Kiểm soát nguời mua nhà cung cấp Catalog

Số hiệu catalog

Kiểu catalog

Ngày khởi xường

Tên catalog

Tiền tệ

Người mua

Số hiệu người mua Tên nguời mua Đ

Hợp đồng

Số hiệu hợp đồng

Số bắt đầu HD: ngày

Số bắt đầu HD: ngày

Địa chỉ Phố Tên Tên 2

Mã số bưu điện

Page 10