Hoàn Thiện Hệ Thống Kiểm Soát Nội Bộ Tại Công Ty Công Trình Giao Thông 208

Bằng tác dụng thực tiễn và sự làm ăn có hiệu quả của các doanh nghiệp có hệ thống kiểm soát nộ bộ hoạt động tốt, đ khẳng định kiểm tra, kiểm soát nội bộ là hoạtã động tích cực, đảm bảo c

Lời nói đầu

Trong nền kinh tế thị trờng thế giới,hoạt động kiểm tra, kiểm soát trong nội bộ của một doanh nghiệp đóng một vai trò đặc biệt quan trọng Hoạt động này đã trở thành một nhu cầu tất yếu đối với hoạt động sản xuất kinh doanh và nâng cao hiệu quả, chất lợng quản lý của các doanh nghiệp

Bằng tác dụng thực tiễn và sự làm ăn có hiệu quả của các doanh nghiệp có hệ thống kiểm soát nộ bộ hoạt động tốt, đ khẳng định kiểm tra, kiểm soát nội bộ là hoạtã

động tích cực, đảm bảo cho việc thực thi cao quy chế, chế độ của nhà nớc và doanh nghiệp một cách hiệu quả nhất, giúp các doanh nghiệp thực hiện đợc các mục tiêu đ đềã

ra của mình Đó là điều rất cần thiết không chỉ đối với các chủ doanh nghiệp, cơ quan

chức năng nhà nớc mà cả những ngời quan tâm đến doanh nghiệp

ở Việt Nam, ngay từ buổi đầu chuyển sang cơ chế thị trờng hoạt động kiểm tra kiểm soát càng đợc các cơ quan chức năng nhà nớc, các chủ doanh nghiệp quan tâm một cách đầy đủ Ngày 28/10/1997 Bộ tài chính đã ban hành quy chế kiểm toán nội bộ áp dụng đối với các doanh nghiệp nhà nớc Đây là một quyết

định hết sức đúng đắn và kịp thời giúp doanh nghiệp nhận thức đúng đắn hơn vấn đề này

Qua quá trình tìm hiểu thực tế tại công ty công trình giao thông208 thuộc tổng Công ty xây dựng công trình giao thông 4 Bộ giao thông vận tải Em đã nhận thấy hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty có nhiều yếu tố tích cực Tuy nhiên hệ thống này còn khiếm khuyết một số yếu tố và cha đủ các yếu tố để cấu thành một hệ thống kiểm soát nội bộ hoàn chỉnh và hoạt động liên tục Nhận

thức đợc điều này em đã chọn đề tài: Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty công trình giao thông 208 để làm chuyên đề thực tập tốt nghiệp của

mình Bố cục của đề tài gồm 3 chơng

Ch¬ng I: Lý luËn chung vÒ hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé trong c¸c doanh nghiÖp.

Ch¬ng II: Thùc tr¹ng hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé t¹i c«ng ty c«ng tr×nh giao th«ng 208

Ch¬ng III: Ph¬ng híng hoµn thiÖn hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé t¹i c«ng ty

chơng I.

Lí luận chung về hệ thống KSNB trong các doanh nghiệp

I Kiểm tra, kiểm soát trong hệ thống quản lí

Kiểm tra là quá trình xem xét, đo lờng và chấn chỉnh việc thực hiện nhằm

đảm bảo cho các mục tiêu, kế hoạch đợc hoàn thành một cách có hiệu quả.Còn kiểm soát là xem xét để nắm bắt hoạt động và phát hiện, ngăn chặn những gì trái với qui định đặt trong phạm vi của mình

1 Kiểm tra, kiểm soát gắn liền với hoạt động quản lí, là một chức năng của quản lí.

Quản lí là một quá trình định hớng và tổ chức thực hiện các hớng đã định trên cơ sở những nguồn lực xác định nhằm đạt hiệu qủa cao nhất Kiểm tra không phải là một giai đoạn hay một pha của quản lí mà nó đợc thực hiện ở tất cả các giai đoạn của quá trình này

2 Kiểm tra, kiểm soát đợc thực hiện khác nhau đối với các đơn vị và cá nhân tuỳ thuộc vào nguồn ngân sách, vào quan hệ quản lí trong bộ máy nhà nớc, vào loại hình hoạt động, vào truyền thống văn hoá, kinh tế, xã hội

h-Trong quan hệ với truyền thống kinh tế, văn hoá, xã hội, kiểm tra, kiểm soát khác nhau do sự khác nhau về trình độ dân trí, trình độ quản lí, tính kỉ cơng

và truyền thống pháp luật

3 Kiểm tra, kiểm soát phát triển cùng với quá trình phát triển của lịch sử và hoạt động quản lí theo xu hớng từ đơn giản đến phức tạp, từ hoạt

động riêng rẽ đến phối hợp nhiều hoạt động kiểm tra, kiểm soát và tiến tới hoạt động độc lập:

Khi nhu cầu kiểm tra, cha nhiều và cha phức tạp, kiểm tra, đợc thực hiện

đồng thời với các chức năng quản lí khác trên cùng một con ngời, một bộ máy thống nhất, khi nhu cầu này phát triển tới mức độ cao, kiểm tra cũng cần tách ra một hoạt động độc lập và thực hiện bằng hệ thống bộ máy chuyên môn độc lập

Kiểm tra, kiểm soát có đóng góp rất lớn đối với hoạt động của các đơn vị, thể hiện ở:

- Phát hiện, sửa chữa sai lầm

- Hớng dẫn và điều khiển đơn vị đi đúng hành lang pháp lí

- Bảo vệ tài sản, tiền vốn

- Tạo niềm tin cho ngời quan tâm

- Theo sát và đối phó với sự thay đổi của môi trờng

- Tạo chất lợng tốt hơn cho hoạt động của đơn vị do tạo ra các chu kì

đầu t nhanh chóng hơn nhờ đảm bảo thực hiện chơng trình, kế hoạch

có hiệu quả cao

II Hệ thống KSNB

1 Định nghĩa hệ thống KSNB

Nh trên đã biết, kiểm tra, kiểm soát là một chức năng của quản lí Nhng kiểm tra thờng mang tính thứ bậc hành chính (cấp trên với cấp dới) trong khi kiểm soát có thể là của cấp trên với cấp dới, cũng có thể là kiểm soát trong nội

bộ doanh nghiệp và thờng đợc dùng với nghĩa KSNB nhiều hơn

KSNB là việc tự bản thân doanh nghiệp thiết lập và tiến hành các thủ tục

và các bớc kiểm soát nhằm điều hành các hoạt động của mình Hoạt động KSNB

sẽ có hiệu quả hơn nếu chúng hình thành hệ thống Trong văn bản chỉ đạo về

kiểm toán quốc tế, hệ thống KSNB đợc định nghĩa là một hệ thống các chính sách, các biện pháp kiểm soát và các thủ tục kiểm soát nhằm các mục đích sau:

1 Bảo vệ tài sản và sổ sách kế toán

2 Bảo đảm tính tin cậy của thông tin

3 Bảo đảm duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên quan

đến hoạt động của đơn vị

4 Bảo đảm hiệu quả của các hoạt động và hiệu năng của quản lí

Các chính sách trong KSNB bao gồm tất cả các chính sách về quản lí nhân

sự, quản lí tiền lơng, vật t, tài sản, chính sách về tài chính, kế toán, các chính sách về hoạt động của đơn vị

Các biện pháp kiểm soát là các biện pháp đợc tiến hành để xem xét và khẳng định các biện pháp quản lí khác có đợc tiến hành hiệu quả và thích hợp hay không

Các thủ tục kiểm soát: Đó là các nguyên tắc phân công, phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn Chính việc tuân thủ các nguyên tắc này tự nó đã tạo nên sự hiệu quả của kiểm soát

Về các mục đích của hệ thống KSNB:

Bảo vệ tài sản và sổ sách: Tài sản của các công ty bao gồm cả tài sản hữu

hình (nh tiền mặt, vật t, TSCĐ), và các tài sản vô hình nh các tài liệu quan trọng,

uy tín của doanh nghiệp những tài sản này của công ty có thể bị trộm cắp, bị…tham ô nếu không có những biện pháp kiểm soát thích hợp Việc bảo vệ tài sản…

và sổ sách trở nên ngày càng quan trọng từ khi hệ thống máy tính đợc sử dụng, một số lợng lớn thông tin trên các đĩa từ có thể bị lấy cắp hoặc bị phá hoại nếu chúng không đợc cẩn trọng bảo vệ

Bảo đảm tính tin cậy của thông tin: Ban quản trị cần phải có đợc thông tin

chính xác, kịp thời để đa ra quyết định điều hành Hệ thống KSNB đợc xác lập nhằm đảm bảo các thông tin cung cấp cho ban quản trị là đáng tin cậy

Bảo đảm duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên quan đến hoạt động của đơn vị: Hệ thống KSNB nhằm đảm bảo hợp lí rằng các qui định

đó cùng những qui định khác bên ngoài liên quan đến hoạt động của các công ty

đợc tuân thủ

Bảo đảm hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lí: Các quá trình kiểm

soát trong tổ chức có tác dụng ngăn ngừa sự lặp lại không cần thiết các nỗ lực và

sự lãng phí trong mọi lĩnh vực kinh doanh, ngăn cản cách sử dụng kém hiệu qủa các nguồn tiềm năng

Dấu hiệu để nhận biết sự tồn tại của hệ thống KSNB

- Sự tồn tại của các chính sách và thủ tục thể hiện trong qui chế KSNB

- Sự vận hành của qui chế trên hoạt động của đơn vị

- Tính liên tục của sự vận hành của qui chế đó trên thực tế

2 Các yếu tố cấu thành hệ thống KSNB.

Có nhiều cách phân loại khác nhau về những bộ phận của hệ thống KSNB, chẳng hạn chia thành KSNB về kế toán và kiểm soát nội bộ về hành chính.Nhng thông thờng hệ thống KSNB đợc cấu thành bởi các yếu tố sau:

2.1 Môi trờng kiểm soát: Một tổ chức có đợc kiểm soát hiệu quả hay

không phụ thuộc vào thái độ của bộ phận quản lí Bộ phận quản lí tạo ra môi ờng chung, nhờ đó xác lập thái độ của toàn đơn vị đối với hệ thống kiểm soát Môi trờng kiểm soát bao gồm toàn bộ các yếu tố có tính chất môi trờng tác động

tr-đến việc thiết kế, sự hoạt động và tính hữu hiệu của các chính sách, thủ tục kiểm soát của đơn vị Các nhân tố này liên quan đến thái độ và hành động của ngời quản lí cấp cao đối với quá trình kiểm soát mà các nhân tố chủ yếu là:

2.1.1.Quan điểm, phong cách điều hành và t cách của các nhà quản lý cao cấp:

Các nhà quản lý cao cấp là ngời quyết định và điều hành mọi hoạt động của đơn vị, vì thế quan điểm, đờng lối quản trị, cũng nh t cách của họ là vấn đề trung tâm trong môi trờng kiểm soát

Phong cách quản lý của các nhà quản lý có thể chia ra làm hai loại:

+ Nhà quản lí quá táo bạo và mạnh dạn, những ngời này có thể sẵn sàng mạo hiểm để đổi lấy lợi nhuận cao Đối với những doanh nghiệp này, khả năng gặp rủi ro lớn, các chính sách thờng không ổn định dẫn đến hoạt động của doanh nghiệp khó đi vào nề nếp

+ Nhà quản lí quá rụt rè, họ giữ thái độ thận trọng khi đa ra bất cứ một quyết định nào Những doanh nghiệp này thờng bị bỏ lỡ thời cơ và do đó

ảnh hởng đến hiệu quả hoạt động của đơn vị

Qui mô và mức độ hoạt động phân tán từ đó ảnh hởng đến cơ cấu quyền lực trong đơn vị cũng là một vấn đề tiêu biểu của đặc thù quản lí ảnh hởng quan trọng đến hệ thống KSNB

2.1.2 Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí là tổng hợp các bộ phận đợc chuyên môn hoá với những trách nhiệm, quyền hạn nhất định có mối liên hệ mật thiết với nhau, nhằm thực hiện các chức năng quản lí

Cơ cấu tổ chức đóng vai trò quan trọng trong chỉ đạo và kiểm soát hoạt

động của đơn vị Một cơ cấu tổ chức hợp lí sẽ đảm bảo sự thông suốt trong phân công, phân nhiệm, trong uỷ quyền và phê chuẩn, ngăn ngừa sự vi phạm các chính sách, thủ tục kiểm soát, loại bỏ đợc những hoạt động không phù hợp có thể dẫn đến sai lầm và gian lận

Đối với các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay, trong điều kiện các yếu tố khác của hệ thống KSNB cha hoàn thiện hoặc cha vững mạnh thì cơ cấu tổ chức hợp lí là một bộ phận quan trọng hỗ trợ công tác KSNB

2.1.3 Chính sách nhân sự

Chính sách nhân sự bao gồm toàn bộ các phơng pháp quản lí nhân sự và các chế độ của đơn vị đối với việc tuyển dụng, huấn luyện, đánh giá, đề bạt, khen thởng, và kỉ luật đối với nhân viên

Con ngời là yếu tố quan trọng của bất kì tổ chức nào, là nhân tố quyết

định sự thắng lợi của mọi hoạt động Đó cũng là khía cạnh quan trọng nhất của

bất kì hệ thống KSNB nào Một đội ngũ nhân viên có năng lực và đáng tin cậy có thể hạn chế nhiều quá trình kiểm soát khác mà vẫn đảm bảo đạt đợc các mục tiêu của hệ thống KSNB Ngợc lại, nếu đội ngũ nhân viên không trung thực và kém năng lực thì dù cho đơn vị có thiết kế và duy trì một hệ thống KSNB rất

đúng đắn và chặt chẽ vẫn không phát huy đợc hiệu quả

Lập kế hoạch là một chức năng quan trọng của công tác quản lí, nó cho biết phơng hớng hoạt động, giảm sự tác động của những thay đổi, tránh đợc sự lãng phí, d thừa trong quản lí Nếu việc lập và thực hiện các kế hoạch đợc tiến hành khoa học và nghiêm túc, thì nó trở thành một công cụ kiểm soát rất hữu hiệu.Chính vì thế các nhà quản lý phải quan tâm xem xét về tiến độ thực hiện kế hoạch, định kỳ so sánh giữa số liệu thực hiện và số liệu kế hoạch Đây cũng chính là một khía cạnh mà các kiểm toán viên rất quan tâm, đặc biệt là trong áp dụng thủ tục phân tích

2.1.5 Uỷ ban kiểm toán.

Tại một số quốc gia lớn- chẳng hạn nh Mỹ- thì các công ty cổ phần có quy mô lớn thờng thành lập một uỷ ban kiểm toán trực thuộc Hội đồng quản trị Uỷ ban thờng có 3 đến 5 uỷ viên, không phải là nhân viên của Công ty có nhiệm vụ,

• Giám sát sự chấp hành luật pháp của Công ty

• Xây dựng bộ máy kiểm toán nội bộ, kiểm tra, giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ

• Giám sát tiến trình lập báo cáo tài chính

• Đại diện Công ty mời kiểm toán viên độc lập và xác lập mối quan hệ với các chủ thể kiểm toán bên ngoài

• Hoà giải những mâu thuẫn (nếu có) giữa kiểm toán viên độc lập và ban giám đốc

Do có những chức năng quan trọng nh trên nên sự độc lập và hữu hiệu trong hoạt động của Uỷ ban kiểm toán là nhân tố quan trọng trong môi trờng kiểm soát Vì thế để tạo đIũu kiện thuận lợi cho công tác kiểm toán, kiểm toán viên

độc lập phảI phối hợp chặt chẽ với Uỷ ban này

2.1.6 Kiểm toán nội bộ

Kiểm toán nội bộ là một loại hình kiểm soát có tổ chức mà chức năng là

đo lờng và đánh giá hiệu quả của việc kiểm soát khác và mang tính nội kiểm

Ngoài những nhân tố bên trong đã nêu, thì hoạt động của đơn vị còn chịu

ảnh hởng bởi những yếu tố bên ngoài.Ví dụ nh luật pháp,sự kiểm soát của các cơ quan Nhà nớc, ảnh hởng của các chủ nợ Những yếu tố này tuy không thuộc…tầm kiểm soát của đơn vị nhng có ảnh hởng rất lớn đến các nhà quản lí trong sự thiết kế và vận hành hệ thống KSNB nh luật pháp, sự kiểm tra của các cơ quan nhà nớc, ảnh hởng của các chủ nợ…

2 2.Hệ thống kế toán

Hệ thống kế toán là hệ thống thông tin và kiểm tra tài sản, nguồn hình thành tài sản và sự vận động của tài sản bằng các phơng pháp kế toán: phơng pháp chứng từ, tính giá, đối ứng tài khoản và phơng pháp tổng hợp- cân đối

Thông qua việc ghi nhận, tính toán, phân loại, kết chuyển vào sổ cái, tổng hợp và lập hệ thống báo cáo cung cấp những thông tin cần thiết cho quá trình quản lý và kiểm soát các mặt hoạt động của đơn vị.Do đó, hệ thống kế toán là một bộ phận quan trọng của kiểm soát nội bộ.Một hệ thống kế toán hữu hiệu sẽ

đảm bảo các mục tiêu tổng quát sau đây:

-Tính có thật: nghĩa là chỉ đợc ghi chép những nghiệp vụ có thực, không ghi chép những nghiệp vụ giả tạo vào sổ sách của đơn vị

-Sự phê chuẩn: trớc khi thực hiện mọi hoạt động nghiệp vụ, đều phảI đảm bảo rằng chúng đã đợc phê chuẩn hợp lệ

-Tính đày đủ:Nghĩa là không đợc loại bỏ, giấu bớt để ngoài sổ sách về mọi nghiệp vụ phát sinh

-Sự đánh giá: Không để xảy ra những sai phạm trong tính toán, trong việc

*Khi xem xét hệ thống kế toán kiểm toán viên cần nghiên cứu về:

-Chính sách kế toán là các nguyên lý, các cơ sở các quy ớc,các luật lệ,và các thủ tục đợc Ban giam đốc công nhận để soạn thảovà trình bày các báo cáo tàI chính một cách trung thực về tình hình tàI chính của đơn vị

-Hình thức kế toán là phơng pháp tổ chức và phối hợp giữa các loại sổ sách kế toán

Sự nghiên cứu đó giúp cho kiểm toán viên tiếp cận hệ thống kế toán, để hiểu về quá trình xử lý thông tin và đánh giá về quá trình kiểm soát nội bộ của

đơn vị qua các giai đoạn của một quá trình kế toán

2.2.1 Lập chứng từ :Đây là giai đầu tiên và rất quan trọng vì số liệu kế

toán chỉ chính xác khi việc lập chứng từ nghiêm túc,nghĩa là việc lập chứng từ

đày đủ, hợp lệ, hợp pháp và phản ánh trung thực mọi nghiệp vụ phát sinh

2.2.2 Sổ sách kế toán : Là giai đoạn chính trong quá trình xử lý số liệu kế

toán, bằng việc ghi chép, phân loạI tính toán tổng hợp để cung cấp những…thông tin tổng hợp trên báo cáo tàI chính.Trong kiểm soát nội bộ, sổ sách kế toán đóng một vai trò rất quan trọng ví dụ nh sổ chi tiết về vật t hàng hoá

2.2.3 Báo cáo tài chính: Là giai đoạn cuối cùng của quá trình xử lý, nhằm

tổng hợp các số liệu trên sổ sách thành những chỉ tiêu báo cáo

2.3 Các biện pháp và các thủ tục kiểm soát

Các biện pháp kiểm soát cũng là một bộ phận quan trọng của hệ thống KSNB, có thể chia thành hai loại biện pháp kiểm soát: kiểm soát trực tiếp và kiểm soát tổng quát

2.3.1.Kiểm soát trực tiếp:

Kiểm soát trực tiếp là các biện pháp kiểm soát đợc xây dựng trên cơ sở

đánh giá các yếu tố dẫn liệu trong báo cáo tài chính Kiểm soát trực tiếp bao gồm ba loại hình cơ bản:

Kiểm soát quản lí: là việc kiểm soát các hoạt động đơn lẻ do những nhân

viên độc lập với ngời thực hiện hoạt động tiến hành Kiểm soát quản lí là biện pháp rất có hiệu lực để phát hiện, ngăn chặn các sai sót, gian lận

Kiểm soát xử lí: là kiểm soát đợc đặt ra để kiểm tra việc xử lí các giao dịch,

tức là kiểm tra lại những công việc mà giao dịch đợc công nhận, cho phép, phân loại, tính toán, ghi chép, tổng hợp, báo cáo

Kiểm soát để bảo vệ tài sản: là các biện pháp, qui chế kiểm soát nhằm bảo

đảm sự an toàn của tài sản, của thông tin trong đơn vị, nó thờng bao gồm:

• Phân định trách nhiệm bảo vệ tài sản, đặc biệt là bảo vệ các ghi chép

về tài sản

• Hệ thống an toàn và vật chắn

• Kiểm kê hiện vật, xác nhận của bên thứ ba

Sau đây là một số biện pháp kiểm soát quan trọng nhất, chúng đều thuộc kiểm soát trực tiếp:

♦ Kiểm soát để đảm bảo chứng từ và sổ sách là đầy đủ và việc ghi sổ là

đúng đắn:

+ Sổ sách là bộ phận quan trọng trên đó các nghiệp vụ kinh tế đợc phản

ánh và tổng hợp

+ Chứng từ: Trong toàn đơn vị và với các đơn vị bên ngoài, chứng từ là

minh chứng pháp lí cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, chứng từ phải đầy đủ để cung cấp sự đảm bảo hợp lí là tất cả các tài sản đã đợc kiểm soát đúng đắn và tất cả các nghiệp vụ kinh tế đợc ghi sổ chính xác

+Sơ đồ tài khoản: Là một công cụ kiểm soát quan trọng vì nó bao gồm hệ

thống các tài khoản sử dụng, qui trình hạch toán các nghiệp vụ giúp cho việc phân loại đúng các nghiệp vụ, cho thấy sự vận động của luồng thông tin kế toán tại các bộ phận và qui trình tổng hợp thông tin để lên các báo cáo

+ Cẩm nang thủ tục: Là tài liệu hớng dẫn về các thủ tục, về thời hạn lập

và luân chuyển chứng từ trong toàn đơn vị, các hớng dẫn về việc ghi sổ và duy trì

sự kiểm soát đúng đắn đối với tài sản Tài liệu này sẽ giúp kế toán viên ghi chép, hạch toán theo những chuẩn mực kế toán, giúp những ngời có thẩm quyền thực hiện sự kiểm soát và tạo điều kiện kiểm tra tơng hỗ giữa những ngời, những bộ phận có liên quan

♦ Kiểm soát vật chất đối với tài sản và sổ sách:

Kiểm soát vật chất để bảo vệ tài sản và sổ sách là sử dụng những biện pháp đề phòng vật chất nh việc xây dựng các nhà kho, các két sắt chịu lửa, để

bảo vệ tiền tệ cũng nh chứng từ, sổ sách, trang bị hệ thống báo cháy, báo nổ, trang bị các máy tính tiền, máy đếm tiền hay sử dụng một số loại

thiết bị xử lí dữ liệu tự động là những công cụ KSNB hữu ích đối với mục đích bảo vệ tài sản, sổ sách

Ngoài ra, việc hạn chế sự tiếp cận trực tiếp tài sản, sổ sách cũng là biện pháp kiểm soát quan trọng: ban hành qui chế kiểm soát việc ra vào, qui chế tham khảo các tài liệu kế toán, dữ liệu lu trữ trong máy điện toán

♦ Kiểm soát độc lập việc thực hiện:

Là việc xem xét lại một cách cẩn thận và toàn diện các biện pháp, thủ tục kiểm soát khác Nhu cầu kiểm soát độc lập phát sinh do cơ cấu KSNB có khuynh hớng thay đổi qua thời gian và do những hạn chế vốn có của thủ tục kiểm soát.Việc thực thi các biện pháp kiểm soát độc lập để lại dấu vết trên sổ sách và

đó là bằng chứng quan trọng cho kiểm toán viên bên ngoài đánh giá hệ thống KSNB

2.3.2.Kiểm soát tổng quát:

Kiểm soát tổng quát là sự kiểm soát tổng thể đối với nhiều hệ thống, nhiều công việc khác nhau Trong môi trờng máy tính hoá, kiểm soát tổng quát thuộc

về chức năng kiểm soát của phòng điện toán

Các bớc kiểm soát và thủ tục kiểm soát có thể không giống nhau

thậm chí rất khác nhau giữa các đơn vị và các loại nghiệp vụ tuy nhiên, các loại kiểm soát nói trên đều đợc xây dựng theo nguyên tắc cơ bản sau:

+ Nguyên tắc phân công, phân nhiệm (nguyên tắc tập trung, dân chủ):

Theo nguyên tắc này, công việc và trách nhiệm cần đợc phân chia cho nhiều

ng-ời trong một bộ phận hay cho nhiều bộ phận trong một tổ chức, mục đích là để không một cá nhân hay một bộ phận nào đợc thực hiện từ khâu đầu đến khâu cuối, từ đó mà tránh đợc gian lận, sai sót

Việc phân công, phân nhiệm rõ ràng còn có sự tác chuyên môn hoá và giúp cho việc kiểm tra, thúc đẩy lẫn nhau trong công việc

Trong phân công, phân nhiệm cần tránh cả hai xu hớng quá tập trung hoặc quá phân tán Quá tập trung dễ dẫn đến lạm quyền, quá phân tán dễ dẫn đến những quyết định trong quản lí không đáp ứng đợc yêu cầu kịp thời hoặc không chuẩn xác, từ đó các cấp có thẩm quyền không nắm đợc thông tin.

Nguyên tắc bất kiêm nhiệm:

Sự cách li thích hợp về trách nhiệm là nguyên tắc cơ bản nhằm ngăn ngừa cả sai phạm cố ý lẫn vô ý, tránh đợc các hành vi lạm dụng quyền hạn đồng thời cũng là một biện pháp kiểm soát quan trọng (kiểm tra, kiểm soát giữa các bộ phận độc lập)

Ba sự cách li quan trọng nhất cần lu ý:

• Cách li quyền phê chuẩn nghiệp vụ với việc thực hiện nghiệp vụ kinh tế

để tránh sự lạm dụng quyền hạn sử dụng nguồn lực một cách tuỳ tiện

• Cách li việc bảo quản tài sản với kế toán: một ngời thực hiện cả hai chức năng này sẽ có nhiều rủi ro là anh ta bán tài sản để thu lợi cá nhân rồi điều chỉnh sổ sách để trốn tránh trách nhiệm, ví dụ ngời bảo quản tiền mặt và ghi sổ tiền mặt, ngời ghi sổ vật t và ngời bảo quản vật t

• Cách li chức năng thực hiện nghiệp vụ và kiểm soát nghiệp vụ, có nhvậy chức năng kiểm soát mới có tác dụng và việc thực hiện nghiệp vụ mới nghiêm túc

Đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm đã là thực hiện đợc một biện pháp kiểm soát rất quan trọng, rủi ro xảy ra gian lận, sai sót đã giảm đi đáng kể Vì thế trong điều 9, Điều lệ tổ chức kế toán nhà nớc qui định: “Cán bộ kế toán ở các

đơn vị quốc doanh, công t hợp doanh, hợp tác xã và các đơn vị có sử dụng kinh phí của nhà nớc hoặc đoàn thể không đợc kiêm nhiệm làm thủ kho, thủ quĩ, tiếp liệu và công tác phụ trách vật chất khác”

+ Nguyên tắc uỷ quyền, phê chuẩn.

Nhà quản lí không thể và cũng không nên trực tiếp quyết định mọi vấn đề

mà nên có sự phân công nhiệm vụ đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh

đạt hiệu quả, mặt khác đảm bảo cho nhà quản lí có thể tổng quan kiểm soát đợc

mọi hoạt động Nhng muốn vậy, tất cả các nghiệp vụ kinh tế phải đợc phê chuẩn

đúng đắn bởi nhà quản lí hoặc ngời đợc uỷ quyền Bởi nếu bất cứ ai trong tổ chức đều có thể mua bán tài sản tuỳ tiện thì sự hỗn độn và phức tạp sẽ xảy ra dẫn

đến lãng phí hoặc mất mát nguồn lực.Tuỳ theo cách điều hành của các nhà quản

lý, mà họ có thể quyết định thẩm quyền hay thủ tục phê chuẩn khác nhau

Ngoài cách phân chia các yếu tố của KSNB nh trên còn có cách phân chia khác, theo cách này, hệ thống KSNB đợc chia thành KSNB về kế toán và KSNB

về hành chính:

+ KSNB về kế toán: rà soát, đối chiếu công tác kế toán đảm bảo ghi chép

kế toán đầy đủ, chính xác, đúng thể thức về các nghiệp vụ và hoạt động kinh doanh, lập báo cáo tài chính đúng hạn, tuân theo các yêu cầu pháp định có liên quan, bảo vệ tài sản và thông tin không bị lạm dụng và sử dụng sai mục đích, th-ờng do một bộ phận độc lập thực hiện

+ KSNB về quản lí hay hành chính: rà soát và đối chiếu những hoạt động

về tài chính và quản lí ở trong đơn vị

Tóm lại, hệ thống KSNB là một tập hợp các yếu tố có liên quan chặt chẽ với nhau Sự vận hành của những yếu tố này trong mối quan hệ ràng buộc lẫn nhau, hỗ trợ nhau sẽ tạo ra một hệ thống kiểm soát hiệu qủa.Hệ thống KSNB đợc thiết kế để điều hành mọi hoạt động, nó là một hệ thống nhằm huy động mọi thành viên trong đơn vị cùng tham gia kiểm soát các hoạt động

3 Những hạn chế vốn có của kiểm soát nội bộ

Trong thực tế không có một hệ thống kiểm soát nội bộ hoàn hảo, nghĩa là một hệ thống kiểm soát nội bộ không thể ngăn ngừa đợc tất cả những hậu quả xấu có thể xảy ra.Những hạn chế đó xuất phát từ những nguyên nhân sau:

-Yêu cầu của những nhà quản lý là những chi phí cho kiểm tra phảI hiệu quả

-Hầu hết các biện pháp kiểm tra đều tập trung vào các sai phạm dự kiến, vì thế khó có thể phát hiện đợc những sai phạm đột xuất hay bất thờng

-Sai phạm của nhân viên do thiếu thận trọng, sao nhãng, sai lầm trongt xét

đoán,hoặc hiểu sai các hớng dẫn của cấp trên

-Việc điều hành và kiểm tra có thể bị vô hiệu do sự thông đồng với bên ngoài hoặc giữa các nhân viên trong doanh nghiệp

-Các thủ tục kiểm soát có thể không còn phù hợp vì đIều kiện thực tế đã thay

đổi…

4 Mục tiêu của hệ thống KSNB

Có bảy mục tiêu chi tiết mà một cấu trúc KSNB phải thõa mãn để ngăn ngừa sai sót trong sổ sách Hệ thống KSNB phải đầy đủ để cung cấp sự đảm bảo hợp lí là:

1 Các nghiệp vụ kinh tế ghi sổ phải có căn cứ hợp lí (tính hiệu lực) Hệ thống KSNB không thể cho phép việc ghi vào sổ những nghiệp vụ không tồn tại hoặc những nghiệp vụ giả vào sổ sách kế toán

2 Các nghiệp vụ kinh tế phải đợc phê chuẩn đúng đắn (sự phê chuẩn), tránh làm lãng phí, phá hoại hoặc mất mát tài sản của công ty

3 Các nghiệp vụ kinh tế phải đợc ghi sổ đầy đủ (tính đầy đủ hay trọn vẹn) Các biện pháp, thủ tục kiểm soát phải ngăn ngừa sự gạt bỏ các nghiệp vụ kinh tế ra ngoài sổ sách

4 Các nghiệp vụ kinh tế phải đợc đánh giá đúng đắn (sự đánh giá) Một cơ cấu KSNB đầy đủ gồm các thể thức để tránh các sai số khi tính toán và ghi sổ

5 Các nghiệp vụ kinh tế phải đợc phân loại đúng đắn (sự phân loại) đảm bảo các khoản mục trong báo cáo tài chính đợc trình bày đúng đắn

6 Các nghiệp vụ kinh tế phải đợc phản ánh đúng thời kì (tính thời kì): nghiệp vụ kinh tế xảy ra ở kì nào phải đợc ghi sổ đúng ở kì đó đảm bảo nguyên tắc phù hợp

7 Các nghiệp vụ đợc ghi sổ, chuyển sổ và tổng hợp đúng đắn

III KSNB đối với một số khoản mục trọng yếu.

1 KSNB đối với vốn bằng tiền.

Vốn bằng tiền bao gồm tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và tiền đang chuyển.a) Tiền mặt bao gồm các khoản tiền Việt Nam (kể cả ngân phiếu), ngoại

tệ, vàng bạc, kim khí quí, đá quí của doanh nghiệp tại quĩ

b) Tiền gửi ngân hàng bao gồm các khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quí, đá quí của doanh nghiệp gửi tại ngân hàng

c) Tiền đang chuyển là các khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ của doanh nghiệp đã nộp vào ngân hàng, kho bạc nhà nớc hoặc đã gửi vào bu điện để chuyển cho ngân hàng hay đã làm thủ tục chuyền tiền từ tài khoản tại ngân hàng

để trả cho đơn vị khác nhng cha nhận đợc giấy báo của ngân hàng

Vốn bằng tiền là khoản mục đợc trình bày trớc tiên trên bảng cân đối kế toánvà là một khoản mục trọng yếu trong tài sản lu động.Vốn bằng tiền còn là một khoản mục bị ảnh hởng và có ảnh hởng đến nhiều khoản mục quan trọng khác nh doanh thu, chi phí, công nợ và hầu hết các tài sản khác của đơn vị.Tiền

là tài sản đợc a chuộng nhất nên xác suất gian lận, biển thủ cao nhất và rủi ro tiềm tàng cao nhất Do đó, các biện pháp, thủ tục kiểm soát thích đáng là vô cùng quan trọng để bảo vệ tài sản, nâng cao hiệu quả sử dụng của đồng vốn

Một số chính sách, biện pháp, thủ tục cơ bản sau đợc áp dụng trong kiểm soát vốn bằng tiền:

Một là: Xây dựng qui chế quản lí tiền mặt trong đó qui định rõ trách

nhiệm của từng ngời, từng bộ phận với việc quản lí vốn bằng tiền cũng nh đa ra các qui định bảo vệ vốn bằng tiền

Hai là : Thực thi các nguyên tắc quản lí:

Nguyên tắc phân công, phân nhệm: ai phụ trách tiền mặt, ai phụ trách tiền

gửi ngân hàng, ai phụ trách tiền đang chuyển, ai phụ trách thanh toán với bên ngoài, ai phụ trách thanh toán các khoản tiền lặt vặt, kí phát hành séc phải dợc qui định rõ ràng, cụ thể trong qui chế quản lí vốn bằng tiền

Nguyên tắc uỷ quyền, phê chuẩn: Mọi khoản chi phải đợc xét duyệt và chỉ

đợc kí khi có đủ chứng từ có liên quan minh chứng cho khoản chi là thực sự có nhu cầu chi

Uỷ quyền: ngoài trách nhiệm của chủ tài khoản, có thể uỷ quyền cho một hoặc hai ngời để duyệt chi Việc uỷ quyền là bắt buộc phòng khi chủ tài khoản

đi vắng, cũng là để chia sẻ công việc với chủ tài khoản, nhng cũng không đợc uỷ quyền quá rộng rãi, có thể uỷ quyền cho Phó giám đốc tài chính hoặc Kế toán tr-ởng hoặc cả hai có phân cấp duyệt chi theo mức chi

Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: đối với vốn bằng tiền thì cách li trách nhiệm

là vô cùng quan trọng để ngăn ngừa sai phạm:

• Cách li giữa thủ quĩ và kế toán

• Cách li giữa ngời duyệt chi với ngời thực hiện các khoản chi, giữa ngời

đợc kí phát hành séc với ngời chi tiêu

• Cách li giữa ngời ghi sổ với ngời kiểm soát thu, chi

Ba là: Biện pháp kiểm soát vật chất đối với tiền mặt: trang bị các két sắt

an toàn để giữ an toàn để giữ tiền mặt, ngân phiếu , trang bị các máy tính tiền cũng là một biện pháp kiểm soát để bảo vệ tiền mặt

Bốn là: Đối với kế toán:

Nguyên tắc cơ bản là phải cập nhật, hàng ngày kế toán và thủ quĩ phải ghi

sổ các nghiệp vụ tiền mặt phát sinh đồng thời phải đối chiếu với nhau

Phải ghi sổ chi tiết cho từng loại tiền, từng loại quĩ

Kết hợp ghi sổ đơn (nhật kí thu, chi) với ghi sổ kép

Phải đối chiếu thờng xuyên đề phòng những chênh lệch phát sinh

Lập danh sách hoá đơn thu tiền tại thời điểm và nơi nhận tiền

Năm là: Công tác quản lí:

-Hạn chế lợng tiền tại két ;

-Hạn chế đến mức tối thiểu các đầu mối thu, chi tiền mặt

-Hạn chế lu giữ tiền mặt ở nhiều địa điểm khác nhau để đảm bảo an toàn cho tiền mặt và thuận tiện cho công tác kiểm tra, đối chiếu

- Hạn chế đến mức tối thiểu việc sử dụng tiền mặt trong thanh toán:

- Đối chiếu thờng xuyên và định kì với ngân hàng

Sáu là: Định kì hoặc đột xuất thực hiện kiểm kê tiền mặt và đối chiếu với

sổ sách, tìm các nguyên nhân chênh lệch để có biện pháp xử lí kịp thời

Bảy là: Đối với tiền đang chuyển phải có một ngời chuyên theo dõi về thời

điểm chuyển và thời điểm nhận đợc giấy báo để ghi sổ kịp thời Phải có sổ chi tiết theo dõi riêng từng loại tiền đang chuyển, thời gian chuyển và thời gian nhận

đợc giấy báo, cuối kì khoá sổ chính xác

Tám là: Định kì thực hiện kiểm toán nội bộ đối với vốn bằng tiền.

Ngoài những biện pháp trên thì tính liêm chính của nhân viên cũng cần bàn đến Nhà quản lí phải thờng xuyên theo dõi tính liêm chính của nhân viên Đây là yếu

tố quan trọng ảnh hởng đến hiệu lực của các biện pháp, chính sách kiểm soát

Ngoài ra khi thu, chi cần chú ý viết biên lai cho ngời nộp tiền hay yêu cầu ngời nhận tiền phải xuất trình chứng minh th và giấy uỷ quyền nhận tiền nếu đợc

uỷ quyền

Các quá trình kiểm soát nhằm vào các mục tiêu kiểm soát

Biểu 1-2: Mục tiêu và các quá trình KSNB chủ yếu

đối với nghiệp vụ thu tiền

Mục tiêu KSNB Quá trình KSNB chủ yếu

Các khoản thu tiền mặt

đ-ợc ghi sổ là số tiền đơn vị

thực tế nhận đợc

“Tính có thực”

- Cách li trách nhiệm giữa quản lí tiền mặt với ghi sổ

- Kiểm soát độc lập các nghiệp vụ thu

Các khoản chiết khấu tiền

mặt đã đợc phê chuẩn

“Phê chuẩn”

-Một chính sách chiết khấu tiền mặt phải đợc tồn tại

- Sự phê chuẩn các khoản chiết khấu tiền mặt

Tất cả các nghiệp vụ liên

Các khoản thu tiền mặt

đ-ợc ghi sổ theo số tiền

nhận đợc

“Sự đánh giá”

-Giống mục tiêu trên

Các khoản thu tiền mặt

đ-ợc phân loại đúng đắn

“Phân loại”

-Sử dụng một sơ đồ tài khoản-Xem xét lại và kiểm tra nội bộ

Các khoản thu tiền mặt

đ-ợc ghi sổ theo căn cứ thời

gian

“Đúng hạn”

-Qui định thể thức ghi sổ các nghiệp vụ thu tiền mặt hàng ngày

-Kiểm tra nội bộ

Các khoản thu tiền mặt đ- -Cách li trách nhiệm giữa ghi sổ nhật kí thu tiền với

sổ chi tiết cáckhoản phải thu.

-Gửi đều đặn các báo cáo cho khách hàng

-Kiểm tra nội bộ

Biểu 1-3: Mục tiêu và các quá trình KSNB chủ yếu

đối với nghiệp vụ chi tiền

-Kiểm soát độc lập nghiệp vụ chi

Các khoản chi tiền mặt đã

đợc phê chuẩn

“Sự phê chuẩn”

-Một chính sách qui định cấp phê chuẩn

-Sự phê chuẩn các khoản theo qui định

Các khoản chi tiền mặt

đ-ợc ghi sổ đầy đủ

“Tính đầy đủ”

-Cách li trách nhiệm ghi sổ và quản lí tiền

-Kiểm tra nội bộ việc ghi sổ

Các khoản chi tiền mặt

đợc ghi sổ theo đúng số

tiền thực tế chi ra trong

các nghiệp vụ

“Sự đánh giá”

-Cách li trách nhiệm ghi sổ và quản lí tiền

-Cách li giữa ngời duyệt chi và ngời thực hiện chi.-Kiểm tra độc lập việc thực hiện

Các khoản chi tiền mặt

đ-ợc phân loại đúng đắn

“Sự phân loại ”

-Sử dụng 1 sơ đồ tài khoản

-Xem xét lại và kiểm tra nội bộ

Các khoản chi tiền mặt

đ-ợc ghi sổ theo căn cứ thời

gian

“Đúng hạn”

-Qui định thể thức ghi sổ các nghiệp vụ chi tiền mặt hàng ngày

-Kiểm tra nội bộ

Các khoản chi tiền mặt

đ-ợc ghi sổ, chuyển sổ và

tổng hợp đúng đắn

“Chuyển sổ và tổng hợp

chính xác”

-Cách li trách nhiệm giữa việc ghi sổ nhật kí chi tiền

và sổ chi tiết mua hàng, sổ chi tiết các khoản phải trả ngời bán

-Đối chiếu công nợ

-Kiểm tra nội bộ

Giá trị TSCĐ thờng chiếm tỉ trọng lớn trong tổng tài sản của doanh nghiệp Tuy nhiên do số lợng TSCĐ không nhiều, các nghiệp vụ tăng giảm phát sinh ít trong 1 năm nên việc KSNB chủ yếu nhằm vào mục đích nâng cao hiệu quả sử dụng và đầu t TSCĐ.

Ngoài ra, KSNB phải giúp xác định chính xác các chi phí cấu thành nguyên giá TSCĐ, chi phí sửa chữa, chi phí khấu hao tài sản do sai sót trong việc xác định các chi phí này có thể dẫn đến sai sót trọng yếu trên báo cáo tài chính Chẳng hạn nếu không phân biệt những chi phí nào sẽ làm tăng nguyên giá TSCĐ hay đa vào chi phí niên độ sẽ làm cho khoản mục TSCĐ và chi phí niên độ bị sai lệch Hoặc nếu không có qui định chặt chẽ liên quan đến việc mua sắm, bảo d-ỡng, thanh lí tài sản thì chi phí phát sinh có thể sẽ lớn hơn nhiều so với thực tế

Các công cụ kiểm soát TSCĐ bao gồm:

Một là: Kế hoạch và dự toán TSCĐ: Các Công ty hàng năm phải lập kế

hoạch và dự toán ngân sách cho TSCĐ Trong kế hoạch này, ngời ta vạch ra những vấn đề có liên quan đến việc đầu t, mua sắm, thanh lí, nhợng bán TSCĐ

và các nguồn vốn tài trợ cho việc đầu t, mua sắm đó

Kế hoạch và dự toán TSCĐ là một công cụ quan trọng trong KSNB đối với TSCĐ Kế hoạch này là cơ sở để xây dựng kế hoạch sản xuất, kế hoạch tài chính của đơn vị

Hai là: Thủ tục mua sắm TSCĐ và đầu t xây dựng cơ bản: Các doanh

nghiệp thờng qui định chính sách chung về vấn đề này trong qui chế quản lí TSCĐ, trong đó qui định cụ thể thủ tục mua sắm, đầu t TSCĐ Nguyên tắc cơ bản là việc đầu t và mua sắm TSCĐ phải phù hợp với kế hoạch và dự toán, phải

đợc xét duyệt, phê chuẩn đúng đắn bởi chủ sở hữu, phải thông qua bộ phận mua, phải tuân theo các tiêu chuẩn chung về giao nhận, nghiệm thu tài sản và chi trả tiền

Ba là: Thủ tục thanh lí, nhợng bán TSCĐ: cũng đợc qui định trong qui chế

quản lí TSCĐ, nguyên tắc là phải xác định đợc tình trạng TSCĐ thanh lí, nhợng bán, phải đợc phê chuẩn bởi chủ sở hữu tài sản, các ban ngành có liên quan, các

bộ phận sử dụng tài sản, phải thành lập hội đồng thanh lí Các khoản thu, chi về thanh lí phải đợc hạch toán chính xác và sử dụng hỗ trợ cho các mục đích tái sản xuất TSCĐ

Bốn là: Thực thi các nguyên tắc quản lí: mà quan trọng nhất là nguyên tắc

phê chuẩn các nghiệp vụ đầu t, mua sắm và thanh lí, nhợng bán TSCĐ, cách li trách nhiệm giữa ngời ghi sổ TSCĐ và ngời kiểm soát độc lập việc ghi sổ, cách li trách nhiệm giữa ngời sử dụng và ngời ghi sổ TSCĐ

Năm là: Các qui định về phân biệt giữa chi phí đợc tính vào nguyên gía

hay đa vào chi phí niên độ: doanh nghiệp cần thiết lập tiêu chuẩn để xác định về hai khoản chi phí này Các tiêu chuẩn này dựa trên các chuẩn mực kế toán hiện hành và đợc cụ thể hoá theo thực tiễn đơn vị, ví dụ ở mức độ nào thì các chi phí sửa chữa, nâng cấp đợc ghi tăng nguyên giá TSCĐ, ở mức độ nào đa vào chi phí niên độ hay ở mức độ nào thì các chi phí về nghiên cứu phát triển, mua bằng sáng chế đợc coi là TSCĐ vô hình, ở mức độ nào cho vào chi phí niên độ hoặc phân bổ cho một số niên độ

Sáu là: Hệ thống sổ chi tiết TSCĐ: Các đơn vị phải mở sổ chi tiết cho

từng loại TSCĐ, cho từng bộ phận sử dụng TSCĐ, sổ chi tiết chi phí sửa chữa lớn TSCĐ, bảng khấu hao cho từng TSCĐ Một hệ thống sổ chi tiết đầy đủ sẽ tạo dễ dàng cho việc phân tích tài sản tăng, giảm trong năm, cho việc kiểm tra các chi phí nâng cấp đợc ghi tăng vào nguyên giá, cho việc so sánh chi phí thực tế phát

sinh với kế hoạch hay dự toán đã đợc duyệt, cho việc phân tích hiệu quả sử dụng của TSCĐ.

Bảy là: Chế độ kiểm kê định kì TSCĐ: Đơn vị qui định chế độ kiểm kê

định kì TSCĐ để kiểm tra sự hiện hữu, địa điểm đặt tài sản, điều kiện sử dụng, tình trạng kĩ thuật và năng lực sản xuất hiện tại của TSCĐ, phát hiện các tài sản

để ngoài sổ sách hoặc bị thiếu hụt, mất mát để có biện pháp xử lí kịp thời

Biểu 1-5: Mục tiêu và các quá trình kiểm soát đối với TSCĐ

Mục tiêu KSNB Các quá trình KSNB chủ yếu

-Có sự phê chuẩn, sự hiện hữu của hợp đồng mua bán

và biên bản thanh lí hợp đồng, hoá đơn ngời bán, biên lai, biên bản giao nhận TSCĐ

Các nghiệp vụ liên quan

đến TSCĐ đợc phê

chuẩn

“Sự phê chuẩn”

-Có qui định về thủ tục phê chuẩn

-Có sự phê chuẩn theo qui định

“Tính đầy đủ” -Theo dõi việc ghi sổ.

Các nghiệp vụ tăng giảm

-Qui định các loại sổ, thủ tục ghi sổ

-Kiểm tra nội bộ

3.KSNB đối với khoản phải thu.

Khoản phải thu là những quan hệ kinh tế nằm giữa hàng bán hoặc dịch vụ

đã cung cấp với tiền mặt trong két

KSNB đối với khoản phải thu cũng là nhiệm vụ quan trọng để bảo vệ tài sản của doanh nghiệp và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn KSNB đối với khoản phải thu gắn liền với việc theo dõi khả năng thanh toán của khách hàng

Đối với các đơn vị kinh doanh xây lắp, khoản phải thu phát sinh khi đơn vị quyết toán công trình hoàn thành, có biên bản thanh lí hợp đồng với bên A hoặc báo cáo quyết toán khối lợng công việc hoàn thành Do đó kiểm soát đối với khoản phải thu phải đợc thực hiện trong quá trình quyết toán với khách hàng

Đối với các đơn vị này thì các biện pháp, thủ tục kiểm soát đối với các khoản phải thu bao gồm:

Một là:Thực thi các nguyên tắc quản lí

Nguyên tắc bất kiêm nhiệm:

Cách li trách nhiệm giữa ngời thu tiền, ngời ghi sổ thu tiền và ngời ghi sổ chi tiết các khoản phải thu tránh rủi ro là chuyển các khoản phải thu từ khách hàng này sang khách hàng khác.

Cách li trách nhiệm giữa ngời ghi sổ khoản phải thu và ngời phê chuẩn nghiệp vụ chiết khấu

Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn: Các khoản chiết khấu phải đợc phê

chuẩn đúng đắn

Hai là: Sổ chi tiết theo dõi công nợ cho từng khách hàng, đặc biệt là

những khách hàng có các nghiệp vụ phát sinh thờng xuyên Những khách hàng ít giao dịch thì có thể theo dõi chung trong 1 quyển sổ Cuối kì đối chiếu sổ chi tiết

và sổ tổng hợp

Ba là: Gửi th hoặc thông báo bằng các cách khác nhau về khoản nợ của

khách hàng khi sắp đến hạn trả nợ

Bốn là: Đối chiếu công nợ cuối kì với Công ty khách hàng.

Năm là: Cuối mỗi kì lập bảng phân tích công nợ với các chỉ tiêu quan

trọng nh số tiền nợ, thời gian nợ, khả năng thanh toán, số nợ quá hạn, căn cứ vào

đó có kế hoạch đòi nợ và lập dự phòng cho những khoản phải thu khó đòi

Kiểm soát đối với khoản phải thu phải gắn liền với kiểm soát nghiệp vụ thu tiền

Biểu số 1-6: Mục tiêu và các quá trình KSNB đối với các khoản phải

thu.

Mục tiêu KSNB. Các quá trình KSNB chủ yếu.

Các khoản phải thu là

thức sự hiện hữu

“Hiệu lực”

-Đối chiếu công nợ thờng xuyên

Các khoản chiết khấu

đ-ợc phê chuẩn đúng đắn

-Tồn tại một chính sách tín dụng

-Có sự phê chuẩn đúng đắn theo chính sách

“Phê chuẩn”

Các khoản phải thu đợc

phân loại đúng đắn

“Phân loại”

-Sơ đồ tài khoản hớng dẫn việc phân loại

-Kiểm tra nội bộ việc phân loại

Các khoản phải thu đợc

ghi sổ theo đúng số hàng

hoá hay dịch vụ đợc cung

cấp, theo đúng số phải thu

đã thanh toán

“Định giá”

-Kiểm tra nội bộ đối với quá trình tính toán

Mọi khoản phải thu đều

đợc ghi sổ

“Đầy đủ”

-Đối chiếu công nợ

-Kiểm tra nội bộ việc ghi sổ

Các khoản phải thu đợc

ghi sổ đúng kì

“Thời kì”

-Kiểm tra nội bộ

Các khoản phải thu đợc

cộng sổ, chuyển sổ và

tổng hợp đúng đắn

“Chuyển sổ và tổng hợp”

-Qui định các loại sổ, thủ tục ghi sổ

-Kiểm tra nội bộ

4 Kiểm soát nội bộ đối với tiền lơng

Tiền lơng đợc hiểu là số tiền mà ngời lao động nhận đợc từ ngời sử dụng lao động của họ thanh toán lại tơng ứng với số lơng và chất lợng lao động mà họ

đã tiêu hao trong quá trình tạo ra của cải vật chất cho xã hội

Tiền lơng là một trong những kích thích lợi ích vật chất đối với ngời lao

động Vì vậy để sử dụng đòn bẩy tiền lơng nhằm đảm bảo sản xuất phát triển, duy trì một đội ngũ lao động có trìn độ kỹ thuật nghiệp vụ cao với ý thức kỷ luật vững, đòi hỏi công tác tiền lơng trong doanh nghiệp phải đặc biệt coi trọng Do vậy kiểm soát nội bộ đối với tiền lơng có một vai trò quan trọng bởi những lý do sau đây:

+ Ngăn chặn và phát hiện các sai phạm nh thanh toán lơng cho các nhân viên không có thực, tiếp tục thanh toán lơng cho các nhân viên đã nghỉ việc

+ Phải bảo đảm hoàn thành một khối lợng ghi chép và tính toán rất lớn để

có thể thanh toán kịp thời và chính xác tiền lơng cho cán bộ nhân viên

+ Phải tuân thủ, quy định của nhà nớc liên quan đến quản lý lao động tiền lơng Kiểm soát nội bộ đối với tiền lơng bao gồm những vấn đề sau:

Một là: kiểm soát bằng dự án chi phí tiền lơng để kiểm soát chi phí tiền lơng,

hay không để lãng phí là hoạch định và theo dõi việc thực hiện các bảng dự toán tiền lơng Mỗi bộ phận đêu cần lập dự toán chi phí tiền lơng cho mình vào đầu niên độ.hàng tháng kế toán trởng sẽ tổng kết, so sánh chi phí tiền lơng thực tế với dự toán và báo cáo với ngời quản lý Mọ sự khác biệt trọng yếu đều cần đợc phát hiện kịp thời

Hai là: Báo cáo cho cơquan chức năng của nhà nớc Phải tổ chức một cách

nghiêm túc về công tác ghi chép và lập báo cáo cho cơ quan chức năng của Nhà nớc theo quy định về quản lý lao động tiền lơng Việc làm này không những giúp đơn vị hoàn thành nghĩa vụ báo cáo với Nhà nớc, mà nó còn giúp phát hiện những sai sót và gian lận trong lao động tiền lơng

Ba là: Phân công phân nhiệm trong công tác lao động về tiền lơng

Để giảm bớt khả năng sai phạm trong công tác lao động về tiền lơng cần tiến hành phân công phân nhiệm giữa các chức năng Theo dõi nhân sự, theo dõi

thời gian và khối lợng lao động, lập bảng lơng, thanh toán lơng, và ghi chép về tiền lơng:

* Chức năng nhân sự: thờng do bộ phận nhân sự đảm nhận và sự kiểm soát của bộ phận này đợc thể hiện nh sau:

- Mỗi khi có tuyển dụng nhân viên: Mức lơng phải ghi rõ vào hồ sơ gốc của bộ phận nhân sự; ngời nhân viên mới này sẽ phải ký một bản đồng ý cho khấu trừ vào lờng các khoản theo chế độ (BHXH, BHYT, KPCĐ) Sau đó, một

bộ hồ sơ gồm quyết định phân công, mức lơng và bảng đồng ý khấu trừ sẽ đợc gửi cho bộ phận tính lơng Bộ phận tính lơng tuyệt đối không đợc ghi tên ngời nào vào bảng long nếu không có hồ sơ chính thức nêu trên do bộ phận nhân sự gửi cho Bộ phận nhân sự phải gửi văn bản chính thức cho bộ phận tính lơng và

bộ phận sử dụng lao động

- Khi có sự thay đổi về mức lơng: trớc khi quyết định này có hiệu lực, bộ phận nhân sự phải gửi văn bản chính thức cho bộ phận tính lơng và bộ phận sử dụng lao động

- Mọi sự bổ xung xoá tên hay sắp xếp lại nhân sự: khi nào nhận đợc văn bản của bộ phận nhân sự và bộ phận sử dụng lao động thì bộ phận tính lơng mới

có quyền điều chỉnh trên bảng lơng

*Chức năng theo dõi lao động: chức năng này bao gồm việc xác định thời gian lao động, số lợng sản phẩm hoàn thành để làm cơ sở tính lơng Ngời phụ trách các bộ phận lập bảng chấm công Thờng xuyên đối chiếu giữa bảng chấm công của ngời theo dõi bộ phận đối với khối lợng công việc hoàn thành

* Chức năng tính lơng và ghi chép lơng

Bộ phận tính lơng có nhiệm vụ chính là tính toán sổ lơng phải trả cho từng nhân viên trong đơn vị Một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu sẽ không cho phép bộ phận tính lơng đợc thực hiện các chức năngvề nhân sự, theo dõi lao động hay trả lơng.ở việt nam hiện nay các công việc của bộ phậ tính lơng đợc giới hạn trong việc lập bảng thanh toán lơng và bảo hiểm xã hội, lập bảng phân bổ tiền lơng, ghi chép kế toán và lập báo cáo cho nhà nớc

*Chức năng phát lơng: chức năng này phải đợc thực hiện do một ngời độc lập với các bộ phận nhân sự, theo dõi lao động và tính lơng Nhân viên này sẽ sử dụng bảng lơng để làm bảng lơng phát lơng cho từng nhân viên.

Biểu 1-6 Mục tiêu và các quá trình kiểm soát đối với tiền lơng.

Mục tiêu kiểm soát nội bộ Các quá trình kiểm soát nội bộ chủ

yếu Thanh toán tiền lơng cho nhân viên

là có thực "tính có thực '

đối chiếu một số nghiệp vụ trên nhật

ký lơn, bảng thanh toán lơng với tài liệu ở phòng nhân sự

Các khoản chi phí tiền lơng, trích

theo lơng đợc phê chuẩn đúng đắn

"sự phê chuẩn"

Có sự phê chuẩn theo quy định

Các khoản chi phí tiền lơng đợc ghi

đầy đủ "tính đầy đủ"

Cách ly trách nhiệm giữa bộ phận nhân sự và bộ phận tính lơng trả l-

ơng

Kiểm soát nội bộ về quá trình ghi sổ

Tiền lơng phải đợc ghi sổ , chuyển sổ

tổng đúng đắn chuyển sổ và tổng hợp

chính xác

Kiểm tra nội bộ việc thực hiện

Các khoản chi phí về tiền lơng đợc

ghi sổ đúng kỳ "đúng hạn "

- quy định về kỳ hạn trả lơng-KSNB

Các khoản chi phí tiền lơng đợc phân

Ch ơng II.

thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty Công trình giao thông 208

I - Đặc điểm chung của Công ty có ảnh hởng đến hoạt

động kiểm tra kiểm soát

1/ Quá trình hình thành và phát triển của Công ty.

Công ty công trình giao thông 208 trực thuộc Tổng Công ty xây dựng Công trình Giao thông 4 - Bộ Giao thông vận tải Công ty là doanh nghiệp Nhà nớc đ-

ợc thành lập theo Nghị định 338/CP của Chính Phủ hoạt động theo luật doanh nghiệp, có t cách pháp nhân đầy đủ Công ty có trụ sở tại 26B - Vân Hồ 2 - Quận Hai Bà Trng - thành phố Hà Nội

Công ty công trình giao thông 208 đã trải qua hơn 40 năm xây dựng và phát triển Năm 1965 có tên là Đoạn quản lý quốc lộ Hà Nội thuộc Sở Giao thông Công chính Hà Nội Nhiệm vụ chính của đoạn là đảm bảo giao thông thông suốt tất cả các cả ngõ vào Thủ đô Hà Nội Đó là các bến phá các cầu phao

Năm 1971, Đoạn quản lý quốc lộ đổi tên thành Xí nghiệp sửa chữa giao thông Trung ơng 208 trực thuộc Cục Quản lý đờng bộ Việt Nam Trong giai

đoạn này xí nghiệp có nhiệm vụ đảm bảo giao thông thông suốt khu vực Hà Nội

và ứng cứu đảm bảo giao thông mối trên phạm vi toàn quốc khi có lệnh điều

động Bên cạnh đó, Xí nghiệp còn đợc Bộ Quốc phòng giao cho quản lý một số lợng lớn thiết bị phao phá sẵn sàng phục vụ khi có chiến tranh xảy ra, đồng thời

Xí nghiệp cũng có nhiệm vụ duy tu và bảo dỡng 125km quốc lộ I từ Hà Nội đến dốc Xây - Thanh Hoá

Đến năm 1983, do Cục Quản lý Đờng bộ Việt Nam không hoạt động, Xí nghiệp chuyển sang trực thuộc liên hiệp Xí nghiệp giao thông 2 với nhiệm vụ cơ bản nh trên

Năm 1992, Xí nghiệp giao thông Trung ơng 208 đổi tên thành phân khu quản lý đờng bộ 208 Phân khu có nhiệm vụ là bảo dỡng thiết bị phao phà, ứng cứu đảm bảo giao thông trên phạm vi toàn quốc khi có lệnh, xây dựng cơ bản nhỏ, đại tu sửa chữa các cầu, đờng bộ, rải thảm bê tông antpha và làm mới các

cầu, đờng bộ ở các tỉnh phía Bắc, sản xuất vật liệu xây dựng và xây dựng các công trình giao thông dân dụng.

Tháng 7 năm 1992, phân khu quản lý đờng bộ 208 đợc tách làm đôi, một nửa thành lập phân khu quản lý đờng bộ 234 thuộc phân khu quản lý đờng bộ 2, một nửa là Công ty sửa chữa công trình giao thông 208 trực thuộc Cục quản lý đ-ờng bộ Việt Nam có nhiệm vụ cơ bản nh trớc đây

Từ năm 1995 đến nay, Công ty sửa chữa Công trình giao thông 208 đợc đổi tên thành Công ty công trình giao thông 208 trực thuộc Tổng Công ty xây dựng công trình giao thông 4 - Bộ giao thông vận tải Nhiệm vụ của Công ty là : Đại

tu, làm mới, nâng cấp và mở rộng đờng bộ, xây dựng cầu bê tông cốt thép, sản xuất và rải thảm bê tông antpha, lắp ráp cầu phao khi xảy ra lụt bão Công ty hoạt động trên phạm vi toàn quốc và nớc ngoài thông qua đấu thầu dự án, và các

Công ty có một lợng trang thiết bị hiện đại, chủ yếu là các loại ôtô vận tải

và các loại máy ủi, máy đào, máy đầm, máy san, máy khoan cọc nhồi, các máy

đóng cọc bê tôn, công nghệ ép cọc

Công ty có một đội ngũ cán bộ, công nhân lành nghề đợc tuyển chọn kỹ càng từ các trờng Công nhân kỹ thuật, Cao đẳng và Đại học

Hiện nay, Công ty có 300 lao động chính thức với 48 kỹ s Ngoài ra Công

ty còn thuê lao động ngoài khi có việc, số lợng này hàng năm lên tới 1000 - 1200

lợt ngời, góp phần tạo công ăn việc làm cho một lợng lao động nhàn rỗi ở nông thôn.

Gần 40 năm xây dựng và trởng thành, với triết lý lấy uy tín vềmặt chất lợng làm đầu, cán bộ công nhân viên trong Công ty đã từng bớc hắc phục khó kahn,

đa Công ty trở nên lớn mạnh vững vàng Công ty đã tham gia xây dựng nhiều công trình lớn của cả nớc và đợc các chủ đầu t đánh giá rất cao về chất lợng và thi công đúng tiến độ nh : Quốc lộ 18, đờng Cao tốc Láng - Hoà Lạc, quốc lộ 6A, đờng Pháp Vân, T Khoát, quốc lộ 5 và cầu Tân Đệ ( Thái Bình)

Một số chỉ tiêu đánh giá khái quát về hoạt động của Công ty trong những năm gần đây

Biểu 1 : Tình hình hoạt động của Công ty

Đơn vị : 1000Đ

1 Vốn kinh doanh 16.432.000 17.238.154 20.342.221Trong đó vốn Nhà nớc 1.324.000 1.632.000 1.913.000

Nhìn chung, tình hình hoạt động của Công ty có chiều hớng đi lên Công ty

đã duy trì đợc tốc độ phát triển cao, tạo đủ công ăn việc làm cho ngời lao

động,phát huy đợc năng lực máy móc thiết bị, đầu t đúng hớng, kịp thời, tạo đợc

uy tín chất lợng trên thị trờng xây dựng khu vực phía Bắc và miền trung

2/ Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh.

Công ty công trình giao thông 208 với quy mô hoạt động lớn, ngành nghề

đa dạng Sản phẩm sản xuất mang tính đơn chiếc thời gian sản xuất kéo dài và phụ thuộc vào nhiều yếu tố đặc biệt là vốn sản xuất Do vậy, sản phẩm xây lắp

đòi hỏi phải có những kế hoạch năm ( nh kỹ thuật, kế hoạch sản xuất, kế hoạch

về tài chính ) đối với những sản phẩm xây dựng có thời gian từ một năm trở…lên Đặc điểm này làm cho việc tổ chức sản xuất, quản lý và hạch toán đối với các doanh nghiệp xây lắp phải lập dự toán cho từng công trình (dự toán thiết kế,

dự toán thi công) Trong quá trình sản xuất, thi công các chi phí thực tế phát sinh phải so sánh với dự toán và lấy dự toán làm thớc đo

Sản phẩm xây lắp đợc tiêu thụ theo giá dựtoán (giá thanh toán với bên chủ

đầu t) hoặc giá thoả thuận với bên chủ đầu t ( giá thoả thuận cũng phải xác định trên một dự toán công trình)

Mặt khác,sản phẩm xây alứp thờng cố định tại nơi sản xuất, chịu nhiều ảnh hởng của địa phơng nơi đặt sản phẩm (địa hình, địa chất, thuỷ văn, thị trờng các yếu tố đầu vào ) hơn nữa các điều kiênh sản xuất nh… thiết bị, ngời lao động phải di chuyển theo địa điểm đặt sản phẩm Đặc điểm này làm cho công tác quản

lý và sử dụng hạch toán vật t,tài sản rấtphức tạp, dễ mất mát hử hỏng

2.1 Quy trình công nghệ của Công ty

Quy trình công nghệ của Công ty rất phức tạp Nếu nắm đợc quy trình công nghệ thì sẽ giảm bớt đợc chi phí và hạ đợc giá thành sản phẩm, nâng cao hiệuquả trong sản xuất kinh doanh của Công ty Có thế khái quát quy trình công nghệ của Công ty nh sau:

Công ty có các quy trình công nghệ sau:

* Quy trình làm đờng mới:

* Quy trình vá đờng

* Rải thảm bê tông đờng antpha

2.2 Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty.

Công ty công trình giao thông 208 trực thuộc Tổng Công ty xây dựng số 4 làđơn vị hạch toán kinh tế độc lập, có t cách pháp nhân có con dấu riêng Công

ty có thể đứng ra vay vốn, thay mặt các đơn vị sản xuất cấp dới nhận thầu xây dựng, ký kết các hợp đồng kinh tế giữa Công ty với Nhà nớc và với các đơn vị

đấu thầu Trên cơ sở hợp đồng kinh tế này Công ty tiến hành giao khoán cho các

đơn vị cấp dới là: Xí nghiệp cơ giới, Xí nghiệp công trình, Xí nghiệp công trình giao thông II, đội 218, 282, 283, 284, trạm bê tông phú viên, trạm bê tông phủ

lý, trạm bê tông Văn Lãm

Xí nghiệp thi công cơ giới sử dụng chủ yếu bằng cơ giới có nhiệm vụ thi công rải thảm mặt đờng, nhựa antpha và các công việc khác các trạm sản xuất nhựa bê tông antpha tạo ra sản phẩm chuyên phục vụ cho công tác rải nhựa và nâng cấp đờng

Xí nghiệp công trình giao thông 1,2, đội 281, đội 282, đội 283, đội 284 có nhiệm vụ duy tu, sửa chữa các công trình giao thông, xây dựng cầu bê tông

Rải nhựa

bê tông antph a

Lu bánh lốp

Đập mép

đường

Lu nặng 10tấn tương

2 lớp

Việc tổ chức sản xuất kinh doanh theo kế hoạch Các phòng ban trong Công

ty phải cố gắng tổ chức thực hiện để đạt hiệu quả cao

Kế hoạch sản xuất bao gồm các nội dung : Nhiệm vụ công trình, khối lợng công trình, chất lợng sản phẩm, tiến độ hoàn thành bàn giao, giá trị sản lợng và kinh phí cho từng công trình chia ra theo giai đoạn hoàn thành

Tại Công ty Giám đốc là ngời ký kết các hợp đồng kinh tế có giá trị lớn với các chủ đầu t không uỷ quyền cho các đơn vị thành viên Những trờng hợp giá trị công trình nhỏ mà chủ yếu là thuê nhân công nếu xét thấy cần thiết Giám đốc Công ty có thể uỷ quyền cho các đơn vị thành viên ký kết và tổ chức thực hiện Những bản hợp đồng đã ký kết phải nộp về phòng kinh doanh và phòng tài vụ Công ty để theo dõi

Khi Công ty nhận đợc các công trình, Công ty thực hiện giao cho các đơn vị thi công kèm theo các điều kiện đảm bảo thực thi kịp thời : Hồ sơ, mặt bằng, tiền vốn Các đơn vị thi công chịu trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ Công ty giao và phải tự huy động vật t thiết bị đa vào sản xuất Chịu trách nhiệm về chất lợng công trình giá thành công trình xây dựng

Đảm bảo an toàn trong quá trình sản xuất, phải hoàn thành và giao nộp sản phẩm theo đúng kế hoạch đãđịnh, trên Công ty phải theo dói, hớng dẫn tập hợp

và lập hồ sơ để thanh toán cho Xí nghiệp và nếu hoàn thành thì bàn giao cho chủ công trình

Với mỗi công trình Công ty giao việc làm cho các Xí nghiệp dới hình thức khoán, có thể khoán gọn công trình, khoán theo dự toán, khoán nhân công thiết

bị Dựa trên mỗi loại công trình mà công ty cónhững tỷ lệ thu phù hợp từ 5% →

20% của doanh thu

+ Đối với công trình chọn thầu, chỉ định thầu, Công ty tự tìm kiếm thì thu tối đa 20% doanh thu

+ Đối với công trình đấu thầu tuỳ theo tình hình cụ thể Giám đốc Công ty quyết định mức thu hợp lý nhng không thấp hơn 8%

+ Công trình do cá nhân hoặc Xí nghiệp tìm kiếm để Công ty kĩ kết hợp

đồng giao lại cho cá nhân hoặc đơn vị chịu trách nhiệm thi công và giaonộp sản phẩm cho bên A thì Công ty thu 5% không kể các khoản thuế

Chi phí Công ty bao gồm chi phí cho bộ máy quản lý của Công ty nộp thuế, phân phối lợi nhuận, trích các quỹ của doanh nghiệp Ngoài ra còn có các chi phí cho việc tìm kiếm, đấu thầu, chỉ định thầu phúc lợi toàn Công ty và các hoạt

động xã hội khác ở các Xí nghiệp thì Công ty chi phí cho một lần chuẩn bị sản xuất công tác kiểm định nghiệm thu, phúc tra hoàn thành công tác bàn giao công trình, các khoản BHYT, BHXH, KPCĐ bảo hộ phơng tiện sẽ tập trung chi tại văn phòng Công ty và thudần ở các công trình khi thanh toán với Xí nghiệp

3/ Cơ cấu tổ chức quản lý và sản xuất kinh doanh

Cơ cấu quản lý của Công ty là một bộ phận quqn trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ Khi xác lập cơ cấu tổ chức của Công ty cũng là lúc hình thành một biện pháp kiểm tra, kiểm soát tự động giữa các bộ phận cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ tăng cờng hiệu lực của các biện pháp, kiểm tra, kiểm soát tự động đồng thời nâng cao hiệuquả trong kinh doanh, giúp Công ty thích ứng nhanh với những thay đổi của thị trờng

Hiện nay, cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty theo kiểu hốn hợp trực tuyến Các phòng ban thực hiện những chức năng nhất định của mình

+ Giám đốc làngời lãnh đạo cao nhất của Công ty, chịu trách nhiệm trớc cấp trên và Nhà nớc về kết quả hoạt động sản xuất kinh daonh của Công ty trên cơ sở tôn trọng pháp luật và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với Nhà nớc về phơng án sản xuất kinh doanh và bảo đảm đời sống cán bộ công nhân viên toàn Công ty.Các Phó Giám đốc là những ngời giúp việc cho Giám đốc Công ty đợc giám

đốc phân công phụ trách một hoặc một số mặt cụ thể nh kinh doanh, kỹ thuật, nội chính

* Các phòng ban chức năng

Cácphòng ban chức năng có nhiệm vụ t vấn cho ban giám đốc theo từng mặt cụ thể nhằm đảm bảo cho quá trình hoạt động của Công ty đợc tiến hành bình thờng Các phòng ban chức năng trong Công ty bao gồm:

+ Phòng tổ chức+ Phòng kỹ thuật+ Phòng tài chính kế toán

+ Phòng kinh doanh + Phòng thiết bị vật t+ Văn phòng Công ty.

Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý

* Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban

+ Phòng kinh doanh có nhiệm vụ chủ yếu là xây dựng và kiểm tra tình

hình thực hiện kế hoạch kinh doanh của toàn Công ty nh kế hoạch sản xuất, lập

kế hoạc thực hiện các hợp đồng nhận thầu…

+ Phòng kỹ thuật :có nhiệm vụ chủ yếu là xây dựng các định mức kinh tế

kỹ thuật, kiểm tra tình hình tôn trọng định mức kỹ thuật, kiểm tra kỹ thuật, tham

Giám đốc

Phó giám đốc

Kinh doanh Phó giám đốc Kỹ thuật

Phó giám đốc Nội chính

Phòng

Kinh

doanh

Phòng Tài chính

Phòng

Kỹ thuật

Phòng Thiết bị vật tư

Phòng

Tổ chứ hành chính

Văn phòng Công ty

Đội

Xí nghiệp cơ giới

Xí nghiệp công trình giao

thông I

Trạm

bê tông văn Lâm

Trạm

bê tông Phủ Lý

Trạm

bê tông Phú Viên

gia lập dự toán công trình giúp Công ty tham gia đấu thầu và giám sát thi công, giám sát thi công đối với các Xí nghiệp

+ Phòng tài chính kế toán có nhiệm vụ chủ yếu là xây dựng cáckếhoạch tài

chính, tổ chức hạch toán các nghiệm vụ kinh tế phát sinh, cung cấp thông tin về hoạt động kinh tế tài chính và thực hiện giám đốc bằng tiền các hoạt động kinh

tế taì chính trong toàn Công ty

+ Phòng tổ chức hành chính có nhiệm vụ chủ yếu là tổ chức lao động và

tiền lơng, sắp xếp biên chế và theo dõi tình hình tổ chức cánbộ, tổ chức các công việc hành chính

+ Phòng thiết bị vật t có nhiệm vụ chủ yếu là mua sắm trang thiết bị cho

Công ty,quản lý toàn bộ xe, máy, thiết bị đảm bảo việc quản lý, khai thác máy, thiết bị, đúng kỹ thuật đạthiệu quả cao

+ Văn phòng Công ty: có nhiệm vụ chủ yếu là giúp ban Giám đốc tổng hợp

tình hình và xây dựng các quy định hoạt động của Công ty

+ Các đơn vị sản xuất : Trực tiếp có nhiệm vụ thực hiện việc tổ chức sản

xuất sản phẩm

Do điều kiện sản xuất kinh doanh của Công ty tổ chức ở nhiều nơi, tuỳ thuộc các công trình mà Công ty nhận đợc để tổ chức lực lợng , lao động cho phù hợp với điều kiện sản xuất và quản lý, có thể tổ chức thành cácđội, các tổ sản xuất và ở mỗi nhóm nh vậy đều có ngời đứng đầu Việc tổ chức nh vậy tạo

điều kiện thuận lợi cho Công ty quản lý chặt chẽ về kinh tế và kỹ thuật và gắn ngời lao động với hiệu qảu công việc do họ đảm nhân Từ đó đảm bảo chất lợng

và tiến độ thi công

4/ Đặc điểm tổ chức công tác kế toán.

Hệ thống kế toán là một trong những yếu tố cấu thành của hệ thống kiểm toán nội bộ Do hạch toán kế toán có hai đặc trng cơ bản không thể tách rời là thông tin và kiểm tra Mặt khác, hạch toán kế toán còn phản ánh và giám đốc một cách có liên tục và có hệ thống tất cả các loại vậtt và tiền vốn về mọi hoạt

động kinh tế nên nó luôn là một bộ phận quan trọng của hệ thống kiểm soát nội

bộ Trong điều kiện Công ty quan trọng của hệ thống kiểm toán nội bộ hay một

bộ phận kiểm soát độc lập thì chứcnang tự kiểm tra của kế toán là một biện pháp